یک جلسه برنامه ریزی مشتق شده از طرح انگلیسی است، یک جلسه کاری کوتاه که به پیشرفت برنامه برنامه ریزی شده اختصاص داده شده است. با توجه به نوع شناسی آنها، تمام جلسات برنامه ریزی را می توان بر اساس سه معیار - خاص، موقت و کمی تقسیم کرد.

با توجه به معیار مشخص، کلیه جلسات برنامه ریزی به گزارشگری (جلسات کوتاهی که در آن مدیران از پیشرفت وظایف مربوطه گزارش می دهند)، بحث و گفتگو (توضیحات در مورد موضوع تغییرات احتمالی در مسیر انتخاب شده برای رسیدن به یک هدف خاص) و انگیزشی تقسیم می شود. (جلساتی که در آن وظایف توزیع می شود و نقش ها در فرآیند کار بر روی یک سوال یا وظیفه تعریف می شوند).

با توجه به معیار زمانی، یک جلسه برنامه ریزی می تواند یک فرآیند روزانه، هفتگی، ماهانه باشد.

با توجه به معیار کمی، جلسه برنامه ریزی می تواند انبوه (برای همه کارکنان) یا بسته باشد (برای یک گروه ابتکاری جداگانه، مدیران، هیئت مدیره شرکت).

چرا یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنیم؟

اگر این فرآیند را به عنوان یک سنت خوب قبل از شروع روز کاری سازماندهی کنید، به نظم بخشیدن به تیم کمک می کند (تعداد تاخیرهای صبحگاهی را کاهش می دهد)، اهداف و اهداف را به طور واضح تر برای کارکنان ترسیم می کند (در نهایت، همانطور که می دانید، یک برنامه ریزی منطقی برای روز بسیار مؤثرتر از یک برنامه شش ماهه است) ، دیدن نتایج واقعی کار را با وضوح بیشتری ممکن می کند (در صورتی که گزارش تیم به مدیر و مدیر به تیم تبدیل شود. عناصر اجباریبرنامه ریزی جلسات). علاوه بر مزایای ذکر شده در بالا، یک جلسه صبحگاهی که به خوبی برگزار می شود می تواند باعث نشاط کارکنان، افزایش بهره وری و تشویق آنها به کار موثر در طول روز شود. این جنبه روانیالبته نقش مهمی در ایجاد روابط مثبت بین کارمند و کارفرما دارد و همچنین به انسجام تیم کمک می کند.

چرا بسیاری از مردم برنامه ریزی جلسات را یادگاری از گذشته می دانند؟

اولاً، بیشتر مردم پیدایش این فرآیند را به زمان هایی نسبت می دهند که هرگز نام تلفن را نشنیده بودند و اصلاً نمی دانستند اینترنت و فناوری های چند رسانه ای چیست. به نظر می رسد که تنها راه ملاقات حضوری و بحث در مورد مسائل مهم کاری دقیقاً همان جلسات برنامه ریزی بوده است. به دلیل نبود وسایل ارتباطی عملیاتی، سوالات زیادی انباشته شد و چنین اقدامی زمان زیادی (به طور متوسط ​​سه تا چهار ساعت) گرفت. به همین مناسبت، یک اقتصاددان مشهور آمریکایی یک بار اظهار داشت: «اگر جلسات برنامه ریزی در شرکت شما وجود دارد، پس شما در حال حاضر هستید. در مسیر درست. تنها چیزی که باقی می ماند این است که همه کسانی که به آنجا می روند اخراج شوند و همه کسانی که در این زمان مشغول به کار هستند را ترک کنند.

ثانیاً، اکثر کارمندان اداری نگرش منفی نسبت به برنامه ریزی جلسات دارند، دقیقاً به این دلیل که تقریباً 20٪ از زمان به آن اختصاص می یابد و همانطور که بسیاری از آنها خاطرنشان می کنند، سخنرانی رئیس به طور متوسط ​​نیمی از زمان اختصاص داده شده به این فرآیند طول می کشد.

ثالثاً، اگر جلسات برنامه ریزی در یک شرکت روزانه برگزار شود، به زودی این امر قطعاً به نوعی رسمی تبدیل خواهد شد. پس از همه، بیشتر وظایف مطرح شده است تاجر موفق، بلند مدت هستند و گزارش روزانه در دو جمله به این صورت خواهد بود: "همه چیز خوب است، ما روی آن کار می کنیم." نیاز به یک جلسه برنامه ریزی روزانه معمولاً در لحظه ای ظاهر می شود که یک شرکت شروع به اجرای یک وظیفه استراتژیک جدید در یک بازه زمانی بسیار کوتاه یا در طول یک بحران می کند. در چنین لحظاتی واقعاً لازم است که دائماً اوضاع را زیر نظر داشته باشید و کوچکترین تغییرات را زیر نظر داشته باشید.

آئین نامه

هر جلسه، حتی کوتاه ترین جلسه، باید مقررات خاص خود را داشته باشد. به هر شکلی، کمک می‌کند تا با مشکلات بسیار مؤثرتر کار کنیم و فرآیند را پویاتر و مؤثرتر کنیم. در قوانین رفتار خوبتوزیع مقررات بین کارکنان وقت عصرتا بتوانند به تمام موضوعات مطرح شده فکر کنند و یک پیشنهاد سازنده و معنادار ارائه دهند. از جمله شایان ذکر است که تا زمان تشکیل جلسه صبح، هر کارمند باید یک نسخه از آیین نامه در دست داشته باشد. مهم است که مسئولیت را به شخص خاصی واگذار کنید که زمان را پیگیری کند (اگر سخنران از محدودیت زمانی که در آیین نامه توضیح داده شده است فراتر رود، این روند جلسه را به تاخیر می اندازد و در نتیجه بر روحیه تیم تأثیر منفی می گذارد). .

انجام دادن یا ندادن؟ مساله این است

جلسه برنامه ریزی، البته، حداقل در زمینه هدف گذاری به موقع و انگیزه کارکنان، فرآیند مهمی است، اما زمان آن فرا رسیده است که از درک معمولی این اصطلاح فراتر برویم. شاید این مهم نباشد که هر روز کل تیم را در یک دفتر شلوغ جمع کنید، بلکه تسلط بر فناوری کنفرانس در اسکایپ مهم باشد. همچنین مهم است که این جنبه را در نظر بگیرید که یک جلسه برنامه ریزی سازنده نباید بیش از 15-20 دقیقه طول بکشد. گزارشات مربوط به فعالیت های هر بخش قابل قبول و گفتگو با مدیران در طول روز می باشد و صبحگاهمنحصراً به صف آرایی نیروها، تعیین وظایف و اولویت ها اختصاص یابد.

در هر صورت، هر کارآفرین مفهوم مدیریتی خود را انتخاب می کند، با این حال، برای درک اینکه آیا جلسات کوتاه برای کارکنان شما ضروری است یا خیر، ارزش دارد جوانب مثبت و منفی را بسنجید:

انضباط تیم؛

امکان ایجاد انگیزه صبحگاهی کارکنان;

تعیین دقیق اهداف و مقاصد؛

فرصتی برای خلاقیت و برگزاری جلسات برنامه ریزی به سبک غیر متعارف؛

جلسات برنامه ریزی طولانی مدت باعث خستگی و کاهش بهره وری کارکنان می شود.

جلسات برنامه ریزی منظم معمولاً بی اثر هستند.

برنامه ریزان، جلسات توجیهی و جلسات بخشی جدایی ناپذیر از روز کاری تقریباً هر کارمندی است. دیر یا زود، یک مدیر با نیاز به برگزاری مستقل یک جلسه برنامه ریزی روزانه مواجه می شود. اما همانطور که اغلب اتفاق می افتد، هیچ کس واقعاً این را آموزش نمی دهد. بنابراین، اغلب این سوال مطرح می شود: چگونه یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنیم؟

اهداف جلسه برنامه ریزی

اولین کاری که باید انجام دهید تعیین اهدافی است که می خواهید با برگزاری یک جلسه برنامه ریزی به آنها برسید. به عنوان یک قاعده، هدف اصلی چنین جلساتی ایجاد فضای اطلاعاتی واحد در بین همه کارکنان، در نتیجه دستیابی به کارهای بالاتر و منسجم تر است. جلسات برنامه ریزی به حل مشکلات زیر کمک می کند:

1. تعیین اهداف و اهداف برای تیم؛
2. به پایان رساندن اطلاعات کلیبه کل تیم؛
3. حل مسائل کلی؛
4. ایجاد انگیزه و مشارکت کارکنان؛
5. آموزش کارکنان از طریق انتقال بهترین شیوه ها؛

موافقم، دستیابی به چنین اهدافی مورد علاقه هر مدیری است. به همین دلیل است که برنامه ریزی جلسات در تجارت بسیار گسترده است. اما دستیابی به اثربخشی از جلسات چندان آسان نیست.

برنامه ریزی جلسه

بنابراین، ما تشخیص داده ایم که جلسه یک امر مهم و مفید است، اما برای اینکه این ابزار به شکنجه بیهوده دیگری برای زیردستان تبدیل نشود، مدیر باید با جدیت تمام به تهیه جلسه برنامه ریزی بپردازد. قبلاً اهداف جلسه را مورد بحث قرار دادیم که وظیفه مدیر بسته به هدف، تهیه برنامه برای برگزاری جلسه است. به طور طبیعی، جلسه برای فروشندگان و برای مدیران برتر به طور اساسی با یکدیگر متفاوت خواهد بود. اگرچه خود ساختار تقریباً یکسان خواهد بود.

نکته بسیار مهم در برگزاری هر جلسه این است که به زیردستان فرصت صحبت در سریع ترین زمان ممکن را بدهید. توصیه می شود تا جایی که امکان دارد شرکت کنندگان در جلسه برنامه ریزی را از همان دقایق اولیه درگیر کنید. این به راه اندازی تیم کمک می کند.

رازهای برنامه ریزی موفقیت در جلسه

مهم ترین! برای جذاب کردن یک جلسه، باید برای آن آماده شوید. موفقیت یک جلسه به چند عامل مهم بستگی دارد:

1. جزء اطلاعاتی اطلاعات ارائه شده در جلسه باید مفید و جالب باشد. اگر اطلاعات خسته کننده و یکنواخت است، آن را انجام دهید راه جالبعرضه اطلاعات اطلاعات خسته کننده و غیر مفید را حذف کنید.
2. جزء عاطفی. حتی جالب ترین موضوع را می توان با ارائه نادرست خراب کرد. به یاد داشته باشید که معلمان دانشگاه شما در برخی از سخنرانی ها تمام حضار خواب هستند، در حالی که در برخی دیگر کاملاً فروخته شده است.
3. رهبری که جلسه را اداره می کند. هر چه مجری معتبرتر باشد، مخاطب او را بهتر درک می کند. اگر اقتدار شما زیاد نیست، با دقت روی نکات 1 و 2 کار کنید.

قوانین برگزاری جلسه برنامه ریزی

دیر کارمندان

یک نفر همیشه سعی می کند برای یک جلسه دیر بیاید. چنین کارمندانی بسیار مخرب هستند و باید به شدت با آنها مبارزه کرد. من می خواهم از شما خواهش کنم که از قبل با همه اعضای تیم موافقت کنید که با کسانی که دیر می کنند چه می کنیم. چند مثال وجود دارد: دیرآمده برای همه قهوه یا میوه می آورد، دیرآمد جوک می گوید، دیرآمد آهنگ می خواند و غیره. مهمترین چیز این است که همه قوانین را بدانند و همه آنها را رعایت کنند. اگر این قانون توسط تیم اندیشیده و پذیرفته شود، تاخیر را به حداقل می رسانید.

همان ساعت ملاقات

بسیار مهم است که یک برنامه جلسه مشخص داشته باشید. هیچ چیز بدتر از جلسات بدون برنامه نیست، برنامه های زیردستان را مختل می کند و آنها را از آمادگی مناسب باز می دارد. نگرش نسبت به چنین جلساتی در ابتدا منفی است که برای کار مساعد نیست.

هر جلسه باید از قبل اطلاع رسانی شود، بهتر است تاریخ و زمان جلسات را تغییر ندهید.

جلسات را به تاخیر نیندازید

بسیار مهم است که زمان بندی را دنبال کنید. هر چه جلسه طولانی تر باشد، اثربخشی آن کمتر است. اگر نیاز به حل مسائل پیچیده و نیاز دارید مدت زمان طولانیبرای بررسی جزئیات، سپس گروه های کاری از کارکنان شایسته ایجاد کنید. اغلب اوقات بیشتر جلسه صرف کار می شود مسائل سازمانیو اکثر شنوندگان به طور کلی از دیالوگ خارج می شوند.

فقط مجری صحبت می کند

من اغلب شرایطی را مشاهده می کنم که کارمندان از رئیس خود می ترسند و در نتیجه جلسه به تک گویی یک دیکتاتور تبدیل می شود. به عنوان یک قاعده، همه اینها در سکوت مرگبار اتفاق می افتد و تنش در هوا احساس می شود. شیوه مدیریت دستوری در جلسات مناسب نیست. در حالت ایده آل، همه شرکت کنندگان باید در جلسه برنامه ریزی صحبت کنند.

بحث در مورد مسائل خصوصی

گاهی اوقات یکی از شرکت کنندگان در جلسه برنامه ریزی ممکن است سعی کند از این رویداد برای حل مشکل خصوصی خود استفاده کند. برای یک کارمند، طرح یک سوال به صورت عمومی معمولاً سودمند است. این رویکرد می تواند جلسه را به یک مسخره تبدیل کند. بنابراین لازم است فوراً جلوی این گونه دستکاری ها گرفته شود و زمانی برای حل مسائل خصوصی تعیین شود.

تاثیر جلسه بر کار

هر چیزی که در جلسه بر سر آن توافق کردید باید از طرف شما انجام شود. اگر هیچ کنترلی وجود نداشته باشد، کارمندان به سرعت خود را تطبیق می دهند و از پیروی از دستورات شما دست می کشند.

نحوه بررسی اثربخشی یک جلسه

آزمایش اثربخشی یک جلسه نسبتاً آسان است. از زیردستان خود بپرسید که در جلسه چه گذشت؟ 5 دقیقه بعد از جلسه، 3 ساعت بعد و روز بعد. پاسخ به این سؤالات بازخوردی را برای سازمان دهنده جلسه برنامه ریزی فراهم می کند. اگر اطلاعات زیادی وجود دارد، کارکنان را مجبور به یادداشت برداری کنید. اما همه باید در هر صورت اطلاعات را ثبت کنند.

دستیابی به یک منسجم، سریع و کار کارآمدتیم - کار آسانی نیستبرای هر رهبر وظیفه رئیس این است که یک استراتژی اقدام واحد برای هر زیردستان ایجاد کند، کار آنها را نظارت کند و آن را اصلاح کند. برای دستیابی به کار مثمر ثمر، باید نحوه برگزاری جلسات، نحوه آموزش صحیح زیردستان برای یک دوره معین را بدانید.

جلسه برنامه ریزی - بحث و تبادل نظر و توزیع وظایف کاری برنامه ریزی شده برای یک زمان معین. این گونه جلسات را می توان با توجه به نوع، زمان و کمیت به چند نوع تقسیم کرد.

نوع اول شامل جلسات گزارش دهی (این جلسات باید توسط مدیریت برگزار شود تا گزارشی از نحوه انجام وظایف کاری در حال حاضر ارائه شود)، جلسات بحث و گفتگو (زمانی که پیشنهادها بررسی می شوند و تغییرات در برنامه اقدام مورد بحث قرار می گیرد) و جلسات انگیزشی (که در آن همه افراد در آن شرکت می کنند). در روند حل مسئله اصلی وظیفه خود را می گیرند).

بر اساس زمان می توانید جلسات روزانه، هفتگی یا ماهانه داشته باشید.

اگر عامل کمی را مبنا قرار دهیم، جلسات برنامه ریزی را می توان به کلی یا انبوه (که همه کارکنان در آن حضور دارند) و بسته (هنگامی که یک گروه یا بخش جداگانه تشکیل می شود) تقسیم کرد.

برگزاری جلسات برنامه ریزی مزایای خاصی دارد:

• نظم را حفظ می کند و تاخیر را کاهش می دهد.
• به تعیین واضح و روشن وظایف برای تیم کمک می کند. یک برنامه کوتاه مدت روزانه بسیار مفیدتر و مفیدتر از یک برنامه شش ماهه است.
• شاخص عملکرد واقعی را نشان می دهد. این کیفیت زمانی گسترش می یابد که در جلسه برنامه ریزی، کارمندان گزارش هایی را در مورد آنچه انجام داده اند به مافوق خود ارائه دهند.

نقش انگیزشی بالای جلسات را فراموش نکنید. برگزاری یک جلسه با شایستگی به معنای تأثیر مثبت بر روحیه کارکنان، دادن هزینه برای کار پربار و تحریک آنها برای بهبود عملکرد است. علاوه بر این، این ویژگی به ایجاد روابط مثبت بین تیم و مدیریت کمک می کند.

از طرف دیگر، برگزاری جلسات برنامه ریزی نیز معایبی دارد:

• جلسات طولانی قدرت و انرژی کارمندان را از بین می برد.
• جلسات ناگهانی و برنامه ریزی نشده معمولاً بی اثر هستند.

برای جلوگیری از چنین عوامل منفی، جلسات باید مدبرانه برگزار شود.

نظر متخصص

در جلسه برنامه ریزی، کارمندان ایده های جدیدی را برای توسعه کسب و کار و افزایش فروش پیشنهاد می کنند

هاسمیک گورگیان,

مدیر کل و یکی از صاحبان فروشگاه های زنجیره ای تحریک در مسکو

ما به کارکنان خود که علاقه مند به افزایش آگاهی از برند هستند، به هر طریق ممکن پاداش می دهیم و از آنها حمایت می کنیم. فرنچایزهای ما تصمیم گرفتند دو بار در ماه جلسات ویژه ای برگزار کنند و در آن کارمندان نظرات و پیشنهادات خود را برای توسعه شرکت و افزایش فروش بیان کنند. نویسندگان از ترین پروژه های جالبو ایده ها تا 15 درصد حقوق دریافت می کنند.

برخی از بهترین طرح های تی شرت ما در اصل توسط کارمندان طراحی و پیشنهاد شده است. با تشکر از کارکنان خود، با حمایت مالی از رویدادهای فرهنگی جوانان، دید شرکت را افزایش می دهیم.

یک مثال قابل توجه: یکی از کارمندان ما در تولا پیشنهاد شرکت در مسابقات ورزشی شهرداری و عصرها در باشگاه ها را داد. خلاقیت و اراده این کارمند کلید این واقعیت بود که تبلیغات ما در کافه های شهر پرطرفدار ظاهر شود. در نهایت، فروش در شهر تولا دو برابر شد. درآمد کارمند به طور مشابه افزایش یافت - چند ماه بعد او مدیر فروشگاه شد.

3 مولفه جلسات برنامه ریزی موفق

1. جزء اطلاعاتیمطالب را برای کسانی که گوش می دهند جالب و مفید کنید. اگر نمی توان از اطلاعات خسته کننده اجتناب کرد، سعی کنید آن را ارائه دهید به روشی غیر معمول. اطلاعات ارائه شده در جلسه برنامه ریزی باید مفید و هیجان انگیز باشد. اگر می خواهید جلسات موفقی داشته باشید، بهتر است اطلاعات بی مزه و کسل کننده را به اشتراک نگذارید.
2. جزء عاطفی.مطالب جذاب با تحویل ضعیف مواد بدی هستند. دانشگاه را به یاد بیاورید - گذراندن وقت در برخی از کلاس ها خسته کننده بود، دانش آموزان به معنای واقعی کلمه در کلاس می خوابیدند، در حالی که در برخی دیگر همه می خواستند به اصل موضوع بروند و بحث کنند.
3. رهبری که جلسه را اداره می کند.اقتدار گوینده مستقیماً بر جذب اطلاعات تأثیر می گذارد. اگر هنوز به مهارت های بلاغی بالایی دست نیافته اید، قبل از میزبانی جلسه روی نکات 1 و 2 بیشتر کار کنید.

نحوه برگزاری جلسات برنامه ریزی بدون مقاومت کارکنان

بر کسی پوشیده نیست که کارکنان اغلب نگرش منفی نسبت به برنامه ریزی جلسات دارند. ارزش درک دلایل این تصور را دارد.

اولامنشأ اولیه چنین جلسات برنامه ریزی در بین مردم به زمانی مربوط می شود که وسایل ارتباطی اجازه هماهنگی کار افراد را نمی داد و لازم بود شخصاً به عنوان یک تیم جمع شده و ساعت ها در مورد مسائل مهم کاری بحث و گفتگو کرد. از آنجایی که هیچ راه دیگری برای کشف یا بحث وجود ندارد نکات مهمبه سادگی هیچ، هزاران سوال، نظر و آرزو در مورد کار جمع آوری شده برای جلسه وجود نداشت. بنابراین جلسه باید چند ساعت طول می کشید.

دومابسیاری از کارکنان اداری از این واقعیت که جلسات برنامه ریزی 1/5 کل زمان کاری آنها را اشغال می کند، آزرده خاطر می شوند. در عین حال، چیز زیادی برای بحث وجود ندارد - سخنرانی رئیس معمولاً نیمی از کل جلسه را به خود اختصاص می دهد.

سوم، اگر هر روز جلسه ای برگزار کنید، کارمندان به زودی با آن به عنوان یک رویداد "برای نمایش" برخورد خواهند کرد. کارمندان اطلاعات دقیق و جالبی در مورد پیشرفت کار یا هر تغییری ارائه نمی دهند، زیرا ممکن است در مدت زمان کوتاهی اتفاق نیفتند. اهداف اصلی هر شرکتی برنامه‌های بلندمدت هستند، بنابراین نباید زمان ارزشمندی را از کارمندان برای گوش دادن به صحبت‌های «چیزها عادی است، ما داریم کار می‌کنیم» بگیرید. تنها در موارد بحرانی، شرایط اضطراری و کارهای فوری، برگزاری جلسات روزانه ضروری می شود.

نحوه برگزاری صحیح جلسه برنامه ریزی با انتخاب فرمت مناسب

1. جلسه اطلاع رسانی

شما می توانید چنین جلسه برنامه ریزی را در روزهای دوشنبه برگزار کنید، آن را به یک رویداد هفتگی برای هر بخش از شرکت خود، برای هر رئیس بخش تبدیل کنید. هدف از برگزاری این نشست بررسی دستاوردهای هفته گذشته، دستاوردها و برنامه ریزی های انجام شده در این هفته است. مدیران می توانند اطلاعات مهم را به زیردستان منتقل کنند و آنها را برای کار مولد تشویق کنند. جلسه را به تعویق نیندازید - بهتر است جلسه را ظرف 30 دقیقه برگزار کنید.

2. توزیع وظایف

این جلسه کوتاه برنامه ریزی بهتر است در ابتدای روز برگزار شود. مدیران دستورالعمل های روز را ارائه می دهند و آنها را برای کارمندان توضیح می دهند. اگر سوالی دارید یا اطلاعات مهمنه، چنین جلسه برنامه ریزی زمان زیادی را از کارمندان نمی گیرد.

3. جلسه برنامه ریزی

چنین جلسه برنامه ریزی باید پس از اینکه همه کارکنان از قبل به صورت کتبی مطلع شده اند برگزار شود در قالب الکترونیکی. بگذارید آنها در مورد موضوع آماده شوند، یک زمان جلسه و یک منشی جلسه تعیین کنند. همچنین نتیجه‌گیری و نتایج جلسه را برای همه کسانی که در جلسه برنامه‌ریزی حضور داشتند یا انتظار می‌رفتند ارسال کنید. توجه به این نکته ضروری است که چنین جلسه برنامه ریزی نمی تواند برای مدت طولانی برگزار شود. اگر نمی توان از این کار اجتناب کرد، حتماً برای استراحت یا میان وعده ها وقت استراحت ترتیب دهید.

4. جلسه برنامه ریزی خلاق

اگر این بار چیزی برای ارائه به تیم ندارید، گزینه خوبیک جلسه برنامه ریزی در قالب غیر استاندارد برگزار خواهد کرد. این می تواند یک رقابت باشد بهترین ایدهیا طوفان فکری

5. برنامه ریزی جلسه برای حل تعارض

عامل انسانی و سوء تفاهمات احتمالی در تیم را فراموش نکنید.

موقعیت صحیح رئیس، شناسایی و حل چنین مشکلی است. برگزاری جلسه ای برای این منظور بیش از هر زمان دیگری مناسب است. باید به هر فرد این فرصت را بدهید تا موقعیت خود را توضیح دهد و به او بگویید دقیقاً چه چیزی برای او مناسب نیست. قالب چنین جلسه ای نباید سختگیرانه باشد. هنگامی که چالش ها را با هم شناسایی کردید، باید بر آنها غلبه کنید. شما مجبور نیستید این را به عهده بگیرید، متخصصان منابع انسانی و مدیران ارشد به شما کمک خواهند کرد.

با انتخاب باید جلسه ای برگزار کنید موضوع جالببرای همه - به طوری که همه بخواهند صحبت کنند، و شما این فرصت را دارید که مکالمه را تنظیم کنید و جهت آن را اصلاح کنید.

جلسه را خلاصه کنید، صحبت های شرکت کنندگان را جمع آوری کنید و نتایج را با آنها به اشتراک بگذارید.

لازم نیست از همان ابتدا به همکاران تذکر داده شود که جلسه برنامه ریزی به دلیل درگیری پیش آمده برگزار می شود. استثنا جلسات ویژه ای است که صرفاً برای حل چنین شرایطی برگزار می شود.

چگونه می توان مزایای برنامه ریزی جلسات را افزایش داد

جلسات برنامه ریزی ضعیف، جلسات و جلسات کاملاً بی فایده و حتی مضر هستند. زیرا به خودی خود ارزش افزوده ایجاد نمی کنند، اما زمان زیادی را می توان برای آنها صرف کرد.

قوانین سازماندهی جلسات برنامه ریزی موثر را از مجله Commercial Director بیابید که با صرف حداقل زمان روند کار را پیش می برد.

نحوه برگزاری جلسات برنامه ریزی روزانه: الگوریتم گام به گام

مرحله 1. اهداف رویداد را تعیین کنید جلسه برنامه ریزی صبح

هر سازمانی باید نتایج کار خود را ارائه و برنامه ریزی کند. بر اساس اهداف خود، باید یک برنامه گام به گام برای اجرای آنها ترسیم کنید.

اهدافی را از لیست انتخاب کنید که برای کسب و کار شما مناسب است:

• تعیین اهداف

دلیل اصلی برگزاری جلسات تیم برنامه ریزی وظایف است. برنامه روزانه یک کارمند نباید بیش از 3 کار و 1 تمرکز داشته باشد. در حالت ایده آل، هر کارمند خودش وظایف و تمرکز روزانه را تعیین می کند و این را به مدیر گزارش می دهد.

برای تعیین اهداف واقع بینانه و قابل دستیابی، استفاده کنید. بهتر است کار خود را با استفاده از اعداد مشخص برنامه ریزی کنید. اطلاعات را تجسم کنید: بهتر است رویداد را در اتاقی با پروژکتور یا تابلویی برگزار کنید که روی آن وظایف اصلی را یادداشت کنید. تمرکز روزانه خود را با یک نشانگر مشخص کنید و در طول مکالمه بر آن تاکید کنید.

بهتر است هر یک از کارکنان برنامه خود را بنویسند.

• بازخورد از کارکنان

اغلب، کارمندانی که با مشکل یا موقعیتی نامفهوم مواجه می شوند، آن را به رئیس خود گزارش نمی دهند. معمولاً این موضوع بین همکاران مطرح می شود و شایسته گزارش به مدیریت تلقی نمی شود. برقراری ارتباط مداوم با زیردستان ضروری است. کارکنان باید عادت کنند که در فرآیند انجام وظایف خود به مدیر خود بگویند که چه چیزی آنها را نگران و نگران می کند.

در این مورد، مدیر نیاز به تشکیل جلسات جداگانه برای گوش دادن به هر مشکل و پاسخ مناسب به آن دارد، حتی اگر معتقد باشد که شرایط ارزش آن را ندارد. توجه ویژه. همچنین به دنبال ریشه مشکل باشید نه مقصر. یک فرد مشخص مسئول رفع مشکل را تعیین کنید و یک مهلت مشخص برای این کار تعیین کنید.

• انتقال تجربه و آموزش

اولین نفری باشید که صحبت می کند - به همکاران خود بگویید که چگونه وظیفه تعیین شده را خودتان انجام می دهید. بحثی را شروع کنید، از کارمندان بپرسید که چگونه این یا آن کار را بهتر و پربارتر انجام دهند. شما می توانید یک جلسه برنامه ریزی در قالب یک بازی برگزار کنید یا یک پرونده تجاری بگیرید تا همه بتوانند در بحث شرکت کنند.

می توانید آموزش انجام دهید: اسکریپت ها، پاسخ های معمولی، مزایای محصول، تبلیغات شرکت و موارد مشابه را با همکاران بگویید یا تکرار کنید. کل تیم را در این فرآیند مشارکت دهید.

خودتان را تکرار نکنید، هر روز چیز جدیدی به کارمندان خود بیاموزید، آنها را توسعه دهید!

• افزایش روحیه تیمی

در مورد شرکت به عنوان یک تیم نزدیک صحبت کنید - از کلمات "ما"، "تیم ما" در سخنرانی خود استفاده کنید.

چیزی جدید و جالب در روز گذشته گزارش دهید: اتفاقی که دیروز افتاد، اخبار شرکت، موفقیت های آن (حتی موارد کوچک). فقط به این دلیل که شما یک خبرنامه ایمیل داخلی دارید به این معنی نیست که همه آن را می خوانند. بنابراین در جلسه برنامه ریزی می توان دوباره جالب ترین و مهم ترین موارد را بیان کرد. اگر اطلاعات کاملاً مثبت نباشد، کارمندان این فرصت را خواهند داشت تا در مورد یک برنامه اقدام بحث کنند.

تاریخ های مهم برای کارمندان را به خاطر بسپارید، در مورد آنها صحبت کنید (تولد خود کارمندان، اعضای خانواده آنها، فرزندان، یک رویداد مهم برای شرکت و غیره).

• انگیزه تیم

می توانید جلسه ای برگزار کنید تا تیم را برای روز آینده مثبت کنید. برای انجام این کار شما نیاز دارید:

• یکی از کارمندان را تحسین کنید (بهترین در فروش، کیفیت خوب، قدردانی از مشتری ، راه حل موقعیت سختو غیره.).
• هنگام تعیین وظایف، توضیح دهید که چگونه کار بر اهداف کلی شرکت تأثیر مثبت خواهد گذاشت. بگذارید هر کارمند بداند که مهم است.
• از کلمات و عبارات انگیزشی استفاده کنید: "بیایید انجامش دهیم!"، "نشان دهید چه کاری می توانید انجام دهید!" و غیره
• نشان دهید که به هر یک از کارکنان اعتقاد دارید، اغلب عباراتی مانند "ما می توانیم"، "ما موفق خواهیم شد"، "من مطمئن هستم" و غیره بگویید.

یک قانون مهم برای برگزاری جلسات موثر این است که فقط در مورد چیزهای مثبت صحبت کنید، در جلسه برنامه ریزی کسی را سرزنش نکنید و تیم را سرزنش نکنید. صبح باید فقط در مورد چیزهای مثبت صحبت کنید!

مطمئن شوید که از تمام اهداف ذکر شده در بالا استفاده می کنید، اما لازم نیست همه به طور همزمان جلساتی داشته باشند.

مرحله 2. تنظیم مقررات

هنگامی که اهداف جلسه صبح خود را انتخاب کردید، باید تصمیم بگیرید که چگونه آنها را انجام دهید. آیین نامه را می توان در دفتری که جلسه برنامه ریزی در آن برگزار می شود چاپ و آویزان کرد.

تصمیم بگیرید که چه مدت می خواهید جلسه را برگزار کنید و آن را در قوانین یادداشت کنید. پانزده دقیقه برای یک جلسه موثر کافی است. علاوه بر این، یک برنامه مشخص تهیه کنید: در مورد آنچه در جلسه صحبت خواهید کرد. برای انجام این کار شما نیاز دارید:

جلسه برنامه ریزی باید با یک نکته مثبت انجام شود. به تیم سلام کنید، یکی از کارمندان را به خاطر کار انجام شده و موفقیت های روز گذشته بشناسید. در پایان جلسه، می توانید به تیم تبریک بگویید، روزی خوش را برای آنها آرزو کنید یا به آنها انگیزه دهید تا کار سازنده داشته باشند.

در ابتدای جلسه برنامه ریزی، کارهای انجام شده در روز گذشته را گزارش دهید. بر اساس کارهایی که انجام داده اید، وظایف جدیدی را تعیین کنید. پس از این، می توانید تمرین را انجام دهید یا شروع به تکرار کنید.

از تیم واکنش بگیرید، در پایان جلسه با آنها ارتباط برقرار کنید تا رویداد طولانی نشود. اگر موضوع مورد بحث خیلی سخت است و بیش از دو دقیقه زمان نیاز دارد، آن را به یک جلسه جداگانه ببرید یا به یک کارمند خاص اختصاص دهید.

مرحله 3. آماده شدن برای جلسه برنامه ریزی

برای برگزاری صحیح و شایسته یک جلسه برنامه ریزی، باید از قبل برای آن آماده باشید. بهتر است برای جلسه صبحگاهی عصر آماده شوید و حتماً همه چیز را یادداشت کنید.

اهداف روزانه باید با اهداف بلندمدت هماهنگ باشند و چالش های روز قبل را در نظر بگیرند. به طور جداگانه برای هر مورد، آنچه را که در مورد آن صحبت خواهید کرد بنویسید: اخبار مثبت، مشکلات، رویدادهای اخیر، آموزش.

مرحله 4. یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنید

برگزاری جلسه را با استفاده از برنامه خود شروع کنید. به تیم سلام کنید زمان را پیگیری کنید تا جلسه بیشتر از 15 دقیقه طول نکشد.

در طول جلسه، واکنش کارکنان به هر مرحله از جلسه برنامه ریزی را مشاهده کنید. به این ترتیب می توانید تعیین کنید چه چیزی برای تیم جالب بود و چه چیزی جالب نبود. اگر کارمندان به برخی اطلاعات علاقه مند نیستند، در نظر بگیرید که آیا می توانید آن را از برنامه حذف کنید یا نحوه ارائه آن را تغییر دهید.

با نگاه کردن به کیفیت کار کارکنان و سطح فروش، می‌توانید درک کنید که چقدر جلسه برنامه‌ریزی را به طور مؤثر برگزار کرده‌اید. اگر بهره وری افزایش یافته است، پس جلسه برنامه ریزی به درستی سازماندهی شده است.

نظر متخصص

نحوه برگزاری یک جلسه برنامه ریزی صبحگاهی غیر استاندارد

دیمیتری گریشین,

رئیس هیئت مدیره و یکی از بنیانگذاران گروه Mail.Ru در مسکو

برای ما برگزاری جلسات با فرمت غیرعادی امری عادی است. هر کدام از آنها کمتر از نیم ساعت طول می کشد. جلسات برنامه ریزی برای همه آزاد است. ما ایستاده صحبت می کنیم تا تا حدودی از قالب معمول کار در محل کار دور شویم.

تا آنجا که ممکن است پیدا کنید ایده های خلاقانهحل مشکلات پیش آمده، حتی آنهایی که کاملاً غیرواقعی به نظر می رسند، هدف اصلی برگزاری چنین جلسات برنامه ریزی است. پیشنهادها به شدت مورد انتقاد قرار می گیرند، بدون احساس، فقط در مورد جنبه فنی موضوع صحبت می کنند.

هر چیزی که توسط تیم پیشنهاد می شود در یک پایگاه داده ویژه وارد می شود. برگزاری رویدادهایی با این فرمت به این معنی است که به کارمندان این فرصت را می‌دهیم تا حرف همدیگر را بشنوند و به یک مشکل بی‌اهمیت معطل نشوند. همه احساس می کنند درگیر یک هدف مشترک هستند که برای شرکت مهم است، و این، مانند هیچ چیز دیگری، انگیزه ای برای کار می کند.

نحوه صحیح برگزاری جلسه برنامه ریزی در یک بخش

هر یک از ما می‌دانیم که مدیران بخش چقدر باید انجام دهند. آنها علاوه بر کار منظم، حل مسئله را بر عهده می گیرند و سازمان عمومیکل بخش اثربخشی یک رئیس به این بستگی دارد که از چه روش ها و ابزارهای مدیریتی استفاده می کند. آیا در این مورد ارزش وقت گذاشتن و برگزاری جلسات را دارد؟

همه چیز بستگی به رویکرد مدیر به موضوع برنامه ریزی جلسات دارد. در یک مورد، رؤسا به جلسات برنامه ریزی بسیار رسمی برخورد می کنند، حتی اگر قوانین شرکت تصریح کند که چنین جلساتی باید برگزار شود. چنین رهبر معتقد است که نکته اصلی تلاش بیشتر، جلسات کمتر است. سایر روسای بخش تصمیم به برگزاری جلسات به ابتکار خود می گیرند، زیرا می دانند که چنین ابزاری چقدر برای بهبود کیفیت کار تیمی موثر است.

اگر مربی کل یک بخش معتقد است که جلسات باید صرفاً به این دلیل که "آنها باید" برگزار شوند، نباید وقت خود را برای برگزاری جلسات برنامه ریزی تلف کند. هر رویدادی که صرفاً برای نمایش برگزار می‌شود، تنها تأثیر منفی بر کار دارد. بر اساس نام خود، یک جلسه برنامه ریزی یک برنامه ریزی شایسته از اقدامات برای دستیابی به اهداف بزرگ شرکت است.

بر اساس چرخه دمینگ، جلسه برنامه ریزی است بازرسی دوره ای(بررسی) کار تیم به منظور تغییر یا تغییر جهت حرکت (Akt)، در صورت لزوم.

هر چند وقت یکبار جلسات برنامه ریزی در بخش برگزار شود? جلسات روزانه در بخش فقط برای کارمندان جدید یا بی تجربه لازم است که نمی توانند با آن کنار بیایند نظارت مداومو توصیه های مافوق. برای یک تیم منسجم تر و با تجربه تر، جلسات باید هفته ای یک بار، در همان روز، تقریباً از نظر زمان و ساختار جلسه برنامه ریزی، برگزار شود. این برای هدف نظم و انضباط لازم است.

بیشتر اوقات، مدیر از برگزاری جلسه برنامه ریزی خودداری می کند زیرا آن را اتلاف وقت می داند. تعامل با تیم به یک مونولوگ کوتاه بدون بازخورد از کارمندان تبدیل می شود. با این رویکرد، اکثر کارکردها، به جز شاید اطلاعاتی و تا حدی، انضباطی از بین می روند.

برای هر مدیری، تعامل با یک گروه بسیار دشوارتر از تعامل با هر یک از کارکنان به صورت جداگانه است. مدیریت کل یک تیم در یک زمان، مهارت یک رئیس با تجربه و خوب است. چنین رهبری می داند که چگونه یک جلسه برنامه ریزی را به درستی انجام دهد: به سرعت و به طور کامل، در حالی که "بازگشت" را از گروه دریافت می کند، در مورد موضوعی با آنها بحث می کند و بر این اساس، کار بخش را تنظیم می کند. بهتر است آن را در یک جلسه نیم ساعته (+- 15 دقیقه) نگه دارید. یک فرد از نظر فیزیولوژیکی دقیقاً با چنین زمانی برای بیشترین تمرکز توجه برنامه ریزی شده است.

معرفی یک رویداد جدید - یک جلسه برنامه ریزی - به زمان نیاز دارد. اغلب برای به کار انداختن چنین ابزاری نیاز به برگزاری بیش از یک جلسه دارید. اگر رئیس یک بخش شروع به شنیدن بازخوردهای تیم کند، چیزهای زیادی دریافت خواهد کرد اطلاعات جدید، که قبلاً کسی بیان نکرده بود. اما اکنون فرصتی پیش آمده است - خود رهبر پرسید! تعیین نقش های فردی برای کارکنان و هدف آنها در کار کل گروه، غلبه بر مخالفت ها و استدلال موقعیت آنها به بهترین شکل ممکن ضروری خواهد بود. اغلب مدیران پیاده سازی یک ابزار جدید را کامل نمی کنند و با فاصله گرفتن از نتیجه ایده آل، به مرحله کمتر باز می گردند. مدیریت موثریعنی با هر یک از کارمندان به طور جداگانه گفتگو کنید.

10 قانون برای برگزاری جلسه صبحگاهی در بخش فروش

اغلب، مدیران فروش در مسئولیت اصلی خود یعنی صحبت با مردم و فروش محصولات خوب عمل می کنند، اما در عین حال اصلاً نمی توانند طبق برنامه عمل کنند، کار انجام شده را تجزیه و تحلیل کنند و به طور مداوم کار کنند. اگر مدیری قبلاً سفارشات زیادی را برای این ماه دریافت کرده باشد، به طور فعال کار را متوقف می کند، تماس های سرد کمتری برقرار می کند و با مشتریان منفعل برخورد نمی کند.

با مشاهده چنین تمایلی، مدیر می تواند در جلسه برنامه ریزی این موضوع را به مدیر اطلاع دهد و بگوید که طفره رفتن وی از کار مورد توجه قرار گرفته و تحت نظارت است. البته مدیران با این استدلال که مشغول هستند به دنبال بهانه ای برای عدم شرکت در جلسه خواهند بود. یک جلسه می تواند برای اهداف مدیریت اداری برگزار شود، زمانی که مدیر بتواند بر کار تأثیر بگذارد و در صورت مشاهده افت یا اضطراری، آن را بهبود بخشد.

برای برگزاری یک جلسه برنامه ریزی تا حد امکان مؤثر، باید به این موارد پایبند باشید قوانین:

قانون 1. فرکانس

جلسات صبح باید هر روز در ساعت معینی برگزار شود، صرف نظر از خلق و خوی شما. با گذشت زمان، جلسه برنامه ریزی به یک عادت تبدیل می شود و به عنوان سیگنالی برای شروع کار مدیران عمل می کند. مواردی وجود داشته است که عدم تشکیل جلسه یا سازماندهی ضعیف آن روال معمول روز مدیران را شکسته و سلب کرده است. حال خوبو میل به کار

در جلسه برنامه ریزی صبح، مدیران باید کاملاً به خود بیایند، بیدار شوند و بفهمند - زمان شروع کار است!

قانون 2. انضباط

3 کلید برای یک جلسه برنامه ریزی موثر، برگزاری جلسات با ساختار دقیق، اهداف مشخص و در زمان یکسان است. اگر قوانین رعایت شود، جلسه برنامه ریزی بر کار مدیران تأثیر مثبت می گذارد، برعکس، به کار آسیب می زند.

جلسه باید در همان زمان برگزار شود. کارمندان باید زودتر در محل کار حاضر شوند و دیر نشوند. شما باید قبل و حین جلسه برای کار آماده شوید تا بتوانید بلافاصله پس از پایان جلسه کار را شروع کنید. هر مدیر باید از قبل برای جلسه برنامه ریزی آماده شود، اهداف روز را تعیین کند و همه شاخص ها را محاسبه کند تا در طول جلسه وقت خود را از کل تیم نگیرد و حواس خود را پرت نکند.

اگر تصمیم دارید یک جلسه مبتنی بر بازی داشته باشید، تقریباً 45 دقیقه برای آن وقت بگذارید. این بیشتر از یک جلسه معمولی است، اما برای کار تیم و عملکرد مالی شرکت بسیار موثر است.

قانون 3. انرژی

جلسه صبح حال و هوای کارمندان را برای کل روز تنظیم می کند.

اگر یک جلسه برنامه ریزی خسته کننده و غیر جالب برگزار کنید، آن روز هیچ اثر مثبتی از کار وجود نخواهد داشت. اطلاعات را به طور واضح و جالب ارائه دهید، اجازه ندهید تیم از موضوع خارج شود یا در مورد چیزهایی که مرتبط نیستند سؤال کند کار عمومیتیم ها

در جلسه برنامه ریزی، فقط باید در مورد آنچه برای همه کارمندان صدق می کند صحبت کنید. چنین رویدادی است کار جمعی، و نه فقط زمان برای نشستن.

قانون 4. مديران خود را مدام آموزش دهيد

هر بار در پایان روز کاری، از مدیران دریابید که کار چگونه پیش رفت - چه مشکلاتی پیش آمد، چه اعتراضاتی از سوی مشتریان قابل غلبه نبود. اطلاعات را خلاصه کنید تا بتوانید بخشی از جلسه برنامه ریزی صبحگاهی را صرف مرتب کردن وضعیت با تیم کنید.

ابتدا اجازه دهید خود مدیر مشکل پیش آمده را شرح دهد. پس از این، به طور مختصر نظریه مربوط به موضوع، مانند بخش استدلال را مرور کنید. پس از این، طوفان فکری در طول بازی: مدیری که با پیچیدگی روبرو می شود، نقش مشتری را بر عهده می گیرد و بقیه زیردستان او گزینه هایی برای حل مشکل ارائه می دهند.

بحث باید به گونه ای انجام شود که هر یک از کارکنان در یافتن راه حل مشارکت کنند. لازم نیست هر بار برای خود توضیح دهید که چگونه با یک مشکل کنار بیایید.

این رویکرد با آموزش های روزانه مدیران را قادر می سازد که دائماً پیشرفت کنند و از رویارویی با مشکل نترسند.

قانون 5. به طور مداوم بر آنچه برنامه ریزی شده نظارت کنید

قاعده از اسمش خیلی واضحه. اگر نظارت بر کار مدیران را متوقف کنید، کار موثری نخواهید دید.

قانون 6. انگیزه تیم

هنگام برگزاری یک جلسه برنامه ریزی، نه تنها نتایج کلی روز قبل را گزارش کنید، بلکه مدیرانی را که بهترین و بدترین عملکرد را داشتند نیز برجسته کنید. این بر کار کارمندان تأثیر منفی نخواهد گذاشت، بلکه فقط انگیزه ای برای کار به همان اندازه یا بهبود در صورت بروز مشکل در دیروز ایجاد می کند.

مهم است که نه تنها شاخص های کمی، بلکه کیفیت کار را نیز مورد توجه قرار دهیم. از مدیرانی که بهتر از دیگران با مشتری ارتباط برقرار می کردند تحسین کنید. می توانید خودتان به مکالمات کارمندان گوش دهید یا برای گزارش با بخش کنترل کیفیت تماس بگیرید.

قانون 7. مشخص بودن در طرح ها

هنگام برنامه ریزی روز خود در جلسه صبح، مدیر باید تصمیم بگیرد که چه فروش هایی داشته باشد، چه کسی را ملاقات کند و چه مبلغی را دریافت کند. باید به برگزاری یک رویداد به گونه‌ای عادت کرد که مدیران همیشه این داده‌ها را به تعداد و نام سازمان‌ها ارائه کنند. اجازه دهید مدیر شرکت‌هایی را که با آنها تماس می‌گیرد و بازدید می‌کند، به وضوح نام‌گذاری کند، حتی اگر پاسخ‌های خاصی از مشتریان برای امروز نداشته باشد.

علاوه بر این، برنامه روزانه باید بخشی از هدف ماهانه باشد. به عبارت دیگر، اگر برنامه فروش برای ماه 500000 روبل باشد، فروشنده نمی تواند برای دریافت 15000 در روز برنامه ریزی کند، زیرا چنین سرعتی منجر به تکمیل یک کار طولانی مدت نمی شود.

مبارزه با اعتراض کارمندان خود که نمی‌خواهند خود را بالا ببرند، با استناد به خرافات یا نارضایتی ساده، ضروری است. کارکنان را برای تعیین اهداف بلندپروازانه آموزش دهید.

فراموش نکنید که طرح باید واقعی و قابل اجرا باشد، نه اینکه فقط گفته شود. مدیر باید درک کند که وظیفه تعیین شده برای روز واقعی است و برای اجرای آن تلاش کند.

قانون 8. آمادگی کل تیم را بررسی کنید

قبل از اعزام زیردستان به مکان هایشان، آمادگی آنها را بررسی کنید. این در مورد استهم در مورد منابع خارجی (مواد ارائه، کارت‌های ویزیت، پایگاه‌های اطلاعاتی تلفن، و غیره) و هم در مورد منابع داخلی، «انسانی» - اینکه آیا همه در خلق و خوی مناسب هستند یا اینکه آیا برای ایجاد انگیزه در آنها برای انجام فعالیت‌های مولد نیاز به کار جداگانه است. .

قانون 9. احضار قدرتمندبرای اقدام در پایان جلسه برنامه ریزی

برای پایان دادن به جلسه برنامه ریزی، یک عبارت انگیزشی روشن بیاورید که به عنوان سیگنالی برای شروع کار عمل می کند - به عنوان مثال، "به کار بروید!"، "به جلو!" و غیره.

این عبارت به عنوان یک لنگر عمل می کند که به تیم انرژی بیشتری می بخشد.

قانون 10. تجسم

برای اجرای برنامه‌ریزی با اثربخشی بیشتر، ایجاد تابلویی ضروری است که نتایج جلسه و رتبه‌بندی در آن ضمیمه شود تا کارمندان بتوانند ببینند. دستاوردهای کلی، شاخص آنها و اینکه چقدر به اجرای برنامه ماهانه نزدیک هستند.

چگونه هر هفته یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنیم

اگر می خواهید جلسه برنامه ریزی خود را به طور موثر برگزار کنید، باید در نظر بگیرید دو شرطاولاً زمان در نظر گرفته شده برای جلسه زیاد نیست، حدود نیم ساعت است. نکته دوم یادداشت های جلسه برنامه ریزی است. اهدافی که رهبران بیان می کنند باید نوشته شوند.

جلسه برنامه ریزی هفتگی شامل چهار مرحله است:

مرحله 1. اعلام اهداف شرکت

بهترین راه برای برگزاری یک جلسه هفتگی این است که با تکرار هدف اصلی یا بلند مدت شرکت شروع کنید. به عنوان مثال، "یک شرکت موفق با یک بازار بزرگ." پس از این، کار را برای یک دوره کوتاهتر نامگذاری کنید - چیزی مانند "درآمد سازمان را برای امسال 3 برابر افزایش دهید."

مرحله 2. روسای بخش ها یکی یکی می گویند که در مورد چه کاری انجام داده اند هفته گذشتهبرای رسیدن به هدف

برگزاری جلسه برنامه ریزی به منظور کسب اطلاعات مشخص از مدیران در مورد کارهای انجام شده ضروری است. نباید اجازه دهید عبارات کلی یا گفتار غیر آموزنده مانند "ما موفق شدیم کارایی بخش را 10٪ افزایش دهیم." در چنین موردی، شایسته است به درستی بپرسیم که چه اقداماتی انجام شده است.

اگر رئیس بخش به ارائه اطلاعات کلی ادامه دهد، رهبر جلسه باید حرف او را قطع کند و مستقیماً از او بپرسد که آیا اطلاعاتی وجود دارد که ارزش بحث در جلسه را داشته باشد یا خیر. اگر نه، باید جلسه را ادامه دهید و بحث را به بخش دیگری منتقل کنید.

اگر جلساتی با این فرمت برگزار کنید، می توانید به وضوح نتایج کار هر بخش از شرکت را مشاهده کنید. علاوه بر این، از این طریق مشخص می شود که کدام یک از رهبران به نفع سازمان سخت کار می کنند و چه کسی فقط تظاهر می کند.

مرحله 3. یک هدف برای هفته آینده برای کل شرکت و تسهیل کننده تعیین می شودبه دست می آوردرضایت شرکت کنندگان برای این منظور

به هر مدیری این فرصت را بدهید که بگوید بخش او قرار است در این هفته چه کاری انجام دهد، چگونه برنامه را اجرا خواهد کرد. وظایف برنامه ریزی شده خود را در یک دفترچه یادداشت کنید.

علاوه بر این، روسای بخش فرصت تعامل با یکدیگر را خواهند داشت: در صورت نیاز به تلاش مشترک، از بخش دیگری بخواهید کاری انجام دهد. پس از بحث، چنین اهدافی نیز باید در یک مجله یادداشت شوند.

مرحله 4: رهبر جلسه می پرسد که آیا آنها واقعاً برای رسیدن به هدف خود در این هفته آماده هستند و شروع را اعلام می کند.

این شکل از جلسه برنامه ریزی به دستیابی به مثبت ترین نتایج کمک می کند. روسای بخش شروع به کار سخت می کنند و به نتایج بالایی در بخش خود می رسند یا موقعیت های خود را برای پرسنل ارزشمندتر خالی می کنند. با کمک چنین جلساتی است که می توانید بفهمید کدام یک از همکاران شما تمام تلاش خود را می کند و چه کسی فقط ظاهر می شود.

نظر متخصص

بهترین گزینه برای برگزاری جلسات برنامه ریزی هفتگی چند سطحی است

ولادیمیر کیسلف,

مدیر کل، شریک JSC "SHERP Company" در مسکو

جلسات برنامه ریزی هفتگی رویدادهای اجباری برای هر شرکت است که در آن نتایج کار بررسی و بحث می شود و اهداف تعیین می شود. هفته بعد. بهتر است جلساتی در هر سطح برگزار شود. ابتدا روسای ادارات و مدیر عاملو پس از آن جلسات برنامه ریزی در هر بخش با مسئول مستقیم آن برگزار می شود. در جلسات ثانویه، مدیران همچنین می توانند اطلاعاتی را که برای کل شرکت و هر کارمند اعمال می شود، اعلام کنند.

مهم است که یک جلسه برنامه ریزی نه تنها در چارچوب دقیق موضوع ذکر شده برگزار شود، بلکه به کارکنان فرصت داده شود تا اطلاعات مورد علاقه خود را پیدا کنند و در مورد مسائل کاری بحث کنند. نقش چنین جلساتی بسیار بزرگ است: اینگونه است که تیم در مورد اهداف جدید، تغییرات در برنامه یا سایر اخبار مطلع می شود. مدیر عامل باید با کارکنانی که در جلسات برنامه ریزی هفتگی شرکت نمی کنند هر ماه یا سه ماهه جلساتی برگزار کند.

نحوه برگزاری جلسات برنامه ریزی با استفاده از رویکرد خلاق

1. یک مکان غیر معمول را انتخاب کنید

جلسات را می توان نه تنها در دفتر برگزار کرد. جستجو کردن یک مکان خوبدر شهر، خاکریز، خیابان عابر پیاده یا کافه شما. نکته اصلی این است که شما می توانید به سرعت از آنجا و به محل کار بروید.

مکانی که همکاران دوست دارند: کافی شاپ، خاکریز، محوطه پارک. تنها اخطار این است که مکان باید نزدیک به دفتر واقع شود تا همه بتوانند به سرعت به آنجا برسند.

2. زمان غیر استانداردی را برنامه ریزی کنید

سعی کنید جلسات را نه در صبح، بلکه برای مثال در هنگام ناهار (فقط تیم را بدون غذا رها نکنید) یا 30 دقیقه قبل از پایان روز کاری برگزار کنید (این کار سرعت کار را افزایش می دهد!).

3. مواد مورد استفاده

لوازم التحریر را نه به همه شرکت کنندگان، بلکه یک ست کاغذ و خودکار برای 2-3 نفر بدهید. اینجوری خودشون تصمیم میگیرن کی چی بنویسه.

4. تلفن های همه را قبل از شروع جلسه بردارید.

یک راه حل خوب این است که جلسه را بدون حواس پرتی برگزار کنید. این امر در ابتدا باعث ایجاد خجالت و سردرگمی می شود، اما سپس به طور قابل توجهی تمرکز و مشارکت شرکت کنندگان در حل مشکلات را افزایش می دهد.

5. قالب رویداد را تغییر دهید

می‌توانید یک جلسه برنامه‌ریزی را از طریق تلفن یا اسکایپ برگزار کنید تا ریتم معمول را متنوع کنید، زمانی که همه به نشستن در اتاق جلسه عادت دارند.

نظر متخصص

آیا یک جلسه برنامه ریزی با سیگار، قلیان و ویسکی می تواند موثر باشد؟

نیکولای نووسلوف,

مدیر شرکت ArtNauka، مسکو

مستقر تجربه شخصیمی توانم بگویم افزایش تعداد جلسات برنامه ریزی تاثیر منفی بر بهره وری شرکت دارد. ما سعی کردیم یک "روز آرام اداری" برگزار کنیم و متقاعد شدیم که این رویکرد نتایج بهتری نسبت به خود جلسه برنامه ریزی دارد. متأسفانه، این روش برای ما کاملاً نامناسب است، ما نمی توانیم هر هفته یک روز را بدون جلسات بگذرانیم، زیرا در منطقه رویداد کار می کنیم.

اگر کارمندان با سیگار برگ و نوشیدن ویسکی جلساتی را برگزار کنند، از شرکت در جلسات برنامه ریزی بیشتر لذت خواهند برد. در چنین فضای تقریبا غیر رسمی، همکاران می توانند خیلی بیشتر بگویند و صادقانه نظرات خود را بیان کنند. ترسی نداشتم که اگر چنین جلسات برنامه ریزی برگزار شود، آشنایی در تیم ظاهر شود. روابط بین کارمندان تغییر نکرده است، مردم به سادگی احساس آرامش بیشتری می کنند، نظرات خود را در مورد وضعیت بیان می کنند و توصیه های عملی می کنند.

نحوه برگزاری جلسات برنامه ریزی با استفاده از تجربه شرکت های موفق

برگزاری جلسات با شایستگی با تیم همیشه به معنای سازماندهی جلسات برنامه ریزی در قالب معمول نیست، زمانی که همه جمع می شوند و روی صندلی می نشینند. که در شرکت های مدرن، که در آن به سرعت ریشه می گیرند روش های غیر استاندارد، آنها به طور فزاینده ای در تلاش هستند تا جلسات را به صورت ایستاده برگزار کنند. جلسات "روی پای خود" به شما کمک می کند تا از شر مکالمات خالی و طولانی خلاص شوید و فقط مهم ترین اطلاعات را بشنوید.

شرکت توسعه نرم‌افزار Atomic Object مدت‌هاست که تصمیم دارد جلساتی را روی پای خود برگزار کند. با تشکر از این قالب خلاق، مدیریت به دست می آورد حداکثر نتایج: فقدان استدلال غیر ضروری، سؤالات واضح و پاسخ صحیح. تمرین نشان می دهد که جلساتی که به صورت ایستاده برگزار می شوند بیش از 7 دقیقه طول نمی کشد - تیم روز را برنامه ریزی می کند، به دستورالعمل ها گوش می دهد و بلافاصله شروع به کار می کند. اگر جلسات برنامه ریزی از این نوع را برگزار کنید، کارمندان فرصت استراحت نخواهند داشت و باید فعالانه عمل کنند و صحبت کنند.

روزنامه وال استریتگزارش می دهد که حتی در طول جنگ جهانی اول، مرسوم بود که جلسات برنامه ریزی کوتاهی برگزار شود، زیرا کندی غیرقابل قبول بود. بعداً این قالب وارد تجارت شد که در آن نیاز به سرعت بخشیدن به تعامل و تبادل اطلاعات وجود داشت.

مزایای فرمت جدید جلسه از نظر علمی ثابت شده است. محققی به نام آلن بلودورن از دانشگاه میسوری دریافت که برگزاری یک جلسه در حالت ایستاده به معنای صرف زمان کمتر از کارمندان است، اما در مقایسه با جلسات معمولی، اگر نگوییم بهتر، نتایج کاملاً مشابهی به دست می‌آورد.

با توجه به نتایج نظرسنجی نسخه یک، که در سال 2011 انجام شد، حدود 80 درصد از 6000 کارمند مورد بررسی تأیید کردند که برای شرکت های آنها مرسوم است که هر روز جلسات برنامه ریزی کوتاهی برگزار کنند.

علاوه بر برنامه‌ریزی جلسات «روی پا»، شرکت‌های غربی نوآوری‌های دیگری برای کار مؤثرتر ارائه کرده‌اند.

مثلا در شرکت فیس بوکتصمیم گرفت 15 دقیقه قبل از استراحت جلسات برنامه ریزی کوتاهی برگزار کند و بدین ترتیب در ابتدا مدت زمان جلسه را تعیین کرد. کارمندان ادعا می کنند که این روش نتایج خوبی به همراه دارد: مردم به طور خلاصه و فقط در مورد موضوع صحبت می کنند.

در صورت لزوم مبارزه با انضباط در شرکت، برای کاهش تعداد تاخیرها، باید جلسات کوتاه مدت برگزار شود. بهتر است افراد دیرباز را به بحث دعوت نکنید، زیرا با ندانستن برخی از اطلاعات، جلسه را مختل کرده و با پرسیدن سوالات غیر ضروری زمان را به تاخیر می اندازند.

در شرکت Adobeسیستم هایتصمیم گرفتیم جلسات برنامه ریزی برگزار کنیم و در عین حال با تاخیرها مقابله کنیم. آنها حتی برای کسانی که در زمان نامناسب می آیند جریمه هایی در نظر گرفتند. زمان از دست رفته به دلیل تقصیر دیربازها برابر با زمانی بود که می توانست برای توسعه برنامه ها صرف شود. بنابراین جریمه هر تاخیر 1 دلار است.

شرکت قاب فولادیاختراع کرد ویژگی خاص خود- سیگنال شروع جلسه، ترکیب الویس پریسلی "کمی مکالمه کمتر" یا "چت کمتر" است.

اگر کارمندان سازمان وقت ندارند نه تنها یک جلسه معمولی، بلکه یک جلسه کوتاه نیز برگزار کنند، می توانید با استفاده از ابزارهای ارتباطی جلسه ای برگزار کنید. در چنین مواردی، می توانید انتخاب کنید که از طریق چت یا از طریق ارتباط برقرار کنید پست الکترونیکشرکت برای انتقال اطلاعات اولیه ضروری به همکاران. در عین حال، برگزاری جلسات "روی پای شما" هنوز از هر جلسه برنامه ریزی دیگری موثر است.

اطلاعات در مورد کارشناسان

هاسمیک گورگیان، مدیر کل و مالک مشترک فروشگاه های زنجیره ای Provokatsiya، مسکو. تحریک-تولید LLC. زمینه فعالیت: تولید و فروش پوشاک و لوازم جانبی با چاپ های تحریک کننده. قلمرو: دفتر مرکزی - در مسکو؛ تولید - در Tver؛ خروجی هاو در بیش از 100 شهر در روسیه، بلاروس، اوکراین و قزاقستان فروشگاه دارد. تعداد پرسنل: 55 نفر (در شرکت مادر).

دیمیتری گریشین، رئیس هیئت مدیره و یکی از بنیانگذاران گروه Mail.Ru، مسکو. دیمیتری گریشین از مارس 2012 ریاست هیئت مدیره را بر عهده داشت. در سال 2005، او یکی از بنیانگذاران گروه Mail.Ru شد، جایی که از نوامبر 2010 تا اکتبر 2016 به عنوان مدیر عامل شرکت (روسیه) خدمت کرد. دیمیتری از سال 2000 در Mail.Ru کار می کند. در سال 2001 منصوب شد مدیر فنیشرکت، از سال 2003 تا 2010 به عنوان مدیر عامل شرکت کرد. فارغ التحصیل از دانشکده رباتیک و اتوماسیون یکپارچه دانشگاه فنی دولتی مسکو. N. E. Bauman. در سال 2012، او GrishinRobotics، یک شرکت سرمایه گذاری خطرپذیر برای سرمایه گذاری در رباتیک مصرف کننده در سراسر جهان را تاسیس کرد.

ولادیمیر کیسلف، مدیر کل، شریک JSC "SHERP Company" مسکو. ولادیمیر کیسلف - مدیر کل و شریک ارشد شرکت مشاوره "SHERP" از سال 2000. وی از سال 1375 در حوزه مدیریت پرسنل فعالیت می کند و از سال 1998 مدیریت خدمات مدیریت پرسنل یک هلدینگ بزرگ متنوع را بر عهده دارد. JSC "SHERP Company" از سال 2000 وجود داشته است و در تشکیل تیم های مدیریتی بسیار مؤثر و توسعه تجارت مشتریان با استفاده از فناوری اختصاصی نوآورانه مشغول است.

نیکولای نووسلوف، مدیر شرکت ArtNauka، مسکو. IP Novoselova T.A. (ArtNauka). حوزه فعالیت: برگزاری نمایش، تیم سازی و ارائه بر اساس آزمایش های علمی. قلمرو: دفتر مرکزی در مسکو، هشت دفتر نمایندگی در روسیه. تعداد پرسنل: 10. تعداد نمایش در سال: 340.

جلسه برنامه ریزی را تا حد امکان به نحو احسن سازماندهی و اجرا کنید.

راه حلی برای مشکلی که برای بحث بیان شده است بیابید یا جهت توسعه وضعیت را در جهت سازنده تعیین کنید.

جالب است که یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنید تا شرکت کنندگان فرصتی برای خمیازه کشیدن نداشته باشند و احساس نکنند که وقت خود را تلف کرده اند.

برنامه عملیاتی

1. با روش پیشنهادی تشکیل جلسه برنامه ریزی آشنا شوید.

2. خودتان را آماده کنید، آماده کنید مواد لازمو از شرکت کنندگان دعوت کنید.

3. یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنید.

4. نتایج جلسه برنامه ریزی را خلاصه کنید و همه شرکت کنندگان را با آنها آشنا کنید.

نحوه تشکیل جلسه برنامه ریزی

اولین، آنچه برای برگزاری جلسه برنامه ریزی لازم است سوال یا موضوع جلسه برنامه ریزی است. چه مشکل کاری را می خواهید حل کنید؟ نتیجه جلسه برنامه ریزی چه تاثیر مثبتی برای کار سازمان خواهد داشت. شرکت کنندگان در جلسه برنامه ریزی خود را از قبل با این موضوع آشنا کنید. به این ترتیب، در طول جلسه برنامه ریزی در زمان صرفه جویی خواهید کرد و شرکت کنندگان در بحث ممکن است از قبل حاضر شوند ایده های جالبدر مورد سوال شما

دومین- اینها افرادی هستند که در جلسه برنامه ریزی شرکت خواهند کرد. برای یافتن پاسخ سوال مطرح شده به چه متخصصانی و چه سطحی از مدیران یا چه کارکنان خطی نیاز دارید؟

سوم- محل برگزاری جلسه برنامه ریزی مهم این است که این باشد اتاق مجزایا حتی اتاق های جلسات ویژه. جایی که فضای کافی برای همه وجود خواهد داشت، افراد خارجی (کارمندانی که در جلسه برنامه ریزی شرکت نمی کنند) نمی توانند مزاحم شما شوند و تلفن ها زنگ نمی خورند.

چهارم- زمان جلسه برنامه ریزی مطلوب است که برای همه شرکت کنندگان راحت یا دائمی باشد. به عنوان مثال جلسات برنامه ریزی روزانه هر روز دقیقا ساعت 8:30 برگزار می شود.در هر صورت، هنگام انتخاب زمان برای جلسه برنامه ریزی، باید روی مهم ترین شرکت کنندگان آن تمرکز کنید. و آن را از قبل برای چند ساعت یا به عبارت صحیح تر، روز تجویز کنید.

پنجم- مقررات جلسه برنامه ریزی مهم است که نه تنها جلسه برنامه ریزی را به موقع شروع کنید، بلکه باید آن را به موقع به پایان برسانید. از قبل ترتیب بحث در مورد موضوعات و زمان اختصاص داده شده به هر شرکت کننده را تعیین کنید. آن را محدود کنید، این باعث می شود که گزارش ها مختصر و تا حد امکان آموزنده باشد. به عنوان مثال، یک سخنرانی بیش از 10 دقیقه نیست.

ششم- مواد بداهه. حداقل مورد نیازاینها خودکار و کاغذ برای همه شرکت کنندگان است. خودتان از قبل مراقب این موضوع باشید تا مجبور نشوید وقت بحث را برای یافتن اینکه چه چیزی و روی چه چیزی بنویسید تلف کنید. همچنین ممکن است نیاز داشته باشید: فلیپ چارت، پروژکتور، صفحه نمایش، لپ تاپ، چاپگر. تمام تجهیزات باید از قبل آماده و آزمایش شوند.

هفتم- رهبر جلسه برنامه ریزی یا منشی که روند و نتایج بحث در مورد موضوع شما را ثبت می کند.

فرمت های برنامه ریزی جلسات

1. جمع بندی، جلسه برنامه ریزی اطلاعات.

چنین جلسات برنامه ریزی می تواند به صورت هفتگی در ابتدای هفته برای روسای تمام بخش های سازمان شما برگزار شود.

چرا چنین جلسات برنامه ریزی لازم است؟

2. جلسه برنامه ریزی - توزیع وظایف جاری.

معمولا در ابتدای هر روز کاری برگزار می شود. قالب واضح است - مدیر وظایف روزانه را برای زیردستان خود صادر می کند. همچنین نیازی به طولانی کردن زمان نیست - همه کار را دریافت کردند و برای تکمیل آن رفتند.

3. برنامه ریزی جلسه برای بحث در مورد موضوع مطرح شده.

شما از قبل سوال خود را که برای شما تنظیم شده است، فرموله کنید خود زندگی و وضعیت فعلی بازار شما.هدف جلسه برنامه ریزی را بیان کنید و این اطلاعات را برای شرکت کنندگان ارسال کنید. از آنها بخواهید (در صورت لزوم) برای این موضوع آماده شوند. قوانین و منشی جلسه برنامه ریزی را از قبل تعیین کنید. نتایج جلسه برنامه ریزی برای همه شرکت کنندگان ارسال می شود. زمان چنین جلسه برنامه ریزی بیش از دو ساعت نیست. اما شرایطی وجود دارد که زمان بیشتری لازم است. در این مورد، استراحت های 15 تا 20 دقیقه ای را برای صرف چای و استراحت برنامه ریزی کنید. (چای و شیرینی را هم از قبل آماده کنید!)

4. جلسه برنامه ریزی خلاق.

درخواست کار در مربیگری
1) توسعه منبع خلاقیت برای رشد (خودسازی، رشد حرفه ای، توسعه کسب و کار)
2) حل تعارضات درونی، غلبه بر بحران ها با استفاده از منبع خلاقیت

سال 2016 زمان آزمایش قدرت شرکت ها است و در این راستا اکنون بیش از هر زمان دیگری لازم است هر روز انگشت خود را روی نبض تیم فروش خود نگه دارید. من چند اصل اساسی را به شما ارائه می کنم که به دنبال آن بخش فروش شما متمرکزتر و موثرتر می شود.

به بیان خوب، شرکت باید 2 جلسه بین مدیر و مدیران داشته باشد: اولی یک جلسه عمومی است، در یک جلسه برنامه ریزی صبح، دومی یک جلسه انفرادی و عصرانه است که طی آن مدیر به دقت نتایج را بررسی می کند. فعالیت های مردم خود، تجزیه و تحلیل شرایط سخت، انگیزه فردی را فراهم می کند. اما امروز ما به طور خاص در مورد جلسه برنامه ریزی صبحگاهی صحبت خواهیم کرد، که ابزاری ضروری برای مدیریت بخش فروش و حفظ وضعیت کارکنان شما است.

اهداف جلسه صبحگاهی:

1. جمع بندی دیروز

2. برای روز کاری خود برنامه ریزی کنید

3. پایش واقعیت دستیابی به برنامه های ماهانه و تدوین برنامه «ب»

4. آموزش مدیران در نمونه های خاصاستفاده از یک بازی تجاری

5. بررسی سطح انرژی مدیران و شارژ اضافی، انگیزه آنها

یعنی برای رئیس بخش فروش، جلسه برنامه ریزی آزمونی برای کیفیت کار او است که به او کمک می کند تا در موقعیت هایی که معمولاً منجر به عدم تحقق برنامه ها، اشتباهات در برقراری ارتباط با مشتریان می شود، به موقع واکنش نشان دهد. یا برکناری مدیران

بنابراین، 10 قانون برای یک جلسه برنامه ریزی ROP صبحگاهی موثر:

1. دوره ای.

جلسات برنامه ریزی صبح باید نه تنها یک بار، نه زمانی که حال شما خوب یا بد است، بلکه هر روز، در همان زمان برگزار شود. یک جلسه برنامه ریزی خوب، آیینی برای شروع کار، شروع فعالیت برای مدیران خواهد بود. در عمل خود، با نمونه‌های زیادی مواجه شده‌ام که در آن یک جلسه برنامه‌ریزی ضعیف یا انجام نشده، کل ساختار روز یک مدیر را خراب می‌کند، روحیه را خراب می‌کند و میل به کار را از بین می‌برد.

در طول جلسه برنامه ریزی صبح، مدیران باید بالاخره از خواب بیدار شوند و ایده اصلی را بگیرند: شروع کنیم!

2. انضباط

یک جلسه موثر ساختار، اهداف و زمان بندی مشخصی دارد (یعنی زمانی که برای جلسه در نظر گرفته شده است). هر گونه انحراف از ساختار باعث بی انگیزگی مدیران می شود، اما تبعیت قوانین عمومی- نظم و ساختار افکار.

جلسه برنامه ریزی باید همیشه به موقع شروع و به پایان برسد. 15 دقیقه قبل از شروع جلسه برنامه ریزی، همه باید در دفتر حضور داشته باشند. همه مهمانی های چای قبل از جلسه برنامه ریزی هستند. بعد از آن فقط کار است.

مدیران باید برای جلسه برنامه ریزی آماده باشند، همه شاخص های فعلی و برنامه های روزانه خود را بدانند، و اعداد را روی ماشین حساب حساب نکنند، به جای گوش دادن به اطلاعاتی که می دهند، از کل تیم وقت نگیرند، یا حواسشان به محاسبات پرت نشود. ROP می خواهد به همه منتقل کند.

برای یک جلسه برنامه ریزی با کیفیت با یک بازی تجاری، معمولاً 45 دقیقه کافی است. اما، باور کنید، این 45 دقیقه می تواند زمان زیادی را در آینده صرفه جویی کند و نتایج مالی بسیار بیشتری به همراه داشته باشد.

3. انرژی

جلسه برنامه ریزی صبحگاهی چراغی برای چشم کارمندان است.

اگر جلسه برنامه ریزی خسته کننده باشد، مدیران بیش از پیش به خواب می روند و شما به نتیجه مطلوب نخواهید رسید. اطلاعات را پخش نکنید، یک هدف و ساختار را در ذهن داشته باشید، اجازه ندهید کارمندان از موضوعی به موضوع دیگر سرگردان شوند یا سوالاتی را که فقط به یک چیز مربوط می شود بپرسند.

مهم است که به خاطر داشته باشید که جلسات برنامه ریزی یک کار گروهی است، نه صبحگاهی. توجه همه را حفظ کن فقط چیزی را بگو که به همه مربوط می شود.

4. مديران خود را مدام آموزش دهيد!

هر روز، در جلسات عصر، از مدیران متوجه می‌شوید که روزشان چگونه بوده، چه موفقیت‌هایی داشته‌اند، با چه مشکلاتی مواجه شده‌اند، با چه اعتراض‌هایی از سوی مشتریان ناتوان بوده‌اند. جلسه برنامه ریزی صبح به شما این امکان را می دهد که مهم ترین مسائل را به بحث عمومی بیاورید.

برای انجام این کار، شما نیاز دارید که مدیر مشکلی را که دیروز نتوانست با آن کنار بیاید، به طور خلاصه شرح دهد، سپس به سرعت بخش نظری را تکرار کنید (به عنوان مثال، بلوک "استدلال با روش محاسبه") و پس از آن یک بازی تجاری ترتیب دهید. ، جایی که نقش مشتری را مدیری ایفا می کند که با موقعیت کنار نمی آید. در مرحله بعد، با کمک یک جلسه طوفان فکری کوتاه، کل تیم گزینه هایی را برای حل وضعیت ارائه می دهد.

به ویژه مهم است که همه اعضای تیم در یافتن راه حل ها مشارکت فعال داشته باشند. پاسخ های آماده ندهید؛ مؤثرترین آموزش، تئوری یک رهبر نیست، بلکه یافتن ایده از طریق تعامل است.

آموزش روزانه، آموزش های اضافی و پشتیبانی از مهارت های مدیران به مدیران شما این امکان را می دهد که دائماً پیشرفت کنند، مهارت های فروش خود را بهبود بخشند و از مشکلات "در زمینه" نترسند.

5. به طور مداوم بر آنچه برنامه ریزی شده است نظارت کنید

برنامه‌ریزی بدون کنترل پولی است که از بین می‌رود (ج) حکمت چینی باستان

من فکر می کنم نیازی به توضیح جداگانه در اینجا نیست. اگر شما آن را یک بار کنترل نکنید، سپس دو بار، تا بار سوم، مدیران یا از انجام کاری دست می کشند یا شروع به دروغگویی می کنند.

6. انگیزه تیم

مهم است که نه تنها نتایج دیروز را برای کل تیم و برای هر فرد شناسایی کنید، بلکه مهم است که بهترین و بدترین روز قبل را نیز شناسایی کنید، و از بی انگیزه کردن کسی با این - زمان بسیار کوتاه نترسید. از دوره ها استفاده می شود و مدیران هر روز فرصتی برای بهبود دارند.

به عنوان شاخص نه تنها از شاخص های مالی (تعداد فروش انجام شده، چقدر پول وارد شده) یا شاخص های فعالیت (تعداد تماس ها، قرار ملاقات ها و جلسات برگزار شده)، بلکه از شاخص های کیفی (کیفیت ارتباط بین مدیر و مشتریان) استفاده کنید. می‌توانید خودتان به تماس‌های مدیران گوش دهید یا از گزارش‌های بخش کنترل کیفیت استفاده کنید.

7. مشخص بودن در طرح ها

مدیر نباید فقط در مورد اینکه امروز چه تعداد فروش می بندد، چه تعداد پرداخت جمع می کند و چند جلسه خواهد داشت صحبت کند. او باید از برنامه های خود با نام های شرکت خاص پشتیبانی کند. حتی اگر امروز هیچ پاسخی از مشتریان برنامه‌ریزی نشده باشد، مدیر باید بگوید برنامه امروز را از کجا دریافت می‌کند، با چه کسی تماس می‌گیرد، با چه کسی می‌رود، اما شرکت‌ها باید با ارقام و ارقام مشخص در پول و کمیت مشخص شوند. .

همچنین بسیار مهم است که به یاد داشته باشید که برنامه روزانه مدیر باید دستیابی به اهداف ماهانه را برآورده کند. اگر مدیر شما برنامه ماهانه 1،000،000 روبلی در پرداخت داشته باشد، نمی تواند هر روز 20،000 روبل جمع آوری کند، زیرا او به سادگی برنامه را با این نرخ تکمیل نمی کند.

برای مدیران خود برنامه های بلندپروازانه تنظیم کنید. اگر مدیری از بیان یک برنامه بلندپروازانه خجالت می‌کشد یا به خرافات خود اشاره می‌کند ("من نمی‌گویم که آن را به هم نزنم"، "الان بیشتر می‌گویم، و شما عصر مغزم را می‌خورید. ”) - این باید درمان شود و هر چه زودتر بهتر باشد. آموزش مدیران به برنامه های بالا"محدودیت های درونی" خود را پرورش دهند.

همچنین، مدیر باید به اعداد و ارقام خود ایمان داشته باشد، نه اینکه "غیرقابل قبول" صحبت کند زیرا مجبور است، اما به وضوح درک کند که آنچه او گفته واقعاً شدنی است و او می داند چگونه روی آن تأثیر بگذارد.

8. آمادگی کل تیم را بررسی کنید

قبل از اینکه کارکنان فروش خود را در روز جدیدی آزاد کنید، بررسی کنید که آنها همه منابع را دارند - هم خارجی (در دسترس بودن مواد ارائه، کارت ویزیت، پایگاه داده برای تماس و غیره) و هم داخلی - چشم همه درخشان است یا لازم است با کسی تماس بگیرید، سپس بمانید و در مورد هر گونه مشکلی صحبت کنید، انگیزه فردی بیشتری ارائه دهید.

9. قدرتمندCTA در پایان جلسه

یک عبارت انگیزشی بیاورید که لنگر شروع کار باشد و به مدیران شما انرژی بیشتری بدهد. این عبارت می تواند هر چیزی باشد: «تیم، برو!»، یا «بیایید آن را انجام دهیم!»، یا «همین است، بیایید برویم!»

این به اصطلاح لنگر است که این سیگنال را می دهد که همه چیز، صبح تمام شده است، وقت دویدن و برنده شدن است!

10. تجسم

مطمئن شوید که نتایج جلسه برنامه ریزی را در جدول امتیازات قرار دهید تا مدیران بتوانند به طور مداوم هم نتایج خود و هم نتیجه کلی تیم و همچنین درصد تکمیل برنامه را ببینند. چنین تابلویی ممکن است به شکل زیر باشد:

و به عنوان یک امتیاز، چک لیستی برای ارزیابی کیفیت جلسه برنامه ریزی صبحگاهی: