Всички предприятия са задължени по закон да поддържат счетоводна документация и да изготвят отчети. Стандартните финансови отчети обаче не съдържат цялата необходима информация ефективно управлениебизнес. Ето защо в повечето предприятия освен счетоводство те съставят и управленска отчетност. Нека да разгледаме как се изготвя и анализира управленската отчетност.

Принципи, на които се основава формирането на управленската отчетност

Основната разлика между управленското отчитане и счетоводството е неговият фокус върху нуждите на вътрешните потребители. Изготвянето на управленска отчетност е неразривно свързано с процеса на бюджетиране. По същество това е един и същ процес и вътрешното управленско отчитане се използва за цели, свързани основно с наблюдение на изпълнението на бюджетите.

Основите на бюджетирането и управленското отчитане се основават на следните принципи :

1. Навременност – цялата информация трябва да бъде събрана и предоставена в срока, необходим за осигуряване на ефективно управление.
2. Достатъчност – информацията трябва да е пълна, но не и излишна.
3. Обективност – данните трябва да отговарят на реалното състояние на предприятието.
4. Съпоставимост – възможност за обективно сравняване на планираните цифри с действителните, както и показатели за различни отчетни периоди.
5. Поверителност – информацията трябва да се предоставя на потребителите в съответствие с техните служебни задължения.
6. Икономическа осъществимост – разходите за събиране и обработка на информация не трябва да надвишават икономическите ползи от нейното използване.

Анализът на управленската отчетност се извършва съгласно същите принципи, които се използват за финансовата отчетност. Анализират се структурата на счетоводния баланс, съставът на разходите, правят се съпоставки с плана и с предходни периоди, определят се различни относителни показатели - рентабилност, ликвидност и др.

Съществената разлика тук е честотата. Счетоводните отчети се съставят и анализират на тримесечие, отчетите за управление - много по-често. Обикновено основните отчети за управлението се изготвят ежемесечно. Но за редица показатели (например обеми на производство, продажби, парични постъпления) информация може да се предоставя дори по-често - десет дни, седмично и дори ежедневно.

Следователно възможностите за оперативен анализ в в такъв случаймного повече. Това позволява на ръководството на компанията да реагира „в реално време“ на променящата се пазарна ситуация.

Форми за отчетност на управлението

Изготвянето на управленска отчетност трябва да предоставя на своите потребители пълна информация за всички аспекти на дейността на предприятието. За тази цел в управленската отчетност са включени следните основни форми:

1. Управленски баланс. Като цяло той, като правило, повтаря структурата на счетоводството. Възможни са различия в оценката на стойността на отделните групи активи или пасиви. Например, за управленско счетоводство могат да се използват други методи за изчисляване на амортизацията, в който случай цената на дълготрайните активи и нематериалните активи ще се различава.
2. Отчет за приходите и разходите. Формулярът на отчета тук също обикновено прилича на счетоводен аналог. Въпреки това, самите индикатори могат да се различават значително, т.к разпределението на приходите и разходите по позиции в управленското счетоводство може да не съответства на възприетите в счетоводството принципи.
3. Доклад за трафика Пари. Тази форма отговаря на любимия въпрос на много мениджъри: „Защо има печалба в отчета, но няма пари в сметката?“ Този отчет показва структурата на входящите и изходящите парични потоци. Обикновено паричните потоци се разглеждат отделно за основни, инвестиционни и финансови дейности.

Така отчетът става „обемист“, резултатите от дейността на предприятието се разглеждат от различни страни, за всяка от които „отговаря“ отделна форма на управленски отчет. Пример за попълване на финансови резултати и отчети за паричните потоци е даден по-долу.

Изградете ефективен и проста системагенерирането на основни отчети за управление за сравнително кратък период от време е във възможностите на всяка компания. В крайна сметка такива отчети се основават на информацията, която по правило има всяко предприятие.

С развитието на бизнеса способността на ръководството да контролира основните параметри на дейността на компанията започва да играе основна роля за нейната устойчивост и възможността за по-нататъшно развитие. Най-очевидните и пълна картинаСъстоянието на предприятието се представя от отчетите на ръководството - за паричните потоци, печалбите и загубите и баланса на управлението.

Изтеглете полезни документи:

Изходна информация за генериране на отчети за управление

Генерирането на основни отчети за управление се основава на информацията, която по правило притежава всяка компания.

Първо, всяко предприятие има пълна информацияотносно паричния поток. Това могат да бъдат както счетоводни данни (извлечения по сметки в рубли и валута, касови отчети, сетълменти с отговорни лица), така и информация, която може да не е в счетоводните данни, например от регистъра на сетълментите между отделни предприятия в холдинга и др. . Второ, всяко предприятие под една или друга форма има в своя арсенал отчети, които характеризират състоянието и динамиката на най-важните активи и пасиви. По този начин можем да кажем с увереност, че всяко предприятие води записи на материални запаси, взаимни разплащания с купувачи и доставчици на продукти или други активи и пасиви, които са значими за този вид бизнес.

Често определена информациясе съдържа в няколко софтуерни продукта, поради което данните в получените отчети не винаги си съответстват. Въпреки това наличността на тази информация е достатъчна, за да започнете да генерирате основни отчети за управление.

В същото време, в процеса на формиране на управленския баланс, всички несъответствия в отчетите ще бъдат автоматично идентифицирани и съответно ще бъдат открити източници на разходи, които преди това са били просто игнорирани.

Най-удобният начин за изготвяне на отчети за управление е в Excel. Този софтуерен продукт има отлични инструменти за анализ и обработка на данни, включително когато ние говорим заза големи количества информация. Между другото, има удобна услуга за поддържане на управленско счетоводство в облака и вече няма да имате нужда от отчети в Excel. .

Личен опит
Сергей Дмитриев,

План за внедряване на управленско счетоводство

Преди генерирането на отчет за паричните потоци е необходимо да се извършат следните процедури, които впоследствие ще гарантират, че информацията е получена в необходимия контекст и с необходимата степен на детайлност.

1. Анализ на структурата на предприятието. Ако предприятието извършва няколко независими области на дейност, тогава е препоръчително да поддържате управленско счетоводство за тях отделно. Необходимо е да се подчертаят за всяко направление онези сметки за парични потоци, които го обслужват. Ако имате сметки, обслужващи няколко вида бизнес наведнъж, най-лесният начин е да създадете вътрешнофирмен център за парични разплащания (RCC) и да включите всички такива сметки в него. В същото време, за да генерирате отчет за паричните потоци за всеки вид бизнес, трябва да използвате извлечения от центъра за парични потоци за транзакции, свързани с тази област.

2. Анализ на структурата на отделен бизнес бизнес. Ако е необходимо, можете да маркирате подразделенията, за които ръководството на компанията би искало да види отчет. Тази подробност играе важна роля при изготвянето на бюджетите на паричните потоци на компанията по отдели. Ако е включено начална фазаАко не бъде осигурена такава аналитична част от информацията, то в бъдеще няма да има механизъм за наблюдение на изпълнението на бюджетите от всяко едно от направленията.

3. Формиране на план за артикули парични потоци. Това също е важна стъпка, от която ще зависи видимостта на крайния доклад. Изграждането на план за статии обаче е доста просто и стандартна процедура, следователно в рамките на тази статия няма смисъл да се спираме на нейното описание.

Ако всички предварителни стъпки, описани по-горе, са изпълнени, тогава по-нататъшното генериране на отчета за паричните потоци е доста просто. техническа работа. В MS Excel е необходимо да създадете формата на необходимата справка. След това трябва да импортирате отчети за паричните потоци от съответните програми и след като сте написали съответните формули, да обобщите данните за всяка позиция за парични потоци в обобщения лист на отчета за оборота. Също така е доста просто и полезно да се правят отделни отчети с разбивки на всеки елемент от паричния поток в контекста на елементарни транзакции. Пример за такъв отчет е даден в табл. 1.

маса 1Разяснение на чл. 15. Отдаване под наем на помещения

дата	Сметка за парични потоци	Доход (търкайте)	Разходи (RUB)	Описание		статия	Салдо по позиции (RUB)
				Контрагент	Забележка	КОЕФИЦИЕНТИ
							0,00
12.03.06	Calc. проверка		152 000,00	LLC "Складови услуги"	Наем за май	15.1.	152 000,00
14.03.06	Calc. проверка		359 700,00	LLC "Наем на офиси"	Наем за май	15.1.	511 700,00
15.03.06	Calc. проверка		87 705,53	ОАО "Мосенерго"		15.2.	599 405,53
18.03.06	Касов апарат		140 000,00	Частна охранителна фирма "Гранит"		15.3.	739 405,53
18.03.06	Calc. проверка		359 700,00	LLC "Наем на офиси"	Наем за април	15.1.	1 099 105,53
21.03.06	Calc. проверка		221 670,73	OJSC "Топлинни мрежи"	Топлинна енергия за март	15.2.	1 320 776,26
28.03.06	RCC		12 000,00	LLC "Наем на оборудване"		15.1.	1 332 776,26
ОБЩА СУМА:		0,00	1 332 776,26				1 332 776,26
			Обобщение на подточките
			15.1.	Отдаване под наем на помещения	883 400,00
			15.2.	Комунални плащания	309 376,26
			15.3.	Сигурност	140 000,00
			ОБЩА СУМА:		1 332 776,26

Тези прости процедури, които могат да бъдат изпълнени за много кратък период от време (от една седмица до месец, в зависимост от структурата на предприятието), ви позволяват да установите пълен контрол върху получаването и разходването на средства. В допълнение, генерирането на отчет за паричните потоци ви позволява да започнете да създавате бюджет за парични потоци в контекста на избрани подразделения и позиции, както и да наблюдавате изпълнението на тези бюджети, което значително повишава финансовата дисциплина в предприятието.

Личен опит
Николай Синицин,

В началния етап на създаване на компания беше необходимо бързо да се организира управленско счетоводство и да се генерират основни отчети за управление, за да се осигури контрол управляващо дружествовърху търговската и финансовата дейност на регионалните поделения. Първоначално беше решено да се разработи и внедри унифициран автоматизирана системауправление на предприятието, включително управление, счетоводство и данъчно счетоводство на базата на 1C.

Въпреки това беше ясно, че разработването на програмата ще отнеме значително време. В тази връзка, на първия етап от развитието на компанията, управленското счетоводство в регионалните търговски и производствени подразделения се извършва съгласно методологията, описана от автора в тази статия. Това позволи на управляващото дружество, по време на разработването на автоматизирана счетоводна система, да работи с регионалните отдели за планиране, счетоводство и контрол на техните дейности и в процеса да усъвършенства принципите и алгоритмите за отчитане, които да бъдат автоматизирани.

Управленски баланс и отчет за приходите и разходите

Нека веднага да отбележим, че формирането на тези два отчета за управление е единен неразделен процес. Почти невъзможно е да съставите правилен отчет за приходите и разходите, ако паралелно с него не изготвите управленски баланс.

Отчитането ще изисква отчет за паричните потоци и отчети, описващи промените в основните активи и пасиви на компанията. Въз основа на данните, взети от тези отчети, ще бъдат направени основните записи за формиране на отчета за доходите и промените в баланса на управлението.

Преди да започнете да съставяте отчети, е необходимо да анализирате структурата на активите, пасивите, приходите и разходите на предприятието и да съставите сметкоплан и статии на приходите и разходите, за да съставите отчет за приходите и разходите.

За по-голяма яснота, нека разгледаме методологията за създаване на управленски баланс и отчет за приходите и разходите за конкретен пример. Да приемем, че едно предприятие се занимава с търговия и закупуване, плаща данъци в бюджета и заплати на служителите. Всички останали аспекти от дейността на предприятието в този примерняма да ги разглеждаме, тъй като те по никакъв начин не засягат методологията на отчитане.

За такова предприятие може да се представи под формата на таблица опростен сметкоплан на управленския баланс и графика на позициите в отчета за приходите и разходите. 2 и табл. 3.

таблица 2. Структура на акаунта

Таблица 3Структура на позициите в отчета за доходите

Трябва да се отбележи, че в основата си отчетът за печалбата и загубата е препис на промените в позицията на баланса „Печалба“ за отчетния период. Поради тази причина съставянето на отчет за печалбата и загубата без съставяне на счетоводен баланс обикновено води до неверни резултати.

Включването на спомагателна сметка (04) в сметкоплана на баланса на управлението е свързано с необходимостта да се подчертаят всички несъответствия между данните от различни отчети за по-нататъшния им анализ и елиминиране (или отписване към финансовия резултат на отчетния период).

Сега нека да разгледаме отчетите за управление, от които се нуждаем за нашата работа, и да сравним всяка от стойностите в отчетите с определено осчетоводяване в балансовите сметки, а ако осчетоводяването се отнася до сметка „Печалба“, тогава и осчетоводяването на елементите на отчета за приходите и разходите (таблица 4, таблица 5, таблица 6, таблица 7).

Таблица 4.Отчет за паричния поток

Заглавие на статията	Сума	Пример в цифри	Електрически инсталации
Баланс в началото на периода	Съвпада с позиция 01 от баланса в началото на периода	35	–
Постъпления от продажби	а'	1000	№ 1 Dt 01. Kt 04.
Плащане към доставчици	Б'	800	№ 2 Dt 04. Kt 01.
Заплата	° С'	105	№ 3 Dt 06. Kt 01.
Данъци	Д'	110	№ 4 Dt 07. Kt 01.
Салдо в края на периода	Съвпада с позиция 01 от баланса в края на периода	20	–

Таблица 5Отчет за разплащания с клиенти

В този и следващите примери, когато правим записи по сметка 08. „Печалба“, ще посочим позицията в отчета за доходите като допълнителен анализ, което ще ни позволи да генерираме правилно този отчет.

Моля, обърнете внимание, че A' в отчета за паричните потоци и A'' в отчета за вземанията представляват един и същ параметър. На практика обаче не винаги е възможно да се постигне пълно съвпадение на тези стойности. В този пример A' и A'' са равни съответно на 1000 и 1002. Такова несъответствие може да се дължи на различни причини - наличие на човешки фактор, генериране на отчети в различни валути без правилно отчитане на валутния курс. различия и т.н.

Осчетоводяването, свързано с тези суми, се извършва транзитно през спомагателна сметка 04. В същото време разликата между A' и A'' остава засега в сметка 04. Същото трябва да се направи с всички подобни параметри, които присъстват в двата доклади. В този пример това се отнася за параметри A, B и F.

Таблица 6.Отчет за движение на стоките

Таблица 7. Отчет за задълженията

След извършване на записите в съответствие с данните, получени от докладите за управление, обсъдени по-горе, получаваме частично попълнен баланс на управлението. В същото време балансови позиции 01, 02, 03 и 05 са финализирани, тъй като салдото по тези сметки е изчислено въз основа на налични отчети. Статии 06 и 07 (и съответно 08) изискват допълнителни записи, свързани с начисляването на разходи заплатии данъци. Това е лесно за изпълнение чрез извършване на следните транзакции, посочени в таблицата. 8.

Таблица 8.Допълнителни операции по балансови позиции, които нямат специализирани справки

Сега остава само да се справим със салдата по сметка 04, което е сбор от отклонения между подобни данни в различни справки. Ако такива отклонения са значителни и причината за тяхното възникване не е очевидна, трябва да анализирате отчетните данни, да идентифицирате източника на несъответствията и, ако е необходимо, да направите корекции, за да елиминирате причината за възникването им. Ако размерът на тези отклонения е незначителен или причината за тях е известна, тогава сметка 04 трябва да се нулира чрез приписване на тези суми към съответните статии на отчета за приходите и разходите.

Да кажем, че отклоненията A’ от A’’ и B’ от B’’ в примера, който разглеждаме, са свързани с курсови разлики (отчетите са генерирани в различни валути). Отклонението на F' от F'' се дължи на факта, че отчетът за движение на стоките не отчита пристигането на незначителна част от асортимента (например опаковъчен материал). В този случай можете да нулирате спомагателна сметка 04 с транзакциите, посочени в таблицата. 9.

Таблица 9Допълнителни транзакции по подбалансова сметка

Така успяхме да изградим система от записи, които формират отчета за печалбата и загубата и промените в управленския баланс за отчетния период. В този случай бяха използвани данни, взети от стандартни отчети, генерирани във всяко предприятие. И въпреки факта, че в действителност структурата на баланса, отчета за печалбата и загубата и отчетните форми, които се използват с този подход, имат повече сложен видотколкото в дадения пример, тази техника може лесно да се приложи в почти всяко предприятие.

Личен опит
Николай Синицин,Началник планово-счетоводен отдел на АД " Търговско дружество"Алко-Трейд"

ДА СЕ силни страниБих приписал на такава методология възможността за сравнително бързо организиране на управленско счетоводство в предприятието и независимост от използваните счетоводни софтуерни продукти. Недостатъците са, че този механизъм е по-фокусиран върху финансовата част на управленската отчетност.

На практика за оперативното управление на предприятие др важна информация, необходими за задълбочен анализ, контрол и управление на продажби, складови наличности, взаимни разчети с клиенти и др. С други думи, описаното от автора експресно управленско счетоводство не навлиза достатъчно дълбоко в бизнес процесите в предприятията. Ако такива проблеми се решават в рамките на съществуващите счетоводни системи, тогава използването на описаната методология за отчитане като временна мярка е напълно оправдано.

В допълнение, недостатъците на този подход включват факта, че служителите на клоновете на компанията, в които се прилага управленско счетоводство, са изправени пред допълнителни разходи за труд - те трябва да водят записи за себе си и записи за компанията майка, която, естествено, остава второстепенна за тях . Това често води до несъответствие между счетоводните данни и действителното състояние в предприятието.

Сергей Дмитриев,Финансов директор на Aludeko-K LLC (Кострома)

Способността да се създаде визуална система за финансово управление на предприятието в най-кратки срокове, без да се изразходват значителни ресурси и без да се правят значителни промени в съществуващите счетоводни програми, със сигурност е силна странаразглежданата техника. Що се отнася до недостатъците, на практика човек трябва да се сблъска с определени трудности при анализирането на несъответствията в данните от различни отчети. Разбира се, мащабът на този проблем зависи до голяма степен от качеството на първичната документация в предприятието.

В табл 10 показва пример за изчисляване на промените в сметките на баланса на управлението и позициите в отчета за печалбата и загубата в съответствие с направените по-горе записи.

Таблица 10.Изчисляване на промените в балансовите сметки на управлението и позициите в отчета за приходите и разходите за отчетния период

Номер на окабеляване	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Обща сума
Активи
01. Парични средства	1000	–800	–105	–110												–15
02. Разплащания с клиенти					1300	–1002										298
03. Продукти							950	–968								–18
04. Подакаунт	–1000	800				1002	–950		947	–804			–2	4	3	0
Задължения
05. Разплащания с доставчици									947	–804						143
06. Разчети с персонал			–105								127					22
07. Разчети с бюджета				–110								118				8
08. Печалба					1300			–968			–127	–118	–2	4	3	92
Статии в отчета за доходите
08.01. Приходи от продажби					1300											1300
08.02. Себестойност на продадените продукти								968								968
08.03. Заплата											127					127
08.04. Данъци												118				118
08.05. Курсови разлики													2	–4	–3	–5

Мнение на практиката
Ирина Караваева,Ръководител на отдела за финансов контрол и анализ на ОАО "Руска електроника".

Според мен основната цел на организирането на управленско счетоводство в предприятията е да предостави на мениджърите прозрачни и оперативна информацияза вземане на управленски решения. Това ви позволява да разрешите основните счетоводни проблеми:
- липса на оперативна отчетност (по закон се изисква тримесечна отчетност);
- липса на прозрачност на информацията (методологически се препоръчва да се разграничат само 5 групи разходи).

По този начин, когато се формира управленски баланс и отчет за приходите и разходите, акцентът е върху въвеждането на допълнително счетоводно отчитане на позициите на разходите и приходите, които са жизненоважни за управлението на предприятието, области на дейност, тоест осигуряване на принципа на прозрачност на отчитането.

Трябва също така да се отбележи, че в съответствие със законодателството на Руската федерация всички предприятия са длъжни да водят счетоводна документация и да изготвят финансови отчети (изключение правят предприятията, които са преминали към опростена система за данъчно облагане, но дори и в този случай те имат опростени финансови отчети). Следователно, от една страна, можем да се съгласим с автора, че всички предприятия първоначално разполагат с всички необходими отчети за финансовите и икономическите дейности за организиране на управленско счетоводство и отчитане, но, от друга страна, предложеният алгоритъм не взема предвид фактът, че внедрените форми вече са налични в предприятието.

Ако разглеждаме статията като алгоритъм за създаване на управленско счетоводство за предприятия с опростена данъчна схема, които са освободени от изготвянето на отчет за паричните потоци и баланс (с изключение на отчет за дълготрайни активи и нематериални активи), тогава, според мен предложената методика съдържа следните неточности:

1. Генериране на отчет за паричните потоци. Алгоритъмът не обхваща дейността на спомагателните, поддържащите и административните отдели; вниманието също не е фокусирано върху формирането на паричния поток за оперативната, инвестиционната и финансовата дейност на предприятието. С други думи, няма да бъде постигната основната цел на въвеждането на отчет за паричните потоци - изграждане на система за управление на паричните потоци на предприятието и тяхното оптимизиране. По този начин натрупването на потоци в основните области на дейност и след това детайлизирането на тези потоци по подразделения по позиции на паричните потоци няма да ни позволи да идентифицираме нетния паричен поток за всички оперативни дейности, както и за инвестиционни и финансови дейности.
2. Формиране на управленски баланс и отчет за приходите и разходите. Статията представя алгоритъм за генериране на баланс, докато условните сметки и кодификацията се използват за описание на процеса. Това според мен създава известно объркване, тъй като съгл нормативни документиИма счетоводен план, който би било логично да се използва.

Управленското счетоводство е предназначено да представя действителното състояние на нещата в предприятието и съответно да взема управленски решения въз основа на тези данни. Това е система от таблици и отчети с удобни ежедневни анализи за парични потоци, печалби и загуби, разплащания с доставчици и клиенти, разходи за продукти и др.

Всяка компания избира свой собствен метод за поддържане на управленско счетоводство и данните, необходими за анализа. Най-често таблиците се съставят в Excel.

Примери за управленско счетоводство в Excel

Основните финансови документи на предприятието са отчетът за паричните потоци и балансът. Първият показва нивото на продажбите, разходите за производство и продажба на стоки за определен период от време. Второто са активите и пасивите на компанията, собствен капитал. Сравнявайки тези отчети, мениджърът забелязва положителни и отрицателни тенденции и взема управленски решения.

Справочници

Нека опишем отчитането на работата в кафене. Фирмата продава продукти собствено производствои закупени стоки. Има неоперативни приходи и разходи.

Електронна таблица за управленско счетоводство на Excel се използва за автоматизиране на въвеждането на данни. Също така се препоръчва съставянето на справочници и списания с първоначални стойности.

Ако икономист (счетоводител, анализатор) планира да изброи приходите по позиции, тогава може да се създаде същата директория за тях.

Удобни и разбираеми отчети

Няма нужда да включвате всички цифри за работата на кафенето в един отчет. Нека това са отделни маси. И всеки заема една страница. Препоръчва се широко използване на инструменти като „Падащи списъци“ и „Групиране“. Нека да разгледаме пример за управленски счетоводни таблици за ресторант-кафене в Excel.

Отчитане на приходите

Нека да разгледаме по-отблизо. Получените показатели се намират с помощта на формули (използвани са обичайни математически оператори). Попълването на таблицата е автоматизирано с помощта на падащи списъци.

Когато създаваме списък (Данни – Проверка на данни), ние се позоваваме на Директорията, създадена за доходи.

Счетоводство на разходите

Същите техники бяха използвани за попълване на отчета.

Отчет за печалби и загуби

Най-често за целите на управленското счетоводство се използва отчетът за доходите, а не отделните отчети за приходите и разходите. Тази разпоредба не е стандартизирана. Следователно всяко предприятие избира самостоятелно.

Създаденият отчет използва формули, автоматично попълване на статии с помощта на падащи списъци (връзки към директории) и групиране на данни за изчисляване на резултатите.

Анализ на структурата на собствеността на кафенето

Източник на информация за анализ е активът на баланса (раздели 1 и 2).

За по-добро възприемане на информацията, нека направим диаграма:

Както се вижда от таблицата и фигурата, основен дял в структурата на собствеността на анализираното кафене заемат нетекущи активи.

Пасивът на баланса се анализира по същия принцип. Това са източниците на ресурси, чрез които работи кафенето.

Какво е управленско отчитане? Говорейки на прост език, управленска отчетност- информация, която мениджърите използват, и за да я използват, я искат от някого. Например, можете да поискате от счетоводител отчет за управлението. Или те самите го разглеждат в банкови извлечения и счетоводен софтуер. И тогава, случва се, те копират отчетите за управление в тетрадката си и ги преизчисляват на калкулатор.

Първоначално такъв набор от информация (бъдещо управленско отчитане), тоест управленско отчитане, се появява спонтанно: ако имате нужда от него, вие питате. Тогава мениджърът осъзнава, че е необходимо да се създаде фиксирана форма за отчитане, която да се изисква в попълнен вид на определена честота. Тогава един формуляр не е достатъчен, появяват се няколко и ги попълват различни хора. Тогава мениджърът започва да се „скита“ в тридесет различни таблици, където едни и същи данни, например за продажби по региони, са написани в различен ред и по някаква причина имат различни значения, хвърля всичко в кошницата и вика счетоводителката: "направи ми една бланка, но така че да е ясно!" И приказката за създаване на управленски отчети започва отначало.

Как да направим вътрешното управленско отчитане удобно, подходящо и надеждно? Само не си мислете, че е лесно. Разработването на управленска отчетност е организационна, а не икономическа задача и изисква системен подход.

Отчитане на управлението стъпка по стъпка

За да съставите компетентно управленския отчет, ето какво трябва да направите.

1. Направете списък с хора, които трябва да използват управленско отчитане.

Например: генералният директор, търговският директор, мениджърите по продажбите, ръководителят на OMTS - всички те ще имат нужда от управленско отчитане в даден момент.

2. Съберете съществуващите управленски отчети такива, каквито са. Ако финансовите отчети се използват за целите на управлението (директорът е добре запознат с оборота), включете и тях в комплекта.

Като примери за различни отчети да вземем: отчет за продажбите по клонове, анализ на сметка 10 по подконто, отчет за текущи плащания (изготвен от икономист в Excel), отчет за вземания (изготвен от заместник-главния счетоводител) и т.н.

3. Създайте матрица за отчитане на управлението: отчетете потребители / видове отчети, в пресечната точка запишете какво точно гледа всеки потребител в отчета (буквално къде гледа, в коя клетка, какъв резултат - за да откриете безполезна информация или информация в неудобна форма, когато потребителят на отчета преизчислява нещо друго на калкулатора). Ние също трябва да събираме „желания“ за нашите доклади: задавайте въпроси и напишете какво пропускат хората в съществуващите доклади. Ако предприятието има индикатори, които се използват като цели и контролни индикатори, т.е. по които се оценяват служителите и по които собственикът контролира Генералният директор, тогава е необходимо да ги включите в таблицата в клетките на отчетите, от които се вземат техните стойности. Тази точка е важна при изготвянето на управленски отчет.

Например:

На този етап получавате картина „както е“, всичко рационално трябва да бъде извадено от нея, така че всичко, което е било използвано преди, да бъде включено в новото управленско отчитане.

4. Съставете управленски класификатор на приходите и разходите (BDR), паричните потоци (CBDS), инвестиционния бюджет и позициите за отчитане на оборота между позициите на баланса. Примерен класификатор можете да намерите тук.

5. След това, за да създадете отчет за управление, трябва да решите какви други аналитични справочници са необходими за изготвяне на отчет за управление. Например, като погледнете таблицата по-горе, можете веднага да кажете, че разработването на отчети ще изисква директории на подразделения (клонове), региони, продуктови групи, мениджъри по продажбите и евентуално също разходни елементи и изпълнители. За касови отчети (отчети за управление на парични средства) обикновено се нуждаете от анализ на местата, където се съхраняват средства: текущи сметки, каси, отчетни сметки. Тези директории трябва или да бъдат взети от съществуващи бази данни (например директория на контрагентите може да бъде взета от счетоводна база данни), или да бъдат съставени от нас и съгласувани с всеки, който използва отчитане в контекста на такава директория. При изготвянето на отчет за управлението също се препоръчва да се обърне внимание на тази точка.

6. След това, за да създадете отчет за управление, трябва да направите основните отчетни форми: BDR, BDDS, Баланс. Уверете се, че отчитането включва информацията, която мениджърите са използвали преди. Създайте тези формуляри, като използвате реални данни. Ако формулярите за отчитане на управлението са направени в Excel, тогава незабавно включете необходимите анализи в този формуляр, например, покажете региони или продуктови групи по позиция на оборота и направете колони по месеци. Ако формулярите за отчитане на управлението се правят в програмата „Бизнес планиране“, тогава е достатъчно да попълните справочника „Бюджетни формуляри“ и да проверите дали отчетът съдържа разбивка на всички необходими анализи. Примери за отчети (отчет за управление) можете да видите тук.

7. Създайте други форми на управленска отчетност на базата на оборотни статии и аналитични справочници. На първо място, за да създадете управленско отчитане, направете формуляри, подобни на тези, които вече се използват в предприятието. След това разгледайте материали от подобни предприятия, разгледайте събраните „списъци с желания“ на потребителите и предложете допълнителни форми на отчитане на управлението.

8. Добавете формули и изчислени стойности към генерираните отчети. На тази стъпка нашето отчитане на управлението вече започва да придобива правилната форма за отчитане на управлението.

9. Генерирайте (или попълнете) отчетни форми за управление с реални данни за същия месец. Координирайте получените попълнени формуляри с изпълнителите, които преди това са съставили отчет за управление.

10. Съгласува извършеното отчитане с потребителите съгласно списъка от т.1. Процесът може да бъде итеративен, т.е. докладването на управлението ще трябва да бъде попълнено въз основа на коментари.

Отчитане на управлението, какъв е резултатът?

Ще се изненадате колко бързо хората свикват с удобните форми; след седмица никой не си спомня как е било преди. Но това е, ако се окажат удобни. Ако мениджърът все още брои нещо в тетрадка или се обажда и пита какво означава определен ред, или сравнява дублиращата се информация от различни таблици, продължете напред, системата за отчитане на управлението все още не е проработила.

Така управленската отчетност се изготвя на етапи. Важно е при изготвянето на управленски отчет да се гарантира, че докладът е попълнен правилно на всеки етап. Ако всички „задачи“ са внимателно изпълнени, управленският доклад ще бъде изготвен правилно.

Управленската отчетност е един от най-важните източници за получаване на информация за представянето на компанията въз основа на набор от финансови, търговски, маркетингови, производствени и други показатели.

Информацията в управленските отчети трябва да бъде икономически интересна и активно използвана от мениджъри, основатели и собственици на предприятия. Данните, оповестени в управленския отчет, са необходими за анализ на всички дейности. Това помага за навременното идентифициране на причините за възможни отклонения от параметрите, дадени от стратегиятабизнес, както и показват резерви (финансови, материални, трудови и др.), които не са използвани от дружеството до този момент. Процесът на създаване и внедряване на управленско отчитане може да бъде разделен на 7 етапа.

Стъпка 1. Диагностика на съществуващата система за управление във фирмата.

Този етап е необходим за анализ на организационната структура на компанията; определя се формата на моделиране на процеса. Ако компанията разполага с диаграми на бизнес процеси и техните описания, тези документи се анализират и се идентифицират основните проблемни области, които изискват оптимизация.

Стъпка 2. Създаване на методология за управленско отчитане

Този етап е необходим за делегиране на правомощия по отношение на изготвянето на оперативни бюджети и определяне на отговорността на конкретни центрове за финансова отговорност (FRC) за изготвяне на определени бюджетни планове (сегменти от управленския отчет).

Цели и задачи, решени в резултат на внедряването на управленско отчитане в компанията:

• Създаване и постигане на конкретни ключови показатели за ефективност (KPI);
• Идентифициране на „слабите” звена в организационната структура на компанията;
• Повишаване на системата за мониторинг на изпълнението;
• Осигуряване на прозрачност на паричните потоци;
• Укрепване на платежната дисциплина;
• Разработване на система за мотивация на служителите;
• Бърза реакция при промени: пазарни условия, канали за продажба и др.;
• Идентифициране на вътрешните ресурси на компанията;
• Оценка на риска и др.

Съставът на отчетите за управление зависи преди всичко от характера на дейността на компанията. Както показва практиката, съставът на управленския отчет (основен доклад) обикновено включва:

• Отчет за паричните потоци (директен метод);
• Отчет за паричните потоци (косвен метод);
• Отчет за печалби и загуби;
• Прогнозно равновесие (управленски баланс);

Консолидация на бюджетите

Изготвянето на консолидиран управленски отчет е доста трудоемък процес. Консолидираните финансови отчети третират група от свързани предприятия като едно цяло. Активите, пасивите, приходите и разходите се комбинират в обща система за управленски отчети. Такова отчитане характеризира имуществото и финансово положениецялата група дружества към отчетната дата, както и финансови резултатидейността си през отчетния период. Ако холдингът се състои от компании, които по никакъв начин не са свързани помежду си на оперативно ниво, тогава задачата за консолидиране на управленската отчетност се решава доста просто. Ако между компаниите на холдинга се извършват бизнес транзакции, тогава в този случай не всичко е толкова очевидно, защото ще е необходимо да се изключат взаимните транзакции, за да не се изкривят данните за приходите и разходите, активите и пасивите на холдинга ниво в консолидираните отчети. Бюджетната политика на компанията трябва да консолидира правилата и принципите за премахване на VGO.

За това е по-препоръчително да използвате специализирани информационни системи, например „WA: Финансист“. Системата ви позволява да елиминирате вътрешнофирмените обороти на ниво транзакция първични документии бързо получаване на правилна информация, което опростява и ускорява процеса на генериране на управленски отчети и минимизира грешките, свързани с човешкия фактор. В същото време съгласуването на вътрешногруповите обороти, тяхното премахване, извършване на коригиращи записи и други операции се извършват автоматично.

Пример: Компания A притежава 100% компания B. Фирма А продаде стоки на стойност 1500 рубли. Покупката на този продукт струва на фирма А 1000 рубли. Фирма B е платила изцяло доставените стоки. В края на отчетния период Компания Б не е продала продукта и той е включен в нейните отчети.

В резултат на консолидацията е необходимо да се елиминира печалбата (500 рубли), която компанията все още не е получила, и да се намалят разходите за материални запаси (500 рубли). За да изключите VGO и печалби, които Компания B все още не е спечелила. Трябва да се направят корекции.

Резултат от консолидацията на управленската отчетност

Определяне на ключови показатели за ефективност (KPI – Key performance indicators)

Въвеждането на ключови контролни индикатори ви позволява да управлявате центрове за финансова отговорност чрез задаване на лимити, стандартни стойности или максимални граници на приетите индикатори. Наборът от показатели за ефективност за отделните централни финансови райони значително зависи от ролята на този център на отговорност в системата на управление и от изпълняваните функции. Стойностите на индикатора се определят, като се вземат предвид стратегическите планове на компанията и развитието на отделните бизнес направления. Системата от показатели може да приеме йерархична структура, както за компанията като цяло, така и с подробности до всеки център на финансова отговорност. След детайлизиране на KPI от най-високо ниво и прехвърлянето им към нивата на Централния федерален окръг и служителите, възнагражденията на персонала и т.н. могат да бъдат свързани с тях.

Мониторинг и анализ на изпълнението на управленската отчетност.

За изпълнението на бюджетите, включени в управленския отчет, могат да се разграничат три области на контрол:

• предварителен,
• текущи (оперативни)
• финал.

Целта на предварителния контрол е да се предотвратят евентуални бюджетни нарушения, с други думи да се предотвратят неразумни разходи. Извършва се преди извършването на бизнес транзакции. Най-често срещаната форма на такъв контрол е одобрението на заявки (например за плащане или изпращане на стоки от склад).

Текущият контрол върху изпълнението на бюджета включва редовно наблюдение на дейността на центровете за финансова отговорност за установяване на отклонения в реалните показатели за изпълнение от планираните. Провежда се ежедневно или седмично въз основа на оперативни отчети.

Окончателният контрол на изпълнението на бюджета не е нищо повече от анализ на изпълнението на плановете след приключване на периода, оценка на финансовата и икономическата дейност на компанията като цяло и за обектите на управленското счетоводство.

В процеса на изпълнение на бюджетите е важно да се идентифицират отклоненията на най-ранните етапи. Определете какви методи за предварителен и текущ бюджетен контрол могат да се използват във фирмата. Например, въвеждане на процедури за одобрение на заявки за плащане или освобождаване на материали от склада. Това ще ви позволи да избегнете ненужни разходи, да предотвратите провал на бюджета и да предприемете действия предварително. Не забравяйте да регулирате процедурите за контрол. Създайте отделна наредба за бюджетен контрол. Опишете в него видовете и етапите на проверките, тяхната честота, процедурата за преразглеждане на бюджетите, ключови показателии диапазоните на техните отклонения. Това ще направи процеса на контрол прозрачен и разбираем и ще повиши изпълнителската дисциплина в компанията.

СТЪПКА 3. Проектиране и одобрение на финансовата структура на компанията.

Този етап включва работа по формирането на класификатори на бюджети и бюджетни позиции, разработване на набор от оперативни бюджети, елементи за планиране и техните взаимоотношения помежду си, както и налагането на видове бюджети върху организационните звена на управленската структура на компанията.

Въз основа на организационната структура на компанията се разработва финансова структура. Като част от тази работа се формират центрове за финансова отговорност (ЦФО) от организационни единици (подразделения) и се изгражда модел на финансовата структура. Основната задача на изграждането на финансовата структура на предприятието е да се получи отговор на въпроса кой какви бюджети трябва да съставя в предприятието. Правилно изградената финансова структура на предприятие ви позволява да видите „ключовите точки“, в които ще се формират печалбите, взети под внимание и най-вероятно преразпределени, както и контрол върху разходите и приходите на компанията.

Центърът за финансова отговорност (FRC) е обект на финансовата структура на компанията, който отговаря за всички финансови резултати: приходи, печалба (загуба), разходи. Крайната цел на всяка централна финансова институция е да увеличи максимално печалбите. За всеки централен финансов район се изготвят и трите основни бюджета: бюджет на приходите и разходите, бюджет на паричните потоци и прогнозен баланс (управленски баланс) По правило отделните организации действат като централни финансови райони; дъщерни дружества на холдинги; обособени поделения, представителства и клонове големи компании; регионално или технологично изолирани видове дейности (бизнеси) на многоиндустриални компании.

Финансово-счетоводният център (FAC) е обект на финансовата структура на компанията, който отговаря само за някои финансови показатели, например приходи и част от разходите. За DFS се съставят бюджет на приходите и разходите или някои частни и функционални бюджети (бюджет на труда, бюджет на продажбите) могат да бъдат основните производствени цехове, участващи в единни технологични вериги в предприятия с последователен или непрекъснат технологичен цикъл; производствени (монтажни) цехове; търговски услуги и отдели. Финансово-счетоводните центрове могат да имат тесен фокус:

• маргинален център за печалба (център за печалба) - структурна единица или група от единици, чиито дейности са пряко свързани с изпълнението на един или повече бизнес проекти на компанията, които осигуряват получаването и отчитането на печалбата;
• център за доходи - структурна единица или група от единици, чиито дейности са насочени към генериране на доходи и не включват отчитане на печалбата (например услуга за продажби);
• инвестиционен център (венчър център) - структурна единица или група от единици, които са пряко свързани с организирането на нови бизнес проекти, печалби от които се очакват в бъдеще.
• център на разходите е обект на финансовата структура на предприятието, който отговаря само за разходите. И то не за всички разходи, а за т. нар. регулирани разходи, чието разходване и спестяване ръководството на Централната банка може да контролира. Това са отдели, които обслужват основните бизнес процеси. Само някои спомагателни бюджети се изготвят за централно планиране. Спомагателните служби на предприятието (стопански отдел, служба за сигурност, администрация) могат да действат като централен контрол. Разходният център може също да се нарича разходен център (разходен център).

СТЪПКА 4. Формиране на бюджетен модел.

Няма строги изисквания за разработване на класификатор на вътрешното управленско отчитане. Точно както няма две напълно еднакви компании, няма две абсолютно еднакви бюджетни структури. За разлика от официалните финансови отчети: отчет за печалбите и загубите или баланс, управленските отчети нямат стандартизирана форма, която трябва да се спазва стриктно. Структурата на вътрешното управленско отчитане зависи от спецификата на компанията, бюджетната политика, приета от компанията, желанията на ръководството относно нивото на детайлност на статиите за анализ и др. Можеш само да даваш общи препоръки, как да създадете оптимална структура за отчитане на управлението.

Структурата на управленската отчетност трябва да съответства на структурата на ежедневната дейност на компанията.

Класификация на артикулите с помощта на примера на отчета за паричните потоци.

СТЪПКА 5. Одобряване на бюджетна политика и разработване на правилници.

Бюджетната политика се формира с цел разработване и консолидиране на принципите за формиране и консолидиране на показателите по тези позиции и методите за тяхната оценка. Това включва: определяне на времеви период, процедури за планиране, бюджетни формати, програма за действие на всеки от участниците в процеса. След разработването на бюджетния модел е необходимо да се премине към регулиране на бюджетния процес.

Необходимо е да се определи какви бюджети се формират във фирмата и в каква последователност. За всеки бюджет е необходимо да се определи лице, отговорно за подготовката (конкретен служител, централен финансов район) и лице, отговорно за изпълнението на бюджета (ръководител на отдел, ръководител на централен федерален окръг), и установяване на граници, стандартни стойности или максимални граници за показателите за ефективност на централен федерален окръг. Наложително е да се сформира бюджетна комисия – това е орган, създаден с цел да управлява бюджетния процес, да следи за неговото изпълнение и да взема решения.

Стъпка 6. Одит на счетоводните системи.

На етапа на разработване и одобрение на състава на управленския отчет на компанията е необходимо също така да се вземе предвид, че класификаторът на бюджетните позиции трябва да бъде достатъчно подробен, за да ви предостави полезна информацияза приходите и разходите на фирмата. В същото време трябва да разберете, че колкото повече нива на детайлност са разпределени, толкова повече време и разходи за труд ще са необходими за съставяне на бюджети и отчети, но толкова по-подробни анализи могат да бъдат получени.

Необходимо е също така да се вземе предвид, че в резултат на разработването на методология за управленско отчитане може да се наложи адаптиране на счетоводните системи, т.к. За да се анализира изпълнението на бюджета, планираните показатели ще трябва да се съпоставят с наличната действителна информация.

Стъпка 7. Автоматизация.

Този етап включва работа по избор на софтуерен продукт, създаване техническо задание, внедряване и поддръжка на системата.