Une signature dans un courrier électronique est un attribut essentiel de la correspondance commerciale. Cela dépend souvent de savoir si le message sera lu ou envoyé immédiatement au "panier". Les lettres de contenu peuvent être publicitaires, informatives ou de félicitations. Dans tous les cas, le signataire doit faire preuve de respect et s'identifier à lui-même. Il est recommandé de fournir vos informations de contact pour garantir la possibilité d’une communication opérationnelle. L'originalité du design et la présentation correcte des informations peuvent affecter de manière significative l'attitude du destinataire du bulletin d'information à l'égard de la société.

La signature correcte dans l'email est ce qu'elle devrait être

Un message électronique destiné à la contrepartie ou au partenaire doit être signé par l'expéditeur. L'absence d'un tel attribut indique un faible niveau de professionnalisme et une méconnaissance des normes standard de l'étiquette commerciale. La signature a plusieurs fonctions importantes:

• communication d'informations (la signature agit comme une carte de visite);
• publicité discrète (création libre d'une certaine image et rappel de soi);
• gain de temps lors de l'automatisation de la procédure d'affichage des messages.

Comment bien s'inscrire dans un email:

1. Il est nécessaire d'indiquer les informations de base sur l'organisation et l'expéditeur avec leurs coordonnées.
2. La signature doit refléter le type d'activité de l'entreprise.
3. La concision est une exigence obligatoire. 3-4 lignes suffisent pour le dernier élément du message. Si la signature contient plus de 5 lignes, cela deviendra un facteur répulsif.
4. L'alphabétisation est une condition importante.
5. L'esthétique se manifeste par la combinaison organique du schéma de couleurs sélectionné avec la taille et le type de police. Inutile de rendre le bloc avec la signature trop clair, il doit compléter le texte du message et ne pas le distraire.

La signature originale dans l'e-mail ne produit pas toujours l'effet positif attendu. L'angularité excessive de la police sélectionnée indique l'intransigeance et l'absence de visage. Ils sont recommandés pour les envois automatiques. Une inscription manuscrite est appropriée dans les cas où il est nécessaire d’établir une relation de confiance avec le destinataire des informations, à condition que des contacts personnels aient déjà laissé une impression positive sur le client. Le choix d'un style décoratif pour écrire des lettres est fait si vous voulez mettre l'accent sur la nouveauté, l'originalité et la veine créatrice de l'expéditeur.

Signature électronique: exemples

Selon les règles de l'étiquette, les lettres sont généralement signées d'une certaine manière. Le courrier électronique ne fait pas exception. L'article considère une telle chose nécessaire comme une signature dans un courrier électronique: exemples pour différents buts de correspondance, options en anglais et configuration de cette fonction dans divers services.

Qu'est-ce qu'une signature électronique?

Si vous comprenez vaguement de quoi il s'agit, ouvrez le site où vous avez une boîte aux lettres électronique. Cliquez sur le bouton "Ecrire une lettre" et regardez dans le coin inférieur gauche. Là, vous verrez probablement votre nom. C'est la signature par défaut, c'est-à-dire automatiquement. Vous pouvez l'enlever et envoyer une lettre sans elle. Mais cela semblera impoli au destinataire, surtout dans une situation de communication professionnelle. Vous pouvez également ajouter le texte souhaité manuellement, mais cela pose trop de problèmes. Il est beaucoup plus facile de personnaliser les modèles dont vous avez besoin et de les utiliser en modifiant votre signature dans le courrier électronique. Vous pouvez donner un exemple simple: pour la correspondance commerciale, on utilise la phrase: «Sincèrement, Ivanov I.I.» et pour les lettres personnelles, la phrase: «À bientôt!». Vous pouvez créer de nombreuses options, en les modifiant en fonction des objectifs de la communication et de votre humeur. En plus du nom et du prénom, la signature dans l'e-mail peut contenir beaucoup d'autres données.

C'est pour quoi?

Une signature bien conçue dans un courrier électronique peut être un excellent moyen de promouvoir votre entreprise. Exemples de nom complet, poste, contacts pour la communication, services et produits offerts, adresse de site Web, etc.

Dans une lettre personnelle, la signature peut être votre nom ou votre surnom, un souhait du destinataire, une phrase amusante, une citation bien pensée que vous considérez comme votre devise, un lien vers un blog, etc. Ici, le but de la signature sera l'expression de votre personnalité, l'établissement d'une relation de confiance avec un partenaire de correspondance.

La signature est placée après le texte principal de la lettre, commence par une lettre majuscule et est alignée à gauche. Les objectifs pour lesquels ce court texte est créé à la fin du courrier électronique peuvent varier. Selon eux, certaines règles s'appliquent.

Signatures d'affaires

Respect du style de discours choisi et du but de la communication - ces deux qualités doivent avoir la signature correcte dans le courrier électronique. Exemples:

• Cordialement
• Dans l'attente d'une coopération fructueuse.
• Dans l'espoir de répondre à la demande.
• Merci pour l'aide (coopération).
• Cordialement, à vous.
• Cordialement.
• Nous sommes toujours heureux de fournir un service.
• Nous attendons votre offre avec impatience.
• Nous sommes certains que le malentendu sera réglé dans un proche avenir, etc.

Signatures personnelles

Il n'y a pas de réglementation stricte et la variété des options n'est limitée que par l'imagination de l'auteur de la lettre. Littéralement, n'importe quoi, des aphorismes inspirants aux phrases amusantes et absurdes, peut contenir la signature originale dans l'e-mail. Exemples:

• Merci pour votre attention
• En attente d'une réponse, comme un rossignol d'été.
• Baiser sur le nez, votre chien de garde.
• Cacao cacao.
• Je serre la main (patte, pied, etc.).
• En vous souhaitant un temps magnifique.
• De bonne humeur
• Avec optimisme (ou vice versa - avec pessimisme).
• Vendre un garage.

En général, vous pouvez proposer de nombreuses variantes si vous correspondez avec un ami ou une amie qui appréciera certainement votre sens de l'humour.

En anglais

Les personnes qui collaborent avec des sociétés étrangères ou simplement correspondent avec des amis de l’étranger, il peut être nécessaire d’étudier les options de signature dans le courrier électronique. L'anglais implique également l'utilisation de phrases de cliché. Exemples:

• Cordialement - Cordialement.
• Bien à vous, sincèrement.
• Cordialement, le tien sincèrement, le tien fidèlement.
• J'attends une réponse avec impatience - j'espère avoir de vos nouvelles.

En plus des expressions bien établies qui sont nécessaires dans l'étiquette des affaires, vous pouvez utiliser quelque chose de plus intéressant. Pour la correspondance personnelle, c’est convenable et amusant, chaleureux ou électronique:

• Chaudement - avec chaleur.
• Prenez soin de vous - prenez soin de vous.
• Au revoir pour le moment (‘jusqu’à la prochaine fois) - à bientôt, à bientôt.
• Ecrire bientôt - en attente d'une réponse.
• Câlins - câlin.
• (Avec) Love - with love (peut être utilisé non seulement dans les lettres adressées aux amants, mais également aux amis proches et aux membres de la famille).
• Beaucoup d'amour - avec beaucoup d'amour.
• Bisous (XOXO) - bisous.
• Le bonheur est un choix - le bonheur est un choix.
• Toujours dans mes pensées - pense à toi.
• Bénédictions de la saison (félicitations) - félicitations pour les vacances.
• Rock on - continue à venir.
• Briller sur - briller, briller.
• Que la Force soit avec vous - que la Force soit avec vous (un soupçon des films Star Wars).
• Rendez-vous dans la boîte de réception - à la boîte de réception.

Si vous souhaitez déjà définir plusieurs signatures différentes dans votre courrier, le moment est venu de voir comment procéder.

Comment configurer une signature dans Microsoft Outlook

Si vous utilisez ceci pour recevoir et trier les lettres et y répondre, la signature doit être configurée dans les "Paramètres". La séquence des actions dépend de l'année de sortie du programme. Dans les anciennes versions (2003 ou 2007), vous devez ouvrir l'onglet «Outils», sélectionner «Paramètres», puis «Format du courrier» et «Signature». Dans la dernière version du programme (2010/2013), vous devez d'abord accéder à l'onglet «Fichier», puis sélectionner «Paramètres» - «Courrier» - «Signatures».

Voyons maintenant comment ajouter ou modifier une signature dans un courrier électronique. Outlook propose parfois de sélectionner d'abord l'adresse de votre boîte aux lettres, puis de créer une signature. Cliquez sur le mot "Nouveau" pour commencer. Si vous créez plusieurs options, vous devez attribuer un nom à chacune d’elles, par exemple «pour entreprise», «court», «personnel», «drôle», etc.

En cliquant sur le bouton "Modifier", vous pouvez imprimer votre texte dans le champ approprié, changer sa police, sa taille, sa couleur, ajouter des liens vers des sites, des coordonnées et tout ce que vous voulez bien. Ensuite, vous devez enregistrer la signature créée et activer sa fonction d'utilisation. Si vous avez sélectionné plusieurs options de signature, vous pouvez les insérer manuellement dans le texte de la lettre complétée en cliquant sur "Insérer" - "Signature".

La fonction "Configurer" est très pratique pour que, parfois, la signature apparaisse automatiquement dans le courrier électronique. Exemple: en envoyant un courrier électronique, vous entrez en correspondance avec une personne. Grâce aux paramètres, votre signature n'apparaîtra que dans le tout premier message, puis le modèle ne sera plus affiché en correspondance avec ce destinataire. Cela aidera à éviter la congestion et à mettre en évidence les informations pertinentes. Et puis, vous serez poli, car peu de gens sont satisfaits des longues signatures automatiques après chaque court courrier électronique.

Si vous n'utilisez pas de programmes de messagerie, vous pouvez configurer vos options de signature directement sur le site où vous avez un compte de messagerie. Considérez 3 options.

Comment définir une signature dans Gmail

Une fois dans votre compte, cliquez sur le nom de votre compte email. Ensuite, sélectionnez "Paramètres". Tout à la fin de la liste, vous trouverez la section «Signature». Ici, vous devez choisir l’un des deux cheatboxes. Par défaut, vous avez probablement «Pas de signature». Mais il est nécessaire de noter une autre option, sous laquelle se trouve la boîte de dialogue de l'éditeur de texte. En faisant cela, vous pouvez créer votre signature dans un email. Exemple: "Cordialement, (votre nom)."

Grâce à l'éditeur graphique, vous pouvez ajouter un lien, une image, une liste à puces (numérotée), etc. Mais il n'est pas recommandé de s'impliquer dans le formatage, en particulier dans une signature commerciale.

Comment mettre en place une signature dans Mail.ru

Ici, le schéma des actions est à peu près le même. Vous devez vous rendre dans votre boîte de réception, sélectionner le menu "Paramètres" en haut (si nécessaire, cliquer d'abord sur le bouton "Plus"), puis sélectionner "Nom et signature de l'expéditeur". Ici, vous pouvez définir trois options pour les deux. Vous choisirez une option par défaut, qui sera insérée automatiquement dans la lettre. Il y a une limite de 255 caractères. Cette limite ne peut pas dépasser votre signature dans l'e-mail. Exemple: nom complet, poste, numéro de téléphone, adresse du site Web - ces données doivent tenir dans un nombre de caractères donné. Vous pouvez également spécifier l'emplacement de la signature avant ou après le texte cité. Mais, comme déjà mentionné, il est plus pratique de le supprimer lorsque vous êtes en correspondance.

Comment mettre en place une signature dans Yandex.Mail

Sur le site sous la liste des dossiers avec votre correspondance, vous trouverez un menu. Sélectionnez "Configurer" dans celui-ci, puis "Informations sur l'expéditeur". Une fenêtre apparaît également dans laquelle vous pouvez taper le texte souhaité et l’organiser de différentes manières. On peut noter où la signature sera située dans le courrier électronique. Exemple: immédiatement après la réponse (c'est-à-dire après le texte que vous avez écrit) ou tout au bas de la lettre (c'est-à-dire après l'historique complet de la correspondance).

Configurer une signature pour un courrier électronique n'est pas du tout difficile, mais trouver un texte est une tâche plus difficile. Idéalement, la signature d'une correspondance commerciale doit être aussi concise, informative et polie que possible. Pour les lettres personnelles, il est bon de proposer quelque chose qui reflète votre personnalité et qui plaise à vos amis.

Que puis-je écrire dans la signature à la lettre

Signet

Dans un courrier électronique, une signature contient le plus souvent des informations de contact, mais vous pouvez utiliser cet endroit à des fins de marketing. Le navigateur du site a compris quelle devrait être la signature et a également choisi des idées intéressantes pouvant être mises en pratique.

Nom et site uniquement

Ilya Birman, directeur artistique du bureau Artyom Gorbunov, estime que la signature devrait être aussi concise que possible. Selon lui, les «hamburgers» - de longues étiquettes de plusieurs lignes - ne sont nécessaires que dans des cas exceptionnels. Dans la plupart des cas, vous pouvez vous limiter à un nom et à un site Web sur lesquels vous pouvez trouver des informations de contact supplémentaires à votre sujet.

Une signature fait partie intégrante d'une lettre et non un ensemble sans signification d'octets identiques envoyés des milliers de fois. Il est écrit non pas pour indiquer l'origine de la lettre (cela est déjà visible dans l'expéditeur), mais pour mettre un point sémantique dans le texte. Dans une correspondance rapide, les signatures individuelles ne sont pas du tout apposées, tout comme elles ne sont pas répétées.

Ilya Birman

Ne pas utiliser la signature du tout

Tom Cook, utilisateur de Quora, pense que vous pouvez vous débarrasser de la signature par courrier sans risque:

Dans la plupart des cas, une signature n'est pas nécessaire. Dans l'interface client de messagerie, je vois déjà de qui provient la lettre et quel est son but. Lorsque la correspondance s'accroît, la signature ne bouche que l'écran.

Si une signature est néanmoins nécessaire, M. Cook recommande de ne pas utiliser de guillemets, estimant que cette tendance est devenue obsolète en 2010. Il ne voit pas non plus l'intérêt d'ajouter des images et conseille de se limiter au texte brut.

Suivez les règles de bonne forme

Une option appropriée dans tous les cas est une signature d'entreprise standard. Quatre lignes ne dépassant pas 80 caractères. Avant la signature, il devrait y avoir un séparateur - une ligne horizontale séparant la signature du corps de la lettre. C'est peut-être l'option la plus fiable si vous ne voulez pas prendre de risques et proposer quelque chose d'inhabituel.

Boris Van Zanten, co-fondateur de The Next Web, cite sa signature comme une option idéale:

Sincèrement
Boris Veldhuijzen van Zanten
--
Co-fondateur de The Next Web, Twitter Counter et d'autres choses.
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En utilisant la technologie moderne, les gens utilisent de plus en plus des versions électroniques de lettres et de documents, abandonnant les copies papier. Les bibliothèques, les magazines et même les entreprises passent numériquement à Internet.

Dans un tel monde, il est impossible de ne pas mettre de signature dans le courrier électronique, ce qui vous initialisera aux yeux du lecteur. Que ce soit un article de magazine ou une lettre à un client potentiel, il est impératif de vous présenter.

Types de signatures

Une signature peut avoir une valeur publicitaire, être un indicateur de la spécialisation de votre activité et indiquer un professionnalisme. Conçu et utilisé correctement dans les listes de diffusion des clients, il peut générer des bénéfices tangibles et avoir une incidence sur le choix des biens ou des services.

En règle générale, la plupart des annonceurs ne tiennent pas compte de la signature, estimant que le corps de la lettre porte la charge sémantique principale. Cependant, ce n'est pas du tout vrai. La signature peut être à la fois au début (par exemple, dans une lettre commerciale lorsque vous utilisez le logo ou l'abréviation de la société) et à la fin du courrier électronique (déchiffrement, explication).

Un email peut contenir absolument toutes les données. Cela peut être un message sur un nouveau type de société ou de produit, ou simplement une félicitation pour des vacances. La signature est la chose la plus importante dans cette lettre. Sans elle, de nombreux destinataires ne commenceront même pas à lire. Considérant que, s'il est brillant et approprié, il attirera le lecteur vers le document entier.

Plusieurs options de signature peuvent être distinguées:

• avec le contenu du nom de l'entreprise et le nom de l'auteur;
• avec la publicité de nouveaux produits et services;
• avec une image de logo et le nom de l'entreprise;
• avec un soupçon d'activités de l'entreprise;
• slogan publicitaire.

Le choix de la bonne signature dépend du type d’activité de votre entreprise et de l’objet de la lettre. La plupart des grandes entreprises utilisent 2 ou 3 types, souvent en une lettre.

Mais il convient de noter que vous ne pouvez pas surcharger la signature pour plusieurs raisons:

1. afin de ne pas distraire le lecteur du sujet principal de la lettre;
2. ne perdez pas l'attention du destinataire.
3. afin que le message ne ressemble pas à de la publicité.

Vidéo: nous créons une signature sur Google mail

Signature de messagerie Gmail

Gmail est l'un des services de messagerie les plus populaires et les plus rapides.  Il est très pratique à utiliser et dispose de paramètres souples. Le développeur du service est la célèbre société Google.

Configuration correcte

Pour utiliser le service de messagerie, vous devez vous inscrire.

Si vous avez déjà effectué la procédure d'enregistrement dans l'un des services fournis par Google, vous pouvez utiliser les mêmes données pour l'autorisation sur le serveur de messagerie.

En vous connectant à votre compte, vous aurez accès aux paramètres de votre boîte aux lettres. Ils comprennent l’affichage de lettres et de contacts, ainsi que l’édition des fonctions du répondeur, du bot anti-spam et des encodages.

Parmi les paramètres généraux, il existe une option pour sélectionner et éditer une signature. Lorsque vous modifiez les paramètres, il est important de noter qu’ils sont identiques à un message texte.

Dans la signature, vous pouvez:

• changer le type et la taille de la police;
• choisissez la couleur du message, ainsi que les paramètres de son affichage (italique, gras, souligné);
• insérer un lien;
• ajouter une image;
• personnaliser les listes, le formatage et l'indentation;
• lors de l'envoi avec un client, l'utilisation de la citation sera une option très importante.

La citation peut jouer un rôle particulier, car c’est grâce à ce paramètre qu’il est plus pratique et remarquable pour le client d’utiliser des slogans publicitaires qui seront ajoutés à l’image du logo ou au nom de la société.

La chose la plus intéressante est que le service vous permet de distribuer des signatures. Si vous êtes en correspondance avec des groupes de clients ou en correspondance constante avec différentes personnes, vous pouvez configurer vos signatures pour plusieurs adresses ou leurs groupes, ce qui est très pratique.

Édition

Tout message peut toujours être édité. Dès que vous devez modifier la signature, vous pouvez le faire dans les paramètres du compte. Lorsque vous avez terminé vos modifications, veillez à enregistrer les modifications.

Insérer un lien

Si vous voulez faire attention à plusieurs services dans la signature, vous pouvez le faire en les décrivant brièvement.  En cliquant sur le lien de la page avec les marchandises fournies, l'acheteur potentiel sera déjà la cible, puisqu'il a suivi la description. Le client n'a pas à rechercher ce dont il a besoin pendant une longue période, ce qui signifie que la probabilité qu'il fasse un achat est plus grande.

Insérer une image

Le logo est un élément indispensable de la présentation de toute entreprise. Si vous ne possédez pas encore votre propre désignation ou si celle-ci est en construction, vous pouvez insérer une photo du bâtiment de votre société (il est souhaitable que le nom soit visible) ou simplement remplir magnifiquement le nom de la société sur la photo, voire une animation.

L'avantage d'utiliser une image est d'attirer l'attention. Une image lumineuse avec un logo thématique intéressera le lecteur qui lira le slogan ou la phrase. Ainsi, vous annoncerez votre entreprise et obligerez le destinataire de la lettre à mémoriser son image et ses liens.

Coller HTML

Le code HTML dans le message ou dans la signature peut en faire un véritable chef-d'œuvre, magnifiquement conçu, préparé et original. Beaucoup utilisent cette méthode pour envoyer des lettres d'un modèle. Par exemple, si vous devez envoyer le même message à des centaines d'acheteurs et ne remplacer que le nom du destinataire.

Pour ajouter du code HTML au corps d'une lettre ou d'une signature, il vous suffit de l'insérer.

Cependant, plusieurs nuances doivent être prises en compte:

• de nombreuses balises de code ne seront pas traitées par le serveur de messagerie;
• peut-être que le service du destinataire ne supportera pas l’affichage du code ou de sa partie;
• des problèmes d'encodage peuvent survenir.

Fin de l'édition

Ayant terminé les opérations avec votre nouvelle signature, n'oubliez pas de la sauvegarder. Pour vérifier la beauté et la créativité de votre création, vous devez vous envoyer une lettre.

Pour ce faire, cliquez sur "Écrire une lettre" et, dans le champ d'adresse, spécifiez votre boîte aux lettres. Si vous n’aimez pas la signature, éditez-la en répétant l’opération.

Vidéo: signature manuscrite

Signature créative sur mylivesignature.com

Si vous avez besoin d'une signature animée créative, mais que vous ne pouvez pas vous permettre les services d'un concepteur, il existe un service spécial. Chez mylivesignature.com, vous pouvez faire un merveilleux et rapide inhabituel  l’animation, alors qu’aucune connaissance dans le domaine du graphisme n’est nécessaire.

Tout ce que vous devez faire c'est:

1. visitez mylivesignature.com
2. cliquez sur le bouton «Démarrer maintenant» dans le coin supérieur gauche;
3. choisissez l'une des sources pour recevoir l'image: image numérisée, saisie de texte ou signature électronique avec un appareil spécial (il est recommandé aux débutants d'utiliser la fonction de création automatique - Utilisation de l'assistant de création de signature);
4. entrez le prénom et le nom ou le texte que vous voulez voir sur la signature;
5. choisissez une police;
6. choisissez la taille de l'image;
7. choisissez une couleur;
8. déterminer l'angle de l'inscription.

Tout, l'image avec l'image de votre signature est prête. Vous pouvez facilement l'insérer dans les paramètres de votre client de messagerie ou de votre compte, et tous vos lecteurs verront une inscription lumineuse avec le nom de votre entreprise.

Si vous souhaitez obtenir une image animée, il s'agit déjà d'un service payant. Cependant, contrairement au travail de conception, il est peu coûteux et attire beaucoup plus d’attention.

Lorsque vous créez une signature pour des messages électroniques, faites très attention à la conception et au contenu. Ne faites pas trop avec la charge sémantique et ne faites pas la signature volumineuse. La brièveté, un slogan sonore et un logo correctement conçu sont la garantie que votre signature attirera les clients mieux que n'importe quelle publicité.