Preporučamo ga pročitati svima koji moraju organizirati planske sastanke, petominutne sastanke i druge sastanke. Mnogi ljudi ih rade, ali rijetki to rade dobro. U članku su opisane faze pripreme sastanka, njegova struktura, procjena učinkovitosti i bilježenje rezultata – sve što trebate znati kako biste održali uistinu koristan sastanak.

Autor o sebi

Evgenija Korjakovceva. Konzultant, samostalni poslovni trener. Više od deset godina radila je s maloprodajnim formatima, s iskustvom kao vanjski konzultant u konzultantskoj agenciji i interni trener u maloprodajne mreže, vodio odjel B2B prodaje.

Iskustvo u vođenju seminara, edukacija, predavanja (više od 400 projekata). Znanje modernim metodama upravljanje, obuka i procjena osoblja u maloprodaji; formiranje cjelovitih projekata u tim područjima. Iskustvo u opisivanju poslovnih procesa, izgradnji sustava obuke, razvoju sustava motivacije osoblja i vođenju projekata.

Svi sudjelujemo na sastancima. A netko ih čak mora kuhati i dirigirati. Ili planiranje sastanaka. Ili grupne rasprave. Priznajte, mnogi od nas stvarno ne vole takve "govorljive" stvari.

Zašto? Jer svakom našem čovjeku je u krv ušla filozofija: sastanak je kad se razgovara dugo, formalno i zamorno, ne poslovno, a nakon toga se ionako ništa ne radi. Pa, nije li to gubljenje vremena?

Ovaj prekrasan format rada

Sastanci u poduzećima često se zakazuju neočekivano i održavaju se sporadično. Osim toga, nisu dobro pripremljeni, a voditelji ne znaju organizirati raspravu. Stoga mnogi sudionici pogrešno percipiraju informacije (nisu čuli, nisu razumjeli, zaboravili) - potrebne odluke se ne donose (odgađaju i prekidaju), a čak i ako su odobrene, često se ne provode. Pravo?

Žao mi je zbog ovog divnog formata rada. Zato ćemo u današnjem članku raspraviti što je u tome dobro, što grupnu raspravu čini neizostavnom i naučiti kako je učinkovito voditi.

Za početak, zašto nam sve ovo treba? Zašto okupiti puno zaposlenih ljudi i odvesti ih s posla?

Kvalitetan sastanak omogućuje vam korištenje ključnih mehanizama koji povećavaju produktivnost rada, o čemu više...

Načelo sinergije. Učinak sinergije odavno je poznat psiholozima. Zapamtiti? — Djelotvornost cjeline veća je od ukupne učinkovitosti njezinih pojedinačnih dijelova. Ili još jednostavnije: jedna glava je dobra, ali dvije su bolje. I istina je. Zajedno smo u mogućnosti generirati više ideja, pronaći mnoga rješenja problema i odabrati optimalno iz te raznolikosti. U načinu grupne rasprave ljudi počinju raditi kao jedinstvena cjelina, nadopunjujući jedni druge. Povećava se i učinkovitost - provjerite. Zato, ako trebate riješiti niz radnih pitanja, kvalitetnu raspravu, ovaj golemi resurs, ne smijete zanemariti.

Načelo kohezije. Tim, odnosno ljudi koji imaju istu viziju cilja, vjeruju jedni drugima i znaju surađivati, učinkovitiji je od jedne osobe. Slažeš li se? Kako će vaši zaposlenici postati tim? Iznenada? Sam? Možda odmah vrlo učinkovito? A zbog čega? Ključ formiranja tima je zajedničko kretanje prema cilju, proaktivno i organizirano. I svi ti uvjeti žive u načinu sastanka. Sastanci i sesije planiranja moćan su alat za jedinstvo, izgradnju poštovanja prema kolegama i menadžerima te izvrstan alat za podučavanje. Stoga, ako vam je važno da vaši zaposlenici rade harmonično, a ne samo da pripadaju jednom odjelu ili tvrtki, kvalitetno provodite tjedne planske sastanke.

Načelo jasnoće. Mnogi ljudi se boje nepoznatog. Normalna osoba- voljno ili nehotice, svjesno ili ne - opire se neshvatljivom i nepoznatom, i to je sasvim prirodno. Što ako ciljevi tvrtke, pokazatelji uspješnosti, zadaci za idući mjesec itd. odjednom padnu u kategoriju nerazumljivog? Kako se čovjek osjeća kad ga zamole da iskopa rupu, ali mu ne kažu zašto, koliko duboko i gdje? Naravno otpor i demotivacija.

Sastanci su platforma za objašnjavanje “stranačkog kursa”, povećanje njegove razumljivosti, prihvaćanja od strane zaposlenika, a samim time i alat za smanjenje njihovog otpora prema nepoznatom. Stoga, ako uvodite promjene, provedite ih kroz niz sesija planiranja i sastanaka.

Iskusan vođa zna da sastanci stvaraju organizaciju. Uz njihovu pomoć možete održavati veze unutar tvrtke i provoditi donesene odluke, provjeravati kako zaposlenici vide ciljeve i rušiti barijere među odjelima. Ako ne održavate sastanke, tada se u vašoj organizaciji pojavljuju glasine i nagađanja. To je problem koji dovodi do nejedinstva i neizvjesnosti zaposlenika o budućnosti, a nije daleko od gubitka kontrole.

Dobro vođeni sastanci mogu učiniti čuda. Ključna riječ ovdje je dobro. O čemu treba voditi računa prilikom održavanja sastanaka?

Načela za učinkovite sastanke

Usklađenost s ciljevima

Postoji nekoliko formata sastanka: sastanak, brainstorming; sastanak planiranja, pet minuta. Svaki format ima indikacije za uporabu i metodologiju. Kada odlučite okupiti ljude, trezveno procijenite svoje ciljeve i ciljeve. Što želite dobiti od ovog formata? Ljudi trebaju pronaći rješenje? Onda je ovo sesija brainstorminga - svi ste u ravnopravnom položaju i prihvaćate sve ideje za razmatranje. Želite li postavljati zadatke? Onda je ovo planski sastanak sa zapisnikom i dnevnim redom... Format je određen ključnim točkama: ulogom voditelja sastanka, stilom komunikacije na sastanku, rezultatom sastanka.

Primjeri formata:

Sastanak. Cilj je generirati ideje, procijeniti opcije i pronaći rješenja. Odnosno, tim radi u kreativnom načinu rada. Apoteoza ovog formata je brainstorming. Preduvjet je mogućnost iznošenja ideje/mišljenja, odnosno kultura slobodne komunikacije na skupu. Ljudi bi se trebali osjećati slobodnima izraziti svoje misli i trebalo bi ih poticati da to čine. Stoga ne bi trebalo biti oštre, nekonstruktivne kritike.

Planer. Cilj je analizirati trenutno stanje procesa i identificirati nove zadatke. Ovaj je format bliži usmenom izvješćivanju o zadanim pokazateljima, pa je za njega obavezno prisustvo tih istih pokazatelja. Sastanak za planiranje uvijek se odvija poslovno, prema predviđenom dnevnom redu.

Pet minuta. Cilj je identificirati prioritete i stvoriti radni način razmišljanja. Petominutni sastanci se ne održavaju da bi se riješili globalni problemi i odgovorilo na pitanja “Tko je kriv?” i "Što da radim?" Ovo je format podsjetnika. Ključni zahtjevi su pozitivnost i kratkoročnost. Zapamtite, jutarnji sastanci igraju ulogu stimulatora, aktivatora i motivatora. Njihovo trajanje je od 5 do 15 minuta - ne duže!

Specifičnost

Jesu li sami zadaci definirani? Prije sastanka jasno zapišite dnevni red i pripremite materijale koji su vam potrebni. Pošaljite dnevni red svim sudionicima unaprijed (barem tri sata prije starta, a najbolje dan prije) kako bi se i oni pripremili. To će svima vama omogućiti da se ne izgubite u zadacima, da se držite reda za sastanke i ispunite dodijeljeno vrijeme.

Kratkoročno

Svaki sastanak treba održati u najkraćem mogućem roku. Idealno - 30 minuta, maksimalno - sat vremena. Jako je loše ako guzicu morate stiskati nekoliko sati. Zašto? Dobrovoljna pozornost U ljudskoj je prirodi raspršiti se tijekom vremena, a točnije unutar 30-40 minuta. U monotonom procesu, ono što se događa prestaje se percipirati nakon 20-30 minuta. A uz smanjenje pažnje, čovjekovo pamćenje radi puno lošije... To nam govori: nakon 3 sata sastanka ljudi će biti vrlo neučinkoviti.

Vrijeme

Obavezno stanje učinkovit sastanak je strogo vrijeme ili propisi. Postavite vrijeme početka i završetka sastanka. Krenite u zakazano vrijeme, bez obzira na to jesu li svi stigli - to će ljude naučiti da ne kasne. Postavite ISKREN vremenski rok (npr. sat i pol) i 10 minuta prije roka – završite, bez obzira na rezultat. Postavite petominutni tajmer za svakog govornika, to će ljude naučiti da govore točno. Zaustavite nebitne razgovore na sastanku i vratite ljude na temu. Imajte jasan dnevni red za sastanak. Trebao bi biti ispred svih sudionika.

Adekvatnost sudionika

Sastanku trebaju prisustvovati samo zaposlenici na koje se dnevni red odnosi. NIKADA ne pozivajte ljude na sastanak s prikolicom, samo sjedite. Slijedite načelo optimalnosti: trebalo bi biti manje sudionika, ali bi razina njihovog utjecaja na problem trebala biti veća.

Pravo na govor

Znate one sastanke na kojima zaposlenici govore samo kada ih se pita i daju menadžeru društveno poželjne odgovore poput "da, naravno da ćemo to učiniti"? Zašto se ovo događa? Jer ljudi su navikli dobiti po glavi za izneseno mišljenje, pogotovo za sumnju. Ako menadžer traži procjenu može li se problem riješiti, zaposlenik izrazi sumnju, a menadžer mu odgovori ušutkavanjem - što onda drugi uče? Šuti i "nemoj se ljutiti". Što nam treba od njih? Inteligencija i analiza. Nespojive stvari, zar ne? Stoga se zaposlenicima mora dati pravo na govor, mišljenja, ideje, nedoumice i pitanja, više nego bilo kada na sastanku. Štoviše, morate naučiti kako odgovoriti na pitanja zaposlenika: kratko, do točke, dok potiskujete nepotrebne i duge jauke o teškom uredskom životu.

Konsolidacija rezultata

Svaki sastanak, posebno onaj na kojem postavljate ciljeve, trebao bi imati pisani sažetak. Preporučujem vođenje elektroničkog zapisnika sastanka. Na primjer, u ovom obliku:

Nakon sastanka, zapisnik se šalje svim sudionicima. Upravo zapisnici sa sastanka postaju kontrolni alat, omogućujući vam da ništa ne propustite ili zaboravite niti jedan zadatak. I prijevod protokola na elektronički sustav(na primjer, 1C ili Lotus) omogućuje integraciju u sustav za postavljanje zadataka. I što je najvažnije: svakako biste trebali pitati o zadacima postavljenim na zadnjem sastanku. To je način cikličkih sastanaka “analiza → zadaci → kontrola → analiza” koji vam omogućuje prijenos sastanka iz načina mirovanja u radni format.

Planiranje sastanka

Sve što se može prenijeti u planirani način mora se prenijeti. Jedini način da se naviknete na postupke kontrole je da im postavite planirani tijek. U idealnom slučaju, svi zaposlenici bi trebali znati kada će se od njih tražiti ova ili ona stvar, odnosno kada se trebaju prijaviti - kako bi imali vremena prikupiti podatke i pripremiti smisleno izvješće. Neplanirani sastanci prikladni su samo za hitne i važne stvari, a udio takvih neplaniranih sastanaka trebao bi biti nizak. U suprotnom, zaposlenik jednostavno nema vremena za pripremu (što znači da ćete čuti “ne znam”), ponekad neće moći ni doći (umjesto osam, dolaze dvojica, ostali su “na poljima”). “), on je ometen od zadatka (a visoka produktivnost zahtijeva koncentraciju), itd. d.

Kako biste procijenili učinkovitost svojih sastanaka, riješite ovaj test:

Imate li više od 3 DA? Optimizirajmo!

Faze pripreme i održavanja učinkovitog sastanka

Odredite ciljeve i ciljeve sastanka. Koja pitanja treba riješiti? Koje podatke trebam pratiti? Kakve zaključke trebamo izvući? Koji je najbolji način strukturiranja zadataka?

Odredite format sastanka na temelju ciljeva. Odaberite sudionike i vrijeme sastanka. Sastanak MORA imati predsjedavajućeg/voditelja koji će pratiti pravila. Ta bi osoba trebala imati manju odgovornost za rješavanje problema o kojem se vodi sastanak. Tada je manje fiksiran na emocije (nego, na primjer, inicijator sastanka) i ne lobira, svjesno ili nesvjesno, za odluke koje su korisne za potonjeg. A pravo da govore iskreno imaju svi prisutni.

Odredite strukturu sastanka. Sastanak mora imati jasnu strukturu i svaki put se odvijati točno predviđenim redoslijedom.

Tipična struktura planera:

• Uvodne riječi/zagrijavanje.

  Ciljevi. Propisi. Format.

  Opća pitanja.

  Opći rezultati rada. Ispunjavanje dodijeljenih zadataka.

  Djelomični rezultati/izvješća sudionika.

  Analiza rezultata. Postaviti ciljeve. Sažimajući.

Tipična struktura sastanka:

Identifikacija problema, cilj. Važnost teme. Planovi.

Ciljevi. Propisi. Format.

Rasprava. Analiza.

Analiza rezultata. Postaviti ciljeve.

Sažimajući.

Tipična struktura brainstorminga ili rasprave:

Uvodne napomene / ciljevi skupa / propisi.

Problem i zašto je to važno.

Generacija SVIH opcija rješenja.

Razgovarajte o prednostima i manama svake opcije.

Odabir opcije rješenja. Na temelju njega postavljaju se zadaci za sudionike.

Izrada zapisnika sa sastanka.

Odrediti propise. Kada razvijate propise, zapamtite da bi oni trebali biti prikladni i za voditelja i za sudionike. Standardno: 3-7 minuta za prezentaciju postavljanja problema; 5-7 minuta za raspravu. Korisno je osigurati stanke u trajanju od 10-15 minuta na svakih 45-60 minuta aktivnog rada. Općenito, sastanci dulji od jednog sata nose rizik od gubitka pažnje sudionika. Takvi sastanci mogu biti neučinkoviti.

Postavite redoslijed problema koje treba riješiti. Pitanja po propisima uređuju se oni ključne točke, o čemu ovisi ukupni rezultat i kvaliteta rada tvrtke (na primjer, povratne informacije od klijenata, reakcija na oglašavanje, informacije o novim proizvodima itd.).

Podijelite sva pitanja u tri skupine.

1. Redovna pitanja - prema propisima. Pokušajte brže rješavati uobičajena pitanja. U početku, njihova rasprava može oduzeti cijelo vrijeme. Tada će im se dodati tekuća pitanja - ljudi će se sami aktivirati. Ali vaš prioritet, koji određuje brzinu kretanja naprijed, su razvojna pitanja. Dodijelite im do 50% vremena sastanka.

   Tekuća pitanja - prema planu sastanka: ideje koje su se pojavile, problemi, što ometa rad i kako ga optimizirati. Ukupno možete analizirati najviše 5 pitanja. Uvijek počnite s najvažnijim stvarima. Bolje je završiti s jednim važnim pitanjem nego ostaviti desetak nerazriješenih.

   Razvojna pitanja – prema planu razvoja.

Pripremiti Potrebni dokumenti i oblicima. Za učinkovito rješavanje problema izuzetno je važno pravilno pripremiti materijal za sastanke i poslati ga svima unaprijed. Na samom sastanku potrebno je voditi zapisnik u koji treba upisati sve donesene odluke.

Odredite vrijeme za sastanak. Ukoliko zaposlenici nisu disciplinirani i često kasne, preporučujem održavanje tjednih sastanaka u jutarnjim satima, odmah na početku radnog dana – pravovremeni dolazak na posao je zagarantiran. Najgore "kasnije" bit će rehabilitirane za nekoliko dana. Uvijek označite vrijeme završetka sastanka. Pokušajte završiti malo ranije - ovo postaje ugodno iznenađenje za sudionike. U svakom slučaju, nakon rasprave o planiranim pitanjima, još bi trebalo ostati malo vremena. Tada će zaposlenici imati priliku, razlog i poticaj postavljati svoja pitanja – odnosno biti aktivni i razmišljati. A što može biti bolje za menadžera od aktivnog i pametnog zaposlenika!

Provjerite je li sastanak neophodan.

Odgovorite sebi na sljedeća pitanja:

1. Jesu li pitanja relevantna za sastanak? Je li to ono o čemu danas trebamo razgovarati?

   Odgovara li oblik prezentacije materijala namjeni, publici, sadržaju?

   Što bi se trebalo dogoditi/ostati u svijesti zaposlenika nakon sastanka?

   Je li moguće preskočiti sastanak i postići isti rezultat?

Ako ste na pitanja 1, 2 odgovorili "Da" i na pitanje 4 "Ne", slobodno održite sastanak!

Sati mentalno iscrpljujućih uredskih sastanaka nisu mit, nisu groteskna stvar, niti su šale. Realnost današnjeg života je takva da se i do 50% radnog vremena troši na prazno brbljanje koje ne donosi nikakve rezultate. Ubrzanje života diktira nova pravila uredske kulture; održavanje brzih i učinkovitih sastanaka dio je korporativne etike.

Što je sastanak osoblja?

Može li se petominutni sastanak, planski sastanak ili sastanak klasificirati kao službeni sastanak? Koji su ciljevi ovakvog formata kolegijalnog rada? Što su općeprihvaćene tehnike njegovu provedbu i kako to postići najviša izvedba nakon završetka sastanka?

Poslovni sastanak je oblik rada u poduzeću, s ciljem redovitog planiranja i praćenja izvršenja planiranih aktivnosti svih službi organizacije. Ovo je učinkovit alat za upravljanje osobljem i dobivanje brzih povratnih informacija od zaposlenika. Istina, ovaj alat uspješno radi samo u sposobnim rukama kompetentnog vođe.

Prije uvođenja sličnog oblika komunikacije sa zaposlenicima u način rada obično se izdaje odgovarajući nalog koji svaki sudionik sastanka prima na potpis na uvid i provedbu. U tekstu naloga navedeni su ciljevi, ciljevi, vrijeme i datumi službenih sastanaka, kao i popis sudionika, pravila i struktura dnevnog reda.

Opća svrha održavanja uredskih sastanaka je uključivanje zaposlenika, službi i odjela, kako rukovoditelja tako i osoblja, u proces upravljanja i donošenja odluka.

Uredski sastanci uključuju sastanke za planiranje, brifinge i petominutne sastanke, na kojima se dogovara vektor razvoja tvrtke kao cjeline, razvijaju se taktike i strategija poduzeća i postavljaju specifični zadaci. Na planskim sastancima rješavaju se tekuća pitanja, sređuju podsjetnici i usklađuje opći tijek. Operativni sastanak - brzi sastanak za rješavanje nekog problema ili konfliktna situacija tim. glavni cilj Poslovni sastanak- postavljanje i rješavanje novih problema.

Ako se poduzeće počne zbunjivati ​​oko ovih pojmova, učinkovitost radnog vremena postojano će opadati.

Glavne pogreške pri održavanju uredskih sastanaka

Neučinkovit sastanak otkriva nezrelost voditelja i/ili organizatora ovakvog oblika komunikacije zaposlenika. U svakom poslu potrebno vam je iskustvo i vještine koje zaposlenicima mogu prenijeti opću liniju tvrtke i od njih dobiti najveći povrat.

Glavni signal neprikladnog sastanka je obostrano nezadovoljstvo rezultatima: menadžer očekuje odgovore od svojih podređenih, koji zauzvrat žele dobiti najviše isplativi uvjeti Za sebe. No, na sastanku se nitko ni s kim ništa ne dogovara.

Istodobno se razvija uredska bolest - licemjerna slika zainteresiranog sudjelovanja na poslovnim sastancima, koji su zapravo prazno brbljanje, rasprava o uredskim tračevima. Za zaposlene zaposlenike takvi su događaji zabavne prirode, pružaju još jednu priliku da ne rade, ne obavljaju svakodnevne rutinske obveze.

Nerijetko nakon takvog reguliranog čavrljanja voditelj počne zahtijevati rezultate od zaposlenika, dolazi do sukoba interesa, a zatim i otpuštanja zaposlenika, ponekad i cijelih odjela.

Jedan od naj uobičajene pogreške pri održavanju uredskih sastanaka - nestrukturirana prezentacija menadžerove odluke, kada, umjesto mozganja, glavni menadžer postavlja napuhane zahtjeve, a tim, koji ih ne može ispuniti, zauzvrat iznosi razloge zašto se prijedlog ne može ispuniti.

To se događa jer često ni sam menadžer ne zna što želi i ne traži načine za postizanje željenih rezultata.

Tajne učinkovitih sastanaka

Da bi se sastanak održao sa najveća učinkovitost i donio značajne rezultate, inicijator ovakvog kolegijalnog oblika rada mora znati neke tajne.

Postavljanje svrhe sastanka. Svaki posao počinje ispravnim postavljanjem ciljeva. Prije okupljanja zaposlenika na poslovnom sastanku, organizator mora odgovoriti na niz pitanja:

Izvedivost održavanja sastanka;

Ispravni propisi i precizna tema;

Oznake prema kojima se može procijeniti učinkovitost događaja.

Vođa je strateg koji je sposoban jasno postaviti i konkretan zadatak. Podređeni su stručnjaci koji znaju koje alate treba koristiti za provedbu dodijeljenih zadataka.

Imenovanje odgovornih za održavanje sjednice. Svaki poslovni sastanak odvija se prema standardnim zakonima žanra - prvo se provodi pažljiva priprema, imenovanje osoba odgovornih za pozivanje zaposlenika, prikupljanje očekivanja i prijedloga, vođenje svake točke dnevnog reda, izvođači i tajnici, snimanje faza sastanak, popunjavanje zapisnika i izvješća.

Optimalan odabir sudionika. Uspjeh susreta uvelike ovisi o onima koji će na njemu sudjelovati. Nedopustivo je uključivanje nekompetentnih djelatnika u takve događaje koji događaj mogu skrenuti u drugom smjeru. Odabir stručnjaka spremnih za raspravu o pitanjima postavljenim na uredskom sastanku mora se povjeriti kompetentnom organizatoru-strategu.

Uspostava propisa. Poslovni sastanak, ovisno o problemima koji se rješavaju i veličini tvrtke, obično traje standardno - od trideset minuta do dva sata. Planski sastanak trebao bi završiti za pet do deset minuta, a operativni bi trebao završiti u roku od četrdeset minuta do sat vremena.

Priprema plana sastanka. Prije otvaranja poslovnog skupa svaki sudionik prima detaljan plan dnevni red, materijale za izvješćivanje, prema kojima može pripremiti svoja pitanja i/ili izvješća.

Primjer strukture dnevnog reda. Ovaj dokument može uključivati ​​glavne točke povezane s operativnim, taktičkim i/ili strateškim upravljanjem u tvrtki. Struktura dnevnog reda obično uključuje određeni popis zadataka diktiranih planovima poduzeća i načinima za njihovo rješavanje. Osim toga, dnevni red može uključivati Dodatni zadaci, što je poželjno provesti u bliskoj budućnosti.

Održavanje sastanka. Kako bi poslovni sastanak bio što učinkovitiji i ne bi se pretvorio u dugotrajni kaos, potrebno je započeti točno na vrijeme, s pitanja na pitanje prelaziti brzo, bez oklijevanja. Potrebno je sažeti međusažetak nakon svakog razmatranog pitanja, navodeći točno vrijeme i datum, odgovorni djelatnici za izvršenje. Pritom je potrebno rasprave svesti na minimum, dopustiti samo pojašnjenja pri izradi rješenja.

Mjerenja učinkovitosti. Svaki održani sastanak treba analizirati radi usklađenosti s ciljevima i ciljevima. Učinkovitost sastanka mjeri se proporcionalnošću željenog rezultata u odnosu na troškove potrebne za njegovo postizanje.

Kontrola i analiza. Nakon što je postignuta učinkovitost poslovnog sastanka, potrebno je pratiti rezultat i provesti temeljitu analizu. Sposobnost mjerenja, analiziranja i kontrole svih podataka odlika je mudrog vođe, sposobnog poduzeće učiniti tržišnim liderom.

Bilješke pametnom vođi

Poslovni sastanak najbolje je održati na početku dana, kada zaposlenici mogu generirati inteligentne mogućnosti odlučivanja.

Kodeks korporativne etike trebao bi specificirati algoritam, raspored sastanaka i njihovu učestalost, propise, ciljeve i ciljeve. Najbolje je takav sastanak održavati ponedjeljkom, kada trebate postaviti mini-zadatke za tjedan i rezimirati rezultate prošlog izvještajnog razdoblja.

Svaki zaposlenik treba znati vrijeme, mjesto i datum redovnih poslovnih sastanaka i biti spreman za njih. Ova točka se najbolje odražava u Odgovornosti na poslu svakog zaposlenika, s naznakom stupnja njegove odgovornosti i sudjelovanja. To je etika službenih odnosa, čije kršenje povlači ozbiljne bolesti momčadi.

Tijekom sastanaka nerijetko se javljaju otpori zaposlenika koje je potrebno pravovremeno dijagnosticirati i vješto otkloniti, a da ne dođe do sabotaže i internih sukoba interesa. Ako se u tvrtkama s autoritarnim stilom upravljanja takav otpor ne javlja na sastancima zbog straha ili neizvjesnosti, potrebno ga je umjetno izazvati. U protivnom, u procesu izvršavanja i rješavanja postavljenih zadataka, mogu nastati ozbiljni problemi zbog nelojalnosti zaposlenika prema tvrtki.

Kako bi se takve prakse spriječile, potrebno je minimizirati probleme u fazi odabira cilja i dodjele zadataka podređenima. Da bi se to postiglo, potrebno je podijeliti “naušnice svim sestrama”, odnosno zaokupiti osoblje važnim zadacima: jednima povjeriti teške faze razvoja i provedbe projekta, drugima delegirati kontrolu nad izvođenjem, motivirati druge na “podvige” povećanjem autoriteta u timu privremenim imenovanjem vršitelja dužnosti linijskog rukovoditelja ili demotiviranjem posebno revnih zaposlenika.

Odgovornost zaposlenika za izvršavanje dodijeljenih zadataka mora biti raspoređena tako da ih se može udobno kontrolirati. Na svakom sastanku potrebno je sumirati i prepoznati posebno istaknute djelatnike te kazniti one koji su krivci i sabotiraju rad pred cijelim timom. Ne smiju se dopustiti nikakve rasprave ili odluke iza leđa zaposlenika, jer odmah postoji opasnost od izbijanja sukoba unutar tvrtke.

Svakom je menadžeru korisno znati razliku između uredskih sastanaka, planskih sastanaka i briefinga od brainstorminga, razmjene mišljenja i rasprava. Oba oblika upravljanja uključuju primanje povratnih informacija, ali na različite načine. Poslovni sastanci su tehnologija upravljanja ljudima i postavljanja taktičkih i strateških zadataka, a format rasprave je neformalna komunikacija, pokazatelj da je menadžer neiskusan i ne zna upravljati tijekom sastanka i usmjeravati ga na pravi način. smjer.

Osim toga, poslovni sastanak se dijeli na:

Instruktivno, kada vođa daje precizne upute i prima povratnu informaciju od podređenih;

Operativni, unutar kojeg se rješavaju tekući zadaci;

Problematično je kad se neki problem momčadi riješi i napravi korak po korak plan izlaska iz trenutne krizne situacije.

Mnoge moderne tvrtke krive su za zbunjujuće poslovne formate, povlačeći tim u ponor konfuzije, sukoba i rasprava o potpuno neradnim temama. Strukturiranje formata dio je kulture koja podliježe strogim korporativnim standardima.

Procjena učinkovitosti poslovnih sastanaka

Kako shvatiti da je poslovni sastanak održan kompetentno i izuzetno učinkovito? Potrebno je odgovoriti na sljedeća pitanja:

Jesu li ciljevi postavljeni za događaj postignuti?

Je li cijeli dnevni red pokriven? Jesu li raspravljena sva pitanja?

Jeste li zadovoljili propisane propise?

Jesu li sve odluke priopćene provoditeljima?

Jesu li izvođači dobro razumjeli svoje zadatke i rokove?

Prilikom odgovora na ova pitanja pojavit će se kvantitativna komponenta - koliko je ljudi uključeno u rješavanje problema, koliko radnih sati im je potrebno za obavljanje zadataka, koliko je novca potrebno za to i tako dalje. Kvantitativni marker - dobar alat analizirati učinak tijekom vremena i usporediti s prethodnim razdobljima.

U pravilu se učinkoviti sastanci provode kada su svi ciljevi postignuti pravo vrijeme, donose opipljive rezultate.

Voditi vrlo učinkovit sastanak prava je umjetnost u kojoj je voditelj dirigent, tajnik prva violina, a cijeli tim cijeli orkestar. Pažljiva priprema i kompetentno vođenje poslovnog sastanka određuje koju će partituru izvesti ovaj živi organizam - klasičnu glazbu koja može izazvati entuzijastične emocije i potaknuti buduće pobjede ili kakofoniju zvukova koji ubijaju sve oko sebe.

Želimo vam pametne poteze uprave gospodo!

Zhanna Pyatirikova posebno za poslovni portal BZZN.ru

2016. godina je vrijeme testiranja snaga kompanija, te je u tom smislu sada, više nego ikad, potrebno svakodnevno držati prst na pulsu svog prodajnog tima. Predstavljam vam nekoliko osnova, nakon kojih će vaš odjel prodaje postati fokusiraniji i učinkovitiji.

U dobrom smislu, tvrtka bi trebala imati 2 sastanka između menadžera i menadžera: prvi je generalni sastanak, na jutarnjem sastanku za planiranje, drugi je individualni, večernji sastanak, tijekom kojeg se menadžer pažljivo udubljuje u rezultate aktivnosti svojih ljudi, analize teške situacije, pruža individualnu motivaciju. Ali danas ćemo posebno govoriti o generalnom jutarnjem sastanku planiranja, koji je neizostavan alat za upravljanje odjelom prodaje i održavanje vaših zaposlenika u dobroj formi.

Ciljevi jutarnjeg sastanka:

1. Rezimirajući jučerašnji dan

2. Planiranje radnog dana

3. Praćenje realnosti ostvarenja mjesečnih planova i izrada plana “B”

4. Osposobljavanje menadžera na konkretni primjeri pomoću poslovne igre

5. Provjera razine energije menadžera i njihovo dodatno punjenje, motivacija

Odnosno, za voditelja odjela prodaje planski sastanak lakmus je test kvalitete njegova rada koji će mu pomoći da pravovremeno reagira na situacije koje obično dovode do neispunjavanja planova, grešaka u komunikaciji s klijentima. , odnosno smjena rukovoditelja.

Dakle, 10 pravila za učinkovit jutarnji sastanak planiranja ROP-a:

1. Periodičnost.

Jutarnji sastanci za planiranje trebali bi se održavati ne samo s vremena na vrijeme, ne kad ste dobro ili loše raspoloženi, već svaki dan, u isto vrijeme. Dobar sastanak planiranja bit će ritual za početak rada, početak aktivnosti za menadžere. U svojoj sam se praksi susreo s brojnim primjerima u kojima je loše vođen ili uopće neodržan planski sastanak pokvario cjelokupnu strukturu menadžerova dana, pokvario raspoloženje i ubio želju za radom.

Tijekom jutarnjeg sastanka za planiranje, menadžeri se konačno moraju probuditi i uhvatiti glavnu ideju: Počnimo!

2. Disciplina

Učinkovit sastanak za planiranje ima jasnu strukturu, ciljeve i vrijeme (to jest, vrijeme dodijeljeno za sastanak za planiranje). Svako odstupanje od strukture demotivira menadžere, ali usklađenost Opća pravila– disciplinira i strukturira misli.

Sastanak planiranja trebao bi uvijek započeti i završiti na vrijeme. 15 minuta prije početka planskog sastanka svi moraju biti prisutni u uredu. Sve čajanke su prije sastanka za planiranje. Nakon toga ostaje samo posao.

Menadžeri moraju biti spremni za planski sastanak, znati sve svoje trenutne pokazatelje i svoje planove za dan, a ne brojati brojke na kalkulatoru, oduzimajući vrijeme cijelom timu ili biti ometeni kalkulacijama umjesto da slušaju informacije koje ROP želi prenijeti svima.

Za kvalitetan planski sastanak uz poslovnu igru ​​obično je dovoljno 45 minuta. Ali, vjerujte mi, ovih 45 minuta može uštedjeti puno vremena u budućnosti i donijeti puno veće financijske rezultate.

3. energija

Jutarnji planski sastanak upaljač je za oči zaposlenika.

Ako je planski sastanak dosadan, menadžeri će još više zaspati, a nećete postići željeni učinak. Ne širite informacije, imajte na umu cilj i strukturu, ne dopustite zaposlenicima da lutaju s teme na temu ili postavljaju pitanja koja se odnose samo na jednu stvar.

Važno je upamtiti da su sastanci planiranja timski rad, a ne jutarnja okupljanja. Zadrži svačiju pažnju. Recite samo ono što se tiče svih.

4. Stalno obučavajte svoje menadžere!

Svaki dan na večernjim sastancima od menadžera doznajete kako im je prošao dan, kakve su uspjehe postigli, na koje su poteškoće nailazili, s kojim prigovorima kupaca nisu mogli izaći na kraj. Jutarnji sastanak za planiranje omogućuje vam da najhitnija pitanja iznesete na opću raspravu.

Da biste to učinili, potrebno je da vam voditelj ukratko opiše problem s kojim se jučer nije mogao nositi, zatim brzo ponovite teorijski dio (npr. blok “argumentacija metodom izračuna”), a nakon toga dogovorite poslovnu igru , gdje ulogu klijenta ima menadžer koji se ne snalazi u situaciji. Zatim, uz pomoć kratke sesije brainstorminga, cijeli tim dolazi do opcija za rješenje situacije.

Posebno je važno da svi u timu aktivno sudjeluju u pronalaženju rješenja. Nemojte davati gotove odgovore; najučinkovitiji trening nije teorija voditelja, već pronalaženje ideja kroz interakciju.

Svakodnevna obuka, dodatna obuka i podrška menadžerskim vještinama omogućit će vašim menadžerima da se stalno razvijaju, unapređuju svoje prodajne vještine i ne boje se poteškoća „na terenu“.

5. Konstantno pratiti što se planira

Planiranje bez kontrole je novac u vodu (c) drevna kineska mudrost

Mislim da ovdje nema potrebe posebno objašnjavati. Ako to ne kontrolirate jednom, zatim dva puta, do trećeg puta menadžeri će ili prestati bilo što raditi ili će početi lagati.

6. Motivacija tima

Važno je ne samo identificirati rezultate od jučerašnjeg dana za cijeli tim u cjelini i za svakog pojedinca, već i za najbolje i najgore od prethodnog dana, i ne bojte se demotivirati nikoga ovim - prekratko vrijeme razdoblja se koriste, a menadžeri imaju priliku napredovati svaki dan.

Koristite kao pokazatelje ne samo financijske (koliko je ostvarena prodaja, koliko je novca donijelo) ili pokazatelje aktivnosti (broj poziva, dogovorenih sastanaka i održanih sastanaka), već i kvalitativne pokazatelje (kvaliteta komunikacije između upravitelja i klijenata). Možete sami slušati pozive upravitelja ili koristiti izvješća odjela za kontrolu kvalitete.

7. Specifičnost u planovima

Menadžer ne bi trebao samo govoriti o tome koliko će prodaja danas zaključiti, koliko će uplata prikupiti i koliko će sastanaka održati. Svoje planove mora poduprijeti konkretnim imenima tvrtki. Čak i ako nema odgovora od planiranih klijenata za danas, upravitelj mora reći gdje će dobiti današnji plan, koga će nazvati, kome će ići, ali tvrtke moraju biti imenovane, s jasnim brojkama u novcu i količini .

Također je vrlo važno zapamtiti da dnevni plan menadžera mora zadovoljiti postizanje mjesečnih ciljeva. Ako vaš upravitelj ima mjesečni plan od 1.000.000 rubalja u isplatama, onda ne može planirati prikupljanje 20.000 rubalja svaki dan, jer ovom brzinom jednostavno neće izvršiti plan.

Postavite ambiciozne planove za svoje menadžere. Ako je menadžeru neugodno izraziti ambiciozan plan ili se poziva na svoje praznovjerje ("Neću to reći da se ne ureknem", "Sad ću reći više, a ti ćeš mi pojesti mozak navečer) ”) - ovo treba liječiti, i što prije to bolje. Obučite menadžere da visoke planove, njeguju svoje unutarnje "granice".

Također, menadžer mora vjerovati u vlastite brojke, ne pričati “iz vedra neba” jer mora, već jasno shvatiti da je ono što je rekao stvarno izvedivo i da zna kako na to utjecati.

8. Provjerite spremnost cijele ekipe

Prije nego što novog dana otpustite svoje prodavače, provjerite imaju li sve resurse – i vanjske (dostupnost prezentacijskih materijala, posjetnica, baza podataka za telefoniranje itd.) i interne – sijevaju li svima oči ili je potrebno kontaktirati nekoga? zatim ostati i dalje razgovarati o svim poteškoćama, pružiti dodatnu individualnu motivaciju.

9. SnažanCTA na kraju sastanka

Smislite neku motivirajuću frazu koja će biti sidro za početak rada i dati dodatni poticaj vašim menadžerima. Fraza može biti bilo što: "Ekipa, kreni!", ili "Učinimo to!", ili "To je to, idemo!"

Ovo je takozvano sidro, koje daje signal da je sve, jutro je gotovo, vrijeme je za trčanje i pobjedu!

10. Vizualizacija

Obavezno uključite rezultate sastanka za planiranje na semafor kako bi menadžeri mogli stalno vidjeti i svoje rezultate i ukupni rezultat tima, kao i postotak ispunjenja plana. Takva bi ploča mogla izgledati ovako:

I kao bonus, primjer popisa za procjenu kvalitete jutarnjeg sastanka za planiranje:

Postignite koherentan, brz i učinkovit rad tim - nije lak zadatak za bilo kojeg vođu. Zadatak šefa je razviti jedinstvenu strategiju djelovanja za svakog podređenog, pratiti njihov rad i korigirati ga. Da biste postigli plodan rad, morate razumjeti kako voditi sastanke, kako pravilno uputiti podređene za određeno razdoblje.

Planerski sastanak - rasprava i raspodjela radnih zadataka planiranih za određeno vrijeme. Ovi sastanci mogu se podijeliti u nekoliko tipova ovisno o vrsti, vremenu i količini.

Prva vrsta uključuje izvještajne sastanke (treba ih održati uprava kako bi izvijestili o tome kako se trenutno izvršavaju radni zadaci), sastanke za raspravu (kada se razmatraju prijedlozi i raspravlja o promjenama akcijskog plana) i motivacijske sastanke (gdje svi dobiva svoj zadatak u procesu rješavanja glavnog pitanja).

Ovisno o vremenu, možete održavati dnevne, tjedne ili mjesečne sastanke.

Ako uzmemo kvantitativni faktor kao osnovu, planske sastanke možemo podijeliti na opće ili masovne (na kojima su prisutni svi zaposlenici) i zatvorene (kada se sastaje posebna grupa ili odjel).

Održavanje sastanaka za planiranje ima određene prednosti:

• Održava disciplinu i smanjuje kašnjenje.
• Pomaže jasno i jasno postaviti zadatke za tim. Kratkoročni dnevni plan puno je korisniji i produktivniji od šestomjesečnog plana.
• Označava stvarni indikator učinka. Ova se kvaliteta proteže ako na sastanku planiranja zaposlenici podnose izvješća svojim nadređenima o onome što su učinili.

Ne zaboravite na visoku motivacijsku ulogu sastanaka. Kompetentno voditi sastanak znači pozitivno utjecati na raspoloženje zaposlenika, dati im naplatu za plodan rad i potaknuti ih na poboljšanje učinka. Osim toga, ovo svojstvo pomaže uspostaviti pozitivne odnose između tima i uprave.

Na drugoj strani, održavanje sastanaka za planiranje ima i svoje loše strane:

• Dugi sastanci radnicima oduzimaju snagu i energiju.
• Iznenadni, neplanirani sastanci obično su neučinkoviti.

Da biste izbjegli takve negativne čimbenike, sastanke treba voditi promišljeno.

Mišljenje stručnjaka

Na planskom sastanku zaposlenici predlažu nove ideje za razvoj poslovanja i povećanje prodaje

Hasmik Gevorgyan,

Generalni direktor i jedan od vlasnika lanca trgovina Provokacija u Moskvi

Na sve moguće načine nagrađujemo i podržavamo naše zaposlenike koji su zainteresirani za povećanje svijesti o brendu. Naši primatelji franšize odlučili su dva puta mjesečno održavati posebne sastanke na kojima zaposlenici iznose svoja razmišljanja i prijedloge za razvoj tvrtke i povećanje prodaje. Autori naj zanimljivi projekti a ideje dobivaju bonus do 15% plaće.

Neke od naših najboljih dizajna majica izvorno su osmislili i predložili zaposlenici. Zahvaljujući našim zaposlenicima, sponzoriranjem kulturnih događanja za mlade povećavamo vidljivost tvrtke.

Upečatljiv primjer: jedan od naših zaposlenika u Tuli ponudio je sudjelovanje u općinskim sportskim natjecanjima i večerima u klubovima. Kreativnost i odlučnost ove djelatnice bila je ključna da se naša reklama pojavi u popularnim gradskim kafićima. U konačnici, prodaja u gradu Tuli se udvostručila. Slično su porasli i prihodi zaposlenika - nekoliko mjeseci kasnije postao je direktor trgovine.

3 komponente uspješnih sastanaka planiranja

1. Informacijska komponenta. Učinite materijal zanimljivim i korisnim za slušatelje. Ako se dosadne informacije ne mogu izbjeći, pokušajte ih prezentirati na neobičan način. Informacije predstavljene na sastanku planiranja trebale bi biti korisne i uzbudljive. Ako želite voditi uspješne sastanke, najbolje je ne dijeliti bljutave i dosadne informacije.
2. Emocionalna komponenta. Fascinantan materijal s lošom dostavom je loš materijal. Sjetite se sveučilišta – druženje na nekim predavanjima bilo je dosadno, studenti su doslovno spavali na satu, dok su na drugima svi željeli doći do dna stvari i raspravljati.
3. Voditelj koji vodi sastanak. Autoritet govornika izravno utječe na asimilaciju informacija. Ako još niste postigli visoke retoričke vještine, poradite više na točkama 1 i 2 prije nego budete domaćin sastanka.

Kako voditi planske sastanke bez otpora zaposlenika

Nije tajna da zaposlenici često imaju negativan stav prema planiranju sastanaka. Vrijedno je razumjeti razloge za ovu percepciju.

Prvo Izvorno podrijetlo ovakvih planskih sastanaka među ljudima povezuje se s vremenom kada sredstva komunikacije nisu dopuštala koordinaciju rada ljudi te je bilo potrebno osobno se okupiti kao cijeli tim i satima raspravljati o važnim radnim temama. Budući da nema drugih načina da se sazna ili razgovara važne točke jednostavno nije bilo, za sastanak se nakupilo hrpu pitanja, komentara i želja vezanih uz posao. Stoga je sastanak morao trajati nekoliko sati.

Drugo, mnoge uredske radnike živcira činjenica da im sastanci za planiranje oduzimaju 1/5 ukupnog radnog vremena. U isto vrijeme, nema toliko toga za raspravljati - šefov govor obično zauzima polovicu cijelog sastanka.

Treći, ako svaki dan održavate sastanak, zaposlenici će ga uskoro tretirati kao događaj "za pokazivanje". Zaposlenici neće davati detaljne i zanimljive informacije o tijeku posla ili bilo kakvim promjenama, jer se one jednostavno ne moraju dogoditi u tako kratkom roku. Glavni ciljevi svake tvrtke su dugoročni planovi, stoga ne biste trebali oduzimati dragocjeno vrijeme zaposlenicima da slušate "stvari su normalne, mi radimo." Samo u kritičnim slučajevima, hitnim situacijama i neodgodivim zadacima postaje potrebno održavati dnevne sastanke.

Kako ispravno voditi sastanak za planiranje odabirom odgovarajućeg formata

1. Informativni sastanak

Takav sastanak planiranja možete održati ponedjeljkom, neka bude tjedni događaj za svaki odjel vaše tvrtke, za svakog voditelja odjela. Svrha ovog sastanka je saznati što je učinjeno u proteklom tjednu, što je postignuto, a što se planira za ovaj tjedan. Menadžeri mogu prenijeti važne informacije podređenima i motivirati ih na produktivan rad. Nemojte odgađati sastanak - najbolje je održati sastanak unutar 30 minuta.

2. Raspodjela zadataka

Ovaj kratki sastanak planiranja najbolje je održati na početku dana. Menadžeri daju upute za taj dan i objašnjavaju ih zaposlenicima. Ako imate pitanja ili važna informacija ne, takav planski sastanak zaposlenicima neće oduzeti puno radnog vremena.

3. Planiranje sastanka

Takav planski sastanak trebao bi se održati nakon što su svi zaposlenici unaprijed obaviješteni pisanim ili elektroničkim putem. Neka se pripreme za temu, odrede vrijeme sastanka i tajnika sastanka. Također pošaljite zaključke i rezultate sa sastanka svima koji su bili prisutni ili su očekivali da budu na sastanku planiranja. Važno je napomenuti da se takav sastanak planiranja ne bi trebao održavati predugo. Ako se to ne može izbjeći, svakako organizirajte time-out za odmor ili međuobroke.

4. Sastanak kreativnog planiranja

Ako ovoga puta nemate što ponuditi timu, dobra opcija održat će planski sastanak u nestandardnom formatu. Ovo bi moglo biti natjecanje najbolja ideja ili mozganje.

5. Planiranje sastanka za rješavanje sukoba

Ne zaboravite na ljudski faktor i moguće nesporazume unutar tima.

Ispravna pozicija šefa je identificirati i riješiti takav problem. Bilo bi prikladnije nego ikad održati sastanak u tu svrhu. Morate svakoj osobi dati priliku da objasni svoje stajalište i kaže im čime točno nije zadovoljna. Format takvog sastanka ne bi trebao biti strog; neka ljudi razgovaraju ili raspravljaju, obrazlažući svoja mišljenja. Nakon što zajedno identificirate izazove, morate ih nadvladati. Ne morate to preuzeti sami; stručnjaci za ljudske resurse i viši menadžeri će vam pomoći.

Morate voditi sastanak odabirom zanimljive teme za sve - tako da svi žele govoriti, a vi imate priliku regulirati razgovor i ispraviti njegov smjer.

Sažmite sastanak, prikupite što su sudionici rekli i podijelite rezultate s njima.

Nema potrebe upozoravati kolege od samog početka da se planski sastanak održava zbog sukoba koji je nastao. Izuzetak su posebni sastanci organizirani isključivo radi rješavanja takvih situacija.

Kako povećati prednosti planiranja sastanaka

Loše organizirana planiranja, sastanci i sastanci su apsolutno beskorisni, pa čak i štetni. Jer sami po sebi ne stvaraju dodanu vrijednost, ali se na njih može potrošiti ogromna količina vremena.

U časopisu Commercial Director saznajte pravila za organiziranje učinkovitih planskih sastanaka koji će unaprijediti radni proces uz minimalno utrošeno vrijeme.

Kako svakodnevno održavati sastanke za planiranje: algoritam korak po korak

Korak 1. Odredite ciljeve jutarnjeg sastanka za planiranje

Svaka organizacija mora prezentirati i planirati rezultate svog rada. Na temelju svojih ciljeva morate sastaviti korak po korak plan za njihovu provedbu.

Odaberite ciljeve s popisa koji su prikladni za vaše poslovanje:

• Postaviti ciljeve

Glavni razlog za održavanje timskih sastanaka je planiranje zadataka. Dnevni plan zaposlenika ne bi trebao sadržavati više od 3 zadatka i 1 fokus. U idealnom slučaju, svaki zaposlenik sam postavlja zadatke i fokuse za taj dan i o tome izvještava upravitelja.

Za postavljanje realnih i ostvarivih ciljeva koristite. Najbolje je planirati svoj rad pomoću određenih brojeva. Vizualizirajte informacije: bolje je događaj održati u prostoriji s projektorom ili pločom na koju zapisujete glavne zadatke. Označite fokus dana markerom i naglasite ga tijekom razgovora.

Najbolje je da svaki zaposlenik zapiše svoj plan.

• Povratne informacije od zaposlenika

Vrlo često zaposlenici, suočeni s problemom ili neshvatljivom situacijom, to ne prijave svom šefu. Obično se o tome raspravlja među kolegama i smatra se da nije vrijedno izvještavanja uprave. Potrebno je uspostaviti stalni kontakt s podređenima. Zaposlenici bi se trebali naviknuti da svom rukovoditelju govore ono što ih brine i brine u procesu obavljanja njihovih dužnosti.

U tom slučaju, menadžer mora održati odvojene sastanke kako bi saslušao svaki problem i na njega primjereno odgovorio, čak i ako smatra da situacija nije vrijedna toga posebna pažnja. Također, tražite korijen problema, a ne krivca. Odredite određenu osobu odgovornu za rješavanje problema i odredite jasan rok za to.

• Prijenos iskustva i obuka

Budite prvi za riječ – recite kolegama kako biste sami izvršili postavljeni zadatak. Pokrenite raspravu, pitajte zaposlenike kako bolje i plodonosnije obaviti ovaj ili onaj posao. Možete održati sastanak za planiranje u obliku igre ili uzeti poslovni slučaj tako da svi mogu sudjelovati u raspravi.

Možete provoditi obuku: ispričati ili ponoviti skripte, tipične odgovore, pogodnosti proizvoda, promocije poduzeća i slično s kolegama. Uključite cijeli tim u ovaj proces.

Ne ponavljajte se, naučite svoje zaposlenike svaki dan nečemu novom, razvijajte ih!

• Pojačani timski duh

Govorite o tvrtki kao o uskom timu - koristite riječi "mi", "naš tim" u svom govoru.

Izvijestite nešto novo i zanimljivo tijekom prošlog dana: što se dogodilo jučer, vijesti o tvrtki, njezine uspjehe (čak i male). Samo zato što imate interni e-mail bilten ne znači da ga svi čitaju. Stoga se o najzanimljivijim i najvažnijim stvarima može ponovno reći na sastanku za planiranje. Ako informacija nije posve pozitivna, zaposlenici će imati priliku razgovarati o planu djelovanja.

Zapamtite važne datume za zaposlenike, razgovarajte o njima (rođendani samih zaposlenika, članova njihovih obitelji, djece, važan događaj za tvrtku i sl.).

• Motivacija tima

Možete održati sastanak kako biste tim napunili pozitivnošću za nadolazeći dan. Da biste to učinili potrebno vam je:

• Pohvalite jednog od zaposlenika (najbolji u prodaji, dobra kvaliteta, zahvalnost klijenta, rješenje teška situacija itd.).
• Prilikom dodjele zadataka objasnite kako će posao pozitivno utjecati na opće ciljeve tvrtke. Neka svaki zaposlenik zna da je važan.
• Koristite motivacijske riječi i fraze: “Učinimo to!”, “Pokaži što možeš!” i tako dalje.
• Pokažite da vjerujete u svakog zaposlenika, često izgovarajte fraze kao što su “Mi možemo”, “Uspjet ćemo”, “Ja sam siguran” itd.

Važno pravilo za vođenje učinkovitih sastanaka je razgovarati samo o pozitivnim stvarima, ne koriti nikoga na planiranom sastanku i ne grditi tim. Ujutro treba razgovarati samo o pozitivnim stvarima!

Obavezno koristite sve gore navedene ciljeve, ali ne moraju svi imati sastanke odjednom.

Korak 2. Sastaviti propise

Nakon što odaberete ciljeve jutarnjeg sastanka, morate odlučiti kako ćete ga provesti. Propisi se mogu isprintati i objesiti u uredu u kojem se održava planski sastanak.

Odlučite koliko dugo namjeravate održavati sastanak i zapišite to u pravila. Petnaest minuta je dovoljno za učinkovit sastanak. Osim toga, napravite konkretan plan: o čemu ćete razgovarati na sastanku. Da biste to učinili potrebno vam je:

Sastanak planiranja trebao bi biti obavljen u pozitivnoj noti. Pozdravite tim, odajte priznanje nekome od zaposlenika za obavljeni posao i uspjehe proteklog dana. Na kraju sastanka možete čestitati timu, poželjeti im ugodan dan ili ih motivirati na produktivan rad.

Na početku sastanka za planiranje izvijestite o tome što ste postigli proteklog dana. Postavite nove zadatke na temelju onoga što ste učinili. Nakon toga možete provesti trening ili započeti ponavljanje.

Dobijte reakciju tima, komunicirajte s njima na kraju sastanka kako ne biste produžili događaj. Ako je tema za razgovor preteška i zahtijeva više od dvije minute, odnesite je na zaseban sastanak ili je dodijelite određenom zaposleniku.

Korak 3. Priprema za sastanak planiranja

Da biste pravilno i kompetentno proveli sastanak za planiranje, trebali biste se unaprijed pripremiti za njega. Bolje je navečer se pripremiti za jutarnji sastanak i obavezno sve zapisati.

Dnevni ciljevi trebali bi biti usklađeni s dugoročnim ciljevima i uzeti u obzir izazove prethodnog dana. Za svaku stavku zasebno napišite o čemu ćete razgovarati: pozitivne vijesti, problemi, nedavni događaji, trening.

Korak 4. Održite sastanak za planiranje

Počnite održavati sastanak koristeći svoj plan. Pozdrav ekipi. Pratite vrijeme kako sastanak ne bi trajao duže od 15 minuta.

Tijekom sastanka promatrajte reakciju zaposlenika na svaku fazu planskog sastanka. Na taj način možete odrediti što je timu bilo zanimljivo, a što nije. Ako zaposlenici nisu zainteresirani za neke informacije, razmislite možete li ih ukloniti iz plana ili promijeniti način na koji su prezentirani.

Koliko ste učinkovito proveli planski sastanak možete shvatiti gledajući kvalitetu rada zaposlenika i razinu prodaje. Ako se produktivnost povećala, tada je sastanak planiranja organiziran ispravno.

Mišljenje stručnjaka

Kako provesti nestandardni jutarnji sastanak za planiranje

Dmitrij Grišin,

Predsjednik Upravnog odbora i jedan od osnivača Mail.Ru Group u Moskvi

Za nas je održavanje sastanaka neobičnog formata uobičajena stvar. Svaki od njih traje manje od pola sata. Planski sastanci otvoreni su za sve; mogu sudjelovati svi zaposlenici, a ne samo oni koji su izravno povezani s temom planskog sastanka. Govorimo stojeći kako bismo se donekle odmaknuli od uobičajenog formata rada na radnom mjestu.

Pronađite što više kreativne ideje rješavanje nastalih problema, čak i onih koji se čine potpuno nerealnim, glavni je cilj s kojim smo krenuli u održavanje ovakvih planskih sastanaka. Prijedlozi se kritiziraju strogo do točke, bez emocija, govoreći samo o tehničkoj strani problema.

Sve što tim predloži upisuje se u posebnu bazu podataka. Održavanje događaja ovog formata znači dati zaposlenicima priliku da čuju jedni druge i da se ne zakače za beznačajan problem. Svi se osjećaju uključeni u zajednički cilj, važan za tvrtku, a to kao ništa drugo daje poticaj za rad.

Kako ispravno voditi planski sastanak u odjelu

Svatko od nas razumije koliko voditelji odjela moraju učiniti. Uz redovan posao preuzimaju rješavanje problema i opća organizacija cijeli odjel. Učinkovitost šefa ovisi o tome koje metode upravljanja i alate koristi. Isplati li se u ovom slučaju trošiti vrijeme i održavati sastanke?

Sve ovisi o menadžerovom pristupu pitanju planiranja sastanaka. U jednom slučaju šefovi sastancima planiranja pristupaju vrlo formalno, čak i ako pravila tvrtke nalažu da se takvi sastanci moraju održati. Takav vođa vjeruje da je glavna stvar više truda, manje sastanaka. Ostali voditelji odjela samoinicijativno se odlučuju na održavanje sastanaka jer znaju koliko je takav alat učinkovit za poboljšanje kvalitete rada tima.

Ako mentor cijelog odjela vjeruje da se sastanci moraju održavati samo zato što "moraju", tada ne bi trebao gubiti vrijeme na planiranje sastanaka. Sva događanja organizirana samo za predstavu imaju samo negativan utjecaj na rad. Na temelju samog imena, planski sastanak je kompetentno planiranje akcija za postizanje velikih ciljeva tvrtke.

Na temelju Demingovog ciklusa, sastanak za planiranje je periodični pregled(Provjeriti) rad tima kako bi promijenili ili preusmjerili kretanje (Akt), ako je potrebno.

Koliko često održavati sastanke za planiranje u odjelu? Dnevni sastanci u odjelu potrebni su samo novim ili neiskusnim zaposlenicima koji se ne mogu snaći bez stalnog nadzora i savjeta nadređenih. Za kohezivniji i iskusniji tim, sastanci se trebaju održavati jednom tjedno, na isti dan, otprilike isto po vremenu i strukturi planskog sastanka. To je potrebno u svrhu discipline.

Najčešće menadžer odbija održati planski sastanak jer to smatra gubitkom vremena. Interakcija s timom pretvara se u kratki monolog bez povratne informacije od zaposlenika. Ovakvim pristupom gubi se većina funkcija, osim možda informativne i djelomice disciplinske.

Za svakog menadžera, interakcija sa grupom mnogo je teža nego interakcija sa svakim zaposlenikom pojedinačno. Upravljanje cijelim timom odjednom vještina je iskusnog i dobrog šefa. Takav voditelj zna pravilno voditi sastanak za planiranje: brzo i konkretno, dok prima "povratak" od grupe, razgovara s njima o nekom pitanju i na temelju toga regulira rad odjela. Najbolje je zadržati sastanak od pola sata (+- 15 minuta). Osoba je fiziološki programirana upravo s takvim vremenom za najveću koncentraciju pažnje.

Uvođenje novog događaja - planskog sastanka - zahtijevat će neko vrijeme. Često ćete morati održati više od jednog sastanka kako bi takav alat proradio. Ako voditelj odjela počne slušati povratne informacije tima, dobit će puno nove informacije, što nitko prije nije izrazio. Ali sad se ukazala šansa – pitao je sam voditelj! Bit će potrebno odrediti pojedine uloge zaposlenika i njihovu svrhu u radu cijele grupe, prevladati primjedbe i argumentirati svoj stav na najbolji mogući način. Često menadžeri ne dovrše implementaciju novog alata i, budući da su na nekoliko koraka od idealnog rezultata, vraćaju se na manje učinkovito upravljanje, odnosno voditi razgovore zasebno sa svakim zaposlenikom.

10 pravila za vođenje jutarnjeg sastanka u odjelu prodaje

Voditelji prodaje često dobro obavljaju svoju glavnu odgovornost, razgovarati s ljudima i prodavati proizvode, ali u isto vrijeme uopće nisu sposobni djelovati prema planu, analizirati obavljeni posao i raditi dosljedno. Ako je menadžer već primio mnogo narudžbi za ovaj mjesec, on prestaje raditi tako aktivno, obavlja manje hladnih poziva i ne bavi se pasivnim klijentima.

Uočivši takvu tendenciju, voditelj može o tome obavijestiti voditelja na planskom sastanku, navodeći da je njegovo bježanje od posla uočeno i da se prati. Naravno, menadžeri će tražiti izliku da ne sudjeluju na sastanku, uz obrazloženje da su zauzeti. Sastanak se može održati u svrhu administrativnog upravljanja, kada voditelj može utjecati na rad i poboljšati ga ako primijeti pad ili hitnost.

Kako biste što učinkovitije proveli sastanak za planiranje, morate ih se pridržavati pravila:

Pravilo 1. Učestalost

Jutarnje sastanke treba održavati svaki dan u isto vrijeme, bez obzira na vaše raspoloženje. S vremenom će planski sastanak postati navika i služit će kao signal menadžerima da počnu raditi. Bilo je slučajeva kada je izostanak sastanka ili njegova loša organizacija pokvarila uobičajenu rutinu dana menadžera i oduzela dobro raspoloženje i želju za radom.

Na jutarnjem sastanku planiranja, menadžeri se moraju potpuno osvijestiti, probuditi i shvatiti - vrijeme je za početak rada!

Pravilo 2. Disciplina

3 ključa za učinkovit sastanak planiranja su održavanje sastanaka s preciznom strukturom, specifičnim ciljevima iu isto vrijeme. Ako se poštuju pravila, planski sastanak pozitivno utječe na rad menadžera, odstupanje od njih, naprotiv, šteti radu.

Sastanak se mora održati u isto vrijeme. Zaposlenici moraju doći u ured ranije i ne smiju kasniti. Morate se pripremiti za posao prije i za vrijeme sastanka kako biste odmah mogli početi s radom nakon završetka sastanka. Svaki menadžer trebao bi se unaprijed pripremiti za sastanak za planiranje, postaviti ciljeve za dan i izračunati sve pokazatelje, kako ne bi oduzimao vrijeme cijelom timu tijekom sastanka i kako se ne bi ometao.

Ako se odlučite za sastanak temeljen na igrici, odvojite približno 45 minuta za to. To je više nego za običan sastanak, ali je vrlo učinkovito za rad tima i financijsku uspješnost tvrtke.

Pravilo 3. Energija

Jutarnji sastanak stvara raspoloženje zaposlenika za cijeli dan.

Ako održite dosadan i nezanimljiv planski sastanak, tada neće biti pozitivnog učinka od posla tog dana. Pružite informacije jasno i zanimljivo, nemojte dopustiti timu da skrene s teme ili pitati o stvarima koje nisu relevantne opći rad timovi.

Na planskom sastanku trebate razgovarati samo o onome što se odnosi na sve zaposlenike. Takav događaj je kolektivni rad, a ne samo vrijeme za sjedenje.

Pravilo 4. Stalno obučavajte svoje menadžere

Svaki put na kraju radnog dana saznajte od menadžera kako je posao tekao - koje su se poteškoće pojavile, koje prigovore klijenata nije bilo moguće prevladati. Sažmite informacije kako biste mogli provesti dio jutarnjeg sastanka za planiranje rješavajući situaciju s timom.

Najprije neka upravitelj sam opiše problem koji je nastao. Nakon toga ukratko pregledajte teoriju o temi, kao što je odjeljak s argumentacijom. Nakon toga, mozgajte tijekom igre: menadžer koji se suočava sa složenošću preuzet će ulogu klijenta, a ostali njegovi podređeni ponuditi opcije za rješavanje problema.

Rasprava se mora voditi na način da svaki zaposlenik sudjeluje u pronalaženju rješenja. Ne trebate si svaki put objašnjavati kako se nositi s nekom poteškoćom, pustite tim da sam nađe izlaz kroz međusobnu interakciju.

Ovakav pristup uz svakodnevnu obuku omogućit će menadžerima da se stalno usavršavaju i da se ne boje suočiti s problemom.

Pravilo 5. Stalno nadzirati planirano

Pravilo je vrlo jasno iz naziva. Ako prestanete pratiti rad menadžera, nećete vidjeti učinkovit rad.

Pravilo 6. Motivacija tima

Kada vodite sastanak planiranja, izvijestite ne samo o ukupnim rezultatima za prethodni dan, već također istaknite menadžere s najboljim i najlošijim učinkom. To neće negativno utjecati na rad zaposlenika, već će samo dati poticaj da jednako dobro rade ili poboljšaju ako jučer nešto nije bilo u redu.

Važno je napomenuti ne samo kvantitativne pokazatelje, već i kvalitetu rada. Pohvalite menadžere koji su bolje komunicirali s klijentom od ostalih. Možete sami slušati razgovore zaposlenika ili kontaktirati odjel kontrole kvalitete za izvješće.

Pravilo 7. Specifičnost u planovima

Planiranje dana za jutarnji sastanak, menadžer mora odlučiti koju će prodaju izvršiti, s kim će se susresti i kakvu će isplatu primiti. Potrebno je naviknuti se voditi događaj na način da menadžeri uvijek daju te podatke u određenim brojevima i nazivima organizacija. Neka upravitelj jasno imenuje tvrtke koje će nazvati i posjetiti, čak i ako za danas nema planirane konkretne odgovore klijenata.

Osim toga, dnevni plan trebao bi biti dio mjesečnog cilja. Drugim riječima, ako je plan prodaje za mjesec 500.000 rubalja, tada prodavač ne može planirati primati 15.000 dnevno, jer takav tempo neće dovesti do završetka dugoročnog zadatka.

Imperativ je boriti se protiv primjedbi vlastitih zaposlenika koji si ne žele postaviti visoke ljestvice, pozivajući se na praznovjerje ili jednostavno nezadovoljstvo. Obučite zaposlenike da postavljaju ambiciozne ciljeve.

Ne zaboravite da plan mora biti stvaran i izvediv, a ne samo izgovoren. Menadžer mora shvatiti da je zadatak postavljen za dan stvaran i nastojati ga provesti.

Pravilo 8. Provjerite spremnost cijele ekipe

Prije slanja svojih podređenih na njihova mjesta, provjerite njihovu spremnost. Riječ je o kako o vanjskim resursima (prezentacijski materijali, posjetnice, telefonske baze podataka itd.), tako io onim unutarnjim, “ljudskim” – jesu li svi dobro raspoloženi ili treba na nekome posebno raditi kako bi ga motivirali za produktivne aktivnosti .

Pravilo 9. Snažan poziv na akciju na kraju sastanka za planiranje

Da biste završili sastanak planiranja, osmislite svijetlu motivirajuću frazu koja će poslužiti kao signal za početak rada - na primjer, "Na posao!", "Naprijed!" itd.

Ova će fraza poslužiti kao sidro koje će dodatno energizirati tim.

Pravilo 10. Vizualizacija

Za što učinkovitije provođenje planera, nužno je napraviti ploču na kojoj će biti priloženi rezultati sastanka i ocjena, kako bi zaposlenici mogli vidjeti njihova ukupna postignuća, njihov pokazatelj i koliko su blizu ispunjenju mjesečnog plana.

Kako voditi sastanak za planiranje svaki tjedan

Ako želite učinkovito provesti svoj sastanak za planiranje, morate razmisliti dva uvjeta. Prije svega, vrijeme predviđeno za sastanak nije dugo, oko pola sata. Drugi su bilješke tijekom sastanka planiranja. Ciljevi koje lideri izgovaraju moraju biti zapisani.

Tjedni sastanak za planiranje sastoji se od četiri faze:

Faza 1. Najava ciljeva poduzeća

Najbolji način za održavanje tjednog sastanka je započeti ponavljanjem glavnog ili dugoročnog cilja tvrtke. Na primjer, "Prosperitetna tvrtka s velikim tržištem." Nakon toga, imenujte zadatak za kraće razdoblje - nešto poput "Povećajte prihod organizacije za ovu godinu za 3 puta."

Faza 2. Voditelji odjela naizmjence govore što su radili prošli tjedan da bi postigli cilj.

Potrebno je održati planski sastanak kako bi se od menadžera dobile konkretne informacije o obavljenom poslu. Ne biste trebali dopustiti općenite fraze ili neinformativne govore, poput "Uspjeli smo povećati učinkovitost odjela za 10%." U takvom slučaju vrijedi se ispravno zapitati koje su mjere poduzete.

Ako voditelj odjela nastavi davati opće informacije, voditelj sastanka bi ga trebao prekinuti i izravno upitati ima li informacija vrijednih rasprave na sastanku. Ako ne, trebate nastaviti sastanak, prebacujući riječ drugom odjelu.

Ako održavate sastanke ovog formata, možete jasno vidjeti rezultate rada svakog odjela tvrtke. Osim toga, na ovaj način postaje jasno tko se od čelnika trudi za dobrobit organizacije, a tko se samo pretvara.

Faza 3. Postavlja se cilj za sljedeći tjedan za cijelu tvrtku i voditeljapostižepristanak sudionika u tu svrhu

Dajte svakom menadžeru priliku da kaže što će njegov odjel raditi ovaj tjedan, kako će izvršiti plan. Zapišite svoje planirane zadatke u dnevnik.

Osim toga, voditelji odjela imat će priliku komunicirati jedni s drugima: zatražiti od drugog odjela da učini nešto ako su potrebni zajednički napori. Nakon razgovora, takve ciljeve također treba zapisati u dnevnik.

Korak 4: Voditelj sastanka pita jesu li spremni zaista postići svoj cilj ovaj tjedan i najavljuje početak.

Ovaj oblik sastanka za planiranje pomaže u postizanju najpozitivnijih rezultata. Voditelji odjela počinju marljivo raditi i postizati visoke rezultate u svom odjelu ili oslobađaju radna mjesta za vrjednije kadrove. Uz pomoć takvih sastanaka možete razumjeti tko se od vaših kolega trudi, a tko se samo pojavljuje.

Mišljenje stručnjaka

Najbolja opcija za održavanje tjednih sastanaka za planiranje je višerazinsko

Vladimir Kiselev,

Generalni direktor, partner JSC "SHERP Company" u Moskvi

Tjedni planski sastanci obvezni su događaji za svaku tvrtku na kojima se sagledavaju i raspravlja o rezultatima rada te postavljaju ciljevi za sljedeći tjedan. Najbolje je održavati sastanke na svakoj razini. Prvo su voditelji odjela i direktor tvrtke, a nakon toga se održavaju planski sastanci u svakom odjelu sa svojim neposredno nadređenim. Na sekundarnim sastancima menadžeri također mogu objaviti informacije koje se odnose na cijelu tvrtku i svakog zaposlenika.

Važno je provesti planski sastanak ne samo u strogom okviru navedene teme, već i dati zaposlenicima priliku da saznaju informacije od interesa i razgovaraju o radnim pitanjima. Uloga takvih sastanaka je vrlo velika: tako tim saznaje o novim ciljevima, promjenama u planu ili drugim novostima. CEO bi trebao održavati sastanke sa zaposlenicima koji ne sudjeluju u tjednim planskim sastancima jednom mjesečno ili kvartalno.

Kako voditi sastanke za planiranje koristeći kreativan pristup

1. Odaberite neobično mjesto

Sastanci se mogu održavati ne samo u uredu. traži lijepo mjesto u vašem gradu, nasipu, pješačkoj ulici ili kafiću. Glavna stvar je da možete brzo doći od i do posla.

Mjesto koje će se svidjeti kolegama: kafić, nasip, park. Jedino upozorenje je da mjesto treba biti smješteno blizu ureda kako bi svi mogli brzo stići.

2. Zakažite nestandardno vrijeme

Pokušajte održavati sastanke ne ujutro, već, na primjer, za ručak (samo nemojte ostaviti tim bez hrane) ili 30 minuta prije kraja radnog dana (ovo ubrzava tempo rada!).

3. Korišteni materijali

Dajte pribor ne svim sudionicima, već set papira i olovku za 2-3 osobe. Ovako će sami odlučiti tko će što napisati.

4. Oduzmite svima telefone prije početka sastanka.

Dobro rješenje je voditi sastanak bez ometanja. U početku će to izazvati nelagodu i zbunjenost, ali će onda značajno povećati koncentraciju i uključenost sudionika u rješavanje problema.

5. Promijenite format događaja

Sastanak planiranja možete voditi telefonom ili Skypeom kako biste diverzificirali uobičajeni ritam, kada su svi navikli sjediti u sobi za sastanke.

Mišljenje stručnjaka

Može li planski sastanak uz cigare, nargilu i viski biti učinkovit?

Nikolaj Novoselov,

direktor tvrtke ArtNauka, Moskva

Na temelju osobno iskustvo, mogu reći da povećanje broja planskih sastanaka negativno utječe na produktivnost tvrtke. Pokušali smo održati “uredski tihi dan” i uvjerili smo se da ovaj pristup daje bolje rezultate od samog sastanka za planiranje. Nažalost, ova metoda nam nije u potpunosti prikladna; ne možemo provesti dan bez sastanaka svaki tjedan, budući da radimo u prostoru za događanja.

Zaposlenici bi više uživali sudjelovati u planiranju sastanaka kada bi sastanke održavali uz cigaru i ispijanje viskija. U takvoj, gotovo neformalnoj atmosferi, kolege mogu puno više reći i iskreno izraziti svoje mišljenje. Nisam se bojao da će se u timu pojaviti bliskost ako se održe takvi planski sastanci. Odnosi među zaposlenicima nisu se promijenili, ljudi su se jednostavno počeli osjećati opuštenije, izražavati svoje mišljenje o situaciji i davati praktične savjete.

Kako voditi planske sastanke koristeći iskustva uspješnih tvrtki

Kompetentno vođenje sastanaka s timom ne znači uvijek organiziranje planiranih sastanaka uobičajenog formata, kada se svi okupe i sjede na stolicama. U moderne tvrtke, u kojem se brzo ukorijene nestandardne metode, sve više pokušavaju održavati sastanke stojeći. Sastanci "na nogama" pomažu vam da se riješite praznih, otegnutih razgovora i čujete samo najvažnije informacije.

Atomic Object, tvrtka za razvoj softvera, odavno je odlučila održavati sastanke na nogama. Zahvaljujući ovom kreativnom formatu, menadžment postiže maksimalne rezultate: odsustvo nepotrebnog obrazloženja, jasno postavljena pitanja i točni odgovori. Praksa pokazuje da sastanci koji se održavaju stojeći ne traju više od 7 minuta - tim planira dan, sluša upute i odmah počinje s radom. Ako provodite planske sastanke ovog tipa, zaposlenici se neće imati prilike opustiti, te će morati aktivnije djelovati i govoriti.

The Wall Street Journal izvještava da je čak i tijekom Prvog svjetskog rata bilo uobičajeno održavati kratke sastanke za planiranje, jer je sporost bila neprihvatljiva. Kasnije je ovaj format prešao u poslovanje, u kojem se ukazala potreba za ubrzanjem interakcije i razmjene informacija.

Dobrobiti novog formata sastanka znanstveno su dokazane. Istraživač Alain Bluedorn sa Sveučilišta Missouri otkrio je da održavanje sastanka stojeći znači oduzeti manje vremena zaposlenicima, ali postići, ako ne bolje, onda apsolutno slične rezultate u odnosu na obične sastanke.

Prema rezultatima ankete VersionOne, provedenom 2011. godine, oko 80% od 6000 ispitanih zaposlenika potvrdilo je da je uobičajeno da njihove tvrtke svaki dan održavaju kratke sastanke za planiranje.

Osim planiranja sastanaka "na nogama", zapadne tvrtke osmislile su i druge inovacije za učinkovitiji rad.

Na primjer, u tvrtki Facebook odlučio je održati kratke sastanke za planiranje 15 minuta prije stanke, čime je početno odredio trajanje sastanka. Zaposlenici tvrde da ova metoda daje dobre rezultate: ljudi govore kratko i samo o temi.

Ako je potrebno boriti se protiv discipline u tvrtki, smanjiti broj kašnjenja, potrebno je održavati kratke sastanke. Zakašnjele je bolje ne pozivati ​​na raspravu jer će, ne poznavajući neke informacije, ometati sastanak i odugovlačiti vrijeme postavljanjem nepotrebnih pitanja.

U društvu AdobeSustavi Odlučili smo održati sastanke za planiranje i u isto vrijeme riješiti kašnjenja. Predvidjeli su čak i kazne za one koji dođu u krivo vrijeme. Vrijeme izgubljeno krivnjom zakašnjelih izjednačeno je s vremenom koje se moglo potrošiti na razvoj programa. Dakle, kazna za svako kašnjenje iznosi 1 USD.

Društvo Steelcase izmislio vlastitu posebnost– znak za početak sastanka je skladba Elvisa Presleya “A Little Less Conversation” ili “Less Chat”.

Ako zaposlenici organizacije nemaju vremena za održavanje ne samo redovnog, već i kratkog sastanka, možete održati sastanak pomoću komunikacijskih alata. U takvim slučajevima možete odabrati komunikaciju putem chata ili putem e-pošta tvrtka za prenošenje osnovnih potrebnih informacija kolegama. U isto vrijeme, održavanje sastanaka "na nogama" još uvijek je učinkovitije od bilo kojeg drugog planiranja sastanaka.

Podaci o stručnjacima

Hasmik Gevorgyan, generalni direktor i suvlasnik lanca trgovina Provokatsiya, Moskva. Provocation-Production LLC. Područje djelovanja: proizvodnja i prodaja odjeće i asesoara s provokativnim printom. Područje: sjedište – u Moskvi; proizvodnja - u Tveru; prodajna mjesta i trgovine u više od 100 gradova u Rusiji, Bjelorusiji, Ukrajini i Kazahstanu. Broj zaposlenih: 55 (u matičnoj tvrtki).

Dmitrij Grišin, predsjednik Upravnog odbora i suosnivač Mail.Ru Group, Moskva. Dmitry Grishin je na čelu upravnog odbora od ožujka 2012. Godine 2005. postao je jedan od suosnivača Mail.Ru Group, gdje je od studenog 2010. do listopada 2016. bio izvršni direktor tvrtke (Rusija). Dmitrij radi u Mail.Ru od 2000.; 2001. imenovan je tehnički direktor tvrtke, od 2003. do 2010. obnašao je dužnost predsjednika uprave. Diplomirao je na Fakultetu robotike i integrirane automatizacije Moskovskog državnog tehničkog sveučilišta. N. E. Bauman. Godine 2012. osnovao je GrishinRobotics, tvrtku rizičnog kapitala za ulaganje u potrošačku robotiku diljem svijeta.

Vladimir Kiselev, generalni direktor, partner JSC "SHERP Company", Moskva. Vladimir Kiselev - generalni direktor i stariji partner konzultantske tvrtke "SHERP Company" od 2000. U području upravljanja osobljem radi od 1996. godine, a od 1998. godine vodi službu za upravljanje osobljem velikog diverzificiranog holdinga. CJSC "SHERP Company" postoji od 2000. godine, bavi se formiranjem visoko učinkovitih menadžerskih timova i razvojem poslovanja klijenata, koristeći inovativnu vlasničku tehnologiju.

Nikolaj Novoselov, direktor tvrtke ArtNauka, Moskva. IP Novoselova T.A. (ArtNauka). Djelokrug djelovanja: održavanje predstava, team buildinga i prezentacija temeljenih na znanstvenim eksperimentima. Teritorij: sjedište u Moskvi, osam predstavništava u Rusiji. Broj djelatnika: 10. Godišnji broj emisija: 340.

Što je planer? Bilo tko će odgovoriti - kratki produkcijski sastanak o aktualnim temama. Ali nisu to samo planovi i rokovi. To je komunikacija unutar tima, razvoj novih metoda, prilika da prodrmate ljude i ulijete im entuzijazam. Neki menadžeri održavaju nestandardne sastanke: igre, slučajeve, natjecanja... Želimo malo podići veo tajne i pokazati vam zadnja vijest unutarnja "kuhinja" Kirova.

Aleksandar Ilarionov, direktor minhenskog restorana:

Sastanak za planiranje zapravo je vrlo važna faza, gdje se odvija mnogo različitih procesa.

Tjedno se održavaju planski sastanci s voditeljima odjela kako bi se izradio plan rada za tekući tjedan. Sastanak traje najviše 1 sat. Individualno se održavaju petominutni sastanci kako bi se zaprimila sva pitanja ili riješili eventualni problemi koji ne trpe odgađanje.

Planski sastanci sa zaposlenicima u sali (administratori, barmeni, konobari) i predstavnicima kuhinje (kuhar, sous chef) održavaju se svakodnevno 15 minuta prije otvaranja restorana.

Na takvim sastancima obično najavljujemo koje nove promocije imamo koje će se održati u restoranu, pričamo o nadolazećim događanjima koja se odvijaju u restoranu, osvrćemo se na prethodni dan, pohvaljujemo ili grdimo zaposlenike zbog njihovih postupaka, najavljujemo artikle koji nisu na akciji danas iz ovog ili onog razloga .

Razgovara se i o novitetima u kuhinji, specijalitetima. prijedlozi šefa kuhinje, za šank. Takvi sastanci planiranja ne traju više od 10 minuta.

Vrlo često se sastajemo s kolegama i razgovaramo, jer komunikacija je vrlo važan proces za održavanje morala, stoga kolege shvaćaju značaj svog rada u našoj strukturi, pa se osjećaju ugodnije i preuzimaju inicijativu. Odnosno, ako vas zamolim da razvijete i provedete projekt, nastojim se ne miješati u posao, već o tome razgovarati naknadno.

Motiviranje zaposlenika je vrlo važno. Postoji materijalno, a postoji i nematerijalno. Osiguran je materijal za provedbu bilo kakvih akcija, za preuzimanje inicijative za modernizaciju našeg restorana. Pa, nematerijalno je pohvala. Ističemo one koji su se istaknuli na skupu kako bi svi osjetili da su cijenjeni, voljeni i potrebni ovoj organizaciji.

Morate više razgovarati, komunicirati s ljudima i postaviti stvari u pravom smjeru. Ljudi često imaju potrebu dati na volju svojim emocijama, izbaciti ih van, a važno je da menadžer čuje svakog zaposlenika i pokuša mu kreirati povoljna atmosfera. Također provodimo razne edukacije za menadžere o timskom jedinstvu i radu, o odgovornosti, kako pravilno delegirati svoje ovlasti, jer menadžer nije osoba koja treba nešto napraviti svojim rukama, već ona koja treba organizirati proces rada.

Restoran "München":

Koliko često održavate sastanke za planiranje? Dnevno.

Koga okupljate na sastanku za planiranje? Sala, kuhinjski radnici i voditelji.

Koliko vremena trošite na planiranje sastanaka? S osobljem od 10 do 15 minuta, a s voditeljima maksimalno sat vremena.

Koliko je važan sastanak za planiranje za vas i vaš tim? Planski sastanak zapravo je vrlo važna faza u kojoj se odvija proces interakcije između svakog zaposlenika i menadžera.

Jeste li ikada imali primjere neuspješnih sastanaka za planiranje? Naravno da ih je bilo, ali u svakom slučaju svaki planski sastanak završi nečim dobrim iz čega se mogu izvući pravi zaključci.