رئیس بخش فردی بسیار پرمشغله است. شاخص ها، مقررات، تصمیمات وظایف پیچیده، سازماندهی همه و همه چیز برای حرکت به سمت هدف - همه چیز بر دوش او است. هرچه مجموعه ابزارهای مدیریتی صحیح تر انتخاب شود، مدیر اثربخش تر است. آیا ارزش وقت گذاشتن روی ابزاری مانند جلسه برنامه ریزی در یک واحد خطی را دارد؟

حتی در شرکت هایی که جلسات برنامه ریزی اجباری و تنظیم شده است، مدیران اغلب به طور رسمی به آنها نزدیک می شوند - فقط برای نمایش عکس بگیرید و به کار خود ادامه دهید. آنها برنامه ریزی جلسات را اتلاف وقت می دانند که توسط نظریه پردازان ابداع شده است. شعار آنها این است: «تمرین‌کنندگان باید کار کنند، نه عمدی». در عین حال، در شرکت هایی که برنامه ریزی جلسات اختیاری است و یک ابتکار شخصی است، مدیرانی هستند که بدون یادآوری اضافی، کارمندان را در ساعت مشخصی جمع کرده و با آنها صحبت می کنند.

چرا این مدیران "عجیب" وقت گرانبهای خود را اینقدر "بی اثر" تلف می کنند، در صورتی که هیچ کس آنها را مجبور به انجام این کار نمی کند؟ من باید عمیقاً این موضوع را درک می کردم اخیرا. این بحران مدیران ارشد را ملزم می‌کرد تا عمیق‌تر در کسب‌وکار غوطه‌ور شوند. قوانین بازی در بازار تغییر کرده است و برای اینکه یک شرکت نه تنها سرپا بماند، بلکه از بحران برای تقویت موقعیت خود در بازار نیز استفاده کند، باید به مشتریان - خارجی و داخلی - نزدیکتر شود.

برای واکنش سریع به تغییرات و افزایش سطح کنترل بر وضعیت، من، از جمله موارد دیگر، شروع به پیوستن منظم به جلسات برنامه ریزی در بخش ها کردم. سبک های مختلفمدیریت آنها ارقام نشانگر بودند: مشخص شد که از 12 بخش تک پروفایلی که در آنها هم فروش و هم اجرای قرارداد انجام می شود، بالاترین و باثبات ترین شاخص ها مربوط به مواردی است که جلسات برنامه ریزی در آنها به صورت هفتگی برگزار می شود. و این تصادفی نیست.

هدف از جلسه برنامه ریزی

اگر از یک مدیر، وقتی در مورد هدف یک جلسه برنامه ریزی پرسیده می شود، پاسخ می دهد: "چون قرار است"، بهتر است اصلا آن را برگزار نکنید. هر رویداد رسمی "برای نمایش" فقط در مضیقه کار می کند، آنها به شما می آموزند که نه برای نتیجه، بلکه برای "ظاهر حرکت به سمت هدف". نام "جلسه برنامه ریزی" نشان می دهد که هدف آن به روز رسانی جنبش مطابق برنامه ریزی شده در جهت اهداف تعیین شده است.

اگر این رویداد را از دیدگاه چرخه دمینگ (Plan – Do – Check – Akt) در نظر بگیریم، جلسه برنامه ریزی یک نظارت منظم (بررسی) فعالیت ها به منظور نتیجه گیری و در صورت لزوم تنظیم حرکت است. (اکت). اما آماری برای این موضوع وجود دارد! آیا ارزش جمع آوری افراد اضافی را دارد؟ قطعا ارزشش را دارد و کارکردهای اصلی جلسه برنامه ریزی به ما کمک می کند تا از این موضوع مطمئن شویم.

وظایف اصلی جلسه برنامه ریزی

1) اطلاعاتی کارمندان راه های کمی برای به دست آوردن اطلاعات در مورد وضعیت شرکت و بازار دارند:

• اطلاعات رسمی منتشر شده که گاهی از قلم افتاده یا به طور کامل درک نمی شود.
• شایعات، اغلب بسیار دور از حقیقت، اما با لذت فراوان در اتاق های غذاخوری و اتاق های سیگار مورد بحث قرار می گیرند.
• اطلاعات دست اول با توضیحات و تاکید بر نکات مهمکه مدیر در جلسه برنامه ریزی با توجه به رفع ایرادات و کاهش اثربخشی تبلیغات شفاهی به آن می پردازد.

و اطلاع رسانی به کارکنان در مورد پیشرفت بخش در مسیر مورد نظر الزامی است.

2) کنترل علاوه بر اعداد خشک و طبقه بندی شده، می توان جو موجود در تیم را زیر نظر گرفت و دلایل موفقیت یا افت عملکرد را روشن کرد. بر اساس نتایج جلسه برنامه ریزی، شکست در زنجیره تعامل در داخل بخش و شرکت اغلب شناسایی می شود و مدیر بلافاصله شروع به اقدام برای رفع آنها می کند.

3) انگیزشی کارکنان نیاز به توجه دارند. بیایید اثر معروف هاثورن را در مدیریت به یاد بیاوریم - بهره وری نیروی کار به دلیل توجه به فعالیت های کارکنان افزایش می یابد. جلسه برنامه ریزی یکی از بهترین راه هابه طور مرتب به کارکنان یادآوری کنید که آنها مهم هستند و به کار آنها توجه کافی می شود.

یکی از کارمندان بخش پیشرفت، یک برخاست - دلیل خوبی برای شناخت دستاوردها و در صورت لزوم، حمایت از روحیه رقابتی در بخش بود. و علاوه بر اعداد، شما باید چشمان کارمندان خود را ببینید. مدیر باید با دقت به کارمندان خود نگاه کند و به آنها گوش دهد. رفتار کارمند تغییر کرده است، اشتیاق ناپدید شده است - دلیلی برای مدیر برای گنجاندن یک مکالمه فردی در برنامه هفتگی.

4) آموزشی در این عملکرد، جلسه برنامه ریزی ابزاری ضروری برای ساده سازی کار دشوار مدیریتی یک مدیر است. در طول هفته، یک مورد کاری که نشان دهنده همه بود اتفاق افتاد - مدیر آن را یادداشت می کند و در جلسه برنامه ریزی به اطلاع عموم می رساند. بنابراین، نیاز آزاردهنده به تکرار همان چیزی است مردم مختلفخیلی وقت ها گذشته است، و ما به طور منظم و آگاهانه ابزار کار خود را "تیز" می کنیم.

5) سازمانی یک روش خوب دعوت از نمایندگان بخش های مرتبط به جلسات برنامه ریزی، به ویژه در زمان های نوآوری است. فرصتی برای ایجاد یا تنظیم تعامل، حل تعارضات و تبادل تجربیات.

6) انضباط U انگیزهبه عنوان یک ابزار مدیریت، یک اشکال بسیار مهم وجود دارد: اثر آن کوتاه مدت است. افراد کمی قادر به خودانگیختگی هستند و این افراد با این توانایی هستند که اغلب رهبر می شوند.

نظم، تشریفات و قوانین منظم، از جمله برنامه ریزی جلسات، برای کمک به ایجاد انگیزه در کارکنان طراحی شده است. جلسه برنامه ریزی یک رویداد است. کارمندان به این واقعیت عادت می کنند که نه تنها به گزارش اعداد نیاز دارند، بلکه تمایل به توجیه شاخص های خود نیز دارند. سوالاتی برای جلسه برنامه ریزی آماده می شود، کارمندان مواردی را که فکر می کنند باید به کل بخش نشان داده شود جمع آوری کرده و به مدیر ارسال می کنند. مانند یک شام خانوادگی در روزهای جمعه، جلسه برنامه ریزی طبق قوانین به یک اقدام انضباطی عادی تبدیل می شود، زمانی که همه باید امور خود را کنار بگذارند، حتما در محل کار حضور داشته باشند و در نهایت به یکدیگر مراجعه کنند. این امر به ویژه مهم است.

هر چند وقت یک بار جلسات برنامه ریزی برگزار شود

من معتقدم که جلسات روزانه واحد فقط برای افرادی مناسب است که تازه استخدام شده‌اند و به سبک مدیریتی و پشتیبانی در هر مرحله از راه نیاز دارند. برای یک تیم مستقر، جلسات برنامه ریزی باید هفتگی باشد. نکته اصلی این است که آنها در یک روز و در همان زمان انجام می شوند و تقریباً از نظر مدت و ترتیب اقدامات مطابقت دارند که عملکرد انضباطی را حفظ می کند.

نمونه ای از سناریوی جلسه برنامه ریزی احتمالی:

• مدیر بر اساس نتایج یک پیام اطلاعاتی ایجاد می کند، کارکنان می توانند سوالات روشن کننده بپرسند.
• مدیر شاخص های برنامه ریزی شده را اعلام می کند و از کارکنان در مورد آنها سوال می پرسد. در صورت لزوم، جلسات فردی را برنامه ریزی می کند.
• مدیر در مورد نمونه هفته صحبت می کند یا کارمند دعوت شده را معرفی می کند.
• مدیر توضیح می دهد که آیا مسائل کاری فوری وجود دارد که برای کل بخش مهم است و نیاز به بحث در جلسه برنامه ریزی دارد. مسائل را ارزیابی می کند، تصمیم می گیرد - چه چیزی فوراً مورد بحث قرار گیرد، چه چیزی نیاز به تصمیم گیری تاخیری دارد.
• مدیر در مورد برنامه های هفته جاری - رویدادهای مهم، جلسات صحبت می کند و جلسه برنامه ریزی را به پایان می رساند.

هزینه های زمان

ما زمان زیادی را صرف می کنیم و وقت خود را تلف می کنیم - این دلیل اصلی امتناع مدیران از برگزاری جلسات برنامه ریزی است. منجر به کنار گذاشتن کامل این ابزار می شود یا همه چیز به یک مونولوگ کوتاه توسط مدیر بدون بازخورد از زیردستان ختم می شود. فقط وظایف اطلاعاتی و کمی انضباطی حفظ می شود.

این در واقع یک مشکل است: مدیریت "شخصی" آسان تر از کار با یک گروه است. مدیریت پویایی گروه هنر یک رهبر خوب است. هدف او این است که جلسه برنامه ریزی را به طور مختصر و واضح برگزار کند و در عین حال بازخوردی از کارکنان دریافت کند که در صورت لزوم به اصلاح حرکت کمک می کند. مدت زمان مطلوب حداکثر 20-45 دقیقه است. این زمان است که از دوران کودکی به عنوان یک دوره تمرکز در ما ریشه دوانده است.

قدرت یک رهبر این است که او قوانین را تعیین می کند. برای اطمینان از اینکه جلسه برنامه ریزی طولانی نمی شود، باید با کارمندان خود یک "قرارداد جلسه برنامه ریزی" منعقد کنید. مثلا:

• ما فقط بحث می کنیم مسائل کلی، خصوصی ها برای تصمیم گیری فردی خارج می شوند.
• بیایید آن را کوتاه و در اصل نگه داریم.
• ما با مشکلات کاری حواسمان پرت نمی شود، تلفن هایمان را به حالت لرزش تغییر می دهیم.
• با بیان یک مشکل، راه حل ارائه می دهیم.
• در ساعات غیر کاری در مورد مسائل غیر کاری بحث می کنیم.

مجموعه قوانین ممکن است بسته به موقعیت متفاوت باشد. نکته اصلی این است که مدیر مقررات را مدیریت کند و خودش به مشکلات نپردازد. هدف از جلسه برنامه‌ریزی شناسایی است و می‌توان بعداً با سنجیدن و مطالعه دقیق همه جزئیات در حالی که بخش کار می‌کند، تصمیم گرفت. نکته اصلی این است که به کارکنان نشان دهیم که مشکلات گزارش شده در حال حل شدن هستند. گاهی اوقات شرایطی پیش می آید که در آن جلسه برنامه ریزی از زمان تعیین شده فراتر می رود و تنش در تیم به وضوح قابل مشاهده است. سپس باید یک جلسه اضافی ترتیب دهید، اغلب پس از ساعت کاری. این مهارت یک مدیر است - برای جلوگیری از تشدید وضعیت، شناسایی نشانگرهایی که جنبه های منفی را در تیم نشان می دهند.

البته اجرای ابزار جلسات برنامه ریزی در دپارتمان زمان بر است. گاهی اوقات قبل از اینکه ابزار واقعاً مؤثر واقع شود، باید بیش از یک رویداد را انجام دهید. وقتی یک مدیر بازخورد می‌پذیرد، از شنیدن ناگفته‌های بسیاری که کارمندان مدت‌هاست می‌خواستند بگویند، اما هرگز این فرصت را نداشتند، شگفت‌زده می‌شود. و بعد پرسیدم! شما باید در مورد نقش زیردستان خود و استفاده از آنها در پویایی گروه فکر کنید، با مخالفت کار کنید، استدلال کنید. سطح بالا. بسیاری از مدیران این مسیر خاص شکل‌گیری را طی نمی‌کنند و زمانی که تنها دو مرحله تا موفقیت باقی مانده است، به سمت مدیریت فردی می‌روند که بسیار کار برتر و کمتر اثرگذار است.

مدیرانی که به این ابزار مسلط هستند با موفقیت زیادی از آن در بخش های خود استفاده می کنند، زیرا توانستند اثربخشی آن را ارزیابی کنند. جلسه برنامه ریزی یادگاری از گذشته و رسمی نیست، بلکه یکی از مدرن ترین و موثرترین ابزارهایی است که در حل دشوارترین کار در مدیریت یعنی دستیابی به اهداف واحد کمک می کند. اما این اهداف هستند که موفقیت کل شرکت را تشکیل می دهند.

امروز، همکار ما از SalesUPConsult، دیمیتری چردنیک، به شما می گوید که چگونه جلسات برنامه ریزی را به آنجا بیاورید. سطح جدید. همه توصیه ها بر اساس تجربه شخصیمدیریت شرکت. هدف این مقاله ایجاد یک سیستم از جلسات است مدیریت موثر، نه یک سینک زمان.

در پروژه های خود برای ساخت مدیریت و توسعه بخش های فروش، ما 3 نوع اصلی از جلسات را معرفی می کنیم.

• روزانه (جلسات برنامه ریزی)
• هفتگی (دوشنبه ها)
• ماهانه (چهارشنبه اول ماه)

بنابراین، مدیران و صاحبان شرکت.

برگزاری جلسات برنامه ریزی - وظایف اصلی روزانه:

1. جمع بندی نتایج روز قبل.

2. توسعه بر اساس PDCA اقدامات ملموسبرای واقعیت/طرح «همسویی»؛

3. برنامه ریزی وظایف اصلی برای امروز.

4. افزایش انگیزه و انرژی برای روز.

1. بعد از جلسه، مستقیم به جنگ بروید! بنابراین، قبل از جلسه یک استراحت چای، قهوه و دود خواهیم داشت.

2. همه شرکت کنندگان در جلسه 10-15-20 دقیقه قبل از شروع جلسه برای آمادگی و تمرین شرح داده شده در بند 1 سر کار حاضر می شوند.

جلسه روزانه نباید بیش از 30 دقیقه طول بکشد. باید آموزنده باشد و با سرعت خوبی حرکت کند. در طول جلسه، کارکنان باید:
در مورد نتایج کار برای روز قبل (شاخص ها - متوسط ​​+ نهایی)، کار با گزارش فعالیت، قیف فروش (بخش کارمندان، کانال های فروش) بحث کنید.

• برای روز جاری برنامه ریزی کنید.
• در مورد مسائل عملیاتی تصمیم گیری کنید.
• آخرین اخبار شرکت

4 قانون جلسات روزانه

1. فرکانس. هر روز.

فقط از این طریق و هیچ راه دیگری. با برگزاری جلسات با این فرکانس، شروع به تشکیل یک سیستم کاملاً واضح در دپارتمان می کنید. برنامه ریزی و گزارش.

کارمندان شما باید آماده شروع یک روز کاری پربار با احساسی واضح از فوریت باشند. یک جلسه برنامه ریزی که به درستی انجام شود ابزار عالی برای این است.

2. مقررات.

مقررات یکی از عناصری است که به بهبود کارایی در هر کاری کمک می کند.

جلسه برنامه ریزی چیزی است که مقررات برای آن کاملا ضروری است.

که در در این موردمقررات 2 نکته مقدماتی اصلی را شرح و ارائه می کند:

• محتوا – مواردی که مطرح می شود در آیین نامه به ترتیب موضوع و ترتیب مشخص شده است (تا شما به عنوان مدیر با بحث و استدلال غیر ضروری به بیراهه نروید)
• زمان بندی - هر موضوع برای زمان معینی با همه مورد بحث قرار می گیرد. اگر شخصی به زمان بیشتری نیاز دارد، پس از جلسه برنامه‌ریزی، زمانی که دیگران در حال فروش هستند، شخصاً این کار را انجام دهید.

همانطور که در آیین نامه توضیح داده شده است، کارکنان همیشه برای جلسه برنامه ریزی آماده خواهند بود.

آنها به وضوح می دانند که چه موضوعاتی مورد بحث قرار خواهد گرفت. با گذشت زمان، آنها حتی سؤالاتی را که مدیر از آنها می پرسد می دانند و به طور فعال برای آنها پاسخ خواهد داشت).

اثربخشی جلسات بسیار بالا می رود.

عملکرد تجاری عظیم است.

3. تمپو، با نام مستعار ریتم.

همه با یک ریتم می دوند.

گاهی اوقات روی پروژه ها آزمایش می کنیم و موسیقی پویا می نوازیم. نتایج جالب است. مردم سریعتر صحبت می کنند و افکار خود را ساختار می دهند. تنها نکته منفی….گاهی اوقات شروع به آواز خواندن می کنند…. ما اکنون به دنبال موسیقی ریتمیک بدون کلام هستیم. ما 10-15 جلسه با و بدون موسیقی برگزار می کنیم، نتایج را اندازه گیری می کنیم و با شما به اشتراک می گذاریم.

سرعت جلسه مهم است. پویایی و ساختار مهم هستند. به خصوص در ابتدا و انتهای جلسه. در ابتدا با سرعت خود جلسه و در پایان با سرعت کار تنظیم می شود.

شما به عنوان یک رهبر، این سرعت را تعیین می کنید. و شما از او حمایت می کنید. به محض اینکه متوجه شدید که پویایی در حال از بین رفتن است، با سوالات درگیر می شوید، سخنرانی می کنید و سرعت را تنظیم می کنید.

در برخی موارد، کارمندان شما به این واقعیت عادت می کنند که شما در جلسات صحبت زنده داشته باشید.

4. ارقام، طرح ها و گزارش ها.

همه شاخص ها در رابطه با اعداد تلفظ می شوند. این امر در مورد طرح ها و گزارش ها نیز صدق می کند. "ما اندکی کمتر از برنامه ریزی جلسات برگزار کردیم"، "حساب های دریافتنی کمی بیشتر از آنچه انتظار داشتیم"، "ما نتوانستیم همه مذاکرات برنامه ریزی شده را انجام دهیم"...

آیا هنوز این نوع مزخرفات را با قهوه صبح خود می نوشید؟ پایان.

در جلسات برنامه ریزی از نوشیدن قهوه خودداری کنید. شما 30 دقیقه فرصت دارید تا کار موثری انجام دهید که نتیجه را مشخص می کند و شکر را هم نزنید، قهوه بنوشید و سعی کنید در یک جلسه از خواب بیدار شوید.

اجازه دادن به کسی که در کار بی کفایت باشد.

الکساندر فریدمن یک بار یک تعریف عالی از نتیجه را به زبان روسی ارائه کرد - این فقدان نتیجه و یک داستان زیبا در مورد اینکه چرا نتیجه نداد.

برای کارهای اصلی برنامه ریزی شده برای تکمیل در روز قبل - گزارش - تکمیل شده / تکمیل نشده است. ناموفق - خطای سیستم یا نه. در این مورد، تکمیل شده مانند تنظیم کار در نظر گرفته می شود - SMART.

5. انگیزه

در پایان جلسه برنامه ریزی، باید همه را "روشن" کنید.

در موقعیتی که «برنده» شوند، باید بنشینند محل کاریا به جلسه ای با مشتری بروید.

شما آنها را کنترل می کنید. این حالت را به آنها تلقین کنید.

بوریس متلنکو
منبع: ABC یک مدیر فروش

امروز با تعجب متوجه شدید که رئیس تصمیم دارد به مردم نزدیک‌تر شود و از دوشنبه باید در یک جلسه پنج دقیقه‌ای در مورد کارهای انجام شده گزارش دهید و به طور عمومی برنامه‌ریزی کنید. اگر نظری دارید

امروز با تعجب متوجه شدید که رئیس تصمیم دارد به مردم نزدیک‌تر شود و از دوشنبه باید در یک جلسه پنج دقیقه‌ای در مورد کارهای انجام شده گزارش دهید و به طور عمومی برنامه‌ریزی کنید. اگر نمی دانید کجا باید به همه اینها نزدیک شوید و انتظار چه چیزی را داشته باشید، ادامه مطلب را بخوانید، مفید خواهد بود.

ظاهراً، رئیس شما بالاخره به کتابی مانند «مدیریت تیم برای آدمک‌ها» رسیده است یا رفقای بزرگ‌ترش به او توصیه کرده‌اند. در واقع این یکی از قوانین اساسیکار مدیر:

1. یک کار تعیین کنید

2. تعیین مجریان

3. تعیین ضرب الاجل

4. نظارت بر اجراکنندگان در حین اجرای تکلیف.

گزارشی در یک جلسه پنج دقیقه ای نشان می دهد که کارمندان به خود فشار می آورند و به کنترل خود کمک می کنند. و رئیس می نشیند، دستورالعمل های جدیدی را ارائه می دهد و در دفتر خاطرات خود یادداشت می کند. این رویه با هدف ایجاد جو در تیم است: "ما چیزی برای پنهان کردن نداریم - ما یک تیم هستیم. مدیریت انگشت خود را روی نبض حوادث نگه می دارد. کارکنان رها نشده اند. برادر بزرگتر شما را تماشا می کند."

این برای این است که بدانید چه چیزی به مدیریت شما انگیزه می دهد.

دو تا خبر دارم براتون: یکی خوبه و دومی... خودت تصمیم بگیر.

خبر خوب این است که تعداد کمی از مدیران می توانند قوانین خود را به موقع رعایت کنند. (کل این آشفتگی با جلسات برنامه ریزی ممکن است به زودی پایان یابد)

خبر دیگر:

اگر قبلاً این مورد در سازمان شما پذیرفته نشده است، تغییر در راه است و شما فرصتی دارید که خود را مورد توجه و قدردانی قرار دهید. من در مورد حرفه صحبت می کنم.

1. برنامه های شما باید واقع بینانه باشد.

یک طرح واقعی، طرحی است که عمل واقعی پشت آن باشد. کاری که به خوبی بلد هستید و تصور می کنید چگونه آن را از مرحله اول تا آخرین مرحله به پایان برسانید. به هر سوالی که قبلا یا در حینکار، شما باید یک پاسخ واضح و مفصل بدهید. (مدیرانی که در مقوله‌های مشخص و نه مبهم فکر می‌کنند، این را قدردانی می‌کنند).

من مثال هایی از نحوه تشخیص یک رئیس انتزاعی از یک رئیس واقعی ارائه خواهم داد.

رئیسی که به وضوح فکر می کند در گفتار خود از عباراتی استفاده می کند که هر کلمه آن را می توان دید و احساس کرد. "من نتیجه ای نمی بینم." "دقیقاً به من نشان بده چه کار کردی." "شما قابل مشاهده نیستید، در محل کار احساس نمی شوید." "آن را به عهده خودت بگیر" و غیره. او روی نتایج متمرکز است، عنصر او اعداد دقیق و تاریخ های دقیق است.

رئیسی که به صورت انتزاعی و فقط انتزاعی فکر می کند اینگونه خواهد بود: "بیایید چشم انداز را ترسیم کنیم." "بیایید در مورد احتمالات تعامل بحث کنیم"، "سفارش شما باید در اسرع وقت تکمیل شود." چنین فردی معمولاً فرآیند گرا است. او می تواند کارهای زیادی انجام دهد، مدام مشغول کاری است، اما خروجی آن نزدیک به صفر است.

(برای کسانی که می دانند NLP چیست: رئیس بتن یک حرکتی-بصری یا دیداری- حرکتی است. رئیس انتزاعی یک شنوایی است. بررسی کنید، مشاهده کنید)

2. وظایف غیر قابل تأیید را در برنامه خود بگنجانید. (شبیه ساز فعالیت شدید)

برنامه‌های غیرقابل تأیید، حوزه‌ای از فعالیت شما هستند که نمی‌توان آن را تأیید کرد، مگر اینکه در تمام طول روز به طور مداوم بالای سر خود بنشینید. چرا این لازم است؟ اما چرا. مهم نیست که چه برنامه‌هایی را توسعه می‌دهید، مهم نیست که چه پروژه‌هایی را در نظر می‌گیرید، قطعاً شرایط دخالت می‌کند و مانع شما می‌شود. اینها همکاران و اقوام با سوالات و مشکلات خود خواهند بود، هوای بدبا نتیجه گیری خودتان و رئیس ها با گزارش خودتان. برای شروع کار پیش بینی نشده و برنامه های غیرقابل تأیید وجود دارد. (من استفاده بیش از حد از آن را توصیه نمی کنم، 1-2 تکلیف تست نشده در هفته کافی خواهد بود)

"برای 2 ساعت زمان کاری چه کردید؟" - از رئیس می پرسد.

شما با خوشحالی پاسخ می دهید: "من منتظر یک پذیرایی در کمیته مسکن و خدمات اجتماعی بودم، همانطور که در جلسه برنامه ریزی روز دوشنبه به شما گزارش دادم."

همین، بدون سوال.

برنامه‌نویسی که می‌شناسم برنامه‌ای نوشت که هنگام راه‌اندازی، ستون‌های دیجیتالی در حال اجرا، نوارهای آبی نشان‌دهنده پیشرفت با درصد تغییر و غیره را نمایش می‌داد. هنگامی که او نیاز داشت برای کسب و کار خود برود، این برنامه را راه اندازی کرد، به همه گفت: "کامپیوتر را لمس نکنید، پایگاه داده من دوباره فهرست می شود" و رفت. با این حال همه وظایف و تحولات خود را به موقع انجام داد.(!)

3. هنگام بحث در مورد زمان مورد نیاز برای تکمیل وظایف کاری، یک و نیم تا دو برابر بیشتر از آنچه واقعاً نیاز دارید درخواست کنید. زودتر این کار را انجام دهید - زودتر گزارش دهید و به عنوان یک کارمند کوشا شهرت پیدا کنید، یا زمان ذخیره شده را صرف کارهای دیگر کنید. اگر مشکلات پیش بینی نشده ای در کار شما ایجاد شود، باز هم آن را در چارچوب زمانی وعده داده شده تکمیل خواهید کرد و به شهرت یک کارمند قابل اعتماد خواهید ماند: "اگر قول داده است، آن را انجام می دهد."

یک قانون وجود دارد: برای تکمیل یک پروژه دو برابر بیشتر و سه برابر بیشتر از آنچه در ابتدا انتظار می‌رفت هزینه نیاز است. بی اهمیت به نظر می رسد، درست است؟ با این حال، این یک قانون از یک کتاب هوشمند است که توسط زندگی تأیید شده است. اولین بار وقتی با دوستانم کافه ای باز کردیم که بعدها مدیر آن بودم. این قانون تا دو روز و صد روبل دقیق کار می کرد. سپس تأییدهای بسیار بیشتری وجود داشت. به اطراف خود نگاه کنید، از دوستان خود بپرسید. اگر آنها شاخص های بهتری داشته باشند، به این معنی است که من چیزی برای یادگیری از آنها دارم.

4. برای روال فعلی، که نتایج ملموسی به ارمغان نمی آورد و زمان زیادی را صرف می کند، در حال حاضر در جلسه برنامه ریزی 3-4 از خود یک دستیار بپرسیدیا توانایی انتقال این کار به یک کارمند کمتر فعال یا بدون بار. (اگر او به شما منصوب شود، این آغاز تشکیل تیم شماست).

در واقع همه چیز مربوط به برنامه ریزی است. بریم سراغ گزارش ها.

5. از گزارش نتایج میانی خودداری کنید.، مگر اینکه، البته، برای یک پروژه طولانی مدت باشد یا مدیریت نیازی به گزارش فوری از شما نداشته باشد.

مردم باید بدانند که شما چه کار می کنید، نه اینکه چگونه آن را انجام می دهید.

دیر یا زود، تسلط به شما خواهد رسید - این توانایی کنار آمدن سریع و آسان با کار است. متأسفانه در این کشور آسانی را دوست ندارند. (غیرحرفه ای ها ارزان تر هستند)

اگر هنوز از شما می پرسند: "اجرای SOMETHING GLOBAL در چه مرحله ای است؟" - یک پاسخ روشن و ساده در انبار داشته باشید مانند: "در مرحله بررسی اسناد توسط مشتریان." توافق اصولی برای دیدار در این هفته (آینده) حاصل شده است.» و غیره.

6. ایجاز، دقت، وضوح.اینها معیارهای سخنرانی شما در جلسه برنامه ریزی است. برای پاسخ به سوالات اضافی آماده باشید.

7. هنگام گزارش کار انجام شده، متواضع نباشید.شما به افتخار دیگران نیاز ندارید، اما آنچه مال شماست فقط مال شماست. اگر کسی به شما کمک کرد، حتما آن را تصدیق کنید (مردم از شما تشکر خواهند کرد). اگر دخالت کردند، تهدید کنید: "در جلسه برنامه ریزی به مقامات گزارش خواهم داد."

و یک انحراف کوچک دیگر. لطفاً این متن را راهنمایی برای سر و کله زدن با مافوق خود ندانید. آنچه در اینجا نوشته شده است به شما کمک می کند تا شرایط کاری راحت را برای خود ایجاد کنید. توجه داشته باشید که سر کار نباشید، اما کار کنید. متأسفانه، یک قانون دیگر در زندگی اداری وجود دارد: "هرکس شخم بزند، او سوار می شود." این توصیه ها به شما این امکان را می دهد که خودتان را در دفتر بسازید منطقه کار، از ادعاهای غیر ضروری مدیریت محافظت می شود ("می بینید، من مشغول هستم!"، "من هرگز شما را ناامید نکردم، بنابراین به من فرصت دهید تا به طور معمول برای شما درآمد کسب کنم") و در عین حال از همه فرصت های موجود استفاده کنید. برای کار کارآمدو رشد شغلی

از دریافت نظرات، انتقادات و پیشنهادات بسیار خوشحال خواهم شد.

خواندن آن را به همه کسانی که باید جلسات برنامه ریزی، جلسات پنج دقیقه ای و سایر جلسات را سازماندهی کنند، توصیه می کنیم. بسیاری از مردم آنها را انجام می دهند، اما تعداد کمی آن را به خوبی انجام می دهند. این مقاله مراحل آماده سازی یک جلسه، ساختار آن، ارزیابی اثربخشی و ثبت نتایج را شرح می دهد - همه چیزهایی که برای برگزاری یک جلسه واقعا مفید باید بدانید.

نویسنده در مورد خودش

اوگنیا کوریاکوفتسوا.مشاور، مربی کسب و کار مستقل. او بیش از ده سال با فرمت های خرده فروشی کار کرده است، با تجربه به عنوان مشاور خارجی در آژانس مشاوره و مربی داخلی در شبکه های خرده فروشی، بخش فروش B2B را رهبری کرد.

تجربه در برگزاری سمینارها، آموزش ها، سخنرانی ها (بیش از 400 پروژه). دانش روش های مدرنمدیریت، آموزش و ارزیابی پرسنل در خرده فروشی؛ تشکیل پروژه های جامع در این حوزه ها. تجربه در توصیف فرآیندهای کسب و کار، ساخت سیستم های آموزشی، توسعه سیستم های انگیزش پرسنل و مدیریت پروژه.

همه ما در جلسات شرکت می کنیم. و حتی کسی باید آنها را بپزد و هدایت کند. یا برنامه ریزی جلسات. یا بحث های گروهی اعتراف کنید، بسیاری از ما واقعاً چنین چیزهای "حرف زدن" را دوست نداریم.

چرا؟ زیرا این فلسفه در خون هر یک از مردم ما ریشه دوانده است: ملاقات زمانی است که آنها مدت طولانی صحبت می کنند، رسمی و خسته کننده، نه کاری، و بعد از آن هیچ کاری انجام نمی شود. خوب، وقت تلف کردن نیست؟

این قالب فوق العاده کار

جلسات در شرکت ها اغلب به طور غیرمنتظره برنامه ریزی می شوند و به صورت پراکنده برگزار می شوند. علاوه بر این، آنها به درستی آماده نیستند و رهبران نمی دانند چگونه یک بحث را سازماندهی کنند. بنابراین، بسیاری از شرکت کنندگان اطلاعات را نادرست درک می کنند (نشنیدند، متوجه نشدند، فراموش کردند) - تصمیمات لازم گرفته نمی شود (به تعویق افتاد و قطع می شود)، و حتی در صورت تایید، اغلب اجرا نمی شوند. درست؟

من برای این قالب فوق العاده کار احساس ناراحتی می کنم. به همین دلیل است که در مقاله امروز به خوبی در مورد آن بحث خواهیم کرد، چه چیزی بحث گروهی را ضروری می کند، و یاد می گیریم که چگونه آن را به طور موثر انجام دهیم.

برای شروع، چرا به همه اینها نیاز داریم؟ چرا افراد پرمشغله زیادی را گرد هم می آوریم و آنها را از کار دور می کنیم؟

یک جلسه با کیفیت بالا به شما امکان می دهد از مکانیسم های کلیدی استفاده کنید که بهره وری نیروی کار را افزایش می دهد، که در مورد آنها بیشتر...

اصل هم افزایی.اثر هم افزایی مدتهاست که برای روانشناسان شناخته شده است. یاد آوردن؟ - اثربخشی کل بالاتر از اثربخشی کل اجزای آن است. یا حتی ساده تر: یک سر خوب است، اما دو سر بهتر است. و حقیقت دارد. با هم است که می‌توانیم ایده‌های بیشتری تولید کنیم، راه‌حل‌های زیادی برای یک مشکل پیدا کنیم و از بین این تنوع، راه‌حل بهینه را انتخاب کنیم. در حالت بحث گروهی، افراد به عنوان یک کل واحد شروع به کار می کنند و یکدیگر را تکمیل می کنند. بهره وری نیز افزایش می یابد - بررسی کنید. به همین دلیل است که اگر نیاز به حل تعدادی از مسائل کاری دارید، نباید از بحث کیفیت، این منبع عظیم غافل شد.

اصل انسجام.یک تیم، یعنی افرادی که دیدگاه یکسانی از هدف دارند، به یکدیگر اعتماد دارند و می دانند چگونه با هم کار کنند، موثرتر از یک نفر است. موافقید؟ چگونه کارمندان شما به یک تیم تبدیل خواهند شد؟ ناگهان؟ توسط خودت؟ شاید بلافاصله بسیار موثر است؟ و به دلیل چیست؟ کلید تشکیل یک تیم، حرکت به سمت یک هدف با هم، فعالانه و سازمان یافته است. و همه این شرایط در حالت ملاقات زندگی می کنند. جلسات و جلسات برنامه ریزی ابزار قدرتمندی برای اتحاد، ایجاد احترام برای همکاران و مدیران و یک ابزار آموزشی عالی است. بنابراین، اگر برای شما مهم است که کارمندان شما هماهنگ و هماهنگ کار کنند و فقط متعلق به یک بخش یا شرکت نباشند، جلسات برنامه ریزی هفتگی را با کیفیت بالا برگزار کنید.

اصل وضوح.بسیاری از مردم از ناشناخته ها می ترسند. آدم معمولی- داوطلبانه یا غیرارادی، آگاهانه یا ناآگاهانه - در برابر نامفهوم و ناآشنا مقاومت می کند و این کاملاً طبیعی است. اگر اهداف شرکت، شاخص های عملکرد، وظایف ماه آینده و غیره ناگهان در دسته نامفهوم قرار گیرند چه؟ وقتی یک نفر از او می خواهند چاله حفر کند، اما به او نمی گویند چرا، چقدر عمیق و کجا، چه احساسی دارد؟ البته مقاومت و بی انگیزگی.

جلسات بستری برای توضیح «دوره مهمانی»، افزایش درک آن، پذیرش آن توسط کارمندان، و بنابراین، ابزاری برای کاهش مقاومت آنها در برابر ناشناخته ها است. بنابراین، اگر تغییراتی را معرفی می کنید، آنها را از طریق یک سری جلسات و جلسات برنامه ریزی انجام دهید.

یک رهبر با تجربه می داند که جلسات سازماندهی می کنند. با کمک آنها می توانید ارتباطات درون شرکت را حفظ کنید و تصمیمات اتخاذ شده را اجرا کنید، بررسی کنید که کارکنان چگونه اهداف را می بینند و موانع بین بخش ها را از بین ببرید. اگر جلساتی برگزار نکنید، شایعات و گمانه زنی ها در سازمان شما به وجود می آید. این مشکلی است که منجر به از هم گسیختگی و عدم اطمینان کارکنان در مورد آینده می شود و دور از دست دادن کنترل نیست.

جلساتی که به خوبی اداره می شوند می توانند معجزه کنند. کلمه کلیدی اینجا خوب است. در برگزاری جلسات چه نکاتی را باید در نظر گرفت؟

اصول جلسات موثر

انطباق با اهداف

چندین فرمت جلسه وجود دارد: جلسه، طوفان فکری. جلسه برنامه ریزی، پنج دقیقه. هر قالب دارای نشانه هایی برای استفاده و روش است. وقتی تصمیم به جمع آوری افراد می گیرید، با هوشیاری اهداف و مقاصد خود را ارزیابی کنید. از این قالب چه چیزی می خواهید بدست آورید؟ مردم باید راه حلی پیدا کنند؟ سپس این یک جلسه طوفان فکری است - همه شما در یک موقعیت برابر هستید و هر ایده ای را برای بررسی می پذیرید. آیا می خواهید وظایفی را تعیین کنید؟ سپس این یک جلسه برنامه ریزی با صورتجلسه و دستور کار است... قالب با نکات کلیدی تعیین می شود: نقش رهبر جلسه، سبک ارتباط در جلسه، نتیجه جلسه.

فرمت های نمونه:

ملاقات. هدف تولید ایده، ارزیابی گزینه ها و یافتن راه حل است.یعنی تیم در حالت خلاقانه کار می کند. آپوتئوز این قالب طوفان فکری است. یک پیش نیاز فرصت بیان یک ایده/نظر است، یعنی فرهنگ ارتباط آزاد در جلسه. مردم باید آزادانه افکار خود را بیان کنند و باید به انجام آن تشویق شوند. بنابراین، نباید انتقاد تند و غیر سازنده وجود داشته باشد.

برنامه ریز. هدف تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی فرآیند و شناسایی وظایف جدید است.این قالب به گزارش شفاهی شاخص های داده شده نزدیکتر است، بنابراین وجود همین شاخص ها برای آن الزامی است. جلسه برنامه ریزی همیشه بر اساس دستور کار در نظر گرفته شده در زمینه کاری پیش می رود.

پنج دقیقه. هدف شناسایی اولویت ها و ایجاد ذهنیت کاری است.جلسات پنج دقیقه ای برای حل مشکلات جهانی و پاسخ به سؤالات «مقصر کیست؟» برگزار نمی شود. و "چه باید بکنم؟" این یک قالب یادآوری است. الزامات کلیدی مثبت نگری و کوتاه مدت است. به یاد داشته باشید که جلسات صبحگاهی نقش محرک، فعال کننده و محرک را ایفا می کنند. مدت زمان آنها از 5 تا 15 دقیقه است - دیگر!

اختصاصی

آیا خود وظایف تعریف شده اند؟ قبل از جلسه، دستور کار را به وضوح یادداشت کنید و مواد مورد نیاز خود را آماده کنید. دستور کار را از قبل برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید (حداقل سه ساعت قبل از شروع، یا ترجیحا روز قبل) تا آنها نیز آماده شوند. این به همه شما این امکان را می دهد که در کارها گم نشوید، به خط جلسه پایبند باشید و زمان تعیین شده را رعایت کنید.

کوتاه مدت

هر جلسه ای باید در کمترین زمان ممکن برگزار شود. ایده آل - 30 دقیقه، حداکثر - یک ساعت. اگر مجبور باشید چند ساعت باسن خود را فشار دهید بسیار بد است. چرا؟ توجه داوطلبانهاین طبیعت انسان است که در طول زمان و به طور خاص در عرض 30-40 دقیقه از بین برود. در یک فرآیند یکنواخت، آنچه اتفاق می افتد پس از 20-30 دقیقه دیگر درک نمی شود. و با کاهش توجه، حافظه یک فرد بسیار بدتر کار می کند ... این به ما می گوید: بعد از 3 ساعت از یک جلسه، افراد بسیار بی اثر خواهند بود.

زمان سنجی

پیش نیاز یک جلسه موثر، زمان بندی یا مقررات سختگیرانه است. زمان شروع و پایان جلسه را تعیین کنید. در زمان تعیین شده شروع کنید، صرف نظر از اینکه همه آمده اند - این به مردم یاد می دهد که دیر نشوند. یک مهلت زمانی صادقانه (مثلاً یک ساعت و نیم) و 10 دقیقه قبل از مهلت تعیین کنید - بدون در نظر گرفتن نتیجه، تمام کنید. برای هر بلندگو یک تایمر پنج دقیقه ای تنظیم کنید، این کار به افراد یاد می دهد که به نقطه مورد نظر صحبت کنند. صحبت های بی ربط را در جلسه متوقف کنید و مردم را به موضوع برگردانید. یک برنامه مشخص برای جلسه داشته باشید. باید در مقابل همه شرکت کنندگان باشد.

کفایت شرکت کنندگان

فقط آن دسته از کارمندانی که تحت تأثیر دستور جلسه هستند باید در جلسه حضور داشته باشند. هرگز مردم را با تریلر به جلسه دعوت نکنید، فقط بنشینید. از اصل بهینه بودن پیروی کنید: شرکت کنندگان باید کمتر باشند، اما میزان تأثیر آنها بر موضوع باید بیشتر باشد.

حق حرف زدن

آن جلساتی را می شناسید که در آن کارمندان فقط وقتی از آنها خواسته می شود صحبت می کنند و به مدیر پاسخ های اجتماعی مطلوبی مانند "بله، البته ما انجام خواهیم داد" می دهند؟ چرا این اتفاق می افتد؟ چون مردم عادت دارند برای اظهار نظر به سرشان بزنند مخصوصا برای شک. اگر مدیری بخواهد ارزیابی کند که آیا مشکلی قابل حل است یا خیر، کارمندی ابراز تردید می کند و مدیر با خفه کردن او پاسخ می دهد - پس دیگران چه می آموزند؟ ساکت باشید و «عصبانی نشوید». چه چیزی از آنها نیاز داریم؟ هوش و تحلیل. چیزهای ناسازگار، درست است؟ بنابراین، در طول یک جلسه، بیش از هر زمان دیگری، باید به کارکنان حق صحبت، نظرات، عقاید، تردیدها و سؤالات داده شود. علاوه بر این، باید بیاموزید که چگونه به سؤالات کارمندان پاسخ دهید: به طور خلاصه، تا حدی، در حالی که ناله های غیر ضروری و طولانی در مورد زندگی دشوار اداری را سرکوب کنید.

ادغام نتایج

هر جلسه، به خصوص جلسه ای که در آن اهداف تعیین می کنید، باید یک خلاصه کتبی داشته باشد. توصیه می کنم صورتجلسه را الکترونیکی کنید. به عنوان مثال، در این فرم:

پس از پایان جلسه، صورتجلسه برای کلیه شرکت کنندگان ارسال می شود. این صورتجلسه جلسه است که به ابزار کنترلی تبدیل می شود و به شما امکان می دهد چیزی را از دست ندهید یا یک کار را فراموش نکنید. و ترجمه پروتکل به سیستم الکترونیکی(به عنوان مثال، 1C یا Lotus) امکان ادغام آن را در سیستم تنظیم وظایف فراهم می کند. و از همه مهمتر: حتماً باید در مورد وظایف تعیین شده در جلسه گذشته سؤال کنید. این حالت جلسات دوره ای "تجزیه و تحلیل → وظایف → کنترل → تجزیه و تحلیل" است که به شما امکان می دهد جلسه را از حالت گفتگوی غیرفعال به فرمت کاری منتقل کنید.

برنامه ریزی جلسه

هر چیزی که می تواند به حالت برنامه ریزی شده منتقل شود باید منتقل شود. تنها راه عادت کردن به رویه‌های کنترل این است که یک دوره برنامه‌ریزی شده برای آن‌ها تنظیم کنید. در حالت ایده‌آل، همه کارمندان باید بدانند چه زمانی از آنها برای این یا آن موضوع خواسته می‌شود، یعنی چه زمانی باید گزارش دهند - تا زمانی برای جمع‌آوری داده‌ها و تهیه گزارش معنادار داشته باشند. جلسات بدون برنامه فقط برای موارد ضروری و مهم مناسب است و نسبت این گونه جلسات بدون برنامه باید کم باشد. در غیر این صورت، کارمند به سادگی زمان آماده شدن را ندارد (به این معنی که "نمی دانم" را خواهید شنید)، گاهی اوقات او حتی نمی تواند شرکت کند (به جای هشت، دو نفر بیایند، بقیه "در مزارع هستند" ”) حواس او از کار پرت می شود (و بهره وری بالا نیاز به تمرکز دارد) و غیره .d.

برای ارزیابی اثربخشی جلسات خود، این تست را انجام دهید:

آیا شما بیش از 3 بله دارید؟ بیایید بهینه سازی کنیم!

مراحل تهیه و برگزاری یک جلسه موثر

اهداف و مقاصد جلسه را مشخص کنید.چه مسائلی باید مورد توجه قرار گیرد؟ چه اطلاعاتی را باید پیگیری کنم؟ چه نتیجه ای بگیریم؟ بهترین راه برای ساختاربندی وظایف چیست؟

قالب جلسه را بر اساس اهداف تعیین کنید.شرکت کنندگان و زمان جلسه را انتخاب کنید. جلسه باید دارای یک رئیس / تسهیل کننده باشد که بر قوانین نظارت کند. این شخص باید مسئولیت کمتری برای حل مشکلی که جلسه در مورد آن برگزار می شود داشته باشد. سپس او کمتر روی احساسات متمرکز می شود (مثلاً شروع کننده جلسه) و برای تصمیم گیری های مفید برای دومی، خواسته یا ناخواسته لابی نمی کند. و حق صحبت صادقانه به همه حاضران داده شده است.

ساختار جلسه را مشخص کنید.جلسه باید ساختار مشخصی داشته باشد و هر بار دقیقاً به ترتیب مقرر برگزار شود.

ساختار برنامه ریز معمولی:

• سخنان افتتاحیه / گرم کردن.

  اهداف. آئین نامه. قالب.

  مسائل کلی

  نتایج کلی کار. انجام وظایف محوله.

  نتایج/گزارش‌های جزئی شرکت‌کنندگان.

  تجزیه و تحلیل نتایج. تعیین اهداف. خلاصه کردن.

ساختار جلسه معمولی:

شناسایی مشکل، هدف. اهمیت موضوع. طرح ها.

اهداف. آئین نامه. قالب.

بحث. تحلیل و بررسی.

تجزیه و تحلیل نتایج. تعیین اهداف.

خلاصه کردن.

ساختار معمول یک طوفان فکری یا بحث:

سخنان افتتاحیه / اهداف جلسه / آیین نامه.

مشکل و چرا اهمیت دارد.

تولید ALL گزینه های راه حل.

در مورد مزایا و معایب هر گزینه بحث کنید.

انتخاب گزینه راه حل بر اساس آن وظایفی برای شرکت کنندگان تعیین می شود.

تنظیم صورتجلسه.

مقررات را تعیین کنید.هنگام تدوین مقررات، به یاد داشته باشید که آنها باید برای رهبر و شرکت کنندگان مناسب باشند. استاندارد: 3-7 دقیقه برای ارائه در مورد تنظیم مشکل. 5-7 دقیقه برای بحث. برای هر 45 تا 60 دقیقه کار فعال، وقفه هایی به میزان 10-15 دقیقه ارائه دهید. به طور کلی، جلسات طولانی تر از یک ساعت خطر از دست دادن توجه شرکت کنندگان را دارد. چنین جلساتی ممکن است بی اثر باشد.

ترتیب مسائلی که باید حل شوند را تنظیم کنید.مسائل مربوط به مقررات توسط آنها تعیین می شود امتیاز کلیدی، که نتیجه کلی و کیفیت کار شرکت به آن بستگی دارد (به عنوان مثال، بازخورد مشتریان، واکنش به تبلیغات، اطلاعات در مورد محصولات جدید و غیره).

تمام سوالات را به سه گروه تقسیم کنید.

1. سوالات معمولی - طبق مقررات. سعی کنید با سوالات معمولی سریعتر برخورد کنید. در ابتدا، بحث آنها ممکن است همیشه طول بکشد. سپس مسائل جاری به آنها اضافه می شود - مردم خود فعال می شوند. اما اولویت شما که تعیین کننده سرعت حرکت رو به جلو است، مسائل توسعه است. تا 50 درصد از زمان جلسه را به آنها اختصاص دهید.

   مسائل جاری - با توجه به برنامه جلسه: ایده های به وجود آمده، مشکلات، آنچه در کار تداخل دارد و نحوه بهینه سازی آن. در کل، شما نمی توانید بیش از 5 سوال را تجزیه و تحلیل کنید. همیشه از مهمترین چیزها شروع کنید. بهتر است با یک سوال مهم به پایان برسانید تا اینکه یک دوجین را کاملاً حل نشده رها کنید.

   مسائل توسعه - طبق برنامه توسعه.

آماده کردن مدارک مورد نیازو اشکالبرای کار مؤثر بر روی مسائل، تهیه صحیح مطالب برای جلسات و ارسال آن برای همه از قبل بسیار مهم است. در خود جلسه، لازم است صورتجلسه ای حفظ شود که تمام تصمیمات اتخاذ شده در آن ثبت شود.

زمان جلسه را مشخص کنید.اگر کارمندان منضبط نیستند و اغلب دیر می کنند، توصیه می کنم جلسات هفتگی را در صبح، درست در ابتدای روز کاری برگزار کنید - ورود به موقع به محل کار تضمین می شود. بدترین "بعدها" در چند روز بازسازی خواهند شد. همیشه زمان پایان جلسه را مشخص کنید. سعی کنید کمی زودتر به پایان برسانید - این یک شگفتی دلپذیر برای شرکت کنندگان می شود. در هر صورت، پس از بحث در مورد مسائل برنامه ریزی شده، هنوز باید مدتی باقی بماند. آنگاه کارکنان فرصت، دلیل و انگیزه خواهند داشت تا سؤالات خود را بپرسند - یعنی فعال باشند و فکر کنند. و چه چیزی برای یک مدیر بهتر از یک کارمند فعال و باهوش!

اطمینان حاصل کنید که جلسه ضروری است.

به سوالات زیر به خودتان پاسخ دهید:

1. آیا سوالات مربوط به جلسه است؟ آیا این چیزی است که امروز باید در مورد آن صحبت کنیم؟

   آیا شکل ارائه مطالب با هدف، مخاطب، محتوا مطابقت دارد؟

   بعد از جلسه چه اتفاقی باید بیفتد/در ذهن کارمندان باقی بماند؟

   آیا می توان جلسه را رد کرد و به همان نتیجه رسید؟

اگر به سؤالات 1، 2 «بله» و به سؤال 4 «نه» پاسخ دادید، در صورت تمایل یک جلسه برگزار کنید!

دستورالعمل ها و توصیه های زیادی قبلاً در مورد نحوه برگزاری جلسات برنامه ریزی نوشته شده است. ما اطلاعات منتشر شده را برای شما تجزیه و تحلیل کرده و در یک روش گردآوری کرده ایم. بنابراین، چگونه می توان یک جلسه برنامه ریزی را به درستی یا بهتر بگوییم موثر سازماندهی و برگزار کرد.

هدف:

جلسه برنامه ریزی را تا حد امکان به نحو احسن سازماندهی و اجرا کنید. راه حلی برای مشکلی که برای بحث بیان شده است بیابید یا جهت توسعه وضعیت را در جهت سازنده تعیین کنید.

جالب است که یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنید تا شرکت کنندگان فرصتی برای خمیازه کشیدن نداشته باشند و احساس نکنند که وقت خود را تلف کرده اند.

برنامه عملیاتی

1. با روش پیشنهادی تشکیل جلسه برنامه ریزی آشنا شوید. 2. خودتان را آماده کنید، آماده کنید مواد لازمو از شرکت کنندگان دعوت کنید. 3. یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنید. 4. نتایج جلسه برنامه ریزی را جمع بندی کنید و همه شرکت کنندگان را با آنها آشنا کنید.

آنچه برای برگزاری جلسه برنامه ریزی لازم است: اولین چیزی که برای برگزاری جلسه برنامه ریزی لازم است، سوال یا موضوع جلسه برنامه ریزی است. ثانیاً اینها افرادی هستند که در جلسه برنامه ریزی شرکت خواهند کرد. سوم محل برگزاری جلسه برنامه ریزی است. چهارم - زمان برگزاری جلسه برنامه ریزی. پنجم - آیین نامه جلسه برنامه ریزی. ششم - مواد موجود. هفتم - رهبر جلسه برنامه ریزی یا دبیر.

فرمت های برگزاری جلسات برنامه ریزی.

1. جمع بندی، جلسه آموزنده. چنین جلسات برنامه ریزی می تواند به صورت هفتگی در ابتدای هفته برای روسای تمام بخش های سازمان شما برگزار شود.

چرا چنین جلسات برنامه ریزی لازم است؟

2. جلسه برنامه ریزی - توزیع وظایف جاری.

معمولا در ابتدای هر روز کاری برگزار می شود. قالب واضح است - مدیر وظایف روزانه را برای زیردستان خود صادر می کند. همچنین نیازی به طولانی کردن زمان نیست - همه کار را دریافت کردند و برای تکمیل آن رفتند.

3. برنامه ریزی جلسه برای بحث در مورد موضوع مطرح شده.

شما سوال خود را از قبل مطرح می کنید که خود زندگی و وضعیت فعلی بازار شما آن را برای شما فرموله کرده است. هدف جلسه برنامه ریزی را بیان کنید و این اطلاعات را برای شرکت کنندگان ارسال کنید. از آنها بخواهید (در صورت لزوم) برای این موضوع آماده شوند. قوانین و منشی جلسه برنامه ریزی را از قبل تعیین کنید. نتایج جلسه برنامه ریزی برای همه شرکت کنندگان ارسال می شود. زمان چنین جلسه برنامه ریزی بیش از دو ساعت نیست. اما شرایطی وجود دارد که زمان بیشتری لازم است. در این مورد، استراحت های 15-20 دقیقه ای را برای صرف چای و استراحت برنامه ریزی کنید. (چای و شیرینی را هم از قبل آماده کنید!)

4. جلسه برنامه ریزی خلاق. وقتی ایده های کافی از خود ندارید (یا به سادگی وجود ندارند، این نیز اتفاق می افتد). این جلسه برنامه ریزی بهتر است در قالب طوفان فکری یا روش خلاقانه دیگری برای جستجوی ایده هایی که برای شما مناسب است انجام شود.

5. جلسه برنامه ریزی - به عنوان یک راه حل موقعیت های درگیرییک تیم.

ما همه انسان هستیم، همه انسانیم... و درگیری های آشکار و پنهانی در کار وجود دارد. و هنگامی که شما به عنوان یک رهبر، می بینید که وضعیت به بحرانی نزدیک شده است، فقط به مردم فرصت دهید تا صحبت کنند.

انرژی تضاد = نابودی آنها را به سمت خلقت هدایت کنید. یک جلسه برنامه ریزی برای کارمندان در قالب یک بحث آزاد برگزار کنید، به آنها فرصت دهید تا آشکارا بحث کنند، اما بدون "حمله" یا توهین.

چگونه انجامش بدهیم؟ "حل و فصل" مناسب تضاد وظیفه مستقیم شماست. از همکاران متخصص منابع انسانی یا مدیریت ارشد کمک بگیرید. موضوعی را انتخاب کنید که مرتبط باشد، اما بیایید بگوییم برای همه شرکت کنندگان بی طرف است. و نقش یک ناظر را به عهده بگیرید و به همه با دقت گوش دهید، فقط شرکت کنندگان را در جهت سازنده هدایت کنید و نگذارید به بن بست برسند.

حتماً بحث در مورد موضوع ذکر شده را خلاصه کنید، نتیجه گیری کنید و با همه شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید. نیازی به اطلاع شرکت کنندگان نیست که جلسه برنامه ریزی برای حل و فصل شرایط درگیری برگزار می شود. به جز مواردی که موضوع حل تعارض هدف جلسه برنامه ریزی باشد.