Les documents électroniques deviennent progressivement un élément activité économique Entreprises russes. Ils sont pratiques, vous permettent de ne pas encombrer le bureau avec un tas de papier, et les entreprises peuvent échanger de tels documents en quelques secondes. Mais que faut-il pour qu'un document électronique ait force de loi ? Et comment prouver la valeur juridique d'un document électronique devant un tribunal ?

Ces questions sont répondues par l'avocat du système de commerce électronique B2B-Center Dmitry Kazantsev.

Force juridique de l'électronique

document

La législation russe actuelle reconnaît la possibilité de traiter une transaction à l'aide d'un document électronique, à condition que ces documents soient signés avec une signature électronique. Les règles pertinentes sont énoncées à l'art. 434 du Code civil de la Fédération de Russie et dans la partie 4 de l'art. 11 de la loi fédérale du 27 juillet 2006 n° 149-FZ « sur l'information, informatique et sur la protection des informations » (ci-après - Loi n° 149-FZ).

Sous forme électronique, non seulement les contrats, mais également les documents comptables primaires et consolidés peuvent être établis - à condition qu'ils soient certifiés par une signature électronique (article 9 de la loi fédérale du 21 novembre 1996 n ° 129-FZ "Sur la comptabilité" ). L'article 169 du Code fiscal de la Fédération de Russie autorise expressément la préparation et l'émission de factures en au format électronique d'un commun accord des parties à l'opération et si elles ont des moyens techniques pour acceptation et à condition que la facture électronique soit signée par une signature électronique qualifiée du chef de l'entreprise ou d'une personne autorisée par lui (la procédure d'émission et de réception des factures sous forme électronique a été approuvée par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 25.04.11 n ° 50n et leurs formats - sur ordre du Service fédéral des impôts Russie n ° ММВ-7-6/ [courriel protégé] environ. auth.).

Ainsi, un élément clé de tout document électronique, indiquant sa force juridique et confirmant le fait de l'envoi par la partie appropriée, est une signature électronique. Sa présence n'est pas le dernier fait et pendant procès judiciaire, et donc sur la réglementation légale signature électronique doit être dit plus en détail.

Électronique

Au paragraphe 1 de l'art. 6 de la loi fédérale du 6 avril 2011 n° 63-FZ "sur la signature électronique" (ci-après - loi n° 63-FZ) établit que, selon règle générale les informations sous forme électronique signées d'une signature électronique qualifiée sont reconnues comme un document électronique équivalent à un document papier signé d'une signature manuscrite. Une règle similaire est établie au paragraphe 3 de l'art. 11 de la loi n° 149-FZ. Cette exigence est formulée comme une norme impérative, mais les tribunaux ont le droit de reconnaître une simple signature comme une certification appropriée d'informations, ce qu'ils font souvent dans la pratique.

Nous arrivons ici à la question des types de signatures électroniques légalisées dans la législation russe moderne. L'article 5 de la loi n° 63-FZ énumère les types de signature électronique suivants :

1. Signature électronique simple.

Lorsqu'il est appliqué, le fait de la formation d'une signature électronique par une certaine personne est confirmé en utilisant des codes, des mots de passe ou d'autres moyens.

2. Signature électronique renforcée.

Elle doit:

1) être formé à la suite d'une transformation cryptographique d'informations à l'aide d'une clé de signature électronique ;

2) permettent d'identifier la personne qui a signé le document électronique ;

3) permettre de détecter le fait d'apporter des modifications au document électronique après le moment de sa signature ;

4) être créé à l'aide de moyens de signature électronique.

3. Signature électronique qualifiée renforcée.

Les signatures électroniques améliorées sont divisées en qualifiées et non qualifiées. La clé de vérification de la signature électronique qualifiée renforcée doit être précisée dans le certificat qualifié.

Les informations sous forme électronique signées d'une signature électronique simple ou d'une signature électronique non qualifiée sont reconnues comme un document électronique équivalent à un document papier signé d'une signature manuscrite. Si, conformément à la loi ou aux usages commerciaux, un document doit être certifié par un sceau, alors un document électronique signé d'une signature électronique renforcée est reconnu comme équivalent à un document papier signé d'une signature manuscrite et certifié par un sceau. Cette règle est établie par les parties 2 et 3 de l'art. 6 de la loi n° 63-FZ. En d'autres termes, les signatures électroniques simples et non qualifiées correspondent à un autographe, et une signature renforcée correspond à la certification d'un document par une signature et un sceau. Ainsi, une signature non qualifiée rehaussée peut être reconnue à la fois comme un analogue d'une signature et comme un analogue d'une signature avec sceau.

Électronique

document au tribunal

Les documents envoyés par courrier électronique, conformément à la classification ci-dessus, peuvent être qualifiés de signés d'une simple signature électronique. Toutefois, le tribunal peut reconnaître l'échange de ces documents comme la conclusion correcte d'un accord si les circonstances de l'espèce indiquent la réalité de la transaction : par exemple, la livraison des marchandises est effectuée, ce qui est confirmé par des factures, des lettres de voiture et ordres de paiement. En particulier, une telle position juridique est confirmée par la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 17 octobre 2008 n ° 13675/08.

Un document électronique est soumis au tribunal sous forme imprimée avec un certificat du responsable ou d'un employé autorisé de l'organisation soumettant ce document au tribunal. Ce certificat doit indiquer que la copie papier imprimée correspond à l'original électronique. Si le document est signé avec une simple signature électronique, au moins la date et l'heure de la formation d'un tel document électronique et la partie qui a envoyé ce document doivent apparaître clairement sur l'impression soumise. Si le document électronique est signé avec une signature renforcée, l'impression doit contenir une marque spéciale sur la signature électronique.

Le tribunal peut reconnaître un accord conclu par courrier électronique si chacune des parties a soumis des imprimés identiques d'un tel accord. Dans le même temps, de telles copies papier, même identiques, non confirmées par d'autres preuves, ne peuvent pas servir de fait de confirmation de la conclusion du contrat. Mais que se passe-t-il si les preuves ne sont pas recueillies et que les copies des accords soumises par les parties contiennent conditions différentes? C'est pour prévenir de telles situations lors du procès qu'il est nécessaire, même à la conclusion du contrat, de le certifier par une signature électronique qualifiée renforcée.

Une telle signature permettra d'attester deux points fondamentaux : d'une part, que le contrat a été signé par la bonne partie (puisque l'attestation est enregistrée et délivrée avec la qualité du signataire), et d'autre part, que le document signé avec une signature renforcée la signature électronique qualifiée est restée inchangée après la signature.

Dans la partie 1 de l'art. 4 de la loi fédérale du 10 janvier 2002 n° 1-FZ "Sur la signature numérique électronique", toujours en vigueur, sont établis les signes suivants, avec le respect simultané de laquelle la signature numérique électronique est considérée comme équivalente à une signature manuscrite :

1. Le certificat de clé de signature est valide au moment de la vérification ou au moment de la signature du document électronique.

2. L'authenticité de la signature électronique dans le document électronique a été confirmée.

3. Une signature électronique est utilisée conformément aux informations spécifiées dans le certificat de clé de signature.

L'authenticité d'une signature électronique et l'immuabilité d'un document électronique signé avec cette signature peuvent être confirmées par le centre de certification qui a émis une telle signature. Si un litige survient devant un tribunal concernant le contenu d'un document électronique, il est nécessaire d'ordonner un examen dans un centre de certification. Il pourra également confirmer la validité du certificat de signature au moment de la signature du document électronique.

Il faut tenir compte du fait que le centre de certification ne peut pas confirmer ou infirmer l'authenticité de la signature électronique émise par un autre centre de certification. Ainsi, si un document électronique est certifié par plusieurs signatures électroniques émises par différents centres de certification, alors en cas de litige sur le contenu du document, un examen devra être commandé auprès de chacun de ces centres de certification.

Usage documents électroniques donne lieu à un certain nombre de difficultés. L'un des principaux problèmes liés à l'utilisation de tels documents est d'assurer la valeur juridique d'un document électronique. Pour résoudre ce problème, une condition requise spéciale d'un document électronique est fournie - une signature numérique électronique.

Signature numérique électronique - attribut d'un document électronique conçu pour protéger ce document électronique contre la falsification, obtenu à la suite d'une transformation cryptographique d'informations utilisant la clé privée de la signature numérique électronique et permettant d'identifier le propriétaire du certificat de clé de signature, ainsi que ainsi que d'établir l'absence de distorsion de l'information dans le document électronique. Une signature numérique électronique assure l'équivalence juridique d'une signature manuscrite. Cependant, l'utilisation d'une signature numérique électronique ne garantit pas la protection absolue d'un document électronique contre la distorsion d'informations juridiques importantes (en toute équité, il convient de noter qu'une protection absolue ne peut être garantie du tout). À cette fin, la législation prévoit un certain nombre d'autres mesures organisationnelles, juridiques et techniques pour garantir l'authenticité des documents électroniques.

Dans le droit russe moderne, une signature numérique électronique est déjà utilisée dans plusieurs domaines :

• 1. Relations financières et de crédit
• 2. Relations fiscales
• 3. Opérations civiles

Il existe plusieurs restrictions à la mise en œuvre de la gestion électronique des documents dans certains domaines. Un certain nombre d'actes juridiques réglementaires prévoient l'interdiction d'utiliser des documents électroniques dans certaines relations juridiques ou stipulent la préférence pour les documents écrits sur papier. Ainsi, la législation sur les notaires ne prévoit pas la possibilité de compiler des documents sous forme électronique, ici la notion de « document » désigne uniquement les informations écrites.

Par exemple, à l'art. 45 des Principes fondamentaux de la législation de la Fédération de Russie sur les notaires stipule que les feuilles d'un document soumis pour les actes notariés doivent être cousues, numérotées et scellées, ce qui est physiquement impossible pour les documents sous forme électronique. Exemple similaire est important, car pour certains documents, y compris ceux nécessaires pour faire des affaires via Internet, ils sont notariés. Il existe également de tels actes juridiques réglementaires où il n'y a pas d'interdiction en tant que telle, mais les documents sur papier sont appelés préférables. . Par exemple, lors de l'enregistrement de droits immobiliers (procédure qui pourrait éventuellement s'effectuer via Internet), en cas de divergences dans les enregistrements sur papier et sur support magnétique, l'enregistrement sur papier a priorité (clause 8, article 12 du Code fédéral Loi de la Fédération de Russie « Sur enregistrement d'état les droits immobiliers et les transactions avec ceux-ci » du 21 juillet 1997 n° 127). Une disposition similaire est fixée dans la loi du 8 août 2002 n ° 129-FZ «Sur l'enregistrement entités juridiques» (clause 1, article 4).

Actuellement, les fondamentaux de la législation notariale se concentrent sur les documents papier traditionnels signés d'une signature manuscrite et ne couvrent pas les spécificités de l'échange électronique de données.

Pour résoudre les problèmes dans ce domaine, il est possible d'utiliser plus largement les outils d'automatisation de la gestion des documents, y compris l'utilisation de technologies simplifiées de signature numérique.

Il est possible, dans certains cas, d'utiliser une procédure simplifiée de certification des transactions, puisqu'il est dans l'intérêt des parties concluant une transaction de recevoir un document électronique de format universel (qui ne nécessite pas de frais particuliers Logiciel lire le contenu du document), ayant la même valeur juridique que le support papier.

Cependant, il convient de noter que la simplification doit être comprise comme la mise en œuvre technique de la procédure de certification, et non comme le rejet d'actions juridiquement significatives que les parties sont tenues d'accomplir dans leur intégralité (Voir : Loi fédérale "Principes fondamentaux de la législation de la Russie Fédération des notaires", chapitre IX). Vous pouvez utiliser la technologie de signature numérique dans Fichiers PDFà l'aide du logiciel Adobe Acrobat Professional. La procédure de conclusion d'une transaction peut être la suivante: les parties à la transaction, après avoir convenu de toutes les conditions essentielles de la relation juridique, transfèrent à un service spécial de certification des documents électroniques (l'affiliation organisationnelle de ces services est indiquée ci-dessus) un document électronique qui est converti au format PDF en leur présence, le fichier nouvellement créé contient des informations sur les personnes effectuant la transaction et la signature électronique d'un spécialiste est apposée sur le document. Le document est stocké sur plusieurs supports physiques (il est important qu'ils ne soient pas réinscriptibles !) : deux supports dans le service d'identité (l'un est stocké comme principal, l'autre est utilisé dans les cas où l'authenticité du document est nécessaire, par exemple, pour démontrer le document lors d'un procès), le reste - par le nombre de parties prenantes. Le devoir du service de garder les médias avec des documents électroniques à la maison ou de conclure un accord approprié avec une organisation spécialement autorisée (créer une infrastructure appropriée pour les organisations et réglementer légalement la procédure d'autorisation et les activités des organisations ci-dessus). La durée de conservation des médias est de 5 ans. À l'avenir, la question du sort des transporteurs sera tranchée sans tenir compte des avis des parties concluant l'accord.

Lors de l'introduction d'une signature électronique dans ce domaine, il est nécessaire de limiter temporairement le volume de transactions pouvant être certifiées dans l'ordre spécifié, car stade initial il est impossible de prendre en compte toutes les nuances d'ordre juridique et technique. De plus, il faut garder le choix pour la personne concluant la transaction, sous quelle forme - traditionnelle papier ou électronique - certifier l'accord conclu.

Ainsi, nous pouvons conclure que les documents électroniques sont de plus en plus utilisés, dont l'utilisation offre de nombreux avantages aux utilisateurs :

• 1. Accélération des processus de workflow ;
• 2. La capacité de transmettre un document via des canaux de communication numériques ;
• 3. Contenu facilement modifiable (édition);
• 4. Possibilité théorique de stockage éternel ;
• 5. Copies illimitées ayant force de loi, etc.

Nous avons également découvert que la principale difficulté d'un document électronique est d'assurer la force juridique d'un document électronique. Pour résoudre ce problème, une condition requise spéciale d'un document électronique est fournie - une signature numérique électronique.

Une signature électronique est-elle juridiquement contraignante ??

Cette question intéresse de nombreux utilisateurs qui reçoivent ou souhaitent recevoir SDE.

Maintenant, nous allons essayer d'examiner en détail ce problème et découvrez ce qui donne juridique force document signé électronique cryptographique Signature.

Numérique Signature est devenu un outil sans lequel il est actuellement impossible d'effectuer certaines actions qui ont juridique importance, par exemple :

• Effectuer le flux de documents avec les agences gouvernementales et les entrepreneurs-organisations.
• Signez à distance des contrats et des contrats importants.
• Confirmez votre paternité.
• Soumettre les déclarations fiscales, les rapports comptables.
• Obtenir des informations sur le site Web des services publics, etc.

Étant donné que la force juridique est propriété spéciale qui est donné à quelque chose droit, alors en raison de sa signification particulière La signature électronique est juridiquement contraignante. De plus, juridique force un document numérique est donné : ses mentions obligatoires, la confirmation de l'autorité de l'organisme qui l'a délivré, l'authenticité, l'authenticité.

Officiel documents numériques envoyé à distance :

• Confirmez l'identité de la personne.
• Sont immuables.
• Ont protection spécialeà partir de fausses informations.
• Ils sont signés par une signature électronique, qui est délivrée par des organismes et organismes spécialisés.

Choisissez Signature

Sur la base de ces caractéristiques, on peut affirmer que un document signé avec un EDS a force de loi pleinement.

Selon ZF N ° 63 documents signés électronique Signature, ont le même statut juridique importance, Comme papier signé à la main par un homme. C'est-à-dire, SDE est un analogue manuscrit signatures personne signant à distance document, c'est pourquoi force juridique d'EDS indéniable.

Électronique document confirmé SDE, aura force absolument dans toute relation juridique, qu'elle soit commerciale, bancaire, comptable, financière, fiscale et autres. Signature électronique et force juridique- un lien inextricable, car établi par la législation actuelle de la Fédération de Russie.

Une signature électronique est-elle valide ? Bien sûr, s'il est reçu conformément à toutes les règles établies par la loi, et a toutes signes nécessaires pour sa validité juridique.

Électronique clé numérique utilisée pour électronique sur flux de documents et reçu conformément aux exigences droit, Est-ce que document dans électronique formulaire équivalent à un papier signé manuscrit Signature la personne.

C'est l'essentiel signification juridique de la signature électronique.

Ainsi, le sens juridique électronique signatures et reconnaissance documentéquivalent à la version papier avec manuscrit Signatureétabli (comme mentionné ci-dessus) en vertu de droit ou par accord des parties. Par conséquent, il convient de réfléchir à ce qui doit être énoncé dans une telle loi ou un tel accord.

Ils doivent donc contenir :

1. L'ordre dans lequel la signature cryptographique électronique est vérifiée.
2. Les règles selon lesquelles le signataire d'un document numérique électronique est déterminé.
3. Obligations de la personne qui crée l'EDS de respecter les termes de confidentialité.

Juridique la valeur de la signature électronique est la caractéristique que tout e- Signature. Ceci n'est pas une indication directe droit, mais de telles conclusions peuvent être tirées de l'analyse de la législation dans son ensemble. Par exemple, les dispositions droit"A propos de la comptabilité" ils ne disent pas quel genre SDE doit être utilisé pour la comptabilité documentsêtre juridiquement contraignant. En même temps, il n'y a aucune restriction à cela. Par conséquent, nous pouvons supposer que tout Signature seront considérés comme égaux manuscrit cryptographique signatures personne dans ce domaine.

Le code des impôts, d'une part, ne reconnaît que document, signée par une CPU qualifiée renforcée, en revanche, lorsque les particuliers déposent une déclaration, celle-ci est reconnue comme significative documents, qui sont signés sans réserve SDE.

En général, lorsqu'il s'agit de régulation relations qui se sont développées au cours électronique flux de documents, vous pouvez voir un gros problème. Et c'est pratiquement insoluble. En Russie, il n'y a pas droit, qui contiendrait toutes les informations nécessaires sur électronique document, sa signification. Cela est dû au fait qu'il y a actuellement beaucoup de documents, sans formulaire papier. Papier flux de documents est plus ou moins réglementé du fait que pour pendant longtemps pratique, un grand nombre d'actes législatifs ont été élaborés qui réglementent séparément chaque type de document. Dans le même temps, il n'existe pas de pratique, de lois, de règlements qui préciseraient les règles et procédures de fonctionnement électronique numérique flux de documents expliquerait l'importance de l'un ou l'autre document signé électronique cryptographique Signature.

Cependant, cette loi a une portée étroite : elle se concentre sur la force juridique de l'ES dans les documents et l'assimile à une version manuscrite. Dans le même temps, il n'existe pas encore d'acte législatif général qui réglementerait l'ED dans notre pays. Il y a tellement de types de documents utilisés dans le flux de travail qu'il est très difficile d'enregistrer chacun d'eux dans la loi. Par conséquent, aujourd'hui, la gestion numérique des documents est réglementée indirectement, à l'aide de plusieurs actes législatifs différents. L'un d'eux est le Code civil de la Fédération de Russie, en particulier l'article 160. Il prévoit la possibilité de signer des documents non seulement avec une signature manuscrite, mais également avec toute autre signature prévue par la loi russe, y compris la signature numérique électronique. . La force juridique des documents papier et électroniques n'est aujourd'hui reconnue comme égale que dans les cas où tous les détails nécessaires sont réunis.

La force juridique d'un document électronique et ses attributs obligatoires

Cela peut suffire à résoudre des problèmes importants ou à clarifier des informations. Cependant, dans certains cas, il est nécessaire non seulement d'envoyer une lettre par courrier électronique, mais également de lui donner un statut officiel.

La question se pose, en ce cas est-ce e-mail document officiel. Lire aussi La plupart des grandes entreprises et organisations russes interpréteront certainement la lettre comme officielle.

Document électronique - pas seulement créé sur un ordinateur

Attention

Quels documents doivent être immédiatement exécutés sur papier, que l'entreprise dispose ou non d'un système de gestion électronique des documents, tous les documents du personnel pour lesquels la législation du travail, contrat de travail, le contrat collectif de travail nécessite le consentement du salarié, doit être conservé sur papier, avec les signatures des personnes habilitées et du salarié. Puisque si vous stockez les commandes du personnel sous forme électronique, et séparément le reçu de l'employé pour se familiariser avec version papier, alors en cas de conflit, l'employé peut dire qu'il ne connaissait pas le document correctement stocké dans l'organisation.

Et il sera impossible de prouver le contraire. Nous pouvons conclure sans ambiguïté qu'à ce stade, une transition complète vers la gestion électronique des documents du personnel est impossible.

Un autre problème est la nécessité d'assurer la force juridique des documents électroniques. Mais plus loin, plus souvent ce problème peut être résolu comme une tâche organisationnelle et technique ordinaire.

Grâce au fait que la loi réglementant l'utilisation de la signature numérique électronique (EDS) a finalement été adoptée, il est devenu possible de donner un statut juridique aux documents électroniques. Conformément à la loi fédérale "Sur la signature numérique électronique" Loi fédérale "Sur la signature numérique électronique" du 10 janvier 2002 Article 4-12 // Législation collectée de la Fédération de Russie.

2002. N° 2. Article 127., Une signature numérique électronique dans un document électronique équivaut à une signature manuscrite dans un document sur papier, sous certaines conditions.

Valeur juridique du document électronique

Si, conformément à la loi ou aux usages commerciaux, un document doit être certifié par un sceau, alors un document électronique signé d'une signature électronique renforcée est reconnu comme équivalent à un document papier signé d'une signature manuscrite et certifié par un sceau. Cette règle est établie par les parties 2 et 3 de l'art. 6 de la loi n° 63-FZ.
En d'autres termes, les signatures électroniques simples et non qualifiées correspondent à un autographe, et une signature renforcée correspond à la certification d'un document par une signature et un sceau. Ainsi, une signature non qualifiée rehaussée peut être reconnue à la fois comme un analogue d'une signature et comme un analogue d'une signature avec sceau.
Document électronique au tribunal Les documents envoyés par courrier électronique, conformément à la classification ci-dessus, peuvent être qualifiés de signés d'une simple signature électronique.

Le concept de document électronique, sa force juridique

Il existe des informations structurées sous forme électronique qui ne peuvent pas être modifiées après avoir été certifiées par une signature électronique. Si des informations sur la même opération sont imprimées sur papier et signées par les deux parties au contrat, un deuxième document sur la même opération sera obtenu.

Ces deux documents seront équivalents. Mais où est la garantie qu'ils sont identiques ? Sur quelle base un seul des deux documents doit-il être reflété dans la comptabilité ? Et lequel ? En général, les collisions sont inévitables. Le seul domaine où il existe une compréhension sans ambiguïté sur cette question est le chiffre d'affaires des factures.

La facture est émise sur papier si l'acheteur pour une raison quelconque n'a pas reçu de facture électronique. Ici, l'union « et » dans le libellé de la norme fonctionne : une facture peut être émise aussi bien sous forme électronique que sous forme papier.

Valeur juridique du document

Détails obligatoires d'un document électronique La composition des détails requis est établie par les réglementations suivantes : — Lois fédérales : n° 149-FZ du 27 juillet 2006 « Sur l'information, les technologies de l'information et la protection de l'information » ; du 10.01.2002 N 1-FZ "Sur la signature numérique électronique" (telle que modifiée le 08.11.2007); datée du 21 novembre 1996 N 129-FZ « On Accounting » (telle que modifiée le 23 novembre 2009) ; - Décrets des autorités exécutives fédérales et GOST: Goskomstat de Russie du 05.01.2004 N 1 «Sur l'approbation des formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et de son paiement»; GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative.
Exigences documentaires. Pour les documents électroniques, GOST 6.10.4-84 "Systèmes de documentation unifiés.

Donner force juridique à un document électronique

Info

Aucun notaire ne certifiera simplement l'imprimé apporté. Voici une lettre demandant de l'aide, postée sur plusieurs forums sur Internet.

Je suis renvoyé. Je dépose une plainte (jusqu'à 3 mois) par courrier contre l'employeur au sujet des arriérés de salaire (2007 et 2008) - il n'y a pas d'argent pour aller sur le lieu de travail. J'envoie à l'adresse du tribunal par courrier accompagné déclaration de sinistre copies des formulaires 2-NDFL envoyés par courrier depuis le lieu de travail et copies des ordres d'acceptation / de licenciement.
Tout en travaillant, j'ai reçu à plusieurs reprises des commandes et des copies numérisées de documents par e-mail. Comment ces informations provenant d'e-mails peuvent-elles être présentées comme preuves devant un tribunal ? Le notaire refuse de certifier la correspondance imprimée pour moi.
Que peut-on conseiller dans une telle situation ? Bien sûr, le notaire refusera de certifier le papier pris de nulle part.

Document électronique comme preuve au tribunal

Si l'on suppose qu'un tel travail sera effectué en permanence, il est préférable de fournir à la fois la reconnaissance du serveur aux fins de la recherche en texte intégral et des copies du programme de reconnaissance installé sur les lieux de travail des utilisateurs et intégré à la partie client de l'EDMS . Dans ce cas, l'utilisateur pourra convertir indépendamment des images de documents en texte avec les options nécessaires et enregistrer le texte dans le format dont il a besoin.

L'étape de migration des documents existants du papier vers le format électronique est peut-être l'une des plus dangereuses. S'il n'est pas soigneusement planifié, des problèmes peuvent survenir qui peuvent annuler tous les travaux précédents et faire échouer l'ensemble du projet.

Si l'organisation dispose d'archives papier de documents, essayer de trouver leurs copies électroniques à travers le réseau pour créer une version électronique de l'archive est une entreprise sans espoir.

Un document papier est juridiquement valable s'il contient les détails requis, une signature manuscrite d'un individu et, dans certains cas, un sceau. Et qu'est-ce qui donne force de loi à un document électronique ?

Qu'est-ce que la gestion électronique des documents ?

La gestion électronique de documents (ou EDI) est l'échange de documents sous forme électronique via Internet, le réseau interne de l'entreprise ou par d'autres moyens. L'EDI accélère considérablement l'échange de documents et les règlements des transactions entre contreparties et vous permet d'économiser sur la papeterie et les frais de port.

En 2011, le ministère des Finances de la Russie a légalisé l'échange de factures sous forme électronique en utilisant (ES; auparavant - EDS). Ce fut l'impulsion pour la diffusion de la gestion électronique des documents juridiquement significatifs. La gestion électronique des documents en Russie est réglementée par :

• la loi fédérale N° 402-FZ "On Accounting" du 06.12.2011,
• Loi fédérale n° 63-FZ "Sur la signature électronique" du 6 avril 2011,
• Arrêté du ministère des Finances de Russie N 174n "portant approbation de la procédure d'émission et de réception de factures sous forme électronique via des canaux de télécommunication à l'aide d'une signature électronique qualifiée renforcée" du 11/10/2015.

Qu'est-ce qui rend un document électronique juridiquement contraignant ?

Un document créé sur ordinateur ou la numérisation d'un document papier n'est pas encore juridiquement contraignant. Pour différents types les documents ont différents garants de force juridique.

documents formalisés

Ces documents comprennent des factures, des rapports, un contrat de travail avec un employé distant, un inventaire des documents requis. Ils ont force de loi par :

• le respect du format homologué par l'état,
• transfert de documents conformément à la réglementation,
• signature électronique qualifiée (ci-après dénommée QES).

Les documents électroniques signés par CEP sont, par défaut, égaux à ceux signés de sa propre main et ont force de loi.

documents informels

Cette catégorie comprend tous les autres documents : contrats, procurations, lettres, etc. L'État ne réglemente pas le format de ces documents. Il existe deux manières de leur donner force de loi :

1. Pancarte . Comme dans le cas des documents formalisés, le CEP donne par défaut force de loi au document.
2. Signe simple ou .

En outre, les participants au FED doivent conclure un accord sur la reconnaissance mutuelle de la valeur juridique de ces types de signatures électroniques (article 4 n° 63-FZ « Sur la signature électronique »). Dans cet accord, il est nécessaire de prescrire les exigences de détails, la forme et le format des documents, et le type de signature. S'il existe un tel accord, les documents électroniques seront considérés comme juridiquement significatifs et toute autorité, y compris les tribunaux et le Service fédéral des impôts, les acceptera comme signés à la main.

Comment signer un document avec une signature électronique ?

La possibilité de créer une signature pour un document électronique est implémentée dans de nombreux programmes :

1. Dans les systèmes spécialisés de gestion électronique des documents et de reporting (par exemple, Kontur.Diadok, Kontur.Extern).
2. Dans divers systèmes d'information (par exemple, sur le portail des services de l'État, sur les plateformes de négociation électronique).
3. Dans les systèmes comptables (par exemple, SAP, Oracle, MS Dynamics et autres).
4. À logiciels d'ordinateur travailler avec des documents électroniques (par exemple, Microsoft Word, PDF).
5. Dans les programmes spéciaux de création et de