Препоръчваме това четиво на всеки, който трябва да организира срещи за планиране, петминутни срещи и други срещи. Те се изпълняват от много, но малцина го правят добре. Статията описва етапите на подготовка на среща, нейната структура, оценка на ефективността и записване на резултатите - всичко, което трябва да знаете, за да проведете една наистина полезна среща.

За мен

Евгения Коряковцева.Консултант, независим бизнес треньор. Повече от десет години тя работи с формат за търговия на дребно, опит като външен консултант в консултантска агенция и вътрешен обучител в търговски вериги, ръководи отдела за B2B продажби.

Опит в провеждането на семинари, обучения, лекции (над 400 проекта). знание съвременни методиуправление, обучение и оценка на персонала на дребно; формиране на комплексни проекти в тези области. Опит в описване на бизнес процеси, изграждане на системи за обучение, разработване на мотивация на персонала и системи за управление на проекти.

Всички участваме в срещите. И някой дори трябва да ги сготви и изнесе. Или планиране на срещи. Или групови дискусии. Признайте си, много от нас наистина не харесват подобни „говорещи“.

Защо? Защото инсталацията е попила в кръвта на всеки наш народ: среща е, когато говорят дълго, официално и досадно, не по делото, а след това така или иначе нищо не се прави. Не е ли загуба на време?

Този прекрасен формат на работа

Срещите на компанията често се насрочват неочаквано, от време на време. Освен това те не са добре подготвени, а лидерите не знаят как да организират дискусията. Поради това много участници възприемат информацията неправилно (не са чули, не са разбрали, забравили) - необходимите решения не се вземат (отлагат и окачват) и ако бъдат одобрени, често не се изпълняват. Дали е така?

За мен е срам за този прекрасен формат на работа. Ето защо в днешната статия ще обсъдим за какво е полезен, какво прави груповата дискусия незаменим и ще се научим как да я провеждаме ефективно.

Като начало - защо ни е нужно всичко това? Защо да събирате много заети хора, да ги откъсвате от работа?

Висококачествената среща ви позволява да използвате ключовите механизми, които повишават производителността на труда, за които повече ...

Принципът на синергията.Синергичният ефект е отдавна известен на психолозите. Помня? - Ефективността на цялото е по-висока от общата ефективност на отделните му части. Или още по-просто: една глава е добра, но две са по-добри. И е вярно. Заедно можем да генерираме повече идеи, да намерим много решения на проблема и да изберем оптималното от това разнообразие. В режим на групова дискусия хората започват да работят като едно цяло, допълвайки се взаимно. Ефективността също се умножава - проверете. Ето защо, ако трябва да решите редица работни въпроси, тогава качествената дискусия, този огромен ресурс, не трябва да се пренебрегва.

Принципът на сплотеност.Екип, тоест хора, които имат една и съща визия за целта, вярват един на друг и знаят как да работят заедно, е по-ефективен от един човек. Съгласен ли си? Как вашите служители ще станат екип? Внезапно? От себе си? Може би веднага много ефективен? И с какви средства? Ключът към изграждането на екип е да се придвижите към целта заедно, активни и организирани. И при всички тези условия конферентният режим продължава. Срещите и планирането на срещи са мощен инструмент за сплотяване, изграждане на уважение към колегите и лидера и отличен образователен инструмент. Ето защо, ако за вас е важно служителите да работят хармонично, а не само да се появяват в един отдел или компания, провеждайте седмични срещи за планиране с високо качество.

Принципът на разбираемост.Много хора се страхуват от неизвестното. Нормален човек- воля или неволя, съзнателно или не - съпротивлява се на непонятното и непознатото и това е абсолютно естествено. И какво ще стане, ако целите на компанията, показателите за нейната ефективност, задачите за следващия месец и т.н. изведнъж попаднат в категорията неразбираеми? Какво чувства човек, когато бъде помолен да изкопае дупка, но не казва защо, каква дълбочина и къде? Разбира се съпротива и демотивация.

Срещите са платформа за обяснение на „партийния курс“, повишаване на неговата яснота, приемане от служителите и следователно инструмент за намаляване на съпротивата им към неизвестното. Ето защо, ако прилагате промени – прекарайте ги през поредица от планове и срещи.

Опитен лидер знае, че срещите създават организация. Те могат да се използват за поддържане на връзки в компанията и изпълнение на взетите решения, проверка как служителите виждат целите и разрушаване на бариерите между отделите. Ако не провеждате срещи, тогава във вашата организация се раждат слухове и спекулации. Това е проблем, който води до разединение и несигурност на служителите в бъдещето и тук не е далеч от загубата на управляемост.

Добре проведените срещи могат да направят чудеса. Ключовата дума тук е добро. Какво трябва да се има предвид при провеждането на срещи?

Принципи за ефективни срещи

Съответствие с целите

Има няколко формата за срещи: среща, мозъчна атака; Планиране на среща, пет минути. Всеки формат има индикация за употреба и методология. Когато решавате да съберете хора, преценете трезво целите и задачите си. Какво искате да получите от този формат? Трябва ли хората да намерят решение? Тогава това е мозъчна атака - всички сте на равни начала и вземете под внимание всякакви идеи. Искате ли да зададете задачи? Тогава това е среща за планиране с протокол и дневен ред... Форматът се определя от ключовите моменти: ролята на лидера на срещата, стила на общуване на срещата, резултата от срещата.

Примери за формати:

Среща. Целта е да излезете с идеи, да оцените вариантите, да намерите решения.Тоест екипът работи в творчески режим. Апотеозът на този формат е мозъчната атака. Предпоставка е способността за изразяване на идея / мнение, тоест култура на свободно общуване на среща. Хората трябва да се чувстват свободни да изразяват мислите си, това трябва да се насърчава. Следователно не трябва да има остра неконструктивна критика.

Планиране на среща. Целта е да се анализира текущото състояние на процеса и да се очертаят нови задачи.Този формат е по-близък до устното отчитане по дадените показатели, поради което наличието на самите тези индикатори е задължително за него. Плановата среща се провежда винаги по делото, съгласно предвидения дневен ред.

Пет минути. Целта е да се поставят приоритети, да се формира работна нагласа.Пет минути не се отделят за решаване на глобални проблеми и отговор на въпросите "Кой е виновен?" и "Какво да правя?" Това е формат за напомняне. Основните изисквания са положителни и краткосрочни. Не забравяйте, че сутрешните срещи са стимулант-активатор-мотиватор. Продължителността им е от 5 до 15 минути - не повече!

Конкретност

Идентифицирани ли са самите задачи? Преди срещата напишете ясно дневния ред и подгответе необходимите материали. Изпратете дневния ред на всички участници предварително (не по-късно от три часа преди началото и за предпочитане един ден преди), за да могат и те да се подготвят. Това ще позволи на всички ви да останете на път, да останете на път и да изпълните определеното време.

Кратка продължителност

Всяка среща трябва да се проведе във възможно най-кратък срок. Идеално - 30 минути, максимум - час. Много е лошо, ако трябва да пропуснете петата точка за няколко часа. Защо? Произволно вниманиечовек има тенденция да се разсейва с течение на времето, и по-точно - в рамките на 30-40 минути. При монотонен процес случващото се престава да се възприема след 20-30 минути. И с намаляване на вниманието паметта на човек работи много по-зле... Това ни казва: след 3 часа среща хората ще бъдат много неефективни.

Време

Предпоставка за ефективна среща е стриктното време или правила. Планирайте начален и краен час на срещата. Започнете в определеното време, независимо дали всички са спрели - това ще научи хората да не закъсняват. Задайте ЧЕСТЕН ​​краен срок във времето (например час и половина) и 10 минути преди крайния срок - завършете, независимо от резултата. Задайте петминутен таймер за всеки говорител, за да научите хората да говорят по същество. Спрете разговорите извън темата в среща, върнете хората към темата. Имайте ясен дневен ред за срещата. Трябва да е пред очите на всички.

Адекватност на участниците

На заседанието трябва да присъстват само онези членове на персонала, които са засегнати от дневния ред. НИКОГА не водете хора на среща с ремарке, просто седнете. Следвайте принципа на оптималност: трябва да има по-малко участници, но нивото на тяхното влияние върху въпроса е по-високо.

Правото да се говори

Запознати ли сте със срещи, на които служителите говорят само когато се свържат с тях и дават на мениджъра социално желаните отговори, като „да, разбира се, че ще го направим“? Защо се случва? Защото хората са свикнали да влизат "в главата" за изразеното мнение, особено за съмнения. Ако мениджърът поиска да прецени дали проблемът може да бъде решен, служителят изразява съмнение, а мениджърът си затваря устата в отговор - какво научават другите тогава? Мълчи и „не се ядосвай“. И какво ни трябва от тях? Интелигентност и анализ. Несъвместими неща, нали? Следователно, по време на среща, както никоя друга, служителите трябва да имат право да говорят, да изразяват мнение, идеи, съмнения, въпроси. Освен това е необходимо да се научите как да отговаряте на въпросите на служителите: накратко, по същество, като същевременно потискате ненужните и дълги стенания за тежкия офис живот.

Консолидиране на резултатите

Всяка среща, особено тази, на която поставяте задачи, трябва да има писмено резюме. Препоръчвам да водите електронен протокол от срещата. Например в тази форма:

След заседанието протоколът се изпраща на всички участници. Именно протоколът от срещата се превръща в инструмент за контрол, позволява ви да не пропуснете нищо, да не забравите нито една задача. А преводът на протокола в електронна система (например 1C или "Lotus") дава възможност да се интегрира в системата за поставяне на задачи. И най-важното: определено трябва да попитате за поставените задачи на последната среща. Това е режимът на цикличност на срещите „анализ → задачи → контрол → анализ“, който ви позволява да прехвърлите срещата от режима на празен разговор към формата на работа.

График на срещата

Всичко, което може да се прехвърли в планирания режим, трябва да бъде прехвърлено. Единственият начин да свикнете с процедурите за контрол е да поставите планиран курс за тях. В идеалния случай всички служители трябва да знаят кога ще бъдат помолени за конкретен случай, тоест кога да докладват – за да имат време да съберат данни и да изготвят смислен доклад. Непланираните срещи са подходящи само за спешни и важни въпроси и делът на такива внезапни срещи трябва да е малък. В противен случай служителят просто няма време да се подготви (което означава, че ще чуете „не знам“), понякога дори няма да може да присъства (вместо осем идват двама, останалите са „в нивите”), е разсеян от работата (а високата производителност изисква концентрация) и др. .d.

За да прецените ефективността на вашите срещи, направете теста:

Имате ли повече от 3 „да“? Да се ​​оптимизираме!

Стъпки за подготовка и провеждане на ефективна среща

Определете целите и задачите на срещата.Какви проблеми трябва да бъдат решени? Каква информация трябва да проследявате? Какви изводи да направя? Какъв е най-добрият начин за структуриране на задачите?

Определете формата на срещата въз основа на целите.Изберете присъстващите и часа за срещата. Срещата ТРЯБВА да има председател/модератор, който да спазва графика. Този човек трябва да бъде по-малко отговорен за решаването на проблема, за който се провежда срещата. Тогава той е по-малко фокусиран върху емоциите (от, например, инициаторът на срещата) и не лобира, доброволно или неволно, решения, които са от полза за последния. А правото да говорят честно се дава на всички присъстващи.

Определете структурата на срещата.Срещата трябва да има ясна структура и всеки път да се провежда в предвидения за нея ред.

Типична структура на срещата по планиране:

• Встъпителни бележки / подгряване.

  Цели. Регламенти. Форматиране.

  Общи въпроси.

  Общи резултати от работата. Изпълнение на поставените задачи.

  Частни резултати / отчети на участниците.

  Анализ на резултатите. Поставяне на цели. Обобщавайки.

Типична структура на срещата:

Идентификация на проблема, цел. Значение на темата. Планове.

Цели. Регламенти. Форматиране.

Дискусия. Анализ.

Анализ на резултатите. Поставяне на цели.

Обобщавайки.

Типична структура за мозъчна атака или дискусия:

Предговор / цели на срещата / срок.

Проблемът и защо е от значение.

Генериране на ВСИЧКИ опции за решение.

Обсъждане на плюсовете и минусите на всяка опция.

Избор на решение. Въз основа на него – поставяне на задачи на участниците.

Изготвяне на протокол от заседанието.

Определете графика.Когато разработвате регламент, не забравяйте, че той трябва да бъде удобен както за мениджъра, така и за участниците. Стандартно: 3-7 минути за презентация за поставяне на цели; 5-7 минути за дискусия. Полезно е да се осигуряват почивки в размер на 10-15 минути на всеки 45-60 минути активна работа. Като цяло срещите, по-дълги от един час, са изложени на риск да загубят вниманието на участниците. Такива срещи могат да бъдат неефективни.

Дайте приоритет на проблемите, които трябва да бъдат разгледани.Регулаторните въпроси се определят от онези ключови точки, от които зависи цялостният резултат и качество на работата на фирмата (например обратна връзка с клиентите, реакция на реклама, информация за нови продукти и др.).

Разделете всички въпроси на три групи.

1. Редовни въпроси - според наредбите. Справете се с повтарящите се въпроси възможно най-бързо. Отначало тяхната дискусия може да отнеме цялото време. След това към тях ще бъдат добавени текущи въпроси - хората сами ще бъдат активни. Но вашият приоритет, който определя скоростта на движение напред, са проблемите на развитието. Разпределете до 50% от времето си за срещи за тях.

   Текущи проблеми - според плана на срещата: възникнали идеи, проблеми, какво пречи на работата и как да я оптимизираме. Общо можете да анализирате не повече от 5 въпроса. Винаги започвайте с най-важните неща. По-добре е да завършите с един важен въпрос, отколкото да оставите дузина ненапълно решени.

   Въпроси за застрояване - по устройствен план.

приготви се Задължителни документии форми.За да се работи ефективно по въпросите, е наложително материалите за срещите да се подготвят правилно и да се изпращат на всички предварително. На самото заседание е необходимо да се води протокол от заседанието, където трябва да се записват всички решения.

Насрочете срещата.Ако служителите не се различават по дисциплина, те често закъсняват, препоръчвам да провеждате седмични срещи сутрин, точно в началото на работния ден - те ще дойдат на работа навреме. Най-злобните „закъснели“ ще бъдат превъзпитани до няколко дни. Винаги включвайте крайния час на срещата. Опитайте се да завършите малко по-рано – това се превръща в приятна изненада за участниците. Във всеки случай, след обсъждането на въпросите за планиране, все още трябва да остане известно време. Тогава служителите ще имат възможност, основание и стимул да задават своите въпроси – тоест да бъдат активни и да мислят. А какво по-добро за мениджър от активен и интелигентен служител!

Уверете се, че срещата е необходима.

Отговорете си на следните въпроси:

1. Въпросите подходящи ли са за срещата? За това ли трябва да говорите днес?

   Формата за представяне отговаря ли на целта, аудиторията, съдържанието?

   Какво трябва да се случи/да остане в съзнанието на служителите след срещата?

   Възможно ли е да не проведем среща и да постигнем същия резултат?

Ако сте отговорили с „Да“ на въпроси 1, 2 и „Не“ на въпрос 4 – не се колебайте да проведете срещата!

Часовете умствено изтощителни служебни срещи не са мит, не гротеска и не герои от анекдоти. Реалностите на днешния живот са такива, че до 50% от работното време се изразходва за празно бърборене, което не носи никакъв резултат. Ускоряващият се живот диктува нови правила на офис културата, провеждането на бързи и ефективни срещи е част от корпоративната етика.

Какво е служебна среща?

Възможно ли е петминутна среща, среща за планиране, среща към категорията служебни срещи? Какви са целите, преследвани от този формат на колегиална работа? Какво са общоприети техникии как да постигнем най-високи резултати след края на срещата?

Бизнес срещата е формат на работа в една компания, с цел редовно планиране и контрол върху изпълнението на планираните дела за всички служби на организацията. Това е ефективен инструмент за управление на персонала и получаване на бърза обратна връзка от служителите. Вярно е, че този инструмент работи успешно само в умелите ръце на компетентен лидер.

Преди пускането в експлоатация на подобна форма на комуникация със служителите обикновено се издава подходяща заповед, която всеки участник в събранието получава срещу подпис за преглед и изпълнение. В тялото на заповедта се посочват целите, задачите, времето и датите на служебните заседания, както и списъкът на участниците, правилникът и структурата на дневния ред.

Общата цел на провеждането на срещи в офиса е да се включат служители, служби и отдели, както мениджъри, така и прекия персонал, в процеса на управление и вземане на решения.

Срещите за обслужване включват срещи за планиране, оперативни срещи, петминутни срещи, на които се договаря векторът на развитие на компанията като цяло, разработват се тактиката и стратегията на предприятието и се поставят конкретни задачи. На срещите за планиране се решават текущи въпроси, един вид напомняне, съгласуване на общия ход. Бърза реакция – бърза среща за разрешаване на някои проблемни или конфликтна ситуацияв колектив. Основната цел на бизнес срещата е формулирането и решаването на нови проблеми.

Когато в една компания започне объркване относно тези концепции, рентабилността на работното време непрекъснато намалява.

Основните грешки при провеждане на бизнес срещи

Една неефективна среща издава незрялостта на мениджъра и/или организатора на този формат на комуникация на служителите. Във всеки бизнес се нуждаете от опит и умения, които могат да предадат общата линия на компанията на служителите, да извлечете максимума от тях.

Основният сигнал за неуспешна среща е взаимното недоволство от резултатите: лидерът очаква реципрочни действия от подчинените, които от своя страна искат да получат най-много изгодни условияза теб. В същото време обаче никой, с никого не се договаря за нищо на срещата.

В същото време се развива служебна болест - лицемерен образ на заинтересовано участие в бизнес срещи, които всъщност са празно бърборене, обсъждане на офис клюки. За наетите служители подобни събития имат забавен характер, има още една възможност да не работят, да не изпълняват ежедневни рутинни задължения.

Доста често след такъв регламентиран бърборене мениджърът започва да иска резултати от служителите, възниква конфликт на интереси, последван от уволнение на служители, понякога от цели отдели.

Един от най чести грешкипри провеждане на бизнес срещи - неструктурирано представяне на решението на мениджъра, когато вместо мозъчна атака топ мениджър поставя високи изисквания, а екип, който не е в състояние да ги изпълни, от своя страна излага причини, поради които предложението не може да бъде изпълнено.

Това се случва, защото често самият лидер не знае какво иска и не търси начини за постигане на желаните резултати.

Тайните на ефективните срещи

За да се проведе срещата с най-висока ефективности донесе значителни резултати, инициаторът на тази колегиална форма на работа трябва да знае някои тайни.

Определяне на целта на срещата. Всеки бизнес започва с правилното поставяне на цел. Преди да събере служители за бизнес среща, организаторът трябва да отговори на редица въпроси:

Възможност за провеждане на среща;

Правилни разпоредби и точна тема;

Маркери, по които ще може да се прецени ефективността на събитието.

Лидерът е стратег, който е в състояние да предостави ясна и конкретна задача... Подчинените са специалисти, които знаят какви инструменти трябва да се използват за изпълнение на възложените задачи.

Назначаване на отговорните за срещата. Всяка бизнес среща се провежда според стандартните закони на жанра - първо се извършва задълбочена подготовка, назначаване на лица, отговорни за каненето на служители, събиране на очаквания и предложения, водене на всяка точка от дневния ред, изпълнители и секретари, определяне на етапите на среща, попълване на протоколи и отчети.

Оптимален подбор на участниците. Успехът на срещата до голяма степен зависи от тези, които ще участват в служебното събрание. Недопустимо е да се включват в подобни събития некомпетентни служители, които могат да насочат събитието в друга посока. Изборът на специалисти, които са готови да обсъдят въпросите, повдигнати на обслужващата среща, трябва да бъде поверен на компетентен организатор-стратег.

Създаване на регламенти. Една бизнес среща, в зависимост от проблемите, които трябва да бъдат решени и размера на компанията, обикновено се вписва в стандартната продължителност - от тридесет минути до два часа. Срещата по планиране трябва да приключи след пет до десет минути, а оперативната в рамките на четиридесет минути - един час.

Изготвяне на план за среща. Преди откриването на деловата среща всеки участник получава подробен пландневни редове, отчетни материали, по които може да изготвя своите въпроси и/или доклади.

Приблизителна структура на дневния ред. Този документ може да включва основните точки, свързани с оперативното, тактическото и/или стратегическото управление в компанията. Структурата на дневния ред обикновено включва конкретен списък от задачи, продиктувани от плановете на предприятието, и начини за решаването им. Освен това дневният ред може да включва Допълнителни задачи, което е желателно да бъде завършено в близко бъдеще.

Провеждане на среща. За да може една бизнес среща да се проведе възможно най-ефективно и да не се превърне в продължителен хаос, трябва да я започнете навреме, да преминавате от въпрос на въпрос бързо, без да се люлеете. След всеки обсъждан въпрос е необходимо да се обобщи междинната сума, като се посочи точно времеи датата на отговорните служители за изпълнението. В същото време е необходимо дискусиите да се сведат до минимум, като се допускат само уточнения при разработването на решения.

Измервания на ефективност. Всяка проведена среща трябва да бъде анализирана за съответствие с поставените цели и задачи. Ефективността на срещата се измерва чрез пропорционалността на желания резултат спрямо разходите, необходими за провеждането му.

Контрол и анализ. След постигане на ефективността на бизнес срещата е необходимо да се контролира резултатът и да се извърши задълбочен анализ. Способността да се измерват, анализират и контролират всички данни е качеството на мъдър лидер, който може да доведе една компания до лидер на пазара.

Бележки за интелигентен лидер

Бизнес среща е най-добре да се проведе в началото на деня, когато служителите са в състояние да генерират интелигентни решения.

Кодексът на корпоративната етика трябва да уточнява алгоритъма, графика на срещите и тяхната честота, правила, цели и задачи. Най-добре е да провеждате такава среща в понеделник, когато трябва да зададете мини-задачи за седмицата и да направите равносметка на изминалия отчетен период.

Всеки служител трябва да знае и да е подготвен за времето, мястото и датата на редовните бизнес срещи. Тази точка е най-добре отразена в служебни задължениявсеки служител, като се посочи степента на неговата отговорност и участие. Това е етиката на служебните отношения, чието нарушаване води до сериозно заболяване на екипа.

В рамките на срещите доста често възниква съпротива от страна на служителите, която трябва да бъде диагностицирана навреме и умело отстранена, без да се стига до саботаж и вътрешни конфликти на интереси. Ако в компании с авторитарен стил на управление такава съпротива на срещи не се среща поради страх или несигурност, тя трябва да бъде изкуствено провокирана. В противен случай в процеса на изпълнение и решаване на възложените задачи могат да възникнат сериозни проблеми, причинени от нелоялност на служителите към компанията.

За да се предотврати тази практика, е необходимо да се сведат до минимум проблемите на етапа на избор на цел и поставяне на задача за подчинените. За да направите това, е необходимо да раздадете „обеци на всички сестри“, тоест да заемете персонала с важни въпроси: да поверите трудните етапи на разработване и изпълнение на проекта на някого, да делегирате контрол върху изпълнението, на мотивирайте другите за "подвизи", като повишавате авторитета в екипа, временно назначавате изпълняващи длъжността прекиен мениджър или демотивирате особено ревностните служители.

Отговорността на служителите за изпълнение на възложените задачи трябва да бъде разпределена така, че да могат да бъдат удобно контролирани. На всяка среща е необходимо да се обобщават и отбелязват особено отличените служители и да се наказват виновните и саботиращи работата с целия екип. Не трябва да се допускат дискусии и решения зад гърба на работниците, тъй като веднага се появява опасността от избухване на вътрешнофирмени конфликти.

Полезно е всеки лидер да знае разликите между служебните срещи, срещите за планиране и оперативните задачи от мозъчна атака, обмен на мнения и дискусии. И единият, и другият формат на управление включва получаване на обратна връзка, но по различни начини. Бизнес срещите са технология за управление на хора и поставяне на тактически и стратегически задачи, а форматът на дискусията е неформална комуникация, маркер за факта, че лидерът е неопитен и не знае как да управлява хода на срещата, да я насочва в правилната посока.

Освен това бизнес срещата е разделена на:

Поучителен, когато лидерът дава точни инструкции и получава обратна връзка от подчинените;

Оперативен, в рамките на който се решават текущи задачи;

Проблемно, когато се решава някакъв проблем на екипа и се разработва стъпка по стъпка план за излизане от настоящата кризисна ситуация.

Много съвременни компании грешат с объркване на бизнес формати, увличайки екипа в бездна на объркване, конфликти и дискусии на напълно неработещи въпроси. Структурирането на формата е част от култура, която се подчинява на строги корпоративни стандарти.

Оценяване на ефективността на бизнес срещите

Как да разберем, че една бизнес среща е проведена компетентно и изключително ефективно? Трябва да отговорите на следните въпроси:

Постигнахте ли поставените цели за събитието?

Разгледан ли е целият дневен ред? Обсъдени ли са всички въпроси?

Изпълнихте ли определеното време?

Всички решения съобщени ли са на изпълнителите?

Правилно ли са разбрали своите задачи и срокове изпълнителите?

При отговора на тези въпроси ще възникне количествен компонент - колко хора участват в решаването на проблема, колко работни часове са им необходими за изпълнение на задачите, колко пари са необходими за това и т.н. Количественият маркер е добър инструмент за анализиране на ефективността във времето и сравняване с минали периоди.

Като правило, ефективно провеждани срещи, когато всички цели са постигнати в правилното време, донесе осезаеми резултати.

Провеждането на високоефективна среща е истинско изкуство, където ръководителят влиза като диригент, секретарят като първа цигулка и целият екип като целия оркестър. Каква партитура ще изпълни този жив организъм зависи от внимателната подготовка и компетентното провеждане на бизнес среща - класическа музика, която може да предизвика ентусиазирани емоции и вдъхновява бъдещи победи, или какофония от звуци, която убива всичко наоколо.

Умни мениджърски ходове към вас, господа!

Жана Пятирикова специално за бизнес портала BZZN.ru

2016 г. е време на тестване на компаниите за сила и в това отношение сега, повече от всякога, трябва всеки ден да държите пръста си върху пулса на вашия търговски отдел. Ето няколко основни положения, които ще помогнат на вашия екип по продажбите да стане по-фокусиран и ефективен.

По приятелски начин компанията трябва да има 2 срещи между ръководителя и мениджърите: първата е обща, на сутрешната среща за планиране, втората е индивидуална, вечерна среща, по време на която ръководителят внимателно се задълбочава в резултата от дейностите на своя народ, изследва трудни ситуации, провежда индивидуална мотивация. Но днес ще се съсредоточим върху общата сутрешна среща за планиране, която е незаменим инструмент за управление на търговския отдел и поддържане на вашите служители в добра форма.

Цели на сутрешната среща за планиране:

1. Обобщаване на резултатите от вчера

2. Планиране на работен ден

3. Мониторинг на реалността на достигане на плановете за месеца и разработване на план "Б"

4. Обучение на мениджъри на конкретни примери с помощта на бизнес игра

5. Проверка на енергийното ниво на мениджърите и тяхната допълнителна такса, мотивация

Тоест за ръководителя на отдел продажби плановата среща е онзи лакмус за качеството на работата му, който ще му помогне да реагира навреме в ситуации, които обикновено водят до неизпълнение на плановете, грешки в общуването с клиенти или уволнение на мениджъри.

И така, 10 правила за ефективна сутрешна среща за планиране на ROP:

1. Периодичност.

Сутрешното планиране не трябва да се провежда от време на време, не когато сте в добро или лошо настроение, а всеки ден, по едно и също време. Една добра среща за планиране ще бъде ритуал за започване, начало на дейността на мениджърите. В моята практика много пъти съм се сблъсквал с примери, когато лошо проведена или изобщо неизвършена среща по планиране разваляше цялото ежедневие на мениджърите, разваляше настроението и убиваше желанието за работа.

По време на сутрешната среща за планиране мениджърите най-накрая трябва да се събудят и да уловят основната мисъл: Да започнем!

2. Дисциплина

Една ефективна среща за планиране има ясна структура, цели и времеви интервал (тоест времето, определено за срещата по планиране). Всяко отклонение от структурата демотивира мениджърите, докато спазването на общите правила дисциплинира и структурира мислите.

Срещата за планиране трябва винаги да започва и приключва навреме. Всички трябва да присъстват в офиса 15 минути преди срещата. Всички пиене на чай - преди срещата за планиране. След - само работа.

Мениджърите трябва да са готови за среща по планиране, да знаят всичките си текущи показатели и плановете си за деня и да не броят числа на калкулатор, да отнемат време от целия екип или да се разсейват от изчисления, вместо да слушат информацията, която ROP иска да предаде на всички.

За висококачествена среща по планиране с бизнес игра обикновено са достатъчни 45 минути. Но, повярвайте ми, тези 45 минути могат да спестят много време в бъдеще и да донесат много по-големи финансови резултати.

3. Енергия

Сутрешната среща е запалка за очите на служителите.

Ако срещата за планиране е скучна, мениджърите ще заспят още повече и вие няма да получите желания ефект. Не размазвайте информация, имайте предвид целта и структурата, не позволявайте на служителите да се отклоняват от тема след тема или да задавате въпроси, които засягат само едно нещо.

Важно е да запомните, че срещата за планиране е работа в екип, а не сутрешно събиране. Дръжте вниманието на всички. Кажете само това, което засяга всички.

4. Обучавайте своите мениджъри постоянно!

Всеки ден на вечерни срещи питате мениджърите как е минал денят им, какви успехи са имали, какви трудности са се сблъсквали, с какви възражения на клиентите не са могли да се справят. Сутрешната среща ви позволява да изнесете най-належащите въпроси за общо обсъждане.

За да направите това, трябва мениджърът да каже накратко проблема, с който не може да се справи вчера, след което бързо повторите теоретичната част (например блока „аргументация по метод на изчисление) и след това организирате бизнес игра, в която ролята на клиента се играе от мениджъра, който не се справя със ситуацията. След това, с помощта на кратка мозъчна атака, целият екип предлага варианти за разрешаване на ситуацията.

Особено важно е всички в екипа да вземат активно участие в намирането на решения. Не давайте готови отговори, най-ефективното обучение не е теория от лидер, а намиране на идеи чрез взаимодействия.

Ежедневното обучение, допълнително обучение и подкрепа за уменията на мениджърите ще позволят на вашите мениджъри непрекъснато да се развиват, да подобряват своите търговски умения и да не се страхуват от трудности в областта.

5. Постоянно следете планираното

Планирането без контрол е загуба на пари (в) древна китайска мъдрост

Мисля, че тук няма нужда от отделно обяснение. Ако не го контролирате веднъж, след това два пъти - на третия мениджърите или ще спрат да правят нещо, или ще започнат да лъжат.

6. Екипна мотивация

Важно е не само да посочите резултатите от вчера за целия екип като цяло и за всеки поотделно, но и да определите най-добрите и най-лошите за предишния ден и не се страхувайте да демотивирате никого с това - твърде малко време се използват интервали и мениджърите имат шанс да се подобряват всеки ден.

Използвайте като индикатори не само финансови показатели (колко продажби сте направили, колко пари сте внесли) или индикатори за активност (брой разговори, срещи и проведени срещи), но и качествени показатели (качеството на комуникацията между мениджъра и клиенти). Можете както самостоятелно да слушате обажданията на мениджърите, така и да използвате отчетите на отдела за контрол на качеството.

7. Конкретност в плановете

Мениджърът не трябва просто да говори за това колко продажби ще приключи днес, колко плащания ще събере и колко срещи ще направи. Той определено трябва да подкрепи плановете си с конкретни имена на компании. Дори и днес да няма планирани отговори от клиенти, мениджърът трябва да каже откъде ще получи днешния план, на кого ще се обади, при кого ще отиде, но компаниите трябва да бъдат посочени, с ясни цифри в пари и количество .

Също така е много важно да запомните, че дневният план на мениджъра трябва да отговаря на целите на месеца. Ако вашият мениджър има план за един месец - 1 000 000 рубли плащания, тогава той не може да планира да събира 20 000 рубли всеки ден, тъй като просто няма да завърши плана с такава скорост.

Поставете амбициозни планове за вашите мениджъри. Ако мениджърът се смущава да изрази амбициозен план или се позовава на суеверието си („Няма да кажа, за да не го дразня“, „Сега ще кажа повече и вечерта ще ми изядете мозъка“ ), това трябва да се лекува и колкото по-рано, толкова по-добре. Обучете мениджърите да високи планове, подхранват своите вътрешни „предели“.

Също така, мениджърът трябва да вярва в собствените си фигури, да не говори „изненадващо“, защото е необходимо, а ясно да разбира, че казаното от него е наистина осъществимо и той знае как да повлияе.

8. Проверете готовността на целия екип

Преди да освободите продавачите си в нов ден, проверете дали разполагат с всички ресурси - както външни (наличие на презентационни материали, визитни картички, бази за обаждания и т.н.), така и вътрешни - дали очите на всички са запалени, или е необходимо с някого след това останете и допълнително обсъдете някои трудности, дайте допълнителна индивидуална мотивация.

9. МощенCTA в края на срещата за планиране

Измислете мотивираща фраза, която ще ви закотви, за да започнете и ще даде на вашите мениджъри допълнителен тласък на енергия. Фразата може да бъде всяка: "Екип, напред!", или "Нека го направим!", или "Това е, да вървим!"

Това е така наречената котва, която дава сигнал, че всичко е свършило, сутринта свърши, време е да бягате и да спечелите!

10. Визуализация

Не забравяйте да въведете резултатите от срещата за планиране в таблото, така че мениджърите да могат постоянно да виждат както своите резултати, така и цялостния резултат на екипа, както и процента на изпълнение на плана. Такава дъска може да изглежда така:

И като бонус, контролен списък за оценка на качеството на сутрешната среща за планиране, например:

Постигайте добре координирани, бързи и ефективна работаекипът не е лесна задача за всеки лидер. Задачата на началника е да разработи единна стратегия за действие за всеки подчинен, да наблюдава работата им и да я коригира. За да постигнете ползотворна работа, трябва да разберете как да провеждате срещи, как правилно да настроите подчинените за определен период.

Среща за планиране – обсъждане и разпределение на работните задачи, насрочени за определено време. Такива срещи могат да се разделят грубо на няколко вида в зависимост от техния вид, време и брой.

Първият тип включва срещи за планиране на отчетите (те са необходими, за да може ръководството да докладва как се изпълняват работните задачи в момента), дискусионни срещи (когато се разглеждат предложенията и се обсъждат промените в плана за действие) и мотивационни срещи (където всеки получава своята задача в процеса на решаване на основния проблем).

Въз основа на времето можете да провеждате ежедневни, седмични или месечни срещи.

Ако вземем за основа количествения фактор, срещите за планиране могат да бъдат разделени на общи или масови (на които присъстват всички служители) и закрити (когато се съвещават отделна група или отдел).

Планирането на срещи има някои предимства:

• Поддържа дисциплината, намалява закъсненията.
• Помага за ясно и разбираемо поставяне на задачи пред екипа. Краткосрочният план за деня е много по-полезен и продуктивен от шестмесечния план.
• Показва действителната производителност. Това качество се разширява, ако на срещата за планиране служителите представят доклади на своите началници за това, което са направили.

Не забравяйте за силно мотивиращата роля на срещите. Компетентното провеждане на среща означава положително влияние върху настроението на служителите, зареждане с енергия за ползотворна работа и стимулиране да подобрят представянето. Освен това този имот допринася за установяването на положителни отношения между екипа и шефа.

От друга страна, провеждането на срещи за планиране има и отрицателни страни:

• Продължителните срещи отнемат енергия и енергия от работниците.
• Внезапните, непланирани срещи обикновено са неефективни.

За да избегнете тези негативни фактори, трябва да провеждате срещите си обмислено.

Експертно мнение

На срещата по планиране служителите предлагат нови идеи за развитие на бизнеса и продажби

Асмик Геворгян,

Главен изпълнителен директор и един от собствениците на веригата магазини Provokatsiya в Москва

Ние възнаграждаваме и подкрепяме по всякакъв възможен начин нашите служители, които се интересуват от повишаване на информираността за марката. Нашите франчайзополучатели решиха да провеждат специални срещи 2 пъти месечно, на които служителите изразяват своите мисли и предложения за развитие на компанията и увеличаване на продажбите. Авторите на най-интересните проекти и идеи получават бонус до 15% от заплатата си.

Някои от най-добрите ни щампи на тениски са първоначално проектирани и предложени от нашите служители. Благодарение на нашите служители повишаваме осведомеността на компанията, като спонсорираме културни младежки събития.

Ярък пример: един от нашите служители в Тула предложи да участва в общински спортни състезания и вечери в клубове. Креативността и отдадеността на този служител гарантираха, че нашите реклами се появяват в популярните градски кафенета. В крайна сметка продажбите в град Тула се удвоиха. По подобен начин се увеличават и доходите на служителя – след няколко месеца той става директор на магазин.

3 съставки за успешна среща за планиране

1. Информационен компонент.Направете материала интересен и полезен за слушателите. Ако скучната информация не може да бъде избегната, опитайте се да я представите по необичаен начин... Информацията, представена на срещата по планиране, трябва да бъде полезна и вълнуваща. Ако възнамерявате да проведете успешна среща, най-добре е да не споделяте скучна и скучна информация.
2. Емоционален компонент.Увлекателният материал с лошо представяне е лош материал. Спомнете си университета - прекарването на време в някои двойки беше скучно, студентите буквално спяха в клас, докато в други всички искаха да разберат същността и да обсъдят.
3. Лидерът, който провежда срещата.Авторитетът на говорещия пряко влияе върху усвояването на информацията. Ако все още не сте достигнали високи реторични умения, изучете първата и втората точка по-добре, преди да проведете срещата.

Как да провеждате срещи за планиране, като избягвате съпротивата на служителите

Не е тайна, че често служителите имат негативно отношение към планирането на срещи. Струва си да разберем причините за това възприятие.

Първо, първоначалният произход на подобни срещи за планиране се свързва с времето, когато средствата за комуникация не позволяваха координиране на работата на хората и беше необходимо да се събират лично от целия екип и да прекарват часове в обсъждане на важни работни въпроси. Защото други начини да разберете или обсъдите важни точкипросто нямаше, много въпроси, коментари и предложения за работа, натрупани от срещата. Затова срещата трябваше да продължи няколко часа.

Второ, много офис служители се дразнят от факта, че срещата за планиране отнема 1/5 от цялото работно време. В същото време не е толкова много за дискусията - речта на шефа обикновено заема половината от цялата среща.

ТретоАко среща се провежда всеки ден, тогава служителите скоро ще я третират като събитие „за шоу“. Служителите няма да докладват подробно и се интересуват от напредъка на работата или каквито и да било промени, защото те просто може да не се случат за толкова кратко време. Основните цели на всяка компания са дългосрочните планове, така че не си струва да отделяте ценно време от служителите, за да слушате „нещата са наред, ние работим“. Само в критични случаи, извънредни ситуации и неотложни задачи се налага провеждането на ежедневни срещи.

Как правилно да проведете среща за планиране, като изберете подходящия формат

1. Информационна среща

Можете да провеждате такава среща за планиране в понеделник, да я направите седмично събитие за всеки отдел на вашата компания, за всеки ръководител на отдел. Целта на тази среща е да разберем какво е постигнато през изминалата седмица, какво е постигнато и какво се планира за тази седмица. Лидерите могат да съобщават важна информация на подчинените и да ги мотивират да работят продуктивно. Не отлагайте времето – най-добре е срещата да се проведе в рамките на 30 минути.

2. Разпределение на задачите

Тази кратка среща е най-добре да се направи рано през деня. Мениджърите раздават задачи за деня и ги обясняват на служителите. Ако въпроси или важна информацияне, такава среща за планиране няма да отнеме много време на работниците.

3. Планиране на среща

Необходимо е да се проведе такова планиране, след като всички служители са предварително уведомени писмено или по електронен път. Нека се подготвят по темата, насрочват среща и секретар на срещата. Изпратете също заключенията и заключенията от срещата на всички, които присъстваха или трябва да присъстват на срещата по планиране. Важно е да се отбележи, че такава среща за планиране не може да се провежда твърде дълго. Ако това все още не може да бъде избегнато, не забравяйте да си вземете тайм-аути за почивка или лека закуска.

4. Творческа среща

Ако този път нямате какво да предложите на екипа, добър вариантще проведе планова среща в нестандартен формат. Може да е състезание за най-добрата идеяили мозъчна атака.

5. Планиране на среща за разрешаване на конфликти

Не забравяйте за човешкия фактор и възможните недоразумения в екипа.

Правилната позиция на шефа е да идентифицира и реши подобен проблем. Ще бъде по-удобно да се проведе среща за тази цел повече от всякога. Трябва да дадете възможност на всеки човек да обясни позицията си и да каже какво точно не му подхожда. Форматът на такава среща не трябва да бъде строг, нека хората да говорят или да спорят, аргументирайки мнението си. След като заедно идентифицирате трудностите, трябва да ги преодолеете. Не е необходимо да го поемате само върху себе си, специалисти по човешки ресурси и висши мениджъри ще ви помогнат.

Трябва да проведете среща, като изберете интересна тема за всички - така че всеки да иска да говори и да имате възможност да регулирате разговора и да коригирате посоката му.

Обобщете срещата, съберете казаното от участниците и споделете резултатите с тях.

Няма нужда от самото начало да предупреждаваме колегите, че срещата по планиране се провежда заради възникнал конфликт. Изключение правят специалните срещи, организирани единствено за справяне с подобни ситуации.

Как да увеличите максимално ползите от срещата за планиране

Лошо организираните срещи за планиране, срещи и срещи са напълно безполезни и дори вредни. Защото сами по себе си те не създават добавена стойност, но за тях може да се отдели огромно количество време.

Научете правилата за организиране на ефективни срещи за планиране от списание Commercial Director, което ще премести работния процес с минимум прекарано време.

Как да провеждате срещи ежедневно: алгоритъм стъпка по стъпка

Стъпка 1. Определете целите на сутрешната среща за планиране

Всяка организация трябва да представя и планира резултатите от своята работа. Въз основа на планираните цели трябва да изготвите поетапен план за тяхното изпълнение.

Изберете цели от списъка, които са подходящи за вашия бизнес:

• Поставяне на цели

Основната причина за провеждане на колективни срещи е планирането на задачите. Дневният план на служителя не трябва да включва повече от 3 задачи и 1 фокус. В идеалния случай всеки служител сам очертава задачите и фокуса за деня и информира мениджъра за това.

За да поставите реалистични и постижими цели, използвайте. Най-добре е да планирате работата с конкретни числа. Визуализирайте информацията: по-добре е да проведете събитието в стая с проектор или черна дъска, на която ще запишете основните задачи. Маркирайте фокуса за деня с маркер и подчертайте това по време на разговора.

Най-добре е всеки служител да запише своя план.

• Обратна връзка от служителите

Много често, когато се сблъскат с проблем или неразбираема ситуация, служителите не информират шефа си за това. По правило това се обсъжда сред колегите и не се счита за достойно за докладване на ръководството. Необходимо е да се установи постоянен контакт с подчинените. Служителите трябва да придобият навика да казват на своя мениджър за своите притеснения и притеснения в процеса на изпълнение на задълженията си.

В този случай лидерът трябва да проведе отделни срещи, за да изслуша всеки проблем и да реагира правилно, дори ако смята, че ситуацията не си струва. специално внимание... Освен това потърсете корена на проблема, а не виновника. Назначете конкретно лице, отговорно за отстраняването на проблема, и заделете ясна времева рамка за това.

• Прехвърляне на опит и обучение

Бъдете първият, който ще говори – кажете на колегите си как бихте изпълнили поставената задача сами. Започнете дискусия, попитайте служителите как да вършат тази или онази работа по-добре и по-ползотворно. Можете да проведете среща за планиране в игров формат или да вземете бизнес казус, така че всеки да може да участва в дискусията.

Можете да провеждате обучение: разказвайте или повтаряйте скриптове с колеги, типични отговори, предимства на продуктите, промоции на компанията и други подобни. Включете целия екип в този процес.

Не се повтаряйте, учете служителите си на нови неща всеки ден, развивайте ги!

• Подобряване на екипния дух

Говорете за компанията като сплотен екип - в речта си използвайте думите "ние", "нашият екип".

Комуникирайте нещо ново и интересно за последния ден: случилото се вчера, новини за компанията, нейните успехи (дори и малки). Само защото имате вътрешен пощенски списък, не означава, че всички го четат. Следователно най-интересното и важното може да се каже отново на срещата по планиране. Ако информацията не е изцяло положителна, служителите ще имат възможност да обсъдят план за действие.

Запомнете важни дати за служителите, говорете за тях (рождени дни на самите служители, членове на техните семейства, деца, важно събитие за компанията и т.н.).

• Екипна мотивация

Можете да проведете среща, за да заредите екипа с положителни неща за предстоящия ден. За това ви трябва:

• Похвалете някого от персонала (най-добър в продажбите, добро качество, благодарност от клиента, решение трудна ситуацияи др.).
• Когато възлагате задачи, обяснете как работата ще повлияе положително на общите цели на фирмата. Дайте да се разбере на всеки служител, че те са важни.
• Използвайте мотивационни думи и фрази: „Хайде да го направим!”, „Покажи на какво си способен!” и т.н.
• Покажете, че вярвате във всеки служител, често казвайте фрази като „Ние можем“, „Ще успеем“, „Сигурен съм“ и т.н.

Важно правило, за да има ефективни срещи е да се говори само за положителни неща, да не се кара никого на срещата за планиране, да не се кара екипа. Сутрин си струва да говорим само за положителното!

Не забравяйте да използвате всички цели, споменати по-горе, но не всички от тях трябва да имат срещи наведнъж.

Стъпка 2. Изготвяме правилника

След като сте избрали целите си за сутрешните си срещи, трябва да решите как да ги провеждате. Графикът може да бъде разпечатан и публикуван в офиса, където се провежда срещата.

Решете колко дълго възнамерявате да проведете срещата и го запишете в правилата. Петнадесет минути са достатъчни за ефективна среща. Освен това направете конкретен план: за какво ще говорите на срещата. Това изисква:

Срещата за планиране трябва да се проведе на положителна нотка. Поздравете екипа, маркирайте някой от персонала за свършената работа и успехите през изминалия ден. В края на срещата можете да поздравите екипа, да им пожелаете приятен ден или да ги мотивирате за продуктивна работа.

В началото на срещата за планиране ни уведомете какво е направено през последния ден. Задайте нови задачи, като вземете предвид свършеното. След това можете да проведете обучение или да започнете повторение.

Получете реакция от екипа, говорете с тях в края на срещата, за да не проточите събитието. Ако темата за обсъждане е твърде трудна и отнема повече от две минути, занесете я на отделна среща или я поверете на конкретен служител.

Стъпка 3. Подготовка за срещата по планиране

За да проведете правилно и компетентно среща за планиране, трябва да се подготвите за нея предварително. Най-добре е да започнете да се подготвяте за сутрешната си среща от вечерта и не забравяйте да запишете всичко.

Задачите за деня трябва да са съобразени с дългосрочните цели и да отговарят на проблемите, възникнали от предишния ден. За всеки елемент поотделно запишете за какво ще говорите: положителни новини, проблеми, скорошни събития, обучение.

Стъпка 4. Проведете среща за планиране

Започнете срещата си, като използвате контура си. Поздравете екипа. Следете времето, за да не се проточи срещата повече от 15 минути.

По време на срещата наблюдавайте реакцията на служителите на всеки етап от сесията за планиране. Така можете да определите кое е било интересно за екипа и кое не. Ако дадена информация не е интересна за служителите, помислете дали можете да я премахнете от плана или да промените начина, по който е представена.

Можете да разберете колко ефективно сте провели срещата по планиране по индикатора за качеството на работата на служителите, нивото на продажбите. Ако производителността се е подобрила, значи срещата е организирана правилно.

Експертно мнение

Как да проведем персонализирана сутрешна среща

Дмитрий Гришин,

председател на борда на директорите и един от основателите на Mail.Ru Group в Москва

За нас е обичайно да провеждаме срещи в необичаен формат. Всеки от тях отнема по-малко от половин час. Срещите за планиране са отворени за всички желаещи, всички служители могат да участват, а не само тези, които са пряко свързани с темата на срещата за планиране. Говорим в изправено положение, за да се отдалечим донякъде от обичайния формат на работа на работното място.

Намирането на възможно най-много креативни идеи за решаване на възникналите проблеми, дори тези, които изглеждат напълно нереалистични, е основната цел, с която започнахме да провеждаме подобни срещи за планиране. Предложенията се критикуват стриктно, без емоции, като се говори само за техническата страна на въпроса.

Всичко предложено от екипа се въвежда в специална база данни. Провеждането на събития от този формат означава да се даде възможност на служителите да се чуят и да не се зациклят по незначителен проблем. Всеки се чувства съпричастен към обща кауза, важна за компанията и това, като нищо друго, дава стимул за работа.

Как правилно да проведем среща за планиране в отдела

Всеки от нас разбира колко много трябва да направят ръководителите на отдели. В допълнение към обичайната работа, те поемат решаването на проблеми и общата организация на целия отдел. Ефективността на работата на шефа зависи от това какви методи и инструменти за управление използва. Струва ли си да губите време и да провеждате срещи в този случай?

Всичко зависи от подхода на мениджъра към въпроса за планирането на срещите. В един случай шефовете подхождат към срещите за планиране много официално, дори ако правилата на компанията предвиждат, че такива срещи трябва да се провеждат. Такъв лидер вярва, че основното е повече усилия, по-малко срещи. Други ръководители на отдели решават да провеждат срещи по своя инициатива, защото знаят колко е ефективен подобен инструмент за подобряване на качеството на работата на екипа.

Ако менторът на цял отдел смята, че срещите трябва да се провеждат просто защото „това е необходимо“, тогава той не трябва да губи време да провежда срещи за планиране. Всякакви дейности, организирани заради външния вид, имат само отрицателно въздействие върху работата. Както подсказва името, срещата по планиране е компетентно планиране на действия за постигане на големите цели на една компания.

Въз основа на цикъла на Деминг, срещата за планиране е периодична проверка(Проверете) работата на екипа, за да промените или пренасочите трафика (Akt), ако е необходимо.

Колко често да се провеждат срещи за планиране в отдела? Ежедневните срещи в отдела са необходими само за нови или неопитни служители, които не могат да се справят без постоянен надзор и съвети от началниците си. За по-сплотен и опитен екип срещите трябва да се провеждат веднъж седмично, в един и същи ден, приблизително еднакви по време и структура на срещата за планиране. Това е необходимо за целите на дисциплината.

Най-често лидерът отказва да проведе среща за планиране, защото смята, че това е загуба на време. Взаимодействието с екипа се превръща в кратък монолог без обратна връзка от служителите. С този подход повечето от функциите се губят, освен може би информационните и отчасти дисциплиниращите.

Много по-трудно е за всеки лидер да взаимодейства с групата, отколкото с всеки служител поотделно. Управлението на цял екип наведнъж е умение на опитен и добър шеф. Такъв лидер знае как правилно да проведе среща за планиране: бързо и по същество, като същевременно получава "връщане" от групата, обсъжда някакъв въпрос с тях и въз основа на това регулира работата на отдела. Най-добре е да запазите среща от половин час (+ - 15 минути). В човек, физиологически, е точно такова време за най-голяма концентрация на вниманието, което се полага.

Въвеждането на ново събитие – планиране на срещи – ще отнеме известно време. Често ще са необходими няколко срещи, за да заработи инструментът. Ако началникът на отдела започне да слуша обратната връзка от екипа, той ще получи много нова информациякоето никой не беше изразил преди. Но сега се появи възможност - попита самият лидер! Ще е необходимо да се определят отделни роли на служителите и тяхното предназначение в работата на цялата група, да се преодолеят възраженията и да се аргументира позицията им по най-добрия начин. Често мениджърите не завършват внедряването на нов инструмент и, като са на няколко стъпки от идеалния резултат, се връщат към по-малко добро управление, тоест да провежда интервюта поотделно с всеки служител.

10 правила за сутрешна търговска среща

Често мениджърите по продажбите вършат добра работа с основната отговорност да говорят с хората и да продават стоки, но в същото време не знаят как да действат според плана, да анализират извършената работа и да работят последователно. Ако мениджърът вече е получил много поръчки за този месец, той спира да работи толкова активно, прави по-малко студени обаждания, не се занимава с пасивни клиенти.

Забелязвайки такава тенденция, мениджърът може да информира мениджъра за това на срещата по планиране, да каже, че неговото избягване от работа е забелязано и контролирано. Разбира се, мениджърите ще търсят извинение да не участват в срещата с аргумента, че са заети. Можете да проведете среща с цел административно управление, когато мениджърът може да повлияе на работата и да я подобри, ако забележи рецесия или бързане.

За да проведете среща за планиране възможно най-ефективно, трябва да се придържате към тях правила:

Правило 1. Честота

Трябва да имате сутрешните си срещи по едно и също време всеки ден, независимо от настроението ви. С течение на времето срещата за планиране ще стане навик и ще служи като сигнал за мениджърите да започнат работа. Имаше случаи, когато липсата на среща или лошата й организация нарушаваха обичайния начин на деня на мениджърите, отнемаха добро настроениеи желанието за работа.

На сутрешната среща мениджърите трябва да дойдат на себе си до края, да се събудят и да разберат - време е да започнете работа!

Правило 2. Дисциплина

3 ключови обещания за ефективна среща за планиране - провеждане на срещи с точна структура, определени цели и в същото време. Ако се спазват правилата, срещата за планиране има положителен ефект върху работата на мениджърите, отклонението от тях, напротив, вреди на труда.

Срещата трябва да се проведе по едно и също време. Служителите трябва да пристигат в офиса рано и да не закъсняват. Трябва да се настроите на работа преди и по време на срещата, за да можете да започнете работа веднага след края на срещата. Всеки мениджър трябва да се подготви предварително за срещата по планиране, да си постави цели за деня и да изчисли всички показатели, за да не губи време от целия екип по време на срещата и да не се разсейва сам.

Ако решите да проведете среща, базирана на игри, отделете около 45 минути за това. Това е повече от обикновена среща за планиране, но е много ефективно за работата на екипа и финансовото представяне на компанията.

Правило 3. Сила

Сутрешната среща създава настроение за целия ден.

Ако проведете скучна и безинтересна среща, тогава няма да има положителен ефект от работата в този ден. Предоставяйте информация ясно и интересно, не оставяйте екипа да се отдалечава от темата или питайте за неща, които не са от значение обща работаекипи.

На срещата за планиране си струва да се говори само за това, което се отнася за всички служители. Такова събитие е колективна работа, а не просто време за престой.

Правило 4. Обучавайте своите мениджъри постоянно

Всеки път в края на работния ден питайте мениджърите как е протекла работата - какви трудности са възникнали, какви възражения от клиенти не могат да бъдат преодолени. Обобщете информацията, за да проведете част от сутрешната среща за планиране, като подредите ситуацията с екипа.

Първо, накарайте мениджъра да опише възникналия проблем. След това прегледайте накратко теорията по тази тема, например раздела за аргументация. След това организирайте мозъчна атака по време на играта: мениджърът, който е изправен пред трудността, ще поеме ролята на клиента, а останалите подчинени предлагат варианти за решаване на проблема.

Обсъждането трябва да се проведе по такъв начин, че всеки служител да участва в търсенето на решение. Не е нужно самостоятелно и всеки път да обяснявате как да се справите с трудността, оставяйте екипа да намери изход сам чрез взаимодействие помежду си.

Този подход с ежедневно обучение ще даде възможност на мениджърите постоянно да се подобряват и да не се страхуват да се сблъскат с проблем.

Правило 5. Постоянно следете планираното

Правилото е много ясно от името. Ако спрете да следите работата на мениджърите, няма да видите ефективна работа.

Правило 6. Мотивация на екипа

Когато провеждате среща за планиране, докладвайте не само общите резултати за предходния ден, но и подчертайте мениджърите с най-добри и най-лоши резултати. Това няма да се отрази негативно на работата на служителите, а само ще даде стимул и за работа или за подобряване, ако нещо не се получи вчера.

Важно е да се отбележат не само количествените показатели, но и качеството на работата. Похвалете мениджърите, които са говорили с клиента най-добре. Можете сами да слушате разговорите на служителите или да се свържете с отдела за контрол на качеството за доклад.

Правило 7. Конкретност в плановете

Планиране на деня си за сутрешна среща, мениджърът трябва да реши какви продажби ще направи, с кого ще се срещне, какво плащане ще получи. Необходимо е да свикнете да провеждате събитие по такъв начин, че мениджърите винаги да издават тези данни в конкретни номера и имена на организации. Нека мениджърът ясно посочи фирмите, на които ще се обади и към които ще отиде, дори и да няма планирани конкретни отговори от клиенти за днес.

Освен това дневният ви план трябва да бъде част от месечната ви цел. С други думи, ако месечният план за продажби е 500 000 рубли, тогава продавачът не може да планира да получава 15 000 на ден, тъй като такъв процент няма да доведе до изпълнение на дългосрочна задача.

Наложително е да се справите с възраженията на собствените си служители, които не искат да си поставят високи стандарти, позовавайки се на суеверие или просто недоволство. Обучете служителите да си поставят амбициозни цели.

Имайте предвид, че планът трябва да бъде реален и изпълним, а не просто казано. Мениджърът трябва да разбере, че поставената за деня задача е реална и да се стреми да я изпълни.

Правило 8. Проверете готовността на целия отбор

Преди да изпратите подчинените си на места, проверете тяхната готовност. то екакто външни ресурси (материали за презентации, визитки, телефонни бази и т.н.), така и вътрешни, „човешки“ – независимо дали всеки е в подходящо настроение или има нужда да работи с някого поотделно, за да го мотивира за продуктивна дейност.

Правило 9. Мощен призивза действие в края на срещата за планиране

За да завършите срещата за планиране, измислете ярка мотивираща фраза, която ще послужи като сигнал за започване на работа - например "За бизнес!", "Напред!" и т.н.

Такава фраза ще служи като котва, която допълнително ще зареди екипа с енергия.

Правило 10. Визуализация

За да управлявате планера с по-голяма ефективност, е наложително да се изготви табло, на което ще бъдат прикрепени резултатите от срещата и рейтинга, така че служителите да могат да видят общите постижения, техния индикатор и колко близо са до изпълнението на месечния план.

Как да провеждате среща за планиране всяка седмица

Ако искате да проведете ефективно среща за планиране, трябва да помислите две условия.На първо място, времето, определено за срещата, не трябва да е дълго, около половин час. Вторият е бележките по време на срещата по планиране. Целите, изразени от лидерите, трябва да бъдат записани.

Седмичната среща се състои от четири фази:

Етап 1. Обявяване на целите на компанията

Най-добрият начин за провеждане на седмични срещи е да започнете с повтаряне на основната или дългосрочна цел на фирмата. Например „Просперираща компания с обширен пазар на продажби“. След това назовете задачата за по-кратък период – нещо от рода на „Увеличете приходите на организацията 3 пъти тази година“.

Стъпка 2: Бизнес лидерите се редуват да говорят за това, което са направили миналата седмица, за да постигнат целта

Необходимо е да се проведе среща по планиране, за да се получи конкретна информация от ръководителите за извършената работа. Не трябва да се допускат общи фрази, неинформативна реч, като „Успяхме да повишим ефективността на отдела с 10%“. В такъв случай си струва правилно да попитаме какви мерки са взети.

Ако ръководителят на отдела продължи да предоставя обща информация, ръководителят на срещата трябва да го прекъсне и директно да попита дали има информация, която си струва да се разгледа на срещата. Ако не, трябва да продължите срещата, като прехвърлите думата на друг отдел.

Ако провеждате срещи от този формат, можете ясно да видите резултатите от работата на всеки отдел на компанията. Той също така разкрива кой от лидерите работи усилено за доброто на организацията, а кой само се преструва.

Етап 3. Поставя се цел за следващата седмица за цялата компания и лидерапостигасъгласието на участниците за тази цел

Дайте на всеки лидер възможност да сподели какво ще направи техният отдел тази седмица, как ще изпълни плана. Запишете планираните задачи в дневника.

Освен това ръководителите на отдели ще имат възможност да взаимодействат помежду си: да помолят друг отдел да направи нещо, ако са необходими съвместни усилия. След обсъждане тези цели също трябва да бъдат записани в дневника.

Стъпка 4: Ръководителят на срещата за планиране пита дали са готови наистина да постигнат целта си тази седмица и обявява началото.

Тази форма на планиране на срещи помага за постигане на най-положителни резултати. Ръководителите на отдели започват да работят усилено и постигат високи резултати в отдела си или освобождават позиции за по-ценен персонал. Именно с помощта на подобни срещи можете да разберете кой от колегите се възползва максимално от усилията си и кой само създава външен вид.

Експертно мнение

Най-добрият вариант за провеждане на седмични срещи за планиране е на много нива

Владимир Киселев,

Главен изпълнителен директор, партньор на CJSC "Company SHERP" в Москва

Седмичните срещи за планиране са задължителни събития за всяка компания, на които се разглеждат и обсъждат резултатите от работата и се определят цели за следващата седмица. Най-добре е да се провеждат срещи на всяко ниво. Първо, началниците на отдели и Управител, а след това се провеждат срещи за планиране във всеки отдел с неговия прекия ръководител. На малки срещи за планиране ръководителите могат също да обявят информация, която се отнася за цялата компания и за всеки служител.

Важно е да се проведе среща за планиране не само в строги рамки на посочената тема, но и да се даде възможност на служителите да намерят интересна информация и да обсъдят работните въпроси. Ролята на такива срещи е много важна: така екипът научава за нови цели, промени в плана или други новини. Главният изпълнителен директор трябва да се среща със служители, които не участват в седмични срещи за планиране веднъж месечно или тримесечно.

Как да бъдем креативни с планирането на срещи

1. Изберете необичайно място

Срещите не се ограничават до офиса. Търсене хубаво мястовъв вашия град, крайбрежна алея, пешеходна улица или кафене. Основното е, че можете бързо да стигнете от работа и до работа.

Място, което ще се хареса на колегите: кафене, насип, паркова зона. Единственото предупреждение е, че мястото трябва да се намира близо до офиса, за да може всеки бързо да стигне до там.

2. Задайте нестандартно време

Опитайте се да провеждате срещи не сутрин, а например на обяд (просто да не оставяте екипа без храна) или 30 минути преди края на работния ден (това ускорява темпото на работа!).

3. Използвани материали

Дайте канцеларските материали не на всички участници, а комплект хартия и химикал за 2-3 души. Така те сами ще решат кой какво ще пише.

4. Вземете телефоните от всички преди срещата

Добро решение е срещата да се проведе без разсейване. В началото това ще предизвика известно неудобство и объркване, но след това значително ще увеличи концентрацията и ангажираността на участниците в решаването на проблеми.

5. Променете формата на събитието

Можете да проведете среща за планиране по телефона или по Skype, за да разнообразите обичайния ритъм, когато всички са свикнали да седят в заседателна зала.

Експертно мнение

Може ли срещата с пура, наргиле и уиски да бъде ефективна?

Николай Новоселов,

Директор на фирма АртНаука, Москва

Базиран личен опитМога да кажа, че увеличаването на броя на срещите за планиране се отразява негативно на производителността на компанията. Опитахме „ден на служебна тишина“ и открихме, че този подход дава по-добър резултат от самата среща за планиране. За съжаление този метод не ни устройва напълно, не можем да прекараме ден без срещи всяка седмица, тъй като сме ангажирани в зоната на събитието.

Персоналът би харесал срещата повече, ако имаха срещи с пура и пиеха уиски. В такава почти неформална обстановка колегите имат какво да разкажат и да бъдат честни за мненията си. Не се страхувах, че ще се появи фамилиарност в екипа, ако се провеждат подобни срещи за планиране. Отношенията между служителите не се промениха, хората просто започнаха да се чувстват по-спокойни, да изразяват мнение за ситуацията и да дават практически съвети.

Как да провеждаме срещи за планиране, използвайки опита на успешни компании

Компетентното провеждане на срещи с екипа не винаги означава организиране на срещи от обичайния формат, когато всички се събират и сядат на кресла. V съвременни компаниив които бързо се вкореняват нестандартни методивсе повече се опитват да провеждат срещи в изправено положение. Срещите "на крака" помагат да се отървете от празните продължителни разговори, да чуете само най-важната информация.

Atomic Object, софтуерна компания, реши отдавна да провежда срещи на крака. Благодарение на този креативен формат, ръководството постига максимални резултати: без излишни разсъждения, ясни въпроси и правилни отговори. Практиката показва, че постоянните срещи отнемат не повече от 7 минути - екипът планира деня, изслушва задачи и веднага започва работа. Ако провеждате срещи за планиране в тази форма, служителите няма да имат възможност да се отпуснат и ще трябва да действат и да говорят по-активно.

Дневникът на Wall Streetсъобщава, че дори по време на Първата световна война е било обичайно да се провеждат кратки срещи за планиране, тъй като бавността е неприемлива. По-късно подобен формат се премести в бизнеса, в който имаше нужда от ускоряване на взаимодействието и обмена на информация.

Предимствата на новия формат за срещи са научно доказани. Ученият изследовател Ален Блудорн от Университета на Мисури установи, че провеждането на среща за планиране в изправено положение отнема по-малко време на служителите, но постига, ако не по-добри, то абсолютно сходни резултати в сравнение с редовните срещи.

Според анкетата Версия Първапроведено през 2011 г., около 80% от 6000 анкетирани служители потвърдиха, че е обичайно техните компании да провеждат кратки срещи всеки ден.

Освен че планират срещи "на крак", западните компании измислиха и други новости за по-ефективна работа.

Например в една компания Facebookреши да проведе кратки срещи 15 минути преди почивката, като по този начин първоначално определи продължителността на срещата. Служителите твърдят, че този метод работи добре: хората говорят накратко и само по темата.

Ако е необходимо да се бори с дисциплината в компанията, да се намали броят на закъсненията, е необходимо да се провеждат кратки срещи. По-добре е да не каните закъснели в дискусията, тъй като, без да знаят част от информацията, те ще попречат на срещата и ще проложат времето, задавайки ненужни въпроси.

В компанията AdobeСистемиреши да проведе срещи за планиране и в същото време да се справи със закъсненията. Те дори предвиждаха наказания за тези, които дойдат в неподходящ момент. Загубеното време по вина на закъснели се приравняваше на времето, което може да бъде изразходвано за разработване на програми. Така че неустойката за всяко забавяне е 1 долар.

Търговско дружество Стоманена кутияизобретен собствена особеност– сигналът за началото на срещата е композицията на Елвис Пресли – „A Little Less Conversation“ или „Less Talk“.

Ако служителите на организацията нямат време да проведат не само обичайната, но и кратка среща за планиране, можете да проведете срещата с помощта на средствата за комуникация. В такива случаи можете да изберете чат или чрез електронна пощакомпания, за да предаде основната необходима информация на колегите. В същото време провеждането на срещи "на крака" все още е по-ефективно от всяка друга среща за планиране.

Информация за експерти

Асмик Геворгян, генерален директор и съсобственик на верига магазини "Провокация", Москва. LLC "Провокация-производство". Бизнес профил: производство и продажба на облекла и аксесоари с провокативни щампи. Територия: централен офис - в Москва; производство - в Твер; търговски обектии магазини - в повече от 100 града в Русия, Беларус, Украйна и Казахстан. Брой служители: 55 (в компанията майка).

Дмитрий Гришин, председател на борда на директорите и съосновател на Mail.Ru Group, Москва. Дмитрий Гришин е председател на съвета на директорите от март 2012 г. През 2005 г. става един от съоснователите на Mail.Ru Group, където от ноември 2010 г. до октомври 2016 г. е главен изпълнителен директор на компанията (Русия). Дмитрий работи в Mail.Ru от 2000 г.; е назначен през 2001г технически директоркомпания, от 2003 до 2010 г. е изпълнявал длъжността главен изпълнителен директор. Завършва Факултета по роботика и интегрирана автоматизация на Московския държавен технически университет. Н.Е.Бауман. През 2012 г. той основа GrishinRobotics, фирма за рисков капитал, която инвестира в потребителска роботика по целия свят.

Владимир Киселев, генерален директор, партньор на CJSC "Company SHERP", Москва. Владимир Киселев - Генерален директор и старши партньор на консултантската "SHERP Company" от 2000г. Работи в областта на управлението на персонала от 1996 г., от 1998 г. ръководи службата за управление на персонала на голям диверсифициран холдинг. ЗАО "Компания ШЕРП" съществува от 2000 г., занимава се с формирането на високоефективни управленски екипи и развитието на бизнеса на клиентите, използвайки иновативна собствена технология.

Николай Новоселов, директор на фирма АртНаука, Москва. IE Новоселова T.A. (АртНаука). Сфера на дейност: провеждане на шоу програми, тиймбилдинги и презентации на базата на научни експерименти. Територия: централен офис в Москва, осем представителства в Русия. Брой служители: 10. Брой представления годишно: 340.

Какво е среща за планиране? Всеки ще отговори – кратка производствена среща по актуални въпроси. Но това не са само планове и срокове. Това е комуникация в екипа, разработване на нови методи, възможност да разтърсиш хората и да им вдъхнеш ентусиазъм. Някои лидери провеждат нестандартни срещи: игри, казуси, състезания ... Искаме да вдигнем завесата на тайната малко и да ви покажем последни новинивътрешна "кухня" на Киров.

Александър Иларионов, директор на ресторант Мюнхен:

Срещата за планиране всъщност е много важен етап, върху който протичат много различни процеси.

Ежеседмично се провеждат планови срещи с ръководителите на отдели за изграждане на работен план за текущата седмица. Срещата продължава не повече от 1 час. Провеждат се пет минути на индивидуална основа, докато се получат въпроси или се разрешават възникнали проблеми, които са спешни.

Плановите срещи със служителите на залата (администратори, бармани, сервитьори) и представители на кухнята (готвач, су-готвач) се провеждат всеки ден 15 минути преди откриването на ресторанта.

На такива срещи обикновено обявяваме какви нови промоции ще имаме в ресторанта, говорим за предстоящи събития, проведени в ресторанта, анализираме предишния ден, хвалим или ругаем служителите за действията им, изказваме позиции, които днес не се продават по една причина или друго...

Обсъждат се и нови артикули в кухнята, промоции. предложения от главния готвач, от бара. Такива срещи за планиране продължават не повече от 10 минути.

Много често се срещаме с колеги, разговаряме, защото комуникацията е много важен процес за поддържане на морала на духа, по този начин колегите разбират важността на работата си в нашата структура, като по този начин се чувстват по-комфортно и проявяват инициатива. Тоест, ако поискам да разработя и реализирам проект, се опитвам да не се намесвам в работата, а да го обсъждам постфактум.

Мотивацията на служителите е много важна. Има материално, има и нематериално. Материалът се извършва за изпълнение на всякакви действия, за изява на инициативата, модернизиране на нашия ресторант. Е, нематериалното е похвала. Отделяме тези, които се отличиха на срещата, за да почувстват всички, че са ценени тук, обичани и необходими от тази организация.

Повече трябва да говорите, да общувате с хората и да се настройвате в правилната посока. Често хората трябва да дадат воля на емоциите, да ги изхвърлят и е важно мениджърът да чуе всеки служител и да се опита да създаде за него благоприятна атмосфера... Провеждаме и различни обучения за лидери по изграждане на екип и работа, за отговорност, как правилно да делегират правомощията си, тъй като лидерът не е човекът, който трябва да направи нещо със собствените си ръце, а този, който трябва да организира работния процес .

Ресторант "Мюнхен":

Колко често провеждате срещи за планиране? Ежедневно.

Кого събирате за срещата по планиране? Работници в халета, кухненски работници и мениджъри.

Колко време отделяте за среща за планиране? С персонал от 10 до 15 минути, а с мениджъри максимум час.

Колко важна е срещата за вас и вашия екип? Срещата за планиране всъщност е много важен етап, в който протича процесът на взаимодействие между всеки служител и мениджър.

Имали ли сте примери за неуспешни срещи за планиране? Разбира се, че имаше, но във всеки случай всяка среща завършва с нещо добро, от което можете да направите правилните изводи.