Всички предприятия са задължени по закон да водят счетоводни регистри и да изготвят отчети. Стандартните счетоводни отчети обаче не съдържат цялата информация, необходима за ефективно управление бизнес. Следователно в повечето предприятия, с изключение на счетоводството, управленска отчетност... Нека разгледаме как се извършва изготвянето на управленска отчетност и нейният анализ.

Принципите, на които се основава формирането на управленска отчетност

Основната разлика между управленското отчитане и счетоводството е фокусът му върху нуждите на вътрешните потребители. Изготвянето на управленски отчети е неразривно свързано с процеса на бюджетиране. Всъщност това е един и същ процес и вътрешното управленско отчитане се използва за цели, свързани главно с наблюдението на изпълнението на бюджетите.

Основите на бюджетирането и управленското отчитане се основават на следните принципи :

1. Навременност - Цялата информация трябва да се събира и предоставя своевременно, за да се осигури ефективно управление.
2. Достатъчност - информацията трябва да е пълна, но не и излишна.
3. Обективност - данните трябва да съответстват на реалното състояние на предприятието.
4. Съпоставимост - способността обективно да се сравняват планираните цифри с действителните цифри, както и показатели за различни отчетни периоди.
5. Поверителност - информацията трябва да се предоставя на потребителите в съответствие с техните работни задължения.
6. Икономическа осъществимост - разходите за събиране и обработка на информация не трябва да надвишават икономическите ползи от нейното използване.

Анализът на управленската отчетност се извършва съгласно същите принципи, които се използват за финансова отчетност. Анализира се структурата на баланса, съставът на разходите, прави се съпоставка с плана и с предходни периоди, определят се различни относителни показатели - рентабилност, ликвидност и др.

Съществената разлика тук е честотата. Финансовите отчети се изготвят и анализират на тримесечие, отчетите на ръководството - много по-често. Обикновено основните отчети за управление се изготвят ежемесечно. Но за редица показатели (например обема на производството, продажбите, паричния поток) информацията може да се предоставя още по-често - десет дни, седмично и дори ежедневно.

Следователно възможностите за оперативен анализ в в такъв случай много повече. Това позволява на ръководството на компанията да реагира „в реално време“ на променящата се пазарна ситуация.

Форми на управленска отчетност

Съставянето на управленски отчети трябва да предоставя на потребителите пълна информация за всички аспекти на предприятието. За тази цел в управленската отчетност са включени следните основни форми:

1. Управленски баланс. Като цяло обикновено повтаря структурата на счетоводството. Разликите могат да бъдат в оценката на стойността на определени групи активи или пасиви. Например за управленско счетоводство могат да се използват други методи за амортизация, като в този случай стойността на дълготрайните активи и нематериалните активи ще се различава.
2. Отчет за доходите. Формата на отчета тук също обикновено прилича на счетоводен аналог. Въпреки това, самите показатели могат да се различават значително, тъй като разпределението на приходите и разходите по елементи в управленското счетоводство може да не отговаря на принципите, приети в счетоводството.
3. Отчет за паричния поток. Тази форма отговаря на любимия въпрос на много мениджъри: „Защо има печалба в отчета, но няма пари по сметката?“ Този доклад показва структурата на паричните потоци и потоци. Обикновено паричните потоци се разглеждат отделно за главница, инвестиция и финансови дейности.

По този начин отчетът става „обемен“, резултатите от предприятието се разглеждат от различни страни, за всяка от които „отговорна“ е отделна форма на управленско отчитане. Пример за попълване на отчетите за финансовите резултати и паричните потоци е даден по-долу.

Изградете ефективно и проста система формирането на основни управленски отчети за относително кратък период от време в рамките на властта на всяка компания. В края на краищата такива отчети се основават на информацията, която по правило притежава всяка компания.

С развитието на бизнеса способността на мениджмънта да контролира основните параметри на дейността на компанията започва да играе основна роля за нейната стабилност и възможността за по-нататъшно развитие. Най-визуалните и пълна картина състоянието на предприятието се дава от управленски отчети - паричен поток, печалби и загуби и управленски баланс.

Изтеглете полезни документи:

Първоначална информация за формиране на управленски отчети

Формирането на основните управленски отчети се основава на информацията, която по правило притежава всяка компания.

Първо, всяко предприятие има пълна информация паричен поток. Това могат да бъдат както счетоводни данни (извлечения по сметки в рубла и в чуждестранна валута, касови отчети, сетълменти с отговорни лица), така и информация, която може да липсва в счетоводните данни, например от регистъра за сетълменти между отделни предприятия в стопанството и др . На второ място, всяко предприятие под една или друга форма има в арсенала си доклади, които характеризират състоянието и динамиката на най-важните активи и пасиви. Така че, можем да кажем с увереност, че всяко предприятие води записи на материални запаси, взаимни разчети с купувачи и доставчици на продукти или други активи и пасиви, които са от съществено значение за този вид бизнес.

Често тази информация се съдържа в няколко софтуерни продукта, поради което данните в получените отчети не винаги съответстват един на друг. Въпреки това, наличността на тази информация е достатъчна, за да се продължи с формирането на основни управленски доклади.

В същото време в процеса на формиране на управленския баланс всички несъответствия в отчетите ще бъдат автоматично идентифицирани и съответно ще бъдат открити източници на разходи, които преди това просто са били игнорирани.

Най-удобният начин за създаване на отчети за управление е Excel. Този софтуерен продукт разполага с отлични инструменти за анализ и обработка на данни, включително кога идва за големи количества информация. Между другото, има удобна услуга за водене на управленско счетоводство в облака и вече няма да имате нужда от отчети в Excel. .

Личен опит
Сергей Дмитриев,

План за изпълнение на управленското счетоводство

Преди генериране на отчет за паричния поток е необходимо да се извършат следните процедури, които впоследствие ще осигурят получаването на информация в необходимия контекст и с необходимата степен на детайлност.

1. Анализ на структурата на предприятието. Ако дадено предприятие поддържа няколко независими области на дейност, препоръчително е да се води счетоводна отчетност за тях отделно. Необходимо е да се разпределят за всяка посока тези сметки на паричните потоци, които я обслужват. Ако имате акаунти, които обслужват няколко вида бизнес наведнъж, най-лесният начин е да сформирате вътрешен сетълмент и касов център (RCC) и да включите всички такива сметки в него. В същото време, за да се генерира отчет за паричните потоци за всеки вид бизнес, трябва да се използват извлечения от RCC за транзакции, свързани с тази област.

2. Анализ на структурата на отделен бизнес. Ако е необходимо, можете да изберете отделите, в контекста на които ръководството на компанията би искало да види отчета. Тази детайлност играе важна роля при подготовката на бюджетите на паричния поток на компанията чрез разделяне. Ако е включен начална фаза не предвиждат такъв аналитичен раздел с информация, тогава в бъдеще няма да има механизъм за наблюдение на изпълнението на бюджетите от всяко от отделенията.

3. Формиране на план от елементи на паричния поток. Това също е важна стъпка, от която ще зависи яснотата на окончателния доклад. Изграждането на план от статии обаче е съвсем просто и стандартна процедураследователно в рамките на тази статия няма смисъл да се спираме на нейното описание.

Ако всички предварителни мерки, описани по-горе, са изпълнени, тогава по-нататъшното генериране на отчета за паричните потоци е съвсем просто техническа работа... В MS Excel трябва да създадете формуляр за необходимия отчет. След това трябва да импортирате извлечения за сметки на парични потоци от съответните програми и след като сте написали подходящите формули, обобщавате данните за всяка от позициите на паричния поток в обобщения лист на отчета за оборота. Също така е доста просто и полезно да се правят отделни отчети с разбивка на всяка от позициите на паричния поток в контекста на елементарни транзакции. Пример за такъв доклад е даден в табл. един.

маса 1Обяснение на член 15. Наем на помещения

датата	Сметка за паричен поток	Пристигане (втриване)	Консумация (руб.)	Описание		Член	Артикулен баланс (RUB)
				Контрагент	Забележка	КОЕФИЦИЕНТИ
							0,00
12.03.06	Изчислено. резултат		152 000,00	LLC "Складови услуги"	Наем за май	15.1.	152 000,00
14.03.06	Изчислено. резултат		359 700,00	LLC "Наем на офиси"	Наем за май	15.1.	511 700,00
15.03.06	Изчислено. резултат		87 705,53	ОАО "Мосенерго"		15.2.	599 405,53
18.03.06	Касиер		140 000,00	Частна охранителна фирма "Гранит"		15.3.	739 405,53
18.03.06	Изчислено. резултат		359 700,00	LLC "Наем на офиси"	Наем за април	15.1.	1 099 105,53
21.03.06	Изчислено. резултат		221 670,73	АД "Термични мрежи"	Топлинна енергия за март	15.2.	1 320 776,26
28.03.06	RCC		12 000,00	LLC "Наем на оборудване"		15.1.	1 332 776,26
ОБЩА СУМА:		0,00	1 332 776,26				1 332 776,26
			Резюме на подзаглавието
			15.1.	Наем на помещения	883 400,00
			15.2.	Общи плащания	309 376,26
			15.3.	Сигурност	140 000,00
			ОБЩА СУМА:		1 332 776,26

Тези прости процедури, които могат да бъдат приложени за много кратък период от време (от една седмица до един месец, в зависимост от структурата на предприятието), ви позволяват да установите пълен контрол върху получаването и разходването на средства. Освен това формирането на отчет за паричния поток ви позволява да започнете да формирате бюджет на паричния поток в контекста на избрани подразделения и позиции, както и да контролирате изпълнението на тези бюджети, което значително увеличава финансовата дисциплина в предприятието.

Личен опит
Николай Синицин,

В началния етап от създаването на компанията беше необходимо за кратко време да се организира управленско счетоводство и да се генерират основни управленски отчети, за да се осигури контрол управляваща компания за търговските и финансовите дейности на регионалните подразделения. Първоначално беше решено да се разработи и внедри един автоматизирана система управление на предприятието, което включва управленско, счетоводно и данъчно счетоводство на базата на 1С.

Беше ясно обаче, че разработването на програмата ще отнеме значително време. В тази връзка, на първия етап от развитието на компанията, управленското счетоводство в регионалните търговски и производствени подразделения се извършва по метода, описан от автора в тази статия. Това позволи на управляващото дружество, по време на разработването на автоматизираната счетоводна система, да работи с регионални подразделения за планиране, счетоводство и контрол на тяхната дейност и в процеса да усъвършенства принципите и алгоритмите за отчитане, които да бъдат автоматизирани.

Счетоводен баланс и отчет за доходите

Веднага отбелязваме, че формирането на тези два отчета за управление е един неразделен процес. Практически е невъзможно да се изготви правилен отчет за приходите и разходите, ако не съставяте паралелно с него баланс на управлението.

За да генерирате отчети, ще ви е необходим отчет за паричния поток и отчети, описващи промените в дълготрайните активи и пасиви на компанията. Въз основа на данните, взети от тези отчети, ще бъдат направени основните записи, формиращи отчета за доходите и промени в управленския баланс.

Преди да започнете да съставяте отчети, трябва да анализирате структурата на активите, пасивите, приходите и разходите на предприятието и да съставите сметкоплан и елементи на приходите и разходите, за да съставите отчет за печалбите и загубите.

За по-голяма яснота ще разгледаме методологията за формиране на управленския баланс и отчета за печалбите и загубите на конкретен пример... Да предположим, че компанията се занимава с търговия и обществени поръчки, плаща данъци в бюджета и заплатите на служителите. Всички останали аспекти от дейността на компанията в този пример няма да разглеждаме, тъй като те по никакъв начин не засягат методологията за отчитане.

За такова предприятие може да се представи опростен сметкоплан на счетоводния баланс на управлението и план от статии на отчета за приходите и разходите под формата на таблица. 2 и таб. 3.

таблица 2... Структура на сметката

Таблица 3 Структурата на статиите от отчета за приходите и разходите

Трябва да се отбележи, че по същество отчетът за печалбите и загубите е разбивка на промените в балансовата позиция "Печалба" за отчетния период. Поради тази причина формирането на отчет за печалби и загуби без съставяне на баланс, като правило, води до неправилни резултати.

Включването в сметкоплана на управленския баланс на спомагателната сметка (04) е свързано с необходимостта да се подчертаят всички несъответствия между данните на различни отчети за по-нататъшния им анализ и отстраняване (или отписване на финансовия резултат на отчетния период).

Сега ще разгледаме управленските отчети, които са ни необходими за работа, и ще сравним всяка от стойностите в отчетите с определено осчетоводяване към балансовите сметки и ако осчетоводяването се отнася до сметката "Печалба", тогава осчетоводяването към позициите в отчета за приходите и разходите (Таблица 4, Таблица 5, Таблица 6, Таблица 7).

Таблица 4. Отчет за паричния поток

Заглавие на статията	Количество	Пример в цифри	Електрически инсталации
Баланс в началото на периода	Съвпада с т. 01 от баланса в началото на периода	35	–
Постъпления от продажби	A '	1000	No 1 Dt 01. Kt 04.
Плащане към доставчици	Б ’	800	No 2 Dt 04. Kt 01.
Заплата	° С '	105	No 3 Dt 06. Kt 01.
Данък	Д '	110	No 4 Dt 07. Kt 01.
Баланс в края на периода	Същото като т. 01 от баланса в края на периода	20	–

Таблица 5 Отчет за вземанията

В този и следващите примери при извършване на транзакции по сметка 08. „Печалба“ като допълнителен анализ ще посочим статията от отчета за доходите, която ще ни позволи да генерираме правилно този отчет.

Моля, обърнете внимание, че A „стойностите в отчета за паричните потоци и A“ в отчета за сетълменти с клиенти представляват един и същ параметър. Въпреки това не винаги е възможно да се постигне пълно съвпадение на тези стойности на практика. В този пример A 'и A' са съответно на 1000 и 1002. Това несъответствие може да се дължи на различни причини - наличието на човешки фактор, формирането на отчети в различни валути без правилно отчитане на курсовите разлики, и т.н.

Командировките, свързани с тези суми, са извършени транзитно през спомагателна сметка 04. В този случай разликата между A 'и A' засега остава на сметка 04. Същото трябва да се направи с всички подобни параметри, които присъстват в двата доклада. В този пример това се отнася за параметри A, B и F.

Таблица 6. Отчет за движението на стоки

Таблица 7... Отчет за задължения

След като вписванията са направени в съответствие с данните, получени от дискутираните по-горе управленски доклади, получаваме частично завършен управленски баланс. В същото време балансовите позиции 01, 02, 03 и 05 са финализирани, тъй като салдото по тези сметки е изчислено въз основа на наличните отчети. Членове 06 и 07 (и съответно 08) изискват допълнителни записи, свързани с начисляването на заплати и данъчни разходи. Това е лесно за изпълнение, като направите следните осчетоводявания, посочени в таблица. 8.

Таблица 8. Допълнителни операции по позиции на баланса, които нямат специализирани отчети

Сега остава само да се справим със салдата по сметка 04, което е сумата на отклоненията между подобни данни в различни отчети. Ако такива отклонения са значителни и причината за тяхното възникване не е очевидна, трябва да анализирате данните от отчета, да идентифицирате източника на несъответствието и, ако е необходимо, да направите корекции, за да премахнете причината за тяхното възникване. Ако сборът от тези отклонения е незначителен или тяхната причина е известна, тогава сметка 04 трябва да бъде нулирана, като тези суми бъдат отнесени към съответните позиции в отчета за приходите и разходите.

Да приемем, че отклоненията на A 'от A' и B '' от B '' в нашия пример са свързани с курсовите разлики (отчетите са генерирани в различни валути). Отклонението на F 'от F' се дължи на факта, че отчетът за движението на стоките не отчита пристигането на каквато и да е незначителна част от асортимента (например опаковъчен материал). В този случай можете да нулирате помощната сметка 04 чрез вписванията, посочени в таблица. 9.

Таблица 9, Допълнителни транзакции по сателитната балансова сметка

По този начин успяхме да изградим система от осчетоводявания, които формират отчет за приходите и разходите и промени в баланса на управлението за отчетния период. В този случай бяха използвани данни, взети от стандартни отчети, генерирани във всяко предприятие. И въпреки факта, че в действителност структурата на баланса, формите на отчета за приходите и разходите и отчетите, които се използват в този подход, има повече сложен изгледотколкото в горния пример, тази техника може лесно да се приложи в почти всяко предприятие.

Личен опит
Николай Синицин,началник на отдел за планиране и счетоводство на АД Търговска фирма "Алко-Трейд"

ДА СЕ силни страни Бих отдал подобна техника на възможността за доста бърза организация на управленското счетоводство в предприятието и независимостта от използвания счетоводен софтуер. Недостатъците са, че този механизъм е по-фокусиран върху финансовата част на управленската отчетност.

На практика за оперативното управление на предприятието се изисква и друга важна информация, която е необходима за задълбочен анализ, контрол и управление на продажбите, складови баланси, взаимни разчети с клиенти и т.н. С други думи, описаното от автора изрично управленско счетоводство не навлиза достатъчно дълбоко в бизнес процесите в предприятията. Ако такива задачи се решават в рамките на съществуващите счетоводни системи, тогава използването на описаната методология за отчитане като временна мярка е напълно оправдано.

В допълнение, недостатъците на този подход включват факта, че служителите на клонове на компанията, в които се прилага управленско счетоводство, имат допълнителни разходи за труд - те трябва да водят записи за себе си и счетоводство за компанията майка, което, разбира се , остава вторичен за тях. Това често води до несъответствия между счетоводните данни и реалната ситуация в предприятието.

Сергей Дмитриев,финансов директор на Alyudeko-K LLC (Кострома)

Възможността за създаване на визуална система за финансово управление на предприятието за възможно най-кратко време, без да се харчат материални ресурси и без да се правят значителни промени в съществуващите счетоводни програми, разбира се, е силна страна разглежданата техника. Що се отнася до недостатъците, на практика човек трябва да се сблъска с определени трудности при анализа на несъответствията в данните на различни доклади. Естествено, мащабът на този проблем силно зависи от качеството на първичната документация в предприятието.

Таблица 10 показва пример за изчисляване на промяната в сметките на управленския баланс и позициите в отчета за доходите в съответствие с направените по-горе записи.

Таблица 10. Изчисляване на промените в сметките на счетоводния баланс на управлението и позициите в отчета за доходите за отчетния период

Номер на окабеляване	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Обща сума
Активи
01. Пари в брой	1000	–800	–105	–110												–15
02. Разплащания с купувачи					1300	–1002										298
03. Стоки							950	–968								–18
04. Акаунт за поддръжка	–1000	800				1002	–950		947	–804			–2	4	3	0
Задължения
05. Разплащания с доставчици									947	–804						143
06. Плащания на персонала			–105								127					22
07. Разплащания с бюджета				–110								118				8
08. Печалба					1300			–968			–127	–118	–2	4	3	92
Елементи на отчета за печалбата и загубата
08.01. Приходи от продажби					1300											1300
08.02. Разходи за продадени продукти								968								968
08.03. Заплата											127					127
08.04. Данък												118				118
08.05. Курсови разлики													2	–4	–3	–5

Практикувайте мнение
Ирина Караваева, Ръководител на отдела за финансов контрол и анализ на АД "Руска електроника"

Според мен основната цел на организирането на управленско счетоводство в предприятията е да се осигури на мениджърите прозрачна и навременна информация за вземане на управленски решения. Това ви позволява да решите основните проблеми на счетоводството:
- липса на оперативно отчитане (тримесечното отчитане е законово установено);
- липса на прозрачност в информацията (методично се препоръчва да се откроят само 5 групи разходи).

По този начин при формирането на управленския баланс и отчета за приходите и разходите се набляга на въвеждането на допълнително отчитане на елементи от разходите и приходите, които са жизненоважни за управлението на предприятието, и области на дейност, т.е. , осигуряване на принципа на прозрачност при докладване.

Трябва също така да се отбележи, че в съответствие със законодателството на Руската федерация всички предприятия са длъжни да водят счетоводни регистри и да формират финансови отчети (изключение са предприятията, които са преминали към опростена данъчна система, но дори и в този случай, те имат опростени финансови отчети). Следователно, от една страна, можем да се съгласим с автора в частта, че всички предприятия първоначално разполагат с всички необходими отчети за финансово-икономическите дейности за организиране на управленско счетоводство и отчитане, но, от друга страна, предложеният алгоритъм не приема предвид факта, че внедрените форми вече са в предприятието.

Ако разглеждаме статията като алгоритъм за създаване на управленско счетоводство в предприятия с опростена схема за данъчно облагане, които са освободени от формирането на отчет за паричните потоци и баланс (с изключение на отчета за дълготрайните активи и нематериалните активи), тогава, в моето мнение, предложеният метод съдържа следните неточности:

1. Формиране на отчет за паричния поток. Алгоритъмът не обхваща дейностите на спомагателни, помощни, административни подразделения; също така, вниманието не е насочено към формирането на паричен поток за оперативните, инвестиционните и финансовите дейности на предприятието. С други думи, основната цел за въвеждане на отчет за паричните потоци - изграждане на система за управление на паричните потоци на компанията и тяхното оптимизиране - няма да бъде постигната. Така че натрупването на потоци по основни области на дейност и след това детайлизирането на тези потоци в контекста на разделянето по елементи на паричния поток няма да позволи да се идентифицира нетният паричен поток за всички оперативни дейности, както и за инвестиционни и финансови дейности.
2. Формиране на счетоводния баланс и отчета за приходите и разходите. Статията представя алгоритъм за формиране на баланса, докато условните сметки и кодификацията се използват за описание на процеса. Това според мен внася известно объркване, тъй като според регламенти има счетоводен план, който би било логично да се използва.

Управленското счетоводство е предназначено да представя действителното състояние на нещата в предприятието и съответно да взема управленски решения въз основа на тези данни. Това е система от таблици и отчети с удобен ежедневен анализ на паричния поток, печалби и загуби, разчети с доставчици и купувачи, производствени разходи и др.

Всяка компания избира метода на управленското счетоводство и данните, необходими за анализ. Най-често таблиците се съставят в Excel.

Примери за управленско счетоводство в Excel

Основните финансови документи на предприятието са отчетът за паричните потоци и балансът. Първият показва нивото на продажбите, себестойността на производството и продажбата на стоки за определен период от време. Второто е активите и пасивите на фирмата, собствен капитал... Сравнявайки тези отчети, мениджърът забелязва положителни и отрицателни тенденции и взема управленски решения.

Директории

Нека опишем отчитането на работата в кафене. Фирмата продава продукти собствено производство и закупени стоки. Има неоперативни приходи и разходи.

За автоматизиране на въвеждането на данни се използва счетоводна таблица за управление на Excel. Също така се препоръчва да се съставят справочници и дневници с първоначални стойности.

Ако икономист (счетоводител, анализатор) планира да опише доходите по статии, тогава може да се създаде същата справочна книга за тях.

Удобни и разбираеми отчети

Не е необходимо да събирате всички цифри за работата на кафене в един отчет. Нека това да са отделни таблици. И всеки отнема по една страница. Препоръчва се широко да се използват такива инструменти като "Падащи списъци", "Групиране". Нека разгледаме пример за управленски счетоводни таблици за ресторант-кафене в Excel.

Отчитане на доходите

Нека да разгледаме отблизо. Получените индикатори се намират с помощта на формули (прилагат се общи математически оператори). Попълването на таблицата се автоматизира с помощта на падащи списъци.

Когато създаваме списък (Data - Data Validation), ние се позоваваме на Директорията, създадена за доходи.

Отчитане на разходите

Същите техники бяха използвани за попълване на отчета.

Отчет за печалбите и загубите

Най-често за целите на управленското счетоводство се използва отчетът за приходите и разходите, а не отделни отчети за приходите и разходите. Тази разпоредба не е стандартизирана. Следователно всяка компания избира самостоятелно.

В създадения отчет за изчисляване на резултатите се използват формули, статии за автоматично довършване с помощта на падащи списъци (връзки към референции) и групиране на данни.

Анализ на структурата на собствеността на кафенето

Източникът на информация за анализ е Балансовият актив (раздели 1 и 2).

За по-добро възприемане на информацията, нека съставим диаграма:

Както показват таблицата и фигурата, основният дял в структурата на собствеността на анализираното кафене е зает от нетекущи активи.

Балансовите задължения се анализират по същия принцип. Това са източниците на ресурси, чрез които кафенето работи.

Какво представлява управленското отчитане? Говорейки прост език, управленска отчетност - информация, която мениджърите използват и за да я използват, те искат от някого за нея. Например можете да поискате от счетоводител за управленско отчитане. Или самите те търсят в банкови извлечения и в счетоводната програма. И тогава, случва се, те пренаписват управленски акаунти в своя бележник и ги преизчисляват на калкулатор.

Първо, такъв набор от информация (бъдещо управленско отчитане), тоест управленско отчитане, се появява спонтанно: беше необходимо - попита той. Тогава мениджърът се досеща, че е необходимо да се направи фиксиран формуляр за отчитане, който да бъде поискан в попълнен формуляр с определена честота. Тогава една форма става недостатъчна, появяват се няколко и те ги попълват различни хора... След това мениджърът започва да се „скита“ в тридесет различни таблици, където едни и същи данни, например продажби по региони, се записват в различен ред и по някаква причина са различни значения, хвърля всичко в кошницата и извиква счетоводителя: "Направете ми един формуляр, но за да стане ясно!" И ... приказката за създаването на управленско отчитане започва първо.

Как да направя вътрешното управленско отчитане удобно, актуално и надеждно? Просто не мислете, че е лесно. Разработването на управленско отчитане е организационна, а не икономическа задача и изисква систематичен подход.

Управленско отчитане стъпка по стъпка

За да съставите правилно управленски отчети, трябва да направите следното.

1. Направете списък на хората, които трябва да използват управленско отчитане.

Например: главен изпълнителен директор, търговски директор, мениджъри продажби, ръководител на OMTS - някой от тях ще се нуждае от управленски отчети някой ден.

2. Съберете съществуващите акаунти за управление такива, каквито са. Ако финансовите отчети се използват за управленски цели (директорът разбира оборота възможно най-добре), включете го в комплекта.

Като примери за различни отчети вземете: отчет за продажбите по клонове, анализ на сметка 10 по подконто, отчет за текущи плащания (съставен от икономист в Excel), отчет за вземания (направен от заместник главен счетоводител), и т.н.

3. Съставете матрица за управленско отчитане: потребители на отчети / видове отчети, на кръстовището напишете какво точно гледа всеки потребител в отчета (буквално къде гледа, в коя клетка, при какъв резултат - за намиране на безполезна информация или информация в неудобна форма, когато потребителят на отчета преброява нещо друго в калкулатора). Също така е необходимо да съберете „Списък с желания“ на нашето отчитане: задавайте въпроси и записвайте какво липсва на хората в съществуващото отчитане. Ако компанията има показатели, които се използват като цели и контрол, т.е. чрез които служителите се оценяват и от които собственикът контролира генералният директор, тогава е наложително да ги включите в таблицата в клетките на отчетите, от които са взети техните стойности. Този момент е важен при изготвянето на управленска отчетност.

Например:

На този етап получавате картина "такава, каквато е", от нея трябва да извадите всичко рационално, така че в новото ръководство да се отчита всичко, което преди е било използвано.

4. Съставете управленски класификатор на приходите и разходите (BDR), паричния поток (BDDS), инвестиционния бюджет и статиите за отчитане на оборотите между балансовите позиции. Примерен класификатор можете да намерите тук.

5. Освен това, за да се създаде управленска отчетност, е необходимо да се реши какви други аналитични справочници са необходими за съставяне на управленска отчетност. Например, разглеждайки таблицата по-горе, можете веднага да кажете, че за разработването на отчети ще са необходими директории на отдели (клонове), региони, групи артикули, мениджъри продажби и евентуално повече разходни позиции и контрагенти. За касовите отчети (доклади за управление на паричните средства) обикновено са необходими анализи за местата за съхранение на средства: разплащателни сметки, каси, счетоводители. Тези директории трябва или да бъдат взети от съществуващите бази данни (например, директория на контрагентите може да бъде взета от счетоводна база данни), или да бъдат съставени от вас и да бъдат съгласувани с всички, които използват отчитане в контекста на такава директория. При изготвяне на управленски отчети се препоръчва да се обърне внимание и на този момент.

6. Освен това, за да създадете управленско отчитане, трябва да направите основните форми за отчитане: BDR, BDDS, Balance. Уверете се, че отчитането включва информацията, която мениджърите са използвали преди. Съставете тези формуляри върху реални данни. Ако формите за отчитане на управление са направени в Excel, тогава незабавно включете необходимите анализи в този формуляр, например, покажете региони или продуктови групи според елемента на оборота и направете колоните по месец. Ако формулярите за управленско отчитане са направени в програмата „Бизнес планиране“, тогава е достатъчно да попълните справочника „Бюджетни формуляри“ и да проверите дали отчетът съдържа разбивка на всички необходими анализи. Примери за отчети (управленски отчети) можете да видите тук.

7. Направете останалите форми на управленска отчетност въз основа на оборотни статии, аналитични справочници. Първо, за да се създаде управленско отчитане, е необходимо да се направят формуляри, подобни на тези, които вече се използват в предприятието. След това разгледайте материалите на подобни предприятия, разгледайте събрания „Списък с желания“ на потребителите и предлагайте допълнителни форми на управленско отчитане.

8. Добавете формули и изчислени стойности към генерираните отчети. На тази стъпка нашето управленско отчитане вече започва да приема правилната форма за управленско отчитане.

9. Генерирайте (или попълнете) формуляри за отчети за управление с реални данни за същия месец. Съгласувайте получените попълнени формуляри с изпълнителите, които преди това са изготвили доклади за управление.

10. Договорете попълненото отчитане с потребители съгласно списъка от точка 1. Процесът може да бъде итеративен, т.е. управленското отчитане ще трябва да бъде попълнено според коментарите.

Управленско отчитане, какъв е резултатът?

Ще се изненадате колко бързо хората свикват с удобни форми, след седмица никой не си спомня как е било преди. Но това е, ако им е удобно. Ако мениджърът все пак преброява нещо в бележника или се обажда и пита какво означава определен ред или сравнява дублирана информация от различни таблици - работете допълнително, системата за управление на отчетите все още не е разработена.

По този начин управленската отчетност се изготвя на етапи. Важно е при съставянето на управленски доклади на всеки етап да се следи за коректността на попълването на отчетите. При внимателно изпълнение на всички „задачи“ управленското отчитане ще бъде изготвено компетентно.

Управленската отчетност е един от най-важните източници на информация за резултатите от дейността на компанията, базиран на набор от финансови, продажбени, маркетингови, производствени и други показатели.

Информацията в управленското отчитане трябва да бъде икономически интересна и активно използвана от мениджъри, основатели и собственици на бизнес. Данните, разкрити в управленската отчетност, са необходими за анализа на всички дейности. Това помага да се идентифицират навреме причините за възможни отклонения от параметрите, дадени от стратегията бизнес, както и покажете резерви (финансови, материални, трудови и др.), които не са били използвани от компанията до този момент. Процесът на формулиране и прилагане на управленско отчитане може грубо да бъде разделен на 7 етапа.

Стъпка 1. Диагностика на съществуващата система за управление във фирмата.

Този етап е необходим за анализ на организационната структура на компанията, определя се форматът на процесното моделиране. Ако компанията има диаграми на бизнес процесите и техните описания, се извършва анализ на тези документи и се идентифицират основните проблемни области, които изискват оптимизация.

Стъпка 2. Създаване на методология за управленско отчитане

Този етап е необходим за делегиране на правомощия по отношение на съставянето на оперативни бюджети и определяне на отговорността, специфични центрове на финансова отговорност (CFR) за изготвяне на определени бюджетни планове (сегменти на управленско отчитане).

Цели и задачи, решени в резултат на внедряването на управленска отчетност в компанията:

• Установяване и постигане на специфични ключови показатели за изпълнение (KPI);
• Идентифициране на "слаби" връзки в организационната структура на компанията;
• Подобряване на системата за мониторинг на изпълнението;
• Осигуряване на прозрачност на паричните потоци;
• Укрепване на платежната дисциплина;
• Разработване на система за мотивация на служителите;
• Бърз отговор на промените: пазарни условия, канали за дистрибуция и т.н .;
• Разкриване на вътрешните ресурси на компанията;
• Оценка на риска и др.

Съставът на управленските отчети зависи преди всичко от естеството на дейностите на компанията. Както показва практиката, съставът на управленското отчитане (главен отчет) обикновено включва:

• Отчет за паричния поток (директен метод);
• Отчет за паричния поток (косвен метод);
• Отчет за печалби и загуби;
• Прогнозен баланс (управленски баланс);

Консолидиране на бюджети

Формирането на консолидирана управленска отчетност е доста трудоемък процес... Консолидираният финансов отчет третира група от свързани предприятия като цяло. Активите, пасивите, приходите и разходите се комбинират в обща система за отчитане на управлението. Такова отчитане характеризира собствеността и финансово състояние цялата група от дружества към отчетната дата, както и финансови резултати неговите дейности за отчетния период. Ако холдингът се състои от компании, които не са свързани помежду си на оперативно ниво, тогава задачата за консолидиране на управленската отчетност е доста проста за решаване. Ако се извършват бизнес сделки между дружествата от холдинга, тогава в този случай не всичко е толкова очевидно, тъй като ще е необходимо да се изключат взаимните транзакции, така че на ниво холдинг в консолидираните отчети, данни за приходите и разходите , активите и пасивите не са изкривени. В бюджетната политика на дружеството е необходимо да се консолидират правилата и принципите за премахване на VGO.

За това е по-целесъобразно да се използват специализирани информационни системи, например „WA: Financier“. Системата позволява елиминиране на междуфирмени обороти на ниво първични документи и бързо получаване на коректна информация, което опростява и ускорява процеса на формиране на управленско отчитане, минимизира грешките, свързани с човешкия фактор. В същото време съгласуването на оборотите в рамките на групата, тяхното елиминиране, прилагането на коригиращи записи и други операции се извършват автоматично.

Пример: Фирма А притежава 100% от Фирма Б. Фирма А продаде стоки за сумата от 1500 рубли. Покупката на този продукт струва на компанията 1000 рубли. Фирма Б плати изцяло доставените стоки. В края на отчетния период компания Б не е продала стоките и тя е посочена в нейните финансови отчети.

В резултат на консолидацията е необходимо да се изключи печалбата (500 рубли), която компанията все още не е получила, и да се намалят разходите за материални запаси (500 рубли). За да се изключат VGO и печалбите, които компанията B все още не е спечелила. Трябва да се направят корекции.

Резултатът от консолидирането на управленската отчетност

Определяне на ключови показатели за изпълнение (KPI - Основни показатели за изпълнение)

Въвеждането на ключови контролни индикатори ви позволява да управлявате центровете на финансова отговорност, определяйки лимити, нормативни стойности или граници на приетите показатели. Наборът от показатели за ефективност за отделни CFD значително зависи от ролята на този център на отговорност в системата за управление и от изпълняваните функции. Стойностите на показателите се определят, като се вземат предвид стратегическите планове на компанията, развитието на отделните направления на бизнеса. Картата с резултати може да има йерархична структура, както за компанията като цяло, така и с подробности за всеки център на финансова отговорност. След като детайлизирате KPI от най-високо ниво и ги прехвърлите на нивата на Централния федерален окръг и служителите, можете да свържете възнагражденията на персонала и т.н. с тях.

Контрол и анализ на изпълнението на управленската отчетност.

За изпълнението на бюджети, които са част от управленската отчетност, могат да се разграничат три области на контрол:

• предварително,
• текущ (оперативен)
• финал.

Целта на предварителния контрол е да предотврати потенциални нарушения на бюджета, с други думи, да предотврати неразумни разходи. Извършва се преди извършване на бизнес сделки. Най-често срещаната форма на такъв контрол е одобряването на заявления (например за плащане или изпращане на стоки от склад).

Текущият контрол върху изпълнението на бюджета предполага редовен мониторинг на дейностите на центровете за финансова отговорност, за да се установят отклонения на действителните показатели за тяхната дейност от планираните. Провежда се ежедневно или седмично според оперативната отчетност.

Окончателният контрол на изпълнението на бюджета не е нищо повече от анализ на изпълнението на плановете след края на периода, оценка на финансово-икономическите дейности на компанията като цяло и по обекти на управленското счетоводство.

В процеса на изпълнение на бюджета е важно да се идентифицират отклонения на най-ранните етапи. Определете какви методи за предварителен и текущ бюджетен контрол могат да се използват във фирмата. Например въведете процедури за одобряване на искания за плащане или изтегляне на стоки от склада. Това ще ви позволи да избегнете ненужни разходи, да предотвратите провал на бюджета и да предприемете действия предварително. Не забравяйте да регламентирате контролните процедури. Създайте отделен регламент за бюджетен контрол. Опишете в него видовете и етапите на одитите, тяхната честота, процедурата за ревизия на бюджетите, ключови показатели и диапазоните на техните отклонения. Това ще направи процеса на контрол прозрачен и разбираем и ще увеличи изпълнителната дисциплина в компанията.

СТЪПКА 3. Проектиране и одобряване на финансовата структура на компанията.

Този етап включва работа по формирането на класификатори на бюджети и бюджетни позиции, разработване на набор от оперативни бюджети, планови позиции и техните взаимовръзки, налагане на видове бюджети върху организационните връзки на управленската структура на компанията.

Разработва се финансова структура, основана на организационната структура на компанията. Като част от тази работа от организационни единици (подразделения) се формират центрове за финансова отговорност (CFR) и се изгражда модел на финансовата структура. Основната задача на изграждането на финансовата структура на предприятието е да се получи отговор на въпроса кой и какви бюджети в предприятието трябва да бъдат съставени. Правилно изградената финансова структура на предприятието ви позволява да видите „ключовите точки“, при които печалбите ще се формират, отчитат и най-вероятно ще се преразпределят, както и контрол върху разходите и приходите на компанията.

Центърът за финансова отговорност (CFR) е обект на финансовата структура на компанията, който отговаря за всички финансови резултати: приходи, печалба (загуба), разходи. Крайната цел на всеки CFD е да се максимизират печалбите. За всеки CFD се изготвят и трите основни бюджета: бюджет за приходи и разходи, бюджет на паричния поток и прогнозен баланс (баланс на управлението). Като правило отделни организации действат като CFD; дъщерни дружества на холдинги; обособени подразделения, представителства и клонове на големи компании; регионално или технологично отделни дейности (предприятия) на диверсифицирани компании.

Центърът за финансово счетоводство (CFU) е обект на финансовата структура на компанията, който отговаря само за определени финансови показатели, например за приходите и част от разходите. За DFS се съставя бюджет на приходите и разходите или някои частни и функционални бюджети (бюджет за разходи за труд, бюджет за продажби). DFS може да бъде основните производствени отдели, участващи в единни технологични вериги в предприятия с последователна или непрекъсната технологична цикъл; производствени (монтажни) цехове; търговски услуги и подразделения. Центровете за финансово счетоводство могат да имат тесен фокус:

• център на пределна печалба (център на печалбата) - структурно звено или група звена, чиито дейности са пряко свързани с изпълнението на един или повече бизнес проекти на компанията, осигуряващи получаването и отчитането на печалбите;
• център на доходите - структурна единица или група единици, чиято дейност е насочена към генериране на доход и не предвижда отчитане на печалбата (например търговска услуга);
• инвестиционен център (рисков център) - структурно звено или група звена, които са пряко свързани с организирането на нови бизнес проекти, печалбата от които се очаква в бъдеще.
• център на разходите - обект на финансовата структура на предприятието, който отговаря само за разходите. Освен това не за всички разходи, а за така наречените регулирани разходи, чиито разходи и спестявания могат да бъдат контролирани от ръководството на КП. Това са отделите, обслужващи основните бизнес процеси. За СН са съставени само някои спомагателни бюджети. Спомагателните служби на предприятието (икономически отдел, служба за сигурност, администрация) могат да действат като централен контролен център. Център на разходите може да се нарече и център на разходите (център на разходите).

СТЪПКА 4. Формиране на бюджетния модел.

Няма строги изисквания за разработването на класификатор за вътрешно управленско отчитане. Както няма две абсолютно еднакви компании, така също няма еднакви бюджетни структури. За разлика от формализираните финансови отчети, като например отчет за печалби и загуби или баланс, управленското отчитане няма стандартизирана форма, която трябва да се спазва стриктно. Структурата на вътрешното управленско отчитане зависи от спецификата на компанията, бюджетната политика, приета във фирмата, желанията на ръководството от степента на детайлност на статиите за анализ и т.н. Можете само да дадете общи препоръкикак да съставим оптималната структура на управленското отчитане.

Структурата на управленското отчитане трябва да бъде в съответствие със структурата на ежедневните операции на компанията.

Класификация на артикулите на примера на Отчета за паричните потоци.

СТЪПКА 5. Одобряване на бюджетната политика и разработване на регулации.

Бюджетната политика се формира с цел разработване и консолидиране на принципите за формиране и консолидиране на показатели на тези статии и методи за тяхната оценка. Това включва: дефиниция на период от време, процедури за планиране, бюджетни формати, програма от действия за всеки от участниците в процеса. След разработването на бюджетния модел е необходимо да се пристъпи към регулиране на бюджетния процес.

Необходимо е да се определи какви бюджети и в каква последователност се формират във фирмата. За всеки бюджет е необходимо да се разпредели лице, отговорно за подготовката (конкретен служител, ДЗР) и лице, отговорно за изпълнението на бюджета (ръководител на направлението, ръководител на ДЗР), да се зададат лимити, стандартни стойности или лимитирани граници на показателите за ефективност за CFD. Наложително е да се сформира бюджетна комисия - това е орган, създаден за целите на управлението на бюджетния процес, наблюдението на неговото изпълнение и вземането на решения.

Стъпка 6. Одит на счетоводните системи.

На етапа на разработване и одобряване на състава на управленското отчитане на компанията е необходимо също така да се вземе предвид, че класификаторът на бюджетните позиции трябва да бъде достатъчно подробен, за да ви гарантира полезна информация за приходите и разходите на компанията. В същото време трябва да разберете, че колкото повече нива на детайлност ще бъдат разпределени, толкова повече време и труд ще са необходими за бюджетиране и отчитане, но толкова по-подробен анализ може да бъде получен.

Също така е необходимо да се вземе предвид, че в резултат на развитието на методологията за управленско отчитане може да се наложи и адаптиране на счетоводните системи, тъй като за да се анализира изпълнението на бюджетите, целите ще трябва да бъдат сравнени с наличната фактическа информация.

Стъпка 7. Автоматизация.

Този етап включва работа по избор на софтуерен продукт, създаване техническо задание, внедряване и поддръжка на системата.