Giden yazışmaların işlenmesi için özel gereksinimler vardır. Bunun nedeni bilgilendirici ve referans niteliğinde olmasıdır. Bir hizmet mektubu hazırlarken GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri” gerekliliklerini dikkate almakta fayda vardır. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak gereksinimleri” ve kuruluşun formlarını kullanın. Ayrıntılar için GOST R 6.30-2003'e başvurmalısınız (07/01/2018'den itibaren GOST R 7.0.97-2016'ya başvurmanız gerekecektir). Bu, belgenin net yapısını korumanıza ve gerekli stili korumanıza olanak tanır. iş iletişimi ve ayrıca bir iş mektubunun ayrıntılarını doğru şekilde düzenleyin.

GOST R 6.30-2003'ün (aynı zamanda GOST R 7.0.97-2016) tavsiye niteliğinde olduğunu ve kuruluşların ticari yazışmalar için antetli kağıtları kendilerinin geliştirebileceğini unutmamak önemlidir. Bu GOST'a uygunluk yalnızca federal yürütme makamları için zorunludur.

Belgenin başlığı uzunlamasına yerleştirilebilir veya açılı bir konuma sahip olabilir (mektup formunun ayrıntıları, telefon numaraları ve kuruluşların adresleri genellikle burada bulunur). Örnek mektup açısal konum Detaylar modern ofis işlerinde en yaygın seçenektir.

Belgenin üst kısmında belirtilir:

• tarih;
• sayı;
• belgenin kayıt numarasına ve tarihine atıf (yazışma bir yanıt ise);
• Metnin başlığı tek cümleyle ifade edilir.

Hizmet mektubunun başlığı kayıt numarasının altında bulunur. Muhataba yönelik bir itiraz içerir. Ad Soyad ve muhatabın konumu belgenin sağ üst köşesinde bulunmalıdır. Alıcıya bir mesaj ortada yazılır.

Gönderenin şirket bilgileri çoğunlukla şirketin antetli kağıdında belirtilir. Ayrıca yazışmanın alıcısını, yani muhatabın ayrıntılarını doğru bir şekilde belirtmek gerekir:

• Firma Adı;
• giden yazışmaların gönderildiği yapısal birimin adı;
• alıcının konumu;
• alıcının soyadı ve baş harfleri;
• kuruluşun posta adresi.

Aynı içeriğe sahip bir mektubun birden fazla alıcıya gönderilmesi gerekiyorsa, öncelikle asıl alıcının adresini ve daha sonra diğerlerini belirtmeniz gerektiğini unutmamak önemlidir.

Örneğin:

LLC "Elki-Palki"

Hukuk departmanı

Moskova, Zelenaya Caddesi, 5

KOPYALA

Genel Müdür

LLC "Yeşil Şubeler"

Simakov V.A.

Saint Petersburg,

Frunze Caddesi, 3

Giden belge imzalandıktan sonra üzerine tarih damgalanır. Tarih, 17.05.2018 veya 17 Mayıs 2019 formatında olabilir. Belgede tarihin birkaç kez belirtildiği durumlarda aynı yazı stilinin korunması önerilir.

Kayıt numarası, kuruluş tarafından kabul edilen giden belgeleri kaydetme sistemine uygun olarak ve yalnızca belge imzalandıktan sonra atanır. Kayıt numarası, bir vaka indeksi veya harflerle desteklenebilen belgenin seri numarasından oluşur.

Giden bir belgeyi kaydetmenin hem sizin hem de alıcınızın postayı işlemesini kolaylaştırdığını unutmamak önemlidir.

Gelen resmi yazışmalara yanıt verirken “kayıt numarası ve talep tarihi bağlantısı” bilgilerinin doldurulması gerekmektedir. Bu durumda cevap mektubu, alınan mesajın tarihini ve numarasını gösterir. Bu, alıcı şirketteki yazışmaların daha hızlı işlenmesini sağlayacaktır.

Resmi yazışmalar esas olarak yöneticiler tarafından, işyerinde bulunmadığı durumlarda ise yardımcıları veya yokluğunda yöneticinin görevlerini yerine getiren diğer yetkililer tarafından imzalanır.

Modern ticari yazışmaların yalnızca posta yoluyla değil aynı zamanda telgraf, faks ve e-posta yoluyla da gönderildiğini unutmamak önemlidir.

Her iş mesajı şirket başkanı veya onun yetkili yetkilileri tarafından imzalanmış olmasına rağmen yazışmaların kendisi sıradan sıradan bir çalışan yani yönetici tarafından yürütülmektedir. Bu bölümde belirttiğimiz isim ve iletişim bilgileridir.

Sanatçıyla ilgili bilgiler her zaman en altta, son satırlarda yer alır. Çalışanın tam adı, soyadı ve soyadı, iletişim telefon numarası yeni bir satırda ve hatta e-posta adresiyle birlikte yazılır. Yazı tipini aynı bırakıyoruz.

Mektuplar genellikle damgalanmaz, ancak giden yazışmalar resmi nitelikteyse, kuruluşun antetli kağıdına basılmışsa ve bir kişi veya başka bir kuruluşla hukuki ilişkiye girmeyi amaçlıyorsa ve mektupta ifade edilen tüm pozisyonlardan sorumluysa, yönetim mektupta mektup eklemek isteyebilir mühür şeklinde ek detaylar.

İş mektupları neredeyse her durumda ortaklarla iletişim kurulurken yazılır. Bu tür belgeleri hazırlamak için hazır örnekler ve kurallar makalede bulunabilir.

İş mektubu, şirketin tamamı adına başka bir şirkete, bireysel girişimciye veya bireye (örneğin bir yatırımcıya) gönderilen bir belge olarak tanımlanabilir. Esasen, herhangi bir şirket yazışması iş mektubudur. Amaçları çok farklı:

Belge genellikle şirketin antetli kağıdına hazırlanır; normal veya posta yoluyla gönderilebilir; e-posta. Ancak partnerin özel bir önemi varsa, kaliteli, kalın bir kağıda basılarak elden veya kargo yoluyla teslim edilmesi tercih edilir. Mektubun yapısı tipik bir iş belgesine benzer; onu şematik olarak bu şekilde gösterebilirsiniz.

Bu tür harfler için özel kurallar veya örnekler yoktur, bu nedenle yapıları, hacimleri ve tasarımları büyük ölçüde özel duruma bağlıdır. Örneğin, bir bildirim mektubu oldukça kısa olacaktır (3-4 paragraf), ancak bir çalışan tavsiyesi veya bir iş teklifi birden fazla sayfa alabilir.

Ancak aynı zamanda birkaç tane de var genel kurallar Bir makale hazırlarken dikkat etmeniz gerekenler:

Hatalar 2 büyük gruba ayrılabilir - bazıları metin olarak yazmakla (mantık, kelime dağarcığı, diğer dil normlarının ihlali), diğerleri - iş görgü kurallarının ihlaliyle ilişkilidir:

Metinde iş konuşmasına özgü standart ifadelerin kullanılması tamamen normaldir ve hatta arzu edilir. Aşağıda çeşitli durumlarda kullanılan en yaygın klişelerin bir listesi bulunmaktadır.

İşte birkaçı hazır örnekler Sürümünüzün taslağını hazırlarken kılavuz olarak kullanabileceğiniz mektuplar.

İş mektubu, ortaklar, tedarikçiler, müşteriler ve çalışanlarla karşılıklı yarar sağlayan ve dostane ilişkileri sona erdirmede veya sürdürmede önemli bir rol oynayan bir ticari yazışma aracıdır. İyi yazılmış bir iş mektubu, kuruluşun olumlu bir imajını oluşturmanıza olanak tanır. Web sitemizde yazı ve tasarım örnekleri yer almaktadır. farklı türler iş mektupları.

Teşekkür mektubu

Teşekkür mektubu, bir nedenden dolayı şükran sözleri içeren bir iş mektubudur: profesyonel çalışma, sağlanan kaliteli hizmetler vb. Bir şükran mektubu bir bütün olarak kuruluşa veya belirli bir kişiye gönderilebilir. Bir girişim mektubuna yanıt olarak yazılan bir mektup olabilir: bir tebrik mektubu, bir davet mektubu veya yaratıcının kendi inisiyatifiyle yazılmış bir girişim mektubu. Teşekkür mektubu nasıl yazılır Teşekkür mektubu...

Öğretmene teşekkür mektubu

Öğretmene şükran mektubu, anaokulu öğretmenine, okul öncesi kurumun müdürü veya çocukların ebeveynleri adına çocuk yetiştirmedeki sıkı çalışması için şükranlarını ifade eden bir iş mektubudur. Bir öğretmene teşekkür mektubu nasıl yazılır Bir anaokulu öğretmenine teşekkür mektubu, normal bir iş mektubuyla aynı biçime sahiptir ve aşağıdaki yapısal unsurlardan oluşur: Belge başlığı. Öğretmenin pozisyonu, soyadı ve baş harflerini içerir...

Doktora teşekkür mektubu

Doktora şükran mektubu, iyileşmedeki yardımlarından dolayı doktora minnettarlığı ifade eden bir iş mektubudur. Hasta veya hasta yakınları adına teşekkür mektubu yazılır. Doktora şükran mektubu nasıl yazılır Doktora şükran mektubu iş mektubu ile aynı biçime sahiptir: Mektubun başlığı - datif durumdaki sağlık kurumu doktorunun veya başhekiminin tam adı (şu şekilde yazılır) gerekli). İtiraz - başvurduğu doktorun tam adı...

İşbirliği için teşekkür mektubu

İşbirliği için şükran mektubu, malların, yapılan işin ve sağlanan hizmetlerin kaliteli ve zamanında teslimi için kuruluş başkanı adına ortağına şükranlarını ifade eden bir iş mektubudur. İşbirliği için teşekkür mektubu nasıl yazılır İşbirliği için teşekkür mektubu, iş mektubuyla aynı ayrıntılara sahiptir: Mektup başlığı. Teşekkür sözlerinin verildiği kurum çalışanının pozisyonunu, soyadını ve adının baş harflerini yazınız...

Kuruluştan teşekkür mektubu

Bir kuruluştan gelen teşekkür mektubu, başarılı müzakereler, toplantı ve harcanan zaman, bir iş gezisi sırasında sağlanan misafirperverlik vb. için minnettarlığı ifade eden bir iş mektubudur. Bir kuruluşa şükran mektubu nasıl yazılır Bir şirkete şükran mektubu, bir iş mektubunun ayrıntılarını içerir: Belgenin başlığı, minnettarlığın ifade edildiği kuruluş yetkilisinin tam adıdır. İtiraz - şükran sözlerinin yöneltildiği kuruluş yetkilisinin tam adı....

Velilere teşekkür mektubu

Ebeveynlere şükran mektubu, okul veya anaokulu mezunlarının ebeveynlerine, çocuklarının iyi yetiştirilmesi, grup, sınıf ve sınıf yaşamına aktif katılım için şükranlarını ifade eden bir iş mektubudur. eğitim kurumu, okula yardım, anaokulu vesaire. Müdür, sınıf öğretmeni, öğretmen veya okul müdürü adına bir teşekkür mektubu düzenlenir. Velilere teşekkür mektubu nasıl yazılır Mezunların velilerine teşekkür mektubu aşağıdaki yapısal unsurlardan oluşur:

Çalışana teşekkür mektubu

Bir çalışana şükran mektubu, çalışana yaptığı iş için şükranlarını, şirketin gelişimine katkısını, işe karşı vicdanlı tutumunu vb. ifade eden bir iş mektubudur. Bazı önemli olayların onuruna kuruluş başkanı adına bir şükran mektubu yazılır: yıldönümü, mesleki tatil vb. Bir çalışana teşekkür mektubu nasıl yazılır Bir çalışana teşekkür mektubu, normal bir iş mektubuyla aynı biçim ve yapıya sahiptir: Belge başlığı. İÇİNDE...

Öğrenciye teşekkür mektubu

Bir öğrenciye veya öğrenciye şükran mektubu, öğrenciye akademik başarısı için, aktif olarak şükranlarını ifade eden bir iş mektubudur. sosyal aktiviteler, spor yaşamına katılım vb. Okul müdürü, üniversite rektörü adına teşekkür mektubu düzenlenir. Bir öğrenciye şükran mektubu nasıl yazılır Bir öğrenciye minnettarlık herhangi bir biçimde yazılır. Teşekkür mektubunun metni öğrenciye şükran sözlerini içermektedir. Aşağıda, mektubun metninin altında...

Öğretmene teşekkür mektubu

Öğretmene teşekkür mektubu, öğretmene minnettarlığı ifade eden bir iş mektubudur. sınıf öğretmenine bir eğitim kurumu müdürü veya çocuk öğrencilerin ebeveynleri adına çocuk yetiştirme ve öğretme çalışmaları için. Öğretmene şükran mektubu nasıl yazılır Öğretmene şükran mektubu, bir iş mektubunun ayrıntılarını içerir: Belgenin başlığı - adresine şükran sözlerinin gönderildiği öğretmenin adını gösterir. İsteğe bağlı yapısal eleman teşekkür mektubu...

İş mektubu türleri

Teminat mektubu

Teminat mektubu, belirli eylemlerin yerine getirilmesinin veya belirli koşullara uygunluğun onayını (garantisini) içeren ticari olmayan bir iş mektubudur: alınan ürünler, gerçekleştirilen iş veya verilen hizmetler, kalite garantileri vb. için ödeme koşulları ve ödeme gerçeği. Başka bir deyişle teminat mektubu, işlemin taraflarından birinin yükümlülüğünü yerine getirmesini sağlamanın bir yoludur. Bir talep mektubuna cevaben bir teminat mektubu düzenlenebilir. Teminat mektubu teminat formu nasıl yazılır?

Yasal adres sağlanmasına ilişkin teminat mektubu

Yasal bir adresin sağlanmasına ilişkin teminat mektubu, mevcut bir şirketle kira sözleşmesi imzalandığının veya sahibinin niyetinin onaylandığını içeren bir iş mektubudur. konut dışı binalar etkinlikten sonra kiraya verin devlet kaydı yeni tüzel kişilik. Başka bir deyişle, gelecekte bir kira sözleşmesi yapma hakkını garanti eder. Bu mektup kayıt yetkilisine sunulur ve kiracının talebi üzerine hazırlanır. Teminat mektubu nasıl yazılır?

İstihdam teminat mektubu

İstihdam teminat mektubu, sonuç garantisi içeren bir iş mektubudur iş sözleşmesi işveren ve çalışan. Çoğu zaman, bir çalışan başka bir ülkeye taşındığında bunu Federal Göçmenlik Servisi'ne sunmak gerekir. İstihdam teminat mektubu nasıl yazılır İstihdam teminat mektubunun formu aşağıdaki ayrıntıları içerir: belgenin numarası ve tarihi; Mektubun alıcısı - kuruluşun adı ve gönderildiği yetkilinin tam adı veya metin:...

Ödeme teminat mektubu

Ödeme garantisi mektubu, alınan ürünler, sağlanan hizmetler veya gerçekleştirilen işler için ödemenin zamanlamasını ve gerçekliğini doğrulayan bir iş mektubudur. Ödeme teminat mektubu, bir talep mektubuna cevap olabilir. Borcun ödenmesine ilişkin teminat mektubu nasıl yazılır Teminat mektubu formunda şu bilgiler yer alır: Belgenin numarası ve tarihi; mektubun alıcısı - kuruluşun adı ve gönderildiği yetkilinin tam adı; belge adı -...

Bir iş mektubu yazmadan önce, hangi nihai sonucu elde etmek istediğinizi düşünün: satışları artırın, ödeme sürecini hızlandırın, işbirliği teklif edin, hak talebinde bulunun, tebrik edin, davet edin ve daha fazlası. Buna uygun olarak hedefinizi mümkün olduğunca vurgulamaya çalışarak bir iş mektubu yazın.

Şirketin antetli kağıdına, kuruluşun adını, konum adresini, iletişim numaralarını, muhtemelen e-postayı, web sitesini, logoyu belirtmesi gereken bir iş mektubu hazırlanır.

İş mektubu kenar boşlukları kullanılarak yazdırılmalıdır: sol kenar boşluğu en az 3 cm (belgelerin dosyalanması için), sağ kenar boşluğu en az 1,5 cm olmalıdır.

Bir iş mektubunun başlığı, alıcının tam adını ve konumunu belirten (sağ üst köşede) alıcı şirketin adını içermelidir.

Sol üst köşede iş mektubu başlığının altında yazım tarihi ve sicil numarası (giden) belirtilir. İş mektubu bir cevap mektubu ise bu mektubun hangi belgeye cevap verdiğini belirtmek gerekir.

Gerekiyorsa belgenin tarih ve numarasından sonra belgenin başlığı belirtilir.

Bir iş mektubu, mektubun alıcısına yönelik bir itiraz içermelidir.

İş mektubunun sonunda gönderenin imzası bulunmalıdır (tam ad, pozisyon, imza).

Resmi iş yazışmalarında genellikle 12 boyutunda, tek satır aralığıyla Times New Roman yazı tipi kullanılır.

Çeşitli iş mektubu türlerinin hazırlanması, iş temsilcilerinin çalışmalarının gerekli bir parçasıdır. Bu tür mesajlar sayesinde ticari sorunları en erişilebilir, en hızlı ve en uygun şekilde çözme fırsatı yakalıyorlar.

DOSYALAR Bu dosyaları çevrimiçi aç 2 dosya

Geleneksel olarak iş mektupları birkaç ana kategoriye ayrılabilir:

• tebrik mektubu;
• bilgi mektubu;
• vesaire.

Resmi iş yazışmalarının da bir parçası olan ve yine belirli kurallara göre yazılan tüm bu mektuplara verilen yanıtları ayrı bir kalem olarak işaretleyebilirsiniz.

İş mektupları her zaman bir imza içermelidir. Aynı zamanda şirketin yetkinliği olan herhangi bir çalışanı bu fonksiyon veya müdürün emriyle bunu yapmaya yetkilidir. Genellikle bu kişi bir uzman veya yetkisi mesajın konusunu içeren yapısal birimin başkanıdır. Ancak yazının kimden olduğuna bakılmaksızın, mektubun her halükarda şirket adına yazıldığı dikkate alınarak yöneticinin onayına sunulması gerekir.

Tüm iş mesajları yalnızca şirketin faaliyetleri veya bununla ilgili koşullarla ilgili olmalıdır. Aynı zamanda içerik ne olursa olsun belirli gereksinimlere uymak zorundadırlar.

Her şeyden önce belli bir yapıdır. Mesaj her zaman şunları içermelidir:

• yazım tarihi,
• gönderenin ve alıcının ayrıntıları,
• kibar adres (“Sevgili Ivan Petrovich”, “Sevgili Elena Grigorievna” şeklinde),

Mektupların hem bireysel çalışanlara hem de tüm ekiplere gönderilebileceği unutulmamalıdır (bu durumda kendinizi "İyi günler!" Selamlamasıyla sınırlamak yeterlidir).

Mektuba çeşitli ek belgeler, fotoğraflar ve video kanıtları eklenebilir - varsa bunlar ana metne yansıtılmalıdır.

Mektup her zamanki gibi biçimlendirilebilir standart sayfa A4 formatında ve kuruluşun antetli kağıdında. İkinci seçenek, şirket ayrıntılarının manuel olarak girilmesini gerektirmediği için tercih edilir; ayrıca böyle bir mektup daha saygın görünür ve mesajın resmi yazışmaya ait olduğunu bir kez daha belirtir. El yazısıyla yazılabilir (kaligrafi el yazısıyla yazılan harfler özellikle başarılıdır) veya bilgisayarda yazdırılabilir (bir mektubun birkaç kopyasını oluşturmanız gerektiğinde kullanışlıdır).

Mektubun imza ile tasdik edilmesi gerekir, ancak damgalanması gerekli değildir, çünkü 2016 yılından bu yana tüzel kişiler faaliyetlerinde mühür kullanma zorunluluğundan muaf tutulmuştur.

Göndermeden önce, mesaj, gerekirse, kendisine bir numara atanan ve kalkış tarihinin belirlendiği giden belge günlüğüne kaydedilir.

Bir mektup yazarken, yazımı dikkatlice izlemeniz, kelime bilgisi, dil bilgisi, noktalama işaretleri vb. açısından Rus dilinin kurallarına ve normlarına uymanız gerekir. Alıcılar her zaman mesajdaki düşüncelerin ne kadar iyi sunulduğuna ve biçimlendirildiğine dikkat ederler.

Unutmamak gerekir ki yapılan araştırmalar, insanların bu tür mektupları okuyarak bir dakikadan fazla zaman harcamak istemediklerini açıkça ortaya koyuyor.

Mektup, "düşünceleri ağaca yaymadan", oldukça kısa ve öz bir şekilde, doğru biçimde yazılmalıdır. Her yeni konu, gerekirse paragraflara bölünerek ayrı bir paragraf şeklinde sunulmalıdır. Ayrıca kısa ve net bir mektup, alıcıya yazarın zamanına değer verdiğini bildirecektir. Burada “Kısalık yeteneğin kızkardeşidir” sözü yerindedir.

İş mektuplarında arsız veya anlamsız bir ton, aşırı kuru metinler ve banal "klişeler" gibi kesinlikle kabul edilemez. Ayrıca karmaşık formülasyonlardan, çok sayıda katılımcı ve zarf ifadesinden ve dar bir uzman çevresinin anlayabileceği özel terminolojiden de kaçınmalısınız.

Mektup, doğrulanmamış, güvenilmez ve kesinlikle kasıtlı olarak yanlış bilgi içermemelidir.

Bu tür mesajların yalnızca rutin ticari yazışmaların bir parçası olmadığı, aynı zamanda birçok durumda daha sonra yasal olarak önemli statüsünü kazanabilecek resmi belgelere de atıfta bulunduğu unutulmamalıdır.

Herhangi bir resmi mesaj birkaç ana yolla gönderilebilir.

Herhangi bir kuruluşta, gelen ve giden belgelerin çoğunluğunu mektuplar oluşturur. Bu belgelerin birçok türü vardır ve her biri için bir takım yürütme kuralları vardır. Mektuplar en yaygın yönetim dokümantasyonu türü olduğundan, bunların nasıl doğru şekilde oluşturulacağını bilmek son derece önemlidir.

İş (veya resmi) mektupları, şirketin dış yapılarla iletişim kurmasına hizmet eden mektuplar olarak kabul edilir. Ayrıca, kuruluşun başkanı ile iş ortağı veya müşteri arasında sözlü bir anlaşmaya varıldıktan sonra bile, görgü kuralları bu anlaşmanın onaylanmasını sağlar. Bu da zaten bir garanti olarak kabul edilebilir.

1. Bilgilendirici - bazı bilgileri iletmek için oluşturulmuştur.

Gerçekleştirilen işlevlere göre

1. Girişim - yanıt gerektirenler ve yanıt gerektirmeyenler olarak ikiye ayrılır. Örnekler: istek, şikayet, bildirim, hatırlatma, .

2. Cevap mektupları.

Muhatap bazında

1. Normal - genellikle yalnızca bir alıcıya gönderilir.

2. Sirküler - bir göndericinin birden fazla alıcıya gönderdiği sirküler.

Çıkış şekline göre

İyi yazılmış bir iş mektubunun metni aşağıdakilerden oluşur: itiraz, giriş, ana kısımlar ve sonuç.

Bu iletişim açısından en önemli kısımdır. Böylece, doğru seçilmiş adres biçimi sayesinde, yalnızca muhatabın dikkatini çekmekle kalmaz, aynı zamanda daha fazla iletişim için genel tonu da belirleyebilirsiniz. Mektup belirli bir kişiye gönderilmemişse, adres atlanabilir; diğer durumlarda standart dil formüllerinin kullanılması gelenekseldir - örneğin, "Sevgili Sergei İvanoviç!", "Hükümet Başkanı!". İtiraz satırın ortasına yazılır.

Mektubun başında, hazırlanmasının nedenlerini ve gerekçelerini belirtmek gerekir; genellikle üçüncü taraf belgelere ve gerçeklere atıfta bulunularak bilgilerin doğrulanması gerekir. Kaynak belirtilmesi gerekiyorsa bu şu sırayla yapılmalıdır: Kanunun başlığı, yazarı, tarihi, sicil numarası, unvanı.

Mektubun ana kısmı mektubun asıl amacını belirtir. Bu bölüm gerekli olayları ayrıntılı olarak açıklar, kanıt sağlar veya durumu analiz eder.

Sonuç olarak, istekler, teklifler, retler veya görüşler şeklinde sonuç çıkarmak gelenekseldir. Bir hizmet mektubunun yalnızca bir son bölüm içerebileceğine inanılmaktadır. Kural olarak standart ifadelerle biterler - örneğin, "Daha fazla işbirliği yapmayı umuyorum", "İle en içten dileklerimle" Nezaket formülü "imza" özelliğinin önüne yerleştirilir ve konumdan virgülle ayrılır.

• muhatapla tanışma derecesi ve ilişkinin niteliği;
• muhatabın kamusal konumu ve bunun yazarın konumuyla ilişkisi;
• iletişimin gerçekleştiği durum - formalitesi veya gayri resmiliği;
• Belirli bir şirkette benimsenen görgü kuralları ve standartlar.

Bir mektubu biçimlendirmek, örnek:

Servis mektupları, metnin boyutuna göre A4 veya A5 formatında özel formlarda düzenlenmelidir. Formların kullanılmamasına yalnızca yazarların aynı anda birden fazla şirket olması halinde izin verilir.

Mektup formlarına ilişkin gerekliliklerin yanı sıra ayrıntıların bileşimi ve tasarım kuralları da bu bölümde yer almaktadır. GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri."

Genel olarak, belirtilen GOST doğası gereği tavsiye niteliğinde olduğundan, şirketler mektup formlarını bağımsız olarak geliştirme hakkına sahiptir, ancak hükümlerinin uygulanması, kuruluştaki belgelerle yüksek bir çalışma kültürüne işaret eder. Bazı kuruluşlar için GOST R 6.30-2003 zorunludur: örneğin, federal yürütme makamları her zaman bu standarda başvurmalıdır.

01 - Devlet amblemi Rusya Federasyonu;

02 - Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun arması;

03 - Kuruluşun amblemi veya ticari markası (hizmet markası);

04 - Organizasyon kodu;

05 - Tüzel kişiliğin ana devlet kayıt numarası (OGRN);

06 - Vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt neden kodu (TIN/KPP);

07 - Form kodu;

08 - Kuruluşun adı;

09 - Kuruluşa ilişkin referans bilgileri;

10 - Belge türünün adı;

11 - Tarih;

12 - Kayıt numarası;

14 - Derleme veya yayın yeri;

15 - Muhatap;

16 - Onay damgası;

17 - Çözünürlük;

18 - Metnin başlığı;

19 - Kontrol işareti;

20 - Belgenin metni;

21 - Başvurunun varlığını işaretleyin;

22 - İmza;

23 - Onay işareti;

24 - Vize onayı;

25 - Mühür baskısı;

26 - Kopyanın sertifikasyonu üzerindeki işaret;

27 - Sanatçıyı işaretleyin;

28 - Belgenin yürütülmesine ve dosyaya gönderilmesine ilişkin not;

29 - Belgenin kuruluş tarafından alındığına dair işaret;

30 - Elektronik kopya tanımlayıcı.

Bir mektubu GOST'a göre biçimlendirmek, örnek:

Bir mektubu ek ile biçimlendirmek, örnek:

Ticari yazışmalar, resmi iş iletişim tarzının kullanılmasını içerir. Bunun tuhaflığı, katılımcıların genellikle tüzel kişiler kuruluşta (veya birkaç kuruluşta) kabul edilen oldukça katı iletişim kurallarına uyması gereken kişiler.

için geçerli olan çeşitli gereksinimler vardır. bu tür iletişim.

Sunumun standardizasyonu. Günümüzde ticari yazışmalara özgü pek çok terim, özel ifade ve formül bulunmaktadır. Kullanımları hazırlık süresini önemli ölçüde azaltabilir ve hazır tasarımlar uygun olanı ararken zaman kaybetmekten kaçınmanıza yardımcı olurözel durum

Nötr ton.

Mektup yazarken kısıtlama ve titizlik resmi iletişimde normdur. Nötr bir ton, anlamlı veya duygusal olarak yüklü kelimelerin neredeyse tamamen yokluğunu ima eder. Bilgiler tamamen resmi niteliktedir; bu nedenle, örneğin küçültme ekleri veya ünlemleri olan kelimelerin metinden çıkarılması gerekir. Duygusal alt metin mevcut olabilir ancak nötr bir sunum tonunun arkasına gizlenmelidir.

İfadelerin doğruluğu ve netliği. Alıcı, kendisine yöneltilen materyalin anlamını açıkça anlamalı ve yorumlamalıdır. Metnin doğruluğu, kural olarak, doğrudan doğruya oluşturulmuş kompozisyon yapısına ve mantıksal hataların olmamasına bağlıdır. Hizmet mektubu açıkça düşünülmelidir. Özlülük. Bu gereklilik sayesinde yazar, tüm belgenin uzunluğunu önemli ölçüde azaltabilecektir. Sunumun kısalığı, her şeyden önce sözlü fazlalığın ortadan kaldırılması, ekonomik kullanımdır. dilsel araçlar

gereksiz tekrarların ve ek bilgilerin bulunmaması. Dil formüllerinin uygulanması. Yaygın olarak kullanılan şablonlar iş yazışmaları, onun ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle, eylemi teşvik etmek için sıklıkla formüller kullanılır: “Sizden konuyu değerlendirmenizi rica ediyoruz…”, “Anlaşmamızın onaylanması amacıyla…”. Çoğunlukla dilsel formüller metnin yasal olarak önemli unsurlarıdır ve bunlar olmadan gerekli güce sahip olmayacaktır. Örneğin: “Geri dönüşü garanti ediyoruz

peşin miktarında...", "Görevin uygulanmasına ilişkin kontrol şu kişiye verilmiştir...". Terimlerin kullanımı, sözcüksel ve grafiksel kısaltmalar. Yazışmalarda terimlerin kullanılması sayesinde yazar metni net bir şekilde anlayabilir; bu da son derece önemlidir.

önemli özellik

Günümüzde herhangi bir şirkette hem bireylerin hem de tüm departmanların faaliyetleriyle ilgili tamamen farklı konularda resmi mektuplar hazırlanmaktadır. Mektupların konusu; talep, bildirim, anlaşma, talep, iptal, değişiklik vb. olabilir. Aynı zamanda kurallar görgü kuralları herhangi bir belgenin yukarıdaki gerekliliklerin tümüne uygun olarak hazırlanacağını varsayalım. Bu sayede mektup (hangi biçimde gönderilirse gönderilsin) her çalışanın ve bir bütün olarak şirket yönetiminin çalışmalarında etkili bir araç haline gelecektir.

• Bir muhatabın birden fazla muhatabına gönderdiği mektup
• Bir muhatabın bir muhatabına gönderdiği mektup
• Çeşitli nedenlerden dolayı gönderilmeyen bir mektup

• Uygulama: 2 l için. 2 kopya halinde.
• 2 sayfa üzerinde 2 nüsha halinde uygulama
• İki kopya halinde iki başvuru sayfası

• Terimlerin, sözcüksel ve grafik kısaltmaların kullanımı
• Mektupta anlamlı veya duygusal olarak yüklü kelimelerin neredeyse tamamen yokluğu
• Şablonların geniş kullanımı

• İtiraz, giriş ve ana bölümler, sonuç
• Ana bölüm, sonuç
• İtiraz, sonuç