اسناد الکترونیکی به تدریج در حال تبدیل شدن به یک عنصر هستند فعالیت اقتصادی شرکت های روسی. آنها راحت هستند، به شما این امکان را می دهند که از شلوغ شدن دفتر خود با یک دسته کاغذ جلوگیری کنید و شرکت ها می توانند چنین اسنادی را در عرض چند ثانیه مبادله کنند. اما برای اینکه سند الکترونیکی دارای اعتبار قانونی باشد چه چیزی لازم است؟ و چگونه می توان اعتبار قانونی سند الکترونیکی را در دادگاه اثبات کرد؟

دیمیتری کازانتسف، وکیل سیستم تجارت الکترونیک B2B-Center به این سوالات پاسخ می دهد.

نیروی قانونی الکترونیک

سند

قانون فعلی روسیه امکان انجام معامله با استفاده از یک سند الکترونیکی را به رسمیت می شناسد، مشروط بر اینکه چنین اسنادی با امضای الکترونیکی امضا شده باشند. هنجارهای مربوطه در هنر ذکر شده است. 434 قانون مدنی فدراسیون روسیه و بخش 4 هنر. 11 قانون فدرال 27 ژوئیه 2006 شماره 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعاتو در مورد حفاظت از اطلاعات" (از این پس به عنوان قانون شماره 149-FZ نامیده می شود).

نه تنها قراردادها، بلکه اسناد حسابداری اولیه و تلفیقی را نیز می توان به صورت الکترونیکی تهیه کرد، مشروط بر اینکه آنها با امضای الکترونیکی تأیید شوند (ماده 9 قانون فدرال 21 نوامبر 1996 شماره 129-FZ "در مورد حسابداری") . ماده 169 قانون مالیات فدراسیون روسیه مستقیماً اجازه تهیه و صدور فاکتورها را می دهد. در قالب الکترونیکیبا توافق طرفین معامله و در صورت داشتن سازگاری وسایل فنیبرای پذیرش و مشروط بر اینکه فاکتور الکترونیکی با امضای الکترونیکی واجد شرایط رئیس شرکت یا شخص مجاز توسط وی امضا شده باشد (روش صدور و دریافت فاکتورها به صورت الکترونیکی به دستور وزارت دارایی روسیه مورخ تایید شده است. 25 آوریل 2011 شماره 50n، و فرمت های آنها به دستور اداره مالیات فدرال روسیه به شماره ММВ-7-6/138@ است.

بنابراین، عنصر کلیدی هر سند الکترونیکی که نشان دهنده قدرت قانونی آن و تأیید واقعیت ارسال توسط طرف مناسب است، امضای الکترونیکی است. حضور آن آخرین واقعیت و در طول نیست محاکمه قضاییو بنابراین در مورد مقررات قانونی امضای الکترونیکلازم به توضیح بیشتر است.

الکترونیکی

در بند 1 هنر. 6 قانون فدرال مورخ 04/06/2011 شماره 63-FZ "در مورد امضاهای الکترونیکی" (از این پس به عنوان قانون شماره 63-FZ نامیده می شود) مشخص شده است که با توجه به قانون کلیاطلاعات به شکل الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی واجد شرایط به عنوان یک سند الکترونیکی معادل سند کاغذی امضا شده با امضای دست نویس شناخته می شود. هنجار مشابهی در بند 3 هنر ایجاد شده است. 11 قانون شماره 149-FZ. این الزام به عنوان یک هنجار اجباری تدوین شده است، اما دادگاه ها این حق را دارند که یک امضای ساده را به عنوان گواهی صحیح اطلاعات به رسمیت بشناسند، که اغلب در عمل انجام می دهند.

در اینجا ما به سؤال انواع امضاهای الکترونیکی قانونی در قوانین مدرن روسیه می رسیم. ماده 5 قانون شماره 63-FZ انواع امضای الکترونیکی زیر را نام می برد:

1. امضای الکترونیکی ساده.

هنگام استفاده از آن، واقعیت تشکیل یک امضای الکترونیکی توسط شخص خاصی با استفاده از کدها، رمزهای عبور یا وسایل دیگر تأیید می شود.

2. امضای الکترونیکی پیشرفته.

او باید:

1) در نتیجه تبدیل رمزنگاری اطلاعات با استفاده از کلید امضای الکترونیکی شکل گرفته است.

2) به شما اجازه می دهد شخصی را که سند الکترونیکی را امضا کرده است شناسایی کنید.

3) امکان تشخیص واقعیت ایجاد تغییرات در یک سند الکترونیکی پس از امضای آن.

4) با استفاده از ابزار امضای الکترونیکی ایجاد شده است.

3. امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته.

امضاهای الکترونیکی پیشرفته به دو دسته واجد شرایط و فاقد صلاحیت تقسیم می شوند. کلید تأیید برای امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته باید در گواهی واجد شرایط نشان داده شود.

اطلاعات به شکل الکترونیکی که با امضای الکترونیکی ساده یا امضای الکترونیکی غیرمجاز امضا می شود، به عنوان یک سند الکترونیکی معادل سند کاغذی امضا شده با امضای دست نویس شناخته می شود. اگر مطابق قانون یا عرف تجاری، سندی باید با مهر تأیید شود، سند الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی تقویت‌شده معادل سند کاغذی امضا شده با امضای دست‌نویس و تأیید شده با مهر شناخته می‌شود. این قانون توسط بخش های 2 و 3 هنر ایجاد شده است. 6 قانون شماره 63-FZ. به عبارت دیگر، یک امضای الکترونیکی ساده و بدون صلاحیت مربوط به خودکار است و یک امضای تقویت‌شده مربوط به احراز هویت یک سند با امضا و مهر است. بنابراین، یک امضای بدون صلاحیت تقویت شده را می توان هم به عنوان آنالوگ امضا و هم به عنوان آنالوگ امضا با مهر تشخیص داد.

الکترونیکی

سند در دادگاه

اسناد ارسال شده از طریق ایمیل مطابق با طبقه بندی فوق را می توان امضا شده با امضای الکترونیکی ساده نامید. با این حال، دادگاه ممکن است مبادله چنین اسنادی را به عنوان یک انعقاد صحیح قرارداد تشخیص دهد در صورتی که شرایط پرونده حاکی از واقعیت معامله باشد: به عنوان مثال، تحویل کالا انجام می شود که توسط فاکتورها، یادداشت های تحویل تأیید می شود. و دستورات پرداخت به ویژه، این موقعیت حقوقی توسط حکم دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه در تاریخ 17 اکتبر 2008 به شماره 13675/08 تأیید شده است.

سند الکترونیکی به صورت چاپی با شناسایی رئیس یا کارمند مجاز سازمان ارائه دهنده این سند به دادگاه ارائه می شود. این گواهی باید نشان دهد که نسخه کاغذی چاپ شده با اصل الکترونیکی مطابقت دارد. اگر سندی با امضای الکترونیکی ساده امضا شده باشد، حداقل تاریخ و زمان تولید چنین سند الکترونیکی و طرف ارسال کننده این سند باید از پرینت ارسالی مشخص باشد. اگر سند الکترونیکی با امضای پیشرفته امضا شده باشد، چاپ باید دارای علامت خاصی باشد که نشان دهنده الصاق یک امضای الکترونیکی باشد.

در صورتی که هر یک از طرفین پرینت های یکسانی از چنین قراردادی ارائه کرده باشند، دادگاه ممکن است قراردادی را که از طریق ایمیل منعقد شده است، تشخیص دهد. علاوه بر این، حتی خود نسخه‌های کاغذی مشابه، که توسط شواهد دیگر تأیید نشده‌اند، نمی‌توانند به عنوان یک واقعیت تأیید انعقاد قرارداد عمل کنند. اما اگر مدارک جمع آوری نشده باشد و رونوشت های قراردادهای ارائه شده توسط طرفین شامل شود، چه باید کرد شرایط مختلف? برای جلوگیری از چنین شرایطی در طی مراحل قانونی است که لازم است آن را با یک امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته حتی در هنگام انعقاد توافقنامه تأیید کنیم.

چنین امضایی به شما این امکان را می دهد که دو نکته اساسی را تأیید کنید: اول اینکه توافق نامه توسط طرف مناسب امضا شده است (از آنجایی که گواهی شخصی است و نشان دهنده موقعیت امضاکننده است) و دوم اینکه سند با یک سند پیشرفته امضا شده است. امضای الکترونیکی واجد شرایط پس از امضا بدون تغییر باقی ماند.

در بخش 1 هنر. 4 قانون فدرال 10 ژانویه 2002 شماره 1-FZ "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" که هنوز در حال اجرا است، ایجاد شد. علائم زیر، در صورت مشاهده همزمان، امضای دیجیتال الکترونیکی معادل یک امضای دست نویس در نظر گرفته می شود:

1. گواهی کلید امضا در زمان تایید یا در زمان امضای سند الکترونیکی معتبر است.

2. اصالت امضای الکترونیکی در سند الکترونیکی تایید می شود.

3. امضای الکترونیکی مطابق با اطلاعات مشخص شده در گواهی کلید امضا استفاده می شود.

اصالت امضای الکترونیکی و تغییرناپذیر بودن سند الکترونیکی امضا شده با این امضا را می توان توسط مرکز صدور گواهی صادر کننده چنین امضایی تایید کرد. اگر در دادگاه در مورد محتوای یک سند الکترونیکی اختلاف ایجاد شود، لازم است دستور بررسی از مرکز صدور گواهینامه صادر شود. وی همچنین می تواند اعتبار گواهی امضا را در زمان امضای سند الکترونیکی تایید کند.

توجه به این نکته ضروری است که مرکز صدور گواهینامه نمی تواند صحت امضای الکترونیکی صادر شده توسط مرکز صدور گواهی دیگر را تایید یا رد کند. بنابراین، اگر یک سند الکترونیکی توسط چندین امضای الکترونیکی صادر شده توسط مراکز صدور گواهینامه مختلف تأیید شود، در صورت بروز اختلاف در مورد محتوای سند، باید از هر یک از این مراکز صدور گواهینامه، معاینه شود.

استفاده اسناد الکترونیکیباعث ایجاد تعدادی از مشکلات خاص می شود. یکی از مشکلات اصلی استفاده از این گونه اسناد، اطمینان از اعتبار قانونی یک سند الکترونیکی است. برای حل این مشکل، یک شرط ویژه برای یک سند الکترونیکی ارائه می شود - یک امضای دیجیتال الکترونیکی.

امضای دیجیتال الکترونیکی لازمه یک سند الکترونیکی است که برای محافظت از این سند الکترونیکی در برابر جعل در نظر گرفته شده است که در نتیجه تبدیل رمزنگاری اطلاعات با استفاده از کلید خصوصی یک امضای دیجیتال الکترونیکی به دست آمده و امکان شناسایی صاحب گواهی کلید امضا را فراهم می کند. و همچنین برای ایجاد عدم تحریف اطلاعات در سند الکترونیکی. امضای دیجیتال الکترونیکی معادل قانونی امضای دست نویس را فراهم می کند. با این حال، استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی تضمین کننده محافظت مطلق از یک سند الکترونیکی در برابر تحریف اطلاعات قانونی قابل توجه نیست (در انصاف، شایان ذکر است که به هیچ وجه نمی توان حفاظت مطلق را تضمین کرد). برای این منظور، قانون تعدادی دیگر از اقدامات سازمانی، قانونی و فنی را برای اطمینان از صحت اسناد الکترونیکی پیش بینی می کند.

در قانون مدرن روسیه، امضای دیجیتال الکترونیکی قبلاً در چندین زمینه استفاده می شود:

• 1. روابط مالی و اعتباری
• 2. روابط مالیاتی
• 3. معاملات مدنی

محدودیت های متعددی برای اجرای مدیریت اسناد الکترونیکی در حوزه های خاص وجود دارد. تعدادی از مقررات استفاده از اسناد الکترونیکی در برخی روابط حقوقی را ممنوع کرده و یا ترجیح اسناد مکتوب بر روی کاغذ را تعیین کرده است. بنابراین ، قانون دفاتر اسناد رسمی امکان تنظیم اسناد را به صورت الکترونیکی در نظر نمی گیرد ، در اینجا مفهوم "سند" فقط به اطلاعات کتبی دلالت می کند.

به عنوان مثال، در هنر. 45 از "مبانی قانون فدراسیون روسیه در مورد سردفتران" بیان می کند که ورق های سند ارائه شده برای انجام امور اسناد رسمی باید دوخته شده، شماره گذاری و مهر و موم شوند، که از نظر فیزیکی برای اسناد به صورت الکترونیکی غیرممکن است. نمونه مشابهمهم است، زیرا برخی از اسناد، از جمله اسناد ضروری برای انجام تجارت از طریق اینترنت، نیاز به تأیید اسناد رسمی دارند. همچنین قوانین قانونی نظارتی وجود دارد که منعی وجود ندارد، اما اسناد کاغذی ارجح نامیده می شوند. . به عنوان مثال، هنگام ثبت حقوق املاک و مستغلات (روشی که احتمالاً می تواند از طریق اینترنت انجام شود)، در صورت مغایرت در سوابق روی کاغذ و رسانه های مغناطیسی، سابقه روی کاغذ اولویت دارد (بند 8 ماده 12 فدرال قانون فدراسیون روسیه "در ثبت نام ایالتیحقوق املاک و معاملات با آن» مورخ 30 تیر 1376 شماره 127). مقررات مشابهی در قانون 8 اوت 2002 شماره 129-FZ "در مورد ثبت نام" ثبت شده است. اشخاص حقوقی(بند 1 ماده 4).

در حال حاضر، اصول قانون اسناد رسمی بر اسناد کاغذی سنتی که با امضای دست‌نویس امضا می‌شوند، متمرکز است و ویژگی‌های تبادل الکترونیکی داده را پوشش نمی‌دهد.

برای حل مشکلات در این زمینه، استفاده گسترده‌تر از ابزارهای اتوماسیون اسناد، از جمله استفاده از فناوری‌های امضای دیجیتال ساده شده، امکان‌پذیر است.

در برخی موارد، می توان از یک روش ساده برای تأیید معاملات استفاده کرد، زیرا به نفع طرفین معامله کننده است که یک سند الکترونیکی را در قالب جهانی دریافت کنند (بدون نیاز به هزینه ویژه نرم افزاربرای خواندن محتویات سند) از نظر قانونی برابر با رسانه های کاغذی است.

با این حال، باید توجه داشت که ساده سازی باید به عنوان اجرای فنی رویه صدور گواهینامه درک شود و به هیچ وجه رد اقدامات قانونی مهمی که طرفین موظف به انجام کامل آن هستند (نگاه کنید به: قانون فدرال "مبانی قانون گذاری فدراسیون روسیه در مورد دفاتر اسناد رسمی، فصل نهم). شما می توانید از فناوری امضای دیجیتال استفاده کنید فایل های PDFبا استفاده از نرم افزار Adobe Acrobat Professional روال انعقاد معامله ممکن است به شرح زیر باشد: طرفین معامله با توافق در مورد کلیه شرایط اساسی رابطه حقوقی، انتقال به یک سرویس ویژه برای تأیید اسناد الکترونیکی (وابستگی سازمانی چنین خدماتی در بالا مورد بحث قرار گرفت. ) یک سند الکترونیکی که در حضور آنها به فرمت PDF تبدیل می شود و اطلاعات مربوط به اشخاصی که معامله را انجام می دهند در فایل جدید ایجاد شده وارد می شود و سند با امضای الکترونیکی متخصص الصاق می شود. سند بر روی چندین رسانه ملموس ذخیره می شود (مهم است که قابل بازنویسی نباشند!): دو رسانه در سرویس شناسایی (یکی به عنوان اصلی ذخیره می شود، دیگری در مواقعی که لازم است صحت سند تأیید شود استفاده می شود. ، به عنوان مثال، برای نشان دادن سند در طول مراحل قانونی)، بقیه - بر اساس تعداد اشخاص ذینفع. تعهد سرویس به نگهداری رسانه با اسناد الکترونیکی در منزل یا انعقاد قرارداد مناسب با سازمان مخصوصاً مجاز (برای ایجاد زیرساخت مناسب سازمان‌ها و تنظیم قانونی روند صدور مجوز و فعالیت‌های سازمان‌های فوق). عمر ذخیره سازی رسانه 5 سال است. در آینده موضوع سرنوشت حاملان بدون در نظر گرفتن نظرات طرفین منعقد کننده معامله تعیین می شود.

هنگام معرفی امضای الکترونیکی در این زمینه، لازم است به طور موقت حجم معاملاتی را که می توان به این روش تأیید کرد، محدود کرد، زیرا مرحله اولیهدر نظر گرفتن تمام تفاوت های ظریف ماهیت قانونی و فنی غیرممکن است. علاوه بر این، لازم است انتخاب شخصی که معامله را به چه شکلی - کاغذی یا الکترونیکی سنتی - انجام می دهد، حفظ شود تا توافق حاصل شده را تأیید کند.

بنابراین، می توان نتیجه گرفت که اسناد الکترونیکی به طور فزاینده ای مورد استفاده قرار می گیرند که استفاده از آنها مزایای بسیاری را برای کاربران به همراه دارد:

• 1. تسریع فرآیندهای جریان اسناد.
• 2. امکان انتقال یک سند از طریق کانال های ارتباطی دیجیتال.
• 3. محتوای به راحتی قابل تغییر (ویرایش).
• 4. امکان نظری ذخیره سازی ابدی;
• 5. کپی نامحدود دارای قدرت قانونی و غیره.

همچنین متوجه شدیم که مشکل اصلی یک سند الکترونیکی، اطمینان از قدرت قانونی سند الکترونیکی است. برای حل این مشکل، یک شرط ویژه برای یک سند الکترونیکی ارائه می شود - امضای دیجیتال الکترونیکی.

آیا امضای الکترونیکی قدرت قانونی دارد؟?

این سوال بسیاری از کاربرانی را که دریافت می کنند یا می خواهند دریافت کنند، مورد توجه قرار می دهد EDS.

حالا بیایید سعی کنیم جزئیات را در نظر بگیریم این مشکلو دریابید که چه چیزی می دهد مجاز زورسند امضا شد الکترونیکیرمزنگاری امضا.

دیجیتال امضابه ابزاری تبدیل شده است که بدون آن در حال حاضر انجام برخی اقدامات غیرممکن است مجازاهمیت، به عنوان مثال:

• جریان اسناد را با سازمان های دولتیو سازمان های طرف مقابل
• قراردادها و قراردادهای بزرگ را از راه دور امضا کنید.
• نویسندگی خود را تایید کنید
• ارائه اظهارنامه مالیاتی، گزارشات حسابداری.
• دریافت اطلاعات از وب سایت خدمات دولتی و غیره

از آنجایی که نیروی قانونی است دارایی خاصکه به چیزی نیرو می دهد قانون، سپس به دلیل اهمیت ویژه آن امضای الکترونیکی دارای قدرت قانونی است.علاوه بر این، قانونی است زوریک سند دیجیتالی داده می شود: جزئیات اجباری آن، تأیید صلاحیت ارگانی که آن را صادر کرده است، اصالت، اصالت.

رسمی اسناد دیجیتال، ارسال از راه دور:

• هویت یک فرد را تایید می کند.
• غیر قابل تغییر هستند.
• دارند حفاظت ویژهاز جعل اطلاعات
• با امضای الکترونیکی که توسط ارگان ها و سازمان های تخصصی صادر می شود.

امضا را انتخاب کنید

بر اساس این ویژگی ها می توان استدلال کرد که سند امضا شده با امضای دیجیتال دارای قدرت قانونی استبه طور کامل

مطابق با قانون فدرالاسناد شماره 63 که امضا شده است الکترونیکی امضا،از نظر قانونی همین را داشته باشند مهم، پسندیدن کاغذ، امضا شده توسط یک شخص. به این معنا که، EDSآنالوگ است دست نویس امضاهاامضا کننده از راه دور سند، از همین رو نیروی قانونی امضای دیجیتالغیر قابل انکار.

الکترونیکیسند تایید شد EDS، خواهد داشت زورمطلقاً در هر رابطه حقوقی، اعم از تجاری، بانکی، حسابداری، مالی، مالیاتی و سایر زمینه ها. امضای الکترونیکی و نیروی قانونی- ارتباطی غیرقابل تفکیک، زیرا توسط قوانین فعلی فدراسیون روسیه ایجاد شده است.

آیا امضای الکترونیکی معتبر است؟البته در صورتی که طبق تمام ضوابط مقرر در قانون به دست آمده باشد و همه را داشته باشد علائم لازمبه رسمیت شناختن آن از نظر قانونی مهم است.

الکترونیکیکلید دیجیتال مورد استفاده برای e-nog O جریان سندو مطابق با الزامات دریافت شده است قانون، میکند سند V الکترونیکیفرم معادل کاغذ امضا شده دست نویس امضاشخص

این اصلی ترین چیز است معنای حقوقی امضای الکترونیکی

بنابراین، معنای حقوقی الکترونیکی امضاهاو شناخت سندمعادل نسخه کاغذی با دست نویس امضاایجاد شده است (همانطور که در بالا ذکر شد) به موجب قانونیا با توافق طرفین. بنابراین، باید در نظر گرفت که چه چیزی باید در چنین قانون یا توافقی گنجانده شود.

بنابراین آنها باید حاوی:

1. روش تأیید یک امضای رمزنگاری الکترونیکی.
2. قوانینی که بر اساس آن امضاکننده یک سند دیجیتال الکترونیکی تعیین می شود.
3. تعهدات شخصی که امضای دیجیتال را ایجاد می کند برای رعایت شرایط محرمانه.

مجاز ارزش امضای الکترونیکی– مشخصه ای که هر الکترونیکی امضا. این یک نشانه مستقیم نیست قانون، اما چنین نتایجی را می توان با تجزیه و تحلیل قانون به عنوان یک کل بدست آورد. به عنوان مثال، مقررات قانون"درباره حسابداری" آنها نمی گویند چه نوع EDSباید برای حسابداری استفاده شود اسنادبه طوری که از نظر قانونی دارای اهمیت هستند. در عین حال هیچ محدودیتی در این زمینه وجود ندارد. بنابراین، می توانیم فرض کنیم که هر کدام امضامعادل در نظر گرفته خواهد شد دست نویسرمزنگاری امضاهافرد در این منطقه

کد مالیاتی، از یک سو، تنها به رسمیت می شناسد سند، امضا شده توسط یک CPU واجد شرایط تقویت شده، از سوی دیگر، هنگام ثبت اظهارنامه توسط افراد، آنها به عنوان قابل توجه شناخته می شوند. اسناد،که توسط فاقد صلاحیت امضا شده اند EDS.

به طور کلی، اگر ما در مورد مقررات نظارتیروابطی که در طول رفتار ایجاد شده است الکترونیکی جریان سند، می توانید یک مشکل بزرگ را ببینید. و عملا قابل حل نیست. در روسیه وجود ندارد قانون، که حاوی تمام اطلاعات لازم در مورد است الکترونیکیسند و اهمیت آن این به دلیل این واقعیت است که در حال حاضر بسیاری از اسناد،نداشتن فرم کاغذی کاغذ جریان سندکم و بیش تنظیم شده است با توجه به این واقعیت است که برای مدت طولانیدر عمل، تعداد زیادی از قوانین قانونی پدید آمده است که هر نوع را تنظیم می کند سند. در عین حال، هیچ رویه، قانون یا آئین نامه ای وجود ندارد که قوانین و رویه عملیاتی را مشخص کند. الکترونیکیدیجیتال جریان سند، اهمیت این یا آن را توضیح می دهد سند، امضاء شده الکترونیکیرمزنگاری امضا.

با این حال، این قانون تمرکز محدودی دارد: بر نیروی قانونی امضای الکترونیکی در اسناد متمرکز شده و آن را با امضای دست‌نویس برابر می‌داند. در عین حال، هیچ قانون قانونی کلی که ED را در کشور ما تنظیم کند وجود ندارد. انواع مختلفی از اسناد در مدیریت اسناد استفاده می شود که توضیح هر یک از آنها در قانون بسیار مشکل است. بنابراین، امروزه جریان اسناد دیجیتال به طور غیر مستقیم و از طریق چندین قانون مختلف تنظیم می شود. یکی از آنها قانون مدنی فدراسیون روسیه، به ویژه ماده 160 است. این امکان را فراهم می کند که اسناد را نه تنها با امضای دست نویس، بلکه با هر امضای دیگری که توسط قوانین روسیه، از جمله امضاهای دیجیتال الکترونیکی پیش بینی شده است، امضا کنید. نیروی قانونی اسناد کاغذی و الکترونیکی امروزه فقط در مواردی که تمام جزئیات لازم رعایت شده باشد برابر شناخته می شود.

نیروی قانونی یک سند الکترونیکی و ویژگی های اجباری آن

این ممکن است برای حل مسائل مهم یا شفاف سازی اطلاعات کافی باشد. با این حال، در برخی موارد، نه تنها باید ایمیل بفرستید، بلکه آن را رسمی کنید.

این سوال مطرح می شود در در این موردانجام می دهد پست الکترونیکسند رسمی. همچنین بخوانید اکثر شرکت ها و سازمان های بزرگ روسیه قطعا نامه را رسمی تفسیر می کنند.

یک سند الکترونیکی تنها سندی نیست که در رایانه ایجاد شود

توجه

چه اسنادی باید فوراً روی کاغذ تهیه شود، صرف نظر از اینکه آیا شرکت دارای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی است، تمام اسناد پرسنلی که برای آنها قانون کار وجود دارد، قرارداد استخدامقرارداد جمعی کار مستلزم رضایت کارمند است و باید روی کاغذ و با امضای افراد مجاز و کارمند ذخیره شود. از آنجایی که اگر سفارشات پرسنل را به صورت الکترونیکی ذخیره می کنید و به طور جداگانه رسید کارمند را برای آشنایی در آن ذخیره می کنید نسخه کاغذی، در صورت بروز تعارض، کارمند ممکن است بگوید که با سندی که به درستی در سازمان ذخیره شده است آشنا نبوده است.

و اثبات خلاف آن غیرممکن خواهد بود. ما می توانیم یک نتیجه گیری بدون ابهام داشته باشیم که در این مرحلهانتقال کامل به مدیریت اسناد پرسنل الکترونیکی غیرممکن است.

مشکل دیگر لزوم اطمینان از اعتبار قانونی اسناد الکترونیکی است. اما هر چه جلوتر برویم، این مشکل بیشتر به عنوان یک مشکل سازمانی و فنی معمولی قابل حل است.

با توجه به اینکه بالاخره قانونی برای تنظیم استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) تصویب شد، امکان اعطای وضعیت قانونی اسناد الکترونیکی فراهم شد. طبق قانون فدرال "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" قانون فدرال "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" مورخ 10 ژانویه 2002، ماده 4-12 // مجموعه قوانین فدراسیون روسیه.

2002. شماره 2. ماده 127. امضای دیجیتال الکترونیکی در یک سند الکترونیکی معادل امضای دست نویس در یک سند کاغذی است، مشروط بر شرایط خاص.

نیروی قانونی سند الکترونیکی

اگر مطابق قانون یا عرف تجاری، سندی باید با مهر تأیید شود، سند الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی تقویت‌شده معادل سند کاغذی امضا شده با امضای دست‌نویس و تأیید شده با مهر شناخته می‌شود. این قانون توسط بخش های 2 و 3 هنر ایجاد شده است. 6 قانون شماره 63-FZ.
به عبارت دیگر، یک امضای الکترونیکی ساده و بدون صلاحیت مربوط به خودکار است و یک امضای تقویت‌شده مربوط به احراز هویت یک سند با امضا و مهر است. بنابراین، یک امضای بدون صلاحیت تقویت شده را می توان هم به عنوان آنالوگ امضا و هم به عنوان آنالوگ امضا با مهر تشخیص داد.
سند الکترونیکی در دادگاه اسناد ارسال شده از طریق ایمیل مطابق طبقه بندی فوق را می توان امضا شده با امضای الکترونیکی ساده نامید.

مفهوم سند الکترونیکی، نیروی قانونی آن

اطلاعات ساختاری به شکل الکترونیکی وجود دارد که پس از تأیید امضای الکترونیکی قابل تغییر نیستند. اگر اطلاعات مربوط به یک معامله روی کاغذ چاپ شده و توسط هر دو طرف قرارداد امضا شده باشد، سند دومی در مورد همان موضوع دریافت خواهید کرد.

این دو مدرک معادل خواهند بود. اما تضمین یکسان بودن آنها کجاست؟ بر چه اساسی باید فقط یکی از دو سند ثبت شود؟ و دقیقا کدام یک؟ به طور کلی، شما نمی توانید بدون برخورد انجام دهید. تنها حوزه ای که درک روشنی از این موضوع وجود دارد، گردش فاکتورها است.

در صورتی که خریدار به هر دلیلی فاکتور الکترونیکی دریافت نکرده باشد، فاکتور به صورت کاغذی صادر می شود. در اینجا پیوند "و" در عبارت هنجار کار می کند: یک فاکتور می تواند هم به صورت الکترونیکی و هم به صورت کاغذی صادر شود.

قوه قانونی سند

جزئیات اجباری یک سند الکترونیکی ترکیب جزئیات اجباری به شرح زیر است آئین نامه: - قوانین فدرال: مورخ 27 ژوئیه 2006 N 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات"؛ مورخ 10 ژانویه 2002 N 1-FZ "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" (در 8 نوامبر 2007 اصلاح شده)؛ مورخ 21 نوامبر 1996 N 129-FZ "در مورد حسابداری" (در 23 نوامبر 2009 اصلاح شده)؛ - قطعنامه های مقامات اجرایی فدرال و GOST ها: Goskomstat روسیه مورخ 01/05/2004 N 1 "در مورد تایید اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت کار و پرداخت آن". GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری.
ملزومات مستندسازی." برای اسناد الکترونیکی، GOST 6.10.4-84 "سیستم های اسناد یکپارچه" اعمال می شود.

قدرت قانونی دادن به سند الکترونیکی

اطلاعات

هیچ دفتر اسناد رسمی به سادگی پرینت آورده شده را تأیید نمی کند. در اینجا نامه ای برای درخواست کمک است که در چندین انجمن در اینترنت ارسال شده است.

من اخراج شدم من یک دادخواست (حداکثر 3 ماه) از طریق پست علیه کارفرما برای معوقه دستمزد (2007 و 2008) تنظیم می کنم - هیچ پولی برای سفر به محل کار وجود ندارد. همراه با پست به دادگاه میفرستم ادعانامهکپی فرم های 2-NDFL ارسال شده از طریق پست از محل کار و کپی از دستورهای پذیرش/اخراج.
در طول کارم بارها سفارشات دریافت کردم و کپی اسناد را از طریق ایمیل اسکن کردم. چگونه می توان این اطلاعات از ایمیل را به عنوان مدرک در دادگاه ارائه کرد؟ دفتر اسناد رسمی از تأیید مکاتبات چاپی من امتناع می ورزد.
در چنین شرایطی چه توصیه ای می توانید بکنید؟ البته سردفتر از تصدیق سندی که از شخص ناشناس گرفته شده است خودداری می کند.

سند الکترونیکی به عنوان مدرک در دادگاه

اگر فرض بر این است که چنین کاری به طور مداوم انجام می شود، بهتر است هم تشخیص مبتنی بر سرور برای اهداف جستجوی متن کامل و هم کپی هایی از برنامه تشخیص نصب شده در ایستگاه های کاری کاربر و یکپارچه سازی با بخش مشتری ارائه شود. EDMS. در این صورت کاربر قادر خواهد بود به طور مستقل تصاویر سند را با گزینه های لازم به متن تبدیل کند و متن را در فرمت مورد نیاز خود ذخیره کند.

مرحله انتقال اسناد موجود از کاغذ به فرم الکترونیکی شاید یکی از خطرناک ترین مراحل باشد. اگر با دقت برنامه ریزی نشده باشد، ممکن است با مشکلاتی مواجه شوید که می تواند تمام کارهای قبلی را لغو کند و کل پروژه را با شکست مواجه کند.

اگر سازمانی یک آرشیو کاغذی از اسناد داشته باشد، پس تلاش برای یافتن نسخه های الکترونیکی آنها در سراسر شبکه برای ایجاد نسخه الکترونیکی بایگانی کار ناامیدکننده ای است.

سند کاغذی در صورتی دارای اعتبار قانونی است که دارای مشخصات لازم و امضای دست نویس باشد شخصیو در برخی موارد چاپ. چه چیزی به سند الکترونیکی قدرت قانونی می دهد؟

مدیریت اسناد الکترونیکی چیست؟

مدیریت اسناد الکترونیکی (یا EDI) تبادل اسناد به شکل الکترونیکی از طریق اینترنت، شبکه داخلی شرکت یا وسایل دیگر است. EDI تبادل اسناد و تسویه معاملات بین طرفین را به میزان قابل توجهی سرعت می بخشد و به شما امکان می دهد در هزینه های اداری و پستی صرفه جویی کنید.

در سال 2011، وزارت دارایی روسیه مبادله صورتحساب ها را به صورت الکترونیکی با استفاده از امضای دیجیتال قبلاً قانونی کرد. این انگیزه ای برای گسترش مدیریت اسناد الکترونیکی از نظر قانونی مهم بود. مدیریت اسناد الکترونیکی در روسیه توسط:

• قانون فدرالشماره 402-FZ "در مورد حسابداری" مورخ 6 دسامبر 2011،
• قانون فدرال شماره 63-FZ "در مورد امضای الکترونیکی" مورخ 04/06/2011،
• دستور وزارت دارایی روسیه N 174n "در مورد تصویب روش صدور و دریافت فاکتورها به صورت الکترونیکی از طریق کانال های مخابراتی با استفاده از امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته" مورخ 10 نوامبر 2015.

چه چیزی به سند الکترونیکی قدرت قانونی می دهد؟

سند ایجاد شده در رایانه یا اسکن یک سند کاغذی هنوز از نظر قانونی لازم الاجرا نیست. برای انواع متفاوتاسناد دارای ضمانت های متفاوتی از قدرت قانونی هستند.

اسناد رسمی

چنین اسنادی شامل فاکتورها، گزارش، قرارداد کار با یک کارمند از راه دور و لیستی از اسناد مورد نیاز است. به آنها نیروی قانونی داده می شود:

• انطباق با قالب تایید شده توسط دولت،
• انتقال اسناد طبق مقررات
• امضای الکترونیکی واجد شرایط (از این پس CES نامیده می شود).

اسناد الکترونیکی امضا شده توسط CEP به طور پیش فرض معادل اسناد امضا شده شخصی هستند و دارای قدرت قانونی هستند.

اسناد غیر رسمی

سایر اسناد در این دسته قرار می گیرند: قراردادها، وکالتنامه ها، نامه ها و غیره. دولت فرمت این اسناد را تنظیم نمی کند. دو راه برای دادن قدرت قانونی به آنها وجود دارد:

1. امضا کردن . همانطور که در مورد اسناد رسمی، EPC به طور پیش فرض به سند قدرت قانونی می دهد.
2. علامت ساده یا .

علاوه بر این، شرکت کنندگان EDF باید توافق نامه ای در مورد شناخت متقابل نیروی قانونی این نوع امضاهای الکترونیکی امضا کنند (ماده 4 شماره 63-FZ "در مورد امضای الکترونیکی"). این توافقنامه باید الزامات جزئیات، فرم و قالب اسناد و نوع امضا را مشخص کند. اگر چنین توافقی وجود داشته باشد، اسناد الکترونیکی از نظر قانونی مهم تلقی می شوند و هر مرجعی، از جمله دادگاه ها و خدمات مالیاتی فدرال، آنها را به عنوان امضای شخصی می پذیرد.

چگونه یک سند را با امضای الکترونیکی امضا کنیم؟

توانایی ایجاد امضا برای یک سند الکترونیکی در بسیاری از برنامه ها اجرا می شود:

1. در سیستم های تخصصی برای مدیریت اسناد الکترونیکی و گزارش (به عنوان مثال، Kontur.Diadoc، Kontur.Extern).
2. بي تفاوت سیستم های اطلاعاتی(به عنوان مثال، در پورتال خدمات دولتی، در سیستم عامل های تجارت الکترونیکی).
3. در سیستم های حسابداری (به عنوان مثال، SAP، Oracle، MS Dynamics و دیگران).
4. که در برنامه های کامپیوتریبرای کار با اسناد الکترونیکی (به عنوان مثال، مایکروسافت ورد، PDF).
5. در برنامه های ویژه برای ایجاد و