Il est impensable d’imaginer le travail d’une organisation sans communication d’entreprise. Une communication correctement construite entre les employés vous permet de résoudre les tâches assignées de manière fluide et rapide.

Il existe de nombreux types de réunions dans les organisations, et chacune d’elles a ses propres caractéristiques et objectifs. Connaître ces nuances contribuera à faciliter les discussions commerciales. Cet article vous expliquera les types de réunions, vous aidera à comprendre pourquoi elles ont lieu et comment elles sont enregistrées dans le travail de bureau.

Objectifs des réunions d'affaires

Tout type de réunion de bureau vous permet d'avoir une vision globale de la situation qui se déroule dans l'organisation et de déterminer ses forces et ses faiblesses. Il convient de noter que la participation à ce format de communication commerciale entraîne une croissance rapide de l'entreprise ou de l'entreprise.

Tâches

On peut distinguer les tâches suivantes pour tous les types de réunions :

• résoudre les problèmes et problèmes actuels ;
• intégration des actions des départements conformément à l’objectif stratégique de l’entreprise ;
• évaluation des activités de l'entreprise et de ses différentes divisions structurelles ;
• maintenir et développer la politique de l’entreprise.

Afin de comprendre dans quel format organiser un tel événement commercial, vous devez décider laquelle des tâches ci-dessus lui correspondra, et seulement après cela, vous pourrez comprendre à quelle classification il appartiendra.

Types et classification

Une réunion, en tant que type de communication d'entreprise, peut prendre différentes formes, qui déterminent son sujet et la liste des responsables présents.

La principale classification des réunions doit être soulignée :

1. Espace adhésion. Ici, nous pouvons distinguer des types de réunions telles qu'administratives (qui impliquent une discussion sur des questions problématiques), scientifiques (séminaires et conférences dont le but est de discuter de questions scientifiques d'actualité), politiques (impliquant une réunion de membres de tout parti et mouvement politique. ) et types mixtes.
2. Échelle. Nous distinguons ici les activités internationales, dans lesquelles interviennent des spécialistes d'autres pays ou des partenaires étrangers, et les activités nationales, régionales et municipales.
3. Régularité. Quel que soit leur format, les réunions peuvent être continues ou périodiques.
4. Selon l'emplacement - local ou en voyage.

Et aussi tous les types de réunions peuvent être répartis comme suit :

1. Instructif, prévoyant un format directif, où un manager supérieur transmet des informations directement à ses subordonnés, qui sont ensuite dispersées et transmises le long de la verticale du pouvoir. Le plus souvent, au cours d'une telle communication commerciale, des ordres du directeur général sont transmis, qui peuvent influencer de manière significative le progrès de l'entreprise, et il peut également s'agir de normes de comportement ou d'innovations importantes.
2. Opérationnel (salles de contrôle). Le but de ce type de réunion est d'obtenir des informations sur la situation de l'organisation ou de l'entreprise. Dans ce cas, le flux d'informations est dirigé des subordonnés inférieurs vers les chefs de département ou le directeur général. Principalement lors des réunions opérationnelles, les questions relatives à la mise en œuvre des feuilles de route, des activités planifiées, des plans stratégiques et opérationnels sont discutées. Une différence importante entre une réunion opérationnelle (de répartiteur) et toutes les autres est qu'elles se tiennent régulièrement et ont une liste constante de participants. Il convient également de noter que lors de la réunion, il se peut qu'il n'y ait pas d'ordre du jour.
3. Problématique. Une telle réunion est convoquée en cas de besoin urgent de prendre la décision d'accomplir des tâches dans un court laps de temps ou de résoudre un problème global qui s'est posé pour l'entreprise.

En plus de tout ce qui précède, nous pouvons souligner séparément l'un des types de réunions de production les plus populaires : la réunion de planification. En règle générale, un tel événement a lieu quotidiennement ou une fois par semaine, en présence du chef du département et des exécutants directs, qui reçoivent les tâches de la journée et discutent de l'avancement de leur mise en œuvre.

Le thème de la réunion du personnel de l'entreprise pour la réunion peut être tout type de questions qui se posent au cours des activités de l'entreprise, et la discussion peut également être consacrée aux changements dans l'environnement externe dans lequel une organisation spécifique opère.

Organisation de la réunion

Tout type de réunion, quel que soit son format, nécessite une préparation minutieuse, car son efficacité dépend de ce moment. Dans un premier temps, il faut déterminer les points suivants :

• cible;
• questions discutées ;
• définition des tâches du personnel (en fonction de la fonctionnalité et de la subordination) ;
• étapes de réalisation des tâches.

Aujourd'hui, la plupart des réunions se déroulent de manière très médiocre, ce qui leur fait perdre leur sens et les tâches assignées peuvent être mal exécutées. Par conséquent, il est extrêmement important de réfléchir à l'ensemble du déroulement de ces réunions d'affaires et de structurer la discussion de travail de manière à ce qu'elle ne prenne pas seulement du temps, mais qu'elle suscite une réaction négative de la part de l'équipe.

Tenir des réunions

Il convient de noter que les grandes entreprises et organisations cherchant à gagner une certaine part de marché et à développer leur entreprise afin de réaliser de gros profits misent beaucoup sur la discussion de questions importantes au moyen de réunions. À partir de la pratique de managers à succès, nous pouvons formuler l'ensemble de règles suivant sur la façon de préparer une réunion :

Tout d'abord, une liste de participants est déterminée. Vous devez clairement comprendre qui inviter à la réunion et quel rôle il y jouera. Il arrive souvent que les personnes invitées ne comprennent pas le problème et soient invitées « au cas où », mais à ce moment-là, elles pourraient exercer leurs fonctions officielles et ne pas perdre de temps.

Il est important de préparer un ordre du jour. Si la réunion est planifiée, un ordre du jour est alors élaboré à l'avance, qui indique les questions à discuter et identifie également les principaux intervenants. Il est important de rappeler que ce document doit être envoyé aux responsables de la préparation de l'information et à ceux qui seront présents afin que tous les participants puissent préparer des rapports, des propositions et des questions complémentaires. Si nécessaire, l'ordre du jour peut être adapté.

Les questions principales et stratégiques doivent être mises au premier plan de la réunion. Les intervenants de ces questions doivent nécessairement être des personnes (chefs de département, sections, ateliers) personnellement responsables de la mise en œuvre de toute activité stratégique de l'entreprise.

Les points importants

Il est important de se rappeler que toute réunion comporte deux étapes principales : sa préparation et son déroulement lui-même. La première étape consiste à déterminer la pertinence de la tenue d'une réunion d'affaires, à identifier les tâches, les objectifs principaux et secondaires, à créer une liste de participants et d'intervenants, à préparer des rapports, des présentations et un rapport selon le sujet ou l'ordre du jour préalablement déterminé. La deuxième étape consiste à mettre en œuvre le déroulement de la réunion préalablement prévu, à entendre les rapports et à discuter des questions d'actualité et stratégiques.

Si, au cours d'une telle communication commerciale, il est nécessaire de décider ce que les employés doivent faire et à qui, nous pouvons alors distinguer la troisième étape - la prise de décision. En règle générale, les décisions sont prises par le président qui préside la réunion, à sa discrétion ou par voie de discussion ou de vote collectif.

Exemple de plan de réunion

Ayant devant lui un plan clairement défini, tout manager peut mener une réunion de manière efficace et efficiente, ce qui lui permettra de recevoir les retours du personnel et de leur fixer les tâches appropriées. Ce plan peut inclure les aspects suivants :

• rapports d'audition et synthèse des résultats pour une certaine période (trimestre, semaine, semestre, mois) ;
• couverture des questions d'actualité pertinentes pour l'entreprise;
• écouter les propositions pour éliminer les problèmes (brainstorming) ;
• évaluation des options proposées et discussion de leur mise en œuvre ;
• accumulation d'options;
• voter pour l'adoption de l'une ou l'autre option ;
• définir des limites lors de la résolution de problèmes (détermination des responsables, des délais, des méthodes et des méthodes).

Enregistrement

La plupart des types de réunions doivent être enregistrées sur papier (document), appelé procès-verbal. Conserver ce type de documentation permet de légitimer les décisions prises. Et aussi, grâce au protocole, vous pouvez toujours suivre l'avancement des activités, et en cas d'échec dans l'accomplissement des tâches assignées, déterminer qui en est responsable.

La réunion est généralement dirigée par le secrétaire du leader qui préside la réunion. Cependant, cette fonction peut souvent être assurée par d’autres employés.

Fonctions et tâches du secrétaire

Avant le début des réunions d'affaires, le secrétaire doit prendre connaissance de la liste des invités et de la liste des questions abordées. Cependant, il convient de noter que si la réunion se tient régulièrement, alors c'est ce fonctionnaire qui rassemble toute la documentation (listes, plans, ordre du jour, etc.) et aide le gestionnaire à préparer la réunion.

Dans un premier temps et si nécessaire, le secrétaire pourra demander aux personnes qui se sont présentées de remplir une fiche d'inscription, où seront indiqués leurs noms complets. et position. Cela sera nécessaire lors de l'élaboration du protocole. Ensuite, le secrétaire annonce l'ordre du jour, qui marque le début de la réunion. De plus, lorsque les personnes présentes commencent à discuter des questions, le secrétaire enregistre le déroulement de cet événement. A la fin de la réunion, ce fonctionnaire prépare une version définitive du procès-verbal, après quoi il le signe avec le président et l'envoie à toutes les personnes concernées.

Lors de la rédaction, il est extrêmement important que le secrétaire accorde toute l'attention voulue à l'apparence du procès-verbal de la réunion. Il doit inclure un en-tête, l'emplacement, la liste des personnes présentes, les questions discutées et les décisions prises.

Conclusion

Il ressort clairement des informations ci-dessus que la tenue de réunions dans les entreprises est extrêmement importante. Cependant, il convient toujours de rappeler qu'une préparation de haute qualité à de tels événements constitue plus de 50 % de la clé du succès dans la couverture de l'information, la définition des tâches et leur mise en œuvre de haute qualité.

Les affaires modernes sont impossibles sans divers types de négociations. Les réunions d'affaires sont l'occasion pour la direction de transmettre simultanément les principaux buts et objectifs à toutes les divisions structurelles, de recevoir des commentaires et, sur la base des données reçues, d'ajuster le plan d'action de l'entreprise.

Les réunions sont une sorte d'outil de gestion d'entreprise qui doit constamment évaluer l'efficacité et analyser les résultats obtenus.

Communication d'entreprise, conversations d'affaires, réunions, négociations, discussions : comme forme de communication d'entreprise

La communication d'entreprise doit être distinguée de la communication ordinaire, car la première poursuit un objectif spécifique et a une éthique de comportement stricte, tandis que la seconde peut n'avoir aucun fondement ni raison.

Il existe de nombreuses formes de communication d’entreprise, les principales sont :

• conversations d'affaires - représentent l'échange (ou le transfert unidirectionnel) d'informations sur des questions spécifiques du fonctionnement de l'entreprise. Il peut s'agir d'une communication directe ou indirecte (utilisation des technologies Internet, téléphonie). Ce type de communication implique sa poursuite sous forme de négociations ou de réunions ;
• les réunions sont une forme de communication plus large, dans laquelle, en règle générale, les employés de l'entreprise (généralement les chefs des divisions structurelles) sont impliqués pour résoudre les problèmes stratégiques de développement commercial ;
• négociations - ont un objectif spécifique et visent à discuter de questions importantes, à conclure des accords, des contrats, à signer des documents importants pour les deux parties ;
• discussions - une discussion ouverte sur des questions importantes de l'entreprise, dont l'outil principal est le « brainstorming » (génération d'idées par toutes les parties), à la suite de laquelle des approches non standard pour résoudre les problèmes peuvent surgir.

En plus des formulaires répertoriés, il en existe toute une gamme : entretiens d'affaires, litiges, réunions, correspondance, présentations, conférences. Ils ont tous leurs spécificités, mais respectent les mêmes règles d’éthique des affaires.

Réunions d'affaires : tâches, objectifs, sujets

Des réunions d'affaires sont organisées afin de développer une solution spécifique à un problème ou une tâche urgente. De plus, lors des réunions, les employés du département peuvent partager avec la direction leurs idées sur les solutions possibles à tout problème. Cette forme de communication permet d'avoir une vision globale de la situation de l'entreprise, de ses faiblesses et de ses forces, contribue à l'entrée de nouvelles personnes dans l'équipe, à leur connaissance de la culture d'entreprise et des normes adoptées dans l'organisation.

Les principaux buts et objectifs des réunions sont :

• maintenir la politique de l'entreprise, ainsi que son développement et sa communication à tous les salariés ;
• intégration des actions de tous les services et divisions conformément à l'objectif stratégique de l'entreprise ;
• identifier de nouvelles tâches et évaluer l'efficacité des campagnes déjà mises en œuvre ;
• résoudre les problèmes émergents.

Les sujets présents lors des réunions peuvent être complètement différents.

Dans la pratique russe, il est d'usage de tenir des réunions de planification au moins une fois par semaine. Ainsi, les chefs de service rendent compte du travail effectué au cours de la semaine et établissent des plans pour le suivant (ou reçoivent des tâches à mettre en œuvre au cours de la semaine de travail à venir).

La raison ou le sujet d'une réunion imprévue peut être un certain nombre de problèmes liés à l'environnement externe dynamique et changeant dans lequel les entreprises doivent opérer.

Types, types et classification des réunions d'affaires

Les réunions d'affaires peuvent varier dans la forme, le sujet et les personnes présentes.

Leur classification principale est présentée ci-dessous :

• en appartenant à un domaine précis : réunions administratives (pour résoudre des questions problématiques), scientifiques (conférences, colloques, séminaires organisés et animés pour résoudre des questions d'actualité dans le domaine scientifique), politiques (congrès et réunions de membres de certains mouvements politiques) et mixtes les types;
• par échelle et nombre de participants : international (avec la participation de partenaires étrangers, de spécialistes, d'experts dans un certain domaine), national, régional, urbain ;
• sur le lieu de l'événement : rencontres hors site et locales ;
• selon la régularité de leur tenue : réunions périodiques, permanentes.

En plus de la classification présentée, les réunions peuvent être divisées en réunions basées sur des problèmes, opérationnelles et instructives.

Les réunions de problèmes visent à trouver des solutions optimales aux problèmes dans un court laps de temps.

Les opérationnelles (ou encore appelées salles de contrôle) visent à obtenir des données sur la situation actuelle de l'entreprise. Toutes les informations provenant des subordonnés sont accumulées par les chefs de service puis transférées au directeur général de l'organisation. Il s'agit de données sur la mesure dans laquelle les plans ont été mis en œuvre, les objectifs ont été atteints et les tâches ont été résolues. La principale différence entre ces réunions et toutes les autres réside dans leur régularité, la constance de la liste des participants et l'éventuelle absence d'ordre du jour de la réunion (c'est-à-dire son plan détaillé).

Les réunions pédagogiques ont l'ordre inverse, contrairement aux salles de contrôle - toutes les informations sous un format directif descendent du manager aux subordonnés directs, puis sont transmises le long de la structure de pouvoir verticale de l'organisation aux exécutants spécifiques de certaines tâches. Ces informations comprennent les ordres de gestion pouvant affecter les progrès actuels de l'organisation, les nouvelles règles, normes de comportement et les délais d'exécution de tâches spécifiques.

Préparation, organisation et tenue de réunions d'affaires

Pour que la réunion soit efficace, il est nécessaire de bien réfléchir à ses principaux points : le but de la réunion, les tâches principales, les étapes de l'événement. Ce n'est qu'à ces conditions que vous pourrez bénéficier de la rencontre.

Malheureusement, bon nombre d’entre elles sont réalisées uniquement parce que cela est habituel dans le monde des affaires. Les réunions régulières et les réunions en début de semaine avec la direction dans de nombreuses entreprises sont devenues monnaie courante et ont perdu leur sens.

Cependant, les grandes entreprises qui s'efforcent de se développer et de conquérir de grandes parts de marché abordent cette question avec beaucoup de scrupules :

• la liste des participants à la réunion est déterminée ;
• son agenda est élaboré sur une longue période, auquel des ajustements sont apportés au fil du temps ;
• la priorité reste donnée aux objectifs stratégiques, dont rendent compte les chefs de service.

Étapes et technologies de la conduite d'une réunion d'affaires

Chaque réunion comporte deux étapes principales : la préparation et la tenue proprement dite.

Dans un premier temps, la pertinence de l'événement est déterminée, ses buts et objectifs sont fixés, une liste de participants est constituée, des rapports et des présentations sont préparés conformément à l'ordre du jour.

Lors de la deuxième étape, les questions auxquelles toutes les personnes présentes peuvent participer sont abordées directement selon l'ordre du jour existant. En règle générale, la direction de l'entreprise préside l'assemblée et donne le ton, donne le droit de parole et arrête la discussion si elle dépasse le cadre d'une discussion constructive.

En plus des grandes étapes, une réunion peut comprendre une étape décisionnelle si elle implique la résolution d’un problème. Cela peut se produire par le biais de discussions ou de votes.

Exemple de plan de réunion d'affaires

Avec un plan de réunion détaillé en main, vous pouvez être sûr qu’il sera efficace.

Un tel plan peut inclure :

• discours de bienvenue du manager - récapitulatif des résultats sur une certaine période (trimestre, mois, semaine) ;
• couverture de la problématique, justification de sa pertinence pour l'entreprise ;
• organiser une séance de brainstorming pour le résoudre ;
• évaluation de toutes les options disponibles ;
• accumulation d'options pour résoudre le problème ;
• vote ou autre option de prise de décision sur l'utilisation d'outils spécifiques pour résoudre le problème ;
• déterminer les limites de la résolution du problème : délais, personnes responsables, méthodes.

Lors de la réunion, il est important d'en enregistrer les principaux points afin de pouvoir revenir sur une question particulière et l'examiner plus en détail.

Réunions d'affaires aux expositions et congrès de l'Expocentre

L'un des moyens efficaces de promotion des produits consiste à organiser des réunions d'affaires dans le cadre d'expositions et de congrès organisés au Parc des Expositions Expocentre. Les réunions d'affaires de ce format sont quelque peu différentes des autres. Si l'équipe de direction d'une entreprise se réunit lors d'une réunion régulière, alors pendant l'exposition, tout fabricant a une occasion unique de résoudre globalement les problèmes de l'entreprise et d'inviter tous les fournisseurs et distributeurs de produits.

Les salles spécialement équipées pour les réunions d'affaires et les salles de congrès du parc des expositions Expocentre sont conçues pour différents nombres de personnes. Il n’y a donc aucun problème pour accueillir tous les participants. Grâce au système MatchMaking, vous pouvez convenir à l'avance de l'heure de la réunion. La technologie de présentation rendra la réunion plus mouvementée et complète.

Types de réunions

Réunions classifié en fonction de l'importance et du contenu des problèmes soumis à discussion et des tâches à résoudre, ainsi que du lieu, du moment et de la durée des travaux.

Réunions opérationnelles peut avoir pour objectif de fournir au manager les informations dont il a besoin sur la situation actuelle de l'organisation ; un bref échange de vues sur le fond des problèmes soulevés au cours du processus de production, ainsi que le développement de tactiques générales pour les actions de diverses parties de la structure organisationnelle en relation avec les tâches de production actuelles.

Les informations lors de ces réunions circulent de bas en haut, c'est-à-dire des subordonnés au leader. Les informations reçues permettent au manager d'évaluer directement (rapidement) la situation lors de la réunion, d'identifier les arriérés, de prendre des décisions et de fixer des tâches pour les subordonnés, en indiquant les exécuteurs testamentaires et les délais. En règle générale, lors des réunions opérationnelles, les subordonnés ne établissent pas de rapports détaillés et détaillés. Les réunions opérationnelles peuvent se dérouler sous diverses formes : réunions de cinq minutes, réunions, etc. La principale caractéristique de ces réunions est leur courte durée.

Réunions pédagogiques conçu pour transmettre des informations, des commandes et des exigences de haut en bas tout au long de la verticale de gestion.

La principale caractéristique de telles réunions est que le responsable ne se contente pas de porter les informations nécessaires à l'attention des subordonnés et de donner des ordres, mais précise très précisément les tâches assignées, en désignant les exécuteurs testamentaires et les délais. Dans le même temps, lors de réunions instructives, la discussion des informations et des méthodes permettant de résoudre les tâches assignées est autorisée. Les subordonnés peuvent clarifier certains points et faire des propositions constructives à examiner par la direction.

Réunions problématiques ont pour objectif de trouver une solution optimale à la suite de la discussion et de l’analyse du problème considéré.

Les réunions thématiques sont le type de réunion le plus complexe. Lors de la réunion problématique, une décision collective est élaborée sur des questions complexes affectant l'évolution des tâches fonctionnelles des unités de la structure ou leur adaptation aux nouvelles orientations des activités de l'organisation.

Les réunions de problèmes se déroulent souvent sous forme de discussions. La manière dont les décisions sont prises dépend du style de leadership. Le plus courant est le schéma suivant de réunion de problème :

1. Formulation du problème, énoncé du problème.

2. Rapports des participants.

3. Questions aux intervenants.

4. Discussion, discussion, débat.

5. Formation d'une solution.

6. Correction de la solution.

7. Prendre la décision finale.

La formulation du problème, la définition de la tâche, son analyse et la recherche d'une solution sont généralement effectuées avant le début de la réunion elle-même. Cette étape peut prendre la forme d'une conversation préalable à la réunion (plusieurs jours avant la réunion elle-même), de l'envoi de newsletters ou d'un plan de réunions périodiques liées aux problèmes.

Lors des réunions à problèmes, le degré de démocratie et d'activité créatrice devrait être assez élevé. Le gérant joue le rôle de président, coordonnant le déroulement de la réunion.

De plus, différentes organisations peuvent utiliser les types de réunions suivants :

§ informer les salariés (y compris sous forme de

cours pédagogique et méthodologique) ;

§ planifier les travaux pour une certaine période ;

§ résumer les résultats pour différentes périodes de temps (ainsi que soutenir

maintenir les résultats des travaux sur un projet spécifique), etc.

Si une conversation d'affaires montre clairement que l'interaction interpersonnelle dans une organisation est médiée par le statut, la position fonctionnelle d'une personne, alors une réunion d'affaires permet de souligner un autre facteur important dans l'interaction commerciale, à savoir le facteur de groupe. Lors de la préparation et de la conduite d'une réunion d'affaires, il ne faut pas oublier que les caractéristiques du comportement du groupe (de la répartition des rôles dans le groupe à la pression du groupe) auront un impact sérieux sur la nature de l'interaction de ses participants.

Règles de préparation des réunions

Une réunion d'affaires ou officielle est un événement technologiquement complexe et à forte intensité de main d'œuvre. Le travail de préparation d’une réunion commence par une définition claire de son objectif.

Objet de la réunion– il s'agit d'une description du résultat souhaité, du type de décision souhaité, du résultat souhaité du travail (options possibles d'objectifs : échange d'avis préliminaire, préparation de recommandations pour la prise de décision, prise de décision sur une question précise, etc. .).

Le leader doit clairement comprendre pourquoi il convoque la réunion et être également capable de transmettre clairement l'objectif de la réunion à ses participants. Lors de l'établissement de l'objectif de la réunion, vous devez éviter les formulations vagues et non spécifiques. Cela provoque une diminution de l'intérêt pour le problème proposé et conduit inconsciemment au sentiment que sa solution substantielle n'est pas nécessaire. La formulation de l'objectif doit avant tout refléter les caractéristiques du résultat attendu de la discussion des questions. En fonction de l'objet de la réunion, son ordre du jour est formulé et la composition des participants est choisie.

Si le but de la réunion est d'échanger des informations et de définir des tâches prioritaires dans le cadre des travaux en cours, seuls les chefs de département sont invités. Lors d'une telle réunion, les personnes présentes sont présentées à l'état des lieux, informées de l'état d'avancement de la mise en œuvre des décisions prises lors de la réunion précédente et des tâches clairement formulées pour l'avenir.

Si le but de la réunion est de résoudre un problème spécifique, ceux qui sont capables de s'acquitter professionnellement de la tâche et qui sont en mesure de proposer leur propre solution au problème sont invités à y travailler. Dans ce cas, les participants à la réunion reçoivent des informations sur le problème, la tâche est formulée de manière claire et sans ambiguïté.

L'objet de la réunion détermine le lieu, la date et l'heure de la réunion.

Réunions programmées(par exemple, les réunions du conseil pour résumer les résultats, la planification) sont plus pratiques à planifier certains jours de la semaine ou certains jours du mois.

Réunions non programmées, notamment avec un grand nombre de participants (par exemple, information d'urgence), il est conseillé de l'effectuer en fin de journée de travail afin d'éliminer la perte de temps de travail liée à la reprise d'un travail interrompu.

Des réunions opérationnelles courtes(réunions ou réunions de cinq minutes) il est recommandé de se tenir au début de la journée de travail.

L'heure des réunions doit être déterminée par la routine établie dans l'organisation (département). Les réunions imprévues perturbent le rythme, réduisant ainsi la culture de communication d'entreprise, privent le manager de la possibilité de planifier et de gérer son temps de travail et perturbent les réunions et activités planifiées.

Il est recommandé de planifier les réunions l'après-midi ou 1,5 à 2 heures avant la fin du travail. En règle générale, la première moitié de la journée est plus productive et il est préférable que les employés soient occupés à accomplir leurs tâches pendant cette période. Il y a un autre point à considérer si la réunion est prévue en fin de journée de travail. Le manager a la possibilité de tenir une réunion dans les plus brefs délais, sans retarder la discussion, puisqu'il a un prétexte pour l'arrêter en cas d'évolution défavorable.

Thème de la réunion est un sujet de discussion. Le sujet doit être formulé de manière à intéresser tous les participants à la réunion. Il est nécessaire d'amener aux réunions uniquement les questions qui ne peuvent pas toujours être résolues de manière fonctionnelle.

L'une des règles d'organisation de la gestion et de l'éthique des relations officielles devrait être la distribution préalable obligatoire de l'ordre du jour aux participants à la réunion. En outre, la distribution préliminaire de brèves informations écrites sur le fond des questions discutées lors de la réunion devrait être considérée comme une norme de relations commerciales éthiques. Il est inacceptable que de tels envois soient effectués par une personne incompétente face aux problèmes évoqués lors de la réunion - cela réduit évidemment le sentiment de pertinence.

Programme de la réunion est un document écrit envoyé à l'avance aux participants à la réunion qui comprend les informations suivantes :

§ sujet de la réunion ;

§ objet de la réunion ;

§ liste des questions discutées ;

§ l'heure de début et de fin de la réunion (idéalement, l'heure de début et de fin de la discussion de chaque question) ;

§ lieu exact de la réunion ;

§ noms des intervenants, co-rapporteurs chargés de préparer les questions ;

§ l'heure et le lieu où vous pourrez vous familiariser avec les documents sur chaque question (la présence de telles instructions ne permettra pas aux employés imprudents de justifier leur manque de préparation à discuter de la question par manque d'informations).

Les projets de décisions, les résumés de rapports et les certificats peuvent être envoyés en annexe à l'ordre du jour. C'est très bien si, avant le début de la réunion, les commentaires des participants à la réunion sur les projets de décision et les thèses de discours sont transmis à l'avance à ceux qui préparent les questions.

Indépendamment de l'importance et de l'efficacité de la réunion, le nombre de questions abordées devrait rester compris entre trois et cinq (parfois sept). Dans ce cas, il est plus pratique de préparer l'ordre du jour de manière à ce qu'il comprenne une ou deux questions principales et deux à cinq questions mineures qui ne nécessitent pas de longues discussions. Un grand nombre de points à l'ordre du jour fatiguent les participants à la réunion et ne leur permettent pas de saisir l'essentiel de la réunion dans son ensemble. Une réunion sera également improductive si toutes les questions abordées sont d’égale importance et nécessitent une discussion approfondie et détaillée.

La sélection des participants à la réunion est d'une grande importance, c'est-à-dire L'efficacité de la réunion dépend en grande partie de la mesure dans laquelle les compétences et les références des employés invités correspondent aux buts et objectifs de la réunion. Le nombre de participants est également déterminé par les buts et objectifs de la réunion, ainsi que, dans certains cas, par le statut ou le niveau de solennité de la réunion.

Le nombre optimal de personnes invitées à une réunion est de 7 à 9, maximum 12 personnes. La règle principale ici est l'activité la plus élevée des participants lors de la discussion des problèmes. L'augmentation du nombre d'invités réduit considérablement le taux de participation (ou le rendement) moyen des personnes présentes, tout en prolongeant la réunion.

En règle générale, les organisateurs de la réunion exigent la participation de hauts fonctionnaires des départements de la structure organisationnelle. Cependant, l'un des employés non cadres peut être plus compétent pour résoudre des problèmes spécifiques. Il est donc conseillé de donner au responsable le droit de déterminer qui représentera son service lors de la réunion. Il est souhaitable que les participants à la réunion comprennent des personnes capables de jouer les rôles d'« expert », de « générateur d'idées » et de « critique » au cours de l'activité mentale collective.

Afin d'éviter la présence de figurants, il est recommandé d'utiliser la méthode du « changement » de participants (méthode de la « discussion fractionnée »). Un ordre du jour soigneusement préparé permet d'organiser une réunion afin qu'après avoir discuté de leur problématique, certains salariés puissent la quitter, laissant leur place à ceux dont la problématique commence à être discutée. Il s'avère que certains salariés sont présents à la réunion du début à la fin, tandis que d'autres sont invités spécifiquement pour le temps de discussion sur une certaine question. Ainsi, chaque participant ne sera présent que pendant une partie de la réunion, ce qui réduit bien entendu la durée totale, et donc augmente indirectement l'efficacité de l'événement lui-même.

Pour optimiser la composition des participants à la réunion, utilisez le principe de « distance téléphonique » avec un collaborateur, dont la participation est dictée par le déroulement de la réunion elle-même et la nécessité d'obtenir des informations complémentaires de ce collaborateur. Spécialistes (dont les informations peuvent être nécessaires), au lieu de les inviter à une réunion, vous pouvez leur demander d'être sur leur lieu de travail en continu à un intervalle de temps déterminé afin de les appeler ou d'obtenir de l'aide par téléphone si nécessaire.

Durée de la réunion. La durée de la réunion dépend en grande partie du type de réunion :

§ durée optimale problématique la durée de la réunion est estimée à 1,5 à 2 heures (dans des cas exceptionnels – 2 à 5 heures) ;

§ le temps d'examen d'une question ne doit pas dépasser 45 minutes ;

§ opérationnel et instructif réunion ne devrait pas durer plus de 20 à 30 minutes ;

§ réunion prospectus (cinq minutes) généralement effectué dans les 5 à 10 minutes.

La réunion doit commencer et se terminer à une heure strictement désignée, afin de ne pas miner la confiance dans le manager et les salariés qui l'ont préparée.

Pauses. Lors d'une réunion qui dure deux heures ou plus, il est recommandé de faire des pauses, sinon après deux heures les participants pourraient connaître une période « d'activité négative ». Durée optimale des pauses :

§ après 45 – 50 min. travail – 10 minutes;

§ après 1h30 de travail – 15 minutes.

Les pauses sont nécessaires, d'une part, avant tout pour se reposer, et, d'autre part, pendant les pauses, dans une atmosphère différente et détendue, lors de conversations privées, le travail sur le thème de la réunion se poursuit.

Règlement de la réunion. Le respect des aspects procéduraux (règlements) relève de la responsabilité du président de séance. L’importance de suivre la réglementation est la suivante :

§ les règlements permettent d'aboutir à l'élaboration des problématiques envisagées ;

§ disciplines rencontrant les participants, augmentant leur activité

attitude et respect de la réunion en tant qu'organe collégial de prise de décisions importantes ;

§ le règlement ne permet pas de retarder indûment la réunion.

Un leader qui respecte strictement les réglementations est un bon exemple à suivre.

Lieu de réunion. Le déroulement actif et efficace de la réunion est facilité par le respect de certaines exigences relatives à l'équipement de la salle pour sa tenue.

La salle où doit se tenir la réunion et le nombre de places qu'elle contient doivent correspondre au nombre de participants. Bien entendu, il doit être suffisamment spacieux et disposer de places libres au cas où le nombre de participants augmenterait pour une raison ou une autre. Cependant, vous ne devez pas choisir un public trop nombreux pour une petite réunion - la présence d'un grand nombre de sièges vides a un impact psychologique négatif sur les participants à la réunion.

De plus, lors de l'équipement d'une salle spéciale en mobilier, il faut être guidé par le principe selon lequel la position relative des participants lors de la réunion ne doit pas souligner les différences dans leur statut hiérarchique de service. Dans ce cas, le concept de « table ronde » a un sens littéral et figuré comme moyen d'assurer la facilité des contacts mutuels entre les personnes et leur disposition spatiale optimale.

Dans le cas où une réunion assez importante se tient, il faut veiller à installer des microphones et du matériel de visualisation. Il est nécessaire de contrôler la température de l'air, l'éclairage et l'isolation phonique afin que les participants à la réunion ne soient pas distraits par des irritants étrangers.

L’un des points les plus importants est la préparation du leader pour la réunion. Le gestionnaire doit travailler :

§ formulation de l'objectif principal de la réunion et des sous-objectifs par niveau

subordination logique;

§ rapport ou message introductif ;

§ séquence des discours des participants ;

§ projet de décision.

Pour que la réunion soit efficace, le gestionnaire doit avoir à portée de main un « Mémo pour le gestionnaire » (Tableau 11.1) et un « Formulaire de préparation à la réunion » (Annexe).

Tableau 11.1

Mémo pour le manager

Le manager, en règle générale, doit vérifier toutes les étapes de préparation de la réunion, dans la mise en œuvre desquelles il n'est pas personnellement impliqué.

Préparation de l’ordre du jour (« De quoi discuter et comment ? »)

Si la nécessité d’une réunion est déterminée, les éléments suivants doivent être clairement distingués :

• le contenu des problèmes discutés et le sujet principal de la réunion concernée, qui doit en caractériser l'essence
• à quelles conditions le résultat final de la réunion doit-il répondre ? Ceci définit le but de la réunion. Par exemple, vous devez comprendre que toutes les réunions ne peuvent pas fournir des solutions toutes faites.
• qui doit effectuer quels travaux préparatoires. Parfois, il est conseillé de créer un groupe de travail qui prépare l'ordre du jour, organise de brèves réunions préliminaires dans les services, des réunions entre deux personnes, etc.

Les principales erreurs commises lors de la définition de l'ordre du jour :

• le sujet principal de la réunion manque, et s'il y a plusieurs sujets, il n'est pas possible d'assurer leur délimitation précise et une discussion analytique appropriée
• l'essence du problème discuté n'a pas été expliquée au préalable aux participants
• L'ordre du jour comprend des questions de différentes tailles et de différents contenus, à la suite de quoi la réunion se transforme en discussion, et souvent en querelle entre ses participants individuels ou ses groupes. De ce fait, le nombre de participants placés en position d’auditeurs passifs augmente
• incapable de respecter l'ordre du jour, de s'en écarter et d'envisager des sujets secondaires survenant spontanément ou un problème éternel (problèmes d'approvisionnement, etc.)

Détermination des participants (« Qui ? »)

La principale exigence est que la réunion doit inclure des personnes pouvant contribuer aux objectifs de la réunion. Parallèlement à cela, il convient de garder à l'esprit que si les questions discutées lors de la réunion sont hétérogènes (c'est-à-dire n'affectent pas toutes les personnes présentes en même temps), il est nécessaire d'élaborer un programme pour la réunion (une liste des principales questions indiquant les participants). Le programme doit être élaboré de manière à ce que la réunion réunisse des personnes directement liées au problème discuté. Une fois la discussion sur la question suivante terminée, les personnes non impliquées dans la discussion sur les questions suivantes sont libérées. Mais il n'est pas souhaitable de laisser partir temporairement une personne puis de l'inviter à nouveau. Le respect de cette exigence discipline le leader et les participants à la réunion et les oblige à respecter le délai.

Tous (ou principaux) participants doivent être informés de la réunion par écrit, en indiquant le sujet principal, l'objectif, les informations de base, l'heure, le lieu, la durée de la réunion et le nom du responsable.

Les principales erreurs commises lors de la détermination du cercle des participants à la réunion :

• une personne est invitée à une réunion en fonction de sa position, et non en fonction du lien entre ses responsabilités professionnelles et un problème donné
• une grande proportion d'auditeurs passifs en raison de l'invitation de personnes sans rapport avec le sujet en discussion

Détermination de la durée de la réunion (« Combien de temps ? »)

Il convient de noter que la durée de la réunion dépend non seulement du nombre de questions inscrites à l'ordre du jour, mais également de leur contenu. Au début, la réunion se déroule de manière plus approfondie. Les questions en bas de l’ordre du jour reçoivent moins de temps. Par conséquent, il est conseillé d'inclure 1 à 2 questions problématiques ou 3 à 5 questions de moindre importance à l'ordre du jour.

Il faut garder à l’esprit que le message du manager concernant l’heure de fin de la réunion réduit sa durée jusqu’à 10 %. Les raisons de ce phénomène sont purement psychologiques : les participants à la réunion rassemblent leurs pensées plus rapidement et ne tardent pas à parler, c'est-à-dire l'information sur la fin de la réunion joue un certain rôle activateur et disciplinant.

Si une réunion est prévue pour plus d'une heure, vous devez faire une pause toutes les 40 à 50 minutes et, si possible, modifier les formes de travail (travail individuel, travail de groupe, discussion, présentations individuelles, etc.).

Les réunions s'éternisent souvent car les problèmes qui surviennent ne peuvent être résolus. Dans ce cas, le leader doit veiller à ce que les participants enregistrent eux-mêmes le résultat intermédiaire (ce qui a été clarifié, ce qui a été convenu, etc.), fixer des tâches individuelles appropriées et un délai pour la deuxième discussion de la question. Dans le même temps, il est nécessaire de clarifier le déroulement de la prochaine discussion, en tenant compte du travail effectué dans l'intervalle entre les réunions.

Les principales erreurs commises lors de la détermination de la durée d'une réunion :

• La durée de la réunion n'est pas réglementée
• la durée fixée de la réunion n'est pas respectée
• les réunions sont programmées pour être trop longues
• aucune pause n'est prise
• pas de limite de temps pour les rapports et les discours
• incapacité à exprimer ses pensées de manière concise et claire

En conclusion, nous donnons un exemple de N. Parkinson sur les raisons de l'utilisation non ciblée du temps lors des réunions, dont les origines résident dans la détermination de sa composition. La commission a passé 5 minutes à discuter du projet de construction d'un réacteur nucléaire de 5 millions de dollars. Sur les 11 membres de la commission, 4 ne savaient pas ce qu'était un réacteur, les 4 autres ne savaient pas où il était utilisé. Par conséquent, aucune discussion n’a pu avoir lieu et la proposition présentée a été acceptée. Ensuite, le comité a discuté d'un projet d'entreposage de vélos de 2 350 $. Comme tout le monde savait de quoi il s’agissait et que chacun avait sa propre opinion, la discussion a duré 45 minutes. Troisièmement, la question de l'organisation de déjeuners, qui coûtent quelques dollars, a été abordée. La discussion sur cette question s'est prolongée encore plus longtemps.

Détermination du lieu de la réunion (« Où ? »)

Le lieu dépend en grande partie du type de réunion. Il est recommandé, en règle générale, de tenir une réunion opérationnelle là où se trouve le lieu de travail principal de ses participants. Une grande salle ou salle de réunion convient à la tenue de réunions de production et de réunions. Les exigences les plus élevées concernent le lieu de la réunion problématique, deux options étant les plus courantes :

• des réunions de problèmes ont lieu 1 à 2 fois par mois pendant 2 à 3 heures en fin de journée de travail dans une salle spécialement conçue à cet effet
• une réunion de problème a lieu une fois par trimestre ou six mois sous forme de réunion hors site, d'une durée de 2 à 2,5 jours, et le lieu où elle se tient, en règle générale, est le centre de loisirs de l'entreprise (à l'étranger, en règle générale, un hôtel)

Les principales erreurs commises lors de la détermination du lieu de la réunion :

• Trop de réunions ont lieu dans le bureau du patron
• Pendant la réunion, des conversations téléphoniques ont lieu et même des visiteurs sont reçus
• La salle de réunion n'est pas correctement équipée

Détermination de l’heure de la réunion (« Quand ? »)

L'heure de la réunion devrait être traditionnelle. Des dérogations à cette règle ne sont autorisées que dans des cas exceptionnels.

Le moment le plus approprié pour démarrer une réunion opérationnelle est la première heure après le début de la journée de travail, les réunions de production et les réunions ont lieu de préférence avant la pause déjeuner et une réunion de problème est préférable avant la fin de la journée de travail.

Les principales erreurs commises lors de la définition et de l'utilisation de l'heure de réunion :

• tenir une réunion opérationnelle immédiatement après le début de la journée de travail
• tenir une réunion après la fin de la journée de travail
• non-respect de l’heure fixée pour le début de la réunion

Les réunions de bureau sont l'un des moyens efficaces d'impliquer les employés dans le processus décisionnel, l'un des outils de gestion de l'implication des employés dans les affaires de leur service ou de l'organisation dans son ensemble.

L'efficacité de la réunion doit être perçue comme une norme éthique du travail en équipe, un acte significatif d'attention et de respect des collaborateurs de la part des organisateurs de la réunion, qui, à leur tour, doivent :

définir clairement l'orientation cible et le sujet de la réunion ;

choisir sa réglementation optimale (et dans ce cas, la notion de « réglementation » peut être interprétée de manière assez large, incluant le sujet, l'heure, la composition des participants à la réunion et les responsables de son déroulement) ;

Ne réduisez pas la réunion à la résolution de problèmes privés qui peuvent être résolus « de manière routinière ». Il ne faut pas oublier qu'une réunion de bureau est, en règle générale, l'œuvre de l'esprit collectif. Par conséquent, il devrait inclure des questions qui nécessitent des efforts intellectuels conjoints de tous les participants pour examiner un problème particulier.

Une réunion selon cette approche devrait être considérée comme appropriée si l'opinion de la majorité des parties intéressées et compétentes ne se résume pas à l'une des options proposées pour résoudre le problème.

Une réunion opérationnelle est consacrée à la clarification de la situation actuelle dans l'organisation, à un bref échange de vues sur le fond des questions soulevées au cours du processus de production. En outre, il peut viser à développer des tactiques générales pour les actions de diverses parties de la structure organisationnelle en relation avec les tâches de production actuelles.

Une réunion de problème est le type le plus complexe. Lors d'une telle réunion, une décision collective est élaborée sur des questions complexes affectant l'évolution des tâches fonctionnelles des unités de la structure ou leur adaptation aux nouveaux domaines d'activité de l'organisation. Une réunion de problématique est généralement consacrée à l'élaboration d'un programme général comportant des éléments de stratégie et une longue période de mise en œuvre.

Une situation assez courante est celle où la majorité des participants à la réunion discutent de « leur » problème et que les points restants à l'ordre du jour dépassent leur compétence. Le temps de travail des employés de l'organisation est utilisé de manière inefficace s'ils sont obligés d'être présents lorsque toutes les questions de la réunion sont examinées. De plus, la présence de personnes « supplémentaires » réduit inévitablement l’efficacité de la discussion des problèmes.

Lorsque l'ordre du jour est hétérogène, lorsque des questions de différents niveaux de la structure des organisations sont abordées, il est recommandé d'adopter le principe d'une composition variable des participants aux réunions. Dans le même temps, l’importance d’établir et de respecter strictement des réglementations augmente.

Il arrive assez souvent que des employés individuels soient invités à une réunion, mais leur participation effective dépend de l'avancement de la discussion sur une question particulière. Dans le même temps, on ne sait pas à l'avance dans quelle mesure les collaborateurs invités seront impliqués dans le processus de réunion. Cette approche démontre un manque de respect envers l'employé et une attitude dédaigneuse envers son emploi. Pour optimiser la composition des participants à la réunion, utilisez le principe de « distance téléphonique » avec un collaborateur, dont la participation est dictée par le déroulement de la réunion elle-même et la nécessité d'obtenir des informations complémentaires de ce collaborateur.

Le calendrier de la réunion de bureau doit être planifié à l'avance et, si possible, ne pas perturber le rythme général de l'organisation. Lors de l'élaboration des règles de la réunion, vous devez vous rappeler les normes organisationnelles et psychologiques de sa durée. Il a été établi qu'une personne peut normalement percevoir des informations pédagogiques en 20 à 30 minutes ; la durée d'une réunion problématique ne doit pas dépasser une heure et demie. Après le temps spécifié, la plupart des gens diminuent sensiblement leur activité mentale, leur capacité à percevoir et à analyser les informations entrantes.

Le déroulement actif et efficace de la réunion est facilité par le respect de certaines exigences relatives à l'équipement de la salle pour sa tenue. Naturellement, il doit être spacieux et bien ventilé. De plus, lors de l'équipement d'une salle spéciale en mobilier, il convient de se laisser guider par le principe selon lequel la position relative des participants lors de la réunion ne met pas l'accent sur les différences dans leur statut hiérarchique de service. Dans ce cas, le concept de « table ronde » a un sens littéral et figuré comme moyen d'assurer la facilité des contacts mutuels entre les personnes et leur disposition spatiale optimale.

Il est important que l'animateur de la réunion remplisse clairement son rôle. Son rôle devrait inclure d'empêcher les écarts par rapport à l'objectif de la réunion et de discuter des questions non préparées. Le présentateur doit assurer le respect des normes éthiques de comportement des participants, influencer l'exactitude et l'orientation commerciale du discours.