Çeşitli iş mektubu türlerinin hazırlanması, iş temsilcilerinin çalışmalarının gerekli bir parçasıdır. Bu tür mesajlar sayesinde ticari sorunları en erişilebilir, en hızlı ve en uygun şekilde çözme fırsatı yakalıyorlar.

DOSYALAR Bu dosyaları çevrimiçi açın 2 dosya

Ne tür iş mektupları var?

Geleneksel olarak iş mektupları birkaç ana kategoriye ayrılabilir:

• tebrik mektubu;
• bilgi mektubu;
• vesaire.

Resmi iş yazışmalarının da bir parçası olan ve yine belirli kurallara göre yazılan tüm bu mektuplara verilen yanıtları ayrı bir kalem olarak işaretleyebilirsiniz.

Mektubun yazarı kim olmalıdır?

İş mektupları her zaman bir imza içermelidir. Aynı zamanda şirketin yetkinliği dahilinde olan herhangi bir çalışanı bu fonksiyon veya müdürün emriyle bunu yapmaya yetkilidir. Genellikle bu kişi bir uzman veya yetkisi mesajın konusunu içeren yapısal birimin başkanıdır. Ancak yazının kimden olduğuna bakılmaksızın, mektubun her halükarda şirket adına yazıldığı dikkate alınarak yöneticinin onayına sunulması gerekir.

İş mektubu yazmak için genel kurallar

Tüm iş mesajları yalnızca şirketin faaliyetleri veya bununla ilgili koşullarla ilgili olmalıdır. Aynı zamanda içerik ne olursa olsun belirli gereksinimlere uymak zorundadırlar.

Her şeyden önce belli bir yapıdır. Mesaj her zaman şunları içermelidir:

• yazım tarihi,
• gönderenin ve alıcının ayrıntıları,
• kibar adres adresi (“Sevgili Ivan Petrovich”, “Sevgili Elena Grigorievna” şeklinde),

Mektupların hem bireysel çalışanlara hem de tüm ekiplere gönderilebileceği unutulmamalıdır (bu durumda kendinizi "İyi günler!" Selamlamasıyla sınırlamak yeterlidir).

Mektuba çeşitli ek belgeler, fotoğraflar ve video kanıtları eklenebilir - varsa bunlar ana metne yansıtılmalıdır.

Mektup her zamanki gibi biçimlendirilebilir standart sayfa A4 formatında ve kuruluşun antetli kağıdında. İkinci seçenek, şirket ayrıntılarının manuel olarak girilmesini gerektirmediği için tercih edilir; ayrıca böyle bir mektup daha saygın görünür ve mesajın resmi yazışmaya ait olduğunu bir kez daha belirtir. El yazısıyla yazılabilir (kaligrafi el yazısıyla yazılan harfler özellikle başarılıdır) veya bilgisayarda yazdırılabilir (bir mektubun birkaç kopyasını oluşturmanız gerektiğinde kullanışlıdır).

Mektubun imza ile tasdik edilmesi gerekir, ancak damgalanması gerekli değildir, çünkü 2016'dan beri tüzel kişiler faaliyetlerinde mühür kullanma zorunluluğundan muaftır.

Göndermeden önce, mesaj, gerekirse, bir numaranın atandığı ve kalkış tarihinin belirlendiği giden belge günlüğüne kaydedilir.

Mektup yazarken nelere dikkat etmeliyiz?

Bir mektup yazarken, yazımı dikkatlice izlemeniz, kelime bilgisi, dil bilgisi, noktalama işaretleri vb. açısından Rus dilinin kurallarına ve normlarına uymanız gerekir. Alıcılar her zaman mesajdaki düşüncelerin ne kadar iyi sunulduğuna ve biçimlendirildiğine dikkat ederler.

Unutmamak gerekir ki yapılan araştırmalar, insanların bu tür mektupları okuyarak bir dakikadan fazla zaman harcamak istemediklerini açıkça ortaya koyuyor.

Mektup, "düşünceleri ağaca yaymadan", oldukça kısa ve öz bir şekilde, doğru biçimde yazılmalıdır. Her yeni konu, gerekirse paragraflara bölünerek ayrı bir paragraf şeklinde sunulmalıdır. Ayrıca kısa ve net bir mektup, alıcıya yazarın zamanına değer verdiğini bildirecektir. Burada “Kısalık yeteneğin kızkardeşidir” sözü yerindedir.

Bir iş mektubunda nelere izin verilmemelidir?

İş mektuplarında arsız veya anlamsız bir ton, aşırı kuru metinler ve banal "klişeler" gibi kesinlikle kabul edilemez. Ayrıca karmaşık formülasyonlardan, çok sayıda katılımcı ve zarf ifadesinden ve dar bir uzman çevresinin anlayabileceği özel terminolojiden de kaçınmalısınız.

Mektup, doğrulanmamış, güvenilmez ve kesinlikle kasıtlı olarak yanlış bilgi içermemelidir.

Bu tür mesajların yalnızca rutin ticari yazışmaların bir parçası olmadığı, aynı zamanda birçok durumda daha sonra yasal olarak önemli statüsünü kazanabilecek resmi belgelere de atıfta bulunduğu unutulmamalıdır.

Bir mektup nasıl gönderilir

Herhangi bir resmi mesaj birkaç ana yolla gönderilebilir.

1. Bunlardan ilki, en moderni ve en hızlısı, elektronik araçlar iletişim. Kullanışlı ve hızlıdır ve aynı zamanda neredeyse sınırsız miktarda bilgi göndermenize olanak tanır.

   Burada yalnızca bir eksi var - alıcının çok miktarda postası varsa, mektup kolayca kaybolabilir veya Spam klasörüne düşebilir, bu nedenle bu şekilde mektup gönderirken, mektubun ek olarak gönderildiğinden emin olmanız önerilir. (basit bir telefon görüşmesi yoluyla) alındı.

2. İkinci yol: muhafazakar, bu da Rus Posta yoluyla mesaj göndermenize olanak tanır. Gönderme fonksiyonunun kullanılması tavsiye edilir taahhütlü posta yoluyla teslimat onayı ile - bu form, mektubun muhatabına ulaşacağını ve alıcının bu konuda özel bir bildirim alacağını garanti eder.

   Tipik olarak, orijinal belgelerin, canlı imza ve mühürlerle onaylanmış mektupların gönderildiği durumlarda standart posta yoluyla gönderim kullanılır.

3. Ayrıca faks veya çeşitli anlık mesajlaşma araçları aracılığıyla da mektup gönderebilirsiniz, ancak bu yalnızca ortaklar arasındaki ilişkinin bu tür yazışmalara izin verecek kadar yakın olması koşuluyla mümkündür.

Giden yazışmaların işlenmesi için özel gereksinimler vardır. Bunun nedeni bilgilendirici ve referans niteliğinde olmasıdır. Bir hizmet mektubu hazırlarken GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri” gerekliliklerini dikkate almakta fayda vardır. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak gereksinimleri” ve kuruluşun formlarını kullanın. Ayrıntılar için GOST R 6.30-2003'e başvurmalısınız (07/01/2018'den itibaren GOST R 7.0.97-2016'ya başvurmanız gerekecektir). Bu, belgenin net yapısını korumanıza ve gerekli stili korumanıza olanak tanır. iş iletişimi ve ayrıca ayrıntıları doğru şekilde yerleştirin iş mektubu.

GOST R 6.30-2003'ün (aynı zamanda GOST R 7.0.97-2016) tavsiye niteliğinde olduğunu ve kuruluşların ticari yazışmalar için antetli kağıtları kendilerinin geliştirebileceğini unutmamak önemlidir. Bu GOST'a uygunluk yalnızca federal yürütme makamları için zorunludur.

Belgenin başlığı uzunlamasına veya açılı bir konumda yerleştirilebilir (mektup formunun ayrıntıları, telefon numaraları ve kuruluşların adresleri genellikle burada bulunur). Örnek mektup açısal konum Detaylar modern ofis işlerinde en yaygın seçenektir.

Köşe detayları içeren örnek mektup formu

Belgenin üst kısmında belirtilir:

• tarih;
• sayı;
• belgenin kayıt numarasına ve tarihine atıf (yazışma bir yanıt ise);
• Metnin başlığı tek cümleyle ifade edilir.

Hizmet mektubunun başlığı kayıt numarasının altında bulunur. Muhataba yönelik bir itiraz içerir. Ad Soyad ve muhatabın konumu belgenin sağ üst köşesinde bulunmalıdır. Alıcıya bir mesaj ortada yazılır.

Kimden ve kime

Gönderenin şirketinin ayrıntıları çoğunlukla şirketin antetli kağıdında belirtilir. Ayrıca yazışmanın alıcısını, yani muhatabın ayrıntılarını doğru bir şekilde belirtmek gerekir:

• Firma Adı;
• giden yazışmaların gönderildiği yapısal birimin adı;
• alıcının konumu;
• alıcının soyadı ve baş harfleri;
• kuruluşun posta adresi.

Şirketin antetli kağıdına yazılmış örnek mektup

Aynı içeriğe sahip bir mektubun birden fazla alıcıya gönderilmesi gerekiyorsa, öncelikle asıl alıcının adresini ve daha sonra diğerlerini belirtmeniz gerektiğini unutmamak önemlidir.

Örneğin:

LLC "Elki-Palki"

Hukuk departmanı

Moskova, Zelenaya Caddesi, 5

KOPYALA

Genel Müdür

LLC "Yeşil Şubeler"

Simakov V.A.

Saint Petersburg,

Frunze Caddesi, 3

Tarih ve numara

Giden belge imzalandıktan sonra üzerine tarih damgalanır. Tarih, 17.05.2018 veya 17 Mayıs 2019 formatında olabilir. Belgede tarihin birkaç kez belirtildiği durumlarda aynı yazı stilinin korunması önerilir.

Kayıt numarası, kuruluş tarafından kabul edilen giden belgeleri kaydetme sistemine uygun olarak ve yalnızca belge imzalandıktan sonra atanır. Kayıt numarası, bir vaka indeksi veya harflerle desteklenebilen belgenin seri numarasından oluşur.

Giden bir belgeyi kaydetmenin hem sizin hem de alıcınızın postayı işlemesini kolaylaştırdığını unutmamak önemlidir.

Alınan resmi yazışmalara yanıt verirken “kayıt numarası ve talep tarihi bağlantısı” bilgilerinin doldurulması gerekmektedir. Bu durumda cevap mektubu, alınan mesajın tarihini ve numarasını gösterir. Bu, alıcı şirketteki yazışmaların daha hızlı işlenmesini sağlayacaktır.

Kim imzalıyor

Resmi yazışmalar esas olarak yöneticiler tarafından, işyerinde bulunmadığı durumlarda ise yardımcıları veya yokluğunda yöneticinin görevlerini yerine getiren diğer yetkililer tarafından imzalanır.

Modern ticari yazışmaların yalnızca posta yoluyla değil aynı zamanda telgraf, faks ve e-posta.

Sanatçıyı belirtmeme gerek var mı?

Her iş mesajı şirket başkanı veya onun yetkili yetkilileri tarafından imzalanmış olmasına rağmen yazışmaların kendisi sıradan sıradan bir çalışan yani yönetici tarafından yürütülmektedir. Bu bölümde belirttiğimiz isim ve iletişim bilgileridir.

Sanatçıyla ilgili bilgiler her zaman en altta, son satırlarda yer alır. Çalışanın tam adı, soyadı ve soyadı, iletişim telefon numarası yeni bir satırda ve hatta e-posta adresiyle birlikte yazılır. Yazı tipini aynı bırakıyoruz.

Damga var mı?

Mektuplar genellikle damgalanmaz, ancak giden yazışmalar resmi nitelikteyse, kuruluşun antetli kağıdına basılmışsa ve bir kişi veya başka bir kuruluşla hukuki ilişkiye girmeyi amaçlıyorsa ve mektupta ifade edilen tüm pozisyonlardan sorumluysa, yönetim mektupta mektup eklemek isteyebilir mühür şeklinde ek detaylar.

Muhtemelen herkes en az bir kez bir iş mektubu yazma ihtiyacıyla uğraşmak zorunda kalmıştır. Derlerken, istemeden bunun hiç de kolay olmadığı sonucuna varıyorsunuz. Bilmeniz gereken birçok iş mektubu yazma kuralı ve düzenlemesi vardır. Makale, bir belge hazırlama sürecini ayrıntılı olarak anlatıyor, iş mektubu örnekleri sunuyor, türlerini ve tasarımlarını tartışıyor.

Biçim

Hazır formlar sağlamlık katacak ve şirketin güvenilirliğini gösterecektir. Kuruluş hakkında aşağıdakiler gibi gerekli bilgileri içerirler:

• İsim.
• Adres.
• İletişim numaraları.
• Web sitesi.
• E-posta.
• Logo.
• Diğer iletişim bilgileri.

Formlarla ilgili katı kurallar yoktur. Bu nedenle her kuruluş, hangi bilgilerin dahil edileceğine bağımsız olarak karar verir.

İş mektupları nasıl doğru yazılır? Hazırlık

İş mektupları, kendi kural ve gereksinimlerine tabi olarak belirli bir şekilde yazılır ve biçimlendirilir. Yazar, hedefe bağlı olarak hesapladığı sonucu elde etmek için içeriği ayrıntılı olarak düşünür. Muhatabın mektubun konusu hakkında zaten hangi bilgileri bildiğini, bunu neye dayandıracağını ve içinde nelerin yeni olacağını açıkça anlamalıdır. Argümanlar yazarın hangi amacı takip ettiğine bağlıdır. Bir iş mektubu hazırlama süreci aşağıdaki aşamalara ayrılabilir:

• Sorunu incelemek.
• Taslak mektup yazmak.
• Onun onayı.
• İmzalanıyor.
• Kayıt.
• Alıcıya gönderiliyor.

İş mektuplarının yapısı

Bir mektup yazarken onu bilgilerle doyurmak, yani gerekli tüm bilgileri oraya koymak gerekir. Basit veya karmaşık olabilir. Basit bir mektubun içeriği, genellikle alıcının yanıtını gerektirmeyen bilgileri açık ve öz bir şekilde aktarır. Karmaşık bir tanesi birkaç bölüm, nokta ve paragraftan oluşabilir. Her paragraf bilginin bir yönünü sunar. Bu tür iş mektubu örnekleri genellikle giriş, gelişme ve kapanış bölümünden oluşur.

Aşağıda bir iş mektubu yazma örneği verilmiştir - giriş kısmı.

Ana bölüm, durumları ve olayları açıklar, analizlerini ve kanıtlarını sağlar. İşte bu bölümde, öyle ya da böyle hareket etmeleri, işlerin nasıl olduğunu kanıtlamaları ve çeşitli argümanlar sunarak herhangi bir etkinliğe katılmanın gerekliliği konusunda bilgi vermeleri gerektiğine ikna ediyorlar.

Sonuç, teklifler, talepler, hatırlatmalar, retler vb. şeklinde yapılan sonuçları içerir.

Bir iş mektubu yazmanın bir örneği - son kısmı - aşağıda sunulmuştur. Bu, ana maddede belirtilen gereksinimi özetlemektedir.

Sağlanan tüm bilgiler optimum düzeyde tutarlı ve anlaşılır olmalıdır.

Her harf ortalanmış bir adresle başlar. Bu küçük kısım son derece önemlidir. Yazar bunu seçerken şunları dikkate almalıdır:

• Muhatabın konumu.
• İlişkinin doğası.
• Formalite.
• Görgü kuralları.

Mektubun sonunda olması gereken kibar biçim. Örneğin: "...Daha fazla işbirliği için umudumu ifade ediyorum (davet için minnettarım)..." Bu ifadelerin ardından yazarın imzası gelir.

Stil

Tüm mektuplar, resmi iş ilişkilerinde dilin kullanılması anlamına gelen resmi iş tarzında yazılmalıdır. Böyle bir dilin özellikleri aşağıdaki koşullar altında oluşur:

• İş ilişkilerinin ana katılımcıları, yöneticileri ve yetkilileri adına mektupların yazıldığı tüzel kişilerdir.
• Organizasyonlardaki ilişkiler sıkı bir şekilde düzenlenmiştir.
• İletişimin konusu şirketin faaliyetleridir.
• Yönetim belgelerinin genellikle belirli bir muhatabı vardır.
• Genellikle bir kuruluşun faaliyetleri sırasında benzer durumlar meydana gelir.

Bu bağlamda bir iş mektubunda yer alan bilgiler şöyle olmalıdır:

• Resmi, kişisel olmayan, iletişimde katılımcılar arasındaki mesafeyi vurgulayan.
• Belirli bir muhataba yönelik, adreslenmiş.
• Bu yazının yazıldığı sırada güncel.
• Güvenilir ve tarafsız.
• Alıcıyı herhangi bir eylemi gerçekleştirmeye teşvik etmek için gerekçelendirilmiştir.
• Karar vermek için tamamlayın.

Gereksinimler

Bir iş mektubu aşağıdaki gereksinimleri karşılamalıdır:

• Konuşma tüm düzeylerde standartlaştırılmıştır - sözcüksel, morfolojik ve sözdizimsel. İçerisinde pek çok ifade, terim ve formül bulunmaktadır.
• Yazının tonu tarafsız, ölçülü ve katıdır; duygusal ve ifade edici bir dil kullanılmaz.
• Mantıksal hatalar olmadan metnin doğruluğu ve netliği, ifadelerin açıklığı ve düşünceliliği.
• Kısalık ve kısalık - ek anlam taşıyan ifadeler kullanılmadan.
• Tekrarlanan durumların sonucunda oluşan dil formüllerinin kullanılması.
• Terimlerin, yani özel kavramları olan kelimelerin veya ifadelerin kullanılması.
• Sözlüksel (yani, kelimelerin parçalarından harflerin çıkarılmasıyla oluşturulan bileşik kelimeler: LLC, GOST vb.) ve grafik (yani kısaltılmış biçimde kelime adları: grn, zh-d, vesaire.).
• Genetik ve araçsal durumlarda yapıların kullanımı.
• Fiil isimleri içeren ifadeler (“destek” yerine “destek sağlayın”).
• Basit ortak cümleler kullanma.

Yukarıdaki iş mektubu örnekleri aşağıda gösterilmiştir. tam sürüm(ana kısımla birlikte). Bilgi, resmi bir iş tarzının tüm gereksinimlerini karşılamaktadır.

İş mektubu türleri

Birine dayalı bir iş mektubu yazmak en iyisidir özel sorun. Aynı anda birkaç sorunu çözmek gerekiyorsa, birkaç farklı seçeneğin hazırlanması önerilir.

İş mektupları aşağıdaki içeriğe sahip olabilir:

• Eşlik eden. Bu tür mektuplara genellikle belgeleri nereye göndereceğinizi bildirmek için ihtiyaç duyulur.
  (İş mektubu nasıl yazılır? Örnek bir ön yazı bu tip bir belge yazması gerekenlere yardımcı olacaktır.)

• Garantili. Herhangi bir vaadi veya koşulu onaylamak için yazılırlar. Örneğin iş için ödeme, kira, teslimat süreleri vb. garanti edilebilir.
• Teşekkürler. Özellikle sıklıkla kullanılmaya başlandı son zamanlarda. Bu tür mektuplar gösteriyor görgü kuralları ortaklıklar. Normal antetli kağıtlara veya güzel bir baskıya sahip renkli kağıda verilebilirler.
  (İş mektubu nasıl yazılır? Çözdüğü görevlere bağlı olarak örnek bir teşekkür mektubu ücretsiz biçimde derlenir. bu durumda mektup özünü en kısa biçimde ifade eder. Renkli kağıt üzerine süslenmiş böyle bir örnek, şirket binasında onurlu bir yerde duvara asılabilir.)

• Bilgilendirici.
• Eğitici.
• Tebrikler.
• Reklam.

Mektuplar da var:

• İşbirliği önerileri. Son zamanlarda oldukça yaygın olan, kuruluşlara gönderilenler, örneğin bu örnek gibi, genellikle reklam niteliğindedir. Ticari mektup yazmak oldukça zordur, dikkat çekmek ve hatta ilgi çekmek için birçok nüansı hesaba katmanız gerekir. Ancak aşağıdaki örneğe göre oluşturursanız her türlü başarı şansı vardır.

• Davetiyeler. Çeşitli etkinliklere katılmaya davet edilerek gönderilirler. Genellikle bir yöneticiye veya yetkiliye hitap edilir, ancak aynı zamanda tüm bir ekibe de hitap edilebilir.
• İstekler.
• Bildirimler.
• İstekler ve diğerleri.

Bir mektuba cevap nasıl yazılır? Örnek

Cevap, ilk mektupta belirtilen isteğin tekrarlanmasıyla başlamalıdır. Daha sonra değerlendirmenin sonuçları verilir ve onay veya ret nedeni ifade edilir. Bir iş yanıt mektubu, beklenen bilgilere alternatif bir çözüm içerebilir. Tipik olarak aşağıdaki ilkeleri karşılar:

• İlk harfe ve içeriğine bir bağlantının bulunması.
• Aynı dil anlamına gelir.
• Karşılaştırılabilir kapsam ve içerik yönleri.
• Belirli bir sıraya uygunluk.

Kayıt

İş mektupları için kurumsal antetli kağıt kullanmanın yanı sıra, bunları tasarlarken diğer incelikleri de dikkate almak gerekir. Bunlar ayrıntılar, kısaltma kuralları, yazım adresleri, başlıklar, metin uzunluğu, alan genişlikleri ve daha fazlasıdır.

Bir iş mektubu örnekleri, tüm incelikleri ve nüansları dikkate alarak onu oluşturmanıza yardımcı olur. Hem yeni başlayan ofis çalışanları hem de deneyimli çalışanlar tarafından kullanılırlar. Örnekler sayesinde harflerin doğru yazılmasını öğrenerek büyük bir zaman tasarrufu sağlıyorlar.

Kullanarak iş yazışmaları sadece ticari faaliyetlerin koordinasyonu değil, aynı zamanda belirli bir kuruluş için çeşitli raporlama denetimleri sırasında talep edilecek gerekli bilgilerin toplanması da gerçekleşir. Bu nedenle, her şeyden önce idari çalışanların görevleri, çeşitli iş belgelerinin doğru şekilde bakımını içerir. dahili talimatlar ve şekiller. Standart formun avantajı, kişinin otomatik olarak doldurması ve böylece kendisinin ve şirketin zamanından tasarruf etmesidir.

Ticari yazışmalar şunları içermelidir:

Güvenilir ve eksiksiz bilgi;
- özet anlatım eksikliğinden dolayı;
- nötr ama dostane bir hitap tonu;
- belirtilen gerçeklerin duygusal bir değerlendirmesi değil, mantıksal bir zincir.

İş mektubu nasıl yazılır?

En önemli şey, belirli bir durum için ne tür bir iş mektubunun uygun olduğuna karar vermektir. Bunun birkaç türü vardır:

Hatırlatma;
- onay;
- ret;
- ön yazı;
- davet;
- garanti;
- bilgilendirici;
- bildirim ve sipariş mektubu.

Kural olarak istek, teklif, itiraz, soruşturma veya talep içeren iş mektupları yanıt gerektirir.

İş mektubu yazma kuralları.

Kusursuz iletişim tekniklerine rağmen örtülü saygısızlık hala ortaya çıkacağından, iş mektubunun tonu çok önemli bir duygusal yük taşır. Reddetme içeren bir iş mektubu yazarken özellikle dikkatli olmalısınız. Bu durumda reddi mektubun en başında belirtmemelisiniz. Mesajınızın ilk bölümünde kendi bakış açınızı destekleyen ikna edici argümanlara yer vermelisiniz; bunun için şu formülleri kullanabilirsiniz:

- “Maalesef talebinizi karşılayamıyoruz”;
- “Çok üzgünüz ancak isteğinizi karşılamak mümkün değil” vb.

Reddederken, görevimizin reddetmek olduğunu ancak bir müşteriyi, ortağı vb. kaybetmemek olduğunu hatırlamak önemlidir.

Yani, bir iş mektubu yazmanın temel kuralları:

Mektubun özünü doğru anlamak için muhataplara gönderilen talebin metinde birkaç kez tekrarlanması gerekir;
- ret mektubunda bu talebin neden karşılanamadığının nedenlerini belirtmek önemlidir;
- bir teklifi reddetmek bir reddetme formülüdür.

Ticari yazışmaların dili.

Ticari yazışma okuyucusunun, yazıldığı dili değil, yalnızca özünü kavraması önemlidir. Uzun yıllara dayanan tecrübeyle geliştirilen bir iş mektubu yazma kurallarına hakim olmak bu durumda yatıyor.

Bir iş mektubunda şunu unutmamak gerekir:

Tüketilmesi gerekir basit kelimeler aynı zamanda içeriği fakirleştirmeden;
- sıfatlar yerine fiilleri daha sık kullanın - bu, mektubun metnini dinamik hale getirecektir;
- Detaylara girmeden ve mantık yürütmeden, adresin anlamına yakın kalmak;
- okuyucunun dikkatini dağıtacağından uzun cümleler kullanmayın;
- ifadeler arasındaki geçiş mantıklı ve görünmez olmalıdır;
- mümkün olduğunca az zamir kullanın.

Bir iş mektubu okuryazarlık ve üslupla ayırt edilir.

Ticari yazışmaların hazırlanması.

İş mektubu yazarken şunu unutmayın üst kısım Antetli kağıt için (1/4 sayfa A4) boş bırakılmalıdır. Ayrıca mektubun üst köşesinde, özel bir giden posta günlüğüne kaydedilen giden numara ve tarih belirtilir.

Sol alt köşede yöneticinin pozisyonu, soyadı ve imzası belirtilir ve sayfanın en sonunda ek bilgi için iş mektubunu yürüten kişinin soyadı ve telefon numarası belirtilir.

Dolayısıyla bir iş mektubu üç bölümden oluşur: talebin özü, gerekçesi ve destekleyici bilgiler.

Bir mektuba cevap verirken içeriğin ilk kısmında muhatabın son mektubuna bakmalısınız. Yabancı yazışmalar varsa, daha iyi netlik sağlamak için mektuba, bağlantısı bu mektupta belirtilecek olan bir kitapçık eklemek gerekir. Böyle bir mektubu işbirliğiniz için şükranla ve “Saygılarımla (isim)…” ifadesiyle bitirmek çok önemlidir.

İnsanlar çok eski zamanlardan beri birbirlerine mektup yazıyorlar. Mektuplardan kişinin karakterini, eğitimini, hobilerini ve en önemlisi yazdığı dili ne kadar iyi konuştuğunu anlayabilirsiniz. Bir dil öğrenenler er ya da geç İngilizce harflerin nasıl doğru yazılacağını öğrenme ihtiyacıyla karşı karşıya kalacaklardır. İngilizce.

Mektuba yurt dışında bir yükseköğretim kurumuna girerken, dil sınavını geçerken veya iş başvurusunda bulunurken ihtiyaç duyulabilir. Ancak İngilizce mektubun nasıl yazılacağını bilmek yalnızca iş iletişimi dünyasında önemli değildir. Gayri resmi yazışmalar hayatınızı, arkadaşlarınız ve tanıdıklarınızla olan iletişiminizi de etkileyebilir. Mektuplarınız, onları okuyanlar tarafından sizi yargılamak için kullanılacak. İyi bir izlenim mi bırakmak istiyorsunuz? Size İngilizce yazışmanın temel kurallarını tanıtacağız. Ayrıca tekrar etmekte fayda var. Mektup yazmaya başlamadan önce bunu hangi amaçla yaptığınızı belirlemeniz ve dolayısıyla mektubun türünü belirlemeniz gerekir.

İngilizce harf türleri

Tüm mektuplar kişisel (Kişisel mektup) ve iş (İş mektubu) olarak ikiye ayrılabilir. Daha önce iş ortaklarıyla yazışmalardan ve ticari yazışmaların ana tabularından bahsetmiştik, bugün kişisel yazışma kurallarını daha detaylı tartışacağız. İngilizce mektup yazmanın genel katı kuralları var mı? Kişisel yazışmalardan bahsediyorsak cevap açıktır - hayır. İş dokümantasyonunda ve iş ortaklarıyla iletişimde İngilizce mektup şablonları sıklıkla kullanılır. Kişisel yazışmalar sizin kendi işinizdir, totolojiyi affedin. Yine de, yazışmaları sizin ve mektup sohbeti yaptığınız kişi için daha keyifli hale getirmeye yardımcı olacak birkaç ipucu var. Ayrıca, İngilizce dünyasında yeniyseniz, ilk mektuplarınızı şablonlar kullanarak yazmayı denemek yine de daha iyidir.

Bilinç akışı elbette iyi bir şeydir ama yalnızca Joyce'un eserlerinde. Mektubunuzun sonuna kadar okunmasını istiyorsanız muhatabına saygı gösterin. Metnin okunmasını kolaylaştırmaya çalışın. İngilizce yazının yapısı aynıdır önemli unsur ve yazılı kelimelere koyduğunuz anlam.

Kural olarak, bir mektup aşağıdaki yapısal unsurları içerir:

• istek – ayrı satır
• kısa bir giriş (önceki kişilere, önceden yazılmış mektuplara vb. atıfta bulunabileceğiniz) - ayrı bir paragraf
• ana bölüm – birkaç paragraf
• sonuç – ayrı satır
• son ifade ayrı bir satırdır
• imza (yalnızca isim) – ayrı satır
• sağ üst köşede yazarın adresini ve adresin altındaki tarihi belirtmelisiniz

Aşağıdaki yapıya sahip İngilizce bir mektup örneği sunuyoruz:

Adres şekli her zaman mektupta hitap ettiğiniz kişiye olan aşinalık derecesine bağlıdır. Birkaç örnek verelim.

• Sevgili John! – bir arkadaşa, akrabaya itiraz
• Sayın Bay– eğer bu John sizin patronunuzsa bir itiraz. Resmi itiraz.
• sevgili efendim – kişisel yazışmalarda ironik bir şekilde kullanılabilecek bir adres
• Sayın Bay Smith- bir yabancının resmi adresi (John'un kim olduğunu bilmiyorsunuz)

İpucu 3. Dikkat edilmesi gereken birkaç önemli nokta

1. Alıcının cinsiyetini bilmiyorsanız tam adını yazın: Sevgili T.K. Spinazola

2. Hangi kısaltmayı kullanmanın daha iyi olduğunu bilmiyorsanız: Bayan veya Bayan, kadının evli olup olmadığını bilmediğiniz için tarafsız bir ifade kullanın. Bayan

3. Eğer iki kişiye mektup yazıyorsanız adrese her iki ismi de ekleyin.

4. Bu mesajlar kısaltılamaz: Profesör, Dekan, Vali, Yüzbaşı, Amiral, YargıçKardeş, Senatör

5. Bu adresler kesinlikle tam olarak Bay, Bayan, Bayan olarak kullanılmamalıdır. ve Dr.

İlk seferde doğru bir mektup yazabilmek için elinizde İngilizce bir mektup örneği bulundurmak iyi bir fikirdir.

Mektup yazmak için şablon ifadeler

5 giriş cümlesi şablonu:

• Mektubunu almak çok güzeldi...
• Mektubunuz için teşekkürler. Sizden haber almak çok güzeldi/çok güzeldi.
• Uzun mektubunuz için teşekkürler. Yıllardır sizden haber alamadıktan sonra tüm haberlerinizi duymak gerçekten harikaydı….
• Uzun zamandır yazmadığım için üzgünüm ama...
• Bunu duyduğuma gerçekten çok sevindim…

Bu ifadeler tarafsızdır; herhangi bir muhatabınıza bunlarla bir mektuba başlayabilirsiniz. Bazen kelimeleri bulmak zor olabilir, özellikle de ana dilinizde yazmıyorsanız. Şablon ifadeleri, mektubunuzun metnini yapılandırmanıza ve düşüncelerinizi doğru bir şekilde formüle etmenize yardımcı olacaktır.

5 Kapanış İfadesi Şablonu:

• Bu yaz beni ziyaret etmeni çok isterim. Bana yaz ve planlarını anlat.
• Lütfen…'nize selamlarımı (sevgilerimi) iletin/gönderin.
• Ve bana planlarını yaz ve anlat...
• Yakında tekrar yazın!
• Başka bir şey öğrenmek istiyorsanız bana bir satır bırakın.

Tavsiye isteyen bir mektubun şablonu (5 seçenek):

• Tavsiyenizi almak için yazıyorum
• Bana tavsiyeni verebilir misin?
• Bir sorunum var ve tavsiyene ihtiyacım var.
• Sizce ne yapmalıyım?
• Sizce yapmalı mıyım...?

Farklı harfler için ifadeler: