Ang pinuno ng departamento ay isang napaka-abala na tao. Mga tagapagpahiwatig, regulasyon, desisyon kumplikadong mga gawain, pag-aayos ng lahat at lahat ng bagay upang lumipat patungo sa layunin - lahat ay nasa kanyang mga balikat. Kung mas tama ang napiling hanay ng mga tool sa pamamahala, mas epektibo ang tagapamahala. Ito ba ay nagkakahalaga ng paggugol ng oras sa naturang tool bilang isang pulong sa pagpaplano sa isang linear na yunit?

Kahit na sa mga kumpanya kung saan ang pagpaplano ng mga pulong ay sapilitan at kinokontrol, ang mga tagapamahala ay madalas na lumalapit sa kanila nang pormal - shoot lang para ipakita at magpatuloy sa iyong trabaho. Itinuturing nilang pag-aaksaya ng oras ang pagpaplano ng mga pagpupulong, na naimbento ng mga teorista. Ang kanilang motto ay: "Kailangan ng mga practitioner na magtrabaho, hindi sinasadya." Kasabay nito, sa mga kumpanya kung saan ang mga pagpupulong sa pagpaplano ay opsyonal at isang personal na inisyatiba, may mga tagapamahala na, nang walang karagdagang mga paalala, ay nagtitipon ng mga empleyado sa isang tiyak na oras at nakikipag-usap sa kanila.

Bakit ang mga "kakaibang" manager na ito ay nag-aaksaya ng kanilang mahalagang oras nang "hindi epektibo" kung walang sinuman ang nag-oobliga sa kanila na gawin ito? Kinailangan kong malalim na maunawaan ang isyung ito kani-kanina lang. Ang krisis ay nangangailangan ng mga nangungunang tagapamahala na sumisid nang mas malalim sa negosyo. Ang mga patakaran ng laro sa merkado ay nagbago, at upang ang isang kumpanya ay hindi lamang manatiling nakalutang, ngunit gamitin din ang krisis upang palakasin ang posisyon nito sa merkado, kailangan itong maging mas malapit sa mga customer - panlabas at panloob.

Upang mabilis na tumugon sa mga pagbabago at mapataas ang antas ng kontrol sa sitwasyon, ako, bukod sa iba pang mga bagay, ay nagsimulang regular na sumali sa mga pulong sa pagpaplano sa mga departamento, kumpara iba't ibang istilo kanilang pamamahala. Ang mga numero ay nagpapahiwatig: ito ay lumabas na sa 12 solong-profile na mga departamento kung saan ang parehong mga benta at pagpapatupad ng kontrata ay isinasagawa, ang pinakamataas at pinaka-matatag na tagapagpahiwatig ay ang mga kung saan ang mga pulong sa pagpaplano ay ginaganap lingguhan. At hindi ito nagkataon.

Ang layunin ng pulong sa pagpaplano

Kung ang isang tagapamahala, kapag tinanong tungkol sa layunin ng isang pulong sa pagpaplano, ay sumagot: "Dahil ito ay dapat," mas mahusay na huwag idaos ito sa lahat. Ang anumang mga pormal na kaganapan "para sa palabas" ay gumagana lamang sa isang kawalan; Ang pangalang "pagpupulong sa pagpaplano" ay nagpapahiwatig na ang layunin nito ay i-update ang kilusan ayon sa nakaplanong plano patungo sa mga itinakdang layunin.

Kung isasaalang-alang natin ang kaganapang ito mula sa punto ng view ng Deming cycle (Plano - Gawin - Suriin - Akt), kung gayon ang pulong sa pagpaplano ay isang regular na pagsubaybay (Suriin) ng mga aktibidad upang makagawa ng mga konklusyon at, kung kinakailangan, ayusin ang paggalaw (Akt). Ngunit may mga istatistika para dito! Sulit ba ang pagtitipon ng karagdagang mga tao? Talagang sulit ito, at ang mga pangunahing tungkulin ng pulong sa pagpaplano ay tumutulong sa amin na matiyak ito.

Pangunahing tungkulin ng pulong sa pagpaplano

1) Pang-impormasyon. Ang mga empleyado ay may ilang mga paraan upang makakuha ng impormasyon tungkol sa sitwasyon sa kumpanya at sa merkado:

• opisyal na nai-publish na impormasyon na kung minsan ay napalampas o hindi lubos na nauunawaan;
• tsismis, kadalasang napakalayo sa katotohanan, ngunit pinag-uusapan nang may malaking kasiyahan sa mga silid-kainan at mga silid sa paninigarilyo;
• unang-kamay na impormasyon, na may mga paliwanag at diin sa mahahalagang puntos, na ibinibigay ng tagapamahala sa pulong ng pagpaplano, na binibigyang pansin ang paggawa ng mga pagtutol at pagbabawas ng bisa ng salita sa bibig.

At ipinag-uutos na ipaalam sa mga empleyado ang tungkol sa pag-unlad ng departamento sa inilaan na landas.

2) Kontrol. Bilang karagdagan sa mga dry at categorical na numero, posible na subaybayan ang kapaligiran sa koponan at linawin ang mga dahilan para sa tagumpay o pagtanggi sa pagganap. Batay sa mga resulta ng pulong sa pagpaplano, ang mga pagkabigo sa kadena ng pakikipag-ugnayan sa loob ng departamento at sa kumpanya ay madalas na natukoy, at ang tagapamahala ay agad na nagsimulang kumilos upang maalis ang mga ito.

3) Pagganyak. Kailangan ng pansin ng mga empleyado. Alalahanin natin ang sikat na epekto ng Hawthorne sa pamamahala - tumataas ang produktibidad ng paggawa dahil sa ang katunayan na ang pansin ay binabayaran sa mga aktibidad ng mga empleyado. Pagpaplano ng pulong ng isa sa ang pinakamahusay na mga paraan regular na paalalahanan ang mga empleyado na sila ay mahalaga at ang kanilang trabaho ay binibigyan ng sapat na atensyon.

Ang isa sa mga empleyado sa departamento ay nagkaroon ng isang pambihirang tagumpay, isang pag-alis - isang magandang dahilan upang kilalanin ang mga tagumpay at, kung kinakailangan, suportahan ang mapagkumpitensyang espiritu sa departamento. At bukod sa mga numero, kailangan mong makita ang mga mata ng iyong mga empleyado. Ang manager ay dapat na maingat na tumingin at makinig sa kanyang mga empleyado. Ang pag-uugali ng empleyado ay nagbago, ang pagnanasa ay nawala - isang dahilan para sa manager na isama ang isang indibidwal na pag-uusap sa lingguhang plano.

4) Pang-edukasyon. Sa function na ito, ang pulong sa pagpaplano ay isang kailangang-kailangan na kasangkapan para sa pagpapasimple ng mahirap na gawaing pangangasiwa ng isang tagapamahala. Sa loob ng linggo, nangyari ang isang kaso sa trabaho na nagpapahiwatig ng lahat - isinulat ito ng manager at ginagawa itong kaalaman sa publiko sa pulong ng pagpaplano. Kaya, ang nakakainis ay kailangang ulitin ang parehong bagay iba't ibang tao maraming beses ay isang bagay ng nakaraan, at regular at sinasadya naming "pinatalasin" ang aming mga tool sa pagtatrabaho.

5) Pang-organisasyon. Ang isang magandang kasanayan ay ang mag-imbita ng mga kinatawan ng mga kaugnay na departamento sa pagpaplano ng mga pulong, lalo na sa mga oras ng pagbabago. Isang pagkakataon upang magtatag o mag-ayos ng pakikipag-ugnayan, lutasin ang mga salungatan, at makipagpalitan ng mga karanasan.

6) Pagdidisiplina. U pagganyak, bilang isang tool sa pamamahala, mayroong isang napakalaking disbentaha: ang epekto nito ay panandalian. Ilang tao ang may kakayahang mag-udyok sa sarili, at ang mga taong may ganitong kakayahan ang kadalasang nagiging pinuno.

Ang disiplina, mga regular na ritwal at mga tuntunin, kabilang ang mga pagpupulong sa pagpaplano, ay idinisenyo upang makatulong sa pagganyak sa mga empleyado. Ang pulong sa pagpaplano ay isang kaganapan. Nasasanay na ang mga empleyado sa katotohanan na kakailanganin nila hindi lamang ang pag-uulat sa mga numero, kundi pati na rin ang pagpayag na bigyang-katwiran ang kanilang mga tagapagpahiwatig. Inihanda ang mga tanong para sa pulong sa pagpaplano, kinokolekta at isinusumite ng mga empleyado sa manager ang mga kaso na sa tingin nila ay dapat ipakita sa buong departamento. Tulad ng hapunan ng pamilya tuwing Biyernes, ang pulong sa pagpaplano ay nagiging isang nakagawiang aksyong pandisiplina ayon sa mga patakaran, kung kailan dapat isantabi ng lahat ang kanilang negosyo, siguraduhing naroroon sa lugar ng trabaho, at sa wakas ay bumaling sa isa't isa. Ito ay lalong mahalaga.

Gaano kadalas magdaos ng mga pulong sa pagpaplano

Naniniwala ako na ang mga pang-araw-araw na pagpupulong ng unit ay angkop lamang para sa mga bagong hire na nangangailangan ng istilo ng pamamahala sa paggabay at suporta sa bawat hakbang ng paraan. Para sa isang itinatag na pangkat, ang pagpaplano ng mga pulong ay dapat na lingguhan. Ang pangunahing bagay ay ang mga ito ay isinasagawa sa parehong araw, sa parehong oras, at humigit-kumulang nag-tutugma sa tagal at pagkakasunud-sunod ng mga aksyon, na kung saan ay mapanatili ang pagdidisiplina function.

Isang halimbawa ng posibleng senaryo ng pulong sa pagpaplano:

• Ang tagapamahala ay gumagawa ng isang impormasyong mensahe batay sa mga resulta, ang mga empleyado ay maaaring magtanong ng mga paglilinaw na katanungan.
• Inanunsyo ng manager ang mga nakaplanong indicator at nagtatanong sa mga empleyado ng mga tanong tungkol sa kanila. Kung kinakailangan, mag-iskedyul ng mga indibidwal na pagpupulong.
• Pinag-uusapan ng manager ang tungkol sa ilustratibong kaso ng linggo o ipinakilala ang inimbitahang empleyado.
• Nililinaw ng manager kung may mga kagyat na isyu sa trabaho na mahalaga para sa buong departamento at nangangailangan ng talakayan sa pulong ng pagpaplano. Sinusuri ang mga isyu, gumagawa ng mga desisyon - kung ano ang dapat talakayin kaagad, kung ano ang mangangailangan ng isang naantalang desisyon.
• Pinag-uusapan ng tagapamahala ang tungkol sa mga plano para sa kasalukuyang linggo - mahahalagang kaganapan, pagpupulong at tinatapos ang pulong sa pagpaplano.

Mga gastos sa oras

Nagtatagal tayo at nag-aaksaya ng oras - ito ang pangunahing dahilan kung bakit tumanggi ang mga tagapamahala na magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano. Ito ay humahantong sa isang kumpletong pag-abandona ng tool na ito, o ang lahat ng ito ay bumaba sa isang maikling monologo ng manager nang walang feedback mula sa mga subordinates. Tanging ang mga function na nagbibigay-kaalaman at bahagyang pandisiplina ang pinananatili.

Ito ay talagang isang problema: ang pamamahala ng "personal" ay mas madali kaysa sa pakikipagtulungan sa isang grupo. Ang pamamahala sa dynamics ng grupo ay ang sining ng isang mahusay na pinuno. Ang kanyang layunin ay upang maisagawa ang pulong ng pagpaplano nang maikli at malinaw, at sa parehong oras ay makatanggap ng feedback mula sa mga empleyado, na makakatulong sa pagwawasto ng paggalaw kung kinakailangan. Ang pinakamainam na tagal ay hanggang 20-45 minuto. Ito ang oras na ito na nakatanim sa atin mula pagkabata bilang isang panahon ng konsentrasyon.

Ang kapangyarihan ng isang pinuno ay ang pagtatakda ng mga patakaran. Upang matiyak na ang pulong sa pagpaplano ay hindi magtatagal, kailangan mong pumasok sa isang "kontrata sa pagpupulong sa pagpaplano" kasama ng iyong mga empleyado. Halimbawa:

• Nag-uusap lang kami pangkalahatang tanong, ang mga pribado ay kinuha para sa isang indibidwal na desisyon.
• Panatilihin natin itong maikli at sa punto.
• Hindi kami ginagambala ng mga isyu sa trabaho;
• Sa pagsasabi ng problema, nag-aalok kami ng solusyon.
• Tinatalakay namin ang mga isyu sa hindi trabaho sa mga oras na hindi nagtatrabaho.

Ang hanay ng mga patakaran ay maaaring mag-iba depende sa sitwasyon. Ang pangunahing bagay ay pinamamahalaan ng tagapamahala ang mga regulasyon at hindi niya sinisiyasat ang mga problema mismo. Ang layunin ng pulong sa pagpaplano ay kilalanin, at ang desisyon ay maaaring gawin sa ibang pagkakataon, maingat na pagtimbang at pag-aaral ng lahat ng mga detalye habang ang departamento ay nagtatrabaho. Ang pangunahing bagay ay upang ipakita sa mga empleyado na ang mga naiulat na problema ay nalutas. Minsan may mga sitwasyon kung saan ang pagpupulong sa pagpaplano ay lumampas sa inilaang oras, at ang tensyon sa koponan ay malinaw na nakikita. Pagkatapos ay kailangan mong ayusin ang isang karagdagang pulong, madalas pagkatapos ng mga oras. Ito ang kasanayan ng isang manager - upang maiwasan ang paglaki ng sitwasyon, upang matukoy ang mga marker na nagpapakita ng mga negatibong aspeto sa koponan.

Siyempre, kakailanganin ng oras upang maipatupad ang tool sa pagpupulong sa pagpaplano sa departamento. Minsan kailangan mong magsagawa ng higit sa isang kaganapan bago maging tunay na epektibo ang tool. Kapag naging bukas ang isang manager sa feedback, magugulat siyang makarinig ng maraming hindi nasabi na mga bagay na matagal nang gustong sabihin ng mga empleyado, ngunit hindi kailanman nagkaroon ng pagkakataon. At saka ako nagtanong! Kakailanganin mong pag-isipan ang mga tungkulin ng iyong mga subordinates at ang kanilang paggamit sa mga dinamika ng grupo, magtrabaho kasama ang mga pagtutol, makipagtalo para sa pinakamataas na antas. Maraming mga tagapamahala ang hindi dumaan sa partikular na landas ng pagbuo, at napupunta sa indibidwal na pamamahala, na higit na matrabaho at hindi gaanong epektibo, kapag may dalawang hakbang na lamang na natitira sa tagumpay.

Ginagamit ito ng mga tagapamahala na matatas sa tool na ito sa kanilang mga departamento nang may malaking tagumpay, dahil nasuri nila ang pagiging epektibo nito. Ang pulong sa pagpaplano ay hindi isang relic ng nakaraan at hindi isang pormalidad, ngunit isa sa mga pinakamoderno at epektibong tool na tumutulong sa paglutas ng pinakamahirap na gawain sa pamamahala - pagkamit ng mga layunin ng yunit. Ngunit ang mga layuning ito ang bumubuo sa tagumpay ng buong kumpanya.

Ngayon, sasabihin sa iyo ng aming kasamahan mula sa SalesUPConsult, Dmitry Cherednik, kung paano dalhin ang mga pulong sa pagpaplano sa bagong antas. Ang lahat ng payo ay batay sa personal na karanasan pamamahala ng kumpanya. Ang layunin ng artikulong ito ay lumikha ng isang sistema mula sa mga pagpupulong epektibong pamamahala, hindi isang time sink.

Sa aming mga proyekto para sa Konstruksyon ng Pamamahala at Pagpapaunlad ng mga Departamento ng Pagbebenta, ipinakilala namin ang 3 pangunahing uri ng mga pagpupulong

• Araw-araw (pagpaplano ng mga pulong)
• Lingguhan (Lunes)
• Buwan-buwan (unang Miyerkules ng buwan)

Kaya, mga kapwa tagapamahala at may-ari ng kumpanya.

Pagsasagawa ng mga pulong sa pagpaplano - pangunahing pang-araw-araw na gawain:

1. Pagbubuod ng mga resulta ng nakaraang araw;

2. Pag-unlad ayon sa PDCA kongkretong aksyon para sa katotohanan/plano ng "pagkakahanay";

3. Pagpaplano ng mga pangunahing gawain para sa araw na ito;

4. Pagganyak at pagpapalakas ng enerhiya para sa araw.

1. Pagkatapos ng pulong, dumiretso sa labanan! Samakatuwid, tayong lahat ay magkakaroon ng tsaa, kape, at usok bago ang pulong;

2. Lahat ng kalahok sa pulong ay pumasok sa trabaho 10-15-20 minuto bago magsimula ang pulong para sa paghahanda at ehersisyo na inilarawan sa talata 1.

Ang araw-araw na pagpupulong ay dapat tumagal ng hindi hihigit sa 30 minuto. Ito ay dapat na nagbibigay-kaalaman at lumipat sa isang mahusay na bilis. Sa panahon ng pagpupulong, ang mga empleyado ay dapat:
Talakayin ang mga resulta ng trabaho para sa nakaraang araw (mga tagapagpahiwatig - intermediate + final), magtrabaho kasama ang aktibidad sa pag-uulat, funnel ng pagbebenta (seksyon ng mga empleyado, mga channel sa pagbebenta).

• Magtakda ng mga plano para sa kasalukuyang araw.
• Gumawa ng mga desisyon sa mga isyu sa pagpapatakbo.
• Mga balita sa kumpanya.

4 Mga Panuntunan sa Araw-araw na Pagpupulong

1. Dalas. Araw-araw.

Sa ganitong paraan lamang at walang ibang paraan. Sa pamamagitan ng pagdaraos ng mga pagpupulong na may ganitong dalas, magsisimula kang bumuo ng isang ganap na malinaw na sistema sa departamento. Pagpaplano at Pag-uulat.

Ang iyong mga empleyado ay dapat na handa na magsimula sa isang produktibong araw ng trabaho na may malinaw na pakiramdam ng pagkaapurahan. Ang maayos na isinagawang Planning Meeting ay isang mahusay na tool para dito.

2. Mga regulasyon.

Ang mga regulasyon ay isa sa mga elemento na tumutulong sa pagtaas ng kahusayan sa lahat.

Ang isang pulong sa pagpaplano ay isang bagay kung saan ang mga regulasyon ay ganap na kinakailangan.

SA sa kasong ito Ang mga regulasyon ay naglalarawan at nagbibigay para sa 2 pangunahing pagpapakilala:

• nilalaman - ang mga isyu na tinatalakay ay naayos sa mga regulasyon ayon sa mga paksa at pagkakasunud-sunod (upang ikaw, bilang isang tagapamahala, ay hindi mailigaw ng mga hindi kinakailangang talakayan at pangangatwiran)
• timing - ang bawat isyu ay tinatalakay para sa isang tiyak na oras sa lahat. Kung ang isang tao ay nangangailangan ng mas maraming oras, pagkatapos ay gawin ito nang personal pagkatapos ng pulong sa pagpaplano, kapag ang iba ay "nagbebenta na."

Ang mga empleyado ay palaging magiging handa para sa pulong sa pagpaplano, tulad ng inilarawan sa mga regulasyon.

Malinaw nilang alam kung anong mga isyu ang tatalakayin. Sa paglipas ng panahon, malalaman din nila ang mga tanong na itatanong sa kanila ng manager at proactive na magkakaroon ng mga sagot sa kanila).

Ang pagiging epektibo ng mga pagpupulong ay tumataas nang napakataas.

Napakalaki ng performance ng negosyo.

3. Tempo, aka ritmo.

Ang bawat isa ay tumatakbo sa parehong ritmo.

Minsan nagsasagawa kami ng mga eksperimento sa mga proyekto at nagpapatugtog ng dynamic na musika. Ang mga resulta ay kawili-wili. Ang mga tao ay mas mabilis magsalita at buuin ang kanilang mga iniisip. Ang negatibo lang....minsan nagsisimula silang kumanta kasama.... Naghahanap kami ngayon ng maindayog na musikang walang salita. Magsasagawa kami ng 10-15 pagpupulong na mayroon at walang musika, sukatin ang mga resulta at ibabahagi ang mga ito sa iyo.

Ang bilis ng pagpupulong ay mahalaga. Ang dinamika at istraktura ay mahalaga. Lalo na sa simula at pagtatapos ng meeting. Sa simula ay umaayon ito sa bilis ng pagpupulong mismo, at sa dulo sa bilis ng pagtatrabaho.

Ikaw, bilang isang pinuno, itakda ang bilis na ito. At suportado mo siya. Sa sandaling napagtanto mo na ang dynamics ay nawawala, nakikipag-ugnayan ka sa mga tanong, gumawa ng mga talumpati, at ayusin ang tempo.

Sa isang punto, masasanay ang iyong mga empleyado sa katotohanan na mayroon kang live na pag-uusap sa mga pulong.

4. Mga Figure, Plano at Ulat.

Ang lahat ng mga tagapagpahiwatig ay binibigkas na may kaugnayan sa mga numero. Nalalapat din ito sa mga plano at ulat. "Nagdaos kami ng bahagyang mas kaunting mga pagpupulong kaysa sa nakaplano", "Ang mga account receivable ay higit pa sa inaasahan namin", "Hindi namin naisagawa ang lahat ng nakaplanong negosasyon"...

Umiinom ka pa rin ba ng ganitong kalokohan kasama ng iyong kape sa umaga? Tapusin mo na.

Itigil ang pag-inom ng kape sa pagpaplano ng mga pulong. Mayroon kang 30 minuto upang gumawa ng epektibong gawain na tumutukoy sa resulta, at hindi upang pukawin ang asukal, uminom ng kape at subukang gumising sa isang pulong.

Pagpapahintulot sa isang tao na maging walang kakayahan sa trabaho.

Minsan ay nagbigay si Alexander Friedman ng isang mahusay na kahulugan ng isang resulta sa Russian - ito ay ang kawalan ng isang resulta at isang magandang kuwento tungkol sa kung bakit hindi ito gumana.

Para sa mga pangunahing gawain na binalak para sa pagkumpleto sa nakaraang araw - ulat - natapos / hindi nakumpleto. Nabigo - error sa system o hindi. Sa kasong ito, ang nakumpleto ay itinuturing na kapareho ng pagtatakda ng gawain - SMART.

5. Pagganyak

Sa pagtatapos ng pulong sa pagpaplano, dapat mong "ilawan" ang lahat.

Sa isang posisyon na "manalo" dapat silang umupo lugar ng trabaho o pumunta sa isang pulong kasama ang isang kliyente.

Kinokontrol mo sila. Itanim sa kanila ang estadong ito.

Boris Metlenko
Source: ABC ng isang "sales" manager

Ngayon ay nagulat ka nang malaman na ang boss ay nagpasya na maging mas malapit sa mga tao, at mula Lunes ay kailangan mong mag-ulat sa isang limang minutong pagpupulong tungkol sa gawaing ginawa at pampublikong gumawa ng mga plano. Kung mayroon kang anumang ideya

Ngayon ay nagulat ka nang malaman na ang boss ay nagpasya na maging mas malapit sa mga tao, at mula Lunes ay kailangan mong mag-ulat sa isang limang minutong pagpupulong tungkol sa gawaing ginawa at pampublikong gumawa ng mga plano. Kung wala kang ideya kung saang dulo dapat lapitan ang lahat ng ito at kung ano ang aasahan, basahin mo, magiging kapaki-pakinabang ito.

Sa malas, ang iyong boss ay sa wakas ay nakakuha na ng ilang aklat tulad ng "Team Management for Dummies" o pinayuhan ng kanyang mga nakatatandang kasama. Actually isa ito sa mga pangunahing mga tuntunin gawain ng manager:

1. Magtakda ng gawain

2. Magtalaga ng mga tagapagpatupad

3. Tukuyin ang mga deadline

4. Subaybayan ang mga gumaganap sa panahon ng pagsasagawa ng takdang-aralin.

Ang isang ulat sa isang limang minutong pagpupulong ay nagpapahiwatig na ang mga empleyado ay naglalagay ng presyon sa kanilang sarili at tumutulong na kontrolin ang kanilang sarili. At uupo ang amo, magbibigay ng mga bagong tagubilin at gagawa ng mga tala sa kanyang talaarawan. Ang pamamaraang ito ay naglalayong lumikha ng isang kapaligiran sa koponan: "Wala kaming dapat itago - kami ay isang koponan. Pinapanatili ng pamunuan ang pulso ng mga kaganapan. Hindi pinabayaan ang mga tauhan. Pinapanood ka ni Kuya."

Ito ay upang malaman mo kung ano ang nag-uudyok sa iyong pamamahala.

Mayroon akong dalawang balita para sa iyo: ang isa ay mabuti, at ang pangalawa... magpasya para sa iyong sarili.

Ang magandang balita ay ang ilang mga tagapamahala ay may kakayahang sundin ang kanilang sariling mga patakaran nang maagap. (Ang buong kaguluhang ito sa pagpaplano ng mga pulong ay maaaring matapos sa lalong madaling panahon)

Isa pang balita:

Kung hindi pa ito tinatanggap dati sa iyong organisasyon, darating ang pagbabago, at may pagkakataon kang mapansin at pahalagahan ang iyong sarili. Career ang sinasabi ko.

1. Ang iyong mga plano ay dapat na makatotohanan.

Ang isang tunay na plano ay isa na may tunay na aksyon sa likod nito. Isang gawain na alam mong mabuti at isipin kung paano ito kumpletuhin mula sa una hanggang sa huling hakbang. Sa anumang tanong na iniharap bago o habang trabaho, dapat kang magbigay ng malinaw at detalyadong sagot. (Ang mga tagapamahala na nag-iisip sa konkreto sa halip na hindi malinaw na mga kategorya ay pinahahalagahan ito).

Magbibigay ako ng mga halimbawa kung paano makilala ang isang abstract na boss mula sa isang kongkreto.

Ang isang boss na nag-iisip nang malinaw ay gumagamit ng mga palitan ng parirala sa kanyang pananalita, na ang bawat salita ay makikita at madarama. "Wala akong nakikitang resulta." "Ipakita mo sa akin kung ano ang ginawa mo." "Hindi ka nakikita, hindi ka nararamdaman sa trabaho." "Kunin mo ito sa iyong sarili," atbp. Siya ay nakatutok sa mga resulta, ang kanyang elemento ay eksaktong mga numero at eksaktong petsa.

Ang isang boss na nag-iisip nang abstract at abstract lamang ay magiging ganito: "Let's outline the prospects." "Pag-usapan natin ang mga posibilidad ng pakikipag-ugnayan," "Dapat makumpleto ang iyong order sa lalong madaling panahon." Ang gayong tao ay karaniwang nakatuon sa proseso. Maaari siyang gumawa ng maraming trabaho, palagi siyang abala sa isang bagay, ngunit ang output ay malapit sa zero.

(Para sa mga nakakaalam kung ano ang NLP: Ang concrete chief ay isang kinesthetic-visual o visual-kinesthetic. Ang abstract chief ay auditory one. Suriin, obserbahan)

2. Isama ang mga hindi nabe-verify na gawain sa iyong plano. (Simulator ng masiglang aktibidad)

Ang mga hindi nabe-verify na plano ay isang bahagi ng iyong aktibidad na hindi mabe-verify maliban kung palagi kang nakaupo sa iyong ulo sa buong araw. Bakit kailangan ito? Pero bakit. Anuman ang mga programa na iyong binuo, kahit na anong mga proyekto ang iyong mapisa, ang mga pangyayari ay tiyak na makakasagabal at hahadlang sa iyo. Ito ay magiging mga kasamahan at kamag-anak sa kanilang mga tanong at problema, masamang panahon sa iyong sariling mga konklusyon at ang mga boss sa iyong sariling ulat. Upang makapagsimula sa hindi inaasahang gawain at may mga hindi nabe-verify na plano. (Hindi ko inirerekomenda ang labis na paggamit nito, sapat na ang 1-2 hindi pa nasusubok na mga takdang-aralin bawat linggo)

"Ano ang ginawa mo sa loob ng 2 oras na oras ng pagtatrabaho?" - tanong ng amo.

"Naghihintay ako ng isang pagtanggap sa Housing and Communal Services Committee, habang iniulat ko sa iyo sa pulong ng pagpaplano noong Lunes," masayang sagot mo.

Iyon lang, walang tanong.

Ang isang programmer na kilala ko ay nagsulat ng isang application na, kapag inilunsad, ay nagpakita ng mga tumatakbong digital na column, mga asul na bar ng mga tagapagpahiwatig ng pag-unlad na may nagbabagong porsyento, atbp. Kapag kailangan niyang umalis sa kanyang sariling negosyo, inilunsad niya ang program na ito, sinabi sa lahat, "Huwag hawakan ang computer, ang aking database ay muling ini-index," at umalis. Gayunpaman, ibinalik niya ang lahat ng kanyang mga tungkulin at pag-unlad sa oras.(!)

3. Kapag tinatalakay ang oras na kailangan mo upang makumpleto ang mga gawain sa trabaho, humingi ng isa at kalahati hanggang dalawang beses na higit pa kaysa sa talagang kailangan mo.

Gawin ito nang mas maaga - mag-ulat nang mas maaga at magkaroon ng reputasyon bilang isang masigasig na empleyado, o gugulin ang natipid na oras sa iba pang mga bagay. Kung ang hindi inaasahang mga paghihirap ay lumitaw sa iyong trabaho, makakayanan mo pa rin sa loob ng ipinangakong takdang panahon at mananatili sa reputasyon ng isang maaasahang empleyado: "Kung nangako siya, gagawin niya ito."

Mayroong isang panuntunan: upang makumpleto ang isang proyekto ay aabutin ng dalawang beses ang haba at tatlong beses na mas maraming pera kaysa sa orihinal na inaasahan. Parang hindi mahalaga, tama? Gayunpaman, ito ay isang panuntunan mula sa isang matalinong aklat, na kinumpirma ng buhay. Una ko siyang na-encounter nang magbukas kami ng mga kaibigan ko ng cafe, kung saan ako ang manager. Ang panuntunan ay gumana nang tumpak sa dalawang araw at isang daang rubles. Tapos marami pang confirmations. Tumingin sa paligid mo, magtanong sa iyong mga kaibigan. Kung mayroon silang mas mahusay na mga tagapagpahiwatig, nangangahulugan ito na mayroon akong matututunan mula sa kanila. 4. Para sa kasalukuyang gawain , na hindi nagdudulot ng mga nakikitang resulta at tumatagal ng maraming oras, nasa ika-3-4 na pulong sa pagpaplano tanungin ang iyong sarili ng isang katulong

o ang kakayahang ilipat ang gawaing ito sa isang hindi gaanong aktibo o hindi na-load na empleyado. (Kung siya ay na-assign sa iyo, ito ang simula ng pagbuo ng iyong koponan).

Iyon ay tungkol sa pagpaplano, sa totoo lang. Lumipat tayo sa mga ulat. 5. Iwasang mag-ulat ng mga intermediate na resulta.

, maliban kung, siyempre, para ito sa isang pangmatagalang proyekto o hindi kailangan ng pamamahala na mag-ulat kaagad.

Kailangang malaman ng mga tao kung ANO ang iyong ginagawa, hindi kung PAANO mo ito ginagawa.

Maaga o huli, darating sa iyo ang karunungan - ito ang kakayahang makayanan ang trabaho nang mabilis at madali. Sa kasamaang palad, sa bansang ito ay hindi nila gusto ang kadalian; (mas mura ang mga hindi propesyonal)

6. Kaiklian, katumpakan, kalinawan. Ito ang mga pamantayan para sa iyong talumpati sa pulong sa pagpaplano. Maging handa sa pagsagot sa mga karagdagang tanong.

7. Kapag nag-uulat sa gawaing ginawa, huwag maging mahinhin. Hindi mo kailangan ng tagumpay ng ibang tao, ngunit kung ano ang sa iyo ay sa iyo lamang. Kung may tumulong sa iyo, siguraduhing kilalanin ito (papasalamatan ka ng mga tao). Kung makikialam sila, pagkatapos ay magbanta: "Mag-uulat ako sa mga awtoridad sa pulong ng pagpaplano."

At isa pang maliit na digression. Mangyaring huwag ituring ang tekstong ito bilang isang gabay sa panggugulo sa iyong mga nakatataas. Ang nakasulat dito ay tutulong sa iyo na lumikha ng komportableng kondisyon sa pagtatrabaho para sa iyong sarili. Tandaan, hindi sa trabaho, ngunit nagtatrabaho. Sa kasamaang palad, may isa pang tuntunin sa buhay opisina: "Kung sino ang nag-aararo, sila ay sumakay." Ang mga rekomendasyong ito ay magbibigay-daan sa iyo na bumuo ng iyong sarili sa opisina lugar ng trabaho, protektado mula sa hindi kinakailangang pag-angkin mula sa pamamahala ("Nakikita mo, abala ako!", "Hindi kita kailanman binigo, kaya bigyan mo ako ng pagkakataong kumita ng pera para sa iyo nang normal") at sa parehong oras gamit ang lahat ng magagamit na pagkakataon para sa mahusay na trabaho at paglago ng karera.

Lubos akong ikalulugod na makatanggap ng mga komento, kritisismo, at mungkahi.

Inirerekomenda naming basahin ito sa lahat na kailangang mag-organisa ng mga pulong sa pagpaplano, limang minutong pagpupulong at iba pang mga pagpupulong. Maraming tao ang gumagawa nito, ngunit kakaunti ang gumagawa nito nang maayos. Inilalarawan ng artikulo ang mga yugto ng paghahanda ng isang pulong, istraktura nito, pagsusuri sa pagiging epektibo at pagtatala ng mga resulta - lahat ng kailangan mong malaman upang magdaos ng isang tunay na kapaki-pakinabang na pulong.

May-akda tungkol sa kanyang sarili

Evgenia Koryakovtseva. Consultant, independiyenteng coach ng negosyo. Siya ay nagtrabaho sa mga retail na format sa loob ng higit sa sampung taon, na may karanasan bilang isang panlabas na consultant sa isang ahensya ng pagkonsulta at isang panloob na tagapagsanay sa mga retail na network, pinangunahan ang departamento ng pagbebenta ng B2B.

Karanasan sa pagsasagawa ng mga seminar, pagsasanay, lektura (higit sa 400 mga proyekto). Kaalaman makabagong pamamaraan pamamahala, pagsasanay at pagtatasa ng mga tauhan sa tingian; pagbuo ng mga komprehensibong proyekto sa mga lugar na ito. Karanasan sa paglalarawan ng mga proseso ng negosyo, pagbuo ng mga sistema ng pagsasanay, pagbuo ng mga sistema ng pagganyak ng mga tauhan at pamamahala ng proyekto.

Lahat tayo ay nakikilahok sa mga pagpupulong. At may kailangang magluto at magsagawa ng mga ito. O pagpaplano ng mga pagpupulong. O mga talakayan ng grupo. Aminin mo, marami sa atin ang talagang ayaw sa mga ganitong bagay na "nag-uusap".

Bakit? Dahil ang mindset ay nakatanim na sa dugo ng sinuman sa ating mga kababayan: ang pagpupulong ay kapag sila ay nag-uusap nang matagal, pormal at nakakapagod, hindi on the point, at pagkatapos nito, wala na ring ginagawa. Well, hindi ba ito isang pag-aaksaya ng oras?

Ang kahanga-hangang format ng trabaho na ito

Ang mga pagpupulong sa mga kumpanya ay madalas na nakaiskedyul nang hindi inaasahan at idinaraos nang paminsan-minsan. Bukod pa rito, hindi sila nakahanda nang maayos, at hindi alam ng mga pinuno kung paano mag-organisa ng talakayan. Samakatuwid, maraming mga kalahok ang nakakaalam ng impormasyon nang hindi tama (hindi narinig, hindi naintindihan, nakalimutan) - ang mga kinakailangang desisyon ay hindi ginawa (ipagpaliban at ibinaba), at kahit na sila ay naaprubahan, sila ay madalas na hindi ipinatupad. tama?

Masama ang pakiramdam ko para sa napakagandang format ng trabaho na ito. Iyon ang dahilan kung bakit sa artikulong ngayon ay tatalakayin natin kung ano ang mabuti tungkol dito, kung bakit kailangan ang talakayan ng grupo, at matutunan kung paano ito maisagawa nang epektibo.

Upang magsimula, bakit kailangan natin ang lahat ng ito? Bakit pinagsasama-sama ang maraming abalang tao at inaalis sila sa trabaho?

Ang isang mataas na kalidad na pagpupulong ay nagbibigay-daan sa iyo na gumamit ng mga pangunahing mekanismo na nagpapataas ng produktibidad ng paggawa, tungkol sa kung alin pa...

Ang prinsipyo ng synergy. Ang epekto ng synergy ay matagal nang alam ng mga psychologist. Tandaan? — Ang bisa ng kabuuan ay mas mataas kaysa sa kabuuang bisa ng mga indibidwal na bahagi nito. O kahit na mas simple: ang isang ulo ay mabuti, ngunit ang dalawa ay mas mahusay. At totoo naman. Sama-sama tayong makakabuo ng higit pang mga ideya, makahanap ng maraming solusyon sa isang problema at pumili ng pinakamainam mula sa iba't ibang ito. Sa mode ng talakayan ng grupo, ang mga tao ay nagsisimulang magtrabaho bilang isang solong kabuuan, na umaayon sa isa't isa. Ang kahusayan ay tumataas din - suriin. Iyon ang dahilan kung bakit, kung kailangan mong lutasin ang ilang mga isyu sa trabaho, kung gayon ang kalidad ng talakayan, ang malaking mapagkukunang ito, ay hindi dapat pabayaan.

Ang prinsipyo ng pagkakaisa. Ang isang pangkat, iyon ay, ang mga taong may parehong pananaw sa layunin, nagtitiwala sa isa't isa at alam kung paano magtulungan, ay mas epektibo kaysa sa isang tao. Sumasang-ayon ka ba? Paano magiging isang pangkat ang iyong mga empleyado? Biglaan? Sa sarili mo? Siguro agad-agad na lubos na epektibo? At dahil sa ano? Ang susi sa pagbuo ng isang koponan ay ang pagsulong sa isang layunin nang sama-sama, proactive at organisado. At lahat ng kundisyong ito ay nabubuhay sa mode ng pagpupulong. Ang mga pagpupulong at mga sesyon sa pagpaplano ay isang mahusay na tool para sa pagkakaisa, pagbuo ng paggalang sa mga kasamahan at tagapamahala, at isang mahusay na tool sa pagtuturo. Samakatuwid, kung mahalaga para sa iyo na ang iyong mga empleyado ay nagtatrabaho nang maayos at hindi lamang nabibilang sa isang departamento o kumpanya, magsagawa ng lingguhang pagpupulong sa pagpaplano na may mataas na kalidad.

Ang prinsipyo ng kalinawan. Maraming tao ang natatakot sa hindi alam. normal na tao- kusa o hindi sinasadya, sinasadya o hindi - lumalaban sa hindi maintindihan at hindi pamilyar, at ito ay ganap na natural. Paano kung ang mga layunin ng kumpanya, mga tagapagpahiwatig ng pagganap, mga gawain para sa susunod na buwan, atbp. ay biglang nahulog sa kategorya ng hindi maunawaan? Ano ang pakiramdam ng isang tao kapag hiniling nila sa kanya na maghukay ng isang butas, ngunit hindi nila sinasabi sa kanya kung bakit, gaano kalalim at saan? Syempre resistance at demotivation.

Ang mga pagpupulong ay isang plataporma para sa pagpapaliwanag ng "kurso ng partido," pagtaas ng pagiging madaling maunawaan nito, pagtanggap nito ng mga empleyado, at, samakatuwid, isang tool para mabawasan ang kanilang pagtutol sa hindi alam. Samakatuwid, kung nagpapakilala ka ng mga pagbabago, dalhin ang mga ito sa isang serye ng mga sesyon ng pagpaplano at pagpupulong.

Alam ng isang makaranasang pinuno na ang mga pagpupulong ay lumilikha ng organisasyon. Sa tulong nila, maaari mong mapanatili ang mga koneksyon sa loob ng kumpanya at ipatupad ang mga ginawang desisyon, suriin kung paano nakikita ng mga empleyado ang mga layunin, at masira ang mga hadlang sa pagitan ng mga departamento. Kung hindi ka magdaraos ng mga pagpupulong, may mga tsismis at haka-haka sa iyong organisasyon. Ito ay isang problema na humahantong sa kawalan ng pagkakaisa at kawalan ng katiyakan sa mga empleyado tungkol sa hinaharap, at hindi ito malayo sa pagkawala ng kontrol.

Ang mahusay na pinamamahalaan na mga pagpupulong ay maaaring gumawa ng mga kababalaghan. Ang pangunahing salita dito ay mabuti. Ano ang kailangang isaalang-alang kapag nagdaraos ng mga pagpupulong?

Mga Prinsipyo para sa Epektibong Pagpupulong

Pagsunod sa mga layunin

Mayroong ilang mga format ng pulong: pulong, brainstorming; pulong sa pagpaplano, limang minuto. Ang bawat format ay may mga indikasyon para sa paggamit at pamamaraan. Kapag nagpapasya na magtipon ng mga tao, matino na suriin ang iyong mga layunin at layunin. Ano ang gusto mong makuha mula sa format na ito? Kailangang humanap ng solusyon ang mga tao? Pagkatapos ito ay isang sesyon ng brainstorming - lahat kayo ay nasa pantay na katayuan at tumatanggap ng anumang mga ideya para sa pagsasaalang-alang. Gusto mo bang magtakda ng mga gawain? Pagkatapos ito ay isang pulong sa pagpaplano na may mga minuto at agenda... Ang format ay tinutukoy ng mga pangunahing punto: ang papel ng pinuno ng pulong, ang istilo ng komunikasyon sa pulong, ang resulta ng pulong.

Mga halimbawang format:

Pagpupulong. Ang layunin ay makabuo ng mga ideya, suriin ang mga opsyon, at maghanap ng mga solusyon. Ibig sabihin, gumagana ang team sa creative mode. Ang apotheosis ng format na ito ay brainstorming. Ang isang kinakailangan ay ang pagkakataon na magpahayag ng isang ideya/opinyon, iyon ay, isang kultura ng malayang komunikasyon sa pulong. Ang mga tao ay dapat malayang magpahayag ng kanilang mga saloobin at dapat hikayatin na gawin ito. Samakatuwid, hindi dapat magkaroon ng malupit, hindi nakabubuo na pagpuna.

Planner. Ang layunin ay pag-aralan ang kasalukuyang estado ng proseso at tukuyin ang mga bagong gawain. Ang format na ito ay mas malapit sa oral na pag-uulat sa mga ibinigay na tagapagpahiwatig, kaya ang pagkakaroon ng parehong mga tagapagpahiwatig na ito ay sapilitan para dito. Ang pulong sa pagpaplano ay palaging nagpapatuloy sa negosyo, ayon sa nilalayon na agenda.

Limang minuto. Ang layunin ay tukuyin ang mga priyoridad at lumikha ng isang gumaganang mindset. Hindi ginaganap ang limang minutong pagpupulong para lutasin ang mga pandaigdigang problema at sagutin ang mga tanong na "Sino ang dapat sisihin?" at "Ano ang dapat kong gawin?" Ito ay isang format ng paalala. Ang mga pangunahing kinakailangan ay positibo at panandaliang. Tandaan, ang mga pagpupulong sa umaga ay gumaganap ng papel ng isang stimulator, activator, at motivator. Ang kanilang tagal ay mula 5 hanggang 15 minuto - hindi na!

Pagtitiyak

Ang mga gawain ba mismo ay tinukoy? Bago ang pulong, malinaw na isulat ang agenda at ihanda ang mga materyales na kailangan mo. Ipadala ang agenda sa lahat ng kalahok nang maaga (hindi bababa sa tatlong oras bago magsimula, o mas mabuti sa araw bago) upang makapaghanda rin sila. Ito ay magbibigay-daan sa inyong lahat na hindi mawala sa mga gawain, manatili sa linya ng pagpupulong at matugunan ang inilaang oras.

Maikling termino

Ang anumang pagpupulong ay dapat isagawa sa pinakamaikling panahon. Tamang-tama - 30 minuto, maximum - isang oras. Napakasama kung kailangan mong pisilin ang iyong puwit nang ilang oras. Bakit? Kusang-loob na atensyon Likas sa tao na mawala sa paglipas ng panahon, at partikular sa loob ng 30-40 minuto. Sa isang monotonous na proseso, ang nangyayari ay hindi na napapansin pagkatapos ng 20-30 minuto. At sa pagbaba ng pansin, ang memorya ng isang tao ay gumagana nang mas masahol pa... Ito ay nagsasabi sa amin: pagkatapos ng 3 oras ng isang pulong, ang mga tao ay magiging lubhang hindi epektibo.

Timing

Ang isang kinakailangan para sa isang epektibong pagpupulong ay mahigpit na timing o mga regulasyon. Magtakda ng oras ng pagsisimula at pagtatapos para sa pulong. Magsimula sa itinakdang oras, hindi alintana kung ang lahat ay dumating - ito ay magtuturo sa mga tao na huwag mahuli. Magtakda ng HONEST time deadline (halimbawa, isang oras at kalahati) at 10 minuto bago ang deadline - tapusin, anuman ang resulta. Magtakda ng limang minutong timer para sa bawat tagapagsalita, ito ay magtuturo sa mga tao na magsalita sa punto. Itigil ang mga walang katuturang pag-uusap sa pulong at ibalik ang mga tao sa paksa. Magkaroon ng malinaw na agenda para sa pulong. Dapat itong nasa harap ng lahat ng kalahok.

Kasapatan ng mga kalahok

Ang mga empleyado lamang na apektado ng agenda ang dapat dumalo sa pulong. HUWAG mag-imbita ng mga tao sa isang pulong na may trailer, umupo lang. Sundin ang prinsipyo ng optimality: dapat ay mas kaunti ang mga kalahok, ngunit ang antas ng kanilang impluwensya sa isyu ay dapat na mas mataas.

Ang karapatang magsalita

Alam mo ang mga pagpupulong kung saan nagsasalita lang ang mga empleyado kapag tinanong at binibigyan ang manager ng mga kanais-nais na sagot sa lipunan tulad ng "oo, siyempre gagawin namin ito"? Bakit ito nangyayari? Nasanay kasi ang mga tao na tamaan ang ulo sa pagsasabi ng opinyon, lalo na sa pagdududa. Kung ang isang manager ay humiling na suriin kung ang isang problema ay malulutas, ang isang empleyado ay nagpahayag ng pag-aalinlangan, at ang tagapamahala ay tumugon sa pamamagitan ng pagsasara sa kanya—ano ang natutunan ng iba? Manahimik at "huwag magalit." Ano ang kailangan natin sa kanila? Katalinuhan at pagsusuri. Mga bagay na hindi magkatugma, tama ba? Samakatuwid, ito ay sa panahon ng isang pulong, higit sa anumang iba pa, na ang mga empleyado ay dapat bigyan ng karapatang magsalita, sa mga opinyon, ideya, pagdududa, at mga katanungan. Bukod dito, kailangan mong matutunan kung paano sagutin ang mga tanong ng empleyado: sa madaling sabi, hanggang sa punto, habang pinipigilan ang hindi kailangan at mahabang pagdaing tungkol sa mahirap na buhay sa opisina.

Pagsasama-sama ng mga resulta

Ang bawat pagpupulong, lalo na kung saan ka nagtatakda ng mga layunin, ay dapat may nakasulat na buod. Inirerekomenda kong panatilihin ang mga elektronikong minuto ng pulong. Halimbawa, sa form na ito:

Pagkatapos ng pulong, ipapadala ang mga minuto sa lahat ng kalahok. Ito ay ang mga minuto ng pulong na naging isang control tool, na nagpapahintulot sa iyo na hindi makaligtaan ang anuman o makalimutan ang isang solong gawain. At ang pagsasalin ng protocol sa elektronikong sistema(halimbawa, 1C o Lotus) ginagawang posible na isama ito sa sistema ng pagtatakda ng gawain. At ang pinakamahalaga: dapat mong tanungin ang tungkol sa mga gawaing itinakda sa huling pagpupulong. Ito ay ang cyclical mode ng mga pagpupulong na “analysis → tasks → control → analysis” na nagbibigay-daan sa iyong ilipat ang meeting mula sa idle talk mode patungo sa work format.

Pagpaplano ng pulong

Lahat ng maaaring ilipat sa nakaplanong mode ay dapat ilipat. Ang tanging paraan upang masanay sa pagkontrol ng mga pamamaraan ay ang paglalatag ng isang nakaplanong kurso para sa kanila. Sa isip, dapat malaman ng lahat ng empleyado kung kailan sila hihilingin para dito o sa bagay na iyon, iyon ay, kapag kailangan nilang mag-ulat - upang magkaroon ng oras upang mangolekta ng data at maghanda ng isang makabuluhang ulat. Ang mga hindi nakaiskedyul na pagpupulong ay angkop lamang para sa apurahan at mahahalagang bagay, at dapat na mababa ang proporsyon ng gayong hindi ipinaalam na mga pagpupulong. Kung hindi, ang empleyado ay walang oras upang maghanda (na nangangahulugang maririnig mo ang "Hindi ko alam"), kung minsan ay hindi rin siya makakadalo (sa halip na walo, dalawa ang dumating, ang iba ay "nasa bukid. ”), siya ay ginulo mula sa gawain (at ang mataas na produktibidad ay nangangailangan ng konsentrasyon), atbp. .d.

Upang suriin ang pagiging epektibo ng iyong mga pagpupulong, gawin ang pagsusulit na ito:

Mayroon ka bang higit sa 3 oo? I-optimize natin!

Mga yugto ng paghahanda at pagdaraos ng mabisang pagpupulong

Tukuyin ang mga layunin at layunin ng pagpupulong. Anong mga isyu ang kailangang tugunan? Anong impormasyon ang dapat kong subaybayan? Anong mga konklusyon ang dapat nating gawin? Ano ang pinakamahusay na paraan upang buuin ang mga gawain?

Tukuyin ang format ng pulong batay sa mga layunin. Pumili ng mga kalahok at oras ng pagpupulong. Ang pulong ay DAPAT mayroong tagapangulo/facilitator na susubaybay sa mga patakaran. Ang taong ito ay dapat magkaroon ng mas kaunting responsibilidad para sa paglutas ng problema kung saan gaganapin ang pulong. Pagkatapos siya ay hindi gaanong nakatutok sa mga emosyon (kaysa, halimbawa, ang nagpasimula ng pulong) at hindi naglo-lobby, nang sinasadya o hindi sinasadya, para sa mga desisyon na kapaki-pakinabang sa huli. At ang karapatang magsalita ng tapat ay ibinibigay sa lahat ng naroroon.

Tukuyin ang istruktura ng pulong. Ang pulong ay dapat magkaroon ng isang malinaw na istraktura at sa bawat oras na magaganap nang eksakto sa pagkakasunud-sunod na ibinigay para sa.

Karaniwang istraktura ng tagaplano:

• Pambungad na pananalita/pagpapainit.

  Mga layunin. Mga regulasyon. Format.

  Pangkalahatang tanong.

  Pangkalahatang mga resulta ng trabaho. Pagtupad sa mga nakatalagang gawain.

  Mga bahagyang resulta/ulat ng mga kalahok.

  Pagsusuri ng mga resulta. Pagtatakda ng mga gawain. Summing up.

Karaniwang istraktura ng pagpupulong:

Pagkilala sa problema, layunin. Ang kahalagahan ng paksa. Mga plano.

Mga layunin. Mga regulasyon. Format.

Pagtalakay. Pagsusuri.

Pagsusuri ng mga resulta. Pagtatakda ng mga gawain.

Summing up.

Karaniwang istruktura ng isang brainstorming o talakayan:

Pambungad na pananalita / layunin ng pulong / regulasyon.

Ang problema at kung bakit ito mahalaga.

Pagbuo ng LAHAT ng mga pagpipilian sa solusyon.

Talakayin ang mga kalamangan at kahinaan ng bawat opsyon.

Pagpili ng opsyon sa solusyon. Batay dito, nakatakda ang mga gawain para sa mga kalahok.

Paghahanda ng mga minuto ng pulong.

Tukuyin ang mga regulasyon. Kapag bumubuo ng mga regulasyon, tandaan na dapat silang maging maginhawa para sa pinuno at sa mga kalahok. Pamantayan: 3-7 minuto para sa pagtatanghal sa setting ng problema; 5-7 minuto para sa debate. Kapaki-pakinabang na magbigay ng mga pahinga sa bilis na 10-15 minuto para sa bawat 45-60 minuto ng aktibong trabaho. Sa pangkalahatan, ang mga pagpupulong na mas mahaba sa isang oras ay may panganib na mawala ang atensyon ng mga kalahok. Maaaring hindi epektibo ang gayong mga pagpupulong.

Itakda ang pagkakasunud-sunod ng mga isyu na lutasin. Ang mga isyu sa ilalim ng mga regulasyon ay tinutukoy ng mga iyon mahahalagang punto, kung saan nakasalalay ang pangkalahatang resulta at kalidad ng trabaho ng kumpanya (halimbawa, feedback mula sa mga kliyente, reaksyon sa advertising, impormasyon sa mga bagong produkto, atbp.).

Hatiin ang lahat ng tanong sa tatlong pangkat.

1. Mga regular na tanong - ayon sa mga regulasyon. Subukang harapin ang mga regular na tanong nang mas mabilis. Sa una, ang kanilang talakayan ay maaaring tumagal sa lahat ng oras. Pagkatapos ang mga kasalukuyang isyu ay idaragdag sa kanila - ang mga tao mismo ay magiging aktibo. Ngunit ang iyong priyoridad, na tumutukoy sa bilis ng paggalaw pasulong, ay mga isyu sa pag-unlad. Maglaan ng hanggang 50% ng oras ng pagpupulong sa kanila.

   Mga kasalukuyang isyu - ayon sa plano ng pagpupulong: mga ideya na lumitaw, mga problema, kung ano ang nakakasagabal sa trabaho at kung paano ito i-optimize. Sa kabuuan, maaari mong suriin ang hindi hihigit sa 5 mga katanungan. Laging magsimula sa pinakamahalagang bagay. Mas mabuting tapusin ang isang mahalagang tanong kaysa mag-iwan ng isang dosena na hindi lubusang nalutas.

   Mga isyu sa pag-unlad - ayon sa plano ng pag-unlad.

Maghanda mga kinakailangang dokumento at mga hugis. Upang epektibong malutas ang mga isyu, napakahalaga na maayos na maghanda ng materyal para sa mga pagpupulong at ipadala ito sa lahat nang maaga. Sa mismong pulong, kinakailangan na panatilihin ang mga minuto ng pulong, kung saan dapat itala ang lahat ng mga desisyong ginawa.

Tukuyin ang oras para sa pagpupulong. Kung ang mga empleyado ay hindi disiplinado at madalas na huli, inirerekumenda ko ang pagdaraos ng lingguhang pagpupulong sa umaga, sa simula pa lamang ng araw ng pagtatrabaho - garantisado ang napapanahong pagdating sa trabaho. Ang pinakamasamang "mamaya" ay isasauli sa loob ng ilang araw. Palaging ipahiwatig ang oras ng pagtatapos ng pulong. Subukang tapusin nang mas maaga - ito ay nagiging isang kaaya-ayang sorpresa para sa mga kalahok. Sa anumang kaso, pagkatapos talakayin ang mga nakaplanong isyu, dapat may natitira pang oras. Pagkatapos ang mga empleyado ay magkakaroon ng pagkakataon, dahilan at insentibo na magtanong ng kanilang mga katanungan - iyon ay, maging aktibo at mag-isip. At ano ang maaaring maging mas mahusay para sa isang manager kaysa sa isang aktibo at matalinong empleyado!

Tiyaking kailangan ang pagpupulong.

Sagutin ang iyong sarili sa mga sumusunod na tanong:

1. May kaugnayan ba ang mga tanong sa pulong? Ito ba ang kailangan nating pag-usapan ngayon?

   Ang anyo ba ng presentasyon ng materyal ay tumutugma sa layunin, madla, nilalaman?

   Ano ang dapat mangyari/manatili sa isipan ng mga empleyado pagkatapos ng pulong?

   Posible bang laktawan ang pulong at makamit ang parehong resulta?

Kung sumagot ka ng "Oo" sa mga tanong 1, 2 at "Hindi" sa tanong 4, huwag mag-atubiling magdaos ng pulong!

Maraming mga tagubilin at rekomendasyon ang naisulat na kung paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano. Sinuri namin ang nai-publish na impormasyon para sa iyo at pinagsama-sama ito sa isang paraan. Kaya, kung paano maayos, o mas epektibo, ayusin at magsagawa ng pulong sa pagpaplano.

Target:

Ayusin at isagawa ang pulong sa pagpaplano nang mahusay hangga't maaari. Maghanap ng solusyon sa problemang nakasaad para sa talakayan o itakda ang direksyon para sa pag-unlad ng sitwasyon sa isang nakabubuo na direksyon.

Nakatutuwang magsagawa ng planning meeting upang ang mga kalahok ay walang oras na humikab at hindi madama na sila ay nag-aksaya ng oras.

Plano ng aksyon

1. Kilalanin ang iminungkahing paraan ng pag-aayos ng pulong sa pagpaplano. 2. Ihanda ang sarili, ihanda mga kinakailangang materyales at mag-imbita ng mga kalahok. 3. Magdaos ng pulong sa pagpaplano. 4. Ibuod ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano at gawing pamilyar ang lahat ng kalahok sa kanila.

Ano ang kailangan upang magsagawa ng pulong sa pagpaplano: Ang unang bagay na kinakailangan upang magsagawa ng pulong sa pagpaplano ay ang tanong o paksa ng pulong sa pagpaplano. Ang pangalawa ay ang mga taong lalahok sa pulong ng pagpaplano. Ang pangatlo ay ang lokasyon ng pulong sa pagpaplano. Ikaapat - ang timing ng planning meeting. Ikalima - ang mga regulasyon para sa pulong ng pagpaplano. Ikaanim - magagamit na mga materyales. Ikapito - ang pinuno ng pulong sa pagpaplano o ang kalihim.

Mga format para sa pagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano.

1. Summing up, informative meeting. Ang ganitong mga pagpupulong sa pagpaplano ay maaaring isagawa lingguhan sa simula ng linggo para sa mga pinuno ng lahat ng departamento ng iyong organisasyon.

Bakit kailangan ang gayong mga pulong sa pagpaplano?

2. Pagpupulong sa pagpaplano - pamamahagi ng mga kasalukuyang gawain.

Karaniwang gaganapin sa simula ng bawat araw ng trabaho. Ang format ay halata - ang manager ay nagbibigay ng mga gawain para sa araw sa kanyang mga subordinates. Hindi rin kailangang pahabain ang oras - natanggap ng lahat ang gawain at nagpunta upang tapusin ito.

3. Pagpupulong sa pagpaplano upang talakayin ang isyung iniharap.

Binubalangkas mo ang iyong tanong nang maaga, kung aling buhay mismo at ang kasalukuyang sitwasyon sa iyong merkado ang nagbalangkas para sa iyo. Ipahayag ang layunin ng pulong sa pagpaplano at ipadala ang impormasyong ito sa mga kalahok. Hilingin sa kanila na maghanda (kung kinakailangan) sa isyung ito. Tukuyin ang mga tuntunin at kalihim ng pulong sa pagpaplano nang maaga. Ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano ay ipinadala sa lahat ng mga kalahok. Ang oras para sa naturang pulong sa pagpaplano ay hindi hihigit sa dalawang oras. Ngunit may mga sitwasyon kung kailan kailangan ng mas maraming oras. Sa kasong ito, magplano ng organisadong mga pahinga ng 15-20 minuto para sa tsaa at pagpapahinga lamang. (Maghanda din ng tsaa at matamis nang maaga!)

4. pulong ng malikhaing pagpaplano. Kapag wala kang sapat na mga ideya sa iyong sarili (o sadyang wala ang mga ito, nangyayari rin ito). Ang pulong sa pagpaplano na ito ay pinakamahusay na isinasagawa sa format ng brainstorming o isa pang malikhaing paraan ng paghahanap ng mga ideya na maginhawa para sa iyo.

5. Pagpupulong sa pagpaplano - bilang solusyon mga sitwasyon ng salungatan sa isang team.

Lahat tayo ay tao, lahat tayo ay tao... at may halata at nakatagong mga salungatan sa trabaho. At kapag nakita mo, bilang isang pinuno, na malapit na sa kritikal ang sitwasyon, bigyan mo lang ng pagkakataon ang mga tao na magsalita.

Idirekta ang kanilang enerhiya ng labanan = pagkawasak sa paglikha. Magdaos ng isang pulong sa pagpaplano para sa mga empleyado sa format ng isang libreng talakayan, bigyan sila ng pagkakataong lantarang makipagtalo, ngunit walang "mga pag-atake" o insulto.

Paano ito gawin? Ang wastong "paglutas" ng salungatan ay ang iyong direktang gawain. Humingi ng tulong mula sa mga kapwa espesyalista sa HR o senior management. Pumili ng paksang may kaugnayan, ngunit sabihin nating neutral para sa lahat ng kalahok. At gawin ang papel ng isang tagamasid at makinig sa lahat ng mabuti, idirekta lamang ang mga kalahok sa isang nakabubuo na direksyon at huwag hayaan silang maabot ang isang dead end.

Siguraduhing ibuod ang talakayan ng nakasaad na paksa, gumawa ng mga konklusyon at ibahagi ang mga ito sa lahat ng kalahok. Hindi na kailangang ipaalam sa mga kalahok na ang pagpupulong sa pagpaplano ay ginaganap upang malutas ang mga sitwasyon ng salungatan. Maliban sa mga kasong iyon kapag ang paksa ng paglutas ng salungatan ay ang layunin ng pulong sa pagpaplano.