Ang pulong sa pagpaplano ay hango sa English plan, isang maikling working meeting na nakatuon sa pag-usad ng nakaplanong plano. Ayon sa kanilang tipolohiya, ang lahat ng mga pulong sa pagpaplano ay maaaring hatiin sa mga kategorya ayon sa tatlong pamantayan - tiyak, pansamantala at dami.

Ayon sa tiyak na pamantayan, ang lahat ng mga pagpupulong sa pagpaplano ay nahahati sa pag-uulat (maiikling pagpupulong kung saan ang mga tagapamahala ay nag-uulat sa pag-unlad ng mga nauugnay na gawain), talakayan (mga briefing sa paksa ng mga posibleng pagbabago sa napiling landas upang makamit ang isang partikular na layunin) at motivational (mga pagpupulong kung saan ang mga gawain ay ipinamamahagi at ang mga tungkulin ay tinukoy sa proseso ng paggawa sa isang tanong o gawain).

Ayon sa pamantayan ng oras, ang pulong sa pagpaplano ay maaaring araw-araw, lingguhan, buwanang proseso.

Ayon sa quantitative criterion, ang planning meeting ay maaaring maging mass (para sa lahat ng empleyado) o sarado (para sa isang hiwalay na grupo ng inisyatiba, managers, board of directors ng kumpanya.)

Bakit magdaos ng pulong sa pagpaplano?

Kung inaayos mo ang prosesong ito bilang isang magandang tradisyon bago magsimula ang araw ng trabaho, makakatulong ito sa pagdisiplina sa koponan (bawasan ang bilang ng mga pagkaantala sa umaga), mas malinaw na balangkas ang mga layunin at layunin para sa mga empleyado (pagkatapos ng lahat, tulad ng alam mo, isang Ang makatwirang plano para sa araw ay mas epektibo kaysa sa isang plano para sa anim na buwan), gagawing posible na makita ang mga tunay na resulta ng trabaho nang mas malinaw (kung sakaling ang pag-uulat ng koponan sa manager at ang manager sa koponan ay maging ipinag-uutos na mga elemento pagpaplano ng mga pulong). Bilang karagdagan sa mga nabanggit na benepisyo, ang isang maayos na pagpupulong sa umaga ay maaaring magpasigla sa mga empleyado, magpataas ng produktibo, at mag-udyok sa kanila na magtrabaho nang epektibo sa buong araw. Ito sikolohikal na aspeto, siyempre, ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa pagtatatag ng mga positibong relasyon sa pagitan ng empleyado at employer, at nag-aambag din sa pagkakaisa ng pangkat.

Bakit itinuturing ng maraming tao na relic ng nakaraan ang pagpaplano ng mga pulong?

Una, iniuugnay ng karamihan sa mga tao ang mismong paglitaw ng prosesong ito sa mga panahong hindi pa sila nakarinig ng telepono, at walang ideya kung ano ang mga teknolohiya sa Internet at multimedia. Lumalabas na ang tanging paraan upang makipagkita nang personal at pag-usapan ang mahahalagang isyu sa trabaho ay ang mga pulong sa pagpaplano. Dahil sa kakulangan ng pagpapatakbo na paraan ng komunikasyon, maraming mga katanungan ang naipon, at ang naturang aksyon ay tumagal ng maraming oras (sa average na tatlo hanggang apat na oras). Sa pagkakataong ito, isang kilalang Amerikanong ekonomista ang minsang nagsabi: “Kung may pagpaplano ng mga pulong sa iyong kumpanya, kung gayon ikaw ay nasa sa tamang landas. Ang natitira na lang ay tanggalin ang lahat ng pumunta doon at iwanan ang lahat ng nagtatrabaho sa oras na ito.”

Pangalawa, karamihan sa mga manggagawa sa opisina ay may negatibong saloobin sa pagpaplano ng mga pagpupulong nang tumpak dahil humigit-kumulang 20% ​​ng oras ay nakatuon dito, at, tulad ng napapansin ng marami sa kanila, ang pagsasalita ng boss ay tumatagal sa average na kalahati ng oras na inilaan sa prosesong ito.

Pangatlo, kung ang pagpaplano ng mga pagpupulong sa isang kumpanya ay magaganap araw-araw, sa lalong madaling panahon ito ay tiyak na magiging isang uri ng pormalidad. Pagkatapos ng lahat, ang karamihan sa mga gawain ay iniharap matagumpay na negosyante, ay pangmatagalan, at ang pang-araw-araw na ulat sa dalawang pangungusap ay magiging ganito: "Lahat ay maayos, ginagawa namin ito." Ang pangangailangan para sa isang pang-araw-araw na pagpupulong sa pagpaplano ay karaniwang lumitaw sa sandaling ang isang negosyo ay nagsimulang magpatupad ng isang bagong estratehikong gawain sa isang kritikal na maikling panahon, o sa panahon ng isang krisis. Sa ganitong mga sandali, talagang kinakailangan na patuloy na subaybayan ang sitwasyon at bantayan ang pinakamaliit na pagbabago.

Mga regulasyon

Anumang pagpupulong, kahit na ang pinakamaikling pulong, ay dapat magkaroon ng sarili nitong mga regulasyon. Sa isang paraan o iba pa, nakakatulong ito upang malutas ang mga pagpindot sa mga isyu nang mas produktibo, na ginagawang mas dynamic at epektibo ang proseso. Sa mga tuntunin magandang asal ipamahagi ang mga regulasyon sa mga empleyado oras ng gabi upang mapag-isipan nila ang lahat ng mga isyung ibinangon at makabuo ng isang nakabubuo, makabuluhang panukala. Sa iba pang mga bagay, ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang na sa oras ng pagpupulong sa umaga, ang bawat empleyado ay dapat magkaroon ng isang kopya ng mga regulasyon sa kamay. Mahalagang magtalaga ng responsibilidad sa isang partikular na tao na susubaybay sa oras (kung ang tagapagsalita ay lumampas sa limitasyon ng oras na inilarawan sa mga regulasyon, naaantala nito ang proseso ng pulong at, bilang resulta, negatibong nakakaapekto sa mood ng koponan) .

Magsagawa o hindi magsagawa? Yan ang tanong

Ang pulong sa pagpaplano ay, siyempre, isang mahalagang proseso, hindi bababa sa konteksto ng napapanahong pagtatakda ng layunin at pagganyak ng mga empleyado, ngunit dumating na ang oras upang lumampas sa karaniwang pang-unawa sa terminong ito. Marahil ay hindi napakahalaga na tipunin ang buong koponan sa isang baradong opisina araw-araw, ngunit upang makabisado ang teknolohiya ng kumperensya sa Skype. Mahalaga rin na isaalang-alang ang aspeto na ang isang nakabubuo na pagpupulong sa pagpaplano ay dapat tumagal ng hindi hihigit sa 15-20 minuto. Ang mga ulat sa mga aktibidad ng bawat departamento ay maaaring tanggapin at talakayin sa mga tagapamahala sa araw, at oras ng umaga eksklusibong italaga sa pagkakahanay ng mga pwersa, pagtukoy ng mga gawain at priyoridad.

Sa anumang kaso, pinipili ng bawat negosyante ang kanyang sariling konsepto ng pamamahala, gayunpaman, upang maunawaan nang kaunti pa nang mabuti kung ang mga maikling pagpupulong ay kinakailangan para sa iyong nagtatrabaho na kawani, ito ay nagkakahalaga ng pagtimbang ng mga kalamangan at kahinaan:

Dinidisiplina ang pangkat;

Posibilidad ng pagganyak sa umaga ng mga empleyado;

Malinaw na pagtatakda ng mga layunin at layunin;

Pagkakataon na maging malikhain at magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano sa isang hindi kinaugalian na istilo;

Ang matagal na pagpupulong sa pagpaplano ay nakakapagod at nakakabawas sa pagiging produktibo ng mga empleyado;

Karaniwang hindi epektibo ang mga unregulated planning meeting.

Ang mga tagaplano, mga briefing at mga pagpupulong ay isang mahalagang bahagi ng araw ng trabaho ng halos bawat empleyado. Maaga o huli, ang isang tagapamahala ay nahaharap sa pangangailangan na independiyenteng magsagawa ng pang-araw-araw na pulong sa pagpaplano. Pero gaya ng madalas mangyari, wala talagang nagtuturo nito. Samakatuwid, ang tanong ay madalas na lumitaw: kung paano magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano?

Mga layunin ng pulong sa pagpaplano

Ang unang bagay na kailangan mong gawin ay tukuyin ang mga layunin na nais mong makamit sa pamamagitan ng pagdaraos ng pulong sa pagpaplano. Bilang isang patakaran, ang pangunahing layunin ng naturang mga pagpupulong ay upang lumikha ng isang solong puwang ng impormasyon sa lahat ng mga empleyado, bilang isang resulta ng pagkamit ng mas mataas at mas magkakaugnay na trabaho. Ang pagpaplano ng mga pulong ay tumutulong sa paglutas ng mga sumusunod na problema:

1. Pagtatakda ng mga layunin at layunin para sa pangkat;
2. Pagtatapos pangkalahatang impormasyon sa buong pangkat;
3. Paglutas ng mga pangkalahatang isyu;
4. Pagganyak at paglahok ng mga tauhan;
5. Pagsasanay ng empleyado sa pamamagitan ng paglipat ng mga pinakamahusay na kasanayan;

Sumang-ayon, ang pagkamit ng gayong mga layunin ay malaking interes sa sinumang tagapamahala. Iyon ang dahilan kung bakit ang pagsasanay ng pagpaplano ng mga pulong ay karaniwan sa negosyo. Ngunit ang pagkamit ng pagiging epektibo mula sa mga pagpupulong ay hindi napakadali; mahalagang sumunod sa isang malinaw na tinukoy na plano ng aksyon at maghanda para sa bawat pulong sa pagpaplano.

Pagpaplano ng plano ng pagpupulong

Kaya, napagpasyahan namin na ang pagpupulong ay isang mahalaga at kapaki-pakinabang na bagay, ngunit upang hindi gawing isa pang walang silbi na pagpapahirap sa mga subordinates ang tool na ito, dapat na lapitan ng tagapamahala ang paghahanda ng pulong sa pagpaplano nang buong kaseryosohan. Noong nakaraan, tinalakay namin ang mga layunin ng pagpupulong, ang gawain ng tagapamahala, depende sa layunin, ay gumuhit ng isang plano para sa pagdaraos ng pulong. Naturally, ang pagpupulong para sa mga nagbebenta at para sa mga TOP na tagapamahala ay magiging radikal na naiiba sa bawat isa. Kahit na ang istraktura mismo ay magiging halos pareho.

Ang isang napakahalagang punto sa pagsasagawa ng anumang pagpupulong ay upang bigyan ang mga nasasakupan ng pagkakataong magsalita nang mabilis hangga't maaari. Maipapayo na isama ang pinakamaraming kalahok sa pagpupulong sa pagpaplano hangga't maaari mula sa mga unang minuto. Makakatulong ito sa pag-set up ng team.

Mga sikreto ng pagpaplano ng tagumpay

Ang pinakamahalagang bagay! Upang gawing kawili-wili ang isang pulong, dapat mong paghandaan ito. Ang tagumpay ng isang pulong ay nakasalalay sa ilang mahahalagang salik:

1. Bahagi ng impormasyon. Ang impormasyong ipinakita sa pulong ay dapat na kapaki-pakinabang at kawili-wili. Kung ang impormasyon ay boring at monotonous, pagkatapos ay gawin ito kawili-wiling paraan pagbibigay ng impormasyon. Alisin ang nakakainip at hindi nakakatulong na impormasyon;
2. Emosyonal na sangkap. Kahit na ang pinaka-kagiliw-giliw na paksa ay maaaring masira ng hindi tamang presentasyon. Tandaan ang iyong mga propesor sa unibersidad sa ilang mga lektura ay natutulog ang buong madla, habang sa iba ay may isang buong bahay.
3. Ang pinuno na nagsasagawa ng pulong. Kung mas may awtoridad ang nagtatanghal, mas nakikita siya ng madla. Kung ang iyong awtoridad ay hindi mataas, maingat na gawin ang mga punto 1 at 2.

Mga panuntunan para sa pagdaraos ng pulong sa pagpaplano

Mga late na empleyado

Laging may sumusubok na mahuli sa isang pulong. Ang ganitong mga empleyado ay lubos na mapanira at kailangang labanan nang lubusan. Nais kong hilingin sa iyo na sumang-ayon nang maaga sa lahat ng miyembro ng koponan kung ano ang ginagawa namin sa mga nahuhuli. Mayroong ilang mga halimbawa: ang isang latecomer ay nagdadala ng kape o prutas sa lahat, isang latecomer na nagsasabi ng isang biro, isang latecomer ay kumanta ng isang kanta, atbp. Ang pinakamahalagang bagay ay alam ng lahat ang mga patakaran at sinusunod ito ng lahat. Kung ang panuntunan ay naisip at tinanggap ng koponan, pagkatapos ay bawasan mo ang pagkahuli sa pinakamababa.

Parehong oras ng pagpupulong

Napakahalaga na mapanatili ang isang malinaw na iskedyul ng pagpupulong. Walang mas masahol pa kaysa sa hindi naka-iskedyul na mga pagpupulong; ito ay nakakagambala sa mga plano ng mga nasasakupan at hindi pinapayagan silang maghanda nang maayos. Ang saloobin sa gayong mga pagpupulong sa una ay negatibo, na hindi nakakatulong sa pagtatrabaho.

Ang anumang pagpupulong ay dapat na maabisuhan nang maaga, pinakamahusay na huwag baguhin ang mga petsa at oras ng mga pagpupulong maliban kung kinakailangan.

Huwag ipagpaliban ang mga pagpupulong

Napakahalagang sundin ang oras kung natukoy mo na ang pulong ay hindi dapat tumagal ng higit sa 30 minuto, pagkatapos ay tuparin ang iyong salita. Kung mas mahaba ang pulong, hindi gaanong epektibo ito. Kung kailangan mong lutasin ang mga kumplikadong isyu at nangangailangan mahabang panahon para magawa ang mga detalye, pagkatapos ay lumikha ng mga nagtatrabahong grupo ng mga karampatang empleyado. Kadalasan ang karamihan sa pulong ay ginugugol sa pagtatrabaho mga isyu sa organisasyon, at karamihan sa mga tagapakinig ay tuluyang umalis sa diyalogo.

Ang nagtatanghal lang ang nagsasalita

Madalas kong napapansin ang isang sitwasyon kung saan ang mga empleyado ay natatakot sa kanilang boss at bilang isang resulta, ang pagpupulong ay nagiging monologo ng isang diktador. Bilang isang patakaran, ang lahat ng ito ay nangyayari sa nakamamatay na katahimikan, at ang pag-igting ay nararamdaman sa hangin. Ang istilo ng pamamahala ng direktiba ay hindi angkop sa mga pulong; Sa isip, ang lahat ng kalahok ay dapat magsalita sa pulong sa pagpaplano.

Pagtalakay sa mga pribadong isyu

Minsan maaaring subukan ng isa sa mga kalahok sa pulong sa pagpaplano na gamitin ang kaganapang ito upang malutas ang kanyang pribadong isyu. Para sa isang empleyado, ang pagtataas ng isang tanong sa publiko ay karaniwang kapaki-pakinabang. Ang diskarte na ito ay maaaring gawing komedya ang pulong. Samakatuwid, kinakailangan na agad na ihinto ang mga naturang manipulasyon at magtakda ng oras para sa paglutas ng mga pribadong isyu.

Epekto ng pagpupulong sa trabaho

Ang lahat ng iyong napagkasunduan sa pulong ay dapat na maisagawa sa iyong bahagi. Kung walang kontrol, mabilis na makibagay ang mga empleyado at titigil sa pagsunod sa iyong mga utos.

Paano suriin ang pagiging epektibo ng isang pulong

Ang pagiging epektibo ng isang pulong ay medyo madaling masuri. Tanungin ang iyong mga subordinates kung ano ang nangyari sa pulong? 5 minuto pagkatapos ng pulong, 3 oras mamaya at sa susunod na araw. Ang mga sagot sa mga tanong na ito ay nagbibigay ng feedback sa planning meeting organizer. Kung maraming impormasyon, pilitin ang mga empleyado na gumawa ng mga tala. Ngunit dapat itala ng lahat ang impormasyon sa anumang kaso.

Makamit ang isang magkakaugnay, mabilis at mahusay na trabaho pangkat - hindi isang madaling gawain para sa sinumang pinuno. Ang gawain ng boss ay bumuo ng isang pinag-isang diskarte sa pagkilos para sa bawat subordinate, subaybayan ang kanilang trabaho at iwasto ito. Upang makamit ang mabungang gawain, kailangan mong maunawaan kung paano magsagawa ng mga pagpupulong, kung paano tama na turuan ang mga subordinate para sa isang tiyak na panahon.

Pagpupulong sa pagpaplano - talakayan at pamamahagi ng mga gawain sa trabaho na binalak para sa isang tiyak na oras. Ang ganitong mga pagpupulong ay maaaring nahahati sa ilang uri depende sa kanilang uri, oras at dami.

Kasama sa unang uri ang mga pagpupulong sa pag-uulat (kailangang isagawa ng pamamahala ang mga ito upang mag-ulat kung paano ginagampanan ang mga gawain sa trabaho sa sandaling ito), mga pagpupulong sa talakayan (kapag nasuri ang mga panukala at tinatalakay ang mga pagbabago sa plano ng aksyon) at mga pagpupulong sa pagganyak (kung saan ang lahat nakakakuha ng sarili nilang gawain sa proseso ng paglutas ng pangunahing isyu ).

Batay sa oras, maaari kang magkaroon ng pang-araw-araw, lingguhan o buwanang pagpupulong.

Kung gagawin natin ang quantitative factor bilang batayan, ang pagpaplano ng mga pulong ay maaaring hatiin sa pangkalahatan o masa (kung saan ang lahat ng empleyado ay naroroon) at sarado (kapag ang isang hiwalay na grupo o departamento ay nagpupulong).

Ang pagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano ay may ilang mga pakinabang:

• Pinapanatili ang disiplina at binabawasan ang pagkahuli.
• Tumutulong upang malinaw at malinaw na magtakda ng mga gawain para sa pangkat. Ang isang panandaliang pang-araw-araw na plano ay mas kapaki-pakinabang at produktibo kaysa sa isang anim na buwang plano.
• Ipinapahiwatig ang aktwal na tagapagpahiwatig ng pagganap. Ang kalidad na ito ay umaabot kung, sa pulong ng pagpaplano, ang mga empleyado ay nagpapakita ng mga ulat sa kanilang mga superyor sa kung ano ang kanilang ginawa.

Huwag kalimutan ang tungkol sa mataas na motivational na papel ng mga pagpupulong. Ang pagsasagawa ng isang pulong na may kakayahan ay nangangahulugan ng pagkakaroon ng positibong epekto sa mood ng mga empleyado, pagbibigay ng bayad para sa mabungang trabaho at pagpapasigla sa kanila na mapabuti ang pagganap. Bilang karagdagan, nakakatulong ang property na ito na magtatag ng mga positibong ugnayan sa pagitan ng team at management.

Sa kabilang panig, Ang pagdaraos ng mga pagpupulong sa pagpaplano ay mayroon ding mga kapinsalaan:

• Ang mahabang pagpupulong ay nag-aalis ng lakas at lakas ng mga empleyado.
• Ang biglaang, hindi nakaiskedyul na mga pagpupulong ay kadalasang hindi epektibo.

Upang maiwasan ang mga negatibong salik, ang mga pagpupulong ay dapat isagawa nang may pag-iisip.

Opinyon ng eksperto

Sa pulong ng pagpaplano, ang mga empleyado ay nagmumungkahi ng mga bagong ideya para sa pagpapaunlad ng negosyo at pagtaas ng mga benta

Hasmik Gevorgyan,

Pangkalahatang Direktor at isa sa mga may-ari ng Provocation chain ng mga tindahan sa Moscow

Ginagantimpalaan at sinusuportahan namin ang aming mga empleyado sa lahat ng posibleng paraan na interesado sa pagpapataas ng kamalayan sa tatak. Nagpasya ang aming mga franchisee na magdaos ng mga espesyal na pagpupulong dalawang beses sa isang buwan, kung saan ipinapahayag ng mga empleyado ang kanilang mga iniisip at mungkahi para sa pagpapaunlad ng kumpanya at pagtaas ng mga benta. Ang mga may-akda ng karamihan mga kawili-wiling proyekto at ang mga ideya ay tumatanggap ng bonus na hanggang 15% ng suweldo.

Ang ilan sa aming pinakamahusay na mga disenyo ng T-shirt ay orihinal na ipinaglihi at iminungkahi ng mga empleyado. Salamat sa aming mga empleyado, pinapataas namin ang visibility ng kumpanya sa pamamagitan ng pag-sponsor ng mga kultural na kaganapan sa kabataan.

Isang kapansin-pansing halimbawa: nag-alok ang isa sa aming mga empleyado sa Tula na lumahok sa mga municipal sports competition at mga gabi sa mga club. Ang pagkamalikhain at determinasyon ng empleyadong ito ay ang susi sa katotohanan na ang aming advertising ay lumitaw sa mga sikat na cafe ng lungsod. Sa huli, dumoble ang mga benta sa lungsod ng Tula. Parehong tumaas ang kita ng empleyado—pagkalipas ng ilang buwan ay naging direktor siya ng tindahan.

3 bahagi ng matagumpay na pagpupulong sa pagpaplano

1. Bahagi ng impormasyon. Gawing kawili-wili at kapaki-pakinabang ang materyal para sa mga nakikinig. Kung hindi maiiwasan ang boring na impormasyon, subukang ipakita ito sa hindi pangkaraniwang paraan. Ang impormasyong ipinakita sa pulong ng pagpaplano ay dapat na kapaki-pakinabang at kapana-panabik. Kung nais mong magkaroon ng matagumpay na mga pagpupulong, pinakamahusay na huwag magbahagi ng mura at mapurol na impormasyon.
2. Emosyonal na sangkap. Ang kaakit-akit na materyal na may mahinang paghahatid ay masamang materyal. Alalahanin ang unibersidad - ang paggugol ng oras sa ilang mga klase ay nakakabagot, ang mga estudyante ay literal na natutulog sa klase, habang sa iba ay nais ng lahat na maunawaan ang mga bagay at talakayin.
3. Ang pinuno na nagsasagawa ng pulong. Ang awtoridad ng nagsasalita ay direktang nakakaapekto sa pagsipsip ng impormasyon. Kung hindi mo pa nakakamit ang mataas na kasanayan sa retorika, magtrabaho nang mas mabuti sa mga puntos 1 at 2 bago ka mag-host ng pulong.

Paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano nang walang pagtutol ng empleyado

Hindi lihim na ang mga empleyado ay madalas na may negatibong saloobin sa pagpaplano ng mga pulong. Ito ay nagkakahalaga ng pag-unawa sa mga dahilan para sa pang-unawa na ito.

Una, ang orihinal na pinagmulan ng naturang mga pagpupulong sa pagpaplano ay iniuugnay ng mga tao na may panahon kung kailan hindi pinahintulutan ng paraan ng komunikasyon ang pag-coordinate ng gawain ng mga tao at kinakailangan na magtipon nang personal bilang isang buong koponan at talakayin ang mahahalagang isyu sa trabaho nang maraming oras. Dahil walang ibang paraan para malaman o mapag-usapan mahahalagang puntos wala lang, napakaraming tanong, komento at hiling tungkol sa trabahong naipon para sa pulong. Samakatuwid, ang pagpupulong ay kailangang tumagal ng ilang oras.

Pangalawa, maraming manggagawa sa opisina ang naiinis sa katotohanan na ang mga pulong sa pagpaplano ay tumatagal ng 1/5 ng kanilang kabuuang oras ng pagtatrabaho. Kasabay nito, walang gaanong pag-uusapan - ang pagsasalita ng boss ay karaniwang tumatagal ng kalahati ng buong pulong.

Pangatlo, kung magdaraos ka ng pulong araw-araw, sa lalong madaling panahon ay ituring ito ng mga empleyado bilang isang kaganapan na "para sa palabas." Ang mga empleyado ay hindi mag-uulat nang detalyado at kawili-wili tungkol sa pag-unlad ng trabaho o anumang mga pagbabago, dahil maaaring hindi ito mangyari sa maikling panahon. Ang mga pangunahing layunin ng anumang kumpanya ay mga pangmatagalang plano, kaya hindi mo dapat alisin ang mahalagang oras mula sa mga empleyado upang makinig sa "mga bagay ay normal, kami ay nagtatrabaho." Tanging sa mga kritikal na kaso, mga sitwasyong pang-emergency at mga kagyat na gawain ay kinakailangan na magdaos ng mga pang-araw-araw na pagpupulong.

Paano magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano nang tama sa pamamagitan ng pagpili ng naaangkop na format

1. Pagpupulong ng impormasyon

Maaari kang magdaos ng gayong pulong sa pagpaplano tuwing Lunes, gawin itong lingguhang kaganapan para sa bawat departamento ng iyong kumpanya, para sa bawat pinuno ng departamento. Ang layunin ng pagpupulong na ito ay upang malaman kung ano ang nagawa sa nakaraang linggo, kung ano ang nakamit, at kung ano ang binalak para sa linggong ito. Ang mga tagapamahala ay maaaring maghatid ng mahalagang impormasyon sa mga subordinates at mag-udyok sa kanila na magtrabaho nang produktibo. Huwag ipagpaliban ang pulong - pinakamahusay na idaos ang pulong sa loob ng 30 minuto.

2. Pamamahagi ng mga gawain

Ang maikling pulong sa pagpaplano na ito ay pinakamahusay na gaganapin sa simula ng araw. Ang mga tagapamahala ay nagbibigay ng mga tagubilin para sa araw at ipinapaliwanag ang mga ito sa mga empleyado. Kung mayroon kang anumang mga katanungan o mahalagang impormasyon hindi, ang gayong pulong sa pagpaplano ay hindi kukuha ng maraming oras ng pagtatrabaho mula sa mga empleyado.

3. Pagpupulong sa pagpaplano

Ang nasabing pulong sa pagpaplano ay dapat isagawa pagkatapos maabisuhan nang maaga ang lahat ng empleyado sa pamamagitan ng sulat o elektronikong anyo. Hayaang maghanda sila sa paksa, magtakda ng oras ng pagpupulong at isang kalihim ng pulong. Magpadala din ng mga konklusyon at mga resulta mula sa pulong sa lahat na naroroon o inaasahang dumalo sa pulong ng pagpaplano. Mahalagang tandaan na ang gayong pulong sa pagpaplano ay hindi dapat idaos nang masyadong mahaba. Kung hindi ito maiiwasan, siguraduhing ayusin ang mga time-out para sa pahinga o meryenda.

4. pulong ng malikhaing pagpaplano

Kung sa pagkakataong ito ay wala kang maiaalok sa koponan, magandang opsyon ay magdaraos ng pulong sa pagpaplano sa isang hindi karaniwang format. Ito ay maaaring isang kumpetisyon pinakamahusay na ideya o brainstorming.

5. Pagpupulong sa pagpaplano para sa paglutas ng salungatan

Huwag kalimutan ang tungkol sa kadahilanan ng tao at mga posibleng hindi pagkakaunawaan sa loob ng koponan.

Ang tamang posisyon ng amo ay ang tukuyin at lutasin ang naturang problema. Mas angkop kaysa dati na magdaos ng pagpupulong para sa layuning ito. Kailangan mong bigyan ang bawat tao ng pagkakataon na ipaliwanag ang kanilang posisyon at sabihin sa kanila kung ano ang eksaktong hindi nila nasisiyahan. Ang format ng naturang pagpupulong ay hindi dapat maging mahigpit; Kapag natukoy mo nang magkasama ang mga hamon, kailangan mong malampasan ang mga ito. Hindi mo kailangang gawin ito sa iyong sarili; tutulungan ka ng mga espesyalista sa HR at senior manager.

Kailangan mong magdaos ng pulong sa pamamagitan ng pagpili kawili-wiling paksa para sa lahat - upang ang lahat ay gustong magsalita, at magkaroon ka ng pagkakataong ayusin ang pag-uusap at itama ang direksyon nito.

Ibuod ang pulong, kolektahin ang sinabi ng mga kalahok, at ibahagi ang mga resulta sa kanila.

Hindi na kailangang bigyan ng babala ang mga kasamahan sa simula pa lamang na ang pulong sa pagpaplano ay ginaganap dahil sa isang salungatan na lumitaw. Ang pagbubukod ay ang mga espesyal na pagpupulong na inorganisa para lamang malutas ang mga ganitong sitwasyon.

Paano dagdagan ang mga benepisyo ng pagpaplano ng mga pulong

Ang hindi maayos na pagkakaayos ng mga sesyon sa pagpaplano, pagpupulong at pagpupulong ay ganap na walang silbi at nakakapinsala pa nga. Dahil sa kanilang sarili hindi sila lumilikha ng karagdagang halaga, ngunit isang malaking halaga ng oras ang maaaring gugulin sa kanila.

Alamin ang mga patakaran para sa pag-oorganisa ng mga epektibong pagpupulong sa pagpaplano mula sa magasing Direktor ng Komersyal, na magpapasulong sa proseso ng trabaho na may pinakamababang oras na ginugol.

Paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano araw-araw: sunud-sunod na algorithm

Hakbang 1. Tukuyin ang mga layunin ng kaganapan pulong sa pagpaplano sa umaga

Dapat ipakita at planuhin ng bawat organisasyon ang mga resulta ng gawain nito. Batay sa iyong mga layunin, kailangan mong gumuhit ng sunud-sunod na plano para sa kanilang pagpapatupad.

Piliin ang mga layunin mula sa listahan na naaangkop para sa iyong negosyo:

• Pagtatakda ng mga layunin

Ang pangunahing dahilan ng pagdaraos ng mga pulong ng pangkat ay pagpaplano ng gawain. Ang pang-araw-araw na plano ng empleyado ay hindi dapat magsama ng higit sa 3 gawain at 1 focus. Sa isip, ang bawat empleyado mismo ay nagtatakda ng mga gawain at nakatutok para sa araw at iniuulat ito sa manager.

Upang magtakda ng makatotohanan at maaabot na mga layunin, gamitin. Pinakamainam na planuhin ang iyong trabaho gamit ang mga partikular na numero. Isipin ang impormasyon: mas mainam na isagawa ang kaganapan sa isang silid na may projector o isang board kung saan isusulat mo ang mga pangunahing gawain. Markahan ang iyong focus para sa araw na may marker at bigyang-diin ito sa panahon ng pag-uusap.

Pinakamabuting ipasulat sa bawat empleyado ang kanilang plano.

• Feedback mula sa mga empleyado

Kadalasan, ang mga empleyado, na nahaharap sa isang problema o isang hindi maintindihan na sitwasyon, ay hindi nag-uulat nito sa kanilang boss. Karaniwan, ito ay tinatalakay sa pagitan ng mga kasamahan at hindi itinuturing na karapat-dapat na iulat sa pamamahala. Kinakailangan na magtatag ng patuloy na pakikipag-ugnayan sa mga subordinates. Dapat masanay ang mga empleyado na sabihin sa kanilang manager kung ano ang mga alalahanin at ikinababahala nila sa proseso ng pagganap ng kanilang mga tungkulin.

Sa kasong ito, ang manager ay kailangang magdaos ng magkakahiwalay na pagpupulong upang makinig sa bawat problema at tumugon dito nang naaangkop, kahit na naniniwala siyang hindi sulit ang sitwasyon. espesyal na atensyon. Gayundin, hanapin ang ugat ng problema, hindi ang salarin. Magtalaga ng isang partikular na tao na responsable para sa pag-aayos ng problema, at magtakda ng isang malinaw na deadline para dito.

• Paglipat ng karanasan at pagsasanay

Maunang magsalita - sabihin sa iyong mga kasamahan kung paano mo isasagawa ang nakatalagang gawain sa iyong sarili. Magsimula ng isang talakayan, tanungin ang mga empleyado kung paano ito gagawin nang mas mahusay at mas mabunga. Maaari kang magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa format ng isang laro o kumuha ng isang kaso ng negosyo upang ang lahat ay makalahok sa talakayan.

Maaari kang magsagawa ng pagsasanay: sabihin o ulitin ang mga script, tipikal na sagot, benepisyo ng produkto, promosyon ng kumpanya, at iba pa kasama ng mga kasamahan. Isali ang buong team sa prosesong ito.

Huwag ulitin ang iyong sarili, turuan ang iyong mga empleyado ng isang bagong bagay araw-araw, paunlarin sila!

• Tumaas na espiritu ng pangkat

Pag-usapan ang kumpanya bilang isang malapit na koponan - gamitin ang mga salitang "kami", "ang aming koponan" sa iyong pagsasalita.

Mag-ulat ng bago at kawili-wili sa huling araw: kung ano ang nangyari kahapon, balita ng kumpanya, mga tagumpay nito (kahit na maliliit). Dahil lamang sa mayroon kang panloob na newsletter ng email ay hindi nangangahulugan na binabasa ito ng lahat. Samakatuwid, ang pinakakawili-wili at mahahalagang bagay ay maaaring sabihin muli sa pulong ng pagpaplano. Kung ang impormasyon ay hindi ganap na positibo, ang mga empleyado ay magkakaroon ng pagkakataon na talakayin ang isang plano ng aksyon.

Tandaan ang mahahalagang petsa para sa mga empleyado, pag-usapan ang tungkol sa kanila (mga kaarawan ng mga empleyado mismo, mga miyembro ng kanilang pamilya, mga anak, isang mahalagang kaganapan para sa kumpanya, at iba pa).

• Pagganyak ng pangkat

Maaari kang magdaos ng pulong upang masingil ang koponan ng positibo para sa darating na araw. Upang gawin ito kailangan mo:

• Purihin ang isa sa mga empleyado (pinakamahusay sa pagbebenta, magandang kalidad, pasasalamat mula sa kliyente, solusyon mahirap na sitwasyon atbp.).
• Kapag nagtatalaga ng mga gawain, ipaliwanag kung paano positibong makakaapekto ang trabaho sa pangkalahatang layunin ng kumpanya. Ipaalam sa bawat empleyado na sila ay mahalaga.
• Gumamit ng mga motivational na salita at parirala: "Gawin natin!", "Ipakita kung ano ang kaya mong gawin!" atbp.
• Ipakita na naniniwala ka sa bawat empleyado, madalas sabihin ang mga parirala tulad ng "Kaya namin", "Magtatagumpay kami", "Kumpiyansa ako", atbp.

Ang isang mahalagang tuntunin para sa pagsasagawa ng epektibong mga pagpupulong ay ang pag-usapan lamang ang tungkol sa mga positibong bagay, huwag pagsabihan ang sinuman sa pulong ng pagpaplano, at huwag pagagalitan ang koponan. Sa umaga dapat puro positibong bagay lang ang pinag-uusapan!

Siguraduhing gamitin ang lahat ng layuning nabanggit sa itaas, ngunit hindi lahat ay kailangang magkaroon ng mga pulong nang sabay-sabay.

Hakbang 2. Gumuhit ng mga regulasyon

Kapag napili mo na ang iyong mga layunin sa pagpupulong sa umaga, kailangan mong magpasya kung paano isasagawa ang mga ito. Ang mga regulasyon ay maaaring i-print at isabit sa opisina kung saan gaganapin ang pulong sa pagpaplano.

Magpasya kung gaano katagal mo balak isagawa ang pulong at isulat ito sa mga patakaran. Ang labinlimang minuto ay sapat na para sa isang epektibong pagpupulong. Bilang karagdagan, gumawa ng isang tiyak na plano: kung ano ang iyong pag-uusapan sa pulong. Upang gawin ito kailangan mo:

Ang pulong sa pagpaplano ay dapat isagawa sa isang positibong tala. Batiin ang koponan, kilalanin ang isa sa mga empleyado para sa gawaing nagawa at mga tagumpay sa nakaraang araw. Sa pagtatapos ng pulong, maaari mong batiin ang koponan, hilingin sa kanila ang isang maligayang araw, o hikayatin silang magtrabaho nang produktibo.

Sa simula ng pulong sa pagpaplano, iulat kung ano ang ginawa sa nakaraang araw. Magtakda ng mga bagong gawain batay sa nagawa na. Pagkatapos nito, maaari kang magsagawa ng pagsasanay o simulan ang pag-uulit.

Kumuha ng reaksyon mula sa koponan, makipag-usap sa kanila sa pagtatapos ng pulong upang hindi pahabain ang kaganapan. Kung ang paksa para sa talakayan ay masyadong mahirap at nangangailangan ng higit sa dalawang minuto, dalhin ito sa isang hiwalay na pulong o italaga ito sa isang partikular na empleyado.

Hakbang 3. Paghahanda para sa pulong sa pagpaplano

Upang makapagsagawa ng isang pulong sa pagpaplano nang tama at may kakayahan, dapat mong paghandaan ito nang maaga. Mas mainam na maghanda para sa pulong sa umaga sa gabi, at siguraduhing isulat ang lahat.

Ang mga pang-araw-araw na layunin ay dapat na nakaayon sa mga pangmatagalang layunin at isinasaalang-alang ang mga hamon ng nakaraang araw. Hiwalay para sa bawat item, isulat kung ano ang iyong pag-uusapan: positibong balita, mga problema, kamakailang mga kaganapan, pagsasanay.

Hakbang 4. Magsagawa ng pulong sa pagpaplano

Simulan ang pagdaraos ng pulong gamit ang iyong plano. Batiin ang koponan. Subaybayan ang oras upang ang pulong ay hindi tumagal ng higit sa 15 minuto.

Sa panahon ng pagpupulong, obserbahan ang reaksyon ng mga empleyado sa bawat yugto ng pulong sa pagpaplano. Sa ganitong paraan matutukoy mo kung ano ang kawili-wili sa koponan at kung ano ang hindi. Kung ang mga empleyado ay hindi interesado sa ilang impormasyon, isaalang-alang kung maaari mo itong alisin sa plano o baguhin ang paraan ng pagpapakita nito.

Maiintindihan mo kung gaano ka epektibong isinagawa ang pulong sa pagpaplano sa pamamagitan ng pagtingin sa kalidad ng trabaho ng mga empleyado at ang antas ng mga benta. Kung tumaas ang pagiging produktibo, kung gayon ang pulong sa pagpaplano ay naayos nang tama.

Opinyon ng eksperto

Paano magsagawa ng isang hindi karaniwang pulong sa pagpaplano ng umaga

Dmitry Grishin,

Tagapangulo ng Lupon ng mga Direktor at isa sa mga tagapagtatag ng Mail.Ru Group sa Moscow

Para sa amin, ang pagdaraos ng mga pagpupulong na hindi pangkaraniwang format ay isang pangkaraniwang bagay. Ang bawat isa sa kanila ay tumatagal ng wala pang kalahating oras. Ang mga pagpupulong sa pagpaplano ay bukas sa lahat; maaaring lumahok ang sinumang empleyado, hindi lamang ang mga direktang nauugnay sa paksa ng pulong sa pagpaplano. Nagsasalita kami habang nakatayo para medyo lumayo sa karaniwang pormat ng trabaho sa lugar ng trabaho.

Maghanap ng marami hangga't maaari malikhaing ideya upang malutas ang mga problemang lumitaw, kahit na ang mga tila ganap na hindi makatotohanan, ang pangunahing layunin kung saan nagsimula kaming magdaos ng gayong mga pulong sa pagpaplano. Ang mga panukala ay mahigpit na pinupuna sa punto, nang walang emosyon, nagsasalita lamang tungkol sa teknikal na bahagi ng isyu.

Ang lahat ng iminungkahi ng koponan ay ipinasok sa isang espesyal na database. Ang pagdaraos ng mga kaganapan sa format na ito ay nangangahulugan ng pagbibigay sa mga empleyado ng pagkakataon na marinig ang isa't isa at hindi mabitin sa isang hindi gaanong mahalagang problema. Ang bawat tao'y nararamdaman na kasangkot sa isang karaniwang layunin, mahalaga para sa kumpanya, at ito, tulad ng walang iba, ay nagbibigay ng insentibo upang magtrabaho.

Paano maayos na magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa isang departamento

Naiintindihan ng bawat isa sa atin kung gaano karaming mga department head ang kailangang gawin. Bilang karagdagan sa regular na trabaho, nagsasagawa sila ng paglutas ng problema at pangkalahatang organisasyon ang buong departamento. Ang pagiging epektibo ng isang boss ay nakasalalay sa kung anong mga pamamaraan at tool sa pamamahala ang kanyang ginagamit. Sulit ba ang paggugol ng oras at pagdaraos ng mga pagpupulong sa kasong ito?

Ang lahat ay nakasalalay sa diskarte ng manager sa isyu ng pagpaplano ng mga pulong. Sa isang kaso, ang mga boss ay lumalapit sa mga pulong sa pagpaplano nang pormal, kahit na ang mga patakaran ng kumpanya ay nagsasaad na ang mga naturang pagpupulong ay dapat isagawa. Naniniwala ang gayong pinuno na ang pangunahing bagay ay higit na pagsisikap, mas kaunting mga pagpupulong. Ang ibang mga pinuno ng departamento ay nagpasya na magdaos ng mga pagpupulong sa kanilang sariling inisyatiba, dahil alam nila kung gaano kabisa ang naturang tool para sa pagpapabuti ng kalidad ng pangkatang gawain.

Kung ang tagapayo ng isang buong departamento ay naniniwala na ang mga pagpupulong ay kailangang idaos lamang dahil "kailangan nila," kung gayon hindi siya dapat mag-aksaya ng oras sa pagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano. Ang anumang mga kaganapan na isinaayos para lamang sa palabas ay may negatibong epekto sa trabaho. Batay sa pangalan mismo, ang pulong sa pagpaplano ay isang karampatang pagpaplano ng mga aksyon upang makamit ang malalaking layunin ng kumpanya.

Batay sa Deming cycle, ang planning meeting ay panaka-nakang inspeksyon(Suriin) ang gawain ng pangkat upang baguhin o i-redirect ang paggalaw (Akt), kung kinakailangan.

Gaano kadalas magdaos ng mga pulong sa pagpaplano sa departamento? Ang mga pang-araw-araw na pagpupulong sa departamento ay kailangan lamang para sa mga bago o walang karanasan na mga empleyado na hindi makayanan patuloy na pagsubaybay at payo mula sa mga nakatataas. Para sa isang mas magkakaugnay at may karanasang koponan, ang mga pagpupulong ay kailangang idaos isang beses sa isang linggo, sa parehong araw, halos pareho sa oras at istraktura ng pulong sa pagpaplano. Ito ay kinakailangan para sa layunin ng disiplina.

Kadalasan, ang manager ay tumatangging magsagawa ng planning meeting dahil sa tingin niya ay isang pag-aaksaya ng oras. Ang pakikipag-ugnayan sa koponan ay nagiging isang maikling monologo na walang feedback mula sa mga empleyado. Sa diskarteng ito, ang karamihan sa mga pag-andar ay nawala, maliban marahil sa impormasyon at, bahagyang, pandisiplina.

Para sa sinumang tagapamahala, ang pakikipag-ugnayan sa isang grupo ay mas mahirap kaysa sa pakikipag-ugnayan sa bawat empleyado nang paisa-isa. Ang pamamahala ng isang buong koponan nang sabay-sabay ay ang kasanayan ng isang may karanasan at mahusay na boss. Ang nasabing pinuno ay alam kung paano magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano nang tama: mabilis at sa punto, habang tumatanggap ng "pagbabalik" mula sa grupo, tinatalakay ang ilang isyu sa kanila at, batay dito, kinokontrol ang gawain ng departamento. Pinakamainam na panatilihin ito sa kalahating oras na pagpupulong (+- 15 minuto). Ang isang tao ay pisyolohikal na naka-program na may ganoong oras para sa pinakamalaking konsentrasyon ng atensyon.

Ang pagpapakilala ng isang bagong kaganapan - isang pulong sa pagpaplano - ay mangangailangan ng ilang oras. Kadalasan kailangan mong magdaos ng higit sa isang pulong upang magamit ang gayong tool. Kung ang pinuno ng isang departamento ay nagsimulang makinig sa feedback ng koponan, marami siyang matatanggap bagong impormasyon, na walang sinuman ang nagpahayag noon. Ngunit ngayon ay lumitaw ang isang pagkakataon - ang pinuno mismo ang nagtanong! Kakailanganin upang matukoy ang mga indibidwal na tungkulin para sa mga empleyado at ang kanilang layunin sa gawain ng buong grupo, pagtagumpayan ang mga pagtutol, at pagtalunan ang kanilang posisyon sa pinakamahusay na posibleng paraan. Kadalasan ang mga tagapamahala ay hindi nakumpleto ang pagpapatupad ng isang bagong tool at, bilang ilang hakbang ang layo mula sa perpektong resulta, bumalik sa isang mas kaunting epektibong pamamahala, iyon ay, magsagawa ng mga pag-uusap nang hiwalay sa bawat empleyado.

10 panuntunan para sa pagsasagawa ng isang pulong sa umaga sa departamento ng pagbebenta

Kadalasan, ang mga tagapamahala ng benta ay mahusay sa kanilang pangunahing responsibilidad na makipag-usap sa mga tao at magbenta ng mga produkto, ngunit sa parehong oras ay hindi nila magagawang kumilos ayon sa isang plano, pag-aralan ang gawaing isinagawa at patuloy na gumana. Kung ang isang manager ay nakatanggap na ng maraming order para sa buwang ito, siya ay hihinto sa pagtatrabaho bilang aktibong, gumagawa ng mas kaunting malamig na mga tawag, at hindi nakikitungo sa mga passive na kliyente.

Ang pagkakaroon ng napansin ang gayong ugali, maaaring ipaalam ng manager ang manager tungkol dito sa pulong ng pagpaplano, na sinasabi na ang kanyang pag-iwas sa trabaho ay napansin at sinusubaybayan. Siyempre, ang mga tagapamahala ay maghahanap ng dahilan upang hindi makilahok sa pulong, na nangangatwiran na sila ay abala. Ang isang pagpupulong ay maaaring idaos para sa mga layuning pang-administratibo, kapag ang tagapamahala ay maaaring maimpluwensyahan ang trabaho at mapabuti ito kung mapansin niya ang isang pagbaba o emergency.

Upang magsagawa ng pulong sa pagpaplano nang epektibo hangga't maaari, kailangan mong sumunod sa mga ito mga tuntunin:

Panuntunan 1. Dalas

Ang mga pagpupulong sa umaga ay dapat na gaganapin sa parehong oras araw-araw, anuman ang iyong kalooban. Sa paglipas ng panahon, ang pulong sa pagpaplano ay magiging isang ugali at magsisilbing hudyat para sa mga tagapamahala upang magsimulang magtrabaho. May mga kaso kapag ang kawalan ng pulong o ang mahinang organisasyon nito ay sumisira sa karaniwang gawain ng araw ng mga tagapamahala at inalis magandang kalooban at ang pagnanais na magtrabaho.

Sa pulong sa pagpaplano sa umaga, dapat na ganap na mamulat ang mga tagapamahala, gumising at maunawaan - oras na para magsimulang magtrabaho!

Panuntunan 2. Disiplina

3 susi sa isang epektibong pagpupulong sa pagpaplano ay ang pagdaraos ng mga pagpupulong na may tiyak na istraktura, mga tiyak na layunin at sa parehong oras. Kung sinusunod ang mga patakaran, ang pulong sa pagpaplano ay may positibong epekto sa gawain ng mga tagapamahala, sa kabaligtaran, ay nakakapinsala sa trabaho;

Ang pagpupulong ay dapat na gaganapin sa parehong oras. Ang mga empleyado ay dapat dumating nang maaga sa opisina at hindi ma-late. Kailangan mong maghanda para sa trabaho bago at sa panahon ng pagpupulong upang agad kang magsimulang magtrabaho pagkatapos ng pulong. Ang bawat tagapamahala ay dapat maghanda nang maaga para sa pulong ng pagpaplano, magtakda ng mga layunin para sa araw at kalkulahin ang lahat ng mga tagapagpahiwatig, upang hindi maglaan ng oras mula sa buong koponan sa panahon ng pulong at hindi magambala sa kanilang mga sarili.

Kung magpasya kang magkaroon ng isang laro-based na pulong, maglaan ng humigit-kumulang 45 minuto para dito. Ito ay higit pa sa isang regular na pagpupulong, ngunit ito ay napaka-epektibo para sa gawain ng koponan at ang pagganap sa pananalapi ng kumpanya.

Panuntunan 3. Enerhiya

Ang pulong sa umaga ay nagtatakda ng mood para sa mga empleyado para sa buong araw.

Kung magdaraos ka ng isang boring at hindi kawili-wiling pagpupulong sa pagpaplano, pagkatapos ay walang positibong epekto mula sa trabaho sa araw na iyon. Magbigay ng impormasyon nang malinaw at kawili-wili, huwag pahintulutan ang koponan na umalis sa paksa o magtanong tungkol sa mga bagay na hindi nauugnay pangkalahatang gawain mga koponan.

Sa pulong ng pagpaplano, dapat mo lamang pag-usapan kung ano ang naaangkop sa lahat ng empleyado. Ang ganitong kaganapan ay kolektibong gawain, at hindi lang oras para maupo.

Panuntunan 4. Sanayin ang iyong mga tagapamahala palagi

Sa bawat oras sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho, alamin mula sa mga tagapamahala kung paano napunta ang trabaho - anong mga paghihirap ang lumitaw, kung anong mga pagtutol mula sa mga kliyente ang hindi maaaring pagtagumpayan. Ibuod ang impormasyon upang makagugol ka ng bahagi ng pulong sa pagpaplano sa umaga sa pag-aayos ng sitwasyon kasama ang pangkat.

Una, hayaan ang tagapamahala mismo na ilarawan ang problemang lumitaw. Pagkatapos nito, maikling suriin ang teorya sa paksa, tulad ng seksyon ng argumentasyon. Pagkatapos nito, mag-brainstorm sa panahon ng laro: ang papel ng kliyente ay kukunin ng manager na nahaharap sa pagiging kumplikado, at ang iba pa sa kanyang mga subordinates ay nag-aalok ng mga pagpipilian para sa paglutas ng problema.

Ang talakayan ay dapat isagawa sa paraang ang bawat empleyado ay nakikibahagi sa paghahanap ng solusyon. Hindi mo kailangang ipaliwanag ang iyong sarili sa bawat oras kung paano makayanan ang isang kahirapan;

Ang diskarte na ito na may pang-araw-araw na pagsasanay ay magbibigay-daan sa mga tagapamahala na patuloy na mapabuti at hindi matakot na harapin ang isang problema.

Rule 5. Patuloy na subaybayan kung ano ang binalak

Ang panuntunan ay napakalinaw mula sa pangalan. Kung hihinto ka sa pagsubaybay sa gawain ng mga tagapamahala, hindi ka makakakita ng epektibong trabaho.

Panuntunan 6. Pagganyak ng pangkat

Kapag nagsasagawa ng pulong sa pagpaplano, iulat hindi lamang ang pangkalahatang mga resulta para sa nakaraang araw, ngunit i-highlight din ang mga tagapamahala na may pinakamahusay at pinakamasamang pagganap. Hindi ito negatibong makakaapekto sa trabaho ng mga empleyado, ngunit magbibigay lamang ng insentibo upang gumana nang maayos o mapabuti kung may nangyaring mali kahapon.

Mahalagang tandaan hindi lamang ang mga quantitative indicator, kundi pati na rin ang kalidad ng trabaho. Purihin ang mga tagapamahala na mas mahusay na nakipag-usap sa kliyente kaysa sa iba. Maaari kang makinig sa mga pag-uusap ng empleyado sa iyong sarili o makipag-ugnayan sa departamento ng pagkontrol sa kalidad para sa isang ulat.

Panuntunan 7. Pagtutukoy sa mga plano

Kapag pinaplano ang kanyang araw sa pagpupulong sa umaga, dapat magpasya ang tagapamahala kung anong mga benta ang gagawin niya, sino ang kanyang makikilala, at kung anong bayad ang matatanggap niya. Kinakailangang masanay sa pagsasagawa ng isang kaganapan sa paraang palaging ibinibigay ng mga tagapamahala ang data na ito sa mga partikular na numero at pangalan ng mga organisasyon. Hayaang malinaw na pangalanan ng manager ang mga kumpanyang tatawagan at bibisitahin niya, kahit na wala siyang mga partikular na tugon mula sa mga kliyenteng nakaplano para sa araw na ito.

Bilang karagdagan, ang pang-araw-araw na plano ay dapat na bahagi ng buwanang layunin. Sa madaling salita, kung ang plano sa pagbebenta para sa buwan ay 500,000 rubles, kung gayon ang salesperson ay hindi maaaring magplano na makatanggap ng 15,000 bawat araw, dahil ang gayong bilis ay hindi hahantong sa pagkumpleto ng isang pangmatagalang gawain.

Kinakailangang labanan ang mga pagtutol ng sarili mong mga empleyado na ayaw maglagay ng mataas na bar, na nagbabanggit ng pamahiin o simpleng kawalang-kasiyahan. Sanayin ang mga empleyado na magtakda ng mga ambisyosong layunin.

Huwag kalimutan na ang plano ay dapat na totoo at magagawa, at hindi basta sinabi. Dapat na maunawaan ng tagapamahala na ang gawain na itinakda para sa araw ay totoo, at magsikap na ipatupad ito.

Panuntunan 8. Suriin ang kahandaan ng buong pangkat

Bago ipadala ang iyong mga subordinates sa kanilang mga lugar, suriin ang kanilang kahandaan. Ito ay tungkol sa kapwa tungkol sa mga panlabas na mapagkukunan (mga materyal sa pagtatanghal, mga business card, mga database ng telepono, atbp.) at panloob, mga "tao" - kung ang lahat ay nasa tamang kalagayan o kung ang isang tao ay kailangang magtrabaho nang hiwalay upang mag-udyok sa kanila na magsagawa ng mga produktibong aktibidad .

Panuntunan 9. Makapangyarihang Summon upang kumilos sa pagtatapos ng pulong sa pagpaplano

Upang tapusin ang pulong sa pagpaplano, bumuo ng isang maliwanag na nakakaganyak na parirala na magsisilbing hudyat upang simulan ang trabaho - halimbawa, "Magtrabaho!", "Ipasa!" at mga katulad nito.

Ang pariralang ito ay magsisilbing anchor na higit na magpapasigla sa koponan.

Panuntunan 10. Visualization

Upang magsagawa ng isang tagaplano na may higit na pagiging epektibo, kinakailangan na lumikha ng isang lupon kung saan ang mga resulta ng pagpupulong at rating ay kalakip upang makita ng mga empleyado. pangkalahatang mga tagumpay, ang kanilang tagapagpahiwatig at kung gaano na sila kalapit sa pagtupad sa buwanang plano.

Paano magsagawa ng pulong sa pagpaplano bawat linggo

Kung nais mong isagawa ang iyong pulong sa pagpaplano nang epektibo, kailangan mong isaalang-alang dalawang kondisyon. Una sa lahat, ang oras na inilaan para sa pulong ay hindi mahaba, halos kalahating oras. Ang pangalawa ay ang mga tala sa panahon ng pulong sa pagpaplano. Dapat isulat ang mga layunin na sinasabi ng mga pinuno.

Ang lingguhang pulong sa pagpaplano ay binubuo ng apat na yugto:

Stage 1. Anunsyo ng mga layunin ng kumpanya

Ang pinakamahusay na paraan upang magsagawa ng lingguhang pagpupulong ay magsimula sa pamamagitan ng pag-uulit sa pangunahing o pangmatagalang layunin ng kumpanya. Halimbawa, "Isang matagumpay na kumpanya na may malaking merkado." Pagkatapos nito, pangalanan ang gawain para sa isang mas maikling panahon - tulad ng "Taasan ang kita ng organisasyon para sa taong ito ng 3 beses."

Stage 2. Isa-isang sinabi ng mga department head kung ano ang kanilang ginawa noong nakaraang linggo upang makamit ang layunin

Kinakailangang magsagawa ng pulong sa pagpaplano upang makakuha ng tiyak na impormasyon mula sa mga tagapamahala tungkol sa gawaing ginawa. Hindi mo dapat payagan ang mga pangkalahatang parirala o hindi nagbibigay-kaalaman na pananalita, gaya ng "Nagawa naming pataasin ng 10% ang kahusayan ng departamento." Sa ganitong kaso, ito ay nagkakahalaga ng wastong pagtatanong kung anong mga hakbang ang ginawa.

Kung ang pinuno ng departamento ay patuloy na nagbibigay ng pangkalahatang impormasyon, ang pinuno ng pagpupulong ay dapat humadlang sa kanya at direktang magtanong kung mayroong impormasyong karapat-dapat na pag-usapan sa pulong. Kung hindi, kailangan mong ipagpatuloy ang pulong, ipasa ang sahig sa ibang departamento.

Kung magdaraos ka ng mga pagpupulong na may ganitong format, malinaw mong makikita ang mga resulta ng gawain ng bawat departamento ng kumpanya. Bilang karagdagan, sa paraang ito ay nagiging malinaw kung sino sa mga pinuno ang nagsusumikap para sa kapakinabangan ng organisasyon, at kung sino ang nagpapanggap lamang.

Stage 3. Isang layunin ang itinakda para sa susunod na linggo para sa buong kumpanya, at ang facilitatornakakamitpahintulot ng mga kalahok para sa layuning ito

Bigyan ng pagkakataon ang bawat manager na sabihin kung ano ang gagawin ng kanyang departamento sa linggong ito, kung paano nito isasagawa ang plano. Isulat ang iyong mga nakaplanong gawain sa isang journal.

Bilang karagdagan, ang mga pinuno ng departamento ay magkakaroon ng pagkakataong makipag-ugnayan sa isa't isa: hilingin sa ibang departamento na gumawa ng isang bagay kung kailangan ang magkasanib na pagsisikap. Pagkatapos ng talakayan, ang mga naturang layunin ay dapat ding isulat sa isang journal.

Hakbang 4: Ang pinuno ng pulong ay nagtatanong kung handa na ba silang tunay na makamit ang kanilang layunin sa linggong ito at iaanunsyo ang pagsisimula.

Ang paraan ng pagpupulong sa pagpaplano ay nakakatulong upang makamit ang pinaka positibong resulta. Ang mga pinuno ng departamento ay nagsimulang magtrabaho nang husto at makamit ang matataas na resulta sa kanilang departamento o magbakante ng mga posisyon para sa mas mahahalagang tauhan. Ito ay sa tulong ng mga naturang pagpupulong na maaari mong maunawaan kung sino sa iyong mga kasamahan ang gumagawa ng lahat ng pagsisikap, at kung sino ang naglalagay lamang ng isang hitsura.

Opinyon ng eksperto

Ang pinakamagandang opsyon para sa pagsasagawa ng lingguhang mga pulong sa pagpaplano ay multi-level

Vladimir Kiselev,

Pangkalahatang Direktor, kasosyo ng JSC "SHERP Company" sa Moscow

Ang mga lingguhang pagpupulong sa pagpaplano ay mga ipinag-uutos na kaganapan para sa bawat kumpanya, kung saan ang mga resulta ng trabaho ay sinusuri at tinatalakay at ang mga layunin ay itinakda para sa sa susunod na linggo. Pinakamabuting magdaos ng mga pagpupulong sa bawat antas. Una, ang mga pinuno ng mga departamento at Pangkalahatang tagapamahala, at pagkatapos nito ang mga pulong sa pagpaplano ay gaganapin sa bawat departamento kasama ang agarang superyor nito. Sa mga pangalawang pagpupulong, maaari ding ipahayag ng mga tagapamahala ang impormasyon na naaangkop sa buong kumpanya at bawat empleyado.

Mahalagang magsagawa ng pulong sa pagpaplano hindi lamang sa loob ng mahigpit na balangkas ng nakasaad na paksa, kundi upang bigyan din ang mga empleyado ng pagkakataong malaman ang impormasyon ng interes at talakayin ang mga isyu sa trabaho. Napakahusay ng tungkulin ng naturang mga pagpupulong: ito ang paraan ng pag-aaral ng koponan tungkol sa mga bagong layunin, pagbabago sa plano o iba pang balita. Ang CEO ay dapat magdaos ng mga pagpupulong sa mga empleyadong hindi nakikilahok sa lingguhang mga pulong sa pagpaplano minsan sa isang buwan o quarter.

Paano Magsagawa ng Mga Pagpupulong sa Pagpaplano Gamit ang Malikhaing Diskarte

1. Pumili ng hindi pangkaraniwang lugar

Ang mga pagpupulong ay maaaring idaos hindi lamang sa opisina. Maghanap magandang lugar sa iyong lungsod, dike, pedestrian street o cafe. Ang pangunahing bagay ay mabilis kang makakarating doon mula at papunta sa trabaho.

Isang lugar na magugustuhan ng mga kasamahan: isang coffee shop, isang pilapil, isang lugar ng parke. Ang tanging babala ay ang lugar ay dapat na matatagpuan malapit sa opisina upang ang lahat ay madaling makarating doon.

2. Mag-iskedyul ng hindi karaniwang oras

Subukang magsagawa ng mga pagpupulong hindi sa umaga, ngunit, halimbawa, sa tanghalian (huwag lamang iwanan ang koponan nang walang pagkain) o 30 minuto bago matapos ang araw ng trabaho (ito ay nagpapabilis sa bilis ng trabaho!).

3. Mga materyales na ginamit

Bigyan ng stationery ang lahat ng kalahok, ngunit isang set ng papel at panulat para sa 2-3 tao. Sa ganitong paraan, sila na mismo ang magdedesisyon kung sino ang magsusulat kung ano.

4. Alisin ang mga telepono ng lahat bago magsimula ang pulong.

Ang isang magandang solusyon ay ang pagsasagawa ng pulong nang walang mga abala. Sa una, ito ay magdudulot ng ilang kahihiyan at pagkalito, ngunit pagkatapos ay makabuluhang tataas ang konsentrasyon at paglahok ng mga kalahok sa paglutas ng mga problema.

5. Baguhin ang format ng kaganapan

Maaari kang magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa pamamagitan ng telepono o Skype upang pag-iba-ibahin ang karaniwang ritmo, kapag ang lahat ay nakasanayan nang umupo sa isang meeting room.

Opinyon ng eksperto

Maaari bang maging epektibo ang pagpaplanong pulong na may mga tabako, hookah at whisky?

Nikolay Novoselov,

direktor ng kumpanya ng ArtNauka, Moscow

Batay sa personal na karanasan, maaari kong sabihin na ang pagtaas sa bilang ng mga pulong sa pagpaplano ay may negatibong epekto sa pagiging produktibo ng kumpanya. Sinubukan naming magsagawa ng "tahimik na araw sa opisina" at kumbinsido kami na ang diskarteng ito ay nagbibigay ng mas mahusay na mga resulta kaysa sa mismong pulong ng pagpaplano. Sa kasamaang palad, ang paraang ito ay ganap na hindi angkop para sa amin;

Mas masisiyahan ang mga empleyado sa pakikilahok sa pagpaplano ng mga pulong kung magdaraos sila ng mga pagpupulong na may tabako at pag-inom ng whisky. Sa ganoong halos hindi pormal na kapaligiran, ang mga kasamahan ay maaaring magsabi ng higit pa at matapat na ipahayag ang kanilang mga opinyon. Hindi ako natakot na ang pagiging pamilyar ay lilitaw sa koponan kung ang gayong mga pulong sa pagpaplano ay gaganapin. Ang mga relasyon sa pagitan ng mga empleyado ay hindi nagbago, ang mga tao ay nagsimulang maging mas nakakarelaks, ipahayag ang kanilang mga opinyon tungkol sa sitwasyon at magbigay ng praktikal na payo.

Paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano gamit ang karanasan ng mga matagumpay na kumpanya

Ang pagsasagawa ng mga pagpupulong na may kakayahan sa koponan ay hindi palaging nangangahulugan ng pag-oorganisa ng mga pulong sa pagpaplano sa karaniwang format, kapag ang lahat ay nagtitipon at nakaupo sa mga upuan. SA modernong kumpanya, kung saan mabilis silang nag-ugat di-karaniwang mga pamamaraan, lalo silang nagsisikap na magdaos ng mga pulong nang nakatayo. Tinutulungan ka ng mga pagpupulong na "nasa iyong mga paa" na alisin ang mga walang laman, mabibigat na pag-uusap at marinig lamang ang pinakamahalagang impormasyon.

Ang Atomic Object, isang kumpanya ng software development, ay matagal nang nagpasya na magsagawa ng mga pagpupulong. Salamat sa malikhaing format na ito, nakakamit ang pamamahala pinakamataas na resulta: kawalan ng hindi kinakailangang pangangatwiran, malinaw na mga tanong at tamang sagot. Ipinapakita ng pagsasanay na ang mga pagpupulong na gaganapin nang nakatayo ay tumatagal ng hindi hihigit sa 7 minuto - pinaplano ng koponan ang araw, nakikinig sa mga tagubilin at agad na nagsimulang magtrabaho. Kung magsasagawa ka ng mga pagpupulong sa pagpaplano ng ganitong uri, ang mga empleyado ay hindi magkakaroon ng pagkakataong magpahinga, at kailangan nilang kumilos at magsalita nang mas aktibo.

Ang Wall Street Journal ay nag-uulat na kahit noong Unang Digmaang Pandaigdig ay nakaugalian na ang pagdaos ng mga maikling pulong sa pagpaplano, yamang ang pagiging mabagal ay hindi katanggap-tanggap. Nang maglaon, lumipat ang format na ito sa negosyo, kung saan kailangang pabilisin ang pakikipag-ugnayan at pagpapalitan ng impormasyon.

Ang mga benepisyo ng bagong format ng pulong ay napatunayang siyentipiko. Natuklasan ng mananaliksik na si Alain Bluedorn mula sa Unibersidad ng Missouri na ang pagdaraos ng isang pulong habang nakatayo ay nangangahulugan ng mas kaunting oras mula sa mga empleyado, ngunit nakakamit, kung hindi man mas mahusay, pagkatapos ay ganap na magkatulad na mga resulta kumpara sa mga regular na pagpupulong.

Ayon sa resulta ng survey VersionOne, na isinagawa noong 2011, humigit-kumulang 80% ng 6,000 empleyadong na-survey ang nagkumpirma na kaugalian na sa kanilang mga kumpanya na magsagawa ng mga maikling pulong sa pagpaplano araw-araw.

Bilang karagdagan sa pagpaplano ng mga pagpupulong "sa paglalakad," ang mga kumpanya sa Kanluran ay gumawa ng iba pang mga inobasyon para sa mas mahusay na trabaho.

Halimbawa, sa kumpanya Facebook nagpasya na magdaos ng mga maiikling pulong sa pagpaplano 15 minuto bago ang pahinga, at sa gayon ay itinatakda ang tagal ng pulong. Sinasabi ng mga empleyado na ang pamamaraang ito ay nagdudulot ng magagandang resulta: ang mga tao ay nagsasalita nang maikli at sa paksa lamang.

Kung kinakailangan upang labanan ang disiplina sa kumpanya, upang mabawasan ang bilang ng mga pagkaantala, kinakailangan na magsagawa ng mga maikling pagpupulong. Mas mainam na huwag mag-imbita ng mga huli sa talakayan, dahil, hindi alam ang ilan sa impormasyon, makagambala sila sa pagpupulong at mag-antala ng oras sa pamamagitan ng pagtatanong ng mga hindi kinakailangang katanungan.

Sa kumpanya AdobeMga sistema Nagpasya kaming magsagawa ng mga pagpupulong sa pagpaplano at sa parehong oras harapin ang mga pagkaantala. Nagbigay pa sila ng mga parusa para sa mga dumating sa maling oras. Ang oras na nawala dahil sa kasalanan ng mga latecomers ay itinumbas sa oras na maaaring ginugol sa pagbuo ng mga programa. Kaya ang multa para sa bawat pagkaantala ay $1.

kumpanya Steelcase naimbento sariling kakaiba– ang hudyat para sa pagsisimula ng pulong ay ang komposisyon ni Elvis Presley na "A Little Less Conversation" o "Less Chat."

Kung ang mga empleyado ng organisasyon ay walang oras upang magdaos hindi lamang ng isang regular na pagpupulong, kundi pati na rin ng isang maikli, maaari kang magdaos ng isang pulong gamit ang mga tool sa komunikasyon. Sa ganitong mga kaso, maaari mong piliing makipag-usap sa pamamagitan ng chat o sa pamamagitan ng email kumpanya upang maihatid ang pangunahing kinakailangang impormasyon sa mga kasamahan. Kasabay nito, ang pagdaraos ng mga pagpupulong "sa iyong mga paa" ay mas epektibo pa rin kaysa sa anumang iba pang mga pulong sa pagpaplano.

Impormasyon tungkol sa mga eksperto

Hasmik Gevorgyan, general director at co-owner ng Provokatsiya chain of stores, Moscow. Provocation-Production LLC. Larangan ng aktibidad: produksyon at pagbebenta ng mga damit at accessories na may mga nakapukaw na kopya. Teritoryo: punong tanggapan - sa Moscow; produksyon - sa Tver; mga retail outlet at mga tindahan sa higit sa 100 lungsod sa Russia, Belarus, Ukraine at Kazakhstan. Bilang ng mga tauhan: 55 (sa pangunahing kumpanya).

Dmitry Grishin, Tagapangulo ng Lupon ng mga Direktor at co-founder ng Mail.Ru Group, Moscow. Pinangunahan ni Dmitry Grishin ang board of directors mula noong Marso 2012. Noong 2005, naging isa siya sa mga co-founder ng Mail.Ru Group, kung saan mula Nobyembre 2010 hanggang Oktubre 2016 ay nagsilbi siyang CEO ng kumpanya (Russia). Si Dmitry ay nagtatrabaho sa Mail.Ru mula noong 2000; noong 2001 siya ay hinirang teknikal na direktor kumpanya, mula 2003 hanggang 2010 ay nagsilbi siya bilang CEO. Nagtapos mula sa Faculty of Robotics at Integrated Automation ng Moscow State Technical University. N. E. Bauman. Noong 2012, itinatag niya ang GrishinRobotics, isang venture capital firm para mamuhunan sa consumer robotics sa buong mundo.

Vladimir Kiselev, Pangkalahatang Direktor, Kasosyo ng JSC "SHERP Company", Moscow. Vladimir Kiselev - General Director at senior partner ng consulting "SHERP Company" mula noong 2000. Siya ay nagtatrabaho sa larangan ng pamamahala ng mga tauhan mula noong 1996, at mula noong 1998 ay pinamunuan niya ang serbisyo ng pamamahala ng mga tauhan ng isang malaking sari-sari na holding. Ang CJSC "SHERP Company" ay umiral mula noong 2000, na nakikibahagi sa pagbuo ng mga lubos na epektibong management team at pagpapaunlad ng mga negosyo ng mga kliyente, gamit ang makabagong teknolohiyang pagmamay-ari.

Nikolay Novoselov, direktor ng kumpanya ng ArtNauka, Moscow. IP Novoselova T.A. (ArtNauka). Saklaw ng aktibidad: pagdaraos ng mga palabas, pagbuo ng koponan at mga presentasyon batay sa mga siyentipikong eksperimento. Teritoryo: punong tanggapan sa Moscow, walong tanggapan ng kinatawan sa Russia. Bilang ng mga tauhan: 10. Bilang ng mga palabas bawat taon: 340.

Ayusin at isagawa ang pulong sa pagpaplano nang mahusay hangga't maaari.

Maghanap ng solusyon sa problemang nakasaad para sa talakayan o itakda ang direksyon para sa pag-unlad ng sitwasyon sa isang nakabubuo na direksyon.

Nakatutuwang magsagawa ng planning meeting upang ang mga kalahok ay walang oras na humikab at hindi madama na sila ay nag-aksaya ng oras.

Plano ng aksyon

1. Kilalanin ang iminungkahing paraan ng pag-aayos ng pulong sa pagpaplano.

2. Ihanda ang sarili, ihanda mga kinakailangang materyales at mag-imbita ng mga kalahok.

3. Magdaos ng pulong sa pagpaplano.

4. Ibuod ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano at gawing pamilyar ang lahat ng kalahok sa kanila.

Paano mag-organisa ng pulong sa pagpaplano

Una, ang kailangan para magsagawa ng planning meeting ay ang tanong o paksa ng planning meeting. Anong problema sa trabaho ang gusto mong lutasin? Anong positibong epekto para sa gawain ng organisasyon ang magiging resulta ng pulong sa pagpaplano. Maging pamilyar sa iyong mga kalahok sa pagpupulong sa pagpaplano sa isyung ito nang maaga. Sa ganitong paraan, makakatipid ka ng oras sa pulong ng pagpaplano, at ang mga kalahok sa talakayan ay maaaring dumating na mga kawili-wiling ideya patungkol sa iyong katanungan.

Pangalawa– ito ang mga taong lalahok sa pulong ng pagpaplano. Anong mga espesyalista sa profile at anong antas ng mga tagapamahala, o anong linya ng mga empleyado ang kailangan mo upang mahanap ang sagot sa tanong na ibinibigay?

Pangatlo– lokasyon ng pulong sa pagpaplano. Ito ay mahalaga na ito ay hiwalay na silid o kahit na mga espesyal na silid ng pagpupulong. Kung saan magkakaroon ng sapat na espasyo para sa lahat, ang mga tagalabas (mga empleyadong hindi kasali sa pulong sa pagpaplano) ay hindi makakaabala sa iyo at ang mga telepono ay hindi magri-ring.

Pang-apat– oras ng pulong sa pagpaplano. Ito ay kanais-nais na ito ay maginhawa para sa lahat ng mga kalahok o permanenteng. Halimbawa, ang mga pang-araw-araw na pagpupulong sa pagpaplano ay ginaganap araw-araw sa eksaktong 8:30. Sa anumang kaso, kapag pumipili ng oras para sa pulong sa pagpaplano, kailangan mong tumuon sa pinakamahalagang kalahok nito. At ireseta ito nang maaga, sa loob ng ilang oras, o mas tama, araw.

Panglima– mga regulasyon para sa pulong sa pagpaplano. Mahalaga hindi lamang na simulan ang pulong sa pagpaplano sa oras, ngunit upang tapusin ito sa oras. Tukuyin nang maaga ang pagkakasunud-sunod kung saan tatalakayin ang mga isyu at ang oras na ilalaan sa bawat kalahok. Limitahan ito, gagawin nitong maigsi at nagbibigay-kaalaman hangga't maaari ang mga ulat. Halimbawa, ang isang talumpati ay hindi hihigit sa 10 minuto.

Pang-anim- mga improvised na materyales. Minimum na Kinakailangan Ito ay mga panulat at papel para sa lahat ng kalahok. Asikasuhin mo ito nang maaga, para hindi ka mag-aksaya ng oras ng talakayan sa paghahanap ng kung ano at kung ano ang isusulat. Maaaring kailanganin mo rin ang: flip chart, projector, screen, laptop, printer. Ang lahat ng kagamitan ay dapat ihanda at masuri nang maaga.

Ikapito– pinuno ng pulong sa pagpaplano o sekretarya na magtatala ng proseso at resulta ng pagtalakay sa iyong isyu.

Mga format ng pagpaplano ng mga pulong

1. Summing up, information planning meeting.

Ang ganitong mga pagpupulong sa pagpaplano ay maaaring isagawa lingguhan sa simula ng linggo para sa mga pinuno ng lahat ng departamento ng iyong organisasyon.

Bakit kailangan ang gayong mga pulong sa pagpaplano?

2. Pagpupulong sa pagpaplano - pamamahagi ng mga kasalukuyang gawain.

Karaniwang gaganapin sa simula ng bawat araw ng trabaho. Ang format ay halata - ang manager ay nagbibigay ng mga gawain para sa araw sa kanyang mga subordinates. Hindi rin kailangang pahabain ang oras - natanggap ng lahat ang gawain at nagpunta upang tapusin ito.

3. Pagpupulong sa pagpaplano upang talakayin ang isyung iniharap.

Binubalangkas mo ang iyong tanong nang maaga, na ginawa para sa iyo buhay mismo at ang kasalukuyang sitwasyon sa iyong merkado. Ipahayag ang layunin ng pulong sa pagpaplano at ipadala ang impormasyong ito sa mga kalahok. Hilingin sa kanila na maghanda (kung kinakailangan) sa isyung ito. Tukuyin ang mga tuntunin at kalihim ng pulong sa pagpaplano nang maaga. Ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano ay ipinadala sa lahat ng mga kalahok. Ang oras para sa naturang pulong sa pagpaplano ay hindi hihigit sa dalawang oras. Ngunit may mga sitwasyon kung kailan kailangan ng mas maraming oras. Sa kasong ito, magplano ng organisadong mga pahinga ng 15-20 minuto para sa tsaa at pagpapahinga lamang. (Maghanda din ng tsaa at matamis nang maaga!)

4. pulong ng malikhaing pagpaplano.

Mga kahilingan para sa trabaho sa coaching
1) Pag-unlad ng mapagkukunan ng pagkamalikhain para sa paglago (pag-unlad ng sarili, paglago ng propesyonal, pag-unlad ng negosyo)
2) Paglutas ng mga panloob na salungatan, pagtagumpayan ng mga krisis gamit ang mapagkukunan ng pagkamalikhain

Ang 2016 ay panahon ng pagsubok sa lakas ng mga kumpanya, at sa bagay na ito, ngayon, higit kailanman, kinakailangan na panatilihin ang iyong daliri sa pulso ng iyong koponan sa pagbebenta araw-araw. Ibinibigay ko sa iyong pansin ang ilang mga pangunahing kaalaman, kasunod nito ang iyong departamento ng pagbebenta ay magiging mas nakatuon at epektibo.

Sa mabuting paraan, ang kumpanya ay dapat magkaroon ng 2 pagpupulong sa pagitan ng tagapamahala at mga tagapamahala: ang una ay isang pangkalahatang pagpupulong, sa isang pulong sa pagpaplano ng umaga, ang pangalawa ay isang indibidwal, pulong sa gabi, kung saan maingat na sinusuri ng tagapamahala ang mga resulta ng mga aktibidad ng kanyang mga tao, pinag-aaralan mahirap na mga sitwasyon, nagbibigay ng indibidwal na pagganyak. Ngunit ngayon ay partikular na pag-uusapan natin ang tungkol sa pangkalahatang pulong sa pagpaplano sa umaga, na isang kailangang-kailangan na tool para sa pamamahala ng departamento ng pagbebenta at pagpapanatiling maayos ang iyong mga empleyado.

Mga layunin sa pagpupulong sa umaga:

1. Summing up kahapon

2. Pagpaplano ng iyong araw ng trabaho

3. Pagsubaybay sa katotohanan ng pagkamit ng mga buwanang plano at pagbuo ng planong “B”

4. Pagsasanay ng mga tagapamahala sa tiyak na mga halimbawa gamit ang larong pangnegosyo

5. Sinusuri ang antas ng enerhiya ng mga tagapamahala at ang kanilang karagdagang singil, pagganyak

Iyon ay, para sa pinuno ng departamento ng pagbebenta, ang pulong ng pagpaplano ay isang litmus test para sa kalidad ng kanyang trabaho, na makakatulong sa kanya na tumugon sa isang napapanahong paraan sa mga sitwasyon na kadalasang humahantong sa pagkabigo upang matupad ang mga plano, mga pagkakamali kapag nakikipag-usap sa mga kliyente. , o ang pagpapaalis sa mga tagapamahala.

Kaya, 10 Panuntunan para sa isang epektibong pulong sa pagpaplano ng ROP sa umaga:

1. Periodicity.

Ang mga pagpupulong sa pagpaplano sa umaga ay dapat na gaganapin hindi lamang isang beses sa isang sandali, hindi kapag ikaw ay nasa mabuti o masamang mood, ngunit araw-araw, sa parehong oras. Ang isang mahusay na pulong sa pagpaplano ay magiging isang ritwal para sa pagsisimula ng trabaho, ang simula ng aktibidad para sa mga tagapamahala. Sa aking pagsasanay, nakatagpo ako ng maraming mga halimbawa kung saan ang isang hindi maayos na pagsasagawa o hindi isinagawa na pagpupulong sa pagpaplano ay sumira sa buong istraktura ng araw ng isang tagapamahala, nasira ang mood at pumatay sa pagnanais na magtrabaho.

Sa pagpupulong sa pagpaplano sa umaga, dapat na sa wakas ay gumising ang mga tagapamahala at makuha ang pangunahing ideya: Magsimula na tayo!

2. Disiplina

Ang isang epektibong pagpupulong ay may malinaw na istraktura, mga layunin at oras (iyon ay, ang oras na inilaan para sa pulong). Ang anumang paglihis mula sa istraktura ay nagpapababa sa mga tagapamahala, ngunit ang pagsunod pangkalahatang tuntunin– mga disiplina at istruktura ng mga kaisipan.

Ang pulong sa pagpaplano ay dapat palaging magsisimula at magtapos sa oras. 15 minuto bago magsimula ang pulong sa pagpaplano, dapat na naroroon ang lahat sa opisina. Lahat ng tea party ay bago ang planning meeting. Pagkatapos nito ay trabaho lang.

Ang mga tagapamahala ay dapat maging handa para sa pulong sa pagpaplano, alam ang lahat ng kanilang kasalukuyang mga tagapagpahiwatig at ang kanilang mga plano para sa araw, at hindi magbilang ng mga numero sa isang calculator, maglalayo ng oras mula sa buong koponan, o magambala ng mga kalkulasyon sa halip na makinig sa impormasyon na Nais iparating ng ROP sa lahat.

Para sa isang pulong sa pagpaplano ng kalidad na may larong pang-negosyo, karaniwang sapat na ang 45 minuto. Ngunit, maniwala ka sa akin, ang 45 minutong ito ay maaaring makatipid ng maraming oras sa hinaharap at magdala ng mas malaking resulta sa pananalapi.

3. Enerhiya

Ang pulong sa pagpaplano sa umaga ay mas magaan para sa mga mata ng mga empleyado.

Kung ang pagpupulong sa pagpaplano ay mayamot, ang mga tagapamahala ay mas matutulog, at hindi mo makuha ang nais na epekto. Huwag ikalat ang impormasyon, isaisip ang isang layunin at istraktura, huwag hayaan ang mga empleyado na gumala sa iba't ibang paksa, o magtanong ng mga tanong na nauugnay sa isang bagay lamang.

Mahalagang tandaan na ang pagpaplano ng mga pulong ay pagtutulungan ng magkakasama, hindi ang mga pagsasama-sama sa umaga. Panatilihin ang atensyon ng lahat. Sabihin lamang ang tungkol sa lahat.

4. Sanayin ang iyong mga manager palagi!

Araw-araw, sa mga pagpupulong sa gabi, nalaman mo mula sa mga tagapamahala kung paano nagpunta ang kanilang araw, kung ano ang mga tagumpay nila, kung ano ang mga paghihirap na kanilang naranasan, kung ano ang mga pagtutol ng customer na hindi nila nakayanan. Ang pulong sa pagpaplano sa umaga ay nagbibigay-daan sa iyo na dalhin ang mga pinaka-pinipilit na isyu sa pangkalahatang talakayan.

Upang gawin ito, kailangan mong maikling ilarawan ng tagapamahala ang problema na hindi niya nakayanan kahapon, pagkatapos ay mabilis mong ulitin ang teoretikal na bahagi (halimbawa, ang bloke na "argumentasyon sa pamamagitan ng paraan ng pagkalkula"), at pagkatapos ay ayusin mo ang isang laro sa negosyo , kung saan ang papel ng kliyente ay ginagampanan ng manager na hindi nakayanan ang sitwasyon. Susunod, sa tulong ng isang maikling sesyon ng brainstorming, ang buong koponan ay may mga pagpipilian para sa paglutas ng sitwasyon.

Lalo na mahalaga na ang lahat sa pangkat ay aktibong bahagi sa paghahanap ng mga solusyon. Huwag magbigay ng mga handa na sagot; ang pinaka-epektibong pagsasanay ay hindi teorya mula sa isang pinuno, ngunit ang paghahanap ng mga ideya sa pamamagitan ng mga pakikipag-ugnayan.

Ang pang-araw-araw na pagsasanay, karagdagang pagsasanay at suporta para sa mga kasanayan ng mga tagapamahala ay magbibigay-daan sa iyong mga tagapamahala na patuloy na umunlad, mapabuti ang kanilang mga kasanayan sa pagbebenta, at hindi matakot sa mga paghihirap "sa larangan."

5. Patuloy na subaybayan kung ano ang binalak

Ang pagpaplano nang walang kontrol ay ang pera sa kanal (c) sinaunang karunungan ng Tsino

Sa tingin ko hindi na kailangang ipaliwanag nang hiwalay dito. Kung hindi mo ito makokontrol nang isang beses, pagkatapos ay dalawang beses, sa ikatlong pagkakataon ang mga tagapamahala ay hihinto sa paggawa ng anuman o magsisimulang magsinungaling.

6. Pagganyak ng pangkat

Mahalaga hindi lamang na tukuyin ang mga resulta ng kahapon para sa buong koponan sa kabuuan at para sa bawat indibidwal, ngunit upang matukoy din ang pinakamahusay at pinakamasama sa nakaraang araw, at huwag matakot na i-demotivate ang sinuman na may ganito - masyadong maikling oras ang mga panahon ay ginagamit, at ang mga tagapamahala ay may pagkakataon na mapabuti araw-araw.

Gamitin bilang mga tagapagpahiwatig hindi lamang sa pananalapi (kung gaano karaming mga benta ang ginawa, kung gaano karaming pera ang dinala) o mga tagapagpahiwatig ng aktibidad (bilang ng mga tawag, appointment at pagpupulong na ginanap), kundi pati na rin mga tagapagpahiwatig ng husay (kalidad ng komunikasyon sa pagitan ng manager at mga kliyente). Maaari kang makinig sa mga tawag ng mga manager sa iyong sarili o gumamit ng mga ulat mula sa departamento ng kontrol sa kalidad.

7. Pagtitiyak sa mga plano

Hindi lang dapat pag-usapan ng manager kung gaano karaming benta ang isasara niya ngayon, kung gaano karaming bayad ang kanyang makokolekta at kung ilang meeting ang gagawin niya. Dapat niyang i-back up ang kanyang mga plano gamit ang mga partikular na pangalan ng kumpanya. Kahit na wala siyang anumang tugon mula sa mga kliyenteng nakaplano ngayon, dapat sabihin ng manager kung saan niya kukunin ang plano ngayon, kung sino ang tatawagan niya, kung sino ang pupuntahan niya, ngunit ang mga kumpanya ay dapat na pinangalanan, na may malinaw na mga numero sa pera at dami .

Napakahalaga rin na tandaan na ang pang-araw-araw na plano ng manager ay dapat matugunan ang pagkamit ng mga buwanang layunin. Kung ang iyong manager ay may buwanang plano na 1,000,000 rubles sa mga pagbabayad, kung gayon hindi siya maaaring magplano na mangolekta ng 20,000 rubles araw-araw, dahil hindi niya kukumpletuhin ang plano sa rate na ito.

Magtakda ng mga ambisyosong plano para sa iyong mga tagapamahala. Kung ang isang manager ay nahihiya na magpahayag ng isang ambisyosong plano, o tumutukoy sa kanyang pamahiin ("Hindi ko sasabihin ito para hindi masiraan ng loob," "Marami pa akong sasabihin ngayon, at kakainin mo ang utak ko sa gabi. ”) - ito ay kailangang tratuhin, at ang mas maaga ay mas mabuti. Sanayin ang mga tagapamahala upang mataas na mga plano, linangin ang kanilang panloob na "mga limitasyon".

Gayundin, ang manager ay dapat maniwala sa kanyang sariling mga numero, hindi magsalita ng "out of the blue" dahil kailangan niya, ngunit malinaw na maunawaan na ang kanyang sinabi ay talagang magagawa at alam niya kung paano ito impluwensyahan.

8. Suriin ang kahandaan ng buong koponan

Bago mo ilabas ang iyong mga sales people sa isang bagong araw, tingnan kung nasa kanila ang lahat ng mapagkukunan - parehong panlabas (availability ng mga presentation materials, business card, database para sa pagtawag, atbp.) at internal - ay kumikinang ang mga mata ng lahat, o kailangan bang makipag-ugnayan sa isang tao? pagkatapos ay manatili at higit pang pag-usapan ang anumang mga paghihirap, magbigay ng karagdagang indibidwal na pagganyak.

9. MakapangyarihanCTA sa pagtatapos ng pulong

Bumuo ng ilang nakakaganyak na parirala na magiging anchor para sa pagsisimula ng trabaho at magbigay ng karagdagang lakas ng enerhiya sa iyong mga manager. Ang parirala ay maaaring maging anuman: "Team, go!", o "Let's do it!", o "Iyon na, let's go!"

Ito ang tinatawag na anchor, na nagbibigay ng hudyat na ang lahat, ang umaga ay tapos na, oras na para tumakbo at manalo!

10. Visualization

Siguraduhing isama ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano sa scoreboard upang patuloy na makita ng mga tagapamahala ang kanilang mga resulta at ang pangkalahatang resulta ng koponan, pati na rin ang porsyento ng pagkumpleto ng plano. Maaaring ganito ang hitsura ng naturang board:

At bilang bonus, isang halimbawang checklist para sa pagtatasa ng kalidad ng isang pulong sa pagpaplano sa umaga: