Срещата за планиране е производна на английския план, кратка работна среща, посветена на напредъка на планирания план. Според тяхната типология всички планиращи срещи могат да бъдат разделени на категории по три критерия – специфични, временни и количествени.

Според конкретния критерий всички срещи за планиране се разделят на отчетни (кратки срещи, на които мениджърите докладват за напредъка на съответните задачи), дискусионни (брифинги по темата за възможни промени в избрания път за постигане на определена цел) и мотивационни. (срещи, на които се разпределят задачите и се определят ролите в процеса на работа по даден въпрос или задача).

Според времевия критерий срещата за планиране може да бъде ежедневен, седмичен, месечен процес.

Според количествения критерий срещата за планиране може да бъде масова (за всички служители) или закрита (за отделна инициативна група, мениджъри, борд на директорите на компанията).

Защо да провеждате среща за планиране?

Ако организирате този процес като добра традиция преди началото на работния ден, това ще помогне за дисциплиниране на екипа (намаляване на броя на сутрешните закъснения), по-ясно очертаване на целите и задачите на служителите (в края на краищата, както знаете, рационалният план за деня е много по-ефективен от план за шест месеца), ще даде възможност да се видят по-ясно реалните резултати от работата (в случай, че отчитането на екипа пред мениджъра и мениджъра пред екипа стане задължителни елементисрещи за планиране). В допълнение към гореспоменатите предимства, добре проведената сутрешна среща може да ободри служителите, да повиши продуктивността и да ги мотивира да работят ефективно през целия ден. това психологически аспект, разбира се, играе важна роля за установяването на положителни отношения между служител и работодател, а също така допринася за сплотеността на екипа.

Защо много хора смятат планирането на срещи за остатък от миналото?

Първо, повечето хора приписват самото възникване на този процес на онези времена, когато никога не са чували за телефон и нямат представа какво представляват интернет и мултимедийните технологии. Оказва се, че единственият начин да се срещнем лично и да обсъдим важни работни въпроси са били именно тези планови срещи. Поради липсата на оперативни средства за комуникация се натрупаха много въпроси и подобна акция отне много време (средно три до четири часа). По този повод един известен американски икономист веднъж отбеляза: „Ако във вашата компания има срещи за планиране, значи сте на на прав път. Остава само да уволним всички, които отиват там, и да напуснем всички, които работят в този момент.”

Второ, повечето служители в офиса имат негативно отношение към планирането на срещи именно защото около 20% от времето е посветено на това и, както отбелязват много от тях, речта на шефа продължава средно половината от времето, определено за този процес.

Трето, ако срещите за планиране в една компания се провеждат всеки ден, то скоро това определено ще се превърне в формалност. В края на краищата повечето от поставените задачи успешен бизнесмен, са дългосрочни, а дневният отчет в две изречения ще звучи така: „Всичко е наред, работим по въпроса“. Необходимостта от ежедневна среща за планиране обикновено възниква в момента, когато предприятието започне да изпълнява нова стратегическа задача в критично кратък период от време или по време на криза. В такива моменти е наистина необходимо постоянно да следите ситуацията и да следите за най-малките промени.

Наредби

Всяка среща, дори и най-кратката, трябва да има свой собствен регламент. По един или друг начин, това помага да се работи по належащите проблеми много по-продуктивно, което прави процеса по-динамичен и ефективен. В правилата добри обноскираздава наредби на служителите вечерно времеза да могат да обмислят всички поставени въпроси и да излязат с конструктивно, смислено предложение. Освен всичко друго, струва си да се има предвид, че до сутрешната среща всеки служител трябва да има копие от правилника в ръка. Важно е да възложите отговорност на конкретен човек, който да следи времето (ако говорителят надвиши срока, описан в регламента, това забавя процеса на срещата и в резултат на това се отразява негативно на настроението на екипа) .

Да провеждаш или да не провеждаш? Това е въпросът

Срещата за планиране, разбира се, е важен процес, поне в контекста на навременното поставяне на цели и мотивация на служителите, но е дошло времето да надхвърлим обикновеното разбиране на този термин. Може би не е толкова важно да събирате целия екип в задушен офис всеки ден, а да овладеете конферентната технология в Skype. Също така е важно да се вземе предвид фактът, че конструктивната среща за планиране трябва да продължи не повече от 15-20 минути. Отчетите за дейността на всеки отдел могат да се приемат и обсъждат с мениджърите през деня и сутрешно времесе посвети изключително на подреждането на силите, определяне на задачите и приоритетите.

Във всеки случай всеки предприемач избира собствената си концепция за управление, но за да разберете малко по-внимателно дали са необходими кратки срещи за вашия работен персонал, струва си да претеглите плюсовете и минусите:

Дисциплинира екипа;

Възможност за сутрешна мотивация на служителите;

Ясно поставяне на цели и задачи;

Възможност за креативност и провеждане на срещи за планиране в нетрадиционен стил;

Дългите срещи за планиране изморяват и намаляват производителността на служителите;

Нерегламентираните срещи обикновено са неефективни.

Плановиците, брифингите и срещите са неизменна част от работния ден на почти всеки служител. Рано или късно мениджърът е изправен пред необходимостта самостоятелно да провежда ежедневна среща за планиране. Но както често се случва, никой не учи това. Ето защо често възниква въпросът: как да проведем среща за планиране?

Цели на срещата за планиране

Първото нещо, което трябва да направите, е да определите целите, които искате да постигнете, като проведете среща за планиране. По правило основната цел на такива срещи е да се създаде единно информационно пространство сред всички служители, в резултат на постигане на по-висока и по-съгласувана работа. Планирането на срещи помага за решаването на следните проблеми:

1. Поставяне на цели и задачи на екипа;
2. Довършителни работи обща информацияна целия екип;
3. Решаване на общи въпроси;
4. Мотивация и ангажираност на персонала;
5. Обучение на служителите чрез трансфер на най-добри практики;

Съгласете се, постигането на такива цели е от голям интерес за всеки мениджър. Ето защо практиката за планиране на срещи е толкова често срещана в бизнеса. Но постигането на ефективност от срещите не е толкова лесно; важно е да се придържате към ясно определен план за действие и да се подготвяте за всяка среща за планиране.

Планиране на план за среща

И така, установихме, че срещата е важно и полезно нещо, но за да не превърнем този инструмент в поредното безполезно мъчение на подчинените, мениджърът трябва да подходи към подготовката на срещата за планиране с цялата сериозност. Преди това обсъдихме целите на срещата; задачата на мениджъра, в зависимост от целта, е да състави план за провеждане на срещата. Естествено срещата за продавачи и за ТОП мениджъри ще бъде коренно различна една от друга. Въпреки че самата структура ще бъде приблизително същата.

Много важен момент при провеждането на всяка среща е да се даде възможност на подчинените да говорят възможно най-бързо. Препоръчително е да включите възможно най-много участници в срещата за планиране от първите минути. Това ще помогне за изграждането на екипа.

Тайните на успешното планиране на срещи

Най-важното! За да направите срещата интересна, трябва да се подготвите за нея. Успехът на една среща зависи от няколко важни фактора:

1. Информационен компонент. Информацията, представена на срещата, трябва да бъде полезна и интересна. Ако информацията е скучна и монотонна, направете го интересен начинпредоставяне на информация. Премахнете скучната и безполезна информация;
2. Емоционален компонент. Дори и най-интересната тема може да бъде съсипана от неправилно представяне. Запомнете вашите университетски преподаватели; на някои лекции цялата аудитория е заспала, докато на други е напълно разпродадена.
3. Лидерът, който ръководи срещата. Колкото по-авторитетен е водещият, толкова по-добре го възприема публиката. Ако авторитетът ви не е висок, работете внимателно по точки 1 и 2.

Правила за провеждане на планираща среща

Закъснели служители

Все някой се опитва да закъснее за среща. Такива служители са силно разрушителни и срещу тях трябва да се води отчаяна борба. Бих искал да ви помоля да се договорите предварително с всички членове на екипа какво правим със закъснелите. Има няколко примера: закъснелият носи кафе или плодове на всички, закъснелият разказва виц, закъснелият пее песен и т.н. Най-важното е всички да знаят правилата и всички да ги спазват. Ако правилото е обмислено и прието от екипа, тогава ще намалите закъсненията до минимум.

Същият час на срещата

Много е важно да поддържате ясен график на срещите. Няма нищо по-лошо от непланирани срещи, те нарушават плановете на подчинените и не им позволяват да се подготвят правилно. Отношението към такива срещи първоначално е негативно, което не е благоприятно за работа.

Всяка среща трябва да бъде уведомена предварително; най-добре е да не променяте датите и часовете на срещите, освен ако не е необходимо.

Не отлагайте срещите

Много е важно да спазвате времето, ако сте преценили, че срещата не трябва да продължава повече от 30 минути, тогава спазвайте думата си. Колкото по-дълга е срещата, толкова по-малко ефективна е тя. Ако трябва да разрешите сложни проблеми и изисквате дълго времеза уточняване на детайлите, след това създаване на работни групи от компетентни служители. Често по-голямата част от срещата минава в работа организационни въпроси, а повечето слушатели изобщо отпадат от диалога.

Говори само водещият

Често наблюдавам ситуация, в която служителите се страхуват от шефа си и в резултат срещата се превръща в монолог на диктатор. По правило всичко това се случва в гробна тишина, а във въздуха се усеща напрежение. Директивният стил на управление не е подходящ на срещите, той противоречи на същността на това събитие. В идеалния случай всички участници трябва да говорят на срещата за планиране.

Обсъждане на лични въпроси

Понякога някой от участниците в срещата за планиране може да се опита да използва това събитие, за да разреши личния си проблем. За един служител публичното повдигане на въпрос обикновено е от полза. Този подход може да превърне срещата във фарс. Ето защо е необходимо незабавно да се спрат подобни манипулации и да се определи време за разрешаване на частни въпроси.

Влияние на срещата върху работата

Всичко, което сте се договорили на срещата, трябва да бъде изпълнено от ваша страна. Ако няма контрол, служителите бързо ще се адаптират и ще спрат да изпълняват вашите заповеди.

Как да проверите ефективността на срещата

Ефективността на една среща е сравнително лесна за тестване. Попитайте подчинените си какво се случи на срещата? 5 минути след срещата, 3 часа по-късно и на следващия ден. Отговорите на тези въпроси предоставят обратна връзка на организатора на срещата за планиране. Ако има много информация, принудете служителите да си водят бележки. Но всеки трябва да записва информация във всеки случай.

Постигнете съгласувана, бърза и ефективна работаекип - не е лесна задачаза всеки лидер. Задачата на шефа е да разработи единна стратегия за действие за всеки подчинен, да наблюдава работата им и да я коригира. За да постигнете ползотворна работа, трябва да разберете как да провеждате срещи, как правилно да инструктирате подчинените за определен период.

Среща за планиране - обсъждане и разпределение на планираните за определено време работни задачи. Такива срещи могат да бъдат разделени на няколко вида в зависимост от техния вид, време и количество.

Първият тип включва отчетни срещи (те трябва да се провеждат от ръководството, за да докладва как се изпълняват работните задачи в момента), дискусионни срещи (когато се преглеждат предложенията и се обсъждат промените в плана за действие) и мотивационни срещи (където всеки получава своя собствена задача в процеса на решаване на основния проблем).

В зависимост от времето можете да провеждате ежедневни, седмични или месечни срещи.

Ако вземем за основа количествения фактор, срещите за планиране могат да бъдат разделени на общи или масови (на които присъстват всички служители) и затворени (когато се среща отделна група или отдел).

Провеждането на срещи за планиране има някои предимства:

• Поддържа дисциплината и намалява закъсненията.
• Помага за ясно и ясно поставяне на задачи пред екипа. Краткосрочният дневен план е много по-полезен и продуктивен от шестмесечния.
• Показва действителния индикатор за ефективност. Това качество се разпростира, ако на срещата за планиране служителите представят доклади на своите началници за това, което са направили.

Не забравяйте за високата мотивационна роля на срещите. Компетентното провеждане на среща означава да повлияе положително на настроението на служителите, да даде такса за ползотворна работа и да ги стимулира да подобрят работата си. В допълнение, това свойство помага за установяване на положителни взаимоотношения между екипа и ръководството.

от другата страна, провеждането на срещи за планиране също има своите недостатъци:

• Дългите срещи отнемат силата и енергията на служителите.
• Внезапните, непланирани срещи обикновено са неефективни.

За да избегнете подобни негативни фактори, срещите трябва да се провеждат внимателно.

Експертно мнение

На срещата за планиране служителите предлагат нови идеи за развитие на бизнеса и увеличаване на продажбите

Асмик Геворгян,

Генерален директор и един от собствениците на веригата магазини "Провокация" в Москва

Ние награждаваме и подкрепяме нашите служители по всякакъв възможен начин, които се интересуват от повишаване на познаваемостта на марката. Нашите франчайзополучатели решиха да провеждат специални срещи два пъти месечно, на които служителите да изразяват своите мисли и предложения за развитие на компанията и увеличаване на продажбите. Авторите на най интересни проектии идеи получават бонус до 15% от заплатата.

Някои от нашите най-добри дизайни на тениски бяха първоначално замислени и предложени от служители. Благодарение на нашите служители, ние повишаваме видимостта на компанията, като спонсорираме културни младежки събития.

Ярък пример: един от нашите служители в Тула предложи да участва в общински спортни състезания и вечери в клубове. Креативността и решителността на този служител бяха ключът към факта, че нашата реклама се появи в популярните градски кафенета. В крайна сметка продажбите в град Тула се удвоиха. Доходите на служителя се увеличиха по подобен начин - няколко месеца по-късно той стана директор на магазина.

3 компонента на успешните срещи за планиране

1. Информационен компонент.Направете материала интересен и полезен за слушателите. Ако скучната информация не може да бъде избегната, опитайте се да я представите по необичаен начин. Информацията, представена на срещата за планиране, трябва да бъде полезна и вълнуваща. Ако искате да провеждате успешни срещи, най-добре е да не споделяте блудкава и скучна информация.
2. Емоционален компонент.Очарователният материал с лошо предаване е лош материал. Спомнете си университета – прекарването на времето в някои часове беше скучно, студентите буквално спяха в клас, докато в други всеки искаше да стигне до дъното на нещата и да ги обсъди.
3. Лидерът, който ръководи срещата.Авторитетът на говорещия пряко влияе върху усвояването на информацията. Ако все още не сте постигнали високи реторични умения, работете по-усилено върху точки 1 и 2, преди да сте домакин на срещата.

Как да провеждаме срещи за планиране без съпротива на служителите

Не е тайна, че служителите често имат негативно отношение към планирането на срещи. Струва си да разберем причините за това възприятие.

Първо, първоначалният произход на подобни срещи за планиране се свързва от хората с времето, когато средствата за комуникация не позволяваха координиране на работата на хората и беше необходимо целият екип да се събира лично и да обсъжда важни работни въпроси с часове. Тъй като няма други начини да разберете или обсъдите важни точкипросто нямаше, за срещата се натрупаха купища въпроси, коментари и пожелания относно работата. Затова се наложи срещата да продължи няколко часа.

Второ, много офис служители се дразнят от факта, че срещите за планиране заемат 1/5 от общото им работно време. В същото време няма толкова много за обсъждане - речта на шефа обикновено заема половината от цялата среща.

на трето място, ако провеждате среща всеки ден, тогава служителите скоро ще я третират като събитие „за шоу“. Служителите няма да докладват подробно и интересно за напредъка на работата или някакви промени, защото те просто може да не се случат за толкова кратък период от време. Основните цели на всяка компания са дългосрочни планове, така че не трябва да отнемате ценно време на служителите, за да слушате „нещата са нормални, ние работим“. Само в критични случаи, извънредни ситуации и неотложни задачи се налагат ежедневни срещи.

Как да проведем правилно среща за планиране, като изберем подходящия формат

1. Информационна среща

Можете да провеждате такава среща за планиране в понеделник, да я направите седмично събитие за всеки отдел на вашата компания, за всеки ръководител на отдел. Целта на тази среща е да разберем какво е постигнато през изминалата седмица, какво е постигнато и какво се планира за тази седмица. Мениджърите могат да предадат важна информация на подчинените си и да ги мотивират да работят продуктивно. Не отлагайте срещата – най-добре е да я проведете в рамките на 30 минути.

2. Разпределение на задачите

Тази кратка среща за планиране е най-добре да се проведе в началото на деня. Мениджърите дават инструкции за деня и ги обясняват на служителите. Ако имате въпроси или важна информацияне, такава среща за планиране няма да отнеме много работно време от служителите.

3. Среща за планиране

Такава среща за планиране трябва да се проведе, след като всички служители са били уведомени предварително писмено или електронен формуляр. Нека се подготвят по темата, определят час за срещата и секретар на срещата. Също така изпратете заключенията и резултатите от срещата на всички, които присъстваха или очакваха да присъстват на срещата за планиране. Важно е да се отбележи, че такава среща за планиране не трябва да се провежда твърде дълго. Ако това не може да се избегне, не забравяйте да организирате паузи за почивка или лека закуска.

4. Среща за творческо планиране

Ако този път няма какво да предложите на отбора, добър вариантще проведе планираща среща в нестандартен формат. Това може да е състезание най-добрата идеяили мозъчна атака.

5. Планираща среща за разрешаване на конфликти

Не забравяйте за човешкия фактор и възможните недоразумения в екипа.

Правилната позиция на шефа е да идентифицира и реши такъв проблем. Би било по-подходящо от всякога да се проведе среща за тази цел. Трябва да дадете възможност на всеки човек да обясни позицията си и да му кажете какво точно не го устройва. Форматът на такава среща не трябва да бъде строг; оставяйте хората да говорят или да спорят, като аргументират мнението си. След като заедно идентифицирате предизвикателствата, трябва да ги преодолеете. Не е нужно да поемате това сами; специалисти по човешки ресурси и висши мениджъри ще ви помогнат.

Трябва да проведете среща, като изберете интересна темаза всички - така че всеки да иска да се изкаже, а вие да имате възможност да регулирате разговора и да коригирате посоката му.

Обобщете срещата, съберете казаното от участниците и споделете резултатите с тях.

Няма нужда да предупреждавате колегите от самото начало, че планиращата среща се провежда поради възникнал конфликт. Изключение правят специални срещи, организирани единствено за разрешаване на подобни ситуации.

Как да увеличим ползите от планирането на срещи

Лошо организираните сесии за планиране, срещи и съвещания са абсолютно безполезни и дори вредни. Защото сами по себе си те не създават добавена стойност, но за тях може да се отдели огромно количество време.

Научете правилата за организиране на ефективни срещи за планиране от списание Търговски директор, които ще ускорят работния процес с минимално време.

Как да провеждаме срещи за планиране ежедневно: алгоритъм стъпка по стъпка

Стъпка 1. Определете целите на събитието сутрешна среща за планиране

Всяка организация трябва да представя и планира резултатите от своята работа. Въз основа на вашите цели трябва да съставите стъпка по стъпка план за тяхното изпълнение.

Изберете целите от списъка, които са подходящи за вашия бизнес:

• Поставяне на цели

Основната причина за провеждането на екипни срещи е планирането на задачите. Дневният план на един служител не трябва да включва повече от 3 задачи и 1 фокус. В идеалния случай всеки служител сам определя задачите и акцентите за деня и докладва това на мениджъра.

За да си поставите реалистични и постижими цели, използвайте. Най-добре е да планирате работата си, като използвате конкретни числа. Визуализирайте информацията: по-добре е събитието да се проведе в стая с проектор или дъска, на която записвате основните задачи. Маркирайте фокуса си за деня с маркер и го подчертайте по време на разговора.

Най-добре е всеки служител да напише своя план.

• Обратна връзка от служителите

Много често служителите, изправени пред проблем или неразбираема ситуация, не докладват за това на шефа си. Обикновено това се обсъжда между колеги и не се счита за достойно да бъде докладвано на ръководството. Необходимо е да се установи постоянен контакт с подчинените. Служителите трябва да свикнат да казват на своя ръководител какво ги притеснява и тревожи в процеса на изпълнение на задълженията им.

В този случай мениджърът трябва да проведе отделни срещи, за да изслуша всеки проблем и да реагира по подходящ начин, дори ако смята, че ситуацията не си струва специално внимание. Освен това потърсете корена на проблема, а не виновника. Назначете конкретно лице, отговорно за отстраняването на проблема, и поставете ясен краен срок за това.

• Трансфер на опит и обучение

Говорете първи – кажете на колегите си как вие самите бихте изпълнили възложената задача. Започнете дискусия, попитайте служителите как да направят тази или онази работа по-добре и по-ползотворно. Можете да проведете среща за планиране под формата на игра или да вземете бизнес случай, така че всеки да може да участва в дискусията.

Можете да проведете обучение: разкажете или повторете скриптове, типични отговори, предимства на продукта, фирмени промоции и други подобни с колеги. Включете целия екип в този процес.

Не се повтаряйте, учете служителите си на нещо ново всеки ден, развивайте ги!

• Повишен екипен дух

Говорете за компанията като за сплотен екип - използвайте думите „ние“, „нашият екип“ в речта си.

Докладвайте нещо ново и интересно през последния ден: какво се е случило вчера, новини за компанията, нейните успехи (дори малки). Само защото имате вътрешен имейл бюлетин не означава, че всички го четат. Следователно най-интересните и важни неща могат да бъдат разказани отново на срещата за планиране. Ако информацията не е изцяло положителна, служителите ще имат възможност да обсъдят план за действие.

Запомнете важни дати за служителите, говорете за тях (рождени дни на самите служители, членове на техните семейства, деца, важно събитие за компанията и т.н.).

• Екипна мотивация

Можете да проведете среща, за да заредите екипа с позитивизъм за следващия ден. За да направите това ви трябва:

• Похвалете един от служителите (най-добър в продажбите, добро качество, благодарност от клиента, решение трудна ситуацияи т.н.).
• Когато възлагате задачи, обяснете как работата ще се отрази положително на общите цели на компанията. Нека всеки служител знае, че е важен.
• Използвайте мотивиращи думи и фрази: „Да го направим!“, „Покажете какво можете!“ и т.н.
• Покажете, че вярвате във всеки служител, често казвайте фрази като „Ние можем“, „Ние ще успеем“, „Аз съм уверен“ и др.

Важно правило за провеждане на ефективни срещи е да говорите само за положителни неща, да не правите забележки на никого на срещата за планиране и да не се карате на екипа. Сутрин трябва да говорите само за положителни неща!

Не забравяйте да използвате всички цели, споменати по-горе, но не всички трябва да имат срещи наведнъж.

Стъпка 2. Изготвяне на разпоредби

След като сте избрали целите на сутрешната си среща, трябва да решите как да ги проведете. Правилникът може да бъде отпечатан и окачен в офиса, където се провежда планиращата среща.

Решете колко дълго възнамерявате да провеждате срещата и го запишете в правилата. Петнадесет минути са достатъчни за ефективна среща. Освен това направете конкретен план: какво ще говорите на срещата. За да направите това ви трябва:

Срещата за планиране трябва да се проведе на положителна нотка. Поздравете екипа, поздравете някой от служителите за свършената работа и успехите през изминалия ден. В края на срещата можете да поздравите екипа, да му пожелаете приятен ден или да го мотивирате да работи продуктивно.

В началото на срещата за планиране докладвайте какво е постигнато през изминалия ден. Поставете нови задачи въз основа на това, което сте направили. След това можете да проведете тренировка или да започнете повторение.

Получете реакция от екипа, общувайте с тях в края на срещата, за да не удължавате събитието. Ако темата за обсъждане е твърде трудна и изисква повече от две минути, пренесете я на отделна среща или я възложете на конкретен служител.

Стъпка 3. Подготовка за срещата за планиране

За да проведете правилно и компетентно среща за планиране, трябва да се подготвите за нея предварително. По-добре е да се подготвите за сутрешната среща вечерта и не забравяйте да запишете всичко.

Ежедневните цели трябва да са в съответствие с дългосрочните цели и да вземат предвид предизвикателствата от предишния ден. Отделно за всеки елемент напишете за какво ще говорите: положителни новини, проблеми, скорошни събития, обучение.

Стъпка 4. Провеждане на среща за планиране

Започнете да провеждате срещата, като използвате своя план. Поздравете екипа. Следете времето, така че срещата да не продължава повече от 15 минути.

По време на срещата наблюдавайте реакцията на служителите на всеки етап от срещата за планиране. По този начин можете да определите кое е било интересно за екипа и кое не. Ако служителите не се интересуват от някаква информация, помислете дали можете да я премахнете от плана или да промените начина, по който е представена.

Можете да разберете колко ефективно сте провели срещата за планиране, като погледнете качеството на работата на служителите и нивото на продажбите. Ако производителността се е увеличила, тогава срещата за планиране е била организирана правилно.

Експертно мнение

Как да проведем нестандартна сутрешна среща за планиране

Дмитрий Гришин,

Председател на борда на директорите и един от основателите на Mail.Ru Group в Москва

За нас провеждането на срещи в необичаен формат е обичайно нещо. Всеки от тях отнема по-малко от половин час. Срещите за планиране са отворени за всички; могат да участват всички служители, а не само тези, които са пряко свързани с темата на срещата за планиране. Говорим изправени, за да се отдалечим донякъде от обичайния формат на работа на работното място.

Намерете възможно най-много творчески идеида решаваме възникнали проблеми, дори и такива, които изглеждат напълно нереалистични – това е основната цел, с която започнахме да провеждаме подобни планови срещи. Предложенията се критикуват строго по същество, без емоции, като се говори само за техническата страна на въпроса.

Всичко предложено от екипа се въвежда в специална база данни. Провеждането на събития от този формат означава да се даде възможност на служителите да се чуят един друг и да не се закачат за незначителен проблем. Всеки се чувства съпричастен към една обща кауза, важна за компанията и това като нищо друго дава стимул за работа.

Как правилно да проведем среща за планиране в отдел

Всеки от нас разбира колко много трябва да направят ръководителите на отдели. В допълнение към редовната работа, те поемат решаване на проблеми и обща организацияцелия отдел. Ефективността на един шеф зависи от това какви методи и инструменти на управление използва. Струва ли си да отделяте време и да провеждате срещи в този случай?

Всичко зависи от подхода на мениджъра към въпроса за планирането на срещи. В един случай шефовете подхождат много формално към срещите за планиране, дори ако правилата на компанията предвиждат такива срещи да се провеждат. Такъв лидер вярва, че основното е повече усилия, по-малко срещи. Други ръководители на отдели решават да провеждат срещи по собствена инициатива, защото знаят колко ефективен е подобен инструмент за подобряване на качеството на работата на екипа.

Ако менторът на цял отдел вярва, че срещите трябва да се провеждат просто защото „трябва“, тогава той не трябва да губи време за провеждане на срещи за планиране. Всички събития, организирани само за шоу, имат само отрицателно въздействие върху работата. Въз основа на самото име срещата за планиране е компетентно планиране на действия за постигане на големите цели на компанията.

Въз основа на цикъла на Деминг, срещата за планиране е периодична проверка(Проверете) работата на екипа, за да промените или пренасочите движението (Akt), ако е необходимо.

Колко често да се провеждат срещи за планиране в отдела? Ежедневните срещи в отдела са необходими само за нови или неопитни служители, които не могат да се справят без постоянно наблюдениеи съвети от началници. За по-сплотен и опитен екип е необходимо срещите да се провеждат веднъж седмично, в един и същи ден, приблизително еднакви по време и структура с планиращата среща. Това е необходимо с цел дисциплина.

Най-често мениджърът отказва да проведе планираща среща, защото го смята за загуба на време. Взаимодействието с екипа се превръща в кратък монолог без обратна връзка от служителите. С този подход повечето функции се губят, освен може би информационни и отчасти дисциплинарни.

За всеки мениджър взаимодействието с група е много по-трудно, отколкото взаимодействието с всеки служител поотделно. Да управляваш цял екип наведнъж е умение на опитен и добър шеф. Такъв лидер знае как да проведе правилно среща за планиране: бързо и по същество, като същевременно получава „връщане“ от групата, обсъжда някакъв въпрос с тях и въз основа на това регулира работата на отдела. Най-добре е срещата да е половин час (+- 15 минути). Човек е физиологично програмиран точно с такова време за най-голяма концентрация на внимание.

Въвеждането на ново събитие - среща за планиране - ще отнеме известно време. Често ще трябва да проведете повече от една среща, за да заработи такъв инструмент. Ако ръководителят на един отдел започне да се вслушва в обратната връзка на екипа, той ще получи много нова информация, което никой не беше изразил преди. Но сега се появи шанс - лидерът сам поиска! Ще е необходимо да се определят индивидуалните роли на служителите и тяхното предназначение в работата на цялата група, да се преодолеят възраженията и да се аргументира позицията им по най-добрия възможен начин. Често мениджърите не завършват внедряването на нов инструмент и, като са на няколко стъпки от идеалния резултат, се връщат към по-малко ефективно управление, тоест провеждайте разговори поотделно с всеки служител.

10 правила за провеждане на сутрешна среща в търговския отдел

Често мениджърите по продажбите са добри в основната си отговорност да говорят с хората и да продават продукти, но в същото време изобщо не могат да действат по план, да анализират извършената работа и да работят последователно. Ако мениджърът вече е получил много поръчки за този месец, той спира да работи толкова активно, прави по-малко студени обаждания и не се занимава с пасивни клиенти.

След като забележи такава тенденция, мениджърът може да информира мениджъра за това на срещата за планиране, заявявайки, че неговото бягство от работа е забелязано и се наблюдава. Разбира се, мениджърите ще търсят извинение да не участват в срещата с аргумента, че са заети. Среща може да се проведе за целите на административното управление, когато мениджърът може да повлияе на работата и да я подобри, ако забележи спад или извънредна ситуация.

За да проведете среща за планиране възможно най-ефективно, трябва да се придържате към тях правила:

Правило 1. Честота

Сутрешните срещи трябва да се провеждат по едно и също време всеки ден, независимо от настроението ви. С течение на времето срещата за планиране ще стане навик и ще послужи като сигнал на мениджърите да започнат работа. Има случаи, когато липсата на среща или лошата й организация нарушават обичайния режим на деня на мениджърите и отнемат добро настроениеи желание за работа.

На сутрешната среща за планиране мениджърите трябва напълно да дойдат на себе си, да се събудят и да разберат - време е да започнете работа!

Правило 2. Дисциплина

3 ключа към ефективна среща за планиране са провеждането на срещи с точна структура, конкретни цели и едно и също време. Ако правилата се спазват, срещата за планиране има положителен ефект върху работата на мениджърите; отклонението от тях, напротив, вреди на работата.

Срещата трябва да се проведе по едно и също време. Служителите трябва да пристигат в офиса рано и да не закъсняват. Трябва да се подготвите за работа преди и по време на срещата, за да можете да започнете работа веднага след края на срещата. Всеки мениджър трябва да се подготви предварително за срещата за планиране, да си постави цели за деня и да изчисли всички показатели, за да не отнема време от целия екип по време на срещата и да не се разсейва.

Ако решите да проведете среща, базирана на игра, отделете приблизително 45 минути за това. Това е повече от обикновена среща, но е много ефективно за работата на екипа и финансовото представяне на компанията.

Правило 3. Енергия

Сутрешната среща създава настроението на служителите за целия ден.

Ако проведете скучна и безинтересна среща за планиране, тогава няма да има положителен ефект от работата през този ден. Предоставяйте информация ясно и интересно, не позволявайте на екипа да се отклонява от темата или да пита за неща, които не са уместни обща работаекипи.

На срещата за планиране трябва да говорите само за това, което се отнася за всички служители. Такова събитие е колективна работа, а не просто време за сядане.

Правило 4. Постоянно обучавайте вашите мениджъри

Всеки път в края на работния ден разберете от мениджърите как е минала работата - какви трудности са възникнали, какви възражения от страна на клиентите не могат да бъдат преодолени. Обобщете информацията, за да можете да отделите част от сутрешната среща за планиране, за да разрешите ситуацията с екипа.

Първо, нека самият мениджър да опише възникналия проблем. След това прегледайте накратко теорията по темата, като например раздела за аргументация. След това направете мозъчна атака по време на играта: ролята на клиент ще бъде поета от мениджъра, който е изправен пред сложността, а останалите му подчинени предлагат варианти за решаване на проблема.

Дискусията трябва да се води така, че всеки служител да участва в намирането на решение. Не е нужно всеки път да си обяснявате как да се справите с трудност; оставете екипа сам да намери изход чрез взаимодействие помежду си.

Този подход с ежедневно обучение ще позволи на мениджърите постоянно да се усъвършенстват и да не се страхуват да се сблъскат с проблем.

Правило 5. Постоянно следете какво е планирано

Правилото е много ясно от името. Ако спрете да наблюдавате работата на мениджърите, няма да видите ефективна работа.

Правило 6. Екипна мотивация

Когато провеждате среща за планиране, докладвайте не само общите резултати за предходния ден, но също така подчертайте мениджърите с най-добро и най-лошо представяне. Това няма да повлияе негативно на работата на служителите, а само ще даде стимул да работят също толкова добре или да се подобрят, ако нещо се е объркало вчера.

Важно е да се отбележат не само количествените показатели, но и качеството на работата. Хвалете мениджърите, които общуваха с клиента по-добре от другите. Можете сами да слушате разговорите на служителите или да се свържете с отдела за контрол на качеството за доклад.

Правило 7. Конкретност в плановете

Когато планира деня си на сутрешната среща, мениджърът трябва да реши какви продажби ще направи, с кого ще се срещне и какво заплащане ще получи. Необходимо е да свикнете да провеждате събитие по такъв начин, че мениджърите винаги да предоставят тези данни в конкретни номера и имена на организации. Нека мениджърът ясно да посочи компаниите, на които ще се обади и посети, дори и да няма конкретни отговори от клиенти, планирани за днес.

Освен това дневният план трябва да бъде част от месечната цел. С други думи, ако планът за продажби за месеца е 500 000 рубли, тогава продавачът не може да планира да получава 15 000 на ден, тъй като такъв темп няма да доведе до изпълнение на дългосрочна задача.

Наложително е да се борите с възраженията на собствените си служители, които не искат да си поставят висока летва, като се позовават на суеверие или просто недоволство. Обучете служителите да си поставят амбициозни цели.

Не забравяйте, че планът трябва да е реален и осъществим, а не просто казан. Мениджърът трябва да разбере, че поставената за деня задача е реална и да се стреми да я изпълни.

Правило 8. Проверете готовността на целия екип

Преди да изпратите подчинените си по местата им, проверете тяхната готовност. Става въпрос закакто за външни ресурси (презентационни материали, визитни картички, телефонни бази данни и др.), така и за вътрешни, „човешки“ – дали всички са в правилното настроение или трябва да се работи поотделно с някого, за да се мотивира да извършва продуктивни дейности .

Правило 9. Мощно призоваванекъм действие в края на срещата за планиране

За да завършите срещата за планиране, измислете ярка мотивираща фраза, която ще служи като сигнал за започване на работа - например „Хващайте се за работа!“, „Напред!“ и други подобни.

Тази фраза ще служи като котва, която допълнително ще зареди екипа.

Правило 10. Визуализация

За провеждане на плановик с по-голяма ефективност е наложително да се създаде табло, на което да бъдат прикрепени резултатите от срещата и рейтинга, така че служителите да могат да видят общи постижения, техният показател и колко близо са до изпълнение на месечния план.

Как да провеждате среща за планиране всяка седмица

Ако искате да проведете ефективно срещата си за планиране, трябва да помислите две условия.Първо, времето, предвидено за срещата, не е дълго, около половин час. Второто са бележки по време на срещата за планиране. Целите, които лидерите гласят, трябва да бъдат записани.

Седмичната среща за планиране се състои от четири етапа:

Етап 1. Обявяване на целите на компанията

Най-добрият начин за провеждане на седмична среща е да започнете с повторение на основната или дългосрочна цел на компанията. Например „Успешна компания с голям пазар“. След това наименувайте задачата за по-кратък период - нещо като „Увеличете приходите на организацията за тази година с 3 пъти“.

Етап 2. Ръководителите на отдели разказват един по един какво са направили миналата седмицаза постигане на целта

Необходимо е да се проведе планираща среща, за да се получи конкретна информация от ръководителите за извършената работа. Не трябва да допускате общи фрази или неинформативно изказване като „Успяхме да увеличим ефективността на отдела с 10%“. В такъв случай си струва правилно да се запитаме какви мерки са взети.

Ако ръководителят на отдела продължава да дава обща информация, ръководителят на срещата трябва да го прекъсне и директно да попита дали има информация, която си заслужава да бъде обсъдена на срещата. Ако не, трябва да продължите срещата, като предадете думата на друг отдел.

Ако провеждате срещи в този формат, можете ясно да видите резултатите от работата на всеки отдел на компанията. Освен това по този начин става ясно кой от лидерите работи усилено в полза на организацията и кой само се преструва.

Етап 3. Поставя се цел за следващата седмица за цялата компания и фасилитаторапостигасъгласие на участниците за тази цел

Дайте възможност на всеки мениджър да каже какво ще прави неговият отдел тази седмица, как ще изпълни плана. Запишете планираните задачи в дневник.

Освен това ръководителите на отдели ще имат възможност да взаимодействат помежду си: помолете друг отдел да направи нещо, ако са необходими съвместни усилия. След обсъждане такива цели също трябва да бъдат записани в дневник.

Стъпка 4: Лидерът на срещата пита дали са готови наистина да постигнат целта си тази седмица и обявява началото.

Тази форма на среща за планиране помага да се постигнат най-положителните резултати. Ръководителите на отдели започват да работят усилено и да постигат високи резултати в своя отдел или освобождават позиции за по-ценни кадри. Именно с помощта на такива срещи можете да разберете кой от вашите колеги полага всички усилия и кой просто се представя.

Експертно мнение

Най-добрият вариант за провеждане на седмични срещи за планиране е на няколко нива

Владимир Киселев,

Генерален директор, партньор на JSC "SHERP Company" в Москва

Седмичните срещи за планиране са задължителни събития за всяка компания, на които се преглеждат и обсъждат резултатите от работата и се поставят цели за следващата седмица. Най-добре е да провеждате срещи на всяко ниво. Първо, ръководителите на отдели и Главен мениджър, след което се провеждат планови срещи във всеки отдел с прекия му началник. На второстепенни срещи мениджърите също могат да обявяват информация, която се отнася за цялата компания и всеки служител.

Важно е да се проведе среща за планиране не само в строгата рамка на посочената тема, но и да се даде възможност на служителите да намерят информация, която ги интересува, и да обсъдят работни въпроси. Ролята на такива срещи е много голяма: така екипът научава за нови цели, промени в плана или други новини. Изпълнителният директор трябва да провежда срещи със служители, които не участват в седмични срещи за планиране, веднъж месечно или тримесечно.

Как да провеждаме срещи за планиране с помощта на творчески подход

1. Изберете необичайно място

Срещите могат да се провеждат не само в офиса. Търсене красиво мястовъв вашия град, насип, пешеходна улица или кафене. Основното е, че можете бързо да стигнете от и до работа.

Място, което колегите ще харесат: кафене, насип, паркова зона. Единственото предупреждение е мястото да се намира близо до офиса, за да може всеки да стигне бързо.

2. Планирайте нестандартен час

Опитайте се да провеждате срещи не сутрин, а например на обяд (просто не оставяйте екипа без храна) или 30 минути преди края на работния ден (това ускорява темпото на работа!).

3. Използвани материали

Раздайте канцеларски материали не на всички участници, а комплект хартия и химикал за 2-3 души. Така те сами ще решават кой какво да пише.

4. Вземете телефоните на всички преди началото на срещата.

Добро решение е срещата да се проведе без разсейване. Първоначално това ще предизвика известно смущение и объркване, но след това значително ще увеличи концентрацията и участието на участниците в решаването на проблеми.

5. Променете формата на събитието

Можете да проведете планираща среща по телефона или Skype, за да разнообразите обичайния ритъм, когато всички са свикнали да седят в заседателна зала.

Експертно мнение

Може ли една планираща среща с пури, наргиле и уиски да е ефективна?

Николай Новоселов,

директор на компанията ArtNauka, Москва

Въз основа на личен опит, мога да кажа, че увеличаването на броя на срещите за планиране има отрицателно въздействие върху производителността на компанията. Опитахме да проведем „офис тих ден“ и бяхме убедени, че този подход дава по-добри резултати от самата среща за планиране. За съжаление, този метод не е напълно подходящ за нас; не можем да прекараме ден без срещи всяка седмица, тъй като работим в зоната на събитието.

Служителите биха се радвали да участват в срещи за планиране повече, ако провеждат срещи с пура и пиене на уиски. В такава почти неформална атмосфера колегите могат да разкажат много повече и честно да изразят мнението си. Не се страхувах, че ще се появи фамилиарност в екипа, ако се провеждат такива срещи за планиране. Отношенията между служителите не са се променили, хората просто започнаха да се чувстват по-спокойни, да изразяват мнението си за ситуацията и да дават практически съвети.

Как да провеждаме срещи за планиране, използвайки опита на успешни компании

Компетентното провеждане на срещи с екипа не винаги означава организиране на срещи за планиране в обичайния формат, когато всички се събират и седят на столове. IN модерни компании, в които бързо се вкореняват нестандартни методи, все повече се опитват да провеждат срещи прави. Срещите „на крака“ ви помагат да се отървете от празните, провлачени разговори и да чуете само най-важната информация.

Atomic Object, компания за разработка на софтуер, отдавна е решила да провежда срещи на крака. Благодарение на този творчески формат управлението постига максимални резултати: липса на излишни разсъждения, ясно поставени въпроси и верни отговори. Практиката показва, че срещите, провеждани изправени, отнемат не повече от 7 минути - екипът планира деня, слуша инструкциите и веднага започва работа. Ако провеждате планиращи срещи от този тип, служителите няма да имат възможност да се отпуснат и ще трябва да действат и говорят по-активно.

The Wall Street Journalсъобщава, че дори по време на Първата световна война е било обичайно да се провеждат кратки срещи за планиране, тъй като бавността е била неприемлива. По-късно този формат се премести в бизнеса, в който имаше нужда от ускоряване на взаимодействието и обмена на информация.

Ползите от новия формат на срещата са научно доказани. Изследователят Ален Блудорн от Университета на Мисури установи, че провеждането на среща в изправено положение означава отнемане на по-малко време от служителите, но постигане на ако не по-добри, то абсолютно подобни резултати в сравнение с обикновените срещи.

Според резултатите от проучването Първа версия, проведено през 2011 г., около 80% от анкетираните 6000 служители потвърдиха, че за техните компании е обичайно да провеждат кратки срещи за планиране всеки ден.

В допълнение към планирането на срещи „на крака“, западните компании измислиха и други иновации за по-ефективна работа.

Например в компанията Facebookреши да проведе кратки срещи за планиране 15 минути преди почивката, като по този начин първоначално определи продължителността на срещата. Служителите твърдят, че този метод дава добри резултати: хората говорят кратко и само по темата.

Ако е необходимо да се бори с дисциплината в компанията, да се намали броят на закъсненията, е необходимо да се провеждат кратки срещи. По-добре е да не каните закъснелите на дискусията, тъй като, не знаейки част от информацията, те ще се намесят в срещата и ще забавят времето, като задават ненужни въпроси.

В компанията AdobeсистемиРешихме да проведем срещи за планиране и в същото време да се справим със закъсненията. Те дори предвидиха наказания за пристигналите в неподходящия момент. Загубеното време по вина на закъснелите беше приравнено към времето, което би могло да бъде изразходвано за разработване на програми. Така че неустойката за всяко забавяне е $1.

Компания Steelcaseизобретен собствена особеност– сигналът за началото на срещата е композицията на Елвис Пресли „A Little Less Conversation“ или „Less Chat“.

Ако служителите на организацията нямат време да проведат не само редовна среща, но и кратка, можете да проведете среща с помощта на средства за комуникация. В такива случаи можете да изберете да общувате чрез чат или чрез имейлкомпания, за да предаде основната необходима информация на колегите. В същото време провеждането на срещи „на крака“ все още е по-ефективно от всички други срещи за планиране.

Информация за експертите

Асмик Геворгян, генерален директор и съсобственик на веригата магазини "Провокация", Москва. Provocation-Production LLC. Сфера на дейност: производство и продажба на облекла и аксесоари с провокативни щампи. Територия: централен офис – в Москва; производство - в Твер; търговски обектии магазини - в повече от 100 града на Русия, Беларус, Украйна и Казахстан. Численост на персонала: 55 (в компанията майка).

Дмитрий Гришин, председател на борда на директорите и съосновател на Mail.Ru Group, Москва. Дмитрий Гришин оглавява борда на директорите от март 2012 г. През 2005 г. той става един от съоснователите на Mail.Ru Group, където от ноември 2010 г. до октомври 2016 г. е главен изпълнителен директор на компанията (Русия). Дмитрий работи в Mail.Ru от 2000 г.; през 2001 г. е назначен технически директоркомпания, от 2003 г. до 2010 г. е главен изпълнителен директор. Завършва факултета по роботика и интегрирана автоматизация на Московския държавен технически университет. Н. Е. Бауман. През 2012 г. той основава GrishinRobotics, фирма за рисков капитал за инвестиране в потребителска роботика по целия свят.

Владимир Киселев, Генерален директор, Партньор на JSC "SHERP Company", Москва. Владимир Киселев – Генерален директор и старши партньор на консултантската фирма „ШЕРП Къмпани” от 2000 г. От 1996 г. работи в областта на управлението на персонала, а от 1998 г. ръководи службата за управление на персонала на голям диверсифициран холдинг. CJSC "SHERP Company" съществува от 2000 г., занимавайки се с формирането на високоефективни управленски екипи и развитието на бизнеса на клиентите, използвайки иновативни патентовани технологии.

Николай Новоселов, директор на компанията ArtNauka, Москва. IP Novoselova T.A. (АртНаука). Обхват на дейност: провеждане на шоу програми, тиймбилдинги и презентации, базирани на научни експерименти. Територия: централен офис в Москва, осем представителства в Русия. Брой персонал: 10. Брой представления годишно: 340.

Организирайте и провеждайте срещата за планиране възможно най-ефективно.

Намерете решение на поставения за обсъждане проблем или задайте посоката за развитие на ситуацията в конструктивна посока.

Интересно е да се проведе планираща среща, така че участниците да нямат време да се прозяват и да не се чувстват като губили време.

План за действие

1. Запознайте се с предложения метод за организиране на среща за планиране.

2. Подгответе се, подгответе се необходими материалии поканете участници.

3. Проведете среща за планиране.

4. Обобщете резултатите от срещата за планиране и запознайте всички участници с тях.

Как да организираме среща за планиране

Първо, това, което се изисква за провеждане на среща за планиране, е въпросът или темата на срещата за планиране. Какъв работен проблем искате да решите? Какъв положителен ефект за работата на организацията ще има резултатът от срещата за планиране. Запознайте предварително участниците в срещата за планиране с този проблем. По този начин ще спестите време по време на срещата за планиране и участниците в дискусията може да дойдат вече интересни идеиотносно вашия въпрос.

Второ– това са хората, които ще участват в планиращата среща. Специалисти от какъв профил и какво ниво на мениджъри, или какви служители са ви необходими, за да намерите отговора на поставения въпрос?

трето– място на срещата за планиране. Важно е това да е отделна стаяили дори специални зали за срещи. Там, където ще има достатъчно място за всички, външни лица (служители, които не участват в плановата среща) няма да могат да ви безпокоят и телефоните няма да звънят.

Четвърто– час на срещата за планиране. Желателно е да е удобно за всички участници или постоянно. Например дневните срещи за планиране се провеждат всеки ден точно в 8:30.Във всеки случай, когато избирате времето за планиращата среща, ще трябва да се съсредоточите върху най-важните й участници. И го предписвайте предварително, за няколко часа или по-правилно дни.

Пето– регламент за плановата среща. Важно е не само да започнете срещата за планиране навреме, но и да я завършите навреме. Определете предварително реда, в който ще се обсъждат въпросите и времето, разпределено за всеки участник. Ограничете го, това ще направи отчетите кратки и максимално информативни. Например една реч е не повече от 10 минути.

Шесто- импровизирани материали. Задължителен минимумТова са химикалки и хартия за всички участници. Погрижете се сами за това предварително, за да не се налага да губите време за обсъждане в търсене на какво да пишете и в какъв формат. Може да имате нужда също от: флипчарт, проектор, екран, лаптоп, принтер. Цялото оборудване трябва да бъде подготвено и тествано предварително.

Седмо– ръководител на срещата за планиране или секретар, който ще записва процеса и резултатите от обсъждането на вашия проблем.

Формати на срещи за планиране

1. Обобщаване, информационна среща за планиране.

Такива срещи за планиране могат да се провеждат всяка седмица в началото на седмицата за ръководители на всички отдели на вашата организация.

Защо са необходими такива срещи за планиране?

2. Планираща среща – разпределение на текущите задачи.

Обикновено се провежда в началото на всеки работен ден. Форматът е очевиден - ръководителят издава задачи за деня на своите подчинени. Също така няма нужда да разтягате времето - всеки получи задачата и отиде да я изпълни.

3. Планираща среща за обсъждане на повдигнатия проблем.

Вие предварително формулирате вашия въпрос, който е формулиран за вас самия живот и текущата ситуация на вашия пазар.Изразете целта на срещата за планиране и изпратете тази информация на участниците. Помолете ги да се подготвят (ако е необходимо) по този въпрос. Предварително определете правилата и секретаря на срещата за планиране. Резултатите от срещата за планиране се изпращат на всички участници. Времето за такава планираща среща е не повече от два часа. Но има ситуации, когато е необходимо повече време. В този случай планирайте организирани почивки от 15-20 минути за чай и просто релакс. (Пригответе чай и сладки също предварително!)

4. Среща за творческо планиране.

Заявки за работа в коучинга
1) Развитие на творчески ресурс за растеж (саморазвитие, професионално израстване, бизнес развитие)
2) Разрешаване на вътрешни конфликти, преодоляване на кризи с помощта на ресурса на творчеството

2016 е време на изпитание за силата на компаниите и в тази връзка сега, повече от всякога, е необходимо всеки ден да държите пръста си върху пулса на вашия търговски екип. Представям на вашето внимание няколко основи, следвайки които вашият търговски отдел ще стане по-фокусиран и ефективен.

В добрия смисъл компанията трябва да има 2 срещи между мениджър и мениджъри: първата е обща среща, на сутрешна среща за планиране, втората е индивидуална, вечерна среща, по време на която мениджърът внимателно се задълбочава в резултатите от дейност на своите хора, анализи трудни ситуации, осигурява индивидуална мотивация. Но днес ще говорим конкретно за общата сутрешна планова среща, която е незаменим инструмент за управление на търговския отдел и поддържане на вашите служители в добра форма.

Цели на сутрешната среща:

1. Обобщаване на вчерашния ден

2. Планиране на работния ден

3. Проследяване на реалността на постигане на месечните планове и разработване на план „Б“

4. Обучение на мениджъри по конкретни примериизползване на бизнес игра

5. Проверка на енергийното ниво на мениджърите и тяхното допълнително заплащане, мотивация

Тоест за ръководителя на търговския отдел плановата среща е лакмусов тест за качеството на работата му, който ще му помогне да реагира своевременно на ситуации, които обикновено водят до неизпълнение на планове, грешки при комуникация с клиенти , или освобождаване на управители.

И така, 10 правила за ефективна сутрешна среща за планиране на ROP:

1. Периодичност.

Сутрешните срещи за планиране трябва да се провеждат не само от време на време, не когато сте в добро или лошо настроение, а всеки ден, по едно и също време. Добрата среща за планиране ще бъде ритуал за започване на работа, начало на дейност за мениджърите. В моята практика съм срещал много примери, когато лошо проведена или изобщо непроведена среща за планиране развали цялата структура на деня на мениджъра, развали настроението и уби желанието за работа.

По време на сутрешната среща за планиране мениджърите трябва най-накрая да се събудят и да уловят основната идея: Да започваме!

2. Дисциплина

Ефективната среща за планиране има ясна структура, цели и график (т.е. времето, определено за срещата за планиране). Всяко отклонение от структурата демотивира мениджърите, но спазването общи правила– дисциплинира и структурира мислите.

Срещата за планиране винаги трябва да започва и завършва навреме. 15 минути преди началото на планиращата среща всички трябва да присъстват в офиса. Всички чаени партита са преди срещата за планиране. След това е само работа.

Мениджърите трябва да са подготвени за срещата за планиране, да знаят всичките си текущи показатели и плановете си за деня, а не да броят числа на калкулатор, да отнемат време от целия екип или да се разсейват от изчисления, вместо да слушат информацията, която ROP иска да предаде на всички.

За качествена среща за планиране с бизнес игра обикновено са достатъчни 45 минути. Но, повярвайте ми, тези 45 минути могат да спестят много време в бъдеще и да донесат много по-големи финансови резултати.

3. енергия

Сутрешната среща за планиране е запалка за очите на служителите.

Ако срещата за планиране е скучна, мениджърите ще заспят още повече и няма да получите желания ефект. Не разпространявайте информацията, имайте предвид цел и структура, не позволявайте на служителите да се лутат от тема на тема или да задават въпроси, които се отнасят само до едно нещо.

Важно е да запомните, че срещите за планиране са работа в екип, а не сутрешни събирания. Дръжте вниманието на всички. Казвайте само това, което засяга всички.

4. Обучавайте своите мениджъри постоянно!

Всеки ден на вечерни срещи разбирате от мениджърите как е минал денят им, какви успехи са постигнали, какви трудности са срещнали, с какви възражения на клиентите не са могли да се справят. Сутрешната среща за планиране ви позволява да внесете най-належащите въпроси в общата дискусия.

За да направите това, трябва мениджърът да опише накратко проблема, с който не можа да се справи вчера, след което бързо повтаряте теоретичната част (например блока „аргументация чрез изчислителен метод“) и след това организирате бизнес игра , където ролята на клиент се играе от мениджъра, който не се справя със ситуацията. След това с помощта на кратка мозъчна атака целият екип измисля варианти за разрешаване на ситуацията.

Особено важно е всеки от екипа да участва активно в намирането на решения. Не давайте готови отговори; най-ефективното обучение не е теория от лидер, а намирането на идеи чрез взаимодействие.

Ежедневното обучение, допълнителното обучение и подкрепата за уменията на мениджърите ще позволят на вашите мениджъри постоянно да се развиват, да подобряват уменията си за продажби и да не се страхуват от трудностите „на полето“.

5. Постоянно следете какво е планирано

Планирането без контрол е парите на вятъра (c) древна китайска мъдрост

Мисля, че тук няма нужда да обяснявам отделно. Ако не го контролирате веднъж, след това два пъти, на третия път мениджърите или ще спрат да правят нищо, или ще започнат да лъжат.

6. Екипна мотивация

Важно е не само да идентифицирате резултатите от вчера за целия екип като цяло и за всеки поотделно, но също така да идентифицирате най-доброто и най-лошото от предишния ден и не се страхувайте да демотивирате никого с това - твърде кратко време използват се периоди и мениджърите имат шанс да се подобряват всеки ден.

Използвайте като индикатори не само финансови (колко продажби, колко пари са донесли) или показатели за активност (брой обаждания, срещи и проведени срещи), но и качествени показатели (качество на комуникацията между мениджъра и клиентите). Можете сами да слушате обажданията на мениджърите или да използвате доклади от отдела за контрол на качеството.

7. Конкретност в плановете

Мениджърът не трябва да говори само за това колко продажби ще затвори днес, колко плащания ще събере и колко срещи ще направи. Той трябва да подкрепи плановете си с конкретни имена на компании. Дори и да няма отговори от клиенти, планирани днес, мениджърът трябва да каже къде ще вземе днешния план, на кого ще се обади, при кого ще отиде, но компаниите трябва да бъдат посочени, с ясни цифри в пари и количество .

Също така е много важно да запомните, че дневният план на мениджъра трябва да отговаря на постигането на месечните цели. Ако вашият мениджър има месечен план от 1 000 000 рубли плащания, тогава той не може да планира да събира 20 000 рубли всеки ден, тъй като той просто няма да изпълни плана с тази скорост.

Поставете амбициозни планове за вашите мениджъри. Ако мениджърът се притеснява да изрази амбициозен план или се позовава на суеверието си („Няма да го кажа, за да не го прокълна“, „Ще кажа повече сега и ще ми изядете мозъка вечерта ”) - това трябва да се лекува и колкото по-рано, толкова по-добре. Обучете мениджърите да високи планове, култивират вътрешните си „граници“.

Освен това мениджърът трябва да вярва в собствените си числа, да не говори „изневиделица“, защото трябва, но ясно да разбира, че казаното от него е наистина изпълнимо и той знае как да му повлияе.

8. Проверете готовността на целия отбор

Преди да освободите вашите търговци на нов ден, проверете дали те разполагат с всички ресурси - както външни (наличие на презентационни материали, визитки, бази данни за обаждане и т.н.), така и вътрешни - искрят ли очите на всички или е необходимо да свържете се с някого? след това останете и обсъдете допълнително всички трудности, осигурете допълнителна индивидуална мотивация.

9. МощенCTA в края на срещата

Измислете някаква мотивираща фраза, която ще бъде опора за започване на работа и ще даде допълнителен тласък на енергия на вашите мениджъри. Фразата може да бъде всякаква: „Екип, давай!“ или „Да го направим!“, или „Това е, давай!“

Това е така наречената котва, която дава сигнал, че всичко, сутринта свърши, време е да бягате и да печелите!

10. Визуализация

Не забравяйте да включите резултатите от срещата за планиране в таблото, така че мениджърите да могат постоянно да виждат както своите резултати, така и общия резултат на екипа, както и процента на изпълнение на плана. Такава дъска може да изглежда така:

И като бонус, примерен контролен списък за оценка на качеството на сутрешна среща за планиране: