Dokumen elektronik secara beransur-ansur menjadi elemen aktiviti ekonomi syarikat Rusia. Mereka mudah, membolehkan anda tidak mengotori pejabat dengan sekumpulan kertas, dan syarikat boleh menukar dokumen tersebut dalam beberapa saat. Tetapi apakah yang diperlukan untuk dokumen elektronik mempunyai kuasa undang-undang? Dan bagaimana untuk membuktikan kuasa undang-undang dokumen elektronik di mahkamah?

Soalan-soalan ini dijawab oleh peguam sistem perdagangan elektronik B2B-Center Dmitry Kazantsev.

Kuasa undang-undang elektronik

dokumen

Perundangan Rusia semasa mengiktiraf kemungkinan memproses transaksi menggunakan dokumen elektronik, dengan syarat dokumen tersebut ditandatangani dengan tandatangan elektronik. Peraturan yang berkaitan termaktub dalam Seni. 434 Kanun Sivil Persekutuan Rusia dan dalam bahagian 4 Seni. 11 Undang-undang Persekutuan 27 Julai 2006 No. 149-FZ “Mengenai Maklumat, Teknologi maklumat dan mengenai perlindungan maklumat” (selepas ini - Undang-undang No. 149-FZ).

Dalam bentuk elektronik, bukan sahaja kontrak, tetapi juga dokumen perakaunan utama dan disatukan boleh disediakan - dengan syarat ia disahkan oleh tandatangan elektronik (Perkara 9 Undang-undang Persekutuan 21 November 1996 No. 129-FZ "Mengenai Perakaunan" ). Perkara 169 Kanun Cukai Persekutuan Rusia dengan jelas membenarkan penyediaan dan pengeluaran invois dalam dalam format elektronik dengan persetujuan bersama pihak-pihak kepada transaksi dan jika mereka mempunyai serasi cara teknikal untuk penerimaan dan dengan syarat bahawa invois elektronik ditandatangani oleh tandatangan elektronik yang berkelayakan ketua syarikat atau orang yang diberi kuasa olehnya (prosedur untuk mengeluarkan dan menerima invois dalam bentuk elektronik telah diluluskan oleh perintah Kementerian Kewangan Rusia bertarikh 25 April 2011 No. 50n, dan format untuk mereka - dengan perintah Perkhidmatan Cukai Persekutuan Rusia No. ММВ-7-6/ [e-mel dilindungi] lebih kurang auth.).

Oleh itu, elemen utama mana-mana dokumen elektronik, yang menunjukkan kuasa undang-undangnya dan mengesahkan fakta penghantaran oleh pihak yang berkenaan, ialah tandatangan elektronik. Kehadirannya bukanlah fakta terakhir dan semasa perbicaraan kehakiman, dan oleh itu mengenai peraturan undang-undang Tandatangan elektronik perlu diperkatakan dengan lebih terperinci.

elektronik

Dalam perenggan 1 Seni. 6 Undang-undang Persekutuan 6 April 2011 No. 63-FZ "Mengenai Tandatangan Elektronik" (selepas ini - Undang-undang No. 63-FZ) menetapkan bahawa menurut peraturan Am maklumat dalam bentuk elektronik yang ditandatangani dengan tandatangan elektronik yang layak diiktiraf sebagai dokumen elektronik yang setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tandatangan tulisan tangan. Peraturan serupa ditetapkan dalam perenggan 3 Seni. 11 Undang-undang No. 149-FZ. Keperluan ini dirumuskan sebagai norma penting, tetapi mahkamah mempunyai hak untuk mengiktiraf tandatangan mudah sebagai pensijilan maklumat yang betul, yang sering mereka lakukan dalam amalan.

Di sini kita sampai kepada persoalan jenis tandatangan elektronik yang disahkan dalam perundangan Rusia moden. Perkara 5 Undang-undang No. 63-FZ menamakan jenis tandatangan elektronik berikut:

1. Tandatangan elektronik mudah.

Apabila ia digunakan, fakta pembentukan tandatangan elektronik oleh orang tertentu disahkan dengan menggunakan kod, kata laluan atau cara lain.

2. Tandatangan elektronik yang dipertingkatkan.

Dia mesti:

1) dibentuk sebagai hasil daripada transformasi kriptografi maklumat menggunakan kunci tandatangan elektronik;

2) membenarkan untuk mengenal pasti orang yang menandatangani dokumen elektronik;

3) membenarkan untuk mengesan fakta membuat perubahan pada dokumen elektronik selepas saat menandatanganinya;

4) dicipta menggunakan cara tandatangan elektronik.

3. Tandatangan elektronik yang layak dipertingkatkan.

Tandatangan elektronik yang dipertingkatkan dibahagikan kepada layak dan tidak layak. Kunci pengesahan tandatangan elektronik layak yang dipertingkatkan mesti dinyatakan dalam sijil yang layak.

Maklumat dalam bentuk elektronik, yang ditandatangani dengan tandatangan elektronik yang ringkas atau tandatangan elektronik yang tidak layak, diiktiraf sebagai dokumen elektronik yang setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tandatangan tulisan tangan. Jika, mengikut undang-undang atau amalan perniagaan, dokumen mesti disahkan dengan meterai, maka dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tandatangan elektronik yang dipertingkatkan diiktiraf sebagai bersamaan dengan dokumen di atas kertas, ditandatangani dengan tandatangan tulisan tangan dan disahkan dengan meterai . Peraturan ini ditetapkan oleh bahagian 2 dan 3 Seni. 6 Undang-undang No. 63-FZ. Dalam erti kata lain, tandatangan elektronik yang ringkas dan tidak layak sepadan dengan autograf, dan tandatangan yang dipertingkatkan sepadan dengan pensijilan dokumen dengan tandatangan dan meterai. Oleh itu, tandatangan tidak layak yang dipertingkatkan boleh diiktiraf sebagai analog tandatangan dan analog tandatangan dengan meterai.

elektronik

dokumen di mahkamah

Dokumen yang dihantar melalui e-mel, mengikut klasifikasi di atas, boleh dipanggil ditandatangani dengan tandatangan elektronik yang mudah. Walau bagaimanapun, mahkamah boleh mengiktiraf pertukaran dokumen tersebut sebagai kesimpulan perjanjian yang betul jika keadaan kes menunjukkan realiti transaksi: contohnya, penghantaran barang dilakukan, yang disahkan oleh invois, bil laluan dan pesanan pembayaran. Khususnya, kedudukan undang-undang sedemikian disahkan oleh keputusan Mahkamah Timbang Tara Tertinggi Persekutuan Rusia pada 17 Oktober 2008 No. 13675/08.

Dokumen elektronik diserahkan kepada mahkamah dalam bentuk bercetak dengan sijil ketua atau pekerja yang diberi kuasa organisasi menyerahkan dokumen ini kepada mahkamah. Sijil ini mesti menunjukkan bahawa salinan keras bercetak sepadan dengan asal elektronik. Sekiranya dokumen itu ditandatangani dengan tandatangan elektronik yang ringkas, maka sekurang-kurangnya tarikh dan masa pembentukan dokumen elektronik tersebut dan pihak yang menghantar dokumen ini hendaklah jelas daripada cetakan yang disediakan. Jika dokumen elektronik ditandatangani dengan tandatangan yang dipertingkatkan, maka cetakan mesti mengandungi tanda khas pada tandatangan elektronik.

Mahkamah boleh mengiktiraf perjanjian yang dibuat melalui e-mel jika setiap pihak telah menyerahkan cetakan yang sama bagi perjanjian tersebut. Pada masa yang sama, salinan kertas yang serupa, tidak disahkan oleh bukti lain, tidak boleh berfungsi sebagai fakta pengesahan kesimpulan kontrak. Tetapi bagaimana jika bukti tidak dikumpulkan, dan salinan perjanjian yang dikemukakan oleh pihak-pihak mengandungi keadaan yang berbeza? Ia adalah untuk pencegahan situasi sedemikian semasa perbicaraan bahawa adalah perlu, walaupun pada akhir kontrak, untuk memperakuinya dengan tandatangan elektronik yang dipertingkatkan.

Tandatangan sedemikian akan memungkinkan untuk memperakui dua perkara asas: pertama, bahawa kontrak telah ditandatangani oleh pihak yang sepatutnya (sejak sijil didaftarkan dan dikeluarkan dengan kedudukan penandatangan), dan kedua, bahawa dokumen yang ditandatangani dengan dipertingkatkan. tandatangan elektronik yang layak kekal tidak berubah selepas ditandatangani.

Dalam bahagian 1 Seni. 4 Undang-undang Persekutuan 10 Januari 2002 No. 1-FZ "Pada Tandatangan Digital Elektronik", yang masih berkuat kuasa, ditubuhkan tanda-tanda berikut, dengan pematuhan serentak yang mana tandatangan digital elektronik dianggap setara dengan tandatangan tulisan tangan:

1. Sijil kunci tandatangan adalah sah pada masa pengesahan atau pada masa menandatangani dokumen elektronik.

2. Ketulenan tandatangan elektronik dalam dokumen elektronik telah disahkan.

3. Tandatangan elektronik digunakan mengikut maklumat yang dinyatakan dalam sijil kunci tandatangan.

Ketulenan tandatangan elektronik dan kebolehubahan dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tandatangan ini boleh disahkan oleh pusat pensijilan yang mengeluarkan tandatangan sedemikian. Sekiranya pertikaian timbul di mahkamah mengenai kandungan dokumen elektronik, adalah perlu untuk memerintahkan peperiksaan di pusat pensijilan. Dia juga akan dapat mengesahkan kesahihan sijil tandatangan pada masa menandatangani dokumen elektronik.

Adalah perlu untuk mengambil kira fakta bahawa pusat pensijilan tidak boleh mengesahkan atau menafikan ketulenan tandatangan elektronik yang dikeluarkan oleh pusat pensijilan lain. Oleh itu, jika dokumen elektronik diperakui oleh beberapa tandatangan elektronik yang dikeluarkan oleh pusat pensijilan yang berbeza, maka sekiranya berlaku pertikaian tentang kandungan dokumen tersebut, peperiksaan perlu dipesan daripada setiap pusat pensijilan ini.

Penggunaan dokumen elektronik menimbulkan beberapa kesulitan. Salah satu masalah utama menggunakan dokumen tersebut adalah untuk memastikan kuasa undang-undang dokumen elektronik. Untuk menyelesaikan masalah ini, keperluan khas dokumen elektronik disediakan - tandatangan digital elektronik.

Tandatangan digital elektronik - sifat dokumen elektronik yang direka untuk melindungi dokumen elektronik ini daripada pemalsuan, yang diperoleh hasil daripada transformasi kriptografi maklumat menggunakan kunci persendirian tandatangan digital elektronik dan membolehkan untuk mengenal pasti pemilik sijil kunci tandatangan, sebagai serta untuk mewujudkan ketiadaan herotan maklumat dalam dokumen elektronik. Tandatangan digital elektronik memastikan kesetaraan undang-undang tandatangan tulisan tangan. Walau bagaimanapun, penggunaan tandatangan digital elektronik tidak menjamin perlindungan mutlak dokumen elektronik daripada penyelewengan maklumat undang-undang yang penting (secara saksama, perlu diingatkan bahawa perlindungan mutlak tidak boleh dijamin sama sekali). Untuk tujuan ini, perundangan memperuntukkan beberapa langkah organisasi, undang-undang dan teknikal yang lain untuk memastikan keaslian dokumen elektronik.

Dalam undang-undang Rusia moden, tandatangan digital elektronik telah digunakan dalam beberapa bidang:

• 1. Hubungan kewangan dan kredit
• 2. Perhubungan cukai
• 3. Urus niaga sivil

Terdapat beberapa sekatan terhadap pelaksanaan pengurusan dokumen elektronik di kawasan tertentu. Beberapa akta undang-undang kawal selia memperuntukkan larangan penggunaan dokumen elektronik dalam perhubungan undang-undang tertentu atau menetapkan keutamaan untuk dokumen bertulis di atas kertas. Oleh itu, undang-undang mengenai notari tidak memperuntukkan kemungkinan menyusun dokumen dalam bentuk elektronik, di sini konsep "dokumen" bermaksud hanya maklumat bertulis.

Sebagai contoh, dalam Seni. 45 Asas Undang-undang Persekutuan Rusia mengenai Notari menyatakan bahawa helaian dokumen yang dikemukakan untuk tindakan notari mesti dijahit, bernombor dan dimeteraikan, yang secara fizikalnya mustahil untuk dokumen dalam bentuk elektronik. Contoh yang serupa adalah penting, kerana untuk beberapa dokumen, termasuk yang diperlukan untuk menjalankan perniagaan melalui Internet, mereka disahkan oleh notari. Terdapat juga tindakan undang-undang pengawalseliaan sedemikian di mana tidak ada larangan seperti itu, tetapi dokumen di atas kertas dipanggil lebih baik. . Sebagai contoh, apabila mendaftarkan hak kepada hartanah (suatu prosedur yang mungkin boleh dilakukan melalui Internet), sekiranya terdapat percanggahan dalam rekod di atas kertas dan media magnetik, rekod di atas kertas mempunyai keutamaan (klausa 8, artikel 12 Persekutuan). Undang-undang Persekutuan Rusia "Pada pendaftaran negeri hak kepada hartanah dan transaksi dengannya” bertarikh 21 Julai 1997 No. 127). Peruntukan yang sama ditetapkan dalam Undang-undang 8 Ogos 2002 No. 129-FZ “Pada pendaftaran entiti undang-undang”(fasal 1, perkara 4).

Pada masa ini, asas perundangan notari tertumpu pada dokumen kertas tradisional yang ditandatangani dengan tandatangan tulisan tangan dan tidak meliputi spesifik pertukaran data elektronik.

Untuk menyelesaikan masalah dalam bidang ini, adalah mungkin untuk menggunakan penggunaan alat automasi pengurusan dokumen yang lebih meluas, termasuk penggunaan teknologi tandatangan digital yang dipermudahkan.

Adalah mungkin, dalam beberapa kes, untuk menggunakan prosedur yang dipermudahkan untuk mengesahkan transaksi, kerana ia adalah untuk kepentingan pihak-pihak yang menyimpulkan transaksi untuk menerima dokumen elektronik dalam format universal (yang tidak memerlukan kos yang mahal. perisian untuk membaca kandungan dokumen), sama dalam kuasa undang-undang dengan media kertas.

Walau bagaimanapun, perlu diingatkan bahawa penyederhanaan harus difahami sebagai penjelmaan teknikal prosedur pensijilan, dan bukan penolakan tindakan penting dari segi undang-undang yang diperlukan oleh pihak-pihak untuk melaksanakan sepenuhnya (Lihat: Undang-undang Persekutuan "Asas-asas perundangan Rusia Persekutuan mengenai notari", Bab IX). Anda boleh menggunakan teknologi tandatangan digital dalam fail PDF menggunakan perisian Adobe Acrobat Professional. Prosedur untuk menyimpulkan urus niaga boleh seperti berikut: pihak-pihak kepada urus niaga, setelah bersetuju dengan semua syarat penting hubungan undang-undang, pindah ke perkhidmatan khas untuk mengesahkan dokumen elektronik (gabungan organisasi perkhidmatan tersebut ditunjukkan di atas) dan dokumen elektronik yang ditukar kepada format PDF di hadapan mereka, fail yang baru dibuat dimasukkan maklumat tentang orang yang membuat transaksi, dan tandatangan elektronik pakar diletakkan pada dokumen itu. Dokumen itu disimpan pada beberapa media fizikal (penting bahawa ia tidak boleh ditulis semula!): dua media dalam perkhidmatan identiti (satu disimpan sebagai yang utama, satu lagi digunakan dalam kes di mana keaslian dokumen itu diperlukan, sebagai contoh, untuk menunjukkan dokumen semasa perbicaraan), selebihnya - mengikut bilangan pihak berkepentingan. Kewajipan perkhidmatan untuk menyimpan media dengan dokumen elektronik di rumah atau membuat perjanjian yang sesuai dengan organisasi yang diberi kuasa khas (mewujudkan infrastruktur yang sesuai untuk organisasi dan mengawal selia secara sah prosedur pelesenan dan aktiviti organisasi di atas). Jangka hayat media ialah 5 tahun. Pada masa akan datang, isu nasib syarikat penerbangan akan diputuskan tanpa mengambil kira pendapat pihak yang membuat perjanjian.

Apabila memperkenalkan tandatangan elektronik di kawasan ini, adalah perlu untuk mengehadkan sementara jumlah urus niaga yang boleh disahkan dalam susunan yang ditentukan, kerana peringkat awal adalah mustahil untuk mengambil kira semua nuansa yang bersifat undang-undang dan teknikal. Lebih-lebih lagi, adalah perlu untuk mengekalkan pilihan untuk orang yang membuat kesimpulan transaksi, dalam apa - kertas tradisional atau bentuk elektronik - untuk mengesahkan perjanjian yang dicapai.

Oleh itu, kita boleh menyimpulkan bahawa dokumen elektronik telah digunakan secara meluas, penggunaannya memberikan banyak kelebihan kepada pengguna:

• 1. Percepatan proses aliran kerja;
• 2. Keupayaan untuk menghantar dokumen melalui saluran komunikasi digital;
• 3. Kandungan mudah diubah (editing);
• 4. Kemungkinan teoretikal penyimpanan kekal;
• 5. Salinan tanpa had yang mempunyai kuasa undang-undang, dsb.

Kami juga mendapati bahawa kesukaran utama dokumen elektronik adalah untuk memastikan kuasa undang-undang dokumen elektronik. Untuk menyelesaikan masalah ini, keperluan khas dokumen elektronik disediakan - tandatangan digital elektronik.

Adakah tandatangan elektronik mengikat secara sah??

Soalan ini menarik minat ramai pengguna yang menerima atau ingin menerima EDS.

Sekarang kita akan cuba mempertimbangkan secara terperinci masalah ini dan ketahui apa yang memberi sah memaksa dokumen ditandatangani elektronik kriptografi tandatangan.

digital tandatangan telah menjadi alat yang tanpanya pada masa ini mustahil untuk melakukan tindakan tertentu yang telah sah kepentingan, contohnya:

• Menjalankan aliran dokumen dengan agensi kerajaan dan kontraktor-organisasi.
• Menandatangani kontrak dan kontrak besar dari jauh.
• Sahkan kepengarangan anda.
• Hantar penyata cukai, laporan perakaunan.
• Dapatkan maklumat daripada laman web perkhidmatan awam, dsb.

Oleh kerana kuasa undang-undang adalah harta khas yang diberikan kepada sesuatu undang-undang, kemudian kerana kepentingannya yang istimewa Tandatangan elektronik adalah mengikat secara sah. Di samping itu, undang-undang memaksa dokumen digital diberikan: butiran mandatorinya, pengesahan pihak berkuasa badan yang mengeluarkannya, ketulenan, ketulenan.

rasmi dokumen digital dihantar dari jauh:

• Sahkan identiti orang itu.
• Tidak boleh berubah.
• mempunyai perlindungan khas daripada maklumat palsu.
• Mereka ditandatangani dengan tandatangan elektronik, yang dikeluarkan oleh badan dan organisasi khusus.

Pilih Tandatangan

Berdasarkan ciri-ciri ini, boleh dikatakan bahawa dokumen yang ditandatangani dengan EDS mempunyai kuasa undang-undang sepenuhnya.

Sesuai dengan FZ No 63 dokumen yang ditandatangani elektronik tandatangan, mempunyai undang-undang yang sama kepentingan, seperti kertas tangan ditandatangani oleh seorang lelaki. Itu dia, EDS adalah analog tulisan tangan tandatangan orang yang menandatangani dari jauh dokumen, sebab tu kuasa undang-undang EDS tidak dapat dinafikan.

elektronik dokumen disahkan EDS, pasti akan memaksa benar-benar dalam mana-mana hubungan undang-undang, sama ada komersial, perbankan, perakaunan, kewangan, cukai dan bidang lain. Tandatangan elektronik dan kuasa undang-undang- sambungan yang tidak dapat dipisahkan, kerana ia ditubuhkan oleh undang-undang semasa Persekutuan Rusia.

Adakah tandatangan elektronik sah? Sudah tentu, jika ia diterima mengikut semua peraturan yang ditetapkan oleh undang-undang, dan mempunyai semua ciri yang diperlukan untuk kesahihan undang-undangnya.

elektronik kunci digital digunakan untuk elektronik kira-kira aliran dokumen dan diterima mengikut keperluan undang-undang, adakah dokumen dalam elektronik borang yang setara dengan kertas yang ditandatangani tulisan tangan tandatangan orang.

Ini adalah perkara utama maksud undang-undang tandatangan elektronik.

Jadi maksud undang-undang elektronik tandatangan dan pengiktirafan dokumen bersamaan dengan versi kertas dengan tulisan tangan tandatangan ditubuhkan (seperti yang disebutkan di atas) berdasarkan undang-undang atau dengan persetujuan para pihak. Oleh itu, pertimbangan harus diberikan kepada apa yang harus dinyatakan dalam undang-undang atau perjanjian tersebut.

Jadi mereka harus mengandungi:

1. Urutan tandatangan kriptografi elektronik disahkan.
2. Peraturan yang mana penandatangan dokumen digital elektronik ditentukan.
3. Kewajipan orang yang mencipta EDS untuk mematuhi syarat kerahsiaan.

sah nilai tandatangan elektronik adalah ciri mana-mana e- tandatangan. Ini bukan petunjuk langsung undang-undang, tetapi kesimpulan sedemikian boleh dibuat daripada analisis perundangan secara keseluruhan. Contohnya, peruntukan undang-undang"Mengenai perakaunan" mereka tidak mengatakan jenis apa EDS hendaklah digunakan untuk perakaunan dokumen untuk mengikat secara sah. Pada masa yang sama, tiada sekatan ke atas perkara ini. Oleh itu, kita boleh menganggap bahawa mana-mana tandatangan akan dianggap sama tulisan tangan kriptografi tandatangan orang di kawasan ini.

Kod cukai, dalam satu pihak, mengiktiraf sahaja dokumen, ditandatangani oleh CPU berkelayakan yang dipertingkatkan, sebaliknya, apabila individu menyerahkan pengisytiharan, ia diiktiraf sebagai penting dokumen, yang ditandatangani oleh yang tidak berkelayakan EDS.

Secara umum, apabila ia datang kepada peraturan hubungan yang terjalin semasa elektronik aliran dokumen, anda boleh melihat masalah besar. Dan ia boleh dikatakan tidak dapat diselesaikan. Di Rusia tidak ada undang-undang, yang akan mengandungi semua maklumat yang diperlukan tentang elektronik dokumen, kepentingannya. Ini disebabkan oleh fakta bahawa pada masa ini terdapat banyak dokumen, tanpa bentuk kertas. kertas aliran dokumen adalah lebih kurang dikawal selia kerana fakta bahawa untuk untuk masa yang lama amalan, sejumlah besar akta perundangan telah dibangunkan yang mengawal selia secara berasingan setiap jenis dokumen. Pada masa yang sama, tiada amalan, undang-undang, undang-undang kecil yang akan menentukan peraturan dan prosedur untuk berfungsi elektronik digital aliran dokumen akan menjelaskan kepentingan satu atau yang lain dokumen ditandatangani elektronik kriptografi tandatangan.

Walau bagaimanapun, undang-undang ini mempunyai fokus yang sempit: ia memberi tumpuan kepada kuasa undang-undang ES dalam dokumen dan menyamakannya dengan yang ditulis tangan. Pada masa yang sama, belum ada akta perundangan am yang akan mengawal ED di negara kita. Terdapat begitu banyak jenis dokumen yang digunakan dalam aliran kerja yang sangat bermasalah untuk menetapkan setiap daripada mereka dalam undang-undang. Oleh itu, hari ini pengurusan dokumen digital dikawal secara tidak langsung, dengan bantuan beberapa akta perundangan yang berbeza. Salah satunya ialah Kanun Sivil Persekutuan Rusia, khususnya, Perkara 160. Ia memperuntukkan kemungkinan menandatangani dokumen bukan sahaja dengan tandatangan tulisan tangan, tetapi juga dengan mana-mana yang lain, yang diperuntukkan oleh undang-undang Rusia, termasuk digital elektronik. . Kuasa undang-undang dokumen kertas dan elektronik hari ini diiktiraf sebagai sama hanya dalam kes di mana semua butiran yang diperlukan dipenuhi.

Kuasa undang-undang dokumen elektronik dan sifat wajibnya

Ini mungkin cukup untuk menyelesaikan isu penting atau menjelaskan maklumat. Walau bagaimanapun, dalam beberapa kes, ia diperlukan bukan sahaja untuk menghantar surat melalui e-mel, tetapi juga untuk memberikannya status rasmi.

Timbul persoalan, dalam kes ini adakah ia emel dokumen rasmi. Baca juga Kebanyakan perusahaan dan organisasi besar Rusia pasti akan mentafsir surat itu sebagai rasmi.

Dokumen elektronik - bukan hanya dibuat pada komputer

Perhatian

Apakah dokumen yang perlu disempurnakan dengan segera di atas kertas tidak kira sama ada syarikat itu telah memasang sistem pengurusan dokumen elektronik, semua dokumen kakitangan yang mana perundangan buruh, kontrak buruh, kontrak buruh kolektif memerlukan persetujuan pekerja, mesti disimpan di atas kertas, dengan tandatangan orang yang diberi kuasa dan pekerja. Oleh kerana jika anda menyimpan pesanan untuk kakitangan dalam bentuk elektronik, dan secara berasingan resit pekerja untuk membiasakan diri dengan versi kertas, maka sekiranya berlaku konflik, pekerja mungkin mengatakan bahawa dia tidak mengetahui dokumen yang disimpan dengan betul dalam organisasi.

Dan mustahil untuk membuktikan sebaliknya. Kita boleh membuat kesimpulan yang jelas bahawa pada peringkat ini peralihan lengkap kepada pengurusan dokumen elektronik kakitangan adalah mustahil.

Masalah lain ialah keperluan untuk memastikan kuasa undang-undang dokumen elektronik. Tetapi semakin jauh, semakin kerap masalah ini dapat diselesaikan sebagai tugas organisasi dan teknikal biasa.

Terima kasih kepada fakta bahawa undang-undang yang mengawal selia penggunaan tandatangan digital elektronik (EDS) akhirnya diterima pakai, ia telah menjadi mungkin untuk memberikan status undang-undang kepada dokumen elektronik. Menurut Undang-undang Persekutuan "Mengenai Tandatangan Digital Elektronik" Undang-undang Persekutuan "Mengenai Tandatangan Digital Elektronik" bertarikh 10 Januari 2002, Artikel 4-12 // Perundangan Terkumpul Persekutuan Rusia.

2002. No. 2. Perkara 127., Tandatangan digital elektronik dalam dokumen elektronik adalah bersamaan dengan tandatangan tulisan tangan dalam dokumen di atas kertas, tertakluk kepada syarat-syarat tertentu.

Kuasa undang-undang dokumen elektronik

Jika, mengikut undang-undang atau amalan perniagaan, dokumen mesti disahkan dengan meterai, maka dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tandatangan elektronik yang dipertingkatkan diiktiraf sebagai bersamaan dengan dokumen di atas kertas, ditandatangani dengan tandatangan tulisan tangan dan disahkan dengan meterai . Peraturan ini ditetapkan oleh bahagian 2 dan 3 Seni. 6 Undang-undang No. 63-FZ.
Dalam erti kata lain, tandatangan elektronik yang ringkas dan tidak layak sepadan dengan autograf, dan tandatangan yang dipertingkatkan sepadan dengan pensijilan dokumen dengan tandatangan dan meterai. Oleh itu, tandatangan tidak layak yang dipertingkatkan boleh diiktiraf sebagai analog tandatangan dan analog tandatangan dengan meterai.
Dokumen elektronik di mahkamah Dokumen yang dihantar melalui e-mel, mengikut klasifikasi di atas, boleh dipanggil ditandatangani dengan tandatangan elektronik yang mudah.

Konsep dokumen elektronik, kuasa undang-undangnya

Terdapat maklumat berstruktur dalam bentuk elektronik yang tidak boleh diubah selepas ia disahkan oleh tandatangan elektronik. Jika maklumat tentang operasi yang sama dicetak di atas kertas dan ditandatangani oleh kedua-dua pihak dalam kontrak, dokumen kedua tentang perkara yang sama akan diperolehi.

Kedua-dua dokumen ini akan menjadi setara. Tetapi di manakah jaminan bahawa mereka adalah sama? Atas dasar apakah hanya satu daripada dua dokumen itu harus ditunjukkan dalam perakaunan? Dan yang mana satu? Secara umum, perlanggaran tidak dapat dielakkan. Satu-satunya kawasan di mana terdapat pemahaman yang jelas tentang isu ini ialah pusing ganti invois.

Invois dikeluarkan di atas kertas jika pembeli atas sebarang sebab tidak menerima invois elektronik. Di sini, kesatuan "dan" dalam kata-kata norma berfungsi: invois boleh dikeluarkan dalam bentuk elektronik dan dalam bentuk kertas.

Kuasa undang-undang dokumen

Butiran mandatori dokumen elektronik Komposisi butiran yang diperlukan ditetapkan oleh peraturan berikut: — Undang-undang Persekutuan: No. 149-FZ bertarikh 27 Julai 2006 “Mengenai Maklumat, Teknologi Maklumat dan Perlindungan Maklumat”; bertarikh 10.01.2002 N 1-FZ "Pada tandatangan digital elektronik" (seperti yang dipinda pada 08.11.2007); bertarikh 21 November 1996 N 129-FZ "Mengenai Perakaunan" (seperti yang dipinda pada 23 November 2009); — Dekri pihak berkuasa eksekutif persekutuan dan GOST: Goskomstat Rusia bertarikh 05.01.2004 N 1 "Mengenai kelulusan bentuk bersatu dokumentasi perakaunan utama untuk perakaunan buruh dan pembayarannya"; GOST R 6.30-2003 “Sistem Dokumentasi Bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran.
Keperluan dokumentasi. Untuk dokumen elektronik, GOST 6.10.4-84 “Sistem Dokumentasi Bersatu.

Memberi kuasa undang-undang dokumen elektronik

info

Tiada notari hanya akan mengesahkan cetakan yang dibawa. Berikut adalah surat meminta bantuan, disiarkan di beberapa forum di Internet.

Saya dipecat. Saya memfailkan saman (sehingga 3 bulan) melalui pos terhadap majikan tentang tunggakan gaji (2007 dan 2008) - tiada wang untuk pergi ke tempat kerja. Saya hantar ke alamat mahkamah melalui pos bersama dengan pernyataan tuntutan salinan borang 2-NDFL yang dihantar melalui pos dari tempat kerja dan salinan pesanan untuk penerimaan / pemecatan.
Semasa bekerja, saya berulang kali menerima arahan dan mengimbas salinan dokumen melalui e-mel. Bagaimanakah maklumat daripada e-mel ini boleh dikemukakan sebagai bukti di mahkamah? Notari enggan mengesahkan surat-menyurat bercetak untuk saya.
Apa yang boleh dinasihatkan dalam keadaan sedemikian? Sudah tentu, notari akan menolak untuk mengesahkan kertas yang diambil entah dari mana.

Dokumen elektronik sebagai bukti di mahkamah

Jika diandaikan bahawa kerja sedemikian akan dijalankan secara berterusan, adalah lebih baik untuk menyediakan kedua-dua pengiktirafan pelayan untuk tujuan carian teks penuh, dan salinan program pengecaman yang dipasang di tempat kerja pengguna dan disepadukan dengan bahagian klien EDMS. . Dalam kes ini, pengguna akan dapat menukar imej dokumen ke dalam teks secara bebas dengan pilihan yang diperlukan dan menyimpan teks dalam format yang dia perlukan.

Peringkat penghijrahan dokumen sedia ada dari kertas ke bentuk elektronik mungkin salah satu yang paling berbahaya. Jika ia tidak dirancang dengan teliti, masalah boleh dihadapi yang boleh menafikan semua kerja terdahulu dan gagal keseluruhan projek.

Jika organisasi mempunyai arkib kertas dokumen, maka cuba mencari salinan elektronik mereka di seluruh rangkaian untuk mencipta versi elektronik arkib adalah perniagaan yang sia-sia.

Dokumen kertas adalah sah di sisi undang-undang jika ia mempunyai butiran yang diperlukan, tandatangan tulisan tangan individu dan, dalam beberapa kes, meterai. Dan apakah yang memberi kuasa undang-undang kepada dokumen elektronik?

Apakah pengurusan dokumen elektronik?

Pengurusan dokumen elektronik (atau EDI) ialah pertukaran dokumen dalam bentuk elektronik melalui Internet, rangkaian dalaman syarikat atau dengan cara lain. EDI dengan ketara mempercepatkan pertukaran dokumen dan penyelesaian untuk transaksi antara rakan niaga, dan membolehkan anda menjimatkan alat tulis dan pos.

Pada tahun 2011, Kementerian Kewangan Rusia menghalalkan pertukaran invois dalam bentuk elektronik menggunakan (ES; lebih awal - EDS). Ini adalah dorongan untuk penyebaran pengurusan dokumen elektronik yang penting dari segi undang-undang. Pengurusan dokumen elektronik di Rusia dikawal oleh:

• undang-undang persekutuan No. 402-FZ "On Accounting" bertarikh 06.12.2011,
• Undang-undang Persekutuan No. 63-FZ "Pada Tandatangan Elektronik" bertarikh 6 April 2011,
• Perintah Kementerian Kewangan Rusia N 174n "Mengenai kelulusan Prosedur untuk mengeluarkan dan menerima invois dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi menggunakan tandatangan elektronik yang dipertingkatkan" bertarikh 10.11.2015.

Apakah yang menjadikan dokumen elektronik mengikat secara sah?

Dokumen yang dibuat pada komputer atau imbasan dokumen kertas belum lagi mengikat secara sah. Untuk jenis yang berbeza dokumen mempunyai penjamin kuasa undang-undang yang berbeza.

dokumen rasmi

Dokumen tersebut termasuk invois, pelaporan, kontrak pekerjaan dengan pekerja jauh, inventori dokumen yang diperlukan. Mereka diberi kuasa undang-undang oleh:

• pematuhan dengan format yang diluluskan oleh negeri,
• pemindahan dokumen mengikut peraturan,
• tandatangan elektronik yang layak (selepas ini dirujuk sebagai QES).

Dokumen elektronik yang ditandatangani oleh CEP adalah, secara lalai, sama dengan yang ditandatangani dengan tangan sendiri dan mempunyai kuasa undang-undang.

dokumen tidak rasmi

Kategori ini termasuk semua dokumen lain: kontrak, surat kuasa wakil, surat, dsb. Negeri tidak mengawal format dokumen ini. Terdapat dua cara untuk memberi mereka kuasa undang-undang:

1. tandatangan . Seperti dalam kes dokumen rasmi, CEP secara lalai memberikan kuasa undang-undang kepada dokumen tersebut.
2. Tandatangan ringkas atau .

Selain itu, peserta EDF mesti membuat perjanjian mengenai pengiktirafan bersama kuasa undang-undang jenis tandatangan elektronik ini (Perkara 4 No. 63-FZ "Mengenai Tandatangan Elektronik"). Dalam perjanjian ini, adalah perlu untuk menetapkan keperluan untuk butiran, bentuk dan format dokumen, dan jenis tandatangan. Sekiranya terdapat perjanjian sedemikian, dokumen elektronik akan dianggap penting di sisi undang-undang dan mana-mana pihak berkuasa, termasuk mahkamah dan Perkhidmatan Cukai Persekutuan, akan menerimanya sebagai ditandatangani tangan.

Bagaimana untuk menandatangani dokumen dengan tandatangan elektronik?

Keupayaan untuk mencipta tandatangan untuk dokumen elektronik dilaksanakan dalam banyak program:

1. Dalam sistem khusus untuk pengurusan dan pelaporan dokumen elektronik (contohnya, Kontur.Diadok, Kontur.Extern).
2. Dalam pelbagai sistem maklumat (contohnya, pada portal Perkhidmatan Negeri, pada platform dagangan elektronik).
3. Dalam sistem perakaunan (contohnya, SAP, Oracle, MS Dynamics dan lain-lain).
4. AT program komputer untuk bekerja dengan dokumen elektronik (contohnya, Microsoft word, PDF).
5. Dalam program khas untuk mencipta dan