Sastanak za planiranje je izvedenica engleskog plana, kratki radni sastanak posvećen napretku planiranog plana. Prema svojoj tipologiji, svi planski sastanci mogu se podijeliti u kategorije prema tri kriterija - specifični, privremeni i kvantitativni.

Prema specifičnom kriteriju, svi planski sastanci dijele se na izvještajne (kratki sastanci na kojima menadžeri izvješćuju o tijeku relevantnih zadataka), diskusijske (brifingi na temu mogućih promjena na odabranom putu za postizanje određenog cilja) i motivacijske. (sastanci na kojima se raspoređuju zadaci i definiraju uloge u procesu rada na pitanju ili zadatku).

Prema vremenskom kriteriju, planski sastanak može biti dnevni, tjedni, mjesečni proces.

Prema kvantitativnom kriteriju, planski sastanak može biti ili masovni (za sve zaposlenike) ili zatvoren (za zasebnu inicijativnu skupinu, menadžere, upravni odbor tvrtke.)

Zašto održati sastanak za planiranje?

Ako ovaj proces organizirate kao dobru tradiciju prije početka radnog dana, to će pomoći u discipliniranju tima (smanjiti broj jutarnjih kašnjenja), jasnije ocrtati ciljeve i ciljeve za zaposlenike (uostalom, kao što znate, racionalni plan za dan puno je učinkovitiji od plana za šest mjeseci) , omogućit će jasnije sagledavanje stvarnih rezultata rada (u slučaju da izvješćivanje tima menadžeru i menadžera timu postane obvezni elementi sastanci za planiranje). Osim navedenih prednosti, kvalitetno odrađen jutarnji sastanak može ohrabriti zaposlenike, povećati produktivnost i motivirati ih na učinkovit rad tijekom dana. Ovaj psihološki aspekt, naravno, igra važnu ulogu u uspostavljanju pozitivnih odnosa između zaposlenika i poslodavca, a pridonosi i jedinstvu tima.

Zašto mnogi ljudi planiranje sastanaka smatraju reliktom prošlosti?

Prvo, većina ljudi samu pojavu ovog procesa pripisuje onim vremenima kada nikada nisu čuli za telefon, niti su imali pojma što su Internet i multimedijske tehnologije. Ispostavilo se da su upravo ti planski sastanci jedini način da se osobno nađete i porazgovarate o važnim radnim temama. Zbog nedostatka operativnih sredstava komunikacije nakupilo se jako puno pitanja, a takva akcija je oduzimala dosta vremena (u prosjeku tri do četiri sata). Tim povodom je jedan poznati američki ekonomist jednom primijetio: “Ako se u vašoj tvrtki održavaju planski sastanci, onda ste na na pravom putu. Ostaje samo otpustiti sve one koji idu tamo i ostaviti sve one koji rade u ovo vrijeme.”

Drugo, većina uredskih radnika ima negativan stav prema planiranju sastanaka upravo zato što se tome posvećuje oko 20% vremena, a, kako mnogi od njih primjećuju, govor šefa traje u prosjeku pola vremena predviđenog za ovaj proces.

Treće, ako se planski sastanci u tvrtki održavaju svaki dan, uskoro će se to definitivno pretvoriti u neku vrstu formalnosti. Uostalom, većina zadataka postavljena uspješan poslovni čovjek, dugoročni su, a dnevno izvješće u dvije rečenice zvučat će ovako: “Sve je u redu, radimo na tome.” Potreba za dnevnim planskim sastankom obično se javlja u trenutku kada poduzeće počinje provoditi novi strateški zadatak u kritično kratkom roku ili tijekom krize. U takvim trenucima zaista je potrebno stalno pratiti situaciju i paziti na najmanje promjene.

Propisi

Svaki sastanak, pa i onaj najkraći, treba imati svoj pravilnik. Na ovaj ili onaj način, pomaže u rješavanju gorućih pitanja mnogo produktivnije, čineći proces dinamičnijim i učinkovitijim. U pravilima lijepo ponašanje podijeliti propise zaposlenicima večernje vrijeme kako bi mogli razmisliti o svim postavljenim pitanjima i iznijeti konstruktivan, smislen prijedlog. Između ostalog, vrijedi uzeti u obzir da do jutarnjeg sastanka svaki zaposlenik mora imati primjerak pravilnika pri ruci. Važno je dodijeliti odgovornost određenoj osobi koja će voditi računa o vremenu (ako govornik prekorači vremensko ograničenje opisano u pravilniku, to usporava proces sastanka i, kao rezultat, negativno utječe na raspoloženje tima) .

Dirigirati ili ne dirigirati? To je pitanje

Planski sastanak je, naravno, važan proces, barem u kontekstu pravovremenog postavljanja ciljeva i motivacije zaposlenika, no došlo je vrijeme da se izađe iz okvira uobičajenog shvaćanja ovog pojma. Možda nije toliko važno svaki dan okupiti cijeli tim u zagušljivom uredu, koliko svladati konferencijsku tehnologiju na Skypeu. Također je važno uzeti u obzir aspekt da konstruktivni sastanak planiranja ne bi trebao trajati više od 15-20 minuta. Izvješća o aktivnostima svakog odjela mogu se prihvatiti i raspravljati s rukovoditeljima tijekom dana, i jutarnje vrijeme posvetiti isključivo rasporedu snaga, određivanju zadaća i prioriteta.

U svakom slučaju, svaki poduzetnik bira vlastiti koncept upravljanja, međutim, kako biste malo pažljivije razumjeli jesu li kratki sastanci potrebni vašem radnom osoblju, vrijedi odvagnuti prednosti i mane:

Disciplinira tim;

Mogućnost jutarnje motivacije zaposlenika;

Jasno postavljanje ciljeva i zadataka;

Prilika za kreativnost i vođenje sastanaka za planiranje u nekonvencionalnom stilu;

Dugi sastanci planiranja zamaraju i smanjuju produktivnost zaposlenika;

Neregulirani sastanci obično su neučinkoviti.

Planeri, brifinzi i sastanci sastavni su dio radnog dana gotovo svakog zaposlenika. Prije ili kasnije, menadžer se suoči s potrebom da samostalno vodi dnevni planski sastanak. No, kao što se često događa, nitko to zapravo ne podučava. Stoga se često postavlja pitanje: kako provesti sastanak za planiranje?

Ciljevi planskog sastanka

Prvo što trebate učiniti je odrediti ciljeve koje želite postići održavanjem sastanka za planiranje. U pravilu, glavni cilj ovakvih sastanaka je stvaranje jedinstvenog informacijskog prostora među svim zaposlenicima, kao rezultat postizanja višeg i koherentnijeg rada. Planiranje sastanaka pomaže u rješavanju sljedećih problema:

1. Postavljanje ciljeva i zadataka tima;
2. Pružanje općih informacija cijelom timu;
3. Rješavanje općih pitanja;
4. Motivacija i uključenost osoblja;
5. Edukacija zaposlenika kroz prijenos najboljih praksi;

Slažem se, postizanje takvih ciljeva od velikog je interesa za svakog menadžera. Zato je praksa planiranja sastanaka tako česta u poslovanju. Ali postizanje učinkovitosti sastanaka nije tako lako; važno je pridržavati se jasno definiranog akcijskog plana i pripremiti se za svaki sastanak planiranja.

Planiranje plana sastanka

Dakle, utvrdili smo da je sastanak važna i korisna stvar, ali kako se ovaj alat ne bi pretvorio u još jedno beskorisno mučenje podređenih, menadžer treba pristupiti pripremi planskog sastanka sa svom ozbiljnošću. Prethodno smo razgovarali o ciljevima sastanka, zadatak voditelja je, ovisno o cilju, izraditi plan održavanja sastanka. Naravno, sastanak za prodavače i za TOP menadžere će se radikalno razlikovati jedan od drugog. Iako će sama struktura biti približno ista.

Vrlo važna točka u vođenju bilo kojeg sastanka je dati podređenima priliku da govore što je brže moguće. Preporučljivo je od prvih minuta uključiti što više sudionika sastanka za planiranje. Ovo će pomoći u postavljanju tima.

Tajne uspjeha planiranja sastanka

Najvažniji! Da bi sastanak bio zanimljiv, morate se pripremiti za njega. Uspjeh sastanka ovisi o nekoliko važnih čimbenika:

1. Informacijska komponenta. Informacije predstavljene na sastanku trebaju biti korisne i zanimljive. Ako su informacije dosadne i monotone, učinite to zanimljiv način opskrba informacijama. Uklonite dosadne i beskorisne informacije;
2. Emocionalna komponenta. I najzanimljiviju temu može pokvariti netočna prezentacija. Sjetite se svojih sveučilišnih nastavnika, na nekim predavanjima cijela publika spava, a na drugima je potpuno rasprodana.
3. Voditelj koji vodi sastanak. Što je voditelj autoritativniji, publika ga bolje percipira. Ako vaš autoritet nije velik, pažljivo radite na točkama 1 i 2.

Pravila za održavanje sastanka za planiranje

Zakašnjeli zaposlenici

Uvijek netko pokušava zakasniti na sastanak. Takvi zaposlenici su vrlo destruktivni i protiv njih se mora očajnički boriti. Zamolio bih vas da se unaprijed dogovorimo sa svim članovima tima što ćemo s onima koji kasne. Postoji nekoliko primjera: zakasnio svima donese kavu ili voće, zakasnio ispriča vic, zakasnio otpjeva pjesmu itd. Najvažnije je da svi znaju pravila i da ih se svi pridržavaju. Ako je pravilo osmišljeno i prihvaćeno od strane tima, tada ćete smanjiti kašnjenje na minimum.

Isto vrijeme sastanka

Vrlo je važno održavati jasan raspored sastanaka. Nema ništa gore od neplaniranih sastanaka; oni remete planove podređenih i ne dopuštaju im da se pravilno pripreme. Stav prema ovakvim sastancima je u početku negativan, što nije pogodno za rad.

Svaki sastanak potrebno je unaprijed najaviti; najbolje je ne mijenjati datume i vremena sastanaka osim ako nije potrebno.

Ne odgađajte sastanke

Vrlo je važno pratiti tajming, ako ste odredili da sastanak ne smije trajati duže od 30 minuta, održite riječ. Što je sastanak duži, to je manje učinkovit. Ako trebate riješiti složena pitanja i zahtijevati Dugo vrijeme razraditi detalje, zatim formirati radne skupine kompetentnih djelatnika. Često se veći dio sastanka provede u radu organizacijska pitanja, a većina slušatelja potpuno odustaje od dijaloga.

Govori samo voditelj

Često promatram situaciju u kojoj se zaposlenici boje svog šefa i kao rezultat toga sastanak se pretvara u monolog diktatora. U pravilu se sve to događa u mrtvačkoj tišini, au zraku se osjeća napetost. Direktivan stil upravljanja nije prikladan na sastancima; on je u suprotnosti sa suštinom ovog događaja. Idealno bi bilo da svi sudionici govore na sastanku za planiranje.

Rasprava o privatnim pitanjima

Ponekad netko od sudionika sastanka za planiranje može pokušati iskoristiti ovaj događaj za rješavanje svog privatnog problema. Za zaposlenika je javno postavljanje pitanja obično korisno. Ovakav pristup može sastanak pretvoriti u farsu. Stoga je potrebno hitno zaustaviti takve manipulacije i odrediti vrijeme za rješavanje privatnih pitanja.

Utjecaj sastanka na rad

Sve što ste dogovorili na sastanku morate i izvršiti s vaše strane. Ako kontrole nema, zaposlenici će se brzo prilagoditi i prestati izvršavati vaše naredbe.

Kako provjeriti učinkovitost sastanka

Učinkovitost sastanka prilično je lako testirati. Pitajte svoje podređene što se dogodilo na sastanku? 5 minuta nakon sastanka, 3 sata kasnije i sljedeći dan. Odgovori na ova pitanja pružaju povratnu informaciju organizatoru sastanka za planiranje. Ako ima puno informacija, prisilite zaposlenike da vode bilješke. Ali u svakom slučaju svatko bi trebao bilježiti podatke.

Postizanje koordiniranog, brzog i učinkovitog rada tima nije lak zadatak ni za jednog menadžera. Zadatak šefa je razviti jedinstvenu strategiju djelovanja za svakog podređenog, pratiti njihov rad i korigirati ga. Da biste postigli plodan rad, morate razumjeti kako voditi sastanke, kako pravilno uputiti podređene za određeno razdoblje.

Planerski sastanak - rasprava i raspodjela radnih zadataka planiranih za određeno vrijeme. Ovi sastanci mogu se podijeliti u nekoliko tipova ovisno o vrsti, vremenu i količini.

Prva vrsta uključuje izvještajne sastanke (treba ih održati uprava kako bi izvijestili o tome kako se trenutno izvršavaju radni zadaci), sastanke za raspravu (kada se razmatraju prijedlozi i raspravlja o promjenama akcijskog plana) i motivacijske sastanke (gdje svi dobiva svoj zadatak u procesu rješavanja glavnog pitanja).

Ovisno o vremenu, možete održavati dnevne, tjedne ili mjesečne sastanke.

Ako uzmemo kvantitativni faktor kao osnovu, planske sastanke možemo podijeliti na opće ili masovne (na kojima su prisutni svi zaposlenici) i zatvorene (kada se sastaje posebna grupa ili odjel).

Održavanje sastanaka za planiranje ima određene prednosti:

• Održava disciplinu i smanjuje kašnjenje.
• Pomaže jasno i jasno postaviti zadatke za tim. Kratkoročni dnevni plan puno je korisniji i produktivniji od šestomjesečnog plana.
• Označava stvarni indikator učinka. Ova se kvaliteta proteže ako na sastanku planiranja zaposlenici podnose izvješća svojim nadređenima o onome što su učinili.

Ne zaboravite na visoku motivacijsku ulogu sastanaka. Kompetentno voditi sastanak znači pozitivno utjecati na raspoloženje zaposlenika, dati im naplatu za plodan rad i potaknuti ih na poboljšanje učinka. Osim toga, ovo svojstvo pomaže uspostaviti pozitivne odnose između tima i uprave.

Na drugoj strani, održavanje sastanaka za planiranje ima i svoje loše strane:

• Dugi sastanci radnicima oduzimaju snagu i energiju.
• Iznenadni, neplanirani sastanci obično su neučinkoviti.

Da biste izbjegli takve negativne čimbenike, sastanke treba voditi promišljeno.

Mišljenje stručnjaka

Na planskom sastanku zaposlenici predlažu nove ideje za razvoj poslovanja i povećanje prodaje

Hasmik Gevorgyan,

Generalni direktor i jedan od vlasnika lanca trgovina Provokacija u Moskvi

Na sve moguće načine nagrađujemo i podržavamo naše zaposlenike koji su zainteresirani za povećanje svijesti o brendu. Naši primatelji franšize odlučili su dva puta mjesečno održavati posebne sastanke na kojima zaposlenici iznose svoja razmišljanja i prijedloge za razvoj tvrtke i povećanje prodaje. Autori naj zanimljivi projekti a ideje dobivaju bonus do 15% plaće.

Neke od naših najboljih dizajna majica izvorno su osmislili i predložili zaposlenici. Zahvaljujući našim zaposlenicima, sponzoriranjem kulturnih događanja za mlade povećavamo vidljivost tvrtke.

Upečatljiv primjer: jedan od naših zaposlenika u Tuli ponudio je sudjelovanje u općinskim sportskim natjecanjima i večerima u klubovima. Kreativnost i odlučnost ove djelatnice bila je ključna da se naša reklama pojavi u popularnim gradskim kafićima. U konačnici, prodaja u gradu Tuli se udvostručila. Slično su porasli i prihodi zaposlenika - nekoliko mjeseci kasnije postao je direktor trgovine.

3 komponente uspješnih sastanaka planiranja

1. Informacijska komponenta. Učinite materijal zanimljivim i korisnim za slušatelje. Ako se dosadne informacije ne mogu izbjeći, pokušajte ih prezentirati na neobičan način. Informacije predstavljene na sastanku planiranja trebale bi biti korisne i uzbudljive. Ako želite voditi uspješne sastanke, najbolje je ne dijeliti bljutave i dosadne informacije.
2. Emocionalna komponenta. Fascinantan materijal s lošom dostavom je loš materijal. Sjetite se sveučilišta – druženje na nekim predavanjima bilo je dosadno, studenti su doslovno spavali na satu, dok su na drugima svi željeli doći do dna stvari i raspravljati.
3. Voditelj koji vodi sastanak. Autoritet govornika izravno utječe na asimilaciju informacija. Ako još niste postigli visoke retoričke vještine, poradite više na točkama 1 i 2 prije nego budete domaćin sastanka.

Kako voditi planske sastanke bez otpora zaposlenika

Nije tajna da zaposlenici često imaju negativan stav prema planiranju sastanaka. Vrijedno je razumjeti razloge za ovu percepciju.

Prvo Izvorno podrijetlo ovakvih planskih sastanaka među ljudima povezuje se s vremenom kada sredstva komunikacije nisu dopuštala koordinaciju rada ljudi te je bilo potrebno osobno se okupiti kao cijeli tim i satima raspravljati o važnim radnim temama. Budući da nema drugih načina da se sazna ili razgovara važne točke jednostavno nije bilo, za sastanak se nakupilo hrpu pitanja, komentara i želja vezanih uz posao. Stoga je sastanak morao trajati nekoliko sati.

Drugo, mnoge uredske radnike živcira činjenica da im sastanci za planiranje oduzimaju 1/5 ukupnog radnog vremena. U isto vrijeme, nema toliko toga za raspravljati - šefov govor obično zauzima polovicu cijelog sastanka.

Treći, ako svaki dan održavate sastanak, zaposlenici će ga uskoro tretirati kao događaj "za pokazivanje". Zaposlenici neće davati detaljne i zanimljive informacije o tijeku posla ili bilo kakvim promjenama, jer se one jednostavno ne moraju dogoditi u tako kratkom roku. Glavni ciljevi svake tvrtke su dugoročni planovi, stoga ne biste trebali oduzimati dragocjeno vrijeme zaposlenicima da slušate "stvari su normalne, mi radimo." Samo u kritičnim slučajevima, hitnim situacijama i neodgodivim zadacima postaje potrebno održavati dnevne sastanke.

Kako ispravno voditi sastanak za planiranje odabirom odgovarajućeg formata

1. Informativni sastanak

Takav sastanak planiranja možete održati ponedjeljkom, neka bude tjedni događaj za svaki odjel vaše tvrtke, za svakog voditelja odjela. Svrha ovog sastanka je saznati što je učinjeno u proteklom tjednu, što je postignuto, a što se planira za ovaj tjedan. Menadžeri mogu prenijeti važne informacije podređenima i motivirati ih na produktivan rad. Nemojte odgađati sastanak - najbolje je održati sastanak unutar 30 minuta.

2. Raspodjela zadataka

Ovaj kratki sastanak planiranja najbolje je održati na početku dana. Menadžeri daju upute za taj dan i objašnjavaju ih zaposlenicima. Ako imate pitanja ili važna informacija ne, takav planski sastanak zaposlenicima neće oduzeti puno radnog vremena.

3. Planiranje sastanka

Takav planski sastanak trebao bi se održati nakon što su svi zaposlenici unaprijed obaviješteni pisanim ili elektroničkim putem. Neka se pripreme za temu, odrede vrijeme sastanka i tajnika sastanka. Također pošaljite zaključke i rezultate sa sastanka svima koji su bili prisutni ili su očekivali da budu na sastanku planiranja. Važno je napomenuti da se takav sastanak planiranja ne bi trebao održavati predugo. Ako se to ne može izbjeći, svakako organizirajte time-out za odmor ili međuobroke.

4. Sastanak kreativnog planiranja

Ako ovoga puta nemate što ponuditi timu, dobra opcija održat će planski sastanak u nestandardnom formatu. Ovo bi moglo biti natjecanje najbolja ideja ili mozganje.

5. Planiranje sastanka za rješavanje sukoba

Ne zaboravite na ljudski faktor i moguće nesporazume unutar tima.

Ispravna pozicija šefa je identificirati i riješiti takav problem. Bilo bi prikladnije nego ikad održati sastanak u tu svrhu. Morate svakoj osobi dati priliku da objasni svoje stajalište i kaže im čime točno nije zadovoljna. Format takvog sastanka ne bi trebao biti strog; neka ljudi razgovaraju ili raspravljaju, obrazlažući svoja mišljenja. Nakon što zajedno identificirate izazove, morate ih nadvladati. Ne morate to preuzeti sami; stručnjaci za ljudske resurse i viši menadžeri će vam pomoći.

Morate održati sastanak odabirom zanimljiva tema za sve - tako da svi žele govoriti, a vi imate priliku regulirati razgovor i korigirati njegov smjer.

Sažmite sastanak, prikupite što su sudionici rekli i podijelite rezultate s njima.

Nema potrebe upozoravati kolege od samog početka da se planski sastanak održava zbog sukoba koji je nastao. Izuzetak su posebni sastanci organizirani isključivo radi rješavanja takvih situacija.

Kako povećati prednosti planiranja sastanaka

Loše organizirana planiranja, sastanci i sastanci su apsolutno beskorisni, pa čak i štetni. Jer sami po sebi ne stvaraju dodanu vrijednost, ali se na njih može potrošiti ogromna količina vremena.

U časopisu Commercial Director saznajte pravila za organiziranje učinkovitih planskih sastanaka koji će unaprijediti radni proces uz minimalno utrošeno vrijeme.

Kako svakodnevno održavati sastanke za planiranje: algoritam korak po korak

Korak 1. Odredite ciljeve događaja jutarnji sastanak za planiranje

Svaka organizacija mora prezentirati i planirati rezultate svog rada. Na temelju svojih ciljeva morate sastaviti korak po korak plan za njihovu provedbu.

Odaberite ciljeve s popisa koji su prikladni za vaše poslovanje:

• Postaviti ciljeve

Glavni razlog za održavanje timskih sastanaka je planiranje zadataka. Dnevni plan zaposlenika ne bi trebao sadržavati više od 3 zadatka i 1 fokus. U idealnom slučaju, svaki zaposlenik sam postavlja zadatke i fokuse za taj dan i o tome izvještava upravitelja.

Za postavljanje realnih i ostvarivih ciljeva koristite. Najbolje je planirati svoj rad pomoću određenih brojeva. Vizualizirajte informacije: bolje je događaj održati u prostoriji s projektorom ili pločom na koju zapisujete glavne zadatke. Označite fokus dana markerom i naglasite ga tijekom razgovora.

Najbolje je da svaki zaposlenik zapiše svoj plan.

• Povratne informacije od zaposlenika

Vrlo često zaposlenici, suočeni s problemom ili neshvatljivom situacijom, to ne prijave svom šefu. Obično se o tome raspravlja među kolegama i smatra se da nije vrijedno izvještavanja uprave. Potrebno je uspostaviti stalni kontakt s podređenima. Zaposlenici bi se trebali naviknuti da svom rukovoditelju govore ono što ih brine i brine u procesu obavljanja njihovih dužnosti.

U tom slučaju, menadžer mora održati odvojene sastanke kako bi saslušao svaki problem i na njega primjereno odgovorio, čak i ako smatra da situacija nije vrijedna toga posebna pažnja. Također, tražite korijen problema, a ne krivca. Odredite određenu osobu odgovornu za rješavanje problema i odredite jasan rok za to.

• Prijenos iskustva i obuka

Budite prvi za riječ – recite kolegama kako biste sami izvršili postavljeni zadatak. Pokrenite raspravu, pitajte zaposlenike kako bolje i plodonosnije obaviti ovaj ili onaj posao. Možete održati sastanak za planiranje u obliku igre ili uzeti poslovni slučaj tako da svi mogu sudjelovati u raspravi.

Možete provoditi obuku: ispričati ili ponoviti skripte, tipične odgovore, pogodnosti proizvoda, promocije poduzeća i slično s kolegama. Uključite cijeli tim u ovaj proces.

Ne ponavljajte se, naučite svoje zaposlenike svaki dan nečemu novom, razvijajte ih!

• Pojačani timski duh

Govorite o tvrtki kao o uskom timu - koristite riječi "mi", "naš tim" u svom govoru.

Izvijestite nešto novo i zanimljivo tijekom prošlog dana: što se dogodilo jučer, vijesti o tvrtki, njezine uspjehe (čak i male). Samo zato što imate interni e-mail bilten ne znači da ga svi čitaju. Stoga se o najzanimljivijim i najvažnijim stvarima može ponovno reći na sastanku za planiranje. Ako informacija nije posve pozitivna, zaposlenici će imati priliku razgovarati o planu djelovanja.

Zapamtite važne datume za zaposlenike, razgovarajte o njima (rođendani samih zaposlenika, članova njihovih obitelji, djece, važan događaj za tvrtku i sl.).

• Motivacija tima

Možete održati sastanak kako biste tim napunili pozitivnošću za nadolazeći dan. Da biste to učinili potrebno vam je:

• Pohvalite jednog od zaposlenika (najbolji u prodaji, dobra kvaliteta, zahvalnost klijenta, rješenje teška situacija itd.).
• Prilikom dodjele zadataka objasnite kako će posao pozitivno utjecati na opće ciljeve tvrtke. Neka svaki zaposlenik zna da je važan.
• Koristite motivacijske riječi i fraze: “Učinimo to!”, “Pokaži što možeš!” i tako dalje.
• Pokažite da vjerujete u svakog zaposlenika, često izgovarajte fraze kao što su “Mi možemo”, “Uspjet ćemo”, “Ja sam siguran” itd.

Važno pravilo za vođenje učinkovitih sastanaka je razgovarati samo o pozitivnim stvarima, ne koriti nikoga na planiranom sastanku i ne grditi tim. Ujutro treba razgovarati samo o pozitivnim stvarima!

Obavezno koristite sve gore navedene ciljeve, ali ne moraju svi imati sastanke odjednom.

Korak 2. Sastaviti propise

Nakon što odaberete ciljeve jutarnjeg sastanka, morate odlučiti kako ćete ga provesti. Propisi se mogu isprintati i objesiti u uredu u kojem se održava planski sastanak.

Odlučite koliko dugo namjeravate održavati sastanak i zapišite to u pravila. Petnaest minuta je dovoljno za učinkovit sastanak. Osim toga, napravite konkretan plan: o čemu ćete razgovarati na sastanku. Da biste to učinili potrebno vam je:

Sastanak planiranja trebao bi biti obavljen u pozitivnoj noti. Pozdravite tim, odajte priznanje nekome od zaposlenika za obavljeni posao i uspjehe proteklog dana. Na kraju sastanka možete čestitati timu, poželjeti im ugodan dan ili ih motivirati na produktivan rad.

Na početku sastanka za planiranje izvijestite o tome što ste postigli proteklog dana. Postavite nove zadatke na temelju onoga što ste učinili. Nakon toga možete provesti trening ili započeti ponavljanje.

Dobijte reakciju tima, komunicirajte s njima na kraju sastanka kako ne biste produžili događaj. Ako je tema za razgovor preteška i zahtijeva više od dvije minute, odnesite je na zaseban sastanak ili je dodijelite određenom zaposleniku.

Korak 3. Priprema za sastanak planiranja

Da biste pravilno i kompetentno proveli sastanak za planiranje, trebali biste se unaprijed pripremiti za njega. Bolje je navečer se pripremiti za jutarnji sastanak i obavezno sve zapisati.

Dnevni ciljevi trebali bi biti usklađeni s dugoročnim ciljevima i uzeti u obzir izazove prethodnog dana. Za svaku stavku zasebno napišite o čemu ćete razgovarati: pozitivne vijesti, problemi, nedavni događaji, trening.

Korak 4. Održite sastanak za planiranje

Počnite održavati sastanak koristeći svoj plan. Pozdrav ekipi. Pratite vrijeme kako sastanak ne bi trajao duže od 15 minuta.

Tijekom sastanka promatrajte reakciju zaposlenika na svaku fazu planskog sastanka. Na taj način možete odrediti što je timu bilo zanimljivo, a što nije. Ako zaposlenici nisu zainteresirani za neke informacije, razmislite možete li ih ukloniti iz plana ili promijeniti način na koji su prezentirani.

Koliko ste učinkovito proveli planski sastanak možete shvatiti gledajući kvalitetu rada zaposlenika i razinu prodaje. Ako se produktivnost povećala, tada je sastanak planiranja organiziran ispravno.

Mišljenje stručnjaka

Kako provesti nestandardni jutarnji sastanak za planiranje

Dmitrij Grišin,

Predsjednik Upravnog odbora i jedan od osnivača Mail.Ru Group u Moskvi

Za nas je održavanje sastanaka neobičnog formata uobičajena stvar. Svaki od njih traje manje od pola sata. Planski sastanci otvoreni su za sve; mogu sudjelovati svi zaposlenici, a ne samo oni koji su izravno povezani s temom planskog sastanka. Govorimo stojeći kako bismo se donekle odmaknuli od uobičajenog formata rada na radnom mjestu.

Pronađite što više kreativne ideje rješavanje nastalih problema, čak i onih koji se čine potpuno nerealnim, glavni je cilj s kojim smo krenuli u održavanje ovakvih planskih sastanaka. Prijedlozi se kritiziraju strogo do točke, bez emocija, govoreći samo o tehničkoj strani problema.

Sve što tim predloži upisuje se u posebnu bazu podataka. Održavanje događaja ovog formata znači dati zaposlenicima priliku da čuju jedni druge i da se ne zakače za beznačajan problem. Svi se osjećaju uključeni u zajednički cilj, važan za tvrtku, a to kao ništa drugo daje poticaj za rad.

Kako ispravno voditi planski sastanak u odjelu

Svatko od nas razumije koliko voditelji odjela moraju učiniti. Uz redovan posao preuzimaju rješavanje problema i opća organizacija cijeli odjel. Učinkovitost šefa ovisi o tome koje metode upravljanja i alate koristi. Isplati li se u ovom slučaju trošiti vrijeme i održavati sastanke?

Sve ovisi o menadžerovom pristupu pitanju planiranja sastanaka. U jednom slučaju šefovi sastancima planiranja pristupaju vrlo formalno, čak i ako pravila tvrtke nalažu da se takvi sastanci moraju održati. Takav vođa vjeruje da je glavna stvar više truda, manje sastanaka. Ostali voditelji odjela samoinicijativno se odlučuju na održavanje sastanaka jer znaju koliko je takav alat učinkovit za poboljšanje kvalitete rada tima.

Ako mentor cijelog odjela vjeruje da se sastanci moraju održavati samo zato što "moraju", tada ne bi trebao gubiti vrijeme na planiranje sastanaka. Sva događanja organizirana samo za predstavu imaju samo negativan utjecaj na rad. Na temelju samog imena, planski sastanak je kompetentno planiranje akcija za postizanje velikih ciljeva tvrtke.

Na temelju Demingovog ciklusa, sastanak za planiranje je periodični pregled(Provjeriti) rad tima kako bi promijenili ili preusmjerili kretanje (Akt), ako je potrebno.

Koliko često održavati sastanke za planiranje u odjelu? Dnevni sastanci u odjelu potrebni su samo novim ili neiskusnim zaposlenicima koji se ne mogu snaći bez stalnog nadzora i savjeta nadređenih. Za kohezivniji i iskusniji tim, sastanci se trebaju održavati jednom tjedno, na isti dan, otprilike isto po vremenu i strukturi planskog sastanka. To je potrebno u svrhu discipline.

Najčešće menadžer odbija održati planski sastanak jer to smatra gubitkom vremena. Interakcija s timom pretvara se u kratki monolog bez povratne informacije od zaposlenika. Ovakvim pristupom gubi se većina funkcija, osim možda informativne i djelomice disciplinske.

Za svakog menadžera, interakcija sa grupom mnogo je teža nego interakcija sa svakim zaposlenikom pojedinačno. Upravljanje cijelim timom odjednom vještina je iskusnog i dobrog šefa. Takav voditelj zna pravilno voditi sastanak za planiranje: brzo i konkretno, dok prima "povratak" od grupe, razgovara s njima o nekom pitanju i na temelju toga regulira rad odjela. Najbolje je zadržati sastanak od pola sata (+- 15 minuta). Osoba je fiziološki programirana upravo s takvim vremenom za najveću koncentraciju pažnje.

Uvođenje novog događaja - planskog sastanka - zahtijevat će neko vrijeme. Često ćete morati održati više od jednog sastanka kako bi takav alat proradio. Ako voditelj odjela počne slušati povratne informacije tima, dobit će puno nove informacije, što nitko prije nije izrazio. Ali sad se ukazala šansa – pitao je sam voditelj! Bit će potrebno odrediti pojedine uloge zaposlenika i njihovu svrhu u radu cijele grupe, prevladati primjedbe i argumentirati svoj stav na najbolji mogući način. Često menadžeri ne dovrše implementaciju novog alata i, budući da su na nekoliko koraka od idealnog rezultata, vraćaju se na manje učinkovito upravljanje, odnosno voditi razgovore zasebno sa svakim zaposlenikom.

10 pravila za vođenje jutarnjeg sastanka u odjelu prodaje

Voditelji prodaje često dobro obavljaju svoju glavnu odgovornost, razgovarati s ljudima i prodavati proizvode, ali u isto vrijeme uopće nisu sposobni djelovati prema planu, analizirati obavljeni posao i raditi dosljedno. Ako je menadžer već primio mnogo narudžbi za ovaj mjesec, on prestaje raditi tako aktivno, obavlja manje hladnih poziva i ne bavi se pasivnim klijentima.

Uočivši takvu tendenciju, voditelj može o tome obavijestiti voditelja na planskom sastanku, navodeći da je njegovo bježanje od posla uočeno i da se prati. Naravno, menadžeri će tražiti izliku da ne sudjeluju na sastanku, uz obrazloženje da su zauzeti. Sastanak se može održati u svrhu administrativnog upravljanja, kada voditelj može utjecati na rad i poboljšati ga ako primijeti pad ili hitnost.

Kako biste što učinkovitije proveli sastanak za planiranje, morate ih se pridržavati pravila:

Pravilo 1. Učestalost

Jutarnje sastanke treba održavati svaki dan u isto vrijeme, bez obzira na vaše raspoloženje. S vremenom će planski sastanak postati navika i služit će kao signal menadžerima da počnu raditi. Bilo je slučajeva kada je izostanak sastanka ili njegova loša organizacija pokvarila uobičajenu rutinu dana menadžera i oduzela dobro raspoloženje i želju za radom.

Na jutarnjem sastanku planiranja, menadžeri se moraju potpuno osvijestiti, probuditi i shvatiti - vrijeme je za početak rada!

Pravilo 2. Disciplina

3 ključa za učinkovit sastanak planiranja su održavanje sastanaka s preciznom strukturom, specifičnim ciljevima iu isto vrijeme. Ako se poštuju pravila, planski sastanak pozitivno utječe na rad menadžera, odstupanje od njih, naprotiv, šteti radu.

Sastanak se mora održati u isto vrijeme. Zaposlenici moraju doći u ured ranije i ne smiju kasniti. Morate se pripremiti za posao prije i za vrijeme sastanka kako biste odmah mogli početi s radom nakon završetka sastanka. Svaki menadžer trebao bi se unaprijed pripremiti za sastanak za planiranje, postaviti ciljeve za dan i izračunati sve pokazatelje, kako ne bi oduzimao vrijeme cijelom timu tijekom sastanka i kako se ne bi ometao.

Ako se odlučite za sastanak temeljen na igrici, odvojite približno 45 minuta za to. To je više nego za običan sastanak, ali je vrlo učinkovito za rad tima i financijsku uspješnost tvrtke.

Pravilo 3. Energija

Jutarnji sastanak stvara raspoloženje zaposlenika za cijeli dan.

Ako održite dosadan i nezanimljiv planski sastanak, tada neće biti pozitivnog učinka od posla tog dana. Pružite informacije jasno i zanimljivo, nemojte dopustiti timu da skreće s teme ili pitati o stvarima koje se ne odnose na cjelokupni rad tima.

Na planskom sastanku trebate razgovarati samo o onome što se odnosi na sve zaposlenike. Takav događaj je zajednički napor, a ne samo vrijeme za sjedenje.

Pravilo 4. Stalno obučavajte svoje menadžere

Svaki put na kraju radnog dana saznajte od menadžera kako je posao tekao - koje su se poteškoće pojavile, koje prigovore klijenata nije bilo moguće prevladati. Sažmite informacije kako biste mogli provesti dio jutarnjeg sastanka za planiranje rješavajući situaciju s timom.

Najprije neka upravitelj sam opiše problem koji je nastao. Nakon toga ukratko pregledajte teoriju o temi, kao što je odjeljak s argumentacijom. Nakon toga, mozgajte tijekom igre: menadžer koji se suočava sa složenošću preuzet će ulogu klijenta, a ostali njegovi podređeni ponuditi opcije za rješavanje problema.

Rasprava se mora voditi na način da svaki zaposlenik sudjeluje u pronalaženju rješenja. Ne trebate si svaki put objašnjavati kako se nositi s nekom poteškoćom, pustite tim da sam nađe izlaz kroz međusobnu interakciju.

Ovakav pristup uz svakodnevnu obuku omogućit će menadžerima da se stalno usavršavaju i da se ne boje suočiti s problemom.

Pravilo 5. Stalno nadzirati planirano

Pravilo je vrlo jasno iz naziva. Ako prestanete pratiti rad menadžera, nećete vidjeti učinkovit rad.

Pravilo 6. Motivacija tima

Kada vodite sastanak planiranja, izvijestite ne samo o ukupnim rezultatima za prethodni dan, već također istaknite menadžere s najboljim i najlošijim učinkom. To neće negativno utjecati na rad zaposlenika, već će samo dati poticaj da jednako dobro rade ili poboljšaju ako jučer nešto nije bilo u redu.

Važno je napomenuti ne samo kvantitativne pokazatelje, već i kvalitetu rada. Pohvalite menadžere koji su bolje komunicirali s klijentom od ostalih. Možete sami slušati razgovore zaposlenika ili kontaktirati odjel kontrole kvalitete za izvješće.

Pravilo 7. Specifičnost u planovima

Kada planira svoj dan na jutarnjem sastanku, menadžer mora odlučiti koju će prodaju prodavati, s kim će se sastati i kakvu će isplatu primiti. Potrebno je naviknuti se voditi događaj na način da menadžeri uvijek daju te podatke u određenim brojevima i nazivima organizacija. Neka upravitelj jasno imenuje tvrtke koje će nazvati i posjetiti, čak i ako za danas nema planirane konkretne odgovore klijenata.

Osim toga, dnevni plan trebao bi biti dio mjesečnog cilja. Drugim riječima, ako je plan prodaje za mjesec 500.000 rubalja, tada prodavač ne može planirati primati 15.000 dnevno, jer takav tempo neće dovesti do završetka dugoročnog zadatka.

Imperativ je boriti se protiv primjedbi vlastitih zaposlenika koji si ne žele postaviti visoke ljestvice, pozivajući se na praznovjerje ili jednostavno nezadovoljstvo. Obučite zaposlenike da postavljaju ambiciozne ciljeve.

Ne zaboravite da plan mora biti stvaran i izvediv, a ne samo izgovoren. Menadžer mora shvatiti da je zadatak postavljen za dan stvaran i nastojati ga provesti.

Pravilo 8. Provjerite spremnost cijele ekipe

Prije slanja svojih podređenih na njihova mjesta, provjerite njihovu spremnost. Riječ je o kako o vanjskim resursima (prezentacijski materijali, posjetnice, telefonske baze podataka itd.), tako io onim unutarnjim, “ljudskim” – jesu li svi dobro raspoloženi ili treba na nekome posebno raditi kako bi ga motivirali za produktivne aktivnosti .

Pravilo 9. Snažan poziv na akciju na kraju sastanka za planiranje

Da biste završili sastanak planiranja, osmislite svijetlu motivirajuću frazu koja će poslužiti kao signal za početak rada - na primjer, "Na posao!", "Naprijed!" itd.

Ova će fraza poslužiti kao sidro koje će dodatno energizirati tim.

Pravilo 10. Vizualizacija

Za što učinkovitije provođenje planera, nužno je napraviti ploču na kojoj će biti priloženi rezultati sastanka i ocjena, kako bi zaposlenici mogli vidjeti njihova ukupna postignuća, njihov pokazatelj i koliko su blizu ispunjenju mjesečnog plana.

Kako voditi sastanak za planiranje svaki tjedan

Ako želite učinkovito provesti svoj sastanak za planiranje, morate razmisliti dva uvjeta. Prije svega, vrijeme predviđeno za sastanak nije dugo, oko pola sata. Drugi su bilješke tijekom sastanka planiranja. Ciljevi koje lideri izgovaraju moraju biti zapisani.

Tjedni sastanak za planiranje sastoji se od četiri faze:

Faza 1. Najava ciljeva poduzeća

Najbolji način za održavanje tjednog sastanka je započeti ponavljanjem glavnog ili dugoročnog cilja tvrtke. Na primjer, "Uspješna tvrtka s velikim tržištem." Nakon toga, imenujte zadatak za kraće razdoblje - nešto poput "Povećajte prihod organizacije za ovu godinu za 3 puta."

Faza 2. Voditelji odjela jedan po jedan govore što su radili prošli tjedan za postizanje cilja

Potrebno je održati planski sastanak kako bi se od menadžera dobile konkretne informacije o obavljenom poslu. Ne biste trebali dopustiti općenite fraze ili neinformativne govore, poput "Uspjeli smo povećati učinkovitost odjela za 10%." U takvom slučaju vrijedi se ispravno zapitati koje su mjere poduzete.

Ako voditelj odjela nastavi davati općenite informacije, voditelj sastanka bi ga trebao prekinuti i izravno upitati ima li informacija vrijednih rasprave na sastanku. Ako nije, trebate nastaviti sastanak, prepuštajući riječ drugom odjelu.

Ako održavate sastanke ovog formata, možete jasno vidjeti rezultate rada svakog odjela tvrtke. Osim toga, na ovaj način postaje jasno tko se od čelnika trudi za dobrobit organizacije, a tko se samo pretvara.

Faza 3. Postavlja se cilj za sljedeći tjedan za cijelu tvrtku i voditeljapostižepristanak sudionika u tu svrhu

Dajte svakom menadžeru priliku da kaže što će njegov odjel raditi ovaj tjedan, kako će izvršiti plan. Zapišite svoje planirane zadatke u dnevnik.

Osim toga, voditelji odjela imat će priliku komunicirati jedni s drugima: zatražiti od drugog odjela da učini nešto ako su potrebni zajednički napori. Nakon razgovora, takve ciljeve također treba zapisati u dnevnik.

Korak 4: Voditelj sastanka pita jesu li spremni zaista postići svoj cilj ovaj tjedan i najavljuje početak.

Ovaj oblik sastanka za planiranje pomaže u postizanju najpozitivnijih rezultata. Voditelji odjela počinju marljivo raditi i postizati visoke rezultate u svom odjelu ili oslobađaju radna mjesta za vrjednije kadrove. Uz pomoć takvih sastanaka možete razumjeti tko od vaših kolega daje sve od sebe, a tko se samo pojavljuje.

Mišljenje stručnjaka

Najbolja opcija za održavanje tjednih sastanaka za planiranje je višerazinsko

Vladimir Kiselev,

Generalni direktor, partner JSC "SHERP Company" u Moskvi

Tjedni planski sastanci obvezni su događaji za svaku tvrtku na kojima se sagledavaju i raspravlja o rezultatima rada te postavljaju ciljevi za sljedeći tjedan. Najbolje je održavati sastanke na svakoj razini. Prvo se savjetuju voditelji odjela i generalni direktor, a nakon toga se održavaju planski sastanci u svakom odjelu s neposredno nadređenim. Na sekundarnim sastancima menadžeri također mogu objaviti informacije koje se odnose na cijelu tvrtku i svakog zaposlenika.

Važno je provesti planski sastanak ne samo u strogom okviru navedene teme, već i dati zaposlenicima priliku da saznaju informacije od interesa i razgovaraju o radnim pitanjima. Uloga takvih sastanaka je vrlo velika: tako tim saznaje o novim ciljevima, promjenama u planu ili drugim novostima. CEO bi trebao održavati sastanke sa zaposlenicima koji ne sudjeluju u tjednim planskim sastancima jednom mjesečno ili kvartalno.

Kako voditi sastanke za planiranje koristeći kreativan pristup

1. Odaberite neobično mjesto

Sastanci se mogu održavati ne samo u uredu. traži lijepo mjesto u vašem gradu, nasipu, pješačkoj ulici ili kafiću. Glavna stvar je da možete brzo doći od i do posla.

Mjesto koje će se svidjeti kolegama: kafić, nasip, park. Jedino upozorenje je da mjesto treba biti smješteno blizu ureda kako bi svi mogli brzo stići.

2. Zakažite nestandardno vrijeme

Pokušajte održavati sastanke ne ujutro, već, na primjer, za ručak (samo nemojte ostaviti tim bez hrane) ili 30 minuta prije kraja radnog dana (ovo ubrzava tempo rada!).

3. Korišteni materijali

Dajte pribor ne svim sudionicima, već set papira i olovku za 2-3 osobe. Ovako će sami odlučiti tko će što napisati.

4. Oduzmite svima telefone prije početka sastanka.

Dobro rješenje je voditi sastanak bez ometanja. U početku će to izazvati nelagodu i zbunjenost, ali će onda značajno povećati koncentraciju i uključenost sudionika u rješavanje problema.

5. Promijenite format događaja

Sastanak planiranja možete voditi telefonom ili Skypeom kako biste diverzificirali uobičajeni ritam, kada su svi navikli sjediti u sobi za sastanke.

Mišljenje stručnjaka

Može li planski sastanak uz cigare, nargilu i viski biti učinkovit?

Nikolaj Novoselov,

direktor tvrtke ArtNauka, Moskva

Na temelju osobnog iskustva mogu reći da povećanje broja planskih sastanaka negativno utječe na produktivnost poduzeća. Pokušali smo održati “uredski tihi dan” i uvjerili smo se da ovaj pristup daje bolje rezultate od samog sastanka za planiranje. Nažalost, ova metoda nam nije u potpunosti prikladna; ne možemo provesti dan bez sastanaka svaki tjedan, budući da radimo u prostoru za događanja.

Zaposlenici bi više uživali sudjelovati u planiranju sastanaka kada bi sastanke održavali uz cigaru i ispijanje viskija. U takvoj, gotovo neformalnoj atmosferi, kolege mogu puno više reći i iskreno izraziti svoje mišljenje. Nisam se bojao da će se u timu pojaviti bliskost ako se održe takvi planski sastanci. Odnosi među zaposlenicima nisu se promijenili, ljudi su se jednostavno počeli osjećati opuštenije, izražavati svoje mišljenje o situaciji i davati praktične savjete.

Kako voditi planske sastanke koristeći iskustva uspješnih tvrtki

Kompetentno vođenje sastanaka s timom ne znači uvijek organiziranje planiranih sastanaka uobičajenog formata, kada se svi okupe i sjede na stolicama. U modernim tvrtkama u kojima se ljudi brzo ukorijenjuju nestandardne metode, sve više pokušavaju održavati sastanke stojeći. Sastanci "na nogama" pomažu vam da se riješite praznih, otegnutih razgovora i čujete samo najvažnije informacije.

Atomic Object, tvrtka za razvoj softvera, odavno je odlučila održavati sastanke na nogama. Zahvaljujući ovom kreativnom formatu, menadžment postiže maksimalne rezultate: odsustvo nepotrebnog obrazloženja, jasno postavljena pitanja i točni odgovori. Praksa pokazuje da sastanci koji se održavaju stojeći ne traju više od 7 minuta - tim planira dan, sluša upute i odmah počinje s radom. Ako provodite planske sastanke ovog tipa, zaposlenici se neće imati prilike opustiti, te će morati aktivnije djelovati i govoriti.

The Wall Street Journal izvještava da je čak i tijekom Prvog svjetskog rata bilo uobičajeno održavati kratke sastanke za planiranje, jer je sporost bila neprihvatljiva. Kasnije je ovaj format prešao u poslovanje, u kojem se ukazala potreba za ubrzanjem interakcije i razmjene informacija.

Dobrobiti novog formata sastanka znanstveno su dokazane. Istraživač Alain Bluedorn sa Sveučilišta Missouri otkrio je da održavanje sastanka stojeći znači oduzeti manje vremena zaposlenicima, ali postići, ako ne bolje, onda apsolutno slične rezultate u odnosu na obične sastanke.

Prema rezultatima ankete VersionOne, provedenom 2011. godine, oko 80% od 6000 ispitanih zaposlenika potvrdilo je da je uobičajeno da njihove tvrtke svaki dan održavaju kratke sastanke za planiranje.

Osim planiranja sastanaka "na nogama", zapadne tvrtke osmislile su i druge inovacije za učinkovitiji rad.

Na primjer, u tvrtki Facebook odlučio je održati kratke sastanke za planiranje 15 minuta prije stanke, čime je početno odredio trajanje sastanka. Zaposlenici tvrde da ova metoda daje dobre rezultate: ljudi govore kratko i samo o temi.

Ako je potrebno boriti se protiv discipline u tvrtki, smanjiti broj kašnjenja, potrebno je održavati kratke sastanke. Osobe koje kasne bolje je ne pozivati ​​na raspravu jer će, ne znajući neke informacije, ometati sastanak i odugovlačiti vrijeme postavljanjem nepotrebnih pitanja.

U društvu AdobeSustavi Odlučili smo održati sastanke za planiranje i u isto vrijeme riješiti kašnjenja. Predvidjeli su čak i kazne za one koji dođu u krivo vrijeme. Vrijeme izgubljeno krivnjom zakašnjelih izjednačeno je s vremenom koje se moglo potrošiti na razvoj programa. Dakle, kazna za svako kašnjenje iznosi 1 USD.

Društvo Steelcase izmislio vlastitu posebnost– znak za početak sastanka je skladba Elvisa Presleya “A Little Less Conversation” ili “Less Chat”.

Ako zaposlenici organizacije nemaju vremena za održavanje ne samo redovnog, već i kratkog sastanka, možete održati sastanak pomoću komunikacijskih alata. U takvim slučajevima možete odabrati komunikaciju putem chata ili putem e-pošta tvrtka za prenošenje osnovnih potrebnih informacija kolegama. U isto vrijeme, održavanje sastanaka "na nogama" još uvijek je učinkovitije od bilo kojeg drugog planiranja sastanaka.

Podaci o stručnjacima

Hasmik Gevorgyan, generalni direktor i suvlasnik lanca trgovina Provokatsiya, Moskva. Provocation-Production LLC. Područje djelovanja: proizvodnja i prodaja odjeće i asesoara s provokativnim printom. Područje: sjedište – u Moskvi; proizvodnja - u Tveru; prodajna mjesta i trgovine - u više od 100 gradova Rusije, Bjelorusije, Ukrajine i Kazahstana. Broj zaposlenih: 55 (u matičnoj tvrtki).

Dmitrij Grišin, predsjednik Upravnog odbora i suosnivač Mail.Ru Group, Moskva. Dmitry Grishin je na čelu upravnog odbora od ožujka 2012. Godine 2005. postao je jedan od suosnivača Mail.Ru Group, gdje je od studenog 2010. do listopada 2016. bio izvršni direktor tvrtke (Rusija). Dmitrij radi u Mail.Ru od 2000.; 2001. imenovan je tehnički direktor tvrtke, od 2003. do 2010. obnašao je dužnost predsjednika uprave. Diplomirao je na Fakultetu robotike i integrirane automatizacije Moskovskog državnog tehničkog sveučilišta. N. E. Bauman. Godine 2012. osnovao je GrishinRobotics, tvrtku rizičnog kapitala za ulaganje u potrošačku robotiku diljem svijeta.

Vladimir Kiselev, generalni direktor, partner JSC "SHERP Company", Moskva. Vladimir Kiselev - generalni direktor i stariji partner konzultantske tvrtke "SHERP Company" od 2000. U području upravljanja osobljem radi od 1996. godine, a od 1998. godine vodi službu za upravljanje osobljem velikog diverzificiranog holdinga. CJSC "SHERP Company" postoji od 2000. godine, bavi se formiranjem visoko učinkovitih menadžerskih timova i razvojem poslovanja klijenata, koristeći inovativnu vlastitu tehnologiju.

Nikolaj Novoselov, direktor tvrtke ArtNauka, Moskva. IP Novoselova T.A. (ArtNauka). Djelokrug djelovanja: održavanje predstava, team buildinga i prezentacija temeljenih na znanstvenim eksperimentima. Teritorij: sjedište u Moskvi, osam predstavništava u Rusiji. Broj djelatnika: 10. Godišnji broj emisija: 340.

Organizirajte i provedite sastanak za planiranje što je učinkovitije moguće.

Pronaći rješenje problema iznesenog za raspravu ili odrediti smjer razvoja situacije u konstruktivnom smjeru.

Zanimljivo je održati sastanak planiranja tako da sudionici nemaju vremena za zijevanje i da se ne osjećaju kao da su izgubili vrijeme.

Plan akcije

1. Upoznajte se s predloženim načinom organiziranja planskog sastanka.

2. Pripremite se, pripremite se potrebne materijale i pozvati sudionike.

3. Održite sastanak za planiranje.

4. Sažeti rezultate planskog sastanka i upoznati sve sudionike s njima.

Kako organizirati sastanak za planiranje

Prvi, ono što je potrebno za održavanje sastanka za planiranje je pitanje ili tema sastanka za planiranje. Koji problem na poslu želite riješiti? Kakav će pozitivan učinak za rad organizacije imati sastanak za planiranje. Unaprijed upoznajte svoje sudionike planskog sastanka s ovim problemom. Na taj ćete način uštedjeti vrijeme tijekom sastanka za planiranje, a sudionici rasprave možda će već doći zanimljive ideje u vezi s vašim pitanjem.

Drugi– to su ljudi koji će sudjelovati na sastanku planiranja. Stručnjaci kojeg profila i koja razina menadžera, odnosno djelatnika linije su vam potrebni da biste pronašli odgovor na postavljeno pitanje?

Treći– mjesto održavanja sastanka za planiranje. Važno je da je ovo odvojena soba ili čak posebne sobe za sastanke. Tamo gdje će biti dovoljno mjesta za sve, vanjski ljudi (zaposlenici koji ne sudjeluju na sastanku planiranja) neće vas moći ometati i telefoni neće zvoniti.

Četvrta– vrijeme održavanja sastanka za planiranje. Poželjno je da bude prikladno za sve sudionike ili trajno. Na primjer, dnevni sastanci za planiranje održavaju se svaki dan točno u 8:30. U svakom slučaju, pri odabiru vremena za planski sastanak morat ćete se usredotočiti na njegove najvažnije sudionike. I propisati ga unaprijed, nekoliko sati, ili točnije, dana.

Peti– pravila za planski sastanak. Važno je ne samo započeti sastanak planiranja na vrijeme, već ga i završiti na vrijeme. Unaprijed odredite redoslijed kojim će se pitanja raspravljati i vrijeme dodijeljeno svakom sudioniku. Ograničite ga, tako će izvješća biti sažetija i što informativnija. Na primjer, jedan govor ne traje više od 10 minuta.

Šesti- improvizirani materijali. Potreban minimum su olovke za sve sudionike i papir. Pobrinite se za to sami, unaprijed, kako ne biste morali gubiti vrijeme na rasprave tražeći što i o čemu pisati. Možda će vam također trebati: flip chart, projektor, platno, laptop, printer. Sva oprema mora biti pripremljena i testirana unaprijed.

Sedmi– voditelj planskog sastanka ili tajnik koji će bilježiti tijek i rezultate rasprave o vašem pitanju.

Formati planiranja sastanaka

1. Sažetak, informativni sastanak za planiranje.

Takvi sastanci za planiranje mogu se održavati jednom tjedno na početku tjedna za voditelje svih odjela vaše organizacije.

Zašto su takvi sastanci za planiranje potrebni?

2. Sastanak za planiranje - raspodjela tekućih zadataka.

Obično se održava na početku svakog radnog dana. Format je očit - voditelj izdaje zadatke za dan svojim podređenima. Također nema potrebe razvlačiti vrijeme - svi su dobili zadatak i otišli ga izvršiti.

3. Planiranje sastanka za raspravu o postavljenom pitanju.

Unaprijed formulirate svoje pitanje koje je formulirano za vas samog života i trenutne situacije na vašem tržištu. Izrazite svrhu sastanka za planiranje i pošaljite ovu informaciju sudionicima. Zamolite ih da se pripreme (ako je potrebno) za ovo pitanje. Unaprijed odredite pravila i tajnika planskog sastanka. Rezultati sastanka za planiranje šalju se svim sudionicima. Vrijeme za takav sastanak planiranja nije duže od dva sata. Ali postoje situacije kada je potrebno više vremena. U tom slučaju planirajte organizirane pauze od 15-20 minuta za čaj i samo opuštanje. (Pripremite i čaj i slatkiše unaprijed!)

4. Sastanak kreativnog planiranja.

Zahtjevi za rad u coachingu
1) Razvoj resursa kreativnosti za rast (samorazvoj, profesionalni rast, poslovni razvoj)
2) Rješavanje unutarnjih sukoba, prevladavanje kriza korištenjem resursa kreativnosti

2016. godina je vrijeme testiranja snaga kompanija, te je u tom smislu sada, više nego ikad, potrebno svakodnevno držati prst na pulsu svog prodajnog tima. Predstavljam vam nekoliko osnova, nakon kojih će vaš odjel prodaje postati fokusiraniji i učinkovitiji.

U dobrom smislu, tvrtka bi trebala imati 2 sastanka između menadžera i menadžera: prvi je generalni sastanak, na jutarnjem sastanku za planiranje, drugi je individualni, večernji sastanak, tijekom kojeg se menadžer pažljivo udubljuje u rezultate aktivnosti svojih ljudi, analize teške situacije, pruža individualnu motivaciju. Ali danas ćemo posebno govoriti o generalnom jutarnjem sastanku planiranja, koji je neizostavan alat za upravljanje odjelom prodaje i održavanje vaših zaposlenika u dobroj formi.

Ciljevi jutarnjeg sastanka:

1. Rezimirajući jučerašnji dan

2. Planiranje radnog dana

3. Praćenje realnosti ostvarenja mjesečnih planova i izrada plana “B”

4. Osposobljavanje menadžera na konkretni primjeri pomoću poslovne igre

5. Provjera razine energije menadžera i njihovo dodatno punjenje, motivacija

Odnosno, za voditelja odjela prodaje planski sastanak lakmus je test kvalitete njegova rada koji će mu pomoći da pravovremeno reagira na situacije koje obično dovode do neispunjavanja planova, grešaka u komunikaciji s klijentima. , odnosno smjena rukovoditelja.

Dakle, 10 pravila za učinkovit jutarnji sastanak planiranja ROP-a:

1. Periodičnost.

Jutarnji sastanci za planiranje trebali bi se održavati ne samo s vremena na vrijeme, ne kad ste dobro ili loše raspoloženi, već svaki dan, u isto vrijeme. Dobar sastanak planiranja bit će ritual za početak rada, početak aktivnosti za menadžere. U svojoj sam se praksi susreo s brojnim primjerima u kojima je loše vođen ili uopće neodržan planski sastanak pokvario cjelokupnu strukturu menadžerova dana, pokvario raspoloženje i ubio želju za radom.

Tijekom jutarnjeg sastanka za planiranje, menadžeri se konačno moraju probuditi i uhvatiti glavnu ideju: Počnimo!

2. Disciplina

Učinkovit sastanak za planiranje ima jasnu strukturu, ciljeve i vrijeme (to jest, vrijeme dodijeljeno za sastanak za planiranje). Svako odstupanje od strukture demotivira menadžere, ali pridržavanje općih pravila disciplinira i strukturira misli.

Sastanak planiranja trebao bi uvijek započeti i završiti na vrijeme. 15 minuta prije početka planskog sastanka svi moraju biti prisutni u uredu. Sve čajanke su prije sastanka za planiranje. Nakon toga ostaje samo posao.

Menadžeri moraju biti spremni za planski sastanak, znati sve svoje trenutne pokazatelje i svoje planove za dan, a ne brojati brojke na kalkulatoru, oduzimajući vrijeme cijelom timu ili biti ometeni kalkulacijama umjesto da slušaju informacije koje ROP želi prenijeti svima.

Za kvalitetan planski sastanak uz poslovnu igru ​​obično je dovoljno 45 minuta. Ali, vjerujte mi, ovih 45 minuta može uštedjeti puno vremena u budućnosti i donijeti puno veće financijske rezultate.

3. energija

Jutarnji planski sastanak upaljač je za oči zaposlenika.

Ako je planski sastanak dosadan, menadžeri će još više zaspati, a nećete postići željeni učinak. Ne širite informacije, imajte na umu cilj i strukturu, ne dopustite zaposlenicima da lutaju s teme na temu ili postavljaju pitanja koja se odnose samo na jednu stvar.

Važno je upamtiti da su sastanci planiranja timski rad, a ne jutarnja okupljanja. Zadrži svačiju pažnju. Recite samo ono što se tiče svih.

4. Stalno obučavajte svoje menadžere!

Svaki dan na večernjim sastancima od menadžera doznajete kako im je prošao dan, kakve su uspjehe postigli, na koje su poteškoće nailazili, s kojim prigovorima kupaca nisu mogli izaći na kraj. Jutarnji sastanak za planiranje omogućuje vam da najhitnija pitanja iznesete na opću raspravu.

Da biste to učinili, potrebno je da vam voditelj ukratko opiše problem s kojim se jučer nije mogao nositi, zatim brzo ponovite teorijski dio (npr. blok “argumentacija metodom izračuna”), a nakon toga dogovorite poslovnu igru , gdje ulogu klijenta ima menadžer koji se ne snalazi u situaciji. Zatim, uz pomoć kratke sesije brainstorminga, cijeli tim dolazi do opcija za rješenje situacije.

Posebno je važno da svi u timu aktivno sudjeluju u pronalaženju rješenja. Nemojte davati gotove odgovore; najučinkovitiji trening nije teorija voditelja, već pronalaženje ideja kroz interakciju.

Svakodnevna obuka, dodatna obuka i podrška menadžerskim vještinama omogućit će vašim menadžerima da se stalno razvijaju, unapređuju svoje prodajne vještine i ne boje se poteškoća „na terenu“.

5. Konstantno pratiti što se planira

Planiranje bez kontrole je novac u vodu (c) drevna kineska mudrost

Mislim da ovdje nema potrebe posebno objašnjavati. Ako to ne kontrolirate jednom, zatim dva puta, do trećeg puta menadžeri će ili prestati bilo što raditi ili će početi lagati.

6. Motivacija tima

Važno je ne samo identificirati rezultate od jučerašnjeg dana za cijeli tim u cjelini i za svakog pojedinca, već i za najbolje i najgore od prethodnog dana, i ne bojte se demotivirati nikoga ovim - prekratko vrijeme razdoblja se koriste, a menadžeri imaju priliku napredovati svaki dan.

Koristite kao pokazatelje ne samo financijske (koliko je ostvarena prodaja, koliko je novca donijelo) ili pokazatelje aktivnosti (broj poziva, dogovorenih sastanaka i održanih sastanaka), već i kvalitativne pokazatelje (kvaliteta komunikacije između upravitelja i klijenata). Možete sami slušati pozive upravitelja ili koristiti izvješća odjela za kontrolu kvalitete.

7. Specifičnost u planovima

Menadžer ne bi trebao samo govoriti o tome koliko će prodaja danas zaključiti, koliko će uplata prikupiti i koliko će sastanaka održati. Svoje planove mora poduprijeti konkretnim imenima tvrtki. Čak i ako nema odgovora od planiranih klijenata za danas, upravitelj mora reći gdje će dobiti današnji plan, koga će nazvati, kome će ići, ali tvrtke moraju biti imenovane, s jasnim brojkama u novcu i količini .

Također je vrlo važno zapamtiti da dnevni plan menadžera mora zadovoljiti postizanje mjesečnih ciljeva. Ako vaš upravitelj ima mjesečni plan od 1.000.000 rubalja u isplatama, onda ne može planirati prikupljanje 20.000 rubalja svaki dan, jer ovom brzinom jednostavno neće izvršiti plan.

Postavite ambiciozne planove za svoje menadžere. Ako je menadžeru neugodno izraziti ambiciozan plan ili se poziva na svoje praznovjerje ("Neću to reći da se ne ureknem", "Sad ću reći više, a ti ćeš mi pojesti mozak navečer) ”) - ovo treba liječiti, i što prije to bolje. Obučite menadžere da visoke planove, njeguju svoje unutarnje "granice".

Također, menadžer mora vjerovati u vlastite brojke, ne pričati “iz vedra neba” jer mora, već jasno shvatiti da je ono što je rekao stvarno izvedivo i da zna kako na to utjecati.

8. Provjerite spremnost cijele ekipe

Prije nego što novog dana otpustite svoje prodavače, provjerite imaju li sve resurse – i vanjske (dostupnost prezentacijskih materijala, posjetnica, baza podataka za telefoniranje itd.) i interne – sijevaju li svima oči ili je potrebno kontaktirati nekoga? zatim ostati i dalje razgovarati o svim poteškoćama, pružiti dodatnu individualnu motivaciju.

9. SnažanCTA na kraju sastanka

Smislite neku motivirajuću frazu koja će biti sidro za početak rada i dati dodatni poticaj vašim menadžerima. Fraza može biti bilo što: "Ekipa, kreni!", ili "Učinimo to!", ili "To je to, idemo!"

Ovo je takozvano sidro, koje daje signal da je sve, jutro je gotovo, vrijeme je za trčanje i pobjedu!

10. Vizualizacija

Obavezno uključite rezultate sastanka za planiranje na semafor kako bi menadžeri mogli stalno vidjeti i svoje rezultate i ukupni rezultat tima, kao i postotak ispunjenja plana. Takva bi ploča mogla izgledati ovako:

I kao bonus, primjer popisa za procjenu kvalitete jutarnjeg sastanka za planiranje: