Препоръчваме да го прочетете на всички, които трябва да организират срещи за планиране, петминутни срещи и други срещи. Много хора ги правят, но малцина ги правят добре. Статията описва етапите на подготовка на среща, нейната структура, оценка на ефективността и записване на резултатите - всичко, което трябва да знаете, за да проведете една наистина полезна среща.

Автор за себе си

Евгения Коряковцева.Консултант, независим бизнес треньор. Работила е с търговски формати повече от десет години, с опит като външен консултант в консултантска агенция и като вътрешен обучител в търговски мрежи, ръководеше отдел B2B продажби.

Опит в провеждането на семинари, обучения, лекции (повече от 400 проекта). знание съвременни методиуправление, обучение и оценка на персонала в търговията на дребно; формиране на цялостни проекти в тези области. Опит в описване на бизнес процеси, изграждане на системи за обучение, разработване на системи за мотивация на персонала и управление на проекти.

Всички участваме в срещите. И някой дори трябва да ги готви и дирижира. Или планиране на срещи. Или групови дискусии. Признайте си, много от нас наистина не харесват такива „говорещи“ неща.

защо Защото философията е залегнала в кръвта на всеки наш човек: среща е когато се говори дълго, официално и досадно, не служебно, и след това така или иначе нищо не се получава. Е, не е ли загуба на време?

Този прекрасен формат на работа

Срещите в компании често се насрочват неочаквано и се провеждат спорадично. Освен това не са добре подготвени, а лидерите не знаят как да организират дискусия. Следователно много участници възприемат информацията неправилно (не чуха, не разбраха, забравиха) - необходимите решения не се вземат (отлагат и затварят) и дори да бъдат одобрени, те често не се изпълняват. нали

Съжалявам за този прекрасен формат на работа. Ето защо в днешната статия ще обсъдим какво е добро в него, какво прави груповата дискусия незаменима и ще научим как да я провеждаме ефективно.

Като начало, защо имаме нужда от всичко това? Защо да събирате много заети хора и да ги откъсвате от работа?

Висококачествената среща ви позволява да използвате ключови механизми, които повишават производителността на труда, за които повече...

Принципът на синергията.Ефектът на синергията отдавна е известен на психолозите. Помниш ли? — Ефективността на цялото е по-висока от общата ефективност на отделните му части. Или още по-просто: една глава е добра, но две са по-добри. И е истина. Заедно можем да генерираме повече идеи, да намерим много решения на даден проблем и да изберем оптималното от това разнообразие. В режим на групова дискусия хората започват да работят като едно цяло, като се допълват взаимно. Ефективността също се повишава - проверете. Ето защо, ако трябва да разрешите редица работни въпроси, тогава качествената дискусия, този огромен ресурс, не трябва да се пренебрегва.

Принципът на кохезията.Един екип, тоест хора, които имат една и съща визия за целта, имат доверие един на друг и знаят как да работят заедно, е по-ефективен от един човек. съгласни ли сте Как вашите служители ще станат екип? Изведнъж? сам? Може би веднага много ефективен? И поради какво? Ключът към формирането на екип е да се придвижвате към целта заедно, проактивно и организирано. И всички тези условия живеят в режим на среща. Срещите и сесиите за планиране са мощен инструмент за единство, изграждане на уважение към колеги и мениджъри и отличен инструмент за преподаване. Ето защо, ако за вас е важно вашите служители да работят хармонично, а не да принадлежат само към един отдел или компания, провеждайте седмични срещи за планиране с високо качество.

Принципът на яснотата.Много хора се страхуват от неизвестното. нормален човек- волно или неволно, съзнателно или не - се съпротивлява на непонятното и непознатото и това е напълно естествено. Ами ако целите на компанията, показателите за ефективност, задачите за следващия месец и т.н. изведнъж попаднат в категорията на неразбираемите? Как се чувства човек, когато го помолят да изкопае дупка, но не му кажат защо, колко дълбока и къде? Разбира се съпротива и демотивация.

Срещите са платформа за разясняване на „партийния курс“, повишаване на неговата разбираемост, приемането му от служителите и следователно инструмент за намаляване на съпротивата им към неизвестното. Ето защо, ако въвеждате промени, прекарайте ги през поредица от сесии за планиране и срещи.

Опитният лидер знае, че срещите създават организация. С тяхна помощ можете да поддържате връзки в компанията и да изпълнявате взетите решения, да проверявате как служителите виждат целите и да премахвате бариерите между отделите. Ако не провеждате срещи, тогава във вашата организация възникват слухове и спекулации. Това е проблем, който води до разединение и несигурност сред служителите относно бъдещето и не е далеч от загубата на контрол.

Добре организираните срещи могат да направят чудеса. Ключовата дума тук е добро. Какво трябва да се вземе предвид при провеждане на срещи?

Принципи за ефективни срещи

Съответствие с целите

Има няколко формата за среща: среща, мозъчна атака; среща за планиране, пет минути. Всеки формат има показания за употреба и методика. Когато решавате да съберете хора, преценете трезво целите и задачите си. Какво искате да получите от този формат? Хората трябва да намерят решение? Тогава това е сесия за мозъчна атака - всички сте равнопоставени и приемате всякакви идеи за разглеждане. Искате ли да поставяте задачи? Тогава това е планираща среща с протокол и дневен ред... Форматът се определя от ключови моменти: ролята на водещия на срещата, стилът на комуникация на срещата, резултатът от срещата.

Примерни формати:

Среща. Целта е да се генерират идеи, да се оценят опциите и да се намерят решения.Тоест екипът работи в творчески режим. Апотеозът на този формат е мозъчната атака. Задължително условие е възможността за изразяване на идея/мнение, тоест култура на свободно общуване на срещата. Хората трябва да се чувстват свободни да изразяват мислите си и трябва да бъдат насърчавани да го правят. Затова не трябва да има остра, неконструктивна критика.

Плановик. Целта е да се анализира текущото състояние на процеса и да се идентифицират нови задачи.Този формат е по-близо до устното отчитане по дадени показатели, така че наличието на същите тези показатели е задължително за него. Срещата за планиране винаги протича по работа, според предвидения дневен ред.

Пет минути. Целта е да се определят приоритетите и да се създаде работещо мислене.Петминутни срещи не се провеждат за решаване на глобални проблеми и отговор на въпросите „Кой е виновен? и „Какво трябва да направя?“ Това е формат за напомняне. Основните изисквания са позитивност и краткосрочност. Не забравяйте, че сутрешните срещи играят ролята на стимулатор, активатор и мотиватор. Продължителността им е от 5 до 15 минути – не повече!

Специфичност

Дефинирани ли са самите задачи? Преди срещата напишете ясно дневния ред и подгответе необходимите материали. Изпратете дневния ред на всички участници предварително (най-малко три часа преди началото или за предпочитане предния ден), за да могат и те да се подготвят. Това ще позволи на всички вас да не се изгубите в задачите, да се придържате към опашката за срещи и да спазвате определеното време.

Краткосрочно

Всяка среща трябва да се проведе във възможно най-кратки срокове. Идеален - 30 минути, максимум - един час. Много е лошо, ако трябва да натискате задника си няколко часа. защо Доброволно вниманиеВ човешката природа е да се разсейва с времето и по-конкретно в рамките на 30-40 минути. При монотонен процес случващото се престава да се възприема след 20-30 минути. И с намаляване на вниманието паметта на човек работи много по-зле... Това ни казва: след 3 часа среща хората ще бъдат много неефективни.

Време

Задължително условие ефективна срещае строго време или правила. Задайте начален и краен час за срещата. Започнете в определеното време, независимо дали всички са пристигнали - това ще научи хората да не закъсняват. Поставете ЧЕСТЕН ​​краен срок (например час и половина) и 10 минути преди крайния срок - завършете, независимо от резултата. Задайте петминутен таймер за всеки говорител, това ще научи хората да говорят по същество. Спрете неуместните разговори на срещата и върнете хората към темата. Имайте ясен дневен ред за срещата. Трябва да е пред всички участници.

Адекватност на участниците

На събранието трябва да присъстват само тези служители, които са засегнати от дневния ред. НИКОГА не канете хора на среща с трейлър, просто седнете. Следвайте принципа на оптималност: трябва да има по-малко участници, но нивото на тяхното влияние върху проблема трябва да бъде по-високо.

Правото да говориш

Знаете ли онези срещи, при които служителите говорят само когато бъдат попитани и дават на мениджъра социално желани отговори като „да, разбира се, че ще го направим“? защо се случва това Защото хората са свикнали да получават удари по главата за мнение, особено за съмнение. Ако мениджърът поиска да прецени дали даден проблем може да бъде решен, служителят изразява съмнение и мениджърът отговаря, като му затваря устата - какво тогава научават другите? Мълчи и „не се ядосвай“. Какво ни трябва от тях? Разузнаване и анализ. Несъвместими неща, нали? Следователно именно по време на среща, повече от всяка друга, на служителите трябва да се даде право на изказване, на мнения, идеи, съмнения и въпроси. Освен това трябва да се научите как да отговаряте на въпросите на служителите: кратко, по същество, като същевременно потискате ненужните и дълги стенания за трудния офис живот.

Консолидиране на резултатите

Всяка среща, особено тази, на която си поставяте цели, трябва да има писмено резюме. Препоръчвам да се води електронен протокол от срещата. Например в тази форма:

След срещата се изпраща протокол на всички участници. Именно протоколът от срещата се превръща в инструмент за контрол, който ви позволява да не пропуснете нищо или да забравите нито една задача. И преводът на протокола на електронна система(например 1C или Lotus) позволява интегрирането му в системата за задаване на задачи. И най-важното: определено трябва да попитате за задачите, поставени на последната среща. Това е режимът на циклични срещи „анализ → задачи → контрол → анализ“, който ви позволява да прехвърлите срещата от режим на празен разговор в работен формат.

Планиране на срещата

Всичко, което може да бъде прехвърлено в планиран режим, трябва да бъде прехвърлено. Единственият начин да свикнете с контролните процедури е да начертаете планиран курс за тях. В идеалния случай всички служители трябва да знаят кога ще бъдат помолени за този или онзи въпрос, тоест кога трябва да докладват - за да имат време да съберат данни и да изготвят смислен доклад. Непланираните срещи са подходящи само за спешни и важни въпроси и делът на такива необявени срещи трябва да бъде нисък. В противен случай служителят просто няма време да се подготви (което означава, че ще чуете „не знам“), понякога дори няма да може да присъства (вместо осем идват двама, останалите са „на полето“ ”), той се разсейва от задачата (а високата производителност изисква концентрация) и др. .d.

За да оцените ефективността на вашите срещи, направете този тест:

Имате ли повече от 3 „да“? Да оптимизираме!

Етапи на подготовка и провеждане на ефективна среща

Определете целите и задачите на срещата.Какви проблеми трябва да бъдат решени? Каква информация трябва да проследя? Какви изводи трябва да направим? Кой е най-добрият начин за структуриране на задачите?

Определете формата на срещата въз основа на целите.Изберете участници и час на срещата. Срещата ТРЯБВА да има председател/водещ, който да следи правилата. Този човек трябва да носи по-малко отговорност за решаването на проблема, за който се провежда срещата. Тогава той е по-малко фиксиран върху емоциите (от например инициатора на срещата) и не лобира, волно или неволно, за решения, изгодни за последния. А правото да говори честно е дадено на всеки присъстващ.

Определете структурата на срещата.Срещата трябва да има ясна структура и всеки път да се провежда точно по предвидения ред.

Типична структура на планиране:

• Встъпителни бележки/загрявка.

  цели. Наредби. формат.

  Общи въпроси.

  Общи резултати от работата. Изпълнение на поставените задачи.

  Частични резултати/доклади на участниците.

  Анализ на резултатите. Поставяне на задачи. Обобщавайки.

Типична структура на срещата:

Идентифициране на проблема, цел. Важността на темата. Планове.

цели. Наредби. формат.

Дискусия. Анализ.

Анализ на резултатите. Поставяне на задачи.

Обобщавайки.

Типична структура на мозъчна атака или дискусия:

Встъпителни бележки / цели на срещата / регламент.

Проблемът и защо има значение.

Генериране на ВСИЧКИ опции за решение.

Обсъдете плюсовете и минусите на всяка опция.

Избор на опция за решение. Въз основа на него се поставят задачи на участниците.

Изготвяне на протокол от заседанието.

Определете разпоредбите.Когато разработвате правила, не забравяйте, че те трябва да са удобни както за лидера, така и за участниците. Стандартно: 3-7 минути за презентация за поставяне на проблем; 5-7 минути за дебат. Полезно е да се осигуряват почивки в размер на 10-15 минути на всеки 45-60 минути активна работа. Като цяло срещи, по-дълги от час, крият риск от загуба на вниманието на участниците. Такива срещи може да са неефективни.

Задайте реда на проблемите за решаване.Въпросите по правилника се определят от тези ключови точки, от които зависи общият резултат и качеството на работата на компанията (например обратна връзка от клиенти, реакция на реклама, информация за нови продукти и др.).

Разделете всички въпроси на три групи.

1. Редовни въпроси - съгласно регламента. Опитайте се да се справяте по-бързо с обичайните въпроси. В началото дискусията им може да отнеме цялото време. След това към тях ще се добавят текущи проблеми - самите хора ще се активизират. Но вашият приоритет, който определя скоростта на движение напред, са проблемите на развитието. Отделете им до 50% от времето на срещата.

   Текущи въпроси – според плана на срещата: възникнали идеи, проблеми, какво пречи на работата и как да я оптимизираме. Общо можете да анализирате не повече от 5 въпроса. Винаги започвайте с най-важните неща. По-добре е да завършите с един важен въпрос, отколкото да оставите дузина неразрешени напълно.

   Проблеми на застрояването - съгласно плана за застрояване.

Подгответе се необходими документии форми.За ефективна работа по проблемите е изключително важно правилно да подготвите материалите за срещите и да ги изпратите на всички предварително. На самото заседание е необходимо да се води протокол от заседанието, където да се записват всички взети решения.

Определете часа за срещата.Ако служителите не са дисциплинирани и често закъсняват, препоръчвам да провеждате седмични срещи сутрин, точно в началото на работния ден - навременното идване на работа е гарантирано. Най-лошите „по-късно“ ще бъдат реабилитирани след няколко дни. Винаги посочвайте крайния час на срещата. Опитайте се да завършите малко по-рано - това се превръща в приятна изненада за участниците. Във всеки случай, след обсъждане на планираните въпроси, все още трябва да остане малко време. Тогава служителите ще имат възможност, причина и стимул да задават своите въпроси – тоест да бъдат активни и да мислят. А какво по-добро за един мениджър от активен и умен служител!

Уверете се, че срещата е необходима.

Отговорете си на следните въпроси:

1. Уместни ли са въпросите за срещата? За това ли трябва да говорим днес?

   Съответства ли формата на представяне на материала на целта, аудиторията, съдържанието?

   Какво трябва да се случи/остане в съзнанието на служителите след срещата?

   Възможно ли е да пропуснете срещата и да постигнете същия резултат?

Ако сте отговорили с „Да“ на въпроси 1, 2 и „Не“ на въпрос 4, можете да проведете среща!

Часовете умствено изтощаващи офис срещи не са мит, не са нещо гротескно и не са шеги. Реалностите на днешния живот са такива, че до 50% от работното време се изразходва за празно бърборене, което не носи никакви резултати. Ускоряването на живота налага нови правила на офис културата; провеждането на бързи и ефективни срещи е част от корпоративната етика.

Какво е среща на персонала?

Може ли петминутна среща, среща за планиране или среща да се класифицират като официална среща? Какви са целите на този формат на колегиална работа? Какви са общоприети техникинеговото прилагане и как да го постигнем най-висока производителностслед края на срещата?

Бизнес срещата е формат на работа в една компания, с цел редовно планиране и наблюдение на изпълнението на планираните дейности на всички служби на организацията. Това е ефективен инструмент за управление на персонала и получаване на бърза обратна връзка от служителите. Вярно е, че този инструмент работи успешно само в способните ръце на компетентен лидер.

Преди да се въведе подобна форма на комуникация със служителите в работен режим, обикновено се издава съответна заповед, която всеки участник в срещата получава срещу подпис за преглед и изпълнение. В текста на заповедта се посочват целите, задачите, часовете и датите на официалните срещи, както и списъкът на участниците, правилата и структурата на дневния ред.

Общата цел на провеждането на офис срещи е да се включат служители, служби и отдели, както мениджъри, така и линейния персонал, в процеса на управление и вземане на решения.

Офисните срещи включват срещи за планиране, брифинги и петминутни срещи, на които се съгласува векторът на развитие на компанията като цяло, разработват се тактики и стратегия на предприятието и се поставят конкретни задачи. На срещите за планиране се решават текущи въпроси, подреждат се напомнянията и се съгласува общият курс. Оперативна среща - бърза среща за разрешаване на някакъв проблем или конфликтна ситуацияв екип. Основна цел делова среща- поставяне и решаване на нови проблеми.

Ако една компания започне да се обърква относно тези концепции, ефективността на работното време непрекъснато ще намалява.

Основните грешки при провеждане на служебни срещи

Неефективната среща разкрива незрелостта на мениджъра и/или организатора на този формат на комуникация на служителите. Във всеки бизнес се нуждаете от опит и умения, които могат да предадат общата линия на компанията на служителите и да получат най-голяма възвръщаемост от тях.

Основният сигнал за неумела среща е взаимното недоволство от резултатите: мениджърът очаква отговори от своите подчинени, които от своя страна искат да получат най-много благоприятни условияза себе си. На срещата обаче никой с никого не се договаря за нищо.

В същото време се развива офисната болест - лицемерен образ на заинтересовано участие в бизнес срещи, които всъщност са празно бърборене, обсъждане на офис клюки. За наетите служители такива събития имат развлекателен характер, те дават още една възможност да не работят, да не изпълняват ежедневни рутинни задължения.

Доста често след такова регламентирано бърборене мениджърът започва да изисква резултати от служителите, възниква конфликт на интереси, последван от уволнение на служители, понякога от цели отдели.

Един от най често срещани грешкипри провеждане на офис срещи - неструктурирано представяне на решението на мениджъра, когато вместо мозъчна атака, топ мениджърът поставя завишени изисквания, а екипът, който не може да ги изпълни, на свой ред излага причини, поради които предложението не може да бъде изпълнено.

Това се случва, защото често самият мениджър не знае какво иска и не търси начини да постигне желаните резултати.

Тайните на ефективните срещи

За да се проведе срещата с най-висока ефективности донесе значителни резултати, инициаторът на тази колегиална форма на работа трябва да знае някои тайни.

Определяне на целта на срещата. Всеки бизнес започва с правилната цел. Преди да събере служители за бизнес среща, организаторът трябва да отговори на редица въпроси:

Възможността за провеждане на срещата;

Точен регламент и точна тема;

Маркери, по които може да се съди за ефективността на събитието.

Лидерът е стратег, който е в състояние да определя ясно и конкретна задача. Подчинените са специалисти, които знаят какви средства трябва да се използват за изпълнение на възложените задачи.

Назначаване на отговорници за провеждане на събранието. Всяка бизнес среща протича по стандартните закони на жанра - първо се извършва внимателна подготовка, назначаване на лица, отговорни за поканите на служителите, за събиране на очаквания и предложения, водещи всяка точка от дневния ред, изпълнители и секретари, записване на етапите на заседанието, попълване на протоколи и доклади.

Оптимален подбор на участниците. Успехът на срещата до голяма степен зависи от тези, които ще участват в нея. Недопустимо е в подобни събития да се включват некомпетентни служители, които могат да отклонят събитието в друга посока. Подборът на специалисти, готови да обсъждат въпроси, повдигнати на служебна среща, трябва да бъде поверен на компетентен организатор-стратег.

Създаване на регулации. Бизнес срещата, в зависимост от решаваните въпроси и големината на компанията, обикновено е в стандартната продължителност - от тридесет минути до два часа. Срещата за планиране трябва да приключи след пет до десет минути, а оперативната среща трябва да приключи в рамките на четиридесет минути до един час.

Изготвяне на план за среща. Преди откриването на деловата среща всеки участник получава подробен пландневен ред, отчетни материали, по които да изготвя своите въпроси и/или доклади.

Примерна структура на дневния ред. Този документ може да включва основни точки, свързани с оперативното, тактическото и/или стратегическото управление в компанията. Структурата на дневния ред обикновено включва конкретен списък от задачи, продиктувани от плановете на предприятието и начините за тяхното решаване. Освен това дневният ред може да включва допълнителни задачикоето е препоръчително да се приложи в близко бъдеще.

Провеждане на среща. За да може една бизнес среща да се проведе възможно най-ефективно и да не се превърне в продължителен хаос, тя трябва да започне точно навреме, да преминете от въпрос към въпрос бързо, без колебание. След всеки обсъждан въпрос е необходимо да се обобщи междинно резюме, като се посочи точно времеи дата, отговорни служители за изпълнение. В същото време е необходимо да се намалят дискусиите до минимум, като се допускат само пояснения при разработването на решения.

Измервания на ефективност. Всяка проведена среща трябва да бъде анализирана за съответствие с целите и задачите. Ефективността на една среща се измерва с пропорционалността на желания резултат спрямо разходите, необходими за постигането му.

Контрол и анализ. След постигане на ефективност от една бизнес среща е необходимо да се следи резултатът и да се извърши задълбочен анализ. Способността да се измерват, анализират и контролират всички данни е качество на мъдър лидер, способен да направи една компания пазарен лидер.

Бележки към умния лидер

Бизнес срещата е най-добре да се проведе в началото на деня, когато служителите са в състояние да генерират интелигентни опции за решение.

Корпоративният етичен кодекс трябва да уточнява алгоритъма, графика на срещите и тяхната честота, правилата, целите и задачите. Най-добре е да провеждате такава среща в понеделник, когато трябва да поставите мини-задачи за седмицата и да обобщите резултатите от изминалия отчетен период.

Всеки служител трябва да знае часа, мястото и датата на редовните бизнес срещи и да бъде подготвен за тях. Тази точка е най-добре отразена в служебни задължениявсеки служител, като се посочва степента на неговата отговорност и участие. Това е етиката на служебните отношения, чието нарушаване води до сериозни заболявания на екипа.

По време на срещи доста често се получава съпротива от страна на служителите, която трябва да се диагностицира своевременно и умело да се отстранява, без да се стига до саботаж и вътрешни конфликти на интереси. Ако в компании с авторитарен стил на управление такава съпротива не се среща на срещи поради страх или несигурност, тя трябва да бъде изкуствено провокирана. В противен случай в процеса на изпълнение и решаване на възложените задачи могат да възникнат сериозни проблеми поради нелоялността на служителите към компанията.

За да се предотврати тази практика, е необходимо да се сведат до минимум проблемите на етапа на избор на цел и възлагане на задачи на подчинените. За да направите това, е необходимо да раздадете „обеци на всички сестри“, тоест персоналът да бъде зает с важни задачи: поверете на някои трудните етапи на разработване и изпълнение на проекта, делегирайте контрола върху изпълнението на други, мотивирайте другите да извършват „подвизи“, като повишавате авторитета им в екипа, като временно назначавате изпълняващ длъжността пряк ръководител или демотивирате особено ревностни служители.

Отговорността на служителите за изпълнение на възложените задачи трябва да бъде разпределена така, че да могат да бъдат удобно контролирани. На всяка среща е необходимо да се обобщават и признават особено отличилите се служители и да се наказват виновните и саботират работата пред целия екип. Не трябва да се допускат никакви дискусии и решения зад гърба на служителите, тъй като веднага има опасност от избухване на вътрешнофирмени конфликти.

За всеки мениджър е полезно да знае разликите между офис срещи, срещи за планиране и брифинги от мозъчна атака, обмен на мнения и дискусии. И двата формата на управление включват получаване на обратна връзка, но по различни начини. Бизнес срещите са технология за управление на хората и поставяне на тактически и стратегически задачи, а форматът на дискусията е неформална комуникация, маркер, че мениджърът е неопитен и не знае как да управлява хода на срещата и да я насочва правилно посока.

Освен това бизнес срещата се разделя на:

Инструктивно, когато лидерът дава точни инструкции и получава обратна връзка от подчинените;

Оперативна, в рамките на която се решават текущи задачи;

Проблемно е, когато се реши някакъв проблем на екипа и се разработи поетапен план за излизане от настоящата кризисна ситуация.

Много съвременни компании са виновни за объркване на бизнес формати, дърпайки екипа в бездната на объркване, конфликти и обсъждания на напълно неработещи въпроси. Форматното структуриране е част от културата, която се подчинява на строги корпоративни стандарти.

Оценка на ефективността на бизнес срещите

Как да разберем, че една бизнес среща е проведена компетентно и изключително ефективно? Трябва да се отговори на следните въпроси:

Постигнати ли са поставените цели на събитието?

Обхванат ли е целият дневен ред? Обсъдени ли са всички въпроси?

Спазихте ли определените разпоредби?

Всички решения съобщават ли се на изпълнителите?

Правилно ли са разбрали изпълнителите своите задачи и срокове?

При отговора на тези въпроси ще възникне количествен компонент - колко хора участват в решаването на проблема, колко работни часа са им необходими за изпълнение на задачите, колко пари са необходими за това и т.н. Количествен маркер - добър инструментза анализиране на представянето във времето и сравнение с предходни периоди.

По правило ефективни срещи се провеждат, когато всички цели са постигнати точното време, носят осезаеми резултати.

Провеждането на високоефективна среща е истинско изкуство, където водещият е диригентът, секретарят е първата цигулка, а целият екип е целият оркестър. Внимателната подготовка и компетентното провеждане на бизнес среща определя какъв резултат ще изпълни този жив организъм - класическа музика, която може да предизвика ентусиазирани емоции и да вдъхнови бъдещи победи, или какофония от звуци, която убива всичко наоколо.

С пожелание за умни управленски ходове, господа!

Жана Пятирикова специално за бизнес портала BZZN.ru

2016 е време на изпитание за силата на компаниите и в тази връзка сега повече от всякога е необходимо всеки ден да държите пръста си върху пулса на вашия търговски екип. Представям на вашето внимание няколко основи, следвайки които вашият търговски отдел ще стане по-фокусиран и ефективен.

В добрия смисъл компанията трябва да има 2 срещи между мениджър и мениджъри: първата е обща среща, на сутрешна среща за планиране, втората е индивидуална, вечерна среща, по време на която мениджърът внимателно се задълбочава в резултатите от дейност на своите хора, анализи трудни ситуации, осигурява индивидуална мотивация. Но днес ще говорим конкретно за общата сутрешна планова среща, която е незаменим инструмент за управление на търговския отдел и поддържане на вашите служители в добра форма.

Цели на сутрешната среща:

1. Обобщаване на вчерашния ден

2. Планиране на работния ден

3. Проследяване на реалността на постигане на месечните планове и разработване на план „Б“

4. Обучение на мениджъри по конкретни примерис помощта на бизнес игра

5. Проверка на енергийното ниво на мениджърите и тяхното допълнително заплащане, мотивация

Тоест за ръководителя на търговския отдел плановата среща е лакмусов тест за качеството на работата му, който ще му помогне да реагира своевременно на ситуации, които обикновено водят до неизпълнение на планове, грешки при комуникация с клиенти , или освобождаване на управители.

И така, 10 правила за ефективна сутрешна среща за планиране на ROP:

1. Периодичност.

Сутрешните срещи за планиране трябва да се провеждат не само от време на време, не когато сте в добро или лошо настроение, а всеки ден, по едно и също време. Добрата среща за планиране ще бъде ритуал за започване на работа, начало на дейност за мениджърите. В моята практика съм срещал много примери, когато лошо проведена или изобщо непроведена среща за планиране развали цялата структура на деня на мениджъра, развали настроението и уби желанието за работа.

По време на сутрешната среща за планиране мениджърите трябва най-накрая да се събудят и да уловят основната идея: Да започваме!

2. Дисциплина

Ефективната среща има ясна структура, цели и време (т.е. времето, определено за срещата). Всяко отклонение от структурата демотивира мениджърите, но спазването общи правила– дисциплинира и структурира мислите.

Срещата за планиране винаги трябва да започва и завършва навреме. 15 минути преди началото на планиращата среща всички трябва да присъстват в офиса. Всички чаени партита са преди срещата за планиране. След това е само работа.

Мениджърите трябва да са подготвени за срещата за планиране, да знаят всичките си текущи показатели и плановете си за деня, а не да броят числа на калкулатор, да отнемат време от целия екип или да се разсейват от изчисления, вместо да слушат информацията, която ROP иска да предаде на всички.

За качествена среща за планиране с бизнес игра обикновено са достатъчни 45 минути. Но, повярвайте ми, тези 45 минути могат да спестят много време в бъдеще и да донесат много по-големи финансови резултати.

3. енергия

Сутрешната среща за планиране е запалка за очите на служителите.

Ако срещата за планиране е скучна, мениджърите ще заспят още повече и няма да получите желания ефект. Не разпространявайте информацията, имайте предвид цел и структура, не позволявайте на служителите да се лутат от тема на тема или да задават въпроси, които се отнасят само до едно нещо.

Важно е да запомните, че срещите за планиране са работа в екип, а не сутрешни събирания. Дръжте вниманието на всички. Казвайте само това, което засяга всички.

4. Обучавайте своите мениджъри постоянно!

Всеки ден на вечерни срещи разбирате от мениджърите как е минал денят им, какви успехи са постигнали, какви трудности са срещнали, с какви възражения на клиентите не са могли да се справят. Сутрешната среща за планиране ви позволява да внесете най-належащите въпроси в общата дискусия.

За да направите това, трябва мениджърът да опише накратко проблема, с който не можа да се справи вчера, след което бързо повтаряте теоретичната част (например блока „аргументация чрез изчислителен метод“) и след това организирате бизнес игра , където ролята на клиент се играе от мениджъра, който не се справя със ситуацията. След това с помощта на кратка мозъчна атака целият екип измисля варианти за разрешаване на ситуацията.

Особено важно е всеки от екипа да участва активно в намирането на решения. Не давайте готови отговори; най-ефективното обучение не е теория от лидер, а намирането на идеи чрез взаимодействие.

Ежедневното обучение, допълнителното обучение и подкрепата за уменията на мениджърите ще позволят на вашите мениджъри постоянно да се развиват, да подобряват уменията си за продажби и да не се страхуват от трудностите „на полето“.

5. Постоянно следете какво е планирано

Планирането без контрол е парите на вятъра (c) древна китайска мъдрост

Мисля, че тук няма нужда да обяснявам отделно. Ако не го контролирате веднъж, след това два пъти, на третия път мениджърите или ще спрат да правят нищо, или ще започнат да лъжат.

6. Екипна мотивация

Важно е не само да идентифицирате резултатите от вчера за целия екип като цяло и за всеки поотделно, но също така да идентифицирате най-доброто и най-лошото от предишния ден и не се страхувайте да демотивирате никого с това - твърде кратко време използват се периоди и мениджърите имат шанс да се подобряват всеки ден.

Използвайте като индикатори не само финансови (колко продажби, колко пари са донесли) или показатели за активност (брой обаждания, срещи и проведени срещи), но и качествени показатели (качество на комуникацията между мениджъра и клиентите). Можете сами да слушате обажданията на мениджърите или да използвате доклади от отдела за контрол на качеството.

7. Конкретност в плановете

Мениджърът не трябва да говори само за това колко продажби ще затвори днес, колко плащания ще събере и колко срещи ще направи. Той трябва да подкрепи плановете си с конкретни имена на компании. Дори и да няма отговори от клиенти, планирани днес, мениджърът трябва да каже къде ще вземе днешния план, на кого ще се обади, при кого ще отиде, но компаниите трябва да бъдат посочени, с ясни цифри в пари и количество .

Също така е много важно да запомните, че дневният план на мениджъра трябва да отговаря на постигането на месечните цели. Ако вашият мениджър има месечен план от 1 000 000 рубли плащания, тогава той не може да планира да събира 20 000 рубли всеки ден, тъй като той просто няма да изпълни плана с тази скорост.

Поставете амбициозни планове за вашите мениджъри. Ако мениджърът се притеснява да изрази амбициозен план или се позовава на суеверието си („Няма да го кажа, за да не го прокълна“, „Ще кажа повече сега и ще ми изядете мозъка вечерта ”) - това трябва да се лекува и колкото по-рано, толкова по-добре. Обучете мениджърите да високи планове, култивират вътрешните си „граници“.

Освен това мениджърът трябва да вярва в собствените си числа, да не говори „изневиделица“, защото трябва, но ясно да разбира, че казаното от него е наистина изпълнимо и той знае как да му повлияе.

8. Проверете готовността на целия екип

Преди да освободите вашите търговци на нов ден, проверете дали те разполагат с всички ресурси - както външни (наличие на презентационни материали, визитки, бази данни за обаждане и т.н.), така и вътрешни - искрят ли очите на всички или е необходимо да свържете се с някого? след това останете и обсъдете допълнително всички трудности, осигурете допълнителна индивидуална мотивация.

9. МощенCTA в края на срещата

Измислете някаква мотивираща фраза, която ще бъде опора за започване на работа и ще даде допълнителен тласък на енергия на вашите мениджъри. Фразата може да бъде всякаква: „Екип, давай!“ или „Да го направим!“, или „Това е, давай!“

Това е така наречената котва, която дава сигнал, че всичко, сутринта свърши, време е да бягате и да печелите!

10. Визуализация

Не забравяйте да включите резултатите от срещата за планиране в таблото, така че мениджърите да могат постоянно да виждат както своите резултати, така и общия резултат на екипа, както и процента на изпълнение на плана. Такава дъска може да изглежда така:

И като бонус, примерен контролен списък за оценка на качеството на сутрешна среща за планиране:

Постигнете съгласувана, бърза и ефективна работаекип - не е лесна задачаза всеки лидер. Задачата на шефа е да разработи единна стратегия за действие за всеки подчинен, да наблюдава работата им и да я коригира. За да постигнете ползотворна работа, трябва да разберете как да провеждате срещи, как правилно да инструктирате подчинените за определен период.

Среща за планиране - обсъждане и разпределение на планираните за определено време работни задачи. Такива срещи могат да бъдат разделени на няколко вида в зависимост от техния вид, време и количество.

Първият тип включва отчетни срещи (те трябва да се провеждат от ръководството, за да докладва как се изпълняват работните задачи в момента), дискусионни срещи (когато се преглеждат предложенията и се обсъждат промените в плана за действие) и мотивационни срещи (където всеки получава своя собствена задача в процеса на решаване на основния проблем).

В зависимост от времето можете да провеждате ежедневни, седмични или месечни срещи.

Ако вземем за основа количествения фактор, срещите за планиране могат да бъдат разделени на общи или масови (на които присъстват всички служители) и затворени (когато се среща отделна група или отдел).

Провеждането на срещи за планиране има някои предимства:

• Поддържа дисциплината и намалява закъсненията.
• Помага за ясно и ясно поставяне на задачи пред екипа. Краткосрочният дневен план е много по-полезен и продуктивен от шестмесечния.
• Показва действителния индикатор за ефективност. Това качество се разпростира, ако на срещата за планиране служителите представят доклади на своите началници за това, което са направили.

Не забравяйте за високата мотивационна роля на срещите. Компетентното провеждане на среща означава да повлияе положително на настроението на служителите, да даде такса за ползотворна работа и да ги стимулира да подобрят работата си. В допълнение, това свойство помага за установяване на положителни взаимоотношения между екипа и ръководството.

от другата страна, провеждането на срещи за планиране също има своите недостатъци:

• Дългите срещи отнемат силата и енергията на служителите.
• Внезапните, непланирани срещи обикновено са неефективни.

За да избегнете подобни негативни фактори, срещите трябва да се провеждат внимателно.

Експертно мнение

На срещата за планиране служителите предлагат нови идеи за развитие на бизнеса и увеличаване на продажбите

Асмик Геворгян,

Генерален директор и един от собствениците на веригата магазини "Провокация" в Москва

Ние възнаграждаваме и подкрепяме нашите служители по всякакъв възможен начин, които се интересуват от повишаване на познаваемостта на марката. Нашите франчайзополучатели решиха да провеждат специални срещи два пъти месечно, на които служителите да изразяват своите мисли и предложения за развитие на компанията и увеличаване на продажбите. Авторите на най интересни проектии идеи получават бонус до 15% от заплатата.

Някои от нашите най-добри дизайни на тениски бяха първоначално замислени и предложени от служители. Благодарение на нашите служители, ние повишаваме видимостта на компанията, като спонсорираме културни младежки събития.

Ярък пример: един от нашите служители в Тула предложи да участва в общински спортни състезания и вечери в клубове. Креативността и решителността на този служител бяха ключът към факта, че нашата реклама се появи в популярните градски кафенета. В крайна сметка продажбите в град Тула се удвоиха. Доходите на служителя се увеличиха по подобен начин - няколко месеца по-късно той стана директор на магазина.

3 компонента на успешните срещи за планиране

1. Информационен компонент.Направете материала интересен и полезен за слушателите. Ако скучната информация не може да бъде избегната, опитайте се да я представите по необичаен начин. Информацията, представена на срещата за планиране, трябва да бъде полезна и вълнуваща. Ако искате да провеждате успешни срещи, най-добре е да не споделяте блудкава и скучна информация.
2. Емоционален компонент.Очарователният материал с лошо предаване е лош материал. Спомнете си университета – прекарването на времето в някои часове беше скучно, студентите буквално спяха в клас, докато в други всеки искаше да стигне до дъното на нещата и да ги обсъди.
3. Лидерът, който ръководи срещата.Авторитетът на говорещия пряко влияе върху усвояването на информацията. Ако все още не сте постигнали високи реторични умения, работете по-усилено върху точки 1 и 2, преди да сте домакин на срещата.

Как да провеждаме срещи за планиране без съпротива на служителите

Не е тайна, че служителите често имат негативно отношение към планирането на срещи. Струва си да разберем причините за това възприятие.

Първо, първоначалният произход на подобни срещи за планиране се свързва от хората с времето, когато средствата за комуникация не позволяваха координиране на работата на хората и беше необходимо целият екип да се събира лично и да обсъжда важни работни въпроси с часове. Тъй като няма други начини да разберете или обсъдите важни точкипросто нямаше, за срещата се натрупаха купища въпроси, коментари и пожелания относно работата. Затова се наложи срещата да продължи няколко часа.

Второ, много офис служители се дразнят от факта, че срещите за планиране заемат 1/5 от общото им работно време. В същото време няма толкова много за обсъждане - речта на шефа обикновено заема половината от цялата среща.

на трето място, ако провеждате среща всеки ден, тогава служителите скоро ще я третират като събитие „за шоу“. Служителите няма да докладват подробно и интересно за напредъка на работата или някакви промени, защото те просто може да не се случат за толкова кратък период от време. Основните цели на всяка компания са дългосрочни планове, така че не трябва да отнемате ценно време на служителите, за да слушате „нещата са нормални, ние работим“. Само в критични случаи, извънредни ситуации и неотложни задачи се налагат ежедневни срещи.

Как да проведем правилно среща за планиране, като изберем подходящия формат

1. Информационна среща

Можете да провеждате такава среща за планиране в понеделник, да я направите седмично събитие за всеки отдел на вашата компания, за всеки ръководител на отдел. Целта на тази среща е да разберем какво е постигнато през изминалата седмица, какво е постигнато и какво се планира за тази седмица. Мениджърите могат да съобщават важна информация на подчинените си и да ги мотивират да работят продуктивно. Не отлагайте срещата – най-добре е да я проведете в рамките на 30 минути.

2. Разпределение на задачите

Тази кратка среща за планиране е най-добре да се проведе в началото на деня. Мениджърите дават инструкции за деня и ги обясняват на служителите. Ако имате въпроси или важна информацияне, такава среща за планиране няма да отнеме много работно време от служителите.

3. Среща за планиране

Такава среща за планиране трябва да се проведе, след като всички служители са били уведомени предварително писмено или по електронен път. Нека се подготвят по темата, определят час за срещата и секретар на срещата. Също така изпратете заключенията и резултатите от срещата на всички, които присъстваха или очакваха да присъстват на срещата за планиране. Важно е да се отбележи, че такава среща за планиране не може да се провежда твърде дълго. Ако това не може да се избегне, не забравяйте да организирате паузи за почивка или закуски.

4. Среща за творческо планиране

Ако този път няма какво да предложите на отбора, добър вариантще проведе планираща среща в нестандартен формат. Това може да е състезание най-добрата идеяили мозъчна атака.

5. Планираща среща за разрешаване на конфликти

Не забравяйте за човешкия фактор и възможните недоразумения в екипа.

Правилната позиция на шефа е да идентифицира и реши такъв проблем. Би било по-подходящо от всякога да се проведе среща за тази цел. Трябва да дадете възможност на всеки човек да обясни позицията си и да му кажете какво точно не го устройва. Форматът на такава среща не трябва да бъде строг; оставяйте хората да говорят или да спорят, като аргументират мнението си. След като заедно идентифицирате предизвикателствата, трябва да ги преодолеете. Не е нужно да поемате това сами; специалисти по човешки ресурси и висши мениджъри ще ви помогнат.

Трябва да проведете среща, като изберете интересна тема за всички - така че всеки да иска да говори, а вие да имате възможност да регулирате разговора и да коригирате посоката му.

Обобщете срещата, съберете казаното от участниците и споделете резултатите с тях.

Няма нужда да предупреждавате колегите от самото начало, че планиращата среща се провежда поради възникнал конфликт. Изключение правят специални срещи, организирани единствено за разрешаване на подобни ситуации.

Как да увеличим ползите от планирането на срещи

Лошо организираните сесии за планиране, срещи и съвещания са абсолютно безполезни и дори вредни. Защото сами по себе си те не създават добавена стойност, но за тях може да се отдели огромно количество време.

Научете правилата за организиране на ефективни срещи за планиране от списание Търговски директор, които ще ускорят работния процес с минимално време.

Как да провеждаме срещи за планиране ежедневно: алгоритъм стъпка по стъпка

Стъпка 1. Определете целите на сутрешната среща за планиране

Всяка организация трябва да представя и планира резултатите от своята работа. Въз основа на вашите цели трябва да съставите стъпка по стъпка план за тяхното изпълнение.

Изберете целите от списъка, които са подходящи за вашия бизнес:

• Поставяне на цели

Основната причина за провеждането на екипни срещи е планирането на задачите. Дневният план на един служител не трябва да включва повече от 3 задачи и 1 фокус. В идеалния случай всеки служител сам определя задачите и акцентите за деня и докладва това на мениджъра.

За да си поставите реалистични и постижими цели, използвайте. Най-добре е да планирате работата си, като използвате конкретни числа. Визуализирайте информацията: по-добре е събитието да се проведе в стая с проектор или дъска, на която записвате основните задачи. Маркирайте фокуса си за деня с маркер и го подчертайте по време на разговора.

Най-добре е всеки служител да напише своя план.

• Обратна връзка от служителите

Много често служителите, изправени пред проблем или неразбираема ситуация, не докладват за това на шефа си. Обикновено това се обсъжда между колеги и не се счита за достойно да бъде докладвано на ръководството. Необходимо е да се установи постоянен контакт с подчинените. Служителите трябва да свикнат да казват на своя ръководител какво ги притеснява и тревожи в процеса на изпълнение на задълженията им.

В този случай мениджърът трябва да проведе отделни срещи, за да изслуша всеки проблем и да реагира по подходящ начин, дори ако смята, че ситуацията не си струва специално внимание. Освен това потърсете корена на проблема, а не виновника. Назначете конкретно лице, отговорно за отстраняването на проблема, и поставете ясен краен срок за това.

• Трансфер на опит и обучение

Говорете първи – кажете на колегите си как вие самите бихте изпълнили възложената задача. Започнете дискусия, попитайте служителите как да направят тази или онази работа по-добре и по-ползотворно. Можете да проведете среща за планиране под формата на игра или да вземете бизнес случай, така че всеки да може да участва в дискусията.

Можете да проведете обучение: разкажете или повторете скриптове, типични отговори, предимства на продукта, фирмени промоции и други подобни с колеги. Включете целия екип в този процес.

Не се повтаряйте, учете служителите си на нещо ново всеки ден, развивайте ги!

• Повишен екипен дух

Говорете за компанията като за сплотен екип - използвайте думите „ние“, „нашият екип“ в речта си.

Докладвайте нещо ново и интересно през последния ден: какво се е случило вчера, новини за компанията, нейните успехи (дори малки). Само защото имате вътрешен имейл бюлетин не означава, че всички го четат. Следователно най-интересните и важни неща могат да бъдат разказани отново на планиращата среща. Ако информацията не е изцяло положителна, служителите ще имат възможност да обсъдят план за действие.

Запомнете важни дати за служителите, говорете за тях (рождени дни на самите служители, членове на техните семейства, деца, важно събитие за компанията и т.н.).

• Екипна мотивация

Можете да проведете среща, за да заредите екипа с позитивизъм за следващия ден. За да направите това ви трябва:

• Похвалете един от служителите (най-добър в продажбите, добро качество, благодарност от клиента, решение трудна ситуацияи т.н.).
• Когато възлагате задачи, обяснете как работата ще се отрази положително на общите цели на компанията. Нека всеки служител знае, че е важен.
• Използвайте мотивиращи думи и фрази: „Да го направим!“, „Покажете какво можете!“ и т.н.
• Покажете, че вярвате във всеки служител, често казвайте фрази като „Ние можем“, „Ние ще успеем“, „Аз съм уверен“ и др.

Важно правило за провеждане на ефективни срещи е да говорите само за положителни неща, да не правите забележки на никого на срещата за планиране и да не се карате на екипа. Сутрин трябва да говорите само за положителни неща!

Не забравяйте да използвате всички цели, споменати по-горе, но не всички трябва да имат срещи наведнъж.

Стъпка 2. Изготвяне на разпоредби

След като сте избрали целите на сутрешната си среща, трябва да решите как да ги проведете. Правилникът може да бъде отпечатан и окачен в офиса, където се провежда планиращата среща.

Решете колко дълго възнамерявате да провеждате срещата и го запишете в правилата. Петнадесет минути са достатъчни за ефективна среща. Освен това направете конкретен план: какво ще говорите на срещата. За да направите това ви трябва:

Срещата за планиране трябва да се проведе на положителна нотка. Поздравете екипа, поздравете някой от служителите за свършената работа и успехите през изминалия ден. В края на срещата можете да поздравите екипа, да му пожелаете приятен ден или да го мотивирате да работи продуктивно.

В началото на срещата за планиране докладвайте какво е постигнато през изминалия ден. Поставете нови задачи въз основа на свършеното. След това можете да проведете тренировка или да започнете повторение.

Получете реакция от екипа, общувайте с тях в края на срещата, за да не удължавате събитието. Ако темата за обсъждане е твърде трудна и изисква повече от две минути, пренесете я на отделна среща или я възложете на конкретен служител.

Стъпка 3. Подготовка за срещата за планиране

За да проведете правилно и компетентно среща за планиране, трябва да се подготвите за нея предварително. По-добре е да се подготвите за сутрешната среща вечерта и не забравяйте да запишете всичко.

Ежедневните цели трябва да са в съответствие с дългосрочните цели и да вземат предвид предизвикателствата от предишния ден. Отделно за всеки елемент напишете за какво ще говорите: положителни новини, проблеми, скорошни събития, обучение.

Стъпка 4. Провеждане на среща за планиране

Започнете да провеждате срещата, като използвате своя план. Поздравете екипа. Следете времето, така че срещата да не продължава повече от 15 минути.

По време на срещата наблюдавайте реакцията на служителите на всеки етап от срещата за планиране. По този начин можете да определите кое е било интересно за екипа и кое не. Ако служителите не се интересуват от някаква информация, помислете дали можете да я премахнете от плана или да промените начина, по който е представена.

Можете да разберете колко ефективно сте провели вашата среща за планиране, като погледнете качеството на работата на служителите и нивото на продажбите. Ако производителността се е увеличила, тогава срещата за планиране е била организирана правилно.

Експертно мнение

Как да проведем нестандартна сутрешна среща за планиране

Дмитрий Гришин,

Председател на борда на директорите и един от основателите на Mail.Ru Group в Москва

За нас провеждането на срещи в необичаен формат е обичайно нещо. Всеки от тях отнема по-малко от половин час. Срещите за планиране са отворени за всички; могат да участват всички служители, а не само тези, които са пряко свързани с темата на срещата за планиране. Говорим изправени, за да се отдалечим донякъде от обичайния формат на работа на работното място.

Намерете възможно най-много творчески идеирешаването на възникнали проблеми, дори и такива, които изглеждат напълно нереалистични, е основната цел, с която започнахме да провеждаме подобни планови срещи. Предложенията се критикуват строго по същество, без емоции, като се говори само за техническата страна на въпроса.

Всичко предложено от екипа се въвежда в специална база данни. Провеждането на събития от този формат означава да се даде възможност на служителите да се чуят един друг и да не се закачат за незначителен проблем. Всеки се чувства съпричастен към една обща кауза, важна за компанията и това като нищо друго дава стимул за работа.

Как правилно да проведем среща за планиране в отдел

Всеки от нас разбира колко много трябва да направят ръководителите на отдели. В допълнение към редовната работа, те поемат решаване на проблеми и обща организацияцелия отдел. Ефективността на един шеф зависи от методите и инструментите на управление, които използва. Струва ли си да отделяте време и да провеждате срещи в този случай?

Всичко зависи от подхода на мениджъра към въпроса за планирането на срещи. В един случай шефовете подхождат много формално към срещите за планиране, дори ако правилата на компанията предвиждат такива срещи да се провеждат. Такъв лидер вярва, че основното е повече усилия, по-малко срещи. Други ръководители на отдели решават да провеждат срещи по собствена инициатива, защото знаят колко ефективен е подобен инструмент за подобряване на качеството на работата на екипа.

Ако менторът на цял отдел вярва, че срещите трябва да се провеждат просто защото „трябва“, тогава той не трябва да губи време за провеждане на срещи за планиране. Всякакви събития, организирани само за шоу, имат само отрицателно въздействие върху работата. Въз основа на самото име срещата за планиране е компетентно планиране на действия за постигане на големите цели на компанията.

Въз основа на цикъла на Деминг, срещата за планиране е периодична проверка(Проверете) работата на екипа, за да промените или пренасочите движението (Akt), ако е необходимо.

Колко често да се провеждат срещи за планиране в отдела? Ежедневните срещи в отдела са необходими само за нови или неопитни служители, които не могат да се справят без постоянен надзор и съвети от началниците си. За по-сплотен и опитен екип е необходимо срещите да се провеждат веднъж седмично, в един и същи ден, приблизително еднакви по време и структура с планиращата среща. Това е необходимо с цел дисциплина.

Най-често мениджърът отказва да проведе планираща среща, защото го смята за загуба на време. Взаимодействието с екипа се превръща в кратък монолог без обратна връзка от служителите. С този подход повечето функции се губят, освен може би информационни и отчасти дисциплинарни.

За всеки мениджър взаимодействието с група е много по-трудно, отколкото взаимодействието с всеки служител поотделно. Да управляваш цял екип наведнъж е умение на опитен и добър шеф. Такъв лидер знае как да проведе правилно среща за планиране: бързо и по същество, като същевременно получава „връщане“ от групата, обсъжда някакъв въпрос с тях и въз основа на това регулира работата на отдела. Най-добре е срещата да е половин час (+- 15 минути). Човек е физиологично програмиран точно с такова време за най-голяма концентрация на внимание.

Въвеждането на ново събитие - среща за планиране - ще отнеме известно време. Често ще трябва да проведете повече от една среща, за да заработи такъв инструмент. Ако ръководителят на един отдел започне да се вслушва в обратната връзка на екипа, той ще получи много нова информация, което никой не беше изразил преди. Но сега се появи шанс - лидерът сам поиска! Ще е необходимо да се определят индивидуалните роли на служителите и тяхното предназначение в работата на цялата група, да се преодолеят възраженията и да се аргументира позицията им по най-добрия възможен начин. Често мениджърите не завършват внедряването на нов инструмент и, като са на няколко стъпки от идеалния резултат, се връщат към по-малко ефективно управление, тоест провеждайте разговори отделно с всеки служител.

10 правила за провеждане на сутрешна среща в търговския отдел

Често мениджърите по продажбите са добри в основната си отговорност да говорят с хората и да продават продукти, но в същото време изобщо не могат да действат по план, да анализират извършената работа и да работят последователно. Ако мениджърът вече е получил много поръчки за този месец, той спира да работи толкова активно, прави по-малко студени обаждания и не се занимава с пасивни клиенти.

След като забележи такава тенденция, мениджърът може да информира мениджъра за това на срещата за планиране, заявявайки, че неговото бягство от работа е забелязано и се наблюдава. Разбира се, мениджърите ще търсят извинение да не участват в срещата с аргумента, че са заети. Среща може да се проведе за целите на административното управление, когато мениджърът може да повлияе на работата и да я подобри, ако забележи спад или извънредна ситуация.

За да проведете среща за планиране възможно най-ефективно, трябва да се придържате към тях правила:

Правило 1. Честота

Сутрешните срещи трябва да се провеждат по едно и също време всеки ден, независимо от настроението ви. С течение на времето срещата за планиране ще стане навик и ще послужи като сигнал на мениджърите да започнат работа. Има случаи, когато липсата на среща или лошата й организация нарушават обичайния режим на деня на мениджърите и отнемат добро настроениеи желание за работа.

На сутрешната среща за планиране мениджърите трябва напълно да дойдат на себе си, да се събудят и да разберат - време е да започнете работа!

Правило 2. Дисциплина

3 ключа към ефективна среща за планиране са провеждането на срещи с точна структура, конкретни цели и едно и също време. Ако правилата се спазват, срещата за планиране има положителен ефект върху работата на мениджърите; отклонението от тях, напротив, вреди на работата.

Срещата трябва да се проведе по едно и също време. Служителите трябва да пристигат в офиса рано и да не закъсняват. Трябва да се подготвите за работа преди и по време на срещата, така че да можете да започнете работа веднага след края на срещата. Всеки мениджър трябва да се подготви предварително за срещата за планиране, да си постави цели за деня и да изчисли всички показатели, за да не отнема време от целия екип по време на срещата и да не се разсейва.

Ако решите да проведете среща, базирана на игра, отделете приблизително 45 минути за това. Това е повече от обикновена среща, но е много ефективно за работата на екипа и финансовото представяне на компанията.

Правило 3. Енергия

Сутрешната среща създава настроението на служителите за целия ден.

Ако проведете скучна и безинтересна среща за планиране, тогава няма да има положителен ефект от работата през този ден. Предоставяйте информация ясно и интересно, не позволявайте на екипа да се отклонява от темата или да пита за неща, които не са уместни обща работаекипи.

На срещата за планиране трябва да говорите само за това, което се отнася за всички служители. Такова събитие е колективна работа, а не просто време за сядане.

Правило 4. Постоянно обучавайте вашите мениджъри

Всеки път в края на работния ден разберете от мениджърите как е минала работата - какви трудности са възникнали, какви възражения от страна на клиентите не могат да бъдат преодолени. Обобщете информацията, за да можете да отделите част от сутрешната среща за планиране, за да разрешите ситуацията с екипа.

Първо, нека самият мениджър да опише възникналия проблем. След това прегледайте накратко теорията по темата, като например раздела за аргументация. След това направете мозъчна атака по време на играта: ролята на клиент ще бъде поета от мениджъра, който е изправен пред сложността, а останалите му подчинени предлагат варианти за решаване на проблема.

Дискусията трябва да се води така, че всеки служител да участва в намирането на решение. Не е нужно всеки път да си обяснявате как да се справите с трудност; оставете екипа сам да намери изход чрез взаимодействие помежду си.

Този подход с ежедневно обучение ще позволи на мениджърите постоянно да се усъвършенстват и да не се страхуват да се сблъскат с проблем.

Правило 5. Постоянно следете какво е планирано

Правилото е много ясно от името. Ако спрете да наблюдавате работата на мениджърите, няма да видите ефективна работа.

Правило 6. Екипна мотивация

Когато провеждате среща за планиране, докладвайте не само общите резултати за предходния ден, но също така подчертайте мениджърите с най-добро и най-лошо представяне. Това няма да повлияе негативно на работата на служителите, а само ще даде стимул да работят също толкова добре или да се подобрят, ако нещо се е объркало вчера.

Важно е да се отбележат не само количествените показатели, но и качеството на работата. Хвалете мениджърите, които общуваха с клиента по-добре от другите. Можете сами да слушате разговорите на служителите или да се свържете с отдела за контрол на качеството за доклад.

Правило 7. Конкретност в плановете

Планиране на деня ви за сутрешна среща, мениджърът трябва да реши какви продажби ще прави, с кого ще се среща и какво заплащане ще получава. Необходимо е да свикнете да провеждате събитие по такъв начин, че мениджърите винаги да предоставят тези данни в конкретни номера и имена на организации. Нека мениджърът ясно да посочи компаниите, на които ще се обади и посети, дори и да няма конкретни отговори от клиенти, планирани за днес.

Освен това дневният план трябва да бъде част от месечната цел. С други думи, ако планът за продажби за месеца е 500 000 рубли, тогава продавачът не може да планира да получава 15 000 на ден, тъй като такъв темп няма да доведе до изпълнение на дългосрочна задача.

Наложително е да се борите с възраженията на собствените си служители, които не искат да си поставят висока летва, като се позовават на суеверие или просто недоволство. Обучете служителите да си поставят амбициозни цели.

Не забравяйте, че планът трябва да е реален и осъществим, а не просто казан. Мениджърът трябва да разбере, че поставената за деня задача е реална и да се стреми да я изпълни.

Правило 8. Проверете готовността на целия екип

Преди да изпратите подчинените си по местата им, проверете тяхната готовност. Става въпрос закакто за външни ресурси (презентационни материали, визитни картички, телефонни бази данни и др.), така и за вътрешни, „човешки“ – дали всички са в правилното настроение или трябва да се работи поотделно с някого, за да се мотивира да извършва продуктивни дейности .

Правило 9. Мощно призоваванекъм действие в края на срещата за планиране

За да завършите срещата за планиране, измислете ярка мотивираща фраза, която ще служи като сигнал за започване на работа - например „Хващайте се за работа!“, „Напред!“ и други подобни.

Тази фраза ще служи като котва, която допълнително ще зареди екипа.

Правило 10. Визуализация

За да се проведе плановик с по-голяма ефективност, е задължително да се създаде табло, на което да бъдат прикрепени резултатите от срещата и рейтинга, така че служителите да могат да видят общите си постижения, техния показател и колко близо са до изпълнение на месечния план.

Как да провеждате среща за планиране всяка седмица

Ако искате да проведете ефективно срещата си за планиране, трябва да помислите две условия.Първо, времето, предвидено за срещата, не е дълго, около половин час. Второто са бележки по време на срещата за планиране. Целите, които лидерите гласят, трябва да бъдат записани.

Седмичната среща за планиране се състои от четири етапа:

Етап 1. Обявяване на целите на компанията

Най-добрият начин за провеждане на седмична среща е да започнете с повторение на основната или дългосрочна цел на компанията. Например „Успешна компания с голям пазар“. След това наименувайте задачата за по-кратък период - нещо като „Увеличете приходите на организацията за тази година с 3 пъти“.

Етап 2. Ръководителите на отдели се редуват да разказват какво са направили миналата седмица, за да постигнат целта.

Необходимо е да се проведе планираща среща, за да се получи конкретна информация от ръководителите за извършената работа. Не трябва да допускате общи фрази или неинформативно изказване като „Успяхме да увеличим ефективността на отдела с 10%“. В такъв случай си струва правилно да се запитаме какви мерки са взети.

Ако ръководителят на отдела продължава да дава обща информация, ръководителят на срещата трябва да го прекъсне и директно да попита дали има информация, която си заслужава да бъде обсъдена на срещата. Ако не, трябва да продължите срещата, като прехвърлите думата на друг отдел.

Ако провеждате срещи в този формат, можете ясно да видите резултатите от работата на всеки отдел на компанията. Освен това по този начин става ясно кой от лидерите работи усилено в полза на организацията и кой само се преструва.

Етап 3. Поставя се цел за следващата седмица за цялата компания и фасилитаторапостигасъгласие на участниците за тази цел

Дайте възможност на всеки мениджър да каже какво ще прави неговият отдел тази седмица, как ще изпълни плана. Запишете планираните задачи в дневник.

Освен това ръководителите на отдели ще имат възможност да взаимодействат помежду си: помолете друг отдел да направи нещо, ако са необходими съвместни усилия. След обсъждане такива цели също трябва да бъдат записани в дневник.

Стъпка 4: Лидерът на срещата пита дали са готови наистина да постигнат целта си тази седмица и обявява началото.

Тази форма на среща за планиране помага да се постигнат най-положителните резултати. Ръководителите на отдели започват да работят усилено и да постигат високи резултати в своя отдел или освобождават позиции за по-ценни кадри. Именно с помощта на такива срещи можете да разберете кой от вашите колеги полага всички усилия и кой просто се представя.

Експертно мнение

Най-добрият вариант за провеждане на седмични срещи за планиране е на няколко нива

Владимир Киселев,

Генерален директор, партньор на JSC "SHERP Company" в Москва

Седмичните срещи за планиране са задължителни събития за всяка компания, на които се преглеждат и обсъждат резултатите от работата и се поставят цели за следващата седмица. Най-добре е да провеждате срещи на всяко ниво. Първо, ръководителите на отдели и Главен мениджър, след което се провеждат планови срещи във всеки отдел с прекия му началник. На второстепенни срещи мениджърите също могат да обявяват информация, която се отнася за цялата компания и всеки служител.

Важно е да се проведе среща за планиране не само в строгата рамка на посочената тема, но и да се даде възможност на служителите да намерят информация, която ги интересува, и да обсъдят работни въпроси. Ролята на такива срещи е много голяма: така екипът научава за нови цели, промени в плана или други новини. Изпълнителният директор трябва да провежда срещи със служители, които не участват в седмични срещи за планиране, веднъж месечно или тримесечно.

Как да провеждаме срещи за планиране с помощта на творчески подход

1. Изберете необичайно място

Срещите могат да се провеждат не само в офиса. Търсене красиво мястовъв вашия град, насип, пешеходна улица или кафене. Основното е, че можете бързо да стигнете от и до работа.

Място, което колегите ще харесат: кафене, насип, паркова зона. Единственото предупреждение е мястото да се намира близо до офиса, за да може всеки да стигне бързо.

2. Планирайте нестандартен час

Опитайте се да провеждате срещи не сутрин, а например на обяд (просто не оставяйте екипа без храна) или 30 минути преди края на работния ден (това ускорява темпото на работа!).

3. Използвани материали

Раздайте канцеларски материали не на всички участници, а комплект хартия и химикал за 2-3 души. Така те сами ще решават кой какво да пише.

4. Вземете телефоните на всички преди началото на срещата.

Добро решение е срещата да се проведе без разсейване. Първоначално това ще предизвика известно смущение и объркване, но след това значително ще увеличи концентрацията и участието на участниците в решаването на проблеми.

5. Променете формата на събитието

Можете да проведете планираща среща по телефона или Skype, за да разнообразите обичайния ритъм, когато всички са свикнали да седят в заседателна зала.

Експертно мнение

Може ли една планираща среща с пури, наргиле и уиски да е ефективна?

Николай Новоселов,

директор на компанията ArtNauka, Москва

Въз основа на личен опит, мога да кажа, че увеличаването на броя на срещите за планиране има отрицателно въздействие върху производителността на компанията. Опитахме се да проведем „тих ден в офиса“ и се убедихме, че този подход дава по-добри резултати от самата среща за планиране. За съжаление, този метод не е напълно подходящ за нас; не можем да прекараме ден без срещи всяка седмица, тъй като работим в зоната на събитието.

Служителите биха се радвали да участват в срещи за планиране повече, ако провеждат срещи с пура и пиене на уиски. В такава почти неформална атмосфера колегите могат да разкажат много повече и честно да изразят мнението си. Не се страхувах, че ще се появи фамилиарност в екипа, ако се провеждат такива срещи за планиране. Отношенията между служителите не са се променили, хората просто започнаха да се чувстват по-спокойни, да изразяват мнението си за ситуацията и да дават практически съвети.

Как да провеждаме срещи за планиране, използвайки опита на успешни компании

Компетентното провеждане на срещи с екипа не винаги означава организиране на срещи за планиране в обичайния формат, когато всички се събират и седят на столове. IN модерни компании, в които бързо се вкореняват нестандартни методи, все повече се опитват да провеждат срещи прави. Срещите „на крака“ ви помагат да се отървете от празните, провлачени разговори и да чуете само най-важната информация.

Atomic Object, компания за разработка на софтуер, отдавна е решила да провежда срещи на крака. Благодарение на този творчески формат управлението постига максимални резултати: липса на излишни разсъждения, ясно поставени въпроси и верни отговори. Практиката показва, че срещите, провеждани изправени, отнемат не повече от 7 минути - екипът планира деня, слуша инструкциите и веднага започва работа. Ако провеждате планиращи срещи от този тип, служителите няма да имат възможност да се отпуснат и ще трябва да действат и говорят по-активно.

The Wall Street Journalсъобщава, че дори по време на Първата световна война е било обичайно да се провеждат кратки срещи за планиране, тъй като бавността е била неприемлива. По-късно подобен формат се премести в бизнеса, в който имаше нужда от ускоряване на взаимодействието и обмена на информация.

Ползите от новия формат на срещата са научно доказани. Изследователят Ален Блудорн от Университета на Мисури установи, че провеждането на среща в изправено положение означава отнемане на по-малко време от служителите, но постигане на ако не по-добри, то абсолютно подобни резултати в сравнение с обикновените срещи.

Според резултатите от проучването Първа версия, проведено през 2011 г., около 80% от анкетираните 6000 служители потвърдиха, че за техните компании е обичайно да провеждат кратки срещи за планиране всеки ден.

В допълнение към планирането на срещи „на крака“, западните компании измислиха и други иновации за по-ефективна работа.

Например в компанията Facebookреши да проведе кратки срещи за планиране 15 минути преди почивката, като по този начин първоначално определи продължителността на срещата. Служителите твърдят, че този метод дава добри резултати: хората говорят кратко и само по темата.

Ако е необходимо да се бори с дисциплината в компанията, да се намали броят на закъсненията, е необходимо да се провеждат кратки срещи. По-добре е да не каните закъснелите на дискусията, тъй като, не знаейки част от информацията, те ще се намесят в срещата и ще забавят времето, като задават ненужни въпроси.

В компанията AdobeсистемиРешихме да проведем срещи за планиране и в същото време да се справим със закъсненията. Те дори предвидиха наказания за пристигналите в неподходящия момент. Загубеното време по вина на закъснелите беше приравнено към времето, което би могло да бъде изразходвано за разработване на програми. Така че неустойката за всяко забавяне е $1.

Компания Steelcaseизобретен собствена особеност– сигналът за началото на срещата е композицията на Елвис Пресли „A Little Less Conversation“ или „Less Chat“.

Ако служителите на организацията нямат време да проведат не само редовна среща, но и кратка, можете да проведете среща с помощта на средства за комуникация. В такива случаи можете да изберете да общувате чрез чат или чрез имейлкомпания, за да предаде основната необходима информация на колегите. В същото време провеждането на срещи „на крака“ все още е по-ефективно от всички други срещи за планиране.

Информация за експертите

Асмик Геворгян, генерален директор и съсобственик на веригата магазини "Провокация", Москва. Provocation-Production LLC. Сфера на дейност: производство и продажба на облекла и аксесоари с провокативни щампи. Територия: централен офис – в Москва; производство - в Твер; търговски обектии магазини - в повече от 100 града на Русия, Беларус, Украйна и Казахстан. Численост на персонала: 55 (в компанията майка).

Дмитрий Гришин, председател на борда на директорите и съосновател на Mail.Ru Group, Москва. Дмитрий Гришин оглавява борда на директорите от март 2012 г. През 2005 г. той става един от съоснователите на Mail.Ru Group, където от ноември 2010 г. до октомври 2016 г. е главен изпълнителен директор на компанията (Русия). Дмитрий работи в Mail.Ru от 2000 г.; през 2001 г. е назначен технически директоркомпания, от 2003 г. до 2010 г. е главен изпълнителен директор. Завършва Факултета по роботика и интегрирана автоматизация на Московския държавен технически университет. Н. Е. Бауман. През 2012 г. той основава GrishinRobotics, фирма за рисков капитал за инвестиране в потребителска роботика по целия свят.

Владимир Киселев, Генерален директор, Партньор на JSC "SHERP Company", Москва. Владимир Киселев – Генерален директор и старши партньор на консултантската фирма „ШЕРП Къмпани” от 2000 г. От 1996 г. работи в областта на управлението на персонала, а от 1998 г. ръководи службата за управление на персонала на голям диверсифициран холдинг. CJSC "SHERP Company" съществува от 2000 г., занимавайки се с формирането на високоефективни управленски екипи и развитието на бизнеса на клиентите, използвайки иновативни патентовани технологии.

Николай Новоселов, директор на компанията ArtNauka, Москва. IP Novoselova T.A. (АртНаука). Сфера на дейност: провеждане на шоута, тийм билдинг и презентации, базирани на научни експерименти. Територия: централен офис в Москва, осем представителства в Русия. Брой персонал: 10. Брой представления годишно: 340.

Какво е плановик? Всеки ще отговори - кратка производствена среща по актуални въпроси. Но това не са само планове и срокове. Това е комуникация в екипа, разработване на нови методи, възможност да разтърсите хората и да им вдъхнете ентусиазъм. Някои мениджъри провеждат нестандартни срещи: игри, дела, състезания... Искаме малко да повдигнем булото на тайната и да ви покажем последни новинивътрешната “кухня” на Киров.

Александър Иларионов, директор на ресторант Мюнхен:

Срещата за планиране всъщност е много важен етап, където протичат много различни процеси.

Ежеседмично се провеждат срещи за планиране с ръководители на отдели за разработване на работен план за текущата седмица. Срещата продължава не повече от 1 час. Провеждат се петминутни срещи индивидуално при постъпване на въпроси или разрешаване на възникнали спешни проблеми.

Ежедневно 15 минути преди отварянето на ресторанта се провеждат планови срещи със служителите в залата (администратори, бармани, сервитьори) и представители на кухнята (готвач, су-шеф).

На такива срещи обикновено съобщаваме какви нови промоции ще имаме в ресторанта, говорим за предстоящи събития, които се провеждат в ресторанта, правим преглед на предишния ден, хвалим или се караме на служителите за техните действия, обявяваме артикули, които днес не са в продажба за един причина или друга.

Обсъждат се и новости в кухнята, специалитети. предложения от главния готвач, за бара. Такива срещи за планиране продължават не повече от 10 минути.

Много често се срещаме с колеги и разговаряме, защото комуникацията е много важен процес за поддържане на морала, така че колегите разбират значението на работата си в нашата структура, като по този начин се чувстват по-комфортно и поемат инициатива. Тоест, ако ви помоля да разработите и реализирате проект, аз се опитвам да не се намесвам в работата, а да го обсъждам постфактум.

Мотивирането на служителите е много важно. Има материално и има нематериално. Осигурен е материал за извършване на всякакви действия, за поемане на инициатива за модернизиране на нашия ресторант. Е, нематериалното е похвала. Открояваме отличилите се на срещата, за да почувстват всички, че са ценени, обичани и необходими на тази организация.

Трябва да говорите повече, да общувате с хората и да настроите нещата в правилната посока. Често хората трябва да дадат воля на емоциите си, да ги изхвърлят и е важно мениджърът да чуе всеки служител и да се опита да създаде за него благоприятна атмосфера. Провеждаме и различни обучения за мениджъри за екипно единство и работа, за отговорност, как правилно да делегират правомощията си, тъй като мениджърът не е човекът, който трябва да направи нещо със собствените си ръце, а този, който трябва да организира работния процес .

Ресторант "Мюнхен":

Колко често провеждате срещи за планиране? Ежедневно.

Кого събирате за планиращата среща? Хол, кухненски работници и управители.

Колко време отделяте за планиране на срещи? С персонал от 10 до 15 минути, а с мениджъри максимум час.

Колко важна е срещата за планиране за вас и вашия екип? Срещата за планиране всъщност е много важен етап, на който протича процесът на взаимодействие между всеки служител и мениджъра.

Имали ли сте някога примери за неуспешни срещи за планиране? Разбира се, че ги е имало, но така или иначе всяка планова среща завършва с нещо добро, от което могат да се направят правилните изводи.