الزامات ویژه ای برای طراحی نامه خروجی وجود دارد. این به این دلیل است که برای اهداف اطلاعاتی و مرجع است. هنگام تهیه نامه خدمات ، لازم است که الزامات GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه را در نظر بگیرید. سیستم واحد مستندات سازمانی و اداری. الزامات اداری »و فرم های سازمان را اعمال می کند. برای جزئیات ، باید بر روی GOST R 6.30-2003 تمرکز کنید (از 01.07.2018 باید بر روی GOST R 7.0.97-2016 تمرکز کنید). این به شما امکان می دهد ساختار واضحی از سند را حفظ کنید و سبک مورد نیاز ارتباطات تجاری را حفظ کنید و همچنین جزئیات را به درستی تنظیم کنید نامه اداری.

لازم به ذکر است که GOST R 6.30-2003 (و همچنین GOST R 7.0.97-2016) توصیه می شود و سازمان ها می توانند سربرگ های خود را برای مکاتبات تجاری تهیه کنند. انطباق با GOST مشخص شده فقط برای مقامات اجرایی فدرال الزامی است.

عنوان سند می تواند از نظر طولی قرار داشته باشد و از آرایش زاویه ای برخوردار باشد (جزئیات فرم نامه ، تلفن و آدرس سازمان ها معمولاً در اینجا قرار دارد). نمونه نامه با آرایش زاویه ای ملزومات رایج ترین گزینه در کارهای دفتری مدرن است.

نمونه سربرگ با جزئیات زاویه دار

در بالای سند مشخص شده است:

• تاریخ
• عدد؛
• اشاره به شماره ثبت و تاریخ سند (اگر نامه نگاری پاسخی باشد) ؛
• در متن ، در یک عبارت تنظیم شده است.

عنوان نامه سرویس زیر شماره ثبت قرار دارد. این شامل تجدید نظر برای مخاطب است. نام و نام خانوادگی. و پست مخاطب باید در گوشه سمت راست بالای سند قرار گیرد. آدرس گیرنده در مرکز نوشته شده است.

از کی و به کی

جزئیات شرکت فرستنده اغلب در سربرگ شرکت قید می شود. همچنین لازم است که گیرنده مکاتبات ، به عبارت دیگر ، مشخصات مخاطب به درستی نشان داده شود:

• نام شرکت؛
• نام واحد سازه ای که مکاتبات خروجی ارسال می شود.
• موقعیت گیرنده ؛
• نام خانوادگی و حروف اول گیرنده
• آدرس پستی سازمان.

نمونه نامه روی سربرگ شرکت

توجه به این نکته ضروری است که اگر نامه ای با همان محتوا برای چندین گیرنده ارسال شود ، قبل از هر چیز لازم است آدرس گیرنده اصلی و فقط پس از آن بقیه ذکر شود.

برای مثال:

LLC "Elki-Palki"

بخش قانونی

مسکو ، خیابان زلنایا ، 5

کپی 🀄

به مدیر عامل

LLC "شاخه های سبز"

سیماکوف V.A.

سنت پترزبورگ،

خیابان فرونزه ، 3

تاریخ و شماره

پس از امضای سند خروجی ، تاریخ آن ثبت می شود. تاریخ می تواند در قالب 2018/05/17 یا 17 مه 2019 باشد. در مواردی که تاریخ چندین بار در سند نشان داده شده است ، توصیه می شود که یک سبک نوشتاری یکنواخت داشته باشید.

اختصاص شماره ثبت مطابق با سیستم ثبت اسناد خروجی که در سازمان پذیرفته می شود و تنها پس از امضای سند صورت می گیرد. شماره ثبت از شماره سریال سند تشکیل شده است که می تواند با حروف بزرگ یا حروف تکمیل شود.

توجه به این نکته مهم است که ثبت یک سند خروجی پردازش نامه را برای شما و گیرنده شما آسان می کند.

هنگام پاسخ به مکاتبات رسمی دریافت شده ، لازم است "پیوند به شماره ثبت و تاریخ درخواست" لازم را صادر کنید در این حالت ، در پاسخ نامه تاریخ و تعداد دریافت شده را نشان دهید. با این کار پردازش سریعتر مکاتبات در شرکت دریافت کننده تضمین می شود.

چه کسی امضا می کند

مکاتبات رسمی عمدتا توسط مدیران امضا می شود ، و در غیاب او در محل کار - توسط معاونان وی یا سایر مقامات که در طول غیبت او به عنوان مدیر عمل می کنند ، امضا می شود.

توجه به این نکته مهم است که مکاتبات تجاری مدرن نه تنها از طریق پست ، بلکه از طریق تلگراف ، نمابر و پست الکترونیکی نیز ارسال می شود.

آیا لازم است هنرمند را نشان دهم

علیرغم این واقعیت که هر پیام تجاری توسط رئیس شرکت یا مقامات مجاز وی امضا می شود ، مکاتبات توسط یک کارمند عادی معمولی ، یعنی مجری انجام می شود. این نام و مشخصات تماس وی است که در این قسمت نشان می دهیم.

اطلاعات مربوط به هنرمند همیشه در پایین ، در آخرین سطرها قرار دارد. نام کامل ، نام مستعار و نام خانوادگی کارمند نوشته شده است ، شماره تلفن تماس وی در یک خط جدید و حتی پایین تر است - آدرس ایمیل. قلم را همان بگذارید.

تمبر است

مهرها معمولاً روی نامه ها گذاشته نمی شوند ، اما اگر نامه نگاری های خروجی از نوع رسمی باشد ، روی سربرگ سازمان صادر می شود و هدف آن این است كه با یك شخص یا سازمان دیگر وارد روابط حقوقی (حقوقی) شود و مسئولیت همه سمت ها را به عهده داشته باشد. در این نامه آمده است ، مدیریت ممکن است بخواهد لوازم جانبی اضافی را به شکل مهر اضافه کند.

نامه های تجاری تقریباً به هر دلیلی هنگام برقراری ارتباط با شرکا تنظیم می شوند. نمونه ها و قوانین آماده برای تهیه چنین اسنادی را می توان در مقاله یافت.

نامه تجاری می تواند به عنوان سندی تعریف شود که از طرف کل شرکت برای یک شرکت دیگر ، یک کارآفرین شخصی یا یک فرد دیگر ارسال شود (به عنوان مثال یک سرمایه گذار). در واقع ، هر نامه نگاری شرکت نامه های تجاری است. هدف آنها بسیار متفاوت است:

1. در مورد همکاری
2. همکاری ، مذاکره
3. یادآوری نیاز به انجام تعهدات مندرج در قرارداد.
4. توضیحی درباره موقعیت آنها ، پاسخی به نامه ای که قبلاً ارسال شده بود و بسیاری دیگر.

سند معمولاً روی سربرگ شرکت تهیه می شود ، ارسال آن به صورت منظم یا مجاز است پست الکترونیک... با این حال ، اگر شریک از اهمیت خاصی برخوردار است ، ترجیح داده می شود آن را روی کاغذ ضخیم با کیفیت بالا چاپ کنید و به صورت شخصی یا پیک تحویل دهید. از نظر ساختار ، نامه شبیه یک سند تجاری معمولی است - شما می توانید از این طریق آن را به صورت شماتیک نشان دهید.

هنگام طراحی باید به دنبال چه چیزی بود

هیچ قانون و نمونه خاصی از این حروف وجود ندارد ، بنابراین ساختار ، حجم و طرح آنها تا حد زیادی به مورد خاص بستگی دارد. به عنوان مثال ، یک نامه اطلاع رسانی کاملاً مختصر (3-4 پاراگراف) خواهد بود ، و پیشنهاد کارمند یا پیشنهاد تجاری ممکن است بیش از یک صفحه طول بکشد.

با این حال ، چندین مورد وجود دارد قوانین عمومی، که باید هنگام تهیه کاغذ به آن توجه کنید:

1. خود این سند هیچگونه سندی ندارد نیروی حقوقی، با این حال ، مطابق با تمام قوانین ثبت نام تنظیم شده است. ساختار و سبک ارائه آن باید با اصول پذیرفته شده جریان مدرن مدرن مطابقت داشته باشد.
2. پیشنهادها به صورت منطقی و در توالی مشخص ساخته شده اند. عبارات آراسته ، پیچیده ، احساسی و حتی بیشتر محاوره ای وجود ندارد. تناژ خنثی است.
3. ارائه همیشه فقط از یک شخص انجام می شود - یا به صورت منفرد ، اگر متن مستقیماً از روی سر نوشته شده باشد یا به صورت جمع ، اگر از طرف کل شرکت نوشته شده باشد.
4. هدف خاص از تدوین و اقدامات مورد انتظار مخاطب مورد بحث قرار گرفته است (ارسال پاسخ ، در نظر گرفتن نامزدی یک کارمند ، موافقت با مذاکرات ، ارسال سند و غیره).
5. این مقاله منافع فردی مدیر یا سایر کارمندان را منعکس نمی کند ، بلکه اهداف شرکت را به صورت تیمی منعکس می کند. اگر شما نیاز به برقراری ارتباط شخصی دارید ، توصیه می شود این کار را به روش دیگری انجام دهید و خود را به عنوان نماینده شرکت معرفی نکنید.

TOP 5 اشتباهات املایی

خطاها را می توان به 2 گروه بزرگ تقسیم کرد - برخی از آنها با نوشتن به عنوان یک متن (نقض منطق ، واژگان ، سایر هنجارهای زبان) و سایر موارد مرتبط هستند - با نقض آداب و معاشرت مناسب:

1. اشتباهات املایی و علائم نگارشی مجاز نیستند - متن نامه باید همیشه حداقل 1-2 بار قبل از ارسال بررسی شود.
2. نقض سبک تجاری ارائه ، وجود عبارات احساسی ، ادب بیش از حد یا برعکس ، شدت آن.
3. لحن منفی - حتی تهدیدها باید بدون کلمات غیرضروری نوشته شود - به عنوان مثال: "ما حق داریم در تاریخ 30 روز از تاریخ دریافت این نامه به دادگاه مراجعه کنیم."
4. حجم خیلی بزرگ یا برعکس ، خیلی کم. معمولاً تمام متن ها می توانند در 1-2 صفحه قرار بگیرند. با این حال ، این بدان معنا نیست که شریک نیازی به انتقال همه چیز ندارد اطلاعات مهم... داده های حجیم ، نمودارها ، اشکال اسناد را می توان در برنامه ها استفاده کرد.
5. سلب حق انتخاب از طرف گفتگو. به عنوان مثال ، نباید بنویسید: "لطفاً نسخه نهایی قرارداد را در نظر بگیرید و تأیید کنید."

عبارات نمونه معمولی

استفاده از عبارات استاندارد معمول در گفتار تجاری در متن کاملاً طبیعی و حتی مطلوب است. در زیر لیستی از رایج ترین کلیشه های مورد استفاده در شرایط مختلف آورده شده است.

نمونه های 2019

اینجا چندتایی هستند نمونه های آماده نامه هایی که می توانید هنگام ساخت نسخه خود روی آنها تمرکز کنید.

درخواست داده

درخواست

پیشنهاد تجاری

ضمانت نامه

مطالبه

با تشکر

معذرت خواهی

نامه اداری ابزاری برای مکاتبات تجاری است ، که نقش مهمی در خاتمه یا حفظ روابط متقابل سودمند و دوستانه با شرکا ، تأمین کنندگان ، مشتریان ، کارمندان دارد. یک نامه تجاری خوب نوشته شده به شما امکان می دهد تا تصویری مثبت از سازمان ایجاد کنید. سایت ما شامل نمونه هایی از نوشتن و طراحی است مدل های متفاوت، انواع مختلف، انواع متفاوت، مدل های مختلف نامه های تجاری

نمونه نامه های تجاری

متشکرم نامه

متشکرم نامه - این یک نامه تجاری است که به دلایلی حاوی کلمات تشکر است: برای کار حرفه ای، خدمات با کیفیت بالا و غیره یک سپاس نامه می تواند به سازمان یا یک شخص خاص ارسال شود. این می تواند پاسخ نامه ای به نامه ابتکاری باشد: نامه تبریک ، دعوت نامه یا نامه ابتکاری که به ابتکار خود تدوینگر نوشته شده است. چگونه نامه تشکر بنویسیم سپاس نامه ...

تشکر نامه از استاد

تشکر نامه به مربی نامه ای تجاری است که از مربی مهد کودک برای زحمت کشیدن وی در زمینه تربیت فرزندان به نمایندگی از مدیر موسسه پیش دبستانی یا والدین فرزندان قدردانی می کند. نحوه نوشتن تشکر نامه به یک معلم تشکر نامه از مربی مهد کودک همان شکلی را دارد که با نامه کاری معمولی روبرو است و از عناصر ساختاری زیر تشکیل شده است: سرصفحه سند. حاوی موقعیت ، نام خانوادگی و حروف اولیه مربی در ...

تشکر نامه به دکتر

یک نامه تشکر از دکتر یک نامه تجاری است که در آن از دکتر برای کمک های بهبود یافته قدردانی می شود. سپاس نامه ای از طرف بیمار یا بستگان بیمار تنظیم می شود. نحوه نوشتن تشکر نامه به پزشک تشکر نامه از پزشک همان شکل نامه تجاری را دارد: سر نامه نام کامل پزشک یا رئیس پزشک یک مcareسسه بهداشتی در پرونده دارویی است (در صورت لزوم نوشته شده است). درخواست تجدید نظر - نام کامل پزشکی که به او بیان می شود ...

تشکر از همکاری

تشکر از همکاری نامه ای تجاری است که در آن از طرف رئیس سازمان به شریک زندگی خود برای تحویل به موقع کالاها ، کارهای انجام شده ، خدمات ارائه شده سپاسگزار می شود. نحوه نوشتن تشکر نامه برای همکاری تشکر نامه همکاری همان الزامات نامه تجاری را دارد: سر نامه. موقعیت ، نام خانوادگی و حروف اول کارمند سازمان نوشته شده است ، که برای آنها سخنان قدردانی ...

تشکر نامه سازمان

تشکر نامه از یک سازمان نامه ای تجاری است که از مذاکرات موفقیت آمیز ، ملاقات و زمان صرف شده ، مهمان نوازی در یک سفر کاری و غیره تشکر می کند. نحوه نوشتن تشکر نامه به یک سازمان تشکر نامه از یک شرکت دارای جزئیات نامه تجاری است: عنوان سند - نام کامل مقام سازمانی که قدردانی به آن ابراز می شود. درخواست تجدیدنظر - نام کامل مسئول سازمانی که به وی سپاس گفته می شود ...

تشکر نامه به والدین

یک نامه تشکر از والدین یک نامه تجاری است که در آن از پدر و مادر فارغ التحصیلان مدرسه یا مهد کودک برای تربیت خوب فرزندان ، مشارکت فعال در زندگی گروه ، کلاس و موسسه تحصیلی، به مدرسه کمک کنید ، مهد کودک و غیره. یک نامه تشکر به نمایندگی از مدیر ، معلم کلاس ، مربی یا رئیس معلم تنظیم می شود. نحوه نوشتن تشکر نامه به والدین تشکر نامه از والدین فارغ التحصیلان شامل ساختار زیر است ...

تشکر نامه از کارمند

یک نامه تشکر از یک کارمند یک نامه تجاری است که از کارمند به دلیل کارش ، کمک به توسعه شرکت ، نگرش وظیفه شناسانه به کار و غیره قدردانی می کند. یک نامه تشکر به احترام یک واقعه مهم از طرف رئیس سازمان تنظیم شده است: یک سالگرد ، تعطیلات حرفه ای و غیره نحوه نوشتن تشکر نامه به یک کارمند تشکر نامه از یک کارمند دارای شکل و ساختار مشابه نامه تجاری عادی است: عنوان سند. که در...

نامه تشکرآمیز به دانشجو

نامه تشکر از دانشجو یا دانشجو نامه ای تجاری است که در آن از دانشجو برای موفقیت در تحصیل ، برای یک فعال قدردانی می شود فعالیت های اجتماعی، مشارکت در زندگی ورزشی و غیره سپاس نامه ای به نمایندگی از مدیر مدرسه ، رئیس دانشگاه تنظیم می شود. نحوه نوشتن تشکر نامه به دانشجو ، دانشجو با تشکر از دانشجو ، دانشجو به صورت رایگان نوشته می شود. متن نامه تشکر شامل کلمات تشکر از دانشجو ، دانشجو است. در زیر ، زیر متن نامه ، ...

با تشکر از شما نامه به معلم

نامه تشکر از معلم نامه ای تجاری است که از معلم قدردانی می کند ، معلم کلاس برای کار در زمینه تربیت و آموزش کودکان از طرف مدیر یک م theسسه آموزشی یا والدین کودکان دانش آموزان. نحوه نوشتن نامه تشکر از معلم تشکر نامه از معلم دارای جزئیات نامه تجاری است: عنوان سند - نشان دهنده نام کامل معلمی است که کلمات تشکر به آدرس وی ارسال می شود. اختیاری عنصر ساختاری مرسی نامه ...

انواع نامه های تجاری

ضمانت نامه

ضمانت نامه یک نامه تجاری غیر تجاری است که شامل تأیید (ضمانت) عملکرد برخی اقدامات یا انطباق با برخی شرایط است: زمان و واقعیت پرداخت محصولات دریافتی ، کار انجام شده یا خدمات ارائه شده ، کیفیت تضمین و غیره به عبارت دیگر ، ضمانت نامه راهی برای اطمینان از انجام تعهدات توسط طرف معامله است. ضمانت نامه ای ممکن است در پاسخ به ادعای نامه تنظیم شود. نحوه نوشتن ضمانت نامه فرم ضمانت نامه ...

ضمانت نامه برای ارائه آدرس قانونی

ضمانت نامه برای ارائه آدرس حقوقی نامه تجاری است که شامل تأیید واقعیت انعقاد قرارداد اجاره با یک شرکت موجود یا قصد مالک است اماکن غیر مسکونی پس از آن اجاره دهید ثبت نام دولتی یک نهاد حقوقی جدید به عبارت دیگر ، حق انعقاد قرارداد اجاره در آینده را تضمین می کند. این نامه به مقام ثبت کننده ارسال می شود و بنا به درخواست مستاجر تنظیم می شود. نحوه نوشتن ضمانت نامه در مورد ...

نامه ضمانت شغلی

ضمانت نامه یک شغل نامه ای تجاری است که شامل ضمانت نتیجه گیری است قرارداد استخدام کارفرما با کارمند. غالباً ، هنگامی که کارمندی به کشور دیگری نقل مکان می کند ، برای ارائه به FMS لازم است. نحوه نوشتن ضمانت نامه برای استخدام فرم ضمانت نامه استخدام حاوی مشخصات زیر است: شماره و تاریخ سند ؛ گیرنده نامه - نام سازمان و نام کامل رسمی که برای آن خطاب شده است یا متن: ...

نامه ضمانت پرداخت

ضمانت نامه پرداخت نامه ای تجاری است که تأیید زمان و واقعیت پرداخت محصولات دریافتی ، خدمات ارائه شده یا کار انجام شده است. ضمانت نامه پرداخت می تواند پاسخی به ادعای نامه باشد. نحوه نوشتن ضمانت نامه پرداخت بدهی فرم ضمانت نامه شامل مشخصات زیر است: شماره و تاریخ سند ؛ گیرنده نامه - نام سازمان و نام کامل رسمی که برای او خطاب شده است ؛ عنوان سند -...

نوشتن نامه تجاری

قبل از نوشتن نامه تجاری ، به نتیجه نهایی که می خواهید بدست آورید فکر کنید: افزایش فروش ، سرعت بخشیدن به روند پرداخت ، ارائه همکاری ، ادعای ادعا ، تبریک گفتن ، دعوت کردن و موارد دیگر. مطابق با این ، نامه ای تجاری بنویسید ، تا جایی که ممکن است هدف خود را تأکید کنید.

طراحی نامه تجاری

ثبت نامه تجارت در سربرگ شرکت انجام می شود ، که باید نام سازمان ، آدرس محل ، شماره تماس ، احتمالاً ایمیل ، وب سایت ، آرم را نشان دهد.

نامه تجاری باید با استفاده از حاشیه چاپ شود: حاشیه سمت چپ باید حداقل 3 سانتی متر باشد (برای ثبت اسناد) ، حاشیه سمت راست باید حداقل 1.5 سانتی متر باشد.

سربرگ نامه تجاری باید حاوی نام شرکت گیرنده با نام و موقعیت گیرنده (در گوشه بالا سمت راست) باشد.

در گوشه بالا سمت چپ و تحت عنوان نامه تجاری ، تاریخ نوشتن و شماره ثبت (خروجی) نشان داده شده است. اگر نامه تجاری نامه نامه پاسخ است ، لازم است مشخص شود که این نامه به کدام سند پاسخ می دهد.

در صورت لزوم ، پس از تاریخ و شماره سند ، عنوان آن نشان داده می شود.

نامه تجاری باید شامل درخواست تجدیدنظر از گیرنده نامه باشد.

در پایان نامه تجاری ، امضای فرستنده (نام ، موقعیت ، امضا) باید وجود داشته باشد.

برای مکاتبات رسمی تجاری ، از قلم معمولاً در Times New Roman با اندازه فونت 12 نقطه ای و یک فاصله استفاده می شود.

نوشتن انواع نامه های تجاری بخشی ضروری از تجارت نمایندگان تجارت است. به لطف چنین پیام هایی ، آنها توانایی حل مسائل تجاری را به در دسترس ترین ، سریع و بهینه ترین روش کسب می کنند.

فایل ها این پرونده ها را بصورت آنلاین باز کنید2 پرونده

چه نامه های تجاری وجود دارد

به طور معمول ، نامه های تجاری را می توان به چند دسته اصلی تقسیم کرد:

• نامه تبریک؛
• نامه اطلاعاتی
• و غیره.

یک پاراگراف جداگانه می تواند پاسخ تمام این نامه ها را علامت گذاری کند ، نامه هایی که بخشی از مکاتبات رسمی تجاری هستند و همچنین مطابق قوانین خاص نوشته شده اند.

چه کسی باید نویسنده نامه باشد

نامه های تجاری همیشه باید حاوی یک امضا باشند. در همان زمان ، هر کارمند شرکت ، که صلاحیت وی را شامل می شود این عملکرد یا به دستور مدیر مجاز به این کار است. معمولاً این یک متخصص یا مسئول واحد ساختاری مسئول موضوع پیام است. با این حال ، صرف نظر از اینکه چه کسی دقیقاً مشغول نوشتن است ، نامه باید در هر صورت برای تأیید به مدیر ارسال شود ، با توجه به اینکه این نامه از طرف شرکت در حال نوشتن است.

قوانین کلی برای نوشتن نامه های تجاری

کلیه ارتباطات تجاری فقط باید به فعالیتهای شرکت یا شرایط مرتبط با آن مربوط شود. علاوه بر این ، صرف نظر از محتوا ، آنها باید از برخی الزامات پیروی کنند.

اول از همه ، این یک ساختار خاص است. پیام باید همیشه نشان دهد:

• تاریخ نوشتن ،
• مشخصات فرستنده و گیرنده ،
• آدرس آدرس مودبانه (به صورت جمله "عزیز ایوان پتروویچ" ، "عزیز النا گریگورینا") ،

لازم به ذکر است که نامه ها را می توان به تک تک کارمندان و کل تیم ها خطاب کرد (در این مورد ، کافی است خود را به سلام و احوالپرسی "عصر بخیر!" محدود کنیم).

اسناد اضافی مختلف ، شواهد عکس و فیلم ممکن است به نامه ضمیمه شود - در صورت وجود ، این باید در متن اصلی منعکس شود.

نامه را می توان طبق معمول تهیه کرد ورق استاندارد قالب A4 و روی سربرگ شرکت. گزینه دوم ترجیح داده می شود ، زیرا نیازی به تایپ دستی اطلاعات شرکت نیست ، علاوه بر این ، چنین نامه ای محکم تر به نظر می رسد و بار دیگر نشان می دهد که پیام به مکاتبات رسمی تعلق دارد. می تواند به صورت دست نوشته شود (نامه هایی که با خط خوش خط به خصوص موفقیت آمیز هستند) ، یا روی رایانه چاپ شود (در صورت نیاز به ایجاد چندین نسخه از نامه راحت است).

نامه باید با امضا تأیید شود ، اما لازم نیست مهر آن را بزنید ، زیرا از سال 2016 ، اشخاص حقوقی از ضرورت استفاده از مهر در فعالیت های خود معاف شده اند.

قبل از ارسال پیام ، در صورت لزوم ، در مجله اسناد خروجی ثبت می شود ، که در آن یک شماره اختصاص داده می شود و تاریخ عزیمت قرار داده می شود.

هنگام نوشتن نامه به دنبال چه چیزی باشید

هنگام نوشتن نامه ، باید هجی را به دقت کنترل کنید ، از نظر واژگان ، دستور زبان ، علائم نگارشی و غیره به قوانین و هنجارهای زبان روسی پایبند باشید. گیرندگان همیشه به نحوه بیان صحیح افکار در پیام توجه می کنند.

فراموش نکنید که تحقیق انجام شده بدون ابهام نشان می دهد که مردم آماده نیستند بیش از یک دقیقه به خواندن این نوع نامه بپردازند.

نامه باید به شکل صحیح نوشته شده باشد ، نه "گسترش افکار در طول درخت" ، بلکه کوتاه و مختصر ، تا حد قابل توجه. هر موضوع جدید باید در یک پاراگراف جداگانه تنظیم شود ، که در صورت لزوم ، باید به پاراگراف تقسیم شود. علاوه بر این ، نامه ای فشرده و واضح برای گیرنده روشن می کند که نویسنده برای وقت خود ارزش قائل است. در اینجا جمله "کوتاهی خواهر استعداد است" مناسب است.

آنچه در نامه تجارت مجاز نیست

در نامه های شغلی ، لحنی بی ادب یا ساده اندیشانه کاملاً غیرقابل قبول است ، درست مثل متن خیلی خشک و "کلیشه" های پیش پا افتاده. شما همچنین باید از فرمول بندی های پیچیده ، انبوهی از اصطلاحات مشارکتی و قید ، اصطلاحات خاص که برای یک حلقه باریک متخصص قابل درک است ، خودداری کنید.

شما نمی توانید اطلاعات نادرست ، غیر قابل اعتماد و حتی بیشتر از آن آگاهانه کاذب را در نامه وارد کنید.

باید در نظر داشت که این نوع پیام ها نه تنها بخشی از مکاتبات معمول کسب و کار است ، بلکه ، در بسیاری از موارد ، به اسناد رسمی اشاره دارد ، که بعداً می توانند از نظر قانونی از اهمیت برخوردار شوند.

نحوه ارسال نامه

هر پیام رسمی را می توان از چند طریق اصلی ارسال کرد.

1. اولین ، مدرن ترین و سریع ترین ، از طریق است وسایل الکترونیکی ارتباطات راحت و کارآمد است و به شما امکان ارسال اطلاعات تقریباً با حجم نامحدود را می دهد.

   در اینجا فقط یک منفی وجود دارد - با مقدار زیادی نامه الکترونیکی در آدرس ، نامه به راحتی گم می شود یا در پوشه "هرزنامه" قرار می گیرد ، بنابراین ، هنگام ارسال نامه به این روش ، توصیه می شود علاوه بر این اطمینان حاصل کنید که نامه (از طریق یک تماس تلفنی ساده) دریافت شده است.

2. راه دوم: محافظه کارانه ، که به شما امکان می دهد از طریق Russian Post پیام ارسال کنید. در این حالت توصیه می شود از عملکرد ارسال استفاده کنید از طریق پست سفارشی با تأیید رسید - این فرم اطمینان حاصل می کند که نامه به مخاطب می رسد ، که گیرنده یک اعلان ویژه در مورد آن دریافت می کند.

   معمولاً در مواردی که اصل اسناد ، نامه هایی که دارای امضای زنده و مهر و موم شده اند ارسال می شود ، از طریق پست استاندارد استفاده می شود.

3. همچنین ، نامه ای می تواند از طریق نمابر یا پیام رسان های مختلف فوری ارسال شود ، اما به شرطی که روابط بین شرکا به اندازه کافی نزدیک باشد و چنین شیوه نامه نگاری را کاملاً بپذیرد.

در هر سازمانی ، نامه ها عمده اسناد ورودی و خروجی را تشکیل می دهند. انواع مختلفی از این اسناد وجود دارد و برای هر یک از آنها تعدادی قانون برای ثبت وجود دارد. از آنجا که نامه ها متداول ترین نوع اسناد مدیریت هستند ، بسیار مهم است که بدانید چگونه آنها را به درستی بنویسید.

در این مقاله یاد خواهید گرفت:

طراحی صحیح حروف - موفقیت کل شرکت

نامه های تجاری (یا خدماتی) نامه هایی هستند که برای ارتباط شرکت با ساختارهای خارجی کار می کنند. علاوه بر این ، حتی پس از توافق لفظی بین رئیس سازمان و شریک تجاری یا مشتری ، قوانین آداب و معاشرت تأیید این قرارداد را پیش بینی می کند. این نیز به نوبه خود می تواند تضمین محسوب شود.

انواع نامه های تجاری

1. اطلاعاتی - ایجاد شده به منظور انتقال برخی از اطلاعات.

توسط عملکردهای انجام شده

1. ابتکار - به مواردی که نیاز به پاسخ دارند تقسیم می شوند و به پاسخ نیازی ندارند. مثالها: درخواست ، شکایت ، اخطار ، یادآوری ،.

2. پاسخ نامه ها.

توسط مخاطب

1. منظم - به عنوان یک قاعده ، فقط به یک گیرنده هدایت می شود.

2. بخشنامه - مواردی که یک مخاطب برای چندین گیرنده ارسال می کند.

با فرم عزیمت

ساختار نامه خدمات

متن یک نامه تجاری خوب نوشته شده از تشکیل شده است بخشهای تجدید نظر ، مقدمه و اصلی

درخواست.

این مهمترین قسمت برای اهداف ارتباطی است. بنابراین ، به لطف فرم تجدیدنظر که به درستی انتخاب شده است ، می توانید نه تنها توجه مخاطب را جلب کنید ، بلکه لحن عمومی را برای ارتباط بیشتر تعیین کنید. اگر این نامه خطاب به شخص خاصی نباشد ، می توان از درخواست تجدیدنظر صرف نظر كرد ، در سایر موارد استفاده از فرمولهای استاندارد زبان معمول است - به عنوان مثال ، "سرگئی ایوانویچ عزیز!" ، "آقای نخست وزیر!" آدرس در وسط خط نوشته شده است.

قسمت مقدماتی.

در ابتدای نامه ، ذکر دلایل و دلایل تهیه آن ضروری است ، اغلب لازم است اطلاعات را با پیوند به اسناد و حقایق شخص ثالث تأیید کنید. در صورت لزوم نشان دادن پیوندها ، این کار باید به ترتیب زیر انجام شود: عنوان فعل ، نویسنده ، تاریخ ، شماره ثبت ، عنوان.

بخش اصلی.

در قسمت اصلی ، هدف اصلی نامه نشان داده شده است. در این قسمت ، وقایع لازم به تفصیل شرح داده می شود ، شواهد ارائه می شود یا وضعیت تحلیل می شود.

نتیجه.

در نتیجه گیری ، معمولاً نتیجه گیری در قالب درخواست ، پیشنهاد ، امتناع یا نظر صورت می گیرد. اعتقاد بر این است که نامه خدماتی می تواند فقط شامل یک قسمت نهایی باشد. به عنوان یک قاعده ، آنها با عبارات استاندارد پایان می یابند - به عنوان مثال ، "من امیدوارم که برای همکاری بیشتر" ، "C بهترین آرزوها" فرمول ادب در مقابل وسایل "امضا" قرار می گیرد ، و با یک ویرگول از موقعیت جدا می شود.

هنگام ثبت نام به نویسنده مهم است که جنبه هایی از جمله:

• میزان آشنایی و ماهیت رابطه با مخاطب ؛
• موقعیت اجتماعی مخاطب و رابطه آن با موقعیت نویسنده ؛
• وضعیتی که ارتباطات در آن اتفاق می افتد - رسمیت یا غیررسمی بودن آن ؛
• آداب و ضوابط و هنجارهای پذیرفته شده در یک شرکت خاص.

طراحی نامه ، نمونه:

ثبت نامه ها مطابق با GOST

نامه های خدماتی بسته به اندازه متن ، باید در فرم های مخصوص A4 یا A5 صادر شوند. فقط در مواردی که همزمان چندین شرکت نویسنده هستند ، استفاده از فرمها مجاز است.

الزامات مربوط به سربرگ ها ، و همچنین ترکیب جزئیات و قوانین ثبت نام در این موارد موجود است GOST R 6.30-2003 «سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم واحد مستندات سازمانی و اداری. الزامات اداری.

به طور کلی ، شرکت ها حق دارند به طور مستقل سربرگ تولید کنند ، زیرا GOST مشخص شده از نوع توصیه شده است ، با این حال ، اجرای مفاد آن نشان دهنده فرهنگ بالای کار با اسناد در سازمان است. برای برخی از سازمان ها ، GOST R 6.30-2003 اجباری است: به عنوان مثال ، مقامات اجرایی فدرال باید همیشه با این استاندارد بررسی کنند.

01 - نماد ملی فدراسیون روسیه؛

02 - نشان ملی سازنده فدراسیون روسیه ؛

03 - آرم سازمان یا علامت تجاری (مارک خدمات) ؛

04 - کد سازمان ؛

05 - شماره اصلی ثبت دولت (OGRN) یک شخص حقوقی ؛

06 - شماره شناسایی مودیان / کد دلیل ثبت نام (TIN / KPP) ؛

07 - کد فرم ؛

08 - نام شرکت؛

09 - داده های مرجع در مورد سازمان ؛

10 - نام نوع سند ؛

11 - تاریخ

12 - شماره ثبت؛

14 - محل تدوین یا انتشار ؛

15 - مخاطب ؛

16 - مهر گواهینامه

17 - وضوح؛

18 - عنوان متن

19 - علامت کنترل ؛

20 - متن سند ؛

21 - حضور برنامه را علامت گذاری کنید.

22 - امضا ؛

23 - گردن توافق ؛

24 - تأیید ویزا

25 - چاپ چاپ ؛

26 - علامت در صدور گواهینامه یک نسخه ؛

27 - در مورد هنرمند علامت گذاری کنید

28 - یادداشتی در مورد اجرای سند و جهت آن در پرونده ؛

29 - یک علامت در دریافت سند در سازمان ؛

30 - شناسه نسخه الکترونیکی.

ثبت نامه مطابق با GOST ، نمونه:

ثبت نامه با پیوست ، نمونه:

قوانین مکاتبات تجاری

مکاتبات تجاری شامل استفاده از سبک رسمی ارتباطات تجاری است. ویژگی آن در این واقعیت است که شرکت کنندگان معمولاً هستند اشخاص حقوقیکه باید به قوانین ارتباطی نسبتاً سخت سازمان (یا چندین سازمان) پایبند باشد.

چندین مورد برای وجود دارد این نوع ارتباطات

استاندارد سازی ارائه. امروزه اصطلاحات ، عبارات و فرمولهای بسیاری وجود دارد که مشخصه مکاتبات تجاری است. استفاده از آنها می تواند به طور قابل توجهی زمان آماده سازی را کاهش دهد ، و سازه های آماده به شما کمک می کند تا وقت خود را برای جستجوی مناسب از دست ندهید وضعیت خاص مقررات. استاندارد سازی درک هر متن را بسیار تسهیل می کند و کل روند جریان سند را بهینه می کند.

لحن خنثی. خویشتنداری و دقت در طراحی حروف ، هنجار ارتباطات رسمی است. لحن خنثی به معنای فقدان تقریباً کامل کلمات رسا یا رنگ آمیزی است. اطلاعات کاملاً ماهیت رسمی دارند ، به همین دلیل لازم است که از متن حذف شود ، به عنوان مثال کلماتی با پسوند کوچک یا میان حرفی. رنگ و بوی احساسی ممکن است وجود داشته باشد ، اما باید در پشت لحن خنثی ارائه پنهان شود.

دقت و ابهام در کلمات... گیرنده باید بدون ابهام معنای مطالب مخاطب خود را درک و تفسیر کند. به طور معمول ، دقت متن به طور مستقیم به ساختار ترکیبی ساخته شده ، عدم وجود خطاهای منطقی بستگی دارد. نامه خدماتی باید به وضوح بیان شود.

خلاصه... به لطف این نیاز ، نویسنده قادر خواهد بود حجم کل سند را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. ارائه لاکونیک ، اول از همه ، حذف افزونگی گفتار ، استفاده اقتصادی است معنی زبانی، عدم تکرارهای غیرضروری و اطلاعات اضافی.

کاربرد فرمول های زبان. الگوهایی که به طور گسترده در مکاتبات تجاری استفاده می شوند ، بخشی جدایی ناپذیر از آن است. بنابراین ، برای القا اقدام ، اغلب از فرمول های زیر استفاده می شود: "ما از شما می خواهیم موضوع را در نظر بگیرید ..." ، "در تأیید توافق ما ...". غالباً ، فرمولهای زبانی از نظر حقوقی عناصر قابل توجهی در متن هستند که بدون آنها نیروی لازم را نخواهد داشت. به عنوان مثال: "ما بازپرداخت مبلغ ... را تضمین می کنیم" ، "کنترل اجرای کار به ... اختصاص داده می شود".

استفاده از اصطلاحات ، اختصارات واژگانی و گرافیکی.به لطف استفاده از اصطلاحات در مکاتبات ، نویسنده می تواند به درک صریح متن ، که فوق العاده است ، برسد ویژگی مهم ارتباطات تجاری اصطلاحاتی که می تواند و باید در زمینه اسناد مدیریت استفاده شود ، توسط GOST R 51141-98 "کار اداری و بایگانی تنظیم می شود. اصطلاحات و تعاریف"

غلبه جملات ساده ساده... ارتباطات رسمی ، به عنوان یک قاعده ، مبتنی بر استفاده از جملات ساده مشترک یک بخشی یا دو بخشی است ، که روند درک متن را بسیار ساده می کند.

یادداشت طراحی نامه تجاری

امروزه نامه های خدماتی در هر شرکتی در مورد موضوعات کاملاً متفاوت مربوط به فعالیت های افراد و کل بخش ها تهیه می شود. موضوع ایمیل ها می تواند درخواست ، اطلاع رسانی ، توافق ، ادعا ، لغو ، تغییر و غیره باشد. علاوه بر این ، قوانین خوشمزه فرض کنید که هر سندی مطابق با تمام الزامات فوق تنظیم خواهد شد. به لطف این نامه (به هر شکلی که ارسال شود) به ابزاری مثر در کار هر یک از کارکنان و مدیریت کل شرکت تبدیل خواهد شد.

خودت را چک کن

1. به کدام حرف دایره ای گفته می شود؟

• نامه ای که توسط یک مخاطب برای چندین مخاطب ارسال شده است
• نامه ای که توسط یک مخاطب به یک مخاطب ارسال شده است
• نامه ای که به چند دلیل ارسال نشده است

2. پیوست نامه نامه تجاری چگونه به درستی تنظیم شده است؟

• ضمیمه: 2 لیتر. در 2 نسخه.
• ضمیمه در 2 نسخه در 2 برگ
• دو برگ برنامه در نسخه تکراری

3. چند مرحله در تهیه و تنظیم نامه تجاری وجود دارد؟

4- الزام به لحن خنثی در مکاتبات تجاری به چه معناست؟

• استفاده از اصطلاحات ، اختصارات واژگانی و گرافیکی
• تقریباً فقدان کامل کلمات رسا یا رنگی احساسی در نوشتن
• استفاده گسترده از الگوها

5- نامه تجاری از چه قسمتهایی تشکیل شده است؟

• قسمتهای تجدید نظر ، مقدمه و اصلی ، نتیجه گیری
• قسمت اصلی ، نتیجه گیری
• فرجام خواهی ، نتیجه گیری