La loi n° 82-FZ du 6 avril 2015 a supprimé l'obligation pour les entreprises d'utiliser le sceau LLC et l'a transféré dans la catégorie des attributs volontaires. L'article 2 de la loi « Sur la SARL » se lit désormais comme suit : « La société a le droit d'avoir un sceau, des cachets et des formulaires avec son nom, son propre emblème.

Avez-vous besoin d’un sceau LLC ?

En fait, abandonnez cet attribut entité légale ne sera pas possible de si tôt. Les raisons en sont les suivantes :

1. L'article 2 de la loi « Sur les SARL » contient désormais la clause suivante : « La loi fédérale peut prévoir l'obligation pour une entreprise d'utiliser un sceau ». Cela signifie qu'un acte législatif nouvellement adopté au niveau fédéral peut introduire son utilisation obligatoire dans n'importe quelle situation.
2. Des modifications ont été apportées à l'utilisation volontaire des timbres dans certaines réglementations, mais d'autres exigent toujours leur utilisation. Ainsi, une empreinte est toujours requise dans et sur les reçus. Il faut attendre que la mention du sceau obligatoire soit supprimée des autres actes, mais pour l'instant, dans certaines situations, cela ne peut être évité. Bien entendu, les départements ont noté le fait de l'annulation, ils donnent donc leur propre interprétation de l'émergence situations controversées. Ainsi, Rostrud a permis de confirmer les entrées dans cahiers de travail non pas avec des empreintes rondes, mais avec les cachets du service du personnel.
3. Si la contrepartie à la transaction n'a pas refusé le sceau, alors lors de la conclusion du contrat, elle a le droit d'exiger de votre part son utilisation. Dans ce cas, la transaction pourrait ne pas avoir lieu, car les parties doivent s'entendre sur toutes les conditions contractuelles.

En ce qui concerne les documents envoyés aux autorités fiscales (déclarations, rapports, certificats), le Service fédéral des impôts de Russie rapporte que indépendamment des modifications apportées aux arrêtés du service des impôts, ils sont acceptés aussi bien avec que sans cachet de l'entreprise (lettre du mois d'août 5, 2015 n° BS-4-17/13706@).

De plus, il est désormais reconnu par défaut que l’organisation n’utilise pas de sceau. Si ce n'est pas le cas, alors la charte doit contenir des informations sur sa disponibilité (article 2 de la loi n° 14-FZ). Encore une fois, il n'est pas clair dans quel délai la charte doit être modifiée si une telle formulation n'existait pas. Rien n’est dit sur la responsabilité en cas de violation de cette norme ni sur la légitimité du sceau de l’organisation si la charte ne le mentionne pas. Il s'avère que l'intention des législateurs de simplifier la circulation des documents n'a fait qu'ajouter davantage de questions et de problèmes aux hommes d'affaires.

Registre d'État

Une procédure d'enregistrement spéciale n'est prévue que lors de l'utilisation d'images de timbres, et les registres officiels des sceaux des structures commerciales ne sont pas conservés. Néanmoins, un tel registre existait depuis un certain temps, mais uniquement pour Moscou. En 1998, le maire de Moscou, Youri Loujkov, a émis un arrêté visant à créer un registre municipal auprès de la Chambre d'enregistrement de Moscou.

Tous les hommes d'affaires de Moscou étaient tenus d'enregistrer des timbres dans ce registre, pour lesquels une taxe d'État était facturée. Il s’agissait d’une sorte d’arbitraire de la part du maire de la capitale, car aucune autre région de la Fédération de Russie ne disposait d’une telle procédure comptable. Service fédéral des impôts, responsable des questions d'enregistrement des entités activité entrepreneuriale, a exigé l'annulation de la tenue du registre de Moscou. Cela s'est produit seulement 7 ans plus tard, en février 2005.

Pour le meilleur ou pour le pire, en 2019, il n'existe pas de registre fédéral d'État d'un attribut aussi important pour une personne morale. Pour commander un cliché, il suffit d'envoyer le nom de l'entreprise, les codes INN et point de contrôle, ainsi que la localisation via Internet ou par téléphone. Aucun document officiel n'est requis pour commander, bien que certains fabricants demandent des copies du certificat d'immatriculation.

Bien entendu, avec le développement actuel de la technologie, vous pouvez commander non seulement des clichés selon vos coordonnées, mais également auprès de toute autre organisation selon le modèle. Malheureusement, une empreinte sur papier ne garantit pas toujours la légitimité et l'appartenance à une personne morale spécifique.

Le Code pénal de la Fédération de Russie établit la responsabilité en vertu de l'article 327 pour falsification de documents et de cachets, la peine pouvant aller jusqu'à deux ans de prison. Si vous souhaitez garantir la protection des documents commerciaux et des informations confidentielles qu'ils contiennent, vous devez l'utiliser à cet effet.

Les fabricants de timbres ne restent pas non plus les bras croisés et proposent les méthodes de protection suivantes contre la contrefaçon :

• gravure au laser avec dessins et photographies en demi-teintes ;
• une police spéciale développée selon un algorithme pour un client spécifique ;
• technologie flash multicolore;
• grilles guillochées de lignes de moins de 0,1 mm d'épaisseur ;
• éléments de protection conformes à GOST R 51511-2001, qui sont utilisés pour les timbres officiels ;
• marques de contrôle (micro-rotation, micro-déplacement, micro-déformation de lettres individuelles ou de leurs éléments ; imitation d'un défaut cliché, traces de poussière, ruissellements de peinture, éclaboussures, taches ; inclusion de lettres individuelles avec une police différente) ;
• Marques UV, visibles uniquement sous la lumière ultraviolette ;
• étiquettes chimiques;
• cliché en relief avec gaufrage ;
• images cachées ;
• code-barres bidimensionnel de la norme Data-Matrix.

Plus il y a de degrés de protection, plus la production sera coûteuse. Mais s'il est nécessaire d'utiliser ce symbole de personne morale en entreprise, toutes les mesures doivent être prises pour garantir sa sécurité et l'impossibilité de falsifier l'image.

À quoi devrait ressembler le sceau ?

La législation n'établit pas exigences obligatoires au sceau de l'organisation. La version précédente de l'article 2 de la loi sur les sociétés à responsabilité limitée ne parlait que de la présence dans les détails du nom complet de la société en russe et de l'emplacement (localité) de la SARL. Désormais, la formulation a été raccourcie à « … sceau, cachets et formulaires portant son nom ». Nous pouvons donc supposer qu’il n’existe aucune exigence officielle concernant la forme et les détails des cachets des structures commerciales.

Cependant, si vous regardez à quoi ressemblent les empreintes sur les documents de différentes entreprises, vous pouvez voir leur similitude évidente entre elles : en termes de taille et d'informations contenues. Cela est dû au fait que les fabricants professionnels développent certains clichés conformément à GOST R 51511-2001, destinés aux images de timbres. En conséquence, leurs équipements et leurs normes de fonctionnement ont également été appliqués aux clients commerciaux.

Important : seul un certain cercle de personnes a le droit d'apposer les armoiries de la Fédération de Russie : autorités fédérales ; organismes gouvernementaux, organisations, institutions ; autorités de l'état civil.

En outre, l'arrêté du maire de Moscou n° 843-RM précise les exigences en matière de apparence imprimer:

• rond - cercle d'un diamètre de 38 à 42 mm;
• triangulaire - un triangle équilatéral avec une longueur de côté de 38 à 42 mm ;
• rectangulaire - un rectangle dont les côtés mesurent de 35 à 50 mm à 70 à 100 mm.

Concernant les informations requises pour indiquer les clichés des personnes morales, les exigences suivantes ont été posées :

• nom complet en russe indiquant la forme organisationnelle et juridique ;
• emplacement (établissement);
• numéro d'enregistrement d'État.

Les timbres de coin doivent également contenir l’adresse légale complète et le numéro de téléphone. Le nom de l'entreprise dans la langue du peuple a également été indiqué sur une base volontaire Fédération Russe ou une langue étrangère, ainsi qu'une marque déposée.

Un exemple de sceau LLC, courant pour les entreprises en Russie, ressemble à ceci.

Le symbole d'identification de votre entreprise peut être tout ce que vous voulez, mais il vaut quand même mieux laisser l'excès de créativité à un usage interne.

Depuis 2016, l'apposition du sceau des personnes morales sur les contrats est facultative. U sociétés modernes avec les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés par actions, il se peut qu'elle n'existe pas du tout. Ces règles ont été introduites pour simplifier la procédure d'enregistrement des nouvelles personnes morales et des entrepreneurs individuels.

Cependant, formé en heure soviétique La croyance selon laquelle sans sceau un document n’est pas valide perdure encore aujourd’hui. Les propriétaires d'entreprises B2C ne sont pas pressés d'abolir l'utilisation des sceaux dans la pratique quotidienne de la conclusion de contrats avec les clients, et à juste titre.

Cela n’a aucun sens d’expliquer au commun des mortels qu’il est plus facile de créer un sceau personnalisé que de falsifier la signature du chef d’une organisation.

Nous parlerons de la nécessité d'un sceau pour les personnes morales du point de vue de la pratique judiciaire. L'attitude des tribunaux à l'égard des preuves fournies est la principale chose qui devrait vous intéresser. De nombreuses affaires judiciaires dans lesquelles nous avons été impliqués confirment que l’absence de sceau sur un contrat n’indique pas une non-conformité ou une contrefaçon. Ils sont guidés par le Code civil, ou plutôt son 160ème article.

Lors de la conclusion d'un contrat, il est plus important de prêter attention à l'autorité du signataire. Si ce PDG, ses pouvoirs sont confirmés par la Charte de la société. Dans d'autres cas, il est conseillé de demander une copie certifiée conforme de la procuration pour conclure les accords concernés.

Quels documents nécessitent un visa obligatoire ?

Parfois, les parties à un accord, au moment de le conclure, peuvent convenir de sceller les accords et cela est consigné dans le texte. Dans ce cas, l'absence de sceau peut être un motif d'annulation de la transaction.
Documents financiers et de paiement pour le transfert Argent- c'est-à-dire qu'un cachet est requis sur le ticket de caisse. Le même que sur la facture émise à la contrepartie pour paiement.
L'impression est également requise sur des formulaires de déclaration stricts - les mêmes tickets de vente et reçus, par exemple. En général, sur tous les documents comportant un numéro. Ceci comprend Conditions d'assurance, car leur comptabilité est strictement contrôlée par l'assureur. Le cachet de toute police est requis.

Lors de la soumission de documents pour l'enregistrement public des transactions immobilières. Le sceau est requis sur les copies certifiées conformes des documents constitutifs d'une personne morale.

Est-il nécessaire pour un entrepreneur individuel d'avoir un sceau ?

Depuis 2016, non requis. Vous pouvez utiliser votre sceau lors de la conclusion de contrats, car cela aide traditionnellement les clients à avoir confiance dans la fiabilité de la transaction et dans l'autorité du signataire.

Tout ce qui précède s'applique non seulement aux contrats, mais également aux certificats de réception, aux travaux exécutés et autres documents conclus. entrepreneurs individuels et personnes morales dans le cadre de leurs activités.

Le sceau de l'organisation est-il requis sur un contrat de travail ?

Le fait qu'il n'y ait pas de sceau sur un contrat de travail n'indique pas la nullité de ce contrat. Conformément à code du travail contrats de travail doivent être rédigées sous forme écrite simple et sont soumises à des exigences appropriées. L'employeur a le droit de décider lui-même d'apposer ou non un cachet. Un accord sans sceau est tout à fait légal. Les gens sont souvent confus par la nécessité d'apposer un cachet sur le cahier de travail. Absence du sceau de l'organisation titre de page impose une responsabilité à l'employeur sous la forme d'une amende.
La pratique de l'étude des relations contractuelles montre que la plupart des personnes morales utilisent un sceau rond en l'absence d'un tel besoin. Les traditions commerciales ne changent pas rapidement et nous sommes toujours approchés par des chefs d'entreprise alarmés qui ont découvert qu'il n'y a pas de sceau sur l'accord conclu... Il y a ici une perte immédiate de confiance dans la fiabilité de la contrepartie et des soupçons de malhonnêteté. du partenaire commercial. Soyez calme - en cas de problème procès judiciaire La présence d'un sceau rond de l'organisation n'a pas d'importance.

Il convient d'examiner plus en détail si une SARL peut fonctionner sans sceau, car la loi fédérale n° 82 de 2015 laissera de nombreuses questions aux représentants de l'entreprise. En particulier, la loi mentionnée a supprimé l'obligation pour les JSC et les LLC de délivrer leur propre sceau. Les initiateurs du projet de loi ont assuré un jour que l'innovation réduisait le délai d'enregistrement d'une entreprise et permettait de passer par les procédures bureaucratiques en un jour. En fait, les conséquences d’une telle initiative se sont retournées contre de nombreuses organisations. Nous parlerons de ce dont nous parlons ci-dessous.

De nouvelles exigences

En considérant la législation de 2018 et en la comparant avec les lois de l’année dernière, on peut conclure qu’il n’y a pas de différences majeures. Il est basé sur la même loi fédérale n° 82, grâce à laquelle l'utilisation d'un sceau n'est pas obligatoire. Si la LLC a pris une décision appropriée et n'utilise pas l'empreinte dans son travail, cela devrait être reflété dans la charte de l'organisation.

Des réponses plus précises peuvent être tirées d’une série d’arrêtés émis fin 2016 par le ministère du Travail (numéros 648, 588 et 589). Avec leur aide, il a été possible de clarifier un certain nombre de points, notamment concernant la base documentaire.

Considérons la situation de vrai vie. Par exemple, une SARL n'utilise pas de sceau, mais à un moment donné, elle est tenue de délivrer un certificat de revenu pour calculer les prestations de l'employé. Dans ce cas, vous devrez joindre des documents confirmant le droit des fonctionnaires à signer le certificat. Il peut s’agir d’un certificat d’enregistrement d’État ou du passeport d’un particulier. De plus, s'il y a une demande de la FSS, vous pourrez être amené à fournir les mêmes papiers.

Grâce aux commandes, nous avons réussi à résoudre un autre nuances importantes— la nécessité d'un sceau sur les pages du cahier de travail. Auparavant, le ministère du Travail était obligé d'apposer un cachet même si l'entreprise n'utilisait pas un tel outil dans ses activités. Sous réserve des précisions disponibles, le sceau devrait être fourni aux sociétés qui l'utilisent. Par ailleurs, les règles et règlements pour 2017 restent inchangés.

Fonctionnalités d'impression

La loi sur les SARL et les JSC stipule clairement les données qui doivent figurer sur le sceau de l’organisation. Cela inclut le nom complet de l'entreprise, l'emplacement ( localité), ainsi que la forme organisationnelle et juridique actuelle. Le nom doit être écrit en russe ou dans une autre langue. La loi ne fournit aucune autre information à ce sujet. À sa propre demande, l'entreprise a le droit d'ajouter un certain nombre de données supplémentaires - TIN, OGRN, KPP et autres.

La loi précise seulement une liste de détails qui doivent être reflétés sur l'impression, mais également d'autres paramètres, par exemple la taille du sceau. C'est pourquoi les ateliers spéciaux, dans le cadre de leurs activités, s'appuient sur les exigences de GOST, qui s'appliquent aux sceaux. Des impressions supplémentaires peuvent contenir des informations sur le service ou les documents auxquels elles s'appliquent. Quant à la forme, elle peut être différente : ronde, rectangulaire, ovale, etc.

Subtilités d'inscription et de candidature

Auparavant, les SARL devaient enregistrer un sceau lors de la création de l'entreprise et approuver sa conception. Aujourd’hui, cela n’est plus nécessaire et de telles exigences ne sont décrites dans aucun acte législatif. Cela signifie que le public n’a pas besoin d’obtenir de notification ou d’autorisation des agences gouvernementales pour mettre le sceau en vigueur.

Malgré certaines concessions, l’usage de l’imprimé ne peut être pris à la légère, car il s’agit d’un des principaux éléments de business de toute entreprise. De plus, organismes gouvernementaux Il est recommandé que chaque SARL crée des instructions sur l'utilisation de l'archivage et de la circulation des documents en tenant compte de GOST.

Les instructions peuvent inclure les informations suivantes :

• Liste des empreintes de l'entreprise - principales et complémentaires, nombre d'exemplaires.
• Règles d'application.
• Espace de stockage.
• Une liste des postes qui sont responsables de la préservation des sceaux et ont également le droit de les utiliser.
• Liste des papiers dans lesquels la présence d'empreintes (principales et complémentaires) est requise.

Les timbres doivent être conservés et délivrés à une autre personne après inscription au journal et contre récépissé. Si le sceau n’est pas utilisé, il doit être enfermé dans une boîte spéciale.

Comme indiqué au début de l’article, depuis avril 2015, l’utilisation de l’empreinte dans le travail de l’entreprise est passée de la catégorie des obligations au secteur du droit. Désormais, chaque organisation peut décider elle-même d’utiliser ou non le sceau. Mais dans certaines lois, vous pouvez trouver des informations selon lesquelles l'utilisation d'une empreinte est obligatoire. Cela s'applique au RKO, au BSO ainsi qu'au PKO.

Pour les autres articles entrant dans cette catégorie, aucune mention n’est nécessaire. L'essentiel est que ces informations soient reflétées dans la charte de l'entreprise. L'organisation a le droit d'apposer une empreinte sur les documents les plus importants - documents primaires, rapports destinés au Service fédéral des impôts, cahiers de travail du personnel et autres documents.

Une attention particulière doit être accordée aux contrats. Si l'accord rédigé antérieurement précisait la présence obligatoire d'un sceau, vous devrez à l'avenir apposer le cachet ou rédiger un avenant où cette clause sera exclue.

Résultats

D'une manière générale, l'annulation de l'impression est plus un plus qu'un inconvénient pour l'entreprise, car on constate une tendance visible vers un abandon progressif de la préparation des documents. Technologies modernes les choses ne s'arrêtent pas, de nouvelles options d'identification personnelle apparaissent et la circulation des papiers passe progressivement au format électronique.

Par exemple, lors de l'envoi de rapports au Service fédéral des impôts, une signature numérique est de plus en plus utilisée, et lors de l'examen des affaires devant les tribunaux, le sceau est perçu comme une condition supplémentaire et il n'y a aucune obligation d'apposer un cachet. De plus, depuis 2013, les SARL ont reçu le droit de créer personnellement des formulaires de documents primaires, et la seule condition pour leur utilisation était leur enregistrement dans la politique comptable.

Ainsi, dès le début de ses activités, une entreprise doit décider si l'impression est nécessaire ou si elle peut s'en passer. Dans ce dernier cas, le risque de rencontrer un certain nombre de difficultés est élevé, ce qui dernières années devient plus petit.

Les documents doivent-ils toujours être tamponnés ?

Ce que signifie « document correctement exécuté » n’est indiqué nulle part. Cependant, les inspecteurs utilisent volontiers ce concept pour trouver des défauts dans les papiers de l’entreprise et vérifient tout d’abord la présence de détails sur ceux-ci, y compris un sceau.

Par exemple, si le cachet ne figure pas sur le certificat de réception, le fonctionnaire ne manquera pas l'occasion de déclarer que les frais engagés ne sont pas documentés. La situation est similaire avec la TVA. Pour l'accepter en déduction, les marchandises doivent être capitalisées. Vous pouvez le prouver à l’aide de factures. S'ils ne portent pas de cachet, les inspecteurs considéreront la déduction comme infondée.

Accords, déclarations, procurations... Les autorités fiscales exigent que chacun de ces documents soit certifié par un sceau et avec des détails tels que TIN, OGRN. Mais est-ce légal ? Voyons cela.

Conditions requises pour l'impression et son enregistrement

À l'heure actuelle, la législation fédérale ne contient pas de dispositions spéciales document normatif, qui préciserait la forme du cachet, ce qui doit y être indiqué, le nombre de cachets qu'une organisation peut avoir et s'ils doivent être enregistrés.

Ce qui doit figurer sur le sceau rond est indiqué, par exemple, dans les lois sur les sociétés à responsabilité limitée (SARL) et les sociétés par actions (JSC). Ainsi, sur le sceau d'une SARL, il est nécessaire d'indiquer l'adresse de la société, ainsi que son nom complet en russe et, si vous le souhaitez, dans toute autre langue. Ces exigences sont spécifiées à la clause 5 de l'article 2 Loi fédérale du 8 février 1998 N 14-FZ « Sur les sociétés à responsabilité limitée ». Il en va de même pour les sceaux des sociétés par actions, cela découle du paragraphe 7 de l'article 2 de la loi fédérale du 26 décembre 1995 N 208-FZ « sur les sociétés par actions ».

Il existe cependant des régions où les autorités locales fixent leurs propres règles en matière de délivrance de sceaux. Par exemple, dans la capitale, il existe plusieurs documents qui imposent des exigences en matière d'impression. Il s'agit tout d'abord des Règles temporaires pour la production et les motifs de destruction des sceaux et timbres sur le territoire de Moscou, qui ont été approuvées par arrêté du maire de Moscou du 25 août 1998 N 843-RM. Deuxièmement, la loi de Moscou du 30 juin 2004 N 44 « Sur la comptabilité des sceaux ». Et enfin, le Règlement sur la tenue du registre municipal des sceaux, approuvé par arrêté de la Chambre d'enregistrement de Moscou du 18 juin 2003 N 61.

Selon ces documents, les entreprises et les entrepreneurs doivent enregistrer leurs cachets dans le registre des sceaux de la ville de Moscou. Dans ce cas, l'impression doit contenir :

• nom complet de l'organisation en russe indiquant la forme organisationnelle et juridique (LLC, OJSC, CJSC, etc.) ;
• localisation de l'entreprise;
• numéro au registre des sceaux de la ville ;
• numéro d'enregistrement principal de l'État (OGRN).

Et par conséquent, les inspecteurs des impôts ne reconnaissent souvent pas comme valide un document certifié par un sceau qui ne comporte pas, par exemple, de numéro d'enregistrement (OGRN).

Cependant, les entreprises peuvent ignorer en toute sécurité les exigences de leurs autorités concernant les détails et l'enregistrement des empreintes. Le fait est que ni le Code des impôts de la Fédération de Russie ni le Code des infractions administratives de la Fédération de Russie ne prévoient de responsabilité pour le fait que le sceau n'est pas inscrit dans le registre. Et à l'Inspection des Impôts elle-même, lorsqu'ils enregistrent un contribuable, ils ne demandent pas si son cachet est enregistré. Les banques ne sont pas non plus intéressées à enregistrer des empreintes dans le registre municipal lorsqu'elles ouvrent des comptes pour des entreprises.

Eh bien, les inspecteurs d’autres régions, où les autorités locales n’ont pas établi d’exigences particulières pour les sceaux, n’ont aucune raison de se plaindre du fait que le sceau ne porte pas le NIF ou l’OGRN de l’entreprise. Si l'inspecteur a constaté l'absence de NIF, en se référant à la lettre du ministère des Impôts et des Impôts de Russie du 21 mai 2001 N VG-6-03/404, veuillez noter : ce document ne concernait que les cachets des factures. Et le service des impôts a spécifiquement dédié Lettre du 3 novembre 2003 N 09-1-02/5216-AN816 au numéro d'immatriculation. Il y est expliqué qu'il n'est pas nécessaire d'indiquer ce numéro sur les sceaux et timbres.

L'impression sur le « primaire » est-elle requise ?

On sait que toutes les dépenses de l'entreprise doivent être confirmées par des documents primaires. De plus, s'il existe une forme unifiée du document principal, celui-ci doit alors être utilisé. Si le formulaire requis n'est pas fourni dans les albums de formulaires unifiés de documentation comptable primaire, vous pouvez alors développer le vôtre, l'essentiel est qu'il contienne les détails requis. Il s'agit du nom du document, de la date à laquelle il a été rédigé, du nom de l'organisme pour le compte duquel il a été exécuté, de l'essence de l'opération, de ses mesures physiques et en termes monétaires, ainsi que les fonctions et signatures des personnes responsables. Ces exigences pour le « primaire » sont énumérées à l'article 9 de la loi fédérale du 21 novembre 1996 n° 129-FZ « sur la comptabilité » (ci-après dénommée loi n° 129-FZ).

Attention : les tampons ne font pas partie des informations requises. Cela signifie que le document sera valable sans lui.

Si nous parlons de sur les documents primaires que l'entreprise développe de manière indépendante, alors tout est clair, aucun cachet n'est nécessaire. Mais que se passe-t-il s'il n'y a pas de sceau sur un document établi selon un formulaire unifié approuvé par le Comité national des statistiques de Russie ? Après tout, il est généralement marqué « M.P. » - lieu d'impression. Est-il possible d'amortir des dépenses sur la base d'un tel document s'il n'y a pas de cachet dessus ?

Tout dépend de ce qui est dit dans les instructions pour remplir les formulaires unifiés. Tous ne contiennent pas la phrase selon laquelle l'opération doit être confirmée par les sceaux des entreprises. Prenons les explications pour remplir les formulaires d'enregistrement des transactions commerciales - elles sont données dans la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 25 décembre 1998 N 132. Ce document ne dit pas un mot sur les timbres, il indique seulement ce que ceci ou cela à laquelle la facture est destinée, combien d'exemplaires elle doit être établie.

Le fait qu'un cachet soit requis est indiqué, par exemple, dans les instructions pour remplir une lettre de voiture. Cependant, il doit être estampillé du propre cachet de l’organisation. Et cela peut se faire à tout moment, même lors d’un contrôle fiscal.

Les cachets de l'expéditeur et du destinataire sont requis sur la lettre de voiture, dont la forme est approuvée par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 N 78. Le destinataire d'un expéditeur sans sceau sera-t-il considéré comme un document sur la base dont le coût des marchandises peut être amorti en charges dans la comptabilité fiscale ? Malheureusement, des problèmes avec l'inspecteur peuvent survenir. Dans une telle situation, les autorités fiscales se réfèrent à l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie, qui stipule que « les dépenses documentées désignent les dépenses confirmées par des documents établis conformément à la législation de la Fédération de Russie ». Et puisque la forme unifiée prévoit un sceau, sans celui-ci, le document est considéré comme exécuté en violation de la loi.

DANS dans ce cas, à notre avis, il vaut mieux demander à la contrepartie d'apposer un cachet sur le document. S'il n'est pas possible d'obtenir une copie, la seule chose qui peut être opposée aux fonctionnaires est la norme de l'article 9 de la loi n° 129-FZ.

Un sceau est-il obligatoire sur les contrats ?

De nombreux inspecteurs estiment qu'une transaction est invalide s'il n'y a pas de sceau sur le contrat. Ce faisant, ils se réfèrent à l'article 162 du Code civil de la Fédération de Russie. Cependant, cet article indique qu'une « forme écrite simple » de la transaction est requise, mais rien sur les sceaux. Qu’en pensent les tribunaux ? Ils occupent simplement la position d’entreprises. Un exemple est la résolution du Service fédéral antimonopole du district de Moscou du 26 février 2004 dans l'affaire n° KA-A40/799-04. Le tribunal a indiqué que « l’exigence de l’administration fiscale de fournir des copies des accords portant les signatures et les sceaux des parties n’est pas fondée sur la loi ».

Les entreprises se disputent au sujet des scellés sur les contrats non seulement avec les fonctionnaires, mais aussi entre elles. Ainsi, la société locataire a saisi le tribunal parce que le propriétaire du bien, à son insu, a soumis des documents pour l'enregistrement public du contrat. Le locataire estimait que cela était également illégal car le contrat ne portait pas son cachet. Dans cette affaire, le tribunal n’a pas donné raison à l’entreprise. Après tout, chaque partie peut demander un enregistrement auprès de l’État. Ceci est indiqué dans l'article 26 de la loi fédérale n° 122-FZ du 21 juillet 1997 « sur l'enregistrement par l'État des droits sur les biens immobiliers et des transactions avec ceux-ci ». Quant au sceau, il n’est pas une condition nécessaire du formulaire de transaction. C'est la décision du Service fédéral antimonopole du district de Moscou dans la résolution du 15 février 2002 dans l'affaire n° KG-A40/384-02.

Autre cas : l'ancien locataire a tenté de faire invalider l'accord de transfert des droits et obligations au nouveau locataire, l'une des parties n'ayant pas apposé de cachet sur cet accord. Une fois de plus, les juges n'ont pas été impressionnés par de tels arguments. En conséquence, le tribunal a déclaré que « la conclusion de l'accord n'est pas une condition préalable au respect de la simple forme écrite de la transaction » (Résolution du Service fédéral antimonopole du district de Moscou du 9 mars 2004 dans l'affaire n° KG -A40/945-04). Une décision similaire a été prise par le Service fédéral antimonopole du district de Moscou dans sa résolution du 19 janvier 2004 dans l'affaire n° KG-A40/10923-03-P.

Empreintes sur les documents des exportateurs

Pour confirmer votre droit à taux zéro TVA et remise sur les impôts, il est nécessaire de présenter un ensemble de pièces justificatives au contrôle. Il s’agit notamment de relevés bancaires indiquant que le compte de l’exportateur a reçu des fonds d’un acheteur étranger. Les inspecteurs des impôts exigent donc que ces relevés portent le sceau de la banque. Dans le cas contraire, la TVA ne pourra pas être remboursée.

Dans de telles situations, les tribunaux soutiennent également les entreprises, ce qui est tout à fait compréhensible : une telle exigence n'existe pas dans le Code des impôts de la Fédération de Russie. De plus, cela n'est pas prévu par les règles bancaires. Les extraits des comptes personnels des clients sont délivrés sans cachets ni signatures des employés de banque - ceci est inscrit dans la clause 2.1, partie III du Règlement de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 5 décembre 2002 N 205-P "Sur les règles de comptabilité dans les établissements de crédit situés sur le territoire de la Fédération de Russie" Fédération". Tout cela a été pris en compte par le Service fédéral antimonopole du District du Nord-Ouest dans les résolutions du 11 juin 2004 dans le cas n° A56-34443/03 et du 14 avril 2004 dans le cas n° A56-36297/03.

Mais les agents du fisc invoquent plus d’une raison pour critiquer les documents des exportateurs. Ainsi, ils interdisent les déductions s'il n'y a pas de marque et de sceau de la banque sur le contrat confirmant que le contrat a été accepté pour les services de règlement. Mais encore une fois, une telle exigence n'existe pas dans le Code des impôts de la Fédération de Russie. Les actions des inspecteurs sont donc illégales. Les résolutions du Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest du 31 mai 2004 dans l'affaire n° A56-29111/03 et du 17 mai 2004 dans l'affaire n° A56-29782/03 en sont la confirmation.

Et les déclarations ?

Sur les pages de titre des formulaires de déclaration figurent les lettres « MP ». Donc, en théorie, il devrait y avoir un sceau ici. Et sur d'autres feuilles ? Les comptables se plaignent souvent : si l'inspecteur ne trouve pas d'empreinte sur chaque feuille, il reporte le rendez-vous et l'acceptation des documents à un autre jour. En conséquence, l’entreprise peut ne pas respecter le délai de déclaration. Et pour cela, elle se voit infliger une amende en vertu de l'article 119 du Code des impôts de la Fédération de Russie, qui peut aller de 5 à 30 pour cent du montant déclaré.

Cependant, il existe des décisions de justice indiquant que les inspecteurs des impôts n'ont pas le droit de différer l'acceptation d'une déclaration dans laquelle toutes les pages ne sont pas certifiées par un sceau. Des exemples sont les résolutions du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 9 décembre 2003 dans l'affaire n° F09-4165/03-AK et du 6 mai 2003 dans l'affaire n° F09-1228/03-AK. À chaque fois, les juges ont noté que de telles décisions des fonctionnaires n'étaient pas conformes au Code des impôts de la Fédération de Russie.

Eh bien, si la page de titre n'est pas « décorée » d'une empreinte, l'inspecteur a-t-il le droit de ne pas accepter le papier ?

DOCUMENTS « SANS SCEAU » ou pourquoi les SARL et les JSC ne peuvent pas être estampillées

Le service des impôts nous a expliqué que tout dépend si le cachet est mentionné dans les instructions pour remplir cette déclaration (voir « Avis d'expert »). Si une impression est fournie, l'inspecteur a le droit de refuser d'accepter le rapport. Si les instructions ne mentionnent pas l'impression, alors le fisc devra récupérer les papiers.

Note. Opinion d'expert

Dolzhenkov Alexander Vyacheslavovich, chef du département d'organisation de la saisie des informations du département d'organisation du contrôle fiscal du ministère des Impôts de Russie

• Malheureusement, il existe actuellement une situation ambiguë en ce qui concerne les timbres sur les déclarations de revenus et il n'existe pas d'approche commune. Le fait est que certaines instructions pour remplir les déclarations indiquent qu'un cachet est apposé sur la page de titre. Mais dans d'autres instructions, il n'y a aucune mention de l'impression. Il s'avère donc qu'il n'est nécessaire de tamponner la déclaration que si une telle exigence est contenue dans les instructions correspondantes. C’est exactement l’approche que devrait adopter l’inspecteur qui accepte le rapport.

Il est obligatoire de tamponner les instructions sur les déclarations de TVA, d'impôt social unifié et de cotisations d'assurance obligatoires à la Caisse de pension. Les mêmes exigences s'appliquent aux calculs pour paiements avancés impôt social et cotisations à la Caisse de retraite de la Fédération de Russie.

Mais le sceau n'est pas requis lorsqu'une entreprise déclare l'impôt sur le revenu, l'impôt foncier, l'UTII, l'impôt unique en régime simplifié, la taxe sur les jeux, l'impôt foncier, les droits d'accise et la taxe sur l'extraction minière. Vous n’êtes pas obligé d’apposer un cachet lorsque vous remplissez la fiche de paie pour les cotisations à la Caisse d’assurance sociale de la Fédération de Russie.

Dois-je apposer un cachet sur la procuration ?

Le fait qu'un représentant de l'entreprise doit avoir une procuration est indiqué à l'article 29 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Des procurations sont disponibles pour :

• réception des articles en stock ;
• représentation des intérêts.

Dans tous les cas, la procuration doit être signée par le gérant ou tout autre employé autorisé. De plus, la procuration doit être tamponnée par la personne morale. Ces exigences sont précisées au paragraphe 5 de l'article 185 du Code civil de la Fédération de Russie. Et ce n’est qu’ainsi qu’une procuration est considérée comme valable. Cela confirme également pratique d'arbitrage: Présidium de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie dans la résolution n° 1792/96 du 13 août 1996, FAS District de Moscou dans la résolution du 27 mai 2004 dans l'affaire n° KG-A40/3959-0, FAS Volga-Vyatka District dans la résolution du 16 juillet 2004 dans le cas n° A82-21/2003-G/12.

Accordons une attention particulière à la procuration, qui est délivrée pour le droit de représenter des intérêts. Parfois, il est délivré à tort par des entreprises qui ont des succursales - elles apposent le sceau de la division et non celui de l'organisation mère. Le fait qu'une telle procuration soit invalide a été noté par le Service fédéral antimonopole du district de Volga-Vyatka dans sa résolution du 16 avril 2004 dans l'affaire n° A43-10946/2003-25-340. Les juges ont reconnu que le registraire avait à juste titre refusé d'ouvrir un compte personnel permettant à l'organisation d'enregistrer les inscriptions. papiers précieux, puisque l'un des documents présentés contenait le sceau de la succursale. Et même si la direction de l’entreprise est transférée à une autre société, la procuration doit toujours porter le cachet de l’entreprise. Cela a été confirmé par le Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest dans sa résolution du 16 octobre 2003 dans l'affaire n° A66-2852-03.

Résumons. Le sceau doit être utilisé pour certifier, par exemple, une carte avec des exemples de signatures, des ordres de paiement. Sans empreinte, la procuration de représentant autorisé. De plus, le sceau doit être exactement celui de la société au nom de laquelle la procuration a été établie, et non celui de sa succursale, de son unité structurelle ou de sa société de gestion.

Mais lorsqu'il n'y a pas d'empreinte sur les documents primaires, les inspecteurs n'ont pas le droit de refuser à l'entreprise d'amortir les frais ou de déduire la TVA. Il n'est pas nécessaire de apposer un cachet sur chaque feuille de la déclaration complétée. Après tout, le Code des impôts de la Fédération de Russie ne l'exige pas. Eh bien, si les intérêts de l'entreprise doivent encore être défendus dans le cadre d'un litige avec un inspecteur ou devant un tribunal, faites attention à la pratique d'arbitrage présentée dans cet article.

E.I. Meshiryakova

Expert du magazine "Glavbukh"