Le chef du département est une personne très occupée. Indicateurs, réglementations, décisions tâches complexes, organisant tout le monde et tout pour avancer vers le but - tout est sur ses épaules. Plus l'ensemble des outils de gestion est sélectionné correctement, plus le gestionnaire est efficace. Vaut-il la peine de consacrer du temps à un outil tel qu'une réunion de planification dans une unité linéaire ?

Même dans les entreprises où les réunions de planification sont obligatoires et réglementées, les managers les abordent souvent de manière formelle : il suffit de filmer pour le spectacle et de poursuivre son travail. Ils considèrent que planifier des réunions est une perte de temps inventée par les théoriciens. Leur devise est : « Les praticiens doivent travailler, pas délibérer. » Parallèlement, dans les entreprises où les réunions de planification sont facultatives et relèvent d'une initiative personnelle, il existe des managers qui, sans rappels supplémentaires, rassemblent les salariés à une certaine heure et leur parlent.

Pourquoi ces managers « étranges » perdent-ils leur temps précieux de manière si « inefficace » si personne ne les y oblige ? J'ai dû comprendre profondément ce problème dans dernièrement. La crise a obligé les hauts dirigeants à approfondir leur activité. Les règles du jeu sur le marché ont changé et pour qu'une entreprise non seulement reste à flot, mais aussi profite de la crise pour renforcer sa position sur le marché, elle doit se rapprocher des clients - externes et internes.

Pour réagir rapidement aux changements et augmenter le niveau de contrôle sur la situation, j'ai, entre autres, commencé à participer régulièrement aux réunions de planification dans les départements, par rapport différents styles leur gestion. Les chiffres étaient indicatifs : il s'est avéré que parmi les 12 départements à profil unique dans lesquels s'effectuent à la fois les ventes et l'exécution des contrats, les indicateurs les plus élevés et les plus stables sont ceux où se tiennent les réunions de planification hebdomadaires. Et ce n'est pas un hasard.

Le but de la réunion de planification

Si un manager, interrogé sur le but d'une réunion de planification, répond : « Parce que c'est censé le faire », il vaut mieux ne pas la tenir du tout. Tout événement formel « pour le spectacle » ne fonctionne qu'en désavantage ; ils vous apprennent à travailler non pas pour des résultats, mais pour « l'apparence d'avancer vers le but ». Le nom « réunion de planification » suggère que son objectif est d'actualiser le mouvement selon le plan prévu vers les objectifs fixés.

Si l'on considère cet événement du point de vue du cycle de Deming (Plan – Do – Check – Akt), alors la réunion de planification est un suivi régulier (Check) des activités afin de tirer des conclusions et, si nécessaire, d'ajuster le mouvement. (Acte). Mais il existe des statistiques pour cela ! Est-ce que cela vaut la peine de rassembler des personnes supplémentaires ? Cela en vaut vraiment la peine, et les principales fonctions de la réunion de planification nous aident à nous en assurer.

Principales fonctions de la réunion de planification

1) Informatif. Les salariés disposent de peu de moyens pour obtenir des informations sur la situation de l’entreprise et du marché :

• des informations officielles publiées qui sont parfois manquées ou mal comprises ;
• des potins, souvent très éloignés de la vérité, mais discutés avec grand plaisir dans les salles à manger et les fumoirs ;
• des informations de première main, avec des explications et un accent sur points importants, que le manager donne lors de la réunion de planification, en accordant toute l'attention voulue à la résolution des objections et à la réduction de l'efficacité du bouche à oreille.

Et il est obligatoire d’informer les collaborateurs des progrès du département sur la voie prévue.

2) Contrôle. En plus des chiffres secs et catégoriques, il est possible de surveiller l'ambiance dans l'équipe et de clarifier les raisons du succès ou de la baisse des performances. Sur la base des résultats de la réunion de planification, les défaillances dans la chaîne d'interaction au sein du département et de l'entreprise sont souvent identifiées et le responsable commence immédiatement à prendre des mesures pour les éliminer.

3) Motivation. Les employés ont besoin d'attention. Rappelons le fameux effet Hawthorne dans la gestion : la productivité du travail augmente du fait que l'attention est portée aux activités des salariés. Réunion de planification l'un des les meilleurs moyens rappelez régulièrement aux employés qu’ils sont importants et que leur travail reçoit suffisamment d’attention.

L'un des employés du département a fait une percée, un décollage - une bonne raison de reconnaître les réalisations et, si nécessaire, de soutenir l'esprit de compétition du département. Et au-delà des chiffres, vous devez voir le regard de vos collaborateurs. Le manager doit regarder et écouter attentivement ses employés. Le comportement de l'employé a changé, la passion a disparu - une raison pour laquelle le manager a inclus une conversation individuelle dans le plan hebdomadaire.

4) Éducatif. Dans cette fonction, la réunion de planification est un outil indispensable pour simplifier le travail managérial difficile d'un manager. Au cours de la semaine, un cas de travail révélateur de tout le monde s'est produit - le responsable l'écrit et le rend public lors de la réunion de planification. D’où le besoin ennuyeux de répéter la même chose différentes personnes cela appartient souvent au passé et nous « affûtons » régulièrement et consciemment nos outils de travail.

5) Organisationnel. Une bonne pratique consiste à inviter des représentants des départements concernés aux réunions de planification, notamment en période d’innovation. Une opportunité d’établir ou d’ajuster une interaction, de résoudre des conflits et d’échanger des expériences.

6) Discipliner. U motivation, en tant qu'outil de gestion, présente un inconvénient très important : son effet est de courte durée. Peu de gens sont capables de se motiver eux-mêmes, et ce sont les personnes possédant cette capacité qui deviennent le plus souvent des leaders.

La discipline, les rituels réguliers et les règles, y compris les réunions de planification, sont conçus pour contribuer à motiver les employés. Une réunion de planification est un événement. Les salariés s'habituent au fait qu'ils auront besoin non seulement de communiquer des chiffres, mais aussi d'être disposés à justifier leurs indicateurs. Des questions sont préparées pour la réunion de planification, les employés collectent et soumettent au manager les cas qui, selon eux, devraient être présentés à l'ensemble du service. Comme un dîner de famille le vendredi, la réunion de planification devient une mesure disciplinaire habituelle selon les règles, où chacun doit mettre de côté ses affaires, s'assurer d'être présent sur le lieu de travail, et enfin se tourner les uns vers les autres. Ceci est particulièrement important.

À quelle fréquence tenir des réunions de planification

Je crois que les réunions d'unité quotidiennes ne conviennent qu'aux nouveaux arrivants qui ont besoin d'un style de gestion mentoré et d'un soutien à chaque étape du processus. Pour une équipe établie, les réunions de planification doivent être hebdomadaires. L'essentiel est qu'elles soient réalisées le même jour, à la même heure, et coïncident approximativement dans la durée et l'ordre des actions, ce qui préservera la fonction disciplinaire.

Un exemple de scénario possible de réunion de planification :

• Le manager fait un message d'information en fonction des résultats, les collaborateurs peuvent poser des questions de clarification.
• Le manager annonce les indicateurs prévus et pose des questions aux collaborateurs à leur sujet. Si nécessaire, planifie des rendez-vous individuels.
• Le manager évoque une étude de cas de la semaine ou présente un collaborateur invité.
• Le responsable précise s'il existe des problèmes de travail urgents qui sont importants pour l'ensemble du département et nécessitent une discussion lors de la réunion de planification. Évalue les problèmes, prend des décisions – de quoi discuter immédiatement, de ce qui nécessitera une décision différée.
• Le manager parle des projets pour la semaine en cours - événements importants, réunions et conclut la réunion de planification.

Coûts de temps

Nous prenons beaucoup de temps et perdons du temps - c'est la principale raison pour laquelle les managers refusent de tenir des réunions de planification. Cela conduit à un abandon complet de cet outil, ou tout se résume à un court monologue du manager sans retour des subordonnés. Seules les fonctions informationnelles et légèrement disciplinaires sont conservées.

C’est en fait un problème : gérer « personnellement » est plus facile que travailler en groupe. Gérer la dynamique de groupe est l’art d’un bon leader. Son objectif est de mener la réunion de planification de manière brève et claire, tout en recevant les commentaires des employés, ce qui aidera à corriger le mouvement si nécessaire. La durée optimale va de 20 à 45 minutes. C’est ce temps qui est ancré en nous depuis l’enfance comme une période de concentration.

Le pouvoir d’un leader est qu’il fixe les règles. Pour éviter que la réunion de planification ne s'éternise, vous devez conclure un « contrat de réunion de planification » avec vos collaborateurs. Par exemple:

• Nous discutons seulement questions générales, nous retirons les privés pour une décision individuelle.
• Soyons brefs et précis.
• Nous ne nous laissons pas distraire par des problèmes professionnels ; nous passons nos téléphones en mode vibration.
• En posant un problème, nous proposons une solution.
• Nous discutons des problèmes non professionnels pendant les heures non travaillées.

L'ensemble des règles peut varier en fonction de la situation. L'essentiel est que le gestionnaire gère la réglementation et ne se penche pas lui-même sur les problèmes. Le but de la réunion de planification est d'identifier, et la décision peut être prise plus tard, en pesant et en étudiant soigneusement tous les détails pendant que le département travaille. L'essentiel est de montrer aux salariés que les problèmes signalés sont en train d'être résolus. Parfois, des situations surviennent dans lesquelles la réunion de planification dépasse le temps imparti et des tensions au sein de l'équipe sont clairement visibles. Ensuite, vous devez organiser une réunion supplémentaire, souvent en dehors des heures d'ouverture. C'est la compétence d'un manager : éviter que la situation ne dégénère, identifier les marqueurs qui montrent les aspects négatifs de l'équipe.

Bien entendu, la mise en œuvre de l’outil de réunion de planification dans le département prendra du temps. Il faut parfois réaliser plusieurs opérations avant que l’outil devienne réellement efficace. Lorsqu'un manager s'ouvre aux commentaires, il sera surpris d'entendre de nombreuses choses non dites que les employés ont longtemps voulu dire, mais n'en ont jamais eu l'occasion. Et puis j'ai demandé ! Vous devrez réfléchir aux rôles de vos subordonnés et à leur utilisation dans la dynamique de groupe, travailler avec des objections, argumenter pour niveau supérieur. De nombreux managers ne passent pas par ce chemin de formation particulier et se tournent vers le management individuel, beaucoup plus laborieux et moins efficace, alors qu'il ne reste que deux étapes pour réussir.

Les managers maîtrisant cet outil l'utilisent dans leurs services avec beaucoup de succès, car ils ont pu en évaluer l'efficacité. La réunion de planification n'est pas une relique du passé ni une formalité, mais l'un des outils les plus modernes et les plus efficaces qui aident à résoudre la tâche la plus difficile de la gestion : atteindre les objectifs de l'unité. Mais ce sont ces objectifs qui font le succès de l’ensemble de l’entreprise.

Aujourd'hui, notre collègue de SalesUPConsult, Dmitry Cherednik, vous expliquera comment organiser des réunions de planification nouveau niveau. Tous les conseils sont basés sur expérience personnelle gestion de l'entreprise. Le but de cet article est de créer un système à partir de réunions gestion efficace, pas une perte de temps.

Sur nos projets de Construction du Management et de Développement des Services Commerciaux, nous introduisons 3 grands types de réunions

• Quotidien (réunions de planification)
• Hebdomadaire (lundi)
• Mensuel (premier mercredi du mois)

Donc, collègues dirigeants et propriétaires d’entreprise.

Conduite des réunions de planification - principales tâches quotidiennes :

1. Résumer les résultats de la veille ;

2. Développement selon PDCA des actions concrètes pour les faits/plans « d’alignement » ;

3. Planifier les tâches principales d'aujourd'hui ;

4. Motivation et regain d'énergie pour la journée.

1. Après la rencontre, partez directement au combat ! Par conséquent, nous prendrons tous du thé, du café et une cigarette avant la réunion ;

2. Toutes les personnes participant à la réunion viennent travailler 10-15-20 minutes avant le début de la réunion pour la préparation et l'exercice décrits au paragraphe 1.

La réunion quotidienne ne devrait pas durer plus de 30 minutes. Il doit être informatif et avancer à un bon rythme. Lors de la réunion, les salariés doivent :
Discutez des résultats du travail de la veille (indicateurs - intermédiaire + final), travaillez avec le reporting d'activité, l'entonnoir de vente (section des employés, canaux de vente).

• Établissez des plans pour la journée en cours.
• Prendre des décisions sur les questions opérationnelles.
• Dernières nouvelles de l'entreprise.

4 règles de réunion quotidiennes

1. Fréquence. Tous les jours.

Seulement de cette façon et pas d’autre. En organisant des réunions à cette fréquence, vous commencez à former un système complètement clair dans le département. Planification et rapports.

Vos employés doivent être prêts à se lancer dans une journée de travail productive avec un sentiment d’urgence évident. Une réunion de planification bien menée est un excellent outil pour cela.

2. Règlements.

La réglementation est l’un des éléments qui contribuent à accroître l’efficacité dans tout.

Une réunion de planification est quelque chose pour lequel une réglementation est absolument nécessaire.

DANS dans ce cas Le règlement décrit et prévoit 2 introductions principales :

• contenu – ​​les questions discutées sont fixées dans le règlement par sujets et par ordre (afin que vous, en tant que manager, ne soyez pas égaré par des discussions et des raisonnements inutiles)
• timing – chaque question est discutée pendant un certain temps avec tout le monde. Si quelqu'un a besoin de plus de temps, faites-le personnellement après la réunion de planification, lorsque tout le monde est déjà en train de « vendre ».

Les employés seront toujours prêts pour la réunion de planification, telle que décrite dans le règlement.

Ils savent clairement quelles questions seront discutées. Au fil du temps, ils connaîtront même les questions que le manager leur posera et y répondront de manière proactive).

L'efficacité des réunions est très élevée.

La performance des entreprises est colossale.

3. Tempo, alias rythme.

Tout le monde court au même rythme.

Parfois, nous menons des expériences sur des projets et jouons de la musique dynamique. Les résultats sont intéressants. Les gens parlent plus vite et structurent leurs pensées. Le seul point négatif… parfois ils commencent à chanter…. Nous recherchons désormais une musique rythmée sans paroles. Nous organiserons 10 à 15 réunions avec et sans musique, mesurerons les résultats et les partagerons avec vous.

Le rythme de la réunion est important. La dynamique et la structure sont importantes. Surtout en début et en fin de rencontre. Au début, il s'adapte au rythme de la réunion elle-même, et à la fin au rythme de travail.

En tant que leader, vous fixez ce rythme. Et vous le soutenez. Dès que vous réalisez que la dynamique est en train de se perdre, vous posez des questions, prononcez des discours et ajustez le tempo.

À un moment donné, vos employés s’habitueront au fait que vous puissiez discuter en direct lors des réunions.

4. Chiffres, plans et rapports.

Tous les indicateurs sont prononcés par rapport aux chiffres. Cela s'applique également aux plans et aux rapports. « Nous avons tenu un peu moins de réunions que prévu », « Les comptes clients sont un peu plus élevés que prévu », « Nous n'avons pas pu mener à bien toutes les négociations prévues »...

Buvez-vous encore ce genre de bêtises avec votre café du matin ? Terminez.

Arrêtez de boire du café lors des réunions de planification. Vous disposez de 30 minutes pour effectuer un travail efficace qui détermine le résultat, et non pour remuer du sucre, boire du café et essayer de vous réveiller en réunion.

Permettre à quelqu'un d'être incompétent au travail.

Alexander Friedman a un jour donné une excellente définition d'un résultat en russe : il s'agit de l'absence de résultat et d'une belle histoire expliquant pourquoi cela n'a pas fonctionné.

Pour les principales tâches dont l'achèvement est prévu la veille - rapport - réalisé/non réalisé. Échec - erreur système ou non. Dans ce cas, terminé est considéré comme la même chose que définir la tâche - SMART.

5. Motivation

À la fin de la réunion de planification, vous devez « éclairer » tout le monde.

En position de « gagner », ils doivent s’asseoir lieu de travail ou aller à une réunion avec un client.

Vous les contrôlez. Instillez-leur cet état.

Boris Metlenko
Source : ABC d'un responsable « commercial »

Aujourd'hui, vous avez été surpris d'apprendre que le patron a décidé de se rapprocher du peuple, et à partir de lundi, vous devrez rendre compte lors d'une réunion de cinq minutes du travail effectué et faire publiquement des plans. Si vous avez une idée

Aujourd'hui, vous avez été surpris d'apprendre que le patron a décidé de se rapprocher du peuple, et à partir de lundi, vous devrez rendre compte lors d'une réunion de cinq minutes du travail effectué et faire publiquement des plans. Si vous ne savez pas par quel bout aborder tout cela et à quoi vous attendre, lisez la suite, cela vous sera utile.

Apparemment, votre patron a finalement lu un livre comme « La gestion d'équipe pour les nuls » ou a été conseillé par ses camarades plus âgés. En fait, c'est l'un des règles de base le travail du manager :

1. Définir une tâche

2. Désigner des exécuteurs testamentaires

3. Déterminez les délais

4. Surveiller les interprètes pendant l'exécution de la mission.

Un rapport lors d'une réunion de cinq minutes implique que les employés se mettent la pression et aident à se contrôler. Et le patron va s'asseoir, donner de nouvelles instructions et prendre des notes dans son journal. Cette procédure vise à créer une ambiance dans l'équipe : « Nous n'avons rien à cacher, nous sommes une équipe. La direction reste à l'écoute des événements. Le personnel n'est pas abandonné. Big Brother vous surveille. »

Ceci afin que vous sachiez ce qui motive votre management.

J'ai deux nouvelles pour vous : l'une est bonne et la seconde... décidez par vous-même.

La bonne nouvelle est que peu de managers sont capables de suivre ponctuellement leurs propres règles. (Tout ce gâchis avec les réunions de planification pourrait bientôt prendre fin)

Autre nouvelle :

Si cela n’a pas été accepté auparavant dans votre organisation, alors un changement arrive et vous avez une chance de vous faire remarquer et apprécier. Je parle d'une carrière.

1. Vos plans doivent être réalistes.

Un vrai plan est un plan qui s’accompagne d’une action réelle. Une tâche que vous connaissez bien et imaginez comment la réaliser de la première à la dernière étape. À toute question posée avant ou pendant travail, vous devez donner une réponse claire et détaillée. (Les managers qui réfléchissent en catégories concrètes plutôt que vagues apprécient cela).

Je vais donner des exemples sur la façon de distinguer un patron abstrait d'un patron concret.

Un patron qui pense clairement utilise dans son discours des tournures de phrases dont chaque mot peut être vu et ressenti. "Je ne vois pas de résultats." "Montre-moi exactement ce que tu as fait." "Vous n'êtes pas visible, vous ne vous sentez pas au travail." « Prenez-le sur vous », etc. Il se concentre sur les résultats, son élément sont les chiffres exacts et les dates exactes.

Un patron qui pense de manière abstraite et uniquement abstraitement ressemblera à ceci : « Décrivons les perspectives ». « Discutons des possibilités d'interaction », « Votre commande doit être finalisée le plus rapidement possible ». Une telle personne est généralement orientée processus. Il peut faire beaucoup de travail, il est constamment occupé par quelque chose, mais le rendement est proche de zéro.

(Pour ceux qui savent ce qu'est la PNL : Le chef concret est un chef kinesthésique-visuel ou visuel-kinesthésique. Le chef abstrait est auditif. Vérifiez, observez)

2. Incluez des tâches invérifiables dans votre plan. (Simulateur d'activité vigoureuse)

Les plans invérifiables sont ce domaine de votre activité qui ne peut être vérifié que si vous êtes assis sur votre âme toute la journée. Pourquoi est-ce nécessaire ? Mais pourquoi. Quels que soient les programmes que vous développez, quels que soient les projets que vous élaborez, les circonstances vous gêneront et vous gêneront certainement. Ce seront des collègues et des proches avec leurs questions et problèmes, intempéries avec vos propres conclusions et les patrons avec votre propre rapport. Pour avoir une longueur d'avance sur des travaux imprévus et il existe des plans invérifiables. (Je ne recommande pas d'en abuser, 1 à 2 devoirs non testés par semaine suffiront)

« Qu'avez-vous fait pendant 2 heures de travail ? » - demande le patron.

«J'attendais un accueil à la Commission du logement et des services communaux, comme je vous l'ai signalé lors de la réunion de planification de lundi», répondez-vous gaiement.

Voilà, pas de questions.

Un programmeur que je connais a écrit une application qui, une fois lancée, affichait des colonnes numériques, des barres bleues d'indicateurs de progression avec des pourcentages changeants, etc. Lorsqu’il a dû partir pour ses propres affaires, il a lancé ce programme, a dit à tout le monde : « Ne touchez pas à l’ordinateur, ma base de données est en train d’être réindexée » et est parti. Cependant, il a rendu toutes ses tâches et développements à temps.(!)

3. Lorsque vous discutez du temps dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches professionnelles, demandez une fois et demie à deux fois plus que ce dont vous avez réellement besoin.

Faites-le plus tôt - signalez-le plus tôt et gagnez une réputation d'employé diligent, ou consacrez le temps gagné à d'autres choses. Si des difficultés imprévues surviennent dans votre travail, vous le terminerez toujours dans les délais promis et conserverez la réputation d'un employé fiable : « S'il a promis, il le fera ».

Il y a une règle : pour mener à bien un projet, il faudra deux fois plus de temps et trois fois plus d’argent que prévu initialement.» Cela semble sans importance, non ? Cependant, c'est une règle tirée d'un livre intelligent, confirmée par la vie. Je l'ai rencontré pour la première fois lorsque mes amis et moi avons ouvert un café, dont j'ai ensuite été le directeur. La règle fonctionnait avec une précision de deux jours et cent roubles. Ensuite, il y a eu de nombreuses autres confirmations. Regardez autour de vous, demandez à vos amis. S’ils ont de meilleurs indicateurs, c’est que j’ai quelque chose à apprendre d’eux. 4. Pour la routine actuelle , ce qui n'apporte pas de résultats tangibles et prend beaucoup de temps, déjà lors de la 3-4ème réunion de planification demandez-vous un assistant

ou la possibilité de confier ce travail à un employé moins actif ou déchargé. (S'il vous est assigné, c'est le début de la constitution de votre équipe).

En fait, c'est une question de planification. Passons aux rapports. 5. Évitez de communiquer des résultats intermédiaires.

, à moins, bien sûr, qu’il s’agisse d’un projet à long terme ou que la direction ne vous oblige pas à faire un rapport immédiatement.

Les gens ont besoin de savoir CE que vous faites, et non COMMENT vous le faites.

Tôt ou tard, la maîtrise vous parviendra - c'est la capacité de faire face au travail rapidement et facilement. Malheureusement, dans ce pays, ils n'aiment pas la facilité ; ici, le travail dur et persistant d'un non-professionnel est tenu en haute estime. (les non-professionnels sont moins chers)

6. Brièveté, précision, clarté. Ce sont les critères de votre discours lors de la réunion de planification. Soyez prêt à répondre à des questions supplémentaires.

7. Lorsque vous faites rapport sur le travail effectué, ne soyez pas modeste. Vous n’avez pas besoin des lauriers des autres, mais ce qui vous appartient n’appartient qu’à vous. Si quelqu'un vous a aidé, assurez-vous de le reconnaître (les gens vous remercieront). S’ils interviennent, menacez-les : « Je ferai rapport aux autorités lors de la réunion de planification. »

Et encore une petite digression. Veuillez ne pas considérer ce texte comme un guide pour embêter vos supérieurs. Ce qui est écrit ici vous aidera à créer des conditions de travail confortables pour vous-même. Attention, ne pas être au travail, mais travailler. Malheureusement, il existe une autre règle de la vie de bureau : « Celui qui laboure, il roule ». Ces recommandations vous permettront de construire la vôtre au bureau zone de travail, protégé des réclamations inutiles de la direction (« Vous voyez, je suis occupé ! », « Je ne vous ai jamais laissé tomber, alors donnez-moi la possibilité de gagner de l'argent pour vous normalement ») et en même temps en utilisant toutes les opportunités disponibles pour travail efficace et l'évolution de carrière.

Je serai très heureux de recevoir des commentaires, des critiques et des suggestions.

Nous recommandons de le lire à tous ceux qui doivent organiser des réunions de planification, des réunions de cinq minutes et d'autres réunions. Beaucoup de gens le font, mais peu le font bien. L'article décrit les étapes de préparation d'une réunion, sa structure, l'évaluation de l'efficacité et l'enregistrement des résultats - tout ce que vous devez savoir pour tenir une réunion vraiment utile.

Auteur sur lui-même

Evgenia Koryakovtseva. Consultant, coach d'affaires indépendant. Elle travaille depuis plus de dix ans avec les formats de vente au détail, avec une expérience en tant que consultante externe dans une agence de conseil et en tant que formatrice interne en réseaux de vente au détail, dirigeait le département commercial B2B.

Expérience dans la conduite de séminaires, formations, conférences (plus de 400 projets). Connaissance méthodes modernes gestion, formation et évaluation du personnel dans le commerce de détail; formation de projets globaux dans ces domaines. Expérience dans la description de processus commerciaux, la création de systèmes de formation, le développement de systèmes de motivation du personnel et la gestion de projets.

Nous participons tous aux réunions. Et quelqu'un doit même les cuisiner et les diriger. Ou planifier des réunions. Ou des discussions de groupe. Admettez-le, beaucoup d’entre nous n’aiment vraiment pas ce genre de choses « parlantes ».

Pourquoi? Parce que cette philosophie est ancrée dans le sang de chacun de nos collaborateurs : une réunion, c'est quand ils discutent longtemps, de manière formelle et fastidieuse, sans affaires, et après cela, de toute façon, rien n'est fait. Eh bien, n'est-ce pas une perte de temps ?

Ce merveilleux format de travail

Les réunions dans les entreprises sont souvent programmées à l'improviste et ont lieu de manière sporadique. De plus, ils ne sont pas bien préparés et les dirigeants ne savent pas comment organiser une discussion. Par conséquent, de nombreux participants perçoivent mal l'information (n'ont pas entendu, n'ont pas compris, ont oublié) - les décisions nécessaires ne sont pas prises (reportées et raccrochent), et même si elles sont approuvées, elles ne sont souvent pas mises en œuvre. Droite?

Je me sens mal pour ce merveilleux format de travail. C’est pourquoi, dans l’article d’aujourd’hui, nous discuterons de ce qui est bon, de ce qui rend la discussion de groupe indispensable et apprendrons comment la mener efficacement.

Pour commencer, pourquoi avons-nous besoin de tout cela ? Pourquoi rassembler beaucoup de gens occupés et les éloigner du travail ?

Une réunion de haute qualité vous permet d'utiliser des mécanismes clés qui augmentent la productivité du travail, dont plus...

Le principe de synergie. L'effet de synergie est connu depuis longtemps des psychologues. Souviens-toi? — L'efficacité de l'ensemble est supérieure à l'efficacité totale de ses parties individuelles. Ou encore plus simple : une tête c’est bien, mais deux c’est mieux. Et c'est vrai. C'est ensemble que nous sommes capables de générer plus d'idées, de trouver de nombreuses solutions à un problème et de choisir la solution optimale parmi cette variété. En mode discussion de groupe, les gens commencent à travailler comme un tout, se complétant mutuellement. L'efficacité augmente également - vérifiez. C'est pourquoi, si vous devez résoudre un certain nombre de problèmes de travail, il ne faut pas négliger une discussion de qualité, cette immense ressource.

Le principe de cohésion. Une équipe, c'est-à-dire des personnes qui ont la même vision de l'objectif, se font confiance et savent travailler ensemble, est plus efficace qu'une seule personne. Êtes-vous d'accord? Comment vos collaborateurs vont-ils former une équipe ? Soudainement? Par vous-même ? Peut-être immédiatement très efficace ? Et à cause de quoi ? La clé pour former une équipe est d’avancer ensemble vers un objectif de manière active et organisée. Et toutes ces conditions vivent en mode réunion. Les réunions et les séances de planification sont un outil puissant d’unité, de respect des collègues et des managers, et un excellent outil pédagogique. Par conséquent, s'il est important pour vous que vos employés travaillent en harmonie et n'appartiennent pas seulement à un seul service ou entreprise, organisez des réunions de planification hebdomadaires de haute qualité.

Le principe de clarté. Beaucoup de gens ont peur de l’inconnu. personne normale- volontairement ou involontairement, consciemment ou non - résiste à l'incompréhensible et à l'inconnu, et c'est tout à fait naturel. Et si les objectifs de l’entreprise, les indicateurs de performance, les tâches du mois prochain, etc. tombaient soudainement dans la catégorie de l’incompréhensible ? Que ressent une personne lorsqu’on lui demande de creuser un trou, mais qu’on ne lui dit pas pourquoi, à quelle profondeur et où ? Bien sûr résistance et démotivation.

Les réunions sont une plateforme pour expliquer le « cap du parti », en augmentant sa compréhensibilité, son acceptation par les salariés, et donc un outil pour réduire leur résistance à l'inconnu. Par conséquent, si vous introduisez des changements, effectuez-les au travers d’une série de séances de planification et de réunions.

Un leader expérimenté sait que les réunions créent de l'organisation. Avec leur aide, vous pouvez maintenir des liens au sein de l'entreprise et mettre en œuvre les décisions prises, vérifier la façon dont les employés perçoivent les objectifs et éliminer les barrières entre les départements. Si vous ne tenez pas de réunions, des rumeurs et des spéculations surgissent dans votre organisation. C’est un problème qui entraîne la désunion et l’incertitude parmi les salariés quant à l’avenir, et qui n’est pas loin de perdre le contrôle.

Des réunions bien organisées peuvent faire des merveilles. Le mot clé ici est bon. De quoi faut-il tenir compte lors de la tenue de réunions ?

Principes pour des réunions efficaces

Respect des objectifs

Il existe plusieurs formats de réunion : réunion, brainstorming ; réunion de planification, cinq minutes. Chaque format comporte des indications d'utilisation et de méthodologie. Lorsque vous décidez de rassembler des personnes, évaluez sobrement vos buts et objectifs. Que souhaitez-vous obtenir de ce format ? Les gens doivent-ils trouver une solution ? Ensuite, il s'agit d'une séance de brainstorming : vous êtes tous sur un pied d'égalité et acceptez toutes les idées à considérer. Voulez-vous définir des tâches ? Il s'agit ensuite d'une réunion de planification avec procès-verbal et ordre du jour... Le format est déterminé par des points clés : le rôle de l'animateur de la réunion, le style de communication lors de la réunion, le résultat de la réunion.

Exemples de formats :

Réunion. L’objectif est de générer des idées, d’évaluer les options et de trouver des solutions. Autrement dit, l'équipe travaille en mode créatif. L’apothéose de ce format est le brainstorming. Une condition préalable est la possibilité d'exprimer une idée/opinion, c'est-à-dire une culture de communication libre lors de la réunion. Les gens devraient se sentir libres d’exprimer leurs pensées et devraient être encouragés à le faire. Il ne devrait donc y avoir aucune critique dure et peu constructive.

Planificateur. L’objectif est d’analyser l’état actuel du processus et d’identifier de nouvelles tâches. Ce format est plus proche du reporting oral sur des indicateurs donnés, la présence de ces mêmes indicateurs y est donc obligatoire. La réunion de planification se déroule toujours pour affaires, selon l'ordre du jour prévu.

Cinq minutes. L’objectif est d’identifier les priorités et de créer un état d’esprit de travail. Des réunions de cinq minutes ne sont pas organisées pour résoudre des problèmes mondiaux et répondre aux questions « À qui la faute ? et "Que dois-je faire?" Il s'agit d'un format de rappel. Les principales exigences sont la positivité et le court terme. N'oubliez pas que les réunions du matin jouent le rôle de stimulateur, d'activateur et de motivateur. Leur durée est de 5 à 15 minutes - pas plus !

Spécificité

Les tâches elles-mêmes sont-elles définies ? Avant la réunion, notez clairement l’ordre du jour et préparez le matériel dont vous avez besoin. Envoyez l'ordre du jour à tous les participants à l'avance (au moins trois heures avant le début, ou de préférence la veille) afin qu'ils puissent eux aussi se préparer. Cela permettra à tous de ne pas se perdre dans les tâches, de respecter la ligne de rendez-vous et de respecter le temps imparti.

Court terme

Toute réunion doit avoir lieu dans les plus brefs délais. Idéal - 30 minutes, maximum - une heure. C’est très mauvais si vous devez vous pousser les fesses pendant plusieurs heures. Pourquoi? Attention volontaire Il est dans la nature humaine de se dissiper avec le temps, et plus particulièrement en 30 à 40 minutes. Dans un processus monotone, ce qui se passe cesse d'être perçu au bout de 20 à 30 minutes. Et avec une diminution de l'attention, la mémoire d'une personne fonctionne bien moins bien... Cela nous dit : après 3 heures de réunion, les gens seront très inefficaces.

Timing

Une condition préalable à une réunion efficace est un calendrier ou une réglementation stricte. Fixez une heure de début et de fin pour la réunion. Commencez à l'heure indiquée, que tout le monde soit arrivé ou non - cela apprendra aux gens à ne pas être en retard. Fixez un délai HONNÊTE (par exemple, une heure et demie) et 10 minutes avant la date limite - terminez, quel que soit le résultat. Réglez une minuterie de cinq minutes pour chaque orateur, cela apprendra aux gens à parler clairement. Arrêtez les conversations non pertinentes lors de la réunion et ramenez les gens au sujet. Ayez un ordre du jour clair pour la réunion. Cela devrait être devant tous les participants.

Adéquation des participants

Seuls les salariés concernés par l'ordre du jour doivent être présents à la réunion. N'invitez JAMAIS des gens à une réunion avec une caravane, asseyez-vous simplement. Suivez le principe d'optimalité : il devrait y avoir moins de participants, mais le niveau de leur influence sur la question doit être plus élevé.

Le droit de parler

Vous connaissez ces réunions où les salariés ne parlent que lorsqu’on leur demande et donnent au manager des réponses socialement souhaitables comme « oui, bien sûr, nous le ferons » ? Pourquoi cela se produit-il ? Parce que les gens ont l’habitude de se faire frapper sur la tête pour exprimer une opinion, notamment pour douter. Si un manager demande d'évaluer si un problème peut être résolu, qu'un employé exprime des doutes et que le manager répond en le faisant taire, qu'apprennent alors les autres ? Soyez silencieux et « ne vous fâchez pas ». Qu’avons-nous besoin d’eux ? Renseignement et analyse. Des choses incompatibles, non ? C’est donc lors d’une réunion, plus que toute autre, qu’il faut donner le droit à la parole, aux avis, aux idées, aux doutes et aux questions. De plus, vous devez apprendre à répondre aux questions des employés : brièvement, directement, tout en supprimant les longs et inutiles gémissements sur la vie de bureau difficile.

Consolidation des résultats

Chaque réunion, en particulier celle au cours de laquelle vous fixez des objectifs, doit comporter un résumé écrit. Je recommande de conserver un procès-verbal électronique de la réunion. Par exemple, sous cette forme :

Après la réunion, un procès-verbal est envoyé à tous les participants. Ce sont les procès-verbaux de la réunion qui deviennent un outil de contrôle, permettant de ne rien manquer ni d'oublier une seule tâche. Et la traduction du protocole en système électronique(par exemple, 1C ou Lotus) permet de l'intégrer dans le système de paramétrage des tâches. Et le plus important : vous devez absolument vous renseigner sur les tâches fixées lors de la dernière réunion. C'est le mode de réunions cycliques « analyse → tâches → contrôle → analyse » qui permet de faire passer la réunion du mode conversation inactive au format travail.

Planification de la réunion

Tout ce qui peut être transféré en mode planifié doit être transféré. La seule façon de s'habituer aux procédures de contrôle est de leur tracer un parcours planifié. Idéalement, tous les employés devraient savoir quand on leur demandera telle ou telle question, c'est-à-dire quand ils doivent faire un rapport - afin d'avoir le temps de collecter des données et de préparer un rapport significatif. Les réunions imprévues ne conviennent que pour des questions urgentes et importantes, et la proportion de ces réunions imprévues devrait être faible. Sinon, le salarié n'a tout simplement pas le temps de se préparer (ce qui veut dire que vous entendrez « je ne sais pas »), parfois il ne pourra même pas être présent (au lieu de huit, deux viennent, le reste est « dans les champs » ", il est distrait de la tâche (et une productivité élevée nécessite de la concentration), etc. .d.

Pour évaluer l’efficacité de vos réunions, faites ce test :

Avez-vous plus de 3 oui ? Optimisons !

Les étapes de préparation et de tenue d’une réunion efficace

Déterminez les buts et les objectifs de la réunion. Quels problèmes doivent être abordés ? Quelles informations dois-je suivre ? Quelles conclusions faut-il tirer ? Quelle est la meilleure façon de structurer les tâches ?

Déterminez le format de la réunion en fonction des objectifs. Sélectionnez les participants et l’heure de la réunion. La réunion DOIT avoir un président/animateur qui surveillera les règles. Cette personne devrait avoir moins de responsabilité dans la résolution du problème sur lequel se déroule la réunion. Il est alors moins obsédé par les émotions (que, par exemple, l'initiateur de la réunion) et ne fait pas pression, volontairement ou involontairement, pour des décisions bénéfiques à ce dernier. Et le droit de parler honnêtement est donné à toutes les personnes présentes.

Déterminez la structure de la réunion. La réunion doit avoir une structure claire et se dérouler à chaque fois exactement dans l'ordre prévu.

Structure typique du planificateur :

• Remarques d'ouverture/échauffement.

  Objectifs. Règlements. Format.

  Questions générales.

  Résultats généraux des travaux. Accomplissement des tâches assignées.

  Résultats partiels/rapports des participants.

  Analyse des résultats. Définition des tâches. En résumé.

Structure de réunion typique :

Identification du problème, objectif. L'importance du sujet. Plans.

Objectifs. Règlements. Format.

Discussion. Analyse.

Analyse des résultats. Définition des tâches.

En résumé.

Structure typique d'un brainstorming ou d'une discussion :

Remarques d'ouverture / objectifs de la réunion / règlement.

Le problème et pourquoi c’est important.

Génération de TOUTES les options de solution.

Discutez des avantages et des inconvénients de chaque option.

Sélection d'une option de solution. Sur cette base, des tâches sont définies pour les participants.

Préparation du procès-verbal de la réunion.

Déterminez les règlements. Lors de l'élaboration de règlements, n'oubliez pas qu'ils doivent convenir à la fois au leader et aux participants. Standard : 3 à 7 minutes pour une présentation sur la définition du problème ; 5 à 7 minutes pour le débat. Il est utile de prévoir des pauses à raison de 10 à 15 minutes toutes les 45 à 60 minutes de travail actif. Dans l’ensemble, les réunions de plus d’une heure risquent de perdre l’attention des participants. De telles réunions peuvent être inefficaces.

Définissez l’ordre des problèmes à résoudre. Les questions relevant des règlements sont déterminées par ceux points clés, dont dépendent le résultat global et la qualité du travail de l’entreprise (par exemple, retours des clients, réaction à la publicité, informations sur les nouveaux produits, etc.).

Divisez toutes les questions en trois groupes.

1. Questions régulières - conformément à la réglementation. Essayez de répondre plus rapidement aux questions régulières. Au début, leur discussion peut prendre tout le temps. Ensuite, les problèmes d'actualité s'y ajouteront - les gens eux-mêmes deviendront actifs. Mais votre priorité, qui détermine la rapidité du progrès, ce sont les questions de développement. Accordez-leur jusqu’à 50 % du temps de réunion.

   Problèmes actuels - selon le plan de réunion : les idées qui ont surgi, les problèmes, ce qui interfère avec le travail et comment l'optimiser. Au total, vous ne pouvez pas analyser plus de 5 questions. Commencez toujours par les choses les plus importantes. Il vaut mieux en finir avec une question importante plutôt que d’en laisser une douzaine non entièrement résolues.

   Problèmes de développement - selon le plan de développement.

Préparer documents nécessaires et des formes. Pour résoudre efficacement les problèmes, il est extrêmement important de préparer correctement le matériel pour les réunions et de l'envoyer à tout le monde à l'avance. Lors de la réunion elle-même, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal dans lequel toutes les décisions prises doivent être enregistrées.

Déterminez l’heure de la réunion. Si les employés ne sont pas disciplinés et sont souvent en retard, je recommande d'organiser des réunions hebdomadaires le matin, dès le début de la journée de travail - une arrivée à l'heure au travail est garantie. Les pires « plus tard » seront réhabilités dans quelques jours. Indiquez toujours l’heure de fin de la réunion. Essayez de terminer un peu plus tôt - cela devient une agréable surprise pour les participants. Quoi qu’il en soit, après avoir discuté des questions prévues, il devrait encore rester du temps. Les employés auront alors la possibilité, la raison et l'incitation de poser leurs questions, c'est-à-dire d'être actifs et de réfléchir. Et quoi de mieux pour un manager qu’un collaborateur actif et intelligent !

Assurez-vous que la réunion est nécessaire.

Répondez-vous aux questions suivantes :

1. Les questions sont-elles pertinentes pour la réunion ? Est-ce de cela dont nous devons parler aujourd’hui ?

   La forme de présentation du matériel correspond-elle au but, au public, au contenu ?

   Que doit-il se passer/rester dans l’esprit des salariés après la réunion ?

   Est-il possible de sauter la réunion et d’obtenir le même résultat ?

Si vous avez répondu « Oui » aux questions 1, 2 et « Non » à la question 4, n'hésitez pas à organiser une réunion !

De nombreuses instructions et recommandations ont déjà été rédigées sur la manière de mener les réunions de planification. Nous avons analysé pour vous les informations publiées et les avons regroupées en une seule méthode. Alors, comment organiser et conduire correctement, ou plutôt efficacement, une réunion de planification.

Cible:

Organiser et conduire la réunion de planification le plus efficacement possible. Trouver une solution au problème posé pour discussion ou définir l'orientation de l'évolution de la situation dans une direction constructive.

Il est intéressant de tenir une réunion de planification pour que les participants n'aient pas le temps de bâiller et n'aient pas l'impression d'avoir perdu du temps.

Plan d'action

1. Familiarisez-vous avec la méthode proposée pour organiser une réunion de planification. 2. Préparez-vous, préparez-vous matériel nécessaire et inviter les participants. 3. Organisez une réunion de planification. 4. Résumez les résultats de la réunion de planification et familiarisez-les avec tous les participants.

Ce qui est nécessaire pour mener une réunion de planification : La première chose requise pour mener une réunion de planification est la question ou le sujet de la réunion de planification. La seconde concerne les personnes qui participeront à la réunion de planification. Le troisième est le lieu de la réunion de planification. Quatrièmement, le moment de la réunion de planification. Cinquièmement - le règlement de la réunion de planification. Sixièmement - les matériaux disponibles. Septièmement - le responsable de la réunion de planification ou le secrétaire.

Formats pour tenir des réunions de planification.

1. Réunion de synthèse et d’information. De telles réunions de planification peuvent avoir lieu chaque semaine en début de semaine pour les chefs de tous les départements de votre organisation.

Pourquoi de telles réunions de planification sont-elles nécessaires ?

2. Réunion de planification - répartition des tâches en cours.

Généralement organisé au début de chaque journée de travail. Le format est évident : le manager confie les tâches de la journée à ses subordonnés. Il n'est pas non plus nécessaire d'allonger le temps - tout le monde a reçu la tâche et est allé la terminer.

3. Réunion de planification pour discuter de la question soulevée.

Vous formulez à l'avance votre question, quelle vie elle-même et la situation actuelle de votre marché ont formulée pour vous. Exprimez le but de la réunion de planification et envoyez cette information aux participants. Demandez-leur de se préparer (si nécessaire) sur cette question. Déterminez à l’avance les règles et le secrétaire de la réunion de planification. Les résultats de la réunion de planification sont envoyés à tous les participants. La durée d'une telle réunion de planification ne dépasse pas deux heures. Mais il y a des situations où il faut plus de temps. Dans ce cas, prévoyez des pauses organisées de 15 à 20 minutes pour le thé et simplement la détente. (Préparez également le thé et les friandises à l'avance !)

4. Réunion de planification créative. Lorsque vous n’avez pas assez d’idées (ou qu’elles n’existent tout simplement pas, cela arrive aussi). Il est préférable de mener cette réunion de planification sous la forme d'un brainstorming ou d'une autre méthode créative de recherche d'idées qui vous convient.

5. Réunion de planification - comme solution situations de conflit en équipe.

Nous sommes tous des personnes, nous sommes tous humains... et il existe des conflits évidents et cachés au travail. Et lorsque vous, en tant que leader, constatez que la situation est proche de la critique, donnez simplement aux gens la possibilité de s’exprimer.

Dirigez leur énergie de conflit = destruction vers la création. Organisez une réunion de planification pour les salariés sous la forme d'une discussion libre, donnez-leur la possibilité d'argumenter ouvertement, mais sans « attaques » ni insultes.

Comment faire cela ? « Résoudre » correctement le conflit est votre tâche directe. Demandez l’aide d’autres spécialistes des ressources humaines ou de la haute direction. Choisissez un sujet pertinent, mais disons neutre pour tous les participants. Et assumez le rôle d'observateur et écoutez tout le monde attentivement, en orientant uniquement les participants dans une direction constructive et en ne les laissant pas tomber dans une impasse.

Assurez-vous de résumer la discussion sur le sujet indiqué, de tirer des conclusions et de les partager avec tous les participants. Il n'est pas nécessaire d'informer les participants que la réunion de planification a pour but de résoudre des situations de conflit. Sauf dans les cas où le thème de la résolution des conflits est l'objectif de la réunion de planification.