Planerka est un dérivé du plan anglais, une courte réunion de travail consacrée à l'avancement du plan prévu. Selon leur typologie, toutes les réunions de planification peuvent être classées en catégories selon trois critères - spécifiques, temporels et quantitatifs.

Selon le critère spécifique, toutes les réunions de planification sont divisées en rapports (courtes réunions au cours desquelles les responsables rendent compte de l'avancement des tâches pertinentes), discussions (briefings sur le changement possible de la voie choisie pour atteindre un objectif particulier) et motivation (réunions à laquelle les tâches sont distribuées et les rôles sont déterminés dans le processus de travail sur une question, une tâche).

Selon le critère de temps, la réunion de planification peut être un processus quotidien, hebdomadaire, mensuel.

Selon le critère quantitatif, la réunion de planification peut être à la fois massive (pour tous les employés) et fermée (pour un groupe d'initiative distinct, les managers, le conseil d'administration de l'entreprise.)

Pourquoi tenir un agenda ?

Si vous organisez ce processus comme une bonne tradition avant le début de la journée de travail, cela aidera à discipliner l'équipe (réduire le nombre de retards matinaux), définir plus clairement les buts et objectifs pour les employés (après tout, comme vous le savez, un plan rationnel pour la journée est bien plus efficace qu'un plan sur six mois), permettra de voir plus clairement les résultats réels du travail (dans le cas où le reporting de l'équipe au chef et du chef à l'équipe devenir éléments obligatoires réunions de planification). En plus des avantages déjà mentionnés, une réunion matinale bien exécutée peut dynamiser les employés, augmenter la productivité et encourager un travail efficace tout au long de la journée. Cette aspect psychologique, bien sûr, joue un rôle important dans l'établissement de relations positives entre l'employé et l'employeur, et contribue également à l'esprit d'équipe.

Pourquoi beaucoup de gens considèrent-ils la planification des réunions comme une relique du passé ?

Premièrement, l'émergence même de ce processus, la plupart des gens se réfèrent à ces moments où ils n'entendaient même pas parler du téléphone, mais ils ne savaient même pas ce qu'étaient Internet et les technologies multimédias. Il s'avère que la seule façon de se rencontrer en personne et de discuter des moments de travail importants était simplement ces réunions de planification. Faute de moyens de communication opérationnels, beaucoup de questions s'accumulaient, et une telle action prenait beaucoup de temps (en moyenne, trois à quatre heures). A cette occasion, un économiste américain bien connu a dit un jour : « S'il y a des réunions de planification dans votre entreprise, alors vous êtes sur le droit chemin. Il ne reste plus qu'à virer tous ceux qui y vont, et laisser partir tous ceux qui travaillent en ce moment.

Deuxièmement, la plupart des employés de bureau ont une attitude négative à l'égard de la planification des réunions simplement parce qu'environ 20% du temps y est consacré et, selon beaucoup d'entre eux, le discours du patron dure en moyenne la moitié du temps alloué à ce processus.

Troisièmement, si des réunions de planification dans l'entreprise ont lieu quotidiennement, cela deviendra bientôt une sorte de formalité. Après tout, la plupart des tâches qui Un homme d'affaires qui réussit, à long terme, et un rapport quotidien de deux phrases ressemblerait à ceci : "C'est bon, nous y travaillons." La nécessité d'une réunion de planification quotidienne apparaît généralement au moment où l'entreprise commence à mettre en œuvre une nouvelle tâche stratégique dans un délai critique ou pendant une crise. À de tels moments, il est vraiment nécessaire de surveiller en permanence la situation, de surveiller les moindres changements.

Règlements

Toute réunion de planification, même la plus courte, devrait avoir ses propres règles. D'une manière ou d'une autre, cela aide à résoudre les problèmes urgents de manière beaucoup plus productive, à rendre le processus plus dynamique et efficace. Dans les règles bonnes manières distribuer les règlements aux employés dans soirée afin qu'ils puissent réfléchir à toutes les questions soulevées et arriver à une proposition constructive et significative. Entre autres, il convient de considérer qu'au moment de la réunion du matin, chaque employé doit avoir en main une copie du règlement. Il est également important d'attribuer la responsabilité à une certaine personne qui surveillerait le temps (si l'orateur dépasse le délai décrit dans le règlement, cela retarde le processus de tenue de la réunion et, par conséquent, affecte négativement l'ambiance de l'équipe).

Conduire ou ne pas conduire ? Telle est la question

La réunion de planification est certainement un processus important, du moins dans le contexte de l'établissement d'objectifs en temps opportun et de la motivation des employés, mais il est temps d'aller au-delà de la compréhension ordinaire de ce terme. Il n'est peut-être pas si important de réunir toute l'équipe tous les jours dans un bureau étouffant, mais de maîtriser les technologies de conférence dans Skype. Il est également important de prendre en compte le fait qu'une réunion de planification constructive ne devrait pas durer plus de 15 à 20 minutes. Les rapports sur les activités de chaque département peuvent être acceptés et discutés avec les managers dans la journée, et heure du matin se consacrer exclusivement à l'alignement des forces, à la définition des tâches et des priorités.

Dans tous les cas, chaque entrepreneur choisit son concept de gestion, cependant, afin de comprendre un peu plus attentivement si des réunions courtes sont nécessaires pour votre main-d'œuvre, il convient de peser le pour et le contre :

Discipliner l'équipe

Possibilité de motivation matinale des employés;

Définition claire des buts et des objectifs ;

L'opportunité d'être créatif et de tenir une réunion de planification dans un style non conventionnel;

Les réunions de planification prolongées fatiguent et réduisent l'efficacité des employés ;

Les réunions de planification imprévues sont généralement inefficaces.

Les réunions de planification, les réunions opérationnelles et les réunions font partie intégrante de la journée de travail de presque tous les employés. Tôt ou tard, le leader est confronté à la nécessité de mener de manière indépendante une réunion de planification quotidienne. Mais comme cela arrive souvent, personne n'enseigne vraiment cela. Par conséquent, la question se pose souvent - comment mener une réunion de planification?

Objectifs de la réunion de planification

La première chose à faire est de déterminer les objectifs que vous souhaitez atteindre avec la réunion. En règle générale, l'objectif principal de ces réunions est la création d'un espace d'information unique entre tous les employés, par conséquent, la réalisation d'un travail plus élevé et plus cohérent. Les planificateurs aident à résoudre les tâches suivantes :

1. Fixer des buts et des objectifs pour l'équipe;
2. Apporter des informations générales à toute l'équipe;
3. Résoudre des problèmes généraux ;
4. Motivation et implication du personnel ;
5. Formation des collaborateurs, par le transfert des meilleures pratiques ;

D'accord, la réalisation de tels objectifs est d'un grand intérêt pour tout manager. Par conséquent, la pratique de planifier des réunions est si courante dans les entreprises. Mais atteindre l'efficacité des réunions n'est pas si facile, il est important d'adhérer à un plan d'action clairement défini et de se préparer pour chaque réunion de planification.

Réunion de planification

Nous avons donc déterminé que la réunion est une chose importante et utile, mais afin de ne pas transformer cet outil en une autre torture inutile des subordonnés, le chef doit aborder la préparation de la réunion de planification avec tout le sérieux. Plus tôt, nous avons discuté des objectifs de la réunion, la tâche du leader, en fonction de l'objectif, est d'élaborer un plan pour la réunion de planification. Naturellement, le rendez-vous des vendeurs et celui des TOP managers seront radicalement différents les uns des autres. Bien que la structure elle-même soit à peu près la même.

Un point très important dans la tenue de toute réunion est de donner aux subordonnés la possibilité de parler dès que possible. Il est souhaitable dès les premières minutes d'impliquer autant de participants que possible à la réunion de planification. Cela aidera à mettre en place l'équipe.

Les secrets du succès de la réunion de planification

Le plus important! Pour qu'une réunion soit intéressante, il faut s'y préparer. Le succès d’une réunion dépend de plusieurs facteurs importants :

1. composante informationnelle. Les informations fournies lors de la réunion doivent être utiles et intéressantes. Si l'information est ennuyeuse et monotone, alors faites manière intéressante soumission d'informations. Supprimez les informations ennuyeuses et inutiles ;
2. composante émotionnelle. Même le sujet le plus intéressant peut être gâché par une mauvaise présentation. Rappelez-vous vos professeurs de l'université, à certaines conférences, tout le public dort et à d'autres, c'est complet.
3. Le leader qui dirige la réunion. Plus l'hôte fait autorité, mieux le public le perçoit. Si votre autorité n'est pas élevée, travaillez soigneusement sur les points 1 et 2.

Règles pour tenir une réunion de planification

Employés en retard

Quelqu'un est toujours en retard pour une réunion. De tels employés apportent une grande destructivité et vous devez vous battre désespérément. Je vous pardonne juste de convenir à l'avance avec tous les membres de l'équipe de ce que nous faisons avec les retardataires. Il y a plusieurs exemples : un retardataire apporte du café ou des fruits à tout le monde, un retardataire raconte une blague, un retardataire chante une chanson, etc. Le plus important est que tout le monde connaisse les règles et que tout le monde les respecte. Si la règle est pensée et acceptée par l'équipe, alors vous réduirez les retards au minimum.

Mêmes horaires de rendez-vous

Il est très important de suivre un calendrier strict des réunions. Il n'y a rien de pire que des réunions imprévues, cela perturbe les plans des subordonnés, ne leur permet pas de se préparer correctement. L'attitude envers de telles réunions est initialement négative, ce qui n'a pas d'ambiance de travail.

Toute réunion doit être notifiée à l'avance, il est préférable de ne pas modifier les dates et heures des réunions sauf en cas d'absolue nécessité.

Ne retardez pas les réunions

Il est très important de respecter le timing, si vous avez déterminé que la réunion ne devrait pas durer plus de 30 minutes, alors tenez parole. Plus la réunion est longue, moins elle est efficace. Si vous devez résoudre des problèmes complexes et que vous avez besoin longue durée pour peaufiner les détails, puis créer des groupes de travail d'employés compétents. Souvent, une grande partie de la réunion est consacrée à l'élaboration moments d'organisation, et la plupart des auditeurs s'envolent généralement hors du dialogue.

Seul le présentateur parle

Je vois souvent une image où les employés ont peur de leur patron et du coup la réunion tourne au monologue d'un dictateur. En règle générale, tout cela se passe dans un silence de mort et la tension se fait sentir dans l'air. Le style directif de gestion n'est pas approprié lors des réunions, il contredit l'essence de cet événement. Idéalement, tous les participants devraient prendre la parole lors de la réunion de planification.

Discussion de questions privées

Parfois, l'un des participants à la réunion de planification peut essayer d'utiliser cet événement pour résoudre un problème privé. En règle générale, il est avantageux pour un employé de soulever une question publiquement. Cette approche peut transformer la réunion en farce. Par conséquent, il est nécessaire d'arrêter immédiatement ces manipulations et de fixer du temps pour résoudre les problèmes privés.

Impact de la réunion sur le travail

Tout ce dont vous avez convenu lors de la réunion doit être exécuté de votre côté. S'il n'y a pas de contrôle, les employés s'adapteront rapidement et cesseront de suivre vos ordres.

Comment vérifier l'efficacité d'une réunion

L'efficacité de l'assemblage est assez facile à vérifier. Demandez à vos subordonnés ce qui s'est passé lors de la réunion ? 5 minutes après la réunion, 3 heures plus tard et le lendemain. Les réponses à ces questions sont des commentaires pour l'organisateur de la réunion de planification. S'il y a beaucoup d'informations, demandez aux employés de tenir des registres. Mais dans tous les cas, tout le monde devrait enregistrer des informations.

Réaliser un travail d'équipe bien coordonné, rapide et efficace n'est pas une tâche facile pour un dirigeant. La tâche du patron est de développer une stratégie d'action unique pour chaque subordonné, de surveiller leur travail et de le corriger. Afin de réaliser un travail fructueux, vous devez comprendre comment tenir des réunions, comment donner correctement des instructions aux subordonnés pendant une certaine période.

Réunion de planification - discussion et répartition des tâches de travail prévues pour un certain temps. Ces réunions peuvent être conditionnellement divisées en plusieurs types en fonction de leur type, de leur heure et de leur nombre.

Le premier type comprend les réunions de compte rendu (ces réunions sont nécessaires pour que la direction rende compte de la façon dont les tâches sont exécutées en ce moment), les réunions de discussion (lorsque les propositions sont examinées et les modifications apportées au plan d'action sont discutées) et les réunions de motivation (où chacun reçoit son tâche dans le processus de résolution du problème principal).

Selon l'heure, vous pouvez avoir des réunions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

Si nous prenons le facteur quantitatif comme base, les réunions de planification peuvent être divisées en réunions générales ou de masse (au cours desquelles tous les employés sont présents) et fermées (lorsqu'un groupe ou un département distinct se concerte).

La planification des réunions présente certains avantages :

• Maintient la discipline, réduit le nombre de retards.
• Aide à définir clairement et clairement les tâches de l'équipe. Un plan à court terme pour la journée est beaucoup plus utile et productif qu'un plan sur six mois.
• Indique les performances réelles. Cette qualité est étendue si, lors de la réunion de planification, les employés soumettent des rapports d'avancement à leurs supérieurs.

N'oubliez pas le rôle hautement motivant des réunions. Mener une réunion avec compétence signifie influencer positivement l'humeur des employés, donner une charge pour un travail fructueux et stimuler l'amélioration des performances. De plus, cette propriété contribue à l'établissement de relations positives entre l'équipe et les supérieurs.

D'autre part, planifier des réunions a aussi ses inconvénients.:

• Les longues réunions demandent de la force et de l'énergie aux employés.
• Les réunions soudaines et imprévues sont généralement inefficaces.

Pour éviter de tels facteurs négatifs, vous devez mener les réunions de manière réfléchie.

Opinion d'expert

Lors de la réunion de planification, les employés proposent de nouvelles idées pour le développement des affaires et l'augmentation des ventes

Hasmik Gevorgyan,

PDG et l'un des propriétaires de la chaîne de magasins Provocatsia à Moscou

Nous récompensons et soutenons pleinement nos employés qui souhaitent accroître la notoriété de la marque. Nos franchisés ont décidé de tenir des réunions spéciales 2 fois par mois, où les employés expriment leurs réflexions et suggestions sur la façon de développer l'entreprise et d'augmenter les ventes. Les auteurs des plus projets intéressants et les idées reçoivent une prime allant jusqu'à 15% du salaire.

Certains de nos meilleurs imprimés de t-shirts ont été conçus et suggérés à l'origine par des employés. Grâce à nos collaborateurs, nous augmentons la visibilité de l'entreprise en parrainant des événements culturels jeunesse.

Un exemple frappant : un de nos employés à Tula a proposé de participer à l'organisation de compétitions sportives municipales et de soirées dans les clubs. La créativité et la détermination de ce travailleur sont devenues la clé du fait que notre publicité est apparue dans les cafés populaires de la ville. En fin de compte, les ventes dans la ville de Tula ont été multipliées par 2. De même, les revenus de l'employé ont également augmenté - quelques mois plus tard, il est devenu directeur du magasin.

3 composantes d'une réunion de planification réussie

1. composante informationnelle. Rendre le matériel intéressant et utile pour les auditeurs. Si les informations ennuyeuses ne peuvent être évitées, essayez de les soumettre d'une manière inhabituelle. Les informations fournies lors de la réunion de planification doivent être utiles et intéressantes. Si vous voulez avoir une réunion réussie, il est préférable de ne pas donner d'informations insipides et ennuyeuses.
2. composante émotionnelle. Un matériel fascinant avec une mauvaise présentation est un mauvais matériel. Rappelez-vous l'université - c'était ennuyeux de passer du temps dans certaines classes, les étudiants dormaient littéralement dans la salle de classe, et dans d'autres, tout le monde voulait aller au fond des choses et discuter.
3. Le leader qui dirige la réunion. L'autorité du locuteur affecte directement l'assimilation de l'information. Si vous n'avez pas encore atteint des compétences rhétoriques élevées, travaillez plus dur sur les premier et deuxième points avant de tenir la réunion.

Comment mener des réunions de planification, en évitant la résistance des employés

Ce n'est un secret pour personne que les employés ont souvent une attitude négative envers la planification des réunions. Il convient de comprendre les raisons de cette perception.

Premièrement, l'origine originale de ces réunions de planification est associée à des personnes à une époque où les moyens de communication ne permettaient pas de coordonner le travail des personnes et il était nécessaire de se réunir personnellement avec toute l'équipe et de discuter des problèmes de travail importants pendant des heures. Parce que d'autres façons d'apprendre ou de discuter les points importants il n'y avait tout simplement pas, des tonnes de questions, de commentaires et de souhaits sur le travail accumulé par la réunion. Par conséquent, la réunion a dû se tenir pendant plusieurs heures.

Deuxièmement, de nombreux employés de bureau sont agacés par le fait que la réunion de planification occupe 1/5 de tout le temps de travail. En même temps, il n'y a pas grand-chose à discuter - le discours du patron occupe généralement la moitié de toute la réunion.

Troisièmement, si vous tenez une réunion tous les jours, les employés la traiteront bientôt comme un événement "pour le spectacle". Les employés ne rapporteront pas de manière détaillée et intéressante l'avancement des travaux ou tout changement, car ils peuvent tout simplement ne pas se produire en si peu de temps. Les principaux objectifs de toute entreprise sont des plans à long terme, vous ne devez donc pas prendre le temps précieux des employés pour écouter "les choses sont normales, nous travaillons". Ce n'est que dans les cas critiques, les situations d'urgence et les tâches urgentes qu'il devient nécessaire de tenir des réunions quotidiennes.

Comment mener une réunion de planification en choisissant le bon format

1. Réunion d'information

Vous pouvez organiser une telle réunion de planification le lundi, en faire un événement hebdomadaire pour chaque département de votre entreprise, pour chaque chef de département. Le but de cette réunion est de savoir ce qui a été accompli la semaine écoulée, ce qui a été réalisé et ce qui est prévu pour cette semaine. Les managers peuvent communiquer des informations importantes à leurs subordonnés et les motiver à travailler de manière productive. Ne retardez pas l'heure - il est préférable de tenir une réunion dans les 30 minutes.

2. Répartition des tâches

Il est préférable de faire cette courte réunion tôt dans la journée. Les managers répartissent les tâches quotidiennes et les expliquent aux employés. Si des questions ou une information important non, une telle réunion de planification ne prendra pas beaucoup de temps de travail aux employés.

3. Réunion de planification

Il est nécessaire de tenir une telle réunion de planification après que tous les employés ont été informés à l'avance par écrit ou par voie électronique. Laissez-les se préparer sur le sujet, fixez une heure de réunion et un secrétaire de réunion. Envoyez également les conclusions et les résultats de la réunion à tous ceux qui étaient présents ou devraient être à la réunion de planification. Il est important de noter qu'une telle réunion de planification ne devrait pas se tenir trop longtemps. Si cela ne peut toujours pas être évité, assurez-vous d'organiser des pauses pour vous reposer ou prendre une collation.

4. Planification créative

Si cette fois vous n'avez rien à offrir à l'équipe, bon choix tiendra une réunion de planification dans un format non standard. ça peut être un concours meilleure idée ou remue-méninges.

5. Réunion de planification pour la résolution des conflits

Ne pas oublier le facteur humain et les éventuels malentendus au sein de l'équipe.

La position correcte du patron est d'identifier et de résoudre un tel problème. La tenue d'une réunion à cet effet sera plus que jamais la bienvenue. Il faut donner à chacun la possibilité d'expliquer sa position et de dire exactement ce qui ne lui convient pas. Le format d'une telle réunion ne doit pas être strict, laisser les gens parler ou argumenter, argumenter leur opinion. Une fois que vous avez identifié les difficultés ensemble, vous devez les surmonter. Il n'est pas nécessaire de s'en charger, des spécialistes RH et des cadres supérieurs vous aideront.

Vous devez organiser une réunion en choisissant sujet intéressant pour tout le monde - pour que tout le monde veuille parler et que vous ayez la possibilité de réguler la conversation et d'ajuster sa direction.

Résumez la réunion, recueillez tout ce qui a été dit par les participants et présentez-leur les résultats.

Il n'est pas nécessaire d'avertir les collègues dès le début que la réunion de planification a lieu en raison d'un conflit qui a surgi. L'exception concerne les réunions spéciales organisées exclusivement pour résoudre de telles situations.

Comment augmenter les avantages de la planification

Des réunions de planification, des réunions et des rassemblements mal organisés sont absolument inutiles et même nuisibles. Parce qu'ils ne créent pas à eux seuls de valeur ajoutée, mais qu'un temps considérable peut y être consacré.

Apprenez les règles pour organiser des réunions efficaces du magazine "Directeur Commercial", qui déplacera le flux de travail avec un minimum de temps passé.

Comment tenir des réunions de planification quotidiennement : un algorithme étape par étape

Étape 1. Déterminer les objectifs de l'événement réunion en matinée

Chaque organisation doit présenter et planifier les résultats de son travail. Sur la base des objectifs fixés, vous devez établir un plan par étapes pour leur mise en œuvre.

Sélectionnez les objectifs de la liste qui conviennent à votre entreprise :

• Fixer des objectifs

La principale chose pour laquelle il vaut la peine de tenir des réunions collectives est la planification des tâches. Le plan quotidien d'un employé ne doit pas inclure plus de 3 tâches et 1 objectif. Idéalement, chaque employé décrit lui-même les tâches et les objectifs de la journée et en fait rapport au responsable.

Pour définir des objectifs réalistes et atteignables, utilisez . Il est préférable de planifier le travail en nombre précis. Visualisez les informations : il est préférable d'organiser un événement dans une salle avec un projecteur ou un tableau sur lequel vous notez les tâches principales. Concentrez-vous sur le jour marqué spécifiquement avec un marqueur et mettez-le en valeur pendant la conversation.

Il est préférable que chaque employé écrive son plan.

• Commentaires des employés

Très souvent, les salariés, confrontés à un problème ou à une situation incompréhensible, ne le signalent pas à leur patron. En règle générale, cela est discuté entre collègues et n'est pas considéré comme digne d'être signalé à la direction. Il est nécessaire d'établir un contact constant avec les subordonnés. Les employés doivent prendre l'habitude de dire au gestionnaire ce qui les inquiète et les passionne dans l'exercice de leurs fonctions.

Dans ce cas, le manager doit tenir des réunions séparées pour écouter chaque problème et y répondre correctement, même s'il estime que la situation n'en vaut pas la peine. attention particulière. Recherchez également la racine du problème, pas le coupable. Affectez une personne spécifique responsable de la résolution du problème et attribuez-lui un délai précis.

• Transfert d'expérience et formation

Soyez le premier à parler - dites à vos collègues comment vous exécuteriez vous-même la tâche assignée. Engagez une discussion, demandez aux employés comment faire ceci ou cela fonctionne mieux et plus fructueusement. Vous pouvez tenir une réunion de planification sous forme de jeu ou prendre une analyse de rentabilisation afin que tout le monde puisse participer à la discussion.

Vous pouvez organiser une formation : raconter ou répéter des scripts, des réponses typiques, des avantages du produit, des promotions de l'entreprise, etc. avec des collègues. Impliquez toute l'équipe dans ce processus.

Ne vous répétez pas, apprenez chaque jour aux employés quelque chose de nouveau, développez-les !

• Augmenter l'esprit d'équipe

Parlez de l'entreprise comme d'une équipe soudée - utilisez les mots "nous", "notre équipe" dans votre discours.

Rapportez des choses nouvelles et intéressantes pour le dernier jour : ce qui s'est passé hier, l'actualité de l'entreprise, ses succès (même petits). Si vous avez une liste de diffusion interne, cela ne signifie pas que chaque personne la lit. Par conséquent, les choses les plus intéressantes et les plus importantes peuvent être répétées lors de la réunion de planification. Si l'information n'est pas entièrement positive, les employés auront l'occasion de discuter d'un plan d'action.

Rappelez-vous les dates importantes pour les employés, parlez-en (anniversaires des employés eux-mêmes, de leurs familles, des enfants, un événement important pour l'entreprise, etc.).

• Motivation d'équipe

Vous pouvez organiser une réunion afin de charger l'équipe de positif pour la journée à venir. Pour cela, vous avez besoin de :

• Félicitez l'un des employés (le meilleur des ventes, bonne qualité, gratitude du client, solution situation difficile etc.).
• Lors de l'attribution des tâches, expliquez comment le travail affectera positivement les objectifs généraux de l'entreprise. Faites savoir à chaque employé qu'il est important.
• Utilisez des mots et des phrases motivants : "Allons-y !", "Montrez de quoi vous êtes capable !" etc.
• Montrez que vous croyez en chaque employé, dites souvent des phrases telles que « Nous pouvons », « Nous réussirons », « J'en suis sûr », etc.

Une règle importante pour tenir des réunions productives est de ne parler que de choses positives, de ne gronder personne lors de la réunion de planification, de ne pas gronder l'équipe. Le matin, cela vaut la peine de ne parler que du positif!

Assurez-vous d'utiliser tous les objectifs mentionnés ci-dessus, mais tout le monde n'a pas besoin de réunions en même temps.

Étape 2. Nous élaborons le règlement

Une fois que vous avez choisi les objectifs de vos réunions du matin, vous devez décider comment les mener. Les règlements peuvent être imprimés et affichés dans le bureau où se tient la réunion de planification.

Décidez combien de temps vous avez l'intention de tenir la réunion et écrivez-le dans les règles. Quinze minutes suffisent pour avoir une réunion efficace. De plus, faites un plan précis : ce dont vous parlerez lors de la réunion. Pour cela, vous avez besoin de :

La rencontre devrait se dérouler sur une note positive. Saluez l'équipe, marquez l'un des employés pour le travail accompli et le succès de la journée écoulée. À la fin de la réunion, vous pouvez féliciter l'équipe, lui souhaiter une bonne journée ou la motiver à travailler de manière productive.

Au début de la réunion de planification, rapportez ce qui a été fait au cours de la dernière journée. Définissez de nouvelles tâches en fonction de ce qui a déjà été fait. Après cela, vous pouvez effectuer une formation ou commencer la répétition.

Obtenez la réaction de l'équipe, parlez-lui en fin de réunion, pour ne pas faire traîner l'événement. Si le sujet de discussion est trop difficile et nécessite plus de deux minutes, apportez-le à une réunion de planification séparée ou affectez un employé spécifique pour le résoudre.

Étape 3. Se préparer pour la réunion

Afin de mener correctement et avec compétence une réunion de planification, vous devez vous y préparer à l'avance. Il est préférable de préparer la réunion du matin le soir et assurez-vous de tout noter.

Les tâches de la journée doivent être cohérentes avec les objectifs à plus long terme et tenir compte des problèmes survenus la veille. Séparément, pour chaque élément, notez ce dont vous parlerez : nouvelles positives, problèmes, événements récents, apprentissage.

Étape 4. Nous organisons une réunion de planification

Commencez la réunion avec un plan. Dites bonjour à l'équipe. Gardez une trace du temps afin que la réunion ne dure pas plus de 15 minutes.

Pendant la réunion, observez la réaction des travailleurs à chaque étape de la réunion. Ainsi, vous pouvez déterminer ce qui était intéressant pour l'équipe et ce qui ne l'était pas. S'il y a des informations qui n'intéressent pas les employés, demandez-vous si elles peuvent être supprimées du plan ou si la façon dont elles sont présentées peut être modifiée.

Vous pouvez comprendre l'efficacité avec laquelle vous avez mené une réunion de planification par l'indicateur de la qualité du travail des employés, le niveau des ventes. Si la productivité a augmenté, la réunion de planification a été organisée correctement.

Opinion d'expert

Comment mener une réunion de planification matinale non standard

Dmitri Grishin,

Président du conseil d'administration et l'un des fondateurs du groupe Mail.Ru à Moscou

Pour nous, tenir des réunions d'un format inhabituel est une chose courante. Chacun prend moins d'une demi-heure. Les réunions de planification sont ouvertes à tous, tous les employés peuvent participer, et pas seulement ceux qui sont directement liés au sujet de la réunion de planification. On parle debout pour s'éloigner du format habituel de travail en entreprise.

Trouvez-en le plus possible idées créatives résoudre les problèmes qui se sont posés, même ceux qui semblent complètement irréalistes - c'est le principal objectif avec lequel nous avons commencé à organiser de telles réunions de planification. Les propositions sont critiquées strictement au point, sans émotions, ne parlant que du côté technique de la question.

Tout ce qui est proposé par l'équipe est entré dans une base de données spéciale. Organiser des événements de ce format, c'est donner la possibilité aux collaborateurs de s'entendre et de ne pas s'attarder sur un problème anodin. Chacun se sent impliqué dans une cause commune, importante pour l'entreprise, et cela, comme rien d'autre, donne une incitation au travail.

Comment mener une réunion de planification dans le département

Chacun de nous comprend tout ce que les chefs de département ont à faire. En plus du travail habituel, ils assument la résolution de problèmes et organisation générale tout le département. L'efficacité du travail du chef dépend des méthodes et des outils de gestion qu'il utilise. Vaut-il la peine de passer du temps et de tenir des réunions dans ce cas ?

Tout dépend de l'approche du leader sur la question de la planification des réunions. Dans un cas, les patrons abordent la tenue de réunions de planification de manière très formelle, même si les règles de l'entreprise stipulent que de telles réunions doivent avoir lieu. Un tel leader croit que l'essentiel est plus d'efforts, moins de réunions. D'autres chefs de service décident d'organiser des réunions de leur propre initiative, car ils savent à quel point un tel outil est efficace pour améliorer la qualité du travail en équipe.

Si le mentor d'un département entier pense que des réunions doivent avoir lieu simplement parce que «c'est nécessaire», alors il ne devrait pas perdre de temps à organiser des réunions de planification. Tout événement organisé uniquement pour l'apparence n'affecte le travail que de manière négative. Basé sur le nom lui-même, une réunion de planification est une planification compétente des actions pour atteindre les grands objectifs de l'entreprise.

Basé sur le cycle de Deming, la réunion de planification est contrôle périodique(Check) travail d'équipe pour modifier ou rediriger le trafic (Akt) si nécessaire.

À quelle fréquence organiser des réunions de planification dans le département? Les réunions quotidiennes dans le département ne sont nécessaires que pour les employés nouveaux ou inexpérimentés qui ne peuvent pas faire face sans une surveillance constante et les conseils des supérieurs. Pour une équipe plus cohésive et expérimentée, les réunions doivent avoir lieu une fois par semaine, le même jour, à peu près au même moment et selon la même structure que la réunion de planification. Ceci est nécessaire à des fins de discipline.

Le plus souvent, le dirigeant refuse de tenir une réunion de planification, car il la considère comme une perte de temps. L'interaction avec l'équipe se transforme en un bref monologue sans rétroaction des employés. Avec cette approche, la plupart des fonctions sont perdues, à l'exception peut-être de l'information et, en partie, de la discipline.

Pour tout dirigeant, interagir avec un groupe est beaucoup plus difficile que d'interagir avec chaque employé individuellement. Gérer toute une équipe à la fois est la compétence d'un patron expérimenté et bon. Un tel leader sait comment mener correctement une réunion de planification: rapidement et au point, tout en obtenant un «retour» du groupe, en discutant d'un problème avec eux et, sur cette base, en réglementant le travail du département. Il est préférable de s'en tenir à une réunion d'une demi-heure (+- 15 minutes). Il est physiologiquement posé chez une personne à un tel moment pour la plus grande concentration d'attention.

L'introduction d'un nouvel événement - les réunions de planification - prendra un certain temps. Souvent, il faudra plus d'une réunion pour faire fonctionner un tel outil. Si le chef de département commence à écouter les commentaires de l'équipe, il obtiendra beaucoup nouvelle information dont personne n'a parlé auparavant. Mais maintenant, l'affaire est apparue - a demandé le chef lui-même ! Il faudra définir des rôles distincts pour les employés et leur nomination dans le travail de l'ensemble du groupe, surmonter les objections et argumenter leur position de la meilleure façon possible. Souvent, les gestionnaires ne terminent pas la mise en œuvre d'un nouvel outil et, étant à quelques pas du résultat idéal, reviennent à moins la bonne gouvernance, c'est-à-dire mener des conversations séparément avec chaque employé.

10 règles pour mener une réunion matinale au service des ventes

Souvent, les directeurs des ventes sont bons dans la responsabilité de base de parler aux gens et de vendre un produit, mais en même temps, ils ne sont pas du tout capables d'agir selon le plan, d'analyser le travail effectué et de travailler régulièrement. Si le gestionnaire a déjà reçu beaucoup de commandes pour ce mois, il cesse de travailler aussi activement, fait moins d'appels à froid et ne traite pas avec des clients passifs.

Constatant cette tendance, le manager peut en informer le manager lors de la réunion de planification, dire que son abandon du travail a été remarqué et contrôlé. Bien sûr, les managers chercheront une excuse pour ne pas participer à la réunion, arguant qu'ils sont occupés. Vous pouvez tenir une réunion à des fins de gestion administrative, lorsque le gestionnaire peut influencer le travail et l'améliorer s'il constate une baisse ou une urgence.

Pour mener une réunion de planification aussi efficacement que possible, vous devez respecter ces règles:

Règle 1. Périodicité

Vous devriez avoir des réunions le matin à la même heure tous les jours, quelle que soit votre humeur. Au fil du temps, la réunion de planification deviendra une habitude et servira de signal aux gestionnaires pour commencer à travailler. Il y a eu des cas où l'absence d'une réunion ou sa mauvaise organisation a rompu le cours habituel de la journée des managers, emporté bonne humeur et l'envie de travailler.

Lors de la réunion de planification du matin, les managers doivent pleinement récupérer, se réveiller et comprendre - il est temps de commencer à travailler !

Règle 2. Discipline

Les 3 clés d'une réunion de planification réussie sont d'avoir des réunions avec une structure précise, des objectifs définis et en même temps. Si les règles sont respectées, la réunion de planification a un effet positif sur le travail des managers, tout écart par rapport à celles-ci, au contraire, nuit au travail.

La réunion doit avoir lieu en même temps. Les employés doivent arriver au bureau à l'avance et ne pas être en retard. Vous devez vous connecter pour travailler avant et pendant la réunion, afin de pouvoir commencer à travailler immédiatement après la fin de la réunion de planification. Chaque manager doit préparer en amont la réunion de planification, se fixer des objectifs pour la journée et calculer tous les indicateurs pour ne pas prendre de temps à toute l'équipe lors de la réunion et ne pas être distrait par lui-même.

Si vous choisissez d'avoir une réunion basée sur le jeu, prévoyez environ 45 minutes pour cela. C'est plus que pour une réunion de planification régulière, mais très efficace pour le travail de l'équipe et la performance financière de l'entreprise.

Règle 3. Vigueur

La réunion du matin donne le ton aux employés pour toute la journée.

Si vous organisez une réunion de planification ennuyeuse et sans intérêt, il n'y aura aucun effet positif du travail ce jour-là. Donnez des informations claires et intéressantes, ne laissez pas l'équipe s'éloigner du sujet ou posez des questions sur des choses qui ne sont pas liées au travail global de l'équipe.

Lors de la réunion de planification, il vaut la peine de ne parler que de ce qui s'applique à tous les employés. Un tel événement est un travail collectif, et pas seulement le temps de s'asseoir.

Règle 4 : Formez vos managers en permanence

Chaque fois à la fin de la journée de travail, demandez aux responsables comment le travail s'est déroulé - quelles difficultés sont survenues, quelles objections des clients n'ont pas pu être surmontées. Résumez les informations pour passer une partie de la réunion du matin à régler la situation avec l'équipe.

Tout d'abord, laissez le gestionnaire lui-même décrire le problème qui s'est posé. Après cela, passez brièvement en revue la théorie sur le sujet, comme une section d'argumentation. Après cela, organisez un jeu de brainstorming pendant le jeu : le responsable confronté à la difficulté assumera le rôle du client, et le reste des subordonnés propose des options pour résoudre le problème.

La discussion doit être menée de manière à ce que chaque employé participe à la recherche d'une solution. Vous n'avez pas besoin d'expliquer tout seul et à chaque fois comment faire face à la difficulté, laissez l'équipe trouver une issue en interagissant les uns avec les autres.

Une telle approche avec un apprentissage quotidien permettra aux managers de s'améliorer constamment et de ne pas avoir peur de faire face à un problème.

Règle 5

La règle est très claire à partir du nom. Si vous arrêtez de contrôler le travail des managers, vous ne verrez pas de travail efficace.

Règle 6. Motivation de l'équipe

Lors d'une réunion de planification, rapportez non seulement les résultats globaux de la veille, mais mettez également en évidence les managers avec les meilleures et les pires performances. Cela n'affectera pas négativement le travail des employés, mais ne fera qu'inciter à travailler aussi bien ou à s'améliorer si quelque chose a échoué hier.

Il est important de noter non seulement les indicateurs quantitatifs, mais aussi la qualité du travail. Félicitez les gestionnaires qui ont mieux communiqué avec le client que les autres. Vous pouvez écouter vous-même les conversations des employés ou demander un rapport au service de contrôle de la qualité.

Règle 7. Spécificité des plans

Lors de la planification de sa journée lors de la réunion du matin, le manager doit décider quelles ventes il réalisera, qui il rencontrera, combien il recevra. Il est nécessaire de s'habituer à organiser l'événement de manière à ce que les responsables donnent toujours ces données en nombres et noms d'organisations spécifiques. Laissez le gestionnaire nommer clairement les entreprises qu'il appellera et où il se rendra, même s'il n'a pas de réponses spécifiques des clients prévues pour aujourd'hui.

De plus, le plan quotidien devrait faire partie de l'objectif mensuel. En d'autres termes, si le plan de vente mensuel est de 500 000 roubles, le vendeur ne peut pas prévoir de recevoir 15 000 roubles par jour, car un tel rythme ne conduira pas à l'achèvement d'une tâche à long terme.

Il est impératif de faire face aux objections de vos propres collaborateurs qui ne veulent pas se mettre la barre haute, évoquant la superstition ou le simple mécontentement. Apprenez aux employés à se fixer des objectifs ambitieux.

N'oubliez pas que le plan doit être réel et réalisable, et pas simplement dit. Le manager doit comprendre que la tâche fixée pour la journée est réelle et s'efforcer de l'atteindre.

Règle 8. Vérifier l'état de préparation de toute l'équipe

Avant d'envoyer vos subordonnés à leur place, vérifiez qu'ils sont prêts. Il s'agit deà la fois sur les ressources externes (matériel pour les présentations, cartes de visite, bases de données téléphoniques, etc.), ainsi que sur les ressources internes, «humaines» - que tout le monde soit de bonne humeur ou que vous ayez besoin de travailler avec quelqu'un séparément pour les motiver pour des activités productives .

Règle 9 Appel puissantà l'action à la fin de la réunion

Pour terminer la réunion de planification, proposez une phrase motivante brillante qui servira de signal pour commencer le travail - par exemple, "Pour les affaires!", "En avant!" etc.

Une telle phrase servira d'ancre qui dynamisera en outre l'équipe.

Règle 10. Visualisation

Afin de faire fonctionner le planeur avec plus d'efficacité, il est impératif de concevoir un tableau sur lequel les résultats de la réunion et la notation seront attachés, afin que les employés puissent voir les réalisations globales, leurs performances et à quel point ils sont proches de la mise en œuvre du forfait mensuel.

Comment tenir une réunion de planification chaque semaine

Si vous voulez mener une réunion de planification de manière efficace, vous devez considérer deux conditions. Tout d'abord, le temps imparti à la réunion ne doit pas être long, environ une demi-heure. La seconde est l'enregistrement lors de la réunion de planification. Les objectifs exprimés par les dirigeants doivent être écrits.

Le planificateur hebdomadaire se compose de quatre étapes :

Étape 1. Annonce des objectifs de l'entreprise

Il est préférable de tenir des réunions hebdomadaires en commençant par un récapitulatif de l'objectif principal ou à long terme de l'entreprise. Par exemple, "Entreprise prospère avec un marché étendu." Après cela, nommez la tâche pour une période plus courte - comme "Augmentez les revenus de l'organisation pour cette année de 3 fois".

Etape 2. Les chefs de service racontent tour à tour ce qu'ils ont fait sur La semaine dernière pour atteindre l'objectif

Il est nécessaire d'organiser une réunion de planification afin d'obtenir des informations spécifiques des dirigeants sur le travail effectué. Les phrases générales, les discours non informatifs, tels que "Nous avons réussi à augmenter l'efficacité du département de 10%" ne devraient pas être autorisés. Dans un tel cas, il convient de se demander correctement quelles mesures ont été prises.

Si le chef du département continue à donner des informations de nature générale, le responsable de la réunion doit l'interrompre et lui demander directement s'il y a des informations dignes d'être examinées lors de la réunion. Si ce n'est pas le cas, vous devez faire avancer la réunion en passant la parole à une autre unité.

Si vous organisez des réunions de ce format, vous pouvez clairement voir les résultats du travail de chaque département de l'entreprise. De plus, de cette façon, il s'avère lequel des dirigeants travaille dur pour le bien de l'organisation et qui fait semblant.

Étape 3. Un objectif est fixé pour la semaine prochaine pour toute l'entreprise, et le facilitateurcherchele consentement des participants à cet effet

Donnez à chaque dirigeant la possibilité de dire ce que son département va faire cette semaine, comment il va réaliser le plan. Enregistrez les tâches planifiées dans un journal.

De plus, les chefs de service auront la possibilité d'interagir entre eux : demander à un autre service de faire quelque chose si des efforts conjoints sont nécessaires. Après discussion, ces objectifs doivent également être consignés dans un journal.

Étape 4. L'animateur de la réunion demande s'il est vraiment prêt à atteindre l'objectif de cette semaine et annonce le début.

Cette forme de planification permet d'obtenir les résultats les plus positifs. Les chefs de département commencent à travailler dur et à atteindre des performances élevées dans leur département ou à quitter le poste pour un personnel plus précieux. C'est à l'aide de telles réunions que l'on peut comprendre lequel des collègues fait le maximum d'efforts, et lequel ne crée que les apparences.

Opinion d'expert

La meilleure option pour les réunions de planification hebdomadaires est à plusieurs niveaux

Vladimir Kisselev,

Directeur général, partenaire de CJSC "Company SHERP" à Moscou

Les réunions de planification hebdomadaires sont des événements obligatoires pour chaque entreprise, où les résultats du travail sont examinés et discutés et des objectifs sont fixés pour la semaine prochaine. Il est préférable de tenir des réunions à chaque niveau. D'abord, les chefs de départements et le directeur général se rencontrent, puis des réunions de planification ont lieu dans chaque département avec son supérieur immédiat. Lors de briefings secondaires, les dirigeants peuvent également annoncer des informations qui s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise et à chaque employé.

Il est important de tenir une réunion de planification non seulement dans le cadre strict du sujet indiqué, mais aussi pour permettre aux employés de trouver des informations d'intérêt et de discuter des problèmes de travail. Le rôle de ces réunions est très important : c'est ainsi que l'équipe apprend les nouveaux objectifs, les changements de plan ou d'autres nouvelles. Le PDG doit tenir des réunions avec les employés qui ne participent pas aux réunions de planification hebdomadaires une fois par mois ou par trimestre.

Comment mener des réunions de planification avec créativité

1. Choisissez un lieu insolite

Les réunions ne se limitent pas au bureau. Chercher Endroit magnifique dans votre ville, promenade, rue piétonne ou café. L'essentiel est que vous puissiez vous y rendre rapidement du travail et au travail.

Un lieu qui plaira aux collègues : un café, un talus, un parc. La seule mise en garde est que le lieu doit être situé à proximité du bureau afin que chacun puisse s'y rendre rapidement.

2. Planifier une heure non standard

Essayez de tenir des réunions non pas le matin, mais, par exemple, au déjeuner (uniquement sans laisser l'équipe sans nourriture) ou 30 minutes avant la fin de la journée de travail (cela accélère le rythme de travail !).

3. Matériaux utilisés

Ne donnez pas le bureau à tous les participants, mais un jeu de papier et un stylo pour 2-3 personnes. Ainsi, ils décideront eux-mêmes qui et quoi écrira.

4. Enlevez les téléphones de tout le monde avant la réunion

Une bonne solution est de tenir la réunion sans distractions. Au début, cela causera un peu d'embarras et de confusion, mais ensuite cela augmentera considérablement la concentration et l'implication des participants dans la résolution des problèmes.

5. Modifier le format de l'événement

Vous pouvez organiser une réunion de planification par téléphone ou Skype pour diversifier le rythme habituel lorsque tout le monde a l'habitude d'être assis dans une salle de réunion.

Opinion d'expert

Une réunion de planification avec des cigares, du narguilé et du whisky peut-elle être efficace

Nikolaï Novoselov,

Directeur d'ArtNauka, Moscou

Sur la base de mon expérience personnelle, je peux dire qu'une augmentation du nombre de réunions a un impact négatif sur la productivité de l'entreprise. Nous avons essayé de mener une « journée de silence au bureau » et nous nous sommes assurés que cette approche donne un meilleur résultat que la réunion de planification elle-même. Malheureusement, cette méthode ne nous convient pas tout à fait, nous ne pouvons pas passer une journée sans rendez-vous chaque semaine, tant nous sommes engagés dans le domaine de l'événementiel.

Les employés aimeraient davantage participer à une réunion de planification s'ils tiennent des réunions avec un cigare et boivent du whisky. Dans un tel environnement presque informel, les collègues peuvent dire beaucoup plus et exprimer leurs opinions honnêtement. Je n'avais pas peur que la familiarité apparaisse dans l'équipe si de telles réunions de planification avaient lieu. Les relations entre les employés n'ont pas changé, les gens se sentent simplement plus détendus, expriment leur opinion sur la situation et donnent de bons conseils.

Comment mener des réunions de planification en utilisant l'expérience d'entreprises prospères

Bien tenir des réunions avec l'équipe ne signifie pas toujours organiser des réunions au format habituel, où tout le monde se rassemble et s'assoit sur des chaises. Dans les entreprises modernes qui s'enracinent rapidement méthodes non standard tentent de plus en plus de tenir des réunions debout. Les réunions "sur les jambes" aident à se débarrasser des conversations vides et interminables, pour n'entendre que les informations les plus importantes.

Atomic Object, une société de développement de logiciels, a depuis longtemps décidé d'organiser des réunions sur ses pieds. Grâce à ce format créatif, la direction obtient résultats maximaux: pas de raisonnement inutile, des questions clairement posées et des réponses correctes. La pratique montre que les réunions debout ne prennent pas plus de 7 minutes - l'équipe planifie la journée, écoute les instructions et commence immédiatement à travailler. Si vous organisez des réunions de cette forme, les employés n'auront pas la possibilité de se détendre et ils devront agir et parler plus activement.

Le journal de Wall Street rapporte que même pendant la Première Guerre mondiale, il était d'usage de tenir de courtes réunions de planification, car la lenteur était inacceptable. Plus tard, un format similaire a été transféré aux entreprises, dans lesquelles il était nécessaire d'accélérer l'interaction et l'échange d'informations.

Les avantages du nouveau format de réunion ont été scientifiquement prouvés. Le chercheur universitaire Alain Bluedorn de l'Université du Missouri a découvert que se lever pour une réunion de planification signifie moins de temps pour les employés, mais obtient, sinon mieux, exactement les mêmes résultats par rapport aux réunions ordinaires.

Résultats du sondage Première version menée en 2011, environ 80 % des salariés sur 6 000 interrogés ont confirmé qu'il est d'usage pour leur entreprise de tenir chaque jour des réunions courtes.

En plus des planeurs "sur leurs pieds", les entreprises occidentales ont imaginé d'autres innovations pour un travail plus efficace.

Par exemple, dans une entreprise Facebook a décidé de tenir des réunions courtes 15 minutes avant la pause, fixant ainsi dans un premier temps la durée de la réunion. Les employés disent que cette méthode donne de bons résultats : les gens parlent brièvement et uniquement sur le sujet.

S'il faut lutter contre la discipline dans l'entreprise, pour réduire le nombre de retards, il faut tenir des réunions courtes. Il vaut mieux ne pas inviter les retardataires à la discussion, car, ne connaissant pas certaines informations, ils perturberont la réunion et feront traîner le temps en posant des questions inutiles.

En compagnie AdobeSystèmes décidé de tenir des réunions de planification et en même temps de faire face aux retards. Ils ont même prévu des pénalités pour ceux qui arrivent au mauvais moment. Le temps perdu par la faute des retardataires était assimilé au temps qui aurait pu être consacré à l'élaboration des programmes. La pénalité pour chaque retard est donc de 1 $.

Compagnie boîtier en acier a inventé propre particularité- le signal du début de la réunion est la composition d'Elvis Presley - "A Little Less Conversation" ou "Less chatter".

Si les employés de l'organisation n'ont pas le temps d'organiser non seulement une réunion régulière, mais également une courte réunion de planification, vous pouvez organiser une réunion à l'aide d'outils de communication. Dans de tels cas, vous pouvez choisir de communiquer par chat ou e-mail entreprises afin de transmettre les informations de base nécessaires à leurs collègues. Dans le même temps, tenir des réunions «sur les pieds» est toujours plus efficace que toute autre réunion de planification.

Informations sur les spécialistes

Hasmik Gevorgyan, PDG et copropriétaire de la chaîne de magasins Provocatsia, Moscou. LLC "Provocation-production". Domaine d'activité : production et vente de vêtements et accessoires aux imprimés provocateurs. Territoire : siège social - à Moscou ; production - à Tver; prises électriques et magasins - dans plus de 100 villes de Russie, de Biélorussie, d'Ukraine et du Kazakhstan. Nombre d'employés : 55 (dans la société mère).

Dmitri Grishin, président du conseil d'administration et co-fondateur de Mail.Ru Group, Moscou. Dmitry Grishin est à la tête du conseil d'administration depuis mars 2012. En 2005, il est devenu l'un des cofondateurs du groupe Mail.Ru, où de novembre 2010 à octobre 2016, il a été PDG de l'entreprise (Russie). Dmitry est chez Mail.Ru depuis 2000 ; a été nommé en 2001 directeur technique société, de 2003 à 2010 a été PDG. Diplômé de la Faculté de robotique et d'automatisation intégrée de l'Université technique d'État de Moscou. N.E. Bauman. En 2012, il a fondé GrishinRobotics, une société de capital-risque pour investir dans la robotique grand public dans le monde entier.

Vladimir Kisselev, directeur général, partenaire de SHERP Company CJSC, Moscou. Vladimir Kiselev - Directeur général et associé principal de la société de conseil "Société SHERP" depuis 2000. Il travaille dans le domaine de la gestion du personnel depuis 1996, depuis 1998 il dirigeait le service de gestion du personnel d'une grande holding diversifiée. CJSC "Société SHERP" existe depuis 2000, est engagée dans la formation d'équipes de direction hautement efficaces et le développement des affaires des clients, en utilisant une technologie propriétaire innovante.

Nikolaï Novoselov, directeur d'ArtNauka, Moscou. IP Novoselova T. A. (Sciences des Arts). Domaine d'activité : réalisation de spectacles, team building et présentations basées sur des expériences scientifiques. Territoire : siège social à Moscou, huit bureaux de représentation en Russie. Effectif : 10. Nombre de spectacles par an : 340.

Organiser et mener des réunions de planification aussi efficacement que possible.

Trouver une solution au problème énoncé pour discussion ou orienter l'évolution de la situation dans une direction constructive.

Il est intéressant de tenir une réunion de planification afin que les participants n'aient pas le temps de bâiller et qu'ils n'aient pas le sentiment de perdre du temps.

Plan d'action

1. Familiarisez-vous avec la méthode proposée pour organiser une réunion de planification.

2. Préparez-vous, préparez-vous matériaux nécessaires et inviter les participants.

3. Organisez une réunion de planification.

4. Résumez les résultats de la réunion de planification et familiarisez-les avec tous les participants.

Comment organiser une réunion

Première Ce qui est requis pour la réunion de planification est la question ou le sujet de la réunion. Quel problème de travail souhaitez-vous résoudre ? Quel effet positif pour le travail de l'organisation sera le résultat de la réunion de planification. Familiarisez les participants à la réunion avec cette question à l'avance. Ainsi, vous gagnerez du temps lors de la réunion de planification, et les participants à la discussion peuvent venir déjà en ayant des idées intéressantes sur votre question.

Deuxième- Ce sont les personnes qui participeront à la réunion de planification. De quel type de spécialistes et de gestionnaires de quel niveau, ou de quel type d'employés de ligne avez-vous besoin pour trouver la réponse à la question.

Troisième- lieu de la réunion. Il est important que ce soit chambre séparée ou encore une salle de réunion dédiée. Lorsqu'il y a suffisamment d'espace pour tout le monde, les personnes extérieures (personnel ne participant pas à la réunion de planification) ne pourront pas vous déranger et les téléphones ne sonneront pas.

Quatrième- le moment de la réunion. Il est souhaitable qu'il soit pratique pour tous les participants ou permanent. Par exemple, des réunions de planification quotidienne ont lieu tous les jours à 8h30 précises. Dans tous les cas, lors du choix de l'heure de la réunion de planification, vous devrez vous concentrer sur les participants les plus importants. Et rendez-le à l'avance, pour plusieurs heures, ou plutôt plusieurs jours.

Cinquième- Règles pour la tenue d'une réunion de planification. Il est important non seulement de commencer la réunion de planification à temps, mais aussi de la terminer à temps. Déterminez à l'avance l'ordre dans lequel les questions seront abordées et le temps imparti à chaque participant. Limitez-le, cela rendra les rapports concis et aussi informatifs que possible. Par exemple, une représentation ne dure pas plus de 10 minutes.

sixième- matériaux improvisés. Le minimum requis est des stylos pour tous les participants et du papier. Occupez-vous-en vous-même, à l'avance, afin de ne pas perdre de temps à discuter à chercher quoi et sur quoi écrire. Vous aurez peut-être également besoin de : tableau à feuilles mobiles, projecteur, écran, ordinateur portable, imprimante. Tous les équipements doivent être préparés et testés à l'avance.

septième– l'hôte de la réunion de planification ou le secrétaire, qui enregistrera le processus et les résultats de la discussion de votre problème.

Formats de planification

1. Bilan, réunion d'information.

De telles réunions de planification peuvent avoir lieu chaque semaine au début de la semaine pour les responsables de tous les départements de votre organisation.

A quoi servent ces planificateurs ?

2. Réunion de planification - répartition des tâches en cours.

Généralement tenu au début de chaque journée de travail. Le format est évident - le responsable confie des tâches à ses subordonnés pour la journée. Le temps de l'événement ne doit pas non plus être allongé - tout le monde a reçu la tâche et est allé la terminer.

3. Réunion de planification pour discuter de la question soulevée.

Vous formulez votre question à l'avance, qui a été formulée pour vous la vie elle-même et la situation actuelle de votre marché. Vous exprimez le but de la réunion de planification, envoyez cette information aux participants. Demandez-leur de se préparer (si nécessaire) sur le sujet. Déterminez à l'avance les règles et le secrétariat de la réunion de planification. Envoyez les résultats de la réunion de planification à tous les participants. La durée d'une telle réunion de planification ne dépasse pas deux heures. Mais il y a des moments où plus de temps est nécessaire. Dans ce cas, il prévoira des pauses organisées de 15 à 20 minutes pour le thé et juste se reposer. (Préparez également du thé et des sucreries à l'avance !)

4. Réunion de planification créative.

Demandes de travail en coaching
1) Développement d'une ressource de créativité pour la croissance (développement personnel, croissance professionnelle, développement des affaires)
2) Résoudre les conflits internes, surmonter les crises à l'aide d'une ressource de créativité

2016 est une année de mise à l'épreuve de la force des entreprises, et à cet égard, plus que jamais, il est nécessaire de se tenir au courant de votre équipe de vente au quotidien. Je présente à votre attention quelques bases, à la suite desquelles votre équipe de vente deviendra plus concentrée et efficace.

Dans le bon sens, l'entreprise devrait avoir 2 réunions du chef avec les managers : la première est générale, lors de la réunion de planification du matin, la seconde est une réunion individuelle, le soir, au cours de laquelle le chef approfondit attentivement le résultat de la activités de son peuple, analyse situations difficiles, conduit la motivation individuelle. Mais aujourd'hui, nous allons parler de la réunion générale de planification du matin, qui est un outil indispensable pour gérer le service des ventes et garder vos employés en forme.

Objectifs de la réunion du matin :

1. Résumer hier

2. Planifier la journée de travail

3. Contrôle de la réalité de la réalisation des plans du mois et de l'élaboration d'un plan "B"

4. Formation des managers sur exemples concrets avec un jeu d'entreprise

5. Vérification du niveau d'énergie des managers et de leur surcoût, motivation

Autrement dit, pour le chef du service des ventes, une réunion de planification est ce test décisif de la qualité de son travail, qui l'aidera à réagir à temps aux situations qui conduisent généralement à l'échec des plans, aux erreurs lors de la communication avec les clients ou au licenciement. des gestionnaires.

Donc, 10 règles pour une réunion de planification ROP matinale efficace :

1. Périodicité.

La planification du matin ne doit pas être effectuée de temps en temps, pas lorsque vous êtes de bonne ou de mauvaise humeur, mais tous les jours, à la même heure. Une bonne réunion de planification sera un rituel de démarrage des travaux, le démarrage de l'activité des managers. Dans ma pratique, il y a eu de nombreuses fois des exemples où une réunion de planification mal menée, ou pas du tout menée, a gâché toute la journée des managers, gâché l'ambiance et tué l'envie de travailler.

Au cours de la réunion de planification du matin, les managers doivent enfin se réveiller et saisir l'idée principale : c'est parti !

2. La discipline

Une réunion de planification efficace a une structure, des objectifs et un calendrier clairs (c'est-à-dire le temps alloué à la réunion). Tout écart par rapport à la structure démotive les managers, tandis que le respect des règles générales discipline et structure les pensées.

La réunion de planification doit toujours commencer et se terminer à l'heure. Tout le monde doit être présent au bureau 15 minutes avant le début de la réunion de planification. Tous les goûters - avant la réunion de planification. Après, ce n'est que du travail.

Les managers doivent être prêts pour la réunion, connaître tous leurs indicateurs actuels et leurs plans pour la journée, et ne pas compter les chiffres sur la calculatrice, prendre le temps de toute l'équipe, ou être distraits par des calculs au lieu d'écouter les informations que le ROP veut transmettre à tout le monde.

Pour une réunion de planification de qualité, avec un jeu d'entreprise, 45 minutes suffisent généralement. Mais, croyez-moi, ces 45 minutes peuvent faire gagner beaucoup de temps à l'avenir et apporter un résultat financier bien plus important.

3. Énergie

La planification du matin est un briquet pour les yeux des employés.

Si la réunion de planification est ennuyeuse, les managers s'endormiront encore plus et vous n'obtiendrez pas l'effet souhaité. Ne brouillez pas les informations, gardez à l'esprit l'objectif et la structure, ne laissez pas les employés errer d'un sujet à l'autre ou poser des questions qui ne concernent qu'une seule chose.

Il est important de se rappeler qu'une réunion de planification est un travail d'équipe et non une réunion matinale. Gardez l'attention de tout le monde. Ne parlez que de ce qui concerne tout le monde.

4. Formez vos managers en permanence !

Chaque jour, lors des réunions du soir, vous découvrez auprès des managers comment s'est déroulée leur journée, quelles réussites ils ont eues, quelles difficultés ils ont rencontrées, quelles objections des clients ils n'ont pas pu gérer. La réunion de planification du matin vous permet d'apporter les problèmes les plus urgents pour une discussion générale.

Pour cela, il faut que le manager décrive brièvement le problème auquel il n'a pas pu faire face hier, puis on répète rapidement la partie théorique (par exemple, le bloc « argumentation par méthode de calcul »), puis on organise un jeu d'entreprise où le le rôle du client est joué par le manager qui ne gère pas la situation. Ensuite, à l'aide d'une courte séance de remue-méninges, toute l'équipe propose des options pour résoudre la situation.

Il est particulièrement important que chaque membre de l'équipe participe activement à la recherche de solutions. Ne donnez pas de réponses toutes faites, la formation la plus efficace n'est pas la théorie du leader, mais trouver des idées à travers des activités interactives.

Des formations quotidiennes, des formations complémentaires et un accompagnement des compétences des managers permettront à vos managers de se développer en permanence, d'améliorer leurs compétences commerciales, et de ne pas avoir peur des difficultés « sur le terrain ».

5. Gardez une trace de ce qui est prévu

Planifier sans contrôle, c'est de l'argent jeté par les fenêtres (c) l'ancienne sagesse chinoise

Je ne pense pas qu'il soit nécessaire de l'expliquer séparément. Si vous ne le contrôlez pas une fois, puis deux fois, puis à la troisième, les managers arrêteront de faire quelque chose ou commenceront à mentir.

6. Motivation d'équipe

Il est important non seulement de marquer les résultats d'hier pour toute l'équipe dans son ensemble et pour chacun individuellement, mais aussi de marquer le meilleur et le pire de la veille, et n'ayez pas peur de démotiver qui que ce soit avec ce temps trop court des intervalles sont utilisés et les managers ont la possibilité de s'améliorer chaque jour.

Utilisez comme indicateurs non seulement des indicateurs financiers (combien de ventes avez-vous réalisé, combien d'argent vous avez rapporté), ou des indicateurs d'activité (nombre d'appels, rendez-vous programmés et tenus), mais aussi des indicateurs qualitatifs (qualité de la communication entre un manager et les clients ). Vous pouvez écouter les appels des managers par vous-même, ainsi qu'utiliser les rapports du service de contrôle qualité.

7. Spécificité des plans

Le manager ne doit pas seulement parler du nombre de ventes qu'il conclura aujourd'hui, du nombre de paiements qu'il encaissera et du nombre de réunions qu'il fera. Il doit nécessairement étayer ses projets par des noms d'entreprises spécifiques. Même s'il n'a pas de réponses de clients prévues aujourd'hui, le manager doit indiquer où il obtiendra le plan d'aujourd'hui, qui il appellera, à qui il s'adressera, mais les entreprises doivent être nommées, avec des chiffres clairs en argent et en quantité .

Il est également très important de se rappeler que le plan quotidien du manager doit répondre à la réalisation des objectifs du mois. Si votre manager a un plan pour un mois - 1 000 000 de roubles de paiements, il ne peut pas prévoir de collecter 20 000 roubles chaque jour, car il ne fera tout simplement pas un plan à un tel rythme.

Définissez des plans ambitieux pour vos managers. Si le manager est gêné d'exprimer un plan ambitieux, ou se réfère à sa superstition ("je ne dirai pas pour ne pas lui porter la poisse", "j'en dirai plus maintenant, et tu me mangeras le cerveau le soir") - cela doit être traité, et le plus tôt sera le mieux. Former les managers à plans nobles, cultiver leurs "limites" internes.

Aussi, le manager doit croire en ses propres chiffres, ne pas parler « à partir de conneries », car c'est nécessaire, mais bien comprendre que ce qu'il a dit est vraiment faisable et qu'il sait l'influencer.

8. Vérifier l'état de préparation de toute l'équipe

Avant de libérer vos commerciaux un nouveau jour, vérifiez qu'ils disposent de toutes les ressources - aussi bien externes (présence de supports de présentation, cartes de visite, bases d'appel, etc.), qu'internes - que tout le monde ait les yeux brûlants, ou qu'il faille puis restez et discutez en plus de certaines difficultés, donnez une motivation individuelle supplémentaire.

9. PuissantCTA à la fin de la réunion

Trouvez une phrase de motivation qui servira de point d'ancrage pour commencer et donnera un regain d'énergie supplémentaire à vos managers. La phrase peut être n'importe quoi : "L'équipe, partez !", Ou "Allons-y !", Ou "Tout le monde, allons-y !"

C'est ce qu'on appelle l'ancre, qui donne le signal que tout, la matinée est finie, il est temps de courir et de gagner !

10. Visualisation

Assurez-vous d'enregistrer les résultats de la réunion de planification sur le tableau de bord afin que les managers voient constamment à la fois leurs propres résultats et le résultat global de l'équipe, ainsi que le pourcentage d'achèvement du plan. Un tel tableau pourrait ressembler à ceci :

Et en prime, une check-list pour évaluer la qualité de la réunion de planification du matin pour un exemple :