Elektronik belgeler giderek bir unsur haline geliyor ekonomik faaliyet Rus şirketleri. Kullanışlıdırlar, ofisinizi bir sürü kağıtla doldurmaktan kaçınmanıza olanak tanırlar ve şirketler bu tür belgeleri birkaç saniye içinde değiştirebilirler. Peki elektronik bir belgenin yasal güce sahip olması için ne gereklidir? Ve elektronik bir belgenin yasal geçerliliği mahkemede nasıl kanıtlanır?

B2B-Center elektronik ticaret sisteminin avukatı Dmitry Kazantsev bu soruları yanıtlıyor.

Elektroniğin yasal gücü

belge

Mevcut Rus mevzuatı, bu tür belgelerin elektronik imza ile imzalanması şartıyla, elektronik belge kullanılarak bir işlem gerçekleştirme olasılığını kabul etmektedir. İlgili normlar Sanatta yer almaktadır. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 434'ü ve Sanatın 4. kısmı. 27 Temmuz 2006 tarih ve 149-FZ sayılı Federal Kanunun 11'i “Bilgi Hakkında, Bilişim teknolojisi ve bilgilerin korunmasına ilişkin" (bundan sonra 149-FZ Sayılı Kanun olarak anılacaktır).

Sadece sözleşmeler değil, aynı zamanda birincil ve konsolide muhasebe belgeleri de elektronik imza ile onaylanmaları şartıyla elektronik ortamda düzenlenebilir (21 Kasım 1996 tarihli ve 129-FZ sayılı Federal Kanunun 9. Maddesi “Muhasebe Hakkında”) . Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 169. maddesi doğrudan faturaların hazırlanmasına ve düzenlenmesine izin verir. elektronik form işlemin taraflarının karşılıklı anlaşmasıyla ve uyumlu olmaları durumunda teknik araçlar kabul için ve elektronik faturanın şirket başkanının veya kendisi tarafından yetkilendirilen bir kişinin nitelikli elektronik imzasıyla imzalanması şartıyla (elektronik formda fatura düzenleme ve alma prosedürü, Rusya Maliye Bakanlığı'nın tarihli emriyle onaylanmıştır). 25 Nisan 2011 No. 50n ve bunların formatları Rusya Federal Vergi Dairesi'nin emriyle düzenlenmiştir. No. ММВ-7-6/138@ Yazarın notu).

Bu nedenle, herhangi bir elektronik belgenin, yasal gücünü gösteren ve ilgili tarafça gönderildiği gerçeğini teyit eden temel unsuru elektronik imzadır. Onun varlığı son gerçek değil ve sırasında duruşma ve dolayısıyla yasal düzenleme hakkında elektronik imza daha ayrıntılı olarak söylemek gerekir.

Elektronik

Sanatın 1. paragrafında. 04/06/2011 Sayılı 63-FZ sayılı “Elektronik İmzalar Hakkında” Federal Kanunun 6'sı (bundan sonra 63-FZ sayılı Kanun olarak anılacaktır), aşağıdakilere göre tespit edilmiştir: genel kural Nitelikli elektronik imzayla imzalanmış elektronik formdaki bilgiler, el yazısı imzayla imzalanmış kağıt belgeye eşdeğer elektronik belge olarak kabul edilir. Benzer bir norm Sanatın 3. paragrafında da belirlenmiştir. 149-FZ Sayılı Kanunun 11'i. Bu gereklilik zorunlu bir norm olarak formüle edilmiştir, ancak mahkemeler basit bir imzayı bilginin doğru sertifikasyonu olarak tanıma hakkına sahiptir ve bunu sıklıkla pratikte yaparlar.

Burada modern Rus mevzuatında yasallaştırılan elektronik imza türleri sorununa geliyoruz. 63-FZ Sayılı Kanunun 5. Maddesi aşağıdaki elektronik imza türlerini adlandırmaktadır:

1. Basit elektronik imza.

Kullanırken, belirli bir kişi tarafından elektronik imzanın oluşturulduğu gerçeği kodlar, şifreler veya başka araçlar kullanılarak doğrulanır.

2. Geliştirilmiş elektronik imza.

Şunları yapmalı:

1) elektronik imza anahtarı kullanılarak bilgilerin kriptografik dönüştürülmesi sonucu oluşturulmuş;

2) elektronik belgeyi imzalayan kişinin kimliğini belirlemenize olanak tanır;

3) imzalandıktan sonra elektronik belgede değişiklik yapıldığı gerçeğini tespit etmeyi mümkün kılmak;

4) elektronik imza araçları kullanılarak oluşturulmuştur.

3. Gelişmiş nitelikli elektronik imza.

Geliştirilmiş elektronik imzalar nitelikli ve niteliksiz olarak ikiye ayrılır. Gelişmiş nitelikli elektronik imzanın doğrulama anahtarı, nitelikli sertifikada belirtilmelidir.

Basit elektronik imza veya niteliksiz elektronik imza ile imzalanan elektronik formdaki bilgiler, el yazısı imzayla imzalanmış kağıt belgeye eşdeğer elektronik belge olarak kabul edilir. Yasa veya ticari gelenek uyarınca bir belgenin mühürle tasdik edilmesi gerekiyorsa, gelişmiş elektronik imzayla imzalanan elektronik belge, el yazısı imzayla imzalanan ve mühürle onaylanan kağıt belgeye eşdeğer olarak kabul edilir. Bu kural Sanatın 2. ve 3. bölümleriyle oluşturulmuştur. 63-FZ Sayılı Kanunun 6'sı. Başka bir deyişle, basit ve niteliksiz bir elektronik imza imzaya, geliştirilmiş imza ise bir belgenin imza ve mühürle doğrulanmasına karşılık gelir. Böylece, geliştirilmiş niteliksiz imza, hem imzanın benzeri hem de mühürlü imzanın benzeri olarak tanınabilir.

Elektronik

mahkemedeki belge

Yukarıdaki sınıflandırmaya uygun olarak e-posta yoluyla gönderilen belgelere basit bir elektronik imza ile imzalanmış denilebilir. Bununla birlikte, davanın koşulları işlemin gerçekliğini gösteriyorsa, mahkeme bu tür belgelerin değişimini bir sözleşmenin uygun bir şekilde sonuçlanması olarak kabul edebilir: örneğin, faturalar, teslimat notları ve ödeme emirleri ile teyit edilen malların teslim edilmesi . Özellikle, bu hukuki durum Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesi'nin 17 Ekim 2008 tarih ve 13675/08 sayılı kararıyla doğrulanmaktadır.

Elektronik belge, bu belgeyi mahkemeye sunan kuruluşun başkanı veya yetkili çalışanının kimliği ile birlikte basılı olarak mahkemeye sunulur. Bu sertifika, basılı kağıt kopyanın elektronik orijinale karşılık geldiğini belirtmelidir. Bir belge basit bir elektronik imzayla imzalanmışsa, en azından böyle bir elektronik belgenin oluşturulduğu tarih ve saat ile bu belgeyi gönderen tarafın, gönderilen çıktıda açık olması gerekir. Elektronik bir belge geliştirilmiş imzayla imzalanmışsa, çıktıda elektronik imzanın eklendiğini gösteren özel bir işaret bulunmalıdır.

Tarafların her birinin böyle bir sözleşmenin aynı çıktılarını sunması durumunda mahkeme, e-posta yoluyla yapılan bir sözleşmeyi tanıyabilir. Ayrıca, başka kanıtlarla teyit edilmeyen bu tür aynı kağıt kopyalar bile, sözleşmenin imzalandığının teyidi olarak hizmet edemez. Ancak deliller toplanmadıysa ve taraflarca sunulan sözleşmelerin kopyaları aşağıdakileri içeriyorsa ne yapılmalı? farklı koşullar? Hukuki işlemler sırasında bu tür durumların önüne geçebilmek için sözleşme yapılırken dahi gelişmiş nitelikli elektronik imza ile belgelendirilmesi gerekmektedir.

Böyle bir imza, iki temel noktayı belgelemenize olanak sağlayacaktır: birincisi, sözleşmenin uygun tarafça imzalandığı (çünkü sertifika kişiseldir ve imza sahibinin konumunu belirten bir şekilde düzenlenmektedir) ve ikinci olarak, belgenin geliştirilmiş bir imza ile imzalandığı. nitelikli elektronik imza, imzalandıktan sonra değişmeden kaldı.

Sanatın 1. Bölümünde. Halen yürürlükte olan 10 Ocak 2002 tarihli 1-FZ “Elektronik Dijital İmza Hakkında” Federal Kanunun 4'ü oluşturulmuştur. işaretleri takip etmek, eğer aynı anda gözlemlenirse, elektronik dijital imzanın elle atılan imzaya eşdeğer olduğu kabul edilir:

1. İmza anahtarı sertifikası, doğrulama anında veya elektronik belgenin imzalandığı tarihte geçerlidir.

2. Elektronik belgedeki elektronik imzanın gerçekliği doğrulanır.

3. Elektronik imza, imza anahtarı belgesinde belirtilen bilgilere uygun olarak kullanılır.

Elektronik imzanın gerçekliği ve bu imzayla imzalanan elektronik belgenin değişmezliği, imzayı veren sertifika merkezi tarafından doğrulanabilir. Elektronik belgenin içeriğiyle ilgili olarak mahkemede bir anlaşmazlık ortaya çıkarsa, bir sertifikasyon merkezinden inceleme talebinde bulunulması gerekir. Ayrıca elektronik belgeyi imzalarken imza sertifikasının geçerliliğini de doğrulayabilecektir.

Bir sertifikasyon merkezinin, başka bir sertifikasyon merkezi tarafından verilen elektronik imzanın doğruluğunu teyit edemeyeceği veya reddedemeyeceğini dikkate almak gerekir. Bu nedenle, bir elektronik belgenin farklı belgelendirme merkezleri tarafından verilen birden fazla elektronik imza ile belgelendirilmesi durumunda, belgenin içeriğine ilişkin bir anlaşmazlık olması durumunda, bu belgelendirme merkezlerinin her birinden inceleme talebinde bulunulması gerekecektir.

Kullanım elektronik belgeler bir takım zorluklara yol açmaktadır. Bu tür belgelerin kullanılmasındaki temel sorunlardan biri elektronik belgenin hukuki geçerliliğinin sağlanmasıdır. Bu sorunu çözmek için elektronik belge için özel bir gereklilik sağlanmıştır - elektronik dijital imza.

Elektronik dijital imza, elektronik dijital imzanın özel anahtarını kullanarak bilgilerin kriptografik olarak dönüştürülmesi sonucunda elde edilen ve bu elektronik belgeyi sahteciliğe karşı korumayı amaçlayan ve imza anahtarı sertifikasının sahibinin kimliğinin belirlenmesine olanak tanıyan bir elektronik belgenin gerekliliğidir. elektronik belgede bilgilerin çarpıtılmadığının tespit edilmesinin yanı sıra. Elektronik dijital imza, elle atılan imzaya yasal eşdeğerlik sağlar. Bununla birlikte, elektronik dijital imzanın kullanılması, elektronik belgenin önemli yasal bilgilerin bozulmasına karşı mutlak korumasını garanti etmez (adil olmak gerekirse, mutlak korumanın hiçbir şekilde garanti edilemeyeceğini belirtmekte fayda var). Bunu başarmak için mevzuat, elektronik belgelerin gerçekliğini sağlamak amacıyla bir dizi başka kurumsal, yasal ve teknik önlem öngörmektedir.

Modern Rus hukukunda elektronik dijital imzalar halihazırda çeşitli alanlarda kullanılmaktadır:

• 1. Mali ve kredi ilişkileri
• 2. Vergi ilişkileri
• 3. Sivil işlemler

Belirli alanlarda elektronik belge yönetiminin uygulanmasına ilişkin çeşitli kısıtlamalar vardır. Bir takım düzenlemeler, elektronik belgelerin belirli hukuki ilişkilerde kullanılmasını yasaklamakta veya kağıt üzerinde yazılı belgelerin tercih edilmesini şart koşmaktadır. Dolayısıyla noterlere ilişkin mevzuat, belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi olanağını sağlamamaktadır; burada "belge" kavramı yalnızca yazılı bilgiyi ifade etmektedir.

Örneğin, Sanatta. “Rusya Federasyonu Noterlere İlişkin Mevzuatın Temelleri” nin 45'i, noterlik işlemlerini gerçekleştirmek için sunulan belgenin sayfalarının elektronik formdaki belgeler için fiziksel olarak imkansız olduğu şekilde dikilmesi, numaralandırılması ve mühürlenmesi gerektiğini belirtmektedir. Benzer örnekİnternet üzerinden iş yapmak için gerekli olanlar da dahil olmak üzere bazı belgelerin noter onayı gerektirmesi nedeniyle önemlidir. Ayrıca böyle bir yasağın olmadığı düzenleyici yasal düzenlemeler de var, ancak kağıt belgeler tercih edilir olarak adlandırılıyor. . Örneğin, gayrimenkul haklarını kaydederken (İnternet üzerinden gerçekleştirilebilecek bir prosedür), kağıt ve manyetik ortamdaki kayıtlarda tutarsızlık olması durumunda, kağıt üzerindeki kayıt önceliklidir (Federal Kanunun 12. maddesinin 8. fıkrası) Rusya Federasyonu'nun “Açık devlet kaydı gayrimenkul hakları ve onunla yapılan işlemler” 21 Temmuz 1997 tarih ve 127 sayılı). Benzer bir hüküm 8 Ağustos 2002 tarih ve 129-FZ sayılı “Kayıt hakkında” Kanunda da düzenlenmiştir. tüzel kişiler"(Madde 1, Madde 4).

Şu anda, noter mevzuatının temelleri, el yazısı imzayla imzalanan geleneksel kağıt belgelere odaklanmıştır ve elektronik veri alışverişinin özelliklerini kapsamamaktadır.

Bu alandaki sorunları çözmek için, basitleştirilmiş dijital imza teknolojilerinin kullanımı da dahil olmak üzere belge otomasyon araçlarının daha geniş bir şekilde kullanılması mümkündür.

Bazı durumlarda, işlemleri onaylamak için basitleştirilmiş bir prosedür kullanmak mümkündür, çünkü bir işlemi sonuçlandıran tarafların evrensel formatta (özel bir pahalı belge gerektirmeyen) bir elektronik belge alması menfaatinedir. yazılım belgenin içeriğini okumak için), yasal olarak kağıt medyaya eşit.

Bununla birlikte, basitleştirmenin, hiçbir şekilde tarafların tam olarak yerine getirmek zorunda olduğu yasal olarak önemli eylemlerin reddedilmesi değil, sertifikasyon prosedürünün teknik uygulaması olarak anlaşılması gerektiğine dikkat edilmelidir (Bakınız: Federal Kanun “Mevzuatın Temelleri) Rusya Federasyonu'nun noterlere ilişkin düzenlemeleri”, Bölüm IX). Dijital imza teknolojisini şurada kullanabilirsiniz: PDF dosyaları Adobe Acrobat Professional yazılımını kullanarak. Bir işlemi sonuçlandırma prosedürü şu şekilde olabilir: hukuki ilişkinin tüm temel şartlarını kabul eden işlemin tarafları, elektronik belgelerin sertifikasyonu için özel bir hizmete transfer edilir (bu tür hizmetlerin kurumsal bağlantısı yukarıda tartışılmıştır) ) huzurunda PDF formatına dönüştürülen ve işlemi yapan kişiler hakkında yeni oluşturulan dosya bilgilerine girilen ve belgeye bir uzmanın elektronik imzasının eklendiği elektronik bir belge. Belge birkaç somut ortamda saklanır (yeniden yazılamaz olmaları önemlidir!): tanımlama hizmetinde iki ortam (biri ana olarak saklanır, diğeri belgenin orijinalliğini doğrulamak gerektiğinde kullanılır) örneğin yasal işlemler sırasında belgeyi göstermek için), geri kalanı - ilgili tarafların sayısına göre. Hizmetin elektronik belgeler içeren ortamları evde saklama veya özel yetkili bir kuruluşla uygun bir sözleşme yapma yükümlülüğü (kuruluşların uygun altyapısını oluşturmak ve yukarıda belirtilen kuruluşların lisanslama prosedürlerini ve faaliyetlerini yasal olarak düzenlemek). Medyanın saklama ömrü 5 yıldır. Gelecekte taşıyıcıların akıbeti meselesi, anlaşmayı imzalayan tarafların görüşleri dikkate alınmadan kararlaştırılacak.

Bu alana elektronik imza getirilirken bu şekilde sertifikalandırılabilecek işlem hacminin geçici olarak sınırlandırılması gerekmektedir, çünkü başlangıç ​​aşaması Yasal ve teknik nitelikteki tüm nüansları hesaba katmak imkansızdır. Ayrıca, varılan anlaşmayı tasdik etmek için işlemi hangi biçimde (geleneksel kağıt veya elektronik) sonuçlandıracak kişinin seçimini korumak gerekir.

Dolayısıyla, kullanımının kullanıcılara birçok avantaj sağladığı elektronik belgelerin giderek daha fazla kullanıldığı sonucuna varabiliriz:

• 1. Doküman akış süreçlerinin hızlandırılması;
• 2. Bir belgeyi dijital iletişim kanalları aracılığıyla iletme yeteneği;
• 3. Kolayca değiştirilebilir içerik (düzenleme);
• 4. Ebedi depolamanın teorik olasılığı;
• 5. Yasal geçerliliği olan sınırsız kopya vb.

Ayrıca elektronik belgenin asıl zorluğunun elektronik belgenin hukuki geçerliliğini sağlamak olduğunu da öğrendik. Bu sorunu çözmek için elektronik belge için özel bir gereklilik sağlanmıştır - elektronik dijital imza.

Elektronik imzanın yasal geçerliliği var mıdır??

Bu soru, alan veya almak isteyen birçok kullanıcının ilgisini çekmektedir. EDS.

Şimdi ayrıntılı olarak düşünmeye çalışalım bu sorun ve neyin verdiğini öğren yasal güç belge imzalandı elektronik kriptografik imza.

Dijital imza belirli eylemleri gerçekleştirmenin şu anda imkansız olduğu bir araç haline geldi. yasalönemi örneğin:

• ile belge akışını gerçekleştirin devlet kurumları ve karşı taraf kuruluşları.
• Sözleşmeleri ve büyük sözleşmeleri uzaktan imzalayın.
• Yazarlığınızı onaylayın.
• Vergi beyannamelerini, muhasebe raporlarını gönderin.
• Devlet hizmetleri web sitesinden vb. bilgi alın.

Yasal güç olduğundan özel mülk bu bir şeye güç verir kanun o zaman özel önemi nedeniyle elektronik imzanın yasal gücü vardır. Ayrıca hukuki güç Dijital bir belge verilir: zorunlu ayrıntıları, onu veren kuruluşun otoritesinin teyidi, özgünlük, özgünlük.

Resmi dijital belgeler, uzaktan gönderildi:

• Bir kişinin kimliğini doğrular.
• Değiştirilemezler.
• Sahip olmak özel koruma bilgilerin çarpıtılmasından.
• Uzman kurum ve kuruluşlar tarafından verilen elektronik imza ile imzalanır.

İmza seç

Bu özelliklere dayanarak şunu söyleyebiliriz. dijital imzayla imzalanmış bir belgenin yasal gücü vardır sonuna kadar.

Buna göre Federal Kanunİmzalanan 63 numaralı belge elektronik imza, yasal olarak aynısı var önemli, birlikte kağıt, bir kişi tarafından elle imzalanmıştır. Yani, EDS bir analog el yazısı imzalar uzaktan imzalayan belge, Bu yüzden dijital imzanın yasal gücü inkar edilemez.

Elektronik belge onaylandı EDS, sahip olacak güç Ticari, bankacılık, muhasebe, finans, vergi ve diğer alanlardaki herhangi bir hukuki ilişkide kesinlikle. Elektronik imza ve yasal zorunluluk– Rusya Federasyonu'nun mevcut mevzuatı tarafından kurulduğu için ayrılmaz bir bağlantı.

Elektronik imza geçerli midir? Tabii ki, kanunla belirlenen tüm kurallara uygun olarak elde edilmişse ve tüm özelliklere sahipse gerekli işaretler yasal olarak önemli olduğunu kabul etmek.

Elektronik için kullanılan dijital anahtar e-nog O belge akışı ve gereksinimlere uygun olarak alındı kanun, yapmak belge V elektronik imzalı kağıda eşdeğer form el yazısı imza kişi.

Bu ana şey Elektronik imzanın hukuki anlamı.

Yani hukuki anlamı elektronik imzalar ve tanınma belge kağıt versiyonuna eşdeğer el yazısı imza(yukarıda belirtildiği gibi) aşağıdakiler sayesinde kurulmuştur: kanun veya tarafların anlaşmasıyla. Bu nedenle böyle bir kanun veya anlaşmanın neleri içermesi gerektiğine dikkat edilmelidir.

Yani şunları içermelidirler:

1. Elektronik kriptografik imzayı doğrulama prosedürü.
2. Elektronik dijital belgeyi imzalayan kişinin belirlendiği kurallar.
3. Dijital imzayı oluşturan kişinin gizlilik şartlarına uyma yükümlülükleri.

Yasal elektronik imzanın değeri– her e- imza. Bu doğrudan bir gösterge değil kanun ancak mevzuatın bir bütün olarak incelenmesiyle bu tür sonuçlara varılabilir. Örneğin, hükümler kanun“Muhasebe hakkında” ne tür olduğunu söylemiyorlar EDS Muhasebe için kullanılmalı belgeler böylece yasal olarak önemli olurlar. Aynı zamanda bu konuda herhangi bir kısıtlama yoktur. Bu nedenle herhangi bir şey olduğunu varsayabiliriz. imza eşdeğer kabul edilecektir el yazısı kriptografik imzalar bu bölgedeki kişi.

Bir yandan Vergi Kanunu yalnızca belge güçlendirilmiş nitelikli bir CPU tarafından imzalanmış, diğer taraftan bireyler tarafından beyanda bulunulurken önemli olarak kabul edilmektedir. belgeler, vasıfsız kişiler tarafından imzalanmış olan EDS.

Genel olarak konuşursak düzenleyici düzenleme Davranış sırasında gelişen ilişkiler elektronik belge akışı, büyük bir sorun görebilirsiniz. Ve pratik olarak çözülemez. Rusya'da yok kanun hakkında gerekli tüm bilgileri içerecektir. elektronik Belge ve önemi. Bunun nedeni şu anda pek çok belgeler, kağıt formunun olmaması. Kağıt belge akışı az ya da çok düzenlenmiştir, çünkü uzun zamandır uygulamada, her tür düzenlemeyi düzenleyen çok sayıda yasama kanunu ortaya çıkmıştır. belge. Aynı zamanda kuralları ve işleyiş prosedürünü belirleyen herhangi bir uygulama, yasa veya yönetmelik de mevcut değildir. elektronik dijital belge akışı, şu ya da bu şeyin önemini açıklayabilir belge, imzalı elektronik kriptografik imza.

Ancak bu yasanın odak noktası dardır: belgelerdeki elektronik imzanın yasal gücüne odaklanır ve onu el yazısı ile eşitler. Aynı zamanda ülkemizde ED'yi düzenleyecek genel bir mevzuat da mevcut değildir. Doküman yönetiminde kullanılan o kadar çok doküman türü vardır ki, bunların her birinin kanunda açıklanması oldukça sorunludur. Bu nedenle, günümüzde dijital belge akışı, çeşitli mevzuat düzenlemeleri aracılığıyla dolaylı olarak düzenlenmektedir. Bunlardan biri, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu, özellikle 160. Maddedir. Belgeleri yalnızca el yazısı imzayla değil, aynı zamanda elektronik dijital olanlar da dahil olmak üzere Rusya mevzuatının öngördüğü diğer imzalarla da imzalama olanağı sağlar. Günümüzde kağıt ve elektronik belgelerin yasal gücü, yalnızca gerekli tüm ayrıntıların karşılandığı durumlarda eşit olarak kabul edilmektedir.

Elektronik belgenin yasal gücü ve zorunlu özellikleri

Bu, önemli sorunları çözmek veya bilgileri netleştirmek için yeterli olabilir. Ancak bazı durumlarda yalnızca e-posta göndermekle kalmayıp bunu resmileştirmeniz de gerekir.

Soru ortaya çıkıyor bu durumdaöyle e-posta resmi belge. Ayrıca okuyun Çoğu büyük Rus kuruluşu ve kuruluşu mektubu kesinlikle resmi olarak yorumlayacaktır.

Elektronik belge yalnızca bilgisayarda oluşturulmaz

Dikkat

İşletmede elektronik belge yönetim sisteminin kurulu olup olmadığına bakılmaksızın, hangi belgeler derhal kağıt üzerinde düzenlenmelidir? iş sözleşmesi Toplu iş sözleşmesi, çalışanın rızasını gerektirir, yetkili kişilerin ve çalışanın imzaları ile kağıt üzerinde saklanmalıdır. Personel siparişlerini elektronik biçimde saklarsanız ve çalışanın alışma makbuzunu ayrı olarak saklarsanız kağıt versiyonu, o zaman bir çatışma ortaya çıkarsa, çalışan kuruluşta uygun şekilde saklanan belgeye aşina olmadığını söyleyebilir.

Ve bunun tersini kanıtlamak imkansız olacak. Kesin bir sonuca varabiliriz bu aşamada Elektronik personel doküman yönetimine tam geçiş mümkün değildir.

Bir diğer sorun ise elektronik belgelerin hukuki geçerliliğinin sağlanması ihtiyacıdır. Ancak ne kadar ileri gidersek, bu sorun o kadar sıklıkla sıradan bir organizasyonel ve teknik görev olarak çözülebilir.

Elektronik dijital imzaların (EDS) kullanımını düzenleyen yasanın nihayet kabul edilmesi sayesinde elektronik belgelere yasal statü verilmesi mümkün hale geldi. “Elektronik Dijital İmza Hakkında” Federal Kanununa göre, 10 Ocak 2002 tarihli “Elektronik Dijital İmza Hakkında” Federal Kanunu, Madde 4-12 // Rusya Federasyonu Mevzuat Koleksiyonu.

2002. Sayı 2. Madde 127., elektronik belgedeki elektronik dijital imza, belirli koşullara bağlı olarak kağıt belgedeki elle atılan imzaya eşdeğerdir.

Elektronik belgenin yasal gücü

Yasa veya ticari gelenek uyarınca bir belgenin mühürle tasdik edilmesi gerekiyorsa, gelişmiş elektronik imzayla imzalanan elektronik belge, el yazısı imzayla imzalanan ve mühürle onaylanan kağıt belgeye eşdeğer olarak kabul edilir. Bu kural Sanatın 2. ve 3. bölümleriyle oluşturulmuştur. 63-FZ Sayılı Kanunun 6'sı.
Başka bir deyişle, basit ve niteliksiz bir elektronik imza imzaya, geliştirilmiş imza ise bir belgenin imza ve mühürle doğrulanmasına karşılık gelir. Böylece, geliştirilmiş niteliksiz imza, hem imzanın benzeri hem de mühürlü imzanın benzeri olarak tanınabilir.
Mahkemedeki elektronik belge Yukarıdaki sınıflandırmaya uygun olarak e-posta yoluyla gönderilen belgelere basit bir elektronik imza ile imzalanmış denilebilir.

Elektronik belge kavramı, yasal gücü

Elektronik formda, elektronik imza ile onaylandıktan sonra değiştirilemeyecek yapılandırılmış bilgiler bulunmaktadır. Aynı işleme ilişkin bilgilerin kağıda basılması ve sözleşmenin her iki tarafı tarafından imzalanması durumunda, aynı konuyla ilgili ikinci bir belge alacaksınız.

Bu iki belge eşdeğer olacaktır. Peki bunların aynı olduğunun garantisi nerede? İki belgeden yalnızca biri neye dayanarak kaydedilmelidir? Peki tam olarak hangisi? Genel olarak çarpışmalar olmadan yapamazsınız. Bu konuda net bir anlayışın olduğu tek alan fatura devirleridir.

Alıcının herhangi bir nedenle elektronik fatura almaması durumunda kağıt üzerinde fatura düzenlenir. Burada normun ifadesindeki "ve" bağlacı işe yarıyor: fatura hem elektronik hem de kağıt biçiminde düzenlenebilir.

Belgenin yasal gücü

Elektronik belgenin zorunlu ayrıntıları Zorunlu ayrıntıların bileşimi aşağıdaki şekilde oluşturulmuştur: düzenlemeler: — Federal yasalar: 27 Temmuz 2006 tarihli N 149-FZ “Bilgi, bilgi teknolojileri ve bilginin korunması hakkında”; 10 Ocak 2002 tarihli N 1-FZ “Elektronik Dijital İmza Üzerine” (8 Kasım 2007'de değiştirildiği şekliyle); 21 Kasım 1996 tarihli N 129-FZ “Muhasebe Hakkında” (23 Kasım 2009'da değiştirildiği şekliyle); — Federal yürütme makamlarının ve GOST'lerin kararları: 01/05/2004 tarihli Rusya Goskomstat N 1 “Emek ve ödemenin kaydedilmesi için birleşik birincil muhasebe belgelerinin onaylanması üzerine”; GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi.
Belge gereksinimleri." Elektronik belgeler için GOST 6.10.4-84 “Birleşik dokümantasyon sistemleri” geçerlidir.

Elektronik belgeye yasal güç verilmesi

Bilgi

Hiçbir noter getirilen çıktıyı tasdik etmez. İşte internetteki çeşitli forumlarda yayınlanan, yardım isteyen bir mektup.

Kovuldum. Ödenmemiş maaşlar için (2007 ve 2008) işverene posta yoluyla dava açıyorum (3 aya kadar) - iş yerine gidecek param yok. Postayla mahkemeye gönderiyorum iddia beyanıİş yerinden postayla gönderilen 2-NDFL formlarının kopyaları ve kabul/işten çıkarma emirlerinin kopyaları.
Çalışmam sırasında defalarca siparişler aldım ve belgelerin kopyalarını e-postayla taradım. E-postadaki bu bilgiler mahkemede nasıl delil olarak sunulabilir? Noter basılı yazışmalarımı tasdik etmeyi reddediyor.
Böyle bir durumda ne tavsiye edebilirsiniz? Elbette noter, bilinmeyen birinden alınan bir belgeyi tasdik etmeyi reddedecektir.

Mahkemede delil olarak elektronik belge

Bu tür çalışmaların sürekli olarak gerçekleştirileceği varsayılırsa, hem tam metin araması amacıyla sunucu tabanlı tanımanın hem de kullanıcı iş istasyonlarına yüklenen ve istemci kısmıyla entegre edilen tanıma programının kopyalarının sağlanması daha iyidir. EDMS. Bu durumda kullanıcı, gerekli seçeneklerle belge resimlerini bağımsız olarak metne dönüştürebilecek ve metni ihtiyaç duyduğu formatta kaydedebilecektir.

Mevcut belgeleri kağıttan elektronik forma geçirme aşaması belki de en tehlikeli olanlardan biridir. Dikkatli planlanmadığı takdirde daha önce yapılan tüm çalışmaları geri alabilecek, projenin tamamını başarısızlığa uğratabilecek sorunlarla karşılaşabilirsiniz.

Bir kuruluşun kağıttan oluşan bir belge arşivi varsa, arşivin elektronik bir versiyonunu oluşturmak için bunların elektronik kopyalarını ağ üzerinden bulmaya çalışmak umutsuz bir iştir.

Kağıt üzerinde bir belge, gerekli ayrıntıları ve el yazısı imzayı içeriyorsa yasal güce sahiptir bireysel ve bazı durumlarda yazdırma. Elektronik belgeye hukuki güç veren nedir?

Elektronik belge yönetimi nedir?

Elektronik belge yönetimi (veya EDI), belgelerin İnternet, şirketin iç ağı veya diğer yollarla elektronik biçimde paylaşılmasıdır. EDI, karşı taraflar arasındaki belge alışverişini ve işlem ödemelerini önemli ölçüde hızlandırır ve ofis ve posta maliyetlerinden tasarruf etmenizi sağlar.

2011 yılında, Rusya Maliye Bakanlığı, daha önce dijital imza kullanılarak elektronik biçimde fatura alışverişini yasallaştırdı; Bu, yasal açıdan önemli elektronik belge yönetiminin yayılmasına ivme kazandırdı. Rusya'da elektronik belge yönetimi aşağıdakiler tarafından düzenlenmektedir:

• federal yasa 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ Sayılı “Muhasebe Hakkında”,
• 04/06/2011 tarihli ve 63-FZ sayılı “Elektronik İmzalara İlişkin” Federal Kanun,
• Rusya Maliye Bakanlığı'nın 10 Kasım 2015 tarihli N 174n sayılı "Gelişmiş nitelikli elektronik imza kullanılarak telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik biçimde fatura düzenleme ve alma prosedürünün onaylanması hakkında" emri.

Elektronik belgeye yasal güç veren nedir?

Bilgisayarda oluşturulan bir belge veya kağıt belgenin taranması henüz yasal olarak bağlayıcı değildir. İçin farklı türler belgelerin farklı yasal güç garantileri vardır.

Resmileştirilmiş belgeler

Bu tür belgeler arasında faturalar, raporlar, uzaktaki bir çalışanla yapılan iş sözleşmesi ve gerekli belgelerin bir listesi yer alır. Bunlara yasal güç şu şekilde verilmektedir:

• devletin onayladığı formata uygunluk,
• Belgelerin mevzuata uygun olarak aktarılması,
• nitelikli elektronik imza (bundan sonra CES olarak anılacaktır).

CEP tarafından imzalanan elektronik belgeler varsayılan olarak kişisel olarak imzalanan belgelere eşdeğerdir ve yasal güce sahiptir.

Resmi olmayan belgeler

Bu kategori diğer tüm belgeleri içerir: sözleşmeler, vekaletnameler, mektuplar vb. Devlet bu belgelerin formatını düzenlemez. Onlara yasal güç vermenin iki yolu vardır:

1. İmza. Resmileştirilmiş belgelerde olduğu gibi, EPC varsayılan olarak belgeye yasal güç verir.
2. Basit veya imzalayın.

Ek olarak, EDF katılımcıları bu tür elektronik imzaların yasal gücünün karşılıklı olarak tanınmasına ilişkin bir anlaşma yapmalıdır (Madde 4 No. 63-FZ “Elektronik İmzalar Hakkında”). Bu anlaşmada ayrıntılara, belgelerin biçimine ve biçimine ve imza türüne ilişkin gereklilikler belirtilmelidir. Böyle bir anlaşma olması durumunda, elektronik belgeler yasal olarak önemli kabul edilecek ve mahkemeler ve Federal Vergi Servisi dahil tüm makamlar bunları şahsen imzalanmış olarak kabul edecektir.

Elektronik imzalı bir belge nasıl imzalanır?

Elektronik bir belge için imza oluşturma yeteneği birçok programda uygulanmaktadır:

1. Elektronik belge yönetimi ve raporlamaya yönelik özel sistemlerde (örneğin, Kontur.Diadoc, Kontur.Extern).
2. Çeşitli bilgi sistemleri(örneğin, Devlet Hizmetleri portalında, elektronik ticaret platformlarında).
3. Muhasebe sistemlerinde (örneğin SAP, Oracle, MS Dynamics ve diğerleri).
4. İÇİNDE bilgisayar programları elektronik belgelerle çalışmak için (örneğin, Microsoft Word, PDF).
5. Oluşturmak için özel programlarda ve