Planerka je izpeljanka angleškega plana, kratek delovni sestanek, posvečen napredku načrtovanega načrta. Glede na njihovo tipologijo lahko vsa načrtovalna srečanja razdelimo v kategorije po treh kriterijih – specifičnih, časovnih in kvantitativnih.

Po določenem kriteriju so vsi načrtovalni sestanki razdeljeni na poročanje (kratki sestanki, na katerih vodje poročajo o poteku ustreznih nalog), diskusijske (brifinge o možni spremembi izbrane poti za doseganje določenega cilja) in motivacijske (sestanki pri katerem so naloge razporejene in vloge določene v procesu dela na vprašanju, nalogi).

Glede na časovni kriterij je sestanek za načrtovanje lahko dnevni, tedenski, mesečni proces.

Po kvantitativnem merilu je sestanek za načrtovanje lahko množičen (za vse zaposlene) in zaprt (za ločeno iniciativno skupino, vodje, upravni odbor družbe).

Zakaj imeti planer?

Če boste ta proces organizirali kot dobro tradicijo pred začetkom delovnega dne, bo pomagal disciplinirati ekipo (zmanjšati število jutranjih zamud), jasneje začrtati cilje in cilje za zaposlene (navsezadnje, kot veste, racionalen dnevni načrt je veliko učinkovitejši od načrta za šest mesecev), bo omogočil jasneje videti dejanske rezultate dela (v primeru, da bo poročanje ekipe vodji in vodja ekipi postalo obvezni elementi načrtovanje sestankov). Poleg že omenjenih prednosti lahko dobro izveden jutranji sestanek poživi zaposlene, poveča produktivnost in spodbudi učinkovito delo skozi ves dan. tole psihološki vidik, seveda igra pomembno vlogo pri vzpostavljanju pozitivnih odnosov med zaposlenim in delodajalcem, prispeva pa tudi k team buildingu.

Zakaj mnogi menijo, da je načrtovanje sestankov relikt preteklosti?

Prvič, sam pojav tega procesa se večina ljudi sklicuje na tiste čase, ko sploh niso slišali za telefon, a sploh niso vedeli, kaj sta internet in multimedijske tehnologije. Izkazalo se je, da so bili edini način osebnega srečanja in pogovora o pomembnih delovnih trenutkih le načrtovanje sestankov. Zaradi pomanjkanja operativnih komunikacijskih sredstev se je nabralo veliko vprašanj, taka akcija pa je vzela veliko časa (v povprečju tri do štiri ure). Ob tej priložnosti je nek znani ameriški ekonomist nekoč pripomnil: »Če v vašem podjetju načrtujete sestanke, potem ste na pravi način. Ostaja samo odpustiti vse tiste, ki gredo tja, in zapustiti vse tiste, ki v tem času delajo.

Drugič, večina pisarniških delavcev ima negativen odnos do načrtovanja sestankov samo zato, ker je temu namenjenega približno 20% časa, po mnenju mnogih od njih pa šefov govor traja v povprečju polovico časa, namenjenega temu procesu.

Tretjič, če načrtovalni sestanki v podjetju potekajo vsak dan, se bo to kmalu spremenilo v nekakšno formalnost. Konec koncev, večina nalog, ki uspešen poslovnež, dolgoročno in dnevno poročilo z dvema stavkoma bi zvenelo takole: "V redu je, delamo na tem." Potreba po dnevnem načrtovalskem sestanku se običajno pojavi v trenutku, ko podjetje začne z izvajanjem nove strateške naloge v kritično kratkem času ali v času krize. V takih trenutkih je res treba nenehno spremljati situacijo, spremljati najmanjše spremembe.

Predpisi

Vsak, tudi najkrajši sestanek za načrtovanje bi moral imeti svoja pravila. Tako ali drugače pomaga pri reševanju perečih vprašanj veliko bolj produktivno, da postane proces bolj dinamičen in učinkovit. V pravilih dobre manire razdeli predpise zaposlenim v večerni čas da lahko razmislijo o vseh zastavljenih vprašanjih in dajo konstruktiven, smiseln predlog. Med drugim je treba upoštevati, da mora imeti vsak zaposleni do jutranjega sestanka pri roki izvod pravilnika. Pomembno je tudi dodeliti odgovornost določeni osebi, ki bi spremljala čas (če govornik preseže časovno omejitev, ki je opisana v pravilniku, to zavleče proces izvedbe sestanka in posledično negativno vpliva na razpoloženje ekipe).

Voditi ali ne voditi? To je vprašanje

Načrtovalni sestanek je vsekakor pomemben proces, vsaj v kontekstu pravočasnega postavljanja ciljev in motivacije zaposlenih, vendar je čas, da presežemo običajno razumevanje tega pojma. Morda ni tako pomembno, da se vsak dan zbere celotna ekipa v zatošni pisarni, ampak da obvladamo konferenčne tehnologije v Skypu. Pomembno je tudi upoštevati vidik, da naj konstruktivni sestanek o načrtovanju ne traja več kot 15-20 minut. Poročanje o dejavnostih posameznega oddelka je mogoče sprejeti in o njih razpravljati z vodji tekom dneva in jutranji čas posvetiti se izključno razporeditvi sil, opredelitvi nalog in prioritet.

V vsakem primeru vsak podjetnik izbere svoj koncept upravljanja, vendar je vredno pretehtati prednosti in slabosti, da bi nekoliko bolj natančno razumeli, ali so kratki sestanki potrebni za vašo delovno silo:

Disciplinirajte ekipo

Možnost jutranje motivacije zaposlenih;

Jasna postavitev ciljev in ciljev;

Priložnost za ustvarjalnost in načrtovanje sestanka v nekonvencionalnem slogu;

Dolgotrajni načrtovalni sestanki utrudijo in zmanjšajo učinkovitost zaposlenih;

Nenačrtovani sestanki za načrtovanje so običajno neučinkoviti.

Načrtovanje sestankov, operativnih sestankov in sestankov so sestavni del delovnega dne skoraj vsakega zaposlenega. Prej ali slej se vodja sooči s potrebo po samostojnem dnevnem načrtovanju sestanka. A kot se pogosto zgodi, tega v resnici nihče ne uči. Zato se pogosto postavlja vprašanje - kako izvesti sestanek o načrtovanju?

Cilji načrtovalnega sestanka

Prva stvar je določiti cilje, ki jih želite doseči s sestankom. Praviloma je glavni cilj tovrstnih srečanj ustvarjanje enotnega informacijskega prostora med vsemi zaposlenimi, posledično doseganje višjega in bolj usklajenega dela. Načrtovalci pomagajo rešiti naslednje naloge:

1. Postavljanje ciljev in ciljev za ekipo;
2. Prinašanje splošnih informacij celotni ekipi;
3. Reševanje splošnih vprašanj;
4. Motivacija in vključenost osebja;
5. Usposabljanje zaposlenih s prenosom najboljših praks;

Strinjam se, da je doseganje takšnih ciljev zelo zanimivo za vsakega menedžerja. Zato je praksa načrtovanja sestankov tako pogosta v poslovanju. Toda doseganje učinkovitosti s sestankov ni tako enostavno, pomembno je, da se držimo jasno določenega akcijskega načrta in se pripravimo na vsak načrtovalni sestanek.

Načrtovalni sestanek

Ugotovili smo torej, da je sestanek pomembna in koristna stvar, a da tega orodja ne bi spremenili v še eno neuporabno mučenje podrejenih, bi moral vodja k pripravi sestanka za načrtovanje pristopiti z vso resnostjo. Prej smo razpravljali o ciljih sestanka, naloga vodje, odvisno od cilja, je izdelati načrt načrtovalnega sestanka. Seveda se bo srečanje za prodajalce in TOP managerje med seboj radikalno razlikovalo. Čeprav bo sama struktura približno enaka.

Zelo pomembna točka pri izvedbi katerega koli sestanka je dati podrejenim možnost, da čim prej spregovorijo. Zaželeno je že od prvih minut vključiti čim več udeležencev načrtovalnega sestanka. To bo pomagalo sestaviti ekipo.

Skrivnosti uspeha načrtovalnega sestanka

Najpomembnejše! Da bi bilo srečanje zanimivo, se morate nanj pripraviti. Uspeh srečanja je odvisen od več pomembnih dejavnikov:

1. informacijska komponenta. Informacije, podane na sestanku, naj bodo koristne in zanimive. Če so informacije dolgočasne in monotone, potem to storite zanimiv način predložitev informacij. Odstranite dolgočasne in neuporabne informacije;
2. čustvena komponenta. Tudi najbolj zanimivo temo lahko pokvari napačna predstavitev. Spomnite se svojih učiteljev z univerze, na nekaterih predavanjih celotna publika spi, na drugih je polna dvorana.
3. Vodja, ki vodi sestanek. Bolj avtoritativen je voditelj, bolje ga dojema občinstvo. Če vaša avtoriteta ni visoka, natančno delajte na točkah 1 in 2.

Pravila za izvedbo sestanka za načrtovanje

Pozno zaposleni

Nekdo vedno zamuja na sestanek. Takšni zaposleni prinašajo veliko destruktivnost in se morate obupno boriti. Oprostim vam, da se vnaprej dogovorite z vsemi člani ekipe, kaj počnemo z zamudniki. Primerov je več: zamudnik prinese vsem kavo ali sadje, zamudnik pove šalo, zamudnik poje pesem itd. Najpomembneje je, da vsi poznajo pravila in jih vsi upoštevajo. Če je pravilo premišljeno in sprejeto s strani ekipe, boste zamude zmanjšali na minimum.

Isti časi srečanj

Zelo pomembno je upoštevati strog urnik sestankov. Nič ni hujšega od nenačrtovanih sestankov, moti načrte podrejenih, jim ne omogoča ustrezne priprave. Odnos do tovrstnih srečanj je sprva negativen, ki nima delovnega razpoloženja.

Vsak sestanek je treba obvestiti vnaprej, najbolje je, da datumov in ur sestankov ne spreminjate, razen če je to nujno potrebno.

Ne odlašajte s sestanki

Zelo pomembno je, da se držite časovnice, če ste določili, da sestanek ne sme trajati več kot 30 minut, potem držite besedo. Daljši kot je sestanek, manj učinkovit je. Če morate rešiti zapletena vprašanja in potrebujete dolgo časa razdelati podrobnosti, nato ustvariti delovne skupine kompetentnih zaposlenih. Velikokrat se velik del sestanka porabi za vadbo organizacijska vprašanja, večina poslušalcev pa praviloma izleti iz dialoga.

Govori samo voditelj

Pogosto vidim sliko, ko se zaposleni bojijo svojega šefa in se posledično srečanje spremeni v diktatorjev monolog. Praviloma se vse to dogaja v smrtni tišini in v zraku se čuti napetost. Direktivni slog vodenja na sestankih ni primeren, nasprotuje bistvu tega dogodka. V idealnem primeru bi morali vsi udeleženci govoriti na sestanku za načrtovanje.

Razprava o zasebnih vprašanjih

Včasih lahko eden od udeležencev sestanka za načrtovanje poskuša uporabiti ta dogodek za rešitev zasebnega vprašanja. Za zaposlenega je praviloma koristno, da javno postavi vprašanje. Ta pristop lahko sestanek spremeni v farso. Zato je treba nemudoma ustaviti takšne manipulacije in določiti čas za reševanje zasebnih vprašanj.

Vpliv sestanka na delo

Vse, o čemer ste se dogovorili na sestanku, bi morali izpolniti. Če nadzora ni, se bodo zaposleni hitro prilagodili in prenehali slediti vašim ukazom.

Kako preveriti učinkovitost sestanka

Učinkovitost montaže je dovolj enostavno preveriti. Vprašajte svoje podrejene, kaj se je zgodilo na sestanku? 5 minut po sestanku, 3 ure kasneje in naslednji dan. Odgovori na ta vprašanja so povratne informacije za organizatorja sestanka za načrtovanje. Če je informacij veliko, naj zaposleni vodijo evidenco. Vsekakor pa bi morali vsi zapisovati podatke.

Doseganje uigranega, hitrega in učinkovitega dela ekipe ni lahka naloga za nobenega vodjo. Naloga šefa je razviti enotno strategijo delovanja za vsakega podrejenega, spremljati njihovo delo in ga popraviti. Da bi dosegli plodno delo, morate razumeti, kako voditi sestanke, kako pravilno dati navodila podrejenim za določeno obdobje.

Načrtovalni sestanek – razprava in razporeditev delovnih nalog, načrtovanih za določen čas. Takšna srečanja lahko pogojno razdelimo na več vrst, odvisno od njihove vrste, časa in števila.

Prva vrsta vključuje poročevalske sestanke (takšni sestanki so potrebni, da vodstvo poroča, kako se delovne naloge v tem trenutku izvajajo), sestanke za razpravo (ko se obravnavajo predlogi in se razpravlja o spremembah akcijskega načrta) in motivacijske sestanke (na katerih vsak prejme svoje naloga v procesu reševanja glavnega vprašanja).

Glede na čas imate lahko dnevne, tedenske ali mesečne sestanke.

Če za osnovo vzamemo kvantitativni faktor, lahko sestanke za načrtovanje razdelimo na splošne ali množične (na katerih so prisotni vsi zaposleni) in zaprte (ko se sestane ločena skupina ali oddelek).

Načrtovanje sestankov ima določene prednosti:

• Ohranja disciplino, zmanjšuje število zamud.
• Pomaga jasno in jasno zastaviti naloge za ekipo. Kratkoročni načrt za dan je veliko bolj uporaben in produktiven kot šestmesečni načrt.
• Označuje dejansko delovanje. Ta kakovost se poveča, če zaposleni na načrtovalnem sestanku predložijo poročila o napredku nadrejenim.

Ne pozabite na visoko motivacijsko vlogo srečanj. Kompetentno vodenje sestanka pomeni pozitiven vpliv na razpoloženje zaposlenih, zaračunavanje plodnega dela in spodbujanje izboljšanja uspešnosti. Poleg tega ta lastnost prispeva k vzpostavitvi pozitivnih odnosov med ekipo in nadrejenimi.

Na drugi strani, načrtovanje sestankov ima tudi slabe strani.:

• Dolgi sestanki zaposlenim jemljejo moč in energijo.
• Nenadna, nenačrtovana srečanja so običajno neučinkovita.

Da bi se izognili takšnim negativnim dejavnikom, morate sestanke voditi premišljeno.

Strokovno mnenje

Na sestanku za načrtovanje zaposleni ponudijo nove ideje za razvoj poslovanja in povečanje prodaje

Hasmik Gevorgjan,

Izvršni direktor in eden od lastnikov verige trgovin Provocatsia v Moskvi

Nagrajujemo in v celoti podpiramo naše zaposlene, ki jih zanima večja prepoznavnost blagovne znamke. Naši prejemniki franšize so se odločili 2-krat mesečno organizirati posebne sestanke, kjer zaposleni izrazijo svoje misli in predloge, kako razviti podjetje in povečati prodajo. Avtorji najbolj zanimivi projekti ideje pa prejmejo bonus do 15 % plače.

Nekaj ​​naših najboljših potiskov majic so prvotno oblikovali in predlagali zaposleni. Zahvaljujoč zaposlenim povečujemo prepoznavnost podjetja s sponzoriranjem kulturnih mladinskih dogodkov.

Osupljiv primer: eden od naših zaposlenih v Tuli je ponudil sodelovanje pri organizaciji občinskih športnih tekmovanj in večerov v klubih. Ustvarjalnost in namenskost tega delavca sta postali ključ do dejstva, da se je naše oglaševanje pojavilo v priljubljenih mestnih kavarnah. Končno se je prodaja v mestu Tula povečala za 2-krat. Podobno so se povečali tudi dohodki zaposlenega – nekaj mesecev pozneje je postal direktor trgovine.

3 komponente uspešnega načrtovanja sestankov

1. informacijska komponenta. Naj bo gradivo zanimivo in koristno za poslušalce. Če se dolgočasnim informacijam ne morete izogniti, jih poskusite oddati na nenavaden način. Informacije, posredovane na sestanku za načrtovanje, bi morale biti koristne in vznemirljive. Če boste imeli uspešen sestanek, je najbolje, da ne dajete nesramnih in dolgočasnih informacij.
2. čustvena komponenta. Fascinantno gradivo s slabo predstavitvijo je slab material. Spomnite se univerze – v nekaterih razredih je bilo dolgočasno preživeti čas, študentje so dobesedno spali v učilnici, v drugih pa so vsi želeli priti zadevi do dna in razpravljati.
3. Vodja, ki vodi sestanek. Avtoriteta govorca neposredno vpliva na asimilacijo informacij. Če še niste dosegli visokih retoričnih sposobnosti, se pred srečanjem bolj potrudite pri prvi in ​​drugi točki.

Kako voditi načrtovalne sestanke, pri čemer se izogniti uporu zaposlenih

Ni skrivnost, da imajo zaposleni pogosto negativen odnos do načrtovanja sestankov. Vredno je razumeti razloge za to dojemanje.

Najprej, prvotni izvor tovrstnih načrtovalskih sestankov je povezan z ljudmi s časom, ko komunikacijske zmogljivosti niso omogočale usklajevanja dela ljudi in se je bilo treba osebno zbrati s celotno ekipo in ure in ure razpravljati o pomembnih delovnih vprašanjih. Ker drugi načini za učenje ali razpravo pomembne točke enostavno ni bilo, veliko vprašanj, pripomb in želja o delu, ki se je nabralo na srečanju. Zato je bilo treba sestanek trajati več ur.

Drugič, mnoge pisarniške delavce moti dejstvo, da sestanek za načrtovanje vzame 1/5 vsega delovnega časa. Hkrati pa ni toliko za razpravo - šefov govor običajno zavzame polovico celotnega sestanka.

Tretjič, če imate sestanek vsak dan, potem ga bodo zaposleni kmalu obravnavali kot dogodek »za razstavo«. Zaposleni ne bodo podrobno in zanimivo poročali o poteku dela ali kakršnih koli spremembah, saj se te preprosto ne bodo zgodile v tako kratkem času. Glavni cilji vsakega podjetja so dolgoročni načrti, zato si zaposlenim ne smete vzeti dragocenega časa za poslušanje »stvari so normalne, delamo«. Le v kritičnih primerih, izrednih razmerah in nujnih opravilih je treba organizirati dnevne sestanke.

Kako izvesti sestanek za načrtovanje z izbiro prave oblike

1. Informativni sestanek

Takšen sestanek za načrtovanje lahko organizirate ob ponedeljkih, naj bo tedenski dogodek za vsak oddelek vašega podjetja, za vsakega vodjo oddelka. Namen tega srečanja je ugotoviti, kaj je bilo v preteklem tednu narejeno, kaj je bilo doseženo in kaj je načrtovano za ta teden. Vodje lahko posredujejo pomembne informacije podrejenim in jih motivirajo za produktivno delo. Ne odlašajte s časom – najbolje je, da sestanek opravite v 30 minutah.

2. Porazdelitev nalog

To kratko srečanje je najbolje opraviti zgodaj v dnevu. Vodje razdelijo dnevne naloge in jih razložijo zaposlenim. Če vprašanja oz pomembna informacija ne, takšen sestanek za načrtovanje zaposlenim ne bo vzel veliko delovnega časa.

3. Načrtovalni sestanek

Takšen načrtovalni sestanek je treba izvesti po tem, ko so vsi zaposleni vnaprej pisno ali elektronsko obveščeni. Naj se pripravijo na temo, določijo čas sestanka in sekretarja sestanka. Pošljite tudi zaključke in rezultate sestanka vsem, ki so bili ali bi morali biti na načrtovalnem sestanku. Pomembno je omeniti, da takšen sestanek za načrtovanje ne sme trajati predolgo. Če se temu še vedno ni mogoče izogniti, poskrbite za odmore za počitek ali malico.

4. Kreativno načrtovanje

Če tokrat nimate kaj ponuditi ekipi, dobra možnost bo organiziral sestanek o načrtovanju v nestandardni obliki. Lahko bi bilo tekmovanje najboljša ideja ali brainstorming.

5. Načrtovanje srečanja za reševanje konfliktov

Ne pozabite na človeški faktor in morebitne nesporazume v ekipi.

Pravilna pozicija šefa je prepoznati in rešiti tak problem. Prireditev srečanja v ta namen bo dobrodošla bolj kot kdaj koli prej. Vsaki osebi morate dati možnost, da razloži svoje stališče in pove, kaj točno ji ne ustreza. Oblika takšnega srečanja ne bi smela biti stroga, naj ljudje govorijo ali se prepirajo in argumentirajo svoje mnenje. Ko skupaj ugotovite težave, jih morate premagati. Ni nujno, da se tega lotite sami, pomagali vam bodo kadroviki in višji menedžerji.

Sestanek morate izvesti tako, da izberete zanimiva tema za vsakogar - tako, da vsi želijo govoriti, vi pa imate možnost uravnavati pogovor in prilagajati njegovo smer.

Povzemite srečanje, zberite vse, kar so udeleženci povedali, in jim predstavite rezultate.

Ni treba kolegov že od vsega začetka opozarjati, da načrtovalni sestanek poteka zaradi nastalega konflikta. Izjema so posebna srečanja, organizirana izključno za reševanje takšnih situacij.

Kako povečati prednosti načrtovanja

Slabo organizirano načrtovanje sestankov, sestankov in srečanj so popolnoma neuporabni in celo škodljivi. Ker sami po sebi ne ustvarjajo dodane vrednosti, ampak se zanje lahko porabi ogromno časa.

Naučite se pravil za organizacijo učinkovitih sestankov iz revije "Komercialni direktor", ki bo premaknila potek dela z minimalno porabljenim časom.

Kako organizirati dnevne sestanke za načrtovanje: algoritem po korakih

1. korak. Določite cilje dogodka jutranje srečanje

Vsaka organizacija mora predstaviti in načrtovati rezultate svojega dela. Na podlagi zastavljenih ciljev morate sestaviti fazni načrt za njihovo izvajanje.

S seznama izberite cilje, ki so primerni za vaše podjetje:

• Postavljanje ciljev

Glavna stvar, zaradi katere je vredno organizirati kolektivne sestanke, je načrtovanje nalog. Dnevni načrt zaposlenega ne sme vključevati več kot 3 naloge in 1 fokus. V idealnem primeru si vsak zaposleni sam začrta naloge in se osredotoči na dan ter o tem poroča vodji.

Če želite postaviti realistične in dosegljive cilje, uporabite . Najbolje je načrtovati delo v določenih številkah. Vizualizirajte informacije: dogodek je bolje organizirati v sobi s projektorjem ali tablo, na katero zapišete glavne naloge. Osredotočite se na dan, posebej označite z markerjem in ga med pogovorom poudarite.

Najbolje je, da vsak zaposleni napiše svoj načrt.

• Povratne informacije zaposlenih

Zelo pogosto zaposleni, ki se soočajo s težavo ali nerazumljivo situacijo, tega ne prijavijo svojemu šefu. O tem se praviloma pogovarjajo kolegi in se ne šteje za vredno poročati vodstvu. Treba je vzpostaviti stalen stik s podrejenimi. Zaposleni naj pridejo v navado vodji povedati, kaj jih skrbi in skrbi pri opravljanju svojih nalog.

V tem primeru mora vodja organizirati ločene sestanke, da prisluhne vsaki težavi in ​​se nanjo ustrezno odzove, tudi če meni, da situacija ni vredna. posebno pozornost. Prav tako poiščite koren težave in ne krivca. Določite posebno osebo, odgovorno za odpravo težave, in za to določite jasen rok.

• Prenos izkušenj in usposabljanja

Bodite prvi, ki spregovorite - povejte svojim kolegom, kako bi sami opravili dodeljeno nalogo. Začnite razpravo, vprašajte zaposlene, kako to ali ono delo opraviti bolje in bolj plodno. Lahko organizirate sestanek o načrtovanju v obliki igre ali vzamete poslovni primer, tako da lahko vsi sodelujejo v razpravi.

S sodelavci lahko izvajate usposabljanje: povejte ali ponovite skripte, tipične odgovore, ugodnosti izdelkov, promocije podjetja in podobno. V ta proces vključite celotno ekipo.

Ne ponavljajte se, zaposlene vsak dan naučite nekaj novega, razvijajte jih!

• Povečanje timskega duha

Govorite o podjetju kot o tesno povezani ekipi - v svojem govoru uporabite besede "mi", "naša ekipa".

Poročajte o novih in zanimivih stvareh za zadnji dan: kaj se je zgodilo včeraj, novice podjetja, njegove uspehe (tudi majhne). Če imate interni poštni seznam, to ne pomeni, da ga bere vsak posameznik. Zato lahko na sestanku za načrtovanje ponovno povemo najbolj zanimive in pomembne stvari. Če informacije niso povsem pozitivne, bodo zaposleni imeli možnost razpravljati o načrtu ukrepanja.

Spomnite se pomembnih datumov za zaposlene, se o njih pogovorite (rojstni dnevi samih zaposlenih, njihovih družin, otrok, pomemben dogodek za podjetje itd.).

• Motivacija ekipe

Lahko organizirate sestanek, da napolnite ekipo s pozitivno za prihodnji dan. Za to potrebujete:

• Pohvalite enega od zaposlenih (najboljši v prodaji, dobra kakovost, zahvala naročnika, rešitev težko stanje itd.).
• Pri dodeljevanju nalog pojasnite, kako bo delo pozitivno vplivalo na splošne cilje podjetja. Vsakemu zaposlenemu dajte vedeti, da je pomemben.
• Uporabite motivacijske besede in besedne zveze: "Naredimo to!", "Pokaži, česa si sposoben!" itd.
• Pokažite, da verjamete v vsakega zaposlenega, pogosto izgovorite fraze, kot so "Zmoremo", "Uspeli bomo", "Prepričan sem" itd.

Pomembno pravilo za učinkovite sestanke je, da govorite samo o pozitivnih stvareh, ne grajajte nikogar na načrtovalnem sestanku, ne grajajte ekipe. Zjutraj je vredno govoriti samo o pozitivnem!

Bodite prepričani, da uporabite vse zgoraj omenjene cilje, vendar ne potrebujejo vsi sestanki naenkrat.

Korak 2. Pripravimo pravilnik

Ko izberete cilje jutranjih sestankov, se morate odločiti, kako jih izvajati. Pravilnik lahko natisnete in obesite v pisarni, kjer poteka načrtovalni sestanek.

Odločite se, koliko časa nameravate organizirati sestanek, in to zapišite v pravila. Petnajst minut je dovolj časa za učinkovit sestanek. Poleg tega naredite poseben načrt: o čem se boste pogovarjali na sestanku. Za to potrebujete:

Sestanek je treba izpeljati pozitivno. Pozdravite ekipo, označite enega od zaposlenih za opravljeno delo in uspeh v preteklem dnevu. Na koncu srečanja lahko čestitate ekipi, jim zaželite lep dan ali jih motivirate za produktivno delo.

Na začetku načrtovalnega sestanka poročajte, kaj je bilo storjeno v preteklem dnevu. Postavite nove naloge na podlagi že opravljenega. Po tem lahko izvedete trening ali začnete ponavljati.

Pridobite reakcijo ekipe, se pogovorite z njim na koncu sestanka, da ne zavlečete dogodka. Če je tema za razpravo pretežka in zahteva več kot dve minuti, jo vzemite na ločen sestanek za načrtovanje ali dodelite posebnega zaposlenega, da jo reši.

3. korak. Priprava na sestanek

Da bi pravilno in kompetentno izvedli sestanek o načrtovanju, se morate nanj pripraviti vnaprej. Priprave na jutranje srečanje je najbolje opraviti zvečer in obvezno vse zapisati.

Naloge za dan naj bodo skladne z dolgoročnejšimi cilji in upoštevajo težave, ki so se pojavile iz prejšnjega dne. Za vsako postavko posebej zapišite, o čem boste govorili: pozitivne novice, težave, nedavni dogodki, učenje.

Korak 4. Izvajamo sestanek o načrtovanju

Začnite sestanek z načrtom. Pozdravite ekipo. Spremljajte čas, da sestanek ne traja dlje kot 15 minut.

Med sestankom opazujte odziv delavcev na vsako fazo sestanka. Tako lahko ugotovite, kaj je bilo ekipi zanimivo in kaj ne. Če obstajajo informacije, ki jih zaposleni ne zanimajo, razmislite, ali jih je mogoče odstraniti iz načrta ali spremeniti način njihove predstavitve.

Kako učinkovito ste izvedli načrtovalni sestanek, lahko razumete po kazalcu kakovosti dela zaposlenih, ravni prodaje. Če se je produktivnost povečala, je bil sestanek za načrtovanje pravilno organiziran.

Strokovno mnenje

Kako izvesti nestandardni jutranji sestanek za načrtovanje

Dmitrij Grišin,

Predsednik upravnega odbora in eden od ustanoviteljev skupine Mail.Ru Group v Moskvi

Za nas je organiziranje srečanj nenavadnega formata nekaj običajnega. Vsaka traja manj kot pol ure. Načrtovalni sestanki so odprti za vse, sodelujejo lahko vsi zaposleni in ne le tisti, ki so neposredno povezani s temo načrtovalskega sestanka. Govorimo stoje, da se oddaljimo od običajne oblike dela na delovnem mestu.

Poiščite čim več kreativne ideje rešiti nastale težave, tudi tiste, ki se zdijo popolnoma nerealni - to je glavni cilj, s katerim smo začeli izvajati tovrstna načrtovalna srečanja. Predlogi so kritizirani striktno, brez čustev, govorijo le o tehnični plati vprašanja.

Vse, kar predlaga ekipa, se vnese v posebno bazo podatkov. Prirejanje dogodkov te oblike pomeni omogočiti zaposlenim, da se slišijo in se ne zadržujejo na nepomembnem problemu. Vsi se počutijo vključene v skupen namen, pomemben za podjetje, in to, kot nič drugega, daje spodbudo za delo.

Kako izvesti načrtovalni sestanek v oddelku

Vsak od nas razume, koliko morajo narediti vodje oddelkov. Poleg običajnega dela se lotijo ​​reševanja problemov in splošna organizacija celoten oddelek. Učinkovitost dela vodje je odvisna od tega, katere metode in orodja upravljanja uporablja. Ali je v tem primeru vredno porabiti čas in organizirati sestanke?

Vse je odvisno od pristopa vodje k ​​vprašanju načrtovanja sestankov. V enem primeru šefi pristopijo k načrtovanju sestankov na zelo formalen način, tudi če pravila podjetja določajo, da je treba takšne sestanke izvajati. Tak vodja meni, da je glavna stvar več truda, manj srečanj. Ostali vodje oddelkov se za sestanke odločajo na lastno pobudo, saj vedo, kako učinkovito je takšno orodje za izboljšanje kakovosti timskega dela.

Če mentor celotnega oddelka meni, da je treba sestanke izvajati zgolj zato, ker je to »potrebno«, potem ne bi smel izgubljati časa z načrtovanjem sestankov. Vsak dogodek, ki je organiziran zgolj zaradi videza, vpliva na delo le negativno. Na podlagi samega imena je načrtovalni sestanek kompetentno načrtovanje akcij za doseganje velikih ciljev podjetja.

Na podlagi Demingovega cikla je sestanek za načrtovanje periodično preverjanje(Preverite) timsko delo za spremembo ali preusmeritev prometa (Akt), če je potrebno.

Kako pogosto organizirati sestanke za načrtovanje v oddelku? Dnevna srečanja v oddelku so nujna le za nove ali neizkušene zaposlene, ki jim brez stalnega spremljanja in nasvetov nadrejenih ne gre. Za bolj kohezivno in izkušeno ekipo naj bi sestanki potekali enkrat na teden, na isti dan, približno enako po času in strukturi sestanka za načrtovanje. To je potrebno zaradi discipline.

Najpogosteje vodja noče imeti sestanka za načrtovanje, ker meni, da je to izguba časa. Interakcija z ekipo se spremeni v kratek monolog brez povratnih informacij zaposlenih. S tem pristopom se izgubi večina funkcij, razen morda informativnih in deloma disciplinskih.

Za vsakega vodjo je interakcija s skupino veliko težja kot interakcija z vsakim zaposlenim posebej. Voditi celotno ekipo naenkrat je veščina izkušenega in dobrega šefa. Takšen vodja zna pravilno izpeljati sestanek za načrtovanje: hitro in natančno, hkrati pa dobi »vrnitev« iz skupine, se z njimi pogovori o nekem vprašanju in na podlagi tega uredi delo oddelka. Najbolje je, da se sestanek zadrži v pol ure (+- 15 minut). V človeku je fiziološko položen ravno tak čas za največjo koncentracijo pozornosti.

Uvedba novega dogodka – načrtovanje srečanj – bo trajala nekaj časa. Pogosto bo potrebnih več kot en sestanek, da bo takšno orodje delovalo. Če bo vodja oddelka začel poslušati povratne informacije ekipe, bo dobil veliko nove informacije ki je še nihče ni omenil. Toda zdaj se je primer pojavil - vprašal je vodja sam! Treba bo opredeliti ločene vloge zaposlenih in njihovo imenovanje pri delu celotne skupine, premagati ugovore in svoje stališče na najboljši možni način argumentirati. Vodje pogosto ne dokončajo implementacije novega orodja in se, ko so nekaj korakov stran od idealnega rezultata, vrnejo na manj dobro upravljanje, torej z vsakim zaposlenim voditi pogovore posebej.

10 pravil, kako voditi jutranji sestanek v prodajnem oddelku

Vodje prodaje so pogosto dobri v osnovni odgovornosti pogovora z ljudmi in prodaje izdelka, hkrati pa sploh niso sposobni ravnati po načrtu, analizirati opravljeno delo in delati enakomerno. Če je vodja za ta mesec prejel že veliko naročil, preneha delati tako aktivno, opravlja manj hladnih klicev in se ne ukvarja s pasivnimi strankami.

Če opazi ta trend, lahko vodja o tem obvesti vodjo na sestanku za načrtovanje, pove, da je njegovo izogibanje delu opazilo in nadzorovano. Seveda bodo menedžerji iskali izgovor, da se sestanka ne udeležijo, z argumentom, da so zaposleni. Lahko organizirate sestanek za namen administrativnega upravljanja, ko lahko vodja vpliva na delo in ga izboljša, če opazi upad ali izredne razmere.

Če želite načrtovalni sestanek izpeljati čim bolj učinkovito, se jih morate držati pravila:

Pravilo 1. Periodičnost

Vsak dan bi morali imeti jutranje sestanke ob istem času, ne glede na vaše razpoloženje. Sčasoma bo sestanek za načrtovanje postal navada in bo služil kot signal za vodje, da začnejo delati. Bili so primeri, ko je odsotnost sestanka ali njegova slaba organizacija prekinila običajen način dneva menedžerjev, odvzela dobro razpoloženje in željo po delu.

Na jutranjem sestanku za načrtovanje se morajo vodje popolnoma opomoči, zbuditi in razumeti – čas je, da začnete delati!

Pravilo 2. Disciplina

Trije ključi do uspešnega načrtovalnega sestanka so sestanki z natančno strukturo, opredeljenimi cilji in ob istem času. Če se upoštevajo pravila, sestanek za načrtovanje pozitivno vpliva na delo vodij, odstopanje od njih, nasprotno, škoduje delu.

Sestanek mora potekati istočasno. Zaposleni morajo priti v pisarno vnaprej in ne zamujati. Na delo se morate vključiti pred in med sestankom, tako da lahko takoj začnete delati po koncu sestanka za načrtovanje. Vsak vodja se mora vnaprej pripraviti na načrtovalni sestanek, postaviti cilje za dan in izračunati vse kazalnike, da si med sestankom ne vzame časa celotni ekipi in ga ne moti sam.

Če se odločite za srečanje, ki temelji na igri, si za to pustite približno 45 minut. To je več kot za redni sestanek za načrtovanje, a zelo učinkovito za delo ekipe in finančno uspešnost podjetja.

Pravilo 3. Moč

Dopoldanski sestanek poskrbi za razpoloženje zaposlenih za cel dan.

Če imate dolgočasen in nezanimiv sestanek o načrtovanju, potem ta dan ne bo nobenega pozitivnega učinka od dela. Podajajte informacije jasno in zanimivo, ne dovolite, da ekipa zaide s teme ali sprašujte o stvareh, ki niso povezane s celotnim delom ekipe.

Na sestanku za načrtovanje je vredno govoriti le o tem, kaj velja za vse zaposlene. Tak dogodek je kolektivno delo in ne samo čas za posedanje.

4. pravilo: Nenehno usposabljajte svoje vodje

Vsakič ob koncu delovnega dne vprašajte vodje, kako je potekalo delo - kakšne težave so se pojavile, kakšnih ugovorov strank ni bilo mogoče premagati. Povzemite informacije, da preživite del jutranjega sestanka in uredite situacijo z ekipo.

Najprej naj vodja sam opiše nastalo težavo. Po tem na kratko preglejte teorijo o tej temi, na primer razdelek o argumentaciji. Nato med igro organizirajte igro možganov: vodja, ki se sooči s težavo, bo prevzel vlogo stranke, ostali podrejeni pa ponujajo možnosti za rešitev problema.

Pogovor naj poteka tako, da vsak zaposleni sodeluje pri iskanju rešitve. Ni vam treba sami razlagati in vsakič, ko se spopasti s težavo, pustite ekipi, da poišče izhod v medsebojni interakciji.

Takšen pristop z vsakodnevnim učenjem bo managerjem omogočil, da se nenehno izboljšujejo in se ne bojijo soočiti se s težavo.

5. pravilo

Pravilo je zelo jasno iz imena. Če nehate nadzorovati delo menedžerjev, ne boste videli učinkovitega dela.

Pravilo 6. Motivacija ekipe

Ko vodite sestanek za načrtovanje, ne poročajte le o splošnih rezultatih za prejšnji dan, temveč tudi poudarite vodje z najboljšo in najslabšo uspešnostjo. To ne bo negativno vplivalo na delo zaposlenih, temveč bo le spodbudilo k enako dobremu delu ali izboljšanju, če je včeraj kaj zatajilo.

Pomembno je upoštevati ne le kvantitativne kazalnike, temveč tudi kakovost dela. Pohvalite menedžerje, ki so s stranko komunicirali bolje kot drugi. Pogovorom zaposlenih lahko prisluhnete sami ali pa se prijavite za poročilo na oddelek za nadzor kakovosti.

Pravilo 7. Posebnost v načrtih

Ko načrtuje svoj dan na jutranjem sestanku, se mora vodja odločiti, kakšno prodajo bo opravil, s kom se bo srečal, koliko bo prejel. Treba se je navaditi na organizacijo dogodka tako, da vodje te podatke vedno izdajo v določenih številkah in imenih organizacij. Vodja naj jasno poimenuje podjetja, v katera bo poklical in šel, tudi če za danes nima predvidenih konkretnih odgovorov strank.

Poleg tega bi moral biti dnevni načrt del mesečnega cilja. Z drugimi besedami, če je mesečni načrt prodaje 500.000 rubljev, potem prodajalec ne more načrtovati prejemanja 15.000 rubljev na dan, saj takšen tempo ne bo pripeljal do dokončanja dolgoročne naloge.

Nujno se je treba soočiti z ugovori lastnih zaposlenih, ki si ne želijo postaviti visoke letvice, pri čemer se nanašajo na vraževerje ali preprosto nezadovoljstvo. Naučite zaposlene postavljati ambiciozne cilje.

Ne pozabite, da mora biti načrt resničen in izvedljiv, in ne le izrečen. Vodja mora razumeti, da je današnja naloga resnična in si jo prizadevati doseči.

Pravilo 8. Preverite pripravljenost celotne ekipe

Preden pošljete svoje podrejene na njihova mesta, preverite njihovo pripravljenost. To je približno tako o zunanjih virih (materiali za predstavitve, vizitke, telefonske baze itd.), kot tudi o notranjih, »človeških« – ne glede na to, ali so vsi prav razpoloženi ali pa morate z nekom sodelovati posebej, da ga motivirate za produktivne dejavnosti .

9. pravilo Močan klic ukrepati ob koncu sestanka

Če želite dokončati sestanek o načrtovanju, si omislite svetlo motivirajočo frazo, ki bo služila kot signal za začetek dela - na primer "Za posel!", "Naprej!" itd.

Takšen stavek bo služil kot sidro, ki bo dodatno napolnilo ekipo.

Pravilo 10. Vizualizacija

Za večjo učinkovitost načrtovalca je nujno oblikovati tablo, na kateri bodo pritrjeni rezultati sestanka in ocena, da bodo zaposleni lahko videli splošne dosežke, svojo uspešnost in kako blizu so izvajanju mesečni načrt.

Kako organizirati sestanek za načrtovanje vsak teden

Če želite načrtovalni sestanek izvesti učinkovito, morate razmisliti dva pogoja. Prvič, čas, predviden za sestanek, naj ne bo dolg, približno pol ure. Drugi je snemanje med načrtovanjem sestanka. Cilje, ki so jih izrazili voditelji, je treba zapisati.

Tedenski planer je sestavljen iz štirih stopenj:

1. faza. Razglasitev ciljev podjetja

Najbolje je, da organizirate tedenske sestanke tako, da začnete s povzetkom primarnega ali dolgoročnega cilja podjetja. Na primer "Uspešno podjetje z obsežnim trgom." Po tem poimenujte nalogo za krajše obdobje - na primer "Povečaj dohodek organizacije za letos za 3-krat."

Faza 2. Vodje oddelkov po vrsti povedo, kaj so počeli prejšnji teden doseči cilj

Treba je izvesti sestanek o načrtovanju, da bi od vodij pridobili konkretne informacije o opravljenem delu. Splošne fraze, neinformativni govor, kot je "Uspeli smo povečati učinkovitost oddelka za 10%" ne bi smeli biti dovoljeni. V takem primeru se je vredno pravilno vprašati, kateri ukrepi so bili sprejeti.

Če vodja oddelka še naprej daje informacije splošne narave, ga mora vodja sestanka prekiniti in neposredno vprašati, ali so informacije vredne pregleda na sestanku. Če ne, morate sestanek premakniti naprej in predati besedo drugi enoti.

Če organizirate sestanke tega formata, lahko jasno vidite rezultate dela vsakega oddelka podjetja. Poleg tega se na ta način izkaže, kateri od vodij trdo delajo v dobro organizacije, kdo pa se samo pretvarja.

Faza 3. Postavljen je cilj za naslednji teden za celotno podjetje in moderatorjaiščesoglasje udeležencev v ta namen

Vsakemu vodji dajte priložnost, da pove, kaj bo njegov oddelek počel ta teden, kako bo izpeljal načrt. Načrtovane naloge zapišite v dnevnik.

Poleg tega bodo imeli vodje oddelkov možnost medsebojnega sodelovanja: prosite drug oddelek, naj nekaj stori, če so potrebna skupna prizadevanja. Po razpravi je treba takšne cilje zabeležiti tudi v dnevnik.

Faza 4. Vodja srečanja vpraša, ali so pripravljeni zares doseči cilj tega tedna in napove začetek.

Ta oblika načrtovanja pomaga doseči najbolj pozitivne rezultate. Vodje oddelkov začnejo trdo delati in dosegati visoke rezultate v svojem oddelku ali zapustijo delovno mesto za bolj vredne kadre. S pomočjo takšnih sestankov je mogoče razumeti, kdo od kolegov se maksimalno trudi in kdo le ustvarja videz.

Strokovno mnenje

Najboljša možnost za tedensko načrtovanje sestankov je večstopenjski

Vladimir Kiselev,

Generalni direktor, partner CJSC "Company SHERP" v Moskvi

Tedenski sestanki za načrtovanje so obvezni dogodki za vsako podjetje, na katerih se pregledujejo in razpravljajo o rezultatih dela ter postavljajo cilji za naslednji teden. Najbolje je organizirati sestanke na vsaki ravni. Najprej se sestanejo vodje oddelkov in generalni direktor, nato pa v vsakem oddelku potekajo sestanki za načrtovanje z njegovim neposrednim nadrejenim. Na sekundarnih sestankih lahko vodje objavijo tudi informacije, ki veljajo za celotno podjetje in vsakega zaposlenega.

Pomembno je, da se sestanek o načrtovanju izpeljete ne le v strogem okviru navedene teme, temveč tudi, da zaposlenim omogočite pridobivanje zanimivih informacij in razpravo o delovnih vprašanjih. Vloga takšnih srečanj je zelo velika: tako ekipa spozna nove cilje, spremembe v načrtu ali druge novice. Direktor se mora enkrat mesečno ali četrtletno sestati z zaposlenimi, ki se ne udeležujejo tedenskih sestankov za načrtovanje.

Kako ustvarjalno izvajati sestanke za načrtovanje

1. Izberite nenavadno mesto

Srečanja niso omejena le na pisarno. Iskati lep kraj v vašem mestu, promenadi, ulici za pešce ali kavarni. Glavna stvar je, da lahko hitro pridete iz službe in na delo.

Kraj, ki bo všeč kolegom: kavarna, nabrežje, park. Edina opozorila je, da mora biti prostor blizu pisarne, tako da lahko vsakdo hitro pride tja.

2. Načrtujte nestandardni čas

Poskusite organizirati sestanke ne zjutraj, ampak na primer ob kosilu (samo ne da bi pustili ekipo brez hrane) ali 30 minut pred koncem delovnega dne (to pospeši tempo dela!).

3. Uporabljeni materiali

Pisarne ne dajte vsem udeležencem, temveč komplet papirja in pero za 2-3 osebe. Tako se bodo sami odločili, kdo in kaj bo pisal.

4. Pred sestankom vsem odnesite telefone

Dobra rešitev je, da sestanek opravite brez motenj. Sprva bo to povzročilo nekaj zadrege in zmede, nato pa bo znatno povečalo koncentracijo in vključenost udeležencev pri reševanju problemov.

5. Spremenite obliko dogodka

Sestanek za načrtovanje lahko organizirate po telefonu ali Skypu, da popestrite običajni ritem, ko so vsi navajeni sedeti v sejni sobi.

Strokovno mnenje

Ali je lahko načrtovanje srečanja s cigarami, nargilom in viskijem učinkovito

Nikolaj Novoselov,

Direktor ArtNauka, Moskva

Na podlagi osebnih izkušenj lahko rečem, da povečanje števila sestankov negativno vpliva na produktivnost podjetja. Poskušali smo izpeljati »dan uradne tišine« in poskrbeli, da ta pristop daje boljši rezultat kot sam sestanek za načrtovanje. Žal nam ta način ne ustreza povsem, ne moremo preživeti dneva brez srečanj vsak teden, saj smo angažirani na področju dogodka.

Zaposleni bi radi več sodelovali na sestanku načrtovanja, če bi imeli sestanke s cigaro in pitjem viskija. V takem skoraj neformalnem okolju lahko kolegi povedo še marsikaj in iskreno izrazijo svoje mnenje. Nisem se bal, da bi se v ekipi pojavila familijarnost, če bi potekali takšni načrtovalni sestanki. Odnosi med zaposlenimi se niso spremenili, ljudje se počutijo bolj sproščeni, izrazijo svoje mnenje o situaciji in dobro svetujejo.

Kako voditi sestanke za načrtovanje z uporabo izkušenj uspešnih podjetij

Pravilno izvajanje sestankov z ekipo ne pomeni vedno organiziranja sestankov v običajnem formatu, ko se vsi zberejo in sedijo na stolih. V sodobnih podjetjih, ki se hitro ukoreninijo nestandardne metode vse bolj poskušajo sestanke organizirati stoječe. Srečanja "na nogah" pomagajo, da se znebite praznih, razvlečenih pogovorov, da slišite le najpomembnejše informacije.

Atomic Object, podjetje za razvoj programske opreme, se je že davno odločilo, da bo sestanke organiziralo na nogah. Zahvaljujoč tej ustvarjalni obliki, vodstvo doseže maksimalne rezultate: brez nepotrebnega sklepanja, jasno zastavljena vprašanja in pravilni odgovori. Praksa kaže, da stalni sestanki ne trajajo več kot 7 minut - ekipa načrtuje dan, posluša navodila in takoj začne delati. Če imate sestanke v tej obliki, se zaposleni ne bodo imeli možnosti sprostiti in bodo morali delovati in govoriti bolj aktivno.

The Wall Street Journal poroča, da je bilo tudi med prvo svetovno vojno običajno prirejati kratke načrtovalne sestanke, saj je bila počasnost nesprejemljiva. Kasneje je bil podoben format prenesen na poslovanje, v katerem je bilo treba pospešiti interakcijo in izmenjavo informacij.

Prednosti novega formata srečanj so znanstveno dokazane. Akademski raziskovalec Alain Bluedorn z Univerze v Missouriju je ugotovil, da zavzemanje za sestanek o načrtovanju pomeni manj časa za zaposlene, vendar dosega, če ne boljše, pa popolnoma enake rezultate v primerjavi z rednimi sestanki.

Rezultati ankete Različica ena v letu 2011 je približno 80 % zaposlenih od 6.000 anketirancev potrdilo, da je v njihovih podjetjih običajno, da imajo kratke sestanke vsak dan.

Poleg jadralnih letal "na nogah" so se zahodna podjetja domislila še drugih novosti za učinkovitejše delo.

Na primer v podjetju Facebook odločila, da bo imela kratke sestanke 15 minut pred odmorom in s tem sprva določila trajanje sestanka. Zaposleni pravijo, da ta metoda prinaša dobre rezultate: ljudje govorijo kratko in samo o temi.

Če se je treba boriti proti disciplini v podjetju, zmanjšati število zamud, je treba organizirati kratke sestanke. Bolje je, da na razpravo ne vabite zamudnikov, saj bodo, če ne poznajo nekaterih informacij, motili sestanek in zavlačevali čas s postavljanjem nepotrebnih vprašanj.

V družbi AdobeSistemi odločili, da bodo organizirali sestanke za načrtovanje in hkrati obravnavali zamude. Predvidevali so celo kazni za tiste, ki pridejo ob napačnem času. Čas, izgubljen po krivdi zamudnikov, je bil izenačen s časom, ki bi ga lahko porabili za razvoj programov. Torej je kazen za vsako zamudo 1 dolar.

Podjetje jekleno ohišje izumil lastna posebnost- signal za začetek srečanja je skladba Elvisa Presleyja - "Malo manj pogovora" ali "Manj klepetanja".

Če zaposleni v organizaciji nimajo časa za izvedbo ne le rednega, ampak tudi kratkega načrtovalnega sestanka, lahko sestanek organizirate s komunikacijskimi orodji. V takih primerih se lahko odločite za komunikacijo preko klepeta oz E-naslov podjetja, da bi kolegom posredovali osnovne potrebne informacije. Hkrati je organiziranje sestankov »na nogah« še vedno učinkovitejše od vseh drugih sestankov za načrtovanje.

Informacije o strokovnjakih

Hasmik Gevorgjan, izvršni direktor in solastnik verige trgovin Provocatsia, Moskva. LLC "Provokacija-proizvodnja". Področje dejavnosti: proizvodnja in prodaja oblačil in dodatkov s provokativnimi potiski. Ozemlje: sedež - v Moskvi; proizvodnja - v Tverju; prodajnih mestih in trgovine - v več kot 100 mestih Rusije, Belorusije, Ukrajine in Kazahstana. Število zaposlenih: 55 (v matični družbi).

Dmitrij Grišin, predsednik upravnega odbora in soustanovitelj skupine Mail.Ru Group, Moskva. Dmitrij Grišin je vodja upravnega odbora od marca 2012. Leta 2005 je postal eden od soustanoviteljev skupine Mail.Ru Group, kjer je od novembra 2010 do oktobra 2016 opravljal funkcijo izvršnega direktorja podjetja (Rusija). Dmitrij je pri Mail.Ru od leta 2000; je bil imenovan leta 2001 tehnični direktor družbe, od 2003 do 2010 je bil izvršni direktor. Diplomiral je na Fakulteti za robotiko in integrirano avtomatizacijo Moskovske državne tehnične univerze. N. E. Bauman. Leta 2012 je ustanovil GrishinRobotics, podjetje tveganega kapitala za vlaganje v potrošniško robotiko po vsem svetu.

Vladimir Kiselev, generalni direktor, partner podjetja SHERP CJSC, Moskva. Vladimir Kiselev - generalni direktor in višji partner svetovalnega podjetja "Company SHERP" od leta 2000. Od leta 1996 deluje na področju upravljanja s kadri, od leta 1998 je vodil kadrovsko službo velikega razpršenega holdinga. CJSC "Company SHERP" obstaja od leta 2000, se ukvarja z oblikovanjem visoko učinkovitih vodstvenih ekip in razvojem poslovanja strank z uporabo inovativne lastniške tehnologije.

Nikolaj Novoselov, direktor ArtNauka, Moskva. IP Novoselova T.A. (Umetnostna znanost). Področje dejavnosti: vodenje oddaj, team building in predstavitve na podlagi znanstvenih eksperimentov. Ozemlje: sedež v Moskvi, osem predstavništev v Rusiji. Število zaposlenih: 10. Število oddaj na leto: 340.

Organizirajte in vodite sestanke za načrtovanje čim bolj učinkovito.

Poiščite rešitev problema, ki je naveden v razpravo, ali pa zastavite smer razvoja situacije v konstruktivno smer.

Zanimivo je organizirati sestanek za načrtovanje, tako da udeleženci nimajo časa za zehanje in nimajo občutka zapravljenega časa.

Akcijski načrt

1. Seznanite se s predlaganim načinom organizacije sestanka za načrtovanje.

2. Pripravite se, pripravite se potrebnih materialov in povabi udeležence.

3. Organizirajte sestanek o načrtovanju.

4. Povzemite rezultate načrtovalnega sestanka in z njimi seznanite vse udeležence.

Kako organizirati sestanek

Prvič Za načrtovalni sestanek je potrebno vprašanje ali tema sestanka. Kateri delovni problem želite rešiti? Kakšen pozitiven učinek na delo organizacije bo rezultat načrtovalnega sestanka. Udeležence srečanja vnaprej seznanite s tem vprašanjem. Tako boste prihranili čas med načrtovanjem sestanka, udeleženci razprave pa bodo morda že prišli zanimive ideje na tvoje vprašanje.

Drugič- To so ljudje, ki bodo sodelovali pri načrtovalnem sestanku. Kakšne strokovnjake in menedžerje na kateri ravni oziroma kakšne linijske zaposlene potrebujete, da bi našli odgovor na vprašanje.

Tretjič- kraj srečanja. Pomembno je, da je ločena soba ali celo namensko sejno sobo. Kjer je dovolj prostora za vse, vas zunanji (osebje, ki ne sodeluje pri načrtovanju) ne bodo mogli motiti in telefoni ne bodo zvonili.

četrti- čas sestanka. Zaželeno je, da je priročno za vse udeležence ali trajno. Na primer, sestanki za dnevno načrtovanje potekajo vsak dan točno ob 8.30. Vsekakor se boste pri izbiri časa načrtovalnega sestanka morali osredotočiti na najpomembnejše udeležence. In ga določi vnaprej, za nekaj ur ali bolje rečeno dni.

peti- Pravila za izvedbo sestanka za načrtovanje. Pomembno je, da sestanek za načrtovanje ne začnete le pravočasno, ampak ga tudi pravočasno zaključiti. Vnaprej določite vrstni red, v katerem bodo vprašanja obravnavana, in čas, ki bo dodeljen vsakemu udeležencu. Omejite, tako bodo poročila jedrnata in čim bolj informativna. Na primer, ena predstava ni daljša od 10 minut.

šesti- improvizirani materiali. Minimalno zahtevano je pisalo za vse udeležence in papir. Za to poskrbite sami, vnaprej, da vam ne bo treba izgubljati časa za razpravo z iskanjem, kaj in o čem napisati. Morda boste potrebovali tudi: flip chart, projektor, zaslon, prenosni računalnik, tiskalnik. Vsa oprema mora biti pripravljena in testirana vnaprej.

sedmi– gostitelj načrtovalnega sestanka ali tajnik, ki bo zabeležil potek in rezultate razprave o vaši zadevi.

Oblike načrtovanja

1. Povzetek, informativni sestanek.

Takšni načrtovalni sestanki lahko potekajo tedensko na začetku tedna za vodje vseh oddelkov v vaši organizaciji.

Za kaj so ti načrtovalci?

2. Načrtovalni sestanek – razdelitev tekočih nalog.

Običajno poteka na začetku vsakega delovnega dne. Oblika je očitna - vodja daje podrejenim naloge za ta dan. Tudi čas dogodka ne bi smel biti raztegnjen – vsi so prejeli nalogo in jo šli dokončati.

3. Načrtovanje sestanka za razpravo o zastavljenem vprašanju.

Vnaprej formulirate svoje vprašanje, ki je bilo oblikovano za vas samo življenje in trenutno stanje na vašem trgu. Izrazite namen sestanka za načrtovanje, pošljite te informacije udeležencem. Prosite jih, naj se pripravijo (če je potrebno) na to temo. Vnaprej določite pravila in sekretarja sestanka za načrtovanje. Pošljite rezultate načrtovalnega sestanka vsem udeležencem. Čas za tako načrtovalni sestanek ni daljši od dveh ur. Toda včasih je potrebno več časa. V tem primeru bo načrtoval organizirane odmore 15-20 minut za čaj in samo počitek. (Tudi čaj in sladkarije si pripravite vnaprej!)

4. Sestanek kreativnega načrtovanja.

Prošnje za delo v coachingu
1) Razvoj vira ustvarjalnosti za rast (samorazvoj, poklicna rast, poslovni razvoj)
2) Reševanje notranjih konfliktov, premagovanje kriz s pomočjo vira ustvarjalnosti

Leto 2016 je čas preizkušanja moči podjetij in v zvezi s tem je zdaj bolj kot kdaj koli prej potrebno biti vsak dan na tekočem s svojo prodajno ekipo. Predstavljam vam nekaj osnov, po katerih bo vaša prodajna ekipa postala bolj osredotočena in učinkovita.

V dobrem smislu bi moralo podjetje imeti 2 sestanka vodje z vodji: prvi je splošni, na jutranjem načrtovalnem sestanku, drugi je individualni, večerni sestanek, na katerem se vodja natančno poglobi v rezultat dejavnosti njegovih ljudi, analize težke situacije, izvaja individualno motivacijo. Danes pa bomo govorili o splošnem jutranjem načrtovalskem sestanku, ki je nepogrešljiv pripomoček za vodenje prodajnega oddelka in ohranjanje vaših zaposlenih v dobri formi.

Cilji jutranjega srečanja:

1. Povzetek včeraj

2. Načrtovanje delovnega dne

3. Nadzor realnosti doseganja načrtov meseca in razvoj načrta "B"

4. Usposabljanje menedžerjev na konkretni primeri s poslovno igro

5. Preverjanje nivoja energije menedžerjev in njihovega doplačila, motivacije

To pomeni, da je za vodjo prodajnega oddelka sestanek za načrtovanje tisti lakmusov test kakovosti njegovega dela, ki mu bo pomagal pravočasno odgovoriti na situacije, ki običajno vodijo v neizpolnitev načrtov, napake pri komunikaciji s strankami ali odpuščanje. menedžerjev.

Torej, 10 pravil za učinkovit jutranji sestanek o načrtovanju ROP:

1. Periodičnost.

Jutranje načrtovanje se ne sme izvajati občasno, ne takrat, ko ste dobre ali slabe volje, ampak vsak dan ob istem času. Dober sestanek za načrtovanje bo ritual za začetek dela, začetek dejavnosti menedžerjev. V moji praksi je bilo veliko primerov, ko je slabo izpeljan ali sploh ne izpeljan načrtovalni sestanek vodjem pokvaril celoten način dneva, pokvaril razpoloženje in ubil željo po delu.

Med jutranjim sestankom o načrtovanju se morajo menedžerji končno zbuditi in ujeti glavno idejo: začnimo!

2. Disciplina

Učinkovito načrtovanje sestanka ima jasno strukturo, cilje in časovno razporeditev (to je čas, namenjen sestanku). Vsako odstopanje od strukture demotivira menedžerje, spoštovanje splošnih pravil pa disciplinira in strukturira misli.

Sestanek za načrtovanje se mora vedno začeti in končati pravočasno. Vsi morajo biti prisotni v pisarni 15 minut pred začetkom sestanka za načrtovanje. Vse čajanke - pred sestankom za načrtovanje. Po tem je samo delo.

Vodje bi morali biti pripravljeni na sestanek, poznati vse svoje trenutne kazalnike in svoje načrte za dan ter ne šteti številk na kalkulatorju, si vzeti čas celotni ekipi ali se motiti z izračuni, namesto da bi poslušali informacije, ki jih ROP želi posredovati vsem.

Za kakovosten sestanek pri načrtovanju, s poslovno igro, je običajno dovolj 45 minut. A verjemite mi, da lahko teh 45 minut prihranite veliko časa v prihodnosti in prinese veliko večji finančni rezultat.

3. Energija

Jutranje načrtovanje je lažje za oči zaposlenih.

Če je načrtovalni sestanek dolgočasen, bodo menedžerji še bolj zaspali, vi pa ne boste dobili želenega učinka. Ne zameglite informacij, imejte v mislih cilj in strukturo, ne dovolite, da se zaposleni zanesejo s teme in ne postavljajte vprašanj, ki se nanašajo samo na eno stvar.

Pomembno si je zapomniti, da je sestanek pri načrtovanju timsko delo in ne jutranje srečanje. Obdržite pozornost vseh. Govori samo tisto, kar zadeva vse.

4. Nenehno izobražujte svoje vodje!

Vsak dan na večernih sestankih od menedžerjev izveš, kako je potekal njihov dan, kakšne uspehe so imeli, s kakšnimi težavami so se soočali, s kakšnimi ugovori strank niso kos. Jutranji sestanek o načrtovanju vam omogoča, da v splošno razpravo prinesete najbolj pereče probleme.

Če želite to narediti, morate vodja na kratko opisati težavo, s katero se včeraj ni mogel spopasti, nato pa hitro ponovite teoretični del (na primer blok »argumentacija z računsko metodo«) in nato pripravite poslovno igro, kjer vlogo naročnika ima menedžer, ki se s situacijo ne ukvarja. Nato s pomočjo kratkega brainstorminga celotna ekipa izvrže možnosti za rešitev situacije.

Še posebej pomembno je, da vsak član ekipe aktivno sodeluje pri iskanju rešitev. Ne dajajte že pripravljenih odgovorov, najučinkovitejše usposabljanje ni teorija vodje, ampak iskanje idej z interaktivnimi aktivnostmi.

Vsakodnevno usposabljanje, dodatno usposabljanje in podpora veščinam menedžerjev bodo vašim menedžerjem omogočili, da se nenehno razvijajo, izboljšujejo svoje prodajne veščine in se ne bojijo težav "na terenu".

5. Spremljajte, kaj je načrtovano

Načrtovanje brez nadzora je denar v odtok (c) starodavna kitajska modrost

Mislim, da tega ni treba posebej razlagati. Če tega ne nadzirate enkrat, nato dvakrat, nato pa tretjič, bodo menedžerji bodisi prenehali nekaj delati ali začeli lagati.

6. Motivacija ekipe

Pomembno je, da ne označite le včerajšnjih rezultatov za celotno ekipo kot celoto in za vsakega posebej, ampak tudi, da označite najboljše in najslabše prejšnjega dne in se s tem – prekratkim časom ne bojte nikogar demotivirati. intervali se uporabljajo, menedžerji pa imajo možnost, da se izboljšajo vsak dan.

Kot kazalnike uporabite ne le finančne kazalnike (koliko ste prodali, koliko denarja ste prinesli) ali kazalnike aktivnosti (število klicev, načrtovanih in izvedenih sestankov), temveč tudi kvalitativne kazalnike (kakovost komunikacije med vodjo in strankami). ). Sami lahko poslušate klice vodij, pa tudi uporabite poročila oddelka za nadzor kakovosti.

7. Posebnost v načrtih

Upravitelj naj ne govori samo o tem, koliko prodaj bo danes zaključil, koliko plačil bo zbral in koliko sestankov bo opravil. Svoje načrte mora nujno podpreti s posebnimi imeni podjetij. Tudi če za danes nima načrtovanih odgovorov strank, mora upravitelj povedati, kje bo dobil današnji načrt, koga bo poklical, h komu bo šel, vendar morajo biti podjetja imenovana, z jasnimi številkami v denarju in količina.

Zelo pomembno je tudi vedeti, da mora dnevni načrt menedžerja ustrezati doseganju ciljev meseca. Če ima vaš vodja načrt za mesec - 1.000.000 rubljev plačil, potem ne more načrtovati, da bi vsak dan zbral 20.000 rubljev, saj preprosto ne bo naredil načrta s takšnim tempom.

Nastavite ambiciozne načrte za svoje menedžerje. Če je menedžerju nerodno izraziti ambiciozen načrt ali se sklicuje na svoje vraževerje ("Ne bom rekel, da ne bi zafrkaval", "Zdaj bom povedal več, zvečer pa mi boste pojedli možgane") - to je treba zdraviti in čim prej, tem bolje. Usposobite menedžerje za vzvišeni načrti, negujejo svoje notranje »meje«.

Tudi menedžer mora verjeti v svoje številke, ne govoriti »iz sranja«, ker je to nujno, ampak jasno razumeti, da je to, kar je rekel, res izvedljivo in zna vplivati ​​na to.

8. Preverite pripravljenost celotne ekipe

Preden odpustite prodajalce na nov dan, preverite, ali imajo vse vire - tako zunanje (prisotnost predstavitvenega materiala, vizitk, baz za klicanje itd.), kot notranje - ali vsem pečejo oči ali je treba nato ostanite in se dodatno pogovorite o nekaterih težavah, dajte dodatno individualno motivacijo.

9. ZmogljivCTA na koncu sestanka

Izmislite si motivacijsko frazo, ki bo sidro za začetek in vašim menedžerjem dala dodatno energijo. Stavek je lahko kateri koli: "Ekipa, pojdi!", "Naredimo to!", ali "Vsi, gremo!"

To je tako imenovano sidro, ki daje signal, da je vse, jutro je konec, čas je za tek in zmago!

10. Vizualizacija

Ne pozabite zabeležiti rezultatov sestanka za načrtovanje na preglednico, tako da vodje nenehno vidijo svoje rezultate in skupni rezultat ekipe ter odstotek izpolnjenega načrta. Takšna plošča bi lahko izgledala takole:

In kot bonus, kontrolni seznam za ocenjevanje kakovosti jutranjega sestanka za načrtovanje na primer: