Posebni se zahtjevi nameću za dizajn odlazne korespondencije. To je zbog činjenice da je samo u informativne svrhe. Prilikom pripreme službenog pisma vrijedi razmotriti zahtjeve GOST R 6.30-2003 „Objedinjeni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju "i primijenite zaglavlje organizacije. Za detalje se trebate voditi GOST R 6.30-2003 (od 01.07.2018. Morat ćete se voditi GOST R 7.0.97-2016). To će vam omogućiti održavanje jasne strukture dokumenta i održavanje potrebnog stila poslovne komunikacije, kao i pravilno raspoređivanje detalja poslovno pismo.

Važno je napomenuti da je GOST R 6.30-2003 (kao i GOST R 7.0.97-2016) savjetodavan i organizacije mogu razviti vlastite memorandume za poslovnu korespondenciju. Poštivanje navedenog GOST-a obvezno je samo za savezne izvršne vlasti.

Zaglavlje dokumenta može se nalaziti uzdužno i imati kutni položaj (ovdje se obično nalaze detalji obrasca pisma, brojevi telefona i adrese organizacija). Uzorak pisma sa raspored uglova rekviziti najčešća je opcija u modernom uredskom radu.

Uzorak zaglavlja s detaljima ugla

Na vrhu dokumenta naznačeno je:

• datum;
• broj;
• referenca na registarski broj i datum dokumenta (ako je korespondencija odgovor);
• naslov teksta, izložen u jednoj frazi.

Zaglavlje službenog pisma nalazi se pod registracijskim brojem. Sadrži apel adresata. PUNO IME. a radno mjesto adresata mora biti smješteno u gornjem desnom kutu dokumenta. Adresa primatelju napisana je u sredini.

Od koga i kome

Podaci o tvrtki pošiljatelja najčešće su naznačeni na zaglavlju tvrtke. Također je potrebno točno naznačiti primatelja korespondencije, drugim riječima, podatke o adresatu:

• naziv tvrtke;
• naziv strukturne jedinice u koju se šalje odlazna korespondencija;
• položaj primatelja;
• prezime i inicijali primatelja;
• poštanska adresa organizacije.

Uzorak pisma na zaglavlju tvrtke

Važno je napomenuti da ako pismo s istim sadržajem treba poslati više primatelja, prije svega potrebno je navesti adresu glavnog primatelja, a tek onda ostatak.

Na primjer:

LLC "Elki-Palki"

Pravni odjel

Moskva, ulica Zelenaja, 5

KOPIRATI

izvršnom direktoru

LLC "Zelene grane"

Simakov V.A.

St. Petersburg,

Ulica Frunze, 3

Datum i broj

Nakon što je odlazni dokument potpisan, na njemu je otisnut datum. Datum može biti u formatu 17.05.2018. Ili 17. svibnja 2019. U slučaju da je datum nekoliko puta naznačen u dokumentu, preporučuje se održavanje jedinstvenog stila pisanja.

Dodjela registracijskog broja odvija se u skladu sa sustavom za registraciju odlazne dokumentacije, koji je prihvaćen u organizaciji, i to tek nakon potpisivanja dokumenta. Registracijski broj sastoji se od serijskog broja dokumenta, koji se može nadopuniti indeksom predmeta ili slovima.

Važno je napomenuti da registracija odlaznog dokumenta olakšava obradu pošte i vama i vašem primatelju.

Kada odgovarate na primljenu službenu korespondenciju, potrebno je izdati potrebnu "vezu do registracijskog broja i datuma zahtjeva". U tom su slučaju datum i broj primljene stavke naznačeni u odgovoru. To će osigurati bržu obradu korespondencije u poduzeću primatelju.

Tko potpisuje

Službenu prepisku uglavnom potpisuju menadžeri, a ako je odsutan s radnog mjesta, njegovi zamjenici ili drugi službenici koji djeluju kao menadžer tijekom njegove odsutnosti.

Važno je napomenuti da se moderna poslovna korespondencija ne šalje samo poštom, već i telegrafom, faksom i e-poštom.

Trebam li naznačiti izvršitelja

Unatoč činjenici da svaku poslovnu poruku potpisuje čelnik tvrtke ili njegovi ovlašteni službenici, samu korespondenciju provodi obični obični zaposlenik, odnosno izvođač. U ovom smo dijelu naveli njegovo ime i kontakt podatke.

Podaci o umjetniku uvijek se nalaze na samom dnu, u posljednjim redovima. Napisano je puno ime, prezime i prezime zaposlenika, na novoj liniji njegov kontakt telefon, pa čak i ispod - adresa e-pošte. Ostavite font isti.

Je li pečat

Obično se pečati ne stavljaju na pisma, ali ako je odlazna korespondencija službene prirode, izdaje se na zaglavlju organizacije i ima za svrhu stupanje u pravne (pravne) odnose s nekim ili drugom organizacijom i biti odgovoran za sve položaje kako je navedeno u pismu, uprava će možda htjeti dodati dodatne rekvizite u obliku pečata.

Poslovna pisma sastavljaju se u komunikaciji s partnerima iz gotovo bilo kojeg razloga. Spremni primjeri i pravila za izradu takvih dokumenata mogu se naći u članku.

Poslovno pismo može se definirati kao dokument koji se u ime cijele tvrtke šalje drugoj tvrtki, poduzetniku ili pojedincu (na primjer, investitoru). U stvari, bilo koja korespondencija tvrtke je poslovno pismo. Njihova svrha je vrlo različita:

1. o suradnji.
2. suradnja, pregovaranje.
3. Podsjetnik na potrebu ispunjavanja obveza iz ugovora.
4. Objašnjenje njihovog stava, odgovor na prethodno poslano pismo i mnogi drugi.

Dokument se obično sastavlja na zaglavlju tvrtke, moguće ga je poslati redovnim ili e-mail... Međutim, ako je partner od posebne važnosti, poželjno je da ga tiskate na visokokvalitetnom debelom papiru i predate osobno ili putem kurira. Struktura pisma sliči tipičnom poslovnom dokumentu - možete ga shematski predstaviti na ovaj način.

Na što treba paziti prilikom sastavljanja

Ne postoje posebna pravila i uzorci takvih slova, pa njihova struktura, volumen i dizajn uvelike ovise o konkretnom slučaju. Na primjer, obavijesno pismo bit će prilično jezgrovito (3-4 stavka), a preporuka zaposlenika ili poslovni prijedlog može potrajati više od jedne stranice.

Međutim, postoji nekoliko opća pravila, na što biste trebali obratiti pažnju prilikom izrade rada:

1. Dokument sam nema pravna snaga, međutim, sastavljen je prema svim pravilima registracije. Njegova struktura i stil prezentacije trebali bi odgovarati općeprihvaćenim načelima suvremenog tijeka dokumenata.
2. Prijedlozi se grade logično i u jasnom slijedu. Nema kitnjastih, složenih, emocionalnih i još više kolokvijalnih fraza. Tonalitet je neutralan.
3. Prezentacija se uvijek izvodi samo od jedne osobe - bilo u jednini, ako je tekst napisan izravno iz glave, bilo u množini, ako je napisan u ime cijele tvrtke.
4. Raspravlja se o specifičnoj svrsi sastavljanja i očekivanim postupcima adresata (poslati odgovor, razmotriti kandidaturu zaposlenika, pristati na pregovore, poslati dokument itd.).
5. Rad ne odražava pojedinačne interese menadžera ili drugih zaposlenika, već ciljeve tvrtke kao tima. Ako trebate uspostaviti osobni kontakt, poželjno je to učiniti drugačije i ne pozicionirati se kao predstavnik tvrtke.

TOP 5 pravopisnih pogrešaka

Pogreške se mogu podijeliti u dvije velike skupine - neke su povezane s pisanjem kao tekst (kršenje logike, rječnika, drugih jezičnih normi), druge - kršenjem pravilnog poslovnog etiketa:

1. Pravopisne i interpunkcijske pogreške nisu dopuštene - tekst pisma uvijek treba provjeriti najmanje 1-2 puta prije slanja.
2. Kršenje poslovnog stila izlaganja, prisutnost emocionalnih fraza, pretjerana pristojnost ili, pak, ozbiljnost.
3. Negativan ton - čak i prijetnje moraju biti napisane bez nepotrebnih riječi - na primjer: "Zadržavamo pravo obraćanja sudu u roku od 30 dana od dana primitka ovog pisma."
4. Prevelik ili, obrnuto, premali volumen. Obično sav tekst može stati na 1-2 stranice. Međutim, to ne znači da partner ne treba prenositi sve važna informacija... U aplikacijama se mogu vaditi glomazni podaci, dijagrami, oblici dokumenata.
5. Oduzimanje sugovornika prava izbora. Na primjer, ne biste trebali pisati: "Molimo razmotrite i odobrite konačnu verziju ugovora."

Tipične fraze predloška

Korištenje standardnih fraza tipičnih za poslovni govor u tekstu je posve normalno i čak poželjno. Ispod je popis najčešćih klišeja koji se koriste u raznim situacijama.

2019 uzoraka

Evo nekoliko gotovi primjeri slova na koja se možete usredotočiti prilikom sastavljanja vlastite verzije.

Zahtjev za podacima

Zahtjev

Komercijalna ponuda

Jamstveno pismo

Zahtjev

Hvala

Isprike

Poslovno pismo je alat za poslovnu korespondenciju koji igra važnu ulogu u prekidu ili održavanju obostrano korisnih i prijateljskih odnosa s partnerima, dobavljačima, kupcima, zaposlenicima. Dobro napisano poslovno pismo omogućuje vam stvaranje pozitivne slike o organizaciji. Naše web mjesto sadrži uzorke pisanja i dizajna različiti tipovi poslovna pisma.

Uzorci poslovnih pisama

Hvala pismo

Hvala pismo - ovo je poslovno pismo koje iz nekog razloga sadrži riječi zahvalnosti: profesionalni rad, visokokvalitetne usluge itd. Zahvalnica se može uputiti organizaciji u cjelini ili određenoj osobi. To može biti odgovor na inicijativno pismo: čestitka, pozivno pismo ili inicijativno pismo napisano na vlastitu inicijativu sastavljača. Kako napisati zahvalno pismo Zahvalno pismo ...

Zahvalnica odgojiteljici

Zahvalnica učitelju je poslovno pismo u kojem se izražava zahvalnost odgajatelju u vrtiću za njegov mukotrpan rad u odgoju djece u ime ravnatelja predškolske ustanove ili roditelja djece. Kako napisati zahvalnicu učitelju Zahvalnica učitelju u vrtiću ima isti oblik kao i obično poslovno pismo i sastoji se od sljedećih strukturnih elemenata: Zaglavlje dokumenta. Sadrži položaj, prezime i inicijale odgajatelja u ...

Zahvalnica liječniku

Zahvalnica liječniku poslovno je pismo koje izražava zahvalnost liječniku na pomoći u oporavku. Zahvalnica se sastavlja u ime pacijenta ili njegove rodbine. Kako napisati zahvalnicu liječniku Zahvalnica liječniku ima isti oblik kao poslovno pismo: Glava pisma je puno ime liječnika ili glavnog liječnika zdravstvene ustanove u dativnom slučaju (napisano po potrebi). Žalba - puno ime liječnika kojem se izražava ...

Zahvalnica za suradnju

Zahvalnica za suradnju je poslovno pismo u kojem se u ime šefa organizacije izražava zahvalnost njegovom partneru za visokokvalitetnu i pravovremenu isporuku robe, obavljeni rad, pružene usluge. Kako napisati zahvalnicu za suradnju Zahvalnica za suradnju sadrži iste detalje kao i poslovno pismo: Glava pisma. Napisani su položaj, prezime i inicijali zaposlenika u organizaciji, kojem su upućene riječi zahvalnosti za ...

Zahvalnica organizacije

Zahvalnica organizacije poslovno je pismo u kojem se izražava zahvalnost za uspješne pregovore, sastanak i utrošeno vrijeme, gostoprimstvo tijekom poslovnog putovanja itd. Kako napisati zahvalnicu organizaciji Zahvalnica tvrtke sadrži detalje poslovnog pisma: Zaglavlje dokumenta je puno ime službenika organizacije kojem se izražava zahvalnost. Žalba - puno ime službenika organizacije kojem su upućene riječi zahvalnosti ...

Zahvalnica roditeljima

Zahvalnica roditeljima je poslovno pismo kojim se izražava zahvalnost roditeljima maturanata u školi ili vrtiću na dobrom odgoju svoje djece, aktivnom sudjelovanju u životu grupe, razreda i obrazovna ustanova, pomoć školi, dječji vrtić itd. Zahvalnica se sastavlja u ime ravnatelja, razrednika, odgajatelja ili ravnatelja. Kako napisati zahvalnicu roditeljima Zahvalnica roditeljima diplomanata sastoji se od sljedećih strukturnih ...

Zahvalnica zaposleniku

Zahvalnica zaposleniku poslovno je pismo kojim se izražava zahvalnost zaposleniku za njegov rad, doprinos razvoju tvrtke, savjestan odnos prema poslu itd. Zahvalnica se izrađuje u ime šefa organizacije u čast nekom značajnom događaju: godišnjici, profesionalnom odmoru itd. Kako napisati zahvalnicu zaposleniku Zahvalnica zaposleniku ima isti oblik i strukturu kao i obično poslovno pismo: Zaglavlje dokumenta. U...

Zahvalno pismo studentu

Zahvalnica studentu ili studentu je poslovno pismo u kojem se studentu izražava zahvalnost za uspjeh na studiju, za aktivan rad socijalne aktivnosti, sudjelovanje u sportskom životu itd. Zahvalnica se izrađuje u ime ravnatelja škole, rektora sveučilišta. Kako napisati zahvalnicu studentu, studentu Zahvaljujući studentu, student je napisan u slobodnom obliku. Tekst zahvalnice sadrži riječi zahvalnosti studentu, studentu. Ispod, ispod teksta pisma, ...

Zahvalno pismo učitelju

Zahvalnica učitelju poslovno je pismo koje izražava zahvalnost učitelju, razrednik za rad na odgoju i obrazovanju djece u ime ravnatelja obrazovne ustanove ili roditelja djece-učenika. Kako napisati zahvalnicu učitelju Zahvalnica učitelju sadrži detalje poslovnog pisma: Zaglavlje dokumenta - označava puno ime učitelja na čiju adresu se šalju riječi zahvalnosti. Neobvezno strukturni element hvala pismo ...

Vrste poslovnih pisama

Jamstveno pismo

Garancija je nekomercijalno poslovno pismo koje sadrži potvrdu (garanciju) izvršenja nekih radnji ili udovoljavanja određenim uvjetima: vremenu i činjenici plaćanja za primljene proizvode, izvedene radove ili pružene usluge, jamstva kvalitete, itd. Drugim riječima, jamstveno pismo je način da se osigura ispunjenje obveze od strane stranke u transakciji. Garancija se može pripremiti kao odgovor na tužbu. Kako napisati garantno pismo Jamstveni obrazac ...

Jamstveno pismo za pružanje pravne adrese

Jamstveno pismo za pružanje pravne adrese poslovno je pismo koje sadrži potvrdu činjenice sklapanja ugovora o zakupu s postojećom tvrtkom ili namjeru vlasnika nestambene prostore iznajmiti nakon državna registracija nova pravna osoba. Drugim riječima, jamči pravo sklapanja najma u budućnosti. Ovo pismo dostavlja se tijelu za registraciju i sastavlja se na zahtjev stanara. Kako napisati jamstveno pismo o ...

Pismo o jamstvu za posao

Garancija za posao je poslovno pismo koje sadrži jamstvo za zaključak ugovor o radu poslodavac sa zaposlenikom. Najčešće je to potrebno za podnošenje FMS-u kad se zaposlenik preseli u drugu zemlju. Kako napisati jamstveno pismo za zapošljavanje Obrazac garancije za zapošljavanje sadrži sljedeće detalje: broj i datum dokumenta; primatelj pisma - naziv organizacije i puno ime službenika kojem je upućeno, ili tekst: ...

Pismo garancije plaćanja

Jamstvo za plaćanje je poslovno pismo koje je potvrda vremena i činjenice plaćanja za primljene proizvode, pružene usluge ili obavljeni posao. Garancija za plaćanje može biti odgovor na tužbu. Kako napisati jamstveno pismo o plaćanju duga Obrazac jamstvenog pisma sadrži sljedeće podatke: broj i datum dokumenta; primatelj pisma - naziv organizacije i puno ime službenika kojem je upućeno; Naslov dokumenta -...

Sastavljanje poslovnog pisma

Prije pisanja poslovnog pisma, razmislite o krajnjem rezultatu koji želite postići: povećati prodaju, ubrzati postupak plaćanja, ponuditi suradnju, podnijeti zahtjeve, čestitati, pozvati i još mnogo toga. U skladu s tim, i sastavite poslovno pismo, pokušavajući što više naglasiti vaš cilj.

Dizajn poslovnog pisma

Registracija poslovnog pisma vrši se na zaglavlju tvrtke, gdje moraju biti navedeni naziv organizacije, adresa mjesta, kontakt brojevi, eventualno e-mail, web stranica, logotip.

Poslovno pismo mora biti tiskano pomoću margina: lijeva margina mora biti najmanje 3 cm (za podnošenje dokumenata), desna margina mora biti najmanje 1,5 cm.

Zaglavlje poslovnog pisma mora sadržavati ime tvrtke primatelja s imenom i položajem primatelja (u gornjem desnom kutu).

U gornjem lijevom kutu pod naslovom poslovnog pisma naznačeni su datum pisanja i registarski broj (odlazni). Ako je poslovno pismo odgovorno pismo, tada je potrebno navesti na koji dokument ovo pismo odgovara.

Prema potrebi, nakon datuma i broja dokumenta, navodi se njegov naslov.

Poslovno pismo trebalo bi sadržavati žalbu na primatelja pisma.

Na kraju poslovnog pisma mora biti prisutan potpis pošiljatelja (ime, položaj, potpis).

Za službenu poslovnu korespondenciju obično se koristi font Times New Roman s veličinom fonta 12 i razmakom.

Sastavljanje različitih vrsta poslovnih pisama nužan je dio posla predstavnika poduzeća. Zahvaljujući takvim porukama stječu sposobnost rješavanja komercijalnih pitanja na najpristupačniji, najbrži i optimalniji način.

Datoteke Otvorite ove datoteke na mreži2 datoteke

Kakva poslovna pisma postoje

Uobičajeno se poslovna pisma mogu podijeliti u nekoliko glavnih kategorija:

• čestitka;
• informativna pošta;
• itd.

Odvojena stavka može označiti odgovore na sva ta pisma, koja su također dio službene poslovne korespondencije, a također su napisana prema određenim kanonima.

Tko bi trebao biti autor pisma

Poslovna pisma moraju uvijek sadržavati potpis. Istodobno, svaki zaposlenik tvrtke čija nadležnost uključuje ovu funkciju ili je za to ovlašten po nalogu ravnatelja. Obično je ovo stručnjak ili voditelj strukturne jedinice zadužen za predmet poruke. Međutim, bez obzira na to tko je točno zauzet pisanjem, pismo se u svakom slučaju mora predati upravitelju na odobrenje, imajući na umu da je napisano u ime tvrtke.

Opća pravila za pisanje poslovnih pisama

Sve poslovne komunikacije trebale bi se odnositi samo na aktivnosti tvrtke ili okolnosti povezane s njom. Štoviše, bez obzira na sadržaj, oni moraju poštivati \u200b\u200bodređene zahtjeve.

Prije svega, to je određena struktura. Poruka uvijek treba naznačiti:

• datum pisanja,
• pojedinosti pošiljatelja i primatelja,
• ljubazna žalba na adresu (u obliku izraza "Dragi Ivan Petrovič", "Draga Elena Grigorievna"),

Treba imati na umu da se pisma mogu uputiti i pojedinačnim zaposlenicima i cijelim timovima (u ovom slučaju dovoljno je ograničiti se na pozdrav „Dobar dan!“).

Uz pismo se mogu priložiti razni dodatni dokumenti, foto i video dokazi - ako postoje, to mora biti odraženo u glavnom tekstu.

Pismo se može sastaviti kao i obično standardni list Formata A4 i na zaglavlju organizacije. Druga je opcija poželjnija, jer ne zahtijeva ručno upisivanje podataka o tvrtki, osim toga, takvo pismo izgleda solidnije i još jednom ukazuje da poruka pripada službenoj korespondenciji. Može se napisati rukopisnim oblikom (posebno su uspješna slova napisana kaligrafskim rukopisom) ili tiskati na računalu (prikladno kada trebate stvoriti nekoliko kopija pisma).

Pismo mora biti ovjereno potpisom, ali istodobno ga nije potrebno žigosati, jer od 2016. godine pravne su osobe oslobođene potrebe upotrebe pečata u svojim djelatnostima.

Prije slanja poruka se, ako je potrebno, evidentira u dnevnik odlazne dokumentacije, u kojem joj se dodjeljuje broj i stavlja datum odlaska.

Na što treba obratiti pažnju prilikom sastavljanja pisma

Kada sastavljate pismo, morate pažljivo pratiti pravopis, pridržavati se pravila i normi ruskog jezika u smislu rječnika, gramatike, interpunkcije itd. Primatelji uvijek obraćaju pažnju na to koliko su misli kompetentno izražene i uokvirene u poruci.

Ne zaboravite da istraživanje provedeno nedvosmisleno sugerira da ljudi nisu spremni potrošiti više od jedne minute čitajući ovu vrstu pisma.

Pismo mora biti napisano u ispravnom obliku, ne "šireći misli po drvetu", prilično kratko i sažeto, do kraja. Svaka nova tema treba biti uokvirena zasebnim odlomkom, koji će se, ako je potrebno, podijeliti u odlomke. Uz to, kratko i jasno pismo primatelju će jasno staviti do znanja da autor cijeni svoje vrijeme. Ovdje je prikladna izreka „kratkoća je sestra talenta“.

Što ne bi smjelo biti dopušteno u poslovnom pismu

U poslovnim pismima drzak ili neozbiljan ton potpuno je neprihvatljiv, baš poput previše suhog teksta i banalnih "klišeja". Također biste trebali izbjegavati složene formulacije, obilje participskih i adverbijalnih izraza, posebnu terminologiju koja je razumljiva uskom krugu stručnjaka.

Nemoguće je u pismo uvrstiti neprovjerene, nepouzdane i, još više, namjerno lažne podatke.

Treba imati na umu da ova vrsta poruka nije samo dio rutinske poslovne korespondencije, već se, u mnogim slučajevima, odnosi i na službene dokumente koji naknadno mogu steći status pravno značajnih.

Kako poslati pismo

Bilo koja službena poruka može se poslati na nekoliko glavnih načina.

1. Prva, najmodernija i najbrža, je gotova elektronička sredstva komunikacija. Prikladan je i učinkovit, a omogućuje vam i slanje informacija gotovo neograničene količine.

   Ovdje je samo jedan minus - s velikom količinom pošte kod adresata, pismo se lako može izgubiti ili završiti u mapi "Neželjena pošta", stoga je pri slanju pisama preporučljivo dodatno osigurati da pismo je primljeno (jednostavnim telefonskim pozivom).

2. Drugi način: konzervativan, koji omogućuje slanje poruke ruskom poštom. U tom se slučaju preporučuje upotreba funkcije slanja preporučenom poštom s potvrdom primitka - ovaj obrazac osigurava da pismo stigne do adresata, o čemu će primatelj dobiti posebnu obavijest.

   Obično se slanje putem standardne pošte koristi u slučajevima kada se šalju izvornici dokumenata, pisma ovjerena živim potpisima i pečati.

3. Također, pismo se može poslati faksom ili raznim trenutnim glasnicima, ali samo pod uvjetom da je odnos između partnera dovoljno blizak i u potpunosti dopušta takav način dopisivanja.

U bilo kojoj organizaciji slova čine glavninu ulazne i odlazne dokumentacije. Postoji mnogo vrsta ovih dokumenata i za svaki od njih postoji niz pravila za registraciju. Budući da su slova najčešća vrsta upravljačke dokumentacije, izuzetno je važno znati ih pravilno napisati.

U ovom ćete članku naučiti:

Ispravan dizajn slova - uspjeh cijele tvrtke

Poslovna (ili uslužna) pisma su ona koja služe za povezivanje tvrtke s vanjskim strukturama. Štoviše, čak i nakon postizanja usmenog dogovora između šefa organizacije i poslovnog partnera ili klijenta, pravila ponašanja predviđaju potvrdu ovog sporazuma. To se pak već može smatrati jamstvom.

Vrste poslovnih pisama

1. Informacijski - stvoren kako bi se prenijele neke informacije.

Prema izvršenim funkcijama

1. Inicijativa - dijele se na one koji trebaju odgovor i one koji ne trebaju odgovor. Primjeri: zahtjev, žalba, obavijest, podsjetnik ,.

2. Odgovoriti na slova.

Adresatom

1. Obični - u pravilu usmjereni samo na jednog primatelja.

2. Okružnica - ona koju jedan adresat pošalje nekoliko primatelja.

Po obliku odlaska

Struktura službenog pisma

Tekst dobro napisanog poslovnog pisma sastoji se od žalba, uvodni i glavni dijelovi i zaključci.

Apel.

Ovo je najvažniji dio u svrhu komunikacije. Dakle, zahvaljujući ispravno odabranom obliku žalbe, ne samo da možete privući pažnju adresata, već i postaviti opći ton za daljnju komunikaciju. Ako pismo nije upućeno određenoj osobi, žalba se može izostaviti, u drugim slučajevima uobičajeno je koristiti formule na standardnom jeziku - na primjer, "Dragi Sergej Ivanoviču!", "Gospodine premijeru!" Adresa je napisana u sredini retka.

Uvodni dio.

Na početku pisma potrebno je navesti razloge i razloge za njegovu pripremu, često je potrebno informacije potvrditi poveznicama na dokumente i činjenice trećih strana. Ako je potrebno navesti poveznice, to se mora učiniti u slijedu: naslov djela, autor, datum, registarski broj, naslov.

Glavni dio.

U glavnom dijelu naznačena je glavna svrha pisma. U ovom su dijelu detaljno opisani potrebni događaji, izvedeni dokazi ili analizirana situacija.

Zaključak.

U zaključku je uobičajeno donositi zaključke u obliku zahtjeva, prijedloga, odbijanja ili mišljenja. Smatra se da službeno pismo može sadržavati samo jedan završni dio. U pravilu završavaju standardnim izrazima - na primjer, "Nadam se daljnjoj suradnji", "C najbolje želje". Formula učtivosti stavlja se ispred rekvizita za "potpis", a zarezom odvaja od položaja.

Pri registraciji autoru važno je uzeti u obzir aspekte kao što su:

• stupanj upoznatosti i priroda odnosa s adresatom;
• društveni položaj adresata i njegov odnos s položajem autora;
• situacija u kojoj se odvija komunikacija - njena formalnost ili neformalnost;
• bonton i norme usvojene u određenoj tvrtki.

Dizajn slova, uzorak:

Registracija slova prema GOST-u

Službena pisma trebaju se izdavati na posebnim obrascima A4 ili A5, ovisno o veličini teksta. Dopušteno je ne koristiti obrasce samo u slučaju kada su autori nekoliko tvrtki istovremeno.

Zahtjevi za memorandume, kao i sastav pojedinosti i pravila za registraciju sadržani su u GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentarni sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju ".

Općenito, tvrtke imaju pravo samostalno razvijati memorandume, budući da je navedeni GOST preporučljive prirode, međutim, provedba njegovih odredbi ukazuje na visoku kulturu rada s dokumentima u organizaciji. Za neke organizacije obvezan je GOST R 6.30-2003: na primjer, federalna izvršna tijela uvijek bi trebala provjeravati ovaj standard.

01 - Državni amblem Ruska Federacija;

02 - grb sastavnog dijela Ruske Federacije;

03 - Logo organizacije ili zaštitnog znaka (zaštitni znak);

04 - organizacijski kod;

05 - glavni državni registarski broj (OGRN) pravne osobe;

06 - Poreski identifikacijski broj / šifra razloga za registraciju (TIN / KPP);

07 - Šifra obrasca;

08 - Ime kompanije;

09 - Referentni podaci o organizaciji;

10 - naziv vrste dokumenta;

11 - Datum;

12 - Matični broj;

14 - mjesto sastavljanja ili objavljivanja;

15 - adresat;

16 - pečat za ovjeru;

17 - Rezolucija;

18 - Naslov teksta;

19 - Kontrolna oznaka;

20 - Tekst dokumenta;

21 - Oznaka o prisutnosti zahtjeva;

22 - Potpis;

23 - Vrat dogovora;

24 - odobrenje vize;

25 - otisak otiska;

26 - oznaka na ovjeri kopije;

27 - Oznaka o umjetniku;

28 - napomena o izvršenju dokumenta i njegovom smjeru u slučaju;

29 - oznaka o primitku dokumenta u organizaciji;

30 - identifikator elektroničke kopije.

Registracija pisma u skladu s GOST-om, uzorak:

Prijava pisma s prilogom, uzorak:

Pravila poslovne korespondencije

Poslovna korespondencija uključuje upotrebu formalnog stila poslovne komunikacije. Njegova je osobitost u tome što su sudionici obično pravne osobekoji se moraju pridržavati prilično strogih pravila komunikacije organizacije (ili više organizacija).

Postoji nekoliko zahtjeva za ova vrsta komunikacija.

Standardizacija prezentacije. Danas postoje mnogi izrazi, posebne fraze i formule koji su karakteristični za poslovnu korespondenciju. Njihova uporaba može značajno smanjiti vrijeme pripreme, i gotove strukture pomoći vam da ne gubite vrijeme tražeći prikladno specifična situacija Pojmovi. Standardizacija uvelike olakšava percepciju bilo kojeg teksta i optimizira cjelokupan postupak protoka dokumenata.

Neutralni ton. Suzdržanost i strogost u oblikovanju pisama norma je službene komunikacije. Neutralni ton podrazumijeva gotovo potpuno odsustvo izražajnih ili emocionalno obojenih riječi. Podaci su čisto službene prirode, zbog čega je potrebno iz teksta izuzeti, na primjer, riječi s umanjenim sufiksima ili međuklicima. Mogu biti prisutni emocionalni prizvuci, ali to bi trebalo biti skriveno iza neutralnog tona izlaganja.

Točnost i jednoznačnost formulacije... Primatelj mora nedvosmisleno razumjeti i protumačiti značenje materijala koji mu je upućen. Točnost teksta, u pravilu, izravno ovisi o ispravno izgrađenoj kompozicijskoj strukturi, odsutnosti logičkih pogrešaka. Službeno pismo treba biti jasno osmišljeno.

Konciznost... Zahvaljujući ovom zahtjevu, autor će moći znatno smanjiti obujam cijelog dokumenta. Lakonska prezentacija je, prije svega, uklanjanje suvišnosti govora, ekonomična upotreba jezična sredstva, odsutnost nepotrebnih ponavljanja i dodatnih informacija.

Primjena jezičnih formula. Predlošci koji se široko koriste u poslovnoj korespondenciji njegov su sastavni dio. Dakle, da bi se potaknulo djelovanje, često se koriste sljedeće formule: "Molimo vas da razmotrite problem ...", "U potvrdu našeg dogovora ...". Često su jezične formule pravno značajni elementi teksta, bez kojih on neće imati potrebnu snagu. Na primjer: "Jamčimo povrat u iznosu od ...", "Kontrola nad provedbom zadatka dodijeljena je ...".

Upotreba pojmova, leksičkih i grafičkih kratica.Zahvaljujući korištenju pojmova u dopisivanju, autor može postići jednoznačno razumijevanje teksta, što je izuzetno važna karakteristika poslovna komunikacija. Terminologija koja se može i treba koristiti u području upravljačke dokumentacije regulirana je GOST R 51141-98 „Uredski rad i arhiviranje. Pojmovi i definicije "

Prevladavanje jednostavnih uobičajenih rečenica... Službena komunikacija u pravilu se temelji na korištenju jednostavnih zajedničkih jednodijelnih ili dvodijelnih rečenica, što uvelike pojednostavljuje postupak percepcije teksta.

Dopis o dizajnu poslovnog pisma

Danas se u bilo kojoj tvrtki sastavljaju službena pisma o potpuno različitim pitanjima vezanim uz aktivnosti pojedinaca i cijelih odjela. Predmet e-pošte mogu biti zahtjev, obavijest, sporazum, zahtjev, opoziv, promjena itd. Štoviše, pravila dobar ukus pretpostaviti da će bilo koji dokument biti sastavljen u skladu sa svim gore navedenim zahtjevima. Zahvaljujući tome, pismo (u bilo kojem obliku koje će biti poslano) postat će učinkovito sredstvo u radu svakog zaposlenika i menadžmenta tvrtke u cjelini.

Provjerite se

1. Koje se slovo naziva kružno?

• Pismo koje je jedan adresat poslao nekoliko adresata
• Pismo koje je jedan adresat poslao jednom adresatu
• Dopis koji nije poslan iz više razloga

2. Kako se pravilno sastavlja prilog uz poslovno pismo?

• Dodatak: 2 litre. u 2 primjerka.
• Dodatak u 2 primjerka na 2 lista
• Dva prijavna lista u dva primjerka

3. Koliko etapa postoji u pripremi i sastavljanju poslovnog pisma?

4. Što znači zahtjev za neutralnim tonom u poslovnoj prepisci?

• Upotreba pojmova, leksičkih i grafičkih kratica
• Gotovo potpuno odsustvo izražajnih ili emocionalno obojenih riječi u pisanju
• Opsežna upotreba predložaka

5. Od kojih se dijelova sastoji poslovno pismo?

• Žalba, uvodni i glavni dijelovi, zaključak
• Glavni dio, zaključak
• Žalba, zaključak