Inirerekomenda naming basahin ito sa lahat na kailangang mag-organisa ng mga pulong sa pagpaplano, limang minutong pagpupulong at iba pang mga pagpupulong. Maraming tao ang gumagawa nito, ngunit kakaunti ang gumagawa nito nang maayos. Inilalarawan ng artikulo ang mga yugto ng paghahanda ng isang pulong, istraktura nito, pagsusuri sa pagiging epektibo at pagtatala ng mga resulta - lahat ng kailangan mong malaman upang magdaos ng isang tunay na kapaki-pakinabang na pulong.

May-akda tungkol sa kanyang sarili

Evgenia Koryakovtseva. Consultant, independiyenteng coach ng negosyo. Siya ay nagtrabaho sa mga retail na format sa loob ng higit sa sampung taon, na may karanasan bilang isang panlabas na consultant sa isang ahensya ng pagkonsulta at isang panloob na tagapagsanay sa mga retail na network, pinamunuan ang departamento ng pagbebenta ng B2B.

Karanasan sa pagsasagawa ng mga seminar, pagsasanay, lektura (higit sa 400 mga proyekto). Kaalaman makabagong pamamaraan pamamahala, pagsasanay at pagtatasa ng mga tauhan sa tingian; pagbuo ng mga komprehensibong proyekto sa mga lugar na ito. Karanasan sa paglalarawan ng mga proseso ng negosyo, pagbuo ng mga sistema ng pagsasanay, pagbuo ng mga sistema ng pagganyak ng mga tauhan at pamamahala ng proyekto.

Lahat tayo ay nakikilahok sa mga pagpupulong. At may kailangang magluto at magsagawa ng mga ito. O pagpaplano ng mga pagpupulong. O mga talakayan ng grupo. Aminin mo, marami sa atin ang talagang ayaw sa mga ganitong bagay na "nag-uusap".

Bakit? Dahil ang pilosopiya ay nakatanim na sa dugo ng sinuman sa ating mga tao: ang isang pagpupulong ay kapag sila ay nag-uusap nang mahabang panahon, pormal at nakakapagod, hindi sa negosyo, at pagkatapos nito ay wala pa ring ginagawa. Well, hindi ba ito isang pag-aaksaya ng oras?

Ang kahanga-hangang format ng trabaho na ito

Ang mga pagpupulong sa mga kumpanya ay madalas na nakaiskedyul nang hindi inaasahan at idinaraos nang paminsan-minsan. Bukod pa rito, hindi sila nakahanda nang maayos, at hindi alam ng mga pinuno kung paano mag-organisa ng talakayan. Samakatuwid, maraming mga kalahok ang nakakaalam ng impormasyon nang hindi tama (hindi narinig, hindi naintindihan, nakalimutan) - ang mga kinakailangang desisyon ay hindi ginawa (ipagpaliban at ibinaba), at kahit na sila ay naaprubahan, sila ay madalas na hindi ipinatupad. tama?

Masama ang pakiramdam ko para sa napakagandang format ng trabaho na ito. Iyon ang dahilan kung bakit sa artikulong ngayon ay tatalakayin natin kung ano ang mabuti tungkol dito, kung bakit kailangan ang talakayan ng grupo, at matutunan kung paano ito maisagawa nang epektibo.

Upang magsimula, bakit kailangan natin ang lahat ng ito? Bakit pinagsasama-sama ang maraming abalang tao at inaalis sila sa trabaho?

Nagbibigay-daan sa iyo ang isang mataas na kalidad na pagpupulong na gumamit ng mga pangunahing mekanismo na nagpapataas ng produktibidad ng paggawa, tungkol sa kung alin pa...

Ang prinsipyo ng synergy. Ang epekto ng synergy ay matagal nang alam ng mga psychologist. Tandaan? — Ang bisa ng kabuuan ay mas mataas kaysa sa kabuuang bisa ng mga indibidwal na bahagi nito. O kahit na mas simple: ang isang ulo ay mabuti, ngunit ang dalawa ay mas mahusay. At ito ay totoo. Ito ay sama-sama na kami ay makakabuo ng higit pang mga ideya, makahanap ng maraming solusyon sa problema at pumili ng pinakamainam mula sa iba't-ibang ito. Sa mode ng talakayan ng grupo, ang mga tao ay nagsisimulang magtrabaho bilang isang solong kabuuan, na umaayon sa isa't isa. Ang kahusayan ay tumataas din - suriin. Iyon ang dahilan kung bakit, kung kailangan mong lutasin ang ilang mga isyu sa trabaho, kung gayon ang kalidad ng talakayan, ang malaking mapagkukunang ito, ay hindi dapat pabayaan.

Ang prinsipyo ng pagkakaisa. Ang isang pangkat, iyon ay, ang mga taong may parehong pananaw sa layunin, nagtitiwala sa isa't isa at alam kung paano magtulungan, ay mas epektibo kaysa sa isang tao. Sumasang-ayon ka ba? Paano magiging isang pangkat ang iyong mga empleyado? Bigla? Sa sarili mo? Siguro agad-agad na lubos na epektibo? At dahil sa ano? Ang susi sa pagbuo ng isang koponan ay ang paglipat patungo sa isang layunin nang sama-sama, proactive at sa isang organisadong paraan. At lahat ng kundisyong ito ay nabubuhay sa mode ng pagpupulong. Ang mga pagpupulong at mga sesyon ng pagpaplano ay isang mahusay na tool para sa pagkakaisa, pagbuo ng paggalang sa mga kasamahan at tagapamahala, at isang mahusay na tool sa pagtuturo. Samakatuwid, kung mahalaga para sa iyo na ang iyong mga empleyado ay nagtatrabaho nang maayos at hindi lamang nabibilang sa isang departamento o kumpanya, magsagawa ng lingguhang pagpupulong sa pagpaplano na may mataas na kalidad.

Ang prinsipyo ng kalinawan. Maraming tao ang natatakot sa hindi alam. Normal na tao- kusang-loob o hindi sinasadya, sinasadya o hindi - lumalaban sa hindi maintindihan at hindi pamilyar, at ito ay ganap na natural. Paano kung ang mga layunin ng kumpanya, mga tagapagpahiwatig ng pagganap, mga gawain para sa susunod na buwan, atbp. ay biglang nahulog sa kategorya ng hindi maunawaan? Ano ang pakiramdam ng isang tao kapag hiniling nila sa kanya na maghukay ng isang butas, ngunit hindi nila sinasabi sa kanya kung bakit, gaano kalalim at saan? Syempre resistance at demotivation.

Ang mga pagpupulong ay isang plataporma para sa pagpapaliwanag ng "kurso ng partido," pagtaas ng pagiging madaling maunawaan nito, pagtanggap nito ng mga empleyado, at, samakatuwid, isang tool para mabawasan ang kanilang pagtutol sa hindi alam. Samakatuwid, kung nagpapakilala ka ng mga pagbabago, dalhin ang mga ito sa isang serye ng mga sesyon ng pagpaplano at pagpupulong.

Alam ng isang makaranasang pinuno na ang mga pagpupulong ay lumilikha ng organisasyon. Sa tulong nila, maaari mong mapanatili ang mga koneksyon sa loob ng kumpanya at ipatupad ang mga ginawang desisyon, suriin kung paano nakikita ng mga empleyado ang mga layunin, at masira ang mga hadlang sa pagitan ng mga departamento. Kung hindi ka magdaraos ng mga pagpupulong, may mga tsismis at haka-haka sa iyong organisasyon. Ito ay isang problema na humahantong sa kawalan ng pagkakaisa at kawalan ng katiyakan sa mga empleyado tungkol sa hinaharap, at hindi ito malayo sa pagkawala ng kontrol.

Ang mga pagpupulong na pinamamahalaan ng maayos ay maaaring gumawa ng mga kababalaghan. Ang pangunahing salita dito ay mabuti. Ano ang kailangang isaalang-alang kapag nagdaraos ng mga pagpupulong?

Mga Prinsipyo para sa Epektibong Pagpupulong

Pagsunod sa mga layunin

Mayroong ilang mga format ng pulong: pulong, brainstorming; pulong sa pagpaplano, limang minuto. Ang bawat format ay may mga indikasyon para sa paggamit at pamamaraan. Kapag nagpapasya na magtipon ng mga tao, matino na suriin ang iyong mga layunin at layunin. Ano ang gusto mong makuha mula sa format na ito? Kailangang humanap ng solusyon ang mga tao? Pagkatapos ito ay isang sesyon ng brainstorming - lahat kayo ay nasa pantay na katayuan at tumatanggap ng anumang mga ideya para sa pagsasaalang-alang. Gusto mo bang magtakda ng mga gawain? Pagkatapos ito ay isang pulong sa pagpaplano na may mga minuto at agenda... Ang format ay tinutukoy ng mga pangunahing punto: ang papel ng pinuno ng pulong, ang istilo ng komunikasyon sa pulong, ang resulta ng pulong.

Mga halimbawang format:

Pagpupulong. Ang layunin ay makabuo ng mga ideya, suriin ang mga opsyon, at maghanap ng mga solusyon. Ibig sabihin, gumagana ang team sa creative mode. Ang apotheosis ng format na ito ay brainstorming. Ang isang kinakailangan ay ang pagkakataon na magpahayag ng isang ideya/opinyon, iyon ay, isang kultura ng malayang komunikasyon sa pulong. Ang mga tao ay dapat malayang magpahayag ng kanilang mga saloobin at dapat hikayatin na gawin ito. Samakatuwid, hindi dapat magkaroon ng malupit, hindi nakabubuo na pagpuna.

Planner. Ang layunin ay pag-aralan ang kasalukuyang estado ng proseso at tukuyin ang mga bagong gawain. Ang format na ito ay mas malapit sa oral na pag-uulat sa mga ibinigay na tagapagpahiwatig, kaya ang pagkakaroon ng parehong mga tagapagpahiwatig na ito ay sapilitan para dito. Ang pulong sa pagpaplano ay palaging nagpapatuloy sa negosyo, ayon sa nilalayon na agenda.

Limang minuto. Ang layunin ay tukuyin ang mga priyoridad at lumikha ng isang gumaganang mindset. Ang limang minutong pagpupulong ay hindi ginaganap upang lutasin ang mga pandaigdigang problema at sagutin ang mga tanong na "Sino ang dapat sisihin?" at "Ano ang dapat kong gawin?" Ito ay isang format ng paalala. Ang mga pangunahing kinakailangan ay positibo at panandaliang. Tandaan, ang mga pagpupulong sa umaga ay gumaganap ng papel ng isang stimulator, activator, at motivator. Ang kanilang tagal ay mula 5 hanggang 15 minuto - hindi na!

Pagtitiyak

Ang mga gawain ba mismo ay tinukoy? Bago ang pulong, malinaw na isulat ang agenda at ihanda ang mga materyales na kailangan mo. Ipadala ang agenda sa lahat ng kalahok nang maaga (hindi bababa sa tatlong oras bago magsimula, o mas mabuti sa araw bago) upang makapaghanda rin sila. Ito ay magbibigay-daan sa inyong lahat na hindi mawala sa mga gawain, manatili sa linya ng pagpupulong at matugunan ang inilaang oras.

Panandalian

Ang anumang pagpupulong ay dapat isagawa sa pinakamaikling panahon. Tamang-tama - 30 minuto, maximum - isang oras. Napakasama kung kailangan mong pisilin ang iyong puwit nang ilang oras. Bakit? Kusang-loob na atensyon Likas sa tao na mawala sa paglipas ng panahon, at partikular sa loob ng 30-40 minuto. Sa isang monotonous na proseso, ang nangyayari ay hindi na napapansin pagkatapos ng 20-30 minuto. At sa pagbaba ng pansin, ang memorya ng isang tao ay gumagana nang mas masahol pa... Ito ay nagsasabi sa amin: pagkatapos ng 3 oras ng isang pulong, ang mga tao ay magiging lubhang hindi epektibo.

Timing

Kinakailangang kondisyon epektibong pagpupulong ay mahigpit na timing o mga regulasyon. Magtakda ng oras ng pagsisimula at pagtatapos para sa pulong. Magsimula sa itinakdang oras, hindi alintana kung ang lahat ay dumating - ito ay magtuturo sa mga tao na huwag mahuli. Magtakda ng HONEST time deadline (halimbawa, isang oras at kalahati) at 10 minuto bago ang deadline - tapusin, anuman ang resulta. Magtakda ng limang minutong timer para sa bawat tagapagsalita, ito ay magtuturo sa mga tao na magsalita sa punto. Itigil ang mga walang kaugnayang pag-uusap sa pulong at ibalik ang mga tao sa paksa. Magkaroon ng malinaw na agenda para sa pulong. Dapat itong nasa harap ng lahat ng kalahok.

Kasapatan ng mga kalahok

Ang mga empleyado lamang na apektado ng agenda ang dapat dumalo sa pulong. HUWAG mag-imbita ng mga tao sa isang pulong na may trailer, umupo lang. Sundin ang prinsipyo ng optimality: dapat ay mas kaunti ang mga kalahok, ngunit ang antas ng kanilang impluwensya sa isyu ay dapat na mas mataas.

Ang karapatang magsalita

Alam mo ang mga pagpupulong kung saan nagsasalita lang ang mga empleyado kapag tinanong at binibigyan ang manager ng mga kanais-nais na sagot sa lipunan tulad ng "oo, siyempre gagawin namin ito"? Bakit ito nangyayari? Nasanay kasi ang mga tao na tamaan ang ulo sa pagsasabi ng opinyon, lalo na sa pagdududa. Kung ang isang manager ay humiling na suriin kung ang isang problema ay malulutas, ang isang empleyado ay nagpahayag ng pag-aalinlangan, at ang tagapamahala ay tumugon sa pamamagitan ng pagsasara sa kanya - ano ang natutunan ng iba? Manahimik at "huwag magalit." Ano ang kailangan natin sa kanila? Katalinuhan at pagsusuri. Mga bagay na hindi magkatugma, tama ba? Samakatuwid, ito ay sa panahon ng isang pulong, higit sa anumang iba pa, na ang mga empleyado ay dapat bigyan ng karapatang magsalita, sa mga opinyon, ideya, pagdududa, at mga katanungan. Bukod dito, kailangan mong matutunan kung paano sagutin ang mga tanong ng empleyado: sa madaling sabi, hanggang sa punto, habang pinipigilan ang hindi kailangan at mahabang pagdaing tungkol sa mahirap na buhay sa opisina.

Pagsasama-sama ng mga resulta

Ang bawat pagpupulong, lalo na kung saan ka nagtatakda ng mga layunin, ay dapat may nakasulat na buod. Inirerekomenda kong panatilihin ang mga elektronikong minuto ng pulong. Halimbawa, sa form na ito:

Pagkatapos ng pulong, ipapadala ang mga minuto sa lahat ng kalahok. Ito ay ang mga minuto ng pulong na naging isang control tool, na nagbibigay-daan sa iyo upang hindi makaligtaan ang anuman o kalimutan ang isang solong gawain. At ang pagsasalin ng protocol sa elektronikong sistema(halimbawa, 1C o Lotus) ginagawang posible na isama ito sa sistema ng pagtatakda ng gawain. At ang pinakamahalaga: dapat ay talagang magtanong tungkol sa mga gawaing itinakda sa huling pagpupulong. Ito ang mode ng cyclical meeting na “analysis → tasks → control → analysis” na nagbibigay-daan sa iyong ilipat ang meeting mula sa idle talk mode patungo sa work format.

Pagpaplano ng pulong

Lahat ng maaaring ilipat sa nakaplanong mode ay dapat ilipat. Ang tanging paraan upang masanay sa pagkontrol ng mga pamamaraan ay ang paglalatag ng isang nakaplanong kurso para sa kanila. Sa isip, dapat malaman ng lahat ng empleyado kung kailan sila hihilingin para dito o sa bagay na iyon, iyon ay, kapag kailangan nilang mag-ulat - upang magkaroon ng oras upang mangolekta ng data at maghanda ng isang makabuluhang ulat. Ang mga hindi nakaiskedyul na pagpupulong ay angkop lamang para sa apurahan at mahahalagang bagay, at ang proporsyon ng mga hindi nakaiskedyul na pagpupulong ay dapat na mababa. Kung hindi, ang empleyado ay walang oras upang maghanda (na nangangahulugang maririnig mo ang "Hindi ko alam"), kung minsan ay hindi rin siya makakadalo (sa halip na walo, dalawa ang dumating, ang iba ay "nasa bukid. ”), siya ay ginulo mula sa gawain (at ang mataas na produktibidad ay nangangailangan ng konsentrasyon), atbp. .d.

Upang suriin ang pagiging epektibo ng iyong mga pagpupulong, gawin ang pagsusulit na ito:

Mayroon ka bang higit sa 3 oo? I-optimize natin!

Mga yugto ng paghahanda at pagdaraos ng mabisang pagpupulong

Tukuyin ang mga layunin at layunin ng pagpupulong. Anong mga isyu ang kailangang tugunan? Anong impormasyon ang dapat kong subaybayan? Anong mga konklusyon ang dapat nating gawin? Ano ang pinakamahusay na paraan upang buuin ang mga gawain?

Tukuyin ang format ng pulong batay sa mga layunin. Pumili ng mga kalahok at oras ng pagpupulong. Ang pulong ay DAPAT mayroong tagapangulo/facilitator na susubaybay sa mga patakaran. Ang taong ito ay dapat magkaroon ng mas kaunting responsibilidad para sa paglutas ng problema kung saan gaganapin ang pulong. Pagkatapos siya ay hindi gaanong nakatutok sa mga emosyon (kaysa, halimbawa, ang nagpasimula ng pulong) at hindi naglo-lobby, nang sinasadya o hindi sinasadya, para sa mga desisyon na kapaki-pakinabang sa huli. At ang karapatang magsalita ng tapat ay ibinibigay sa lahat ng naroroon.

Tukuyin ang istruktura ng pulong. Ang pulong ay dapat magkaroon ng isang malinaw na istraktura at sa bawat oras na magaganap nang eksakto sa pagkakasunud-sunod na ibinigay para sa.

Karaniwang istraktura ng tagaplano:

• Pambungad na pananalita/pagpapainit.

  Mga layunin. Mga regulasyon. Format.

  Pangkalahatang isyu.

  Pangkalahatang mga resulta ng trabaho. Pagtupad sa mga nakatalagang gawain.

  Mga bahagyang resulta/ulat ng mga kalahok.

  Pagsusuri ng mga resulta. Pagtatakda ng mga layunin. Pagbubuod.

Karaniwang istraktura ng pagpupulong:

Pagkilala sa problema, layunin. Ang kahalagahan ng paksa. Mga plano.

Mga layunin. Mga regulasyon. Format.

Pagtalakay. Pagsusuri.

Pagsusuri ng mga resulta. Pagtatakda ng mga layunin.

Pagbubuod.

Karaniwang istruktura ng isang brainstorming o talakayan:

Pambungad na pananalita / layunin ng pulong / regulasyon.

Ang problema at kung bakit ito mahalaga.

Pagbuo ng LAHAT ng mga pagpipilian sa solusyon.

Talakayin ang mga kalamangan at kahinaan ng bawat opsyon.

Pagpili ng opsyon sa solusyon. Batay dito, nakatakda ang mga gawain para sa mga kalahok.

Paghahanda ng mga minuto ng pulong.

Tukuyin ang mga regulasyon. Kapag bumubuo ng mga regulasyon, tandaan na dapat silang maging maginhawa para sa pinuno at sa mga kalahok. Pamantayan: 3-7 minuto para sa paglalahad ng setting ng problema; 5-7 minuto para sa debate. Kapaki-pakinabang na magbigay ng mga pahinga sa bilis na 10-15 minuto para sa bawat 45-60 minuto ng aktibong trabaho. Sa pangkalahatan, ang mga pagpupulong na mas mahaba sa isang oras ay may panganib na mawala ang atensyon ng mga kalahok. Ang ganitong mga pagpupulong ay maaaring hindi epektibo.

Itakda ang pagkakasunud-sunod ng mga isyu na lutasin. Ang mga isyu sa ilalim ng mga regulasyon ay tinutukoy ng mga iyon pangunahing puntos, kung saan nakasalalay ang pangkalahatang resulta at kalidad ng trabaho ng kumpanya (halimbawa, feedback mula sa mga kliyente, reaksyon sa advertising, impormasyon sa mga bagong produkto, atbp.).

Hatiin ang lahat ng tanong sa tatlong pangkat.

1. Mga regular na tanong - ayon sa mga regulasyon. Subukang harapin ang mga regular na tanong nang mas mabilis. Sa una, ang kanilang talakayan ay maaaring tumagal sa lahat ng oras. Pagkatapos ang mga kasalukuyang isyu ay idaragdag sa kanila - ang mga tao mismo ay magiging aktibo. Ngunit ang iyong priyoridad, na tumutukoy sa bilis ng paggalaw pasulong, ay mga isyu sa pag-unlad. Maglaan ng hanggang 50% ng oras ng pagpupulong sa kanila.

   Mga kasalukuyang isyu - ayon sa plano ng pagpupulong: mga ideya na lumitaw, mga problema, kung ano ang nakakasagabal sa trabaho at kung paano ito i-optimize. Sa kabuuan, maaari mong suriin ang hindi hihigit sa 5 mga katanungan. Laging magsimula sa pinakamahalagang bagay. Mas mabuting tapusin ang isang mahalagang tanong kaysa mag-iwan ng isang dosena na hindi lubusang nalutas.

   Mga isyu sa pag-unlad - ayon sa plano ng pag-unlad.

Maghanda Mga kinakailangang dokumento at mga hugis. Upang epektibong malutas ang mga isyu, napakahalaga na maayos na maghanda ng materyal para sa mga pagpupulong at ipadala ito sa lahat nang maaga. Sa mismong pulong, kinakailangan na panatilihin ang mga minuto ng pulong, kung saan dapat itala ang lahat ng mga desisyong ginawa.

Tukuyin ang oras para sa pagpupulong. Kung ang mga empleyado ay hindi disiplinado at madalas na huli, inirerekumenda kong magsagawa ng lingguhang pagpupulong sa umaga, sa simula pa lamang ng araw ng pagtatrabaho - garantisado ang napapanahong pagdating sa trabaho. Ang pinakamasamang "mamaya" ay isasauli sa loob ng ilang araw. Palaging ipahiwatig ang oras ng pagtatapos ng pulong. Subukang tapusin nang mas maaga - ito ay nagiging isang kaaya-ayang sorpresa para sa mga kalahok. Sa anumang kaso, pagkatapos talakayin ang mga nakaplanong isyu, dapat may natitira pang oras. Pagkatapos ang mga empleyado ay magkakaroon ng pagkakataon, dahilan at insentibo na magtanong ng kanilang mga katanungan - iyon ay, maging aktibo at mag-isip. At ano ang maaaring maging mas mahusay para sa isang manager kaysa sa isang aktibo at matalinong empleyado!

Tiyaking kailangan ang pagpupulong.

Sagutin ang iyong sarili sa mga sumusunod na tanong:

1. May kaugnayan ba ang mga tanong sa pulong? Ito ba ang kailangan nating pag-usapan ngayon?

   Ang anyo ba ng presentasyon ng materyal ay tumutugma sa layunin, madla, nilalaman?

   Ano ang dapat mangyari/manatili sa isipan ng mga empleyado pagkatapos ng pulong?

   Posible bang laktawan ang pulong at makamit ang parehong resulta?

Kung sumagot ka ng "Oo" sa mga tanong 1, 2 at "Hindi" sa tanong 4, huwag mag-atubiling magdaos ng pulong!

Ang mga oras ng nakakapagod na pag-iisip sa mga pagpupulong sa opisina ay hindi isang kathang-isip, hindi isang kakatwang bagay, at hindi mga bagay ng mga biro. Ang mga katotohanan ng buhay ngayon ay tulad na hanggang sa 50% ng oras ng pagtatrabaho ay ginugol sa walang laman na satsat na hindi nagdudulot ng anumang mga resulta. Ang pagpapabilis ng buhay ay nagdidikta ng mga bagong alituntunin ng kultura ng opisina ang pagdaraos ng mabilis at epektibong mga pagpupulong ay bahagi ng etika ng korporasyon.

Ano ang pulong ng kawani?

Ang isang limang minutong pagpupulong, isang pulong sa pagpaplano, o isang pulong ay maiuri bilang isang opisyal na pagpupulong? Ano ang mga layunin ng format na ito ng collegial work? Ano ang mga pangkalahatang tinatanggap na mga pamamaraan pagpapatupad nito at kung paano ito makakamit pinakamataas na pagganap pagkatapos ng meeting?

Ang isang pulong ng negosyo ay isang format ng trabaho sa isang kumpanya, na may layunin ng regular na pagpaplano at pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga nakaplanong aktibidad ng lahat ng mga serbisyo ng organisasyon. Ito ay isang epektibong tool para sa pamamahala ng mga tauhan at pagtanggap ng mabilis na feedback mula sa mga empleyado. Totoo, ang tool na ito ay matagumpay na gumagana lamang sa may kakayahang mga kamay ng isang karampatang pinuno.

Bago ipasok ang isang katulad na paraan ng komunikasyon sa mga empleyado sa mode ng pagtatrabaho, ang isang kaukulang utos ay karaniwang inilalabas, na natatanggap ng bawat kalahok sa pulong laban sa lagda para sa pagsusuri at pagpapatupad. Ang katawan ng order ay nagpapahiwatig ng mga layunin, layunin, oras at petsa ng mga opisyal na pagpupulong, pati na rin ang listahan ng mga kalahok, regulasyon at istraktura ng agenda.

Ang pangkalahatang layunin ng pagdaraos ng mga pagpupulong sa opisina ay isali ang mga empleyado, serbisyo at departamento, parehong mga tagapamahala at tauhan ng linya, sa proseso ng pamamahala at paggawa ng desisyon.

Kasama sa mga pulong sa opisina ang mga pagpupulong sa pagpaplano, mga briefing, at limang minutong pagpupulong, kung saan ang vector ng pag-unlad ng kumpanya sa kabuuan ay napagkasunduan, ang mga taktika at diskarte ng negosyo ay binuo, at ang mga partikular na gawain ay itinakda. Sa mga pulong sa pagpaplano, ang mga kasalukuyang isyu ay nareresolba, ang mga paalala ay inaayos, at ang pangkalahatang kurso ay pinagkasundo. Operational meeting - isang mabilis na pagpupulong upang malutas ang ilang problema o sitwasyon ng tunggalian isang pangkat. ang pangunahing layunin pulong ng negosyo- pagtatakda at paglutas ng mga bagong problema.

Kung ang isang kumpanya ay magsisimulang malito tungkol sa mga konseptong ito, ang kahusayan ng mga oras ng pagtatrabaho ay patuloy na bababa.

Ang mga pangunahing pagkakamali kapag nagdaraos ng mga pulong sa opisina

Ang isang hindi epektibong pagpupulong ay nagpapakita ng pagiging immaturity ng manager at/o organizer ng format na ito ng komunikasyon ng empleyado. Sa anumang negosyo, kailangan mo ng karanasan at kasanayan na maaaring maghatid ng pangkalahatang linya ng kumpanya sa mga empleyado at makakuha ng pinakamalaking kita mula sa kanila.

Ang pangunahing senyales ng isang hindi maayos na pagpupulong ay ang kawalang-kasiyahan sa isa't isa sa mga resulta: inaasahan ng manager ang mga tugon mula sa kanyang mga subordinates, na, sa turn, ay nais na makakuha ng higit sa lahat. kumikitang mga tuntunin para sa sarili ko. Gayunpaman, sa pagpupulong walang sumasang-ayon sa anumang bagay sa sinuman.

Kasabay nito, umuunlad ang pagkakasakit sa opisina - isang mapagkunwari na imahe ng interesadong pakikilahok sa mga pagpupulong ng negosyo, na, sa katunayan, ay walang laman na satsat, isang talakayan ng tsismis sa opisina. Para sa mga upahang empleyado, ang mga naturang kaganapan ay isang nakakaaliw na kalikasan;

Kadalasan, pagkatapos ng naturang regulated chat, ang tagapamahala ay nagsisimulang humingi ng mga resulta mula sa mga empleyado, ang isang salungatan ng interes ay nangyayari, na sinusundan ng pagpapaalis ng mga empleyado, kung minsan ng mga buong departamento.

Isa sa pinaka mga karaniwang pagkakamali kapag nagdaraos ng mga pagpupulong sa opisina - isang hindi nakabalangkas na pagtatanghal ng desisyon ng tagapamahala, kapag, sa halip na mag-brainstorming, ang nangungunang tagapamahala ay nagtatakda ng napalaki na mga kahilingan, at ang pangkat, na hindi matupad ang mga ito, sa turn, ay naglalagay ng mga dahilan kung bakit hindi matutupad ang panukala.

Nangyayari ito dahil madalas ang manager mismo ay hindi alam kung ano ang gusto niya at hindi naghahanap ng mga paraan upang makamit ang ninanais na mga resulta.

Mga Lihim ng Mabisang Pagpupulong

Para maganap ang pagpupulong kasama pinakamataas na kahusayan at nagdala ng makabuluhang mga resulta, ang nagpasimula ng collegial form na ito ng trabaho ay kailangang malaman ang ilang mga lihim.

Pagtatakda ng layunin ng pagpupulong. Ang anumang negosyo ay nagsisimula sa tamang setting ng layunin. Bago magtipon ng mga empleyado para sa isang pulong ng negosyo, kailangang sagutin ng tagapag-ayos ang ilang mga katanungan:

Ang pagiging posible ng pagdaraos ng pulong;

Tamang regulasyon at tumpak na paksa;

Mga marker kung saan mahuhusgahan ng isa ang pagiging epektibo ng kaganapan.

Ang isang pinuno ay isang strategist na may kakayahang magtakda ng malinaw at tiyak na gawain. Ang mga nasasakupan ay mga espesyalista na alam kung anong mga tool ang kailangang gamitin upang maipatupad ang mga nakatalagang gawain.

Paghirang ng mga responsable sa pagdaraos ng pulong. Ang anumang pagpupulong sa negosyo ay nagaganap alinsunod sa mga karaniwang batas ng genre - una, ang maingat na paghahanda ay isinasagawa, ang paghirang ng mga taong responsable sa pag-imbita ng mga empleyado, para sa pagkolekta ng mga inaasahan at mga panukala, nangunguna sa bawat item ng agenda, mga tagapalabas at mga sekretarya, pagtatala ng mga yugto ng ang pulong, pagpuno ng mga minuto at mga ulat.

Pinakamainam na pagpili ng mga kalahok. Ang tagumpay ng pulong ay higit na nakadepende sa mga makikibahagi sa pulong. Hindi katanggap-tanggap na isali ang mga walang kakayahan na empleyado sa mga ganitong kaganapan na maaaring ilihis ang kaganapan sa ibang direksyon. Ang pagpili ng mga espesyalista na handang talakayin ang mga isyung iniharap sa isang pulong sa opisina ay dapat na ipagkatiwala sa isang karampatang organizer-strategist.

Pagtatatag ng mga regulasyon. Ang isang pulong sa negosyo, depende sa mga isyung niresolba at ang laki ng kumpanya, ay karaniwang nasa loob ng karaniwang tagal - mula tatlumpung minuto hanggang dalawang oras. Ang pulong sa pagpaplano ay dapat magtapos sa loob ng lima hanggang sampung minuto, at ang operatiba na pulong ay dapat magtapos sa loob ng apatnapung minuto hanggang isang oras.

Paghahanda ng plano sa pagpupulong. Bago ang pagbubukas ng pulong ng negosyo, ang bawat kalahok ay tumatanggap detalyadong plano mga agenda, mga materyales sa pag-uulat, ayon sa kung saan maaari niyang ihanda ang kanyang mga tanong at/o mga ulat.

Halimbawang istraktura ng agenda. Maaaring kasama sa dokumentong ito ang mga pangunahing punto na nauugnay sa pagpapatakbo, taktikal at/o estratehikong pamamahala sa kumpanya. Ang istraktura ng agenda ay karaniwang may kasamang isang tiyak na listahan ng mga gawain na idinidikta ng mga plano ng negosyo at mga paraan upang malutas ang mga ito. Bilang karagdagan, maaaring kabilang sa agenda Mga karagdagang gawain na ipinapayong ipatupad sa malapit na hinaharap.

Nagdaraos ng pagpupulong. Upang ang isang pagpupulong sa negosyo ay maisagawa nang mas mahusay hangga't maaari at hindi maging isang matagal na kaguluhan, kailangan itong magsimula nang eksakto sa oras, lumipat sa bawat tanong nang mabilis, nang walang pag-aalinlangan. Kinakailangang buod ng pansamantalang buod pagkatapos ng bawat isyu na tinalakay, na nagpapahiwatig eksaktong oras at petsa, mga responsableng empleyado para sa pagpapatupad. Kasabay nito, kinakailangan na bawasan ang mga talakayan sa pinakamababa, na nagpapahintulot lamang sa mga paglilinaw kapag bumubuo ng mga solusyon.

Mga sukat ng kahusayan. Ang bawat pulong na gaganapin ay dapat na masuri para sa pagsunod sa mga layunin at layunin. Ang pagiging epektibo ng isang pulong ay sinusukat sa pamamagitan ng proporsyonalidad ng nais na resulta na may kaugnayan sa mga gastos na kinakailangan upang makamit ito.

Kontrol at pagsusuri. Matapos makamit ang pagiging epektibo ng isang pulong ng negosyo, kinakailangan na subaybayan ang resulta at magsagawa ng masusing pagsusuri. Ang kakayahang sukatin, pag-aralan at kontrolin ang lahat ng data ay ang kalidad ng isang matalinong pinuno, na may kakayahang gawing pinuno ng merkado ang isang kumpanya.

Mga tala sa isang matalinong pinuno

Pinakamainam na gaganapin ang isang business meeting sa simula ng araw, kapag ang mga empleyado ay nakakagawa ng matalinong mga opsyon sa pagpapasya.

Dapat tukuyin ng code ng corporate ethics ang algorithm, ang iskedyul ng mga pagpupulong at ang dalas nito, mga regulasyon, layunin at layunin. Pinakamainam na magdaos ng gayong pagpupulong tuwing Lunes, kapag kailangan mong magtakda ng mga mini-task para sa linggo at ibuod ang mga resulta ng nakaraang panahon ng pag-uulat.

Dapat malaman ng bawat empleyado ang oras, lugar at petsa ng mga regular na pagpupulong ng negosyo at maging handa para sa kanila. Ang puntong ito ay pinakamahusay na makikita sa mga responsibilidad sa trabaho bawat empleyado, na nagpapahiwatig ng antas ng kanyang responsibilidad at pakikilahok. Ito ang etika ng mga opisyal na relasyon, ang paglabag sa kung saan ay nangangailangan ng malubhang sakit ng koponan.

Sa panahon ng mga pagpupulong, ang paglaban mula sa mga empleyado ay madalas na nangyayari, na dapat na masuri sa isang napapanahong paraan at mahusay na alisin, nang hindi humahantong sa sabotahe at panloob na mga salungatan ng interes. Kung sa mga kumpanyang may awtoritaryan na istilo ng pamamahala ang gayong pagtutol ay hindi nangyayari sa mga pagpupulong dahil sa takot o kawalan ng katiyakan, kailangan itong artipisyal na pukawin. Kung hindi, sa proseso ng pagsasagawa at paglutas ng mga nakatalagang gawain, maaaring lumitaw ang mga seryosong problema dahil sa hindi katapatan ng mga empleyado sa kumpanya.

Upang maiwasan ang gayong mga kasanayan, kinakailangan upang mabawasan ang mga problema sa yugto ng pagpili ng isang layunin at pagtatalaga ng mga gawain sa mga subordinates. Upang gawin ito, kinakailangan na ipamahagi ang "mga hikaw sa lahat ng mga kapatid na babae," iyon ay, upang panatilihing abala ang mga kawani sa mahahalagang gawain: ipagkatiwala ang ilan sa mahihirap na yugto ng pag-unlad at pagpapatupad ng proyekto, italaga ang kontrol sa pagpapatupad sa iba, mag-udyok sa iba na magsagawa ng "mga feats" sa pamamagitan ng pagtaas ng kanilang awtoridad sa koponan sa pamamagitan ng pansamantalang paghirang ng pagkilos bilang isang line manager o pag-demotivate sa partikular na masigasig na mga empleyado.

Ang responsibilidad ng mga empleyado para sa pagkumpleto ng mga nakatalagang gawain ay dapat ipamahagi upang sila ay makontrol nang kumportable. Sa bawat pagpupulong, kinakailangang buod at kilalanin ang mga partikular na kilalang empleyado at parusahan ang mga nagkasala at sabotahe ang trabaho sa harap ng buong pangkat. Walang mga talakayan o desisyon ang dapat pahintulutan sa likod ng mga empleyado, dahil may panganib kaagad ng pagsiklab ng mga salungatan sa loob ng kumpanya.

Kapaki-pakinabang para sa bawat manager na malaman ang mga pagkakaiba sa pagitan ng mga pulong sa opisina, pagpaplano ng mga pulong at mga briefing mula sa brainstorming, pagpapalitan ng mga opinyon, at mga talakayan. Ang parehong mga format ng pamamahala ay kinabibilangan ng pagtanggap ng feedback, ngunit sa magkaibang paraan. Ang mga pagpupulong sa negosyo ay isang teknolohiya para sa pamamahala ng mga tao at pagtatakda ng mga taktikal at estratehikong gawain, at ang format ng talakayan ay impormal na komunikasyon, isang marker na ang manager ay walang karanasan at hindi alam kung paano pamahalaan ang kurso ng pulong at idirekta ito sa tama direksyon.

Bilang karagdagan, ang isang pulong ng negosyo ay nahahati sa:

Nagtuturo, kapag ang pinuno ay nagbibigay ng tumpak na mga tagubilin at tumatanggap ng feedback mula sa mga subordinates;

Operational, sa loob kung saan nalutas ang mga kasalukuyang gawain;

Problema kapag naayos ang ilang problema ng team at binuo ang sunud-sunod na plano para makaalis sa kasalukuyang sitwasyon ng krisis.

Maraming mga modernong kumpanya ang nagkasala sa nakalilitong mga format ng negosyo, na nag-drag sa koponan sa kailaliman ng pagkalito, mga salungatan at mga talakayan ng ganap na hindi gumaganang mga isyu. Ang pagbubuo ng format ay bahagi ng kultura, na napapailalim sa mahigpit na pamantayan ng korporasyon.

Pagtatasa ng pagiging epektibo ng mga pulong sa negosyo

Paano mauunawaan na ang isang pulong ng negosyo ay isinasagawa nang mahusay at lubos na epektibo? Ang mga sumusunod na katanungan ay kailangang masagot:

Nakamit ba ang mga layunin na itinakda para sa kaganapan?

Nasasaklaw na ba ang buong agenda? Napag-usapan na ba ang lahat ng mga isyu?

Natugunan mo ba ang mga inilaang regulasyon?

Ang lahat ba ng mga desisyon ay ipinapaalam sa mga nagpapatupad?

Naunawaan ba ng mga gumaganap ang kanilang mga gawain at mga takdang oras nang tama?

Kapag sinasagot ang mga tanong na ito, lilitaw ang isang quantitative component - kung gaano karaming mga tao ang kasangkot sa paglutas ng isyu, gaano karaming oras ng trabaho ang kailangan nila upang makumpleto ang mga gawain, gaano karaming pera ang kailangan para dito, at iba pa. Quantitative marker - magandang kasangkapan upang suriin ang pagganap sa paglipas ng panahon at ihambing sa mga nakaraang panahon.

Bilang isang patakaran, ang mga epektibong pagpupulong ay isinasagawa kapag ang lahat ng mga layunin ay nakamit sa Tamang oras, magdala ng mga nakikitang resulta.

Ang pagsasagawa ng isang napaka-epektibong pulong ay isang tunay na sining, kung saan ang pinuno ay ang konduktor, ang sekretarya ay ang unang biyolin, at ang buong pangkat ay ang buong orkestra. Ang maingat na paghahanda at karampatang pagsasagawa ng isang pulong ng negosyo ay tumutukoy kung anong marka ang gagawin ng buhay na organismo na ito - ang klasikal na musika na maaaring pukawin ang masigasig na emosyon at magbigay ng inspirasyon sa mga tagumpay sa hinaharap, o isang cacophony ng mga tunog na pumapatay sa lahat ng bagay sa paligid.

Wishing you smart management moves, mga ginoo!

Zhanna Pyatirikova lalo na para sa portal ng negosyo BZZN.ru

Ang 2016 ay panahon ng pagsubok sa lakas ng mga kumpanya, at sa bagay na ito, ngayon, higit kailanman, kinakailangan na panatilihin ang iyong daliri sa pulso ng iyong koponan sa pagbebenta araw-araw. Nagpapakita ako sa iyong pansin ng ilang mga pangunahing kaalaman, na sumusunod sa kung saan ang iyong departamento ng pagbebenta ay magiging mas nakatuon at epektibo.

Sa mabuting paraan, ang kumpanya ay dapat magkaroon ng 2 pagpupulong sa pagitan ng tagapamahala at mga tagapamahala: ang una ay isang pangkalahatang pagpupulong, sa isang pulong sa pagpaplano ng umaga, ang pangalawa ay isang indibidwal, pulong sa gabi, kung saan maingat na sinusuri ng tagapamahala ang mga resulta ng mga aktibidad ng kanyang mga tao, pinag-aaralan mahirap na sitwasyon, nagbibigay ng indibidwal na pagganyak. Ngunit ngayon ay partikular na pag-uusapan natin ang tungkol sa pangkalahatang pulong sa pagpaplano sa umaga, na isang kailangang-kailangan na tool para sa pamamahala ng departamento ng pagbebenta at pagpapanatiling maayos ang iyong mga empleyado.

Mga layunin sa pagpupulong sa umaga:

1. Summing up kahapon

2. Pagpaplano ng iyong araw ng trabaho

3. Pagsubaybay sa katotohanan ng pagkamit ng mga buwanang plano at pagbuo ng planong “B”

4. Pagsasanay ng mga tagapamahala sa tiyak na mga halimbawa gamit ang larong pangnegosyo

5. Sinusuri ang antas ng enerhiya ng mga tagapamahala at ang kanilang karagdagang singil, pagganyak

Iyon ay, para sa pinuno ng departamento ng pagbebenta, ang pulong ng pagpaplano ay isang litmus test para sa kalidad ng kanyang trabaho, na makakatulong sa kanya na tumugon sa isang napapanahong paraan sa mga sitwasyon na kadalasang humahantong sa pagkabigo upang matupad ang mga plano, mga pagkakamali kapag nakikipag-usap sa mga kliyente. , o ang pagpapaalis sa mga tagapamahala.

Kaya, 10 Panuntunan para sa isang epektibong pulong sa pagpaplano ng ROP sa umaga:

1. Periodicity.

Ang mga pagpupulong sa pagpaplano sa umaga ay dapat na gaganapin hindi lamang minsan, hindi kapag ikaw ay nasa mabuti o masamang kalagayan, ngunit araw-araw, sa parehong oras. Ang isang mahusay na pulong sa pagpaplano ay magiging isang ritwal para sa pagsisimula ng trabaho, ang simula ng aktibidad para sa mga tagapamahala. Sa aking pagsasanay, nakatagpo ako ng maraming mga halimbawa kung saan ang isang hindi maayos na pagsasagawa o hindi isinagawa na pagpupulong sa pagpaplano ay sumira sa buong istraktura ng araw ng isang tagapamahala, nasira ang mood at pumatay sa pagnanais na magtrabaho.

Sa pagpupulong sa pagpaplano sa umaga, dapat na sa wakas ay gumising ang mga tagapamahala at makuha ang pangunahing ideya: Magsimula tayo!

2. Disiplina

Ang isang epektibong pulong sa pagpaplano ay may malinaw na istraktura, mga layunin at oras (iyon ay, ang oras na inilaan para sa pulong ng pagpaplano). Ang anumang paglihis mula sa istraktura ay nagpapababa sa mga tagapamahala, ngunit ang pagsunod pangkalahatang tuntunin– mga disiplina at istruktura ng mga kaisipan.

Ang pulong sa pagpaplano ay dapat palaging magsisimula at magtatapos sa oras. 15 minuto bago magsimula ang pulong sa pagpaplano, dapat na naroroon ang lahat sa opisina. Ang lahat ng tea parties ay bago ang planning meeting. Pagkatapos nito ay trabaho lang.

Ang mga tagapamahala ay dapat maging handa para sa pulong ng pagpaplano, alam ang lahat ng kanilang kasalukuyang mga tagapagpahiwatig at ang kanilang mga plano para sa araw, at hindi magbilang ng mga numero sa isang calculator, maglalayo ng oras mula sa buong koponan, o magambala ng mga kalkulasyon sa halip na makinig sa impormasyon na Nais iparating ng ROP sa lahat.

Para sa isang pulong sa pagpaplano ng kalidad na may larong pang-negosyo, karaniwang sapat na ang 45 minuto. Ngunit, maniwala ka sa akin, ang 45 minutong ito ay maaaring makatipid ng maraming oras sa hinaharap at magdala ng mas malaking resulta sa pananalapi.

3. Enerhiya

Ang pulong sa pagpaplano sa umaga ay mas magaan para sa mga mata ng mga empleyado.

Kung ang pagpupulong sa pagpaplano ay mayamot, ang mga tagapamahala ay mas matutulog, at hindi mo makuha ang nais na epekto. Huwag ikalat ang impormasyon, isaisip ang isang layunin at istraktura, huwag hayaan ang mga empleyado na gumala sa iba't ibang paksa, o magtanong ng mga tanong na nauugnay sa isang bagay lamang.

Mahalagang tandaan na ang pagpaplano ng mga pulong ay pagtutulungan ng magkakasama, hindi ang mga pagsasama-sama sa umaga. Panatilihin ang atensyon ng lahat. Sabihin lamang ang tungkol sa lahat.

4. Sanayin ang iyong mga manager palagi!

Araw-araw, sa mga pagpupulong sa gabi, nalaman mo mula sa mga tagapamahala kung paano nagpunta ang kanilang araw, kung ano ang mga tagumpay nila, kung ano ang mga paghihirap na kanilang naranasan, kung ano ang mga pagtutol ng customer na hindi nila nakayanan. Ang pulong sa pagpaplano sa umaga ay nagbibigay-daan sa iyo na dalhin ang mga pinaka-pinipilit na isyu sa pangkalahatang talakayan.

Upang gawin ito, kailangan mong maikling ilarawan ng tagapamahala ang problema na hindi niya nakayanan kahapon, pagkatapos ay mabilis mong ulitin ang teoretikal na bahagi (halimbawa, ang bloke na "argumentasyon sa pamamagitan ng paraan ng pagkalkula"), at pagkatapos ay ayusin mo ang isang laro sa negosyo , kung saan ang papel ng kliyente ay ginagampanan ng manager na hindi nakayanan ang sitwasyon. Susunod, sa tulong ng isang maikling sesyon ng brainstorming, ang buong koponan ay may mga pagpipilian para sa paglutas ng sitwasyon.

Lalo na mahalaga na ang lahat sa pangkat ay aktibong bahagi sa paghahanap ng mga solusyon. Huwag magbigay ng mga handa na sagot; ang pinaka-epektibong pagsasanay ay hindi teorya mula sa isang pinuno, ngunit ang paghahanap ng mga ideya sa pamamagitan ng mga pakikipag-ugnayan.

Ang pang-araw-araw na pagsasanay, karagdagang pagsasanay at suporta para sa mga kasanayan ng mga tagapamahala ay magbibigay-daan sa iyong mga tagapamahala na patuloy na umunlad, mapabuti ang kanilang mga kasanayan sa pagbebenta, at hindi matakot sa mga paghihirap "sa larangan."

5. Patuloy na subaybayan kung ano ang binalak

Ang pagpaplano nang walang kontrol ay ang pera sa kanal (c) sinaunang karunungan ng Tsino

Sa tingin ko hindi na kailangang ipaliwanag nang hiwalay dito. Kung hindi mo ito makokontrol nang isang beses, pagkatapos ay dalawang beses, sa ikatlong pagkakataon ang mga tagapamahala ay hihinto sa paggawa ng anuman o magsisimulang magsinungaling.

6. Pagganyak ng pangkat

Mahalaga hindi lamang na tukuyin ang mga resulta ng kahapon para sa buong koponan sa kabuuan at para sa bawat indibidwal, ngunit upang matukoy din ang pinakamahusay at pinakamasama sa nakaraang araw, at huwag matakot na i-demotivate ang sinuman na may ganito - masyadong maikling oras ang mga panahon ay ginagamit, at ang mga tagapamahala ay may pagkakataon na mapabuti araw-araw.

Gamitin bilang mga tagapagpahiwatig hindi lamang sa pananalapi (kung gaano karaming mga benta ang ginawa, kung gaano karaming pera ang dinala) o mga tagapagpahiwatig ng aktibidad (bilang ng mga tawag, appointment at pagpupulong na ginanap), kundi pati na rin mga tagapagpahiwatig ng husay (kalidad ng komunikasyon sa pagitan ng manager at mga kliyente). Maaari kang makinig sa mga tawag ng mga manager sa iyong sarili o gumamit ng mga ulat mula sa departamento ng kontrol sa kalidad.

7. Pagtitiyak sa mga plano

Hindi lang dapat pag-usapan ng manager kung gaano karaming benta ang isasara niya ngayon, kung gaano karaming bayad ang kanyang makokolekta at kung ilang meeting ang gagawin niya. Dapat niyang i-back up ang kanyang mga plano gamit ang mga partikular na pangalan ng kumpanya. Kahit na wala siyang anumang tugon mula sa mga kliyenteng nakaplano ngayon, dapat sabihin ng manager kung saan niya kukunin ang plano ngayon, kung sino ang tatawagan niya, kung sino ang pupuntahan niya, ngunit ang mga kumpanya ay dapat na pinangalanan, na may malinaw na mga numero sa pera at dami .

Napakahalaga rin na tandaan na ang pang-araw-araw na plano ng manager ay dapat matugunan ang pagkamit ng mga buwanang layunin. Kung ang iyong manager ay may buwanang plano na 1,000,000 rubles sa mga pagbabayad, kung gayon hindi siya maaaring magplano na mangolekta ng 20,000 rubles araw-araw, dahil hindi niya kukumpletuhin ang plano sa rate na ito.

Magtakda ng mga ambisyosong plano para sa iyong mga tagapamahala. Kung ang isang manager ay nahihiya na magpahayag ng isang ambisyosong plano, o tumutukoy sa kanyang pamahiin ("Hindi ko sasabihin ito para hindi masiraan ng loob," "Marami pa akong sasabihin ngayon, at kakainin mo ang utak ko sa gabi. ”) - ito ay kailangang tratuhin, at mas maaga mas mabuti. Sanayin ang mga tagapamahala upang mataas na mga plano, linangin ang kanilang panloob na "mga limitasyon".

Gayundin, ang manager ay dapat maniwala sa kanyang sariling mga numero, hindi magsalita ng "out of the blue" dahil kailangan niya, ngunit malinaw na maunawaan na ang kanyang sinabi ay talagang magagawa at alam niya kung paano ito impluwensyahan.

8. Suriin ang kahandaan ng buong pangkat

Bago mo ilabas ang iyong mga sales people sa isang bagong araw, tingnan kung nasa kanila ang lahat ng mapagkukunan - parehong panlabas (availability ng mga presentation materials, business card, database para sa pagtawag, atbp.) at internal - ay kumikinang ang mga mata ng lahat, o kailangan bang makipag-ugnayan sa isang tao? pagkatapos ay manatili at higit pang pag-usapan ang anumang mga paghihirap, magbigay ng karagdagang indibidwal na pagganyak.

9. MakapangyarihanCTA sa pagtatapos ng pulong

Bumuo ng ilang nakakaganyak na parirala na magiging anchor para sa pagsisimula ng trabaho at magbigay ng karagdagang lakas ng enerhiya sa iyong mga manager. Ang parirala ay maaaring maging anuman: "Team, go!", o "Let's do it!", o "Iyon na, let's go!"

Ito ang tinatawag na anchor, na nagbibigay ng hudyat na ang lahat, ang umaga ay tapos na, oras na para tumakbo at manalo!

10. Visualization

Siguraduhing isama ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano sa scoreboard upang patuloy na makita ng mga tagapamahala ang kanilang mga resulta at ang pangkalahatang resulta ng koponan, pati na rin ang porsyento ng pagkumpleto ng plano. Maaaring ganito ang hitsura ng naturang board:

At bilang bonus, isang halimbawang checklist para sa pagtatasa ng kalidad ng isang pulong sa pagpaplano sa umaga:

Makamit ang isang magkakaugnay, mabilis at mahusay na trabaho pangkat - hindi isang madaling gawain para sa sinumang pinuno. Ang gawain ng boss ay bumuo ng isang pinag-isang diskarte sa pagkilos para sa bawat subordinate, subaybayan ang kanilang trabaho at iwasto ito. Upang makamit ang mabungang gawain, kailangan mong maunawaan kung paano magsagawa ng mga pagpupulong, kung paano tama na turuan ang mga subordinate para sa isang tiyak na panahon.

Pagpupulong sa pagpaplano - talakayan at pamamahagi ng mga gawain sa trabaho na binalak para sa isang tiyak na oras. Ang ganitong mga pagpupulong ay maaaring nahahati sa ilang uri depende sa kanilang uri, oras at dami.

Kasama sa unang uri ang mga pagpupulong sa pag-uulat (kailangang isagawa ng pamamahala ang mga ito upang mag-ulat kung paano ginagampanan ang mga gawain sa trabaho sa sandaling ito), mga pagpupulong sa talakayan (kapag nasuri ang mga panukala at tinatalakay ang mga pagbabago sa plano ng aksyon) at mga pagpupulong sa pagganyak (kung saan ang lahat nakakakuha ng sarili nilang gawain sa proseso ng paglutas ng pangunahing isyu ).

Batay sa oras, maaari kang magdaos araw-araw, lingguhan o buwanang pagpupulong.

Kung gagawin natin ang quantitative factor bilang batayan, ang pagpaplano ng mga pulong ay maaaring hatiin sa pangkalahatan o masa (kung saan ang lahat ng empleyado ay naroroon) at sarado (kapag ang isang hiwalay na grupo o departamento ay nagpupulong).

Ang pagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano ay may ilang mga pakinabang:

• Pinapanatili ang disiplina at binabawasan ang pagkahuli.
• Tumutulong upang malinaw at malinaw na magtakda ng mga gawain para sa koponan. Ang isang panandaliang pang-araw-araw na plano ay mas kapaki-pakinabang at produktibo kaysa sa isang anim na buwang plano.
• Ipinapahiwatig ang aktwal na tagapagpahiwatig ng pagganap. Ang kalidad na ito ay umaabot kung, sa pulong ng pagpaplano, ang mga empleyado ay nagpapakita ng mga ulat sa kanilang mga superyor sa kung ano ang kanilang ginawa.

Huwag kalimutan ang tungkol sa mataas na motivational na papel ng mga pagpupulong. Ang pagsasagawa ng isang pulong na may kakayahan ay nangangahulugan ng pagkakaroon ng positibong epekto sa mood ng mga empleyado, pagbibigay ng bayad para sa mabungang trabaho at pagpapasigla sa kanila na mapabuti ang pagganap. Bilang karagdagan, nakakatulong ang property na ito na magtatag ng mga positibong ugnayan sa pagitan ng team at management.

Sa kabila, Ang pagdaraos ng mga pagpupulong sa pagpaplano ay mayroon ding mga kapinsalaan:

• Ang mahabang pagpupulong ay nag-aalis ng lakas at lakas ng mga empleyado.
• Ang mga biglaang, hindi nakaiskedyul na pagpupulong ay kadalasang hindi epektibo.

Upang maiwasan ang mga negatibong salik, ang mga pagpupulong ay dapat isagawa nang may pag-iisip.

Opinyon ng eksperto

Sa pulong ng pagpaplano, ang mga empleyado ay nagmumungkahi ng mga bagong ideya para sa pagpapaunlad ng negosyo at pagtaas ng mga benta

Hasmik Gevorgyan,

Pangkalahatang Direktor at isa sa mga may-ari ng Provocation chain ng mga tindahan sa Moscow

Ginagantimpalaan at sinusuportahan namin ang aming mga empleyado sa lahat ng posibleng paraan na interesado sa pagpapataas ng kamalayan sa brand. Nagpasya ang aming mga franchisee na magdaos ng mga espesyal na pagpupulong dalawang beses sa isang buwan, kung saan ipinapahayag ng mga empleyado ang kanilang mga iniisip at mungkahi para sa pagpapaunlad ng kumpanya at pagtaas ng mga benta. Ang mga may-akda ng karamihan mga kawili-wiling proyekto at ang mga ideya ay tumatanggap ng bonus na hanggang 15% ng suweldo.

Ang ilan sa aming pinakamahusay na mga disenyo ng T-shirt ay orihinal na ipinaglihi at iminungkahi ng mga empleyado. Salamat sa aming mga empleyado, pinapataas namin ang visibility ng kumpanya sa pamamagitan ng pag-sponsor ng mga kultural na kaganapan sa kabataan.

Isang kapansin-pansing halimbawa: nag-alok ang isa sa aming mga empleyado sa Tula na lumahok sa mga municipal sports competition at mga gabi sa mga club. Ang pagkamalikhain at determinasyon ng empleyadong ito ay ang susi sa katotohanan na ang aming advertising ay lumitaw sa mga sikat na cafe ng lungsod. Sa huli, dumoble ang mga benta sa lungsod ng Tula. Parehong tumaas ang kita ng empleyado—pagkalipas ng ilang buwan ay naging direktor siya ng tindahan.

3 bahagi ng matagumpay na pagpupulong sa pagpaplano

1. Bahagi ng impormasyon. Gawing kawili-wili at kapaki-pakinabang ang materyal para sa mga nakikinig. Kung hindi maiiwasan ang boring na impormasyon, subukang ipakita ito sa hindi pangkaraniwang paraan. Ang impormasyong ipinakita sa pulong ng pagpaplano ay dapat na kapaki-pakinabang at kapana-panabik. Kung gusto mong magpatakbo ng matagumpay na mga pagpupulong, pinakamahusay na huwag magbahagi ng mura at mapurol na impormasyon.
2. Emosyonal na sangkap. Ang kaakit-akit na materyal na may mahinang paghahatid ay masamang materyal. Alalahanin ang unibersidad - ang paggugol ng oras sa ilang mga klase ay nakakabagot, ang mga mag-aaral ay literal na natutulog sa klase, habang sa iba ay nais ng lahat na malaman ang mga bagay at talakayin.
3. Ang pinuno na nagsasagawa ng pulong. Ang awtoridad ng nagsasalita ay direktang nakakaapekto sa asimilasyon ng impormasyon. Kung hindi mo pa nakakamit ang mataas na kasanayan sa retorika, magtrabaho nang mas mabuti sa mga puntos 1 at 2 bago ka mag-host ng pulong.

Paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano nang walang pagtutol ng empleyado

Hindi lihim na ang mga empleyado ay madalas na may negatibong saloobin sa pagpaplano ng mga pulong. Ito ay nagkakahalaga ng pag-unawa sa mga dahilan para sa pang-unawa na ito.

Una, ang orihinal na pinagmulan ng naturang mga pagpupulong sa pagpaplano ay iniuugnay ng mga taong may panahon na hindi pinahintulutan ng paraan ng komunikasyon ang pag-coordinate ng gawain ng mga tao at kinakailangan para sa buong pangkat na magtipon nang personal at talakayin ang mahahalagang isyu sa trabaho nang maraming oras. Dahil walang ibang paraan para malaman o mapag-usapan mahahalagang puntos wala lang, napakaraming tanong, komento at hiling tungkol sa trabahong naipon para sa pulong. Samakatuwid, ang pagpupulong ay kailangang tumagal ng ilang oras.

Pangalawa, maraming mga manggagawa sa opisina ang naiinis sa katotohanan na ang pagpaplano ng mga pulong ay tumatagal ng 1/5 ng kanilang kabuuang oras ng pagtatrabaho. Kasabay nito, walang gaanong pag-uusapan - ang pagsasalita ng boss ay karaniwang tumatagal ng kalahati ng buong pulong.

Pangatlo, kung magdaraos ka ng pulong araw-araw, sa lalong madaling panahon ay ituring ito ng mga empleyado bilang isang kaganapan na "para sa palabas." Ang mga empleyado ay hindi mag-uulat nang detalyado at kawili-wili tungkol sa pag-unlad ng trabaho o anumang mga pagbabago, dahil maaaring hindi ito mangyari sa maikling panahon. Ang mga pangunahing layunin ng anumang kumpanya ay mga pangmatagalang plano, kaya hindi mo dapat alisin ang mahalagang oras mula sa mga empleyado upang makinig sa "mga bagay ay normal, kami ay nagtatrabaho." Tanging sa mga kritikal na kaso, mga sitwasyong pang-emergency at mga kagyat na gawain ay kinakailangan na magdaos ng mga pang-araw-araw na pagpupulong.

Paano magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano nang tama sa pamamagitan ng pagpili ng naaangkop na format

1. Pagpupulong ng impormasyon

Maaari kang magdaos ng gayong pulong sa pagpaplano tuwing Lunes, gawin itong lingguhang kaganapan para sa bawat departamento ng iyong kumpanya, para sa bawat pinuno ng departamento. Ang layunin ng pagpupulong na ito ay upang malaman kung ano ang nagawa sa nakaraang linggo, kung ano ang nakamit, at kung ano ang binalak para sa linggong ito. Ang mga tagapamahala ay maaaring makipag-usap ng mahalagang impormasyon sa mga subordinates at mag-udyok sa kanila na magtrabaho nang produktibo. Huwag ipagpaliban ang pulong - pinakamahusay na idaos ang pulong sa loob ng 30 minuto.

2. Pamamahagi ng mga gawain

Ang maikling pulong sa pagpaplano na ito ay pinakamahusay na gaganapin sa simula ng araw. Ang mga tagapamahala ay nagbibigay ng mga tagubilin para sa araw at ipinapaliwanag ang mga ito sa mga empleyado. Kung mayroon kang anumang mga katanungan o mahalagang impormasyon hindi, ang gayong pulong sa pagpaplano ay hindi kukuha ng maraming oras ng pagtatrabaho mula sa mga empleyado.

3. Pagpupulong sa pagpaplano

Ang nasabing pulong sa pagpaplano ay dapat isagawa pagkatapos maabisuhan nang maaga ang lahat ng empleyado sa pamamagitan ng sulat o elektronikong paraan. Hayaang maghanda sila sa paksa, magtakda ng oras ng pagpupulong at isang kalihim ng pulong. Magpadala din ng mga konklusyon at mga resulta mula sa pulong sa lahat na naroroon o inaasahang dumalo sa pulong ng pagpaplano. Mahalagang tandaan na ang gayong pulong sa pagpaplano ay hindi dapat idaos nang masyadong mahaba. Kung hindi ito maiiwasan, siguraduhing ayusin ang mga time-out para sa pahinga o meryenda.

4. pulong ng malikhaing pagpaplano

Kung sa pagkakataong ito ay wala kang maiaalok sa koponan, magandang opsyon ay magdaraos ng pulong sa pagpaplano sa isang hindi karaniwang format. Ito ay maaaring isang kumpetisyon pinakamahusay na ideya o brainstorming.

5. Pagpupulong sa pagpaplano para sa paglutas ng salungatan

Huwag kalimutan ang tungkol sa kadahilanan ng tao at mga posibleng hindi pagkakaunawaan sa loob ng koponan.

Ang tamang posisyon ng amo ay ang tukuyin at lutasin ang naturang problema. Mas angkop kaysa dati na magdaos ng pagpupulong para sa layuning ito. Kailangan mong bigyan ang bawat tao ng pagkakataon na ipaliwanag ang kanilang posisyon at sabihin sa kanila kung ano ang eksaktong hindi nila nasisiyahan. Ang format ng naturang pagpupulong ay hindi dapat maging mahigpit; Kapag natukoy mo nang magkasama ang mga hamon, kailangan mong malampasan ang mga ito. Hindi mo kailangang gawin ito sa iyong sarili; tutulungan ka ng mga espesyalista sa HR at senior manager.

Kailangan mong magsagawa ng isang pulong sa pamamagitan ng pagpili ng isang kawili-wiling paksa para sa lahat - upang ang lahat ay gustong magsalita, at magkaroon ka ng pagkakataong ayusin ang pag-uusap at itama ang direksyon nito.

Ibuod ang pulong, kolektahin ang sinabi ng mga kalahok, at ibahagi ang mga resulta sa kanila.

Hindi na kailangang bigyan ng babala ang mga kasamahan sa simula pa lamang na ang pulong sa pagpaplano ay ginaganap dahil sa isang salungatan na lumitaw. Ang pagbubukod ay ang mga espesyal na pagpupulong na inorganisa para lamang malutas ang mga ganitong sitwasyon.

Paano dagdagan ang mga benepisyo ng pagpaplano ng mga pulong

Ang hindi maayos na pagkakaayos ng mga sesyon sa pagpaplano, pagpupulong at pagpupulong ay ganap na walang silbi at nakakapinsala pa nga. Dahil sa kanilang sarili hindi sila lumilikha ng karagdagang halaga, ngunit isang malaking halaga ng oras ang maaaring gugulin sa kanila.

Alamin ang mga patakaran para sa pag-oorganisa ng mga epektibong pagpupulong sa pagpaplano mula sa magasing Direktor ng Komersyal, na magpapasulong sa proseso ng trabaho na may pinakamababang oras na ginugol.

Paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano araw-araw: sunud-sunod na algorithm

Hakbang 1. Tukuyin ang mga layunin ng pulong sa pagpaplano sa umaga

Dapat ipakita at planuhin ng bawat organisasyon ang mga resulta ng gawain nito. Batay sa iyong mga layunin, kailangan mong gumuhit ng sunud-sunod na plano para sa kanilang pagpapatupad.

Piliin ang mga layunin mula sa listahan na naaangkop para sa iyong negosyo:

• Pagtatakda ng mga layunin

Ang pangunahing dahilan para sa pagdaraos ng mga pulong ng pangkat ay pagpaplano ng gawain. Ang pang-araw-araw na plano ng empleyado ay hindi dapat magsama ng higit sa 3 gawain at 1 focus. Sa isip, ang bawat empleyado mismo ay nagtatakda ng mga gawain at nakatutok para sa araw at iniuulat ito sa manager.

Upang magtakda ng makatotohanan at maaabot na mga layunin, gamitin. Pinakamainam na planuhin ang iyong trabaho gamit ang mga partikular na numero. Isipin ang impormasyon: mas mainam na isagawa ang kaganapan sa isang silid na may projector o isang board kung saan isusulat mo ang mga pangunahing gawain. Markahan ang iyong focus para sa araw na may marker at bigyang-diin ito sa panahon ng pag-uusap.

Pinakamabuting ipasulat sa bawat empleyado ang kanilang plano.

• Feedback mula sa mga empleyado

Kadalasan, ang mga empleyado, na nahaharap sa isang problema o isang hindi maintindihan na sitwasyon, ay hindi nag-uulat nito sa kanilang boss. Karaniwan, ito ay tinatalakay sa pagitan ng mga kasamahan at hindi itinuturing na karapat-dapat na iulat sa pamamahala. Kinakailangan na magtatag ng patuloy na pakikipag-ugnayan sa mga subordinates. Dapat masanay ang mga empleyado na sabihin sa kanilang manager kung ano ang mga alalahanin at ikinababahala nila sa proseso ng pagganap ng kanilang mga tungkulin.

Sa kasong ito, ang manager ay kailangang magdaos ng magkakahiwalay na pagpupulong upang makinig sa bawat problema at tumugon dito nang naaangkop, kahit na naniniwala siyang hindi sulit ang sitwasyon. espesyal na atensyon. Gayundin, hanapin ang ugat ng problema, hindi ang salarin. Magtalaga ng isang partikular na tao na responsable para sa pag-aayos ng problema, at magtakda ng isang malinaw na deadline para dito.

• Paglipat ng karanasan at pagsasanay

Maunang magsalita - sabihin sa iyong mga kasamahan kung paano mo isasagawa ang nakatalagang gawain sa iyong sarili. Magsimula ng isang talakayan, tanungin ang mga empleyado kung paano ito gagawin nang mas mahusay at mas mabunga. Maaari kang magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa format ng isang laro o kumuha ng isang kaso ng negosyo upang ang lahat ay makalahok sa talakayan.

Maaari kang magsagawa ng pagsasanay: sabihin o ulitin ang mga script, tipikal na sagot, benepisyo ng produkto, promosyon ng kumpanya, at iba pa kasama ng mga kasamahan. Isali ang buong team sa prosesong ito.

Huwag ulitin ang iyong sarili, turuan ang iyong mga empleyado ng isang bagong bagay araw-araw, paunlarin sila!

• Tumaas na espiritu ng pangkat

Pag-usapan ang tungkol sa kumpanya bilang isang malapit na koponan - gamitin ang mga salitang "kami", "ang aming koponan" sa iyong pananalita.

Mag-ulat ng bago at kawili-wili sa huling araw: kung ano ang nangyari kahapon, balita ng kumpanya, mga tagumpay nito (kahit na maliliit). Dahil lang sa mayroon kang panloob na newsletter ng email ay hindi nangangahulugan na binabasa ito ng lahat. Samakatuwid, ang pinakakawili-wili at mahahalagang bagay ay maaaring sabihin muli sa pulong ng pagpaplano. Kung ang impormasyon ay hindi ganap na positibo, ang mga empleyado ay magkakaroon ng pagkakataon na talakayin ang isang plano ng aksyon.

Tandaan ang mahahalagang petsa para sa mga empleyado, pag-usapan ang tungkol sa kanila (mga kaarawan ng mga empleyado mismo, mga miyembro ng kanilang pamilya, mga anak, isang mahalagang kaganapan para sa kumpanya, at iba pa).

• Pagganyak ng pangkat

Maaari kang magdaos ng pulong upang masingil ang koponan ng positibo para sa darating na araw. Upang gawin ito kailangan mo:

• Purihin ang isa sa mga empleyado (pinakamahusay sa pagbebenta, Magandang kalidad, pasasalamat mula sa kliyente, solusyon mahirap na sitwasyon atbp.).
• Kapag nagtatalaga ng mga gawain, ipaliwanag kung paano positibong makakaapekto ang trabaho sa mga pangkalahatang layunin ng kumpanya. Ipaalam sa bawat empleyado na sila ay mahalaga.
• Gumamit ng mga motivational na salita at parirala: “Gawin natin!”, “Ipakita kung ano ang kaya mong gawin!” at iba pa.
• Ipakita na naniniwala ka sa bawat empleyado, madalas sabihin ang mga parirala tulad ng "Kaya namin", "Magtatagumpay kami", "Kumpiyansa ako", atbp.

Ang isang mahalagang tuntunin para sa pagsasagawa ng epektibong mga pagpupulong ay ang pag-usapan lamang ang tungkol sa mga positibong bagay, huwag pagsabihan ang sinuman sa pulong ng pagpaplano, at huwag pagagalitan ang koponan. Sa umaga dapat puro positibong bagay lang ang pinag-uusapan!

Siguraduhing gamitin ang lahat ng layuning nabanggit sa itaas, ngunit hindi lahat ay kailangang magkaroon ng mga pulong nang sabay-sabay.

Hakbang 2. Gumuhit ng mga regulasyon

Kapag napili mo na ang iyong mga layunin sa pagpupulong sa umaga, kailangan mong magpasya kung paano isasagawa ang mga ito. Ang mga regulasyon ay maaaring i-print at isabit sa opisina kung saan gaganapin ang pulong sa pagpaplano.

Magpasya kung gaano katagal mo balak isagawa ang pulong at isulat ito sa mga patakaran. Ang labinlimang minuto ay sapat na para sa isang epektibong pagpupulong. Bilang karagdagan, gumawa ng isang tiyak na plano: kung ano ang iyong pag-uusapan sa pulong. Upang gawin ito kailangan mo:

Ang pulong sa pagpaplano ay dapat isagawa sa isang positibong tala. Batiin ang koponan, kilalanin ang isa sa mga empleyado para sa gawaing nagawa at mga tagumpay sa nakaraang araw. Sa pagtatapos ng pulong, maaari mong batiin ang koponan, hilingin sa kanila ang isang maligayang araw, o hikayatin silang magtrabaho nang produktibo.

Sa simula ng pulong sa pagpaplano, iulat kung ano ang nagawa sa nakaraang araw. Magtakda ng mga bagong gawain batay sa iyong nagawa. Pagkatapos nito, maaari kang magsagawa ng pagsasanay o simulan ang pag-uulit.

Kumuha ng reaksyon mula sa koponan, makipag-usap sa kanila sa pagtatapos ng pulong upang hindi pahabain ang kaganapan. Kung ang paksa para sa talakayan ay masyadong mahirap at nangangailangan ng higit sa dalawang minuto, dalhin ito sa isang hiwalay na pulong o italaga ito sa isang partikular na empleyado.

Hakbang 3. Paghahanda para sa pulong sa pagpaplano

Upang maisagawa ang isang pulong sa pagpaplano nang tama at may kakayahan, dapat mong paghandaan ito nang maaga. Mas mainam na maghanda para sa pulong sa umaga sa gabi, at siguraduhing isulat ang lahat.

Ang mga pang-araw-araw na layunin ay dapat na nakaayon sa mga pangmatagalang layunin at isinasaalang-alang ang mga hamon ng nakaraang araw. Hiwalay para sa bawat item, isulat kung ano ang iyong pag-uusapan: positibong balita, mga problema, kamakailang mga kaganapan, pagsasanay.

Hakbang 4. Magsagawa ng pulong sa pagpaplano

Simulan ang pagdaraos ng pulong gamit ang iyong plano. Batiin ang koponan. Subaybayan ang oras upang ang pulong ay hindi tumagal ng higit sa 15 minuto.

Sa panahon ng pulong, obserbahan ang reaksyon ng mga empleyado sa bawat yugto ng pulong sa pagpaplano. Sa ganitong paraan matutukoy mo kung ano ang kawili-wili sa koponan at kung ano ang hindi. Kung ang mga empleyado ay hindi interesado sa ilang impormasyon, isaalang-alang kung maaari mo itong alisin sa plano o baguhin ang paraan ng pagpapakita nito.

Maiintindihan mo kung gaano ka epektibong isinagawa ang pulong sa pagpaplano sa pamamagitan ng pagtingin sa kalidad ng trabaho ng mga empleyado at ang antas ng mga benta. Kung tumaas ang pagiging produktibo, kung gayon ang pulong sa pagpaplano ay naayos nang tama.

Opinyon ng eksperto

Paano magsagawa ng isang hindi karaniwang pulong sa pagpaplano ng umaga

Dmitry Grishin,

Tagapangulo ng Lupon ng mga Direktor at isa sa mga tagapagtatag ng Mail.Ru Group sa Moscow

Para sa amin, ang pagdaraos ng mga pagpupulong na hindi karaniwang format ay isang pangkaraniwang bagay. Ang bawat isa sa kanila ay tumatagal ng wala pang kalahating oras. Ang mga pagpupulong sa pagpaplano ay bukas sa lahat ng sinumang empleyado ay maaaring lumahok, hindi lamang ang mga direktang nauugnay sa paksa ng pulong sa pagpaplano. Nagsasalita kami habang nakatayo upang medyo lumayo sa karaniwang pormat ng trabaho sa lugar ng trabaho.

Maghanap ng marami hangga't maaari Malikhaing ideya upang malutas ang mga problemang lumitaw, kahit na ang mga tila ganap na hindi makatotohanan, ang pangunahing layunin kung saan nagsimula kaming magdaos ng gayong mga pulong sa pagpaplano. Ang mga panukala ay mahigpit na pinupuna hanggang sa punto, nang walang emosyon, nagsasalita lamang tungkol sa teknikal na bahagi ng isyu.

Ang lahat ng iminungkahi ng koponan ay ipinasok sa isang espesyal na database. Ang pagdaraos ng mga kaganapan sa format na ito ay nangangahulugan ng pagbibigay ng pagkakataon sa mga empleyado na marinig ang isa't isa at hindi mabitin sa isang hindi gaanong mahalagang problema. Ang bawat tao'y nararamdaman na kasangkot sa isang karaniwang layunin, mahalaga para sa kumpanya, at ito, tulad ng walang iba, ay nagbibigay ng insentibo sa trabaho.

Paano maayos na magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa isang departamento

Naiintindihan ng bawat isa sa atin kung gaano karaming mga department head ang kailangang gawin. Bilang karagdagan sa regular na trabaho, nagsasagawa sila ng paglutas ng problema at pangkalahatang organisasyon ang buong departamento. Ang pagiging epektibo ng isang boss ay nakasalalay sa kung anong mga pamamaraan at tool sa pamamahala ang kanyang ginagamit. Sulit ba ang paggugol ng oras at pagdaraos ng mga pagpupulong sa kasong ito?

Ang lahat ay nakasalalay sa diskarte ng tagapamahala sa isyu ng mga pulong sa pagpaplano. Sa isang kaso, ang mga boss ay lumalapit sa mga pulong sa pagpaplano nang pormal, kahit na ang mga patakaran ng kumpanya ay nagsasaad na ang mga naturang pagpupulong ay dapat isagawa. Naniniwala ang gayong pinuno na ang pangunahing bagay ay higit na pagsisikap, mas kaunting mga pagpupulong. Ang ibang mga pinuno ng departamento ay nagpasya na magdaos ng mga pagpupulong sa kanilang sariling inisyatiba, dahil alam nila kung gaano kabisa ang naturang tool para sa pagpapabuti ng kalidad ng pangkatang gawain.

Kung ang tagapayo ng isang buong departamento ay naniniwala na ang mga pagpupulong ay kailangang idaos lamang dahil "kailangan nila," kung gayon hindi siya dapat mag-aksaya ng oras sa pagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano. Ang anumang mga kaganapan na isinaayos para lamang sa palabas ay may negatibong epekto sa trabaho. Batay sa pangalan mismo, ang pulong sa pagpaplano ay isang karampatang pagpaplano ng mga aksyon upang makamit ang malalaking layunin ng kumpanya.

Batay sa Deming cycle, ang planning meeting ay panaka-nakang inspeksyon(Suriin) ang gawain ng pangkat upang baguhin o i-redirect ang paggalaw (Akt), kung kinakailangan.

Gaano kadalas magdaos ng mga pulong sa pagpaplano sa departamento? Ang mga pang-araw-araw na pagpupulong sa departamento ay kinakailangan lamang para sa mga bago o walang karanasan na mga empleyado na hindi makayanan nang walang patuloy na pangangasiwa at payo mula sa kanilang mga nakatataas. Para sa isang mas magkakaugnay at may karanasang koponan, ang mga pagpupulong ay kailangang idaos isang beses sa isang linggo, sa parehong araw, halos pareho sa oras at istraktura ng pulong sa pagpaplano. Ito ay kinakailangan para sa layunin ng disiplina.

Kadalasan, ang manager ay tumatangging magsagawa ng planning meeting dahil sa tingin niya ay isang pag-aaksaya ng oras. Ang pakikipag-ugnayan sa koponan ay nagiging isang maikling monologo na walang feedback mula sa mga empleyado. Sa diskarteng ito, ang karamihan sa mga pag-andar ay nawala, maliban marahil sa impormasyon at, bahagyang, pandisiplina.

Para sa sinumang manager, ang pakikipag-ugnayan sa isang grupo ay mas mahirap kaysa sa pakikipag-ugnayan sa bawat empleyado nang paisa-isa. Ang pamamahala ng isang buong koponan nang sabay-sabay ay ang kasanayan ng isang may karanasan at mahusay na boss. Ang nasabing pinuno ay alam kung paano magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano nang tama: mabilis at sa punto, habang tumatanggap ng "pagbabalik" mula sa grupo, tinatalakay ang ilang isyu sa kanila at, batay dito, kinokontrol ang gawain ng departamento. Pinakamainam na panatilihin ito sa kalahating oras na pagpupulong (+- 15 minuto). Ang isang tao ay pisyolohikal na naka-program na may ganoong oras para sa pinakamalaking konsentrasyon ng atensyon.

Ang pagpapakilala ng isang bagong kaganapan - isang pulong sa pagpaplano - ay mangangailangan ng ilang oras. Kadalasan kakailanganin mong magdaos ng higit sa isang pulong upang magamit ang gayong tool. Kung ang pinuno ng isang departamento ay nagsimulang makinig sa feedback ng koponan, marami siyang matatanggap bagong impormasyon, na walang sinuman ang nagpahayag noon. Ngunit ngayon ay lumitaw ang isang pagkakataon - ang pinuno mismo ang nagtanong! Kakailanganin na matukoy ang mga indibidwal na tungkulin para sa mga empleyado at ang kanilang layunin sa gawain ng buong grupo, pagtagumpayan ang mga pagtutol, at pagtalunan ang kanilang posisyon sa pinakamahusay na posibleng paraan. Kadalasan ang mga tagapamahala ay hindi nakumpleto ang pagpapatupad ng isang bagong tool at, bilang ilang hakbang ang layo mula sa perpektong resulta, bumalik sa isang mas kaunting epektibong pamamahala, iyon ay, magsagawa ng mga pag-uusap nang hiwalay sa bawat empleyado.

10 panuntunan para sa pagsasagawa ng isang pulong sa umaga sa departamento ng pagbebenta

Kadalasan, ang mga tagapamahala ng benta ay mahusay sa kanilang pangunahing responsibilidad na makipag-usap sa mga tao at magbenta ng mga produkto, ngunit sa parehong oras ay hindi nila magagawang kumilos ayon sa isang plano, pag-aralan ang gawaing isinagawa at patuloy na gumana. Kung ang isang manager ay nakatanggap na ng maraming order para sa buwang ito, siya ay hihinto sa pagtatrabaho bilang aktibong, gumagawa ng mas kaunting malamig na mga tawag, at hindi nakikitungo sa mga passive na kliyente.

Sa pagkakaroon ng napansin na tulad ng isang ugali, maaaring ipaalam ng manager ang manager tungkol dito sa pulong ng pagpaplano, na sinasabi na ang kanyang pag-iwas sa trabaho ay napansin at sinusubaybayan. Siyempre, ang mga tagapamahala ay maghahanap ng dahilan upang hindi makilahok sa pulong, na nangangatwiran na sila ay abala. Ang isang pagpupulong ay maaaring idaos para sa mga layuning pang-administratibo, kapag ang tagapamahala ay maaaring maimpluwensyahan ang trabaho at mapabuti ito kung mapansin niya ang isang pagbaba o emergency.

Upang magsagawa ng pulong sa pagpaplano nang epektibo hangga't maaari, kailangan mong sumunod sa mga ito mga tuntunin:

Panuntunan 1. Dalas

Ang mga pagpupulong sa umaga ay dapat na gaganapin sa parehong oras araw-araw, anuman ang iyong kalooban. Sa paglipas ng panahon, ang pulong sa pagpaplano ay magiging isang ugali at magsisilbing hudyat para sa mga tagapamahala upang magsimulang magtrabaho. May mga kaso kapag ang kawalan ng pulong o ang mahinang organisasyon nito ay sumisira sa karaniwang gawain ng araw ng mga tagapamahala at inalis magandang kalooban at ang pagnanais na magtrabaho.

Sa pulong sa pagpaplano sa umaga, dapat na ganap na mamulat ang mga tagapamahala, gumising at maunawaan - oras na para magsimulang magtrabaho!

Panuntunan 2. Disiplina

3 susi sa isang epektibong pulong sa pagpaplano ay ang pagdaraos ng mga pagpupulong na may tiyak na istraktura, mga tiyak na layunin at sa parehong oras. Kung sinusunod ang mga patakaran, ang pulong sa pagpaplano ay may positibong epekto sa gawain ng mga tagapamahala, sa kabaligtaran, ay nakakapinsala sa trabaho;

Ang pagpupulong ay dapat na gaganapin sa parehong oras. Ang mga empleyado ay dapat dumating nang maaga sa opisina at hindi ma-late. Kailangan mong maghanda para sa trabaho bago at sa panahon ng pagpupulong upang agad mong simulan ang trabaho pagkatapos ng pulong. Ang bawat tagapamahala ay dapat maghanda nang maaga para sa pulong ng pagpaplano, magtakda ng mga layunin para sa araw at kalkulahin ang lahat ng mga tagapagpahiwatig, upang hindi maglaan ng oras mula sa buong koponan sa panahon ng pulong at hindi magambala sa kanyang sarili.

Kung magpasya kang magkaroon ng isang laro-based na pulong, maglaan ng humigit-kumulang 45 minuto para dito. Ito ay higit pa sa isang regular na pagpupulong, ngunit ito ay napaka-epektibo para sa gawain ng koponan at ang pagganap sa pananalapi ng kumpanya.

Panuntunan 3. Enerhiya

Ang pulong sa umaga ay nagtatakda ng mood para sa mga empleyado para sa buong araw.

Kung magdaraos ka ng isang nakakainip at hindi kawili-wiling pulong sa pagpaplano, pagkatapos ay walang positibong epekto mula sa trabaho sa araw na iyon. Magbigay ng impormasyon nang malinaw at kawili-wili, huwag pahintulutan ang koponan na umalis sa paksa o magtanong tungkol sa mga bagay na hindi nauugnay pangkalahatang gawain mga koponan.

Sa pulong ng pagpaplano, dapat mo lamang pag-usapan kung ano ang naaangkop sa lahat ng empleyado. Ang ganitong kaganapan ay kolektibong gawain, at hindi lang oras para maupo.

Panuntunan 4. Sanayin ang iyong mga tagapamahala palagi

Sa bawat oras sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho, alamin mula sa mga tagapamahala kung paano napunta ang trabaho - anong mga paghihirap ang lumitaw, kung anong mga pagtutol mula sa mga kliyente ang hindi maaaring pagtagumpayan. Ibuod ang impormasyon upang makagugol ka ng bahagi ng pulong sa pagpaplano sa umaga sa pag-aayos ng sitwasyon kasama ang pangkat.

Una, hayaan ang tagapamahala mismo na ilarawan ang problemang lumitaw. Pagkatapos nito, maikling suriin ang teorya sa paksa, tulad ng seksyon ng argumentasyon. Pagkatapos nito, mag-brainstorm sa panahon ng laro: ang papel ng kliyente ay kukunin ng manager na nahaharap sa pagiging kumplikado, at ang iba pa sa kanyang mga subordinates ay nag-aalok ng mga pagpipilian para sa paglutas ng problema.

Ang talakayan ay dapat isagawa sa paraang ang bawat empleyado ay nakikibahagi sa paghahanap ng solusyon. Hindi mo kailangang ipaliwanag ang iyong sarili sa bawat oras kung paano makayanan ang isang kahirapan;

Ang diskarte na ito na may pang-araw-araw na pagsasanay ay magbibigay-daan sa mga tagapamahala na patuloy na mapabuti at hindi matakot na harapin ang isang problema.

Panuntunan 5. Patuloy na subaybayan kung ano ang binalak

Ang panuntunan ay napakalinaw mula sa pangalan. Kung hihinto ka sa pagsubaybay sa gawain ng mga tagapamahala, hindi ka makakakita ng epektibong trabaho.

Panuntunan 6. Pagganyak ng pangkat

Kapag nagsasagawa ng pulong sa pagpaplano, iulat hindi lamang ang pangkalahatang mga resulta para sa nakaraang araw, ngunit i-highlight din ang mga tagapamahala na may pinakamahusay at pinakamasamang pagganap. Hindi ito negatibong makakaapekto sa trabaho ng mga empleyado, ngunit magbibigay lamang ng insentibo upang gumana nang maayos o mapabuti kung may nangyaring mali kahapon.

Mahalagang tandaan hindi lamang ang mga quantitative indicator, kundi pati na rin ang kalidad ng trabaho. Purihin ang mga tagapamahala na mas mahusay na nakipag-usap sa kliyente kaysa sa iba. Maaari kang makinig sa mga pag-uusap ng empleyado sa iyong sarili o makipag-ugnayan sa departamento ng pagkontrol sa kalidad para sa isang ulat.

Panuntunan 7. Pagtutukoy sa mga plano

Pagpaplano ng iyong araw para sa pulong sa umaga, dapat magpasya ang manager kung anong mga benta ang gagawin niya, kung sino ang kanyang makikilala, at kung anong bayad ang matatanggap niya. Kinakailangang masanay sa pagsasagawa ng isang kaganapan sa paraang palaging ibinibigay ng mga tagapamahala ang data na ito sa mga partikular na numero at pangalan ng mga organisasyon. Hayaang malinaw na pangalanan ng manager ang mga kumpanyang tatawagan at bibisitahin niya, kahit na wala siyang mga partikular na tugon mula sa mga kliyenteng nakaplano para sa araw na ito.

Bilang karagdagan, ang pang-araw-araw na plano ay dapat na bahagi ng buwanang layunin. Sa madaling salita, kung ang plano sa pagbebenta para sa buwan ay 500,000 rubles, kung gayon ang salesperson ay hindi maaaring magplano na makatanggap ng 15,000 bawat araw, dahil ang gayong bilis ay hindi hahantong sa pagkumpleto ng isang pangmatagalang gawain.

Kinakailangang labanan ang mga pagtutol ng sarili mong mga empleyado na ayaw maglagay ng mataas na bar, na nagbabanggit ng pamahiin o simpleng kawalang-kasiyahan. Sanayin ang mga empleyado na magtakda ng mga ambisyosong layunin.

Huwag kalimutan na ang plano ay dapat na totoo at magagawa, at hindi basta sinabi. Dapat na maunawaan ng tagapamahala na ang gawain na itinakda para sa araw ay totoo, at magsikap na ipatupad ito.

Panuntunan 8. Suriin ang kahandaan ng buong pangkat

Bago ipadala ang iyong mga subordinates sa kanilang mga lugar, suriin ang kanilang kahandaan. Ito ay tungkol kapwa tungkol sa mga panlabas na mapagkukunan (mga materyal sa pagtatanghal, mga business card, mga database ng telepono, atbp.) at panloob, mga "tao" - kung ang lahat ay nasa tamang kalagayan o kung ang isang tao ay kailangang magtrabaho nang hiwalay upang mag-udyok sa kanila na magsagawa ng mga produktibong aktibidad .

Panuntunan 9. Makapangyarihang Summon upang kumilos sa pagtatapos ng pulong sa pagpaplano

Upang tapusin ang pulong sa pagpaplano, bumuo ng isang maliwanag na nakakaganyak na parirala na magsisilbing hudyat upang simulan ang trabaho - halimbawa, "Magtrabaho!", "Ipasa!" atbp.

Ang pariralang ito ay magsisilbing anchor na higit na magpapasigla sa koponan.

Panuntunan 10. Visualization

Upang magsagawa ng isang tagaplano na may higit na pagiging epektibo, kinakailangang lumikha ng isang lupon kung saan ang mga resulta ng pagpupulong at rating ay kalakip, upang makita ng mga empleyado ang kanilang pangkalahatang mga nagawa, ang kanilang tagapagpahiwatig at kung gaano sila kalapit sa pagtupad sa buwanang plano.

Paano magsagawa ng pulong sa pagpaplano bawat linggo

Kung nais mong maisagawa ang iyong pulong sa pagpaplano nang epektibo, kailangan mong isaalang-alang dalawang kondisyon. Una sa lahat, ang oras na inilaan para sa pulong ay hindi mahaba, halos kalahating oras. Ang pangalawa ay ang mga tala sa panahon ng pulong sa pagpaplano. Dapat isulat ang mga layunin na sinasabi ng mga pinuno.

Ang lingguhang pulong sa pagpaplano ay binubuo ng apat na yugto:

Stage 1. Anunsyo ng mga layunin ng kumpanya

Ang pinakamahusay na paraan upang magsagawa ng lingguhang pagpupulong ay magsimula sa pamamagitan ng pag-uulit sa pangunahing o pangmatagalang layunin ng kumpanya. Halimbawa, "Isang matagumpay na kumpanya na may malaking merkado." Pagkatapos nito, pangalanan ang gawain para sa mas maikling panahon - tulad ng "Taasan ang kita ng organisasyon para sa taong ito ng 3 beses."

Stage 2. Ang mga pinuno ng departamento ay naghahalinhinan sa pagsasabi ng kanilang ginawa noong nakaraang linggo upang makamit ang layunin.

Kinakailangang magsagawa ng pulong sa pagpaplano upang makakuha ng tiyak na impormasyon mula sa mga tagapamahala tungkol sa gawaing ginawa. Hindi mo dapat payagan ang mga pangkalahatang parirala o hindi nagbibigay-kaalaman na pananalita, gaya ng "Nagawa naming pataasin ng 10% ang kahusayan ng departamento." Sa ganitong kaso, ito ay nagkakahalaga ng wastong pagtatanong kung anong mga hakbang ang ginawa.

Kung ang pinuno ng departamento ay patuloy na nagbibigay ng pangkalahatang impormasyon, ang pinuno ng pagpupulong ay dapat humadlang sa kanya at direktang magtanong kung mayroong impormasyon na karapat-dapat na pag-usapan sa pulong. Kung hindi, kailangan mong ipagpatuloy ang pagpupulong, ipasa ang sahig sa ibang departamento.

Kung magdaraos ka ng mga pagpupulong na may ganitong format, malinaw mong makikita ang mga resulta ng gawain ng bawat departamento ng kumpanya. Bilang karagdagan, sa paraang ito ay nagiging malinaw kung sino sa mga pinuno ang nagsusumikap para sa kapakinabangan ng organisasyon, at kung sino ang nagpapanggap lamang.

Stage 3. Isang layunin ang itinakda para sa susunod na linggo para sa buong kumpanya, at ang facilitatornakakamitpahintulot ng mga kalahok para sa layuning ito

Bigyan ng pagkakataon ang bawat manager na sabihin kung ano ang gagawin ng kanyang departamento sa linggong ito, kung paano nito isasagawa ang plano. Isulat ang iyong mga nakaplanong gawain sa isang journal.

Bilang karagdagan, ang mga pinuno ng departamento ay magkakaroon ng pagkakataong makipag-ugnayan sa isa't isa: hilingin sa ibang departamento na gumawa ng isang bagay kung kailangan ang magkasanib na pagsisikap. Pagkatapos ng talakayan, ang mga naturang layunin ay dapat ding isulat sa isang journal.

Hakbang 4: Ang pinuno ng pulong ay nagtatanong kung handa na ba silang tunay na makamit ang kanilang layunin sa linggong ito at iaanunsyo ang pagsisimula.

Ang paraan ng pagpupulong sa pagpaplano ay nakakatulong upang makamit ang pinaka positibong resulta. Ang mga pinuno ng departamento ay nagsimulang magtrabaho nang husto at makamit ang matataas na resulta sa kanilang departamento o magbakante ng mga posisyon para sa mas mahahalagang tauhan. Ito ay sa tulong ng mga naturang pagpupulong na maaari mong maunawaan kung sino sa iyong mga kasamahan ang gumagawa ng lahat ng pagsisikap, at kung sino ang naglalagay lamang ng isang hitsura.

Opinyon ng eksperto

Ang pinakamagandang opsyon para sa pagsasagawa ng lingguhang mga pulong sa pagpaplano ay multi-level

Vladimir Kiselev,

Pangkalahatang Direktor, kasosyo ng JSC "SHERP Company" sa Moscow

Ang lingguhang pagpupulong sa pagpaplano ay mga ipinag-uutos na kaganapan para sa bawat kumpanya, kung saan ang mga resulta ng trabaho ay sinusuri at tinatalakay at ang mga layunin ay itinakda para sa susunod na linggo. Pinakamabuting magdaos ng mga pagpupulong sa bawat antas. Una, ang mga pinuno ng mga departamento at CEO, at pagkatapos nito ang mga pulong sa pagpaplano ay gaganapin sa bawat departamento kasama ang agarang superyor nito. Sa mga pangalawang pagpupulong, maaari ding ipahayag ng mga tagapamahala ang impormasyon na naaangkop sa buong kumpanya at bawat empleyado.

Mahalagang magsagawa ng pulong sa pagpaplano hindi lamang sa loob ng mahigpit na balangkas ng nakasaad na paksa, kundi upang bigyan din ang mga empleyado ng pagkakataong malaman ang impormasyon ng interes at talakayin ang mga isyu sa trabaho. Napakahusay ng tungkulin ng naturang mga pagpupulong: ito ang paraan ng pag-aaral ng koponan tungkol sa mga bagong layunin, pagbabago sa plano o iba pang balita. Ang CEO ay dapat magdaos ng mga pagpupulong sa mga empleyadong hindi nakikilahok sa lingguhang mga pulong sa pagpaplano minsan sa isang buwan o quarter.

Paano Magsagawa ng Mga Pagpupulong sa Pagpaplano Gamit ang Malikhaing Diskarte

1. Pumili ng hindi pangkaraniwang lugar

Ang mga pagpupulong ay maaaring idaos hindi lamang sa opisina. Maghanap isang magandang lugar sa iyong lungsod, dike, pedestrian street o cafe. Ang pangunahing bagay ay maaari kang mabilis na makarating doon mula at upang magtrabaho.

Isang lugar na magugustuhan ng mga kasamahan: isang coffee shop, isang pilapil, isang lugar ng parke. Ang tanging babala ay ang lugar ay dapat na matatagpuan malapit sa opisina upang ang lahat ay madaling makarating doon.

2. Mag-iskedyul ng hindi karaniwang oras

Subukang magsagawa ng mga pagpupulong hindi sa umaga, ngunit, halimbawa, sa tanghalian (huwag lamang iwanan ang koponan nang walang pagkain) o 30 minuto bago matapos ang araw ng trabaho (ito ay nagpapabilis sa bilis ng trabaho!).

3. Mga materyales na ginamit

Bigyan ng stationery hindi lahat ng kalahok, ngunit isang set ng papel at panulat para sa 2-3 tao. Sa ganitong paraan, sila na mismo ang magdedesisyon kung sino ang magsusulat kung ano.

4. Alisin ang mga telepono ng lahat bago magsimula ang pulong.

Ang isang magandang solusyon ay ang pagsasagawa ng pulong nang walang mga abala. Sa una, ito ay magdudulot ng ilang kahihiyan at pagkalito, ngunit pagkatapos ay makabuluhang tataas ang konsentrasyon at paglahok ng mga kalahok sa paglutas ng mga problema.

5. Baguhin ang format ng kaganapan

Maaari kang magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa pamamagitan ng telepono o Skype upang pag-iba-ibahin ang karaniwang ritmo, kapag ang lahat ay nakasanayan nang umupo sa isang silid ng pagpupulong.

Opinyon ng eksperto

Maaari bang maging epektibo ang pagpaplanong pulong na may mga tabako, hookah at whisky?

Nikolay Novoselov,

direktor ng kumpanya ng ArtNauka, Moscow

Batay Personal na karanasan, maaari kong sabihin na ang pagtaas sa bilang ng mga pulong sa pagpaplano ay may negatibong epekto sa pagiging produktibo ng kumpanya. Sinubukan naming magsagawa ng "tahimik na araw sa opisina" at kumbinsido kami na ang diskarteng ito ay nagbibigay ng mas mahusay na mga resulta kaysa sa mismong pulong ng pagpaplano. Sa kasamaang palad, ang pamamaraang ito ay hindi ganap na angkop para sa amin;

Mas masisiyahan ang mga empleyado sa pakikilahok sa pagpaplano ng mga pulong kung magdaraos sila ng mga pagpupulong na may tabako at pag-inom ng whisky. Sa ganoong halos hindi pormal na kapaligiran, ang mga kasamahan ay maaaring magsabi ng higit pa at matapat na ipahayag ang kanilang mga opinyon. Hindi ako natakot na ang pagiging pamilyar ay lilitaw sa koponan kung ang gayong mga pulong sa pagpaplano ay gaganapin. Ang mga relasyon sa pagitan ng mga empleyado ay hindi nagbago, ang mga tao ay nagsimulang maging mas nakakarelaks, ipahayag ang kanilang mga opinyon tungkol sa sitwasyon at magbigay ng praktikal na payo.

Paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano gamit ang karanasan ng mga matagumpay na kumpanya

Ang pagsasagawa ng mga pagpupulong na may kakayahan sa koponan ay hindi palaging nangangahulugan ng pag-oorganisa ng mga pulong sa pagpaplano sa karaniwang format, kapag ang lahat ay nagtitipon at nakaupo sa mga upuan. SA modernong kumpanya, kung saan mabilis silang nag-ugat hindi karaniwang mga pamamaraan, lalo silang nagsisikap na magdaos ng mga pulong nang nakatayo. Tinutulungan ka ng mga pagpupulong na "nasa iyong mga paa" na alisin ang mga walang laman, mabibigat na pag-uusap at marinig lamang ang pinakamahalagang impormasyon.

Ang Atomic Object, isang kumpanya ng software development, ay matagal nang nagpasya na magsagawa ng mga pagpupulong. Salamat sa malikhaing format na ito, nakakamit ang pamamahala pinakamataas na resulta: kawalan ng hindi kinakailangang pangangatwiran, malinaw na mga tanong at tamang sagot. Ipinapakita ng pagsasanay na ang mga pagpupulong na gaganapin nang nakatayo ay tumatagal ng hindi hihigit sa 7 minuto - pinaplano ng koponan ang araw, nakikinig sa mga tagubilin at agad na nagsimulang magtrabaho. Kung magsasagawa ka ng mga pagpupulong sa pagpaplano ng ganitong uri, ang mga empleyado ay hindi magkakaroon ng pagkakataong magpahinga, at kailangan nilang kumilos at magsalita nang mas aktibo.

Ang Wall Street Journal ay nag-uulat na kahit noong Unang Digmaang Pandaigdig ay nakaugalian na ang pagdaos ng mga maikling pulong sa pagpaplano, yamang ang pagiging mabagal ay hindi katanggap-tanggap. Nang maglaon, lumipat ang format na ito sa negosyo, kung saan kailangang pabilisin ang pakikipag-ugnayan at pagpapalitan ng impormasyon.

Ang mga benepisyo ng bagong format ng pulong ay napatunayang siyentipiko. Natuklasan ng mananaliksik na si Alain Bluedorn mula sa Unibersidad ng Missouri na ang pagdaraos ng isang pulong habang nakatayo ay nangangahulugan ng mas kaunting oras mula sa mga empleyado, ngunit nakakamit, kung hindi man mas mahusay, pagkatapos ay ganap na magkatulad na mga resulta kumpara sa mga regular na pagpupulong.

Ayon sa resulta ng survey VersionOne, na isinagawa noong 2011, humigit-kumulang 80% ng 6,000 empleyadong na-survey ang nagkumpirma na kaugalian na sa kanilang mga kumpanya na magsagawa ng mga maikling pulong sa pagpaplano araw-araw.

Bilang karagdagan sa pagpaplano ng mga pagpupulong "sa paa," ang mga kumpanya sa Kanluran ay gumawa ng iba pang mga inobasyon para sa mas mahusay na trabaho.

Halimbawa, sa kumpanya Facebook nagpasya na magdaos ng mga maiikling pulong sa pagpaplano 15 minuto bago ang pahinga, at sa gayon ay itinatakda ang tagal ng pulong. Sinasabi ng mga empleyado na ang pamamaraang ito ay nagdudulot ng magagandang resulta: ang mga tao ay nagsasalita nang maikli at sa paksa lamang.

Kung kinakailangan upang labanan ang disiplina sa kumpanya, upang mabawasan ang bilang ng mga pagkaantala, kinakailangan na magsagawa ng mga maikling pagpupulong. Mas mainam na huwag mag-imbita ng mga huli sa talakayan, dahil, hindi alam ang ilan sa impormasyon, makagambala sila sa pagpupulong at mag-antala ng oras sa pamamagitan ng pagtatanong ng mga hindi kinakailangang katanungan.

Sa kumpanya AdobeMga sistema Nagpasya kaming magsagawa ng mga pagpupulong sa pagpaplano at sa parehong oras harapin ang mga pagkaantala. Nagbigay pa sila ng mga parusa para sa mga dumating sa maling oras. Ang oras na nawala dahil sa kasalanan ng mga latecomers ay itinumbas sa oras na maaaring ginugol sa pagbuo ng mga programa. Kaya ang multa para sa bawat pagkaantala ay $1.

kumpanya Steelcase naimbento sariling kakaiba– ang hudyat para sa pagsisimula ng pulong ay ang komposisyon ni Elvis Presley na "A Little Less Conversation" o "Less Chat."

Kung ang mga empleyado ng organisasyon ay walang oras upang magdaos hindi lamang ng isang regular na pagpupulong, kundi pati na rin ng isang maikli, maaari kang magdaos ng isang pulong gamit ang mga tool sa komunikasyon. Sa ganitong mga kaso, maaari mong piliing makipag-usap sa pamamagitan ng chat o sa pamamagitan ng e-mail kumpanya upang maihatid ang pangunahing kinakailangang impormasyon sa mga kasamahan. Kasabay nito, ang pagdaraos ng mga pagpupulong "sa iyong mga paa" ay mas epektibo pa rin kaysa sa anumang iba pang mga pulong sa pagpaplano.

Impormasyon tungkol sa mga eksperto

Hasmik Gevorgyan, general director at co-owner ng Provokatsiya chain of stores, Moscow. Provocation-Production LLC. Larangan ng aktibidad: produksyon at pagbebenta ng mga damit at accessories na may mga nakapukaw na kopya. Teritoryo: punong tanggapan - sa Moscow; produksyon - sa Tver; mga saksakan at mga tindahan sa higit sa 100 lungsod sa Russia, Belarus, Ukraine at Kazakhstan. Bilang ng mga tauhan: 55 (sa pangunahing kumpanya).

Dmitry Grishin, Tagapangulo ng Lupon ng mga Direktor at co-founder ng Mail.Ru Group, Moscow. Pinangunahan ni Dmitry Grishin ang board of directors mula noong Marso 2012. Noong 2005, naging isa siya sa mga co-founder ng Mail.Ru Group, kung saan mula Nobyembre 2010 hanggang Oktubre 2016 ay nagsilbi siyang CEO ng kumpanya (Russia). Si Dmitry ay nagtatrabaho sa Mail.Ru mula noong 2000; noong 2001 siya ay hinirang teknikal na direktor kumpanya, mula 2003 hanggang 2010 ay nagsilbi siya bilang CEO. Nagtapos mula sa Faculty of Robotics at Integrated Automation ng Moscow State Technical University. N. E. Bauman. Noong 2012, itinatag niya ang GrishinRobotics, isang venture capital firm para mamuhunan sa consumer robotics sa buong mundo.

Vladimir Kiselev, Pangkalahatang Direktor, Kasosyo ng JSC "SHERP Company", Moscow. Vladimir Kiselev - Pangkalahatang Direktor at senior partner ng consulting "SHERP Company" mula noong 2000. Siya ay nagtatrabaho sa larangan ng pamamahala ng mga tauhan mula noong 1996, at mula noong 1998 ay pinamunuan niya ang serbisyo ng pamamahala ng mga tauhan ng isang malaking sari-sari na holding. Ang CJSC "SHERP Company" ay umiral mula noong 2000, ay nakikibahagi sa pagbuo ng lubos na epektibong mga management team at business development ng mga kliyente, gamit ang makabagong teknolohiyang pagmamay-ari.

Nikolay Novoselov, direktor ng kumpanya ng ArtNauka, Moscow. IP Novoselova T.A. (ArtNauka). Lugar ng aktibidad: may hawak na mga palabas, pagbuo ng koponan at mga pagtatanghal batay sa mga pang-agham na eksperimento. Teritoryo: punong tanggapan sa Moscow, walong tanggapan ng kinatawan sa Russia. Bilang ng mga tauhan: 10. Bilang ng mga palabas bawat taon: 340.

Ano ang isang tagaplano? Kahit sino ay sasagot - isang maikling pulong ng produksyon sa mga kasalukuyang isyu. Ngunit ito ay hindi lamang mga plano at mga deadline. Ito ay komunikasyon sa loob ng koponan, ang pagbuo ng mga bagong pamamaraan, ang pagkakataong pakiligin ang mga tao at itanim ang sigasig sa kanila. Ang ilang mga tagapamahala ay nagdaraos ng mga hindi karaniwang pagpupulong: mga laro, mga kaso, mga kumpetisyon... Gusto naming iangat ng kaunti ang belo ng lihim at ipakita sa iyo huling balita ang panloob na "cuisine" ng Kirov.

Alexander Illarionov, direktor ng Munich restaurant:

Grabe talaga ang planning meeting mahalagang yugto, kung saan maraming iba't ibang proseso ang nagaganap.

Ang mga pagpupulong sa pagpaplano kasama ang mga pinuno ng departamento ay ginaganap lingguhan upang bumuo ng isang plano sa trabaho para sa kasalukuyang linggo. Ang pulong ay tumatagal ng hindi hihigit sa 1 oras. Ang limang minutong pagpupulong ay ginaganap nang isa-isa habang ang anumang mga katanungan ay natatanggap o anumang mga problema na lumitaw na hindi maaaring maantala ay nareresolba.

Ang pagpaplano ng mga pagpupulong kasama ang mga empleyado ng hall (mga administrator, bartender, waiter) at mga kinatawan ng kusina (chef, sous chef) ay ginaganap araw-araw 15 minuto bago magbukas ang restaurant.

Sa ganitong mga pagpupulong, karaniwan naming inaanunsyo kung anong mga bagong promosyon ang mayroon kami na gaganapin sa restaurant, pinag-uusapan ang tungkol sa mga paparating na kaganapan na magaganap sa restaurant, suriin ang nakaraang araw, papuri o pagalitan ang mga empleyado para sa kanilang mga aksyon, ipahayag ang mga item na hindi ibinebenta ngayon para sa isang kadahilanan o iba pa.

Ang mga bagong bagay sa kusina, mga espesyal ay tinatalakay din. mga mungkahi mula sa chef, para sa bar. Ang ganitong mga pulong sa pagpaplano ay tumatagal ng hindi hihigit sa 10 minuto.

Madalas kaming nakikipagkita sa mga kasamahan at nag-uusap, dahil ang komunikasyon ay isang napakahalagang proseso upang mapanatili ang moral, kaya, naiintindihan ng mga kasamahan ang kahalagahan ng kanilang trabaho sa aming istraktura, at sa gayon ay nakakaramdam ng mas komportable at nagsasagawa ng inisyatiba. Iyon ay, kung hihilingin ko sa iyo na bumuo at magpatupad ng isang proyekto, sinusubukan kong huwag makagambala sa trabaho, ngunit talakayin ito pagkatapos ng katotohanan.

Ang pagganyak sa mga empleyado ay napakahalaga. Mayroong materyal, at mayroong hindi mahahawakan. Ang materyal ay ibinigay para sa pagpapatupad ng anumang mga aksyon, para sa pagsasagawa ng inisyatiba upang gawing makabago ang aming restaurant. Well, ang hindi mahahawakan ay papuri. Binibigyang-diin namin ang mga nakilala sa pulong upang madama ng lahat na sila ay pinahahalagahan, minamahal at kailangan ng organisasyong ito.

Kailangan mong makipag-usap nang higit pa, makipag-usap sa mga tao at itakda ang mga bagay sa tamang direksyon. Kadalasan, kailangang bigyan ng kalayaan ng mga tao ang kanilang mga emosyon, itapon ang mga ito, at mahalagang marinig ng manager ang bawat empleyado at subukang lumikha para sa kanya. kanais-nais na kapaligiran. Nagsasagawa rin kami ng iba't ibang mga pagsasanay para sa mga tagapamahala sa pagkakaisa at trabaho ng koponan, tungkol sa responsibilidad, kung paano maayos na italaga ang kanilang mga kapangyarihan, dahil ang isang tagapamahala ay hindi ang taong dapat gumawa ng isang bagay sa kanyang sariling mga kamay, ngunit ang isa na dapat ayusin ang proseso ng trabaho.

Restaurant "Munich":

Gaano ka kadalas nagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano? Araw-araw.

Sino ang iyong tinitipon para sa pulong ng pagpaplano? Hall, mga manggagawa sa kusina at mga tagapamahala.

Ilang oras ang ginugugol mo sa pagpaplano ng mga pulong? Sa mga tauhan mula 10 hanggang 15 minuto, at sa mga tagapamahala ng maximum na isang oras.

Gaano kahalaga ang isang pulong sa pagpaplano para sa iyo at sa iyong koponan? Ang pulong sa pagpaplano ay talagang isang napakahalagang yugto kung saan nagaganap ang proseso ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng bawat empleyado at ng tagapamahala.

Nagkaroon ka na ba ng anumang mga halimbawa ng hindi matagumpay na mga pulong sa pagpaplano? Siyempre mayroon, ngunit sa anumang kaso, ang bawat pulong sa pagpaplano ay nagtatapos sa isang bagay na mabuti, kung saan maaaring makuha ang tamang konklusyon.