Hindi maiisip na isipin ang gawain ng anumang organisasyon nang walang mga komunikasyon sa negosyo. Ang maayos na binuong komunikasyon sa pagitan ng mga empleyado ay nagbibigay-daan sa iyo upang malutas ang mga nakatalagang gawain nang maayos at mabilis.

Mayroong maraming mga uri ng mga pagpupulong sa mga organisasyon, at bawat isa sa kanila ay may sariling mga katangian at layunin. Ang pag-alam sa mga nuances na ito ay makakatulong na mapadali ang mga talakayan sa negosyo. Sasabihin sa iyo ng artikulong ito ang tungkol sa mga uri ng mga pagpupulong, tulungan kang maunawaan kung bakit gaganapin ang mga ito at kung paano naitala ang mga ito sa trabaho sa opisina.

Mga layunin ng mga pagpupulong sa negosyo

Ang anumang uri ng pagpupulong sa opisina ay nagbibigay-daan sa iyo upang makita ang isang komprehensibong larawan ng sitwasyon na nangyayari sa organisasyon at matukoy ang mga kalakasan at kahinaan nito. Kapansin-pansin na kapag nakikilahok sa format na ito ng mga komunikasyon sa negosyo, nangyayari ang mabilis na paglago ng kumpanya o negosyo.

Mga gawain

Ang mga sumusunod na gawain para sa lahat ng uri ng mga pagpupulong ay maaaring makilala:

• paglutas ng mga kasalukuyang problema at isyu;
• pagsasama ng mga aksyon ng mga departamento alinsunod sa estratehikong layunin ng kumpanya;
• pagtatasa ng mga aktibidad ng kumpanya at ang mga indibidwal na istrukturang dibisyon nito;
• pagpapanatili at pagbuo ng patakaran ng kumpanya.

Upang maunawaan kung anong format ang gaganapin tulad ng isang kaganapan sa negosyo, kailangan mong magpasya kung alin sa mga gawain sa itaas ang tumutugma dito, at pagkatapos lamang na mauunawaan mo kung aling pag-uuri ito ay kabilang.

Mga uri at pag-uuri

Ang isang pulong, bilang isang uri ng komunikasyon sa negosyo, ay maaaring magkaroon ng iba't ibang anyo, na tumutukoy sa paksa nito at sa listahan ng mga opisyal na naroroon.

Ang pangunahing pag-uuri ng mga pagpupulong ay dapat i-highlight:

1. Lugar ng pagsapi. Dito natin makikilala ang mga uri ng pagpupulong gaya ng administratibo (na kinasasangkutan ng talakayan ng mga problemadong isyu), siyentipiko (mga seminar at kumperensya, ang layunin nito ay talakayin ang mga kasalukuyang isyung pang-agham), pampulitika (na kinasasangkutan ng pagpupulong ng mga miyembro ng anumang partido at kilusang pampulitika ) at magkahalong uri.
2. Iskala. Dito namin nakikilala ang pagkakaiba sa pagitan ng mga internasyonal, kung saan ang mga espesyalista mula sa ibang mga bansa o mga dayuhang kasosyo ay kasangkot, pambansa, rehiyonal, at lungsod.
3. Regularidad. Sa anumang format, ang mga pagpupulong ay maaaring patuloy o pana-panahon.
4. Depende sa lokasyon - lokal o naglalakbay.

At din ang lahat ng mga uri ng mga pagpupulong ay maaaring hatiin tulad ng sumusunod:

1. Instructional, na nagbibigay para sa isang format ng direktiba, kung saan ang isang superyor na tagapamahala ay naghahatid ng impormasyon nang direkta sa kanyang mga subordinates, na pagkatapos ay nakakalat at ipinapadala kasama ang vertical ng kapangyarihan. Kadalasan, sa kurso ng naturang komunikasyon sa negosyo, ang mga order mula sa pangkalahatang direktor ay ipinadala, na maaaring makabuluhang maimpluwensyahan ang pag-unlad ng negosyo, at maaari rin itong maging mga pamantayan ng pag-uugali o mahalagang mga pagbabago.
2. Operasyon (mga control room). Ang layunin ng ganitong uri ng pagpupulong ay upang makakuha ng impormasyon tungkol sa estado ng mga gawain sa organisasyon o negosyo. Ang daloy ng impormasyon sa kasong ito ay nakadirekta mula sa mas mababang mga subordinates sa mga pinuno ng mga departamento o ang pangkalahatang direktor. Pangunahin sa mga pagpupulong sa pagpapatakbo, ang mga isyu sa pagpapatupad ng mga mapa ng kalsada, mga nakaplanong aktibidad, estratehiko at mga plano sa pagpapatakbo ay tinatalakay. Ang isang mahalagang pagkakaiba sa pagitan ng isang operational (dispatcher) na pagpupulong at lahat ng iba pa ay ang mga ito ay regular na gaganapin at may palaging listahan ng mga kalahok. Dapat ding tandaan na sa panahon ng pagpupulong ay maaaring walang agenda.
3. Problematiko. Ang nasabing pagpupulong ay gaganapin sa kaganapan ng isang kagyat na pangangailangan na gumawa ng isang desisyon upang makumpleto ang mga gawain sa isang maikling panahon o upang malutas ang isang pandaigdigang problema na lumitaw para sa negosyo.

Bilang karagdagan sa lahat ng nasa itaas, maaari naming hiwalay na i-highlight ang isa sa mga pinakasikat na uri ng mga pulong ng produksyon - ang pulong sa pagpaplano. Bilang isang patakaran, ang naturang kaganapan ay gaganapin araw-araw o isang beses sa isang linggo, kung saan naroroon ang pinuno ng departamento at mga direktang tagapalabas, na tumatanggap ng mga gawain para sa araw at tinatalakay ang pag-unlad ng kanilang pagpapatupad.

Ang paksa ng pagpupulong ng mga tauhan ng enterprise para sa pulong ay maaaring maging anumang uri ng mga isyu na lumitaw sa kurso ng mga aktibidad ng negosyo, at ang talakayan ay maaari ding italaga sa mga pagbabago sa panlabas na kapaligiran kung saan gumagana ang isang partikular na organisasyon.

Organisasyon ng pulong

Ang anumang uri ng pagpupulong, anuman ang format nito, ay nangangailangan ng maingat na paghahanda para dito, dahil ang pagiging epektibo nito ay nakasalalay sa sandaling ito. Sa una, kinakailangan upang matukoy ang mga sumusunod na puntos:

• target;
• mga isyung tinalakay;
• pagtatakda ng mga gawain para sa mga tauhan (batay sa functionality at subordination);
• mga yugto ng pagkumpleto ng gawain.

Sa ngayon, ang karamihan sa mga pagpupulong ay isinasagawa sa isang napakapangkaraniwan na paraan, dahil sa kung saan ang kanilang kahulugan ay nawala, at ang mga nakatalagang gawain ay maaaring maisagawa nang hindi maganda. Samakatuwid, napakahalagang pag-isipan ang buong kurso ng naturang mga pagpupulong sa negosyo at ayusin ang gumaganang talakayan sa paraang hindi lamang ito tumatagal ng oras, ngunit may backlash mula sa koponan.

Nagdaraos ng mga pagpupulong

Dapat pansinin na ang mga malalaking kumpanya at organisasyon na naghahanap upang makakuha ng isang tiyak na bahagi ng merkado at bumuo ng kanilang kumpanya upang gumawa ng malaking kita ay naglalagay ng isang malaking taya sa pagtalakay ng mahahalagang isyu sa pamamagitan ng mga pagpupulong. Mula sa pagsasagawa ng matagumpay na mga tagapamahala, maaari naming bumalangkas ng sumusunod na hanay ng mga patakaran kung paano maghanda para sa isang pulong:

Una, ang isang listahan ng mga kalahok ay tinutukoy. Dapat mong malinaw na maunawaan kung sino ang aanyayahan sa pulong at kung ano ang papel na gagampanan niya dito. Madalas na nangyayari na ang mga inanyayahan ay maaaring hindi maunawaan ang isyu, at iniimbitahan "kung sakali," ngunit sa sandaling ito maaari nilang gawin ang kanilang mga opisyal na tungkulin at hindi mag-aksaya ng oras.

Mahalagang maghanda ng agenda. Kung ang pagpupulong ay binalak, pagkatapos ay isang agenda ay binuo nang maaga, na nagpapahiwatig ng mga isyu na tatalakayin, at kinikilala din ang mga pangunahing tagapagsalita. Mahalagang tandaan na ang dokumentong ito ay dapat ipadala sa mga responsable sa paghahanda ng impormasyon at sa mga dadalo upang ang lahat ng kalahok ay makapaghanda ng mga ulat, panukala at karagdagang mga katanungan. Kung kinakailangan, maaaring ayusin ang agenda.

Ang mga pangunahing at estratehikong isyu ay dapat dalhin sa harapan ng pulong. Ang mga tagapagsalita ng mga naturang isyu ay kinakailangang mga tao (mga pinuno ng mga departamento, mga seksyon, mga workshop) na personal na responsable para sa pagpapatupad ng anumang mga estratehikong aktibidad ng kumpanya.

Mahalagang puntos

Mahalagang tandaan na ang anumang pagpupulong ay may dalawang pangunahing yugto - paghahanda para dito at mismong pag-uugali nito. Kasama sa unang yugto ang pagtukoy sa kaugnayan ng pagdaraos ng pagtitipon sa negosyo, pagtukoy sa mga gawain, pangunahin at pangalawang layunin, paglikha ng listahan ng mga kalahok at tagapagsalita, paghahanda ng mga ulat, pagtatanghal at ulat ayon sa paksa o dati nang natukoy na agenda. Ang ikalawang yugto ay nagsasangkot ng pagpapatupad ng naunang binalak na kurso ng pulong, pagdinig ng mga ulat at pagtalakay sa kasalukuyan at estratehikong mga isyu.

Kung sa panahon ng naturang komunikasyon sa negosyo kinakailangan na magpasya kung ano ang dapat gawin ng mga empleyado at kanino, kung gayon maaari nating makilala ang ikatlong yugto - paggawa ng desisyon. Bilang isang tuntunin, ang mga desisyon ay tinutukoy ng chairman na namumuno sa pulong, batay sa kanyang pagpapasya o sa pamamagitan ng talakayan o sama-samang pagboto.

Halimbawa ng plano sa pagpupulong

Ang pagkakaroon ng isang malinaw na tinukoy na plano sa harap niya, ang sinumang tagapamahala ay maaaring magsagawa ng isang pulong nang mahusay at epektibo, na magbibigay-daan sa kanya na makatanggap ng feedback mula sa mga kawani at magtakda ng mga tamang gawain para sa kanila. Maaaring kabilang sa planong ito ang mga sumusunod na aspeto:

• pagdinig ng mga ulat at pagbubuod ng mga resulta para sa isang tiyak na yugto ng panahon (quarter, linggo, kalahating taon, buwan);
• saklaw ng mga kasalukuyang isyu na nauugnay sa kumpanya;
• pakikinig sa mga panukala para sa pag-aalis ng mga problema (brainstorming);
• pagtatasa ng mga iminungkahing opsyon at pagtalakay sa kanilang pagpapatupad;
• akumulasyon ng mga pagpipilian;
• pagboto para sa pagpapatibay ng isa o ibang opsyon;
• pagtukoy ng mga hangganan sa paglutas ng mga problema (pagtukoy sa mga responsable, mga deadline, pamamaraan at pamamaraan).

Pagtotroso

Karamihan sa mga uri ng pagpupulong ay kailangang itala sa papel (dokumento), na tinatawag na minuto. Ang pagpapanatili ng ganitong uri ng dokumentasyon ay nagpapahintulot sa iyo na gawing lehitimo ang mga desisyong ginawa. At gayundin, salamat sa protocol, maaari mong palaging subaybayan ang pag-unlad ng mga aktibidad, at sa kaso ng pagkabigo upang makumpleto ang mga nakatalagang gawain, matukoy kung sino ang may pananagutan para dito.

Ang pulong ay karaniwang isinasagawa ng kalihim ng pinuno na siyang tagapangulo ng pulong. Gayunpaman, kadalasan ang pagpapaandar na ito ay maaaring gawin ng ibang mga empleyado.

Mga tungkulin at gawain ng kalihim

Bago magsimula ang mga pagpupulong sa negosyo, dapat na pamilyar ang kalihim sa listahan ng mga inanyayahan at listahan ng mga isyu na tinalakay. Gayunpaman, nararapat na tandaan na kung ang pulong ay gaganapin sa isang regular na batayan, kung gayon ang opisyal na ito ang kumukolekta ng lahat ng dokumentasyon (mga listahan, plano, agenda, atbp.) at tumutulong sa tagapamahala na maghanda para sa pulong.

Sa una at kung kinakailangan, maaaring hilingin ng kalihim sa mga taong lumitaw na punan ang isang registration sheet, kung saan ipapakita ang kanilang buong pangalan. at posisyon. Kakailanganin ito kapag bumubuo ng protocol. Susunod, inanunsyo ng sekretarya ang agenda, na minarkahan ang simula ng pulong. Dagdag pa, kapag nagsimulang talakayin ng mga naroroon ang mga isyu, itinatala ng kalihim ang pag-unlad ng kaganapang ito. Sa pagtatapos ng pulong, ang opisyal na ito ay naghahanda ng isang natapos na bersyon ng mga minuto, pagkatapos nito ay pinirmahan niya ito kasama ang chairman at ipinapadala ito sa lahat ng mga taong sangkot.

Kapag gumuhit, napakahalaga para sa kalihim na bigyang-pansin ang hitsura ng mga minuto ng pulong. Dapat itong may kasamang header, lokasyon, listahan ng mga naroroon, mga isyu na tinalakay at mga desisyong ginawa.

Konklusyon

Mula sa impormasyon sa itaas, nagiging malinaw na ang pagdaraos ng mga pagpupulong sa mga negosyo ay napakahalaga. Gayunpaman, ito ay palaging nagkakahalaga ng pag-alala na ang mataas na kalidad na paghahanda para sa mga naturang kaganapan ay nagdadala ng higit sa 50% ng susi sa tagumpay kapag sumasaklaw sa impormasyon, pagtatakda ng mga gawain at ang kanilang mataas na kalidad na pagpapatupad.

Imposible ang modernong negosyo nang walang iba't ibang uri ng negosasyon. Ang mga pagpupulong sa negosyo ay isang pagkakataon para sa pamamahala na ihatid ang mga pangunahing layunin at layunin sa lahat ng mga dibisyon ng istruktura nang sabay-sabay, makatanggap ng feedback at, batay sa data na natanggap, ayusin ang plano ng aksyon para sa kumpanya.

Ang mga pagpupulong ay isang uri ng tool sa pamamahala ng negosyo na patuloy na kailangang suriin ang pagiging epektibo at pag-aralan ang mga resultang nakamit.

Komunikasyon sa negosyo, pag-uusap sa negosyo, pagpupulong, negosasyon, talakayan: bilang isang paraan ng komunikasyon sa negosyo

Ang komunikasyon sa negosyo ay dapat na nakikilala mula sa ordinaryong komunikasyon, dahil ang una ay nagtataguyod ng isang tiyak na layunin at may mahigpit na etika ng pag-uugali, habang ang huli ay maaaring walang anumang batayan o dahilan.

Mayroong maraming mga anyo ng komunikasyon sa negosyo, ang mga pangunahing ay kinabibilangan ng:

• mga pag-uusap sa negosyo - kumakatawan sa pagpapalitan (o one-way na paglipat) ng impormasyon sa mga partikular na isyu ng paggana ng negosyo. Ito ay maaaring direktang komunikasyon o hindi direkta (gamit ang mga teknolohiya sa Internet, telephony). Kasama sa ganitong uri ng komunikasyon ang pagpapatuloy nito sa anyo ng negosasyon o pagpupulong;
• Ang mga pagpupulong ay isang mas malaking anyo ng komunikasyon, kung saan, bilang isang patakaran, ang mga empleyado ng kumpanya (karaniwang mga pinuno ng mga istrukturang dibisyon) ay kasangkot upang malutas ang mga estratehikong isyu para sa pagpapaunlad ng negosyo;
• negosasyon - may tiyak na layunin at naglalayong talakayin ang mahahalagang isyu, pagtatapos ng mga kasunduan, kontrata, pagpirma ng mga dokumentong mahalaga para sa magkabilang panig;
• mga talakayan - isang bukas na talakayan ng mga mahahalagang isyu ng kumpanya, ang pangunahing tool kung saan ay brainstorming (pagbuo ng mga ideya ng lahat ng partido), bilang isang resulta kung saan maaaring lumitaw ang mga hindi pamantayang diskarte sa paglutas ng mga problema.

Bilang karagdagan sa mga nakalistang form, mayroong isang buong hanay ng mga ito: mga panayam sa negosyo, mga hindi pagkakaunawaan, mga pagpupulong, mga sulat, mga pagtatanghal, mga kumperensya. Lahat sila ay may sariling mga detalye, ngunit sumusunod sa parehong mga patakaran ng etika sa negosyo.

Mga pulong sa negosyo: mga gawain, layunin, paksa

Ang mga pagpupulong sa negosyo ay ginaganap upang makabuo ng isang partikular na solusyon sa isang kasalukuyang problema o gawain. Bilang karagdagan, sa mga pagpupulong, maaaring ibahagi ng mga empleyado ng departamento sa pamamahala ang kanilang mga ideya sa mga posibleng solusyon sa anumang mga isyu. Ang paraan ng komunikasyon na ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang komprehensibong makita ang sitwasyon sa kumpanya, ang mga lakas at kahinaan nito, nag-aambag sa pagpasok ng mga bagong tao sa koponan, ang kanilang kakilala sa kultura ng korporasyon at mga pamantayan na pinagtibay sa organisasyon.

Ang mga pangunahing layunin at layunin ng mga pagpupulong ay:

• pagpapanatili ng patakaran ng kumpanya, pati na rin ang pagbuo at komunikasyon nito sa lahat ng empleyado;
• pagsasama-sama ng mga aksyon ng lahat ng mga serbisyo at dibisyon alinsunod sa madiskarteng layunin ng kumpanya;
• pagtukoy ng mga bagong gawain at pagtatasa sa pagiging epektibo ng mga naipatupad na kampanya;
• paglutas ng mga umuusbong na isyu.

Ang mga paksa na naroroon sa mga pagpupulong ay maaaring ganap na naiiba.

Sa pagsasanay ng Ruso, kaugalian na magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano nang hindi bababa sa isang beses sa isang linggo. Kaya, ang mga pinuno ng departamento ay nag-uulat sa mga gawaing ginawa sa loob ng linggo at nagtakda ng mga plano para sa susunod (o tumanggap ng mga gawaing ipapatupad sa loob ng paparating na linggo ng trabaho).

Ang dahilan o paksa para sa isang hindi nakaiskedyul na pagpupulong ay maaaring ilang mga isyu na lumitaw kaugnay ng pabago-bago at pabago-bagong panlabas na kapaligiran kung saan kailangang gumana ang mga kumpanya.

Mga uri, uri at pag-uuri ng mga pulong sa negosyo

Ang mga pagpupulong sa negosyo ay maaaring mag-iba sa anyo, paksa at mga taong naroroon.

Ang kanilang pangunahing pag-uuri ay ipinakita sa ibaba:

• sa pamamagitan ng pag-aari sa isang partikular na lugar: mga pagpupulong administratibo (upang malutas ang mga problemang isyu), siyentipiko (mga kumperensya, symposium, seminar na inorganisa at isinagawa upang malutas ang mga kasalukuyang isyu sa larangang siyentipiko), pampulitika (mga kongreso at pagpupulong ng mga miyembro ng ilang kilusang pampulitika) at halo-halong mga uri;
• ayon sa sukat at bilang ng mga kalahok: internasyonal (na may paglahok ng mga dayuhang kasosyo, espesyalista, eksperto sa isang partikular na larangan), pambansa, rehiyonal, lungsod;
• sa lokasyon ng kaganapan: offsite at lokal na mga pagpupulong;
• ayon sa regularidad ng pagdaraos: panaka-nakang, permanenteng pagpupulong.

Bilang karagdagan sa ipinakita na pag-uuri, ang mga pagpupulong ay maaaring nahahati sa batay sa problema, pagpapatakbo at nakapagtuturo.

Ang mga pagpupulong ng problema ay naglalayong makahanap ng pinakamainam na solusyon sa mga problema sa maikling panahon.

Ang pagpapatakbo (o tinatawag din silang mga control room) ay naglalayong makakuha ng data sa kasalukuyang sitwasyon ng kumpanya. Ang lahat ng impormasyon mula sa mga nasasakupan ay naipon ng mga pinuno ng departamento at pagkatapos ay inilipat sa punong tagapagpaganap ng organisasyon. Ito ay data sa lawak kung saan ipinatupad ang mga plano, nakamit ang mga layunin, at nalutas ang mga gawain. Ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng mga naturang pagpupulong at lahat ng iba pa ay ang kanilang regularidad, ang patuloy na listahan ng mga kalahok at ang posibleng kawalan ng agenda ng pagpupulong (iyon ay, ang detalyadong plano nito).

Ang mga pagpupulong sa pagtuturo ay may reverse order kumpara sa mga control room - lahat ng impormasyon sa isang format ng direktiba ay bumaba mula sa manager patungo sa mga subordinate, at pagkatapos ay ipinadala kasama ang vertical na istraktura ng kapangyarihan sa organisasyon sa mga partikular na gumaganap ng ilang mga gawain. Kasama sa naturang impormasyon ang mga utos ng pamamahala na maaaring makaapekto sa kasalukuyang pag-unlad ng organisasyon, mga bagong panuntunan, pamantayan ng pag-uugali, at mga deadline para sa pagkumpleto ng mga partikular na gawain.

Paghahanda, organisasyon at pagdaraos ng mga pulong sa negosyo

Upang maging mabisa ang pulong, kinakailangang maingat na isaalang-alang ang mga pangunahing punto nito: ang layunin ng pagpupulong, ang mga pangunahing gawain, ang mga yugto ng kaganapan. Sa ilalim lamang ng gayong mga kundisyon maaari kang makinabang sa pulong.

Sa kasamaang palad, marami sa kanila ay isinasagawa lamang dahil ito ay kaugalian sa kapaligiran ng negosyo. Ang mga regular na pagpupulong at pagpupulong sa simula ng linggo sa pamamahala sa maraming kumpanya ay naging karaniwan at nawalan ng kahulugan.

Gayunpaman, ang mga malalaking kumpanya na nagsusumikap na bumuo at manalo ng malalaking bahagi ng merkado ay lumalapit sa isyung ito nang may mahusay na maingat:

• ang listahan ng mga kalahok sa pagpupulong ay tinutukoy;
• ang agenda nito ay binuo para sa isang mahabang panahon, kung saan ang mga pagsasaayos ay ginawa sa paglipas ng panahon;
• nananatiling priyoridad ang mga istratehikong layunin, kung saan nag-uulat ang mga pinuno ng departamento.

Mga yugto at teknolohiya ng pagsasagawa ng isang pulong ng negosyo

Ang bawat pagpupulong ay may dalawang pangunahing yugto: paghahanda at aktwal na pagdaraos.

Sa unang yugto, ang kaugnayan ng kaganapan ay tinutukoy, ang mga layunin at layunin nito ay itinakda, ang isang listahan ng mga kalahok ay nabuo, ang mga ulat at mga presentasyon ay inihanda alinsunod sa agenda.

Sa ikalawang yugto, ang mga isyu kung saan ang lahat ng naroroon ay maaaring makilahok ay direktang sinasaklaw ayon sa umiiral na agenda. Bilang isang tuntunin, ang pamamahala ng kumpanya ay ang tagapangulo ng pulong at nagtatakda ng tono para dito, nagbibigay ng karapatang magsalita, at huminto sa talakayan kung ito ay lalampas sa saklaw ng nakabubuo na talakayan.

Bilang karagdagan sa mga pangunahing yugto, ang isang pulong ay maaaring magsama ng isang yugto ng paggawa ng desisyon kung ito ay nagsasangkot ng paglutas ng isang problema. Ito ay maaaring mangyari sa pamamagitan ng talakayan o pagboto.

Halimbawa ng plano sa pagpupulong sa negosyo

Sa isang detalyadong plano sa pagpupulong na nasa kamay, maaari mong kumpiyansa na malalaman na ito ay magiging epektibo.

Maaaring kabilang sa naturang plano ang:

• malugod na pananalita mula sa tagapamahala - pagbubuod ng mga resulta para sa isang tiyak na oras (quarter, buwan, linggo);
• saklaw ng problema, pagbibigay-katwiran sa kaugnayan nito para sa kumpanya;
• pag-aayos ng isang brainstorming session upang malutas ito;
• pagtatasa ng lahat ng magagamit na mga opsyon;
• akumulasyon ng mga pagpipilian para sa paglutas ng problema;
• pagboto o iba pang opsyon sa paggawa ng desisyon sa paggamit ng mga partikular na tool upang malutas ang problema;
• pagtukoy ng mga hangganan ng paglutas ng problema: mga deadline, responsableng tao, mga pamamaraan.

Sa panahon ng pagpupulong, mahalagang itala ang mga pangunahing punto nito upang makabalik sa isang partikular na isyu at isaalang-alang ito nang mas detalyado.

Mga pagpupulong sa negosyo sa mga eksibisyon at kongreso ng Expocentre

Isa sa mabisang paraan ng pagtataguyod ng mga produkto ay ang pagdaraos ng mga business meeting bilang bahagi ng mga eksibisyon at kongreso na ginanap sa Expocentre Fairgrounds. Ang mga business meeting na may ganitong format ay medyo naiiba sa iba. Kung ang pangkat ng pamamahala ng isang negosyo ay nagtitipon sa isang regular na pagpupulong, kung gayon sa panahon ng eksibisyon ang anumang tagagawa ay may natatanging pagkakataon upang komprehensibong lutasin ang mga problema ng negosyo at anyayahan ang lahat ng mga supplier at distributor ng mga produkto.

Ang mga espesyal na gamit na kuwarto para sa mga business meeting at congress hall ng Expocentre Fairgrounds ay idinisenyo para sa iba't ibang bilang ng mga tao. Samakatuwid, walang mga problema sa pagtanggap ng lahat ng mga kalahok. Gamit ang MatchMaking system, maaari kang sumang-ayon sa oras ng pagpupulong nang maaga. Gagawin ng teknolohiya ng pagtatanghal ang pulong na mas kaganapan at kumpleto.

Mga uri ng pagpupulong

Mga pagpupulong nauuri depende sa kahalagahan at nilalaman ng mga problemang iniharap para sa talakayan at ang mga gawaing dapat lutasin, gayundin ang lugar, oras at tagal ng gawain.

Mga pagpupulong sa pagpapatakbo maaaring magkaroon ng layunin na ibigay sa manager ang impormasyong kailangan niya tungkol sa kasalukuyang kalagayan ng organisasyon; isang maikling pagpapalitan ng mga pananaw sa sangkap ng mga isyu na nagmumula sa proseso ng produksyon, pati na rin ang pagbuo ng mga pangkalahatang taktika para sa mga aksyon ng iba't ibang bahagi ng istraktura ng organisasyon na may kaugnayan sa kasalukuyang mga gawain sa produksyon.

Ang impormasyon sa naturang mga pagpupulong ay gumagalaw mula sa ibaba hanggang sa itaas, i.e. mula sa mga nasasakupan hanggang sa pinuno. Ang impormasyong natanggap ay nagpapahintulot sa tagapamahala na direktang (mabilis) na masuri ang sitwasyon sa panahon ng pagpupulong, kilalanin ang mga backlog, gumawa ng mga desisyon at magtakda ng mga gawain para sa mga subordinates, na nagpapahiwatig ng mga tagapagpatupad at mga deadline. Bilang isang patakaran, sa mga pagpupulong sa pagpapatakbo, ang mga subordinate ay hindi gumagawa ng detalyado at detalyadong mga ulat. Maaaring maganap ang mga operational na pagpupulong sa iba't ibang anyo: limang minutong pagpupulong, pagpupulong, atbp. Ang pangunahing tampok ng naturang mga pagpupulong ay ang kanilang maikling tagal.

Mga pulong sa pagtuturo idinisenyo upang magpadala ng impormasyon, mga order at mga kinakailangan mula sa itaas hanggang sa ibaba kasama ang vertical ng pamamahala.

Ang pangunahing tampok ng naturang mga pagpupulong ay hindi lamang dinadala ng tagapamahala ang kinakailangang impormasyon sa atensyon ng mga subordinates at nag-isyu ng mga order, ngunit partikular na tinukoy ang mga nakatalagang gawain, pagtatalaga ng mga tagapagpatupad at mga deadline. Kasabay nito, sa mga pulong na nagtuturo, pinapayagan ang talakayan ng impormasyon at mga pamamaraan para sa paglutas ng mga nakatalagang gawain. Ang mga nasasakupan ay maaaring linawin ang ilang mga punto at gumawa ng mga nakabubuo na panukala para sa pagsasaalang-alang ng pamamahala.

Mga pagpupulong ng problema magkaroon ng layunin na makahanap ng pinakamainam na solusyon bilang resulta ng talakayan at pagsusuri ng problemang isinasaalang-alang.

Ang mga isyu sa pagpupulong ay ang pinaka kumplikadong uri ng pagpupulong. Sa panahon ng pagpupulong ng problema, ang isang kolektibong desisyon ay binuo sa mga kumplikadong isyu na nakakaapekto sa mga pagbabago sa mga functional na gawain ng mga yunit ng istraktura o ang kanilang pagbagay sa mga bagong direksyon ng mga aktibidad ng organisasyon.

Ang mga pagpupulong ng problema ay kadalasang nagaganap sa anyo ng mga talakayan. Ang paraan ng paggawa ng mga desisyon ay nakasalalay sa istilo ng pamumuno. Ang pinakakaraniwan ay ang sumusunod na pamamaraan ng pagpupulong ng problema:

1. Pagbubuo ng suliranin, paglalahad ng suliranin.

2. Mga ulat ng mga kalahok.

3. Mga tanong para sa mga tagapagsalita.

4. Pagtalakay, talakayan, debate.

5. Pagbuo ng solusyon.

6. Pagwawasto ng solusyon.

7. Paggawa ng pangwakas na desisyon.

Ang pagbabalangkas ng problema, pagtatakda ng gawain, pagsusuri nito at paghahanap ng solusyon ay isinasagawa, bilang panuntunan, bago magsimula ang mismong pulong. Ang yugtong ito ay maaaring magkaroon ng anyo ng isang pag-uusap bago ang pagpupulong (ilang araw bago ang mismong pulong), pagpapadala ng mga newsletter, o isang plano para sa mga pana-panahong pagpupulong ng problema.

Sa mga pagpupulong ng problema, ang antas ng demokrasya at malikhaing aktibidad ay dapat na mataas. Ang tagapamahala ay gumaganap ng papel ng chairman, na nag-uugnay sa kurso ng pulong.

Bilang karagdagan, maaaring gamitin ng iba't ibang organisasyon ang mga sumusunod na uri ng mga pagpupulong:

§ pagpapaalam sa mga empleyado (kabilang sa anyo ng

pagtuturo at pamamaraang aralin);

§ pagpaplano ng trabaho para sa isang tiyak na panahon;

§ pagbubuod ng mga resulta para sa iba't ibang yugto ng panahon (pati na rin ang pagsuporta

pagpapanatili ng mga resulta ng trabaho sa isang partikular na proyekto), atbp.

Kung nilinaw ng isang pag-uusap sa negosyo na ang interpersonal na pakikipag-ugnayan sa isang organisasyon ay pinapamagitan ng katayuan, functional na posisyon ng isang tao, kung gayon ang isang business meeting ay ginagawang posible na ituro ang isa pang mahalagang kadahilanan sa pakikipag-ugnayan sa negosyo, lalo na ang group factor. Kapag naghahanda at nagsasagawa ng isang pulong ng negosyo, dapat tandaan na ang mga katangian ng pag-uugali ng grupo (mula sa pamamahagi ng mga tungkulin sa grupo hanggang sa presyon ng grupo) ay magkakaroon ng malubhang epekto sa likas na katangian ng pakikipag-ugnayan ng mga kalahok nito.

Mga panuntunan para sa paghahanda ng mga pagpupulong

Ang negosyo o opisyal na pagpupulong ay isang technologically complex at labor-intensive na kaganapan. Ang gawain ng paghahanda para sa isang pulong ay nagsisimula sa isang malinaw na kahulugan ng layunin nito.

Layunin ng pulong– ito ay isang paglalarawan ng nais na resulta, ang nais na uri ng desisyon, ang nais na kinalabasan ng trabaho (mga posibleng pagpipilian para sa mga layunin: paunang pagpapalitan ng mga opinyon, paghahanda ng mga rekomendasyon para sa paggawa ng desisyon, paggawa ng desisyon sa isang partikular na isyu, atbp. .).

Ang pinuno ay dapat na malinaw na maunawaan kung bakit siya nagpapatawag ng pulong, at malinaw na maiparating ang layunin ng pulong sa mga kalahok nito. Kapag nagtatatag ng layunin ng pagpupulong, dapat mong iwasan ang malabo, di-tiyak na mga pormulasyon. Nagdudulot ito ng pagbaba ng interes sa iminungkahing problema at hindi sinasadya na humahantong sa isang pakiramdam na ang mahalagang solusyon nito ay hindi kailangan. Ang pagbabalangkas ng layunin ay dapat una sa lahat ay sumasalamin sa mga tampok ng nilalayon na kinalabasan ng talakayan ng mga isyu. Depende sa layunin ng pulong, ang agenda nito ay nabuo at ang komposisyon ng mga kalahok ay pinili.

Kung ang layunin ng pagpupulong ay upang makipagpalitan ng impormasyon at magtakda ng mga priyoridad na gawain sa kurso ng kasalukuyang gawain, kung gayon ang mga pinuno ng mga departamento lamang ang iniimbitahan. Sa naturang pagpupulong, ang mga naroroon ay ipinakilala sa estado ng mga gawain, alam ang tungkol sa pag-unlad ng pagpapatupad ng mga desisyon na ginawa sa nakaraang pagpupulong, at malinaw na nabuo ang mga gawain para sa hinaharap.

Kung ang layunin ng pagpupulong ay upang malutas ang isang tiyak na problema, kung gayon ang mga propesyonal na makayanan ang gawain at may kakayahang mag-alok ng kanilang sariling solusyon sa problema ay iniimbitahan na magtrabaho dito. Sa kasong ito, ang mga kalahok sa pagpupulong ay binibigyan ng impormasyon sa problema, ang gawain ay nabalangkas nang malinaw at hindi malabo.

Ang layunin ng pagpupulong ay tumutukoy sa lugar, petsa at oras ng pagpupulong.

Mga nakaiskedyul na pagpupulong(halimbawa, ang mga pulong ng konseho upang buod ng mga resulta, pagpaplano) ay mas maginhawang iiskedyul sa ilang partikular na araw ng linggo o ilang partikular na petsa ng buwan.

Mga hindi nakaiskedyul na pagpupulong, lalo na sa malaking bilang ng mga kalahok (halimbawa, impormasyong pang-emergency), ipinapayong isagawa ito sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho upang maalis ang pag-aaksaya ng oras ng pagtatrabaho sa pagpapatuloy ng nagambalang trabaho.

Maikling pagpupulong sa pagpapatakbo(limang minutong pagpupulong o pagpupulong) ay inirerekomenda na idaos sa simula ng araw ng trabaho.

Ang oras ng mga pagpupulong ay dapat matukoy ng nakagawiang itinatag sa organisasyon (kagawaran). Ang mga hindi naka-iskedyul na pagpupulong ay nakakagambala sa ritmo, sa gayon ay binabawasan ang kultura ng komunikasyon sa negosyo, inaalis ang tagapamahala ng pagkakataon na magplano at pamahalaan ang kanyang oras ng pagtatrabaho, at makagambala sa mga nakaplanong pagpupulong at aktibidad.

Inirerekomenda na mag-iskedyul ng mga pagpupulong sa hapon o 1.5 – 2 oras bago matapos ang trabaho. Bilang isang patakaran, ang unang kalahati ng araw ay mas produktibo, at mas mabuti kung ang mga empleyado ay abala sa pagganap ng kanilang mga tungkulin sa panahong ito. May isa pang punto na dapat isaalang-alang kung ang pulong ay naka-iskedyul sa pagtatapos ng araw ng trabaho. Ang tagapamahala ay nakakakuha ng pagkakataon na magdaos ng isang pulong kaagad, nang hindi inaantala ang talakayan, dahil mayroon siyang dahilan upang ihinto ito kung sakaling magkaroon ng hindi magandang pangyayari.

Paksa ng pulong ay paksa ng talakayan. Ang paksa ay dapat na buuin sa paraang maging interesado ang bawat kalahok sa pulong. Kinakailangang dalhin lamang sa mga pagpupulong ang mga isyung hindi laging malulutas sa isang gumaganang paraan.

Ang isa sa mga patakaran para sa pag-aayos ng pamamahala at etika ng mga opisyal na relasyon ay dapat na ang ipinag-uutos na paunang pamamahagi ng agenda sa pulong ng mga kalahok. Bilang karagdagan, ang paunang pamamahagi ng maikling nakasulat na impormasyon sa nilalaman ng mga isyu na tinalakay sa pulong ay dapat ituring na isang pamantayan ng etika sa negosyo. Ito ay hindi katanggap-tanggap kung ang mga naturang pagpapadala ay isinasagawa ng isang taong walang kakayahan sa mga problema na iniharap sa pulong - malinaw na binabawasan nito ang kahulugan ng kaugnayan.

Agenda ng pagpupulong ay isang nakasulat na dokumento na ipinadala nang maaga sa pagpupulong ng mga kalahok na kasama ang sumusunod na impormasyon:

§ paksa ng pulong;

§ layunin ng pulong;

§ listahan ng mga isyung tinalakay;

§ ang oras ng pagsisimula at pagtatapos ng pulong (sa isip, ang oras ng pagsisimula at pagtatapos ng talakayan ng bawat isyu);

§ eksaktong lokasyon ng pulong;

§ mga pangalan ng mga tagapagsalita, mga co-rapporteur na responsable sa paghahanda ng mga tanong;

§ oras at lugar kung saan maaari mong gawing pamilyar ang iyong sarili sa mga materyal sa bawat isyu (ang pagkakaroon ng naturang mga tagubilin ay hindi magpapahintulot sa mga pabaya na empleyado na bigyang-katwiran ang kanilang hindi kahandaan para sa pagtalakay sa isyu sa pamamagitan ng kakulangan ng impormasyon).

Ang mga draft na desisyon, abstract ng mga ulat, at mga sertipiko ay maaaring ipadala bilang isang appendix sa agenda. Napakabuti kung, bago magsimula ang pulong, ang mga komento mula sa mga kalahok sa pagpupulong sa mga draft na desisyon at mga tesis ng mga talumpati ay ipinadala nang maaga sa mga naghahanda ng mga tanong.

Anuman ang kahalagahan at kahusayan ng pulong, ang bilang ng mga isyu na iniharap dito ay dapat manatili sa loob ng tatlo hanggang lima (minsan pito). Sa kasong ito, ito ay pinaka-maginhawa upang ihanda ang agenda nang sa gayon ay kasama nito ang isa o dalawang pangunahing isyu at dalawa hanggang limang menor de edad na hindi nangangailangan ng mahabang talakayan. Ang isang malaking bilang ng mga item sa agenda ay nakakainip sa mga kalahok sa pagpupulong at nagpapahirap sa pag-unawa sa pangunahing pokus ng pulong sa kabuuan. Ang pagpupulong ay hindi rin magiging produktibo kung ang lahat ng mga isyu na tinalakay ay may pantay na kahalagahan at nangangailangan ng malalim at detalyadong talakayan.

Ang pagpili ng mga kalahok sa pagpupulong ay napakahalaga, i.e. Ang pagiging epektibo ng pulong ay higit na nakasalalay sa lawak kung saan ang kakayahan at kredensyal ng mga inimbitahang empleyado ay tumutugma sa mga layunin at layunin ng pulong. Ang bilang ng mga kalahok ay tinutukoy din ng mga layunin at layunin ng pulong, gayundin, sa ilang mga kaso, ang katayuan o antas ng solemnidad ng pulong.

Ang pinakamainam na bilang ng mga taong inimbitahan sa isang pulong ay 7–9, maximum na 12 tao. Ang pangunahing tuntunin dito ay ang pinakamataas na aktibidad ng mga kalahok kapag tinatalakay ang mga isyu. Ang pagtaas ng bilang ng mga inimbitahan ay kapansin-pansing binabawasan ang average na rate ng pakikilahok (o output) ng mga naroroon, habang sabay-sabay na pahabain ang pulong.

Ang mga tagapag-ayos ng pulong, bilang panuntunan, ay nangangailangan ng pakikilahok ng mga nangungunang opisyal ng mga kagawaran ng istraktura ng organisasyon. Gayunpaman, ang isa sa mga di-managerial na empleyado ay maaaring mas may kakayahan sa paglutas ng mga partikular na problema. Samakatuwid, ipinapayong bigyan ang tagapamahala ng karapatang matukoy kung sino ang kakatawan sa kanyang departamento sa pulong. Ito ay kanais-nais na ang mga kalahok sa pagpupulong ay kasama ang mga taong may kakayahang gampanan ang mga tungkulin ng "eksperto," "ideya generator," at "kritiko" sa panahon ng sama-samang aktibidad sa pag-iisip.

Upang maiwasan ang pagkakaroon ng mga extra, inirerekumenda na gamitin ang paraan ng "pagbabago" ng mga kalahok (ang paraan ng "split discussion"). Ang isang maingat na inihanda na agenda ay nagbibigay-daan sa iyo na mag-organisa ng isang pulong upang, sa pag-usapan ang kanilang isyu, ang ilan sa mga empleyado ay maaaring umalis dito, na nagbibigay ng kanilang lugar sa mga taong ang isyu ay nagsisimulang talakayin. Lumalabas na ang ilang mga empleyado ay naroroon sa pulong mula simula hanggang katapusan, habang ang iba ay partikular na iniimbitahan para sa oras ng talakayan ng isang partikular na isyu. Kaya, ang bawat kalahok ay dadalo lamang para sa bahagi ng pulong, na, siyempre, binabawasan ang kabuuang oras, at samakatuwid ay hindi direktang nagpapataas ng pagiging epektibo ng kaganapan mismo.

Upang ma-optimize ang komposisyon ng mga kalahok sa pagpupulong, gamitin ang prinsipyo ng "distansya ng telepono" sa isang empleyado, na ang pakikilahok ay idinidikta ng kurso ng pulong mismo at ang pangangailangan na makakuha ng karagdagang impormasyon mula sa empleyadong ito. Mga espesyalista (na maaaring kailanganin ang impormasyon), sa halip na imbitahan sila sa isang pulong, maaari mong hilingin sa kanila na pumunta sa kanilang lugar ng trabaho nang tuluy-tuloy sa isang tinukoy na agwat ng oras upang tawagan sila o humingi ng tulong sa pamamagitan ng telepono kung kinakailangan.

Tagal ng pagpupulong. Ang tagal ng pulong ay higit na nakadepende sa uri ng pulong:

§ pinakamainam na tagal may problema ang pagpupulong ay itinuturing na tatagal ng 1.5 – 2 oras (sa mga pambihirang kaso – 2 – 5 oras);

§ ang oras para sa pagsasaalang-alang ng isang isyu ay hindi dapat lumampas sa 45 minuto;

§ pagpapatakbo at nakapagtuturo pagpupulong hindi dapat tumagal ng higit sa 20 - 30 minuto;

§ pagpupulong flyer (limang minuto) karaniwang isinasagawa sa loob ng 5 – 10 minuto.

Ang pagpupulong ay dapat magsimula at magtapos sa isang mahigpit na itinalagang oras, upang hindi masira ang tiwala sa manager at sa mga empleyadong naghanda nito.

Mga break. Sa isang pulong na tumatagal ng dalawa o higit pang oras, inirerekomenda na magpahinga, kung hindi, pagkatapos ng dalawang oras ang mga kalahok ay maaaring makaranas ng isang panahon ng "negatibong aktibidad". Pinakamainam na tagal ng mga pahinga:

§ pagkatapos ng 45 – 50 min. trabaho - 10 minuto;

§ pagkatapos ng 1.5 oras ng trabaho - 15 minuto.

Ang mga pahinga ay kinakailangan, una, pangunahin para sa pahinga, at, pangalawa, sa panahon ng mga pahinga, sa ibang, nakakarelaks na kapaligiran, sa mga pribadong pag-uusap, ang gawain sa paksa ng pulong ay nagpapatuloy.

Mga tuntunin ng pagpupulong. Ang pagsunod sa mga aspeto ng pamamaraan (mga regulasyon) ay responsibilidad ng namumunong opisyal. Ang kahalagahan ng pagsunod sa mga regulasyon ay ang mga sumusunod:

§ ginagawang posible ng mga regulasyon na makamit ang pagpapaliwanag ng mga nakaplanong isyu;

§ dinidisiplina ang mga kalahok sa pagpupulong, pagpapalaki ng kanilang negosyo

saloobin at paggalang sa pulong bilang isang collegial body para sa paggawa ng mahahalagang desisyon;

§ hindi pinapayagan ng mga regulasyon ang pagpupulong na maantala nang labis.

Ang isang pinuno na mahigpit na sumusunod sa mga regulasyon ay isang magandang halimbawa na dapat sundin.

Lugar ng pagpupulong. Ang aktibo at epektibong pag-unlad ng pulong ay pinadali ng katuparan ng ilang mga kinakailangan para sa kagamitan ng silid para sa paghawak nito.

Ang silid kung saan gaganapin ang pulong at ang bilang ng mga upuan dito ay dapat tumugma sa bilang ng mga kalahok. Natural, dapat itong sapat na maluwang at may suplay ng mga libreng upuan kung sakaling tumaas ang bilang ng mga kalahok sa isang kadahilanan o iba pa. Gayunpaman, hindi ka dapat pumili ng napakalaking madla para sa isang maliit na pulong - ang pagkakaroon ng isang malaking bilang ng mga bakanteng upuan ay may negatibong sikolohikal na epekto sa mga kalahok sa pagpupulong.

Bilang karagdagan, kapag nagbibigay ng isang espesyal na silid na may mga kasangkapan, ang isa ay dapat magabayan ng prinsipyo na ang kamag-anak na posisyon ng mga kalahok sa panahon ng pulong ay hindi dapat bigyang-diin ang mga pagkakaiba sa kanilang katayuan sa serbisyo-hierarchical. Sa kasong ito, ang konsepto ng "round table" ay may literal at makasagisag na kahulugan bilang isang paraan ng pagtiyak ng kadalian ng mutual contact sa pagitan ng mga tao at ng kanilang pinakamainam na spatial arrangement.

Kung sakaling magaganap ang isang medyo malaking pagpupulong, kailangang mag-ingat sa pag-install ng mga mikropono at kagamitan sa visualization. Kinakailangang kontrolin ang temperatura ng hangin, pag-iilaw at pagkakabukod ng tunog upang ang mga kalahok sa pagpupulong ay hindi magambala ng mga extraneous irritant.

Ang isa sa pinakamahalagang punto ay ang paghahanda ng pinuno para sa pulong. Ang tagapamahala ay dapat magtrabaho:

§ pagbabalangkas ng pangunahing layunin ng pulong at mga subgoal ayon sa antas

lohikal na pagpapasakop;

§ panimulang ulat o mensahe;

§ pagkakasunod-sunod ng mga talumpati ng mga kalahok;

§ draft ng desisyon.

Upang maging epektibo ang pagpupulong, ang tagapamahala ay dapat magkaroon ng isang "Memo para sa Tagapamahala" (Talahanayan 11.1) at isang "Form sa Paghahanda ng Pulong" (Apendise).

Talahanayan 11.1

Memo para sa manager

Ang tagapamahala, bilang panuntunan, ay dapat suriin ang lahat ng mga yugto ng paghahanda para sa pulong, sa pagpapatupad kung saan siya mismo ay hindi personal na kasangkot.

Paghahanda ng agenda (“Ano at paano tatalakayin?”)

Kung ang pangangailangan para sa isang pagpupulong ay tinutukoy, kung gayon ang mga sumusunod ay dapat na malinaw na makilala:

• ang nilalaman ng mga problemang tinalakay at ang pangunahing paksa ng nauugnay na pagpupulong, na dapat makilala ang kakanyahan nito
• anong mga kondisyon ang dapat matugunan ng huling resulta ng pulong? Tinutukoy nito ang layunin ng pagpupulong. Halimbawa, kailangan mong maunawaan na hindi lahat ng pagpupulong ay maaaring magbigay ng mga handa na solusyon
• sino ang dapat magsagawa ng kung anong gawaing paghahanda. Minsan ipinapayong lumikha ng isang nagtatrabaho na grupo na naghahanda ng agenda, nagsasagawa ng mga paunang maikling pagpupulong sa mga departamento, mga pagpupulong sa pagitan ng dalawang tao, atbp.

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag nagtatakda ng agenda:

• ang pangunahing paksa ng pulong ay nawawala, at kung mayroong ilang mga paksa, hindi posible na matiyak ang kanilang tumpak na delimitasyon at naaangkop na analytical na talakayan
• ang kakanyahan ng problemang tinatalakay ay hindi pa naipaliwanag sa mga kalahok
• Kasama sa agenda ang mga isyu na may iba't ibang laki at iba't ibang nilalaman, bilang resulta kung saan ang pagpupulong ay nagiging isang talakayan, at madalas sa isang awayan sa pagitan ng mga indibidwal na kalahok o grupo nito. Bilang resulta, ang bilang ng mga kalahok na inilagay sa posisyon ng mga passive listener ay tumataas
• hindi makasunod sa agenda, lumihis dito at isaalang-alang ang kusang umuusbong na mga side topic o ilang walang hanggang problema (mga isyu sa supply, atbp.)

Pagpapasiya ng mga kalahok (“Sino?”)

Ang pangunahing kinakailangan ay ang pulong ay dapat magsama ng mga tao na maaaring mag-ambag sa mga layunin ng pulong. Kasabay nito, dapat isaalang-alang na kung ang mga isyung tinalakay sa pulong ay magkakaiba (i.e. hindi makakaapekto sa lahat ng naroroon nang sabay-sabay), kinakailangan na bumuo ng isang programa para sa pulong (isang listahan ng mga pangunahing isyu na nagpapahiwatig ng mga kalahok). Ang programa ay dapat iguhit upang ang pulong ay dadaluhan ng mga taong direktang nauugnay sa problemang tinatalakay. Matapos makumpleto ang talakayan ng susunod na isyu, ang mga taong hindi kasama sa talakayan ng mga sumusunod na isyu ay inilabas. Ngunit hindi kanais-nais na hayaan ang isang tao na umalis pansamantala at pagkatapos ay anyayahan siyang muli. Ang pagsunod sa kinakailangang ito ay nagdidisiplina sa pinuno at mga kalahok sa pagpupulong at pinipilit silang sumunod sa takdang oras.

Ang lahat ng (o major) na mga kalahok ay dapat ipaalam sa pagsulat tungkol sa pulong, na nagpapahiwatig ng pangunahing paksa, layunin, pangunahing impormasyon, oras, lugar, tagal ng pulong at ang pangalan ng pinuno.

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag tinutukoy ang bilog ng mga kalahok sa pagpupulong:

• ang isang tao ay iniimbitahan sa isang pulong batay sa kanyang posisyon, at hindi depende sa koneksyon ng kanyang mga responsibilidad sa trabaho sa isang naibigay na problema
• isang malaking proporsyon ng mga passive listener dahil sa imbitasyon ng mga taong walang kinalaman sa isyung tinatalakay

Pagtukoy sa tagal ng pulong (“Gaano katagal?”)

Dapat pansinin na ang tagal ng pulong ay nakasalalay hindi lamang sa bilang ng mga isyu sa agenda, kundi pati na rin sa kanilang nilalaman. Sa una, ang pulong ay nagpapatuloy nang mas lubusan. Ang mga isyu sa dulo ng agenda ay binibigyan ng mas kaunting oras. Samakatuwid, ipinapayong isama ang 1-2 problemang isyu o 3-5 isyu na hindi gaanong kahalagahan sa agenda.

Dapat tandaan na ang mensahe ng manager tungkol sa oras ng pagtatapos ng pulong ay binabawasan ang tagal nito ng hanggang 10%. Ang mga dahilan para sa hindi pangkaraniwang bagay na ito ay purong sikolohikal - ang mga kalahok sa pagpupulong ay nagtitipon ng kanilang mga saloobin nang mas mabilis at hindi antalahin ang pagsasalita, i.e. Ang impormasyon tungkol sa pagtatapos ng pulong ay gumaganap ng isang tiyak na papel na nagpapasigla at nagdidisiplina.

Kung ang isang pulong ay naka-iskedyul para sa higit sa isang oras, pagkatapos ay bawat 40-50 minuto dapat kang magpahinga at, kung maaari, baguhin ang mga anyo ng trabaho (indibidwal na gawain, pangkatang gawain, talakayan, indibidwal na mga presentasyon, atbp.).

Ang mga pagpupulong ay madalas na nagtatagal dahil ang mga problemang lumitaw ay hindi malulutas. Sa kasong ito, dapat tiyakin ng pinuno na ang mga kalahok ay nagtatala ng intermediate na resulta para sa kanilang sarili (kung ano ang nilinaw, kung ano ang napagkasunduan, atbp.), magtakda ng naaangkop na mga indibidwal na gawain at isang deadline kung kailan tatalakayin ang isyu sa pangalawang pagkakataon. Kasabay nito, kinakailangang linawin ang kurso ng susunod na talakayan, na isinasaalang-alang ang gawaing ginawa sa pagitan ng mga pagpupulong.

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag tinutukoy ang tagal ng isang pulong:

• ang tagal ng pulong ay hindi kinokontrol
• ang itinatag na tagal ng pulong ay hindi iginagalang
• ang mga pagpupulong ay nakatakdang maging masyadong mahaba
• walang pahinga
• walang limitasyon sa oras para sa mga ulat at talumpati
• kawalan ng kakayahang ipahayag ang kanyang mga saloobin nang maikli at malinaw

Sa konklusyon, nagbibigay kami ng isang halimbawa mula sa N. Parkinson tungkol sa mga dahilan para sa hindi naka-target na paggamit ng oras sa mga pagpupulong, ang mga pinagmulan nito ay nakasalalay sa pagpapasiya ng komposisyon nito. Ang komisyon ay gumugol ng 5 minuto sa pagtalakay sa $5 milyong nuclear reactor construction project. Sa 11 miyembro ng komisyon, 4 ang hindi alam kung ano ang isang reactor, ang iba pang 4 ay hindi alam kung saan ito ginamit. Dahil dito, walang talakayan ang maaaring lumabas at ang panukalang iniharap ay tinanggap. Sumunod, tinalakay ng komite ang isang $2,350 na proyekto sa pag-iimbak ng bisikleta. Dahil alam ng lahat kung ano ang tinatalakay at lahat ay may kanya-kanyang opinyon, ang talakayan ay tumagal ng 45 minuto. Pangatlo, tinalakay ang isyu ng pag-aayos ng mga pananghalian, na nagkakahalaga ng ilang dolyar. Ang talakayan tungkol sa isyung ito ay nagtagal pa.

Pagtukoy sa lokasyon ng pulong (“Saan?”)

Ang lokasyon ay higit na nakasalalay sa uri ng pulong. Inirerekomenda, bilang panuntunan, na magsagawa ng isang pulong sa pagpapatakbo kung saan matatagpuan ang pangunahing lugar ng trabaho ng mga kalahok nito. Ang isang malaking silid o bulwagan ng pagpupulong ay angkop para sa pagdaraos ng mga pulong at pagpupulong ng produksyon. Ang pinakamataas na kinakailangan ay inilalagay sa lokasyon ng pagpupulong ng problema, na may dalawang opsyon ang pinakakaraniwan:

• ang mga pagpupulong ng problema ay ginaganap 1–2 beses sa isang buwan para sa 2–3 oras sa pagtatapos ng araw ng trabaho sa isang silid na espesyal na idinisenyo para sa layuning ito
• ang isang pagpupulong ng problema ay ginaganap isang beses sa isang quarter o anim na buwan bilang isang pagpupulong sa labas ng lugar, na tumatagal ng 2–2.5 araw, at ang lugar kung saan ito gaganapin, bilang panuntunan, ay ang sentro ng libangan ng negosyo (sa mga dayuhang bansa, bilang panuntunan, isang hotel)

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag tinutukoy ang lokasyon ng pulong:

• Napakaraming pagpupulong ang ginaganap sa opisina ng amo
• Sa panahon ng pagpupulong, ang mga pag-uusap sa telepono ay gaganapin at maging ang mga bisita ay natatanggap
• Hindi maayos ang kagamitan sa meeting room

Pagtukoy sa oras ng pagpupulong (“Kailan?”)

Ang oras ng pagpupulong ay dapat na tradisyonal. Ang mga paglihis dito ay pinahihintulutan lamang sa mga pambihirang kaso.

Ang pinakaangkop na oras para magsimula ng operational meeting ay ang unang oras pagkatapos ng simula ng araw ng trabaho, ang mga production meeting at meeting ay pinakamainam na gaganapin bago ang lunch break, at ang isang problem meeting ay pinakamainam bago matapos ang araw ng trabaho.

Ang mga pangunahing pagkakamaling nagawa sa pagtatakda at paggamit ng oras ng pagpupulong:

• pagdaraos ng operational meeting kaagad pagkatapos ng simula ng araw ng trabaho
• pagdaraos ng isang pulong pagkatapos ng pagtatapos ng araw ng trabaho
• kabiguang sumunod sa itinakdang oras para sa pagsisimula ng pulong

Ang mga pagpupulong sa opisina ay isa sa mga epektibong paraan upang maisangkot ang mga empleyado sa proseso ng paggawa ng desisyon, isa sa mga tool para sa pamamahala ng paglahok ng mga empleyado sa mga gawain ng kanilang departamento o sa organisasyon sa kabuuan.

Ang pagiging epektibo ng pagpupulong ay dapat makita bilang isang pamantayang etikal para sa pagtatrabaho sa isang pangkat, isang makabuluhang pagkilos ng atensyon at paggalang sa mga empleyado sa bahagi ng mga organizer ng pagpupulong, na, sa turn, ay dapat:

malinaw na tukuyin ang target na oryentasyon at paksa ng pulong;

piliin ang pinakamainam na mga regulasyon nito (at sa kasong ito, ang konsepto ng "mga regulasyon" ay maaaring bigyang-kahulugan nang malawak, kabilang ang paksa, oras, komposisyon ng mga kalahok sa pagpupulong at ang mga responsable para sa pag-uugali nito);

Huwag bawasan ang pagpupulong sa pagresolba ng mga pribadong isyu na maaaring lutasin "sa karaniwang batayan." Dapat alalahanin na ang isang pulong sa opisina ay, bilang panuntunan, ang gawain ng kolektibong pag-iisip. Samakatuwid, dapat itong isama ang mga tanong na nangangailangan ng magkasanib na intelektwal na pagsisikap ng lahat ng kalahok sa pagsasaalang-alang sa isang partikular na problema.

Ang isang pagpupulong na may ganitong paraan ay dapat ituring na naaangkop kung ang opinyon ng karamihan ng mga interesado at karampatang partido ay hindi bumagsak sa isa sa mga iminungkahing opsyon para sa paglutas ng problema.

Ang isang pagpupulong sa pagpapatakbo ay nakatuon sa paglilinaw sa kasalukuyang estado ng mga gawain sa organisasyon, isang maikling pagpapalitan ng mga pananaw sa sangkap ng mga isyu na nagmumula sa proseso ng produksyon. Bilang karagdagan, maaari itong maglayon sa pagbuo ng mga pangkalahatang taktika para sa mga aksyon ng iba't ibang bahagi ng istraktura ng organisasyon na may kaugnayan sa kasalukuyang mga gawain sa produksyon.

Ang pagpupulong ng problema ay ang pinakakumplikadong uri nito. Sa panahon ng naturang pagpupulong, ang isang kolektibong desisyon ay binuo sa mga kumplikadong isyu na nakakaapekto sa mga pagbabago sa mga functional na gawain ng mga yunit ng istraktura o ang kanilang pagbagay sa mga bagong lugar ng mga aktibidad ng organisasyon. Ang isang pagpupulong ng problema ay karaniwang nakatuon sa pagbuo ng isang pangkalahatang programa na may mga elemento ng diskarte at isang mahabang panahon ng pagpapatupad.

Ang isang medyo karaniwang sitwasyon ay kapag tinalakay ng karamihan ng mga kalahok sa pulong ang ilang "kanilang" isyu, at ang natitirang mga item sa agenda ay lampas sa kanilang kakayahan. Ang oras ng pagtatrabaho ng mga empleyado ng organisasyon ay hindi epektibong ginagamit kung sila ay mapipilitang dumalo kapag ang lahat ng mga isyu ng pulong ay isinasaalang-alang. Bilang karagdagan, ang pagkakaroon ng "dagdag" na mga tao ay hindi maaaring hindi makabawas sa bisa ng pagtalakay sa mga problema.

Kapag ang agenda ay heterogenous, kapag ang mga isyu ng iba't ibang antas ng istraktura ng mga organisasyon ay nahawakan, inirerekomenda na gamitin ang prinsipyo ng isang variable na komposisyon ng mga kalahok sa pagpupulong. Kasabay nito, ang kahalagahan ng pagtatatag at mahigpit na pagsunod sa mga regulasyon ay tumataas.

Kadalasan mayroong isang sitwasyon kung saan ang mga indibidwal na empleyado ay iniimbitahan sa isang pulong, ngunit ang kanilang aktwal na pakikilahok ay nakasalalay sa pag-unlad ng talakayan ng isang partikular na isyu. Kasabay nito, hindi alam nang maaga kung hanggang saan ang mga inimbitahang empleyado ay kasangkot sa proseso ng pagpupulong. Ang pamamaraang ito ay nagpapakita ng kawalang-galang sa empleyado at isang mapanghamak na saloobin sa kanyang trabaho. Upang ma-optimize ang komposisyon ng mga kalahok sa pagpupulong, gamitin ang prinsipyo ng "distansya ng telepono" sa isang empleyado, na ang pakikilahok ay idinidikta ng kurso ng pulong mismo at ang pangangailangan na makakuha ng karagdagang impormasyon mula sa empleyadong ito.

Ang oras ng pagpupulong sa opisina ay dapat na planuhin nang maaga at, kung maaari, hindi makagambala sa pangkalahatang ritmo ng organisasyon. Kapag bumubuo ng mga patakaran ng pagpupulong, dapat mong tandaan ang mga pamantayan sa organisasyon at sikolohikal ng tagal nito. Napagtibay na ang isang tao ay karaniwang nakakaunawa ng impormasyon sa pagtuturo sa loob ng 20 - 30 minuto ang tagal ng isang problemang pagpupulong ay hindi dapat lumampas sa isang oras at kalahati. Matapos ang tinukoy na oras, ang karamihan sa mga tao ay kapansin-pansing bumababa sa aktibidad ng pag-iisip, ang kakayahang makita at pag-aralan ang papasok na impormasyon.

Ang aktibo at epektibong pag-unlad ng pulong ay pinadali ng katuparan ng ilang mga kinakailangan para sa kagamitan ng silid para sa paghawak nito. Naturally, dapat itong maluwang na may magandang bentilasyon. Bilang karagdagan, kapag nagbibigay ng isang espesyal na silid na may mga kasangkapan, ang isa ay dapat magabayan ng prinsipyo na ang kamag-anak na posisyon ng mga kalahok sa panahon ng pulong ay hindi binibigyang diin ang mga pagkakaiba sa kanilang katayuan sa serbisyo-hierarchical. Sa kasong ito, ang konsepto ng "round table" ay may literal at makasagisag na kahulugan bilang isang paraan ng pagtiyak ng kadalian ng mutual contact sa pagitan ng mga tao at ng kanilang pinakamainam na spatial arrangement.

Mahalaga na malinaw na gampanan ng tagapangasiwa ng pulong ang kanyang tungkulin. Dapat isama sa kanyang tungkulin ang pagpigil sa mga paglihis sa layunin ng pagpupulong at pagtalakay sa mga hindi nakahandang isyu. Dapat tiyakin ng nagtatanghal ang pagsunod sa mga pamantayang etikal ng pag-uugali ng mga kalahok, impluwensyahan ang kawastuhan at oryentasyon ng negosyo ng pagsasalita.