Il existe des exigences particulières pour la conception de la correspondance sortante. Cela est dû au fait qu'il est de nature informative et de référence. Lors de l'émission d'une lettre de service, il convient de prendre en compte les exigences de GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la paperasserie » et appliquer les formulaires de l'organisation. Pour les détails, il faut se concentrer sur GOST R 6.30-2003 (à partir du 01/07/2018 il faudra se concentrer sur GOST R 7.0.97-2016). Cela vous permettra de maintenir une structure claire du document et de maintenir le style de communication d'entreprise requis, ainsi que de positionner correctement les détails lettre d'affaires.

Il est important de noter que GOST R 6.30-2003 (ainsi que GOST R 7.0.97-2016) est consultatif et que les organisations elles-mêmes peuvent développer des en-têtes pour la correspondance commerciale. La conformité obligatoire avec le GOST spécifié est réservée aux autorités exécutives fédérales.

L'en-tête du document peut être situé à la fois longitudinalement et avoir une disposition angulaire (les détails de l'en-tête, les numéros de téléphone et les adresses des organisations se trouvent généralement ici). modèle de lettre de emplacement de coin détails est l'option la plus courante dans le travail de bureau moderne.

Exemple de papier à en-tête avec détails de coin

En haut du document se trouvent :

• la date;
• salle;
• référence au numéro d'enregistrement et à la date du document (si la correspondance est une réponse);
• titre du texte, exprimé en une phrase.

L'en-tête de la lettre officielle se trouve sous le numéro d'enregistrement. Il contient un appel au destinataire. NOM COMPLET. et la position du destinataire doit être située dans le coin supérieur droit du document. Un appel au destinataire est écrit au centre.

De qui et à qui

Les coordonnées de l'entreprise de l'expéditeur sont le plus souvent indiquées sur l'en-tête de l'entreprise. Il est également nécessaire d'indiquer correctement le destinataire de la correspondance, c'est-à-dire les coordonnées du destinataire :

• Nom de l'entreprise;
• le nom de l'unité structurelle à laquelle la correspondance sortante est envoyée ;
• poste du destinataire;
• nom et initiales du destinataire ;
• adresse postale de l'organisation.

Modèle de lettre sur papier à en-tête de l'entreprise

Il est important de noter que si une lettre avec le même contenu doit être envoyée à plusieurs destinataires, il faut d'abord préciser l'adresse du destinataire principal et ensuite seulement le reste.

Par example:

Yolki-Palki LLC

Département légal

Moscou, rue Zelenaya, 5

COPIE

au PDG

Branches vertes LLC

Simakov V.A.

Saint-Pétersbourg,

Rue Frunze, 3

date et numéro

Une fois le document sortant signé, une date y est apposée. La date peut être au format 17/05/2018 ou 17 mai 2019. Dans le cas où la date est indiquée plusieurs fois dans le document, il est recommandé de conserver un style d'écriture unique.

Le numéro d'enregistrement est attribué conformément au système d'enregistrement des documents sortants, qui est accepté dans l'organisation, et uniquement après la signature du document. Le numéro d'enregistrement est constitué du numéro de série du document, qui peut être complété par un index de cas ou des lettres.

Il est important de noter que l'enregistrement d'un document sortant facilite le traitement du courrier pour vous et votre destinataire.

Lors de la réponse à la correspondance officielle reçue, il est nécessaire de remplir le «lien vers le numéro d'enregistrement et la date de la demande» requis. Dans ce cas, la date et le numéro du courrier reçu sont indiqués dans le courrier de réponse. Cela garantira un traitement plus rapide de la correspondance dans l'entreprise destinataire.

Qui signe

La correspondance officielle est principalement signée par les responsables et, en l'absence de celui-ci sur le lieu de travail, par ses adjoints ou d'autres fonctionnaires qui assurent la direction pendant son absence.

Il est important de noter que la correspondance commerciale moderne est envoyée non seulement par courrier, mais également par télégraphe, fax et e-mail.

Dois-je nommer l'artiste?

Bien que chaque message commercial soit signé par le chef de l'entreprise ou par des fonctionnaires autorisés par lui, la correspondance elle-même est effectuée par un employé ordinaire, c'est-à-dire un artiste. C'est son nom et ses coordonnées qui sont indiqués dans cette partie.

Les informations sur l'artiste sont toujours situées tout en bas, dans les dernières lignes. Le nom complet, le patronyme et le nom de famille de l'employé sont écrits, avec une nouvelle ligne son numéro de téléphone de contact, et encore plus bas - l'adresse e-mail. Nous laissons la police la même.

Est-ce estampillé

Les lettres ne sont généralement pas timbrées, mais si la correspondance sortante est de nature officielle, est émise sur le papier à en-tête d'une organisation et est destinée à entrer en relations juridiques (juridiques) avec quelqu'un ou une autre organisation et être responsable de tous les postes énoncés dans le lettre, la direction peut souhaiter ajouter des accessoires supplémentaires sous la forme d'un sceau.

Les lettres commerciales sont compilées lors de la communication avec des partenaires à presque toutes les occasions. Des exemples prêts à l'emploi et des règles pour compiler de tels documents peuvent être trouvés dans l'article.

Une lettre commerciale peut être définie comme un document envoyé au nom de l'ensemble de l'entreprise à une autre entreprise, un entrepreneur individuel ou un particulier (par exemple, un investisseur). En fait, toute correspondance de l'entreprise est des lettres commerciales. Leur objectif est très différent :

1. sur la coopération.
2. coopération, négociation.
3. Un rappel de la nécessité de remplir les obligations contractuelles.
4. Clarification de sa position, réponse à une lettre déjà envoyée, et bien d'autres.

Le document est généralement rédigé sur le papier à en-tête de l'entreprise, il est permis de l'envoyer par voie régulière ou e-mail. Toutefois, si le partenaire revêt une importance particulière, il est préférable de l'imprimer sur du papier épais de haute qualité et de le remettre personnellement ou par coursier. La structure de la lettre ressemble à un document commercial typique - vous pouvez la représenter schématiquement de cette manière.

À quoi faire attention lors de la compilation

Il n'y a pas de règles spécifiques et d'échantillons de telles lettres, par conséquent, leur structure, leur volume et leur conception dépendent largement du cas spécifique. Par exemple, une lettre de notification sera assez concise (3-4 paragraphes), tandis qu'une recommandation d'employé ou une proposition commerciale peut prendre plus d'une page.

Cependant, il existe également plusieurs règles générales auxquels vous devez prêter attention lors de la rédaction du document :

1. Le document lui-même n'a pas de Effet juridique, cependant, il est compilé selon toutes les règles d'enregistrement. Sa structure, son style de présentation doivent respecter les principes généralement admis de la gestion documentaire moderne.
2. Les propositions sont construites logiquement, dans un ordre clair. Il n'y a pas de virages ornés, complexes, émotionnels et encore plus familiers. Le ton est neutre.
3. La présentation est toujours effectuée uniquement à partir d'une personne - soit au singulier, si le texte est écrit directement à partir de la tête, soit au pluriel, s'il est compilé au nom de l'ensemble de l'entreprise.
4. L'objectif précis de la compilation et les actions attendues du destinataire sont prononcés (envoyer une réponse, examiner la candidature d'un employé, accepter des négociations, envoyer un document, etc.).
5. Le document ne reflète pas les intérêts individuels du chef ou des autres employés, mais les objectifs de l'entreprise en tant qu'équipe. Si vous avez besoin d'établir un contact personnel, il est conseillé de le faire différemment et de ne pas vous positionner comme un représentant de l'entreprise.

TOP 5 des fautes d'orthographe

Les erreurs peuvent être divisées en 2 grands groupes - certaines sont associées à l'écriture comme au texte (violation de la logique, du vocabulaire et d'autres normes linguistiques), d'autres - à une violation de l'étiquette commerciale appropriée :

1. Les fautes d'orthographe et de ponctuation ne sont pas autorisées - le texte de la lettre doit toujours être vérifié au moins 1 à 2 fois avant l'envoi.
2. Violation du style de présentation commercial, présence de phrases émotionnelles, politesse excessive ou, au contraire, rigueur.
3. Ton négatif - même les menaces doivent être écrites sans mots inutiles - par exemple : "Nous nous réservons le droit de saisir le tribunal dans les 30 jours à compter de la date de réception de cette lettre."
4. Volume trop grand ou, au contraire, trop petit. Habituellement, le texte entier peut tenir sur 1 à 2 pages. Cependant, cela ne signifie pas que vous n'avez pas besoin d'apporter toutes les informations à votre partenaire. une information important. Les données volumétriques, les schémas, les formulaires de documents peuvent être transférés vers des applications.
5. Priver l'interlocuteur du droit de choisir. Par exemple, vous ne devez pas écrire : « Veuillez examiner et approuver la version finale du contrat ».

Phrases de modèle typiques

L'utilisation de phrases standard caractéristiques du discours commercial dans le texte est un phénomène tout à fait normal et même souhaitable. Vous trouverez ci-dessous une liste des clichés les plus courants utilisés dans diverses situations.

Échantillons 2019

Voici quelques-uns exemples prêts à l'emploi lettres sur lesquelles vous pouvez compter lors de la compilation de votre version.

Demande de données

Demande

Offre commerciale

Lettre de garantie

Prétendre

Gratitude

Excuses

Lettre d'affaires est un outil de correspondance commerciale qui joue un rôle important dans la rupture ou le maintien de relations mutuellement bénéfiques et amicales avec des partenaires, des fournisseurs, des clients, des employés. Une lettre commerciale bien rédigée permet de créer une image positive de l'organisation. Notre site contient des exemples d'écriture et de conception différents types lettres commerciales.

modèles de lettres commerciales

Lettre de remerciement

Lettre de remerciement- Ceci est une lettre commerciale qui contient des mots de gratitude pour une raison quelconque : pour travail professionnel, services de qualité, etc. Une lettre de remerciement peut être adressée à l'organisation dans son ensemble ou à une personne en particulier. Il peut s'agir d'une lettre de réponse à une lettre d'initiative : une lettre de félicitations, une lettre d'invitation ou une lettre d'initiative rédigée de la propre initiative du compilateur. Comment écrire une lettre de remerciement Lettre de remerciement

Lettre de remerciement au professeur

Une lettre de remerciement à l'enseignant est une lettre commerciale qui exprime sa gratitude à l'enseignant de la maternelle pour son travail minutieux dans l'éducation des enfants au nom du directeur de l'établissement préscolaire ou des parents des enfants. Comment écrire une lettre de remerciement à un enseignant Une lettre de remerciement à un enseignant de maternelle a la même forme qu'une lettre commerciale ordinaire et se compose des éléments structurels suivants : En-tête de document. Contient la position, le nom et les initiales de l'éducateur dans ...

Lettre de remerciement au médecin

Une lettre de remerciement à un médecin est une lettre commerciale qui exprime sa gratitude au médecin pour l'aide apportée à la récupération. Une lettre de remerciement est écrite au nom du patient ou des proches du patient. Comment écrire une lettre de remerciement à un médecin Une lettre de remerciement à un médecin a la même forme qu'une lettre commerciale : En-tête de la lettre - nom complet du médecin ou du médecin-chef de l'établissement de santé au datif (écrit comme avait besoin). Appel - le nom du médecin à qui il est exprimé ...

Lettre de remerciement pour coopération

Une lettre de remerciement pour la coopération est une lettre commerciale qui exprime sa gratitude au nom du chef de l'organisation à son partenaire pour la livraison de haute qualité et en temps opportun des biens, du travail effectué et des services rendus. Comment écrire une lettre de remerciement pour la coopération Une lettre de remerciement pour la coopération a les mêmes détails qu'une lettre commerciale : En-tête de lettre. Le poste, le nom et les initiales de l'employé de l'organisation sont écrits, à qui des mots de gratitude sont adressés pour ...

Lettre de remerciement de l'organisation

Une lettre de gratitude d'une organisation est une lettre commerciale qui exprime sa gratitude pour la réussite de la négociation, la réunion et le temps passé, l'hospitalité lors d'un voyage d'affaires, etc. Comment écrire une lettre de remerciement à une organisation Une lettre de remerciement d'une entreprise a les détails d'une lettre commerciale : En-tête du document - nom complet d'un responsable de l'organisation à qui la gratitude est exprimée. Appel - nom complet du responsable de l'organisation à qui les mots de gratitude sont adressés ....

Lettre de remerciement aux parents

Une lettre de remerciement aux parents est une lettre commerciale qui exprime sa gratitude aux parents des diplômés d'une école ou d'un jardin d'enfants pour la bonne éducation de leurs enfants, la participation active à la vie d'un groupe, d'une classe et établissement d'enseignement, aider l'école, Jardin d'enfants etc. Une lettre de remerciement est rédigée au nom du directeur, du titulaire de classe, de l'éducateur ou du directeur. Comment écrire une lettre de remerciement aux parents Une lettre de remerciement aux parents de diplômés se compose de la structure suivante ...

Lettre de remerciement à un employé

Une lettre de remerciement à un employé est une lettre commerciale qui exprime sa gratitude à l'employé pour son travail, sa contribution au développement de l'entreprise, son attitude consciencieuse au travail, etc. Une lettre de remerciement est rédigée au nom du chef de l'organisation en l'honneur d'un événement important: anniversaire, vacances professionnelles, etc. Comment écrire une lettre de remerciement à un employé Une lettre de remerciement à un employé a la même forme et la même structure qu'une lettre commerciale ordinaire : En-tête de document. À...

Lettre de remerciement à un étudiant

Une lettre de remerciement à un étudiant ou à un étudiant est une lettre commerciale qui exprime sa gratitude à l'étudiant pour sa réussite scolaire, pour son activité activités sociales, participation à la vie sportive, etc. Une lettre de remerciement est rédigée au nom du proviseur de l'école, recteur de l'université. Comment écrire une lettre de remerciement à un étudiant, un étudiant Gratitude à un étudiant, un étudiant est écrit sous n'importe quelle forme. Le texte de la lettre de remerciement contient des mots de gratitude à l'étudiant, étudiant. Ci-dessous, sous le texte de la lettre, ...

Lettre de remerciement au professeur

Une lettre de remerciement à un enseignant est une lettre commerciale qui exprime sa gratitude à un enseignant, professeur de classe pour le travail sur l'éducation et l'éducation des enfants pour le compte du directeur d'un établissement d'enseignement ou des parents d'enfants-élèves. Comment écrire une lettre de remerciement à un enseignant Une lettre de remerciement à un enseignant a les détails d'une lettre commerciale : Le titre du document - il indique le nom de l'enseignant à qui les mots de gratitude sont envoyés. Optionnel élément structurel lettre de remerciement...

Types de lettres commerciales

Lettre de garantie

Une lettre de garantie est une lettre commerciale non commerciale qui contient une confirmation (garantie) de l'exécution de certaines actions ou du respect de certaines conditions : les modalités et le fait du paiement des produits reçus, des travaux effectués ou des services rendus, l'assurance qualité, etc. En d'autres termes, une lettre de garantie est un moyen d'assurer le respect d'une obligation par une partie à une transaction. Une lettre de garantie peut être établie en réponse à une lettre de réclamation. Comment rédiger une lettre de garantie Formulaire de garantie ...

Lettre de garantie pour la fourniture d'une adresse légale

Une lettre de garantie sur la fourniture d'une adresse légale est une lettre commerciale qui contient la confirmation du fait qu'un contrat de location a été conclu avec une entreprise existante ou l'intention du propriétaire locaux non résidentiels le louer après enregistrement d'état nouvelle entité juridique. En d'autres termes, il garantit le droit de conclure un contrat de bail à l'avenir. Cette lettre est soumise à l'autorité d'enregistrement et est établie à la demande du locataire. Comment rédiger une lettre de garantie pour...

Lettre de garantie d'emploi

Une lettre de garantie d'emploi est une lettre commerciale qui contient une garantie de conclusion Contrat de travail employeur avec employé. Le plus souvent, il est nécessaire de le fournir au FMS lorsqu'un employé déménage dans un autre pays. Comment rédiger une lettre de garantie d'emploi Le formulaire d'une lettre de garantie d'emploi contient les informations suivantes : numéro et date du document ; le destinataire de la lettre - le nom de l'organisation et le nom complet du fonctionnaire auquel elle est adressée, ou le texte: ...

Lettre de garantie de paiement

Une lettre de garantie de paiement est une lettre commerciale qui confirme les conditions et le fait du paiement des produits reçus, des services rendus ou des travaux effectués. Une lettre de garantie de paiement peut être une réponse à une lettre de réclamation. Comment rédiger une lettre de garantie pour le paiement d'une dette Le formulaire d'une lettre de garantie contient les détails suivants : le numéro et la date du document ; le destinataire de la lettre - le nom de l'organisation et le nom complet du fonctionnaire auquel elle est adressée; Titre du document -...

Rédaction d'une lettre commerciale

Avant d'écrire une lettre commerciale, réfléchissez au résultat final que vous souhaitez atteindre : augmenter les ventes, accélérer le processus de paiement, offrir une coopération, faire des réclamations, féliciter, inviter, etc. Conformément à cela, rédigez une lettre commerciale en essayant de souligner autant que possible votre objectif.

Mise en forme d'une lettre commerciale

L'enregistrement d'une lettre commerciale est effectué sur le papier à en-tête de l'entreprise, qui doit indiquer le nom de l'organisation, l'adresse du lieu, les numéros de contact, éventuellement l'e-mail, le site Web, le logo.

Une lettre commerciale doit être imprimée en utilisant des marges: la marge de gauche doit être d'au moins 3 cm (pour le classement des documents), à droite - d'au moins 1,5 cm.

L'en-tête d'une lettre commerciale doit contenir le nom de l'entreprise destinataire, en indiquant le nom complet et la fonction de la personne destinataire (dans le coin supérieur droit).

Dans le coin supérieur gauche sous l'en-tête d'une lettre commerciale, la date d'écriture et le numéro d'enregistrement (sortant) sont indiqués. Si la lettre commerciale est une lettre de réponse, il est alors nécessaire d'indiquer à quel document cette lettre répond.

Le cas échéant, après la date et le numéro du document, son titre est indiqué.

Une lettre commerciale doit contenir un appel au destinataire de la lettre.

A la fin de la lettre commerciale, la signature de l'expéditeur (nom, prénom, fonction, signature) doit être présente.

Pour la correspondance commerciale officielle, Times New Roman est généralement utilisé avec une taille de police de 12 points et un interligne simple.

La rédaction de divers types de lettres commerciales fait partie intégrante du travail des représentants d'entreprises. Grâce à ces messages, ils acquièrent la possibilité de résoudre les problèmes commerciaux de la manière la plus accessible, la plus rapide et la plus optimale.

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Que sont les lettres commerciales

Classiquement, les lettres commerciales peuvent être divisées en plusieurs catégories principales :

• lettre de félicitations;
• courrier d'information;
• etc.

Un élément distinct peut être marqué comme réponse à toutes ces lettres, qui font également partie de la correspondance commerciale officielle et sont également rédigées selon certains canons.

Qui devrait agir en tant qu'auteur de la lettre

Les lettres commerciales doivent toujours contenir une signature. Parallèlement, tout employé de l'entreprise dont la compétence comprend fonction donnée ou autorisé à le faire par ordre du directeur. Il s'agit généralement d'un spécialiste ou d'un responsable de l'unité structurelle en charge du sujet du message. Cependant, quelle que soit la personne qui rédige la lettre, dans tous les cas, la lettre doit être soumise pour approbation au responsable, en gardant à l'esprit qu'elle est rédigée au nom de l'entreprise.

Règles générales pour la rédaction de lettres commerciales

Tous les messages commerciaux ne doivent concerner que les activités de l'entreprise ou les circonstances qui y sont associées. Dans le même temps, quel que soit le contenu, ils doivent respecter certaines exigences.

Tout d'abord, c'est une certaine structure. Le message doit toujours inclure :

• date d'écriture,
• coordonnées de l'expéditeur et du destinataire,
• adresse polie (sous la forme du libellé "Cher Ivan Petrovich", "Cher Elena Grigoryevna"),

Il convient de noter que les lettres peuvent être adressées à la fois à des employés individuels et à des équipes entières (dans ce cas, il suffit de se limiter à la salutation "Bonjour!").

Divers documents supplémentaires, des preuves photographiques et vidéo peuvent être joints à la lettre - le cas échéant, cela doit être reflété dans le texte principal.

La lettre peut être formatée comme d'habitude feuille standard Format A4, et sur papier à en-tête de l'organisation. La deuxième option est préférable, car avec elle, vous n'avez pas besoin de saisir manuellement les détails de l'entreprise, de plus, une telle lettre semble plus solide et indique une fois de plus que le message appartient à la correspondance officielle. Il peut être écrit sous forme manuscrite (les lettres écrites en écriture calligraphique sont particulièrement réussies) ou imprimée sur un ordinateur (c'est pratique lorsque vous devez créer plusieurs copies d'une lettre).

La lettre doit être certifiée par une signature, mais il n'est pas nécessaire de la tamponner, car. Depuis 2016, les personnes morales sont dispensées de l'obligation d'utiliser des scellés dans leurs activités.

Avant l'envoi, le message, si nécessaire, est enregistré dans le journal des documents sortants, dans lequel un numéro lui est attribué et la date de départ est fixée.

Que rechercher lors de la rédaction d'une lettre

Lors de la rédaction d'une lettre, vous devez surveiller attentivement l'orthographe, respecter les règles et les normes de la langue russe en termes de vocabulaire, de grammaire, de ponctuation, etc. Les destinataires font toujours attention à la façon dont les pensées sont exprimées et encadrées dans le message.

N'oubliez pas que les études menées montrent clairement que les gens ne sont pas prêts à passer plus d'une minute à lire ce genre de lettres.

La lettre doit être rédigée dans la forme correcte, sans "étaler la pensée le long de l'arbre", plutôt courte et succincte, allant à l'essentiel. Chaque nouveau sujet doit être présenté dans un paragraphe distinct, qui, si nécessaire, doit être divisé en paragraphes. De plus, une lettre concise et claire indiquera clairement au destinataire que l'auteur apprécie son temps. Ici, le dicton "la brièveté est la soeur du talent" est en place.

Ce qu'il ne faut pas faire dans une lettre commerciale

Dans les lettres commerciales, un ton effronté ou frivole est tout à fait inacceptable, tout comme un texte trop sec et des "timbres" banals. Vous devez également éviter les formulations complexes, une abondance de tours de participe et de participe, une terminologie spéciale compréhensible pour un cercle restreint de spécialistes.

La lettre ne doit pas contenir d'informations non vérifiées, non fiables et, plus encore, délibérément fausses.

Il faut garder à l'esprit que ce type de message ne fait pas seulement partie de la correspondance commerciale courante, mais, dans de nombreux cas, fait référence à des documents officiels qui peuvent ensuite acquérir le statut de valeur juridique.

Comment envoyer une lettre

Tout message officiel peut être envoyé de plusieurs manières fondamentales.

1. Le premier, le plus moderne et le plus rapide, grâce à moyens électroniques Connexions. C'est pratique et rapide, en plus, cela vous permet d'envoyer des informations d'un volume presque illimité.

   Il n'y a qu'un seul inconvénient ici - avec une grande quantité de courrier du destinataire, la lettre peut facilement se perdre ou tomber dans le dossier Spam, par conséquent, lors de l'envoi de lettres de cette manière, il est conseillé de s'assurer en outre que la lettre a été reçu (par un simple appel téléphonique).

2. La deuxième manière: conservatrice, qui vous permet d'envoyer un message par la poste russe. Dans ce cas, il est recommandé d'utiliser la fonction d'envoi par courrier recommandé avec notification de livraison - ce formulaire garantit que la lettre parvient au destinataire, à propos de laquelle le destinataire recevra une notification spéciale.

   En règle générale, l'envoi par courrier standard est utilisé dans les cas où des documents originaux sont envoyés, des lettres certifiées par des signatures vivantes et des sceaux.

3. De plus, une lettre peut être envoyée par fax ou par diverses messageries instantanées, mais uniquement à condition que les relations entre les partenaires soient suffisamment étroites et permettent pleinement un tel mode de correspondance.

Dans toute organisation, les lettres constituent la majorité des documents entrants et sortants. Il existe de nombreux types de ces documents, et pour chacun d'eux, il existe un certain nombre de règles d'enregistrement. Étant donné que les lettres sont le type de documentation de gestion le plus volumineux, il est extrêmement important de savoir comment les écrire correctement.

De cet article, vous apprendrez:

Le bon formatage des lettres est le succès de toute l'entreprise

Les lettres commerciales (ou officielles) sont celles qui servent à communiquer l'entreprise avec des structures externes. De plus, même après qu'un accord oral ait été conclu entre le chef de l'organisation et un partenaire commercial ou un client, les règles de l'étiquette prévoient la confirmation de cet accord. Ceci, à son tour, peut déjà être considéré comme une garantie.

Types de lettres commerciales

1. Informationnel - sont créés afin de transmettre certaines informations.

Par fonction

1. Initiative - sont divisés en ceux qui nécessitent une réponse et ceux qui ne nécessitent pas de réponse. Exemples : demande, réclamation, avis, rappel, .

2. Lettres-réponses.

Basé sur le destinataire

1. Ordinaire - en règle générale, envoyé à un seul destinataire.

2. Circulaire - ceux qu'un expéditeur envoie à plusieurs destinataires.

Selon le formulaire de départ

Structure d'une lettre commerciale

Le texte d'une lettre commerciale bien rédigée consiste en appel, parties introductive et principale et conclusion.

Faire appel.

C'est la partie la plus importante à des fins de communication. Ainsi, grâce à la forme d'adresse correctement choisie, vous pouvez non seulement attirer l'attention du destinataire, mais également donner le ton général pour une communication ultérieure. Si la lettre n'est pas adressée à une personne spécifique, l'appel peut être omis, dans d'autres cas, il est d'usage d'utiliser des formules linguistiques standard - par exemple, "Cher Sergey Ivanovich!", "Monsieur le président du gouvernement!". L'appel est écrit au milieu de la ligne.

Partie introductive.

Au début de la lettre, il est nécessaire d'indiquer les raisons et les motifs de sa compilation ; il est souvent nécessaire de confirmer les informations avec des liens vers des documents et des faits de tiers. S'il devient nécessaire d'indiquer des références, cela doit être fait dans l'ordre suivant : titre de l'acte, auteur, date, numéro d'enregistrement, titre.

Partie principale.

Dans la partie principale, indiquez le but principal de la lettre. Cette partie décrit en détail les événements nécessaires, fournit des preuves ou analyse la situation.

Conclusion.

En conclusion, il est d'usage de tirer des conclusions sous forme de demandes, de suggestions, de refus ou d'avis. On pense qu'une lettre commerciale ne peut contenir qu'une seule partie finale. En règle générale, ils se terminent par des expressions standard - par exemple, "J'espère une coopération future", "Avec Meilleurs vœux". La formule de courtoisie est placée avant la "signature" requise, et séparée de la position par une virgule.

Lors de la création de l'auteur important de tenir compte d'aspects tels que:

• le degré de connaissance et la nature de la relation avec le destinataire ;
• la position publique du destinataire et sa corrélation avec la position de l'auteur ;
• la situation dans laquelle la communication a lieu - son caractère formel ou informel ;
• l'étiquette et les normes adoptées dans une entreprise particulière.

Exemple de format de lettre :

Enregistrement des lettres selon GOST

Les lettres officielles doivent être émises sur des formulaires spéciaux A4 ou A5, selon la taille du texte. Il est permis de ne pas utiliser de formulaires uniquement dans le cas où les auteurs sont plusieurs sociétés à la fois.

Les exigences relatives aux formulaires de lettre, ainsi que la composition des détails et les règles d'enregistrement sont contenues dans GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires.

En général, les entreprises ont le droit de développer indépendamment des formulaires de lettre, car le GOST spécifié est de nature consultative, cependant, la mise en œuvre de ses dispositions indique une forte culture de travail avec des documents dans l'organisation. Pour certaines organisations, GOST R 6.30-2003 est obligatoire : par exemple, les autorités exécutives fédérales doivent toujours vérifier avec cette norme.

01 - emblème national Fédération Russe;

02 - Armoiries du sujet de la Fédération de Russie;

03 - Emblème de l'organisation ou marque de commerce (marque de service);

04 - code d'organisation ;

05 - Le numéro d'enregistrement d'état principal (OGRN) d'une personne morale ;

06 - Numéro d'identification fiscale/code de motif d'enregistrement (TIN/KPP);

07 - Code de formulaire ;

08 - Nom de l'entreprise;

09 - Données de référence sur l'organisation;

10 - Nom du type de document ;

11 - La date;

12 - Numéro d'enregistrement ;

14 - Lieu de compilation ou de publication ;

15 - Destinataire ;

16 - Sceau d'approbation;

17 - Résolution;

18 - Titre du texte ;

19 - Marque de contrôle ;

20 - Texte du document ;

21 - Une marque sur la présence de l'application ;

22 - Signature;

23 - Graphique d'approbation ;

24 - Approbation des visas ;

25 - Impression d'impression ;

26 - Une marque sur la certification de la copie ;

27 - Mark sur l'interprète;

28 - Une note sur l'exécution de l'acte et son sens dans l'affaire ;

29 - Une note sur la réception du document dans l'organisation;

30 - Identifiant de la copie électronique.

Enregistrement d'une lettre selon GOST, exemple:

Mise en forme d'une lettre avec pièce jointe, exemple :

Règles de correspondance commerciale

La correspondance commerciale implique l'utilisation d'un style de communication commercial officiel. Sa particularité réside dans le fait que les participants sont généralement entités juridiques, qui doivent respecter des règles de communication assez strictes adoptées dans l'organisation (ou plusieurs organisations).

Il y a plusieurs exigences pour cette espèce la communication.

Standardisation de la présentation. Aujourd'hui, il existe de nombreux termes, expressions spéciales et formules spécifiques à la correspondance commerciale. Leur utilisation peut réduire considérablement le temps de préparation, et structures préfabriquées aide à ne pas perdre de temps à chercher situation particulière termes. La standardisation facilite grandement la perception de tous les textes et optimise l'ensemble du processus de workflow.

Ton neutre. La retenue et la rigueur dans la conception des lettres sont la norme de la communication officielle. Un ton neutre implique une absence presque totale de mots expressifs ou chargés d'émotion. L'information est purement officielle, c'est pourquoi il est nécessaire d'exclure du texte, par exemple, les mots avec des suffixes diminutifs ou des interjections. Des connotations émotionnelles peuvent être présentes, mais cela vaut la peine de les cacher derrière un ton de présentation neutre.

Précision et non ambiguïté des formulations. Le destinataire doit clairement comprendre et interpréter le sens du matériel qui lui est adressé. L'exactitude du texte, en règle générale, dépend directement de la structure de composition correctement construite, de l'absence d'erreurs logiques. Une lettre commerciale doit être bien pensée.

Concision. Grâce à cette exigence, l'auteur pourra réduire considérablement le volume de l'ensemble du document. La concision de la présentation est, tout d'abord, l'exclusion de la redondance de la parole, l'utilisation économique de outils de langage, l'absence de répétitions inutiles et d'informations supplémentaires.

Application de formules linguistiques. Les modèles, largement utilisés dans la correspondance commerciale, en font partie intégrante. Ainsi, pour inciter à l'action, des formules sont souvent utilisées : « Nous vous demandons d'examiner la question… », « En confirmation de notre accord… ». Souvent, les formules linguistiques sont des éléments juridiquement significatifs du texte, sans lesquels il n'aura pas le pouvoir nécessaire. Par exemple : "Nous garantissons un remboursement d'un montant de ...", "Le contrôle de l'exécution de la tâche est confié à ...".

Utilisation de termes, d'abréviations lexicales et graphiques. Grâce à l'utilisation de termes dans la correspondance, l'auteur peut parvenir à une compréhension sans ambiguïté du texte, ce qui est extrêmement caractéristique importante communication d'entreprise. La terminologie qui peut et doit être utilisée dans le domaine du support de la documentation de gestion est réglementée par GOST R 51141-98 «Travail de bureau et archivage. Termes et définitions"

Prédominance des phrases courantes simples. La communication formelle, en règle générale, est basée sur l'utilisation de simples phrases communes à une ou deux parties, ce qui simplifie grandement le processus de perception du texte.

Rappel lettre commerciale

Aujourd'hui, des lettres commerciales sont compilées dans n'importe quelle entreprise sur des questions complètement différentes liées aux activités des individus et des départements entiers. L'objet des lettres peut être une demande, une notification, un accord, une réclamation, une révocation, un changement, etc. En même temps, les règles bonnes manières supposer que tout document sera signé conformément à toutes les exigences ci-dessus. Grâce à cela, la lettre (quelle que soit sa forme d'envoi) deviendra un outil efficace dans le travail de chaque employé et dans la gestion de l'entreprise dans son ensemble.

Testez-vous

1. Quelle lettre s'appelle une circulaire ?

• Une lettre envoyée par un destinataire à plusieurs destinataires
• Lettre envoyée par un destinataire à un destinataire
• Une lettre qui n'a pas été envoyée pour plusieurs raisons

2. Comment une pièce jointe à une lettre commerciale est-elle correctement formatée ?

• Application : pour 2 litres. en 2 exemplaires.
• Annexe en 2 exemplaires sur 2 feuilles
• Deux fiches de candidature en double exemplaire

3. Combien d'étapes y a-t-il dans la préparation et la rédaction d'une lettre commerciale ?

4. Que signifie l'exigence d'un ton neutre dans la correspondance commerciale ?

• Utilisation des termes, abréviations lexicales et graphiques
• L'absence presque complète de mots expressifs ou émotionnellement colorés dans la lettre
• Utilisation intensive de modèles

5. De quelles parties une lettre commerciale se compose-t-elle ?

• Discours, parties introductive et principales, conclusion
• corps principal, conclusion
• Appel, conclusion