Nous recommandons de le lire à tous ceux qui doivent organiser des réunions de planification, des réunions de cinq minutes et d'autres réunions. Beaucoup de gens le font, mais peu le font bien. L'article décrit les étapes de préparation d'une réunion, sa structure, l'évaluation de l'efficacité et l'enregistrement des résultats - tout ce que vous devez savoir pour tenir une réunion vraiment utile.

Auteur sur lui-même

Evgenia Koryakovtseva. Consultant, coach d'affaires indépendant. Elle travaille avec les formats de vente au détail depuis plus de dix ans, avec une expérience en tant que consultante externe dans une agence de conseil et formatrice interne en réseaux de vente au détail, dirigeait le département commercial B2B.

Expérience dans la conduite de séminaires, formations, conférences (plus de 400 projets). Connaissance méthodes modernes gestion, formation et évaluation du personnel dans le commerce de détail; formation de projets globaux dans ces domaines. Expérience dans la description de processus commerciaux, la création de systèmes de formation, le développement de systèmes de motivation du personnel et la gestion de projets.

Nous participons tous aux réunions. Et quelqu'un doit même les cuisiner et les diriger. Ou planifier des réunions. Ou des discussions de groupe. Admettez-le, beaucoup d’entre nous n’aiment vraiment pas ce genre de choses « parlantes ».

Pourquoi? Parce que cet état d'esprit est ancré dans le sang de chacun de nos gens : une réunion, c'est quand ils parlent longtemps, de manière formelle et fastidieuse, sans être sur le point, et après cela, de toute façon, rien n'est fait. Eh bien, n'est-ce pas une perte de temps ?

Ce merveilleux format de travail

Les réunions dans les entreprises sont souvent programmées à l'improviste et ont lieu de manière sporadique. De plus, ils ne sont pas bien préparés et les dirigeants ne savent pas comment organiser une discussion. Par conséquent, de nombreux participants perçoivent mal l'information (n'ont pas entendu, n'ont pas compris, ont oublié) - les décisions nécessaires ne sont pas prises (reportées et raccrochent), et même si elles sont approuvées, elles ne sont souvent pas mises en œuvre. Droite?

Je me sens mal pour ce merveilleux format de travail. C’est pourquoi, dans l’article d’aujourd’hui, nous discuterons de ce qui est bon, de ce qui rend la discussion de groupe indispensable et apprendrons comment la mener efficacement.

Pour commencer, pourquoi avons-nous besoin de tout cela ? Pourquoi rassembler beaucoup de gens occupés et les éloigner du travail ?

Une réunion de haute qualité vous permet d'utiliser des mécanismes clés qui augmentent la productivité du travail, dont plus...

Le principe de synergie. L'effet de synergie est connu depuis longtemps des psychologues. Souviens-toi? — L'efficacité de l'ensemble est supérieure à l'efficacité totale de ses parties individuelles. Ou encore plus simple : une tête c’est bien, mais deux c’est mieux. Et c'est vrai. C'est ensemble que nous sommes capables de générer plus d'idées, de trouver de nombreuses solutions au problème et de choisir la solution optimale parmi cette variété. En mode discussion de groupe, les gens commencent à travailler comme un tout, se complétant mutuellement. L'efficacité augmente également - vérifiez. C'est pourquoi, si vous devez résoudre un certain nombre de problèmes de travail, il ne faut pas négliger une discussion de qualité, cette immense ressource.

Le principe de cohésion. Une équipe, c'est-à-dire des personnes qui ont la même vision de l'objectif, se font confiance et savent travailler ensemble, est plus efficace qu'une seule personne. Êtes-vous d'accord? Comment vos collaborateurs vont-ils former une équipe ? Soudainement? Par vous-même ? Peut-être immédiatement très efficace ? Et à cause de quoi ? La clé pour former une équipe est d’avancer ensemble vers un objectif de manière active et organisée. Et toutes ces conditions vivent en mode réunion. Les réunions et les séances de planification sont un outil puissant d’unité, de respect des collègues et des managers, et un excellent outil pédagogique. Par conséquent, s'il est important pour vous que vos employés travaillent en harmonie et n'appartiennent pas seulement à un seul service ou entreprise, organisez des réunions de planification hebdomadaires de haute qualité.

Le principe de clarté. Beaucoup de gens ont peur de l’inconnu. personne normale- volontairement ou involontairement, consciemment ou non - résiste à l'incompréhensible et à l'inconnu, et c'est tout à fait naturel. Et si les objectifs de l’entreprise, les indicateurs de performance, les tâches du mois prochain, etc. tombaient soudainement dans la catégorie de l’incompréhensible ? Que ressent une personne lorsqu’on lui demande de creuser un trou, mais qu’on ne lui dit pas pourquoi, à quelle profondeur et où ? Bien sûr résistance et démotivation.

Les réunions sont une plateforme pour expliquer le « cap du parti », en augmentant sa compréhensibilité, son acceptation par les salariés, et donc un outil pour réduire leur résistance à l'inconnu. Par conséquent, si vous introduisez des changements, effectuez-les au travers d’une série de séances de planification et de réunions.

Un leader expérimenté sait que les réunions créent de l'organisation. Avec leur aide, vous pouvez maintenir des liens au sein de l'entreprise et mettre en œuvre les décisions prises, vérifier la façon dont les employés perçoivent les objectifs et éliminer les barrières entre les départements. Si vous ne tenez pas de réunions, des rumeurs et des spéculations surgissent dans votre organisation. C’est un problème qui entraîne la désunion et l’incertitude parmi les salariés quant à l’avenir, et qui n’est pas loin de perdre le contrôle.

Des réunions bien organisées peuvent faire des merveilles. Le mot clé ici est bon. De quoi faut-il tenir compte lors de la tenue de réunions ?

Principes pour des réunions efficaces

Respect des objectifs

Il existe plusieurs formats de réunion : réunion, brainstorming ; réunion de planification, cinq minutes. Chaque format comporte des indications d'utilisation et de méthodologie. Lorsque vous décidez de rassembler des personnes, évaluez sobrement vos buts et objectifs. Que souhaitez-vous obtenir de ce format ? Les gens doivent-ils trouver une solution ? Ensuite, il s'agit d'une séance de brainstorming : vous êtes tous sur un pied d'égalité et acceptez toutes les idées à considérer. Voulez-vous définir des tâches ? Il s'agit ensuite d'une réunion de planification avec procès-verbal et ordre du jour... Le format est déterminé par des points clés : le rôle de l'animateur de la réunion, le style de communication lors de la réunion, le résultat de la réunion.

Exemples de formats :

Réunion. L’objectif est de générer des idées, d’évaluer les options et de trouver des solutions. Autrement dit, l'équipe travaille en mode créatif. L’apothéose de ce format est le brainstorming. Une condition préalable est la possibilité d'exprimer une idée/opinion, c'est-à-dire une culture de communication libre lors de la réunion. Les gens devraient se sentir libres d’exprimer leurs pensées et devraient être encouragés à le faire. Il ne devrait donc y avoir aucune critique dure et peu constructive.

Planificateur. L’objectif est d’analyser l’état actuel du processus et d’identifier de nouvelles tâches. Ce format est plus proche du reporting oral sur des indicateurs donnés, la présence de ces mêmes indicateurs y est donc obligatoire. La réunion de planification se déroule toujours pour affaires, selon l'ordre du jour prévu.

Cinq minutes. L’objectif est d’identifier les priorités et de créer un état d’esprit de travail. Des réunions de cinq minutes ne sont pas organisées pour résoudre des problèmes mondiaux et répondre aux questions « À qui la faute ? et "Que dois-je faire?" Il s'agit d'un format de rappel. Les principales exigences sont la positivité et le court terme. N'oubliez pas que les réunions du matin jouent le rôle de stimulateur, d'activateur et de motivateur. Leur durée est de 5 à 15 minutes - pas plus !

Spécificité

Les tâches elles-mêmes sont-elles définies ? Avant la réunion, notez clairement l’ordre du jour et préparez le matériel dont vous avez besoin. Envoyez l'ordre du jour à tous les participants à l'avance (au moins trois heures avant le début, ou de préférence la veille) afin qu'ils puissent eux aussi se préparer. Cela permettra à tous de ne pas se perdre dans les tâches, de respecter la ligne de rendez-vous et de respecter le temps imparti.

Court terme

Toute réunion doit avoir lieu dans les plus brefs délais. Idéal - 30 minutes, maximum - une heure. C'est très mauvais si vous devez vous serrer les fesses pendant plusieurs heures. Pourquoi? Attention volontaire Il est dans la nature humaine de se dissiper avec le temps, et plus particulièrement en 30 à 40 minutes. Dans un processus monotone, ce qui se passe cesse d'être perçu au bout de 20 à 30 minutes. Et avec une diminution de l'attention, la mémoire d'une personne fonctionne bien moins bien... Cela nous dit : après 3 heures de réunion, les gens seront très inefficaces.

Timing

Condition requise réunion efficace est un calendrier ou des réglementations strictes. Fixez une heure de début et de fin pour la réunion. Commencez à l'heure indiquée, que tout le monde soit arrivé ou non - cela apprendra aux gens à ne pas être en retard. Fixez un délai HONNÊTE (par exemple, une heure et demie) et 10 minutes avant la date limite - terminez, quel que soit le résultat. Réglez une minuterie de cinq minutes pour chaque orateur, cela apprendra aux gens à parler clairement. Arrêtez les conversations non pertinentes lors de la réunion et ramenez les gens au sujet. Ayez un ordre du jour clair pour la réunion. Cela devrait être devant tous les participants.

Adéquation des participants

Seuls les salariés concernés par l'ordre du jour doivent être présents à la réunion. N'invitez JAMAIS des gens à une réunion avec une caravane, asseyez-vous simplement. Suivez le principe d'optimalité : il devrait y avoir moins de participants, mais le niveau de leur influence sur la question doit être plus élevé.

Le droit de parler

Vous connaissez ces réunions où les salariés ne parlent que lorsqu’on leur demande et donnent au manager des réponses socialement souhaitables comme « oui, bien sûr, nous le ferons » ? Pourquoi cela se produit-il ? Parce que les gens ont l’habitude de se faire frapper sur la tête pour exprimer une opinion, notamment pour douter. Si un manager demande d'évaluer si un problème peut être résolu, qu'un employé exprime des doutes et que le manager répond en le faisant taire, qu'apprennent alors les autres ? Soyez silencieux et « ne vous fâchez pas ». Qu’avons-nous besoin d’eux ? Renseignement et analyse. Des choses incompatibles, non ? C’est donc lors d’une réunion, plus qu’à tout autre moment, qu’il faut donner le droit à la parole, aux avis, aux idées, aux doutes et aux questions. De plus, vous devez apprendre à répondre aux questions des employés : de manière brève, précise, tout en supprimant les longs et inutiles gémissements sur la vie de bureau difficile.

Consolidation des résultats

Chaque réunion, en particulier celle au cours de laquelle vous fixez des objectifs, doit comporter un résumé écrit. Je recommande de conserver un procès-verbal électronique de la réunion. Par exemple, sous cette forme :

Après la réunion, un procès-verbal est envoyé à tous les participants. Ce sont les procès-verbaux de la réunion qui deviennent un outil de contrôle, permettant de ne rien manquer ni d'oublier une seule tâche. Et la traduction du protocole en système électronique(par exemple, 1C ou Lotus) permet de l'intégrer dans le système de paramétrage des tâches. Et le plus important : vous devez absolument vous renseigner sur les tâches fixées lors de la dernière réunion. C'est le mode de réunions cycliques « analyse → tâches → contrôle → analyse » qui permet de faire passer la réunion du mode conversation inactive au format travail.

Planification de la réunion

Tout ce qui peut être transféré en mode planifié doit être transféré. La seule façon de s'habituer aux procédures de contrôle est de leur planifier un parcours. Idéalement, tous les employés devraient savoir quand on leur demandera telle ou telle question, c'est-à-dire quand ils doivent faire un rapport - afin d'avoir le temps de collecter des données et de préparer un rapport significatif. Les réunions imprévues ne conviennent que pour des questions urgentes et importantes, et la proportion de ces réunions inopinées devrait être faible. Sinon, le salarié n'a tout simplement pas le temps de se préparer (ce qui veut dire que vous entendrez « je ne sais pas »), parfois il ne pourra même pas être présent (au lieu de huit, deux viennent, le reste est « dans les champs » ", il est distrait de la tâche (et une productivité élevée nécessite de la concentration), etc. .d.

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Les étapes de préparation et de tenue d’une réunion efficace

Déterminez les buts et les objectifs de la réunion. Quels problèmes doivent être abordés ? Quelles informations dois-je suivre ? Quelles conclusions faut-il tirer ? Quelle est la meilleure façon de structurer les tâches ?

Déterminez le format de la réunion en fonction des objectifs. Sélectionnez les participants et l’heure de la réunion. La réunion DOIT avoir un président/animateur qui surveillera les règles. Cette personne devrait avoir moins de responsabilité dans la résolution du problème sur lequel se déroule la réunion. Il est alors moins obsédé par les émotions (que, par exemple, l'initiateur de la réunion) et ne fait pas pression, volontairement ou involontairement, pour des décisions bénéfiques à ce dernier. Et le droit de parler honnêtement est donné à toutes les personnes présentes.

Déterminez la structure de la réunion. La réunion doit avoir une structure claire et se dérouler à chaque fois exactement dans l'ordre prévu.

Structure typique du planificateur :

• Remarques d'ouverture/échauffement.

  Objectifs. Règlements. Format.

  Questions générales.

  Résultats généraux des travaux. Accomplissement des tâches assignées.

  Résultats partiels/rapports des participants.

  Analyse des résultats. Définition des tâches. En résumé.

Structure de réunion typique :

Identification du problème, objectif. L'importance du sujet. Plans.

Objectifs. Règlements. Format.

Discussion. Analyse.

Analyse des résultats. Définition des tâches.

En résumé.

Structure typique d'un brainstorming ou d'une discussion :

Remarques d'ouverture / objectifs de la réunion / règlement.

Le problème et pourquoi c’est important.

Génération de TOUTES les options de solution.

Discutez des avantages et des inconvénients de chaque option.

Sélection d'une option de solution. Sur cette base, des tâches sont définies pour les participants.

Préparation du procès-verbal de la réunion.

Déterminez les règlements. Lors de l'élaboration de règlements, n'oubliez pas qu'ils doivent convenir à la fois au leader et aux participants. Standard : 3 à 7 minutes pour la présentation de la définition du problème ; 5 à 7 minutes pour le débat. Il est utile de prévoir des pauses à raison de 10 à 15 minutes toutes les 45 à 60 minutes de travail actif. Dans l’ensemble, les réunions de plus d’une heure risquent de perdre l’attention des participants. De telles réunions peuvent être inefficaces.

Définissez l’ordre des problèmes à résoudre. Les questions relevant des règlements sont déterminées par ceux points clés, dont dépendent le résultat global et la qualité du travail de l’entreprise (par exemple, retours des clients, réaction à la publicité, informations sur les nouveaux produits, etc.).

Divisez toutes les questions en trois groupes.

1. Questions régulières - conformément à la réglementation. Essayez de répondre plus rapidement aux questions régulières. Au début, leur discussion peut prendre tout le temps. Ensuite, les problèmes d'actualité s'y ajouteront - les gens eux-mêmes deviendront actifs. Mais votre priorité, qui détermine la rapidité du progrès, ce sont les questions de développement. Accordez-leur jusqu’à 50 % du temps de réunion.

   Problèmes actuels - selon le plan de réunion : les idées qui ont surgi, les problèmes, ce qui interfère avec le travail et comment l'optimiser. Au total, vous ne pouvez pas analyser plus de 5 questions. Commencez toujours par les choses les plus importantes. Il vaut mieux en finir avec une question importante plutôt que d’en laisser une douzaine non entièrement résolues.

   Problèmes de développement - selon le plan de développement.

Préparer documents nécessaires et des formes. Pour résoudre efficacement les problèmes, il est extrêmement important de préparer correctement le matériel pour les réunions et de l'envoyer à tout le monde à l'avance. Lors de la réunion elle-même, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal dans lequel toutes les décisions prises doivent être enregistrées.

Déterminez l’heure de la réunion. Si les employés ne sont pas disciplinés et sont souvent en retard, je recommande d'organiser des réunions hebdomadaires le matin, dès le début de la journée de travail - une arrivée à l'heure au travail est garantie. Les pires « plus tard » seront réhabilités dans quelques jours. Indiquez toujours l’heure de fin de la réunion. Essayez de terminer un peu plus tôt - cela devient une agréable surprise pour les participants. Quoi qu’il en soit, après avoir discuté des questions prévues, il devrait encore rester du temps. Les employés auront alors la possibilité, la raison et l'incitation de poser leurs questions, c'est-à-dire d'être actifs et de réfléchir. Et quoi de mieux pour un manager qu’un collaborateur actif et intelligent !

Assurez-vous que la réunion est nécessaire.

Répondez-vous aux questions suivantes :

1. Les questions sont-elles pertinentes pour la réunion ? Est-ce de cela dont nous devons parler aujourd’hui ?

   La forme de présentation du matériel correspond-elle au but, au public, au contenu ?

   Que doit-il se passer/rester dans l’esprit des salariés après la réunion ?

   Est-il possible de sauter la réunion et d’obtenir le même résultat ?

Si vous avez répondu « Oui » aux questions 1, 2 et « Non » à la question 4, n'hésitez pas à organiser une réunion !

Les heures de réunions de bureau mentalement épuisantes ne sont pas un mythe, ni une chose grotesque, ni une plaisanterie. Les réalités de la vie d'aujourd'hui sont telles que jusqu'à 50 % du temps de travail est consacré à des bavardages vides de sens qui n'apportent aucun résultat. L'accélération de la vie dicte de nouvelles règles de culture de bureau ; la tenue de réunions rapides et efficaces fait partie de l'éthique d'entreprise.

Qu'est-ce qu'une réunion du personnel ?

Une réunion de cinq minutes, une réunion de planification ou une réunion peut-elle être qualifiée de réunion officielle ? Quels sont les objectifs de ce format de travail collégial ? Que sont techniques généralement acceptées sa mise en œuvre et comment y parvenir performances les plus élevées après la fin de la réunion ?

Une réunion d'affaires est un format de travail dans une entreprise, dans le but de planifier et de suivre régulièrement l'exécution des activités planifiées de tous les services de l'organisation. Il s'agit d'un outil efficace pour la gestion du personnel et pour recevoir des commentaires rapides des employés. Certes, cet outil ne fonctionne avec succès qu’entre les mains compétentes d’un leader compétent.

Avant de mettre en œuvre une forme similaire de communication avec les employés, un ordre correspondant est généralement émis, que chaque participant à la réunion reçoit contre signature pour examen et mise en œuvre. Le corps de l'arrêté indique les buts, objectifs, heures et dates des réunions officielles, ainsi que la liste des participants, le règlement et la structure de l'ordre du jour.

L'objectif général de la tenue des réunions de bureau est d'impliquer les salariés, les services et les départements, tant les managers que le personnel opérationnel, dans le processus de gestion et de prise de décision.

Les réunions de bureau comprennent des réunions de planification, des briefings et des réunions de cinq minutes, au cours desquelles le vecteur de développement de l'entreprise dans son ensemble est convenu, les tactiques et la stratégie de l'entreprise sont développées et des tâches spécifiques sont définies. Lors des réunions de planification, les problèmes actuels sont résolus, les rappels sont triés et le cours général est réconcilié. Réunion opérationnelle - une réunion rapide pour résoudre un problème ou situation de conflit en équipe. Objectif principal réunion d'affaires- poser et résoudre de nouveaux problèmes.

Si une entreprise commence à se perdre dans ces concepts, l’efficacité des horaires de travail diminuera progressivement.

Les principales erreurs lors de la tenue des réunions de bureau

Une réunion inefficace révèle l'immaturité du manager et/ou de l'organisateur de ce format de communication avec les collaborateurs. Dans toute entreprise, vous avez besoin d'une expérience et de compétences capables de transmettre la ligne générale de l'entreprise aux employés et d'en tirer le meilleur parti.

Le principal signal d'une réunion inepte est l'insatisfaction mutuelle à l'égard des résultats : le manager attend des réponses de ses subordonnés, qui, à leur tour, veulent tirer le meilleur parti conditions favorables pour vous-même. Cependant, lors de la réunion, personne n'est d'accord sur quoi que ce soit avec qui que ce soit.

Dans le même temps, le mal au bureau se développe - une image hypocrite de participation intéressée à des réunions d'affaires, qui, en fait, sont des bavardages vides, une discussion sur les potins de bureau. Pour les employés embauchés, de tels événements sont de nature divertissante ; ils offrent une autre occasion de ne pas travailler, de ne pas accomplir les tâches quotidiennes.

Bien souvent, après un tel bavardage réglementé, le manager commence à exiger des résultats des salariés, un conflit d'intérêts se produit, suivi du licenciement d'employés, parfois de départements entiers.

L'un des plus erreurs courantes lors de la tenue de réunions de bureau - une présentation non structurée de la décision du manager, lorsque, au lieu d'un brainstorming, le top manager pose des exigences exagérées et que l'équipe, incapable de les satisfaire, avance à son tour les raisons pour lesquelles la proposition ne peut pas être satisfaite.

Cela se produit parce que souvent le manager lui-même ne sait pas ce qu'il veut et ne cherche pas les moyens d'atteindre les résultats souhaités.

Les secrets de réunions efficaces

Pour que la rencontre ait lieu avec efficacité la plus élevée et a apporté des résultats significatifs, l'initiateur de cette forme de travail collégial a besoin de connaître quelques secrets.

Définir le but de la réunion. Toute entreprise commence par la définition d’objectifs corrects. Avant de réunir les salariés pour une réunion d'affaires, l'organisateur doit répondre à un certain nombre de questions :

La faisabilité de la tenue de la réunion ;

Règlement correct et sujet précis ;

Des marqueurs permettant de juger de l’efficacité de l’événement.

Un leader est un stratège capable de formuler une vision claire et tâche spécifique. Les subordonnés sont des spécialistes qui savent quels outils doivent être utilisés pour mettre en œuvre les tâches assignées.

Désignation des responsables de la tenue de la réunion. Toute réunion d'affaires se déroule selon les lois standards du genre - d'abord, une préparation minutieuse est effectuée, la nomination des personnes chargées d'inviter les salariés, de recueillir les attentes et les propositions, de diriger chaque point de l'ordre du jour, les interprètes et les secrétaires, d'enregistrer les étapes de la réunion, en remplissant les procès-verbaux et les rapports.

Sélection optimale des participants. Le succès de la réunion dépend en grande partie de ceux qui y participeront. Il est inacceptable d’impliquer dans de tels événements des employés incompétents qui pourraient détourner l’événement dans une direction différente. La sélection des spécialistes prêts à discuter des questions soulevées lors d'une réunion de bureau doit être confiée à un organisateur-stratège compétent.

Mise en place de réglementations. Une réunion d'affaires, selon les problèmes à résoudre et la taille de l'entreprise, s'inscrit généralement dans la durée standard - de trente minutes à deux heures. La réunion de planification devrait se terminer dans cinq à dix minutes et la réunion opérationnelle devrait se terminer dans un délai de quarante minutes à une heure.

Préparation d'un plan de réunion. Avant l'ouverture de la réunion d'affaires, chaque participant reçoit plan détaillé des ordres du jour, des documents de rapport, selon lesquels il peut préparer ses questions et/ou rapports.

Exemple de structure d’ordre du jour. Ce document peut comprendre les principaux points liés à la gestion opérationnelle, tactique et/ou stratégique de l'entreprise. La structure de l'ordre du jour comprend généralement une liste spécifique de tâches dictées par les plans de l'entreprise et les moyens de les résoudre. En outre, l'ordre du jour peut comprendre tâches supplémentaires qu'il convient de mettre en œuvre dans un avenir proche.

Tenir une réunion. Pour qu'une réunion d'affaires se déroule le plus efficacement possible et ne se transforme pas en un chaos prolongé, elle doit commencer exactement à l'heure, passer d'une question à l'autre rapidement, sans hésitation. Il est nécessaire de résumer après chaque question abordée, en indiquant heure exacte et la date, les employés responsables de l'exécution. Dans le même temps, il est nécessaire de réduire les discussions au minimum, en ne permettant que des clarifications lors de l'élaboration de solutions.

Mesures d'efficacité. Chaque réunion tenue doit être analysée pour vérifier sa conformité avec les buts et objectifs. L'efficacité d'une réunion se mesure par la proportionnalité du résultat souhaité par rapport aux coûts nécessaires pour y parvenir.

Contrôle et analyse. Une fois l’efficacité d’une réunion d’affaires atteinte, il est nécessaire d’en surveiller le résultat et de procéder à une analyse approfondie. La capacité de mesurer, d’analyser et de contrôler toutes les données est la qualité d’un leader avisé, capable de faire d’une entreprise un leader du marché.

Notes à un leader intelligent

Il est préférable d'organiser une réunion d'affaires en début de journée, lorsque les employés sont en mesure de générer des options de décision intelligentes.

Le code d'éthique d'entreprise doit préciser l'algorithme, le calendrier des réunions et sa fréquence, la réglementation, les buts et objectifs. Il est préférable de tenir une telle réunion le lundi, lorsque vous devez définir des mini-tâches pour la semaine et résumer les résultats de la période de référence écoulée.

Chaque employé doit connaître l'heure, le lieu et la date des réunions d'affaires régulières et s'y préparer. Ce point est mieux reflété dans responsabilités professionnelles chaque salarié, en indiquant le degré de sa responsabilité et de sa participation. C'est l'éthique des relations officielles, dont la violation entraîne de graves maladies de l'équipe.

Lors des réunions, des résistances de la part des employés surviennent assez souvent, qui doivent être diagnostiquées à temps et habilement éliminées, sans conduire à des sabotages ni à des conflits d'intérêts internes. Si, dans les entreprises au style de gestion autoritaire, une telle résistance ne se produit pas lors des réunions en raison de la peur ou de l'incertitude, il faut la provoquer artificiellement. Sinon, dans le processus d'exécution et de résolution des tâches assignées, de graves problèmes peuvent survenir en raison de la déloyauté des employés envers l'entreprise.

Pour éviter de telles pratiques, il est nécessaire de minimiser les problèmes au stade du choix d'un objectif et de l'attribution des tâches aux subordonnés. Pour ce faire, il faut distribuer des « boucles d'oreilles à toutes les sœurs », c'est-à-dire occuper le personnel avec des tâches importantes : confier à certaines les étapes difficiles d'élaboration et de mise en œuvre du projet, déléguer le contrôle de l'exécution à d'autres, motiver les autres à réaliser des « exploits » en augmentant leur autorité dans l'équipe en nommant temporairement un supérieur hiérarchique ou en démotivant les collaborateurs particulièrement zélés.

La responsabilité des employés pour l'accomplissement des tâches assignées doit être répartie de manière à pouvoir être confortablement contrôlée. A chaque réunion, il faut résumer et reconnaître les salariés particulièrement distingués et punir ceux qui se rendent coupables et sabotent le travail devant toute l'équipe. Aucune discussion ou décision ne doit être autorisée dans le dos des salariés, car il existe un risque immédiat d'éclatement de conflits au sein de l'entreprise.

Il est utile pour chaque manager de connaître les différences entre les réunions de bureau, les réunions de planification et les briefings, les brainstormings, les échanges d'opinions et les discussions. Les deux formats de gestion impliquent de recevoir du feedback, mais de manière différente. Les réunions d'affaires sont une technologie permettant de gérer des personnes et de définir des tâches tactiques et stratégiques, et le format de la discussion est une communication informelle, signe que le manager est inexpérimenté et ne sait pas comment gérer le déroulement de la réunion et l'orienter correctement. direction.

De plus, une réunion d'affaires est divisée en :

Instructif, lorsque le leader donne des instructions précises et reçoit des retours de ses subordonnés ;

Opérationnel, dans lequel les tâches actuelles sont résolues ;

C'est problématique lorsqu'un problème de l'équipe est résolu et qu'un plan étape par étape est élaboré pour sortir de la situation de crise actuelle.

De nombreuses entreprises modernes sont coupables de formats commerciaux confus, entraînant l'équipe dans l'abîme de la confusion, des conflits et des discussions sur des problèmes totalement inutiles. La structuration des formats fait partie de la culture, qui est soumise à des normes d'entreprise strictes.

Évaluer l'efficacité des réunions d'affaires

Comment comprendre qu'une réunion d'affaires s'est déroulée avec compétence et extrêmement efficacité ? Il convient de répondre aux questions suivantes :

Les objectifs fixés pour l'événement ont-ils été atteints ?

L’ensemble de l’ordre du jour a-t-il été couvert ? Est-ce que toutes les questions ont été discutées ?

Avez-vous respecté les règles imposées ?

Toutes les décisions sont-elles communiquées aux responsables de la mise en œuvre ?

Les interprètes ont-ils correctement compris leurs tâches et leurs délais ?

En répondant à ces questions, un élément quantitatif apparaîtra : combien de personnes sont impliquées dans la résolution du problème, combien d'heures de travail elles ont besoin pour accomplir les tâches, combien d'argent est nécessaire pour cela, etc. Marqueur quantitatif - bon outil pour analyser les performances au fil du temps et comparer avec les périodes précédentes.

En règle générale, des réunions efficaces sont organisées lorsque tous les objectifs sont atteints bon moment, apportent des résultats tangibles.

Diriger une réunion très efficace est un véritable art, où le leader est le chef d'orchestre, le secrétaire est le premier violon et toute l'équipe est tout l'orchestre. Une préparation minutieuse et une conduite compétente d'une réunion d'affaires déterminent la partition que cet organisme vivant interprétera - une musique classique qui peut évoquer des émotions enthousiastes et inspirer de futures victoires, ou une cacophonie de sons qui tue tout autour.

Je vous souhaite des mesures de gestion intelligentes, messieurs !

Zhanna Pyatirikova spécialement pour le portail des entreprises BZZN.ru

2016 est une période de mise à l’épreuve de la force des entreprises, et à cet égard, plus que jamais, il est nécessaire de prendre le pouls de votre équipe commerciale au quotidien. Je présente à votre attention quelques bases, à la suite desquelles votre service commercial deviendra plus ciblé et efficace.

Dans le bon sens, l'entreprise devrait avoir 2 réunions entre le manager et les managers : la première est une assemblée générale, lors d'une réunion de planification matinale, la seconde est une réunion individuelle, en soirée, au cours de laquelle le manager approfondit attentivement les résultats de l' activités de son peuple, analyses situations difficiles, fournit une motivation individuelle. Mais aujourd'hui, nous parlerons spécifiquement de la réunion générale de planification matinale, qui est un outil indispensable pour gérer le service commercial et maintenir vos collaborateurs en forme.

Objectifs de la réunion du matin :

1. Résumer hier

2. Planifiez votre journée de travail

3. Suivi de la réalité de la réalisation des plans mensuels et élaboration du plan « B »

4. Formation des managers sur exemples spécifiques utiliser un jeu d'entreprise

5. Vérifier le niveau d'énergie des managers et leur charge supplémentaire, leur motivation

Autrement dit, pour le chef du service commercial, la réunion de planification est un test décisif pour la qualité de son travail, ce qui l'aidera à réagir en temps opportun aux situations qui conduisent généralement à l'échec de la réalisation des plans, à des erreurs dans la communication avec les clients. , ou le licenciement des dirigeants.

Donc, 10 règles pour une réunion de planification ROP matinale efficace :

1. Périodicité.

Les réunions de planification matinales ne doivent pas avoir lieu de temps en temps, pas lorsque vous êtes de bonne ou de mauvaise humeur, mais tous les jours, à la même heure. Une bonne réunion de planification sera un rituel de démarrage des travaux, de démarrage d'activité pour les managers. Dans ma pratique, j'ai rencontré de nombreux exemples où une réunion de planification mal menée ou pas du tout menée a ruiné toute la structure de la journée d'un manager, gâché l'ambiance et tué l'envie de travailler.

Lors de la réunion de planification du matin, les managers doivent enfin se réveiller et saisir l'idée principale : Commençons !

2. Discipline

Une réunion efficace a une structure, des objectifs et un calendrier clairs (c'est-à-dire le temps alloué à la réunion). Tout écart par rapport à la structure démotive les managers, mais le respect règles générales– discipline et structure la pensée.

La réunion de planification doit toujours commencer et se terminer à l’heure. 15 minutes avant le début de la réunion de planification, tout le monde doit être présent au bureau. Tous les goûters ont lieu avant la réunion de planification. Après, ce n'est que du travail.

Les managers doivent être préparés pour la réunion de planification, connaître tous leurs indicateurs actuels et leurs plans pour la journée, et ne pas compter les chiffres sur une calculatrice, ce qui enlèverait du temps à toute l'équipe ou se laisser distraire par des calculs au lieu d'écouter les informations fournies par le ROP veut transmettre à tout le monde.

Pour une réunion de planification de qualité avec un business game, 45 minutes suffisent généralement. Mais croyez-moi, ces 45 minutes peuvent vous faire gagner beaucoup de temps à l'avenir et apporter des résultats financiers bien meilleurs.

3. Énergie

La réunion de planification du matin est un plus léger pour les yeux des salariés.

Si la réunion de planification est ennuyeuse, les managers s'endormiront encore plus et vous n'obtiendrez pas l'effet souhaité. Ne diffusez pas l'information, ne gardez pas un objectif et une structure à l'esprit, ne laissez pas les employés errer d'un sujet à l'autre et ne posez pas de questions qui ne concernent qu'une seule chose.

Il est important de se rappeler que les réunions de planification sont un travail d’équipe et non des réunions matinales. Gardez l'attention de tous. Dites seulement ce qui concerne tout le monde.

4. Formez constamment vos managers !

Chaque jour, lors de réunions du soir, vous découvrez auprès des managers comment s'est déroulée leur journée, quels succès ils ont eu, quelles difficultés ils ont rencontrés, quelles objections des clients ils n'ont pas pu gérer. La réunion de planification du matin vous permet d'amener les questions les plus urgentes à la discussion générale.

Pour ce faire, vous avez besoin que le manager décrive brièvement le problème qu'il n'a pas pu résoudre hier, puis vous répétez rapidement la partie théorique (par exemple, le bloc « argumentation par méthode de calcul »), et après cela vous organisez un jeu d'entreprise. , où le rôle du client est joué par le manager qui n'a pas fait face à la situation. Ensuite, à l’aide d’une courte séance de brainstorming, toute l’équipe propose des options pour résoudre la situation.

Il est particulièrement important que tous les membres de l’équipe participent activement à la recherche de solutions. Ne donnez pas de réponses toutes faites ; la formation la plus efficace n’est pas la théorie d’un leader, mais la recherche d’idées à travers les interactions.

Des formations quotidiennes, des formations complémentaires et un accompagnement des compétences des managers permettront à vos managers de se développer en permanence, d'améliorer leurs compétences commerciales, et de ne pas avoir peur des difficultés « sur le terrain ».

5. Surveiller en permanence ce qui est prévu

Planifier sans contrôle, c'est de l'argent perdu (c) sagesse chinoise ancienne

Je pense qu'il n'est pas nécessaire d'expliquer séparément ici. Si vous ne le contrôlez pas une fois, puis deux fois, la troisième fois, les managers cesseront de faire quoi que ce soit ou commenceront à mentir.

6. Motivation de l'équipe

Il est important non seulement d'identifier les résultats d'hier pour toute l'équipe dans son ensemble et pour chaque individu, mais aussi d'identifier le meilleur et le pire de la journée précédente, et n'ayez pas peur de démotiver qui que ce soit avec cela - un temps trop court les périodes sont utilisées et les managers ont la possibilité de s'améliorer chaque jour.

Utilisez comme indicateurs non seulement des indicateurs financiers (combien de ventes réalisées, combien d'argent rapporté) ou d'activité (nombre d'appels, de rendez-vous et de réunions tenues), mais aussi des indicateurs qualitatifs (qualité de la communication entre le manager et les clients). Vous pouvez soit écouter vous-même les appels des managers, soit utiliser les rapports du service de contrôle qualité.

7. Spécificité dans les plans

Le manager ne doit pas seulement parler du nombre de ventes qu'il clôturera aujourd'hui, du nombre de paiements qu'il encaissera et du nombre de réunions qu'il effectuera. Il doit étayer ses projets avec des noms d'entreprises spécifiques. Même s'il n'a pas prévu de réponses de clients aujourd'hui, le manager doit dire où il obtiendra le plan d'aujourd'hui, qui il appellera, à qui il s'adressera, mais les entreprises doivent être nommées, avec des chiffres clairs en argent et en quantité. .

Il est également très important de rappeler que le plan quotidien du manager doit répondre à l’atteinte des objectifs mensuels. Si votre responsable a un plan mensuel de 1 000 000 de roubles de paiements, il ne peut pas prévoir de collecter 20 000 roubles chaque jour, car il ne terminera tout simplement pas le plan à ce rythme.

Définissez des plans ambitieux pour vos managers. Si un manager est gêné d'exprimer un projet ambitieux, ou fait référence à sa superstition (« Je ne le dirai pas pour ne pas lui faire de mal », « J'en dirai plus maintenant, et tu me mangeras la cervelle le soir ") - cela doit être traité, et le plus tôt sera le mieux. Former les managers à des projets élevés, cultiver leurs « limites » internes.

De plus, le manager doit croire en ses propres chiffres, ne pas parler « à l'improviste » parce qu'il le doit, mais comprendre clairement que ce qu'il a dit est vraiment réalisable et qu'il sait comment l'influencer.

8. Vérifier l'état de préparation de toute l'équipe

Avant de libérer vos commerciaux un nouveau jour, vérifiez qu'ils disposent de toutes les ressources - tant externes (disponibilité des supports de présentation, cartes de visite, bases de données d'appel, etc.) qu'internes - si tout le monde a les yeux pétillants, ou est-il nécessaire de contacter quelqu'un ? puis rester et discuter davantage des difficultés éventuelles, apporter une motivation individuelle supplémentaire.

9. PuissantCTA à la fin de la réunion

Trouvez une phrase motivante qui sera un point d'ancrage pour commencer le travail et donnera un regain d'énergie supplémentaire à vos managers. La phrase peut être n’importe quoi : « Équipe, c’est parti ! », ou « Allons-y ! », ou « Ça y est, c’est parti ! »

C'est ce qu'on appelle l'ancre, qui donne le signal que tout, la matinée est terminée, il est temps de courir et de gagner !

10. Visualisation

Assurez-vous d'inclure les résultats de la réunion de planification sur le tableau de bord afin que les managers puissent constamment voir à la fois leurs résultats et le résultat global de l'équipe, ainsi que le pourcentage d'achèvement du plan. Un tel tableau pourrait ressembler à ceci :

Et en bonus, un exemple de liste de contrôle pour évaluer la qualité d'une réunion de planification matinale :

Parvenir à une solution cohérente, rapide et travail efficaceéquipe - pas une tâche facile pour tout dirigeant. La tâche du patron est d'élaborer une stratégie d'action unifiée pour chaque subordonné, de surveiller leur travail et de le corriger. Pour réaliser un travail fructueux, vous devez comprendre comment diriger des réunions, comment instruire correctement vos subordonnés pendant une certaine période.

Réunion de planification - discussion et répartition des tâches de travail prévues pour un certain temps. Ces réunions peuvent être divisées en plusieurs types selon leur type, leur durée et leur quantité.

Le premier type comprend les réunions de reporting (celles-ci doivent être organisées par la direction pour rendre compte de la façon dont les tâches de travail sont exécutées à ce moment-là), les réunions de discussion (lorsque les propositions sont examinées et les modifications apportées au plan d'action sont discutées) et les réunions de motivation (où tout le monde obtient sa propre tâche dans le processus de résolution du problème principal).

En fonction du temps, vous pouvez organiser des réunions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

Si l'on prend comme base le facteur quantitatif, les réunions de planification peuvent être divisées en générales ou de masse (auquel tous les employés sont présents) et fermées (lorsqu'un groupe ou un service distinct se réunit).

La tenue de réunions de planification présente certains avantages :

• Maintient la discipline et réduit les retards.
• Aide à définir clairement et clairement les tâches de l'équipe. Un plan quotidien à court terme est bien plus utile et productif qu’un plan sur six mois.
• Indique l'indicateur de performance réel. Cette qualité s'étend si, lors de la réunion de planification, les employés présentent à leurs supérieurs des rapports sur ce qu'ils ont fait.

N’oubliez pas le rôle motivant élevé des réunions. Mener une réunion avec compétence signifie avoir un impact positif sur l'humeur des employés, en les encourageant à travailler fructueusement et en les incitant à améliorer leurs performances. De plus, cette propriété contribue à établir des relations positives entre l’équipe et la direction.

De l'autre côté, tenir des réunions de planification a aussi ses inconvénients:

• Les longues réunions enlèvent la force et l'énergie des employés.
• Les réunions soudaines et imprévues sont généralement inefficaces.

Pour éviter de tels facteurs négatifs, les réunions doivent être menées de manière réfléchie.

Avis d'expert

Lors de la réunion de planification, les employés proposent de nouvelles idées pour développer l'entreprise et augmenter les ventes.

Hasmik Guévorgian,

Directeur général et l'un des propriétaires de la chaîne de magasins Provocation à Moscou

Nous récompensons et soutenons de toutes les manières possibles nos collaborateurs qui souhaitent accroître la notoriété de notre marque. Nos franchisés ont décidé d'organiser des réunions spéciales deux fois par mois, au cours desquelles les employés expriment leurs réflexions et suggestions pour développer l'entreprise et augmenter les ventes. Les auteurs les plus projets intéressants et les idées reçoivent une prime pouvant aller jusqu'à 15 % du salaire.

Certains de nos meilleurs modèles de T-shirts ont été initialement conçus et suggérés par des employés. Grâce à nos collaborateurs, nous augmentons la visibilité de l'entreprise en parrainant des événements culturels jeunesse.

Un exemple frappant : un de nos collaborateurs à Tula a proposé de participer à des compétitions sportives municipales et à des soirées en clubs. La créativité et la détermination de cet employé ont été la clé pour que notre publicité soit apparue dans les cafés populaires de la ville. Finalement, les ventes dans la ville de Tula ont doublé. Les revenus de l’employé ont augmenté de la même manière : quelques mois plus tard, il est devenu directeur du magasin.

3 éléments pour des réunions de planification réussies

1. Composante informationnelle. Rendre le matériel intéressant et utile pour ceux qui écoutent. Si des informations ennuyeuses ne peuvent être évitées, essayez de les présenter d'une manière inhabituelle. Les informations présentées lors de la réunion de planification doivent être utiles et passionnantes. Si vous souhaitez organiser des réunions réussies, il est préférable de ne pas partager d'informations fades et ennuyeuses.
2. Composante émotionnelle. Un matériel fascinant avec une mauvaise livraison est un mauvais matériel. Souvenez-vous de l'université : passer du temps dans certains cours était ennuyeux, les étudiants dormaient littéralement en classe, tandis que dans d'autres, tout le monde voulait aller au fond des choses et discuter.
3. Le leader qui dirige la réunion. L'autorité de l'orateur affecte directement l'assimilation de l'information. Si vous n'avez pas encore atteint des compétences rhétoriques élevées, travaillez plus dur sur les points 1 et 2 avant d'organiser la réunion.

Comment mener des réunions de planification sans résistance des employés

Ce n'est un secret pour personne que les employés ont souvent une attitude négative à l'égard de la planification des réunions. Il vaut la peine de comprendre les raisons de cette perception.

Premièrement, l'origine originale de telles réunions de planification est associée parmi les gens à une époque où les moyens de communication ne permettaient pas de coordonner le travail des personnes et où il était nécessaire que toute l'équipe se réunisse en personne et discute des questions de travail importantes pendant des heures. Puisqu'il n'y a pas d'autres moyens de se renseigner ou de discuter points importants il n’y a tout simplement pas eu de tonnes de questions, de commentaires et de souhaits concernant le travail accumulé pour la réunion. La réunion a donc dû durer plusieurs heures.

Deuxièmement, de nombreux employés de bureau sont agacés par le fait que les réunions de planification occupent 1/5 de leur temps de travail total. En même temps, il n'y a pas grand-chose à discuter - le discours du patron occupe généralement la moitié de la réunion.

Troisièmement, si vous organisez une réunion tous les jours, les employés la traiteront bientôt comme un événement « pour le spectacle ». Les employés ne rendront pas compte de manière détaillée et intéressante de l'avancement du travail ou de tout changement, car ils peuvent tout simplement ne pas se produire dans un laps de temps aussi court. Les principaux objectifs de toute entreprise sont des plans à long terme, vous ne devez donc pas priver les employés d'un temps précieux pour écouter « les choses sont normales, nous travaillons ». Ce n'est que dans les cas critiques, les situations d'urgence et les tâches urgentes qu'il devient nécessaire de tenir des réunions quotidiennes.

Comment mener correctement une réunion de planification en choisissant le format approprié

1. Réunion d'information

Vous pouvez organiser une telle réunion de planification le lundi, en faire un événement hebdomadaire pour chaque service de votre entreprise, pour chaque chef de service. Le but de cette réunion est de découvrir ce qui a été accompli au cours de la semaine écoulée, ce qui a été réalisé et ce qui est prévu pour cette semaine. Les managers peuvent transmettre des informations importantes à leurs subordonnés et les motiver à travailler de manière productive. Ne retardez pas la réunion – il est préférable de la tenir dans un délai de 30 minutes.

2. Répartition des tâches

Il est préférable de tenir cette courte réunion de planification en début de journée. Les managers donnent les consignes de la journée et les expliquent aux salariés. Si vous avez des questions ou informations importantes non, une telle réunion de planification ne prendra pas beaucoup de temps de travail aux salariés.

3. Réunion de planification

Une telle réunion de planification doit avoir lieu après que tous les employés ont été informés à l'avance par écrit ou par voie électronique. Laissez-les se préparer sur le sujet, fixez une heure de réunion et un secrétaire de réunion. Envoyez également les conclusions et les résultats de la réunion à toutes les personnes présentes ou attendues à la réunion de planification. Il est important de noter qu’une telle réunion de planification ne devrait pas durer trop longtemps. Si cela ne peut être évité, veillez à prévoir des temps morts pour vous reposer ou prendre une collation.

4. Réunion de planification créative

Si cette fois vous n'avez rien à offrir à l'équipe, bonne option tiendra une réunion de planification dans un format non standard. Cela pourrait être un concours meilleure idée ou un brainstorming.

5. Réunion de planification pour la résolution des conflits

N’oubliez pas le facteur humain et les éventuels malentendus au sein de l’équipe.

La position correcte du patron est d'identifier et de résoudre un tel problème. Il serait plus opportun que jamais de tenir une réunion à cet effet. Vous devez donner à chaque personne la possibilité d’expliquer sa position et de lui dire exactement ce qui ne la satisfait pas. Le format d’une telle réunion ne doit pas être strict ; laisser les gens parler ou argumenter, en justifiant leurs opinions. Une fois que vous avez identifié ensemble les défis, vous devez les surmonter. Vous n’êtes pas obligé de prendre cela en charge vous-même ; les spécialistes RH et les cadres supérieurs vous aideront.

Vous devez mener une réunion en choisissant un sujet intéressant pour tout le monde - pour que tout le monde veuille parler et que vous ayez la possibilité de réguler la conversation et de corriger son orientation.

Résumez la réunion, recueillez ce que les participants ont dit et partagez les résultats avec eux.

Il n'est pas nécessaire d'avertir les collègues dès le début que la réunion de planification a lieu en raison d'un conflit survenu. L'exception concerne les réunions spéciales organisées uniquement pour résoudre de telles situations.

Comment augmenter les avantages de la planification des réunions

Des séances de planification, des réunions et des réunions mal organisées sont absolument inutiles et même nuisibles. Car à eux seuls, ils ne créent pas de valeur ajoutée, mais on peut y consacrer énormément de temps.

Découvrez les règles pour organiser des réunions de planification efficaces dans le magazine Directeur Commercial, qui feront avancer le processus de travail avec un minimum de temps.

Comment mener quotidiennement des réunions de planification : algorithme étape par étape

Étape 1. Déterminer les objectifs de la réunion de planification du matin

Chaque organisation doit présenter et planifier les résultats de son travail. En fonction de vos objectifs, vous devez élaborer un plan étape par étape pour leur mise en œuvre.

Sélectionnez les objectifs dans la liste qui conviennent à votre entreprise :

• Fixer des objectifs

La principale raison de tenir des réunions d’équipe est la planification des tâches. Le plan quotidien d'un employé ne doit pas inclure plus de 3 tâches et 1 objectif. Idéalement, chaque employé définit lui-même les tâches et les priorités de la journée et en rend compte au manager.

Pour fixer des objectifs réalistes et réalisables, utilisez. Il est préférable de planifier votre travail en utilisant des chiffres précis. Visualisez l'information : il est préférable d'organiser l'événement dans une salle équipée d'un projecteur ou d'un tableau sur lequel vous notez les principales tâches. Marquez votre objectif de la journée avec un marqueur et soulignez-le pendant la conversation.

Il est préférable que chaque employé rédige son plan.

• Commentaires des employés

Bien souvent, les salariés, confrontés à un problème ou à une situation incompréhensible, n’en signalent pas à leur patron. Généralement, cela fait l’objet de discussions entre collègues et n’est pas considéré comme digne d’être signalé à la direction. Il est nécessaire d'établir un contact constant avec les subordonnés. Les employés doivent s'habituer à dire à leur responsable ce qui les préoccupe et les inquiète dans l'exercice de leurs fonctions.

Dans ce cas, le manager doit tenir des réunions séparées pour écouter chaque problème et y répondre de manière appropriée, même s'il estime que la situation n'en vaut pas la peine. attention particulière. Recherchez également la racine du problème et non le coupable. Désignez une personne spécifique chargée de résoudre le problème et fixez un délai clair pour cela.

• Transfert d'expérience et de formation

Soyez le premier à parler - dites à vos collègues comment vous effectueriez vous-même la tâche qui vous est assignée. Lancez une discussion, demandez aux collaborateurs comment faire ceci ou cela fonctionne mieux et de manière plus fructueuse. Vous pouvez organiser une réunion de planification sous la forme d'un jeu ou réaliser une analyse de rentabilisation afin que tout le monde puisse participer à la discussion.

Vous pouvez organiser des formations : raconter ou répéter des scripts, des réponses types, des avantages de produits, des promotions d'entreprise, etc. avec des collègues. Impliquez toute l’équipe dans ce processus.

Ne vous répétez pas, apprenez chaque jour quelque chose de nouveau à vos collaborateurs, développez-les !

• Esprit d’équipe accru

Parlez de l'entreprise comme d'une équipe soudée - utilisez les mots « nous », « notre équipe » dans votre discours.

Signalez quelque chose de nouveau et d'intéressant au cours de la dernière journée : ce qui s'est passé hier, l'actualité de l'entreprise, ses succès (même petits). Ce n’est pas parce que vous disposez d’une newsletter interne par e-mail que tout le monde la lit. Ainsi, les choses les plus intéressantes et les plus importantes peuvent être redites lors de la réunion de planification. Si l’information n’est pas entièrement positive, les salariés auront l’occasion de discuter d’un plan d’action.

Retenez les dates importantes pour les salariés, parlez-en (anniversaires des salariés eux-mêmes, des membres de leur famille, des enfants, un événement important pour l'entreprise, etc.).

• Motivation de l'équipe

Vous pouvez organiser une réunion afin de charger l'équipe de positivité pour la journée à venir. Pour ce faire, vous avez besoin de :

• Félicitez l'un des employés (le meilleur en vente, bonne qualité, gratitude du client, solution situation difficile etc.).
• Lors de l'attribution des tâches, expliquez comment le travail affectera positivement les objectifs généraux de l'entreprise. Faites savoir à chaque employé qu’il est important.
• Utilisez des mots et des phrases de motivation : « Faisons-le ! », « Montrez ce que vous pouvez faire ! » etc.
• Montrez que vous croyez en chaque employé, dites souvent des phrases telles que « Nous pouvons », « Nous réussirons », « Je suis confiant », etc.

Une règle importante pour mener des réunions efficaces est de ne parler que de choses positives, de ne réprimander personne lors de la réunion de planification et de ne pas gronder l'équipe. Le matin, vous ne devriez parler que de choses positives !

Assurez-vous d’utiliser tous les objectifs mentionnés ci-dessus, mais il n’est pas nécessaire que tous se réunissent en même temps.

Étape 2. Rédiger le règlement

Une fois que vous avez choisi les objectifs de votre réunion matinale, vous devez décider comment les réaliser. Le règlement peut être imprimé et accroché dans le bureau où se tient la réunion de planification.

Décidez de la durée pendant laquelle vous comptez tenir la réunion et notez-la dans le règlement. Quinze minutes suffisent pour une réunion efficace. De plus, faites un plan précis : ce dont vous parlerez lors de la réunion. Pour ce faire, vous avez besoin de :

La réunion de planification doit se dérouler sur une note positive. Saluez l'équipe, reconnaissez l'un des employés pour le travail accompli et les réussites de la journée écoulée. A la fin de la réunion, vous pourrez féliciter l'équipe, lui souhaiter une agréable journée ou la motiver à travailler de manière productive.

Au début de la réunion de planification, rapportez ce qui a été accompli au cours de la journée écoulée. Définissez de nouvelles tâches en fonction de ce qui a été fait. Après cela, vous pouvez effectuer une formation ou commencer une répétition.

Obtenez une réaction de l'équipe, communiquez avec elle en fin de réunion pour ne pas prolonger l'événement. Si le sujet de discussion est trop difficile et nécessite plus de deux minutes, amenez-le à une réunion distincte ou attribuez-le à un employé spécifique.

Étape 3. Se préparer pour la réunion de planification

Afin de mener une réunion de planification correctement et avec compétence, vous devez vous y préparer à l'avance. Il est préférable de préparer la réunion du matin le soir et de tout noter.

Les objectifs quotidiens doivent s'aligner sur les objectifs à plus long terme et prendre en compte les défis de la veille. Séparément pour chaque élément, notez ce dont vous parlerez : nouvelles positives, problèmes, événements récents, formation.

Étape 4. Organiser une réunion de planification

Commencez à organiser la réunion en utilisant votre plan. Saluez l'équipe. Gardez une trace de l'heure afin que la réunion ne dure pas plus de 15 minutes.

Lors de la réunion, observez la réaction des employés à chaque étape de la réunion de planification. De cette façon, vous pouvez déterminer ce qui était intéressant pour l’équipe et ce qui ne l’était pas. Si les employés ne sont pas intéressés par certaines informations, réfléchissez à la possibilité de les supprimer du plan ou de modifier la façon dont elles sont présentées.

Vous pouvez comprendre l’efficacité avec laquelle vous avez mené la réunion de planification en examinant la qualité du travail des employés et le niveau des ventes. Si la productivité a augmenté, alors la réunion de planification a été organisée correctement.

Avis d'expert

Comment mener une réunion de planification matinale non standard

Dmitri Grishine,

Président du conseil d'administration et l'un des fondateurs du groupe Mail.Ru à Moscou

Pour nous, tenir des réunions au format inhabituel est chose courante. Chacun d’eux prend moins d’une demi-heure. Les réunions de planification sont ouvertes à tous ; tous les employés peuvent participer, pas seulement ceux directement liés au sujet de la réunion de planification. On parle debout afin de s'éloigner quelque peu du format habituel de travail en milieu de travail.

Trouvez-en le plus possible idées créatives Résoudre les problèmes qui se sont posés, même ceux qui semblent totalement irréalistes, est l'objectif principal avec lequel nous avons commencé à organiser de telles réunions de planification. Les propositions sont critiquées avec rigueur, sans émotion, et ne parlent que de l'aspect technique du problème.

Tout ce qui est proposé par l'équipe est entré dans une base de données spéciale. Organiser des événements de ce format, c'est donner la possibilité aux collaborateurs de s'entendre et de ne pas s'accrocher à un problème insignifiant. Tout le monde se sent impliqué dans une cause commune, importante pour l'entreprise, et cela, comme rien d'autre, incite à travailler.

Comment bien conduire une réunion de planification dans un département

Chacun de nous comprend tout ce que les chefs de service doivent faire. En plus de leur travail régulier, ils s'occupent de résoudre des problèmes et organisation générale tout le département. L'efficacité d'un patron dépend des méthodes et outils de gestion qu'il utilise. Est-ce que cela vaut la peine de consacrer du temps et de tenir des réunions dans ce cas ?

Tout dépend de l’approche du manager face à la question de la planification des réunions. Dans un cas, les patrons abordent les réunions de planification de manière très formelle, même si les règles de l'entreprise stipulent que de telles réunions doivent avoir lieu. Un tel leader estime que l'essentiel est plus d'efforts, moins de réunions. D'autres chefs de service décident de tenir des réunions de leur propre initiative, car ils savent à quel point un tel outil est efficace pour améliorer la qualité du travail en équipe.

Si le mentor de tout un département estime que des réunions doivent avoir lieu simplement parce qu'« elles le doivent », alors il ne devrait pas perdre de temps à organiser des réunions de planification. Tout événement organisé uniquement pour le spectacle n'a qu'un impact négatif sur le travail. D’après le nom lui-même, une réunion de planification est une planification compétente des actions pour atteindre les grands objectifs de l’entreprise.

Basée sur le cycle de Deming, la réunion de planification est inspection périodique(Vérifier) ​​le travail de l'équipe afin de modifier ou de rediriger le mouvement (Akt), si nécessaire.

À quelle fréquence tenir des réunions de planification dans le département? Les réunions quotidiennes du département ne sont nécessaires que pour les employés nouveaux ou inexpérimentés qui ne peuvent se débrouiller sans la supervision constante et les conseils de leurs supérieurs. Pour une équipe plus cohésive et expérimentée, les réunions doivent avoir lieu une fois par semaine, le même jour, à peu près à la même heure et dans la même structure que la réunion de planification. Ceci est nécessaire à des fins de discipline.

Le plus souvent, le manager refuse de tenir une réunion de planification car il considère que c'est une perte de temps. L'interaction avec l'équipe se transforme en un court monologue sans retour des employés. Avec cette approche, la plupart des fonctions sont perdues, sauf peut-être celles informationnelles et, en partie, disciplinaires.

Pour tout manager, interagir avec un groupe est bien plus difficile qu’interagir avec chaque collaborateur individuellement. Gérer une équipe entière à la fois est la compétence d’un bon patron expérimenté. Un tel leader sait comment mener correctement une réunion de planification : rapidement et précisément, tout en recevant les « retours » du groupe, en discutant avec eux d'un problème et, sur cette base, en réglementant le travail du département. Il est préférable de s'en tenir à une réunion d'une demi-heure (+- 15 minutes). Une personne est physiologiquement programmée avec un tel temps pour la plus grande concentration d'attention.

L'introduction d'un nouvel événement - une réunion de planification - demandera un certain temps. Souvent, vous devrez organiser plusieurs réunions pour faire fonctionner un tel outil. Si le chef d'un service commence à écouter les retours de l'équipe, il recevra beaucoup nouvelles informations, que personne n’avait exprimé auparavant. Mais maintenant, une opportunité s'est présentée - a demandé le leader lui-même ! Il faudra déterminer les rôles individuels des salariés et leur finalité dans le travail de l'ensemble du groupe, surmonter les objections et argumenter au mieux leur position. Souvent, les managers ne terminent pas la mise en œuvre d'un nouvel outil et, à quelques pas du résultat idéal, reviennent à une approche moins gestion efficace, c'est-à-dire mener des conversations séparément avec chaque employé.

10 règles pour mener une réunion matinale au service commercial

Souvent, les directeurs commerciaux s'acquittent bien de leur responsabilité principale consistant à parler aux gens et à vendre des produits, mais en même temps, ils ne sont pas du tout capables d'agir selon un plan, d'analyser le travail effectué et de travailler de manière cohérente. Si un manager a déjà reçu de nombreuses commandes pour ce mois-ci, il cesse de travailler aussi activement, fait moins d'appels à froid et ne traite pas avec des clients passifs.

Ayant remarqué une telle tendance, le manager peut en informer le manager lors de la réunion de planification, en lui disant que son évitement du travail a été remarqué et est surveillé. Bien entendu, les managers chercheront une excuse pour ne pas participer à la réunion, arguant qu'ils sont occupés. Une réunion peut être organisée à des fins de gestion administrative, lorsque le gestionnaire peut influencer le travail et l'améliorer s'il constate un déclin ou une urgence.

Pour mener une réunion de planification aussi efficacement que possible, vous devez respecter ces règles:

Règle 1. Fréquence

Les réunions du matin doivent avoir lieu à la même heure chaque jour, quelle que soit votre humeur. Au fil du temps, la réunion de planification deviendra une habitude et servira de signal aux managers pour commencer à travailler. Il y a eu des cas où l’absence d’une réunion ou sa mauvaise organisation a brisé la routine habituelle de la journée des managers et a emporté bonne humeur et l'envie de travailler.

Lors de la réunion de planification du matin, les managers doivent reprendre pleinement leurs esprits, se réveiller et comprendre : il est temps de commencer à travailler !

Règle 2. Discipline

3 clés d’une réunion de planification efficace sont de tenir des réunions avec une structure précise, des objectifs précis et en même temps. Si les règles sont respectées, la réunion de planification a un effet positif sur le travail des managers ; au contraire, s'en écarter nuit au travail.

La réunion doit avoir lieu en même temps. Les employés doivent arriver au bureau tôt et ne pas être en retard. Vous devez vous préparer au travail avant et pendant la réunion afin de pouvoir commencer à travailler immédiatement une fois la réunion terminée. Chaque manager doit préparer à l'avance la réunion de planification, fixer les objectifs de la journée et calculer tous les indicateurs, afin de ne pas prendre de temps à toute l'équipe pendant la réunion et de ne pas se laisser distraire.

Si vous décidez d'organiser une réunion basée sur le jeu, prévoyez environ 45 minutes. C'est plus que pour une réunion ordinaire, mais c'est très efficace pour le travail de l'équipe et la performance financière de l'entreprise.

Règle 3. Énergie

La réunion du matin donne le ton aux collaborateurs pour toute la journée.

Si vous organisez une réunion de planification ennuyeuse et sans intérêt, le travail de cette journée n'aura aucun effet positif. Fournissez des informations claires et intéressantes, ne permettez pas à l'équipe de s'écarter du sujet ou de poser des questions sur des choses qui ne sont pas pertinentes. travail généraléquipes.

Lors de la réunion de planification, vous ne devez parler que de ce qui s'applique à tous les employés. Un tel événement est travail collectif, et pas seulement le temps de s'asseoir.

Règle 4. Formez constamment vos managers

Chaque fois, à la fin de la journée de travail, renseignez-vous auprès des managers sur le déroulement du travail - quelles difficultés sont survenues, quelles objections des clients n'ont pas pu être surmontées. Résumez les informations afin de pouvoir consacrer une partie de la réunion de planification du matin à régler la situation avec l'équipe.

Tout d'abord, laissez le responsable lui-même décrire le problème qui s'est posé. Après cela, passez brièvement en revue la théorie sur le sujet, comme la section argumentation. Après cela, réfléchissez pendant le jeu : le rôle du client sera assumé par le manager confronté à la complexité, et le reste de ses subordonnés proposeront des options pour résoudre le problème.

La discussion doit être menée de manière à ce que chaque collaborateur participe à la recherche d'une solution. Vous n’avez pas besoin d’expliquer à chaque fois comment faire face à une difficulté ; laissez l’équipe elle-même trouver une issue en interagissant les unes avec les autres.

Cette approche avec une formation quotidienne permettra aux managers de s'améliorer constamment et de ne pas avoir peur d'affronter un problème.

Règle 5. Surveillez constamment ce qui est prévu

La règle ressort très clairement du nom. Si vous arrêtez de surveiller le travail des managers, vous ne verrez pas de travail efficace.

Règle 6. Motivation de l'équipe

Lorsque vous organisez une réunion de planification, rapportez non seulement les résultats globaux de la journée précédente, mais mettez également en évidence les managers ayant les meilleures et les pires performances. Cela n'affectera pas négativement le travail des employés, mais ne fera qu'inciter à travailler aussi bien ou à s'améliorer si quelque chose s'est mal passé hier.

Il est important de noter non seulement les indicateurs quantitatifs, mais également la qualité du travail. Félicitez les managers qui ont mieux communiqué avec le client que les autres. Vous pouvez écouter vous-même les conversations des employés ou contacter le service de contrôle qualité pour obtenir un rapport.

Règle 7. Spécificité des plans

Planifiez votre journée pour réunion du matin, le manager doit décider quelles ventes il réalisera, qui il rencontrera et quel paiement il recevra. Vous devez vous habituer à organiser l'événement de manière à ce que les responsables fournissent toujours ces données sous des numéros et des noms d'organisations précis. Laissez le manager nommer clairement les entreprises qu'il appellera et visitera, même s'il n'a pas de réponses précises de la part des clients prévues pour aujourd'hui.

De plus, le plan quotidien doit faire partie de l’objectif mensuel. En d'autres termes, si le plan de vente pour le mois est de 500 000 roubles, le vendeur ne peut pas prévoir d'en recevoir 15 000 par jour, car un tel rythme ne mènera pas à l'achèvement d'une tâche à long terme.

Il est impératif de combattre les objections de vos propres collaborateurs qui ne veulent pas se mettre la barre haute, invoquant la superstition ou le simple mécontentement. Former les employés à se fixer des objectifs ambitieux.

N'oubliez pas que le plan doit être réel et réalisable, et pas seulement dit. Le manager doit comprendre que la tâche fixée pour la journée est réelle et s'efforcer de la mettre en œuvre.

Règle 8. Vérifiez l'état de préparation de toute l'équipe

Avant d'envoyer vos subordonnés chez eux, vérifiez leur état de préparation. Il s'agit deà la fois sur les ressources externes (supports de présentation, cartes de visite, bases de données téléphoniques, etc.) et internes, « humaines » - si tout le monde est de bonne humeur ou si quelqu'un doit être travaillé séparément afin de le motiver à effectuer des activités productives .

Règle 9. Invocation puissanteà l'action à la fin de la réunion de planification

Pour terminer la réunion de planification, proposez une phrase de motivation lumineuse qui servira de signal pour commencer le travail - par exemple, « Au travail ! », « En avant ! et ainsi de suite.

Cette phrase servira de point d’ancrage qui dynamisera davantage l’équipe.

Règle 10. Visualisation

Pour réaliser un planning avec une plus grande efficacité, il est impératif de créer un tableau sur lequel seront attachés les résultats de la réunion et de l'évaluation, afin que les salariés puissent voir leurs réalisations globales, leur indicateur et à quel point ils sont proches de réaliser le plan mensuel.

Comment organiser une réunion de planification chaque semaine

Si vous souhaitez mener votre réunion de planification de manière efficace, vous devez considérer deux conditions. Tout d’abord, le temps imparti à la réunion n’est pas long, environ une demi-heure. La seconde concerne les notes prises lors de la réunion de planification. Les objectifs exprimés par les dirigeants doivent être écrits.

La réunion de planification hebdomadaire comprend quatre étapes :

Étape 1. Annonce des objectifs de l'entreprise

La meilleure façon de mener une réunion hebdomadaire est de commencer par réitérer l'objectif principal ou à long terme de l'entreprise. Par exemple, « Une entreprise prospère avec un vaste marché ». Après cela, nommez la tâche pour une période plus courte - quelque chose comme « Augmenter de 3 fois les revenus de l'organisation pour cette année ».

Étape 2. Les chefs de département racontent à tour de rôle ce qu'ils ont fait la semaine dernière pour atteindre l'objectif.

Il est nécessaire de tenir une réunion de planification afin d'obtenir des informations précises de la part des gestionnaires sur le travail effectué. Vous ne devez pas autoriser les expressions générales ou les discours peu informatifs, tels que « Nous avons réussi à augmenter l'efficacité du département de 10 % ». Dans un tel cas, il convient de se demander à juste titre quelles mesures ont été prises.

Si le chef de service continue de donner des informations générales, l'animateur de la réunion doit l'interrompre et lui demander directement s'il existe des informations dignes d'être discutées lors de la réunion. Dans le cas contraire, vous devez poursuivre la réunion en transférant la parole à un autre département.

Si vous organisez des réunions de ce format, vous pouvez clairement voir les résultats du travail de chaque département de l'entreprise. De plus, il devient ainsi clair lequel des dirigeants travaille dur pour le bien de l'organisation et qui ne fait que faire semblant.

Étape 3. Un objectif est fixé pour la semaine prochaine pour l'ensemble de l'entreprise et l'animateurréaliseconsentement des participants à cet effet

Donnez à chaque manager la possibilité de dire ce que son service va faire cette semaine, comment il mettra en œuvre le plan. Notez vos tâches planifiées dans un journal.

De plus, les chefs de service auront la possibilité d'interagir entre eux : demander à un autre service de faire quelque chose si des efforts conjoints sont nécessaires. Après discussion, ces objectifs devraient également être notés dans un journal.

Étape 4 : L'animateur de la réunion demande s'il est prêt à réellement atteindre son objectif cette semaine et annonce le début.

Cette forme de réunion de planification permet d'obtenir les résultats les plus positifs. Les chefs de département commencent à travailler dur et à obtenir des résultats élevés dans leur département ou à libérer des postes pour du personnel plus précieux. C'est à l'aide de telles réunions que vous pourrez comprendre lequel de vos collègues fait tous les efforts et qui ne fait que faire une apparition.

Avis d'expert

La meilleure option pour mener des réunions de planification hebdomadaires est à plusieurs niveaux

Vladimir Kisselev,

Directeur général, partenaire de JSC "SHERP Company" à Moscou

Les réunions de planification hebdomadaires sont des événements obligatoires pour chaque entreprise, au cours desquels les résultats du travail sont examinés et discutés et des objectifs sont fixés pour la semaine prochaine. Il est préférable de tenir des réunions à chaque niveau. Premièrement, les chefs de département et directeur général, puis des réunions de planification ont lieu dans chaque département avec son supérieur immédiat. Lors de réunions secondaires, les managers peuvent également annoncer des informations qui s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise et à chaque employé.

Il est important de mener une réunion de planification non seulement dans le cadre strict du sujet évoqué, mais également de donner aux salariés la possibilité de découvrir des informations intéressantes et de discuter des questions de travail. Le rôle de telles réunions est très important : c'est ainsi que l'équipe prend connaissance des nouveaux objectifs, des changements de plan ou d'autres actualités. Le PDG devrait organiser des réunions avec les employés qui ne participent pas aux réunions de planification hebdomadaires une fois par mois ou par trimestre.

Comment mener des réunions de planification en utilisant une approche créative

1. Choisissez un lieu insolite

Les réunions peuvent avoir lieu non seulement au bureau. Recherche bel endroit dans votre ville, talus, rue piétonne ou café. L'essentiel est que vous puissiez vous y rendre rapidement depuis et vers votre travail.

Un endroit qui plaira aux collègues : un café, une digue, un parc. Le seul bémol est que le lieu doit être situé à proximité du bureau afin que chacun puisse s'y rendre rapidement.

2. Planifiez une heure non standard

Essayez de tenir des réunions non pas le matin, mais, par exemple, au déjeuner (ne laissez pas l'équipe sans nourriture) ou 30 minutes avant la fin de la journée de travail (cela accélère le rythme de travail !).

3. Matériaux utilisés

Ne donnez pas de papeterie à tous les participants, mais un jeu de papier et un stylo pour 2-3 personnes. De cette façon, ils décideront eux-mêmes qui écrira quoi.

4. Retirez les téléphones de chacun avant le début de la réunion.

Une bonne solution consiste à mener la réunion sans distractions. Au début, cela provoquera une certaine gêne et confusion, mais cela augmentera ensuite considérablement la concentration et l'implication des participants dans la résolution des problèmes.

5. Changer le format de l'événement

Vous pouvez organiser une réunion de planification par téléphone ou Skype pour diversifier le rythme habituel, lorsque tout le monde a l'habitude de s'asseoir dans une salle de réunion.

Avis d'expert

Une réunion de planification avec cigares, narguilé et whisky peut-elle être efficace ?

Nikolaï Novoselov,

directeur de la société ArtNauka, Moscou

Basé sur expérience personnelle, je peux dire qu’une augmentation du nombre de réunions de planification a un impact négatif sur la productivité de l’entreprise. Nous avons essayé d'organiser une « journée tranquille au bureau » et étions convaincus que cette approche donne de meilleurs résultats que la réunion de planification elle-même. Malheureusement, cette méthode ne nous convient absolument pas ; nous ne pouvons pas passer une journée sans réunion chaque semaine, puisque nous travaillons dans le domaine événementiel.

Les employés apprécieraient davantage de participer aux réunions de planification s'ils tenaient leurs réunions avec un cigare et en buvant du whisky. Dans une atmosphère aussi informelle, les collègues peuvent en dire beaucoup plus et exprimer honnêtement leurs opinions. Je n'avais pas peur qu'une certaine familiarité apparaisse au sein de l'équipe si de telles réunions de planification avaient lieu. Les relations entre les salariés n'ont pas changé, les gens ont simplement commencé à se sentir plus détendus, à exprimer leur opinion sur la situation et à donner des conseils pratiques.

Comment mener des réunions de planification en utilisant l'expérience d'entreprises prospères

Mener des réunions avec l'équipe avec compétence ne signifie pas toujours organiser des réunions de planification au format habituel, lorsque tout le monde se réunit et s'assoit sur des chaises. DANS entreprises modernes, dans lequel ils s'enracinent rapidement méthodes non standard, ils tentent de plus en plus de tenir les réunions debout. Les réunions « debout » vous aident à vous débarrasser des conversations vides et interminables et à n'entendre que les informations les plus importantes.

Atomic Object, une société de développement de logiciels, a décidé depuis longtemps de tenir des réunions debout. Grâce à ce format créatif, la direction réalise résultats maximaux: absence de raisonnement inutile, questions clairement posées et réponses correctes. La pratique montre que les réunions debout ne prennent pas plus de 7 minutes - l'équipe planifie la journée, écoute les instructions et commence immédiatement à travailler. Si vous organisez des réunions de planification de ce type, les employés n'auront pas la possibilité de se détendre et devront agir et parler plus activement.

Le Wall Street Journal rapporte que même pendant la Première Guerre mondiale, il était d'usage de tenir de courtes réunions de planification, car la lenteur était inacceptable. Plus tard, ce format s'est étendu aux entreprises, dans lesquelles il est devenu nécessaire d'accélérer l'interaction et l'échange d'informations.

Les avantages du nouveau format de réunion ont été scientifiquement prouvés. Le chercheur Alain Bluedorn de l'Université du Missouri a découvert que tenir une réunion debout signifie prendre moins de temps aux employés, mais obtenir, sinon meilleurs, des résultats absolument similaires par rapport aux réunions ordinaires.

Selon les résultats de l'enquête VersionUn, réalisée en 2011, environ 80 % des 6 000 salariés interrogés ont confirmé qu'il était habituel pour leur entreprise d'organiser chaque jour de courtes réunions de planification.

En plus de planifier des réunions « sur pattes », les entreprises occidentales ont imaginé d'autres innovations pour un travail plus efficace.

Par exemple, dans l'entreprise Facebook a décidé de tenir de courtes réunions de planification 15 minutes avant la pause, fixant ainsi dans un premier temps la durée de la réunion. Les employés affirment que cette méthode donne de bons résultats : les gens parlent brièvement et uniquement sur le sujet.

S’il faut lutter contre la discipline dans l’entreprise, réduire le nombre de retards, il faut tenir des réunions courtes. Il vaut mieux ne pas inviter les retardataires à la discussion, car, ne connaissant pas certaines informations, ils gêneront la réunion et retarderont le temps en posant des questions inutiles.

Dans l'entreprise AdobeSystèmes Nous avons décidé de tenir des réunions de planification tout en gérant les retards. Ils ont même prévu des sanctions pour ceux qui arrivent au mauvais moment. Le temps perdu du fait des retardataires était assimilé au temps qui aurait pu être consacré à l'élaboration des programmes. La pénalité pour chaque retard est donc de 1 $.

Entreprise Boîtier en acier inventé propre particularité– le signal du début de la rencontre est la composition d’Elvis Presley « A Little Less Conversation » ou « Less Chat ».

Si les employés de l'organisation n'ont pas le temps de tenir non seulement une réunion ordinaire, mais aussi une courte réunion, vous pouvez organiser une réunion à l'aide d'outils de communication. Dans de tels cas, vous pouvez choisir de communiquer via le chat ou par e-mail entreprise pour transmettre les informations de base nécessaires à ses collègues. Dans le même temps, tenir des réunions « debout » reste plus efficace que toute autre réunion de planification.

Informations sur les experts

Hasmik Guévorgian, directeur général et copropriétaire de la chaîne de magasins Provokatsiya, Moscou. Provocation-Production LLC. Domaine d'activité : production et vente de vêtements et accessoires aux imprimés provocateurs. Territoire : siège social – à Moscou ; production - à Tver; points de vente et des magasins dans plus de 100 villes en Russie, Biélorussie, Ukraine et Kazakhstan. Effectif : 55 (dans la société mère).

Dmitri Grishine, président du conseil d'administration et co-fondateur du groupe Mail.Ru, Moscou. Dmitry Grishin dirige le conseil d'administration depuis mars 2012. En 2005, il est devenu l'un des cofondateurs du groupe Mail.Ru, où de novembre 2010 à octobre 2016 il a occupé le poste de PDG de la société (Russie). Dmitry travaille chez Mail.Ru depuis 2000 ; en 2001, il a été nommé directeur technique entreprise, de 2003 à 2010, il en a été PDG. Diplômé de la Faculté de robotique et d'automatisation intégrée de l'Université technique d'État de Moscou. N.E. Bauman. En 2012, il fonde GrishinRobotics, une société de capital-risque destinée à investir dans la robotique grand public à travers le monde.

Vladimir Kisselev, directeur général, partenaire de JSC "SHERP Company", Moscou. Vladimir Kiselev – Directeur général et associé principal de la société de conseil « SHERP Company » depuis 2000. Il travaille dans le domaine de la gestion du personnel depuis 1996 et depuis 1998, il dirige le service de gestion du personnel d'une grande holding diversifiée. CJSC "SHERP Company" existe depuis 2000 et s'occupe de la formation d'équipes de gestion très efficaces et du développement commercial des clients, en utilisant une technologie propriétaire innovante.

Nikolaï Novoselov, directeur de la société ArtNauka, Moscou. IP Novoselova T.A. (ArtNauka). Domaine d'activité : tenue de spectacles, team building et présentations basées sur des expériences scientifiques. Territoire : siège social à Moscou, huit bureaux de représentation en Russie. Effectif : 10. Nombre de spectacles par an : 340.

Qu'est-ce qu'un planificateur ? Tout le monde répondra - une courte réunion de production sur des questions d'actualité. Mais il ne s’agit pas seulement de plans et de délais. C'est la communication au sein de l'équipe, le développement de nouvelles méthodes, l'opportunité de bousculer et de susciter l'enthousiasme. Certains managers organisent des réunions atypiques : jeux, dossiers, concours... Nous souhaitons lever un peu le voile du secret et vous montrer dernières nouvelles la « cuisine » interne de Kirov.

Alexander Illarionov, directeur du restaurant munichois :

La réunion de planification est en fait très étape importante, où se déroulent de nombreux processus différents.

Des réunions de planification avec les chefs de service ont lieu chaque semaine pour élaborer un plan de travail pour la semaine en cours. La réunion ne dure pas plus d'une heure. Des réunions de cinq minutes ont lieu individuellement au fur et à mesure que des questions sont reçues ou que tout problème urgent survenu est résolu.

Des réunions de planification avec les employés de la salle (administrateurs, barmans, serveurs) et les représentants de la cuisine (chef, sous-chef) ont lieu quotidiennement 15 minutes avant l'ouverture du restaurant.

Lors de telles réunions, nous annonçons généralement les nouvelles promotions que nous aurons dans le restaurant, parlons des événements à venir qui se dérouleront dans le restaurant, passons en revue la journée précédente, félicitons ou réprimandons les employés pour leurs actions, annonçons les articles qui ne sont pas en vente aujourd'hui pour un raison ou une autre.

Des nouveautés en cuisine, des spéciaux sont également discutés. suggestions du chef, pour le bar. De telles réunions de planification ne durent pas plus de 10 minutes.

Nous rencontrons nos collègues très souvent et discutons, car la communication est un processus très important pour maintenir le moral. Ainsi, les collègues comprennent l'importance de leur travail dans notre structure, se sentant ainsi plus à l'aise et prenant des initiatives. Autrement dit, si je vous demande de développer et de mettre en œuvre un projet, j'essaie de ne pas interférer avec le travail, mais d'en discuter après coup.

Motiver les employés est très important. Il y a du matériel et il y a de l'immatériel. Du matériel est fourni pour la mise en œuvre d'éventuelles actions, pour prendre l'initiative de moderniser notre restaurant. Eh bien, l’intangible, c’est l’éloge. Nous mettons en valeur ceux qui se sont distingués lors de la rencontre afin que chacun se sente valorisé, aimé et nécessaire par cette organisation.

Vous devez parler davantage, communiquer avec les gens et mettre les choses dans la bonne direction. Souvent, les gens ont besoin de laisser libre cours à leurs émotions, de les rejeter, et il est important que le manager entende chaque collaborateur et essaie de créer pour lui ambiance favorable. Nous organisons également diverses formations pour les managers sur l'unité et le travail de l'équipe, sur la responsabilité, sur la manière de bien déléguer leurs pouvoirs, car un manager n'est pas celui qui doit faire quelque chose de ses propres mains, mais celui qui doit organiser le processus de travail. .

Restaurant "Munich":

À quelle fréquence organisez-vous des réunions de planification ? Tous les jours.

Qui réunissez-vous pour la réunion de planification ? Employés de salle, de cuisine et gérants.

Combien de temps consacrez-vous à la planification des réunions ? Avec le personnel de 10 à 15 minutes, et avec les managers une heure maximum.

Quelle est l’importance d’une réunion de planification pour vous et votre équipe ? La réunion de planification est en effet une étape très importante au cours de laquelle se déroule le processus d'interaction entre chaque employé et le manager.

Avez-vous déjà eu des exemples de réunions de planification infructueuses ? Bien sûr, il y en a eu, mais dans tous les cas, chaque réunion de planification se termine par quelque chose de positif, dont on peut tirer les bonnes conclusions.