Toutes les entreprises sont tenues par la loi de tenir des registres comptables et de préparer des états financiers. Cependant, les états financiers standards ne contiennent pas toutes les informations nécessaires pour Gestion efficace des affaires. Par conséquent, dans la plupart des entreprises, en plus de la comptabilité, il est compilé et rapports de gestion. Considérez comment la préparation du rapport de gestion et son analyse.

Principes sur lesquels repose la constitution du reporting de gestion

La principale différence entre le reporting de gestion et la comptabilité est l'accent mis sur les besoins des utilisateurs internes. La préparation des rapports de gestion est inextricablement liée au processus budgétaire. Il s'agit essentiellement d'un seul et même processus et le reporting de gestion interne est utilisé à des fins principalement liées au suivi de l'exécution des budgets.

Les principes fondamentaux de la budgétisation et des rapports de gestion reposent sur les principes suivants :

1. Ponctualité – toutes les informations doivent être collectées et fournies dans les délais nécessaires pour assurer une gestion efficace.
2. Suffisance - les informations doivent être complètes, mais non redondantes.
3. Objectivité - les données doivent correspondre à l'état réel de l'entreprise.
4. Comparabilité - la capacité de comparer objectivement les chiffres prévus avec les chiffres réels, ainsi que les indicateurs pour différentes périodes de rapport.
5. Confidentialité - les informations doivent être fournies aux utilisateurs conformément à leurs fonctions officielles.
6. Faisabilité économique - le coût de la collecte et du traitement de l'information ne doit pas dépasser les avantages économiques de son utilisation.

L'analyse du reporting de gestion est effectuée selon les mêmes principes que ceux utilisés pour les états financiers. La structure du bilan, la composition des coûts sont analysées, une comparaison est faite avec le plan et avec les périodes précédentes, divers indicateurs relatifs sont déterminés - rentabilité, liquidité, etc.

La principale différence ici est la fréquence. Les rapports comptables sont compilés et analysés trimestriellement, tandis que les rapports de gestion sont préparés beaucoup plus fréquemment. En règle générale, les rapports de gestion clés sont préparés sur une base mensuelle. Mais pour un certain nombre d'indicateurs (par exemple, le volume de production, les ventes, la réception d'argent), des informations peuvent être fournies encore plus souvent - dix jours, hebdomadairement et même quotidiennement.

Par conséquent, les possibilités d'analyse opérationnelle dans ce cas beaucoup plus. Cela permet à la direction de l'entreprise de réagir "en temps réel" à l'évolution de la situation du marché.

Formulaires de rapport de gestion

L'établissement de rapports de gestion doit fournir à ses utilisateurs des informations complètes sur tous les aspects de l'entreprise. A cet effet, les principaux formulaires suivants sont intégrés dans le reporting de gestion :

1. équilibre managérial. En général, il répète généralement la structure de la comptabilité. Les différences peuvent résider dans l'évaluation de groupes individuels d'actifs ou de passifs. Par exemple, pour la comptabilité de gestion, d'autres méthodes d'amortissement peuvent être utilisées, auquel cas le coût des immobilisations et des actifs incorporels sera différent.
2. Releve de revenue. La forme du rapport ressemble ici aussi généralement à un analogue comptable. Cependant, les indicateurs eux-mêmes peuvent différer considérablement, car. la répartition des produits et des charges par postes en comptabilité de gestion peut ne pas respecter les principes adoptés en comptabilité.
3. État des flux de trésorerie. Ce formulaire répond à la question favorite de nombreux managers : "Pourquoi y a-t-il un bénéfice sur le rapport, mais il n'y a pas d'argent sur le compte ?". Ce rapport montre la structure des entrées et sorties de trésorerie. Habituellement, les flux de trésorerie sont considérés séparément pour les activités principales, d'investissement et activités financières.

Ainsi, le rapport devient "volumineux", les résultats des activités de l'entreprise sont considérés sous différents angles, chacun étant "responsable" d'une forme distincte de rapport de gestion. Un exemple de remplissage des états financiers et des états des flux de trésorerie est présenté ci-dessous.

Construire un système efficace et système simple la formation de rapports de gestion de base dans un laps de temps relativement court est à la portée de toute entreprise. Après tout, ces rapports sont basés sur les informations dont dispose généralement chaque entreprise.

Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, la capacité de la direction à contrôler les principaux paramètres des activités de l'entreprise commence à jouer un rôle fondamental dans sa pérennité et la possibilité d'un développement ultérieur. Les plus visibles et image complète l'état de l'entreprise donne des rapports de gestion - flux de trésorerie, profits et pertes et bilan de gestion.

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Informations initiales pour la formation des rapports de gestion

La formation des rapports de gestion de base est basée sur les informations dont dispose généralement toute entreprise.

Tout d'abord, chaque entreprise a informations complètes sur les flux de trésorerie. Il peut s'agir à la fois de données comptables (relevés de comptes en roubles et en devises, rapports de trésorerie, règlements avec des personnes responsables) et d'informations qui peuvent ne pas figurer dans les données comptables, par exemple du registre des règlements entre entreprises individuelles au sein de la holding et bientôt. Deuxièmement, toute entreprise sous une forme ou une autre a dans son arsenal des rapports qui caractérisent l'état et la dynamique des actifs et passifs les plus importants. Ainsi, nous pouvons dire avec certitude que chaque entreprise tient des registres des inventaires, des règlements mutuels avec les acheteurs et les fournisseurs de produits ou d'autres actifs et passifs essentiels pour ce type d'entreprise.

Souvent, ces informations sont contenues dans plusieurs produits logiciels, c'est pourquoi les données des rapports reçus ne correspondent pas toujours les unes aux autres. Malgré cela, la disponibilité de ces informations est suffisante pour commencer la formation de rapports de gestion de base.

Dans le même temps, lors du processus de formation du bilan de gestion, toutes les incohérences dans les rapports seront automatiquement identifiées et, par conséquent, les sources de coûts qui étaient auparavant simplement ignorées seront détectées.

Le moyen le plus pratique de créer des rapports de gestion est dans Excel. Ce produit logiciel dispose d'excellents outils d'analyse et de traitement des données, y compris lorsque nous parlons sur de grandes quantités d'informations. Soit dit en passant, il existe un service pratique pour la comptabilité de gestion dans le cloud et vous n'aurez plus besoin de rapports dans Excel. .

Expérience personnelle
Sergueï Dmitriev,

Plan de mise en œuvre de la comptabilité de gestion

Avant de générer un tableau des flux de trésorerie, il est nécessaire d'effectuer les procédures suivantes, qui fourniront par la suite des informations dans le contexte requis et avec le niveau de détail requis.

1. Analyse de la structure de l'entreprise. Si une entreprise exerce plusieurs activités indépendantes, il est conseillé de tenir une comptabilité de gestion distincte pour celles-ci. Il est nécessaire d'allouer à chaque direction les comptes de trésorerie qui la desservent. Si vous avez des comptes qui servent plusieurs types d'entreprises à la fois, le plus simple est de créer un centre de règlement en espèces intra-entreprise (RCC) et d'y inclure tous ces comptes. Parallèlement, pour générer un tableau des flux de trésorerie pour chaque type d'entreprise, il convient d'utiliser des extraits du RCC pour les transactions liées à ce domaine.

2. Analyse de la structure d'une ligne d'activité distincte. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner les départements dans le cadre desquels la direction de l'entreprise souhaite voir le rapport. Ce détail joue un rôle important dans la préparation des budgets de trésorerie de l'entreprise par département. Si sur stade initial si une telle partie analytique des informations n'est pas fournie, il n'y aura pas à l'avenir de mécanisme de suivi de l'exécution des budgets par chacun des départements.

3. Formation d'un plan d'éléments de flux de trésorerie. C'est aussi une étape importante dont dépendra la visibilité du rapport final. Cependant, la construction d'un plan d'articles est assez simple et procédure standard, par conséquent, dans le cadre de cet article, cela n'a aucun sens de s'attarder sur sa description.

Si toutes les étapes préliminaires décrites ci-dessus sont terminées, la génération ultérieure du tableau des flux de trésorerie est assez simple. travail technique. Dans MS Excel, vous devez créer le formulaire du rapport requis. Ensuite, vous devez importer des relevés sur les comptes de trésorerie des programmes concernés et, après avoir écrit les formules appropriées, résumer les données pour chacun des postes de trésorerie sur la feuille récapitulative du rapport sur le chiffre d'affaires. Il est également assez simple et utile de faire des rapports séparés avec une ventilation de chacun des postes de trésorerie dans le cadre de transactions élémentaires. Un exemple d'un tel rapport est donné dans le tableau. une.

Tableau 1 Explication de l'article 15. Location des locaux

la date	Compte de trésorerie	Arrivée (frotter.)	Consommation (frotter.)	La description		Article	Solde par article (rub.)
				contrepartie	Noter	CHANCES
							0,00
12.03.06	Calc. Chèque		152 000,00	SARL "Services d'entrepôt"	Peut louer	15.1.	152 000,00
14.03.06	Calc. Chèque		359 700,00	SARL "Location de bureaux"	Peut louer	15.1.	511 700,00
15.03.06	Calc. Chèque		87 705,53	JSC "Mosenergo"		15.2.	599 405,53
18.03.06	Caisse enregistreuse		140 000,00	CHOP "Granit"		15.3.	739 405,53
18.03.06	Calc. Chèque		359 700,00	SARL "Location de bureaux"	Loyer d'avril	15.1.	1 099 105,53
21.03.06	Calc. Chèque		221 670,73	OJSC "Réseaux de chaleur"	Énergie thermique pour mars	15.2.	1 320 776,26
28.03.06	RCC		12 000,00	OOO "Location de matériel"		15.1.	1 332 776,26
TOTAL:		0,00	1 332 776,26				1 332 776,26
			Résumé des sous-articles
			15.1.	Locaux à louer	883 400,00
			15.2.	Paiements communaux	309 376,26
			15.3.	Sécurité	140 000,00
			TOTAL:		1 332 776,26

Ces procédures simples, qui peuvent être mises en œuvre dans un délai très court (d'une semaine à un mois, selon la structure de l'entreprise), vous permettent d'établir un contrôle total sur la réception et la dépense des fonds. De plus, la formation d'un tableau des flux de trésorerie vous permet de commencer à établir un budget de trésorerie dans le contexte de départements et d'éléments sélectionnés, ainsi que de contrôler l'exécution de ces budgets, ce qui augmente considérablement la discipline financière de l'entreprise.

Expérience personnelle
Nikolai Sinitsyn,

Au stade initial de la création de l'entreprise, il était nécessaire d'organiser rapidement la comptabilité de gestion et de générer des rapports de gestion de base afin d'assurer le contrôle société de gestion sur les activités commerciales et financières des directions régionales. Initialement, il a été décidé de développer et de mettre en œuvre un système unifié Système automatisé gestion d'entreprise, y compris gestion, comptabilité et comptabilité fiscale basée sur 1C.

Cependant, il était clair que le développement du programme prendrait un temps considérable. À cet égard, au premier stade du développement de l'entreprise, la comptabilité de gestion dans les divisions régionales du commerce et de la production a été réalisée selon la méthodologie décrite par l'auteur dans cet article. Cela a permis à la société de gestion lors de l'élaboration d'un système comptable automatisé de travailler avec les directions régionales sur la planification, la comptabilité et le contrôle de leurs activités et dans la foulée d'affiner les principes et algorithmes de reporting à automatiser.

Bilan de gestion et compte de résultat

On constate d'emblée que la formation de ces deux rapports de gestion est un processus unique et indissociable. Il est pratiquement impossible d'établir un compte de résultat correct si un bilan de gestion n'est pas préparé en parallèle.

Pour générer des rapports, vous aurez besoin d'un état des flux de trésorerie et de rapports décrivant l'évolution des principaux actifs et passifs de l'entreprise. Sur la base des données extraites de ces rapports, seront effectuées les principales écritures qui forment le compte de résultat et l'évolution du bilan de gestion.

Avant de procéder à la préparation des rapports, il est nécessaire d'analyser la structure des actifs, des passifs, des revenus et des dépenses de l'entreprise et d'établir un plan de comptes et des éléments de revenus et de dépenses pour établir un compte de résultat.

Pour plus de clarté, considérons la méthodologie de formation d'un bilan de gestion et d'un compte de profits et pertes pour exemple concret. Supposons que l'entreprise exerce des activités commerciales et d'approvisionnement, paie des impôts au budget et des salaires aux employés. Tous les autres aspects des activités de l'entreprise en cet exemple nous n'en tiendrons pas compte, car ils n'affectent en rien la méthodologie de reporting.

Pour une telle entreprise, un plan comptable simplifié du bilan de gestion et un plan des postes du compte de résultat peuvent être présentés sous forme de tableau. 2 et tableau. 3.

Tableau 2. Structure du compte

Tableau 3 Structure des postes du compte de résultat

Il convient de noter que, pour l'essentiel, le compte de résultat est une ventilation des variations du poste du bilan "Bénéfice" pour la période de référence. C'est pour cette raison que la formation d'un compte de résultat sans établir de bilan conduit généralement à des résultats incorrects.

L'inclusion d'un compte auxiliaire (04) dans le plan comptable du bilan de gestion est due à la nécessité de mettre en évidence tous les écarts entre les données des différents rapports en vue de leur analyse ultérieure et de leur élimination (ou amortissement au résultat financier de la période de déclaration).

Considérons maintenant les rapports de gestion dont nous avons besoin pour le travail et comparons chacune des valeurs dans les rapports avec une certaine écriture sur les comptes de bilan, et si l'écriture concerne le compte de bénéfice, alors l'écriture sur le revenu éléments d'énoncé (tableau 4, tableau 5, tableau 6, tableau 7).

Tableau 4 Tableau des flux de trésorerie

Le titre de l'article	Somme	Un exemple en chiffres	Câblage
Solde en début de période	Coïncide avec le poste 01 du bilan au début de la période	35	–
Produit de la vente	UN'	1000	N° 1 Dt 01. Kt 04.
Paiement aux fournisseurs	B'	800	N° 2 Dt 04. Kt 01.
Salaire	C'	105	N°3 Dt 06. Kt 01.
impôts	RÉ'	110	N°4 Dt 07. Kt 01.
Solde à la fin de la période	Coïncide avec le poste 01 du bilan à la fin de la période	20	–

Tableau 5 Rapport sur les comptes fournisseurs

Dans cet exemple et les suivants, lors des écritures sur le compte 08. "Bénéfice", nous indiquerons le poste du compte de résultat comme analyse supplémentaire, ce qui nous permettra de générer correctement ce rapport.

Notez que A' dans l'état des flux de trésorerie et A'' dans le rapport sur les comptes clients représentent le même paramètre. Cependant, il n'est pas toujours possible d'obtenir une coïncidence complète de ces valeurs dans la pratique. Dans cet exemple, A' et A'' sont respectivement égaux à 1000 et 1002. Un tel écart peut être dû à diverses raisons - la présence d'un facteur humain, la génération de rapports dans différentes devises sans prise en compte correcte des différences de taux de change , etc.

Les écritures relatives à ces montants sont faites en transit par le compte auxiliaire 04. Parallèlement, la différence entre A' et A'' reste pour l'instant dans le compte 04. Il convient de faire de même avec tous les paramètres similaires qui sont présents dans les deux rapports. Dans cet exemple, cela s'applique aux paramètres A, B et F.

Tableau 6 Rapport de mouvement de marchandises

Tableau 7. Rapport sur les comptes fournisseurs

Une fois les écritures effectuées conformément aux données obtenues à partir des rapports de gestion évoqués ci-dessus, nous obtenons un bilan de gestion partiellement terminé. Parallèlement, les postes du bilan 01, 02, 03 et 05 sont finalisés, puisque le solde de ces comptes a été calculé sur la base des rapports disponibles. Les postes 06 et 07 (et, respectivement, 08) nécessitent des entrées supplémentaires liées à la comptabilisation des charges salariales et fiscales. Ceci est facile à mettre en œuvre en effectuant les écritures suivantes indiquées dans le tableau. huit.

Tableau 8 Opérations supplémentaires sur les postes du bilan qui n'ont pas de rapports spécialisés

Il ne reste plus qu'à traiter les soldes du compte 04, qui est la somme des écarts entre des données similaires dans divers rapports. Si ces écarts sont importants et que la raison de leur apparition n'est pas évidente, vous devez analyser les données des rapports, identifier la source des écarts et, si nécessaire, apporter des ajustements pour éliminer la cause de leur apparition. Si le montant de ces écarts est peu significatif ou si leur cause est connue, alors le compte 04 doit être remis à zéro en attribuant ces montants aux postes du compte de résultat concernés.

Supposons que les écarts A' par rapport à A'' et B' par rapport à B'' dans notre exemple soient associés à des différences de taux de change (les rapports ont été générés dans des devises différentes). L'écart entre F' et F'' est dû au fait que la déclaration de mouvement de marchandises ne tient pas compte de l'arrivée d'une partie insignifiante de l'assortiment (par exemple, du matériel d'emballage). Dans ce cas, vous pouvez réinitialiser le compte auxiliaire 04 avec les écritures indiquées dans le tableau. neuf.

tableau 9, Opérations supplémentaires sur le compte de solde auxiliaire

Ainsi, nous avons réussi à construire un système d'écritures qui génèrent un compte de résultat et une évolution du bilan de gestion pour la période de reporting. Dans le même temps, des données tirées de rapports standard générés dans n'importe quelle entreprise ont été utilisées. Et, malgré le fait qu'en réalité la structure du bilan, du compte de résultat et des formulaires de déclaration qui sont utilisés dans cette approche, a plus vue complexe que dans l'exemple donné, cette technique peut être facilement appliquée dans presque toutes les entreprises.

Expérience personnelle
Nikolai Sinitsyn, chef du service planification et comptabilité de JSC " Société de commerce"Alco-Trade"

Pour forces J'attribuerais une telle méthodologie à la possibilité d'une organisation assez rapide de la comptabilité de gestion dans une entreprise et d'une indépendance vis-à-vis des progiciels comptables utilisés. Les inconvénients sont que ce mécanisme est davantage axé sur la partie financière du reporting de gestion.

En pratique, pour la gestion opérationnelle de l'entreprise, d'autres informations importantes sont également nécessaires, ce qui est nécessaire pour une analyse approfondie, le contrôle et la gestion des ventes, les soldes des stocks, les règlements mutuels avec les acheteurs, etc. En d'autres termes, la comptabilité expresse managériale décrite par l'auteur ne pénètre pas assez profondément dans les processus commerciaux des entreprises. Si ces tâches sont résolues dans le cadre des systèmes comptables existants, l'utilisation de la méthodologie de reporting décrite comme mesure temporaire est tout à fait justifiée.

De plus, les inconvénients de cette approche incluent le fait que les employés des succursales de l'entreprise, dans lesquelles la comptabilité de gestion est introduite, ont des coûts de main-d'œuvre supplémentaires - ils doivent tenir des registres pour eux-mêmes et des registres pour la société mère, ce qui reste naturellement secondaire pour eux. Cela conduit souvent à des écarts entre les données comptables et la situation réelle de l'entreprise.

Sergueï Dmitriev, directeur financier de Alyudeko-K LLC (Kostroma)

La possibilité de créer un système visuel de gestion financière d'entreprise dans les plus brefs délais sans dépenser de ressources tangibles et sans apporter de modifications importantes aux programmes comptables existants est, bien sûr, point fort la méthodologie considérée. En ce qui concerne les lacunes, dans la pratique, on doit faire face à certaines difficultés lors de l'analyse des écarts dans les données des différents rapports. Naturellement, l'ampleur de ce problème dépend fortement de la qualité de la documentation primaire de l'entreprise.

En tableau. La figure 10 montre un exemple de calcul de l'évolution des comptes des postes du bilan de gestion et du compte de résultat conformément aux écritures effectuées ci-dessus.

Tableau 10 Calcul des variations des comptes des postes du bilan de gestion et du compte de résultat pour la période de reporting

Numéro d'affichage	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Total
Actifs
01. Espèces	1000	–800	–105	–110												–15
02. Règlements avec les acheteurs					1300	–1002										298
03. Marchandises							950	–968								–18
04. Sous-compte	–1000	800				1002	–950		947	–804			–2	4	3	0
Passifs
05. Règlements avec les fournisseurs									947	–804						143
06. Règlements avec le personnel			–105								127					22
07. Règlements avec le budget				–110								118				8
08. Bénéfice					1300			–968			–127	–118	–2	4	3	92
Éléments du compte de résultat
08.01. Chiffre d'affaires					1300											1300
08.02. Coût des marchandises vendues								968								968
08.03. Salaire											127					127
08.04. impôts												118				118
08.05. Différences de change													2	–4	–3	–5

Praticien de l'opinion
Irina Karavaeva, Chef du département de contrôle financier et d'analyse de JSC "Russian Electronics"

À mon avis, l'objectif principal de l'organisation de la comptabilité de gestion dans les entreprises est de fournir aux gestionnaires des informations transparentes et opportunes pour prendre des décisions de gestion. Cela vous permet de résoudre les principaux problèmes de comptabilité:
- absence de reporting opérationnel (le reporting trimestriel est légalement établi) ;
- manque de transparence dans l'information (méthodiquement recommandé de n'allouer que 5 groupes de coûts).

Ainsi, dans la formation du bilan de gestion et du compte de résultat, l'accent est mis sur l'introduction d'une comptabilité supplémentaire pour les dépenses et les revenus vitaux pour la gestion de l'entreprise, les domaines d'activité, c'est-à-dire la garantie du principe de transparence des rapports .

Il convient également de noter que, conformément à la législation de la Fédération de Russie, toutes les entreprises sont tenues de tenir des registres comptables et de générer des états financiers (à l'exception des entreprises qui sont passées à un système d'imposition simplifié, mais même dans ce cas, elles ont des états financiers simplifiés). Par conséquent, d'une part, nous pouvons être d'accord avec l'auteur sur le fait que toutes les entreprises disposent initialement de tous les rapports nécessaires sur les activités financières et économiques pour organiser la comptabilité de gestion et le reporting, mais, d'autre part, l'algorithme proposé ne prend pas en compte le fait que les formulaires mis en œuvre déjà dans l'entreprise.

Si l'on considère l'article comme un algorithme de mise en place d'une comptabilité de gestion dans des entreprises à fiscalité simplifiée qui sont dispensées de générer un tableau des flux de trésorerie et un bilan (à l'exception d'un rapport sur les immobilisations et les actifs incorporels), alors, à mon avis , la méthodologie proposée contient les inexactitudes suivantes :

1. Constitution du tableau des flux de trésorerie. L'algorithme ne couvre pas les activités des divisions auxiliaires, de soutien et administratives, ni ne se concentre sur la formation de flux de trésorerie pour les activités d'exploitation, d'investissement et financières de l'entreprise. En d'autres termes, l'objectif principal de l'introduction d'un tableau des flux de trésorerie - la construction d'un système de gestion des flux de trésorerie d'entreprise et leur optimisation - ne sera pas atteint. Ainsi, le cumul des flux dans les principaux domaines d'activité, puis le détail de ces flux dans le cadre des départements par postes de trésorerie ne permettront pas d'identifier la trésorerie nette pour l'ensemble des activités opérationnelles, ainsi que pour les investissements et activités financières.
2. Constitution du bilan de gestion et du compte de résultat. L'article présente un algorithme pour la formation du bilan, tandis que les comptes conditionnels et la codification sont utilisés pour décrire le processus. Ceci, à mon avis, introduit une certaine confusion, puisque, conformément à documents normatifs il y a un plan comptable qu'il serait logique d'utiliser.

La comptabilité de gestion est destinée à représenter la situation réelle de l'entreprise et, par conséquent, à prendre des décisions de gestion sur la base de ces données. Il s'agit d'un système de tableaux et de rapports avec des analyses quotidiennes pratiques sur les flux de trésorerie, les profits et pertes, les règlements avec les fournisseurs et les acheteurs, les coûts de production, etc.

Chaque entreprise choisit la méthode de comptabilité de gestion et les données nécessaires à l'analyse. La plupart des tableaux sont créés dans Excel.

Exemples de comptabilité de gestion dans Excel

Les principaux documents financiers de l'entreprise sont le tableau des flux de trésorerie et le bilan. Le premier montre le niveau des ventes, le coût de production et la vente des biens pendant une certaine période de temps. Le second est l'actif et le passif de l'entreprise, équité. En comparant ces rapports, le gestionnaire remarque les tendances positives et négatives et prend des décisions de gestion.

Livres de référence

Décrivons le récit du travail dans un café. L'entreprise vend des produits propre production et articles achetés. Il y a des produits et des charges hors exploitation.

Pour automatiser la saisie des données, un tableau comptable de gestion Excel est utilisé. Il est également recommandé de compiler des livres de référence et des journaux avec des valeurs initiales.

Si un économiste (comptable, analyste) envisage de répertorier les revenus par élément, le même ouvrage de référence peut être créé pour eux.

Rapports pratiques et clairs

Il n'est pas nécessaire de faire tenir tous les chiffres sur le travail du café dans un seul rapport. Que ce soit des tables séparées. Et chacun occupe une page. Il est recommandé d'utiliser largement des outils tels que "Listes déroulantes", "Regroupement". Considérons un exemple de tableaux de comptabilité de gestion d'un restaurant-café dans Excel.

Comptabilité des revenus

Regardons de plus près. Les indicateurs résultants sont trouvés à l'aide de formules (les opérateurs mathématiques habituels sont appliqués). Le remplissage des tableaux est automatisé à l'aide de listes déroulantes.

Lors de la création d'une liste (Data - Data Check), nous nous référons au Répertoire créé pour les revenus.

Comptabilité analytique

La même procédure a été utilisée pour compléter le rapport.

Rapport sur les profits et les pertes

Le plus souvent, à des fins de comptabilité de gestion, le compte de résultat est utilisé plutôt que des rapports de revenus et de dépenses distincts. Cette disposition n'est pas standardisée. Par conséquent, chaque entreprise choisit indépendamment.

Le rapport généré utilise des formules, l'auto-complétion des articles à l'aide de listes déroulantes (liens vers les répertoires) et le regroupement des données pour calculer les résultats.

Analyse de la structure immobilière du café

La source d'information pour l'analyse est l'actif de la balance (sections 1 et 2).

Pour une meilleure perception des informations, nous allons faire un schéma :

Comme le montrent le tableau et la figure, la part principale de la structure immobilière du café analysé est occupée par des actifs non courants.

Selon le même principe, le passif du Solde est analysé. Ce sont les sources de ressources au détriment desquelles le café exerce ses activités.

Qu'est-ce que le rapport de gestion ? en parlant langage clair, rapports de gestion- des informations que les managers utilisent, et pour les utiliser, on les demande à quelqu'un. Par exemple, vous pouvez demander à un comptable un rapport de gestion. Ou ils regardent eux-mêmes dans les relevés bancaires et dans le programme comptable. Et puis, parfois, ils réécrivent le rapport de gestion dans leur cahier et le recalculent sur une calculatrice.

Au début, un tel ensemble d'informations (futurs rapports de gestion), c'est-à-dire des rapports de gestion, apparaît spontanément: c'était nécessaire - a-t-il demandé. Ensuite, le responsable devine qu'il est nécessaire de créer un formulaire fixe pour le signalement, qui doit être demandé dans un formulaire rempli à une certaine fréquence. Alors un formulaire ne suffit pas, plusieurs apparaissent, et les remplissent personnes différentes. Ensuite, le responsable commence à "errer" dans trente tables différentes, où les mêmes données, par exemple, sur les ventes par région, sont écrites dans un ordre différent et, pour une raison quelconque, ont significations différentes, jette le tout dans le panier, et appelle le comptable : « fais-moi un formulaire, mais pour qu'il soit clair ! Et ... le conte de fées sur la création du rapport de gestion commence au début.

Comment rendre le reporting de gestion interne pratique, pertinent et fiable ? Ne pensez pas que c'est facile. L'élaboration de rapports de gestion est une tâche organisationnelle et non économique et nécessite une approche systématique.

Rapports de gestion des étapes

Afin de bien préparer le reporting de gestion, vous devez procéder comme suit :

1. Faites une liste des personnes qui doivent utiliser les rapports de gestion.

Par exemple : directeur général, directeur commercial, directeurs des ventes, responsable d'OMTS - tous auront besoin de rapports de gestion à un moment donné.

2. Rassemblez les comptes de gestion existants tels qu'ils sont. Si les états financiers sont utilisés à des fins de gestion (le directeur sait comprendre le chiffre d'affaires), incluez-le dans le kit.

Comme exemples de rapports divers, prenons : un rapport de ventes par succursales, une analyse du compte 10 par sous-conto, un rapport sur les paiements courants (compilé par un économiste sous Excel), un rapport sur les comptes clients (fait par un chef comptable adjoint) , etc.

3. Compilez une matrice pour le reporting de gestion : rapportez les utilisateurs/types de rapports, à l'intersection, entrez ce que chaque utilisateur regarde exactement dans le rapport (littéralement où il regarde, dans quelle cellule, quel total - afin de trouver inutile des informations ou des informations sous une forme gênante, lorsque l'utilisateur du rapport recalcule encore quelque chose sur la calculatrice). Nous devons également collecter la "Wishlist" de notre reporting : poser des questions et noter ce qui manque aux personnes dans le reporting existant. Si l'entreprise dispose d'indicateurs qui servent de cible et de contrôle, c'est-à-dire par rapport auquel les employés sont évalués et par rapport auquel le propriétaire contrôle PDG, il est alors nécessaire de les inclure dans le tableau dans les cellules des rapports dont sont extraites leurs valeurs. Ce point est important dans l'élaboration du rapport de gestion.

Par example:

À ce stade, vous obtenez une image «telle quelle», vous devez en extraire tout ce qui est rationnel, de sorte que tout ce qui était précédemment utilisé se trouve dans le nouveau rapport de gestion.

4. Compiler un classificateur de gestion des revenus et dépenses (BDR), des flux de trésorerie (BDDS), du budget d'investissement et des articles pour comptabiliser le chiffre d'affaires entre les postes du bilan. Un exemple de classificateur peut être trouvé ici.

5. En outre, afin de créer des rapports de gestion, il est nécessaire de décider quels autres ouvrages de référence analytiques sont nécessaires pour compiler les rapports de gestion. Par exemple, en regardant le tableau ci-dessus, vous pouvez immédiatement dire que le développement du reporting nécessitera des répertoires de départements (succursales), de régions, de groupes de produits, de responsables commerciaux et éventuellement même d'éléments de coût et de contreparties. Pour les rapports monétaires (rapports de gestion monétaire), des analyses sont généralement nécessaires pour les endroits où les fonds sont stockés : comptes de règlement, caisses, comptables. Ces annuaires doivent soit être issus de bases de données existantes (par exemple, un annuaire de contreparties peut être issu d'une base de données comptable), soit constitués par vous-même et en accord avec tous ceux qui utilisent le reporting dans le cadre d'un tel annuaire. Lors de la compilation des rapports de gestion, il est également recommandé de prêter attention à ce point.

6. Ensuite, pour créer des rapports de gestion, vous devez créer les principaux formulaires de rapport : BDR, BDDS, Balance. Assurez-vous que le rapport inclut les informations que les responsables utilisaient auparavant. Composez ces formulaires sur des données réelles. Si les formulaires de rapport de gestion sont créés dans Excel, incluez immédiatement les analyses nécessaires dans ce formulaire, par exemple, affichez les régions ou les groupes de produits par élément de chiffre d'affaires et créez des colonnes par mois. Si des formulaires de rapport de gestion sont créés dans le programme de planification d'entreprise, il suffit de remplir le répertoire des formulaires budgétaires et de vérifier que le rapport contient une ventilation de toutes les analyses nécessaires. Des exemples de rapports (reporting managérial) peuvent être consultés ici.

7. Réaliser d'autres formes de reporting de gestion sur la base d'articles de chiffre d'affaires, d'ouvrages de référence analytiques. Premièrement, pour créer des rapports de gestion, c'est au tour de réaliser des formulaires similaires à ceux déjà utilisés dans l'entreprise. Examinez ensuite les documents d'entreprises similaires, consultez la "liste de souhaits" des utilisateurs et proposez des formes supplémentaires de rapports de gestion.

8. Ajoutez des formules et des valeurs calculées aux rapports générés. A ce stade, notre reporting de gestion commence déjà à prendre la forme d'un reporting de gestion.

9. Générez (ou remplissez) des formulaires de rapport de gestion avec des données réelles pour le même mois. Coordonnez les formulaires remplis qui en résultent avec les exécutants qui ont précédemment compilé les rapports de gestion.

10. Coordonner les rapports complétés avec les utilisateurs selon la liste de la clause 1. Le processus peut être itératif, c'est-à-dire des rapports de gestion devront être complétés en fonction des commentaires.

Rapports de gestion, quel est le résultat ?

Vous serez surpris de la rapidité avec laquelle les gens s'habituent à des formes confortables, après une semaine, personne ne se souvient comment c'était avant. Mais c'est s'ils sont à l'aise. Si le responsable recalcule encore quelque chose dans un cahier, ou appelle et demande ce que signifie une certaine ligne, ou compare des informations en double provenant de différentes tables - travail, le système de rapport de gestion n'a pas encore fonctionné.

Ainsi, les rapports de gestion sont compilés par étapes. Il est important, lors de la compilation des rapports de gestion, de contrôler l'exactitude du remplissage des rapports à chaque étape. Avec la mise en œuvre minutieuse de toutes les "tâches", les rapports de gestion seront compilés correctement.

Les rapports de gestion sont l'une des sources les plus importantes pour obtenir des informations sur les résultats des activités d'une entreprise, sur la base d'une combinaison d'indicateurs financiers, commerciaux, marketing, de production et autres.

Les informations contenues dans les rapports de gestion doivent être économiquement intéressantes et activement utilisées par les dirigeants, les fondateurs et les propriétaires d'entreprise. Les données communiquées dans le reporting de gestion sont nécessaires à l'analyse de toutes les activités. Cela permet d'identifier les causes d'éventuels écarts par rapport aux paramètres dans le temps, donnée par la stratégie l'entreprise, ainsi que les réserves (financières, matérielles, de main-d'œuvre, etc.) qui n'ont pas été utilisées par l'entreprise jusqu'à cette date. Le processus de définition et de mise en œuvre du reporting de gestion peut être divisé en 7 étapes.

Étape 1. Diagnostic du système de gestion existant dans l'entreprise.

Cette étape est nécessaire pour l'analyse de la structure organisationnelle de l'entreprise, le format de la modélisation des processus est déterminé. Si l'entreprise dispose de schémas de processus métier et de leurs descriptions, ces documents sont analysés et les principaux problèmes nécessitant une optimisation sont identifiés.

Étape 2. Création d'une méthodologie de reporting de gestion

Cette étape est nécessaire pour déléguer en matière d'élaboration des budgets de fonctionnement et de détermination des responsabilités, des centres de responsabilité financière (CRF) spécifiques pour l'élaboration de certains plans budgétaires (segments de reporting de gestion).

Buts et objectifs à atteindre suite à l'introduction du reporting de gestion dans l'entreprise :

• Établir et atteindre des indicateurs de performance clés (KPI) spécifiques ;
• Identification des maillons "faibles" dans la structure organisationnelle de l'entreprise ;
• Améliorer le système de suivi des performances ;
• Assurer la transparence des flux de trésorerie ;
• Renforcement de la discipline de paiement ;
• Développement d'un système de motivation des employés;
• Réponse rapide aux changements : conditions du marché, canaux de distribution, etc. ;
• Identification des ressources internes de l'entreprise ;
• Évaluation des risques, etc.

La composition des rapports de gestion dépend principalement de la nature des activités de la société. Comme le montre la pratique, la composition du rapport de gestion (rapport principal) comprend généralement :

• État des flux de trésorerie (méthode directe) ;
• État des flux de trésorerie (méthode indirecte) ;
• Rapport sur les profits et les pertes ;
• Solde prévisionnel (solde de gestion) ;

Consolidation des budgets

La constitution d'un reporting de gestion consolidé est assez processus laborieux. Les états financiers consolidés traitent un groupe d'entités liées comme une seule entité. Les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses sont regroupés dans un système commun de reporting de gestion. Ces rapports caractérisent la propriété et situation financière l'ensemble du groupe de sociétés à la date de clôture, et résultats financiers ses activités au cours de la période de référence. Si la société holding est composée de sociétés qui ne sont pas liées les unes aux autres au niveau opérationnel, la tâche de consolidation du reporting de gestion est résolue tout simplement. Si des transactions commerciales sont effectuées entre les sociétés de la holding, alors dans ce cas tout n'est pas si évident, car il faudra exclure les transactions mutuelles afin de ne pas fausser les données sur les revenus et les dépenses, les actifs et les passifs au niveau de la holding dans les états financiers consolidés. Dans la politique budgétaire de l'entreprise, il est nécessaire de fixer les règles et principes d'élimination des VGO.

Pour ce faire, il est plus opportun d'utiliser des systèmes d'information spécialisés, par exemple "WA : Financier". Le système permet d'éliminer les rotations inter-sociétés au niveau des documents primaires et recevez rapidement des informations correctes, ce qui simplifie et accélère le processus de génération de rapports de gestion, minimise les erreurs associées au facteur humain. Parallèlement, le rapprochement des chiffres d'affaires intragroupe, leur élimination, les écritures correctives et autres opérations sont effectués automatiquement.

Exemple : la société A détient 100 % de la société B. La société A a vendu des marchandises pour un montant de 1500 roubles. L'achat de ce produit a coûté à la société A 1000 roubles. La société B a payé intégralement les marchandises livrées. À la fin de la période de déclaration, la société B n'a pas vendu les marchandises et elle est répertoriée dans ses états financiers.

À la suite de la consolidation, il est nécessaire d'éliminer le bénéfice (500 roubles) que l'entreprise n'a pas encore reçu et de réduire le coût des stocks (500 roubles). Pour exclure GGO et les bénéfices que la société B n'a pas encore réalisés. Vous devez faire des ajustements.

Le résultat de la consolidation du reporting de gestion

Définition des indicateurs clés de performance (KPI - Key Performance Indicators)

L'introduction de repères clés vous permet de gérer les centres de responsabilité financière en fixant des limites, des valeurs normatives ou des limites marginales pour les indicateurs acceptés. L'ensemble d'indicateurs de performance pour chaque CFD dépend de manière significative du rôle de ce centre de responsabilité dans le système de gestion et des fonctions exercées. Les valeurs des indicateurs sont fixées en tenant compte des plans stratégiques de l'entreprise, du développement de certains secteurs d'activité. Le tableau de bord peut prendre une structure hiérarchique, à la fois pour l'entreprise dans son ensemble, et avec des détails pour chaque centre de responsabilité financière. Après avoir détaillé les KPI de haut niveau et les avoir transférés aux niveaux du CFD et des employés, ils peuvent être liés à la rémunération du personnel, etc.

Contrôle et analyse de l'exécution du reporting de gestion.

Pour l'exécution des budgets inclus dans le reporting de gestion, trois domaines de contrôle peuvent être distingués :

• préliminaire,
• actuel (opérationnel)
• final.

Le but du contrôle préalable est la prévention d'éventuelles violations du budget, en d'autres termes, la prévention de dépenses déraisonnables. Elle est effectuée avant les transactions commerciales. La forme la plus courante d'un tel contrôle est l'approbation des demandes (par exemple, pour le paiement ou l'expédition de marchandises depuis un entrepôt).

Le contrôle actuel de l'exécution du budget implique un suivi régulier des activités des centres de responsabilité financière afin d'identifier les écarts dans l'exécution réelle de leurs activités par rapport à celles prévues. Elle est réalisée quotidiennement ou hebdomadairement selon le reporting opérationnel.

Le contrôle final de l'exécution du budget n'est rien de plus qu'une analyse de la mise en œuvre des plans après la clôture de la période, une évaluation des activités financières et économiques de l'entreprise dans son ensemble et par objets de comptabilité de gestion.

Dans le processus d'exécution du budget, il est important d'identifier les écarts dès les premières étapes. Déterminez quelles méthodes de contrôle budgétaire préliminaire et courant peuvent être utilisées dans l'entreprise. Par exemple, introduire des procédures d'approbation des demandes de paiement ou de sortie de matériel d'un entrepôt. Cela permettra d'éviter les dépenses inutiles, de prévenir les dépassements de budget et d'agir en amont. Assurez-vous de réglementer les procédures de contrôle. Créer un règlement de contrôle budgétaire distinct. Y décrire les types et les étapes des inspections, leur fréquence, la procédure d'examen des budgets, indicateurs clef et les plages de leurs écarts. Cela rendra le processus de contrôle transparent et compréhensible et augmentera la discipline de performance dans l'entreprise.

ÉTAPE 3. Conception et approbation de la structure financière de l'entreprise.

Cette étape comprend des travaux sur la formation de classificateurs de budgets et de postes budgétaires, l'élaboration d'un ensemble de budgets de fonctionnement, les postes de planification et leurs interconnexions, l'imposition de types de budgets sur les liens organisationnels de la structure de gestion de l'entreprise.

Sur la base de la structure organisationnelle de l'entreprise, une structure financière est développée. Dans le cadre de ce travail, des centres de responsabilité financière (CFR) sont formés à partir d'unités organisationnelles (divisions) et un modèle de la structure financière est construit. La tâche principale de la construction de la structure financière d'une entreprise est d'obtenir une réponse à la question de savoir qui et quels budgets de l'entreprise devraient être. Une structure financière correctement construite d'une entreprise vous permet de voir les «points clés» auxquels les bénéfices seront formés, comptabilisés et, très probablement, redistribués, ainsi que le contrôle des dépenses et des revenus de l'entreprise.

Le centre de responsabilité financière (FRC) est un objet de la structure financière de l'entreprise, qui est responsable de tous les résultats financiers : revenus, bénéfices (pertes), coûts. Le but ultime de tout CFD est la maximisation du profit. Pour chaque CFD, les trois principaux budgets sont compilés : budget des recettes et des dépenses, budget de trésorerie et solde prévisionnel (balance de gestion). En règle générale, les organisations individuelles agissent en tant que CFR ; filiales de holdings; subdivisions distinctes, bureaux de représentation et succursales de grandes entreprises; activités (entreprises) distinctes sur le plan régional ou technologique d'entreprises diversifiées.

Le centre de comptabilité financière (FAC) est un objet de la structure financière de l'entreprise, responsable uniquement de certains indicateurs financiers, par exemple les revenus et une partie des coûts. Pour le CFS, un budget de revenus et de dépenses ou certains budgets privés et fonctionnels (budget de main-d'œuvre, budget de vente) sont établis.Les principaux ateliers de production participant à des chaînes technologiques uniques dans des entreprises à cycle technologique séquentiel ou continu peuvent agir en tant que SFD ; ateliers de production (assemblage); départements et divisions de vente. Les centres de comptabilité financière peuvent avoir un objectif étroit :

• centre de profit marginal (centre de profit) - une unité structurelle ou un groupe d'unités dont les activités sont directement liées à la mise en œuvre d'un ou plusieurs projets commerciaux de l'entreprise qui assurent la réception et la comptabilisation des bénéfices;
• centre de revenus - une unité structurelle ou un groupe d'unités dont les activités visent à générer des revenus et ne prévoient pas de comptabilisation des bénéfices (par exemple, un service de vente);
• centre d'investissement (centre de risque) - une unité structurelle ou un groupe d'unités directement liées à l'organisation de nouveaux projets commerciaux, dont le bénéfice est attendu à l'avenir.
• centre de coûts - un objet de la structure financière de l'entreprise, qui n'est responsable que des dépenses. Et pas pour toutes les dépenses, mais pour les dépenses dites réglementées, dépenses et économies dont la direction de la centrale de chauffage peut contrôler. Ce sont des divisions au service des principaux processus métiers. Seuls quelques budgets de soutien sont préparés pour la ZC. Les services auxiliaires de l'entreprise (service économique, service de sécurité, administration) peuvent jouer le rôle de serrure centrale. Un centre de coûts peut également être appelé centre de coûts (centre de coûts).

ÉTAPE 4. Formation du modèle budgétaire.

Il n'y a pas d'exigences strictes pour le développement d'un classificateur pour les rapports de gestion internes. De même qu'il n'y a pas deux entreprises identiques, il n'y a pas non plus deux structures budgétaires identiques. Contrairement au reporting financier formalisé : compte de résultat ou bilan, le reporting de gestion n'a pas de forme standardisée qui doit être strictement respectée. La structure du reporting de gestion interne dépend des spécificités de l'entreprise, de la politique budgétaire adoptée dans l'entreprise, des souhaits de la direction quant au niveau de détail des articles à analyser, etc. Vous ne pouvez que donner recommandations générales comment créer une structure de rapport de gestion optimale.

La structure des rapports de gestion doit correspondre à la structure des activités quotidiennes de l'entreprise.

Classification des articles sur l'exemple de l'état des flux de trésorerie.

ÉTAPE 5. Approbation de la politique budgétaire et élaboration des règlements.

La politique budgétaire est formée afin de développer et de consolider les principes de formation et de consolidation des indicateurs pour ces postes et les méthodes de leur évaluation. Cela comprend : la définition d'une période de temps, des procédures de planification, des formats de budget, un programme d'action pour chacun des participants au processus. Après l'élaboration du modèle budgétaire, il est nécessaire de procéder à la régulation du processus budgétaire.

Il est nécessaire de déterminer quels budgets et dans quel ordre sont formés dans l'entreprise. Pour chaque budget, il est nécessaire d'affecter une personne responsable de la préparation (un employé spécifique, CFD) et une personne responsable de l'exécution du budget (responsable de la direction, responsable du CFD), fixer des limites, des valeurs normatives ou des limites de limitation pour CFD des indicateurs de performance. Il est impératif de former un comité budgétaire - il s'agit d'un organe créé aux fins de gérer le processus budgétaire, de surveiller sa mise en œuvre et de prendre des décisions.

Étape 6. Audit des systèmes comptables.

Au stade de l'élaboration et de l'approbation de la composition du reporting de gestion de l'entreprise, il faut également tenir compte du fait que le classificateur des postes budgétaires doit être suffisamment détaillé pour vous fournir informations utiles sur les revenus et les dépenses de l'entreprise. Dans le même temps, vous devez comprendre que plus de niveaux de détail seront alloués, plus il faudra de temps et d'efforts pour établir des budgets et des rapports, mais plus vous pourrez obtenir d'analyses détaillées.

Il est également nécessaire de prendre en compte qu'à la suite du développement d'une méthodologie de reporting de gestion, il peut être nécessaire d'adapter les systèmes comptables, car. pour analyser l'exécution des budgets, les indicateurs prévus devront être confrontés aux informations factuelles disponibles.

Étape 7. Automatisation.

Cette étape comprend un travail sur le choix d'un produit logiciel, la création Termes de référence, la mise en œuvre et la maintenance du système.