V podjetju z več kot eno osebo so praviloma različni oddelki - prodaja, marketing, računovodstvo itd. Naloge, ki jih rešujejo te službe, so zelo različne, različni so tudi principi njihove organizacije in delovanja. Kljub temu je mogoče opisati univerzalni algoritem, ki ga lahko uporabimo za optimizacijo katerega koli oddelka, ne glede na njegov namen in organizacijsko strukturo. To bomo zdaj storili.

Kaj je optimizacija?

Optimizacija dejavnosti je niz ukrepov, katerih cilj je izboljšati učinkovitost enote (ali podjetja kot celote). Bistvo teh dogodkov lahko izrazimo z dobro znanim motom - "Višje, dalje, bolje!". To pomeni, da zaradi izvedenih ukrepov enota začne izkazovati povečanje produktivnosti, zmanjšanje stroškov itd.

Pa začnimo. Naša naloga je opisati univerzalne faze optimizacije dejavnosti enote.

Pojav zahteve za optimizacijo

Uradna zahteva za optimizacijo lahko pride tako od vodstva podjetja kot od vodje oddelka, ki išče, »kaj bi se tu popravilo«. V skladu s tem je v drugem primeru zahteva običajno precej splošna, namenjena splošni izboljšavi sistema, v prvem primeru pa je bolj specifična, posledica nezadovoljstva s specifično zmogljivostjo enote. Na primer, vodja podjetja morda želi znižati stroške določene storitve. Zdi se, da poje preveč. Še posebej pogosto se taka želja pojavi v zvezi z enotami, ki ne vplivajo neposredno na ekonomske rezultate podjetja. Primer je kadrovska služba, še posebej, če so njene funkcije omejene na zaposlovanje.

Toda želja po znižanju stroškov še zdaleč ni edini motiv za spremembe. Najpogosteje se reče, da je delitev v trenutna oblika svojih nalog ne opravlja učinkovito.

Oblikovanje zahteve služi kot sprožilni element, z njim se vse začne. In prvi korak v tem dejanju je "Določanje poslanstva in gospodarske funkcije enote"

Opredelitev poslanstva in ekonomske funkcije enote

Morda bo ta točka povzročila največje presenečenje. Zdi se, kaj je treba določiti? Prodajni oddelek - prodaja, kurirska služba - dostavlja, oglaševalski oddelek - oglašuje. itd. Vendar pa sploh ni vse tako preprosto.

Začnimo z dejstvom, da je v današnjem ruskem poslu konceptualni aparat bolj ali manj urejen, vendar je ob uradnih dolžnostih v istem položaju še zelo daleč od poenotenja. Ljudje, ki imajo položaj z enakim nazivom v različnih podjetjih, lahko počnejo popolnoma različne stvari. Najbolj očiten primer so tržniki. Razpon tega, kar jim je mogoče naložiti – od pisanja koncepta razvoja podjetja do osebne prodaje. Enako velja za kadrovske vodje. Nekdo ima usposabljanje, motivacijo, korporativno kulturo, nekdo pa kronično brezupno zaposlovanje. In tak razpon najdemo v večini podjetij.

In zato morate, preden nekaj izboljšate, ugotoviti, kakšno mesto to nekaj zaseda v splošni zgradbi podjetja.

V skladu s tem bo odgovor na to vprašanje vključeval:

1. Opis posebnih nalog, ki jih je treba reševati na ravni te enote

2. Mesto divizije pri opravljanju celotne dejavnosti družbe

3. Opredelitev gospodarske udeležbe v celotni dejavnosti podjetja

Ko odgovarjate na ta vprašanja, poskusite upoštevati največjo jasnost in specifičnost besedila. Kljub temu se to ne dela »za predstavo«, zato beseda, kot je »Vsekako prispevati k rasti blaginje podjetja« tukaj ni primerna.

Opredelitev meril uspešnosti

Ta točka je ključna. Glede na to, kaj bo izbrano kot merilo učinkovitosti, se gradijo vsa nadaljnja dela. Praviloma se kriteriji izberejo na podlagi nalog, opredeljenih v prejšnjem odstavku. Se pravi, analiza temelji na izpolnjevanju »zakonskih ciljev« enote. Za varnostno službo je na primer opredeljena naloga »preprečevanje kraje premoženja podjetja«, kar pomeni, da bo prav to merilo za to nalogo število tatvin.

Tako nam prej oblikovane naloge dajejo možnost oceniti učinkovitost delovanja enote.

Če se soočamo z nemožnostjo vrednotenja, to pomeni, da so bile naloge napačno oblikovane, pri tem so bile narejene nejasno nesmiselne formulacije in se moramo vrniti za eno točko nazaj. Nalijte colo, začnite znova.

Toda zdaj - kriteriji so opredeljeni in naš naslednji korak bo "Vrednotenje učinkovitosti enote"

Ocena učinkovitosti enote

Tukaj je vse jasno. Vzamemo izbrana merila uspešnosti in za vsakega od njih ocenimo situacijo. Nekaj ​​je mogoče ovrednotiti v številčni obliki, nekaj po principu »zadovoljivo/nezadovoljivo«. Kot rezultat dobimo splošno poročilo o enoti, ki jasno prikazuje stanje za vsako od nalog, ki so ji dodeljene. In pozorno pogledamo to poročilo, nadaljujemo na naslednjo stopnjo - "Izjava o težavah pri optimizaciji"

Postavitev optimizacijskih problemov

Očitno tudi ta faza ni težka. Optimizirati morate tiste postavke, ki se med ocenjevanjem najbolj "pogrešajo". Optimizacijske probleme je vredno oblikovati pozitivno, t.j. kot cilj navedite želeni rezultat in ne odsotnosti nezaželenega. Preprosto povedano, naloga "skrajšanja povprečne zaposlitve na teden in pol" je prava naloga.

In zdaj, ko so vse naloge postavljene, se začne najbolj zanimivo. Namreč - "Ukrepi za optimizacijo"

Optimizacijski ukrepi

In, nenavadno, te dejavnosti začnemo skoraj enako kot pred pol strani. To je - iz analize. Toda to je še ena analiza, namenjena ugotavljanju notranjih rezerv. In začne se z "Sestavljanje splošnega seznama funkcij znotraj enote"

Priprava splošnega seznama funkcij znotraj enote

Ta seznam je najbližji podrobnemu opisu delovnega mesta, pri čemer je razlika narejena za celotno enoto kot celoto. Toda zaradi preprostosti ga je treba razčleniti glede na posamezne položaje. Tako dobimo podroben seznam funkcij, ki jih opravljajo zaposleni v enoti. In gremo naprej.

Vrednotenje uspešnosti opravljanja funkcij

Tukaj spet ocenjujemo. Ampak ne na splošno, kot prej, ampak za vsako od funkcij. In dobimo jasno sliko – katere funkcije šepajo in kako so razporejene med zaposlene.

V najpreprostejšem primeru se izkaže, da se vse okvare pojavijo v eni osebi in prava odločitev je zamenjati to osebo. Toda takšna situacija je najbolj neverjetna, saj bi bil ta saboter viden tudi brez raziskav. Zato bodo najverjetneje "popuščene" funkcije enakomerno porazdeljene med zaposlene v oddelku.

Če se izkaže, da je nemogoče oceniti delovanje funkcij, je vredno resno razmisliti o obstoječem nadzornem sistemu in o tem, ali sploh obstaja.

Ugotavljanje odvisnosti uspešnega izvajanja funkcij od subjektivnih dejavnikov

Na tej stopnji ugotavljamo, kako so težave pri uspešnosti povezane z osebnostnimi lastnostmi zaposlenih. Nekdo je na primer v življenju zelo lagoden in ima stalne težave z roki za dokončanje nalog. V skladu s tem bi bila rešitev sprememba njegovih dolžnosti v korist tistih, ki ne zahtevajo hitrih reakcij.

Določanje odvisnosti od dejavnikov znotraj enote

Glavni notranji dejavnik, ki vpliva na uspešnost dela, je delovno vzdušje v enoti. Poleg tega oba odstopanja od sredine vodita do žalostnih posledic - tako v pozitivni kot v negativni smeri. Če v enoti vlada vzdušje neenotnosti, konfrontacije in agresije, bo delo očitno zastalo v delu, ki zahteva medsebojno interakcijo. Po drugi strani pa, če je ekipa razvila "toplo", potem lahko večino delovnega časa preživimo v nenamičnih čajankah in pogovorih "za življenje".

Drugi negativni notranji dejavniki so:

1. Nezadostna avtomatizacija procesa (na primer ročno izpolnjevanje dokumentov, vzdrževanje papirnih baz podatkov itd.)

2. Podvajanje funkcij zaposlenih

3. Nejasna opredelitev delovnih obveznosti

4. Prisotnost zaposlenih z dvojno podrejenostjo

Ugotavljanje odvisnosti uspešnega izvajanja funkcij od dejavnikov zunaj enote

Poleg zgoraj navedenega morate slediti zunanji dejavniki. Pogosto negativno vplivajo na delovanje enote dejanja sosednjih oddelkov. Na primer, počasnost nabavnega oddelka je lahko posledica hitrosti, s katero računovodstvo plača izdane račune. Jasno je, da v tej situaciji ni veliko smiselno nekaj popravljati pri javnih naročilih.

Drugi primeri - ne kadrovski in marketinški oddelki, temveč vodje, katerih naloge so vključevale odobritev predloženih kandidatov in gradiva, so lahko odgovorni za neupoštevanje rokov za izbiro zaposlenega ali pripravo marketinškega načrta (nekateri vodje zelo radi "za razmislek si vzamejo nekaj tednov").

"Tempografsko kartiranje" - kartiranje časa, porabljenega za izvajanje opisanih funkcij (opazovanje)

Kopamo dalje. Zdaj se moramo oborožiti s svinčnikom, zvezkom in štoparico ter se za nekaj dni nastaniti na oddelku. Kot rezultat tega sedenja dobimo sliko o izrabi delovnega časa na oddelku – kdo koliko in za kaj porabi. Včasih se pojavijo čudne stvari. Na primer, lahko se izkaže, da se zaposleni večino delovnega časa odpravijo na hodnik do tam nameščenega skupnega omrežnega tiskalnika in nato svoje dokumente iščejo v drugih oddelkih (kjer so jih po nesreči zvlekli iz skupnega kupa).

V vsakem primeru so podatki, ki jih prejmemo, dragoceni. Iz njih takoj postane jasno, kam gredo leta našega življenja.

"Tempographic Mapping" (anketa)

Takoj po opazovalni akciji izvedemo anketo za isti namen. Zaposlene vabimo, da komentirajo, čemu namenijo večino svojega časa. Navedbe so povzete v tabeli, tabela je povezana s podatki opazovanja.

Dajanje predlogov za izboljšave (anketa)

Še en demokratičen dogodek. Zaposlene vabimo, da izrazijo svoje mnenje na temo »Kaj vas ovira pri delu oddelka in kaj bi lahko izboljšali?« Rezultati ne bodo nujno presenetili z globino analize (nekoga moti le pomanjkanje mila v stranišču), vendar je v vsakem primeru vredno poslušati mnenje "ljudi".

Poiščite priložnosti za konsolidacijo funkcij iste vrste

Analitično stopnjo lahko štejemo za končano, zdaj pa nadaljujemo neposredno z izboljšavami. Prvi od teh bo "Iskanje priložnosti za konsolidacijo podobnih funkcij." Pomen tega dogodka je, da se posameznemu zaposlenemu dodelijo enake funkcije, ki vzamejo čas različnim zaposlenim. Primerov takšnih rešitev je veliko. To je telefonski odzivnik oziroma tajnica, ki pove pot do pisarne, na katero se naročnik preklopi na koncu pogovora. To je tudi operater osebnega računalnika, ki se v računovodstvu ukvarja z vstopom primarni dokumenti, s čimer prihranimo več usposobljenih strokovnjakov iz te rutine. To so »telemarketerji« – klicatelji v prodajnih oddelkih in raziskovalci v kadrovskih agencijah. In še veliko več možnosti.

Konsolidacija funkcij omogoča prihranek časa dragih strokovnjakov in povečanje splošne produktivnosti oddelka.

Iskanje priložnosti za avtomatizacijo

Avtomatizacija je močna točka sodobnega poslovanja. Dejansko je v poslovnem procesu tipične organizacije veliko "vozlišč", ki jih je treba digitalizirati. V skladu s tem je treba ta vozlišča identificirati in ugotoviti, kako dati avtomatizacijo v službo osebi. Uvedba avtomatizacije v oddelek lahko poveča produktivnost do 100 %, saj zaposleni razbremeni rutinskega dela ter skrajša čas za komunikacijo in iskanje potrebnih dokumentov.

Ko iščete priložnosti za avtomatizacijo, se morate osredotočiti na splošne potrebe podjetja. Če namerava podjetje pridobiti enoten sistem vodenja poslovnih procesov, potem je možno, da bo z njim rešil težave oddelka. Če uvedba skupnega CRM ni načrtovana, bi ga morda bilo vredno kupiti ali izdelati standardna rešitev nivo oddelka. Vsekakor pa ostaja možnost avtomatizacije posameznih funkcij s pomočjo "samopisnih" programov, ne da bi se zavihteli na "100% digitalno upravljanje oddelka."

Iskanje priložnosti za učenje

To postavko smo postavili nazadnje, kljub dejstvu, da je v mnogih kadrovskih oddelkih "usposabljanje" v prvih vrsticah prednostnih nalog. Vendar pa je učenje učenja drugačno. In ker v našem primeru usposabljanje ni samo sebi namen, ampak sredstvo za izboljšanje, opozarjamo na naslednje točke:

1. Optimizacija dela zaradi usposabljanja osebja ni vedno mogoča, saj obstaja veliko dejavnikov, ki niso upoštevani vnaprej. Sem spadajo - nizka motiviranost zaposlenih, različne učne sposobnosti različnih zaposlenih, nezadostna usposobljenost trenerja, nezadostna prilagojenost izobraževalnega tečaja zahtevam podjetja itd.

2. Ljudje, na žalost, niso zelo odporen material. Zato so naložbe v usposabljanje upravičene le pod pogojem, da bo usposobljeni delavec v podjetju delal dovolj časa, da bo »vrnil« vanj vložena sredstva. Vendar to ni vedno tako.

Če pa študija razkrije potrebo po usposabljanju, je treba usposabljanje izvesti. Glavni pogoj, ki ga je treba v tem primeru upoštevati, je sledenje učinkovitosti usposabljanja, koliko se je učinkovitost enote res spremenila.

Ekonomska ocena možnosti optimizacije

Torej, ko smo izbrali možnosti optimizacije, pridemo do najbolj neprijetnega trenutka. Treba je namreč ovrednotiti stroške teh dejavnosti in jih primerjati s predvidenim ekonomskim učinkom. Zakaj imenujemo to stopnjo najbolj neprijetno? Da, saj se tukaj lahko razjasni neprimerljiv obseg pridobljenih stroškov in koristi. V smislu, da so stroški visoki, a koristi - žal. Toda kljub temu je ta stopnja tista, ki določa, kakšne preobrazbe je treba "začeti v življenju". In, ne glede na to, kako grenko je, je vredno neusmiljeno opustiti "izboljšave zaradi izboljšav" - preobrazbe, ki se same po sebi ne izplačajo. Ker bodo takšne »inovacije« dolgoročno vodile le v razočaranje.

In to je pravzaprav vse. Skoraj vsi. Ker bo po implementaciji izbranih rešitev treba oceniti njihovo učinkovitost. A to je že vrnitev na sam začetek naše zgodbe – »Vrednotenje učinkovitosti enote«.

Vso srečo pri optimizacijah!

Učinkovitost vsake poslovne organizacije je odvisna od možnosti pridobitve največjega dobička v minimalnih pogojih, kar je glavni pokazatelj njene uspešnosti. Optimizacija pomembno prispeva k povečanju dobičkonosnosti podjetja. Optimizacija podjetja je opredeljena kot skupek ukrepov, ki se uporabljajo za izboljšanje kakovosti in izboljšanja procesov vodenja poslovanja, katerih cilj je povečati njegovo učinkovitost v trenutnih okoliščinah. Razmislite o metodah za doseganje cilja optimizacije podjetja.

V tem članku boste prebrali:

• Zakaj potrebujete optimizacijo podjetja?
• Kako začeti z optimizacijo
• Kako z enakimi sredstvi doseči povečanje delovne učinkovitosti
• Katerim napakam se je treba izogibati pri optimizaciji podjetja

Kako začeti optimizirati svoje podjetje

Ko se lotite optimizacije podjetja, oblikujte odgovore na naslednja vprašanja:

Najboljši članek meseca

Pripravili smo članek, ki:

✩pokažejo, kako programi za sledenje pomagajo zaščititi podjetje pred krajo;

✩ povem, kaj vodje dejansko počnejo med delovnim časom;

✩ razložiti, kako organizirati nadzor nad zaposlenimi, da ne bi kršili zakona.

S pomočjo predlaganih orodij boste lahko nadzorovali vodje brez zmanjšanja motivacije.

• Kakšen posel načrtuje vaša organizacija?
• Kakšne dosežke pričakujete v enem do treh letih z optimizacijo podjetja?
• Kaj boste kupcem ponudili v prihodnjih letih (izdelke, storitve, rešitve)?
• Katere načine zaslužka na teh ponudbah vidite?
• Kakšne so vaše prednosti pred konkurenti?

Odgovori na predlagana vprašanja so zelo pomembni za oblikovanje oziroma optimizacijo strateške linije vaše organizacije. Zdaj lahko začnete z optimizacijo organizacijske strukture.

Kako izvesti analizo obstoječe strukture

Če želite ugotoviti prednosti in slabosti že obstoječe organizacijske strukture podjetja in kasnejšo optimizacijo podjetja na tem področju, morate najprej sestaviti njegovo shemo. Nato je priporočljivo narediti naslednje korake:

1. korak. Analiza sprememb v sestavi in ​​številu oddelkov pri razvoju organizacije in povezava pridobljenih podatkov z njeno učinkovitostjo.

2. korak. Analiza pomena in odgovornosti udeležencev v poslovnih procesih, produktivnosti dela posameznih zaposlenih in njihovih skupin v oddelkih.

3. korak. Analiza razpoložljivih podatkov o strukturi organizacije podjetij, ki so povezana z isto panogo kot vaše podjetje.

4. korak. Določanje seznama in števila oddelkov, ki so strateško potrebni za podjetje na podlagi rezultatov optimizacije podjetja in primerjava z obstoječo strukturo.

Korak 5. Razvoj posodobljene strukture podjetja v skladu z enim od treh načel njegove konstrukcije. Finančni izračun predvidenih stroškov in donosnosti sprememb, ki so bile izvedene pri optimizaciji podjetja. Prepoznavanje možnih tveganj med izvedbo ali ob zaključku projekta, ocena njihovega vpliva na poslovne procese podjetja in iskanje ukrepov za zmanjšanje negativnih posledic.

Korak 6. Razvoj lokalnih predpisov organizacijskega in administrativnega tipa. Izvajanje sprememb in optimizacija organizacijske strukture, vključno s številom redno zaposlenih.

3 načela za izgradnjo organizacijske strukture

Za uresničitev strateških namenov pri optimizaciji podjetja je treba rešiti nabor nalog z lastnimi cilji in obdobjem za njihovo doseganje. Poznavanje teh nalog vam omogoča, da določite potrebno količino in vrsto virov. Hkrati je pomembno izpolniti izbrani princip oblikovanja oziroma optimizacije organizacijske strukture podjetja.

Načelo 1. Glavni notranje povezani procesi v podjetju določajo oblikovanje njegovih oddelkov in delovnih mest zaposlenih. Vsak oddelek zaseda svoje mesto v poslovnih procesih organizacije in skrbi za njihovo izvajanje. Značilnosti poslovnega modela podjetja, prepoznavanje glavnih zaporedij procesov in analiza delovanja vsakega od oddelkov znotraj teh procesov so nujni pogoj za izvajanje tega načela, ki prispeva k optimizaciji dejavnosti podjetja.

Načelo 2. Odgovornost vodje ni razdrobljena in sega na rezultate vseh povezanih procesov. V tej situaciji postanejo medfunkcijski ali celoviti procesi v pristojnosti določenega vodje ali vodstvene skupine z vzpostavljenim proračunom, oblikovanimi pooblastili in materialno bazo. Tako lahko skrajšate čas za izvedbo projektov za optimizacijo podjetja, zvišate ceno izdelkov, se izognete dejavnikom, ki povzročajo neupravičene izgube: nedoslednost v ravnanju zaposlenih, notranji spopad med njimi zaradi vpliva, položaja in materialnih prednosti. .

Načelo 3. Določujoči parametri za oblikovanje enot uveljavljene sestave in količine pri optimizaciji podjetja naj bodo njegovi cilji, določeni za določeno obdobje, in obstoječa materialna baza. Dejstvo je, da struktura domačih gospodarskih organizacij in kader njihovih zaposlenih ne določajo njihove naloge, pa tudi strateške. V razmerah nenehnih in nepredvidljivih tržnih sprememb postaja vzdrževanje obstoječe strukture in kadrov predrago. Hkrati je enkratno močno zmanjšanje števila zaposlenih kot metoda optimizacije podjetja preobremenjeno z zmanjšanjem zaupanja zaposlenih v vodstvo. V zvezi s tem bo najučinkovitejši korak, ki bo pripomogel k optimizaciji dela podjetja, pregled kvantitativne in kvalitativne sestave njegovih oddelkov v skladu z novimi cilji, ki so bili zastavljeni za naslednje obdobje, ter razporeditev najvrednejših. zaposlenih na najpomembnejša področja dejavnosti.

Kako optimizirati poslovne procese

Optimizacija podjetja je opredeljena kot medsebojno povezovanje različnih poslovnih procesov. Prav kršitev odnosov v poslovnih procesih običajno postane vir konfliktnih situacij in vročih razprav na operativnih sestankih podjetja. Njihova odprava je možna le s posredovanjem generalnega direktorja. Menedžerji se bodo lahko vrnili v enotnost le, če bodo vsa nesoglasja okarakterizirana in urejena.

Kakšna je potreba po optimizaciji poslovnih procesov podjetja?

Prvič, poveča se jasnost dejavnosti podjetja. Možno je optimizirati delo podjetja, izboljšati regulacijo in nagrajevanje zaposlenih itd.

Drugič, obstaja možnost uravnoteženega izbora procesov, namenjenih avtomatizaciji. Potrebuje le tisto, kar pomembno vpliva na dobičkonosnost organizacije in materialni učinek njenega delovanja, torej prispeva k optimizaciji njenega dela. Napačno je sprožiti avtomatizacijo manj pomembnih procesov.

Tretjič, povečuje se razumevanje zaposlenih o strateških ciljih in ciljih organizacije, izboljšuje se sistem njenega vodenja.

Četrtič, kakovost prodanih izdelkov se povečuje. Nujno je, da vsak proces podjetja prispeva k izboljšanju te kakovosti. Tudi v primeru manjše napake je pomembno ugotoviti njen vzrok, najti proces, katerega pomanjkljivosti povzročajo izgube. Iskanje problematičnih področij procesa prispeva k znatni optimizaciji celotnega rezultata dela podjetja z najmanj truda. Najprej je treba optimizirati procese, ki v večji meri vplivajo na rezultat.

Kdaj urediti poslovne procese

Večstranske značilnosti poslovnih procesov različnih podjetij morda ne bodo imele vedno pozitivnega učinka. Po izkušnjah je treba procese obvezno urediti v naslednjih primerih:

1. Ko naj bi delovanje podjetja zaradi njegove optimizacije postalo bolj pregledno in obvladljivo.

2. Če podjetje vodi vodja zaposlovanja, se njegov vodja zamenja ali se njegovo podjetje proda. Novi lastnik bo moral pridobiti opis poslovnega procesa kot popis premoženja, ki ga je treba sestaviti za akt o prenosu morebitnega premoženja.

3. Kdaj so implementirani informacijski sistemi (ERP sistemi itd.). Ne zahteva le karakterizacije, temveč tudi reinženiring poslovnih procesov, da bi jih optimizirali.

4. Ko nastane združeni holding. Primer bi bilo podjetje za prodajo pohištva, ki pridobi tovarno pohištva in žago ter nato ustanovi vertikalno podjetje. Optimizacija novega podjetja je možna le v primeru jasno urejenih in optimiziranih procesov.

5. V nekdanjem državnem podjetju. V tovrstnih organizacijah so poslovni procesi dolga leta shranjeni v spominu vodilnih odgovornih strokovnjakov - inženirja ali tehnologa. Ob potopitvi v preteklost sovjetskih časov je vedno manj strokovnjakov, katerih znanje gre zraven in se ne ohranja v fiksnih značilnostih.

Kdaj je opisovanje poslovnih procesov neučinkovito?

Prvič, upravljanje zelo majhnih podjetij. Označevanje procesov kot metode optimizacije dela podjetja je zelo drag posel, končni sklepi pa so pogosto zelo splošni. Na primer, rezultat dolgega opisa, ki je bil izveden z namenom, da se organizacija izpelje iz krize, je priporočilo za zamenjavo namestnika generalnega direktorja. Poleg tega se spremembe v majhni organizaciji zgodijo tako hitro, da dragi opis kot metoda optimizacije dela podjetja izgubi pomen že v obdobju izvedbe.

Drugič, nasprotno, v zelo velikih podjetjih (5-6 tisoč zaposlenih). Za izčrpen opis obsežnih poslovnih procesov za optimizacijo podjetja bodo potrebne posebne tehnološke rešitve, čas in materialni stroški. Bistveno učinkovitejša v organizacijah te vrste je lahko na primer metoda karakterizacije organizacijskih in funkcionalnih struktur.

Tretjič, če organizacija nima notranjih virov (vodje ustreznih kvalifikacij). Tudi če se bo po mnenju svetovalcev optimizacija poslovnih procesov podjetja zdela idealna in univerzalna rešitev za vse težave, bo treba najprej poskrbeti, da ima podjetje zaposlenega, ki je podkovan v to problematiko. Če podjetje nima takšnega strokovnjaka, svetovalec ne bo imel koristi, saj nihče ne bo mogel razumeti diagramov poslovnih procesov, ki jih je sestavil, da bi jih optimiziral.

Kako opisati obstoječe poslovne procese

Ločitev naloge v ločen projekt. V podjetju je treba oblikovati posebno skupino strokovnjakov in med njimi izbrati vodjo projekta. Vodja mora imeti ustrezen položaj in možnosti za svoj položaj.

V primeru opisovanja poslovnih procesov zgolj z namenom, da se potencialnemu investitorju prikaže transparentnost podjetja, se lahko projekt optimizacije dodeli namestniku generalnega direktorja. Pravo reorganizacijo in optimizacijo podjetja lahko vodi le prva oseba. Če se funkcija vodenja optimizacije dejavnosti podjetja prenese v pristojnost enega od zaposlenih, naloga ne bo dokončana, saj njeno izvajanje zahteva usklajevanje ukrepov različnih oddelkov podjetja, ki se lahko izvaja le ven mimo generalni direktor. Zato lahko le on vodi izvedbo projekta optimizacije podjetja z opisom poslovnih procesov.

V idealnem primeru bi morali za opis poslovnih procesov za optimizacijo dejavnosti organizacije sodelovati tako zunanji strokovnjaki kot redno zaposleni v podjetju. Dodeljevanje zunanjih svetovalcev za dokončanje celotne naloge lahko vključuje tveganje morebitne odvisnosti. Uporaba samo lastnih zaposlenih za optimizacijo poslovnih procesov vodi v njihovo odvračanje od svojih glavnih dejavnosti ter velike časovne in materialne stroške za njihovo usposabljanje. Zato interakcija zunanjih in notranjih strokovnjakov daje najboljši učinek za optimizacijo dela podjetja. Vendar je treba spomniti, da morajo njihove kompetence imeti stične točke. To pomeni, da bi morali vključeni strokovnjaki preučiti posebnosti delovanja organizacije, njeni vodje pa naj preučijo tehnologijo za opis procesov.

Agitacija in propaganda znotraj podjetja. Učinkovit korak pri optimizaciji dela podjetja bo organizacija seminarja za vodstveno ekipo. Posledica njegove odsotnosti bodo nesoglasja in konfliktne situacije, ki bodo trajale do konca projekta.

To je zato, ker opis procesa jasno prikazuje delo vsakega oddelka podjetja. Za zaposlene to ni vedno pozitiven razvoj. Lahko se na primer izkaže, da je število procesov v enem oddelku bistveno večje kot v drugem, čeprav se njegov vodja pogosto pritožuje nad pomanjkanjem sredstev. Prav tako delavci izgubijo občutek nepogrešljivosti in se začnejo bati za svoje delovno mesto. Ko zaposleni v celoti opiše svoj delovni proces, ga lahko odpusti in nadomesti z mlajšim specialistom. Poleg tega se lahko med izvajanjem projekta opisovanja poslovnih procesov z namenom optimizacije podjetja izkaže, da pride do izmenjave funkcij med oddelki ali oddelki, ne da bi vedeli, da se ukvarjajo z isto vrsto dejavnosti.

Zaradi tega je pomembno spodbujati sodelovanje med člani osebja in zunanjimi svetovalci skozi celotno življenjsko dobo projekta. Treba je prikazati rezultate vsake faze izvajanja te metode optimizacije dela podjetja, prisluhniti zaposlenim, organizirati izobraževanje, razložiti in prepričati.

Predhodno seznanitev s podjetjem. Če najamete svetovalce za optimizacijo vašega podjetja, jih morate predstaviti njegovi vodstveni ekipi, jim omogočiti, da se seznanijo z dokumentacijo, pravnim okvirom in navodili organizacije ter z obstoječimi praktičnimi izkušnjami. Prav tako je odgovornost svetovalcev, da vse opise delovnih mest združijo v en elektronski dokument in opišejo vse obstoječe procese. Status procesa bi morale pridobiti vse funkcije zaposlenih, vključno z, na primer, zagotavljanjem vzdrževanja zadostne količine zalog v skladišču. Te rezerve mora nekdo uporabiti – tako en proces preide v drugega in najdejo se njihove stične točke.

Praktične dnevne aktivnosti zaposlenih v vsem ne sovpadajo z opisom delovnega mesta, zato je za optimizacijo dela oddelkov pomembno preučiti praktične dnevne aktivnosti zaposlenih v podjetju na njihovih delovnih mestih.

Intervju. Svetovalci zaposlenim postavljajo vprašanja o njihovih dejavnostih na delovnem mestu. Odzive zaposlenih ti pretvarjajo v koncepte poslovnih procesov. Svetovalci lahko več dni komunicirajo z zaposlenimi v podjetju, da bi razjasnili, popravili in podrobno opisani procesi. V najdenem nizu procesov se začne iskanje skupne točke, medsebojne povezave, procesi se po analogiji z elektriko združujejo v verige, v nastali verigi poteka iskanje "prelomov". Iskanje prekinitev v verigi je pomemben korak pri optimizaciji poslovnih procesov podjetja; proces, ki ni povezan z nobenim od obstoječih, je za podjetje odveč in mu ne koristi.

Ribo očistimo z repa

Mihail Gordejev, tehnični direktor, Euromanagement, Moskva

1. Za optimizacijo podjetja je pomembno, da poslovne procese naredimo »toge«, torej ohranimo obstoječi model nespremenjen. Optimizacija poslovnih procesov ne bo izvedljiva, če trenutnih procesov ne bo mogoče opisati (tudi zaradi nenehnih sprememb v njih), v tem primeru lahko začnete graditi procese iz nič.

2. “Ribo očistijo z repa”, kar pomeni, da je treba oceniti optimalnost dejavnosti od podrobnosti do splošnega – tako, da najdemo pomanjkljivosti, jih združimo v medsebojno povezane komplekse in jih čim prej popravimo za optimizacijo.

3. Obstaja velika verjetnost, da odpravljanje ene vrste težave negativno vpliva na druge vidike procesa. Treba je biti sposoben predvideti takšne posledice optimizacije dejavnosti podjetja, oceniti prednosti in slabosti ter narediti razumno izbiro.

4. Popolnoma organizirani delovni procesi ne najdejo pozitivnega odziva delavcev. Učinkovita optimizacija dejavnosti podjetja prispeva k povečanemu izkoriščanju izvajalcev, zato se zaposleni aktivno upirajo spremembam.

Metodologija za opis poslovnih procesov

Glavna vprašanja, na katera je treba odgovoriti pri opisovanju poslovnih procesov, da bi optimizirali delo in strukturo podjetja, so naslednja:

• Kaj je začetek in konec procesa?
• Kateri so postopki, ki sestavljajo postopek?
• Kdo je izvajalec vsakega od njih?
• Kakšni so rezultati vsakega postopka?
• Kdo je prejemnik rezultata in kako se uporablja?

Pomembne točke so tudi načini oddajanja informacij in njihovi nosilci. Na primer, verbalni prenos informacij lahko deluje kot "gluhi telefon" ali, še huje, sploh ne deluje. To lahko postane tudi področje za optimizacijo dela podjetja.

Katere vire idej za optimizacijo poslovnih procesov je mogoče uporabiti

Prvi vir so strokovnjaki in strokovnjaki vašega podjetja. Status najboljše prakse (iz angleščine - najboljše, napredne izkušnje, uspešna praksa) ni bil določen s prvotnim načrtom večine danes delujočih podjetij, ampak se je oblikoval v procesu njihovega razvoja. Nastal je kot posledica izboljšanih in zapletenih procesov, ki so nastali kot posledica optimizacije dejavnosti podjetja, kreativnih idej zaposlenih, ki so predlagali uvedbo novih funkcij itd. Takšna podjetja imajo kreativno osebje, ki vidi pomanjkljivosti in izgube, ki jih povzročajo, vendar ne ukrepajo za optimizacijo dela, ker nimajo pooblastil za izboljšanje. Zavedajo se dolžine birokratskih zamud pri implementaciji novega in se lahko to odkrito izrečejo na kateri koli skupščini. Vendar njihovega mnenja ne bodo upoštevali zaradi nepripravljenosti ničesar spremeniti. Optimizacija dela podjetja postane za takšne zaposlene priložnost, da spregovorijo, oblikujejo svoje ideje, lastno stališče do trenutnega stanja in načine za njegovo izboljšanje.

Drugi vir so zunanji vzorci, standardi. Standardne divizije, kot so računovodstvo in skladišča, so že več desetletij del ogromnega števila podjetij. Vendar pa vsak ruski menedžer, ki organizira svoje podjetje, ponovno ustvari svoje skladišče in računovodstvo, torej svojo ustvarjalno energijo porabi za izum, ki je bil že ustvarjen pred njim. Morda celo neuspešno. Vendar pa je za optimizacijo dela podjetja bolje uporabiti ustvarjene in izboljšane modele. Obstajajo cele knjižnice, v katerih so predstavljeni modeli značilnosti standardnih poslovnih procesov. Obstajajo standardizirani podatki, vključno s številom zaposlenih v računovodstvu podjetja.

Tretji vir je najboljša praksa. Skupaj s celim gibljivim svetom so tudi poslovna podjetja v nenehnem gibanju, iščejo in stremijo k odličnosti. Za optimizacijo dejavnosti lastnega podjetja se lahko in se morate seznaniti z izkušnjami drugih uspešnih organizacij, na primer Johnson & Johnson, in implementirati najboljšo prakso na lastni bazi.

Pogoste napake pri optimizaciji poslovnih procesov

Napačna naloga. Glavno pravilo je natančna in pravilna izjava o problemu: kaj je treba storiti za optimizacijo podjetja, v kakšnem času in kakšen rezultat je treba doseči. Takojšnje izboljšanje verjetno ne bo prineslo karakterizacije poslovnih procesov (razen če opis razkrije jasno zmedo ali ponavljajoče se funkcije oddelkov). Za optimizacijo dela podjetja se je treba odločiti, v kakšen rezultat naj bo usmerjen razvoj podjetja.

Na primer, nesmiselno je opisati procese računovodskega oddelka, če vaša organizacija nima dohodka. Razlog za nizko donosnost dela je treba iskati v enoti, ki je odgovorna za prodajo izdelkov. Z optimizacijo dela te problematične enote se bo izboljšalo tudi delo drugih, tudi računovodstva. Zato je opis poslovnih procesov faza v obsežni kampanji za optimizacijo vodenja podjetja.

• Servisna pogodba: tipične napake, pomembni pogoji

Nesorazmerne naloge in napori. V praksi obstajajo opisi procesov, ki niso povezani z glavnim ciljem organizacije (na primer interakcija vodje s sekretarjem, da bi prišli do namestnika). Jasno je, da opis takšnega procesa nima nobenega smisla za optimizacijo dela podjetja, je vsebinsko in stroškovno napačen.

Napačna izbira opisnih sredstev. Za opis poslovnih procesov z namenom optimizacije dela podjetja se uporabljajo programi različnih zmogljivosti. Njihovi stroški se izračunajo v razponu od 100 do 100 tisoč ameriških dolarjev. Očitno je treba zmogljivost pridobljenega programa povezati z obsegom podjetja. Tako je pridobitev močnega programa s strani majhnega podjetja neupravičena. Program je izbran glede na finančne zmožnosti podjetja in naloge, ki naj bi jih rešili z optimizacijo poslovnih procesov podjetja. Glede na izkušnje lahko razmeroma preproste rešitve, kot je BP Win2, pomagajo doseči cilje tudi v velikih podjetjih. Vsekakor je programska oprema le pomožni element. Odločilno vlogo ima kakovost organizacije procesa optimizacije podjetja.

Optimizacija poslovnih procesov je sistematična in trajna naloga

Alla Bednenko, Direktor kadrov, Ekonika-obuv, Moskva

V razmerah intenzivnega razvoja organizacije je njen vodja prisiljen redno optimizirati svoje dejavnosti. Tako smo se odločili delovati v naši organizaciji. Naročnik projekta optimizacije podjetja je bil generalni direktor podjetja Ekonika-obuv, njegov kustos je bil podpredsednik korporacije Ekonika. Direktor kadrov je postal vodja projekta.

1. Cilji. Cilji našega projekta optimizacije poslovnih procesov so bili: prepoznavanje procesov, ki jih je treba izboljšati, prilagajanje strateškim ciljem organizacije in priprava na uvedbo celovitega avtomatiziranega sistema vodenja poslovanja.

2. Faze projekta. Za izvedbo projekta optimizacije podjetja so bili izvedeni naslednji koraki:

• oblikovanje obstoječega modela poslovnih procesov;
• oblikovanje želenega modela poslovnih procesov (s določitvijo glavnih parametrov učinkovitosti glavnih oddelkov organizacije);
• načrtovanje predlaganih prilagoditev in oblikovanje projektnih nalog za razvoj in implementacijo korporativnega informacijskega sistema;
• generiranje idej za avtomatizacijo delovnih procesov podjetja;
• optimizacija poslovnih procesov podjetja kot takih, torej njihovo izboljšanje.

3. Merila za vrednotenje rezultatov projekta. Prvotno je bilo opredeljeno naslednje:

• minimiziranje časa, osebja, materiala in finančni stroški(merjeno v %);
• povečanje kakovosti in pravočasnosti poročil vodij (v %);
• zmanjšanje zunanjega vpliva na rezultate dejavnosti družbe (v %);
• povečanje osredotočenosti na interese strank vsakega od oddelkov podjetja (na raven 8-9 od 10 točk) za izpolnitev načrta prihodkov od prodaje in optimizacijo dejavnosti podjetja;
• rast poslovne uspešnosti.

4. Ekipa. Projekt optimizacije poslovnih procesov podjetja je vodila vodstvena ekipa sedmih ljudi. Sestavljali so ga direktor marketinga, pomočnik generalnega direktorja družbe, vodja službe informacijske tehnologije in vodja službe za izterjave.

Usmerjevalna skupina je razvila projektne naloge, oblikovala zahteve za projekt optimizacije poslovnih procesov podjetja, podpisala pogodbe z zunanjimi strokovnjaki in ustvarila pozitivne pogoje za njihovo delo, dogovorila urnik dela in oblikovala parametre učinkovitosti projekta. Skupinski sestanki so potekali tedensko.

Druga delovna skupina za optimizacijo je vključevala 10 najvišjih menedžerjev organizacije. Skupina je dobila naslednje naloge:

• pridobivanje veščin za izvedbo optimizacijskega projekta;
• izbor in analitični pregled dokumentov in informacij za optimizacijo;
• ustvarjanje doslednega stališča;
• odobritev in izvajanje sprememb.

Majhne skupine zaposlenih so se srečevale dvakrat ali trikrat na teden, da bi razpravljale o možnih spremembah v različnih procesih. Tako je bilo mogoče v razpravo o predlaganih spremembah vključiti celotno osebje.

5. Izvedba projekta. Izvedba projekta, katerega cilj je optimizacija dela družbe, poteka že osem mesecev. Na tej fazi potekajo preobrazbe. Predvidevamo, da je obdobje izvajanja optimizacijskega problema približno dve leti. Ko bo sprejeta struktura informacijskega sistema holdinga, se bodo začela dela na oblikovanju tehnične naloge za optimizacijo informacijskega sistema celotne korporacije kot celote.

6. Rezultati. Za danes kot glavni dosežek štejemo oblikovanje želenega modela poslovnih procesov, usklajen položaj vodstvenega osebja organizacije. Poleg tega smo pridobili jasno razumevanje vrste organizacijske strukture, potrebne za učinkovito izvajanje poslovnih ciljev. Izvedena je bila optimizacija financ, potek oblikovanja zbirk, zalog in logistike.

Izkušnje z optimizacijo dela podjetja dokazujejo njegovo dostojno organiziranost. Lahko pa bi bil rezultat še boljši, če bi v organizacijo za nedoločen čas zaposlili specialista s področja poslovne analize; njegov poklicni pogled notranji procesi podjetja bi obogatila zaključke povabljenih svetovalcev. V idealnem primeru bi moral glavni izvršni direktor večino svojega delovnega časa - približno 80 % - nameniti tej pobudi. Za našo organizacijo se je ta naloga izkazala za nemogočo, saj se ukvarjamo tudi z vprašanji upravljanja s kadri (trenutno je število zaposlenih približno 800 ljudi).

Vodilni zapisnik: 10 stvari, ki jih ni treba storiti za uspešno optimizacijo podjetja

1. V procesu optimizacije podjetje ne spreminja vrstnega reda dejavnosti po njegovi odobritvi.
2. Ne izpostavljajte nepotrebnega dostopa do informacij sheme.
3. Ne zavrnite možnosti dodatnega usposabljanja ali poučevanja osebja podjetja.
4. Ne odlašajte z razvojem prednostnih dokumentov za optimizacijo dejavnosti podjetja.
5. Ne oklevajte in se pripravite na sodni postopek.
6. Ne zamudite ocene ciljne upravičenosti optimizacije podjetja.
7. Ne uporabljajte preveč standardiziranih struktur v podjetju.
8. Ne uporabljajte shem, ki jih posebej nadzoruje država.
9. Ne sodelujte z nezaupljivimi partnerji ali nezakonitimi optimizatorji, da bi optimizirali podjetje.
10. Ne dovolite, da se shema uporablja brez jasnega in utemeljenega poslovnega namena.

Načini za optimizacijo stroškov podjetja

Stroški so v vsakem poslu neizogibni, spodbujajo normalno delovanje in delovanje podjetja. Hkrati zakon donosnosti zahteva optimizacijo in povečanje učinkovitosti stroškov, to je vzajemne donosnosti vsakega porabljenega rublja. Takšen cilj bo upravitelju pomagal preprečiti nerazumne stroške. Vendar optimizacija stroškov podjetja ni očitna vsakemu direktorju. Tu so tri osnovna načela dela, ki vam bodo pomagala preprečiti nepotrebne stroške.

Načrtovanje Pogosta napačna predstava mnogih menedžerjev je povezovanje optimizacije stroškov v podjetju s budnim nadzorom obstoječih denarnih tokov. Vendar se vir teh pojavov ne upošteva. denar. Če bo upravljanje potekalo izključno na ravni plačil, podjetju grozi trajno pomanjkanje sredstev, pogosti uporabi kreditnega sistema pa lahko sledi stečaj. Eden od načinov optimizacije odhodkov podjetja s povečanjem učinkovitosti minimizacije stroškov je obračunavanje prihodkov in odhodkov. Načrtovanje za oba sistema je potrebno vnaprej in bo pripomoglo k optimizaciji stroškov. Dobro je, če ima upravitelj natančen načrt višine prihodkov in odhodkov, razporejenih po mesecih, četrtletjih in letih. Glede na perspektivo – kratkoročno ali dolgoročno – se lahko projekti za vlagatelje zdijo dragi ali zelo donosni.

Nadzor. Upravitelju morate zagotoviti popolne in resnične podatke o vašem podjetju. Informacije ne morejo biti olepšene, ampak izključno objektivne. Nadzor stroškov se začne takoj, ko so obračunani. Pogosto podjetja celo oblikujejo posebno enoto za znižanje stroškov in optimizacijo stroškov podjetja, zaposlenih v enoti

• opredeliti parametre, ki vplivajo na stroške;
• nadzorovati izvajanje predpisov tehnoloških procesov nastala med ustanovitvijo organizacije;
• izračunati najboljšo obremenitev proizvodnih delavnic podjetja;
• ugotoviti okoliščine, ki prispevajo k motnjam v delu podjetja;
• preverite postopek razkladanja ali prejema blaga za okvare;
• nadzor nad zalogami.

Naslednji korak pri optimizaciji stroškov podjetja je analiza in izboljšanje sheme porabe, to pomeni, da zaposleni samostojno načrtujejo znižanje odkritih stroškov, ki jih nato prouči in po možnosti odobri vodja. Takšno načrtovanje lahko vključuje centralizirano pridobivanje glavne surovine, povečanje učinkovitosti interakcije s strankami itd.

Disciplina. Proračun podjetja vsebuje informacije o strategiji za optimizacijo stroškov in zmanjševanje stroškov, ki jih nato odobri njegov vodja. Kršitev teh pravil je praktično nemogoča. Spremljanje izvajanja tega pravila je v pristojnosti finančnih oddelkov podjetja. Spremljati morajo veljavnost stroškov in zavreči nepotrebne stroške. Odredba vodje podjetja potrjuje strogo materialno disciplino; v skladu s tem redom je odločanje o stroških v pristojnosti enega ali več odgovornih strokovnjakov, ki jih imenuje direktor.

10 pravil za boj proti stroškom

1. Pri optimizaciji stroškov podjetja je pomembno, da stroškov ne zanikamo povsem, ampak jih znamo obvladovati. Včasih je lahko koristno zvišanje stroškov.

2. Upoštevati je treba "zakon učinkovitosti" - vsak delež stroškov naj daje največji dobiček ali pa je treba stroške čim bolj zmanjšati.

3. Poraba je lahko posledica delovanja in njegove odsotnosti.

4. Pri optimizaciji stroškov podjetja se je treba izogibati maksimalizmu. Pozitiven rezultat je celo rahlo zmanjšanje porabe ali fiksna raven.

5. V boju proti prevelikim stroškom z namenom optimizacije podjetja ni nepomembnih podrobnosti. Ne bojte se obtožb o skrupuloznosti in norosti. Zaposleni se morajo naučiti varčevati s potrošnim materialom - papirjem, elektriko, vodo itd. Varčevanje v malem bo zagotovilo spretnost ekonomičnega odnosa do velikih stroškov in bo prispevalo k njihovi optimizaciji.

6. Znižanje in optimizacija stroškov podjetja ni izvedljiva brez dodatnih stroškov.

7. Stroški niso samo odveč; obstajajo stroški, ki ščitijo pred večjimi izgubami (na primer plačilo zavarovalnih storitev, varovanje in izboljšanje kakovosti dejavnosti podjetja).

8. Delo za optimizacijo stroškov podjetja nima konca, izvajati ga je treba skrbno in sproti.

9. Vsak zaposleni mora aktivno sodelovati v boju proti stroškim, da bi optimiziral delo podjetja v skladu s svojo individualno funkcijo.

10. Boj proti stroškom podjetja in optimizacija njegovih stroškov zahteva redno pisno beleženje opazovanj, skrbne izračune in nezaupljivost. Vsaka opažena nepopolnost in kakršna koli nova ideja optimizirati uspešnost podjetja. Če vaši podrejeni ne podpirajo svojih zaključkov s številkami, jim ne zaupajte in preverite številke, če dajejo te številke. Vaša natančnost in izbirčnost sta ključ do zmage pri preprečevanju nepotrebnih stroškov.

Štiri rešitve za optimizacijo, ki so izboljšale zmogljivost za 5,5x

Jaroslav Ivanov, generalni direktor Kurske tovarne električnih aparatov (KEAZ)

Malo manj kot 9 let sem bil vodja tovarne električnih aparatov Kursk in v tem obdobju sva z vodstveno ekipo premagala težko situacijo organizacije, povečala raven dobička za 516 % in povprečni zaslužek za 440 %. V tem članku bom razkril najučinkovitejše metode finančne rasti in optimizacije stroškov podjetja brez vključevanja materialnih virov tretjih oseb.

1. rešitev: Ustvarite konkurenco med prodajalnami in zunanjimi dobavitelji

Z namenom optimizacije naše dejavnosti smo dali pobudo za ustanovitev nove divizije podjetja za upravljanje zunanje opreme. Namen oddelka je pritegniti dobavo drugih organizacij komponent, ki so cenejše od tistih, ki jih proizvajamo v lastnem obratu.

2. rešitev: dvig inovativnosti na višjo raven

Ideje je mogoče predstaviti po fazah: sestavite aplikacijo, izračunajte rezultat, implementirajte, nagradite avtorja učinkovite ideje za optimizacijo dela podjetja. Po temeljiti študiji vsake faze je optimizacija podjetja začela prinašati pozitivne rezultate.

• Crowdsourcing: kako ga narediti učinkovito orodje za podjetja

Prijavnica. Za aktiviranje procesa racionalizacije in optimizacije dela podjetja smo v osebne KPI-je vodij oddelkov uvedli indikator števila predloženih idej s strani zaposlenih. Ob koncu vsakega četrtletja se rezultati seštejejo. Četrtletna rast števila formaliziranih in predloženih racionalizacijskih idej vpliva na 10 % variabilnega dela plače vodje enote.

Izračun učinka. Pred optimizacijo dela podjetja postopek ugotavljanja nabavne cene ni bil dovolj jasen. Prenos poslovodnega računovodstva v avtomatiziran format za ugotavljanje komercialnih rezultatov je postal veliko lažji.

Izvedba in nagrade. V primeru sprejetja in odobritve ideje, njeno izvedbo izvajajo strokovnjaki s področja tehnologije, oblikovanja in drugi pristojni zaposleni v podjetju na tem področju. Ekipe te vrste, oblikovane za omejen čas, prejmejo nagrado za sodelovanje pri izvedbi racionalnega predloga in optimizacije podjetja v višini do 15 % celotnega gospodarskega rezultata. Avtorji idej prejmejo do 10%. Tak sistem nagrajevanja prispeva k kopičenju v organizaciji velikega števila idej za optimizacijo dejavnosti podjetja, od katerih lahko številne v nekaj letih zmanjšajo stroške za 3-5 milijonov rubljev.

3. rešitev: Naj se nadzorniki trgovin počutijo kot podjetniki

Preden sem začel voditi podjetje, je oddelek za delo in plače (OTiZ) vsak mesec zaposlenim obračunaval dodatna plačila v skladu s standardi. Ti doplačili so povzročili spore med proizvodnjo in to enoto. Standardi so omejili višino plačil, zato nihče ni poskušal preseči standardov, tudi če bi se pojavila taka priložnost.

Za optimizacijo podjetja v trenutnem okolju smo uporabili naslednje metode.

1. Obstoječa zakonska delovna intenzivnost je bila vnesena v bazo podatkov podjetja. Ta način reševanja problemov je bil edini, saj ima podjetje 40 tisoč delujočih delovnih standardov, vseh procesov ni bilo mogoče časovno določiti.

2. Zaposlenim v podjetju je bilo zagotovljeno ohranitev obsega plač, če je bila načrtovana delovna intenzivnost presežena.

3. Družbe za upravljanje delavnic so se izobraževale o osnovah finančne pismenosti; pridobljeno znanje jim je omogočilo oblikovanje lastnih materialnih skladov (»notranje zaloge«). Šef se je naučil odlagati sredstva, ki bi jih lahko porabili za plačilo zaposlenih, tudi če bi začasno zmanjšali dobiček, s čimer so ohranili stabilen dohodek za podrejene.

4. Družbe za upravljanje trgovin so prejele pooblastilo za samostojno najemanje in odpuščanje strokovnjakov. Vodje trgovin so se tako spremenili v prave poslovneže in posledično svoj odnos do poslovanja spremenili v bolj ekonomičen.

4. rešitev: Spreminjanje korporativne kulture

Glavna točka posodobljene in urejene korporativne kulture podjetja za optimizacijo strukture podjetja je bila želja zaposlenih po povečanju učinka dejavnosti in ne po porabi razpoložljivih virov. Temeljno smo prepričani, da se mora učinkovitost iz dneva v dan večati, da finančnih sredstev organizacije ne morejo eni razdeliti in si drugi prisvojiti.

• Izobraževanje prodaje: kaj morate vedeti pred začetkom

Rezultati. Povečanje produktivnosti menimo, da je naš glavni dosežek. V manj kot 9 letih se je dohodek povečal približno 5-krat: s 500 milijonov rubljev s številom redno zaposlenih 2000 ljudi na 2 milijardi rubljev s številom redno zaposlenih 1,5 tisoč v letu 2014. Dohodek zaposlenih povečala, čeprav je delež dela v nabavni ceni ostal enak .

Optimizacija podjetja je zapleten in delovno intenziven proces. Vendar pa je vedno ploden v smislu povečevanja produktivnosti in delovne učinkovitosti, ki podjetju zagotavlja stabilen položaj na trgu, kar je še posebej pomembno v kriznem obdobju. Pri nas optimizacijo podjetja običajno ne razumemo kot povečanje produktivnosti dela, temveč kot zmanjševanje zaposlenih. To razlago optimizacije podjetja lahko primerjamo z željo po izgubi teže ne z različnimi vrstami telesne dejavnosti, temveč z zmanjšanjem telesne teže z odstranjevanjem odvečne maščobe. Maščoba pa se bo kmalu vrnila, če se po odstranitvi ne ustvarijo pogoji za preprečitev njenega pojava. Učinkovito zgrajeno podjetje je sposobno biti uspešno in se razvijati brez kreditnih posojil v katerem koli gospodarskem okolju.

Podatki o avtorju in podjetju

Mihail Gordejev, Direktor tehnologije pri Euromanagementu, Moskva. Nenehno eno vodilnih svetovalnih podjetij v Rusiji, ki zavzema vodilni položaj na področju organizacijskega, vodstvenega in kadrovskega svetovanja, zaposlovanja (po podatkih Inštituta za strateške analize in razvoj podjetništva, Ruskega združenja menedžerjev, Expert RA, Dengi, bonitetne agencije Profile) , Unipravex). Podjetje zagotavlja sistemska rešitev vodenje in kadrovske naloge organizacij (od zaposlovanja, kadrovskega, organizacijskega in finančnega svetovanja do razvoja in implementacije avtomatiziranih sistemov).

Alla Bednenko, direktor človeških virov v Econika-Obuv, Moskva. Eno vodilnih podjetij v ruski trg modni čevlji, operater maloprodajne verige v Rusiji. Več kot sto trgovin z blagovno znamko Ekonika je odprtih po vsej Rusiji, pa tudi v Ukrajini in Kazahstanu.

Jaroslav Ivanov pridobil poslovno izobrazbo na Stockholm School of Economics in Graduate School of Business Državna univerza upravljanje. Profesionalni glasbenik, odvetnik in poslovni vodja. Zadnjih deset let dela na različnih vodstvenih položajih v podjetju KEAZ. Področje dejavnosti: razvoj, proizvodnja in prodaja elektrotehnike. Ozemlje: izdelki so predstavljeni v Rusiji in vseh državah nekdanja ZSSR, pa tudi v Indiji, Mongoliji in Južni Koreji. Število osebja: 1500. Letni promet: 2 milijardi rubljev. (za leto 2014). Letna proizvodnja odklopniki: več kot 5 milijonov

Optimizacija – torej izboljšanje tržne uspešnosti z analizo in testiranjem – nikakor ni enkraten dogodek. To je neprekinjen cikel izboljšav, v katerem morate meriti, analizirati, izbrati najboljše rešitve in nato znova meriti, analizirati in najti najboljše optimalne rešitve- in ponovite vse od začetka.

Z vami se bomo pogovarjali o tem, kako implementirati procese, ki vam omogočajo nenehno in dosledno izboljševanje uspešnosti vašega podjetja. Skozi razpravo boste izvedeli, kako majhne, ​​prepričljive številke so lahko najboljši prijatelji vaših kreativnih tržnikov in oglaševalcev ter jim pomagajo prinesti na trg točno tista marketinška sporočila, ki jih stranke želijo slišati.

Ob vsakem novem krogu podjetja izboljšujejo svoje dejavnosti. zakaj? Dejstvo je, da imajo vsakič potreben postopek za to.

Besedni proces se komu morda zdi precej dolgočasen, vendar že od prvih korakov prav procesi pomagajo narediti vse pravilno. Procesi bistveno olajšajo razvoj uravnoteženega pristopa, ki zagotavlja izvajanje najboljših praks.

Ko gre za naše male privlačne številke, ni težko najti učinkovitih metod, glavno je, da jih uresničimo. Eni od naših velikih strank, visokotehnološkemu podjetju, je v veliko pomoč sistem poenostavljenih procesov. Opazili smo, da podjetje kljub znatnim prizadevanjem pri oceni učinka oglaševanja ni naredilo podobnih raziskav na področju neposrednega trženja. Zato smo vzpostavili sistem analize do dejanja (A2A), ki je povzročil povečanje prihodkov podjetja za 100 milijonov dolarjev. Grafično je videti takole:

Analiza

Jasno je, da morate začeti s podatki. Veste, kako pogosto se podatki, ki jih potrebujete, končajo na najrazličnejših mestih. V starih časih smo morali za implementacijo sistema A2A za velike stranke preučiti na stotine Excelovih preglednic, ki so bile ustvarjene za zamenjavo različnih baz podatkov – za nas je bilo to enakovredno potapljanju v pekel.

Ni najbolj prijeten kraj. V takšnih situacijah vam preostane le ročno združevanje podatkov iz več preglednic v eno samo datoteko, ki bo neuspešna prav na dan, ko boste morali narediti najpomembnejše poročilo.

Vse to traja neverjetno dolgo. Premikanje številk z enega mesta na drugo vodi do napak, ki jih naredijo tudi najboljši in najbolj natančni analitiki. V primeru velike količine samostojna izdelava možnosti za napako se vedno povečujejo.

Dandanes se temu zlahka izognemo s programi, ki opravljajo katero koli delo. Delo se opravi samo enkrat - ko programer napiše kodo. Od te točke naprej postane naloga avtomatska, torej brez napak. Videl sem en sam programer, ki je zamenjal deset ročnih podatkovnih operaterjev. Točno to smo storili za našega visokotehnološkega naročnika. Posledično smo lahko izboljšali ne le točnost podatkov, ampak tudi skrajšali čas cikla, kar nam je omogočilo, da smo več časa namenili analitičnemu delu z razpoložljivimi informacijami.

V fazi analize določite, kaj je delovalo in kaj ne. Nenehno se učimo in ponovno razmišljamo o podatkih na podlagi novih vprašanj, ki jih postavljajo naše stranke, ustvarjalci, načrtovalci, upravitelji računov in analitiki. Ko se pojavi novo vprašanje, oblikujemo hipoteze, nato pa najdemo podatke iz zadnjih oglaševalskih kampanj, ki nam pomagajo potrditi ali ovreči te hipoteze.

dal vam bom primer. Ker so številni izdelki naših strank s tehničnega vidika precej zapleteni, podjetje pogosto uporablja spletne oddaje, ki pojasnjujejo vse potrebne podrobnosti. Za ogled takšne oddaje mora obiskovalec izpolniti obrazec in pustiti svoje kontaktne podatke, ki prodajalcem podjetja omogočajo naknadni stik z njim. Ena od naših hipotez je bila, da je trajanje spletne oddaje neposredno vplivalo na stopnjo registracije (to je razmerje med ljudmi, ki izpolnijo prijavnico, in vsemi osebami, ki so bili povabljeni k ogledu oddaje). Predvsem smo mislili, da bodo videoposnetki, daljši od ene ure, imeli nižjo stopnjo registracije. Analizirali smo zgodovinske podatke in prišli do zaključka, da je temu tako. Pri kratkih videih je bil delež registracije skoraj dvakrat večji kot pri daljših. Zato smo priporočali, da podjetje trajanje posameznega videa omeji na eno uro.

Vidimo, da lahko tudi preproste stvari vodijo do pomembnih posledic, še posebej, če upoštevamo število spletnih oddaj, ki jih podjetje vsako leto prinese na trg.

Bistvo je, da lahko testirate, kar želite.

• Katera vrsta trženjske ponudbe najbolje deluje v določeni fazi nakupnega cikla? Naredite test, da odgovorite na to vprašanje.
• Kaj pritegne več potencialnih strank – spletni kalkulator stroškov energije ali brezplačna revizija stroškov energije potencialne stranke? Preizkusite obe možnosti in primerjajte rezultate.
• Seveda metode, ki ste jih izbrali, verjetno delujejo dobro, vendar boste morda našli nekaj, kar lahko poveča prodajo še za 2%. Samo to lahko ugotoviš le, če ga preizkusiš.

Podjetja, ki ne testirajo aktivno, pravijo, da je vsak test izguba dragocenega časa. Zdi se jim, da je to le dodatno delo, ki jim ne omogoča, da bi dobili kakšne zanimive informacije.

Testiranje je lahko zelo zabavno, kot vsak poskus. In vsako testiranje je eksperimentalna zadeva, katere bistvo je preizkusiti novo idejo in preveriti, ali deluje. Če deluje, ga lahko zaženete v večjem obsegu. Kar zadeva našo stranko, smo se najprej odločili za tako imenovane teste razreda A in razreda B, torej laboratorijske in terenske preizkuse. Pri delu s to stranko nenehno preizkušamo nove ideje. Formuliramo hipotezo, nato pa, da jo potrdimo ali ovržemo, pogledamo, kako deluje na trgu. Ali bi na primer možnost klikanja na povezavo »izvedite več« privedla do izboljšanja stopnje odziva na e-pošto? Odgovor na to vprašanje je bil odločen pritrdilen. V tem primeru je "poziv k dejanju" povečal učinkovitost e-pošte za 50%. Majhne spremembe lahko naredijo veliko razliko, kot bomo večkrat videli v tem poglavju.

V eksperimentalnih študijah včasih dosežete neverjetne podrobnosti. V e-poštnih sporočilih smo na primer preverjali polje »predmet« – zelo pomemben element, saj je to edina stvar, ki jo vidite, ko odprete mapo »Prejeto«. Na temo razumete, ali odpreti pismo ali ne. Zato lahko izpolnjevanje polja »predmet« štejemo za pravo umetnost. Naše testiranje vedno znova kaže, da so kratka sporočila na tem področju najbolj učinkovita.

Spoznali pa smo tudi, da dolžina vrstice pomeni veliko manj, če na začetek sporočila postavite najpomembnejše podatke.

Začelo!

Testni lijak je lahko zelo dragoceno orodje za upravljanje.

Mreža prikazuje, kateri testi so bili obravnavani, izvedeni, odloženi ali zaključeni. Stolpci označujejo glavna področja učenja, ki smo jih identificirali ali kraje, za katere smo potrebovali dodatno znanje za analizo.

Izvajanje

Zadnji in morda najpomembnejši del cikla analize do dejanja je izvajanje. V tej fazi bo še posebej pomagalo pravilno opravljeno delo v prejšnjih štirih fazah. Vsi so namenjeni izboljšanju življenja in povečanju ozaveščenosti o testih in s tem povezanih izboljšavah.

Ideja tega procesa je preprosta: lahko opravite vse analize in testiranja, ki jih potrebujete, in nato izmenjate informacije, vendar vse to ne bo izboljšalo tega, kar počnete v praksi, in vaše delo bo izgubilo vsak pomen. Na koncu bo vse odvisno od osebe, ki izvaja program, in od tega, kaj se je lahko naučil.

Večina priporočil, ki temeljijo na modelu analize do dejanja, je taktične narave in se morda zdi nepomembna. Vendar, ko se te postopne izboljšave uporabijo v različnih programih, lahko prispevajo k nečem pomembnemu. Naša stranka je na primer izračunala, da bi kumulativni učinek izvajanja vseh idej modela od analize do dejanja povzročil povečanje prihodkov za 100 milijonov dolarjev na leto. Za to je podjetje potrebovalo "le" izboljšati na desetine majhnih operacij - na primer optimizirati vsebino polja "zadeva" v e-poštnih sporočilih, kar lahko spodbudi več anketirancev k odprtju e-pošte, kar posledično vodi do povečanja prodajo. Majhne spremembe vodijo v velike donose.

Ko smo opravili z osnovami modela od analize do dejanja, se zdaj podrobneje pogovorimo o fazah analize in testiranja. Med tem postopkom bom z vami delil nekaj primerov, kako smo podjetjem pomagali optimizirati svoje komunikacije. Začnimo s tem, kako bodo podatki izboljšali kreativni izdelek, nato raziščimo nekaj naprednih načinov testiranja v digitalnem svetu in zaključimo s primerom TD Ameritrade (naše stranke, ki je po optimizaciji svojih kampanj dosegla neverjetne rezultate).

Ustvarjalna narava povratnih informacij

Prepričati ljudi, da je analitika lahko katalizator brezplačnega ustvarjalnega procesa, ni lahko. Z analitiko se ukvarjam že dlje časa v »kreativnem« okolju komunikacijske agencije in vem, da sindikat analitikov in kreativnih sodelavcev, ki so primorani sodelovati, ni vedno uspešen.

Kreativni zaposleni pogosto dojemajo delo analitikov s predsodki. Veljajo za "brezdušne" in razmišljajo le v izrazih, kot je "donosnost naložbe". Verjame se, da ocenjujejo kakovost novih idej, ne vidijo prihodnosti, ampak gledajo v preteklost – tako ščitijo ustaljeni red stvari in ovirajo inovacije. Analitiki s svojimi neskončnimi fokusnimi skupinami in tržnimi raziskavami lahko (po mnenju drugih) zadušijo vsako ustvarjalno misel. Zaradi tega se analitika pogosto vidi kot ovira za nove ideje in sovražnik »prave« ustvarjalnosti.

Strinjam se, da je testiranje (ali katero koli drugo obliko podatkovnih obrazcev) lahko naravnost kontraproduktivno, če se ne učite iz izkušenj iz preteklosti. Da, pretirano, kompulzivno testiranje lahko upočasni ustvarjalni proces. Toda osnovna načela oblikovanja in komuniciranja so v podjetjih v uporabi že kar nekaj časa in ne zahtevajo enega za drugim testov. Strokovnjakom na svojih področjih bi morali dati veto nad idejami preveč vnetih analitikov. Tu lahko pomaga sistem za upravljanje testiranja, ki običajno vključuje več glavnih komponent.

• Zgodovina testiranja. Rezultate prejšnjih testov je treba skrbno in dosledno dokumentirati, nato pa jih shraniti. To je lahko vsaj preprosta preglednica, ki navaja vse teste, izvedene v preteklih letih, njihove cilje, glavne hipoteze in rezultate. Verjetno ne želite ponovno izumiti kolesa.
• Testna dokumentacija. Vsakemu testu mora biti priložen poseben dokument – ​​specifikacija, v kateri so navedene vse glavne hipoteze, format testa, čas, pričakovane koristi, stroški, donosnost naložbe in ime zaposlenega, odgovornega za izvedbo. Ta podroben dokument vam omogoča standardizacijo vseh vhodnih parametrov, potrebnih za ustvarjanje zgodovine testiranja.
• Testni lijak. Testni lijak vam omogoča spremljanje vseh dejanskih in načrtovanih testov. Glede na število testov, ki jih izvajate, in zapletenost vaše organizacije se lahko to giblje od preproste preglednice, v kateri so navedeni vsi načrtovani testi s kratkim opisom, rokom in trenutnim stanjem, do zapletenih platform, ki upravljajo obsežne oglaševalske kampanje.
• Smernice za ukrepanje. Ni dovolj, da preprosto zberemo rezultate preteklih testov v enem samem skladišču idej. Vse ugotovitve je treba združiti v uporabne smernice, ki jih je treba nato posredovati celotni organizaciji. Še enkrat ugotavljamo, da izvedena in preizkušena načela ne zahtevajo večkratnega ali večkratnega preverjanja.
• Prednostne naloge za testiranje. Za vsak nov test je zaželeno določiti prioriteto na podlagi več parametrov: 1) zgodovina testiranja; 2) smernice za ukrepanje; 3) trenutno vsebino preskusnega lijaka; 4) velikost potencialnega kazalnika dobička od naložb. Določanje prednostnih nalog vam bo omogočilo, da se izognete nepotrebnim preverjanjem.

Poznam le nekaj podjetij, ki izvajajo pravo vrsto testiranja. Ponavadi je ravno nasprotno. Ustvarjalne odločitve večine podjetij ne preživijo pod napadom podatkov – navsezadnje vse te odločitve temeljijo na zelo subjektivnih mnenjih strokovnjakov ali, še huje, na tem, kar strokovnjak za spletno analitiko Avinash Kaushik imenuje HiPPO (kratica za Highest in Payment Person). "s Mnenje - "mnenje osebe z najvišjo plačo").

To pomeni, da podjetja ponavadi izgubijo milijone dolarjev. Ne preizkušajo novih idej in ne morejo jasno razumeti, kako je ta ali ona ideja učinkovita. Sistemi za upravljanje testov so zasnovani tako, da pomagajo tudi takšnim podjetjem. Znajo prepoznati pomanjkanje potrebnih podatkov in področja, ki zahtevajo obvezno testiranje. Poleg tega pomagajo, da je testiranje sestavni del ustvarjalnega procesa. Od vseh analitičnih orodij, ki lahko spodbudijo ustvarjalno delo, se nič drugega ne more primerjati s testiranjem.

Testiranje v digitalnem svetu

Na primeru IBM-a smo na kratko prikazali principe testiranja. Vendar pa je pristop od analize do dejanja mogoče uporabiti povsod, zlasti v digitalnih kanalih, kjer se zdijo možnosti za testiranje skoraj neomejene. dal vam bom primer. Domačo stran spletne trgovine Kodak smo poskušali izboljšati z več testi. Spodaj boste videli izvirno različico strani, ki smo jo želeli optimizirati. Vendar pri Kodaku niso opazili nobenega problema, želeli so le vedeti, ali bi lahko videz nekoliko izboljšali.

Za oceno smo ustvarili šest različnih strani. Z drugimi besedami, preizkusi razreda A in B so se spremenili v preizkuse A, B, C, D, E, F. Spodnja možnost je bila boljša od ostalih in je povzročila 11,3-odstotno povečanje prihodka - samo zaradi spremembe razporeditve elementov .

Ta pristop je imel pomembno pomanjkljivost. Vedeli smo, katera različica strani je pokazala najboljše rezultate, nismo pa mogli izpostaviti posameznega elementa, ki je bil odgovoren za razliko v rezultatih. Malo kasneje vam bom pokazal nekaj tehnik, ki vam bodo pomagale natančno ugotoviti, kaj povzroča razlike. Vendar naj pred tem povem eno pomembno stvar.

Testiranje omogoča izključitev subjektivnosti in mnenj posameznikov v procesu odločanja. Morda vam je všeč ena oblika strani Kodak, meni pa je všeč druga, toda samo testiranje bo pokazalo, kdo od nas ima prav. Namesto da bi razpravljali o različnih različicah, ki temeljijo na lastnem okusu, izkušnjah ali analogijah, lahko preprosto preizkusimo vse in pustimo analitiki, da nas presodi in pove, kaj najbolje deluje. Konec razprave.

Upam, da ste do tega trenutka že razumeli vso moč optimizacije, če pa potrebujete dodatne argumente, bom dal še en primer. Zmaga Baracka Obame na predsedniških volitvah leta 2008 je bila deloma posledica pametne uporabe našega majhnega števila. Spodaj si lahko ogledate dve različici domače strani Obama.com, ki je bila predstavljena med kampanjo.

Na levi strani je izvirna različica domače strani. Bodoči predsednik je Googlov sedež obiskal leta 2007, ko je tam še delal Dan Siroker. Dan je bil tako navdihnjen za pogovor z Obamo, da je zapustil Google, odšel v Chicago in se tam pridružil svoji ekipi. Sprva ni imel svojega kotička, zato je spal na tleh v prijateljevem stanovanju. Vendar mu to ni preprečilo, da bi sčasoma organiziral ekipo analitikov, ki je sodelovala z novimi vrstami medijev za predvolilno kampanjo. Kot rezultat, je Obama uspelo zbrati 656 milijonov dolarjev, od tega je približno 500 milijonov prišlo prek internetnih kanalov, predvsem prek spletne strani Obama.com.

Naj vam povem, kako se je zgodilo. Dan in njegova ekipa sta uporabila nekatere metode, ki sem jih opisal v tem poglavju, da bi spremenili domačo stran (izvirnik na levi, končni na desni). V bistvu sta bili le dve spremembi. Dan je spremenil fotografijo in besedilo na gumbu (bilo je - prijavi se "Prijava", zdaj - izvedeti več "Več o tem"). Kot je prikazano v spodnji tabeli, so te preproste prilagoditve naredile vso razliko.

Stran na desni se je izkazala za 40 % boljšo od izvirne. To je prineslo 288.000 prostovoljcev in 57 milijonov dolarjev dodatnega financiranja (približno 25 % več od zneska, ki ga je zbral Obamov nasprotnik John McCain).

Dan Siroker se ni omejil na testiranje razreda A in B, niti A, B, C, D, E, F. Uporabil je multivariatno testiranje, ki je v digitalni dobi postalo veliko močnejše orodje, ki omogoča veliko avtomatizacijo. analitskih procesov. Z multivariatnim testiranjem sem se prvič seznanil leta 2002.

Do takrat sem v Ogilvyju vodil mednarodno analitično skupino in del moje naloge je bil organizirati letne konference, na katerih so analitiki z vsega sveta razpravljali o najboljših praksah in razmišljali o tem, kam se bo njihova praksa razvila. V času mojega bivanja v Londonu je bil dolar precej šibek in odločili smo se, da organiziramo konferenco v Miamiju. Še nikoli nisem bil v tem mestu in od njega nisem pričakoval nič posebnega. Ugled Floride med Evropejci je precej nizek, vendar sem bil prijetno presenečen. Mesto ima prijetno čustveno vzdušje, v središču pa si lahko ogledate številne osupljive stavbe v slogu Art Deco.

Konferenco sem gostil skupaj z Nigelom Howlettom, pravim veteranom v svetu neposrednega trženja in baz podatkov. Nigel je pravi britanski gentleman in fenomenalen plavalec (česar sem se naučil na težji način). Uspelo mu je priigrati od mene 50 dolarjev s stavo, da bo znal preplavati sto metrov petindvajsetkrat v znamenitem bazenu hotela National (stava je bila sklenjena po nekaj koktajlih v baru). Še vedno se dobro spominjam, kako je splezal v bazen, nato pa začel plavati sto metrov za drugim. Zdelo se mi je, da je za ta poklic porabil nekaj ur!

Poleg sposobnosti za zmagovalne stave ima Nigel odličen občutek, katera podjetja ali nove tehnologije bodo v prihodnosti še posebej zanimive. Na konferenco je povabil avstralsko podjetje Memetrics, ki je predstavila tehnologijo svojega avtomatiziranega multivariatnega testa. Posebej nas je presenetil primer dela na eBayu.

eBay je prosil Memetrics, naj optimizira njihovo spletno mesto z obetavno tehnologijo. Spodaj boste videli primer strani.

V prvi fazi dela je Memetrics identificiral šest vsebinskih področij, ki so zahtevala testiranje.

Druga faza je bila razvoj različnih različic za vsak blok vsebine. Memetrics je ustvaril štiri različice za seznam kategorij, zgornje, levo in desno polje vsebine.

Če poskusite združiti vse možnosti, potem dobite 4096 možnih kombinacij (torej 4096 nekoliko različnih spletnih strani). Memetrics je razvil tehnologijo, ki je uporabnikom omogočila, da med testiranjem preizkusijo vse različice strani in nato ocenijo, katera je bila najboljša.

Po nekaj tednih je podjetje lahko izbralo zmagovalno kombinacijo in izmerilo njeno uspešnost. Spodaj si lahko ogledate izvirno in optimizirano različico strani. Najbolj zmagovalna kombinacija je omogočila desetkratno povečanje stopnje konverzije, torej števila obiskovalcev, ki so obiskali spletno mesto in tam nekaj kupili (in ne le tavali po njem). Stopnja konverzije je bila izračunana kot količnik števila kupcev, deljeno s skupnim številom obiskovalcev (to je tistih, ki niso kupili ničesar).

Kako se odzovemo na to zgodbo? Počutili smo se, kot da smo omamljeni s steroidi, in želeli smo takoj uvesti multivariatno testiranje. V svetu tradicionalnega e-poštnega oglaševanja bi moral analitik ročno ustvariti test in opraviti vse prilagoditve. Očitno je bilo, da noben analitik ni kos takšnemu številu kombinacij. Memetrics je avtomatiziral celoten proces in z ogromno količino podatkov, ustvarjenih med testiranjem, so se zmogljivosti analitikov razširile na neverjetne ravni. Memetrics je kasneje kupilo svetovalno podjetje Accenture.

Pri strankah smo začeli uporabljati multivariatno tehnologijo testiranja, ki se je izkazala za izjemno uspešno. O eni takšni stranki - TD Ameritrade - bom govoril malo kasneje. V današnjem času s to tehnologijo dela veliko izvajalcev spletne analitike, multivariatno testiranje pa postaja vse bolj običajna praksa. Pred nekaj leti je Google lansiral svojo različico programa, imenovano Google Site Optimizer (GSO), in velja omeniti, da je za uporabnike popolnoma brezplačen. Zato zdaj nimate izgovora, da ne bi opravili testiranja na svojem spletnem mestu, tudi precej težkem.

GSO prikazuje rezultate testov v realnem času. Spodaj si lahko ogledate posnetek eksperimenta GSO s strani Obama.

V prvem stolpcu lahko vidite vse različne kombinacije, ki se testirajo. Majhen graf vam v realnem času pokaže, katera kombinacija kaže najboljše rezultate. Gledati ga je tako vznemirljivo kot gledati konjske dirke. Večkrat sem se ujel, da sedim, namesto da bi delal, strmel v ekran – nisem si mogel pomagati, bil je preveč privlačen.

V drugi tabeli lahko natančno vidite, kateri elementi testa so določili njegov uspeh. Kot lahko vidite, so v tem primeru odigrali najpomembnejšo vlogo gumbi See More in družinska fotografija.

Digitalno igrišče za eksperimente

Verjetno že razumete, da so možnosti za optimizacijo vaše komunikacije v digitalnem svetu resnično neskončne. V bistvu je digitalni svet idealna platforma za eksperimente, po katerih lahko varno izvajate teste komunikacij v našem običajnem svetu. Digitalni svet je postal idealen laboratorij iz različnih razlogov: na voljo imamo ogromne količine podatkov; testiranje različnih možnosti je precej poceni; rezultate, ki jih želite, dobite v minutah (največ dni), ne pa mesecih, kot bi pri delu v zunanjem svetu.

Naj vam dam še en primer. Analiza spletnega oglaševanja hotelske verige Ceasars je pokazala, da je bila velika večina vseh rezervacij sob opravljenih samo prek spletnih pasic hotelov Caesars. Ker je oglas usmerjal obiskovalce na splošno stran za rezervacije, so raziskovalci preverili tudi podatke za druge hotele v verigi (zlasti Paris Las Vegas, Harrah "s, Bally" s). Zdelo se je, da imajo Cezarji nekakšen magnetni učinek. Pri testiranju televizijskega oglasa s hotelom Caesars v eni regiji države smo ugotovili, da so se rezervacije v tej regiji povečale za 12 % pri vseh blagovnih znamkah. Te informacije smo uporabili za optimizacijo televizijska kampanja in začel aktivno omenjati blagovno znamko Caesars. To je odličen primer, kako lahko to, kar se dogaja v digitalnem svetu, pomaga optimizirati bolj tradicionalne kampanje.

Vsi kanali bodo kmalu digitalni. Google vam že ponuja možnost nakupa časa za televizijske oglase prek spletnega vmesnika. Podjetje je tako olajšalo postopek nakupa televizijskega časa, da ga lahko zdaj uporablja dobesedno vsak. Ko kupite Google TV Time, lahko jasno vidite, koliko podatkov se zbira na napravah, povezanih s sistemi vašega ponudnika kabelske ali satelitske televizije. Google TV vam na primer omogoča ogled podatkov o preklopu kanalov. To daje oglaševalcem možnost razumeti, koliko gledalcev se odloči, da ne bo gledalo njihovih oglasov.

Te podatke smo uporabili za optimizacijo oglaševalskih akcij nekaterih naših strank.

To se je zgodilo v času predvajanja precej agresivnega poziva k akciji. Pridobljeni podatki so nam pomagali spremeniti ton iz informiranja v prodajo in zaradi tega zmanjšali pogostost preklapljanja na druge kanale.

Sestavljanje vsega skupaj - primer TD Ameritrade

Šli smo skozi številne metode, ki jih lahko uporabite za optimizacijo vaše komunikacije. Zdaj je čas, da vidimo, kako vsi skupaj delujejo. V ta namen bomo preučili izkušnje TD Ameritrade, ki je že vrsto let v ospredju optimizacije poslovnih procesov.

Eden od pionirjev digitalne analitike je bil Jim Dravillas, nekdanji Ogilvy, zdaj pa vodja oglaševalskih raziskav pri Googlu. Prav on je opravil velik del dela, opisanega v tem poglavju. Od trenutka, ko sva se prvič srečala, sem spoznal, da se moram od tega človeka veliko naučiti, zlasti v tehnologijah, ki povečujejo učinkovitost spletnega trženja. Nekaj ​​njegovih najboljše ideje našel izraz v delu za podjetje TD Ameritrade, ki se ukvarja z zagotavljanjem posredniških internetnih storitev.

TDA precej hitro sprejema nove tehnologije in predstavlja idealen poslovni model za analitiko. Strategija podjetja je povečati število servisiranih računov strank, kar pomeni, da poslovanje vodi le na podlagi dveh kazalnikov – števila novih računov in stroškov pridobitve novega računa.

Podjetje uporablja tudi princip zaprte povratne informacije, torej natančno ve, s kom vstopa v komunikacijo in ali sogovorniki sčasoma odprejo račune ali ne. Povedano drugače, zlahka ugotovimo vzroke in posledice različnih marketinških aktivnosti.

Eden prvih projektov, ki jih je Jim naredil za TDA, je bilo avtomatizirano orodje za spremljanje frekvence videa. Ko obiščete CNN.com in vidite oglas za TDA, lahko kliknete ali ne kliknete na povezavo. Večja je verjetnost, da boste na povezavo kliknili, ko boste oglas videli drugič ali tretjič (možno je, da prvič niste bili pozorni nanj). Če pa vam TDA svoj oglas pokaže že petindvajsetič in še vedno ne kliknete povezave, je pošteno domnevati, da tega nikoli ne boste. Ponudba tega podjetja vas ni zanimala - to je vse. V prihodnosti bo TDA začel svoje oglase kazati še komu drugemu, pri vas pa bo prihranil denar, saj ste dosegli točko nasičenosti, po kateri ni smiselno, da vas podjetje nadleguje z reklamnimi sporočili.

Seveda je najtežja naloga določiti točko nasičenosti. Kdaj pride – potem ko ste oglas videli 15, 25 ali 35-krat? In ali je za vse enako? V tistem trenutku se je na sceni pojavil Jim. Razvil je statistični model, ki je izračunal točko nasičenosti na podlagi značilnosti oglasa, umestitve (CNN.com ali kakšno drugo spletno mesto) in vaše zgodovine brskanja. Poleg tega je ustvaril način za samodejno izklop ogledov oglasov, ko je dosegel točko nasičenosti. To vam omogoča, da preostali denar porabite za nekaj drugega. Zaradi izvajanja tega programa se je število novih potencialnih strank povečalo za 15 % (ob enakem marketinškem proračunu).

Druga naprava, ki jo je zasnoval Jim, je bil program za samodejno vrtenje (že večkrat sem ga prosil za pametnejše ime, a Jim ne izgublja časa za takšne malenkosti). Podjetja, kot je TDA, običajno izvajajo več oglaševalskih kampanj hkrati. Jimova programska oprema analizira uspešnost vsakega v realnem času in nato vse rezultate integrira v oglaševalski strežnik podjetja.

Zaradi tega strežnik samodejno zažene videoposnetke, ki so zelo uspešni na spletu, in odstrani tiste, ki ne prinašajo pričakovanega odziva. Po implementaciji tega orodja je TDA opazil, da je rast novih potencialnih strank poskočila za 25-35% (brez povečanja proračuna za trženje)!

Jimov program ni le naredil bolj učinkovito spletno oglaševanje, ampak je tudi pomagal ustvarjalnim ekipam dobiti povratne informacije skoraj v realnem času. Jim jim je posredoval poročila o tem, kateri formati slik, barvne sheme, vizualni učinki in verbalni pozivi so povzročili največji odziv. Jasno je, da je bila ta informacija kreativnim ekipam všeč. Na koncu so imeli možnost takoj prejeti oceno svojega dela. Zdaj, ko eksperimentirajo z novimi idejami, takoj vidijo sadove svojega dela. Jim je digitalni ekosistem spremenil v eksperimentalni laboratorij, o katerem smo govorili zgoraj.

Drug primer je povezan z »analizo dneva«, pri kateri smo preučevali, kateri čas dneva je bil najbolj zaželen za spletno oglaševanje. Digitalni svet vam daje priložnost, da dosežete tako raven podrobnosti – ko primerjate kazalnike za vsako uro! Pri tej raziskavi smo opazili, da imajo potencialne stranke, ki smo jih uspeli pritegniti v zadnji uri trgovanja, bistveno večjo vrednost, so bile pripravljene dati podjetju več denarja in so bile bolj pripravljene sodelovati s TDA. Tako smo sprejeli medijsko strategijo, ki je namenjena osvojitvi tega časovnega intervala. Ves medijski čas zadnje ure trgovalnega dne smo kupili s številnih velikih spletnih mest, kot sta CNNMoney in Yahoo Finance. Ta oglaševalska akcija je pritegnila 15 % več strank z najvišjo vrednostjo kot katera koli druga oglaševalska akcija, ki smo jo izvajali. Odličen primer, kako lahko dragoceni vpogledi, pridobljeni z analitiko podatkov, ustvarijo kreativne vpoglede.

Odličen začetek

Eden najbolj opaznih primerov Jimovega dela za TDA je vključeval optimizacijo domače strani. Ko je nekdo kliknil pasico TDA, je bil preusmerjen na stran, prikazano spodaj.

Takrat je TDA upal, da bodo potrošniki, ko so enkrat na strani, takoj začeli klikati na gumb v zgornjem desnem kotu (Prijava na spletu zdaj - »Registracija zdaj«). Po tem se je začel postopek registracije stranke. TDA bi lahko porabil ves denar na svetu, da bi ljudi pripeljal na njihovo stran, a če obiskovalci njihovega spletnega mesta ne bi kliknili oranžnega gumba in začeli postopek odjave, so bili celotni stroški podjetja zapravljeni. Lahko si predstavljate, kako pomembna je ta stran z vidika učinkovitosti vaših marketinških prizadevanj. Jim je spoznal, da je to morda idealna situacija za uporabo Memetrics (tudi on je videl predstavitev podjetja v Miamiju in tako kot jaz izgubil stavo proti Nigelu). Začel je eksperimentirati z nekaterimi conami, ki se nahajajo na obrobju strani (spodaj sem te cone poudaril z drugo barvo).

Ustvarjalne ekipe so ustvarile nekaj različic za vsakega od štirih modulov, natančneje na naših optimiziranih straneh.

• Gumb za registracijo stranke:
  • Možnost 1 - današnja možnost
  • Možnost 2 - nova možnost
  • Možnost 3 - informacije o postopku registracije
• Povezava "Obiščite tdameritrade.com":
  • 1. možnost - "Obiščite tdameritrade.com"
  • 2. možnost - "Obiščite naše glavno spletno mesto"
  • Možnost 3 - brez povezave
• Besedilo gumba za registracijo nove stranke:
  • Možnost 1 - "Registracija zdaj"
  • 2. možnost - "Odpri svoj račun"
  • Možnost 3 - "Začnite"
• Barva gumba za registracijo nove stranke:
  • Možnost 1 - zelena
  • Možnost 2 - modra
  • Možnost 3 - oranžna
• Posebne ponudbe na dnu zaslona:
  • Možnost 1 - ena spreminjajoča se ponudba (spreminja se vsakič, ko na stran vstopi nov obiskovalec)
  • Možnost 2 - trije stavki
  • Možnost 3 - štirje stavki

Vse te možnosti skupaj ustvarijo 243 različic začetnih strani, ki se med seboj nekoliko razlikujejo. Jim je s pomočjo Memetrics 15 dni objavil teh 243 strani na spletu. Tehnologija je uporabniku, ki je spletno mesto obiskal večkrat, omogočila ogled iste različice. Po 15 dneh je Jim izbral stran z najvišjimi rezultati. Spodaj si lahko ogledate dve strani – tisto, s katero smo začeli (na desni) in tisto, ki se je med poskusom najbolje odrezala (na levi).

Rezultati niso bili le dobri - bili so odlični! Delež konverzije na strani se je povečal za 15 %. To pomeni, da je na vsakih 100 ljudi, ki so obiskali začetno stran, 15 več ljudi odprlo račune kot prej. Stopnja donosnosti naložbe po rezultatih testa je bila 43 proti 1!

Zdaj, če primerjate zgornji strani, lahko vidite, da sta si zelo podobni, vendar imajo subtilne razlike, ki so nas pripeljale do tako pomembnega uspeha. Spodaj je tabela, ki natančno prikazuje, kaj smo spremenili.

Na primer, zeleni gumb je bil boljši od oranžnega. Kar je celo presenetljivo, saj je oranžna barva po mnenju mnogih bolj opazna. Vendar je ta stran razkrila, da je oranžna povezana z nevarnostjo, zelena pa s povabilom.

Besedilo »Začnite« je bilo uspešnejše kot »Prijavite se zdaj«. Druga možnost je bolj agresivna, prva pa uporabnike nežno vabi (enako smo našli na spletni strani Baracka Obame, kjer se je izkazalo, da je besedilo »Več o tem« privlačnejše od besedila »Prijavi se«). Ena sama spremenljiva pasica s promocijsko ponudbo je bila boljša od štirih statičnih slik. Mimogrede, ta trenutek je zelo pomemben. Mnoga podjetja želijo na svojih spletnih straneh umestiti čim več promocijskih ponudb v upanju, da bo vsaj ena od njih zanimala potrošnika. V tem primeru je delovalo pravilo: manj, tem bolje.

Dolgoročno sodelovanje

Jim je s TDA sodeloval že deset let in spodnji graf prikazuje rezultate njegovih nenehnih prizadevanj za optimizacijo. Prikazuje dve meritvi, ki ju TDA uporablja za upravljanje svojega poslovanja: navpično število novih računov strank, pridobljenih med letom; vodoravno - stroški vsake pridobitve.

Jim je začel sodelovati s TDA leta 1999 na vrhuncu dot-com razcveta in iz grafa lahko vidite, kako hitro je raslo število novih računov. Na žalost so z enako hitrostjo naraščali tudi stroški pridobivanja. Ko je balon počil, je TDA opazil močan upad novih strank in ni mogel več vzdrževati prejšnje ravni stroškov. V tem obdobju je Jim uporabil svoje analitične sposobnosti za radikalno prerazporeditev oglaševalskih medijev: prenehal je oglaševati na dragih kabelskih televizijskih kanalih in začel vlagati v poceni digitalne kanale in informativno oglaševanje z neposrednim odzivom. Hkrati smo začeli uporabljati zgoraj opisana orodja – samodejno rotacijo, spreminjanje pogostosti prikazovanja priljubljenih oglasov, analizo rezultatov čez dan in multivariatno optimizacijo spletne strani. Rezultati so jasni. Stroški pridobivanja novih strank so močno padli, TDA pa je uspelo ohraniti in nato povečati število na novo odprtih računov strank.

Ameritrade se je leta 2005 združil s TD Waterhouse. To je povzročilo povečanje števila računov strank, ki jih je Ameritrade podedoval od TD Waterhouse. Vendar pa so bila združena prizadevanja za privabljanje novih strank bistveno manj učinkovita, kar je pokazalo močno povišanje stroškov na enoto na stranko. Upoštevajte, kako je po letu 2006 Jim in njegova ekipa to uspelo ponovno odpraviti z vsakodnevnimi rutinami optimizacije.

Naloga za naslednji ponedeljek zjutraj

1. Samo naredi. Spremenite testiranje v vsakodnevno rutino. Nenehno uporabljajte pristop od analize do dejanja. Nikoli ne prenehajte razvijati, formulirati in preizkušati novih hipotez.
2. Izvedite testiranje v digitalnem svetu. Tukaj bo najbolj zanesljiv, hiter in poceni. Poskusite z večvariantnimi programi za testiranje. Ne pozabite, da lahko Google Site Optimizer uporabljate popolnoma brezplačno!
3. Pomislite na digitalni svet kot na svoj laboratorij. Vse novo, kar se naučite iz tega okolja, uporabite v vseh komunikacijskih sredstvih.