نوشتن انواع نامه های تجاری بخشی ضروری از تجارت نمایندگان تجارت است. به لطف چنین پیام هایی ، آنها توانایی حل مسائل تجاری را به در دسترس ترین ، سریع و بهینه ترین روش کسب می کنند.

فایل ها این پرونده ها را بصورت آنلاین باز کنید2 پرونده

چه نامه های تجاری وجود دارد

به طور معمول ، نامه های تجاری را می توان به چند دسته اصلی تقسیم کرد:

• نامه تبریک؛
• نامه اطلاعاتی
• و غیره.

یک پاراگراف جداگانه می تواند پاسخ تمام این نامه ها را علامت گذاری کند ، نامه هایی که بخشی از مکاتبات رسمی تجاری نیز هستند و مطابق قوانین خاص نیز نوشته شده اند.

چه کسی باید نویسنده نامه باشد

نامه های تجاری همیشه باید حاوی یک امضا باشند. در همان زمان ، هر کارمند شرکت ، که صلاحیت وی را شامل می شود این عملکرد یا به دستور مدیر مجاز به این کار است. معمولاً این یک متخصص یا مسئول واحد ساختاری مسئول موضوع پیام است. با این حال ، صرف نظر از اینکه چه کسی دقیقاً مشغول نوشتن است ، نامه باید در هر صورت برای تأیید به مدیر ارسال شود ، با توجه به اینکه این نامه از طرف شرکت در حال نوشتن است.

قوانین کلی برای نوشتن نامه های تجاری

کلیه ارتباطات تجاری فقط باید به فعالیتهای شرکت یا شرایط مرتبط با آن مربوط شود. علاوه بر این ، صرف نظر از محتوا ، آنها باید از برخی الزامات پیروی کنند.

اول از همه ، این یک ساختار خاص است. پیام باید همیشه نشان دهد:

• تاریخ نوشتن ،
• مشخصات فرستنده و گیرنده ،
• آدرس آدرس مودبانه (به صورت جمله "عزیز ایوان پتروویچ" ، "عزیز النا گریگورینا") ،

لازم به ذکر است که نامه ها را می توان به تک تک کارمندان و کل تیم ها خطاب کرد (در این مورد ، کافی است خود را به سلام و احوالپرسی "عصر بخیر!") محدود کنیم.

اسناد اضافی مختلف ، شواهد عکس و فیلم ممکن است به نامه ضمیمه شود - در صورت وجود ، این باید در متن اصلی منعکس شود.

نامه را می توان طبق معمول تهیه کرد ورق استاندارد قالب A4 و روی سربرگ سازمان. گزینه دوم ترجیح داده می شود ، زیرا نیازی به تایپ دستی اطلاعات شرکت نیست ، علاوه بر این ، چنین نامه ای محکم تر به نظر می رسد و بار دیگر نشان می دهد که این پیام به مکاتبات رسمی تعلق دارد. می تواند به صورت دست نوشته شود (نامه هایی که با خط خوش خط به خصوص موفقیت آمیز هستند) ، یا روی رایانه چاپ شود (در صورت نیاز به ایجاد چندین نسخه از نامه راحت است).

نامه باید با امضا تأیید شود ، اما لازم نیست مهر آن را بزنید ، زیرا از سال 2016 اشخاص حقوقی در فعالیت های خود از نیاز به استفاده از مهر و موم رها شده اند.

قبل از ارسال پیام ، در صورت لزوم ، در مجله اسناد خروجی ثبت می شود که در آن یک شماره و تاریخ عزیمت اختصاص داده شده است.

هنگام نوشتن نامه به دنبال چه چیزی باشید

هنگام نوشتن نامه ، باید هجی را به دقت کنترل کنید ، از نظر واژگان ، دستور زبان ، علائم نگارشی و غیره به قوانین و هنجارهای زبان روسی پایبند باشید. گیرندگان همیشه به نحوه بیان صحیح افکار در پیام توجه می کنند.

فراموش نکنید که تحقیقات انجام شده بدون ابهام نشان می دهد که مردم آماده نیستند بیش از یک دقیقه به خواندن این نوع نامه ها بپردازند.

این نامه باید به شکل صحیح نوشته شده باشد ، نه "گسترش افکار در طول درخت" ، بلکه کوتاه و مختصر ، تا حد قابل توجه. هر موضوع جدید باید در یک پاراگراف جداگانه تنظیم شود ، که در صورت لزوم ، باید به پاراگراف تقسیم شود. علاوه بر این ، نامه ای فشرده و واضح برای گیرنده روشن می کند که نویسنده برای وقت خود ارزش قائل است. در اینجا جمله "کوتاهی خواهر استعداد است" مناسب است.

آنچه در نامه تجارت مجاز نیست

در نامه های شغلی ، لحنی بی ادب یا ساده اندیشانه کاملاً غیرقابل قبول است ، درست مثل متن خیلی خشک و "کلیشه" های پیش پا افتاده. شما همچنین باید از فرمول بندی های پیچیده ، فراوانی عبارات مشارکتی و قید ، اصطلاحات ویژه ای که برای حلقه باریک متخصصان قابل درک است ، خودداری کنید.

نمی توانید اطلاعات تأیید نشده ، غیر قابل اعتماد و حتی بیشتر از آن آگاهانه نادرست را در نامه وارد کنید.

باید در نظر داشت که این نوع پیام ها نه تنها بخشی از مکاتبات معمول کسب و کار است ، بلکه ، در بسیاری از موارد ، به اسناد رسمی اشاره دارد ، که بعداً می توانند از نظر قانونی از اهمیت برخوردار شوند.

نحوه ارسال نامه

هر پیام رسمی را می توان از چند طریق اصلی ارسال کرد.

1. اولین ، مدرن ترین و سریع ترین ، از طریق است وسایل الکترونیکی ارتباطات راحت و کارآمد است و به شما امکان ارسال اطلاعات با حجم تقریباً نامحدود را نیز می دهد.

   در اینجا فقط یک منفی وجود دارد - با مقدار زیادی نامه الکترونیکی در آدرس ، نامه به راحتی گم می شود یا در پوشه "هرزنامه" قرار می گیرد ، بنابراین ، هنگام ارسال نامه به این روش ، توصیه می شود علاوه بر این اطمینان حاصل کنید که نامه دریافت شده است (از طریق یک تماس تلفنی ساده).

2. راه دوم: محافظه کارانه ، که به شما امکان می دهد از طریق Russian Post پیام ارسال کنید. در این حالت توصیه می شود از عملکرد ارسال استفاده کنید از طریق پست سفارشی با تأیید رسید - این فرم اطمینان حاصل می کند که نامه به مخاطب می رسد ، که گیرنده یک اعلان ویژه در مورد آن دریافت می کند.

   معمولاً در مواردی که اصل اسناد ، نامه هایی که دارای امضای زنده و مهر و موم شده اند ارسال می شود ، از طریق پست استاندارد استفاده می شود.

3. همچنین ، نامه ای می تواند از طریق نمابر یا پیام رسان های فوری مختلف ارسال شود ، اما به شرطی که روابط بین شرکا به اندازه کافی نزدیک باشد و چنین شیوه نامه نگاری را کاملاً قبول کند.

الزامات ویژه ای برای طراحی نامه خروجی وجود دارد. این به این دلیل است که برای اهداف اطلاعاتی و مرجع است. هنگام تهیه نامه خدمات ، لازم است که الزامات GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه را در نظر بگیرید. سیستم واحد مستندات سازمانی و اداری. الزامات اداری »و فرم های سازمان را اعمال می کند. برای جزئیات ، شما باید بر روی GOST R 6.30-2003 تمرکز کنید (از 01.07.2018 شما باید بر روی GOST R 7.0.97-2016 تمرکز کنید). این به شما امکان می دهد ساختار واضحی از سند را حفظ کنید و سبک مورد نیاز ارتباطات تجاری را حفظ کنید و همچنین جزئیات را به درستی تنظیم کنید نامه اداری.

لازم به ذکر است که GOST R 6.30-2003 (و همچنین GOST R 7.0.97-2016) مشاوره ای است و سازمان ها می توانند سربرگ های خود را برای مکاتبات تجاری تهیه کنند. انطباق با GOST مشخص شده فقط برای مقامات اجرایی فدرال الزامی است.

عنوان سند می تواند از نظر طولی قرار داشته باشد و از آرایش زاویه ای برخوردار باشد (جزئیات فرم نامه ، تلفن و آدرس سازمان ها معمولاً در اینجا قرار دارد). نمونه نامه با آرایش گوشه ای ملزومات رایج ترین گزینه در کارهای دفتری مدرن است.

نمونه سربرگ با جزئیات زاویه دار

در بالای سند مشخص شده است:

• تاریخ
• عدد؛
• اشاره به شماره ثبت و تاریخ سند (اگر نامه نگاری پاسخی باشد) ؛
• در متن ، در یک عبارت تنظیم شده است.

عنوان نامه سرویس زیر شماره ثبت قرار دارد. این شامل تجدید نظر برای مخاطب است. نام و نام خانوادگی. و پست مخاطب باید در گوشه سمت راست بالای سند قرار گیرد. آدرس گیرنده در مرکز نوشته شده است.

از کی و به کی

جزئیات شرکت فرستنده اغلب در سربرگ شرکت قید می شود. همچنین لازم است گیرنده مکاتبات ، به عبارت دیگر ، مشخصات مخاطب به درستی نشان داده شود:

• نام شرکت؛
• نام واحد سازه ای که مکاتبات خروجی ارسال می شود.
• موقعیت گیرنده ؛
• نام خانوادگی و حروف اول گیرنده
• آدرس پستی سازمان.

نمونه نامه روی سربرگ شرکت

توجه به این نکته ضروری است که اگر نامه ای با همان محتوا برای چندین گیرنده ارسال شود ، قبل از هر چیز لازم است آدرس گیرنده اصلی و فقط پس از آن بقیه ذکر شود.

برای مثال:

LLC "Elki-Palki"

بخش قانونی

مسکو ، خیابان زلنایا ، 5

کپی 🀄

به مدیر عامل

LLC "شاخه های سبز"

سیماکوف V.A.

سنت پترزبورگ،

خیابان فرونزه ، 3

تاریخ و شماره

پس از امضای سند خروجی ، تاریخ آن ثبت می شود. تاریخ می تواند در قالب 2018/05/17 یا 17 مه 2019 باشد. در مواردی که تاریخ چندین بار در سند نشان داده شده است ، توصیه می شود که یک سبک نوشتاری یکنواخت داشته باشید.

اختصاص شماره ثبت مطابق با سیستم ثبت اسناد خروجی که در سازمان پذیرفته می شود و تنها پس از امضای سند صورت می گیرد. شماره ثبت از شماره سریال سند تشکیل شده است که می تواند با حروف بزرگ یا حروف تکمیل شود.

توجه به این نکته مهم است که ثبت یک سند خروجی پردازش نامه را برای شما و گیرنده شما آسان می کند.

هنگام پاسخ به مکاتبات رسمی دریافت شده ، لازم است "پیوند به شماره ثبت و تاریخ درخواست" لازم را صادر کنید. در این حالت ، تاریخ و شماره مورد دریافت شده در پاسخ نامه مشخص شده است. با این کار پردازش سریعتر مکاتبات در شرکت دریافت کننده تضمین می شود.

چه کسی امضا می کند

مکاتبات رسمی عمدتاً توسط مدیران امضا می شود و در صورت غیبت در محل کار ، توسط معاونان وی یا سایر مقاماتی که در زمان غیبت وی به عنوان مدیر عمل می کنند ، امضا می شود.

توجه به این نکته مهم است که مکاتبات تجاری مدرن نه تنها از طریق پست ، بلکه از طریق تلگراف ، نمابر و پست الکترونیک.

آیا لازم است هنرمند را نشان دهم

علیرغم این واقعیت که هر پیام تجاری توسط رئیس شرکت یا مقامات مجاز وی امضا می شود ، مکاتبات توسط یک کارمند عادی معمولی ، یعنی مجری انجام می شود. این نام و مشخصات تماس وی است که در این قسمت نشان می دهیم.

اطلاعات مربوط به هنرمند همیشه در پایین ، در آخرین سطرها قرار دارد. نام کامل ، نام خانوادگی و نام خانوادگی کارمند ، در یک خط جدید شماره تلفن تماس وی و حتی در زیر - آدرس ایمیل - نوشته شده است. قلم را همان بگذارید.

تمبر است

مهرها معمولاً روی نامه ها نمی گذارند ، اما اگر نامه نگاری های خروجی از نوع رسمی باشد ، روی سربرگ سازمان صادر می شود و هدف آن این است که با یک شخص یا سازمان دیگر روابط حقوقی (حقوقی) برقرار کند و مسئولیت کلیه سمت ها را به عهده داشته باشد. در این نامه آمده است ، مدیریت ممکن است بخواهد لوازم جانبی اضافی را به شکل مهر اضافه کند.

احتمالاً هرکسی حداقل یکبار مجبور شده است با لزوم نوشتن یک نامه کاری کنار بیاید. هنگام تدوین آن ، بی اختیار به این نتیجه می رسید که اصلاً آسان نیست. قوانین و مقررات زیادی برای نوشتن نامه های تجاری وجود دارد که باید آنها را بدانید. این مقاله به طور کامل روند تهیه یک سند را توصیف می کند ، نمونه هایی از نامه تجاری را ارائه می دهد ، انواع و طرح آنها را در نظر می گیرد.

فرم

سربرگ های آماده استحکام بیشتری می بخشد و نشان دهنده قابلیت اطمینان شرکت است. آنها حاوی اطلاعات لازم در مورد سازمان هستند ، مانند:

• نام.
• آدرس.
• با شماره های تلفن تماس بگیرید
• سایت اینترنتی.
• پست الکترونیک.
• لوگو.
• سایر مشخصات تماس

برای فرم ها هیچ قانون سختگیری وجود ندارد. بنابراین ، هر سازمانی به طور مستقل تصمیم می گیرد چه اطلاعاتی را در خود قرار دهد.

چگونه نامه های تجاری را به درستی بنویسیم؟ آموزش

نامه های تجاری با رعایت قوانین و الزامات ذاتی آنها به روشی خاص نوشته و قالب بندی می شوند. بسته به هدف ، نویسنده به تفصیل در مورد مطالب فکر می کند تا نتیجه ای را که محاسبه می کند بدست آورد. او باید به وضوح درک کند که مخاطب از قبل چه اطلاعاتی در مورد موضوع نامه می داند ، از چه چیزی شروع کند و چه چیزهای جدیدی در آن وجود دارد. این استدلال ها به آنچه نویسنده دنبال می کند بستگی دارد. روند تهیه نامه تجاری را می توان به مراحل زیر تقسیم کرد:

• موضوع را مطالعه کنید.
• نوشتن پیش نویس نامه.
• تصویب آن
• امضا کردن
• ورود به سیستم
• ارسال به مخاطب.

ساختار نامه های تجاری

هنگام نوشتن نامه ، لازم است که آن را با اطلاعات اشباع کنید ، یعنی همه اطلاعات لازم را در آنجا قرار دهید. این می تواند ساده یا پیچیده باشد. در یک نامه ساده ، مطالب به وضوح و مختصر اطلاعاتی را نشان می دهد که معمولاً نیازی به پاسخ مخاطب ندارد. یک مجموعه پیچیده می تواند از چندین بخش ، نکته و پاراگراف تشکیل شود. هر پاراگراف یک جنبه از اطلاعات را مشخص می کند. نمونه های این نوع نامه های تجاری معمولاً از یک قسمت مقدماتی ، اصلی و نهایی تشکیل شده اند.

در زیر نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت مقدماتی آن است.

بخش اصلی ، شرایط ، وقایع را توصیف می کند ، تجزیه و تحلیل و شواهد آنها را ارائه می دهد. در این قسمت است که آنها متقاعد می شوند که لازم است به هر روشی عمل كنند ، چگونگی موضوع را ثابت كنند و با استدلال های مختلف در مورد لزوم شركت در هر رویدادی اطلاع دهند.

نتیجه گیری شامل نتیجه گیری هایی است که به صورت پیشنهادها ، درخواست ها ، یادآوری ها ، امتناع ها و غیره انجام می شود.

نمونه ای از نوشتن نامه تجارت - قسمت آخر آن - در زیر ارائه شده است. در اینجا خلاصه ای از الزامات ذکر شده در قسمت اصلی است.

تمام اطلاعات ارائه شده باید به طور مطلوب سازگار و قابل درک باشد.

هر حرف با یک درخواست تجدید نظر در تراز وسط شروع می شود. این قسمت کوچک بسیار مهم است. هنگام انتخاب آن ، نویسنده باید توجه داشته باشد:

• موقعیت مقصد
• ماهیت رابطه.
• رسمیت
• آداب معاشرت.

انتهای نامه باید حاوی باشد فرم مودبانه... به عنوان مثال: "... من امیدوارم که برای همکاری بیشتر (با تشکر از دعوت) ...". این عبارات با امضای نویسنده دنبال می شود.

سبک

تمام نامه ها باید به سبک تجارت رسمی باشند ، این به معنای استفاده از ابزار گفتاری برای روابط تجاری رسمی است. ویژگی های چنین زبانی در شرایط زیر شکل می گیرد:

• مشارکت کنندگان اصلی در روابط تجاری اشخاص حقوقی هستند که از طرف رهبران و مقامات نامه هایی از آنها نوشته می شود.
• روابط در سازمانها کاملاً تنظیم می شود.
• موضوع ارتباطات فعالیت های شرکت است.
• اسناد اداری معمولاً مخاطب خاصی دارند.
• غالباً در جریان فعالیتهای سازمان ، شرایط یکسانی رخ می دهد.

در این رابطه ، اطلاعات مندرج در نامه تجاری باید باشد:

• رسمی ، غیرشخصی ، با تأکید بر فاصله بین شرکت کنندگان در ارتباطات.
• آدرس ، در نظر گرفته شده برای مخاطب خاص.
• مربوط به زمان نوشتن نامه.
• معتبر و بی طرف.
• دلیلش این است که گیرنده را وادار به انجام هر اقدامی کند.
• کامل برای قابلیت تصمیم گیری.

الزامات

نامه تجاری باید شرایط زیر را داشته باشد:

• گفتار در همه سطوح - واژگانی ، صرفی و نحوی - استاندارد است. این شامل بسیاری از عبارات ، اصطلاحات و فرمول ها است.
• لحن نوشتن ، بدون استفاده از عبارات زبانی احساسی و رسا ، خنثی ، محدود و سختگیرانه است.
• دقت و وضوح متن ، بدون خطاهای منطقی ، وضوح و تدبر در فرمول بندی ها.
• لاکونیسم و \u200b\u200bاختصار - بدون استفاده از عباراتی که معنای اضافی دارند.
• استفاده از فرمولهای زبانی تولید شده از موقعیتهای تکراری.
• استفاده از اصطلاحات ، یعنی کلمات یا عباراتی که مفاهیم خاصی دارند.
• استفاده از اختصارهایی که می توانند واژگانی باشند (یعنی کلمات مختصر مرکب که با حذف حروف از بخشهایی از کلمات تشکیل شده اند: OOO ، GOST و غیره) و گرافیکی (یعنی تعیین کلمات به صورت مختصر: grn ، zh-d و دیگران).
• استفاده از سازه ها در موارد جنسی و ابزاری.
• مکالمه با اسم های فعلی ("حمایت کردن" به جای "حمایت کردن").
• استفاده از جملات ساده ساده.

نمونه نامه های تجاری فوق در زیر نشان داده شده است نسخه کامل (با قسمت اصلی). این اطلاعات همه الزامات سبک رسمی کسب و کار را برآورده می کند.

انواع نامه های تجاری

بهتر است نامه های شغلی را یکجا بنویسید. موضوع خاص... در صورت لزوم حل همزمان چندین مسئله ، توصیه می شود چندین گزینه مختلف تهیه کنید.

نامه های تجاری می توانند براساس محتوای آنها باشند:

• مشایعت. چنین نامه هایی معمولاً برای برقراری ارتباط با ارسال مدارک مورد نیاز است.
  (نحوه نوشتن نامه تجاری چگونه است؟ نمونه نامه نامه به کسانی که نیاز به نوشتن این نوع سند دارند کمک می کند.)

• ضمانتنامه. آنها برای تأیید هرگونه قول یا شرط نوشته شده اند. به عنوان مثال ، پرداخت هزینه کار ، اجاره ، زمان تحویل و سایر موارد می تواند تضمین شود.
• سپاسگزار. آنها شروع به استفاده می شود به خصوص اغلب در اخیرا... چنین نامه هایی نشان می دهد لحن خوب شراکت. می توان آنها را روی یک سربرگ معمولی یا روی کاغذهای رنگی با چاپ زیبا صادر کرد.
  (چگونه یک نامه کاری بنویسیم؟ بسته به وظایفی که حل می کند ، نمونه ای از نسخه سپاسگزاری به صورت رایگان جمع آوری می شود). در این مورد نامه در کوتاه ترین شکل ماهیت آن را بیان می کند. چنین نمونه ای که روی کاغذهای رنگی و با تزئین ساخته شده است ، می تواند در محل شرکت در محل افتخار به دیوار آویزان شود.)

• اطلاعاتی
• آموزنده
• تبریک
• تبلیغات.

همچنین نامه هایی وجود دارد:

• پیشنهادات همکاری اخیراً کاملاً گسترده ، که برای سازمانها ارسال می شود ، اغلب از نوع تبلیغاتی هستند ، مثلاً مانند این نمونه. نوشتن نامه های تجاری کار دشواری است ، برای توجه به آن نیاز به تفاوت های ظریف زیادی دارید و برای علاقه مند شدن حتی بیشتر. اما اگر مطابق با نمونه زیر تدوین شود ، همه شانس موفقیت را دارد.

• دعوت نامه ها آنها برای شرکت در فعالیتهای مختلف ارسال می شوند. معمولاً خطاب به یک رهبر یا مقام است ، اما می تواند خطاب به کل تیم نیز باشد.
• درخواست ها.
• اعلامیه ها
• درخواست ها و بسیاری دیگر.

نحوه نوشتن پاسخ به نامه مثال

پاسخ باید با تکرار درخواست در نامه اول آغاز شود. سپس نتایج بررسی آن داده شده و تأیید یا انگیزه رد بیان می شود. نامه پاسخ تجارت ممکن است حاوی یک راه حل جایگزین برای اطلاعات مورد انتظار باشد. این معمولاً اصول زیر را دارد:

• پیوند به حرف اول و محتوای آن.
• زبان یکسان یعنی.
• حجم ها و جنبه های قابل مقایسه با محتوا.
• انطباق با یک توالی خاص.

ثبت

علاوه بر استفاده از سربرگ های شرکت برای نامه های تجاری ، باید ظرافتهای دیگری را نیز در طراحی آنها در نظر بگیرید. اینها جزئیات ، قوانین اختصارات ، هجی کردن آدرس ، عنوان ، طول متن ، عرض فیلد و موارد دیگر است.

نمونه نامه های تجاری با در نظر گرفتن همه ظرافت ها و ظرافت ها به نوشتن آن کمک می کنند. هم توسط کارمندان تازه کار و هم کارگران باتجربه مورد استفاده قرار می گیرند. با استفاده از نمونه ها ، آنها یاد می گیرند که چگونه نامه ها را به درستی بنویسند و در وقت زیادی صرفه جویی می کنند.

از طریق مکاتبات تجاری نه تنها هماهنگی فعالیتهای تجاری وجود دارد ، بلکه همچنین جمع آوری اطلاعات لازم برای این سازمان وجود دارد ، که در طول ممیزیهای مختلف گزارشگری مورد تقاضا خواهد بود. بنابراین ، اول از همه ، وظایف کارمندان اداری شامل نگهداری صحیح اسناد تجاری است که برای آنها متنوع است دستورالعمل های داخلی و اشکال مزیت فرم استاندارد این واقعیت است که فرد آن را به طور خودکار پر می کند ، در نتیجه در وقت و شرکت خود صرفه جویی می کند.

مکاتبات تجاری باید شامل موارد زیر باشد:

اطلاعات قابل اعتماد و کامل ؛
- خلاصه به دلیل کمبود روایت؛
- آدرس خنثی آدرس ، اما به شکل خیرخواهانه ؛
- یک زنجیره منطقی ، نه ارزیابی احساسی از واقعیت های بیان شده.

چگونه نامه کاری بنویسیم؟

مهمترین چیز این است که تصمیم بگیرید کدام نوع نامه تجاری برای شرایط خاص مناسب است. انواع مختلفی از آن وجود دارد:

یادآور؛
- تایید؛
- امتناع؛
- نامه انتقالی ؛
- دعوت؛
- ضمانتنامه؛
- اطلاعاتی
- نامه همراه با اطلاع رسانی و سفارش.

به طور معمول ، چنین نامه های تجاری نیاز به پاسخی دارند که در محتوای آنها حاوی درخواست ، پیشنهاد ، درخواست تجدیدنظر ، درخواست یا مطالبه است.

قوانینی برای نوشتن نامه تجاری.

بار عاطفی بسیار مهمی توسط صدای نامه تجاری تحمل می شود ، زیرا بی احترامی محجبه همچنان با پذیرش پیام های بی عیب و نقص نشان داده خواهد شد. به خصوص باید یک نامه کاری حاوی امتناع را با دقت بنویسید. در این صورت ، نباید در ابتدای نامه امتناع را اعلام کنید. در قسمت اول پیام ، شما باید استدلال های قانع کننده ای را به نفع دیدگاه خود ارائه دهید ، زیرا می توانید از فرمول هایی مانند

- "متأسفانه ، ما نمی توانیم درخواست شما را برآورده کنیم" ؛
- "ما بسیار متأسفیم ، اما برآورده کردن آرزوی شما امکان پذیر نیست" ، و غیره

در صورت امتناع ، مهم است که به یاد داشته باشیم که وظیفه ما امتناع است ، اما از دست دادن مشتری ، همراه و غیره.

بنابراین ، قوانین اساسی برای نوشتن نامه تجاری:

برای جذب صحیح ماهیت نامه ، لازم است چندین بار در متن درخواست مخاطب را تکرار کنید.
- در نامه رد ، ذکر دلایل عدم رضایت این درخواست مهم است ؛
- رد پیشنهاد فرمول رد است.

زبان مکاتبات تجاری.

مهم است که خواننده مکاتبات تجاری فقط ماهیت آن را به تصویر بکشد و نه اینکه به چه زبانی نوشته شده باشد. در چنین شرایطی است که تسلط بر قوانین نوشتن نامه تجارت ، که طی سالها تجربه ایجاد شده است ، نهفته است.

به یاد داشته باشید که در یک نامه تجاری:

باید مصرف شود کلمات ساده در حالی که محتوا را فقیر نمی کند.
- بیشتر از صفت از فعل استفاده کنید - این باعث می شود متن نامه پویا باشد.
- بدون اینکه به جزئیات و استدلال بپردازید ، به معنی آدرس نزدیکتر باشید.
- از جملات طولانی استفاده نکنید ، زیرا توجه خواننده را منحرف می کند.
- انتقال بین عبارات باید منطقی و نامحسوس باشد ؛
- تا آنجا که ممکن است از ضمایر کمتری استفاده کنید.

نامه تجاری به دلیل سواد و سبک قابل توجه است.

ثبت مکاتبات تجاری.

هنگام نوشتن نامه تجارت ، آن را بخاطر بسپارید قسمت بالا (1/4 ورق A4) باید برای سربرگ آزاد باشد. همچنین در گوشه بالای نامه شماره و تاریخ خروجی مشخص شده است که در یک ژورنال ویژه نامه خروجی ثبت می شود.

در گوشه پایین سمت چپ ، موقعیت ، نام خانوادگی و امضای مدیر مشخص شده است و در انتهای برگه نام خانوادگی پیمانکار نامه تجارت با شماره تلفن وی برای اطلاعات بیشتر نشان داده شده است.

بنابراین ، یک نامه تجاری از سه قسمت تشکیل شده است: اصل درخواست ، توجیه آن و اطلاعات پشتیبانی کننده.

هنگام پاسخ به نامه ، باید در قسمت اول مطالب به آخرین نامه این مخاطب مراجعه کنید. در صورت وجود مکاتبات خارجی ، برای شفافیت بیشتر ، لازم است یک کتابچه به نامه پیوست کنید ، پیوندی که در این نامه نشان داده خواهد شد. بسیار مهم است که چنین نامه ای را با تشکر از همکاری و عبارت "با احترام (نام شما) ..." پایان دهید

مردم از قدیم الایام برای یکدیگر نامه می نوشتند. با نامه می توان شخصیت یک شخص ، تحصیلات ، سرگرمی ها و مهمتر از همه چگونگی صحبت کردن با زبانی را که می نویسد قضاوت کرد. کسانی که این زبان را مطالعه می کنند دیر یا زود با نیاز به یادگیری نحوه نوشتن صحیح حروف روبرو می شوند زبان انگلیسی.

این نامه ممکن است هنگام ورود به یک م educationalسسه آموزش عالی خارج از کشور ، هنگام قبولی در آزمون زبان ، هنگام درخواست شغل مورد نیاز باشد. اما نه تنها در دنیای ارتباطات تجاری ، دانستن چگونگی نوشتن نامه به انگلیسی مهم است. مکاتبات غیررسمی همچنین می تواند در زندگی ، ارتباط با دوستان و آشنایان شما تأثیر بگذارد. نامه های شما توسط کسانی که آنها را می خوانند قضاوت می شود. آیا می خواهید برداشتی دلپذیر از خود بگذارید؟ ما شما را با قوانین اولیه مکاتبه به زبان انگلیسی آشنا خواهیم کرد. همچنین تکرار آن ارزش دارد. قبل از شروع به نوشتن نامه ، باید تعیین کنید که برای چه هدفی آن را انجام می دهید ، بنابراین - برای تعیین نوع نامه.

انواع حروف به انگلیسی

کلیه نامه ها را می توان به شخصی (نامه شخصی) و تجاری (نامه نامه تجاری) تقسیم کرد. ما قبلاً در مورد مکاتبه با شرکای تجاری و اصلی ترین تابوت مکاتبات تجاری صحبت کردیم ، امروز در مورد قوانین مکاتبات شخصی با جزئیات بیشتری بحث خواهیم کرد. آیا قوانین سختگیرانه کلی برای نوشتن نامه به زبان انگلیسی وجود دارد؟ اگر ما در مورد مکاتبات شخصی صحبت می کنیم ، پاسخ واضح است - نه. این در اسناد تجاری است ، ارتباط با شرکای تجاری ، قالب نامه به انگلیسی اغلب استفاده می شود. مکاتبات شخصی شغل خود شما است ، توتولوژی را ببخشید. و با این حال ، نکاتی وجود دارد که به شما کمک می کند مکاتبات برای شما و شخصی که با او مکالمه نامه ای دارید لذت بیشتری ببرید. علاوه بر این ، اگر در دنیای انگلیسی مبتدی هستید ، باز هم بهتر است که حروف اول خود را با استفاده از الگوها بنویسید.

البته ، جریان آگاهی چیز خوبی است ، اما فقط در آثار جویس. اگر می خواهید نامه شما تا انتها خوانده شود ، به مخاطب احترام بگذارید. سعی کنید متن را به راحتی بخوانید. ساختار نوشتن در انگلیسی یکسان است عنصر مهمو همچنین معنایی که برای کلمات نوشتاری وارد می کنید.

به طور معمول ، یک نامه شامل عناصر ساختاری زیر است:

• درخواست تجدید نظر - یک خط جداگانه
• یک مقدمه کوتاه (که در آن می توانید به مخاطبین قبلی ، نامه های قبلی نوشته شده و غیره مراجعه کنید) - یک پاراگراف جداگانه
• متن اصلی - چند پاراگراف
• نتیجه گیری - یک خط جداگانه
• عبارت آخر - یک خط جداگانه
• امضا (فقط نام) - یک خط جداگانه
• در گوشه بالا سمت راست ، باید آدرس نویسنده و تاریخ را در زیر آدرس نشان دهید

ما یک نمونه نامه به انگلیسی با ساختار زیر ارائه می دهیم:

شکل درخواست تجدیدنظر همیشه به میزان آشنایی با شخصی که در نامه خطاب می کنید بستگی دارد. در اینجا چند نمونه آورده شده است.

• جان عزیز! – آدرس به یک دوست ، بستگان
• آقای محترم - اگر این جان رئیس شما باشد ، درخواست تجدید نظر کنید. درخواست تجدید نظر رسمی
• آقا عزیزم – فرایندی که می تواند در نامه نگاری شخصی با کنایه از آن استفاده شود
• جناب آقای. اسمیت - یک درخواست رسمی از یک فرد ناآشنا (شما نمی دانید جان کیست)

نکته 3. چند نکته مهم که باید به آنها توجه کنید

1. اگر جنسیت مخاطب را نمی دانید ، نام کامل او را بنویسید: عزیز T.K. اسپینازولا

2. اگر نمی دانید کدام یک از اختصارات بهتر است استفاده کنید: خانم یا خانم ، از آنجا که نمی دانید زن متاهل است یا خیر ، از خنثی استفاده کنیداماس.

3. در صورت نوشتن نامه به دو نفر ، هر دو نام را در پیام وارد کنید

4- این تماس ها کوتاه نمی شوند:استاد ، دین ، \u200b\u200bفرماندار ، کاپیتان ، دریاسالار ، قاضی خواهر ، سناتور

5- این تماس ها هرگز نباید به طور کامل از آقای ، خانم ، خانم استفاده شود. و دکتر

برای اینکه نامه را برای اولین بار به درستی بنویسید ، بهتر است یک نامه نامه به زبان انگلیسی مفید باشد.

عبارات الگو برای نوشتن نامه

5 الگو از عبارات مقدماتی:

• گرفتن نامه شما عالی بود.
• ممنون از نامه شما شنیدن حرفهای شما عالی / دوست داشتنی بود.
• با تشکر از نامه طولانی شما شنیدن همه اخبار شما واقعاً عالی بود ، بعد از اینکه سنین طولانی از شما نمی شنیدم ...
• با عرض پوزش ، من این همه مدت ننوشتم اما ...
• من واقعاً از شنیدن این حرف خوشحال شدم ...

این عبارات خنثی هستند ، با استفاده از آنها می توانید نامه ای را برای هر مخاطب شروع کنید. گاهی اوقات یافتن کلمات ممکن است دشوار باشد ، به خصوص اگر در زبان مادری خود نمی نویسید. عبارات الگو به شما کمک می کند متن نامه را ساختار دهید ، افکار خود را به درستی شکل دهید.

5 الگو برای بستن عبارات:

• من واقعاً دوست دارم این تابستان به من سر بزنید. برایم بنویس و برنامه هایت را به من بگو.
• لطفا سلام و احترام مرا (عشق) به your خود بدهید / بفرستید.
• و برنامه هایت را برای من بنویس و بگو.
• زود بنویسید!
• اگر می خواهید چیز دیگری بدانید ، فقط یک خط بریزید.

الگوی نامه درخواست مشاوره (5 گزینه):

• دارم می نویسم تا از شما مشاوره بگیرم
• میشه راهنمایی کنید؟
• من مشکلی پیدا کردم و نیاز به مشاوره شما دارم
• شما فکر می کنید من باید چه کار کنم؟
• به نظر شما من باید ...؟

عباراتی برای حروف مختلف: