Срещата за планиране е производно на английския план, кратка работна среща, посветена на напредъка на планирания план. Според типологията си всички срещи за планиране могат да бъдат разделени на категории по три критерия – специфични, времеви и количествени.

Според конкретния критерий всички срещи за планиране се разделят на отчетни (кратки срещи, на които мениджърите докладват за напредъка на съответните задачи), дискусии (брифинги по темата за възможни промени в избрания път за постигане на определена цел) и мотивационни (срещи, на които се разпределят задачите и се определят ролите. в процеса на работа по въпрос, задача).

Според времевия критерий, срещата за планиране може да бъде ежедневен, седмичен, месечен процес.

Според количествения критерий събранието за планиране може да бъде както масово (за всички служители), така и закрито (за отделна инициативна група, мениджъри, съвет на директорите на компанията.)

Защо да провеждате среща за планиране?

Ако организирате този процес като добра традиция преди началото на работния ден, това ще помогне за дисциплинирането на екипа (намаляване на броя на сутрешните закъснения), по-ясно очертаване на целите и задачите за служителите (в края на краищата, както знаете, рационалният план за деня е много по-ефективен от полугодишен план), ще направи възможно да се видят по-ясно реалните резултати от работата (в случай, че докладването на екипа пред лидера и лидера на екипа стане задължителни елементипланиране на срещи). В допълнение към гореспоменатите предимства, добре проведената сутрешна среща може да даде възможност на служителите, да повиши производителността и да ги стимулира да работят ефективно през целия ден. Това психологически аспектнесъмнено играе важна роля за установяване на положителна връзка между служителя и работодателя, а също така допринася за изграждането на екип.

Защо много хора смятат срещата за планиране за реликва от миналото?

Първо, самото възникване на този процес повечето хора приписват на онези времена, когато дори не са чували за телефона и дори не са знаели какво представляват интернет и мултимедийните технологии. Оказва се, че единственият начин да се срещнем на живо и да обсъдим важни работни моменти бяха точно тези срещи по планиране. При липса на оперативни средства за комуникация се натрупаха много въпроси и подобно действие отне много време (средно три до четири часа). В тази връзка един известен американски икономист веднъж отбеляза: „Ако във вашата компания има срещи за планиране, тогава вие сте на правилният начин... Остава само да се уволнят всички, които отиват там, и да се оставят всички, които работят по това време."

Второ, по-голямата част от служителите в офиса имат негативно отношение към планирането на срещи именно защото около 20% от времето е посветено на това, а според много от тях речта на шефа продължава средно половината от времето, отредено за този процес.

Трето, ако срещите за планиране в една компания се провеждат всеки ден, то скоро това със сигурност ще се превърне в вид формалност. В крайна сметка повечето от задачите, които поставя успешен бизнесмен, дългосрочен, а дневният отчет в две изречения ще звучи така: „Няма проблем, работим върху това“. Необходимостта от ежедневна среща за планиране обикновено възниква в момента, когато предприятието започне да изпълнява нова стратегическа задача в критично кратък период от време или по време на криза. В такива моменти наистина е необходимо постоянно да се следи ситуацията, да се следят най-малките промени.

Регламенти

Всяка, дори и най-кратката среща за планиране трябва да има свои собствени правила. По един или друг начин това помага да се работи по наболелите проблеми много по-продуктивно, за да се направи процесът по-динамичен и ефективен. В правилата добър вкусизпратете наредбите на служителите в вечерно времеза да могат да обмислят всички повдигнати въпроси и да излязат с конструктивно, смислено предложение. Освен всичко друго, струва си да се има предвид факта, че до сутрешната среща всеки служител трябва да има под ръка копие от наредбите. Важно е да се възложи отговорност на определено лице, което да следи времето (ако ораторът излезе от срока, описан в регламента, това забавя процеса на провеждане на срещата и в резултат се отразява негативно на настроението на екипа).

Да провеждам или да не провеждам? Това е въпросът

Срещата за планиране несъмнено е важен процес, поне в контекста на навременното поставяне на цели и мотивация на служителите, но е дошло времето да излезем отвъд обикновеното разбиране на този термин. Може би не е толкова важно всеки ден да събирате целия екип в задушен офис, а да овладеете конферентните технологии в Skype. Също така е важно да се вземе предвид аспектът, че срещата за конструктивно планиране трябва да продължи не повече от 15-20 минути. Отчитането за дейността на всеки отдел може да се приема и обсъжда с ръководителите през целия ден, и сутрешно времесе посвети изключително на подреждането на силите, определянето на задачите и приоритетите.

Във всеки случай всеки предприемач избира своя собствена концепция за управление, но за да разберете малко по-внимателно дали е необходимо да провеждате кратки срещи за вашата работна сила, си струва да претеглите плюсовете и минусите:

Дисциплинира екипа;

Възможност за сутрешна мотивация на служителите;

Ясно изложение на целите и задачите;

Възможността за проява на креативност и провеждане на среща за планиране в нетрадиционен стил;

Продължителните срещи за планиране изморяват и намаляват ефективността на служителите;

Нерегламентираните срещи за планиране обикновено са неефективни.

Планиране на срещи, оперативни записи и срещи са неразделна част от работния ден на почти всеки служител. Рано или късно мениджърът се сблъсква с необходимостта от самостоятелно провеждане на ежедневна среща за планиране. Но както често се случва, никой наистина не учи това. Затова често възниква въпросът - как да проведем среща за планиране?

Цели на срещата по планиране

Първото нещо, което трябва да направите, е да определите целите, които искате да постигнете със срещата за планиране. Като правило основната цел на такива срещи е да се създаде единно информационно пространство сред всички служители, в резултат на което да се постигне по-висока и по-съгласувана работа. Планирането на срещи помага за решаването на следните задачи:

1. Поставяне на цели и задачи за екипа;
2. Донасяне на обща информация на целия екип;
3. Решаване на общи въпроси;
4. Мотивация и участие на персонала;
5. Обучение на служителите чрез трансфер на най-добри практики;

Съгласете се, постигането на такива цели е от голям интерес за всеки мениджър. Следователно практиката на плъзгане е толкова често срещана в бизнеса. Но постигането на ефективност от срещите не е лесно, важно е да се придържате към ясно написан план за действие и да се подготвите за всяка среща.

Планиране на среща

И така, преценихме, че срещата е важно и полезно нещо, но за да не превърне този инструмент в поредното безполезно изтезание на подчинените, лидерът трябва да подходи с цялата сериозност към подготовката на срещата за планиране. По-рано обсъдихме целите на срещата, задачата на лидера, в зависимост от целта, да изготви план за срещата за планиране. Естествено, срещата за продавачи и за ТОП мениджъри ще бъдат коренно различни една от друга. Въпреки че самата структура ще бъде приблизително същата.

Много важен момент във всяка среща е да се даде възможност на подчинените да говорят възможно най-скоро. Препоръчително е да включите възможно най-много членове на срещата за планиране от първите минути. Това ще помогне за създаването на екипа.

Тайните на успеха в планирането

Най-важните! За да запазите срещата интересна, трябва да се подготвите за нея. Успехът на една среща зависи от няколко важни фактора:

1. Информационен компонент. Информацията, предоставена на срещата, трябва да бъде полезна и интересна. Ако информацията е скучна и монотонна, направете го интересен начинподаване на информация. Премахване на скучна и неполезна информация;
2. Емоционален компонент. Дори най-интересната тема може да бъде съсипана от неправилно представяне. Спомнете си преподавателите си от университета, на едни лекции цялата публика спи, а други са разпродадени.
3. Лидерът, който провежда срещата. Колкото по-авторитетен е водещият, толкова по-добре го възприема публиката. Ако авторитетът ви не е висок, работете внимателно по точки 1 и 2.

Правила за планиране на срещата

Закъснели

Някой винаги се опитва да закъснее за среща. Такива служители са много разрушителни и трябва да се борите отчаяно. Прощавам всичко, за да се съглася предварително с всички членове на екипа какво правим със закъснелите. Има няколко примера: закъснял носи на всички кафе или плодове, закъснял разказва виц, закъснял пее песен и т.н. Най-важното е всеки да знае правилата и всеки да ги спазва. Ако правилото е добре обмислено и прието от екипа, тогава ще намалите забавянията до минимум.

Същите часове за срещи

Много е важно да поддържате ясен график на срещите. Няма нищо по-лошо от непланирана среща, тя нарушава плановете на подчинените, не им позволява да се подготвят правилно. Отношението към подобни срещи първоначално е негативно, което не се разпорежда по работен начин.

Всяка среща трябва да бъде уведомена предварително, най-добре е да не променяте датите и часовете на срещите ненужно.

Не отлагайте времето на срещата

Времето е много важно, ако сте решили, че срещата не трябва да продължава повече от 30 минути, тогава дръжте на думата си. Колкото по-дълга е срещата, толкова по-малко ефективна е тя. Ако трябва да решите сложни проблеми и нужда дълго времеда изработят детайлите, след което да създадат работни групи от компетентни служители. Често по-голямата част от срещата се прекарва в работа организационни въпроси, а повечето от слушателите като цяло излитат от диалога.

Само водещият говори

Често виждам картина, когато служителите се страхуват от шефа си и в резултат на това срещата се превръща в монолог на диктатора. По правило всичко това се случва в смъртна тишина, а във въздуха се усеща напрежение. Директивният стил на управление не е подходящ за срещи, той противоречи на същността на това събитие. В идеалния случай всички участници трябва да говорят на срещата за планиране.

Обсъждане на частни въпроси

Понякога един от участниците в срещата може да се опита да използва това събитие, за да разреши личния си проблем. По правило е изгодно служител да повдигне въпрос публично. Този подход може да превърне срещата в кабина. Ето защо е необходимо незабавно да спрете подобни манипулации и да определите време за разрешаване на конкретни проблеми.

Влияние на срещата върху работата

Всичко, което сте договорили на срещата, трябва да бъде изпълнено от ваша страна. Ако няма контрол, служителите бързо се адаптират и спират да изпълняват вашите заповеди.

Как да проверите ефективността на срещата

Ефективността на една среща е сравнително лесна за проверка. Попитайте подчинените си какво е било на срещата? 5 минути след срещата, 3 часа по-късно и на следващия ден. Отговорите на тези въпроси са обратна връзка за организатора на срещата по планиране. Ако има много информация, накарайте служителите да водят записи. Но във всеки случай всеки трябва да записва информацията.

Постигането на добре координирана, бърза и ефективна работа в екип не е лесна задача за всеки мениджър. Задачата на началника е да разработи единна стратегия за действие за всеки подчинен, да наблюдава работата им и да я коригира. За да постигнете ползотворна работа, трябва да разберете как да провеждате срещи, как правилно да настроите подчинените за определен период.

Среща за планиране – обсъждане и разпределение на работните задачи, насрочени за определено време. Такива срещи могат да се разделят грубо на няколко вида в зависимост от техния вид, време и брой.

Първият тип включва срещи за планиране на отчетите (те са необходими, за да може ръководството да докладва как се изпълняват работните задачи в момента), дискусионни срещи (когато се разглеждат предложенията и се обсъждат промените в плана за действие) и мотивационни срещи (където всеки получава своята задача в процеса на решаване на основния проблем).

Въз основа на времето можете да провеждате ежедневни, седмични или месечни срещи.

Ако вземем за основа количествения фактор, срещите за планиране могат да бъдат разделени на общи или масови (на които присъстват всички служители) и закрити (когато се съвещава отделна група или отдел).

Планирането на срещи има някои предимства:

• Поддържа дисциплината, намалява закъсненията.
• Помага за ясно и разбираемо поставяне на задачи пред екипа. Краткосрочният план за деня е много по-полезен и продуктивен от шестмесечния план.
• Показва действителната производителност. Това качество се разширява, ако на срещата за планиране служителите представят доклади на своите началници за това, което са направили.

Не забравяйте за силно мотивиращата роля на срещите. Компетентното провеждане на среща означава положително влияние върху настроението на служителите, зареждане с енергия за ползотворна работа и стимулиране да подобрят представянето. Освен това този имот допринася за установяването на положителни отношения между екипа и шефа.

От друга страна, провеждането на срещи за планиране има и отрицателни страни:

• Продължителните срещи отнемат енергия и енергия от работниците.
• Внезапните, непланирани срещи обикновено са неефективни.

За да избегнете тези негативни фактори, трябва да провеждате срещите си обмислено.

Експертно мнение

На срещата по планиране служителите предлагат нови идеи за развитие на бизнеса и продажби

Асмик Геворгян,

Главен изпълнителен директор и един от собствениците на веригата магазини Provokatsiya в Москва

Ние възнаграждаваме и подкрепяме по всякакъв възможен начин нашите служители, които се интересуват от повишаване на информираността за марката. Нашите франчайзополучатели решиха да провеждат специални срещи 2 пъти месечно, на които служителите изразяват своите мисли и предложения за развитие на компанията и увеличаване на продажбите. Автори на най-много интересни проектиа идеите получават бонус до 15% от заплатата си.

Някои от най-добрите ни щампи на тениски са първоначално проектирани и предложени от нашите служители. Благодарение на нашите служители повишаваме осведомеността на компанията, като спонсорираме културни младежки събития.

Ярък пример: един от нашите служители в Тула предложи да участва в общински спортни състезания и вечери в клубове. Креативността и отдадеността на този служител гарантираха, че нашите реклами се появяват в популярните градски кафенета. В крайна сметка продажбите в град Тула се удвоиха. По подобен начин се увеличават и доходите на служителя – след няколко месеца той става директор на магазин.

3 съставки за успешна среща за планиране

1. Информационен компонент.Направете материала интересен и полезен за слушателите. Ако скучната информация не може да бъде избегната, опитайте се да я представите по необичаен начин... Информацията, представена на срещата по планиране, трябва да бъде полезна и вълнуваща. Ако възнамерявате да проведете успешна среща, най-добре е да не споделяте скучна и скучна информация.
2. Емоционален компонент.Увлекателният материал с лошо представяне е лош материал. Спомнете си университета - прекарването на време в някои двойки беше скучно, студентите буквално спяха в клас, докато в други всички искаха да разберат същността и да обсъдят.
3. Лидерът, който провежда срещата.Авторитетът на говорещия пряко влияе върху усвояването на информацията. Ако все още не сте достигнали високи реторични умения, изучете първата и втората точка по-добре, преди да проведете срещата.

Как да провеждате срещи за планиране, като избягвате съпротивата на служителите

Не е тайна, че често служителите имат негативно отношение към планирането на срещи. Струва си да разберем причините за това възприятие.

Първо, първоначалният произход на подобни срещи за планиране се свързва с времето, когато средствата за комуникация не позволяваха координиране на работата на хората и беше необходимо да се събират лично от целия екип и да прекарват часове в обсъждане на важни работни въпроси. Защото други начини да разберете или обсъдите важни точкипросто нямаше, много въпроси, коментари и предложения за работа, натрупани от срещата. Затова срещата трябваше да продължи няколко часа.

Второ, много офис служители се дразнят от факта, че срещата за планиране отнема 1/5 от цялото работно време. В същото време не е толкова много за дискусията - речта на шефа обикновено заема половината от цялата среща.

ТретоАко среща се провежда всеки ден, тогава служителите скоро ще я третират като събитие „за шоу“. Служителите няма да докладват подробно и се интересуват от напредъка на работата или каквито и да било промени, защото те просто може да не се случат за толкова кратко време. Основните цели на всяка компания са дългосрочните планове, така че не си струва да отделяте ценно време от служителите, за да слушате „нещата са наред, ние работим“. Само в критични случаи, извънредни ситуации и неотложни задачи се налага провеждането на ежедневни срещи.

Как правилно да проведете среща за планиране, като изберете подходящия формат

1. Информационна среща

Можете да провеждате такава среща за планиране в понеделник, да я направите седмично събитие за всеки отдел на вашата компания, за всеки ръководител на отдел. Целта на тази среща е да разберем какво е постигнато през изминалата седмица, какво е постигнато и какво се планира за тази седмица. Лидерите могат да съобщават важна информация на подчинените и да ги мотивират да работят продуктивно. Не отлагайте времето – най-добре е срещата да се проведе в рамките на 30 минути.

2. Разпределение на задачите

Тази кратка среща е най-добре да се направи рано през деня. Мениджърите раздават задачи за деня и ги обясняват на служителите. Ако въпроси или важна информацияне, такава среща за планиране няма да отнеме много време на работниците.

3. Планиране на среща

Необходимо е да се проведе такава среща по планиране, след като всички служители са били предварително уведомени писмено или по електронен път. Нека се подготвят по темата, насрочват среща и секретар на срещата. Изпратете също заключенията и заключенията от срещата на всички, които присъстваха или трябва да присъстват на срещата по планиране. Важно е да се отбележи, че такава среща за планиране не може да се провежда твърде дълго. Ако това все още не може да бъде избегнато, не забравяйте да си вземете тайм-аути за почивка или лека закуска.

4. Творческа среща

Ако този път нямате какво да предложите на екипа, добър вариантще проведе планова среща в нестандартен формат. Може да е състезание за най-добрата идеяили мозъчна атака.

5. Планиране на среща за разрешаване на конфликти

Не забравяйте за човешкия фактор и възможните недоразумения в екипа.

Правилната позиция на шефа е да идентифицира и реши подобен проблем. Ще бъде по-удобно да се проведе среща за тази цел повече от всякога. Трябва да дадете възможност на всеки човек да обясни позицията си и да каже какво точно не му подхожда. Форматът на такава среща не трябва да бъде строг, нека хората да говорят или да спорят, аргументирайки мнението си. След като идентифицирате трудностите заедно, трябва да ги преодолеете. Не е необходимо да го поемате само върху себе си, специалисти по човешки ресурси и висши мениджъри ще ви помогнат.

Трябва да проведете среща, като изберете интересна темаза всеки - така че всеки да иска да говори, а вие да имате възможност да регулирате разговора и да коригирате посоката му.

Обобщете срещата, съберете казаното от участниците и споделете резултатите с тях.

Няма нужда от самото начало да предупреждаваме колегите, че срещата по планиране се провежда заради възникнал конфликт. Изключение правят специалните срещи, организирани единствено за справяне с подобни ситуации.

Как да увеличите максимално ползите от срещата за планиране

Лошо организираните срещи за планиране, срещи и срещи са напълно безполезни и дори вредни. Защото сами по себе си те не създават добавена стойност, но за тях може да се отдели огромно количество време.

Научете правилата за организиране на ефективни срещи за планиране от списание Commercial Director, което ще премести работния процес с минимум прекарано време.

Как да провеждате срещи ежедневно: алгоритъм стъпка по стъпка

Стъпка 1. Определете целите на сутрешна среща за планиране

Всяка организация трябва да представя и планира резултатите от своята работа. Въз основа на планираните цели трябва да изготвите поетапен план за тяхното изпълнение.

Изберете цели от списъка, които са подходящи за вашия бизнес:

• Поставяне на цели

Основната причина за провеждане на колективни срещи е планирането на задачите. Дневният план на служителя не трябва да включва повече от 3 задачи и 1 фокус. В идеалния случай всеки служител сам очертава задачите и фокуса за деня и информира мениджъра за това.

За да поставите реалистични и постижими цели, използвайте. Най-добре е да планирате работата с конкретни числа. Визуализирайте информацията: по-добре е да проведете събитието в стая с проектор или черна дъска, на която ще запишете основните задачи. Маркирайте фокуса за деня с маркер и подчертайте това по време на разговора.

Най-добре е всеки служител да запише своя план.

• Обратна връзка от служителите

Много често, когато се сблъскат с проблем или неразбираема ситуация, служителите не информират шефа си за това. По правило това се обсъжда сред колегите и не се счита за достойно за докладване на ръководството. Необходимо е да се установи постоянен контакт с подчинените. Служителите трябва да придобият навика да казват на своя мениджър за своите притеснения и притеснения в процеса на изпълнение на задълженията си.

В този случай лидерът трябва да проведе отделни срещи, за да изслуша всеки проблем и да реагира правилно, дори ако смята, че ситуацията не си струва. специално внимание... Освен това потърсете корена на проблема, а не виновника. Назначете конкретно лице, отговорно за отстраняването на проблема, и заделете ясна времева рамка за това.

• Прехвърляне на опит и обучение

Бъдете първият, който ще говори – кажете на колегите си как бихте изпълнили поставената задача сами. Започнете дискусия, попитайте служителите как да вършат тази или онази работа по-добре и по-ползотворно. Можете да проведете среща за планиране в игров формат или да вземете бизнес казус, така че всеки да може да участва в дискусията.

Можете да провеждате обучение: разказвайте или повтаряйте скриптове с колеги, типични отговори, предимства на продуктите, промоции на компанията и други подобни. Включете целия екип в този процес.

Не се повтаряйте, учете служителите си на нови неща всеки ден, развивайте ги!

• Подобряване на екипния дух

Говорете за компанията като сплотен екип - в речта си използвайте думите "ние", "нашият екип".

Комуникирайте нещо ново и интересно за последния ден: случилото се вчера, новини за компанията, нейните успехи (дори и малки). Само защото имате вътрешен пощенски списък, не означава, че всички го четат. Следователно най-интересното и важното може да се каже отново на срещата по планиране. Ако информацията не е изцяло положителна, служителите ще имат възможност да обсъдят план за действие.

Помнете важни дати за служителите, говорете за тях (рождени дни на самите служители, членове на техните семейства, деца, важно събитие за компанията и т.н.).

• Екипна мотивация

Можете да проведете среща, за да заредите екипа с положителни неща за предстоящия ден. За това ви трябва:

• Похвалете един от служителите (най-добрият в продажбите, добро качество, благодаря от клиента, решение трудна ситуацияи др.).
• Когато възлагате задачи, обяснете как работата ще повлияе положително на общите цели на фирмата. Дайте да се разбере на всеки служител, че те са важни.
• Използвайте мотивационни думи и фрази: „Нека го направим!“, „Покажи на какво си способен!“ и т.н.
• Покажете, че вярвате във всеки служител, често казвайте фрази като „Ние можем“, „Ще успеем“, „Сигурен съм“ и т.н.

Важно правило, за да има ефективни срещи е да се говори само за положителни неща, да не се кара никого на срещата за планиране, да не се кара екипа. Сутрин си струва да говорим само за положителното!

Не забравяйте да използвате всички цели, споменати по-горе, но не всички от тях трябва да имат срещи наведнъж.

Стъпка 2. Изготвяме правилника

След като сте избрали целите си за сутрешните си срещи, трябва да решите как да ги провеждате. Графикът може да бъде разпечатан и публикуван в офиса, където се провежда срещата.

Решете колко дълго възнамерявате да проведете срещата и го запишете в правилата. Петнадесет минути са достатъчни за ефективна среща. Освен това направете конкретен план: за какво ще говорите на срещата. Това изисква:

Срещата за планиране трябва да се проведе на положителна нотка. Поздравете екипа, маркирайте някой от персонала за свършената работа и успехите през изминалия ден. В края на срещата можете да поздравите екипа, да им пожелаете приятен ден или да ги мотивирате за продуктивна работа.

В началото на срещата за планиране ни уведомете какво е направено през последния ден. Задайте нови задачи, като вземете предвид свършеното. След това можете да проведете обучение или да започнете повторение.

Получете реакция от екипа, говорете с тях в края на срещата, за да не проточите събитието. Ако темата за обсъждане е твърде трудна и отнема повече от две минути, занесете я на отделна среща или я поверете на конкретен служител.

Стъпка 3. Подготовка за срещата по планиране

За да проведете правилно и компетентно среща за планиране, трябва да се подготвите за нея предварително. Най-добре е да започнете да се подготвяте за сутрешната си среща от вечерта и не забравяйте да запишете всичко.

Задачите за деня трябва да са съобразени с дългосрочните цели и да отговарят на проблемите, възникнали от предишния ден. За всеки елемент поотделно запишете за какво ще говорите: положителни новини, проблеми, скорошни събития, обучение.

Стъпка 4. Проведете среща за планиране

Започнете срещата си, като използвате контура си. Поздравете екипа. Следете времето, за да не се проточи срещата повече от 15 минути.

По време на срещата наблюдавайте реакцията на служителите на всеки етап от сесията за планиране. Така можете да определите кое е било интересно за екипа и кое не. Ако дадена информация не е интересна за служителите, помислете дали можете да я премахнете от плана или да промените начина, по който е представена.

Можете да разберете колко ефективно сте провели срещата по планиране по индикатора за качеството на работата на служителите, нивото на продажбите. Ако производителността се е подобрила, значи срещата е организирана правилно.

Експертно мнение

Как да проведем персонализирана сутрешна среща

Дмитрий Гришин,

председател на борда на директорите и един от основателите на Mail.Ru Group в Москва

За нас е обичайно да провеждаме срещи в необичаен формат. Всеки от тях отнема по-малко от половин час. Срещите за планиране са отворени за всички желаещи, всички служители могат да участват, а не само тези, които са пряко свързани с темата на срещата за планиране. Говорим в изправено положение, за да се отдалечим донякъде от обичайния формат на работа на работното място.

Намерете колкото е възможно повече творчески идеида разрешим възникналите проблеми, дори и тези, които изглеждат напълно нереалистични – това е основната цел, с която започнахме да провеждаме подобни срещи за планиране. Предложенията се критикуват строго по същество, без емоции, като се говори само за техническата страна на въпроса.

Всичко предложено от екипа се въвежда в специална база данни. Провеждането на събития от този формат означава да се даде възможност на служителите да се чуят и да не се зациклят по незначителен проблем. Всеки се чувства съпричастен към обща кауза, важна за компанията и това, като нищо друго, дава стимул за работа.

Как правилно да проведем среща за планиране в отдела

Всеки от нас разбира колко много трябва да направят ръководителите на отдели. Освен обичайната работа, те се заемат с решаването на проблеми и обща организацияцелият отдел. Ефективността на работата на шефа зависи от това какви методи и инструменти за управление използва. Струва ли си да губите време и да провеждате срещи в този случай?

Всичко зависи от подхода на мениджъра към въпроса за планирането на срещите. В един случай шефовете подхождат към срещите за планиране много официално, дори ако правилата на компанията предвиждат, че такива срещи трябва да се провеждат. Такъв лидер вярва, че основното е повече усилия, по-малко срещи. Други ръководители на отдели решават да провеждат срещи по собствена инициатива, защото знаят колко ефективен е такъв инструмент за подобряване на качеството на работата на екипа.

Ако менторът на цял отдел смята, че срещите трябва да се провеждат просто защото „това е необходимо“, тогава той не трябва да губи време да провежда срещи за планиране. Всякакви дейности, организирани заради външния вид, имат само отрицателно въздействие върху работата. Както подсказва името, срещата по планиране е компетентно планиране на действия за постигане на големите цели на една компания.

Въз основа на цикъла на Деминг, срещата за планиране е периодична проверка(Проверете) работата на екипа, за да промените или пренасочите трафика (Akt), ако е необходимо.

Колко често да се провеждат срещи за планиране в отдела? Ежедневните срещи в отдела са необходими само за нови или неопитни служители, които не могат да се справят без постоянен надзор и съвети от началниците си. За по-сплотен и опитен екип срещите трябва да се провеждат веднъж седмично, в един и същи ден, приблизително еднакви по време и структура на срещата за планиране. Това е необходимо за целите на дисциплината.

Най-често лидерът отказва да проведе среща за планиране, защото смята, че това е загуба на време. Взаимодействието с екипа се превръща в кратък монолог без обратна връзка от служителите. При този подход повечето от функциите се губят, освен може би информационните и отчасти дисциплиниращите.

Много по-трудно е за всеки лидер да взаимодейства с групата, отколкото с всеки служител поотделно. Управлението на цял екип наведнъж е умение на опитен и добър шеф. Такъв лидер знае как правилно да проведе среща за планиране: бързо и по същество, като същевременно получава "връщане" от групата, обсъжда някакъв въпрос с тях и въз основа на това регулира работата на отдела. Най-добре е да запазите среща от половин час (+ - 15 минути). В човек, физиологически, е точно такова време за най-голяма концентрация на вниманието, което се полага.

Въвеждането на ново събитие – планиране на срещи – ще отнеме известно време. Често ще са необходими няколко срещи, за да заработи инструментът. Ако началникът на отдела започне да слуша обратната връзка от екипа, той ще получи много нова информациякоето никой не беше изразил преди. Но сега се появи възможност - попита самият лидер! Ще е необходимо да се определят отделни роли на служителите и тяхното предназначение в работата на цялата група, да се преодолеят възраженията и да се аргументира позицията им по най-добрия начин. Често мениджърите не завършват внедряването на нов инструмент и, като са на няколко стъпки от идеалния резултат, се връщат към по-малко добро управление, тоест да провежда интервюта поотделно с всеки служител.

10 правила за сутрешна търговска среща

Често мениджърите по продажбите вършат добра работа с основната отговорност да разговарят с хората и да продават стоки, но в същото време не знаят как да действат според плана, да анализират извършената работа и да работят последователно. Ако мениджърът вече е получил много поръчки за този месец, той спира да работи толкова активно, прави по-малко студени обаждания, не се занимава с пасивни клиенти.

Забелязвайки такава тенденция, мениджърът може да информира мениджъра за това на срещата по планиране, да каже, че неговото избягване от работа е забелязано и контролирано. Разбира се, мениджърите ще търсят извинение да не участват в срещата с аргумента, че са заети. Можете да проведете среща с цел административно управление, когато мениджърът може да повлияе на работата и да я подобри, ако забележи рецесия или бързане.

За да проведете среща за планиране възможно най-ефективно, трябва да се придържате към тях правила:

Правило 1. Честота

Трябва да имате сутрешните си срещи по едно и също време всеки ден, независимо от настроението ви. С течение на времето срещата за планиране ще стане навик и ще служи като сигнал за мениджърите да започнат работа. Имаше случаи, когато липсата на среща или лошата й организация нарушаваха обичайния начин на деня на мениджърите, отнемаха добро настроениеи желание за работа.

На сутрешната среща мениджърите трябва да дойдат на себе си до края, да се събудят и да разберат - време е да започнете работа!

Правило 2. Дисциплина

3 ключови обещания за ефективна среща за планиране - провеждане на срещи с точна структура, определени цели и в същото време. Ако се спазват правилата, срещата за планиране има положителен ефект върху работата на мениджърите, отклонението от тях, напротив, вреди на труда.

Срещата трябва да се проведе по едно и също време. Служителите трябва да пристигат в офиса рано и да не закъсняват. Трябва да се настроите на работа преди и по време на срещата, за да можете да започнете работа веднага след края на срещата. Всеки мениджър трябва да се подготви предварително за срещата по планиране, да си постави цели за деня и да изчисли всички показатели, за да не губи време от целия екип по време на срещата и да не се разсейва сам.

Ако решите да проведете среща, базирана на игри, отделете около 45 минути за това. Това е повече от обикновена среща за планиране, но е много ефективно за работата на екипа и финансовото представяне на компанията.

Правило 3. Сила

Сутрешната среща създава настроение за целия ден.

Ако проведете скучна и безинтересна среща, тогава няма да има положителен ефект от работата в този ден. Предоставяйте информация ясно и интересно, не оставяйте екипа да се отдалечава от темата или питайте за неща, които не са свързани с общата работа на екипа.

На срещата за планиране си струва да се говори само за това, което се отнася за всички служители. Такова събитие е колективна работа, а не просто време за престой.

Правило 4. Обучавайте своите мениджъри постоянно

Всеки път в края на работния ден питайте мениджърите как е протекла работата - какви трудности са възникнали, какви възражения от клиенти не могат да бъдат преодолени. Обобщете информацията, за да проведете част от сутрешната среща за планиране, като подредите ситуацията с екипа.

Първо, накарайте мениджъра да опише възникналия проблем. След това прегледайте накратко теорията по тази тема, например раздела за аргументация. След това организирайте мозъчна атака по време на играта: мениджърът, който е изправен пред трудността, ще поеме ролята на клиента, а останалите подчинени предлагат варианти за решаване на проблема.

Обсъждането трябва да се проведе по такъв начин, че всеки служител да участва в търсенето на решение. Не е необходимо самостоятелно и всеки път да обяснявате как да се справите с трудността, оставяйте екипа да намери изход сам чрез взаимодействие помежду си.

Този подход с ежедневно обучение ще даде възможност на мениджърите постоянно да се подобряват и да не се страхуват да се сблъскат с проблем.

Правило 5. Постоянно следете планираното

Правилото е много ясно от името. Ако спрете да следите работата на мениджърите, няма да видите ефективна работа.

Правило 6. Мотивация на екипа

Когато провеждате среща за планиране, докладвайте не само общите резултати за предходния ден, но и подчертайте мениджърите с най-добри и най-лоши резултати. Това няма да се отрази негативно на работата на служителите, а само ще даде стимул и за работа или за подобряване, ако нещо не се получи вчера.

Важно е да се отбележат не само количествените показатели, но и качеството на работата. Похвалете мениджърите, които са говорили с клиента най-добре. Можете сами да слушате разговорите на служителите или да се свържете с отдела за контрол на качеството за доклад.

Правило 7. Конкретност в плановете

Когато планира деня си на сутрешната среща, мениджърът трябва да реши какви продажби ще направи, с кого ще се срещне, какво плащане ще получи. Необходимо е да свикнете да провеждате събитие по такъв начин, че мениджърите винаги да издават тези данни в конкретни номера и имена на организации. Нека мениджърът ясно посочи фирмите, на които ще се обади и към които ще отиде, дори и да няма планирани конкретни отговори от клиенти за днес.

Освен това дневният ви план трябва да бъде част от месечната ви цел. С други думи, ако месечният план за продажби е 500 000 рубли, тогава продавачът не може да планира да получава 15 000 на ден, тъй като такъв процент няма да доведе до изпълнение на дългосрочна задача.

Наложително е да се справите с възраженията на собствените си служители, които не искат да си поставят високи стандарти, позовавайки се на суеверие или просто недоволство. Обучете служителите да си поставят амбициозни цели.

Имайте предвид, че планът трябва да бъде реален и изпълним, а не просто казано. Мениджърът трябва да разбере, че поставената за деня задача е реална и да се стреми да я изпълни.

Правило 8. Проверете готовността на целия отбор

Преди да изпратите подчинените си на места, проверете тяхната готовност. то екакто външни ресурси (материали за презентации, визитки, телефонни бази и т.н.), така и вътрешни, „човешки“ – независимо дали всеки е в подходящо настроение или има нужда да работи с някого поотделно, за да го мотивира за продуктивна дейност.

Правило 9. Мощен призивза действие в края на срещата за планиране

За да завършите срещата за планиране, измислете ярка мотивираща фраза, която ще послужи като сигнал за започване на работа - например "За бизнес!", "Напред!" и т.н.

Такава фраза ще служи като котва, която допълнително ще зареди екипа с енергия.

Правило 10. Визуализация

За да управлявате планера с по-голяма ефективност, е наложително да се изготви табло, на което ще бъдат прикрепени резултатите от срещата и рейтинга, така че служителите да могат да видят общите постижения, техния индикатор и колко близо са до изпълнението на месечния план.

Как да провеждате среща за планиране всяка седмица

Ако искате да проведете ефективно среща за планиране, трябва да помислите две условия.На първо място, времето, определено за срещата, не трябва да е дълго, около половин час. Вторият е бележките по време на срещата по планиране. Целите, изразени от лидерите, трябва да бъдат записани.

Седмичната среща се състои от четири фази:

Етап 1. Обявяване на целите на компанията

Най-добрият начин за провеждане на седмични срещи е да започнете с повтаряне на основната или дългосрочна цел на фирмата. Например „Просперираща компания с обширен пазар на продажби“. След това назовете задачата за по-кратък период – нещо от рода на „Увеличете приходите на организацията 3 пъти тази година“.

Етап 2. Ръководителите на отделите разказват на свой ред какво са правили миналата седмицаза постигане на целта

Необходимо е да се проведе среща по планиране, за да се получи конкретна информация от ръководителите за извършената работа. Не трябва да се допускат общи фрази, неинформативна реч, като „Успяхме да повишим ефективността на отдела с 10%“. В такъв случай си струва правилно да попитаме какви мерки са взети.

Ако ръководителят на отдела продължи да предоставя обща информация, ръководителят на срещата трябва да го прекъсне и директно да попита дали има информация, която си струва да се разгледа на срещата. Ако не, трябва да продължите срещата, като прехвърлите думата на друг отдел.

Ако провеждате срещи от този формат, можете ясно да видите резултатите от работата на всеки отдел на компанията. Той също така разкрива кой от лидерите работи усилено за доброто на организацията, а кой само се преструва.

Етап 3. Поставя се цел за следващата седмица за цялата компания и лидерапостигасъгласието на участниците за тази цел

Дайте на всеки лидер възможност да сподели какво ще направи техният отдел тази седмица, как ще изпълни плана. Запишете планираните задачи в дневника.

Освен това ръководителите на отдели ще имат възможност да взаимодействат помежду си: да помолят друг отдел да направи нещо, ако са необходими съвместни усилия. След обсъждане тези цели също трябва да бъдат записани в дневника.

Стъпка 4: Ръководителят на срещата за планиране пита дали са готови наистина да постигнат целта си тази седмица и обявява началото.

Тази форма на планиране на срещи помага за постигане на най-положителни резултати. Ръководителите на отдели започват да работят усилено и постигат високи резултати в отдела си или освобождават позиции за по-ценен персонал. Именно с помощта на подобни срещи можете да разберете кой от колегите се възползва максимално от усилията си и кой само създава външен вид.

Експертно мнение

Най-добрият вариант за провеждане на седмични срещи за планиране е на много нива

Владимир Киселев,

Главен изпълнителен директор, партньор на CJSC "Company SHERP" в Москва

Седмичните срещи за планиране са задължителни събития за всяка компания, на които се разглеждат и обсъждат резултатите от работата и целите за следващата седмица... Най-добре е да се провеждат срещи на всяко ниво. Първо се назначават ръководителите на отдели и генералният директор, а след това във всеки отдел се провеждат срещи за планиране с неговия прекият шеф. На малки срещи за планиране ръководителите могат също да обявят информация, която се отнася за цялата компания и за всеки служител.

Важно е да се проведе среща за планиране не само в строги рамки на посочената тема, но и да се даде възможност на служителите да намерят интересна информация и да обсъдят работните въпроси. Ролята на такива срещи е много важна: така екипът научава за нови цели, промени в плана или други новини. Главният изпълнителен директор трябва да се среща със служители, които не участват в седмични срещи за планиране веднъж месечно или тримесечно.

Как да бъдем креативни с планирането на срещи

1. Изберете необичайно място

Срещите не се ограничават до офиса. Търсене хубаво мястовъв вашия град, крайбрежна алея, пешеходна улица или кафене. Основното е, че можете бързо да стигнете от работа и до работа.

Място, което ще се хареса на колегите: кафене, насип, паркова зона. Единственото предупреждение е, че мястото трябва да се намира близо до офиса, така че всеки да може бързо да стигне до там.

2. Задайте нестандартно време

Опитайте се да провеждате срещи не сутрин, а например на обяд (просто да не оставяте екипа без храна) или 30 минути преди края на работния ден (това ускорява темпото на работа!).

3. Използвани материали

Дайте канцеларските материали не на всички участници, а комплект хартия и химикал за 2-3 души. Така те сами ще решат кой какво ще пише.

4. Вземете телефоните от всички преди срещата

Добро решение е срещата да се проведе без разсейване. В началото това ще предизвика известно неудобство и объркване, но след това значително ще увеличи концентрацията и ангажираността на участниците в решаването на проблеми.

5. Променете формата на събитието

Можете да проведете среща за планиране по телефона или по Skype, за да разнообразите обичайния ритъм, когато всички са свикнали да седят в заседателна зала.

Експертно мнение

Може ли срещата с пура, наргиле и уиски да бъде ефективна?

Николай Новоселов,

Директор на фирма ArtNauka, Москва

Въз основа на моя личен опит мога да кажа, че увеличаването на броя на срещите за планиране се отразява негативно на производителността на компанията. Опитахме „ден на служебна тишина“ и открихме, че този подход дава по-добър резултат от самата среща за планиране. За съжаление този метод не ни устройва напълно, не можем да прекараме ден без срещи всяка седмица, тъй като сме ангажирани в зоната на събитието.

Персоналът би харесал срещата повече, ако имаха срещи с пура и пиеха уиски. В такава почти неформална обстановка колегите имат какво да разкажат и да бъдат честни за мненията си. Не се страхувах, че ще се появи фамилиарност в екипа, ако се провеждат подобни срещи за планиране. Отношенията между служителите не се промениха, хората просто започнаха да се чувстват по-спокойни, да изразяват мнение за ситуацията и да дават практически съвети.

Как да провеждаме срещи за планиране, използвайки опита на успешни компании

Компетентното провеждане на срещи с екипа не винаги означава организиране на срещи от обичайния формат, когато всички се събират и сядат на кресла. В съвременните компании, в които бързо се вкореняват нестандартни методивсе повече се опитват да провеждат срещи в изправено положение. Срещите "на крака" помагат да се отървете от празните продължителни разговори, да чуете само най-важната информация.

Atomic Object, софтуерна компания, реши отдавна да провежда срещи на крака. Благодарение на този креативен формат ръководството постига максимални резултати: липса на излишни разсъждения, ясно поставени въпроси и правилни отговори. Практиката показва, че постоянните срещи отнемат не повече от 7 минути - екипът планира деня, изслушва задачи и веднага започва работа. Ако провеждате срещи за планиране в тази форма, служителите няма да имат възможност да се отпуснат и ще трябва да действат и да говорят по-активно.

Дневникът на Wall Streetсъобщава, че дори по време на Първата световна война е било обичайно да се провеждат кратки срещи за планиране, тъй като бавността е неприемлива. По-късно подобен формат се премести в бизнеса, в който имаше нужда от ускоряване на взаимодействието и обмена на информация.

Предимствата на новия формат за срещи са научно доказани. Ученият изследовател Ален Блудорн от Университета на Мисури установи, че провеждането на среща за планиране в изправено положение отнема по-малко време на служителите, но постига, ако не по-добри, то абсолютно сходни резултати в сравнение с редовните срещи.

Според анкетата Версия Първапроведено през 2011 г., около 80% от 6000 анкетирани служители потвърдиха, че е обичайно техните компании да провеждат кратки срещи всеки ден.

Освен че планират срещи "на крак", западните компании измислиха и други новости за по-ефективна работа.

Например в една компания Facebookреши да проведе кратки срещи 15 минути преди почивката, като по този начин първоначално определи продължителността на срещата. Служителите твърдят, че този метод работи добре: хората говорят накратко и само по темата.

Ако е необходимо да се бори с дисциплината в компанията, да се намали броят на закъсненията, е необходимо да се провеждат кратки срещи. По-добре е да не каните закъснели на дискусията, тъй като, без да знаят част от информацията, те ще попречат на срещата и ще проложат времето, задавайки ненужни въпроси.

В компанията AdobeСистемиреши да проведе срещи за планиране и в същото време да се справи със закъсненията. Те дори предвиждаха наказания за тези, които дойдат в неподходящ момент. Загубеното време по вина на закъснели се приравняваше на времето, което може да бъде изразходвано за разработване на програми. Така че неустойката за всяко забавяне е 1 долар.

Търговско дружество Стоманена кутияизобретен собствена особеност– сигналът за началото на срещата е композицията на Елвис Пресли – „A Little Less Conversation“ или „Less Talk“.

Ако служителите на организацията нямат време да проведат не само обичайната, но и кратка среща за планиране, можете да проведете срещата с помощта на средствата за комуникация. В такива случаи можете да изберете чат или чрез електронна пощакомпания, за да предаде основната необходима информация на колегите. В същото време провеждането на срещи "на крака" все още е по-ефективно от всяка друга среща за планиране.

Информация за експерти

Асмик Геворгян, генерален директор и съсобственик на верига магазини "Провокация", Москва. LLC "Провокация-производство". Бизнес профил: производство и продажба на облекла и аксесоари с провокативни щампи. Територия: централен офис - в Москва; производство - в Твер; търговски обектии магазини - в повече от 100 града в Русия, Беларус, Украйна и Казахстан. Брой служители: 55 (в компанията майка).

Дмитрий Гришин, председател на борда на директорите и съосновател на Mail.Ru Group, Москва. Дмитрий Гришин е председател на съвета на директорите от март 2012 г. През 2005 г. става един от съоснователите на Mail.Ru Group, където от ноември 2010 г. до октомври 2016 г. е главен изпълнителен директор на компанията (Русия). Дмитрий работи в Mail.Ru от 2000 г.; е назначен през 2001г технически директоркомпания, от 2003 до 2010 г. е изпълнявал длъжността главен изпълнителен директор. Завършва Факултета по роботика и интегрирана автоматизация на Московския държавен технически университет. Н.Е.Бауман. През 2012 г. той основа GrishinRobotics, компания за рисков капитал, която инвестира в потребителска роботика по целия свят.

Владимир Киселев, генерален директор, партньор на ЗАО "Компания ШЕРП", Москва. Владимир Киселев - Генерален директор и старши партньор на консултантската "SHERP Company" от 2000г. Работи в областта на управлението на персонала от 1996 г., от 1998 г. ръководи службата за управление на персонала на голям диверсифициран холдинг. ЗАО "Компания ШЕРП" съществува от 2000 г., занимава се с формирането на високоефективни управленски екипи и развитието на бизнеса на клиентите, използвайки иновативна собствена технология.

Николай Новоселов, директор на фирма АртНаука, Москва. IE Новоселова T.A. (АртНаука). Сфера на дейност: провеждане на шоу програми, тиймбилдинги и презентации на базата на научни експерименти. Територия: централен офис в Москва, осем представителства в Русия. Брой служители: 10. Брой представления годишно: 340.

Организирайте и провеждайте срещата възможно най-ефективно.

Намерете решение на поставения за обсъждане проблем или задайте посоката за развитие на ситуацията в конструктивна посока.

Интересно е да се проведе срещата за планиране, така че участниците да нямат време да се прозяват и да нямат усещане за загубено време.

План за действие

1. Запознайте се с предложения метод за организиране на срещата по планиране.

2. Подгответе се, подгответе се необходими материалии покани участници.

3. Проведете среща за планиране.

4. Обобщете резултатите от срещата по планиране и запознайте всички участници с тях.

Как да организираме среща за планиране

Първотова, което се изисква за среща по планиране, е въпрос или тема за среща по планиране. Какъв работен проблем искате да разрешите? Какъв положителен ефект ще има резултатът от срещата за планиране за работата на организацията? Запознайте предварително участниците в срещата с този въпрос. Така ще спестите време по време на срещата за планиране и участниците в дискусията може да дойдат вече интересни идеипо твоя въпрос.

Второ- това са хората, които ще участват в срещата по планиране. Специалисти от какъв профил и мениджъри на какво ниво или какви служители са ви необходими, за да намерите отговора на поставения въпрос.

Трето- мястото на срещата по планиране. Важно е да бъде отделна стаяили дори специална заседателна зала. Там, където има достатъчно място за всички, външни лица (които не участват в срещата за планиране) няма да могат да ви безпокоят и телефоните няма да звънят.

Четвърто- времето на срещата за планиране. Желателно е да е удобно за всички участници или постоянно. Например, ежедневните срещи за планиране се провеждат всеки ден точно в 8,30 часа.Във всеки случай, когато избирате времето за срещата по планиране, ще трябва да се съсредоточите върху най-важните участници. И го назначете предварително, за няколко часа, или по-правилно - дни.

Пето- правилник за срещата по планиране. Важно е не само да започнете срещата за планиране навреме, но и да я завършите навреме. Определете предварително реда на обсъждане на въпросите и времето, определено за всеки участник. Ограничете го, това ще направи отчетите кратки и възможно най-информативни. Например, едно изпълнение е не повече от 10 минути.

Шесто- подръчни материали. Необходимият минимум са химикалки за всички участници и хартия. Погрижете се за това сами, предварително, за да не се налага да губите време за дискусии в търсене какво и какво да напишете. Може да имате нужда и от: флипчарт, проектор, екран, лаптоп, принтер. Цялото оборудване трябва да бъде подготвено и тествано предварително.

Седми- ръководителят на срещата по планиране или секретарят, който ще записва процеса и резултатите от обсъждането на вашия въпрос.

Формати за планиране

1. Обобщаване, информационна среща.

Тези срещи могат да се провеждат всяка седмица в началото на седмицата за лидерите на всички части на вашата организация.

За какво са тези срещи за планиране?

2. Планова среща – разпределение на текущите задачи.

Обикновено се провежда в началото на всеки работен ден. Форматът е очевиден – ръководителят издава задачи за деня на своите подчинени. Времето също не си струва да се разтяга - всички получиха задачи и тръгнаха да ги изпълняват.

3. Планиране на среща за обсъждане на поставения въпрос.

Вие предварително формулирате въпроса си, който сте формулирали самия живот и текущата ситуация на вашия пазар.Обявете целта на срещата, изпратете тази информация на участниците. Помолете ги да се подготвят (ако е необходимо) по въпроса. Определете предварително графика и секретаря на срещата по планиране. Изпратете резултатите от срещата за планиране на всички участници. Времето за такава среща по планиране е не повече от два часа. Но има ситуации, когато е необходимо повече време. В този случай той ще планира организирани почивки от 15-20 минути за чай и просто почивка. (Пригответе и чай и сладкиши предварително!)

4. Среща за творческо планиране.

Заявки за коучинг
1) Развитие на креативен ресурс за растеж (саморазвитие, професионален растеж, развитие на бизнеса)
2) Разрешаване на вътрешни конфликти, преодоляване на кризи с помощта на ресурса на творчеството

2016 г. е време на тестване на компаниите за сила и в това отношение сега, повече от всякога, трябва всеки ден да държите пръста си върху пулса на вашия търговски отдел. Ето няколко основни положения, които ще помогнат на вашия екип по продажбите да стане по-фокусиран и ефективен.

По приятелски начин компанията трябва да има 2 срещи между ръководителя и мениджърите: първата е обща, на сутрешната среща за планиране, втората е индивидуална, вечерна среща, по време на която ръководителят внимателно се задълбочава в резултата от дейностите на своя народ, изследва трудни ситуации, провежда индивидуална мотивация. Но днес ще се съсредоточим върху общата сутрешна среща за планиране, която е незаменим инструмент за управление на търговския отдел и поддържане на вашите служители в добра форма.

Цели на сутрешната среща за планиране:

1. Обобщаване на резултатите от вчера

2. Планиране на работен ден

3. Мониторинг на реалността на постигане на плановете за месеца и разработване на план "Б"

4. Обучение на мениджъри по конкретни примериизползвайки бизнес игра

5. Проверка на енергийното ниво на мениджърите и тяхната допълнителна такса, мотивация

Тоест за ръководителя на отдел продажби плановата среща е онзи лакмус за качеството на работата му, който ще му помогне да реагира навреме в ситуации, които обикновено водят до неизпълнение на плановете, грешки в общуването с клиенти или уволнение на мениджъри.

И така, 10 правила за ефективна сутрешна среща за планиране на ROP:

1. Периодичност.

Сутрешното планиране не трябва да се провежда от време на време, не когато сте в добро или лошо настроение, а всеки ден, по едно и също време. Една добра среща за планиране ще бъде ритуал за започване, начало на дейността на мениджърите. В моята практика много пъти съм се сблъсквал с примери, когато лошо проведена или изобщо неизвършена среща по планиране разваляше цялото ежедневие на мениджърите, разваляше настроението и убиваше желанието за работа.

По време на сутрешната среща за планиране мениджърите най-накрая трябва да се събудят и да уловят основната мисъл: Да започнем!

2. Дисциплина

Една ефективна среща за планиране има ясна структура, цели и времеви интервал (тоест времето, определено за срещата по планиране). Всяко отклонение от структурата демотивира мениджърите, докато спазването на общите правила дисциплинира и структурира мислите.

Срещата за планиране трябва винаги да започва и приключва навреме. Всички трябва да присъстват в офиса 15 минути преди срещата. Всички пиене на чай - преди срещата за планиране. След - само работа.

Мениджърите трябва да са готови за среща по планиране, да знаят всичките си текущи показатели и плановете си за деня и да не броят числа на калкулатор, да отнемат време от целия екип или да се разсейват от изчисления, вместо да слушат информацията, която ROP иска да предаде на всички.

За висококачествена среща по планиране с бизнес игра обикновено са достатъчни 45 минути. Но, повярвайте ми, тези 45 минути могат да спестят много време в бъдеще и да донесат много по-големи финансови резултати.

3. Енергия

Сутрешната среща е запалка за очите на служителите.

Ако срещата за планиране е скучна, мениджърите ще заспят още повече и вие няма да получите желания ефект. Не размазвайте информация, имайте предвид целта и структурата, не позволявайте на служителите да се отклоняват от тема след тема или да задавате въпроси, които засягат само едно нещо.

Важно е да запомните, че срещата за планиране е работа в екип, а не сутрешно събиране. Дръжте вниманието на всички. Кажете само това, което засяга всички.

4. Обучавайте своите мениджъри постоянно!

Всеки ден на вечерни срещи питате мениджърите как е минал денят им, какви успехи са имали, какви трудности са се сблъсквали, с какви възражения на клиентите не са могли да се справят. Сутрешната среща ви позволява да изнесете най-належащите въпроси за общо обсъждане.

За да направите това, трябва мениджърът да каже накратко проблема, с който не можа да се справи вчера, след което бързо повторите теоретичната част (например блока „аргументация по метода на изчисление) и след това да организирате бизнес игра, в която ролята на клиента се играе от мениджъра, който не се справя със ситуацията. След това с помощта на кратка мозъчна атака целият екип предлага варианти за разрешаване на ситуацията.

Особено важно е всички в екипа да вземат активно участие в намирането на решения. Не давайте готови отговори, най-ефективното обучение не е теория от лидер, а намиране на идеи чрез взаимодействия.

Ежедневното обучение, допълнително обучение и подкрепа за уменията на мениджърите ще позволят на вашите мениджъри да се развиват постоянно, да подобряват своите търговски умения и да не се страхуват от трудности в областта.

5. Постоянно следете планираното

Планирането без контрол е загуба на пари (в) древна китайска мъдрост

Мисля, че тук няма нужда от отделно обяснение. Ако не го контролирате веднъж, след това два пъти - на третия мениджърите или ще спрат да правят нещо, или ще започнат да лъжат.

6. Екипна мотивация

Важно е не само да посочите резултатите от вчера за целия екип като цяло и за всеки поотделно, но и да определите най-добрите и най-лошите за предходния ден и не се страхувайте да демотивирате никого с това - твърде малко време се използват интервали и мениджърите имат шанс да се подобряват всеки ден.

Използвайте като индикатори не само финансови (колко продажби сте направили, колко пари сте внесли) или индикатори за активност (брой разговори, срещи и проведени срещи), но и качествени показатели (качеството на комуникацията между мениджъра и клиентите ). Можете както самостоятелно да слушате обажданията на мениджърите, така и да използвате отчетите на отдела за контрол на качеството.

7. Конкретност в плановете

Мениджърът не трябва просто да говори за това колко продажби ще приключи днес, колко плащания ще събере и колко срещи ще направи. Той определено трябва да подкрепи плановете си с конкретни имена на компании. Дори и днес да няма планирани отговори от клиенти, мениджърът трябва да каже откъде ще получи днешния план, на кого ще се обади, при кого ще отиде, но компаниите трябва да бъдат посочени, с ясни цифри в пари и количество .

Също така е много важно да запомните, че дневният план на мениджъра трябва да отговаря на целите на месеца. Ако вашият мениджър има план за месец - 1 000 000 рубли плащания, тогава той не може да планира да събира 20 000 рубли всеки ден, тъй като просто няма да завърши плана с такава скорост.

Поставете амбициозни планове за вашите мениджъри. Ако мениджърът се смущава да изрази амбициозен план или се позовава на суеверието си („Няма да кажа, за да не го дразня“, „Сега ще кажа повече и вечерта ще ми изядете мозъка“ ), това трябва да се лекува и колкото по-рано, толкова по-добре. Обучете мениджърите да високи планове, подхранват своите вътрешни „предели“.

Освен това мениджърът трябва да вярва в собствените си цифри, да не говори „изненадващо“, защото е необходимо, а ясно да разбира, че казаното от него е наистина осъществимо и той знае как да повлияе.

8. Проверете готовността на целия екип

Преди да освободите продавачите си в нов ден, проверете дали разполагат с всички ресурси - както външни (наличие на презентационни материали, визитни картички, бази за обаждания и т.н.), така и вътрешни - дали очите на всички горят, или е необходимо с някой след това остава и допълнително обсъжда някои трудности, дава допълнителна индивидуална мотивация.

9. МощенCTA в края на срещата за планиране

Измислете мотивираща фраза, която ще ви закотви, за да започнете и ще даде на вашите мениджъри допълнителен тласък на енергия. Фразата може да бъде всяка: "Екип, напред!", или "Нека го направим!", или "Това е, да тръгваме!"

Това е така наречената котва, която дава сигнал, че всичко е свършило, сутринта свърши, време е да бягате и да спечелите!

10. Визуализация

Не забравяйте да въведете резултатите от срещата за планиране в таблото, така че мениджърите да могат постоянно да виждат както своите резултати, така и цялостния резултат на екипа, както и процента на изпълнение на плана. Такава дъска може да изглежда така:

И като бонус, контролен списък за оценка на качеството на сутрешната среща за планиране, например: