Une réunion de planification est un dérivé du plan anglais, une courte réunion de travail dédiée à l'avancement du plan prévu. Selon leur typologie, toutes les réunions de planification peuvent être divisées en catégories selon trois critères : spécifiques, temporaires et quantitatifs.

Selon un critère spécifique, toutes les réunions de planification sont divisées en reporting (réunions courtes au cours desquelles les managers rendent compte de l'avancement des tâches concernées), discussion (briefings sur le thème des changements possibles dans le chemin choisi pour atteindre un objectif particulier) et motivation. (réunions au cours desquelles les tâches sont réparties et les rôles sont définis dans le processus de travail sur une question ou une tâche).

Selon le critère temporel, une réunion de planification peut être un processus quotidien, hebdomadaire ou mensuel.

Selon le critère quantitatif, la réunion de planification peut être soit massive (pour tous les salariés), soit fermée (pour un groupe d'initiative distinct, les managers, le conseil d'administration de l'entreprise.)

Pourquoi tenir une réunion de planification ?

Si vous organisez ce processus comme une bonne tradition avant le début de la journée de travail, cela contribuera à discipliner l'équipe (réduire le nombre de retards matinaux), à définir plus clairement les buts et objectifs des employés (après tout, comme vous le savez, un un plan rationnel pour la journée est bien plus efficace qu'un plan sur six mois) , permettra de voir plus clairement les résultats réels du travail (dans le cas où le reporting de l'équipe au manager et du manager à l'équipe devient éléments obligatoires réunions de planification). En plus des avantages mentionnés ci-dessus, une réunion matinale bien menée peut revigorer les employés, augmenter leur productivité et les encourager à travailler efficacement pendant la journée. Ce aspect psychologique, bien entendu, joue un rôle important dans l’établissement de relations positives entre l’employé et l’employeur, et contribue également à l’unité de l’équipe.

Pourquoi beaucoup de gens considèrent-ils la planification de réunions comme une relique du passé ?

Premièrement, la plupart des gens attribuent l'émergence même de ce processus à l'époque où ils n'avaient jamais entendu parler de téléphone et n'avaient aucune idée de ce qu'étaient Internet et les technologies multimédias. Il s'avère que la seule façon de se rencontrer en personne et de discuter de questions de travail importantes était précisément ces réunions de planification. En raison du manque de moyens de communication opérationnels, de nombreuses questions se sont accumulées et une telle action a pris beaucoup de temps (en moyenne trois à quatre heures). A cette occasion, un célèbre économiste américain a déclaré un jour : « S’il y a des réunions de planification dans votre entreprise, alors vous êtes en sur la bonne voie. Il ne reste plus qu’à licencier tous ceux qui y vont et à laisser tous ceux qui travaillent en ce moment. »

Deuxièmement, la plupart des employés de bureau ont une attitude négative à l'égard de la planification des réunions précisément parce qu'environ 20 % du temps y est consacré et, comme beaucoup d'entre eux le notent, le discours du patron dure en moyenne la moitié du temps alloué à ce processus.

Troisièmement, si des réunions de planification ont lieu quotidiennement dans une entreprise, cela deviendra bientôt une sorte de formalité. Après tout, la plupart des tâches posées homme d'affaires prospère, sont à long terme, et le rapport quotidien en deux phrases ressemblera à ceci : « Tout va bien, nous y travaillons. » La nécessité d'une réunion de planification quotidienne survient généralement au moment où une entreprise commence à mettre en œuvre une nouvelle tâche stratégique dans un laps de temps extrêmement court ou en cas de crise. Dans de tels moments, il est vraiment nécessaire de surveiller en permanence la situation et d’être à l’affût des moindres changements.

Règlements

Toute réunion, même la plus courte, devrait avoir son propre règlement. D’une manière ou d’une autre, cela permet de résoudre les problèmes urgents de manière beaucoup plus productive, rendant le processus plus dynamique et efficace. Dans les règles bonnes manières diffuser le règlement aux salariés heure du soir afin qu'ils puissent réfléchir à toutes les questions soulevées et parvenir à une proposition constructive et significative. Entre autres choses, il convient de considérer qu'au moment de la réunion du matin, chaque employé doit avoir en main une copie du règlement. Il est important de confier la responsabilité à une personne spécifique qui surveillerait le temps (si l'orateur dépasse le délai décrit dans le règlement, cela retarde le déroulement de la réunion et, par conséquent, affecte négativement l'ambiance de l'équipe) .

Diriger ou ne pas diriger ? C'est la question

La réunion de planification est bien sûr un processus important, du moins dans le contexte de la définition d'objectifs en temps opportun et de la motivation des employés, mais le moment est venu d'aller au-delà de la compréhension ordinaire de ce terme. Il n'est peut-être pas si important de réunir quotidiennement toute l'équipe dans un bureau étouffant, mais de maîtriser la technologie de conférence sur Skype. Il est également important de prendre en compte le fait qu'une réunion de planification constructive ne devrait pas durer plus de 15 à 20 minutes. Les rapports sur les activités de chaque service peuvent être acceptés et discutés avec les managers dans la journée, et heure du matin se consacrer exclusivement à l'alignement des forces, à la détermination des tâches et des priorités.

Dans tous les cas, chaque entrepreneur choisit son propre concept de gestion, cependant, afin de comprendre un peu plus attentivement si de courtes réunions sont nécessaires pour votre personnel, il convient de peser le pour et le contre :

Discipline l’équipe ;

Possibilité de motivation matinale des salariés ;

Définition claire des buts et des objectifs ;

Possibilité d'être créatif et de mener des réunions de planification dans un style non conventionnel ;

Les réunions de planification prolongées fatiguent et réduisent la productivité des employés ;

Les réunions de planification non réglementées sont généralement inefficaces.

Les planificateurs, briefings et réunions font partie intégrante de la journée de travail de presque tous les employés. Tôt ou tard, un manager est confronté à la nécessité de mener de manière indépendante une réunion de planification quotidienne. Mais comme c’est souvent le cas, personne ne l’enseigne vraiment. Dès lors, la question se pose souvent : comment mener une réunion de planification ?

Objectifs de la réunion de planification

La première chose que vous devez faire est de déterminer les objectifs que vous souhaitez atteindre en organisant une réunion de planification. En règle générale, l'objectif principal de ces réunions est de créer un espace d'information unique entre tous les employés, permettant ainsi de réaliser un travail plus élevé et plus cohérent. Les réunions de planification aident à résoudre les problèmes suivants :

1. Fixer des buts et des objectifs pour l'équipe ;
2. Finition informations généralesà toute l’équipe ;
3. Résoudre des problèmes généraux ;
4. Motivation et implication du personnel ;
5. Formation des collaborateurs par le transfert des meilleures pratiques ;

D'accord, atteindre de tels objectifs présente un grand intérêt pour tout manager. C’est pourquoi la pratique de planifier des réunions est si courante en entreprise. Mais parvenir à l’efficacité des réunions n’est pas si simple ; il est important d’adhérer à un plan d’action clairement défini et de préparer chaque réunion de planification.

Plan de réunion de planification

Nous avons donc déterminé que la réunion est une chose importante et utile, mais afin de ne pas transformer cet outil en une autre torture inutile des subordonnés, le manager doit aborder la préparation de la réunion de planification avec le plus grand sérieux. Auparavant, nous avons discuté des objectifs de la réunion ; la tâche du manager, en fonction de l'objectif, est d'élaborer un plan de tenue de la réunion. Bien entendu, la rencontre des vendeurs et des TOP managers sera radicalement différente les unes des autres. Bien que la structure elle-même soit à peu près la même.

Un point très important dans la conduite de toute réunion est de donner aux subordonnés la possibilité de parler le plus rapidement possible. Il est conseillé d'impliquer autant de participants que possible à la réunion de planification dès les premières minutes. Cela aidera à constituer l’équipe.

Les secrets de la planification réussie d'une réunion

Le plus important ! Pour rendre une réunion intéressante, il faut s’y préparer. Le succès d’une réunion dépend de plusieurs facteurs importants :

1. Composante informationnelle. Les informations présentées lors de la réunion doivent être utiles et intéressantes. Si les informations sont ennuyeuses et monotones, alors faites-le manière intéressante fourniture d’informations. Supprimez les informations ennuyeuses et inutiles ;
2. Composante émotionnelle. Même le sujet le plus intéressant peut être gâché par une présentation incorrecte. N'oubliez pas vos professeurs d'université : lors de certains cours, tout le public dort, tandis que dans d'autres, il est complet.
3. Le leader qui dirige la réunion. Plus le présentateur fait autorité, mieux le public le perçoit. Si votre autorité n'est pas élevée, travaillez soigneusement sur les points 1 et 2.

Règles pour tenir une réunion de planification

Employés en retard

Quelqu’un essaie toujours d’être en retard à une réunion. Ces employés sont extrêmement destructeurs et doivent être combattus désespérément. Je voudrais vous demander de convenir à l'avance avec tous les membres de l'équipe de ce que nous faisons avec ceux qui sont en retard. Il existe plusieurs exemples : un retardataire apporte du café ou des fruits à tout le monde, un retardataire raconte une blague, un retardataire chante une chanson, etc. Le plus important est que tout le monde connaisse les règles et que tout le monde les respecte. Si la règle est réfléchie et acceptée par l'équipe, vous réduirez alors les retards au minimum.

Même heure de rendez-vous

Il est très important de maintenir un calendrier de réunions clair. Il n'y a rien de pire que des réunions imprévues ; cela perturbe les plans des subordonnés et les empêche de bien se préparer. L'attitude envers de telles réunions est initialement négative, ce qui n'est pas propice au travail.

Toute réunion doit être convoquée à l'avance ; il est préférable de ne pas modifier les dates et heures des réunions sauf nécessité.

Ne retardez pas les réunions

Il est très important de respecter le timing ; si vous avez déterminé que la réunion ne devrait pas durer plus de 30 minutes, tenez parole. Plus la réunion est longue, moins elle est efficace. Si vous devez résoudre des problèmes complexes et avez besoin longue durée pour peaufiner les détails, puis créer des groupes de travail composés d'employés compétents. Souvent, la majeure partie de la réunion est consacrée à travailler sur problèmes d'organisation, et la plupart des auditeurs abandonnent complètement le dialogue.

Seul le présentateur parle

J'observe souvent une situation où les salariés ont peur de leur patron et du coup, la réunion se transforme en monologue de dictateur. En règle générale, tout cela se passe dans un silence de mort et la tension se fait sentir dans l'air. Un style de gestion directif n'est pas approprié lors des réunions ; il contredit l'essence de cet événement. Idéalement, tous les participants devraient prendre la parole lors de la réunion de planification.

Discussion de questions privées

Parfois, l'un des participants à la réunion de planification peut tenter d'utiliser cet événement pour résoudre son problème privé. Pour un employé, soulever une question publiquement est généralement bénéfique. Cette approche peut transformer la réunion en farce. Par conséquent, il est nécessaire d'arrêter immédiatement de telles manipulations et de fixer un délai pour résoudre les problèmes privés.

Impact de la réunion sur le travail

Tout ce dont vous avez convenu lors de la réunion doit être réalisé de votre part. S’il n’y a aucun contrôle, les employés s’adapteront rapidement et cesseront de suivre vos ordres.

Comment vérifier l'efficacité d'une réunion

L’efficacité d’une réunion est assez facile à tester. Demandez à vos subordonnés ce qui s'est passé lors de la réunion ? 5 minutes après la réunion, 3 heures plus tard et le lendemain. Les réponses à ces questions fournissent un retour d'information à l'organisateur de la réunion de planification. S’il y a beaucoup d’informations, obligez les employés à prendre des notes. Mais dans tous les cas, tout le monde devrait enregistrer les informations.

Parvenir à une solution cohérente, rapide et travail efficaceéquipe - pas une tâche facile pour tout dirigeant. La tâche du patron est d'élaborer une stratégie d'action unifiée pour chaque subordonné, de surveiller leur travail et de le corriger. Pour réaliser un travail fructueux, vous devez comprendre comment diriger des réunions, comment instruire correctement vos subordonnés pendant une certaine période.

Réunion de planification - discussion et répartition des tâches de travail prévues pour un certain temps. Ces réunions peuvent être divisées en plusieurs types selon leur type, leur durée et leur quantité.

Le premier type comprend les réunions de reporting (celles-ci doivent être organisées par la direction pour rendre compte de la façon dont les tâches de travail sont exécutées à ce moment-là), les réunions de discussion (lorsque les propositions sont examinées et les modifications apportées au plan d'action sont discutées) et les réunions de motivation (où tout le monde obtient sa propre tâche dans le processus de résolution du problème principal).

En fonction du temps, vous pouvez avoir des réunions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

Si l'on prend comme base le facteur quantitatif, les réunions de planification peuvent être divisées en générales ou de masse (auquel tous les employés sont présents) et fermées (lorsqu'un groupe ou un service distinct se réunit).

La tenue de réunions de planification présente certains avantages :

• Maintient la discipline et réduit les retards.
• Aide à définir clairement et clairement les tâches de l'équipe. Un plan quotidien à court terme est bien plus utile et productif qu’un plan sur six mois.
• Indique l'indicateur de performance réel. Cette qualité s'étend si, lors de la réunion de planification, les employés présentent à leurs supérieurs des rapports sur ce qu'ils ont fait.

N’oubliez pas le rôle motivant élevé des réunions. Mener une réunion avec compétence signifie avoir un impact positif sur l'humeur des employés, en les encourageant à travailler fructueusement et en les incitant à améliorer leurs performances. De plus, cette propriété contribue à établir des relations positives entre l’équipe et la direction.

De l'autre côté, tenir des réunions de planification a aussi ses inconvénients:

• Les longues réunions enlèvent la force et l'énergie des employés.
• Les réunions soudaines et imprévues sont généralement inefficaces.

Pour éviter de tels facteurs négatifs, les réunions doivent être menées de manière réfléchie.

Avis d'expert

Lors de la réunion de planification, les employés proposent de nouvelles idées pour développer l'entreprise et augmenter les ventes.

Hasmik Guévorgian,

Directeur général et l'un des propriétaires de la chaîne de magasins Provocation à Moscou

Nous récompensons et soutenons de toutes les manières possibles nos collaborateurs qui souhaitent accroître la notoriété de notre marque. Nos franchisés ont décidé d'organiser des réunions spéciales deux fois par mois, au cours desquelles les employés expriment leurs réflexions et suggestions pour développer l'entreprise et augmenter les ventes. Les auteurs les plus projets intéressants et les idées reçoivent une prime pouvant aller jusqu'à 15 % du salaire.

Certains de nos meilleurs modèles de T-shirts ont été initialement conçus et suggérés par des employés. Grâce à nos collaborateurs, nous augmentons la visibilité de l'entreprise en parrainant des événements culturels jeunesse.

Un exemple frappant : un de nos collaborateurs à Tula a proposé de participer à des compétitions sportives municipales et à des soirées en clubs. La créativité et la détermination de cet employé ont été la clé pour que notre publicité soit apparue dans les cafés populaires de la ville. Finalement, les ventes dans la ville de Tula ont doublé. Les revenus de l’employé ont augmenté de la même manière : quelques mois plus tard, il est devenu directeur du magasin.

3 éléments pour des réunions de planification réussies

1. Composante informationnelle. Rendre le matériel intéressant et utile pour ceux qui écoutent. Si des informations ennuyeuses ne peuvent être évitées, essayez de les présenter d'une manière inhabituelle. Les informations présentées lors de la réunion de planification doivent être utiles et passionnantes. Si vous souhaitez organiser des réunions réussies, il est préférable de ne pas partager d'informations fades et ennuyeuses.
2. Composante émotionnelle. Un matériel fascinant avec une mauvaise livraison est un mauvais matériel. Souvenez-vous de l'université : passer du temps dans certains cours était ennuyeux, les étudiants dormaient littéralement en classe, tandis que dans d'autres, tout le monde voulait aller au fond des choses et discuter.
3. Le leader qui dirige la réunion. L'autorité de l'orateur affecte directement l'assimilation de l'information. Si vous n'avez pas encore atteint des compétences rhétoriques élevées, travaillez plus dur sur les points 1 et 2 avant d'organiser la réunion.

Comment mener des réunions de planification sans résistance des employés

Ce n'est un secret pour personne que les employés ont souvent une attitude négative à l'égard de la planification des réunions. Il vaut la peine de comprendre les raisons de cette perception.

Premièrement, l'origine originale de telles réunions de planification est associée parmi les gens à une époque où les moyens de communication ne permettaient pas de coordonner le travail des personnes et où il était nécessaire de se réunir en personne en équipe entière et de discuter de questions de travail importantes pendant des heures. Puisqu'il n'y a pas d'autres moyens de se renseigner ou de discuter points importants il n’y a tout simplement pas eu de tonnes de questions, de commentaires et de souhaits concernant le travail accumulé pour la réunion. La réunion a donc dû durer plusieurs heures.

Deuxièmement, de nombreux employés de bureau sont agacés par le fait que les réunions de planification occupent 1/5 de leur temps de travail total. En même temps, il n'y a pas grand-chose à discuter - le discours du patron occupe généralement la moitié de la réunion.

Troisièmement, si vous organisez une réunion tous les jours, les employés la traiteront bientôt comme un événement « pour le spectacle ». Les employés ne rendront pas compte de manière détaillée et intéressante de l'avancement du travail ou de tout changement, car ils peuvent tout simplement ne pas se produire dans un laps de temps aussi court. Les principaux objectifs de toute entreprise sont des plans à long terme, vous ne devez donc pas priver les employés d'un temps précieux pour écouter « les choses sont normales, nous travaillons ». Ce n'est que dans les cas critiques, les situations d'urgence et les tâches urgentes qu'il devient nécessaire de tenir des réunions quotidiennes.

Comment mener correctement une réunion de planification en choisissant le format approprié

1. Réunion d'information

Vous pouvez organiser une telle réunion de planification le lundi, en faire un événement hebdomadaire pour chaque département de votre entreprise, pour chaque chef de service. Le but de cette réunion est de découvrir ce qui a été accompli au cours de la semaine écoulée, ce qui a été réalisé et ce qui est prévu pour cette semaine. Les managers peuvent transmettre des informations importantes à leurs subordonnés et les motiver à travailler de manière productive. Ne retardez pas la réunion – il est préférable de la tenir dans un délai de 30 minutes.

2. Répartition des tâches

Il est préférable de faire cette courte réunion en début de journée. Les managers donnent les consignes de la journée et les expliquent aux salariés. Si vous avez des questions ou informations importantes non, une telle réunion de planification ne prendra pas beaucoup de temps de travail aux salariés.

3. Réunion de planification

Une telle réunion de planification doit avoir lieu après que tous les employés ont été informés à l'avance par écrit ou formulaire électronique. Laissez-les se préparer sur le sujet, fixez une heure de réunion et un secrétaire de réunion. Envoyez également les conclusions et les résultats de la réunion à toutes les personnes présentes ou attendues à la réunion de planification. Il est important de noter qu’une telle réunion de planification ne devrait pas durer trop longtemps. Si cela ne peut être évité, veillez à prévoir des temps morts pour vous reposer ou prendre une collation.

4. Réunion de planification créative

Si cette fois vous n'avez rien à offrir à l'équipe, bonne option tiendra une réunion de planification dans un format non standard. Cela pourrait être un concours meilleure idée ou un brainstorming.

5. Réunion de planification pour la résolution des conflits

N’oubliez pas le facteur humain et les éventuels malentendus au sein de l’équipe.

La position correcte du patron est d'identifier et de résoudre un tel problème. Il serait plus opportun que jamais de tenir une réunion à cet effet. Il faut donner à chacun la possibilité d'expliquer sa position et de lui dire ce qui ne lui convient pas exactement. Le format d’une telle réunion ne doit pas être strict ; laisser les gens parler ou argumenter, en justifiant leurs opinions. Une fois que vous avez identifié ensemble les défis, vous devez les surmonter. Vous n’êtes pas obligé de prendre cela en charge vous-même ; les spécialistes RH et les cadres supérieurs vous aideront.

Vous devez organiser une réunion en sélectionnant sujet intéressant pour tout le monde - pour que tout le monde veuille s'exprimer et que vous ayez la possibilité de réguler la conversation et de corriger sa direction.

Résumez la réunion, recueillez ce que les participants ont dit et partagez les résultats avec eux.

Il n'est pas nécessaire d'avertir les collègues dès le début que la réunion de planification a lieu en raison d'un conflit survenu. L'exception concerne les réunions spéciales organisées uniquement pour résoudre de telles situations.

Comment augmenter les avantages de la planification des réunions

Des séances de planification, des réunions et des réunions mal organisées sont absolument inutiles et même nuisibles. Car à eux seuls, ils ne créent pas de valeur ajoutée, mais on peut y consacrer énormément de temps.

Découvrez les règles pour organiser des réunions de planification efficaces dans le magazine Directeur Commercial, qui feront avancer le processus de travail avec un minimum de temps passé.

Comment mener quotidiennement des réunions de planification : algorithme étape par étape

Étape 1. Déterminer les objectifs de l'événement réunion de planification du matin

Chaque organisation doit présenter et planifier les résultats de son travail. En fonction de vos objectifs, vous devez élaborer un plan étape par étape pour leur mise en œuvre.

Sélectionnez les objectifs dans la liste qui conviennent à votre entreprise :

• Fixer des objectifs

La principale raison de tenir des réunions d’équipe est la planification des tâches. Le plan quotidien d'un employé ne doit pas inclure plus de 3 tâches et 1 objectif. Idéalement, chaque employé définit lui-même les tâches et les priorités de la journée et en rend compte au manager.

Pour fixer des objectifs réalistes et réalisables, utilisez. Il est préférable de planifier votre travail en utilisant des chiffres précis. Visualisez l'information : il est préférable d'organiser l'événement dans une salle équipée d'un projecteur ou d'un tableau sur lequel vous notez les principales tâches. Marquez votre objectif de la journée avec un marqueur et soulignez-le pendant la conversation.

Il est préférable que chaque employé rédige son plan.

• Commentaires des employés

Bien souvent, les salariés, confrontés à un problème ou à une situation incompréhensible, n’en signalent pas à leur patron. Généralement, cela fait l’objet de discussions entre collègues et n’est pas considéré comme digne d’être signalé à la direction. Il est nécessaire d'établir un contact constant avec les subordonnés. Les employés doivent s'habituer à dire à leur responsable ce qui les préoccupe et les inquiète dans l'exercice de leurs fonctions.

Dans ce cas, le manager doit tenir des réunions séparées pour écouter chaque problème et y répondre de manière appropriée, même s'il estime que la situation n'en vaut pas la peine. attention particulière. Recherchez également la racine du problème et non le coupable. Désignez une personne spécifique chargée de résoudre le problème et fixez un délai clair pour cela.

• Transfert d'expérience et de formation

Soyez le premier à parler - dites à vos collègues comment vous effectueriez vous-même la tâche qui vous est assignée. Lancez une discussion, demandez aux collaborateurs comment faire ceci ou cela fonctionne mieux et de manière plus fructueuse. Vous pouvez organiser une réunion de planification sous forme de jeu ou réaliser une analyse de rentabilisation afin que tout le monde puisse participer à la discussion.

Vous pouvez organiser des formations : raconter ou répéter des scripts, des réponses types, des avantages de produits, des promotions d'entreprise, etc. avec des collègues. Impliquez toute l’équipe dans ce processus.

Ne vous répétez pas, apprenez chaque jour quelque chose de nouveau à vos collaborateurs, développez-les !

• Esprit d’équipe accru

Parlez de l'entreprise comme d'une équipe soudée - utilisez les mots « nous », « notre équipe » dans votre discours.

Signalez quelque chose de nouveau et d'intéressant au cours de la dernière journée : ce qui s'est passé hier, l'actualité de l'entreprise, ses succès (même petits). Ce n’est pas parce que vous disposez d’une newsletter interne par e-mail que tout le monde la lit. Ainsi, les choses les plus intéressantes et les plus importantes peuvent être redites lors de la réunion de planification. Si l’information n’est pas entièrement positive, les salariés auront l’occasion de discuter d’un plan d’action.

Retenez les dates importantes pour les salariés, parlez-en (anniversaires des salariés eux-mêmes, des membres de leur famille, des enfants, un événement important pour l'entreprise, etc.).

• Motivation de l'équipe

Vous pouvez organiser une réunion afin de charger l'équipe de positivité pour la journée à venir. Pour ce faire, vous avez besoin de :

• Félicitez l'un des employés (le meilleur en vente, bonne qualité, gratitude du client, solution situation difficile etc.).
• Lors de l'attribution des tâches, expliquez comment le travail affectera positivement les objectifs généraux de l'entreprise. Faites savoir à chaque employé qu’il est important.
• Utilisez des mots et des phrases de motivation : « Faisons-le ! », « Montrez ce que vous pouvez faire ! » etc.
• Montrez que vous croyez en chaque employé, dites souvent des phrases telles que « Nous pouvons », « Nous réussirons », « Je suis confiant », etc.

Une règle importante pour mener des réunions efficaces est de ne parler que de choses positives, de ne réprimander personne lors de la réunion de planification et de ne pas gronder l'équipe. Le matin, vous ne devriez parler que de choses positives !

Assurez-vous d’utiliser tous les objectifs mentionnés ci-dessus, mais il n’est pas nécessaire que tous se réunissent en même temps.

Étape 2. Rédiger le règlement

Une fois que vous avez choisi les objectifs de votre réunion matinale, vous devez décider comment les réaliser. Le règlement peut être imprimé et accroché dans le bureau où se tient la réunion de planification.

Décidez de la durée pendant laquelle vous comptez tenir la réunion et notez-la dans le règlement. Quinze minutes suffisent pour une réunion efficace. De plus, faites un plan précis : ce dont vous parlerez lors de la réunion. Pour ce faire, vous avez besoin de :

La réunion de planification doit se dérouler sur une note positive. Saluez l'équipe, reconnaissez l'un des employés pour le travail accompli et les réussites de la journée écoulée. A la fin de la réunion, vous pourrez féliciter l'équipe, lui souhaiter une agréable journée ou la motiver à travailler de manière productive.

Au début de la réunion de planification, rapportez ce qui a été accompli au cours de la journée écoulée. Définissez de nouvelles tâches en fonction de ce que vous avez fait. Après cela, vous pouvez effectuer une formation ou commencer une répétition.

Obtenez une réaction de l'équipe, communiquez avec elle en fin de réunion pour ne pas prolonger l'événement. Si le sujet de discussion est trop difficile et nécessite plus de deux minutes, amenez-le à une réunion distincte ou attribuez-le à un employé spécifique.

Étape 3. Se préparer pour la réunion de planification

Afin de mener une réunion de planification correctement et avec compétence, vous devez vous y préparer à l'avance. Il est préférable de préparer la réunion du matin le soir et de tout noter.

Les objectifs quotidiens doivent s'aligner sur les objectifs à plus long terme et prendre en compte les défis de la veille. Séparément pour chaque élément, notez ce dont vous parlerez : nouvelles positives, problèmes, événements récents, formation.

Étape 4. Organiser une réunion de planification

Commencez à organiser la réunion en utilisant votre plan. Saluez l'équipe. Gardez une trace de l'heure afin que la réunion ne dure pas plus de 15 minutes.

Lors de la réunion, observez la réaction des employés à chaque étape de la réunion de planification. De cette façon, vous pouvez déterminer ce qui était intéressant pour l’équipe et ce qui ne l’était pas. Si les employés ne sont pas intéressés par certaines informations, réfléchissez à la possibilité de les supprimer du plan ou de modifier la façon dont elles sont présentées.

Vous pouvez comprendre l’efficacité avec laquelle vous avez mené la réunion de planification en examinant la qualité du travail des employés et le niveau des ventes. Si la productivité a augmenté, alors la réunion de planification a été organisée correctement.

Avis d'expert

Comment mener une réunion de planification matinale non standard

Dmitri Grishine,

Président du conseil d'administration et l'un des fondateurs du groupe Mail.Ru à Moscou

Pour nous, tenir des réunions au format inhabituel est chose courante. Chacun d’eux prend moins d’une demi-heure. Les réunions de planification sont ouvertes à tous ; tous les employés peuvent participer, pas seulement ceux directement liés au sujet de la réunion de planification. On parle debout afin de s'éloigner quelque peu du format habituel de travail en milieu de travail.

Trouvez-en le plus possible idées créatives Résoudre les problèmes qui se sont posés, même ceux qui semblent totalement irréalistes, est l'objectif principal avec lequel nous avons commencé à organiser de telles réunions de planification. Les propositions sont critiquées avec rigueur, sans émotion, et ne parlent que de l'aspect technique du problème.

Tout ce qui est proposé par l'équipe est entré dans une base de données spéciale. Organiser des événements de ce format, c'est donner la possibilité aux collaborateurs de s'entendre et de ne pas s'accrocher à un problème insignifiant. Tout le monde se sent impliqué dans une cause commune, importante pour l'entreprise, et cela, comme rien d'autre, incite à travailler.

Comment bien conduire une réunion de planification dans un département

Chacun de nous comprend tout ce que les chefs de service doivent faire. En plus de leur travail régulier, ils s'occupent de résoudre des problèmes et organisation générale tout le département. L'efficacité d'un patron dépend des méthodes et outils de gestion qu'il utilise. Est-ce que cela vaut la peine de consacrer du temps et de tenir des réunions dans ce cas ?

Tout dépend de l’approche du manager face à la question de la planification des réunions. Dans un cas, les patrons abordent les réunions de planification de manière très formelle, même si les règles de l'entreprise stipulent que de telles réunions doivent avoir lieu. Un tel leader estime que l'essentiel est plus d'efforts, moins de réunions. D'autres chefs de service décident de tenir des réunions de leur propre initiative, car ils savent à quel point un tel outil est efficace pour améliorer la qualité du travail en équipe.

Si le mentor de tout un département estime que des réunions doivent avoir lieu simplement parce qu'« elles le doivent », alors il ne devrait pas perdre de temps à organiser des réunions de planification. Tout événement organisé uniquement pour le spectacle n'a qu'un impact négatif sur le travail. D’après le nom lui-même, une réunion de planification est une planification compétente des actions pour atteindre les grands objectifs de l’entreprise.

Basée sur le cycle de Deming, la réunion de planification est inspection périodique(Vérifier) ​​le travail de l'équipe afin de modifier ou de rediriger le mouvement (Akt), si nécessaire.

À quelle fréquence tenir des réunions de planification dans le département? Les réunions quotidiennes du département ne sont nécessaires que pour les employés nouveaux ou inexpérimentés qui ne peuvent s'en sortir sans surveillance constante et les conseils des supérieurs. Pour une équipe plus soudée et expérimentée, les réunions doivent avoir lieu une fois par semaine, le même jour, à peu près à la même heure et dans la même structure que la réunion de planification. Ceci est nécessaire à des fins de discipline.

Le plus souvent, le manager refuse de tenir une réunion de planification car il considère que c'est une perte de temps. L'interaction avec l'équipe se transforme en un court monologue sans retour des employés. Avec cette approche, la plupart des fonctions sont perdues, sauf peut-être celles informationnelles et, en partie, disciplinaires.

Pour tout manager, interagir avec un groupe est bien plus difficile qu’interagir avec chaque collaborateur individuellement. Gérer une équipe entière à la fois est la compétence d’un bon patron expérimenté. Un tel leader sait comment mener correctement une réunion de planification : rapidement et précisément, tout en recevant les « retours » du groupe, en discutant d'un problème avec eux et, sur cette base, en réglementant le travail du département. Il est préférable de s'en tenir à une réunion d'une demi-heure (+- 15 minutes). Une personne est physiologiquement programmée avec un tel temps pour la plus grande concentration d'attention.

L'introduction d'un nouvel événement - une réunion de planification - demandera un certain temps. Souvent, vous devrez organiser plusieurs réunions pour faire fonctionner un tel outil. Si le chef d'un service commence à écouter les retours de l'équipe, il recevra beaucoup nouvelles informations, que personne n’avait exprimé auparavant. Mais maintenant, une opportunité s'est présentée - a demandé le leader lui-même ! Il faudra déterminer les rôles individuels des salariés et leur finalité dans le travail de l'ensemble du groupe, surmonter les objections et argumenter au mieux leur position. Souvent, les managers ne terminent pas la mise en œuvre d'un nouvel outil et, à quelques pas du résultat idéal, reviennent à une approche moins gestion efficace, c'est-à-dire mener des conversations séparément avec chaque employé.

10 règles pour mener une réunion matinale au service commercial

Souvent, les directeurs commerciaux s'acquittent bien de leur responsabilité principale consistant à parler aux gens et à vendre des produits, mais en même temps, ils ne sont pas du tout capables d'agir selon un plan, d'analyser le travail effectué et de travailler de manière cohérente. Si un manager a déjà reçu de nombreuses commandes pour ce mois-ci, il cesse de travailler aussi activement, fait moins d'appels à froid et ne traite pas avec des clients passifs.

Ayant remarqué une telle tendance, le manager peut en informer le manager lors de la réunion de planification, en lui disant que son évitement du travail a été remarqué et est surveillé. Bien entendu, les managers chercheront une excuse pour ne pas participer à la réunion, arguant qu'ils sont occupés. Une réunion peut être organisée à des fins de gestion administrative, lorsque le gestionnaire peut influencer le travail et l'améliorer s'il constate un déclin ou une urgence.

Pour mener une réunion de planification aussi efficacement que possible, vous devez respecter ces règles:

Règle 1. Fréquence

Les réunions du matin doivent avoir lieu à la même heure chaque jour, quelle que soit votre humeur. Au fil du temps, la réunion de planification deviendra une habitude et servira de signal aux managers pour commencer à travailler. Il y a eu des cas où l’absence d’une réunion ou sa mauvaise organisation a brisé la routine habituelle de la journée des managers et a emporté bonne humeur et l'envie de travailler.

Lors de la réunion de planification du matin, les managers doivent reprendre pleinement leurs esprits, se réveiller et comprendre : il est temps de commencer à travailler !

Règle 2. Discipline

3 clés d’une réunion de planification efficace sont de tenir des réunions avec une structure précise, des objectifs précis et en même temps. Si les règles sont respectées, la réunion de planification a un effet positif sur le travail des managers ; au contraire, s'en écarter nuit au travail.

La réunion doit avoir lieu en même temps. Les employés doivent arriver au bureau tôt et ne pas être en retard. Vous devez vous préparer au travail avant et pendant la réunion afin de pouvoir commencer à travailler immédiatement une fois la réunion terminée. Chaque manager doit préparer à l'avance la réunion de planification, fixer les objectifs de la journée et calculer tous les indicateurs, afin de ne pas prendre de temps à toute l'équipe pendant la réunion et de ne pas se laisser distraire.

Si vous décidez d'organiser une réunion basée sur le jeu, prévoyez environ 45 minutes. C'est plus que pour une réunion ordinaire, mais c'est très efficace pour le travail de l'équipe et la performance financière de l'entreprise.

Règle 3. Énergie

La réunion du matin donne le ton aux collaborateurs pour toute la journée.

Si vous organisez une réunion de planification ennuyeuse et sans intérêt, le travail de cette journée n'aura aucun effet positif. Fournissez des informations claires et intéressantes, ne permettez pas à l'équipe de s'écarter du sujet ou de poser des questions sur des choses qui ne sont pas pertinentes. travail généraléquipes.

Lors de la réunion de planification, vous ne devez parler que de ce qui s'applique à tous les employés. Un tel événement est travail collectif, et pas seulement le temps de s'asseoir.

Règle 4. Formez constamment vos managers

Chaque fois, à la fin de la journée de travail, renseignez-vous auprès des managers sur le déroulement du travail - quelles difficultés sont survenues, quelles objections des clients n'ont pas pu être surmontées. Résumez les informations afin de pouvoir consacrer une partie de la réunion de planification du matin à régler la situation avec l'équipe.

Tout d'abord, laissez le responsable lui-même décrire le problème qui s'est posé. Après cela, passez brièvement en revue la théorie sur le sujet, comme la section argumentation. Après cela, réfléchissez pendant le jeu : le manager confronté à la complexité assumera le rôle du client, et le reste de ses subordonnés proposeront des options pour résoudre le problème.

La discussion doit être menée de manière à ce que chaque collaborateur participe à la recherche d'une solution. Vous n’avez pas besoin d’expliquer à chaque fois comment faire face à une difficulté ; laissez l’équipe elle-même trouver une issue en interagissant les unes avec les autres.

Cette approche avec une formation quotidienne permettra aux managers de s'améliorer constamment et de ne pas avoir peur d'affronter un problème.

Règle 5. Surveillez constamment ce qui est prévu

La règle ressort très clairement du nom. Si vous arrêtez de surveiller le travail des managers, vous ne verrez pas de travail efficace.

Règle 6. Motivation de l'équipe

Lorsque vous organisez une réunion de planification, rapportez non seulement les résultats globaux de la journée précédente, mais mettez également en évidence les managers ayant les meilleures et les pires performances. Cela n'affectera pas négativement le travail des employés, mais ne fera qu'inciter à travailler aussi bien ou à s'améliorer si quelque chose s'est mal passé hier.

Il est important de noter non seulement les indicateurs quantitatifs, mais également la qualité du travail. Félicitez les managers qui ont mieux communiqué avec le client que les autres. Vous pouvez écouter vous-même les conversations des employés ou contacter le service de contrôle qualité pour obtenir un rapport.

Règle 7. Spécificité des plans

Lors de la planification de sa journée lors de la réunion du matin, le manager doit décider quelles ventes il réalisera, qui il rencontrera et quel paiement il recevra. Il est nécessaire de s'habituer à organiser un événement de telle manière que les managers fournissent toujours ces données sous des numéros et des noms d'organisations précis. Laissez le manager nommer clairement les entreprises qu'il appellera et visitera, même s'il n'a pas de réponses précises de la part des clients prévues pour aujourd'hui.

De plus, le plan quotidien doit faire partie de l’objectif mensuel. En d'autres termes, si le plan de vente pour le mois est de 500 000 roubles, le vendeur ne peut pas prévoir d'en recevoir 15 000 par jour, car un tel rythme ne mènera pas à l'achèvement d'une tâche à long terme.

Il est impératif de combattre les objections de vos propres collaborateurs qui ne veulent pas se mettre la barre haute, invoquant la superstition ou le simple mécontentement. Former les employés à se fixer des objectifs ambitieux.

N'oubliez pas que le plan doit être réel et réalisable, et pas seulement dit. Le manager doit comprendre que la tâche fixée pour la journée est réelle et s'efforcer de la mettre en œuvre.

Règle 8. Vérifiez l'état de préparation de toute l'équipe

Avant d'envoyer vos subordonnés chez eux, vérifiez leur état de préparation. Il s'agit deà la fois sur les ressources externes (supports de présentation, cartes de visite, bases de données téléphoniques, etc.) et internes, « humaines » - si tout le monde est de bonne humeur ou si quelqu'un doit être travaillé séparément afin de le motiver à effectuer des activités productives .

Règle 9. Invocation puissanteà l'action à la fin de la réunion de planification

Pour terminer la réunion de planification, proposez une phrase de motivation lumineuse qui servira de signal pour commencer le travail - par exemple, « Au travail ! », « En avant ! et ainsi de suite.

Cette phrase servira de point d’ancrage qui dynamisera davantage l’équipe.

Règle 10. Visualisation

Pour mener un planificateur avec une plus grande efficacité, il est impératif de créer un tableau sur lequel seront attachés les résultats de la réunion et de la notation afin que les salariés puissent voir réalisations globales, leur indicateur et à quel point ils sont sur le point de réaliser le plan mensuel.

Comment organiser une réunion de planification chaque semaine

Si vous souhaitez mener votre réunion de planification de manière efficace, vous devez considérer deux conditions. Tout d’abord, le temps imparti à la réunion n’est pas long, environ une demi-heure. La seconde concerne les notes prises lors de la réunion de planification. Les objectifs exprimés par les dirigeants doivent être écrits.

La réunion de planification hebdomadaire comprend quatre étapes :

Étape 1. Annonce des objectifs de l'entreprise

La meilleure façon de mener une réunion hebdomadaire est de commencer par réitérer l'objectif principal ou à long terme de l'entreprise. Par exemple, « Une entreprise prospère avec un vaste marché ». Après cela, nommez la tâche pour une période plus courte - quelque chose comme « Augmenter de 3 fois les revenus de l'organisation pour cette année ».

Étape 2. Les chefs de service racontent un à un ce qu'ils ont fait la semaine dernière pour atteindre l'objectif

Il est nécessaire de tenir une réunion de planification afin d'obtenir des informations précises de la part des gestionnaires sur le travail effectué. Vous ne devez pas autoriser les expressions générales ou les discours peu informatifs, tels que « Nous avons réussi à augmenter l'efficacité du département de 10 % ». Dans un tel cas, il convient de se demander à juste titre quelles mesures ont été prises.

Si le chef de service continue de donner des informations générales, l'animateur de la réunion doit l'interrompre et lui demander directement s'il existe des informations dignes d'être discutées lors de la réunion. Dans le cas contraire, vous devez poursuivre la réunion en donnant la parole à un autre service.

Si vous organisez des réunions de ce format, vous pouvez clairement voir les résultats du travail de chaque département de l'entreprise. De plus, il devient ainsi clair lequel des dirigeants travaille dur pour le bien de l'organisation et qui ne fait que faire semblant.

Étape 3. Un objectif est fixé pour la semaine prochaine pour l'ensemble de l'entreprise et l'animateurréaliseconsentement des participants à cet effet

Donnez à chaque manager la possibilité de dire ce que son service va faire cette semaine, comment il mettra en œuvre le plan. Notez vos tâches planifiées dans un journal.

De plus, les chefs de service auront la possibilité d'interagir entre eux : demander à un autre service de faire quelque chose si des efforts conjoints sont nécessaires. Après discussion, ces objectifs devraient également être notés dans un journal.

Étape 4 : L'animateur de la réunion demande s'il est prêt à réellement atteindre son objectif cette semaine et annonce le début.

Cette forme de réunion de planification permet d'obtenir les résultats les plus positifs. Les chefs de département commencent à travailler dur et à obtenir des résultats élevés dans leur département ou à libérer des postes pour du personnel plus précieux. C'est à l'aide de telles réunions que vous pourrez comprendre lequel de vos collègues fait tous les efforts et qui ne fait que faire une apparition.

Avis d'expert

La meilleure option pour mener des réunions de planification hebdomadaires est à plusieurs niveaux

Vladimir Kisselev,

Directeur général, partenaire de JSC "SHERP Company" à Moscou

Les réunions de planification hebdomadaires sont des événements obligatoires pour chaque entreprise, au cours desquels les résultats du travail sont examinés et discutés et des objectifs sont fixés pour la semaine prochaine. Il est préférable de tenir des réunions à chaque niveau. Premièrement, les chefs de département et directeur général, puis des réunions de planification ont lieu dans chaque département avec son supérieur immédiat. Lors de réunions secondaires, les managers peuvent également annoncer des informations qui s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise et à chaque employé.

Il est important de mener une réunion de planification non seulement dans le cadre strict du sujet évoqué, mais également de donner aux salariés la possibilité de découvrir des informations intéressantes et de discuter des questions de travail. Le rôle de telles réunions est très important : c'est ainsi que l'équipe prend connaissance des nouveaux objectifs, des changements de plan ou d'autres actualités. Le PDG devrait organiser des réunions avec les employés qui ne participent pas aux réunions de planification hebdomadaires une fois par mois ou par trimestre.

Comment mener des réunions de planification en utilisant une approche créative

1. Choisissez un lieu insolite

Les réunions peuvent avoir lieu non seulement au bureau. Recherche bel endroit dans votre ville, talus, rue piétonne ou café. L'essentiel est que vous puissiez vous y rendre rapidement depuis et vers votre travail.

Un endroit qui plaira aux collègues : un café, une digue, un parc. Le seul bémol est que le lieu doit être situé à proximité du bureau afin que chacun puisse s'y rendre rapidement.

2. Planifiez une heure non standard

Essayez de tenir des réunions non pas le matin, mais, par exemple, au déjeuner (ne laissez pas l'équipe sans nourriture) ou 30 minutes avant la fin de la journée de travail (cela accélère le rythme de travail !).

3. Matériaux utilisés

Ne donnez pas de papeterie à tous les participants, mais un jeu de papier et un stylo pour 2-3 personnes. De cette façon, ils décideront eux-mêmes qui écrira quoi.

4. Retirez les téléphones de chacun avant le début de la réunion.

Une bonne solution consiste à mener la réunion sans distractions. Au début, cela provoquera une certaine gêne et confusion, mais cela augmentera ensuite considérablement la concentration et l'implication des participants dans la résolution des problèmes.

5. Changer le format de l'événement

Vous pouvez organiser une réunion de planification par téléphone ou Skype pour diversifier le rythme habituel, lorsque tout le monde a l'habitude de s'asseoir dans une salle de réunion.

Avis d'expert

Une réunion de planification avec cigares, narguilé et whisky peut-elle être efficace ?

Nikolaï Novoselov,

directeur de la société ArtNauka, Moscou

Basé sur expérience personnelle, je peux dire qu’une augmentation du nombre de réunions de planification a un impact négatif sur la productivité de l’entreprise. Nous avons essayé d'organiser une « journée tranquille au bureau » et étions convaincus que cette approche donne de meilleurs résultats que la réunion de planification elle-même. Malheureusement, cette méthode ne nous convient pas tout à fait ; nous ne pouvons pas passer une journée sans réunion chaque semaine, puisque nous travaillons dans le domaine événementiel.

Les employés apprécieraient davantage de participer aux réunions de planification s'ils tenaient leurs réunions avec un cigare et en buvant du whisky. Dans une atmosphère aussi informelle, les collègues peuvent en dire beaucoup plus et exprimer honnêtement leurs opinions. Je n'avais pas peur qu'une certaine familiarité apparaisse au sein de l'équipe si de telles réunions de planification avaient lieu. Les relations entre les salariés n'ont pas changé, les gens ont simplement commencé à se sentir plus détendus, à exprimer leur opinion sur la situation et à donner des conseils pratiques.

Comment mener des réunions de planification en utilisant l'expérience d'entreprises prospères

Mener des réunions avec l'équipe avec compétence ne signifie pas toujours organiser des réunions de planification au format habituel, lorsque tout le monde se réunit et s'assoit sur des chaises. DANS entreprises modernes, dans lequel ils s'enracinent rapidement méthodes non standard, ils tentent de plus en plus de tenir les réunions debout. Les réunions « debout » vous aident à vous débarrasser des conversations vides et interminables et à n'entendre que les informations les plus importantes.

Atomic Object, une société de développement de logiciels, a décidé depuis longtemps de tenir des réunions debout. Grâce à ce format créatif, la direction réalise résultats maximaux: absence de raisonnement inutile, questions clairement posées et réponses correctes. La pratique montre que les réunions debout ne prennent pas plus de 7 minutes - l'équipe planifie la journée, écoute les instructions et commence immédiatement à travailler. Si vous organisez des réunions de planification de ce type, les employés n'auront pas la possibilité de se détendre et devront agir et parler plus activement.

Le Wall Street Journal rapporte que même pendant la Première Guerre mondiale, il était d'usage de tenir de courtes réunions de planification, car la lenteur était inacceptable. Plus tard, ce format s'est étendu aux entreprises, dans lesquelles il est devenu nécessaire d'accélérer l'interaction et l'échange d'informations.

Les avantages du nouveau format de réunion ont été scientifiquement prouvés. Le chercheur Alain Bluedorn de l'Université du Missouri a découvert que tenir une réunion debout signifie prendre moins de temps aux employés, mais obtenir, sinon meilleurs, des résultats absolument similaires par rapport aux réunions ordinaires.

Selon les résultats de l'enquête VersionUn, réalisée en 2011, environ 80 % des 6 000 salariés interrogés ont confirmé qu'il était habituel pour leur entreprise d'organiser chaque jour de courtes réunions de planification.

En plus de planifier des réunions « sur pattes », les entreprises occidentales ont imaginé d'autres innovations pour un travail plus efficace.

Par exemple, dans l'entreprise Facebook a décidé de tenir de courtes réunions de planification 15 minutes avant la pause, fixant ainsi dans un premier temps la durée de la réunion. Les employés affirment que cette méthode donne de bons résultats : les gens parlent brièvement et uniquement sur le sujet.

S’il faut lutter contre la discipline dans l’entreprise, réduire le nombre de retards, il faut tenir des réunions courtes. Il vaut mieux ne pas inviter les retardataires à la discussion, car, ne connaissant pas certaines informations, ils gêneront la réunion et retarderont le temps en posant des questions inutiles.

Dans l'entreprise AdobeSystèmes Nous avons décidé de tenir des réunions de planification tout en gérant les retards. Ils ont même prévu des sanctions pour ceux qui arrivent au mauvais moment. Le temps perdu du fait des retardataires était assimilé au temps qui aurait pu être consacré à l'élaboration des programmes. La pénalité pour chaque retard est donc de 1 $.

Entreprise Boîtier en acier inventé propre particularité– le signal du début de la rencontre est la composition d’Elvis Presley « A Little Less Conversation » ou « Less Chat ».

Si les employés de l'organisation n'ont pas le temps de tenir non seulement une réunion ordinaire, mais aussi une courte réunion, vous pouvez organiser une réunion à l'aide d'outils de communication. Dans de tels cas, vous pouvez choisir de communiquer via le chat ou par e-mail entreprise pour transmettre les informations de base nécessaires à ses collègues. Dans le même temps, tenir des réunions « debout » reste plus efficace que toute autre réunion de planification.

Informations sur les experts

Hasmik Guévorgian, directeur général et copropriétaire de la chaîne de magasins Provokatsiya, Moscou. Provocation-Production LLC. Domaine d'activité : production et vente de vêtements et accessoires aux imprimés provocateurs. Territoire : siège social – à Moscou ; production - à Tver; points de vente et des magasins dans plus de 100 villes en Russie, Biélorussie, Ukraine et Kazakhstan. Effectif : 55 (dans la société mère).

Dmitri Grishine, président du conseil d'administration et co-fondateur du groupe Mail.Ru, Moscou. Dmitry Grishin dirige le conseil d'administration depuis mars 2012. En 2005, il est devenu l'un des cofondateurs du groupe Mail.Ru, où de novembre 2010 à octobre 2016 il a occupé le poste de PDG de la société (Russie). Dmitry travaille chez Mail.Ru depuis 2000 ; en 2001, il a été nommé directeur technique entreprise, de 2003 à 2010, il en a été PDG. Diplômé de la Faculté de robotique et d'automatisation intégrée de l'Université technique d'État de Moscou. N.E. Bauman. En 2012, il fonde GrishinRobotics, une société de capital-risque destinée à investir dans la robotique grand public à travers le monde.

Vladimir Kisselev, directeur général, partenaire de JSC "SHERP Company", Moscou. Vladimir Kiselev – Directeur général et associé principal de la société de conseil « SHERP Company » depuis 2000. Il travaille dans le domaine de la gestion du personnel depuis 1996 et depuis 1998, il dirige le service de gestion du personnel d'une grande holding diversifiée. JSC "SHERP Company" existe depuis 2000, engagée dans la formation d'équipes de gestion très efficaces et le développement commercial des clients, en utilisant une technologie propriétaire innovante.

Nikolaï Novoselov, directeur de la société ArtNauka, Moscou. IP Novoselova T.A. (ArtNauka). Domaine d'activité : tenue de spectacles, team building et présentations basées sur des expériences scientifiques. Territoire : siège social à Moscou, huit bureaux de représentation en Russie. Effectif : 10. Nombre de spectacles par an : 340.

Organiser et conduire la réunion de planification le plus efficacement possible.

Trouver une solution au problème posé pour discussion ou définir l'orientation de l'évolution de la situation dans une direction constructive.

Il est intéressant de tenir une réunion de planification pour que les participants n'aient pas le temps de bâiller et n'aient pas l'impression d'avoir perdu du temps.

Plan d'action

1. Familiarisez-vous avec la méthode proposée pour organiser une réunion de planification.

2. Préparez-vous, préparez-vous matériel nécessaire et inviter les participants.

3. Organisez une réunion de planification.

4. Résumez les résultats de la réunion de planification et familiarisez-les avec tous les participants.

Comment organiser une réunion de planification

D'abord, ce qui est nécessaire pour mener une réunion de planification est la question ou le sujet de la réunion de planification. Quel problème de travail souhaitez-vous résoudre ? Quel effet positif sur le travail de l'organisation sera le résultat de la réunion de planification. Familiarisez à l’avance les participants à votre réunion de planification avec ce problème. De cette façon, vous gagnerez du temps lors de la réunion de planification et les participants à la discussion pourront venir déjà avec des idées intéressantes concernant votre question.

Deuxième– ce sont les personnes qui participeront à la réunion de planification. De quel profil de spécialistes et de quel niveau de managers, ou de quels collaborateurs hiérarchiques avez-vous besoin pour trouver la réponse à la question posée ?

Troisième– lieu de la réunion de planification. Il est important que ce soit chambre séparée ou même des salles de réunion spéciales. Là où il y aura suffisamment d'espace pour tout le monde, les étrangers (les employés ne participant pas à la réunion de planification) ne pourront pas vous déranger et les téléphones ne sonneront pas.

Quatrième– l’heure de la réunion de planification. Il est souhaitable qu'il soit pratique pour tous les participants ou permanent. Par exemple, les réunions de planification quotidienne ont lieu tous les jours à 8h30 précises. Dans tous les cas, lors du choix de l'heure de la réunion de planification, vous devrez vous concentrer sur ses participants les plus importants. Et prescrivez-le à l'avance, pendant plusieurs heures, ou plus exactement, plusieurs jours.

Cinquième– le règlement de la réunion de planification. Il est important non seulement de commencer la réunion de planification à temps, mais aussi de la terminer à temps. Déterminez à l’avance l’ordre dans lequel les questions seront discutées et le temps alloué à chaque participant. Limitez-le, cela rendra les rapports concis et aussi informatifs que possible. Par exemple, un discours ne dure pas plus de 10 minutes.

Sixième- des matériaux improvisés. Minimum requis Ce sont des stylos et du papier pour tous les participants. Prenez-en soin vous-même, à l’avance, afin de ne pas perdre de temps à discuter à chercher quoi et sur quoi écrire. Vous aurez peut-être également besoin de : un tableau à feuilles mobiles, un projecteur, un écran, un ordinateur portable, une imprimante. Tout l'équipement doit être préparé et testé à l'avance.

Septième– le responsable de la réunion de planification ou le secrétaire qui enregistrera le processus et les résultats de la discussion sur votre question.

Formats des réunions de planification

1. Résumé, réunion de planification de l'information.

De telles réunions de planification peuvent avoir lieu chaque semaine en début de semaine pour les chefs de tous les départements de votre organisation.

Pourquoi de telles réunions de planification sont-elles nécessaires ?

2. Réunion de planification - répartition des tâches en cours.

Généralement organisé au début de chaque journée de travail. Le format est évident : le manager confie les tâches de la journée à ses subordonnés. Il n'est pas non plus nécessaire d'allonger le temps - tout le monde a reçu la tâche et est allé la terminer.

3. Réunion de planification pour discuter de la question soulevée.

Vous formulez à l'avance votre question, qui a été formulée pour vous la vie elle-même et la situation actuelle de votre marché. Exprimez le but de la réunion de planification et envoyez cette information aux participants. Demandez-leur de se préparer (si nécessaire) sur cette question. Déterminez à l’avance les règles et le secrétaire de la réunion de planification. Les résultats de la réunion de planification sont envoyés à tous les participants. La durée d'une telle réunion de planification ne dépasse pas deux heures. Mais il y a des situations où il faut plus de temps. Dans ce cas, prévoyez des pauses organisées de 15 à 20 minutes pour le thé et simplement la détente. (Préparez également le thé et les friandises à l'avance !)

4. Réunion de planification créative.

Demandes de travail en coaching
1) Développement de ressources de créativité pour la croissance (développement personnel, croissance professionnelle, développement des affaires)
2) Résoudre les conflits internes, surmonter les crises en utilisant la ressource de la créativité

2016 est une période de mise à l’épreuve de la force des entreprises, et à cet égard, plus que jamais, il est nécessaire de prendre le pouls de votre équipe commerciale au quotidien. Je présente à votre attention quelques bases, à la suite desquelles votre service commercial deviendra plus ciblé et efficace.

Dans le bon sens, l'entreprise devrait avoir 2 réunions entre le manager et les managers : la première est une assemblée générale, lors d'une réunion de planification matinale, la seconde est une réunion individuelle, en soirée, au cours de laquelle le manager approfondit attentivement les résultats de l' activités de son peuple, analyses situations difficiles, fournit une motivation individuelle. Mais aujourd'hui, nous parlerons spécifiquement de la réunion générale de planification matinale, qui est un outil indispensable pour gérer le service commercial et maintenir vos collaborateurs en forme.

Objectifs de la réunion du matin :

1. Résumer hier

2. Planifiez votre journée de travail

3. Suivi de la réalité de la réalisation des plans mensuels et élaboration du plan « B »

4. Formation des managers sur exemples spécifiques utiliser un jeu d'entreprise

5. Vérifier le niveau d'énergie des managers et leur charge supplémentaire, leur motivation

Autrement dit, pour le chef du service commercial, la réunion de planification est un test décisif pour la qualité de son travail, ce qui l'aidera à réagir en temps opportun aux situations qui conduisent généralement à l'échec de la réalisation des plans, à des erreurs dans la communication avec les clients. , ou le licenciement des dirigeants.

Donc, 10 règles pour une réunion de planification ROP matinale efficace :

1. Périodicité.

Les réunions de planification matinales ne doivent pas avoir lieu de temps en temps, pas lorsque vous êtes de bonne ou de mauvaise humeur, mais tous les jours, à la même heure. Une bonne réunion de planification sera un rituel de démarrage des travaux, de démarrage d'activité pour les managers. Dans ma pratique, j'ai rencontré de nombreux exemples où une réunion de planification mal menée ou pas du tout menée a ruiné toute la structure de la journée d'un manager, gâché l'ambiance et tué l'envie de travailler.

Lors de la réunion de planification du matin, les managers doivent enfin se réveiller et saisir l'idée principale : Commençons !

2. Discipline

Une réunion efficace a une structure, des objectifs et un calendrier clairs (c'est-à-dire le temps alloué à la réunion). Tout écart par rapport à la structure démotive les managers, mais le respect règles générales– discipline et structure la pensée.

La réunion de planification doit toujours commencer et se terminer à l’heure. 15 minutes avant le début de la réunion de planification, tout le monde doit être présent au bureau. Tous les goûters ont lieu avant la réunion de planification. Après, ce n'est que du travail.

Les managers doivent être préparés pour la réunion de planification, connaître tous leurs indicateurs actuels et leurs plans pour la journée, et ne pas compter les chiffres sur une calculatrice, ce qui enlèverait du temps à toute l'équipe ou se laisser distraire par des calculs au lieu d'écouter les informations fournies par le ROP veut transmettre à tout le monde.

Pour une réunion de planification de qualité avec un business game, 45 minutes suffisent généralement. Mais croyez-moi, ces 45 minutes peuvent vous faire gagner beaucoup de temps à l'avenir et apporter des résultats financiers bien meilleurs.

3. Énergie

La réunion de planification du matin est un plus léger pour les yeux des salariés.

Si la réunion de planification est ennuyeuse, les managers s'endormiront encore plus et vous n'obtiendrez pas l'effet souhaité. Ne diffusez pas l'information, ne gardez pas un objectif et une structure à l'esprit, ne laissez pas les employés errer d'un sujet à l'autre et ne posez pas de questions qui ne concernent qu'une seule chose.

Il est important de se rappeler que les réunions de planification sont un travail d’équipe et non des réunions matinales. Gardez l'attention de tous. Dites seulement ce qui concerne tout le monde.

4. Formez constamment vos managers !

Chaque jour, lors de réunions du soir, vous découvrez auprès des managers comment s'est déroulée leur journée, quels succès ils ont eu, quelles difficultés ils ont rencontrés, quelles objections des clients ils n'ont pas pu gérer. La réunion de planification du matin vous permet d'amener les questions les plus urgentes à la discussion générale.

Pour ce faire, vous avez besoin que le manager décrive brièvement le problème qu'il n'a pas pu résoudre hier, puis vous répétez rapidement la partie théorique (par exemple, le bloc « argumentation par méthode de calcul »), et après cela vous organisez un business game , où le rôle du client est joué par le manager qui n'a pas fait face à la situation. Ensuite, à l’aide d’une courte séance de brainstorming, toute l’équipe propose des options pour résoudre la situation.

Il est particulièrement important que tous les membres de l’équipe participent activement à la recherche de solutions. Ne donnez pas de réponses toutes faites ; la formation la plus efficace n’est pas la théorie d’un leader, mais la recherche d’idées à travers les interactions.

Des formations quotidiennes, des formations complémentaires et un accompagnement des compétences des managers permettront à vos managers de se développer en permanence, d'améliorer leurs compétences commerciales, et de ne pas avoir peur des difficultés « sur le terrain ».

5. Surveiller en permanence ce qui est prévu

Planifier sans contrôle, c'est de l'argent perdu (c) sagesse chinoise ancienne

Je pense qu'il n'est pas nécessaire d'expliquer séparément ici. Si vous ne le contrôlez pas une fois, puis deux fois, la troisième fois, les managers cesseront de faire quoi que ce soit ou commenceront à mentir.

6. Motivation de l'équipe

Il est important non seulement d'identifier les résultats d'hier pour toute l'équipe dans son ensemble et pour chaque individu, mais aussi d'identifier le meilleur et le pire de la journée précédente, et de ne pas avoir peur de démotiver qui que ce soit avec ce temps trop court. les périodes sont utilisées et les managers ont la possibilité de s'améliorer chaque jour.

Utilisez comme indicateurs non seulement des indicateurs financiers (combien de ventes réalisées, combien d'argent rapporté) ou d'activité (nombre d'appels, de rendez-vous et de réunions tenues), mais aussi des indicateurs qualitatifs (qualité de la communication entre le manager et les clients). Vous pouvez soit écouter vous-même les appels des managers, soit utiliser les rapports du service de contrôle qualité.

7. Spécificité dans les plans

Le manager ne doit pas seulement parler du nombre de ventes qu'il va conclure aujourd'hui, du nombre de paiements qu'il encaissera et du nombre de réunions qu'il effectuera. Il doit étayer ses projets avec des noms d'entreprises spécifiques. Même s'il n'a pas prévu de réponses des clients aujourd'hui, le manager doit dire où il obtiendra le plan d'aujourd'hui, qui il appellera, à qui il s'adressera, mais les entreprises doivent être nommées, avec des chiffres clairs en argent et en quantité. .

Il est également très important de rappeler que le plan quotidien du manager doit répondre à l’atteinte des objectifs mensuels. Si votre responsable a un plan mensuel de 1 000 000 de roubles de paiements, il ne peut pas prévoir de collecter 20 000 roubles chaque jour, car il ne terminera tout simplement pas le plan à ce rythme.

Définissez des plans ambitieux pour vos managers. Si un manager est gêné d'exprimer un projet ambitieux, ou fait référence à sa superstition (« Je ne le dirai pas pour ne pas lui faire de mal », « J'en dirai plus maintenant, et tu me mangeras la cervelle le soir ") - cela doit être traité, et le plus tôt sera le mieux. Former les managers à des projets élevés, cultiver leurs « limites » internes.

De plus, le manager doit croire en ses propres chiffres, ne pas parler « à l'improviste » parce qu'il le doit, mais comprendre clairement que ce qu'il a dit est vraiment réalisable et qu'il sait comment l'influencer.

8. Vérifier l'état de préparation de toute l'équipe

Avant de libérer vos commerciaux un nouveau jour, vérifiez qu'ils disposent de toutes les ressources - tant externes (disponibilité des supports de présentation, cartes de visite, bases de données d'appel, etc.) qu'internes - si tout le monde a les yeux pétillants, ou est-il nécessaire de contacter quelqu'un, puis rester et discuter davantage des difficultés éventuelles, apporter une motivation individuelle supplémentaire.

9. PuissantCTA à la fin de la réunion

Trouvez une phrase motivante qui sera un point d'ancrage pour commencer le travail et donnera un regain d'énergie supplémentaire à vos managers. La phrase peut être n’importe quoi : « Équipe, c’est parti ! », ou « Allons-y ! », ou encore « Ça y est, c’est parti ! »

C'est ce qu'on appelle l'ancre, qui donne le signal que tout, la matinée est terminée, il est temps de courir et de gagner !

10. Visualisation

Assurez-vous d'inclure les résultats de la réunion de planification sur le tableau de bord afin que les managers puissent constamment voir à la fois leurs résultats et le résultat global de l'équipe, ainsi que le pourcentage d'achèvement du plan. Un tel tableau pourrait ressembler à ceci :

Et en bonus, un exemple de liste de contrôle pour évaluer la qualité d'une réunion de planification matinale :