Изпратете добрата си работа в базата от знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

публикувано на http://www.allbest.ru/

публикувано на http://www.allbest.ru/

Въведение

В съвременното общество един от ключовите проблеми е комуникацията. В организациите този проблем води до липса на разбиране, че комуникацията не е просто обмен на информация, а динамичен междуличностен процес на обмен на поведение. От всички организационни процеси комуникациите може би заемат централно, основно място, тъй като те са в основата на живота на организацията. Вземането на решение често се определя като избор между две или повече алтернативи. В действителност обаче това е процес на събиране и обработка на информация, разработване на алтернативи и избор на една от тях и най-важното - изпълнение на решението. Без последното този процес няма никакъв смисъл. Управленското взаимодействие се осъществява в една организация на различни нива и на всяко от тях възникват конфликти. Днес конфликтите се разглеждат като източник на индивидуално и организационно развитие, тъй като в хода на разрешаването на конфликта се ражда нова ситуация. Парадоксът е, че зрелостта на индивида, групата и организацията се съди по наличието на конфликт. Конфликтът е жизненоважното семе, от което израства успехът.

Целта на курсовата работа е да се определи мястото на информацията и комуникацията в управлението на една организация.

Целите на работата са да се установи как точно информацията допринася за нормалното функциониране на компанията, каква роля играе в управлението и как мениджърът може да работи ефективно с помощта на комуникацията.

Обект на курсовата работа е информацията, участваща в процеса на управление и комуникация.

1. Общи понятия за информация и обмен на информация

1.1 Понятие за информация

Под информация се разбира информация за света около нас, която е под формата на символи, едновременно достъпна и разбираема за хората и изискваща анализ, разбиране и декодиране.

Информацията е отражение в човешкото съзнание на заобикалящия свят, записано по някакъв начин и поради това има свойството на възпроизводимост, използва се като средство за комуникация между хората, познание и осъзнаване на света, натрупване и съхранение на знания.

В управленската дейност информацията е набор от информация за състоянието на управляващите и управляваните подсистеми, както и на околната среда. Въпреки това, в практиката на управление на организация информацията се разбира по опростен начин като:

· Набор от информация за състоянието на контролните, управляваните системи и външната среда на тяхното функциониране;

· Нова информация за състоянието на тези обекти на управление;

· Информация, която намалява нивото на несигурност и риск по отношение на бъдещето и др.

В съвременните условия на управление и управление на организация информационната поддръжка се превърна във важна област, която се състои в събиране и обработка на информация, необходима за вземане на информирани управленски решения.

Организациите съхраняват и обработват огромни количества данни, които могат да бъдат превърнати в полезна информация. Ефективността му зависи от способността на организацията да събира първични данни, които предоставят на мениджърите информацията, от която се нуждаят. Фигура 1 показва процеса на преобразуване на първични данни в управленска информация чрез информационна система (ИС).

Фигура 1 - Преобразуване на данни в информация с помощта на IS

1.2 Свойства на информацията

Качеството на информацията се определя по четири основни критерия:

1) Надеждност (точност).Ако разписанието на влаковете се промени дори с 10%, повечето пътници ще възприемат старото разписание като изключително ненадеждно. Ако служителите открият грешки в информацията, съдържаща се в документа, те ще бъдат недоверчиви към всички данни, получени с негова помощ.

2) Навременност.Ценна е само навременната информация. Мениджърът, отговорен за изпълнението на бюджета, се нуждае от оперативна информация за нивото на разходите, което му позволява да реагира адекватно на нежелани промени.

3) Необходим обем.Много мениджъри страдат от излишък на информация, защото не са в състояние да обмислят и използват големи количества от нея. Това може да показва, че изборът на формат за конвертиране на данни в информация за управление е лош.

4) Значение.Много зависи от задачите и отговорностите на конкретния служител. Мениджърът, отговорен за производството, се нуждае от информация за производствените обеми и процента на престой на оборудването; старши мениджър изисква повече обобщени данни.

За да оценим критерия за значимост, се обръщаме към таблица 1, която показва разликите в информационните нужди на висшите мениджъри и ръководителите на отдели, отговорни за текущата работа на организацията (Gorry and Skott-Morton, 1971):

Таблица 1 - Разлики в информационните потребности на висшите мениджъри и ръководителите на отдели

1.3 Обмен на информация

В дейността на големите компании трансферът на информация е незаменим първостепенен фактор за нормалното функциониране на компанията. В същото време осигуряването на ефективност и надеждност на информацията става особено важно. За много фирми вътрешната информационна система решава проблемите на организацията на технологичния процес и има производствен характер.

Чрез информацията се осъществяват циклично повтарящи се етапи от процеса на управление - получаване, обработка на информация за състоянието

контролиран обект и предаване на команди за управление към него. Следователно с помощта на информацията се осъществява връзката между субекта и обекта и между управляващите и управляваните части на цялостната система за управление.

В хода на съвместната дейност хората обменят различни идеи, идеи, възгледи, предложения, знания и нагласи. Всичко това може да се разглежда като информация, а самият комуникационен процес може да се представи като процес на обмен на информация. Именно защото обменът на информация е вграден във всички основни видове управленски дейности, ние наричаме комуникацията свързващ процес. А един от най-важните инструменти за управление в ръцете на мениджъра е информацията, с която той разполага. Използвайки и предавайки тази информация, както и получавайки обратна връзка, той организира, ръководи и мотивира подчинените. Следователно много зависи от способността му да предава информация по такъв начин, че да се постигне най-адекватното възприемане на тази информация от тези, за които е предназначена.

Комуникацията е обмен на информация, въз основа на който мениджърът получава необходимата информация за вземане на ефективни решения и съобщава взетите решения на служителите на организацията. Ако комуникацията е лоша, решенията може да са грешни, хората може да не разберат какво иска ръководството от тях или накрая междуличностните отношения могат да пострадат. Ефективността на комуникациите често определя качеството на решенията и как те реално ще бъдат изпълнени.

Почти невъзможно е да се надценява значението на комуникацията в управлението. Почти всичко, което мениджърите правят, за да помогнат на една организация да постигне целите си, изисква ефективна комуникация. Ако хората не могат да обменят информация, те няма да могат да работят заедно, да формулират цели и да ги постигат. Комуникацията обаче е сложен процес, състоящ се от взаимозависими стъпки. Всяка от тези стъпки е много необходима, за да направим нашите мисли разбираеми за друг човек. Всяка стъпка е точка, в която, ако сме невнимателни и не мислим за това, което правим, смисълът може да се загуби.

Според изследвания мениджърът отделя от 50 до 90% от времето си за комуникации. Това изглежда невероятно, но става разбираемо, когато вземете предвид, че мениджърът прави това, за да осъзнае своите роли в междуличностните отношения, обмена на информация и процесите на вземане на решения, да не говорим за управленските функции на планиране, организиране, мотивиране и контрол.

Именно защото обменът на информация е вграден във всички основни видове управленски дейности, ние наричаме комуникацията свързващ процес. Тъй като лидерът играе три роли и изпълнява четири основни функции за формулиране и постигане на организационни цели, качеството на обмена на информация може пряко да повлияе на степента, до която целите се реализират.

Това означава, че ефективната комуникация е от съществено значение за успеха на хората и организациите. Неефективните комуникации са една от основните области, където възникват проблеми. Като разбираме задълбочено комуникацията на индивидуално и организационно ниво, трябва да се научим да намаляваме случаите на неефективна комуникация и да станем по-добри, по-ефективни мениджъри. Ефективните лидери са тези, които комуникират ефективно. Те разбират същността на комуникационния процес, имат добре развити умения за устна и писмена комуникация и разбират как околната среда влияе върху обмена на информация.

Комуникацията се осъществява чрез предаване на идеи, факти, мнения, усещания или възприятия, чувства и нагласи от един човек на друг, устно или под някаква друга форма, с цел получаване на желаната реакция в отговор.

При разглеждането на комуникационния процес е необходимо да се има предвид, че в условията на човешка комуникация е важно не само как се предава информацията, но и как се формира, изяснява и развива. Комуникацията и информацията са различни, но свързани неща. Комуникацията включва както това, което се съобщава, така и как това „какво“ се съобщава.

За да се осъществи комуникация трябва да има поне двама души. Следователно всеки от участниците трябва да притежава всички или някои способности: да вижда, чува, докосва, мириса и вкусва.

Ефективната комуникация изисква определени умения и способности от всяка страна. Комуникацията трябва да се разглежда не само като изпращане и получаване на информация, тъй като имаме работа с отношенията на два индивида, всеки от които е активен субект - взаимното им информиране предполага установяване на съвместни дейности. Следователно в процеса на комуникация има не само движение на информация, но и активен обмен на нея.

В един специфично човешки обмен на информация, значението на информацията играе специална роля за всеки участник в комуникацията, тъй като хората не просто обменят думи, но се стремят да развият общ смисъл. А това е възможно при условие, че информацията е не само приета, но и разбираема и смислена.

2. Семиотика и нейните раздели

управление на комуникацията управление

Семиотиката е наука, която изучава методите за предаване на информация, свойствата на знаците и знаковите системи в човешкото общество (главно естествени и изкуствени езици, както и някои културни феномени, системи от митове, ритуали), природата (комуникация в животинския свят) или в самия човек (визуално и слухово възприятие и др.). С други думи, семиотиката е теорията за знаците и знаковите системи.

Има три раздела на семиотиката:

§ синтактика (или синтаксис, от гръцки. синтаксис- конструкция, ред) - изучава моделите на изграждане на знакови системи, независимо от тяхната интерпретация, тоест връзката на знаците един с друг;

§ семантика (от гръцки. семантика- какво означава) - изучава връзката между знак и неговото значение;

§ прагматика (от гръцки. прагматос- действие) - изучава връзката на знаците с техните изпращачи, получатели и контекста на знаковата дейност.

В съвременната наука има няколко области на семиотични изследвания.

Първа посока - биологична семиотика, или биосемиотика.

Това направление изучава сигналните (комуникационни) системи на животни, включително по-ниски животни и насекоми, т.е. изучава системи, основани на естествени знаци или знаци, които по някакъв начин са важни за съществуването на самия организъм, тоест биологично значими (биологично уместно).

Второто направление е етносемиотиката, която изучава „имплицитното ниво“ на човешката култура. Дори когато индивидуалният обект на наблюдение за етносемиотиката е нещо съвсем осезаемо, като например народна сватбена песен или заговор, гледната точка на семиотиката по този въпрос се различава от гледната точка; наука за фолклора: семиотиката го изучава като част от такива знакови системи на дадено общество, чието значение и роля не се признават от самите членове на обществото.

Етносемиотиката е млада и бързо развиваща се наука, все още няма общоприети обобщаващи теории. В чужбина, особено в САЩ, се извършват голям брой отделни специфични изследвания в рамките на етнографията (наричана там „културна и социална антропология“).

Нека първо се спрем на частни изследвания, проведени в областта на културната и социална антропология, като вземем за типичен пример изследвания на човешки пози, които могат да бъдат част от знакови системи. В рамките на културната и социална антропология изследването на позите може да се извърши от различни ъгли.

От една страна, позите могат да се изследват от гледна точка на физиологията на човешкото тяло (по същия начин могат да се изследват плач, смях, физиологични функции и т.н.), това е т.нар. етологична гледна точка . Описанието на позите е важно за инженерната психология, която се състои в изучаването на човек в контакт с машина: човешки реакции и поведение, разположението на човек пред машина или машина, дизайн на дръжки, контролни панели, и др.; познаването на типични пози за дадена националност е важно при планиране на апартаменти, мебели и др.; за психиатрията: психиатричното наблюдение на позите може от своя страна да хвърли светлина върху физическото поведение на здрав човек.

От друга страна, позите могат да се изследват като положения на човешкото тяло, характерни за дадена култура. Това е етноложка гледна точка. Общият брой на различните стабилни положения, които човешкото тяло може да заеме, е около 1000. Но от тях, поради културната традиция на всяко племе и народ, някои са забранени (табу), докато други са фиксирани. Следователно изучаването на позите трябва задължително да бъде сравнително, „междукултурно“. За да се определи дали някоя поза, например позата на седене по време на хранене, е значима, т.е. дали има етнологично значение, е необходимо да се сравнят позите на седене по време на хранене в различни култури, например сред индианците от Северна Америка и аборигените на Нова Зеландия. Ако позите се окажат постоянно различни, значи те са факт на културата.

След това може да се състави каталог на етноложките пози (Фигура 2). След идентифициране на най-малките, елементарни единици на човешкото пространствено поведение - позите и съставянето на каталози - започва тяхното задълбочено културно-етнографско изследване, което може да се осъществи по следната линия:

а) връзката на позите с други знакови и незнакови системи на културата: облекло, жилищно оформление и др.;

б) културно-историческа традиция - стабилността на определени пози за дълги периоди на съществуване на народите.

Такива пози се предават от традицията и се запазват за дълги периоди от време. Предполага се, че те могат да служат, подобно на формите на езика и предметите на материалната култура, за установяване на най-древните движения и контакти на племена. По този начин позата в третия ред отгоре, четвъртата колона отляво, характерна за населението на Самоанските острови в Тихия океан, очевидно показва непреки контакти с Индия, където е свързана с религиозни обичаи.

Фигура 2 - Част от каталога на позите, значими от етноложка гледна точка (по Г. Хюз)

Трето направление - лингвосемиотика- фокусира се върху изучаването на естествения език с неговата стилистика.

Естественият звуков език на хората е най-пълният и съвършен от всички комуникационни системи, съществуващи в света, познати на човека. Други изкуствени, създадени от човека системи и езици (например писане, флагова сигнализация, морзова азбука, брайлова азбука за слепи, изкуствени езици като есперанто или волапук, информационно-логически езици и др.) включват само някои от свойствата на естествения език. Тези системи могат значително да подобрят езика и да го надминат в едно или повече отношения, но в същото време да му отстъпват в други, точно както телефонът, телевизията, радиото (като цяло, всеки инструмент, всеки инструмент) подобрява определени свойства на отделния човек органи.

Лингвосемиотиката изучава други свързани знакови системи, които:

§ функционират паралелно с езика (например жестове и изражения на лицето, придружаващи речта);

§ компенсиране на езика (например експресивна, стилистична интонация; типографски шрифтове);

§ модифицира функциите и символния му характер (например художествена реч).

През последните години, поради бързото развитие на моделирането на естествен език и появата на различни видове изкуствени езици (информационни, информационно-логически, като програмиране и др.), Обектът на лингвосемиотиката се разшири.

Четвърто направление - абстрактна семиотика- изучава само най-общите свойства и отношения, които характеризират знаковите системи, независимо от тяхното материално въплъщение (Р. Карнап в чужбина; В. Б. Бирюков, Д. П. Горски, А. А. Зиновиев, В. В. Мартинов и др., СССР). В рамките на това направление се създава най-абстрактната, логико-математическа теория на знаковите системи.

Обектът на общата семиотика е сравнението, сравнението и обобщаването на резултатите от частната семиотика; разглеждане на това как абстрактните езикови отношения се проявяват в различни знакови системи; формулиране на изяснените общи семиотични закони; разрешаване на епистемологични въпроси и др.

3. Измерване на информация. Ентропия

3.1 Ролята на информацията в управлението

Същността и ролята на информацията в управлението най-добре се вижда от връзката между понятието информация и понятието ентропия. По едно време Н. Винер изрази двойственост ентропия – информациякакто следва: „Точно както количеството информация в една система е мярка за организацията на системата, по същия начин ентропията е мярка за дезорганизацията на системата; едното е равно на другото, взето с противоположния знак.” Контролът в системата зависи от наличната информация. От цялото разнообразие от дефиниции на информацията най-фундаменталната е тази, постулирана от теорията на информацията и свързана с количеството информация:

Информация - отстраняване на несигурността. В този случай несигурността се намалява с количеството информация, получена в процеса на избор или вземане на решение от наличния брой алтернативи;

В управлението обаче информацията е и средство за комуникация (информацията се предава под формата на съобщение, което съдържа информация в променящи се променливи).

Информацията противодейства на тенденциите на системата към дезорганизация и нарастване на ентропията, а количеството информация в системата е мярка за организацията на системата (Фигура 3.1.).

Необходимо е да се прави разлика между понятия като данни и информация. Данни - първична информация (сигнали) за промени в променливите (степента на агрегиране е ниска);

Междинна информация, получена в резултат на натрупване и обобщаване на първични данни, информиращи за динамиката на промените;

Убедителна информация (висока степен на натрупване и агрегиране), използвана директно в процеса на вземане на решения.

3.2 Количествени мерки за информация

Структурните мерки се използват за измерване само на отделна информация. Основата на използваните структурни мерки са информационни елементи (кванти), които се разбират като неделими части от информация.

Структурните мерки се разделят на геометрични, комбинаторни и адитивни мерки за информация.

Геометрична мяркадефинира количеството информация като стойността на дължината, площта или обема на геометричния модел на съобщението, свързана с броя на съдържащите се в него кванти. Геометричният метод се използва за определяне на потенциала, т.е. максималното възможно количество информация в дадени структурни измерения. Това количество се нарича информационен капацитет.

Количество информация при използване комбинаторна мяркасе изчислява като брой комбинации, които могат да бъдат направени от информационни елементи. Тази мярка измерва потенциалното структурно разнообразие на информационните комплекси. Препоръчително е да се използва комбинаторна мярка, когато е необходимо да се оценят възможностите за предаване на различна информация с помощта на буквено-цифрови елементи.

Преди да говорим за адитивната мярка за информация, въвеждаме понятията за дълбочина h и дължина l на думата.

Дълбочина hдумите назовават броя на различните елементи (знаци), съдържащи се в приетата азбука.

Дължина лдумите наричат ​​броя на знаците, необходими и достатъчни за представяне на даден набор от думи чрез елементи от дадена азбука.

Дълбочината на думата съответства на основата, а дължината на думата съответства на битовата дълбочина на числовата система или кодовата система.

Общият брой думи, които могат да бъдат представени от кодове с дължина l и дълбочина h, се дава от

Това означава, че информационният капацитет q при този метод на оценка зависи експоненциално от дължината на думата l. Затова прилагането на тази мярка на практика е голямо неудобство.

За да се гарантира възможността за добавяне на количество информация при добавяне на думи и пропорционалност на количеството информация спрямо дължината на думата, Хартли въведе допълнителна логаритмична мярка за информация

I = log 2 h л = лдневник 2 ч.

Единицата за измерване на информация при прилагане на адитивна мярка е бит, т.е. количеството информация, съдържащо се в дума с дълбочина h = 2 и дължина л= 1. Ако информацията идва от различни източници, тогава когато се оценява количеството информация с помощта на адитивна мярка, тя е вярна

където I(A1, A2, ..., An) е общото количество информация от източници A1, A2, ..., An;

I(Ai), i = 1(1)n - количеството информация от източника Ai, измерено чрез адитивна мярка.

Определянето на количеството информация с помощта на статистически мерки изисква вероятностен подход. При този подход информацията се разглежда като съобщение за резултата от случайни събития, изпълнението на случайни променливи и функции, а количеството информация се поставя в зависимост от априорните вероятности на тези събития, стойности, функции. Статистическите и структурни измервания на информацията не позволяват да се оцени съдържанието на информацията, тъй като те не вземат предвид значението на съобщението и неговата стойност за адресата. Семантичните мерки дават възможност да се избегне този недостатък.

3.3 Количеството информация като мярка за организацията на системата

Количеството информация се използва за изразяване на степента на организация на системата въз основа на измерване на степента на несигурност (формула 3.1.):

К= -log2 p i , (3.1.),

където p i е вероятността за избор на i-тата алтернатива;

Илюстрация на тази формула е дадена по-долу на фигура 3.2. Понятието количество информация се тълкува по-долу във връзка с намаляването на несигурността при избор от 8 алтернативи. В същото време несигурността намалява с 3 бита или с количеството информация, получена в резултат на избор от 8 алтернативи.

K= -log2 pi = -log 2 18 = 3 бита.

където K е количеството информация;

p i - вероятността за избор на i-тата алтернатива;

Фигура 4 - Три цикъла на избор и намаляване на несигурността с три бита при избор от осем опции.

4.Комуникационни мрежи на организацията

Управлението на организацията се осъществява чрез хората. Един от най-важните управленски инструменти за мениджъра е да ги насочва сигналиили съобщенияна своите подчинени за тяхното поведение, необходимо за постигане на организационните цели. Използвайки това и получавайки обратна връзка от подчинените, мениджърът организира, мотивира и ръководи подчинените. Много зависи от способността на мениджъра ефективно да предава и получава такива сигнали и съобщения, така че да бъдат най-адекватно възприети от тези, за които са предназначени. Много мениджъри разбират важността на този проблем и му обръщат голямо внимание.

В процеса на комуникация сигналите или съобщенията за поведение се предават от един субект на друг и обратно. Субекти могат да бъдат индивиди, групи и организации като цяло.

В първия случай комуникацията е междуличностнихарактер. Осъществява се чрез предаване на идеи, факти, мнения, намеци, усещания или възприятия, чувства и нагласи от един човек на друг в глаголен(устно или писмено), а също и в невербален(пози, жестове, тон на гласа, време на предаване и т.н.), за да получите желания отговор.

Във втория и третия случай става дума за организационникомуникации, т.е. за това как, от кого и кога се изпращат сигнали в контекста на групите и организацията (срещи, презентации, инструкции и процедури, бизнес документация, заповеди и инструкции, планове и др.) и как се получава обратна връзка (наблюдения, доклади, оценка и т.н.). Комуникационните връзки, съществуващи в една организация, отразяват нейната действителна структура и задачата на висшето ръководство в този случай е да ги приведе в съответствие.

Несъответствието между одобрената структура и комуникационния процес, съществуващ в организацията, значително намалява ефективността на нейната дейност.

Трябва да се отбележи, че комуникацията и информация --това са различни (две понятия, които много често се бъркат), но свързани понятия. Информацията е естествена и значима част от изпратен или получен сигнал или съобщение, което позволява да й се придаде определена значимост. Просто казано, информацията е вътрешна интерпретация на външни събития. Например викът на страх е интерпретация на информация, която дори може да бъде измерена в децибели.

Комуникацията също включва Каквосе предава, а след това кактова е „какво“, което се предава. За да се осъществи междуличностна комуникация трябва да има поне двама души.

Комуникацията поставя изисквания към всеки от участниците в управленското взаимодействие. И така, всеки от участниците трябва да има всички или някои способности: да вижда, чува, докосва, мирише, вкусва и т.н. Ефективната комуникация изисква всяка страна да притежава определени умения и способности, както и известна степен на взаимно разбиране.

Терминът "комуникация" идва от латинското "communis", което означава "общ": подателят на сигнали или съобщения се опитва да установи "общност" с получателя.

Следователно комуникацията може да се дефинира като прехвърляне не само на информация, но и на значение или значение с помощта на символи. Ефективната междуличностна комуникация е много важна за успеха в управлението поради редица причини. Първо, решението на много управленски проблеми се основава на прякото взаимодействие на хората (шеф с подчинени, подчинени един с друг) в рамките на различни събития.

Второ, междуличностната комуникация е може би най-добрият начин за обсъждане и разрешаване на въпроси, характеризиращи се с несигурност и неяснота.

Комуникационната мрежа е връзка на лица, участващи в комуникационния процес по определен начин, използвайки информационни потоци (Фигура 5). В този случай не се разглеждат индивидите като такива, а комуникационните отношения между индивидите. Комуникационната мрежа включва поток от съобщения или сигнали между две или повече лица. Комуникационната мрежа се фокусира върху моделите на тези потоци, разработени в организацията, а не върху това дали значението или значението на съобщението е било успешно предадено. Комуникационната мрежа обаче може да повлияе на разликата между изпратената и получената стойност да се съкрати или разшири.

Мрежата, създадена от лидера, се състои от вертикални, хоризонтални и диагонални връзки. Вертикални връзкисе изграждат по линията на лидерство от началник към подчинени. Хоризонтална комуникациисе осъществяват между лица или части от организацията на равни нива: между заместници, между ръководители на отдели, между подчинени. Диагонални връзки-- това са връзки с други началници и с други подчинени. Мрежата от тези връзки създава истинската структура на организацията. Целта на формалната организационна структура е да канализира комуникационните потоци в правилната посока. Размерът на отделите в една организация ограничава способността за развитие на комуникационна мрежа. Ако размерът на групата нараства в аритметична прогресия, тогава броят на възможните комуникационни взаимоотношения нараства експоненциално. Следователно комуникационната мрежа в група от 12 души е по-разнообразна и сложна, отколкото в група от трима души.

В зависимост от това как са изградени комуникационните мрежи, дейностите на групата могат да бъдат повече или по-малко ефективни.

ВЪНШНА КОМУНИКАЦИОННА МРЕЖА

Фигура 5 - Междуличностна комуникационна мрежа на лидер на група в организация

Има добре установени модели на комуникационни мрежи за групи с еднакъв или различен размер (Фигура 6). В мрежи от кръгов тип членовете на групата могат да комуникират само с онези, които се намират близо до тях. Мрежите с колела включват формална, централизирана йерархия на властта, в която подчинените комуникират помежду си чрез своя началник. Обективната основа на тази ситуация е, че човекът в центъра на „колелото“ има повече комуникационни връзки от останалите членове на групата. Той получава повече съобщения, по-често се разпознава от другите членове на групата като човек, изпълняващ лидерски функции, има по-голямо социално влияние върху другите членове на групата, обикновено носи по-голяма отговорност за предаване на информация и се очаква да бъде окончателното решение на проблема повече от други.

Подобна картина се наблюдава и в мрежите тип “Y”. Такива мрежи се наричат ​​централизирани и могат да бъдат ефективни, ако се решават прости проблеми. Друг вид йерархия на властта е представена от мрежи от типа "верига", в които се появяват хоризонтални връзки - елемент на децентрализация. „Омниканалните“ мрежи представляват напълно децентрализирани групи. Това обикновено се изисква, когато всички трябва да участват в решаването на сложни проблеми. Този подход се нарича още отворени комуникации.

Познаването на видовете комуникационни мрежи е особено важно за разбирането на отношенията на власт и контрол в една организация. Известно е, че скриването или централизирането на информация поддържа властови отношения. Естеството на взаимозависимостта на работните места и хората в група или организация ще определи вида на комуникационната мрежа, която е по-ефективна. Простата взаимозависимост позволява използването на централизирани мрежи. Сложната взаимозависимост изисква „екипен” подход за изграждане на комуникационни мрежи. Една сложна мрежа обаче може да не реши прост проблем.

Фигура 6 - Примери на комуникационни мрежи в групи

5. Управленска технология като информационен процес

Технологията е всяко средство за трансформиране на суровини за получаване на желаните резултати. Тъй като предметът и съответно изходният материал на управленската работа е информацията, технологията на управление например може да се определи като набор от методи за обработка на управленска информация с цел разработване, приемане и изпълнение на управленски решения.

Технологията на управление отразява съдържанието на управлението, характеризира се с процесите на движение и обработка на информацията и се определя от състава и реда на управленската работа, по време на която тази информация се трансформира и оказва въздействие върху контролирания обект. Това предполага основната цел на управленската технология - създаването на рационална схема за взаимодействие на структурните звена и отделните изпълнители в процеса на управление.

Технологията на управление се определя като система от операции и процедури, извършвани от ръководители, специалисти и технически изпълнители в определена последователност с помощта на необходимите методи и технически средства.

Целта на управленската технология е да оптимизира процеса на управление, да го рационализира, като елиминира такива дейности и операции, които не са необходими за постигане на резултати.

Основната функция на управленската технология е да осигури научна и функционална връзка на управленските процеси със специфични управленски технологии, които допринасят за изпълнението на управленските функции. В тази връзка е важно да се формира мисленето на нов тип мениджъри, фокусирайки го върху проактивни аналитични и иновативни дейности.

Развитието на технологията за управление включва определяне на броя, последователността и характера на операциите, които съставляват процеса на управление, разработване или избор на подходящи методи, техники и технически средства за всяка операция, идентифициране на оптимални условия за процеса на прехвърляне на системен обект от първоначалния състояние до желаното.

Ясното функциониране на органа за управление изисква разделяне на процеса на управление на операции, а ефективната организация на управлението изисква правилното съчетаване на операциите. Всяка операция трябва да бъде свързана с предишни операции в даден цикъл от процеса на управление. Изпълнението на една операция трябва да бъде свързано с изпълнението на други операции. Концепцията " контролна технология„е тясно свързано с процеса на алгоритмизиране на операциите в рамките на определени функции на системата за управление.

Ролята на алгоритъм (процедура) на процеса на управление е предписание, което определя съдържанието и последователността на действията във всеки информационен или организационен процес. Неговият алгоритъм представлява правилата за последователно изпълнение на определени взаимосвързани операции, на които този процес може да бъде разложен и които трябва да бъдат изпълнени за постигане на желаната цел. Процедурата може да се дефинира като система от последователно изпълнявани инструкции за извършване на операции в определен ред, които водят до решаване на управленски проблеми.

Схематично технологията на управление може да бъде представена под формата на информационно и организационно взаимодействие на три основни цикъла или процеса, в рамките на които се извършват различни операции и процедури.

1. Информационен процес: търсене, събиране, предаване, обработка и съхранение на различни видове информация. Тук работят предимно творчески изпълнители и специалисти.

2. Логико-умствен или процес на разработване и вземане на управленски решения: изследване, обработка, изчисления, прогнози, вземане на решения. В него работят основно специалисти и ръководни кадри на организацията.

3. Организационен процес или организационно влияние върху обекта на управление за изпълнение на управленски решения: подбор и разположение на персонала, съобщаване на задачите на изпълнителите, оперативно планиране, организация на труда, координация, контрол върху изпълнението и др.

Съществените моменти в технологията на управление са изследването и описанието на рационални начини за прилагане на процесите на управление с помощта на подходящи операции и процедури. Въпреки това е много трудно да се опишат алгоритмите за функциониране на системите за управление и да се определи целият набор от методи за извършване и организиране на информационни трансформации и организационни взаимодействия, които съставят процеса на управление, и не е възможно да се формулира недвусмислено.

В момента има няколко подхода за формиране на управленска технология. Тъй като технологията на управление се определя от състава на управленската работа, нейното изграждане може съответно да се извърши в зависимост от това какъв подход към разбирането на управлението се взема като основа или какъв стил на управление характеризира дейността на служителите на ръководството на предприятието.

Най-развит и опростен е традиционният, класически функционален подход, който се основава на разбирането за управлението като процес за изпълнение на определени функции. Тук технологията на управление може да се определи като регулиране на рационални процедури и начини за работа с информация в процеса на изпълнение на управленските функции. Същността на функционалния подход е, че на всяко йерархично ниво на системите за управление се разпределят относително отделни области на управленска работа или функции, за всяка от които се изгражда специфичен набор от процедури. Впоследствие се идентифицират подфункции и съответните блокове от процедури, детайлизирани до ниво операция; определят се видовете документи, необходими технически средства и др.

Този подход към технологизацията на процесите на управление е приложим за предприятия, работещи стабилно в малко променяща се среда. По този начин една организация може да има технология за планиране, технология за контрол или (като се вземат предвид специалните функции на управление) технология за управление на разработването на нов продукт, технология за маркетингови изследвания и др.

Най-подходящият подход в променяща се външна среда е ситуационният подход, чиято същност е да обоснове алгоритъма за избор на процедура въз основа на отчитане на характеристиките на конкретна ситуация или проблем. В ситуационния подход технологията на управление се дефинира като последователност от действия за избор на подходящи процедури и извършване на информационните трансформации и организационните въздействия, включени в тях. Технологичната схема на управление включва:

· диагностика на проблема и определяне на начини за разрешаването му;

· идентифициране на факторите, влияещи върху решението;

· разработване и оценка на алтернативи;

· разработване на тактика за реализиране на планираните пътища за развитие.

И накрая, подходът към управлението от гледна точка на вземане на решения ни позволява да разглеждаме технологията на управление като определена последователност от действия, използвани при определяне на целите на предприятието и разработване на механизми за постигането им. Има два етапа в това:

1. разработване на цели и стратегия за развитие на предприятието;

2. формиране на технология за вземане и изпълнение на управленски решения.

Ефективността на технологията за управление е крайният резултат, изразяващ се не само в спестяване на време и разходи, но и в осигуряване на устойчивост и оцеляване на организацията в променяща се външна среда.

Критериите за ефективност на контролната технология включват:

· простота (технологията за управление не трябва да бъде прекалено сложна или да съдържа междинни етапи или операции);

· гъвкавост (адаптиране към променящите се условия);

· надеждност (наличие на определен резерв на безопасност, резервен механизъм);

· ефективност (технологиите могат да бъдат ефективни, но не и икономични);

· лекота на използване (добре проектираната технология ще бъде безполезна, ако е неудобна за хората, които ще трябва да работят).

Технологията за управление заема специално място в технологията за управление днес.

Технологията за управление е набор от материални ресурси (офис оборудване, комуникационно оборудване, компютърно оборудване и др.), Които могат да намалят сложността на управленската работа, времето за тяхното изпълнение, както и да подобрят качеството на взетите решения.

Умствените способности на индивида имат ограничение; използването на RAM и дългосрочната памет на компютрите позволява да се разширят интелектуалните възможности на специалистите за решаване на управленски проблеми. Развитието на средствата за автоматизация задълбочава информационния характер на управленската работа, а компютъризираните системни технологии стават неразделна част от технологията за управление днес.

Има бариери пред комуникацията, които могат да бъдат разделени на две групи: такива, които съществуват на индивидуално ниво, и такива, които „израстват“ на организационно ниво.

Източниците на комуникационните бариери са както отделните лица, така и организациите като цяло (Таблица 2).

Индивидуалните бариери, на първо място, могат да бъдат свързани с разлики в емоциите и типовете възприятия. Например, ако човек е склонен да разделя хората на групи (класове), мнението му трудно ще се промени. Ако човек твърдо определи позицията си още преди началото на дискусията, шансовете за постигане на успех в комуникацията са рязко намалени. Освен това хората с различен опит или нива на познание са склонни да интерпретират една и съща информация по различен начин.

Второ, проблемът може да е в грешния избор на канал или средство за комуникация. Например, когато едно съобщение има емоционална конотация, препоръчително е да го предадете лично, по време на среща, а не в писмо. Писмените съобщения са по-добри за рутинна комуникация, но те не предоставят обратна връзка достатъчно бързо. В допълнение, писмените съобщения не са подходящи за използване за предаване на множество информационни сигнали.

Трето, комуникационните трудности често са свързани със семантични различия.

Семантикае значението на думите и контекста, в който се използват. Думата „ефективност“ за ръководител на фабрика може да означава постигане на големи производствени обеми, а за специалист по човешки ресурси може да означава удовлетворение на служителите. Много напълно обикновени думи в английския език имат средно 28 различни значения. Следователно успешната комуникация включва внимателен подбор на думи, които са предназначени да отразяват точно вашите мисли.

Четвърто, получателят може да разбере погрешно подателя, ако той каже едно нещо, но използва невербални съобщения, за да посочи нещо съвсем различно. Ако изражението на лицето не съвпада с думите му, ще има „шум“ и несигурност в комуникацията. Интонация, жестове, действия - всичко това не трябва да противоречи на изреченото на глас.

Таблица 2 – Комуникационни бариери и начини за преодоляването им

Организационните бариери са свързани с фактори, присъщи на организацията като цяло. На първо място, това е проблем с различен статус и ниво на власт. Например, ако бяхте служител от първа линия, бихте ли докладвали за проблем на мениджър, ако комуникацията ви остави мениджъра с отрицателно впечатление за вашето представяне? От друга страна, мениджърите с власт често възприемат обикновените служители като неспособни на несериозни мисли и действия на индивиди.

Разликите в целите и нуждите на отделите оказват значително влияние върху комуникациите. Всеки от тях има своите проблеми. За производствения отдел основното нещо са показателите за производителност; неговите служители са доста далеч от интересите на маркетинговите служители.

Третият проблем е, че комуникационните потоци може да не са съобразени с мисията на екипа или на цялата организация. Ако се използва централизирана комуникационна структура при изпълнение на нерутинни задачи, обменът на информация между работниците очевидно ще бъде недостатъчен. Една организация, отдел или екип е най-ефективен само когато обемът на комуникация между служителите съответства на поставената задача.

Липсата на формални канали в организацията оказва негативно влияние върху ефективността на комуникациите. Компанията винаги трябва да има възходящи, низходящи и хоризонтални комуникации в различни форми, които са адекватни на текущата ситуация: проучвания на служителите, политики на отворени врати, бюлетини, бележки, специални екипи, дори създаване на специални позиции за „връзка“. Липсата на формални канали означава липса на комуникации като такива в организацията.

За да преодолее комуникационните бариери, ръководството трябва да създаде организационна структура, която насърчава положителната, ефективна комуникация, което изисква както индивидуални умения, така и организационни действия.

Най-важното индивидуално умение е слушането. Активното слушане означава да задавате въпроси, да проявявате интерес и от време на време да перифразирате казаното от другия, за да сте сигурни, че го разбирате правилно. Активното слушане означава предоставяне на обратна връзка на подателя на съобщението.

Второ, трябва да изберете подходящи канали, за да предадете собствените си послания. Сложното съобщение изисква използването на обширен комуникационен канал (телефон, личен разговор); рутинни съобщения и данни могат да се предават под формата на бележки, писма или имейл.

Трето, както подателят, така и получателят трябва да се опитат да разберат гледната точка на другата страна. Когато получават информация, мениджърите трябва да проявяват специално внимание, което ще им позволи да разпознаят наличието на някакви пристрастия в събеседника, да изяснят какво не са разбрали и да коригират собственото си послание. Когато правилно оценяваме възгледите на нашите събеседници, ние по-точно интерпретираме семантичното значение на думите и чувствата, които предаваме, и като цяло се отнасяме към тях по-обективно.

И накрая, управление, основано на достигане до хората. Мениджърът трябва периодично да напуска офиса си и самостоятелно да проверява състоянието на комуникационните канали в компанията. Когато мениджърът види всичко със собствените си очи и се срещне с хората, той получава много по-пълна картина на организацията и получава възможност директно да предаде важни идеи и ценности на служителите.

Атмосферата на доверие и откритост в организацията насърчава служителите да общуват честно помежду си, където служителите безстрашно предават както добри, така и лоши новини на върха. За да се създаде такава атмосфера, са необходими условия за развитие на междуличностните качества на служителите.

Второ, мениджърите трябва да разработят и използват формални комуникационни канали във всички посоки. Scandinavian Design използва два различни бюлетина за комуникация със служителите. В завода Packard Electric, собственост на General Motors, работниците имат достъп до цялата информация за компанията: финансова информация, бъдещи планове, оценки за качество, показатели за ефективност. Bank of America използва специални програми за насърчаване на служителите да изразяват идеи и да предоставят обратна връзка. Могат да се използват и други методи: директна поща, табла за съобщения, анкети.

Трето, мениджърите трябва да насърчават едновременното използване на множество канали за комуникация, официални и неформални. Тези множество канали включват писмени директиви, дискусии лице в лице, публични излети и лози. Например, в същия завод на GM се издава месечен вестник, мениджърите редовно се срещат с работни екипи, а електронен дисплей в кафенето се използва за предаване на новини. Изпращането на съобщения през множество канали едновременно увеличава шансовете те да бъдат получени и правилно разбрани.

Четвърто, структурата на организацията трябва да отговаря на нейните комуникационни нужди. Например, Casino/Holiday Inn (Лас Вегас) има специален комуникационен екип (като част от организационната структура). Състои се от представители на всеки отдел. Екипът се занимава с най-спешните проблеми на компанията, предназначени да помогнат на мениджърите да оценят проблемите не само в рамките на интересите на своите отдели. Екипът включва всички, които могат да помогнат при решаването на проблеми. Ако една организация има недостиг на хоризонтални комуникационни канали, могат да бъдат създадени подобни екипи и други групи за „бърза реакция“ и могат да бъдат въведени позиции на мениджъри интегратори и матрични структури. Организационната структура, наред с други неща, трябва да отразява информационните нужди. Ако отдел или екип изпълнява сложни нестандартни задачи, е необходима децентрализация на структурите, което позволява интензифициране на дискусиите и включване на служителите в процеса на управление.

Заключение

В тази курсова работа разгледахме концепциите за информация и значението на комуникациите за ефективната дейност на мениджъра на организацията. Без знания и специални умения е невъзможно да се управляват хора; По този път може да срещнете различни бариери, които подчертахме в параграф 5 от работата.

Талантливите лидери се интересуват от свързване със служители и клиенти и от оформяне на посоката на техните компании. И такива контакти трябва да се осъществяват непрекъснато, което означава, че мениджърите трябва да имат развити умения за междуличностна комуникация. Тези, които не са запознати с мениджмънта, са склонни да бъдат изумени от това колко енергия инвестират успешните мениджъри в комуникациите.

Вярвам, че информацията е централна за управлението на една организация. Ръководителят и водещите мениджъри натрупват, анализират информацията, идваща отвън и циркулираща в компанията, и в резултат на това формират правилната работна стратегия. „Който притежава информацията, притежава света“, каза Уинстън Чърчил.

Дефинирахме комуникацията като процес, при който двама или повече души обменят и разбират получената информация, чиято цел е да мотивира или повлияе на конкретно поведение.

Ефективната управленска дейност изисква ясно разграничаване на понятията разделяне и прокламиране. Мениджър, който не слуша никого, е като продавач на употребявани коли, който казва: „Аз продавам, те не искат да купуват“. Управленските комуникации са двупосочна улица, която изисква умения за слушане и други форми на обратна връзка. Знанията, придобити от мениджърите от личната комуникация със служителите, оформят разбирането им за живота на компанията. Вярвам, че с тези знания мениджърите в комуникационния процес са в състояние да влияят върху съзнанието на подчинените си, както и да работят ефективно с клиентите.

Ето защо е много важно да се поддържа „здрав“ корпоративен дух в организацията чрез редовни срещи, обучения и съвместни събития между служители от различни отдели. В крайна сметка само координираната работа на всички части на едно цяло може да доведе до успешното функциониране на организацията.

Списък на използваната литература

1 Боди Д., Пейтън Р. Основи на управлението / Изд. Ю.Н. Каптуревски. - Санкт Петербург: Питър, 1999.

2 Вихански О.С., Наумов А.И. Управление. - М.: Гардарика, 2001. - 528 с.

Подобни документи

Същността на комуникацията и определянето на нейното значение в процеса на управленската дейност на мениджъра. Видове комуникация и нейните основни етапи на осъществяване, етапи на противоречия. Начини на връзка между комуникация и информация в управлението на персонала.

резюме, добавено на 28.05.2010 г


Понятие, елементи, съдържание, класификация, видове и форми на комуникация. Информацията като основен елемент на комуникационните системи. Характеристика на основните етапи на комуникационния процес. Анализ на информационните технологии и комуникациите в управлението.

курсова работа, добавена на 01.06.2010 г


Специфика на понятието комуникация: определение, понятие, модели. Вид и функционални особености на комуникацията в управлението. Специфика на протичането на формалните и неформалните комуникационни процеси в една организация. Взаимодействие на индивидите в една организация.

дисертация, добавена на 16.06.2017 г


Мениджърът, неговото място и роля в управлението на организацията. Общи характеристики на PYaAT-3 LLC, характеристики на личните качества на мениджъра в управлението. Основните недостатъци на флегматичния мениджър. Основните компоненти в структурата на индивидуалната дейност.

курсова работа, добавена на 08.11.2013 г


Комуникативният компонент на комуникацията. Формиране на бизнес култура в западните страни и в Русия. Характеристики на вербалната и невербалната междуличностна комуникация. Ефективността на комуникационните процеси в управлението, заповедите на успешната комуникация.

резюме, добавено на 21.01.2011 г


Същност, проблеми и роля на комуникацията. Характеристики на комуникационния процес в една организация. Препоръки за подобряване на комуникацията в OJSC Bashkirenergo. Взаимодействие между елементи на управленската структура. Вербална и невербална комуникация.

курсова работа, добавена на 05.11.2014 г


Изучаване на понятието и особеностите на комуникацията като процес. Разглеждане на принципите, етапите и съдържанието на комуникационния процес в управлението на персонала. Разглеждане на начини за подобряване на ефективността на комуникациите в процеса на управление на човешките ресурси.

курсова работа, добавена на 24.05.2015 г


Дефиниране на понятието информация като основно условие за конкурентоспособността на една организация. Основни видове управленска информация, нейните източници и етапи на обмен на информация. Използване на локални компютърни системи за работа с данни и методи за тяхната защита.

резюме, добавено на 19.02.2012 г


Знаци за класификация на информацията. Комуникацията като процес на прехвърляне на информация от източник към получател с цел промяна на неговите знания за нагласи или поведение. Бариери в междуличностните комуникации (микробариери). Начини за подобряване на комуникационната система.

презентация, добавена на 03/12/2014


Концепцията за комуникациите, тяхната роля в управлението. Съдържание на комуникационния процес, неговите етапи. Характеристики на Volga marketing family LLC. Изследване на комуникационния процес в организационния мениджмънт. Препоръки за комуникация в организацията.

Информация и комуникации в управлението.

Лекция No6

Раздел 3. Технология на управление

3.4 Процесът на вземане на управленски решения.

Изпълнението на управленски функции, взаимодействията между индивидите и социалните групи се осъществяват чрез комуникациии обмен информация.Понятията информация и комуникация са взаимосвързани, но комуникацията включва както това, което се предава (информация), така и как се предава

Дейностите на всеки мениджър включват извършване на следните процедури и операции:

· получаване, проверка и обработка на информация;

· разработване и внедряване на решения;

· контрол и коригиране на изпълнението им;

· систематизиране и съхраняване на данни за готови решения.

Основният начин за осъществяване на тази дейност е комуникацията. Комуникацията се разглежда като процес и като явление. Като процес на комуникация те отразяват принципите и моделите на обмен на информация между хората; като явление представляват установени норми (правила, инструкции, регламенти) на взаимодействие между хората в рамките на организациите и съответните организационни форми.

В процеса на комуникация информацията се прехвърля от един субект към друг. Субекти могат да бъдат индивиди, групи и организации. Възприета е следната типология на комуникациите:

Комуникации между организацията и външната среда;

Комуникации между отделите;

Комуникации в отделите на производствено и управленско ниво;

Междуличностни комуникации;

Неформални комуникации.

Комуникацията се осъществява чрез предаване на предложения, мнения, намеци или чувства в устна или друга форма (писмена форма, жестове, поза, намеци и др.), за да се получи желаната реакция.

Когато общуват, неговите участници трябва да могат да виждат, чуват, докосват, както и да имат определени умения и известна степен на взаимно разбиране.

Междуличностната комуникация е важна за управлението, тъй като много управленски задачи се решават чрез пряка комуникация между хората.

На етапа на изпращане подателят проектира и кодира информацията, предназначена да бъде предадена на участниците в процеса, т.е. определя себе си като индивид („кой съм аз“) и формира смисъла на това, което иска да предаде.

След това информацията, предназначена за предаване, се кодира. Първо се избират носители на информация (звук, светлина, температура, мирис, вкус, физически действия), които след това се организират в определена форма (говор, текст, рисунка, действие и др.).

Така се формира съобщението. В този случай изпращачът очаква то да бъде възприето адекватно на закодирания в него смисъл.

Колкото по-големи са разликите между изпратеното и полученото, толкова по-бедна е комуникацията. По този начин професионалистите обикновено имат затруднения при общуването с обществеността, тъй като кодират значението във форма, която е разбираема само за хората от техния кръг.

Съобщението чрез предавател (човек, техническо средство, химическо или физично състояние) влиза в предавателния канал, довеждайки го до адресата. Веднага след като започне предаването на съобщение или сигнал, в този момент етапът на изпращане завършва и започва етапът на получаване на предадената информация. Каналът извежда съобщението към приемника, който записва получаването на това съобщение.

Лицето, до което е адресирано съобщението, се нарича получател. Той записва полученото съобщение и го декодира в разбираем смисъл. Декодирането се отнася до възприемането на съобщението, неговото тълкуване и оценка.

Най-често съобщенията са изкривени. Това се дължи на наличието на шум в процеса на комуникация. Неговите източници могат да бъдат както средства за комуникационния процес, така и организационни компоненти (многостепенност, мащаб на контролируемост и др.). По този начин изкривяването на информацията по време на прехвърлянето й между функционалните отдели (закон за информационната ентропия). Управляващата информация се предава главно с помощта на естествен език, който има информационна излишност. Информационният излишък на руския език се оценява на 32%, което е значително по-високо от това за много други европейски езици. Информационният излишък е източник на изкривяване на същността на съобщението. Когато предаваме информация през четири нива на контрол, имаме голяма вероятност да получим около 100% изкривявания от оригиналното съобщение. Шумът винаги присъства, така че на всички етапи от комуникационния процес има известно изкривяване на предаденото съобщение. Мениджърът трябва да преодолее възможно най-много съществуващия шум и да предаде смисъла на съобщението възможно най-точно.

Последният етап от комуникационния процес е обратната връзка, когато участниците в процеса си разменят ролите. Целият цикъл се повтаря, но в различна посока. Обратната връзка е отговорът на получателя на съобщение. Става възможно да се разбере дали съобщението е достигнало до адресата и в какво значение. Обратната връзка може да бъде изразена в кодова система, различна от полученото съобщение. Така че често отговаряме на фраза с кимване на глава. За мениджъра обратната връзка може да бъде пряка (директно наблюдавана промяна в поведението) или непряка (повишена производителност).

За осъществяване на комуникационния процес се използва комуникационна мрежа,тези. свързване на участниците в комуникационния процес с помощта на информационни потоци. Тази мрежа се състои от вертикални, хоризонтални и диагонални връзки. Вертикалните връзки се формират от шефа до подчинените, хоризонталните връзки се формират между лица или отдели на равни нива. Диагоналните връзки са връзки с други началници и други подчинени. Мрежата от тези връзки създава структурата на организацията. Задачата на организационната структура е да даде комуникация токове в правилната посока.

Има добре установени модели на комуникационни мрежи за групи от работници с различен размер. Наричат ​​се „колело“, „звезда“, „кръг“, „верижка“, „въртячка“ и др. Те оказват значително влияние върху дейността на организациите. По този начин в мрежите от типа "колело" се представя централизирана йерархия на властта. Човекът в центъра на „колелото” получава повече съобщения, по-често се разпознава от другите членове на групата като лидер, има по-голямо влияние върху другите членове на групата, обикновено носи по-голяма отговорност и решението на проблема зависи повече от него отколкото на други.

Информацията, използвана в управлението, е класифицирана:

По обект на управление;

По принадлежност към една или друга управляваща подсистема;

Според формата на предаване (вербални, т.е. вербални и невербални);

Чрез променливост във времето;

По метод на предаване;

По режим на предаване;

По предназначение;

По етап от жизнения цикъл на обекта;

По отношение на контролния обект към субекта.
Основните изисквания за качество на информацията са:

Своевременност;

Достоверност;

адекватност;

Надеждност;

Насочване;

Многократна употреба;

Висока скорост на събиране, обработка и предаване;

Възможност за кодиране;

Уместност.

Информационният масив е съвкупност от всички видове информация, използвана от управляващите органи, подредена по определени характеристики. Тя трябва да осигури: директен достъп на потребителите до съхраняваната информация; най-пълно задоволяване на техните информационни потребности; бързо търсене и предоставяне на информация; защита на информацията от изкривяване.

Информационният поток е движението на информация от източниците към потребителите.

Обемът на информацията е количествена характеристика, измерена с помощта на конвенционални единици (думи, съобщения, знаци, букви, листове и др.) И се използва за определяне на информационното натоварване на контролите и вземане на решения за автоматизация на контрола.

При проектирането на документооборота е необходимо да се гарантира:

Наличие във всеки документ на информация, необходима и достатъчна за вземане на решение;

Рационални потоци от информация чрез елиминиране на дублирането на документи и индикатори, съдържащи се в тях;

Минимизиране на маршрутите за преминаване на документи от
от източник до потребител;

Ефективен контрол върху сроковете за изпълнение на документите;

Унифициране на документни форми.

Много важна роля играе и невербалната информация, т.е. информация, изпратена от подателя без използване на думи. Той формира невербални послания, които са в основата на невербалната комуникация. Жестовете, мимиките, интонациите са най-важната част от бизнес комуникацията. Понякога с помощта на тези средства (те се наричат ​​невербални) можете да кажете много повече, отколкото с думи. Основните видове невербална информация са:

Физически данни на човек (ръст, тегло, цвят на косата и др.);

Движения на тялото (жестове, мимики, движения на очите и др.);

Околна среда (осветеност, шум, чистота, стая, мебели и др.);

Използване на околната среда (поведение, дистанция
при общуване и др.);

Време (ранно пристигане, късно, карайки се да чакате).

Невербалните комуникации имат предимно несъзнателна основа, тъй като показват действителните емоции на участниците в комуникационния процес и са много надежден индикатор за изразяваните чувства. Невербалната информация е трудна за манипулиране Ине е лесно да се скриеш в междуличностното общуване.

Много невербални сигнали и техните специфични значения са примери за определена човешка култура, в която човек е „израснал“. Доколкото тези знаци се използват като модели на поведение и имат символични значения, те могат да бъдат разбрани толкова ясно, колкото и вербални знаци, изразени чрез система от вербални кодове, известни на участващите страни.

Описание

Целта на курсовата работа е да се изследва същността на комуникациите, както и какво може да се направи за по-ефективен обмен на информация както между мениджърите, така и извън техния кръг.
За постигането на тази цел е необходимо да се решат редица проблеми:
1) Изучаване на същността, елементите и етапите на комуникационния процес в съвременното предприятие
2) Анализирайте комуникационната система, базирана на компанията Trade Master
3) Дават предложения и препоръки за подобряване на комуникационната политика на предприятието

Въведение 3
1. Теоретични основи и характеристики на комуникациите в дейността на съвременния мениджър 5
1.1 Комуникационен процес: понятие, основни елементи, етапи, техните характеристики 5
1.2 Видове комуникации 13
1.3 Комуникационни бариери 17
1.4 Подобряване на ефективността на междуличностната комуникация 23
2. Анализ на управленската комуникационна система на фирма Trade Master 28
2.1 Организационно-икономическа характеристика на предприятието 28
2.2 Анализ на техническите и икономическите показатели на дейността на предприятието 31
2.3 Анализ на комуникационната политика на компанията 33
3. Предложения и препоръки за подобряване на комуникационната политика на предприятието 39
Заключение 42
Литература 45

Работата се състои от 1 файл

Федерална агенция за образование на Руската федерация

Държавно учебно заведение

Висше професионално образование

"Казански държавен технологичен университет"

Нижнекамски химико-технологичен институт

Факултет по икономика и управление

Курсова работа

ПО ДИСЦИПЛИНАТА "Мениджмънт"

Тема: “Информация и комуникации в организационния мениджмънт”

Студентска група __________________________ / /

(подпис)

Научен ръководител __________________________/Е.С. Андреева/

(подпис)

Работата е защитена от _____________ с оценка _______________

Нижнекамск 2013 г

Въведение 3

1. Теоретични основи и характеристики на комуникациите в дейността на съвременния мениджър 5

1.1 Комуникационен процес: концепция, основни елементи, етапи, техните характеристики 5

1.2 Видове комуникации 13

1.3 Комуникационни бариери 17

1.4 Подобряване на ефективността на междуличностната комуникация 23

2. Анализ на управленската комуникационна система на фирма Trade Master 28

2.1 Организационно-икономическа характеристика на предприятието 28

2.2 Анализ на техническите и икономическите показатели на дейността на предприятието 31

2.3 Анализ на комуникационната политика на компанията 33

Заключение 42

Литература 45

Въведение

Общоприето е, че комуникациите са от голямо значение за успеха на предприятията и представляват един от най-трудните управленски проблеми. По същество това е един вид „кръвоносна система“ на един организъм на компанията. За ефективни лидери се считат тези, които комуникират ефективно. Мениджърите трябва да владеят отлично изкуството на комуникацията, тъй като, образно казано, те вършат работата „с чужди ръце“.

Ролята на комуникациите е очевидна както в малките фирми, така и в мощните компании и корпорации. Бъдещето не само на предприятието като икономически субект на пазара, но и на хората, работещи в това предприятие, а на глобално ниво благосъстоянието на цялата страна като цяло зависи от ефективността на комуникационните връзки и взаимодействия.

Опитът както на руски, така и на чуждестранни компании показва, че ефективността на комуникациите зависи преди всичко от психологическото настроение на екипа. Когато мениджърът използва метода „пръчка и тояга“, има нервност и разпокъсаност на екипа, а следствието от това е ниска производителност на труда, голямо текучество на персонала, липса на инициатива, постоянни клюки, завист и др. Всички тези факти не могат да доведат до нищо друго освен до затихване на предприятието и в крайна сметка дори до фалит.

Въпреки това, ако ръководителят провежда срещи в екипа, на които се обсъждат определени проблеми на развитието, използва методи за възнаграждаване на инициативата, работата и т.н., създава условия за свободно изразяване на своето мнение, дори ако то не съвпада с мнението на ръководството, тогава в този случай персоналът Лесно е да се работи в тази компания. В този случай хората осъзнават своята важност и се опитват да използват пълния си потенциал и интелигентност, за да постигнат просперитета на организацията. В такова предприятие служителите са уверени в бъдещето си, че техните проблеми могат да бъдат открито обсъдени на среща и могат да допринесат с някои идеи, за които ще бъдат морално и финансово възнаградени. За такива предприятия е по-лесно да издържат на икономически и политически кризи в страната, защото в сплотен екип служителите ще си помагат взаимно да оцеляват при трудностите.

Всичко това отдавна е осъзнато от чужди и много родни мениджъри. Но как да постигнем ефективна комуникация? Как да придобиете умения и умения за управление на комуникационни процеси? - това са основните въпроси, които вълнуват съвременните руски лидери.

В рамките на гореизложеното актуалността на избраната тема се подчертава от опита на чуждестранни и местни мениджъри, интереса им към изучаване на комуникационните връзки и тяхното ефективно развитие, тъй като един от най-важните фактори за интеграция на управлението е комуникацията.

Тъй като в нашата страна възникването и развитието на комуникациите (както и цялото управление) се случи не толкова отдавна (10 години е кратък период), правилният подход към изучаването на опита на компаниите в чужди страни и съвременните руски предприемачи играе огромна роля роля в по-нататъшното им развитие.

В Русия комуникациите претърпяха радикална промяна. От административно-командната система страната рязко премина към пазарни отношения. Ако по-рано управлението на предприятието се състоеше главно от факта, че се получават заповеди от ръководството до подчинените, които не могат да бъдат изяснени или обсъдени, инициативата беше наказана и умните служители не можеха да напредват в кариерата си, днес мениджърите предпочитат различен подход за организиране на работа с подчинени . Сега инициативата се приветства, провеждат се общи колективни събрания, на които се обсъждат проблемите на развитието на компанията, изслушват се исканията и предложенията на подчинените и се прилагат не само морални, но и материални стимули. Така при командно-административната система имаше предприятия с добре изградени комуникации, но те преобладаваха предимно с разпръснати комуникационни потоци, без обратна връзка и др. Така че сега има компании, където организацията на управление е на ниско ниво и комуникациите са изградени неправилно.

Целта на курсовата работа е да се изследва същността на комуникациите, както и какво може да се направи за по-ефективен обмен на информация както между мениджърите, така и извън техния кръг.

За постигането на тази цел е необходимо да се решат редица проблеми:

1) Изучаване на същността, елементите и етапите на комуникационния процес в съвременното предприятие

2) Анализирайте комуникационната система, базирана на компанията Trade Master

Обектът на тази курсова работа е комуникацията като поведенческа дейност на субектите, а предметът е умелото използване на ефективни комуникации от мениджърите за постигане на целите на организацията.

1. Теоретични основи и характеристики на комуникациите в дейността на съвременния мениджър

1.1 Комуникационен процес: понятие, основни елементи, етапи, техните характеристики

Комуникацията е обмен на информация, въз основа на който мениджърът получава необходимата информация за вземане на ефективни решения и съобщава взетите решения на служителите на организацията. Ако комуникацията е лоша, решенията може да са грешни, хората може да не разберат какво иска ръководството от тях или в крайна сметка междуличностните отношения могат да пострадат. Ефективността на комуникациите често определя качеството на решенията и как те реално ще бъдат изпълнени.

Информацията е само външно проявление на общуването, негов резултат. Информацията играе централна роля в човешкото общуване и действа като средство за комуникация.

В процеса на комуникация информацията се прехвърля от един субект към друг. Субектите могат да бъдат отделни лица, групи и дори цели организации.

В първия случай комуникацията е междуличностна по своята същност и се осъществява чрез предаване на идеи, факти, мнения, намеци, усещания или възприятия, чувства и нагласи от един човек на друг устно или под някаква друга форма (писмено, жестове, поза, тон). на глас, прехвърляне на време, подценяване и т.н.), за да получите желаната реакция в отговор.

Комуникацията и информацията са различни, но свързани понятия. Комуникацията включва както това, което се съобщава, така и как това „какво“ се съобщава. За да се осъществи комуникация трябва да има поне двама души.

Комуникацията поставя изисквания към всеки от участниците в управленското взаимодействие. И така, всеки от участниците трябва да притежава всички определени способности: да вижда, чува, докосва, мирише и вкусва. Ефективната комуникация изисква всяка страна да притежава определени умения и способности, както и известна степен на взаимно разбиране.

Терминът „комуникация“ идва от латинското „communis“, което означава „общ“: предавателят на информация се опитва да установи „общност“ с получателя на информацията. Следователно комуникацията може да се дефинира като прехвърляне не само на информация, но и на значение или значение с помощта на символи.

Ефективната междуличностна комуникация е много важна за успеха в управлението поради редица причини. Първо, решението на много управленски проблеми се основава на прякото взаимодействие на хората (шеф с подчинени, подчинени един с друг) в рамките на различни събития.

Второ, междуличностната комуникация е може би най-добрият начин за обсъждане и разрешаване на въпроси, характеризиращи се с несигурност и неяснота.

Мениджърите прекарват 50-90% от времето си в комуникации. Това може да изглежда невероятно, но когато вземете предвид, че мениджърът трябва да комуникира в междуличностни, информационни роли и роли при вземане на решения, както и във всички управленски функции, всичко си идва на мястото. Именно защото комуникациите са неразделна част от всички основни дейности на мениджъра, те се наричат ​​свързващ процес.

И трите основни ролеви настройки на мениджърите и четирите основни управленски функции са насочени към формулиране на организационни цели и постигането им, а степента на изпълнение на тези цели, като правило, пряко зависи от качеството на комуникацията. Следователно ефективните комуникации са от съществено значение за успеха както на отделния служител, така и на организацията като цяло.

Въпреки това, въпреки че критичната роля на комуникациите за успеха на организациите е всеобщо призната, проучванията показват, че според 73% от американските, 63% от британските и 85% от японските мениджъри, неефективната комуникация сега е основната пречка за постигане на организационните цели . Друго проучване сред почти 250 хиляди служители от две хиляди компании разкри, че комуникациите са един от най-сериозните проблеми на организациите. Като разберете същността на комуникацията на лично и организационно ниво, можете да се научите да намалявате вероятността от неефективна комуникация и да станете по-ефективен мениджър. Ефективният мениджър е мениджър, който е ефективен в областта на комуникациите. Такъв мениджър е запознат с естеството на комуникационния процес, има отлични устни и писмени комуникационни умения и разбира как качеството на комуникацията се влияе от средата.

Основната задача на ръководството е да реализира печалба, която пряко зависи от способността на мениджъра да управлява делата. Вижда се връзката между комуникацията, информацията и работоспособността на мениджъра. Известно е, че споделянето на информация в организациите не винаги е толкова ефективно, колкото би трябвало да бъде. Всъщност хората общуват помежду си по-малко ефективно, отколкото си мислят.

Този факт беше отлично илюстриран от изследването на Р. Ликерт, който анализира дейността на бригадирите и техните подчинени в едно от предприятията за обществени услуги.

Докато 85% от бригадирите вярват, че техните подчинени са свободни да обсъждат важни бизнес въпроси, само 5% признават, че наистина го правят. В друго проучване ръководител на отдел съобщава, че е давал инструкции и е съобщавал решения на подчинени по 165 конкретни въпроса. Според подчинените му обаче те знаели само за 84 негови заповеди. Друг изследовател анализира представянето на калифорнийска компания в сектора на здравеопазването и открива сериозни несъответствия в оценката на ефективността на комуникациите от представители на висше, средно и по-ниско ниво на управление.

Освен това често предаденото съобщение бива неразбрано от получателя си, което също е знак за неефективни комуникации. J. Miner, известен изследовател на управлението, вярва, че само 50% от контактите в една организация водят до взаимно разбирателство между страните. И като правило причината за това е неспособността на хората да вземат предвид факта, че комуникацията е обмен.

По време на обмена и двете страни играят активна роля. Например, ако вие като ръководител кажете на подчинен за промяна в работното му назначение, това е само началото на процеса на обмен. За ефективна комуникация вашият събеседник трябва да демонстрира, че разбира задачата си и какви резултати очаквате от него. Комуникацията е ефективна само ако едната страна предлага информация, а другата я възприема правилно и за това този процес трябва да се третира с голямо внимание.

Благовещенск 2016г

ВЪВЕДЕНИЕ

1.1 Понятие за информация.

1.2 Свойства на информацията.

1.3 Видове информация.

СЕМИОТИКА..

ЕНТРОПИЯ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

ПРИЛОЖЕНИЕ.

ВЪВЕДЕНИЕ

ОБЩИ ПОНЯТИЯ ЗА ИНФОРМАЦИЯ И ИНФОРМАЦИОНЕН ОБМЕН

Информационна концепция

Под информация се разбира информация за света около нас, която е под формата на символи, едновременно достъпна и разбираема за хората и изискваща анализ, разбиране и декодиране. Информацията играе важна роля в управлението. Информацията е необходима при подготовката и вземането на управленски решения; обратната информация е необходима за наблюдение на изпълнението на решението; информацията е необходима и при разработването на стратегически планове за една компания за постигане на нейните цели. Затова нека разгледаме основните понятия на теорията на информацията. Сега има много дефиниции на понятието „информация“ и нито една от тях не е общоприета. Това е естествено, тъй като общоприето определение се появява в науката, когато тя стане класическа и престане да се развива. За щастие това не може да се каже за информационните науки.

„Информация 1) съобщение, информация за състоянието на нещата, информация за нещо, предадено от хора; 2) намалена, премахната несигурност в резултат на получаване на съобщение; 3) съобщение, неразривно свързано с управление, сигнали в единството на синтактични, семантични и прагматични характеристики; 4) предаване, отразяване на разнообразието във всякакви обекти и процеси (нежива и жива природа)."

Парашченко И.П. в книгата “Информация и компютърни науки”. (Троицк, 2005) дава за илюстрация някои от определенията, събрани в работата на Мелик-Гайказян И.В. „Информационни процеси и реалност“. (Москва, 1997 г.)

- „Информацията е знание, предадено от някой друг или придобито чрез собствено изследване или проучване.“

- „Информация е информацията, съдържаща се в това съобщение и считана за обект на предаване, съхранение и обработка.“

- „Информацията в обикновения смисъл е информация, новина в научни и технически приложения, това е нещо, което носи сигнал.“

- „Информацията е обозначаване на съдържание, получено от външния свят в процеса на нашата адаптация към него и адаптирането на нашите сетива към него.“

- „Информацията е обективното съдържание на връзката между взаимодействащи материални обекти, проявяваща се в промени в състоянието на тези обекти.“

- „Информацията е текущи данни за променливи в определена област на дейност, систематизирана информация относно основните причинно-следствени връзки, които се съдържат в знанието като концепция от по-общ клас, по отношение на който информацията е подчинена.“

- "Информацията е знание за някакво специално събитие, инцидент или нещо подобно."

Руският философ В. Г. Афанасиев в своята работа „Социална информация“, преиздадена през 1994 г., описва информацията по следния начин: „...Информацията в най-общия смисъл на думата е резултат от отразяването на многообразието на реалността, съобщенията, информацията. за това. Тя не е материална, не е енергийна по своята същност, а умствена, идеална категория. То не е присъщо на цялата природа и материя, а само на живата и социалната материя. Информацията не е само резултат от размисъл, не е просто знание. Именно съобщения, информация, т.е. знания, които са необходими и имат потребител. Само чрез взаимодействие с потребителя знанието придобива характер на съобщение, информация, т.е. става информация. Информацията е знание, което е в постоянна циркулация, движение, което се събира, съхранява, обработва, предава и използва (или може да се използва) от системата. И то не коя да е, а само самоуправляваща се система... Информацията е там, където има контрол.”

Информационни свойства

Качеството на информацията се определя по четири основни критерия:

1. Надеждност - Ако служителите открият грешки в информацията, съдържаща се в даден документ, те ще се отнасят с недоверие към всички данни, получени с негова помощ.

2. Актуалност – само информацията, получена навреме, има стойност. Мениджърът, отговорен за изпълнението на бюджета, се нуждае от бърза информация за нивото на разходите, което му позволява да реагира адекватно на нежелани промени.

3. Необходим обем – Много мениджъри страдат от излишък на информация, защото не са в състояние да обмислят и използват големи количества от нея. Това може да показва, че изборът на формат за конвертиране на данни в информация за управление е лош.

4. Значение - Мениджърът, отговорен за производството, се нуждае от информация за обемите на производството, показателите за престой на оборудването; старши мениджър изисква повече обобщени данни. Фигура 1 показва процеса на преобразуване на първични данни в управленска информация чрез информационна система (ИС).

Видове информация

Механично отражение.

Камъкът, като се блъска в стената, оставя от едната страна вдлъбнатина, следа, а от друга страна се отразява под ъгъла, под който е ударил стената, т.е. ъгълът на отражение е равен на ъгъла на падане. Вторият пример за механично отражение е огледалното отражение, т.е. в огледалото виждаме копие, образ, знак, белег на обекта, който се отразява в огледалото. Но, естествено, ние виждаме само външните черти, отразени в огледалото; огледалното отражение е стъпка към други физически отражения. Има механично отражение, има физическо отражение.

Физическо отражение

Това е именно взаимодействието на елементарни частици от различни полета: електромагнитни и други полета и появата на някои нови явления, получаването на някои нови взаимодействия.

Химично отражение.

Кислородният атом получава сигнал от златния атом и „разбира“, че „не можете да готвите каша със злато“, златото няма да влезе в контакт с кислорода и няма взаимодействие. Златото не се окислява от кислород. И когато кислородът получи сигнал от водорода, се получава доста бурна комбинация. Например, тази връзка може да възникне чрез експлозия; ако подходящото съотношение на водород и кислород се натрупа в контейнер или апартамент, се получава експлозия. Или водородът и кислородът се комбинират, за да дадат висока температура. На тази основа се създават кислородно-водородни горелки, които произвеждат температури до 3000 градуса, топят и готвят метали. Но очевидно всички други атоми и молекули получават същите сигнали или приблизително същите сигнали, в резултат на което възникват химични взаимодействия.

СЕМИОТИКА

Семиотиката намира своите обекти навсякъде - в езика, математиката, художествената литература, в отделно литературно произведение, в архитектурата, планирането на апартаментите, в семейната организация, в процесите на подсъзнанието, в общуването на животните, в живота на растенията.

Но навсякъде неин непосредствен предмет е информационната система, тоест системата, носеща информация, а елементарното ядро ​​на такава система е знаковата система.

Каквито и да са тези системи – дали действат в обществото, в природата или в човека (неговото тяло, мислене и психика) – те са обект на семиотиката.

Трите страни на триъгълника на Фреге дават три раздела на семиотиката, на които Чарлз Морис дава следните имена:
1. Синтактика. Изучава връзките между знаците, включително речевата верига (или сферата на вътрешни отношения между знаците). Синтактиката може да се характеризира с отношението на изразяване, което се осъществява между дума и понятие.
2. Семантика. Изучава връзката между знаците и обозначавания обект; или връзката между знаците и техните обекти. Тоест, сферата на интерес на семантиката е в изучаването на връзката между нещо и дума, реализирана чрез връзката на обозначение.
3. Прагматика (изучава връзката между знак и човек или връзката между знаци и тези, които ги използват, връзката между нещо и понятие, т.е. прагматиката може да се характеризира чрез връзката „има смисъл“).

Цялата информация, циркулираща във външните и вътрешните вериги, може да бъде разделена на три информационни потока:

1. По вида на въплътените знания в наукоемки продукти;

2. Човешки професионални знания (патенти, лицензи, изобретения, умения и техники);

3. Изкуството, методите и технологията на практическите решения на проблемите на управлението на модерно предприятие.

В чуждестранната литература третият информационен поток е представен като комбинация от следните компоненти:

o управление (управление на предприятието, персонала и производството);

o маркетинг (разработване на продукти и управление на пазара на продажби);

o насочване (дългосрочни програми за насочване към пазари в друга държава).

По този начин информационните ресурси, които се основават на същността и моделите на развитие на концепцията за информация, са стратегически ресурс и позволяват:

o разработване на стратегически и тактически цели;

o прилагане на програми (планове) за постигане на поставените цели и задачи;

o взема управленски решения за координиране на действията на отделите въз основа на информационен мониторинг;

o подобряване на системата за управление въз основа на нейната диагностика;

o развива процесите на информатизация въз основа на подобряване на инфраструктурата (фиг. 2).

ЕНТРОПИЯ

Ентропията (информацията) е мярка за хаоса на информацията, несигурността на появата на всеки символ от първичната азбука. При липса на загуби на информация, той е числено равен на количеството информация на символ на предаденото съобщение

Например в последователността от букви, съставляващи изречение на руски, различни букви се появяват с различна честота, така че несигурността на появата на някои букви е по-малка, отколкото на други. Ако вземем предвид, че някои комбинации от букви (в този случай говорим за ентропия от n-порядък, вижте по-долу) са много редки, тогава несигурността се намалява допълнително.

За да се илюстрира понятието информационна ентропия, може да се прибегне и до пример от областта на термодинамичната ентропия, наречен демон на Максуел. Понятията информация и ентропия имат дълбоки връзки помежду си, но въпреки това развитието на теориите в статистическата механика и теорията на информацията отне много години, за да ги направи съвместими една с друга.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В тази курсова работа разгледахме концепциите за информация и значението на комуникациите за ефективната дейност на мениджъра на организацията. Без знания и специални умения е невъзможно да се управляват хора; По пътя може да има различни бариери.

Талантливите лидери се интересуват от свързване със служители и клиенти и от оформяне на посоката на техните компании. И такива контакти трябва да се осъществяват непрекъснато, което означава, че мениджърите трябва да имат развити умения за междуличностна комуникация

Определих (вярвам), че информацията е централна за управлението на една организация. Също така, че комуникацията е процес, по време на който двама или повече души обменят и разбират информацията, която получават, чиято цел е да мотивира или повлияе на определено поведение.

Мениджър, който не слуша никого, е като продавач на употребявани коли, който казва: „Продавам! Те не искат да купуват“. Управленските комуникации са двупосочна улица, която изисква умения за слушане и други форми на обратна връзка. Знанията, придобити от мениджърите от личната комуникация със служителите, оформят разбирането им за живота на компанията. Вярвам, че с тези знания мениджърите в комуникационния процес са в състояние да влияят върху съзнанието на подчинените си, както и да работят ефективно с клиентите.

Ето защо е много важно да се поддържа „здрав“ корпоративен дух в организацията чрез редовни срещи, обучения и съвместни събития между служители от различни отдели. В крайна сметка само координираната работа на всички части на едно цяло може да доведе до успешното функциониране на организацията.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Терминологичен речник

Управление– задължително управление на стопански дейности, което от своя страна е самостоятелен вид професионална дейност.

Сфера на управление- това е дейността на предприятията, които действат в пазарния механизъм като независими икономически субекти.

Обект на управление– стопанска дейност, предприятието като цяло или негово отделно подразделение.

Управител– специално обучен професионален мениджър, който е експерт в тази област. Това е лице, което заема постоянна ръководна длъжност и има правомощието да взема решения за конкретни видове дейности на организация, работеща в условията на пазарна икономика.

Етапи на управление.

1.Стратегическо управление– разработване на управленски цели, прогнозиране и дългосрочно планиране на управленските действия.

2.Оперативно управление– своевременно вземане на решения във връзка с променящите се условия на външната и вътрешната среда на организацията.

3.контрол– сравнение на постигнатите резултати с плана и разработване на коригиращи мерки за отстраняване на нежелани грешки и последствия от дейностите.

Области на управленско действие:

-икономически;

– социално-психологически;

– правен;

– организационно-технически.

Икономическа сфера на дейност– управление на производствения процес. Дейността на мениджъра е да координира материалните и трудовите ресурси за постигане на поставените цели с най-ниски разходи.

Субект на управление– физическо или юридическо лице, което упражнява власт.

Контролен обект– към какво е насочено въздействието на контролния обект. Обект на управление могат да бъдат физически и юридически лица, социални, социално-икономически системи и процеси.

Контролен механизъме средата, в която се извършват управленските дейности. Такава управляваща среда е системата за управление и технологията за управление.

Две тълкувания на понятието „мениджмънт“:

1) като процес на управление на организация - управленски дейности;

2) като контролен механизъм. Процесът на управление и механизмът на управление трябва да съответстват един на друг и целта на управлението като вид дейност.

МИНИСТЕРСТВО НА ОБРАЗОВАНИЕТО И НАУКАТА НА АМУРСКА ОБЛАСТ ДЪРЖАВНА ПРОФЕСИОНАЛНА ОБРАЗОВАТЕЛНА АВТОНОМНА ИНСТИТУЦИЯ НА АМУРСКА ОБЛАСТ

"АМУРСКИ ПЕДАГОГИЧЕСКИ КОЛЕЖ"

Информационна комуникация в управлението на организацията

Курсова работа

Благовещенск 2016г

ВЪВЕДЕНИЕ

ОБЩИ ПОНЯТИЯ ЗА ИНФОРМАЦИЯ И ИНФОРМАЦИОНЕН ОБМЕН..

1.1 Понятие за информация.

1.2 Свойства на информацията.

1.3 Видове информация.

1.4. Какво е обмен на информация.

1.5. Функции за обмен на информация.

КАКВА ИНФОРМАЦИЯ Е НЕОБХОДИМА НА СЛУЖИТЕЛИТЕ, ЗА ДА СЕ ПРЕДСТАВЯТ УСПЕШНО В СЪОТВЕТСТВИЕ С ЦЕЛИТЕ НА КОМПАНИЯТА..

1.1. Целта на компанията трябва да бъде известна на всички служители.Наличието на обща цел определя определянето на междинни цели и по този начин определя структурата на компанията, етапите на работа на цялата компания като цяло и нейните подразделения.

1.2. Всички служители трябва да разбират целта на компанията.Целите трябва не само да се знаят, но и да се разбират от всички служители. Тъй като осъзнаването ви позволява да видите системата от целеви приоритети и субективна полезност.

1.3. Служителите трябва да имат достъп до информация за средствата за постигане на целта.Целта може да бъде постигната с различни средства. Конкретните средства се определят не толкова от целта, колкото от условията, обстоятелствата и възможностите.

1.4. Служителите трябва да имат достъп до информацията, необходима за вземане на независими решения за постигане на целите. Осъзнаването на целта и изборът на средства предхождат конкретни дейности и поведение.

СЕМИОТИКА..

ЕНТРОПИЯ.

МРЕЖОВИТЕ КОМУНИКАЦИИ В ЕДНА ОРГАНИЗАЦИЯ..

ТЕХНОЛОГИЯТА НА УПРАВЛЕНИЕ КАТО ИНФОРМАЦИОНЕН ПРОЦЕС.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

СПИСЪЦИ С ИЗПОЛЗВАНА ЛИТЕРАТУРА..

ПРИЛОЖЕНИЕ.

ВЪВЕДЕНИЕ

В съвременното общество един от ключовите проблеми е комуникацията. В организациите този проблем води до липса на разбиране, че комуникацията не е просто обмен на информация, а динамичен междуличностен процес на обмен на поведение. От всички организационни процеси комуникациите може би заемат централно, основно място, тъй като те са в основата на живота на организацията. Вземането на решение често се определя като избор между две или повече алтернативи. Но в действителност това е процес на събиране и обработка на информация, разработване на алтернативи и избор на една от тях и най-важното - изпълнение на решението. Управленското взаимодействие се осъществява в една организация на различни нива и на всяко от тях възникват конфликти. Днес конфликтите се разглеждат като източник на индивидуално и организационно развитие, тъй като в хода на разрешаването на конфликта се ражда нова ситуация.

Целта на написването на курсова работа е да се определи мястото на информацията и комуникацията в управлението на една организация.

Целите на работата са да се установи как точно информацията допринася за нормалното функциониране на компанията, каква роля играе в управлението и как мениджърът може да работи ефективно с помощта на комуникацията.

Министерство на образованието и науката на Руската федерация

Федерална държавна бюджетна образователна институция

Висше и професионално образование

„Магнитогорски държавен технически университет

тях. Г.И. Носов"

Отдел „Държавна и общинска администрация“.

и управление на персонала

КУРСОВА РАБОТА

Дисциплина: Основи на теорията на управлението

По темата: Ролята на комуникациите в управлението

Изпълнител: Каримова Алина Илдаровна

Ръководител: Ритер Ирина Владимировна

Магнитогорск, 2014 г

ВЪВЕДЕНИЕ

Комуникацията играе голяма роля в процеса на управление. Те действат като свързващ процес, необходим на мениджъра за извършване на управленски действия. Почти 80% от работното време на мениджърите се изразходва за комуникация, като се има предвид, че те трябва да общуват в междуличностни, информационни роли и роли на вземане на решения, както и във всички управленски функции. Качеството на обмена на информация пряко влияе върху степента на постигане на целите на организацията. Обменът на информация е вграден във всички основни видове управленски дейности, поради което тази тема е най-актуална днес.

Често неоснователно се приема, че една ефективна комуникационна система се формира „от само себе си“, щом на група изпълнители се възложи обща задача. В много случаи дори активните, целенасочени опити за създаване на благоприятен климат за комуникация не водят до желания резултат. Според социологически проучвания 73% от американските, 63% от английските, 85% от японските мениджъри смятат лошата комуникация за основната пречка за постигане на ефективност на техните организации. Неефективните комуникации са една от основните причини за проблеми в управлението. От своя страна ефективността на комуникациите зависи изцяло от ефективността на работещия мениджър и от неговите управленски умения.

За да направи това, мениджърът трябва:

Познайте механизма на развитие на комуникационните процеси, естеството на влиянието на външните условия върху постигнатите резултати.

Имате необходимите умения за ефективна комуникация.

В трудни ситуации може дори да се нуждаете от специален служител в организацията, на когото да бъде поверена отговорността да изучава и подобрява комуникационните системи в организацията.

Почти невъзможно е да се надценява значението на комуникацията в управлението. Почти всичко, което мениджърите правят, за да помогнат на една организация да постигне целите си, изисква ефективна комуникация. Ако хората не могат да обменят информация, е ясно, че няма да могат да работят заедно, да формулират цели и да ги постигат.

Обект на изследването е анализът на комуникационната система на предприятието OJSC Bashkirenergo. Предмет на изследването е комуникацията в управлението на OJSC Bashkirenergo. Целта на курсовата работа е изучаването на комуникациите в областта на управлението.

За постигане на поставената цел в работата е необходимо да се решат следните задачи:

˗ дефинират комуникациите, показват тяхната природа и сложност;

˗ обмислят значението на комуникациите в една организация;

˗ разкриват съдържанието на комуникационния процес и разглеждат бариерите пред комуникацията;

˗ разгледа различни съществуващи видове комуникации;

˗ идентифициране на методи за подобряване на комуникациите в организацията;

˗ характеризира дейността на предприятието OJSC Bashkirenergo;

˗ идентифицирайте анализ на подобряването на комуникациите в предприятието OJSC Bashkirenergo.

В курсовата работа се използват следните методи: анализ, описание, прогнозиране, сравнение.

Следователно комуникацията е сложен процес, състоящ се от взаимозависими стъпки. Всяка от тези стъпки е необходима, за да направим нашите мисли разбираеми за друг човек. Всяка стъпка е точка, в която, ако сме невнимателни и не мислим за това, което правим, смисълът може да се загуби.

1. КОМУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯТА

1 Същност, проблеми и роля на комуникацията

Човек прекарва по-голямата част от ежедневието си в организации: училища, компании и др. Живеем в общество, съставено от организации. Почти всички сме членове на една или повече организации, в които комуникацията оживява организационната структура.

Комуникацията е:

трансфер на информация (идеи, образи, оценки, нагласи) от човек на човек;

взаимодействие, чрез което се предава и получава информация; процесът на предаване и получаване на информация;

линия или канал, свързващ участниците в обмен на информация.

Управлението в една организация се осъществява чрез хората. Един от най-важните инструменти за управление в ръцете на мениджъра е информацията, с която той разполага. Използвайки и предавайки тази информация, както и получавайки сигнали за обратна връзка, той организира, ръководи и мотивира подчинените. Много зависи от способността му да предаде информацията по такъв начин, че да бъде най-адекватно възприета от тези, за които е предназначена.

Разграничават се следните характеристики на комуникацията между хората:

възможността за взаимно влияние на партньорите един върху друг чрез система от знаци (вербални и невербални комуникации);

комуникативно влияние само ако има единна или подобна система на кодификация и декодификация между комуникатора (лицето, изпращащо информацията) и реципиента (лицето, което я получава);

възможността за комуникационни бариери.

Според Vikhansky O.S. Терминът „комуникация“ идва от лат. „communis“, което означава „общ“: предавателят на информация се опитва да установи „общност“ с получателя на информацията. Следователно комуникацията може да се дефинира като прехвърляне не само на информация, но и на значение или значение с помощта на символи.

Терминът „комуникации” бързо става общоприет, но разпространението му не означава, че комуникациите стават един от важните компоненти на социалните изследвания. Едва развитието на различни концепции за организации даде актуалност на проблемите, свързани с изграждането и функционирането на комуникационните мрежи.

Ефективната междуличностна комуникация е важна за успеха в управлението поради редица причини. Първо, решението на много управленски проблеми се основава на прякото взаимодействие на хората (шеф с подчинен, подчинен с друг подчинен) в рамките на различни събития. Второ, междуличностната комуникация е най-добрият начин за обсъждане и разрешаване на въпроси, характеризиращи се с несигурност и неяснота.

Говорейки за ролята на комуникацията в организацията, трябва да се отбележи, че формирането на комуникационни мрежи и създаването на условия за успешното функциониране на комуникациите в организацията е една от най-важните задачи на управлението. Всъщност обменът на информация е жизненоважна връзка във всички основни дейности на организацията, следователно, ако комуникационните връзки (както вътрешни, така и външни) не съществуват или не функционират, това се отразява негативно на функционирането на цялата организация.

Това се дължи на редица причини:

ръководителите на организационни звена трябва да отделят много време за търсене и обработка на необходимата информация;

възниква дублиране на информация, тъй като една и съща информация идва в отдела на организацията и нейното ръководство от различни източници;

в някои отдели и някои мениджъри има липса на информация, докато в други отдели може да възникне информационно претоварване;

служителите на организацията са слабо запознати с нейните дейности, планове, ориентация и позиция във външната среда, което се отразява негативно на интеграционните процеси, точното изпълнение на заповедите на ръководството и др.

В тази връзка една от основните цели на управлението в една организация е да създаде комуникационна система, да я пусне и да контролира нейното нормално функциониране. Комуникацията в някои случаи е свързана със значителни трудности:

Ако двама души имат значителни разногласия по някакъв въпрос, само установяването на двупосочна комуникация им позволява да осъзнаят това. Публикуването на различни гледни точки често води до формиране на полярни възгледи, когато страните заемат крайни позиции. Под въздействието на заплахата от потенциални проблеми, които са неизбежни, ако загубят, участниците в дискусията често „изхвърлят“ логиката и рационалността и преминават към защитна аргументация: те се фокусират върху личните качества на „врага“, избирателно използват наличните факти, стремят се да се контролират и да потискат негативните емоции. Защитната аргументация ви позволява да избегнете риска и проявите на некомпетентност, но основната причина за нейното използване е желанието да се контролира ситуацията и желанието да се спечели надмощие, което води до намаляване на ефективността на комуникациите. Вторият възможен проблем е когнитивен (познавателен) дисонанс, т.е. вътрешен конфликт и безпокойство, които възникват, когато хората получават информация, която е в противоречие с техните ценностни системи, взети преди това решения или други знания. Тъй като появата му причинява чувство на дискомфорт, човек се стреми да се отърве от него или поне да го намали. Може би той ще се опита да получи нови комуникационни входове, да промени тълкуването на получените данни или да реши дали да направи корекции в ценностната система. Може би индивидът просто ще откаже да повярва на дисонантната информация или ще я игнорира. Когато осъществява контакт, подателят трябва да бъде особено внимателен, тъй като комуникациите са както мощна форма на саморазкриване пред други хора, така и източник на възможна оценка на комуникатора от другите. В хода на общуването ние не само разкриваме нещо на други хора (съдържание), но докато предаваме съобщението (говорим), реципиентите правят определена оценка за нас. Този аспект на комуникацията насърчава подателя да мисли за запазване на лицето, т.е. той се стреми да предотврати критика към себе си от други хора. Негативните оценки застрашават преди всичко самочувствието на индивида. Понякога самият „критик“ съжалява, че е казал нещо, което противоречи на представата ни за себе си. Въпреки че тези „съжаляващи“ съобщения често се изпращат неволно, те обикновено предизвикват трудни чувства у получателя, създават напрежение във връзката и понякога водят до раздяла. „Съжаляващите“ съобщения включват напр. Груби вербални грешки, лични нападки, увреждащи стереотипи, саркастична критика или опасна информация. Много често този тип съобщения се предават по време на емоционална конфронтация. Проблемите, свързани със създаването на ефективна комуникация, могат да бъдат разделени на две основни групи: проблеми на структурните комуникации и проблеми, възникващи в хода на междуличностната комуникация.

По този начин, говорейки за ролята на комуникацията в една организация, трябва да се отбележи, че формирането на комуникационни мрежи и създаването на условия за успешното функциониране на комуникациите в една организация е една от най-важните управленски задачи, но ние също се сблъскахме с проблеми които възникват и възпрепятстват комуникационния процес.

2 Комуникационен процес в организацията

Организацията е стабилна система от индивиди, работещи заедно въз основа на йерархия от рангове и разделение на труда за постигане на общи цели. Комуникацията е жизненоважна система на една организация: ако потокът от съобщения в една организация бъде елиминиран по някакъв начин, тя ще престане да съществува. Комуникацията прониква във всички дейности в една организация и е важен оперативен инструмент за гарантиране, че индивидите възприемат своите организационни роли и за интегриране на организационните единици. От гледна точка на теорията за отворените системи, организацията изглежда като развита мрежа от комуникационни канали, които са предназначени да събират, систематизират и анализират информация за външната среда, както и да предават обработени съобщения обратно към околната среда. Комуникацията е нишката, която обединява взаимозависимите части на една организация. След като комуникацията бъде спряна, организационните дейности престават да съществуват. Вместо това отново възниква некоординирана дейност на индивиди. Комуникацията е не само съществен елемент във вътрешното функциониране на една организация, но играе жизненоважна роля в обмена на информация между организацията и околната среда. Комуникационната система служи като средство за включване на организациите в тяхната външна среда. Комуникацията вътре в организациите и между организацията и нейната среда заедно съставляват това, което се нарича организационна комуникация. Трябва да се отбележи, че комуникационният процес в една организация като правило е подреден и подлежи на определена регулация и предвидимост. В основата на управленския процес е взаимодействието между елементи на управленската структура - отдели, длъжности, лица, осъществявано чрез свързващи ги комуникационни канали, създадени в процеса на лични контакти, обмен на документи, функциониране на електронни средства, комуникации и др. . Основната цел на комуникационния процес е да осигури разбиране на информацията, която е предмет на комуникация. Самият факт на обмен на информация обаче не гарантира ефективността на комуникацията. За да разберем по-добре процеса на обмен на информация и условията за неговата ефективност, нека разгледаме основните елементи и етапи на комуникационния процес. Има четири основни компонента на комуникационния модел: източник, съобщение, канал и приемник. Тъй като тези компоненти присъстват в почти всеки акт на комуникация, този прост модел на комуникация често се нарича ISKP.

Източникът е създателят на съобщението. Той носи основната отговорност за подготовката на съобщението. Те могат да бъдат лица или групи от лица, работещи заедно, както и обществена институция или организация.

Съобщението е стимул, който източникът предава на получателя. Именно поради тази причина се осъществява актът на комуникация и в този акт се предава определена идея. Съобщенията са съставени от знаци, които имат конкретно значение за източника и получателя. В този случай съобщенията се кодират или декодират.

Кодирането е преводът на вече смислена идея в съобщение, адаптирано за предаване; е да се трансформира значението на една идея в символи, а декодирането е преводът на получените стимули в специфична интерпретация на предаденото съобщение. Така получателите декодират съобщението, като преобразуват символите в значения. За да придадат значение на символите, индивидите класифицират явленията в категории и им дават имена - кодове.

Много съобщения се предават под формата на езикови символи. Символите обаче могат да бъдат и невербални: жестове, изражения на лицето, други движения на тялото или графични изображения.

Каналът е средството, чрез което съобщението се предава от източник до получател, пътят на физическо предаване на съобщението. Каналите могат да бъдат разделени на:

Медийните канали са средства за доставяне на съобщения като вестници, списания, радио и телевизия, които позволяват на източника да доставя информация до много получатели.

Междуличностните канали са онези канали, които се използват при директен обмен на съобщения между един източник и един получател.

Реципиентът е най-важният елемент от комуникационния процес. Както беше показано (фиг. 1), комуникацията не е еднопосочен поток от съобщения от източник към получател. Получателят също произвежда информация и съобщения за източника, а такова взаимодействие е необходимо условие за успешна комуникация.

Обратната връзка е реакцията на получателя към съобщението на източника. Източникът може да вземе предвид обратната връзка, когато променя следващите съобщения. Така обратната връзка прави комуникацията динамичен двупосочен процес. Обратната връзка може да се разглежда като съобщения до източника, които съдържат данни за ефективността и предишния акт на комуникация. Положителната обратна връзка информира източника, че желаният резултат от съобщението е постигнат. Отрицателната обратна връзка информира източника, че желаният резултат от съобщението не е постигнат. В този смисъл негативната обратна връзка влияе зле на отношенията между източник и реципиент и може да създаде конфликт между тях.

От гледна точка на повишаване на ефективността на комуникацията, отрицателната обратна връзка е по-важна от положителната. Съществуват редица фактори, които намаляват ефективността на комуникацията, които се наричат ​​бариери пред междуличностната комуникация. Комуникационните бариери са психологически пречки за адекватното предаване на информация между комуникационните партньори. По време на комуникацията могат да възникнат различни бариери. Наличието на ясно функциониращи комуникации в организациите помага за решаването на много проблеми, по-специално координацията на дейностите на отделните структурни звена в организацията по отношение на обща цел.

Основният проблем на комуникациите между елементите на организационната структура се дължи на несигурността във взаимоотношенията между отделните структурни единици на организацията. В условията на несигурност могат да се повишат следните основни видове бариери в комуникационните процеси:

Изкривяването на съобщенията е явление, при което структурните звена на организацията получават информация, която не е адекватна на реалната ситуация. Изкривяването в комуникационните мрежи води до значително забавяне на темпото на работа в организацията. Вземането на решение и изпълнението трябва да започнат едновременно: разбирането как трябва да се свърши дадена работа е също толкова важно, колкото и решението какво трябва да се направи. Но изкривяването на информацията не позволява незабавно изпълнение на решението, тъй като се основава на неверни предпоставки. В тази връзка трябва да се върнем към тази ситуация и да повторим посланията. В допълнение, дезинформацията води до неправилно поставяне на цели, което веднага се отразява на останалата част от организацията.

Неволни изкривявания, които възникват поради липса на информация, неясни ситуации или трудности в междуличностните контакти.

Съзнателни изкривявания, които представляват голяма опасност при вземане на решения в организацията и поставяне на цели: в този случай междинното звено в комуникационната верига е несъвместимо със съдържанието на съобщението и има тенденция да промени характера на неговото въздействие.

Филтриране на информация в съобщение, когато информацията, която не е необходима в момента, се отрязва, остава само същността. Претоварването с информация е възможно в случаите, когато членовете на една организация не са в състояние да отговорят ефективно на цялата информация, от която се нуждаят, и да филтрират определена част от нея, според тях, най-малко важна. Въпреки това е възможна ситуация, когато тази конкретна информация ще бъде особено необходима за осигуряване на нормалното функциониране на организацията или нейните подразделения.

Слабостите в структурата на организацията оказват значително негативно влияние върху функционирането на комуникационните мрежи. Най-често срещаният от тези недостатъци е неуспешна конфигурация - наличието на голям брой контролни нива, когато информацията се губи или изкривява при преминаване от ниво на ниво. Това важи особено за възходящите комуникационни потоци (отдолу нагоре, от подчинени към мениджъри).

Друг важен структурен недостатък е липсата на стабилни хоризонтални връзки между отделните подразделения на организацията, например, когато ръководството на организацията позволява само вертикални връзки, а комуникациите между подразделенията на едно и също ниво се считат за незначителни и ненужни.

Като друг съществен недостатък трябва да се признае наличието на конфликти между отделните групи и подразделения на организацията. Често конфликтите са присъщи на самата структура на организацията. Подразделения или отделни мениджъри в състояние на конфликт могат не само да допринесат за разпадането на комуникационните връзки в организацията, но и да използват комуникационните мрежи за постигане на собствените си цели в борбата срещу други подразделения.

Високата степен на пространствена диференциация създава бариери за преминаването на информация през определени комуникационни канали поради отдалечеността на отделните организационни единици. На първо място, това се отнася за каналите за управление и обратна връзка, както и каналите, по които се предава печатна информация (документи, научна или техническа литература и др.). В резултат на това може да възникне взаимно недоверие между членовете на организацията и ефективността на взаимодействието намалява.

Има и бариери пред междуличностното общуване. Комуникацията много често се затруднява от неразбирането един на друг от участниците в комуникационния процес. Причините за проблеми с комуникацията поради неразбиране са следните:

Разлики във възприемането на съобщението и неговата основна идея и концепция, което възниква поради:

неправилно кодиране на съобщението от мениджъри, без да се вземат предвид културата и нагласите на членовете на организацията (съобщението е написано или предадено на неразбираем език, съдържа много думи, принадлежащи към друга субкултура или специални термини, област на дейност или знания избрано е малко известно на членовете на организацията и т.н.);

конфликт между областите на компетентност, основата на преценка на изпращача и получателя на информация (структурен конфликт от този вид може да доведе до селективно възприемане на информация от получателя в зависимост от неговите собствени интереси и нужди и игнориране на интересите на изпращача) ;

различни социални нагласи на членовете на организациите, различни ценностни структури.

Семантични бариери, произтичащи от лошо формулирани съобщения, които могат да доведат до загуба на информация, когато се предават от получателя, особено много проблеми от този вид възникват в многонационална среда.

Семантиката е наука, която изучава начините, по които думите се използват и значенията, които предават. Тъй като думите (символите) могат да имат различно значение за различните хора, това, което изпращачът е възнамерявал да предаде, не винаги ще бъде интерпретирано и разбрано по един и същи начин от получателя. Семантичните вариации често водят до недоразумения, тъй като в много случаи е доста трудно да се разбере какво значение е приписано на изпращащия знак. Символите нямат първоначално фиксирано значение. Тяхното значение се разбира от човек въз основа на неговия опит и варира в зависимост от контекста, т.е. ситуацията, в която се използва символът. И тъй като всеки има свой собствен опит и всеки комуникационен контакт е различен от другите по един или друг начин, никога не можете да сте сигурни, че получателят е придал същото значение на този символ като вас.

Невербални междуличностни бариери. Те включват всякакви символи, различни от думи. Често невербалното предаване се случва едновременно с вербалното и може да подобри или промени значението на думите. Контактът с очите, усмивката, намръщеното или напрегнатото изражение на лицето са примери за невербална комуникация.

Незадоволителна обратна връзка (например поради лоши умения за слушане).

За да избегнете загуби, произтичащи от недостатъци в междуличностната комуникация, можете да използвате следните техники:

предварителна подготовка за предаване на съобщение; например обяснение на основните разпоредби, съдържанието на съобщението;

премахване на семантичните бариери чрез елиминиране на многозначността и многозначността на понятията;

постоянно внимание към невербалната символична комуникация – тонът на съобщението, жестовете, изражението на лицето и др.;

проява на апатия и откритост при общуване и предаване на съобщения;

установяване на обратна връзка, за която трябва: да задавате въпроси на получателя на информацията относно съдържанието на съобщението и степента на неговото възприемане; оценяват невербалната реакция на получателите на съобщения, като обръщат специално внимание на жестовете, позата и изражението на лицето, които показват объркване или неразбиране; създаване на атмосфера на доверие, добронамереност и желание за обсъждане на възникващи проблеми, като се вземат предвид интересите и нуждите на получателя на информационните съобщения.

В заключение можем да кажем, че най-ефективното използване на комуникациите зависи от такива важни фактори като професионализма на мениджърите, структурата на организацията и нейните характеристики, наличието на стабилни междуличностни отношения между членовете на организацията, културата на подчинени, позицията на организацията във външната среда (затвореност и откритост), компетентност на работниците.

3 Видове комуникации в една организация

Комуникациите, осъществявани в организации, могат да бъдат класифицирани според редица характеристики (Таблица 1.)

Таблица 1. Класификация на комуникациите в една организация

Класификационен знак Видове комуникации Предмет и средства за комуникация Комуникация с помощта на технически средства, информационни технологии Междуличностна Форма на комуникация Вербална Невербална Комуникационни канали Официална Неформална Организационен признак (пространствено разположение на каналите) Вертикална Хоризонтална Диагонална Посока на комуникацията Низходяща Възходяща По теми и средства за комуникация е обичайно да се разграничават:

Комуникациите, осъществявани с помощта на технически средства на информационните технологии, стават изключително важни в съвременните условия. Осъществява се с помощта на електронна поща, телекомуникационни системи, управленски информационни технологии (MIS).

Междуличностните комуникации са комуникации, осъществявани между хора в ситуации лице в лице и в групи, използвайки думи и невербални средства за комуникация. Те са от голямо значение за изучаването на организационното поведение.

Междуличностните комуникации се влияят от различни фактори (фиг. 1).

Фиг. 1 - Фактори, влияещи върху междуличностните комуникации

управление на комуникацията вербално

Комуникации според формата на комуникация:

Вербалните комуникации са комуникации, осъществявани с помощта на устна реч като система за кодиране.

Мениджърите прекарват по-голямата част от работното си време в лична комуникация с други лица. Предимствата на устната комуникация са бързината, спонтанността и възможността за широко използване на невербални сигнали едновременно с думите.

Невербалните комуникации са съобщения, изпратени от подателя, без да се използва говорим език като система за кодиране, например с помощта на жестове, изражения на лицето, пози, погледи и маниери. Те действат като средство за комуникация до степента, в която съдържанието им може да бъде интерпретирано от другите.

Информацията се предава чрез вербална комуникация. Невербалните комуникации предават отношение към комуникационния партньор.

Официалните комуникации ви позволяват да организирате и ограничите информационните потоци.

Те се определят от съществуващите разпоредби:

Организационни (например организационна схема);

Функционални (например разпоредба за отдели и услуги, съдържаща раздел „Взаимоотношения между отдели“).

Официалните комуникационни канали се използват широко в организации, които имат йерархична структура на управление.

Неформалните комуникации са социални взаимодействия между хора, които отразяват израз на човешката нужда от комуникация. Те допълват официалните комуникации.

В зависимост от пространственото разположение на каналите и посоката на комуникация е обичайно да се разделя на:

Низходящите организационни комуникации представляват потока от информация от най-високите нива на управление към по-ниските (ръководител - подчинени). Това е най-очевидният тип организационна комуникация. Комуникацията между ръководителя и подчинените е свързана с изясняване на задачи, приоритети и очаквани резултати; осигуряване на участие в решаването на проблеми на отдела; с обсъждане на проблемите на ефективността на работата; постигане на признание и награди с цел мотивация; подобряване и развитие на способностите на подчинените; със събиране на информация за възникващ или реален проблем; уведомяване на подчинен за предстояща промяна; и получаване на информация за идеи, подобрения и предложения.

Възходящите организационни комуникации също изпълняват функцията да предоставят на мениджърите информация за това какво се случва на по-ниските нива. Благодарение на тях мениджърите се запознават с текущи и потенциални проблеми и предлагат коригиращи мерки. Комуникациите нагоре обикновено се извършват под формата на доклади, предложения и обяснителни бележки.

Хоризонтални комуникации - комуникации, насочени към координиране и интегриране на дейностите на служители от различни отдели и отдели на едни и същи нива на йерархия за постигане на целите на организацията; допринася за повишаване на ефективността на използване на всички видове организационни ресурси.

Диагонални комуникации - комуникации, осъществявани от служители на отдели и отдели на различни нива на йерархията. Те се използват в случаите, когато комуникацията между служителите на една организация е затруднена по други начини.

Електронни комуникации. Електронната поща (e˗mail) е компютърна комуникационна система.

2. ПОДОБРЯВАНЕ НА КОМУНИКАЦИОННАТА СИСТЕМА ИЗПОЛЗВАНЕТО НА ПРИМЕРА НА BASHKIRENERGO OJSC

1 Социално-икономически характеристики на организацията OJSC Bashkirenergo

Башкирско отворено акционерно дружество за енергетика и електрификация "Bashkirenergo" (OJSC "Bashkirenergo") е създадено от Държавния комитет на Република Башкортостан за управление на държавната собственост на 30 октомври 1992 г. Предметът на дейност е производство на електрическа и топлинна енергия; ремонт и поддръжка на енергийно оборудване.

OJSC Bashkirenergo е една от най-големите регионални енергийни системи в Русия. Инсталираната електрическа мощност е 4 295 MW, инсталираната топлинна мощност е 13 141 Gcal/h.

Генериращите мощности на енергийната система на Република Башкортостан включват една държавна районна електроцентрала (GRES), десет комбинирани топлинни и електрически централи (CHP), включително газовото бутало Zauralskaya CHPP, две водноелектрически централи (ВЕЦ), пет газови турбини агрегати, шест газобутални блока, една вятърна електроцентрала и седем малки водноелектрически централи.

Общият брой на битовите потребители към 1 юли 2010 г. е 1 191 452 бр.

Говорейки по-конкретно за комуникационната система в това предприятие, заслужава да се отбележи, че според изследванията мениджърът прекарва от 50 до 90% от цялото време за комуникация. Това изглежда малко вероятно, но става разбираемо, ако вземем предвид, че мениджърът прави това, за да осъзнае своите роли в междуличностните отношения, обмена на информация и процесите на вземане на решения, да не говорим за управленските функции на планиране, организиране, мотивиране и контрол. Именно защото обменът на информация е заложен във всички основни видове управленски дейности, комуникациите са свързващ процес.

Комуникационният процес е процес на взаимодействие между различни субекти на комуникация, по време на който се осъществява процесът на обмен на информация.

Основната цел на комуникационния процес е да осигури разбиране на информацията, която е предмет на комуникация, т.е. съобщения. В процеса на обмен на информация могат да се разграничат четири свързващи компонента:

изпращач, лице, което генерира идеи или събира информация и я предава;

съобщение, информация, кодирана с подходящи символи;

канал, средство за предаване на информация;

получател, лицето, за което е предназначена информацията.

По вид организационна структура, Bashkirenergo OJSC е линейна структура на управление (фиг. 2).

Фиг. 2 - Диаграма на линейната организационна структура на управление

Това е една от най-простите структури за организационно управление. Начело на всяко структурно звено стои ръководител - едноличен командир, натоварен с всички правомощия и упражняващ еднолично ръководство на подчинените му служители и съсредоточаващ в ръцете си всички управленски функции.

Всеки подчинен има един ръководител, през който всички управленски команди преминават по един единствен канал; в този случай управленските връзки отговарят за резултатите от всички дейности на управляваните обекти.

За да се анализира работата на комуникационните канали в изследваното предприятие, е необходимо да се знае какви предимства и недостатъци са присъщи на тази организационна структура на управление.

Предимства:

единство и яснота на управлението;

последователност на действията и изпълненията;

ясно определена отговорност;

ефективност при вземане на решения;

лична отговорност на ръководителите за крайните резултати от дейността на техния отдел.

недостатъци:

високи изисквания към мениджъра, който трябва да бъде всестранно подготвен да осигури ефективно лидерство на всички нива на управление;

липса на връзки за планиране и подготовка на решения;

претоварване с информация, много контакти на подчинени, началници и заместващи структури;

трудни връзки между властите;

концентрация на власт във висшето ръководство.

В тази комуникационна структура решението, предавано от единия край до другия, става известно на всички изпълнители и се обсъжда от всички. Всички връзки в такава комуникация са еднакви, но няма команден стил на лидерство. Тази структура на отношенията бързо се разпада, ако връзката между двама участници в комуникацията е нарушена.

2 Анализ на комуникациите на OJSC Bashkirenergo

Bashkir Electric Distribution Networks LLC продължава най-добрите традиции, установени в Bashkirenergo OJSC. Особено внимание се обръща на физическата култура и спорта. Въвеждането на енергийните работници в здравословен начин на живот беше улеснено както от корпоративни събития, така и от тези, които се проведоха под знака на указите на президента на Република Башкортостан: Годината на здравето, Годината на спорта и здравословния начин на живот, Година на превенция на наркоманиите, алкохолизма и тютюнопушенето, Година на пълноценното детство и утвърждаване на семейните ценности, Година на подкрепа и развитие на младежките инициативи, Година на опазване на околната среда. Всичко това подобрява комуникационния процес в компанията. Чрез такива събития служителите се опознават по-добре и подобряват взаимоотношенията, което е необходимо в съвместната им работа. В условията на пазарна икономика един от решаващите фактори за ефективността и конкурентоспособността на предприятието (OJSC Bashkirenergo) е осигуряването на висок кадрови потенциал. А най-продуктивният начин за постигане на това е разработването и прилагането на политики за персонала, които са неразделна част от стратегически ориентираната политика на организацията. Разбираме, че инвестирането в работа с хора е най-ефективната инвестиция в нашия бизнес в дългосрочен план.

Основната цел на кадровата политика на компанията е привличането, развитието и задържането на висококвалифицирани и ефективни мениджъри и специалисти, които могат да увеличат стойността на бизнеса чрез професионално и ефективно управление на активите на компанията. Основен принцип на кадровата политика на компанията е поддържането на ефективна динамика на функциониране и развитие чрез запазване и развитие на оптимален персонал, сплотен, отговорен, високо развит, високоефективен екип, необходим за решаване на поставените задачи.

Концепцията за кадровата политика на компанията включва следните области на работа:

изграждане на ефективна структура за управление на компанията, базирана на оптимизиране на бизнес процесите и рационално разпределение на работната функционалност между отделите и управленските нива;

своевременно осигуряване на компанията с персонал с необходимата квалификация, необходима за решаване на бизнес проблеми;

гарантиране, че персоналът е фокусиран върху висока производителност, допринасяйки за постигането на техните цели;

подобряване на социално-трудовите отношения;

Създаване на социални гаранции и контрол за тяхното спазване;

Създаване на условия за придобиване на професионални умения на персонала, необходими за успешно решаване на бизнес проблеми, създаване на условия за професионално израстване и себереализация на служителите чрез система за професионално обучение и повишаване на квалификацията на служителите;

Повишаване на производителността на труда чрез подобряване на системата за материално и нематериално стимулиране и социална сигурност на работниците, както и осигуряване на безопасни условия на труд.

Постигането на устойчив растеж на компанията е невъзможно без професионалната и координирана работа на целия екип, затова в стратегията за развитие на енергийната система се отделя голямо внимание на персонала.

Ръководството успешно решава проблема за постигане на високо ниво на отговорност на служителите и ефективността на тяхната работа. OJSC Bashkirenergo извършва целенасочена работа за формализиране на оптималната структура на персонала и неговото развитие, което се извършва в следните основни области:

осигуряване на обществото с квалифициран персонал;

трудова мотивация, повишаване на удовлетвореността от работата на всички категории персонал;

формиране на корпоративно съзнание;

създаване на условия за ефективно използване на уменията, знанията и опита на служителите;

професионално обучение и повишаване на квалификацията на служителите.

Нека анализираме дейността на компанията от гледна точка на предлагането на трудови ресурси на предприятието, движението на работната сила, качествения състав, както и използването на трудовите ресурси в предприятието.

Нека започнем анализа с предлагането на трудови ресурси на предприятието, което се изчислява чрез сравняване на действителния брой на заетите по категории и професии с планираната нужда и го посочваме в таблица 2.

Таблица 2. - Осигуреност на обществото с трудови ресурси за 2011 - 2012 г.

Категории служители План Факт Обезпеченост Средна численост на производствения персонал 140115801.79 В т.ч.: ˗ специалисти 2382840.46 ˗ ръководители 238 237 ˗ 0.01 Инженерно-технически работници и служители 925 10 591.34

Както показва таблица 2, предлагането на специалисти в сравнение с плана се увеличава с 46 души (дял според плана = 17%, фактически = 18%), предлагането на инженерно-технически работници и служители се увеличава със 134 души (делът по план беше 66%, реално 67%). Увеличението на броя на заетите в предприятието на енергийната система през 2011 г. се дължи на прехвърлянето на общински енергийни обекти към енергийната система. Броят на мениджърите леко намаля (с 1 човек), това не се отрази на работата на предприятието.

Нека анализираме движението на труда, като изчислим необходимите коефициенти. Анализът на динамиката се извършва с помощта на индекса за стабилност на персонала; динамика на заетостта; динамика на персонала, текучество на персонала, причини за освобождаване на служители. При анализа се използват редица показатели. Най-широко използвани са: коефициентът на динамика на броя на служителите, коефициентът на текучество при наемане на служители, коефициентът на текучество на персонала, коефициентът на постоянен персонал (Таблица 3).

Таблица 3. - Движение на работна сила в предприятието

Показатели 20112012 г. Отклонение Численост на производствения персонал в началото на годината 16806 18958 2152 Наети 2360 1756˗ 604 Напуснали 208 172˗ 36 в т.ч.: по собствено желание 6753˗ 14˗ Уволнени за нарушение на трудовата дисциплина 141 119˗ 22 Численост на персонала в край на годината 1895 8205421584Списък на персонала 15801712132Коефициент на текучество при наемане на служители 1491,03˗0,46 Текучество на персонала 0,130,1˗0,03 Коефициент на постоянен състав 12120 Коефициент на динамика на броя на служителите 0,130,08˗0,0 5

Например 0 = 2360 / 1580 = 1,49 (1)

Например – Коефициент на текучество при наемане на служители през 2011г.

Например 1 = 1756 / 1712 = 1,03 (2)

Например 1. - Коефициент на текучество при наемане на служители през 2012г

K tk.0 = 208 / 1580 = 0,13 (3)

K tk.0 - Текучество на персонала през 2011г

Към tk.1 = 172 / 1712 = 0,10 (4)

Към т.к.1 - Текучество на персонала през 2012г

K ps.0 = 18958/1580 = 12 (5)

K ps.0 - Коефициент на постоянство на персонала на OJSC Bashkirenergo през 2011 г.

Към ps.1 = 20542/1712 = 12 (6)

Към т.1 - Коефициентът на съгласуваност на персонала на OJSC Bashkirenergo през 2012 г.

K chz.0 = 2360 ˗ 208 / 16806 = 0,13 (7)

Кч.0 - Коефициент на динамика на броя на заетите през 2011г.

K chz.1 = 1756 ˗ 172 / 18958 = 0,08 (8)

Част 1 - Коефициент на динамика на броя на заетите през 2012г.

Както се вижда от таблица 3, намалява броят на наетите през анализирания период (с 604 души), както и на напусналите по собствено желание (14 души) и за нарушение на трудовата дисциплина (22 души). Това показва удовлетвореността на предприятието от настоящата работна сила и самите служители от условията на труд. Въз основа на табличните показатели са изчислени коефициентите на текучество за наемане (˗0,46), резултатът от които показва намаляване на наемането на нови служители, текучеството на персонала (˗0,03), намаляването на този коефициент показва, че страните имат по-малко проблеми оплаквания и несъгласия относно качеството на изпълнение на задълженията, динамиката на броя на служителите (˗0,05). Постоянното съотношение на персонала не се е променило, това ще се отрази благотворно на работата. Следователно движението на труда и резултатите от съотношението са нормални.

Дейностите на OJSC Bashkirenergo са насочени основно към повишаване на ефективността на производството и разпределението на електрическа и топлинна енергия, надеждно и непрекъснато снабдяване с енергия на всички потребители на Република Башкортостан. Същевременно енергийната компания провежда активна социална политика, насочена към създаване на благоприятни условия за повишаване на ефективността и производителността на персонала и осигуряване на пълноценна почивка на работниците и членовете на техните семейства.

Ефективната система за социална защита, внедрена в Bashkirenergo OJSC, играе важна роля за привличането на висококвалифицирани специалисти в енергийната компания, помага за намаляване на текучеството на персонала и е един от компонентите на успешната производствена и икономическа дейност.

За да подобри качеството на персонала, OJSC Bashkirenergo продължава тясно сътрудничество с водещите енергийни висши учебни заведения в страната. През 2011 г. в целевата област бяха приети 110 млади специалисти, завършили университети с енергийни специалности, както и 78 възпитаници на Уфимския колеж по гориво и енергетика.

В целевото направление за обучение по енергийни специалности 18 ръководители и специалисти бяха изпратени в Казанския държавен енергиен университет за задочно (бюджетно) обучение. 10 възпитаници на средни училища бяха изпратени в KSEU за редовно бюджетно обучение, а 17 в Уфимския държавен авиационен технически университет.

165 души бяха обучени в курсове за повишаване на квалификацията в институции за допълнително професионално образование, Института за повишаване на квалификацията (IPK) на държавните служители в Москва, Санкт Петербургския енергиен институт и неговите филиали и 4144 души в NNOU UTK Bashkirenergo. През 2011 г. са обучени 226 души оперативен персонал. Предизпитно обучение и сертифициране в учебния център преминаха 1371 специалисти и ръководители. Разходите за обучение, преквалификация и повишаване на квалификацията на персонала за NNOU UTK през 2206 г. възлизат на 13 милиона 541 хиляди рубли.

3. ОСНОВНИ НАСОКИ ЗА ПОДОБРЯВАНЕ НА КОМУНИКАЦИИТЕ В АД БАШКИРЕНЕРГО

1 Проблеми на енергийната компания

Нека отбележим два важни комуникационни проблема, които съществуват в тази организация, Bashkirenergo OJSC.

Служителите смятат прекия си ръководител за основен източник на информация. Не получавайки достатъчно информация от него, те търсят други източници, което води до раждането на слухове, които изкривяват истинската ситуация;

Условията за сътрудничество и взаимодействие в екип трябва да се характеризират с:

доверие един към друг и доверие между мениджър и служител;

свободно движение на информация както нагоре, така и надолу по йерархичната структура, както и добре установени хоризонтални комуникационни канали;

удовлетвореност на членовете на екипа от техния статус, осигуряване на активното им участие в дейността на компанията;

постоянно сътрудничество в работата без борба и интриги;

добър психологически климат;

положителни постижения на предприятието на пазара;

оптимистични оценки за бъдещето на компанията.

Основните PR принципи за вътрешни взаимоотношения се определят от редица съществени положения:

признаване на положителния принос на служителите за успеха на предприятието;

насърчаване, одобрение. Всички изследвания в областта на комуникационния мениджмънт доказват, че най-важните стимуланти са парите, както и различните привилегии, предоставяни на служителите. В допълнение към тях има и такъв важен фактор като простата похвала;

свобода на служителите да изразяват собственото си мнение по всички управленски въпроси, включително разумна критика към ръководството;

размиване на границите между ръководството и обикновените служители по отношение на привилегиите;

приоритет на вътрешните комуникации пред външните. Най-лошото нещо, което може да се случи на една компания, е нейните служители да научат лоши новини от новинарска емисия по телевизията;

пряко и непряко участие на служителите в процеса на управление, идентифициране и отчитане на техните мнения, позиции, както и идеите, които представят;

информираност за плановете на организацията. Служителите на всяка компания винаги се стремят да знаят в каква посока се движи тяхната организация и каква е истинската им роля в този процес;

задължително изпълнение на обещанията, дадени от ръководството на дружеството;

задоволяване потребностите на служителите от лично внимание; значките им позволяват да се наричат ​​по име. Колегите се опознават по-бързо, което допринася за формирането на благоприятен психологически климат в компанията.

По този начин разгледахме два важни проблема в организацията на OJSC Bashkirenergo. В следващия параграф ще се опитаме да намерим начини за отстраняване на тези проблеми

Има различни начини за подобряване на комуникационните процеси в една организация. Регулиране на информационните потоци. Мениджърите на всички нива на организацията трябва да представляват информационните нужди на своите началници, колеги и подчинени. За целта е необходимо да се оценят качествените и количествените аспекти на информационните потребности в организацията. Мениджърът трябва да определи какво е „твърде много“ и „твърде малко“ в обмена на информация. Информационните потребности до голяма степен зависят от целите на ръководителя, решенията, които взема и естеството на показателите за оценка на резултатите от работата му, както и от неговия отдел и подчинени. Управленски действия. В организациите управленските служители провеждат ежеседмични срещи (срещи, сесии за планиране, срещи и др.), На които се обсъждат и изясняват нови планове, варианти на стратегии, цели и задачи, както и междинни резултати. Системи за обратна връзка. Обратната връзка е неразделна част от информационната база за контрол и управление на организацията. Проучване на служителите - една от възможностите за система за обратна връзка, която се провежда за получаване на информация от мениджъри и работници по голям списък от въпроси: ясно ли са им съобщени целите на техните дейности; с какви потенциални или реални проблеми се сблъскват или могат да се сблъскат; дали получават точна и навременна информация, от която се нуждаят, за да вършат работата си; Техният мениджър отворен ли е за предложения и т.н.

Система за събиране на предложения. Целта на събирането на предложения е да се улесни потокът от информация към върха. Всички служители получават възможност да генерират идеи за подобряване на всеки аспект от дейността на организацията. Това от своя страна насърчава идеите да станат по-малко филтрирани или игнорирани по пътя отдолу нагоре. Начините за организиране на системата са разнообразни – обособяване на отделна телефонна линия, чрез която служителите имат възможност анонимно да се обаждат и да задават въпроси за срещи и повишения. Понякога има мениджъри на линия, които веднага отговарят на зададените въпроси. Отговорите се изпращат директно на служителите (освен ако въпросът не е анонимен) или се отпечатват в бюлетина на компанията.

Информационни технологии. Системата за електронна поща помага за подобряване на обмена на информация в организациите. Имейлът дава възможност на служителите да изпращат писмени съобщения до всеки в организацията. Това значително намалява потока от телефонни разговори.

Наред с използването на официални канали за комуникация, служителите на организацията задоволяват нуждата си от съвет и подкрепа чрез взаимни консултации. Консултациите между лица на едно и също ниво често имат важни последици за организацията; Постоянното питане един на друг за съвет увеличава увереността в собствените ви решения. Опитът показва, че пълната зависимост от мениджърите за информация и съвет е ограничение и в повечето случаи може да бъде избегнато. Явно всеки мениджър трябва да се интересува от циркулацията на информационните потоци и в трите посоки – нагоре, надолу и хоризонтално. Комуникациите (разбира се, в различен обем) във всяка от трите посоки се осъществяват едновременно.

Възприятието на служителите за всяка комуникация се определя от много организационни и лични фактори. Промяната в убежденията на служителя може да бъде причинена от промяна в получената информация или работната среда. Възприятието се влияе и от минали преживявания. В една функционираща организация заповедите от висшия лидер се филтрират и след това се получават.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Значението на комуникацията в бизнеса на съвременния етап на развитие непрекъснато нараства. Това се дължи на факта, че предприятията, организациите, техните мениджъри и служители трябва да получават и овладяват непрекъснато разширяваща се информация, за да помогнат за решаването на възникващи проблеми.

Почти невъзможно е да се надценява значението на комуникацията в управлението. Почти всичко, което мениджърите правят, за да помогнат на една организация да постигне целите си, изисква ефективна комуникация. Ако хората не могат да обменят информация, е ясно, че няма да могат да работят заедно, да формулират цели и да ги постигат. Комуникацията е сложен процес, състоящ се от взаимозависими стъпки.

Комуникацията е обмен на информация, въз основа на който мениджърът получава необходимата информация за вземане на ефективни решения и съобщава взетите решения на служителите на организацията.

Комуникационният процес се състои от етапи: изпращане на съобщение, предаване на съобщение, получаване на съобщение и обратна връзка. Най-важните елементи на комуникационния процес са подателят, съобщението, каналите за предаване, получателят и обратната връзка. Именно наличието на обратна връзка прави комуникационния процес двупосочен. Наличието на всички тези елементи е необходимо за осъществяване на ефективна комуникация.

Класификацията на комуникациите е необходима, за да се идентифицират различните им видове с цел последващ анализ и подобряване. Комуникациите в организацията могат да се класифицират по редица критерии: по предмет и средства на комуникация, по форма на комуникация, по канал на комуникация, по пространствено разположение, по посока на комуникация.

Може да има различни бариери пред ефективната комуникация. Познавайки възможните бариери, мениджърите трябва да се опитат да предотвратят появата им или да търсят и планират ефективни начини за преодоляването им.

Най-важното средство за ефективна комуникация е активното слушане, така че мениджърите трябва да се научат да владеят това важно изкуство.

За да се организират ефективни комуникации в група, в организация, е необходимо правилното изграждане и използване на комуникационни мрежи.

Основните начини за подобряване на обмена на информация в една организация включват: регулиране на информационните потоци, управленски действия, внедряване на системи за обратна връзка, внедряване на системи за събиране на предложения, използване на бюлетини, използване на съвременни информационни технологии и глобални информационни ресурси.

В момента има нужда от въвеждане на нови системи, които да изпълняват функциите както на глобална, така и на локална мрежа на организация.

Напредъкът расте с бързи темпове, така че е трудно да си представим какво ще се случи в близко бъдеще. Но фактът е ясен: старата форма на правене на бизнес за компанията приключи. Много видове отчети, баланси и вътрешна документация сега се създават на хартиен носител само за дублиране на електронната форма.

Докато проблемът с информационната сигурност не бъде ясно решен, това ще продължи да се практикува. Но много сделки вече се сключват, без да се излиза от офиса, водят се сметки, сключват се договори.

Тъй като комуникациите са един от най-важните компоненти на управлението, мениджърът трябва да се опита да наблюдава комуникационния процес, да идентифицира проблемите на всеки етап и да се опита да ги отстрани, за да повиши ефективността на предаването и възприемането на информация.

Когато се прави заключение за изследваната компания, заслужава да се отбележи, че през последните години, наред с нарастващата роля на маркетинга, нараства и ролята на маркетинговите комуникации. В днешно време тези две концепции са станали неотделими една от друга, тъй като съвременният маркетинг изисква много повече от създаване на продукт, който да задоволява нуждите на клиента, ценообразуването му на правилната цена и осигуряване на достъпността му за целевите потребители. Фирмите трябва да комуникират с клиентите си, да ги информират за своите продукти и да направят покупката им печеливша.

На практика работата разгледа възможностите за подобряване на комуникациите в предприятието Bashkirenergo OJSC. Беше извършен анализ на комуникациите по примера на Bashkirenergo OJSC, бяха проучени характеристиките на обекта и бяха идентифицирани начини за подобряване на комуникационната система. Представени са предимствата и недостатъците на това предприятие.

СПИСЪК НА ИЗПОЛЗВАНИТЕ ИЗТОЧНИЦИ

1.Албастова Л.М., Игнатов В.Г. Теория на управлението: Учебник//.˗Ростов˗на˗Дон: Издателство: MarT, 2006.

.Романов А.А., Панко А.В. Маркетингови комуникации. - М.: Ексмо, 2006 2. Аржаных Е.В. Научна работа: разработване на комплекс от маркетингови комуникации на примера на хотелския комплекс Holiday˗Inn˗Moscow - стр.54˗63, Москва, 2005 г.

.Абчук, В.А. Управление: Учебник / A.V. Абчук//.˗ СПб.: Союз, 2002. ˗ 348 с.

.Басовски, Л.Е. Мениджмънт: учебник/под ред. Basovsky L.E.// - М.: INFRA˗M, 2003.˗216 p.

.Булигин, А.В. Ефективно управление: Учебник / A.V. Булигин//. - М.: Финпрес, 2000. - 1056 с.

.Вихански, О.С. Мениджмънт: учебник за ВУЗ./Изд. Вихански O.S., Наумов A.I. ˗ М., изд. “Гадарики”, 2001.˗ 528 с.

.Вихански, О.С. Мениджмънт: учебник за ВУЗ./Изд. Вихански O.S., Наумов A.I. ˗ М., изд. “Гадарики”, 2004. - 530 с.

.Волков, Ю.Г., Добренков В.И., Нечипуренко В.Н., Попов А.В. Социология: Учебник / Изд. проф. ЮГ. Волкова. - Ед. 2˗e, rev. и допълнителни - М.: Гардарики, 2000. - 512 с.

.Гибсън, J.L. и др. Организации: поведение, структура, процеси: Прев. от английски //8-мо изд. - М., 2000˗ 280s.

.Глухов, В.В. Мениджмънт: учебник – 2-ро изд., прер. и допълнителни / под. изд. Глухов V.V.˗ Санкт Петербург: изд. Лан, 2002. - 528 с.

.Добротворски, И.Л. Управление. Ефективни технологии: Научно ръководство. - М., 2002˗ 401 с.

.Иванов, А.П. Мениджмънт: учебник / ред. Иванов А.П.˗СПб: Михайлов, 2002˗ 320 с.

.Кибанов, А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Етика на бизнес отношенията: Учебник/Изд. И АЗ. Кибанова. - М.: INFRA˗M, 2004. - 328 с. - (Поредица “Висше образование”)

.Кабушкин, Н.И. Основи на мениджмънта: Учебник / изд. Кабушкин Н.И.˗ 5-то издание, стереотип. Мн.: Ново знание, 2002˗ 336s

.Коргова, М.А. Мениджмънт: Учебник/под. изд. Коргова М. А. Ростов на Дон: Феникс, 2008. - 378 с.

.Королев Ю.Б. Управление в агропромишления комплекс: учебник / изд. Королев Ю.Б., Мозлоев В.З., Мефед А.В. - М .: Колос, 2002˗376p.

.Королев Ю.Б. Управление в агропромишления комплекс: учебник / изд. Королев Ю.Б., Коротнев В.Д., Кочетова Г.Н., Никифорова Е.Н. - М .: Колос, 2003˗304p.

.Крошелев А.Н. Основи на управлението: учебник / изд. Крошелев А.Н., Шванников Н.Н. - М .: Изпит, 2007 - 365 с.

.Кришова E.N. Мениджмънт: Учебник/под. изд. Кришова E.N.˗M.: ФОРУМ: INFRA˗M, 2005 - 258 с.

.Латфулина Г.Р. Организационно поведение: Учебник за ВУЗ. 2-ро изд., доп. И преработено/Изд. G.R.Latfullina, O.N.Gromova. - Санкт Петербург: Питър, 2008 - 464 с.: ил.

.Мескон, Алберт, Кедури. Основи на управлението. 3-то изд., доп. И преработен. М., 2008.

.Newstrom J.V., Davis K. Организационно поведение: Превод от английски / изд. Ю.Н.Каптуревски. - Санкт Петербург, 2000.

.Литвинов F.I. Моделиране на структурите за управление на предприятието/под ред. Литвинов F.I.//Мениджмънт в Русия и в чужбина.˗2008.˗No.2˗p.91˗96.