Le chef du département est une personne très occupée. Indicateurs, réglementations, décisions tâches difficiles, organisant tout le monde et tout pour avancer vers le but - tout repose sur ses épaules. Plus un ensemble d'outils de gestion est correctement sélectionné, plus chef plus efficace. Vaut-il la peine de passer du temps sur un outil tel qu'une réunion de planification dans une division linéaire?

Même dans les entreprises où les réunions de planification sont obligatoires et réglementées, les managers les approchent souvent de manière formelle - ripostez pour montrer et travailler. Les réunions de planification sont considérées comme une perte de temps, ce que les théoriciens ont imaginé. Leur devise est "Les praticiens doivent travailler, pas consulter." Parallèlement, dans les entreprises où la réunion de planification est facultative et est une initiative personnelle, il y a des managers qui, sans rappel supplémentaire, rassemblent les employés à une certaine heure et leur parlent.

Pourquoi ces dirigeants "étranges" perdent-ils si "inefficacement" leur temps précieux, si personne ne les y oblige ? J'ai dû approfondir cette question en Ces derniers temps. La crise a obligé les cadres supérieurs à plonger plus profondément dans l'entreprise. Les règles du jeu sur le marché ont changé, et pour que l'entreprise non seulement reste à flot, mais aussi profite de la crise pour renforcer sa position sur le marché, il est nécessaire de se rapprocher des clients - tant externes qu'internes .

Afin de réagir rapidement aux changements et d'augmenter le niveau de contrôle sur la situation, j'ai, entre autres, commencé à participer régulièrement aux réunions de planification dans les départements, par rapport différents styles leur conduite. Les chiffres sont révélateurs : sur les 12 départements à profil unique dans lesquels s'effectuent à la fois la vente et l'exécution des contrats, les indicateurs les plus élevés et les plus stables sont ceux où se tiennent les réunions de planification hebdomadaires. Et ce n'est pas un hasard.

Objet de la rencontre

Si le responsable répond à la question sur le but de la réunion de planification : "Parce que c'est censé le faire", il vaut mieux ne pas la tenir du tout. Tous les événements formels "pour le spectacle" ne fonctionnent que dans le négatif, ils vous apprennent à travailler non pas pour le résultat, mais pour "l'apparence du mouvement vers le but". Le nom "plannerka" suggère que son but est de mettre à jour le mouvement selon le plan prévu vers les objectifs fixés.

Si l'on considère cet événement du point de vue du cycle de Deming (Plan - Do - Check - Akt), alors la réunion de planification est un contrôle régulier (Check) des activités afin de tirer des conclusions et, si nécessaire, de corriger le mouvement (Akt). Mais il y a des statistiques pour ça ! Est-ce que ça vaut le coup de rassembler plus de monde ? Cela en vaut certainement la peine, et les principales fonctions de la réunion de planification nous aident à nous en assurer.

Les principales fonctions du planificateur

1) Informations. Les employés ont peu de moyens d'obtenir des informations sur la situation de l'entreprise et du marché :

• les informations officielles publiées, qui sont parfois ignorées ou mal comprises ;
• des commérages, souvent très éloignés de la vérité, mais discutés avec grand plaisir dans les cantines et les fumoirs ;
• informations de première main, avec des explications et un accent sur les points importants, que le leader donne lors de la réunion de planification, en accordant une attention particulière à la résolution des objections et à la réduction de l'efficacité du bouche à oreille.

Et obligatoire d'informer les employés sur le mouvement du département le long du chemin prévu.

2) Contrôle. En plus des chiffres secs et catégoriques, la capacité de contrôler l'ambiance dans l'équipe, de clarifier les raisons du succès ou de la baisse des performances. Sur la base des résultats de la réunion de planification, des défaillances dans la chaîne d'interaction au sein de l'unité et de l'entreprise sont souvent découvertes et le responsable prend immédiatement des mesures pour les éliminer.

3) Motivation. Les employés ont besoin d'attention. Rappelez-vous le fameux effet Hawthorne en gestion - la productivité du travail augmente du fait que l'attention est portée sur les activités des employés. Planerka l'un des de meilleures façons rappelez régulièrement aux employés qu'ils sont importants et que leur travail reçoit suffisamment d'attention.

L'un des employés du département a fait une percée, un décollage - une bonne raison de reconnaître les réalisations et, si nécessaire, de soutenir l'esprit de compétition dans le département. Et pourtant, en plus des chiffres, vous avez besoin de voir les yeux de vos employés. Les managers doivent écouter attentivement leurs employés. Le comportement de l'employé a changé, le fusible a disparu - une raison pour le manager d'inclure une conversation individuelle dans le plan hebdomadaire.

4) Éducatif. Dans cette fonction, la réunion de planification est un outil indispensable pour simplifier le travail managérial difficile du manager. Au cours de la semaine, un cas de travail, indicatif pour tout le monde, a eu lieu - le responsable le note et le rend public lors de la réunion de planification. Ainsi, le besoin ennuyeux de répéter la même chose personnes différentes de nombreuses fois laissées dans le passé, et nous « affûtons » régulièrement et consciemment notre outil de travail.

5) Organisationnel. C'est une bonne pratique d'inviter des représentants des départements concernés aux réunions, en particulier lors des moments d'innovation. L'occasion d'établir ou d'ajuster l'interaction, de supprimer les conflits, d'échanger des expériences.

6) Discipliner. À motivation, en tant qu'outil de gestion, présente un inconvénient très important : son action est de courte durée. Peu de personnes sont capables d'auto-motivation, et ce sont les personnes ayant cette capacité qui deviennent le plus souvent des leaders.

La discipline, les rituels réguliers et les règles, qui incluent la réunion de planification, sont conçus pour aider à motiver les employés. Planerka est un événement. Les employés s'habituent au fait qu'ils auront besoin non seulement de rapports chiffrés, mais aussi d'une volonté de justifier leurs indicateurs. Des questions sont préparées pour la réunion de planification, les employés collectent et transfèrent les cas au chef, qui devraient être montrés à l'ensemble du département à leur avis. Comme un dîner de famille le vendredi, la réunion de planification devient une mesure disciplinaire habituelle selon les règles, lorsque chacun doit reporter ses affaires, s'assurer d'être présent sur le lieu de travail et enfin se tourner face à face. Ceci est particulièrement important.

À quelle fréquence organiser des réunions

Je pense que les briefings quotidiens de l'équipe ne conviennent qu'aux nouveaux arrivants qui ont besoin d'un style de gestion de mentorat et d'un soutien à chaque étape du processus. Pour une équipe établie, les réunions de planification doivent être hebdomadaires. L'essentiel est qu'elles soient réalisées le même jour, à la même heure, et coïncident approximativement dans la durée et l'ordre des actions, ce qui permettra de maintenir la fonction disciplinaire.

Exemple de scénario de planification possible :

• Le responsable fait un message d'information, suite aux résultats, les employés peuvent poser des questions de clarification.
• Le manager annonce les indicateurs prévus et pose des questions aux collaborateurs à leur sujet. Organise des rendez-vous individuels au besoin.
• Le leader parle d'une étude de cas de la semaine ou présente un employé invité.
• Le responsable précise s'il existe des problèmes de travail urgents qui sont importants pour l'ensemble du département et nécessitent une discussion lors de la réunion de planification. Évalue les problèmes, décide ce dont il faut discuter immédiatement, ce qui nécessitera une décision différée.
• Le leader parle des plans pour la semaine en cours - événements importants, réunions et termine la réunion de planification.

Coûts du temps

Pendant longtemps, nous passons du temps - c'est la principale raison pour laquelle les dirigeants refusent de tenir des réunions de planification. Cela conduit à un rejet complet de cet outil, ou tout se résume à un bref monologue du leader sans retour des subordonnés. Seules les fonctions informationnelles et légèrement disciplinantes sont conservées.

C'est effectivement un problème : gérer "humainement" est plus facile que de travailler en groupe. Gérer la dynamique de groupe est l'art d'être un bon leader. Son objectif est de tenir brièvement et clairement une réunion de planification, et par la même occasion d'obtenir les retours des employés, ce qui aidera, si nécessaire, à corriger le mouvement. La durée optimale est de 20 à 45 minutes. C'est ce temps de l'enfance qui s'est posé en nous comme une période de concentration.

La force d'un leader, c'est qu'il fixe les règles. Pour éviter que la réunion de planification ne s'étire, il est nécessaire de conclure un "contrat pour la réunion de planification" avec les employés. Par exemple:

• Nous ne discutons que questions générales, nous sortons les privés pour une solution individuelle.
• Nous sommes brefs et précis.
• Nous ne sommes pas distraits par les problèmes de travail, nous mettons les téléphones en mode vibration.
• En énonçant un problème, nous offrons une solution.
• Les questions non professionnelles sont discutées pendant les heures non ouvrables.

L'ensemble des règles peut varier en fonction de la situation. L'essentiel est que le dirigeant gère la réglementation et ne se penche pas lui-même sur les problèmes. Le but de la réunion de planification est d'identifier, et la décision peut être prise plus tard, en pesant et en étudiant soigneusement tous les détails pendant que le département travaille. L'essentiel est de montrer aux employés que les problèmes évoqués sont en train d'être résolus. Parfois, il y a des situations dans lesquelles la réunion de planification dépasse le temps imparti, l'intensité de l'équipe est clairement visible. Ensuite, vous devez organiser une réunion supplémentaire, souvent après les heures. C'est la compétence d'un manager - empêcher la situation de se réchauffer, identifier les marqueurs qui montrent des aspects négatifs dans l'équipe.

Bien sûr, il faudra du temps pour mettre en place l'outil de planification dans le département. Il faut parfois effectuer plus d'un événement avant que l'outil ne devienne vraiment efficace. Lorsqu'un manager devient ouvert aux commentaires, il sera surpris d'entendre beaucoup de non-dits que les employés ont longtemps voulu dire, mais n'ont jamais eu l'occasion. Et puis il a demandé ! Vous devez réfléchir aux rôles de vos subordonnés et à leur utilisation dans la dynamique de groupe, travailler avec les objections, argumenter sur plus haut niveau. De nombreux dirigeants ne suivent pas exactement cette voie - devenir et entrer dans la gestion individuelle, qui demande beaucoup plus de travail et moins efficace, alors qu'il n'y a que deux étapes pour réussir.

Les managers qui maîtrisent bien cet outil l'utilisent dans leur service avec beaucoup de succès, car ils ont pu en évaluer l'efficacité. La réunion de planification n'est pas une relique du passé ni une formalité, mais l'un des outils les plus modernes et efficaces qui aide à résoudre la tâche la plus difficile à gérer - la réalisation des objectifs de l'unité. Et c'est précisément à partir de ces objectifs que se forme le succès de toute l'entreprise.

Aujourd'hui, notre collègue de SalesUPConsult, Dmitry Cherednik, vous expliquera comment organiser des réunions de planification nouveau niveau. Tous les conseils sont basés sur expérience personnelle gestion de l'entreprise. Le but de cet article est de créer un système à partir de réunions Gestion efficace, pas une perte de temps.

Sur nos projets de Gestion Immobilière et de Développement des Services Commerciaux, nous introduisons 3 grands types de rendez-vous

• Quotidien (planification)
• Hebdomadaire (le lundi)
• Mensuel (premier mercredi du mois)

Donc, collègues gestionnaires et propriétaires d'entreprises.

Les réunions de planification sont les principales tâches quotidiennes :

1. Résumer les résultats de la veille ;

2. Développement selon PDCA action concrète pour "alignement" fait / plan ;

3. Planifier les principales tâches d'aujourd'hui ;

4. Motivation et dynamisation pour la journée.

1. Après la réunion - immédiatement "au combat"! Par conséquent, tout thé-café-fumée - avant la réunion;

2. Tous les participants à la réunion viennent travailler 10-15-20 minutes avant le début de la réunion pour la préparation et l'exercice décrit au paragraphe 1.

La réunion quotidienne ne devrait pas durer plus de 30 minutes. Il doit être informatif et se dérouler à un bon rythme. Lors de la réunion, les employés doivent :
Discutez des résultats du travail de la veille (indicateurs - intermédiaires + finaux), travail avec activité de reporting, entonnoir de vente (section des employés, canaux de vente).

• Établissez des plans pour la journée.
• Prendre des décisions sur des questions opérationnelles.
• Dernières nouvelles de l'entreprise.

4 règles de réunion quotidiennes

1. Fréquence. Tous les jours.

Seulement de cette façon et rien d'autre. En tenant des réunions avec cette fréquence, vous commencez à former un système très clair dans l'unité. Planification et rapports.

Vos employés doivent être prêts à aborder une journée de travail productive avec l'esprit clair. Un Plannerka bien mené est un excellent outil pour cela.

2. Règlement.

La réglementation est l'un des éléments qui contribue à accroître l'efficacité en tout.

Une réunion de planification est quelque chose dans laquelle les règlements sont absolument nécessaires.

À ce cas le règlement décrit et prévoit 2 entrées principales :

• contenu - les questions qui sont discutées sont fixées dans le règlement par sujets et séquence (afin que vous, en tant que leader, ne soyez pas pris de côté par des discussions et des raisonnements inutiles)
• timing - chaque question est discutée de manière basique pendant un certain temps avec chacun. Si plus de temps est nécessaire pour quelqu'un, alors personnellement après la réunion de planification, quand tout le monde est déjà en train de "vendre".

Les employés seront toujours prêts pour la réunion de planification, tel que décrit par le règlement.

Ils savent clairement quelles questions seront discutées. Avec le temps, ils connaîtront même les questions que leur posera le leader et y répondront de manière proactive).

L'efficacité des réunions monte très haut.

Les performances commerciales sont incroyables.

3. Tempo, alias rythme.

Tout le monde court au même rythme.

Parfois, nous menons des expériences sur des projets et activons une musique dynamique. Les résultats sont intéressants. Les gens parlent plus vite et structurent leurs pensées. Le seul point négatif .... parfois, ils commencent à chanter .... Nous recherchons maintenant une musique rythmée sans paroles. Nous organiserons 10 à 15 réunions avec et sans musique, mesurerons les résultats et les partagerons avec vous.

Le rythme de la rencontre est important. La dynamique et la structure sont importantes. Surtout au début et à la fin de la réunion. Au début, s'adapte au rythme de la réunion elle-même, et à la fin au rythme de travail.

Ce rythme est défini par vous en tant que leader. Et soutenez-le. Dès que vous comprenez que la dynamique est perdue, vous activez les questions, parlez, ajustez le rythme.

À un moment donné, vos employés s'habitueront au fait que vous avez du courant dans les réunions.

4. Chiffres, plans et rapports.

Tous les indicateurs sont prononcés par rapport aux nombres. Ceci s'applique également aux plans et aux rapports. « Nous avons tenu un peu moins de réunions que prévu », « Des comptes débiteurs un peu plus que prévu », « Toutes les négociations prévues n'ont pas pu se tenir »...

Buvez-vous toujours cette merde avec votre café du matin ? Finir.

Arrêtez de boire du café lors des réunions. Vous avez 30 minutes pour faire un travail efficace qui détermine le résultat, et non pour remuer du sucre, du café "serban" et essayer de vous réveiller en réunion.

Permettre à quelqu'un d'être incompétent au travail.

Alexander Fridman a donné une fois une excellente définition du résultat en russe - c'est l'absence de résultat et une belle histoire sur la raison pour laquelle cela n'a pas fonctionné

Pour les principales tâches dont l'exécution est prévue la veille - rapport - terminé / non terminé. Échec - erreur système ou non. Dans le même temps, il est considéré comme terminé de la même manière que l'énoncé de la tâche - SMART.

5. Motivations

À la fin de la réunion de planification, vous devez « enflammer » tout le monde.

Dans un état de "gagner" doit s'asseoir pour lieu de travail ou aller à une réunion avec un client.

Vous les contrôlez. Inculquez-leur cet état.

Boris Metlenko
Source : L'ABC du manager "corrompu"

Aujourd'hui, vous avez été surpris d'apprendre que le patron a décidé de se rapprocher des gens, et à partir de lundi, vous devrez rendre compte du travail effectué et faire publiquement des plans lors de la réunion de planification de cinq minutes. Si vous avez un concept

Aujourd'hui, vous avez été surpris d'apprendre que le patron a décidé de se rapprocher des gens, et à partir de lundi, vous devrez rendre compte du travail effectué et faire publiquement des plans lors de la réunion de planification de cinq minutes. Si vous ne savez pas par quel bout aborder tout cela et à quoi vous attendre, lisez la suite, cela vous sera utile.

Apparemment, votre patron a finalement lu un livre comme "Le leadership d'équipe pour les nuls" ou il a été conseillé par des camarades plus âgés. En fait, c'est l'un des règles de base travail de gestionnaire :

1. Définir une tâche

2. Nommer des artistes

3. Déterminer les délais

4. Contrôler les exécutants dans le processus d'exécution de la commande.

Un rapport lors d'une réunion de planification de cinq minutes implique que les employés se chargent et aident à se contrôler. Et le patron s'assiéra, donnera de nouvelles missions et prendra des notes dans son journal. Cette procédure vise à créer une atmosphère dans l'équipe « Nous n'avons rien à cacher, nous sommes une équipe. Les autorités gardent le doigt sur le pouls des événements. Le personnel n'est pas abandonné. Big Brother vous regarde".

C'est pour que vous sachiez quels motifs motivent votre leadership.

J'ai deux nouvelles pour vous : l'une est bonne, et la seconde... décidez par vous-même.

La bonne nouvelle est que peu de dirigeants sont capables de suivre ponctuellement leurs propres règles. (Tout ce gâchis de planeur pourrait être bientôt terminé)

Une nouvelle de plus :

Si cela n'a pas été accepté dans votre organisation auparavant, alors le changement arrive et vous avez la possibilité de vous faire remarquer et apprécier. Je parle d'une carrière.

1. Vos plans doivent être réalistes.

Un vrai plan est un plan derrière lequel il y a une action en direct. Une tâche que vous connaissez bien, et imaginez comment la mener à bien de la première à la dernière étape. Pour toute question posée avant ou durant travail, vous devez donner une réponse claire et détaillée. (Les dirigeants qui pensent en catégories concrètes plutôt que vagues apprécient cela).

Je donnerai des exemples sur la façon de distinguer un chef abstrait d'un chef concret.

Le patron, qui pense clairement, utilise des tours dans son discours, dont chaque mot peut être vu et ressenti. "Je ne vois pas de résultats." "Montre-moi exactement ce que tu as fait." "Vous n'êtes pas visible, vous ne vous sentez pas au travail." « Prends-le en charge », etc. il est concentré sur le résultat, son élément est les chiffres exacts et les dates exactes.

Le patron, pensant de manière abstraite et uniquement abstraite, ressemblera à ceci : "Décrivons les perspectives". "Nous discuterons des possibilités d'interaction", "Votre commande doit être exécutée le plus rapidement possible." Une telle personne, en règle générale, se concentre sur le processus. Il peut faire beaucoup de travail, il est constamment occupé par quelque chose, mais le résultat est proche de zéro.

(Pour ceux qui savent ce qu'est la PNL : Chef concret - kinesthésique-visuel ou visuel-kinesthésique. Chef abstrait - auditif. Vérifier, observer)

2. Inclure les tâches non cochées dans le plan. (Simulateur d'activité bouillante)

Plans invérifiables - c'est le domaine de votre activité qui ne peut pas être vérifié si vous ne restez pas assis sur votre âme toute la journée. Pourquoi est-ce nécessaire ? Mais pourquoi. Quels que soient les programmes que vous développez, quels que soient les projets que vous éclosez, les circonstances vont certainement intervenir et interférer avec vous. Ce seront des collègues et des proches avec leurs questions et leurs problèmes, mauvais temps avec leur précipitation et les autorités avec votre propre rapport. Pour avoir une longueur d'avance sur les travaux imprévus et il existe des plans non testés. (Je ne vous conseille pas d'en abuser, 1-2 pièces de tâches non vérifiées par semaine suffiront)

« À quoi ont servi 2 heures de temps de travail ? demande le patron.

« J'attendais un rendez-vous à la commission du logement et des services communaux, comme je vous l'avais signalé lors de la réunion de planification de lundi », répondez-vous allègrement.

Tout, pas de questions.

Un de mes amis programmeur a écrit une application qui, une fois lancée, affichait des nombres en cours d'exécution à l'écran, des barres bleues d'indicateurs de progression avec des pourcentages changeants, etc. Quand il a eu besoin de partir à son compte, il a lancé ce programmule, s'est tourné vers tout le monde "Ne touchez pas à l'ordinateur, ma base de données y est réindexée" et est tombé. Cependant, il a remis toutes ses fonctions et développements à temps. (!)

3. Lorsque vous discutez du temps dont vous avez besoin pour accomplir des tâches, demandez une fois et demie à deux fois plus que ce dont vous avez vraiment besoin. Faites-le tôt - signalez-le tôt et gagnez une réputation en tant qu'employé de direction ou consacrez le temps gagné à d'autres choses. Des difficultés de travail imprévues surgiront - vous respecterez toujours le délai promis et conserverez la réputation d'un employé fiable: "Celui-ci, s'il a promis, le fera."

Il y a une règle : il faudra deux fois plus de temps et trois fois plus d'argent pour mettre en œuvre le projet qu'il n'était prévu au départ. Cela semble sans importance, non ? Cependant, c'est une règle d'un livre intelligent, confirmée par la vie. Je l'ai rencontré pour la première fois lorsque mes amis et moi avons ouvert un café, dont j'ai ensuite été le gérant. La règle fonctionnait avec une précision de deux jours et cent roubles. Ensuite, il y a eu beaucoup d'autres confirmations. Regardez autour de vous, demandez à vos amis. S'ils ont mieux ces indicateurs, alors j'ai quelque chose à apprendre d'eux.

4. Pour la routine actuelle, qui n'apporte pas de résultats tangibles, mais prend beaucoup de temps, déjà lors de la 3-4ème réunion de planification demandez-vous une aide ou la possibilité de transférer ce travail à un employé moins actif ou déchargé. (Si vous le soumettez - c'est le début de la formation de votre équipe).

C'est tout ce qu'il y a à planifier. Passons aux rapports.

5. Évitez de rapporter des résultats intermédiaires, à moins bien sûr qu'il s'agisse d'un projet à long terme ou que la direction n'exige pas un rapport immédiat.

Les gens ont besoin de savoir CE QUE vous faites, pas COMMENT vous le faites.

Tôt ou tard, la maîtrise viendra à vous - c'est la capacité de faire face au travail rapidement et facilement. Malheureusement, dans ce pays, ils n'aiment pas la légèreté, ici le travail acharné d'un non-professionnel est tenu en haute estime. (les non pros sont moins chers)

Si on vous demande encore : « A quel stade en est la mise en place de QUELQUE CHOSE DE GLOBAL ??? » - avoir en stock une réponse clairement simplifiée du type : "Au stade de l'examen des documents par les clients." "Un accord de principe a été conclu pour se réunir au cours de cette (prochaine) semaine." etc.

6. Brièveté, précision, clarté. Ce sont les critères de votre discours lors de la réunion. Soyez prêt à répondre à des questions supplémentaires.

7. Rendre compte du travail accompli, ne soyez pas modeste. Vous n'avez pas besoin des lauriers des autres, mais ce qui est à vous n'appartient qu'à vous. Si vous avez été aidé, assurez-vous de le marquer (les gens vous en seront reconnaissants). S'ils interfèrent, menacez: "Je ferai rapport aux autorités lors de la réunion de planification."

Et encore une petite digression. S'il vous plaît, ne considérez pas ce texte comme un guide pour déranger les chefs des autorités. Ce qui est écrit ici vous aidera à créer un environnement de travail confortable. Remarquez, ne pas rester au travail, à savoir travailler. Malheureusement, il y a une règle de plus dans la vie de bureau : "Celui qui laboure, il monte dessus." Ces lignes directrices vous permettront de créer le vôtre au bureau. zone de travail, protégé des réclamations inutiles de la direction ("Vous voyez - je suis occupé!", "Je ne vous laisse jamais tomber, alors donnez-moi l'opportunité de gagner de l'argent pour vous normalement") et en même temps en utilisant toutes les opportunités disponibles pour une efficacité efficace travail et évolution de carrière.

Je serai très heureux de commentaires, critiques, suggestions.

Nous recommandons de le lire à tous ceux qui doivent organiser des réunions de planification, des réunions de cinq minutes et d'autres réunions. Beaucoup le font, mais peu le font bien. L'article décrit les étapes de préparation d'une réunion, sa structure, l'évaluation de l'efficacité et la fixation des résultats - tout ce que vous devez savoir pour mener une réunion vraiment utile.

Auteur sur lui-même

Evgueni Koryakovtseva. Consultant, coach d'affaires indépendant. Plus de dix ans d'expérience dans le format retail, expérience de consultant externe en agence conseil et de formateur interne en chaînes de magasins, a dirigé le service commercial B2B.

Expérience dans la conduite de séminaires, formations, conférences (plus de 400 projets). Connaissances méthodes modernes gestion, formation et évaluation de personnel dans le commerce de détail; formation de projets complexes dans ces domaines. Expérience dans la description de processus d'affaires, la construction de systèmes de formation, le développement de systèmes de motivation du personnel et la gestion de projets.

Nous participons tous aux réunions. Et quelqu'un doit même les préparer et les diriger. Ou des planeurs. Ou des discussions de groupe. Admettez-le, beaucoup d'entre nous n'aiment pas du tout ces "bavards".

Pourquoi? Parce que l'attitude a été absorbée dans le sang de n'importe lequel de nos gens : une réunion, c'est quand ils parlent longtemps, officiellement et fastidieusement, mais après cela, rien n'est fait de toute façon. Eh bien, n'est-ce pas une perte de temps?

Ce magnifique format

Les réunions en entreprise sont souvent programmées à l'improviste, au cas par cas. De plus, ils ne sont pas correctement préparés et les dirigeants ne savent pas comment organiser la discussion. Par conséquent, de nombreux participants perçoivent les informations de manière incorrecte (n'ont pas entendu, n'ont pas compris, ont oublié) - les décisions nécessaires ne sont pas prises (reportées et suspendues), et si elles sont approuvées, elles ne sont souvent pas mises en œuvre. Alors non ?

C'est dommage pour moi pour ce magnifique format de travail. C'est pourquoi, dans l'article d'aujourd'hui, nous discuterons de la raison pour laquelle c'est bon, de ce qui rend la discussion de groupe indispensable, de la manière de la mener efficacement.

Pour commencer, pourquoi avons-nous besoin de tout cela ? Pourquoi réunir un tas de gens occupés, les arracher au travail ?

Une réunion de qualité vous permet d'utiliser les mécanismes clés qui augmentent la productivité, ce qui est plus...

Le principe de synergie. L'effet de synergie est connu depuis longtemps des psychologues. Rappelles toi? — L'efficacité de l'ensemble est supérieure à l'efficacité totale de ses parties individuelles. Ou encore plus simple : une tête c'est bien, mais deux c'est mieux. Et c'est vrai. C'est ensemble que nous pouvons générer plus d'idées, trouver de nombreuses solutions au problème et choisir la solution optimale parmi cette variété. Dans le mode de discussion de groupe, les gens commencent à travailler comme un tout, en se complétant. L'efficacité se multiplie également - vérifiez. C'est pourquoi, si vous avez besoin de résoudre une série de problèmes opérationnels, alors un échange de qualité, cette immense ressource, ne doit pas être négligé.

Le principe d'unité. Une équipe, c'est-à-dire des personnes qui voient le même objectif, se font confiance et savent travailler ensemble, est plus efficace qu'une seule personne. Êtes-vous d'accord? Comment vos employés deviendront-ils une équipe ? Soudain? Par toi-même? Peut-être immédiatement très efficace ? Et pour quoi? La clé du team building est d'avancer vers l'objectif ensemble, actif et organisé. Et toutes ces conditions vivent en mode réunion. Les réunions et réunions de planification sont un puissant outil de mobilisation, de respect des collègues et du leader, et un excellent outil de formation. Par conséquent, s'il est important pour vous que les employés travaillent en harmonie et n'apparaissent pas uniquement dans un département ou une entreprise, organisez des réunions hebdomadaires de haute qualité.

Comprendre le principe. Beaucoup de gens ont peur de l'inconnu. Personne normale- volontairement ou involontairement, consciemment ou non - résiste à l'incompréhensible et à l'inconnu, et cela est absolument naturel. Mais que se passe-t-il si les objectifs de l'entreprise, ses indicateurs de performance, les tâches du mois prochain, etc. tombent soudainement dans la catégorie de l'incompréhensible ? Que ressent une personne lorsqu'elle demande à creuser un trou, mais ne dit pas pourquoi, à quelle profondeur et où ? Bien sûr résistance et démotivation.

Les réunions sont une plate-forme pour expliquer le « parcours du parti », en augmentant sa clarté, son acceptation par les employés et, par conséquent, un outil pour réduire leur résistance à l'incertitude. Par conséquent, si vous mettez en œuvre des changements, faites-leur suivre une série de séances de planification et de réunions.

Un leader expérimenté sait que les réunions créent une organisation. Avec leur aide, vous pouvez maintenir la communication au sein de l'entreprise et mettre en œuvre les décisions, vérifier la façon dont les employés voient les objectifs et éliminer les barrières entre les services. Si vous ne tenez pas de réunions, des rumeurs et des spéculations naissent dans votre organisation. C'est un problème qui conduit à la désunion et à l'incertitude des salariés face à l'avenir, et là, il n'est pas loin de perdre le contrôle.

Des réunions bien gérées peuvent faire des merveilles. Le mot clé ici est bon. Que faut-il prendre en compte lors de la tenue de réunions ?

Principes pour des réunions efficaces

Conformité aux tâches

Il existe plusieurs formats de réunion : meeting, brainstorming ; planeur, cinq minutes. Chaque format a des indications d'utilisation et de méthodologie. En décidant de rassembler des gens, évaluez sobrement vos buts et objectifs. Qu'attendez-vous de ce format ? Les gens ont besoin de trouver une solution? Ensuite, c'est le brainstorming - vous êtes tous sur un pied d'égalité et prenez en considération toutes les idées. Voulez-vous définir des tâches ? Ensuite c'est une réunion de planification avec un protocole et un ordre du jour... Le format est déterminé par les points clés : le rôle de l'animateur de la réunion, le style de communication lors de la réunion, le résultat de la réunion.

Exemples de formats :

Réunion. Le but est de générer des idées, d'évaluer des options, de trouver des solutions. Autrement dit, l'équipe travaille en mode créatif. L'apothéose de ce format est le brainstorming. Une condition préalable est la possibilité d'exprimer une idée / opinion, c'est-à-dire une culture de communication libre lors d'une réunion. Les gens devraient se sentir libres d'exprimer leurs pensées, cela devrait être encouragé. Par conséquent, il ne devrait y avoir aucune critique sévère non constructive.

Planerka. L'objectif est d'analyser l'état actuel du processus et d'identifier de nouvelles tâches. Ce format est plus proche d'un rapport verbal sur des indicateurs spécifiés, la présence de ces mêmes indicateurs est donc obligatoire pour lui. La réunion de planification a toujours lieu pour affaires, selon l'ordre du jour.

Cinq minutes. Le but est de fixer des priorités, de former une ambiance de travail. Des sessions de cinq minutes ne sont pas organisées pour résoudre des problèmes mondiaux et répondre aux questions « Qui est à blâmer ? » et que faire?" Il s'agit d'un format de rappel. Les principales exigences sont positives et à court terme. N'oubliez pas que les réunions du matin jouent le rôle de stimulant-activateur-motivateur. Leur durée est de 5 à 15 minutes - pas plus !

le concret

Les tâches elles-mêmes sont-elles définies ? Avant la réunion, écrivez clairement l'ordre du jour et préparez le matériel dont vous avez besoin. Envoyez l'ordre du jour à tous les participants à l'avance (au plus tard trois heures avant le départ, mais de préférence la veille) afin qu'eux aussi puissent se préparer. Cela vous permettra à tous de ne pas vous perdre dans les tâches, de respecter la ligne de la réunion et de respecter le temps imparti.

brièveté

Toute réunion doit être maintenue dans le minimum de temps possible. L'idéal est de 30 minutes, le maximum est d'une heure. C'est très mauvais si vous devez promouvoir le cinquième point pendant plusieurs heures. Pourquoi? Attention arbitraire Il est dans la nature humaine de se dissiper avec le temps, en particulier en 30 à 40 minutes. Avec un processus monotone, ce qui se passe cesse d'être perçu après 20 à 30 minutes. Et avec une diminution de l'attention, la mémoire d'une personne fonctionne bien moins bien... Cela nous dit : après 3 heures de réunion, les gens seront très inefficaces.

Horaire

Une condition préalable à une réunion efficace est un calendrier ou des règlements stricts. Définissez une heure de début et de fin pour la réunion. Commencez à l'heure indiquée, que tout le monde se soit arrêté ou non - cela apprendra aux gens à ne pas être en retard. Fixez une date limite HONNÊTE dans le temps (par exemple, une heure et demie) et 10 minutes avant la date limite - terminez, quel que soit le résultat. Réglez une minuterie de cinq minutes pour chaque orateur, cela apprendra aux gens à parler au point. Arrêtez les conversations hors sujet lors de la réunion, ramenez les gens au sujet. Ayez un ordre du jour clair pour la réunion. Il devrait être devant tous les participants.

Adéquation des participants

Seuls les employés concernés par l'ordre du jour doivent assister à la réunion. N'invitez JAMAIS des gens à une réunion de caravane, asseyez-vous simplement. Suivez le principe d'optimalité : il devrait y avoir moins de participants, mais le niveau de leur influence sur la question est plus élevé.

Droit de parler

Connaissez-vous les réunions dans lesquelles les employés ne parlent que lorsqu'on leur demande et donnent au manager des réponses socialement souhaitables, telles que "oui, bien sûr que nous le ferons" ? Pourquoi cela arrive-t-il? Parce que les gens ont l'habitude de se mettre "sur la tête" pour exprimer une opinion, surtout pour douter. Si le responsable demande d'évaluer si le problème peut être résolu, l'employé doute et le responsable le fait taire en réponse - qu'apprennent alors les autres ? Soyez silencieux et ne vous fâchez pas. Et qu'avons-nous besoin d'eux ? Renseignement et analyse. Des choses incompatibles, non ? C'est donc au cours de la réunion, comme à aucun autre moment, qu'il faut donner aux salariés le droit de s'exprimer, d'avoir des opinions, des idées, des doutes, des questions. De plus, il faut apprendre à répondre aux questions des employés : brièvement, aller droit au but, tout en arrêtant les gémissements inutiles et longs sur la dure vie de bureau.

Consolidation des résultats

Chaque réunion, et en particulier celle où vous fixez des objectifs, doit avoir un résultat écrit. Je vous encourage à conserver un enregistrement électronique de la réunion. Par exemple, sous cette forme :

Après la réunion, un procès-verbal est envoyé à tous les participants. C'est le protocole de la réunion qui devient un outil de contrôle, permettant de ne rien rater, de ne pas oublier une seule tâche. Une traduction du protocole en système électronique(par exemple, 1C ou Lotus) permet de l'intégrer dans le système de définition des tâches. Et surtout, vous devez absolument poser des questions sur les tâches définies lors de la dernière réunion. C'est le mode cyclique des réunions "analyse → tâches → contrôle → analyse" qui permet de faire passer la réunion du mode conversation libre au format travail.

Réunion planifiée

Tout ce qui peut être transféré dans un mode planifié doit être transféré. La seule façon de s'habituer aux procédures de contrôle est de leur tracer un parcours planifié. Idéalement, tous les employés devraient savoir quand on leur demandera telle ou telle question, c'est-à-dire quand ils doivent signaler - afin d'avoir le temps de collecter des données et de préparer un rapport significatif. Les réunions non programmées ne conviennent que pour les questions urgentes et importantes, et la proportion de ces réunions non annoncées devrait être faible. Sinon, l'employé n'a tout simplement pas le temps de se préparer (ce qui signifie que vous entendrez « je ne sais pas »), parfois il ne pourra même pas être présent (deux viennent au lieu de huit, les autres sont « dans la champs »), il est distrait de son travail (et une productivité élevée exige de la concentration), etc. d.

Pour évaluer l'efficacité de vos réunions, faites le test :

Avez-vous plus de 3 "oui" ? Optimisons !

Étapes de la préparation et de la tenue d'une réunion efficace

Définir les buts et les objectifs de la réunion. Quels problèmes doivent être résolus ? Quelles informations suivre ? Quelles conclusions tirer ? Quelle est la meilleure façon de structurer les tâches ?

Déterminez le format de la réunion en fonction des tâches. Sélectionnez les participants et l'heure de la réunion. La réunion DOIT avoir un président/animateur qui assurera le suivi des règles. Cette personne devrait avoir moins de responsabilité pour résoudre le problème sur lequel porte la réunion. Il est alors moins obsédé par les émotions (que, par exemple, l'initiateur de la rencontre) et ne fait pas pression, volontairement ou involontairement, pour des décisions bénéfiques à ce dernier. Et le droit de parler est donné honnêtement à toutes les personnes présentes.

Déterminez la structure de la réunion. La réunion doit avoir une structure claire et se dérouler à chaque fois exactement dans l'ordre prévu par celle-ci.

Structure de rabot typique :

• Discours d'ouverture / échauffement.

  Buts. Règlements. Format.

  Questions générales.

  Résultats généraux des travaux. Réalisation des tâches assignées.

  Résultats privés / rapports des participants.

  Analyse des résultats. Fixer des objectifs. Résumant.

Structure de réunion type :

Désignation du problème, objectifs. L'importance du sujet. Des plans.

Buts. Règlements. Format.

Discussion. Une analyse.

Analyse des résultats. Fixer des objectifs.

Résumant.

Structure typique de remue-méninges ou de discussion :

Discours d'introduction / objectifs de la réunion / règlement.

Le problème et pourquoi c'est important.

Génération de TOUTES les solutions.

Discutez des avantages et des inconvénients de chaque option.

Choix de solutions. Sur cette base, définir des tâches pour les participants.

Rédaction du procès-verbal de la réunion.

Définir un règlement. Lors de l'élaboration du règlement, rappelez-vous qu'il doit être pratique à la fois pour l'animateur et pour les participants. Standard : 3 à 7 minutes pour une présentation sur l'établissement d'objectifs ; 5-7 minutes de débat. Il est utile de prévoir des pauses à raison de 10 à 15 minutes pour 45 à 60 minutes de travail actif. Dans l'ensemble, les réunions de plus d'une heure risquent de faire perdre l'attention des participants. De telles réunions peuvent être inefficaces.

Établir l'ordre des problèmes à traiter. Les questions relevant du règlement sont déterminées par ceux points clés, dont dépendent le résultat global et la qualité du travail de l'entreprise (par exemple, les réactions des clients, la réaction à la publicité, les informations sur les nouveaux produits, etc.).

Divisez toutes les questions en trois groupes.

1. Questions régulières - selon les règles. Essayez de répondre rapidement aux questions courantes. Au début, leur discussion peut prendre tout le temps. Ensuite, des questions actuelles leur seront ajoutées - les gens seront eux-mêmes actifs. Mais votre priorité, qui détermine la vitesse d'avancement, ce sont les questions de développement. Passez jusqu'à 50% de votre temps de réunion sur eux.

   Questions actuelles - selon le plan de réunion : idées qui ont surgi, problèmes, ce qui entrave le travail et comment l'optimiser. Au total, vous ne pouvez pas répondre à plus de 5 questions. Commencez toujours par le plus important. Il vaut mieux finir avec une question importante que d'en laisser des dizaines sans réponse.

   Problèmes de développement - selon le plan de développement.

Préparer Documents requis et formes. Afin de travailler efficacement à travers les problèmes, il est extrêmement important de bien préparer le matériel pour les réunions et de l'envoyer à tout le monde à l'avance. Lors de la réunion elle-même, il est nécessaire de conserver un procès-verbal de la réunion, où toutes les décisions prises doivent être enregistrées.

Déterminez l'heure de la réunion. Si les employés ne diffèrent pas dans la discipline, ils sont souvent en retard, je recommande de tenir des réunions hebdomadaires le matin, dès le début de la journée de travail - une arrivée ponctuelle au travail est garantie. Les « retardataires » les plus malveillants seront rééduqués dans quelques jours. Indiquez toujours l'heure de fin de la réunion. Essayez de terminer un peu plus tôt - cela devient une agréable surprise pour les participants. Dans tous les cas, il devrait encore rester un peu de temps après la discussion des questions prévues. Ensuite, les employés auront la possibilité, la raison et l'incitation de poser leurs questions, c'est-à-dire d'être actifs et de réfléchir. Et quoi de mieux pour un leader qu'un employé actif et intelligent !

Assurez-vous que la rencontre est nécessaire.

Répondez-vous aux questions suivantes :

1. Y a-t-il des questions pour la réunion ? Est-ce de cela qu'il faut parler aujourd'hui ?

   La forme de présentation du matériel correspond-elle à l'objectif, au public, au contenu ?

   Que doit-il se passer / rester dans la tête des salariés après la réunion ?

   Est-il possible de sauter la réunion et d'obtenir le même résultat ?

Si vous avez répondu « Oui » aux questions 1, 2 et « Non » à la question 4, n'hésitez pas à organiser une rencontre !

De nombreuses instructions et recommandations ont déjà été écrites sur la manière de mener des réunions de planification. Nous avons analysé pour vous les informations publiées et les avons compilées en une seule méthode. Alors, comment organiser et mener correctement, ou plutôt efficacement, une réunion de planification.

Cible:

Organiser et mener des réunions de planification aussi efficacement que possible. Trouver une solution au problème énoncé pour discussion ou orienter l'évolution de la situation dans une direction constructive.

Il est intéressant de tenir une réunion de planification afin que les participants n'aient pas le temps de bâiller et qu'ils n'aient pas le sentiment de perdre du temps.

Plan d'action

1. Familiarisez-vous avec la méthode proposée pour organiser une réunion de planification. 2. Préparez-vous, préparez-vous matériaux nécessaires et inviter les participants. 3. Organisez une réunion de planification. 4. Résumez les résultats de la réunion de planification et familiarisez-les avec tous les participants.

Ce dont vous avez besoin pour mener une réunion de planification : La première chose qui est requise pour mener une réunion de planification est une question ou un sujet pour une réunion de planification. Le second concerne les personnes qui participeront à la réunion de planification. Le troisième est le lieu de la réunion de planification. Quatrième - le moment de la réunion de planification. Cinquième - le règlement de la réunion de planification. Sixième - matériaux improvisés. Le septième est le leader de la réunion de planification ou le secrétaire.

Formats de planificateur.

1. Récapitulation, réunion de planification informative. De telles réunions de planification peuvent avoir lieu chaque semaine au début de la semaine pour les responsables de tous les départements de votre organisation.

A quoi servent ces planificateurs ?

2. Réunion de planification - répartition des tâches en cours.

Généralement tenu au début de chaque journée de travail. Le format est évident - le responsable confie des tâches à ses subordonnés pour la journée. Le temps de l'événement ne doit pas non plus être allongé - tout le monde a reçu la tâche et est allé la terminer.

3. Réunion de planification pour discuter de la question soulevée.

Vous formulez votre question à l'avance, que la vie elle-même et la situation actuelle de votre marché ont formulée pour vous. Vous exprimez le but de la réunion de planification, envoyez cette information aux participants. Demandez-leur de se préparer (si nécessaire) sur le sujet. Déterminez à l'avance les règles et le secrétariat de la réunion de planification. Envoyez les résultats de la réunion de planification à tous les participants. La durée d'une telle réunion de planification ne dépasse pas deux heures. Mais il y a des moments où plus de temps est nécessaire. Dans ce cas, il prévoira des pauses organisées de 15 à 20 minutes pour le thé et juste se reposer. (Préparez également du thé et des sucreries à l'avance !)

4. Réunion de planification créative. Lorsque vos idées ne suffisent pas (ou qu'elles n'existent tout simplement pas, cela arrive aussi). Il est préférable de faire une telle réunion de planification sous la forme d'une séance de remue-méninges ou d'une autre méthode créative pour trouver des idées qui vous conviennent.

5. Réunion de planification - comme moyen de résoudre situations conflictuelles dans un collectif.

Nous sommes tous des êtres humains, nous sommes tous des êtres humains… et il y a des conflits évidents et cachés au travail. Et quand vous, en tant que leader, voyez que la situation est proche de la critique, donnez simplement aux gens la possibilité de s'exprimer.

Dirigez leur énergie de conflit = destruction vers la création. Organisez une réunion de planification pour les employés sous la forme d'une discussion libre, donnez-leur la possibilité de discuter ouvertement, mais sans «attaques» ni insultes.

Comment faire? "Résoudre" le conflit avec compétence - c'est votre tâche directe. Demandez de l'aide à d'autres professionnels des ressources humaines ou à la haute direction. Choisissez un sujet pertinent, mais, disons, neutre pour tous les participants. Et assumez le rôle d'observateur et écoutez attentivement tout le monde, en n'orientant les participants que dans une direction constructive et ne les laissez pas tomber dans une impasse.

Assurez-vous de résumer la discussion sur le sujet indiqué, de tirer des conclusions et de familiariser tous les participants avec celles-ci. Les participants n'ont pas besoin d'être informés que la réunion est organisée pour résoudre des situations conflictuelles. Sauf dans les cas où c'est le sujet de la résolution des conflits qui est fixé comme objectif de la tenue d'une réunion de planification.