Електронните документи постепенно се превръщат в елемент стопанска дейност руски компании. Те са удобни, позволяват ви да избегнете претрупването на офиса си с куп хартия и компаниите могат да обменят такива документи за секунди. Но какво е необходимо, за да има един електронен документ законна сила? А как се доказва правната валидност на електронен документ в съда?

Дмитрий Казанцев, адвокат на системата за електронна търговия B2B-Center, отговаря на тези въпроси.

Правна сила на електронния

документ

Действащото руско законодателство признава възможността за извършване на транзакция с помощта на електронен документ, при условие че тези документи са подписани с електронен подпис. Съответните норми са закрепени в чл. 434 от Гражданския кодекс на Руската федерация и част 4 от чл. 11 от Федералния закон от 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационни технологиии за защита на информацията“ (наричан по-долу Закон № 149-FZ).

Не само договори, но и първични и консолидирани счетоводни документи могат да бъдат съставени в електронна форма, при условие че са удостоверени с електронен подпис (член 9 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ „За счетоводството“) . Член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация директно позволява изготвянето и издаването на фактури в в електронен форматпо взаимно съгласие на страните по сделката и ако имат съвместими технически средстваза приемане и при условие, че електронната фактура е подписана с квалифициран електронен подпис на ръководителя на компанията или упълномощено от него лице (процедурата за издаване и получаване на фактури в електронна форма е одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 25 април 2011 г. № 50н, а форматите за тях са по заповед на Федералната данъчна служба на Русия № ММВ-7-6/138@.

По този начин основният елемент на всеки електронен документ, който показва неговата правна сила и потвърждава факта на изпращане от надлежната страна, е електронен подпис. Присъствието му не е последният факт и по време съдебен процес, а следователно и относно правното регулиране електронен подписе необходимо да се каже по-подробно.

Електронен

В параграф 1 на чл. 6 от Федералния закон от 06.04.2011 г. № 63-FZ „За електронните подписи“ (наричан по-долу Закон № 63-FZ) се установява, че съгласно общо правилоинформация в електронен вид, подписана с квалифициран електронен подпис, се признава за електронен документ, равностоен на документ на хартиен носител, подписан със саморъчен подпис. Подобна норма е установена и в параграф 3 на чл. 11 от Закон № 149-FZ. Това изискване е формулирано като императивна норма, но съдилищата имат право да признаят обикновения подпис за надлежно удостоверяване на информация, което често правят на практика.

Тук стигаме до въпроса за видовете електронни подписи, легализирани в съвременното руско законодателство. Член 5 от Закон № 63-FZ посочва следните видове електронен подпис:

1. Обикновен електронен подпис.

При използването му фактът на формиране на електронен подпис от определено лице се потвърждава чрез използване на кодове, пароли или други средства.

2. Усъвършенстван електронен подпис.

Тя трябва:

1) образувани в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на ключ за електронен подпис;

2) ви позволи да идентифицирате лицето, подписало електронния документ;

3) правят възможно откриването на факта на извършване на промени в електронен документ след подписването му;

4) създадени с помощта на инструменти за електронен подпис.

3. Усъвършенстван квалифициран електронен подпис.

Усъвършенстваните електронни подписи се делят на квалифицирани и неквалифицирани. Ключът за проверка на усъвършенстван квалифициран електронен подпис трябва да бъде посочен в квалифицираното удостоверение.

Информация в електронен вид, подписана с обикновен електронен подпис или неквалифициран електронен подпис, се признава за електронен документ, равностоен на документ на хартиен носител, подписан със саморъчен подпис. Ако в съответствие със закона или бизнес обичаите документът трябва да бъде удостоверен с печат, тогава електронен документ, подписан с усъвършенстван електронен подпис, се признава за еквивалентен на документ на хартиен носител, подписан със собственоръчен подпис и заверен с печат. Това правило е установено от части 2 и 3 на чл. 6 от Закон № 63-FZ. С други думи, прост и неквалифициран електронен подпис съответства на автограф, а усъвършенстваният подпис съответства на удостоверяване на документ с подпис и печат. По този начин засиленият неквалифициран подпис може да бъде разпознат както като аналог на подпис, така и като аналог на подпис с печат.

Електронен

документ в съда

Документите, изпратени по имейл, в съответствие с горната класификация, могат да бъдат наречени подписани с обикновен електронен подпис. Съдът обаче може да признае обмена на такива документи за надлежно сключване на договор, ако обстоятелствата по делото показват реалността на сделката: например се доставят стоки, което се потвърждава от фактури, протоколи за доставка и платежни нареждания . По-специално, тази правна позиция се потвърждава от решението на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 17 октомври 2008 г. № 13675/08.

Електронният документ се представя на съда в печатна форма с идентификация на ръководителя или упълномощения служител на организацията, който подава този документ на съда. Този сертификат трябва да показва, че отпечатаното хартиено копие съответства на електронния оригинал. Ако даден документ е подписан с обикновен електронен подпис, то от изпратената разпечатка трябва да са ясни най-малко датата и часът на генериране на такъв електронен документ и страната, изпращаща този документ. Ако електронен документ е подписан с усъвършенстван подпис, тогава разпечатката трябва да съдържа специален знак, указващ поставянето на електронен подпис.

Съдът може да признае споразумение, сключено чрез електронна поща, ако всяка от страните е предоставила идентични разпечатки на такова споразумение. Освен това такива дори идентични хартиени копия, непотвърдени от други доказателства, не могат да служат като факт за потвърждение на сключването на договора. Но какво да направите, ако доказателствата не са събрани, а представените от страните копия на договори съдържат различни условия? Именно за предотвратяване на подобни ситуации по време на съдебно производство е необходимо той да бъде удостоверен с усъвършенстван квалифициран електронен подпис дори при сключване на договор.

Такъв подпис ще ви позволи да удостоверите две основни точки: първо, че споразумението е подписано от надлежната страна (тъй като удостоверението е лично и се издава с посочване на длъжността на подписалия), и второ, че документът е подписан с разширено квалифицираният електронен подпис остава непроменен след подписването.

В част 1 на чл. 4 от Федералния закон от 10 януари 2002 г. № 1-FZ „За електронния цифров подпис“, който все още е в сила, установен следните знаци, ако се наблюдава едновременно, електронният цифров подпис се счита за еквивалентен на ръкописния:

1. Сертификатът за ключ за подпис е валиден към момента на проверката или към момента на подписване на електронния документ.

2. Потвърждава се автентичността на електронния подпис в електронния документ.

3. Електронният подпис се използва в съответствие с информацията, посочена в сертификата за ключ за подпис.

Автентичността на електронния подпис и неизменността на електронния документ, подписан с този подпис, може да бъде потвърдена от удостоверителния център, който е издал такъв подпис. При възникване на съдебен спор относно съдържанието на електронен документ е необходимо да се поръча проверка от удостоверителен център. Той също така ще може да потвърди валидността на удостоверението за подпис в момента на подписване на електронния документ.

Необходимо е да се има предвид факта, че удостоверителен център не може да потвърди или отрече автентичността на електронен подпис, издаден от друг удостоверителен център. Следователно, ако един електронен документ е удостоверен с няколко електронни подписа, издадени от различни удостоверителни центрове, то в случай на спор относно съдържанието на документа ще трябва да се поръча проверка от всеки един от тези удостоверителни центрове.

Използване електронни документипоражда редица определени трудности. Един от основните проблеми при използването на такива документи е осигуряването на правна валидност на електронен документ. За решаването на този проблем е предвиден специален реквизит за електронен документ - електронен цифров подпис.

Електронният цифров подпис е реквизит на електронен документ, предназначен да защити този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частния ключ на електронен цифров подпис и позволяващ да се идентифицира собственикът на сертификата за ключ за подпис, както и да установи липсата на изкривяване на информацията в електронния документ. Електронният цифров подпис осигурява правна еквивалентност на ръкописен подпис. Използването на електронен цифров подпис обаче не гарантира абсолютна защита на електронен документ от изкривяване на значителна правна информация (честно казано, заслужава да се отбележи, че абсолютната защита изобщо не може да бъде гарантирана). За да се постигне това, законодателството предвижда редица други организационни, правни и технически мерки за гарантиране на автентичността на електронните документи.

В съвременното руско законодателство електронните цифрови подписи вече се използват в няколко области:

• 1. Финансово-кредитни отношения
• 2. Данъчни отношения
• 3. Граждански сделки

Има няколко ограничения за прилагането на електронно управление на документи в определени области. Редица регулаторни правни актове предвиждат забрана за използване на електронни документи в определени правоотношения или определят предпочитанието за писмени документи на хартиен носител. По този начин законодателството за нотариусите не предвижда възможност за изготвяне на документи в електронна форма; тук понятието „документ“ предполага само писмена информация.

Така например в чл. 45 от „Основи на законодателството на Руската федерация за нотариусите“ гласи, че листовете на документа, представен за извършване на нотариални действия, трябва да бъдат зашити, номерирани и запечатани, което е физически невъзможно за документи в електронна форма. Подобен примере важно, тъй като някои документи, включително тези, необходими за правене на бизнес през Интернет, изискват нотариална заверка. Има и нормативни правни актове, в които няма забрана като такава, но хартиените документи се наричат ​​за предпочитане. . Например, при регистриране на права върху недвижими имоти (процедура, която евентуално може да се извърши чрез интернет), в случай на несъответствия в записите на хартиен и магнитен носител, записът на хартиен носител има предимство (клауза 8 на член 12 от Федералния закон на Руската федерация „На държавна регистрацияправа върху недвижими имоти и сделки с тях” от 21 юли 1997 г. № 127). Подобна разпоредба е записана в Закона от 8 август 2002 г. № 129-FZ „За регистрацията юридически лица“ (клауза 1, член 4).

Понастоящем основите на нотариалното законодателство са съсредоточени върху традиционните хартиени документи, подписани със саморъчен подпис и не обхващат спецификата на електронния обмен на данни.

За решаване на проблеми в тази област е възможно по-широко използване на инструменти за автоматизация на документи, включително използването на опростени технологии за цифров подпис.

В някои случаи е възможно да се използва опростена процедура за удостоверяване на транзакции, тъй като е в интерес на страните, сключващи сделка, да получат електронен документ в универсален формат (не изискващ специално скъпо софтуерза прочитане на съдържанието на документа), равни по юридическа сила на хартиения носител.

Трябва обаче да се отбележи, че опростяването трябва да се разбира като техническо изпълнение на процедурата за сертифициране, а не като отхвърляне на правно значими действия, които страните са длъжни да извършат изцяло (Вижте: Федерален закон „Основи на законодателството на Руската федерация относно нотариусите“, глава IX). Можете да използвате технологията за цифров подпис в PDF файловес помощта на софтуера Adobe Acrobat Professional. Процедурата за сключване на сделка може да бъде следната: страните по сделката, след като са се споразумели за всички съществени условия на правоотношението, се прехвърлят към специална услуга за сертифициране на електронни документи (организационната принадлежност на такива услуги е разгледана по-горе ) електронен документ, който при наличието им се преобразува в PDF формат, като в новосъздадения файл се въвежда информация за лицата, извършващи сделката, като документът се подписва с електронен подпис на специалист. Документът се съхранява на няколко материални носителя (важно е да не могат да се презаписват!): два носителя в услугата за идентификация (единият се съхранява като основен, другият се използва, когато е необходимо да се провери автентичността на документа) , например за демонстриране на документа по време на съдебно производство), останалите - по броя на заинтересованите страни. Задължението на услугата да съхранява носители с електронни документи у дома или да сключи подходящо споразумение със специално упълномощена организация (за създаване на подходяща инфраструктура от организации и законово регулиране на процедурата за лицензиране и дейността на горепосочените организации). Срокът на съхранение на носителя е 5 години. В бъдеще въпросът за съдбата на превозвачите ще се решава без да се вземат предвид становищата на страните, сключващи сделката.

При въвеждането на електронен подпис в тази област е необходимо временно да се ограничи обемът на транзакциите, които могат да се удостоверяват по този начин, т.к. начална фазаНевъзможно е да се вземат предвид всички нюанси от правно и техническо естество. Освен това е необходимо да се запази изборът на лицето, което сключва сделката, под каква форма – хартиена или електронна – да удостоверява постигнатото споразумение.

По този начин можем да заключим, че електронните документи стават все по-използвани, използването на които предоставя много предимства за потребителите:

• 1. Ускоряване на документооборотните процеси;
• 2. Възможност за предаване на документ чрез цифрови комуникационни канали;
• 3. Лесно сменяемо съдържание (редактиране);
• 4. Теоретична възможност за вечно съхранение;
• 5. Неограничени копия със законна сила и др.

Установихме също, че основната трудност на електронния документ е осигуряването на правната сила на електронния документ. За решаването на този проблем е предвиден специален реквизит за електронен документ - електронен цифров подпис.

Има ли законова сила електронният подпис??

Този въпрос интересува много потребители, които получават или искат да получат EDS.

Сега нека се опитаме да разгледаме подробно този проблеми разберете какво дава правен силаподписан документ електроненкриптографски подпис.

Дигитален подписсе превърна в инструмент, без който в момента е невъзможно да се извършват определени действия, които имат правензначение, например:

• Осъществяване на документооборот с правителствени агенциии контрагентски организации.
• Подписвайте договори и основни договори от разстояние.
• Потвърдете авторството си.
• Подаване на данъчни декларации, счетоводни отчети.
• Получавайте информация от уебсайта на държавните служби и др.

Тъй като юридическата сила е специално имуществокоето придава на нещо сила закон, то поради особеното му значение електронният подпис има правна сила.Освен това законно силаДаден е цифров документ: неговите задължителни данни, потвърждение на правомощията на органа, който го е издал, автентичност, автентичност.

Официален цифрови документи, изпратено дистанционно:

• Потвърждава самоличността на човек.
• Са непроменими.
• имам специална защитаот фалшифициране на информация.
• Подписан с електронен подпис, който се издава от специализирани органи и организации.

Изберете подпис

Въз основа на тези характеристики може да се твърди, че документ, подписан с електронен подпис, има правна силанапълно.

В съответствие със Федерален закон No 63 документи, които са подписани електронен подпис,имат същото законно важно, както и хартия, подписан собственоръчно от лице. Това е, EDSе аналог ръкописен подписиотдалечен подписващ документ, Ето защо правна сила на цифровия подписбезспорен.

Електронендокументът е потвърден EDS, ще има силаабсолютно във всякакви правоотношения, било то търговски, банкови, счетоводни, финансови, данъчни и др. Електронен подпис и юридическа сила- връзка, която е неразривна, тъй като е установена от действащото законодателство на Руската федерация.

Валиден ли е електронният подпис?Разбира се, ако е получено в съответствие с всички правила, установени от закона и има всичко необходими знацида го признае за правно значим.

Електроненцифров ключ, използван за e-nogО документообороти получени според изискванията закон, прави документ V електроненформа, еквивалентна на подписана хартия ръкописен подписчовек.

Това е основното правно значение на електронния подпис.

И така, правното значение електронен подписии признание документеквивалент на хартиената версия с ръкописен подписсе установява (както е посочено по-горе) по силата на законили по споразумение на страните. Следователно трябва да се обмисли какво трябва да бъде включено в такъв закон или споразумение.

Така че те трябва да съдържат:

1. Процедурата за проверка на електронен криптографски подпис.
2. Правилата, по които се определя подписващият електронен цифров документ.
3. Задължения на лицето, което създава електронния подпис, за спазване на условията за поверителност.

Законни стойността на електронния подпис– характеристика, че всеки д- подпис. Това не е пряка индикация закон, но такива изводи могат да се направят при анализ на законодателството като цяло. Например провизии закон„Относно счетоводството“ не казват какъв тип EDSтрябва да се използва за счетоводство документитака че да са правно значими. В същото време няма ограничения в това отношение. Следователно можем да приемем, че всеки подписще се считат за еквивалентни ръкописенкриптографски подписичовек в тази област.

Данъчният кодекс, от една страна, признава само документ, подписани от усилен квалифициран ЦП, от друга страна, при подаване на декларация от физически лица се признават за значими документи,които са подписани от неквалифицирани EDS.

Като цяло, ако говорим за нормативна уредбавзаимоотношения, които са се развили по време на провеждането електронен документооборот, можете да видите голям проблем. И е практически неразрешим. В Русия няма закон, който да съдържа цялата необходима информация за електронендокумент и неговото значение. Това се дължи на факта, че в момента много документи,без хартиен формуляр. Хартия документообороте повече или по-малко регулирано поради факта, че за дълго времепрактика се появиха голям брой законодателни актове, които регулират всеки вид документ. В същото време няма практика, закони или подзаконови актове, които да уточняват правилата и начина на работа електронендигитален документооборот, би обяснил значението на това или онова документ, подписано електроненкриптографски подпис.

Този закон обаче има тясна насоченост: той се фокусира върху правната сила на електронния подпис в документи и го приравнява на саморъчния. В същото време няма общ нормативен акт, който да регулира ЕД у нас. Има толкова много видове документи, използвани в управлението на документи, че е много проблематично да се разпише всеки от тях в закон. Следователно днес цифровият документооборот се регулира индиректно, чрез няколко различни законодателни акта. Един от тях е Гражданският кодекс на Руската федерация, по-специално член 160. Той предвижда възможност за подписване на документи не само със собственоръчен подпис, но и с всеки друг подпис, предвиден от руското законодателство, включително електронни цифрови. Правната сила на хартиените и електронните документи днес се признава за еднаква само в случаите, когато са изпълнени всички необходими подробности.

Правна сила на електронен документ и неговите задължителни атрибути

Това може да е напълно достатъчно за разрешаване на важни проблеми или изясняване на информация. В някои случаи обаче трябва не само да изпратите имейл, но и да го направите официален.

Въпросът възниква в в такъв случайДали електронна пощаофициален документ. Прочетете също Повечето големи руски предприятия и организации определено ще тълкуват писмото като официално.

Електронен документ не се създава просто на компютър

внимание

Какви документи трябва да бъдат съставени незабавно на хартиен носител, независимо дали предприятието има инсталирана система за електронно управление на документи, всички документи за персонала, за които трудовото законодателство, трудов договор, колективният трудов договор изисква съгласието на служителя, трябва да се съхранява на хартиен носител, с подписите на упълномощените лица и служителя. Тъй като, ако съхранявате заповеди за персонал в електронен вид, и отделно разписката на служителя за запознаване в хартиена версия, тогава ако възникне конфликт, служителят може да каже, че не е бил запознат с документа, който е правилно съхраняван в организацията.

И ще бъде невъзможно да се докаже обратното. Можем да направим недвусмислен извод, че на този етапПълно преминаване към електронно документооборот на персонала е невъзможно.

Друг проблем е необходимостта да се гарантира правната валидност на електронните документи. Но колкото по-нататък отиваме, толкова по-често този проблем може да бъде решен като обикновен организационен и технически проблем.

Благодарение на факта, че най-накрая беше приет закон, регулиращ използването на електронни цифрови подписи (EDS), стана възможно да се даде правен статут на електронни документи. Съгласно Федералния закон „За електронния цифров подпис“ Федерален закон „За електронния цифров подпис“ от 10 януари 2002 г., член 4-12 // Сборник на законодателството на Руската федерация.

2002. Чл. 127., електронният цифров подпис в електронен документ е еквивалентен на саморъчен подпис в документ на хартиен носител при определени условия.

Правна сила на електронен документ

Ако в съответствие със закона или бизнес обичаите документът трябва да бъде удостоверен с печат, тогава електронен документ, подписан с усъвършенстван електронен подпис, се признава за еквивалентен на документ на хартиен носител, подписан със собственоръчен подпис и заверен с печат. Това правило е установено от части 2 и 3 на чл. 6 от Закон № 63-FZ.
С други думи, прост и неквалифициран електронен подпис съответства на автограф, а усъвършенстваният подпис съответства на удостоверяване на документ с подпис и печат. По този начин засиленият неквалифициран подпис може да бъде разпознат както като аналог на подпис, така и като аналог на подпис с печат.
Електронен документ в съда Документите, изпратени по имейл, в съответствие с горната класификация, могат да се наричат ​​подписани с обикновен електронен подпис.

Концепцията за електронен документ, неговата юридическа сила

Съществува структурирана информация в електронен вид, която не може да бъде променяна, след като е заверена с електронен подпис. Ако информацията за една и съща сделка е отпечатана на хартия и подписана от двете страни по договора, ще получите втори документ за същото нещо.

Тези два документа ще бъдат еквивалентни. Но къде е гаранцията, че са идентични? На какво основание трябва да се запише само един от двата документа? И кой точно? Като цяло не можете да правите без сблъсъци. Единствената област, в която има ясно разбиране по този въпрос, е оборотът на фактурите.

Фактура се издава на хартиен носител, ако купувачът по някаква причина не е получил електронна фактура. Тук връзката „и“ във формулировката на нормата работи: фактура може да бъде издадена както по електронен път, така и на хартиен носител.

Правна сила на документа

Задължителни реквизити на електронен документ Съставът на задължителните реквизити се установява, както следва регламенти: — Федерални закони: от 27 юли 2006 г. N 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“; от 10 януари 2002 г. N 1-FZ „За електронния цифров подпис“ (с измененията на 8 ноември 2007 г.); от 21 ноември 1996 г. N 129-FZ „За счетоводството“ (с измененията на 23 ноември 2009 г.); — Резолюции на федералните изпълнителни органи и GOSTs: Goskomstat на Русия от 01.05.2004 г. № 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“; GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация.
Изисквания към документацията." За електронни документи се прилага ГОСТ 6.10.4-84 „Единни системи за документация“.

Придаване на правна сила на електронен документ

Информация

Никой нотариус просто няма да завери донесената разпечатка. Ето писмо с молба за помощ, публикувано в няколко форума в Интернет.

уволнен съм. Завеждам дело (до 3 месеца) по пощата срещу работодателя за просрочени заплати (2007 и 2008) - няма пари да отида до работното място. Изпращам го на съда по пощата заедно с искова молбакопия на формуляри 2-NDFL, изпратени по пощата от мястото на работа и копия на заповеди за приемане/уволнение.
По време на работата си многократно получавах поръчки и сканирани копия на документи по имейл. Как тази информация от имейл може да бъде представена като доказателство в съда? Нотариусът отказва да ми завери разпечатаната кореспонденция.
Какво можете да посъветвате в такава ситуация? Разбира се, нотариусът ще откаже да завери документ, взет от непознато лице.

Електронен документ като доказателство в съда

Ако се предполага, че такава работа ще се извършва постоянно, по-добре е да се осигури както сървърно разпознаване за целите на пълнотекстово търсене, така и копия на програмата за разпознаване, инсталирана на потребителските работни станции и интегрирана с клиентската част на EDMS. В този случай потребителят ще може самостоятелно да конвертира изображения на документи в текст с необходимите опции и да запази текста във формата, от който се нуждае.

Етапът на мигриране на съществуващи документи от хартиен в електронен вид е може би един от най-опасните. Ако не е планирано внимателно, може да срещнете проблеми, които могат да отменят цялата предишна работа и да провалят целия проект.

Ако една организация има хартиен архив от документи, тогава опитът да се намерят техните електронни копия в цялата мрежа, за да се създаде електронна версия на архива, е безнадеждна задача.

Документ на хартиен носител има правна сила, ако съдържа необходимите данни и собственоръчен подпис индивидуалени в някои случаи печат. Какво придава правна сила на един електронен документ?

Какво е електронно управление на документи?

Електронното управление на документи (или EDI) е обмен на документи в електронен вид чрез интернет, вътрешната мрежа на компанията или други средства. EDI значително ускорява обмена на документи и сетълментите на транзакции между контрагентите и ви позволява да спестите офис и пощенски разходи.

През 2011 г. Министерството на финансите на Русия легализира обмена на фактури в електронен вид с помощта на цифров подпис; преди това - цифров подпис. Това беше тласъкът за разпространението на правно значимото електронно управление на документи. Управлението на електронни документи в Русия се регулира от:

• федералният закон№ 402-FZ „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г.
• Федерален закон № 63-FZ „За електронните подписи“ от 06.04.2011 г.
• Заповед на Министерството на финансите на Русия N 174n „За одобряване на Процедурата за издаване и получаване на фактури в електронна форма чрез телекомуникационни канали с помощта на подобрен квалифициран електронен подпис“ от 10 ноември 2015 г.

Какво дава правна сила на електронния документ?

Документ, създаден на компютър или сканиран документ на хартиен носител, все още не е правно обвързващ. За различни видоведокументите имат различни гаранции за правна сила.

Формализирани документи

Такива документи включват фактури, отчети, трудов договор с отдалечен служител и списък с необходимите документи. Те получават правна сила от:

• съответствие с одобрения от държавата формат,
• прехвърляне на документи в съответствие с разпоредбите,
• квалифициран електронен подпис (наричан по-долу КЕП).

Електронните документи, подписани от CEP, по подразбиране са еквивалентни на тези, подписани лично и имат юридическа сила.

Неформализирани документи

Тази категория включва всички останали документи: договори, пълномощни, писма и др. Държавата не регулира формата на тези документи. Има два начина да им дадете правна сила:

1. Знак . Както в случая с формализирани документи, EPC по подразбиране придава на документа правна сила.
2. Знак просто или .

Освен това участниците в EDF трябва да сключат споразумение за взаимно признаване на правната сила на тези видове електронни подписи (член 4 № 63-FZ „Относно електронните подписи“). Този договор трябва да уточнява изискванията за реквизити, формата и формата на документите и вида на подписа. Ако има такова споразумение, електронните документи ще се считат за правно значими и всеки орган, включително съдилища и Федералната данъчна служба, ще ги приема като лично подписани.

Как да подпиша документ с електронен подпис?

Възможността за създаване на подпис за електронен документ се прилага в много програми:

1. В специализирани системи за електронен документооборот и отчетност (например Kontur.Diadoc, Kontur.Extern).
2. В различни информационни системи(например на портала за държавни услуги, на електронни платформи за търговия).
3. В счетоводни системи (например SAP, Oracle, MS Dynamics и други).
4. IN компютърни програмиза работа с електронни документи (напр. Майкрософт Уърд, PDF).
5. В специални програми за създаване и