Giden yazışmaların tasarımı için özel gereksinimler vardır. Bunun nedeni, doğası gereği bilgilendirici ve referans olmasıdır. Bir hizmet mektubu verirken, GOST R 6.30-2003 “Birleşik Dokümantasyon Sistemleri” gereksinimlerini dikkate almaya değer. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak için gereklilikler” ve kuruluşun formlarını uygulayın. Ayrıntılar için GOST R 6.30-2003'e odaklanmak gerekir (07/01/2018 tarihinden itibaren GOST R 7.0.97-2016'ya odaklanmak gerekecektir). Bu, belgenin net bir yapısını korumanıza ve gerekli iş iletişimi stilini korumanıza ve ayrıca ayrıntıları doğru bir şekilde konumlandırmanıza olanak tanır. iş mektubu.

GOST R 6.30-2003'ün (GOST R 7.0.97-2016'nın yanı sıra) tavsiye niteliğinde olduğunu ve kuruluşların kendilerinin ticari yazışmalar için antetli kağıtlar geliştirebileceğini belirtmek önemlidir. Belirtilen GOST ile zorunlu uyum yalnızca federal yürütme makamları içindir.

Belgenin başlığı hem uzunlamasına hem de açısal bir düzenlemeye sahip olabilir (antetli kağıdın ayrıntıları, telefon numaraları ve kuruluşların adresleri genellikle burada bulunur). örnek mektup köşe konumu detaylar modern ofis işlerinde en yaygın seçenektir.

Köşe detaylarına sahip antetli kağıt örneği

Belgenin üst kısmında şunlar bulunur:

• Tarihi;
• oda;
• belgenin kayıt numarasına ve tarihine atıfta bulunulması (yazışma bir yanıt ise);
• metnin başlığı, tek bir cümleyle ifade edilmiştir.

Resmi yazının başlığı kayıt numarasının altında yer alır. Alıcıya bir itiraz içerir. AD SOYAD. ve muhatabın konumu belgenin sağ üst köşesinde bulunmalıdır. Alıcıya bir itiraz merkeze yazılır.

Kimden ve kime

Gönderenin şirketinin ayrıntıları genellikle şirketin antetli kağıdında belirtilir. Ayrıca, yazışmanın alıcısını, başka bir deyişle, muhatabın ayrıntılarını doğru bir şekilde belirtmek gerekir:

• Firma Adı;
• giden yazışmaların gönderildiği yapısal birimin adı;
• alıcının konumu;
• alıcının soyadı ve adının baş harfleri;
• kuruluş posta adresi.

Şirket antetli kağıdına örnek mektup

Aynı içeriğe sahip bir mektubun birkaç alıcıya gönderilmesi gerekiyorsa, her şeyden önce ana alıcının adresini ve ancak o zaman geri kalanını belirtmek gerekir.

Örneğin:

Yolki-Palki LLC

Hukuk Departmanı

Moskova, Zelenaya Caddesi, 5

KOPYALA

CEO'ya

Yeşil Şubeler LLC

Simakov V.A.

St.Petersburg,

Frunze caddesi, 3

tarih ve numara

Giden belge imzalandıktan sonra üzerine bir tarih damgalanır. Tarih, 05/17/2018 veya 17 Mayıs 2019 formatında olabilir. Belgede tarihin birkaç kez belirtilmesi durumunda, tek bir yazı stilinin korunması önerilir.

Kayıt numarası, kuruluşta kabul edilen giden belgeler için kayıt sistemine göre ve ancak belgenin imzalanmasından sonra atanır. Kayıt numarası, bir vaka indeksi veya harflerle tamamlanabilen belgenin seri numarasından oluşur.

Giden bir belgeyi kaydettirmenin hem sizin hem de alıcınızın postaları işlemesini kolaylaştırdığını unutmamak önemlidir.

Gelen resmi yazışmalara cevap verilirken, gerekli “Talep kayıt numarası ve tarihi bağlantısı”nın doldurulması gerekmektedir. Bu durumda, alınan mektubun tarihi ve numarası cevap mektubunda belirtilir. Bu, alıcı şirkette yazışmaların daha hızlı işlenmesini sağlayacaktır.

kim imzalar

Resmi yazışmalar ağırlıklı olarak yöneticiler tarafından, işyerinde bulunmadığı durumlarda ise vekilleri veya bulunmadığı zamanlarda şeflik görevini yürüten diğer görevliler tarafından imzalanır.

Modern iş yazışmalarının sadece posta yoluyla değil, telgraf, faks ve e-posta yoluyla da gönderildiğini belirtmek önemlidir.

Sanatçının adını vermem gerekiyor mu?

Her iş mesajının şirket başkanı veya onun tarafından yetkilendirilen yetkililer tarafından imzalanmasına rağmen, yazışmanın kendisi sıradan bir sıradan çalışan, yani bir sanatçı tarafından gerçekleştirilir. Bu bölümde belirtilen onun adı ve iletişim bilgileridir.

Sanatçıyla ilgili bilgiler her zaman en altta, son satırlarda bulunur. Çalışanın tam adı, soyadı ve soyadı, yeni bir satırda iletişim telefon numarası ve hatta daha düşük - e-posta adresi ile yazılır. Yazı tipini aynı bırakıyoruz.

damgalı mı

Mektuplar genellikle damgalanmaz, ancak giden yazışmalar resmi nitelikteyse, bir kuruluşun antetli kağıdına yapılırsa ve bir kişi veya başka bir kuruluşla yasal (hukuki) ilişkilere girmeyi ve burada belirtilen tüm pozisyonlardan sorumlu olmayı amaçlamaktadır. mektup, yönetim bir mühür şeklinde ek destek eklemek isteyebilir.

İş mektupları, hemen hemen her durumda ortaklarla iletişim kurarken derlenir. Bu tür belgeleri derlemek için hazır örnekler ve kurallar makalede bulunabilir.

İş mektubu, şirketin tamamı adına başka bir şirkete, bireysel girişimciye veya bir bireye (örneğin bir yatırımcı) gönderilen bir belge olarak tanımlanabilir. Aslında şirketin herhangi bir yazışması iş mektubudur. Amaçları çok farklı:

1. işbirliği hakkında.
2. işbirliği, müzakere.
3. Sözleşme kapsamındaki yükümlülükleri yerine getirme ihtiyacının bir hatırlatıcısı.
4. Birinin konumunun netleştirilmesi, önceden gönderilen bir mektuba yanıt ve diğerleri.

Belge genellikle şirketin antetli kağıdına düzenlenir, normal veya e-posta. Ancak, partnerin özel bir önemi varsa, bunun yüksek kaliteli, kalın kağıda basılması ve elden veya kurye ile teslim edilmesi tercih edilir. Mektubun yapısı tipik bir ticari belgeye benzer - onu şematik olarak bu şekilde gösterebilirsiniz.

Derlerken nelere dikkat edilmeli

Bu tür harflerin belirli kuralları ve örnekleri yoktur, bu nedenle yapıları, hacimleri ve tasarımları büyük ölçüde belirli duruma bağlıdır. Örneğin, bir bildirim mektubu oldukça kısa (3-4 paragraf) olurken, bir çalışan tavsiyesi veya bir iş teklifi birden fazla sayfa alabilir.

Ancak aynı zamanda birkaç Genel kurallar Makaleyi derlerken dikkat etmeniz gerekenler:

1. Belgenin kendisinde herhangi bir yasal güç, ancak, tüm kayıt kurallarına göre derlenir. Yapısı, sunum tarzı, modern belge yönetiminin genel kabul görmüş ilkelerine uygun olmalıdır.
2. Teklifler mantıklı bir şekilde, net bir sırayla oluşturulur. Süslü, karmaşık, duygusal ve hatta daha fazla günlük konuşma dili yoktur. Ton nötr.
3. Sunum her zaman yalnızca 1 kişiden yapılır - metin doğrudan baştan yazılmışsa tekil olarak veya tüm şirket adına derlenmişse çoğul olarak.
4. Derlemenin özel amacı ve muhatabın beklenen eylemleri konuşulur (bir yanıt gönderin, bir çalışanın adaylığını düşünün, müzakereleri kabul edin, bir belge gönderin, vb.).
5. Belge, yöneticinin veya diğer çalışanların bireysel çıkarlarını değil, şirketin bir ekip olarak hedeflerini yansıtır. Kişisel bir bağlantı kurmanız gerekiyorsa, bunu farklı bir şekilde yapmanız ve kendinizi şirketin temsilcisi olarak konumlandırmamanız önerilir.

İlk 5 yazım hatası

Hatalar 2 büyük gruba ayrılabilir - bazıları metinle (mantık, kelime bilgisi ve diğer dil normlarının ihlali), diğerleri - uygun iş görgü kurallarının ihlali ile yazma ile ilişkilidir:

1. Yazım, noktalama hatalarına izin verilmez - mektubun metni göndermeden önce her zaman en az 1-2 kez kontrol edilmelidir.
2. İş sunum tarzının ihlali, duygusal ifadelerin varlığı, aşırı nezaket veya tersine katılık.
3. Olumsuz bir ton - tehditler bile gereksiz kelimeler olmadan yazılmalıdır - örneğin: "Bu mektubu aldığınız tarihten itibaren 30 gün içinde mahkemeye başvurma hakkımız saklıdır."
4. Çok büyük veya tersine çok küçük hacim. Genellikle metnin tamamı 1-2 sayfaya sığabilir. Ancak bu, tüm bilgileri eşinize getirmeniz gerekmediği anlamına gelmez. önemli bilgi. Hacimsel veriler, diyagramlar, belge formları uygulamalara aktarılabilir.
5. Muhatabı seçme hakkından mahrum etmek. Örneğin, “Lütfen sözleşmenin son halini düşünün ve onaylayın” yazmamalısınız.

Tipik kalıp ifadeleri

Metinde iş konuşmasına özgü standart ifadelerin kullanılması tamamen normal ve hatta arzu edilen bir olgudur. Aşağıda, çeşitli durumlarda kullanılan en yaygın klişelerin bir listesi bulunmaktadır.

Örnekler 2019

Burda biraz var hazır örnekler sürümünüzü derlerken güvenebileceğiniz harfler.

Veri isteği

İstek

Reklam teklifi

Teminat mektubu

İddia

Şükran

özür dilerim

İş mektubu ortaklar, tedarikçiler, müşteriler, çalışanlar ile karşılıklı yarar sağlayan ve dostane ilişkilerin sona ermesinde veya sürdürülmesinde önemli rol oynayan bir iş yazışma aracıdır. İyi yazılmış bir iş mektubu, kuruluşun olumlu bir imajını oluşturmanıza olanak tanır. Sitemiz yazı ve tasarım örnekleri içermektedir. farklı şekiller iş mektupları.

iş mektubu örnekleri

Teşekkür mektubu

Teşekkür mektubu- Bu, herhangi bir nedenle şükran sözlerini içeren bir iş mektubudur: profesyonel iş, kaliteli hizmet vb. Bir teşekkür mektubu, kuruluşa bir bütün olarak veya belirli bir kişiye gönderilebilir. Bir girişim mektubuna yanıt mektubu olabilir: bir tebrik mektubu, bir davet mektubu veya derleyicinin kendi inisiyatifiyle yazılmış bir girişim mektubu. Teşekkür mektubu nasıl yazılır Teşekkür mektubu

öğretmene teşekkür mektubu

Öğretmene teşekkür mektubu, anaokulu öğretmenine, okul öncesi kurum müdürü veya çocukların ebeveynleri adına çocuk yetiştirme konusundaki özenli çalışmaları için şükranlarını ifade eden bir iş mektubudur. Bir öğretmene teşekkür mektubu nasıl yazılır Bir anaokulu öğretmenine teşekkür mektubu, normal bir iş mektubu ile aynı şekle sahiptir ve aşağıdaki yapısal unsurlardan oluşur: Belge başlığı. Eğitimcinin pozisyonunu, soyadını ve baş harflerini içerir ...

Doktora teşekkür mektubu

Doktora teşekkür mektubu, iyileşme sürecinde sağlanan yardım için doktora teşekkürü ifade eden bir iş mektubudur. Hasta veya hasta yakınları adına teşekkür yazısı yazılır. Doktora teşekkür mektubu nasıl yazılır Doktora teşekkür mektubu iş mektubu ile aynı forma sahiptir: Mektubun başlığı - doktor veya sağlık kuruluşu başhekiminin tam adı, başvuru durumunda (olarak yazılır) gerekli). Temyiz - ifade edildiği doktorun adı ...

İşbirliği için teşekkür mektubu

İşbirliği için teşekkür mektubu, malların, yapılan işin, verilen hizmetlerin kaliteli ve zamanında teslimi için kuruluş başkanı adına ortağına şükranlarını ifade eden bir iş mektubudur. İşbirliği için teşekkür mektubu nasıl yazılır İşbirliği için teşekkür mektubu, iş mektubuyla aynı ayrıntılara sahiptir: Mektup başlığı. Kuruluşun çalışanının pozisyonu, soyadı ve adının baş harfleri, şükran sözlerinin yöneltildiği yazılır ...

Kuruluştan teşekkür mektubu

Bir kuruluştan gelen teşekkür mektubu, başarılı müzakere, toplantı ve harcanan zaman, bir iş gezisi sırasındaki misafirperverlik vb. Bir kuruluşa teşekkür mektubu nasıl yazılır Bir şirketten gelen teşekkür mektubu, bir iş mektubunun ayrıntılarını içerir: Belge başlığı - minnettarlığın ifade edildiği kuruluşun bir yetkilisinin tam adı. Temyiz - şükran sözlerinin ele alındığı kuruluş yetkilisinin tam adı ....

Ebeveynlere teşekkür mektubu

Ebeveynlere teşekkür mektubu, bir okul veya anaokulundan mezun olan ebeveynlerine, çocuklarının iyi yetiştirilmesi, bir grup, sınıf ve yaşamın aktif katılımı için teşekkürlerini ifade eden bir iş mektubudur. Eğitim kurumu, okula yardım etmek, çocuk Yuvası vb. Müdür, sınıf öğretmeni, eğitimci veya başöğretmen adına teşekkür mektubu düzenlenir. Velilere teşekkür mektubu nasıl yazılır Mezunların velilerine teşekkür mektubu aşağıdaki yapısal unsurlardan oluşur ...

Bir çalışana teşekkür mektubu

Bir çalışana teşekkür mektubu, çalışana yaptığı iş, şirketin gelişimine katkı, işe karşı vicdani tutum vb. için teşekkürü ifade eden bir iş mektubudur. Bazı önemli olayların onuruna kuruluş başkanı adına bir şükran mektubu derlenir: yıldönümü, profesyonel tatil vb. Bir çalışana teşekkür mektubu nasıl yazılır Bir çalışana teşekkür mektubu, normal bir iş mektubu ile aynı biçim ve yapıya sahiptir: Belge başlığı. İÇİNDE...

Bir öğrenciye teşekkür mektubu

Bir öğrenciye veya öğrenciye teşekkür mektubu, öğrenciye akademik başarı, aktif çalışma için teşekkürü ifade eden bir iş mektubudur. sosyal aktiviteler, spor hayatına katılım vb. Okul müdürü, üniversite rektörü adına bir teşekkür mektubu düzenlenir. Öğrenciye teşekkür mektubu nasıl yazılır Öğrenciye teşekkür, öğrenciye herhangi bir biçimde yazılır. Teşekkür mektubunun metni, öğrenciye, öğrenciye şükran sözlerini içerir. Aşağıda, mektubun metninin altında, ...

öğretmene teşekkür mektubu

Bir Öğretmene Teşekkür Mektubu, bir öğretmene minnettarlığı ifade eden bir iş mektubudur, sınıf öğretmeni bir eğitim kurumu müdürü veya çocuk-öğrencilerin ebeveynleri adına çocukların yetiştirilmesi ve eğitimi ile ilgili çalışmalar için. Bir öğretmene teşekkür mektubu nasıl yazılır Bir öğretmene teşekkür mektubu bir iş mektubunun ayrıntılarını içerir: Belgenin başlığı - şükran sözlerinin gönderildiği öğretmenin adını gösterir. İsteğe bağlı yapısal eleman teşekkür mektubu...

İş mektubu türleri

Teminat mektubu

Teminat mektubu, bazı eylemlerin gerçekleştirildiğinin veya belirli koşullara uygunluğun onayını (garantisini) içeren ticari olmayan bir iş mektubudur: alınan ürünler, yapılan iş veya verilen hizmetler için ödeme koşulları ve gerçeği, kalite güvencesi, vb. Başka bir deyişle, teminat mektubu, bir işlemin tarafının bir yükümlülüğün yerine getirilmesini sağlamanın bir yoludur. Bir talep mektubuna cevaben bir teminat mektubu düzenlenebilir. Teminat mektubu nasıl yazılır Teminat formu ...

Yasal adres sağlanması için teminat mektubu

Yasal bir adres sağlanmasına ilişkin teminat mektubu, mevcut bir şirketle bir kira sözleşmesinin akdedildiğinin veya mal sahibinin niyetinin teyidini içeren bir iş mektubudur. konut dışı binalar sonra kirala devlet kaydı yeni tüzel kişilik. Başka bir deyişle, gelecekte bir kira sözleşmesi yapma hakkını garanti eder. Bu mektup kayıt makamına sunulur ve kiracının talebi üzerine derlenir. Teminat mektubu nasıl yazılır...

İstihdam teminat mektubu

İstihdam teminat mektubu, sonuç garantisi içeren bir iş mektubudur. iş sözleşmesiçalışan ile işveren. Çoğu zaman, bir çalışan başka bir ülkeye taşındığında bunu FMS'ye sağlamak gerekir. İstihdam teminat mektubu nasıl yazılır İstihdam teminat mektubu formu aşağıdaki detayları içerir: belgenin numarası ve tarihi; mektubun alıcısı - kuruluşun adı ve hitap ettiği yetkilinin tam adı veya metin: ...

Ödeme teminat mektubu

Ödeme teminat mektubu, alınan ürünler, verilen hizmetler veya yapılan işler için ödeme koşullarını ve gerçeğini onaylayan bir iş mektubudur. Ödeme teminat mektubu, bir talep mektubuna cevap olabilir. Borcun ödenmesi için teminat mektubu nasıl yazılır Teminat mektubunun formu aşağıdaki detayları içerir: belgenin numarası ve tarihi; mektubun alıcısı - kuruluşun adı ve gönderildiği görevlinin tam adı; Belgenin başlığı -...

İş mektubu hazırlamak

Bir iş mektubu yazmadan önce, hangi nihai sonucu elde etmek istediğinizi düşünün: satışları artırın, ödeme sürecini hızlandırın, işbirliği teklif edin, talepte bulunun, tebrik edin, davet edin ve daha fazlasını yapın. Buna uygun olarak, hedefinizi mümkün olduğunca vurgulamaya çalışan bir iş mektubu oluşturun.

Bir iş mektubunu biçimlendirme

Bir iş mektubunun kaydı, şirketin antetli kağıdında, kuruluşun adını, yer adresini, iletişim numaralarını, muhtemelen e-postayı, web sitesini, logoyu belirtmesi gereken gerçekleştirilir.

Bir iş mektubu kenar boşlukları kullanılarak yazdırılmalıdır: sol kenar boşluğu en az 3 cm (belgeleri dosyalamak için), sağda - en az 1,5 cm olmalıdır.

Bir iş mektubunun başlığı, alıcı şirketin adını, alıcı kişinin tam adını ve konumunu (sağ üst köşede) belirterek içermelidir.

İş mektubu başlığının sol üst köşesinde, yazının tarihi ve sicil numarası (giden) belirtilir. İş mektubu bir cevap mektubu ise, bu mektubun hangi belgeye cevap verdiğini belirtmek gerekir.

Gerektiğinde belgenin tarih ve numarasından sonra başlığı belirtilir.

Bir iş mektubu, mektubun alıcısına bir itiraz içermelidir.

İş mektubunun sonunda gönderenin imzası (tam adı, pozisyonu, imzası) bulunmalıdır.

Resmi iş yazışmalarında, Times New Roman genellikle 12 punto ve tek satır aralığı ile kullanılır.

Çeşitli iş mektupları hazırlamak, iş temsilcilerinin işinin gerekli bir parçasıdır. Bu tür mesajlar sayesinde ticari sorunları en erişilebilir, hızlı ve optimum şekilde çözme fırsatı elde ederler.

DOSYALAR Bu dosyaları çevrimiçi açın 2 dosya

iş mektupları nelerdir

Geleneksel olarak, iş mektupları birkaç ana kategoriye ayrılabilir:

• tebrik mektubu;
• bilgi postası;
• vb.

Resmi iş yazışmalarının da bir parçası olan ve yine belirli kanunlara göre yazılan tüm bu mektuplara cevap olarak ayrı bir madde işaretlenebilir.

Mektubun yazarı olarak kim hareket etmeli

İş mektupları her zaman bir imza içermelidir. Aynı zamanda, yetkinliği aşağıdakileri içeren herhangi bir şirket çalışanı, verilen fonksiyon veya müdürün emriyle bunu yapmaya yetkilidir. Genellikle bu, mesajın konusundan sorumlu yapısal birimin bir uzmanı veya başkanıdır. Ancak mektubu kimin yazdığına bakılmaksızın, her halükarda mektubun şirket adına yazıldığı göz önünde bulundurularak yöneticinin onayına sunulması gerekir.

İş mektubu yazmak için genel kurallar

Tüm iş mesajları, yalnızca şirketin faaliyetleri veya onunla ilişkili koşullarla ilgili olmalıdır. Aynı zamanda içeriklerinden bağımsız olarak belirli gerekliliklere uymaları gerekir.

Her şeyden önce, belirli bir yapıdır. Mesaj her zaman şunları içermelidir:

• tarih yazma,
• gönderenin ve alıcının ayrıntıları,
• kibar adres adresi (“Sevgili Ivan Petrovich”, “Sevgili Elena Grigoryevna” ifadesi şeklinde),

Mektupların hem bireysel çalışanlara hem de tüm ekiplere gönderilebileceğine dikkat edilmelidir (bu durumda, kendimizi “İyi günler!” selamıyla sınırlamak yeterlidir).

Mektuba çeşitli ek belgeler, fotoğraf ve video kanıtları eklenebilir - varsa, bunun ana metne yansıtılması gerekir.

Mektup her zamanki gibi biçimlendirilebilir standart sayfa A4 formatında ve kuruluşun antetli kağıdında. İkinci seçenek tercih edilir, çünkü onunla şirket bilgilerini manuel olarak girmeniz gerekmez, ayrıca böyle bir mektup daha sağlam görünür ve bir kez daha mesajın resmi yazışmalara ait olduğunu gösterir. El yazısı biçiminde yazılabilir (kaligrafik el yazısıyla yazılmış harfler özellikle başarılıdır) veya bir bilgisayarda yazdırılabilir (bir mektubun birkaç kopyasını oluşturmanız gerektiğinde uygundur).

Mektup bir imza ile onaylanmalıdır, ancak damgalanması gerekli değildir, çünkü. 2016 yılından itibaren tüzel kişiler faaliyetlerinde mühür kullanma zorunluluğundan muaf tutulmuştur.

Göndermeden önce, gerekirse mesaj, bir numara atandığı ve hareket tarihinin ayarlandığı giden belgelerin günlüğüne kaydedilir.

mektup yazarken nelere dikkat edilmeli

Bir mektup yazarken, yazım kurallarını dikkatlice izlemeniz, kelime bilgisi, dilbilgisi, noktalama işaretleri vb. açısından Rus dilinin kurallarına ve normlarına uymanız gerekir. Alıcılar her zaman düşüncelerin mesajda ne kadar iyi ifade edildiğine ve çerçevelendiğine dikkat ederler.

Unutmayın ki yapılan araştırmalar, insanların bu tür mektupları okumak için bir dakikadan fazla zaman ayırmaya hazır olmadığını açıkça göstermektedir.

Mektup, doğru biçimde, “düşünceyi ağaca yaymadan”, oldukça kısa ve öz olarak yazılmalıdır. Her yeni konu ayrı bir paragraf olarak çerçevelenmeli, gerekirse paragraflara ayrılmalıdır. Ek olarak, kısa ve net bir mektup, alıcıya yazarın zamanına değer verdiğini açıkça gösterecektir. Burada “kısalık yeteneğin kardeşidir” sözü yerindedir.

İş Mektubunda Yapılmaması Gerekenler

İş mektuplarında, tıpkı çok kuru metinler ve banal “pullar” gibi, arsız veya anlamsız bir ton tamamen kabul edilemez. Ayrıca karmaşık formülasyonlardan, çok sayıda katılımcı ve katılımcı dönüşlerinden, dar bir uzmanlar çevresi tarafından anlaşılabilir özel terminolojiden de kaçınmalısınız.

Mektup, doğrulanmamış, güvenilmez ve daha da fazlası kasten yanlış bilgiler içermemelidir.

Bu tür mesajların yalnızca rutin iş yazışmalarının bir parçası olmadığı, çoğu durumda daha sonra yasal olarak önemli statüsü kazanabilecek resmi belgelere atıfta bulunduğu akılda tutulmalıdır.

mektup nasıl gönderilir

Herhangi bir resmi mesaj birkaç temel yolla gönderilebilir.

1. İlki, en moderni ve en hızlısı, Elektronik araçlar bağlantılar. Kullanışlı ve hızlıdır, ayrıca neredeyse sınırsız hacimde bilgi göndermenize izin verir.

   Burada sadece bir eksi var - muhataptan gelen çok miktarda postayla, mektup kolayca kaybolabilir veya Spam klasörüne düşebilir, bu nedenle, bu şekilde mektup gönderirken, ayrıca mektubun olduğundan emin olmanız önerilir. alındı ​​(basit bir telefon görüşmesi yoluyla).

2. İkinci yol: Rus Postası ile bir mesaj göndermenize izin veren muhafazakar. Bu durumda, gönderme işlevinin kullanılması önerilir. Tescilli posta ile teslimat bildirimi ile - bu form, mektubun alıcıya özel bir bildirim alacağı alıcıya ulaştığını garanti eder.

   Tipik olarak, standart posta yoluyla gönderme, orijinal belgelerin gönderildiği durumlarda, canlı imzalar ve mühürlerle onaylanmış mektuplar kullanılır.

3. Ayrıca, ancak ortaklar arasındaki ilişkilerin yeterince yakın olması ve böyle bir yazışmaya tamamen izin vermesi şartıyla, faks veya çeşitli anlık mesajlaşma araçları yoluyla bir mektup gönderilebilir.

Herhangi bir kuruluşta mektuplar, gelen ve giden belgelerin çoğunluğunu oluşturur. Bu belgelerin birçok türü vardır ve her biri için kayıt için bir takım kurallar vardır. Mektuplar en büyük yönetim dokümantasyonu türü olduğundan, onları nasıl doğru yazılacağını bilmek son derece önemlidir.

Bu makaleden öğreneceksiniz:

Harflerin doğru biçimlendirilmesi tüm şirketin başarısıdır

İş (veya resmi) mektuplar, şirketi dış yapılarla iletişim kurmaya yarayan mektuplardır. Ayrıca, kuruluş başkanı ile bir iş ortağı veya müşteri arasında sözlü bir anlaşmaya varıldıktan sonra bile, görgü kuralları bu anlaşmanın onaylanmasını sağlar. Bu da zaten bir garanti olarak kabul edilebilir.

İş mektubu türleri

1. Bilgilendirici - bazı bilgileri iletmek için oluşturulur.

işleve göre

1. Girişim - yanıt gerektirenler ve yanıt gerektirmeyenler olarak ikiye ayrılır. Örnekler: istek, şikayet, bildirim, hatırlatma, .

2. Mektuplar-cevaplar.

muhatap bazında

1. Sıradan - kural olarak, yalnızca bir alıcıya gönderilir.

2. Dairesel - bir gönderenin birkaç alıcıya gönderdiği.

Kalkış şekline göre

Bir iş mektubunun yapısı

İyi yazılmış bir iş mektubunun metni şunlardan oluşur: itiraz, giriş ve ana bölümler ve sonuç.

Temyiz.

Bu, iletişim amaçlı en önemli kısımdır. Böylece, doğru seçilmiş adres biçimi sayesinde, yalnızca muhatabın dikkatini çekemez, aynı zamanda daha fazla iletişim için genel tonu da belirleyebilirsiniz. Mektup belirli bir kişiye hitap etmiyorsa, itiraz atlanabilir, diğer durumlarda standart dil formüllerini kullanmak gelenekseldir - örneğin, “Sevgili Sergey İvanoviç!”, “Sayın Hükümet Başkanı!”. İtiraz satırın ortasına yazılır.

Giriş bölümü.

Mektubun başında, derlemenin nedenlerini ve gerekçelerini belirtmek gerekir; genellikle bilgileri üçüncü taraf belgelere ve gerçeklere bağlantılar ile doğrulamak gerekir. Kaynak belirtmek gerekirse, bu şu sırayla yapılmalıdır: eser adı, yazar, tarih, kayıt numarası, başlık.

Ana bölüm.

Ana bölümde mektubun ana amacını belirtin. Bu bölüm, gerekli olayları ayrıntılı olarak açıklar, kanıt sağlar veya durumu analiz eder.

Çözüm.

Sonuç olarak, istek, öneri, ret veya görüş şeklinde sonuçlar çıkarmak gelenekseldir. Bir iş mektubunun yalnızca bir son bölümden oluşabileceğine inanılmaktadır. Kural olarak, standart ifadelerle biterler - örneğin, “Daha fazla işbirliği yapmayı umuyorum”, “İle En içten dileklerimle". Nezaket formülü, gerekli "imza"nın önüne yerleştirilir ve konumdan virgülle ayrılır.

Yazar yaparken gibi hususların dikkate alınması önemlidir.:

• tanıdık derecesi ve muhatap ile ilişkinin niteliği;
• muhatabın kamusal konumu ve yazarın konumuyla ilişkisi;
• iletişimin gerçekleştiği durum - formalitesi veya gayri resmiliği;
• belirli bir şirkette benimsenen görgü kuralları ve normlar.

Mektup formatı örneği:

GOST'a göre mektupların kaydı

Resmi mektuplar, metnin boyutuna bağlı olarak A4 veya A5 özel formlarında düzenlenmelidir. Formların yalnızca yazarların aynı anda birkaç şirket olması durumunda kullanılmamasına izin verilir.

Mektup formları için gereklilikler, ayrıntıların bileşimi ve kayıt için kurallar aşağıda yer almaktadır. GOST R 6.30-2003 “Birleşik Dokümantasyon Sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri.

Genel olarak, şirketler, belirtilen GOST doğası gereği tavsiye niteliğinde olduğundan, bağımsız olarak mektup formları geliştirme hakkına sahiptir, ancak hükümlerinin uygulanması, kuruluştaki belgelerle yüksek bir çalışma kültürünü gösterir. Bazı kuruluşlar için GOST R 6.30-2003 zorunludur: örneğin, federal yürütme makamları her zaman bu standardı kontrol etmelidir.

01 - Ulusal amblem Rusya Federasyonu;

02 - Rusya Federasyonu konusunun arması;

03 - Kuruluşun veya ticari markanın amblemi (hizmet markası);

04 - Organizasyon kodu;

05 - Bir tüzel kişinin ana devlet sicil numarası (OGRN);

06 - Vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt neden kodu (TIN/KPP);

07 - Form kodu;

08 - Şirketin adı;

09 - Kuruluşla ilgili referans verileri;

10 - Belge türünün adı;

11 - Tarihi;

12 - Kayıt numarası;

14 - Derleme veya yayın yeri;

15 - muhatap;

16 - Onay damgası;

17 - Çözünürlük;

18 - Metnin başlığı;

19 - Kontrol işareti;

20 - Belgenin metni;

21 - Başvurunun varlığına dair bir işaret;

22 - İmza;

23 - Onay grafiği;

24 - Vize onayı;

25 - Baskı izlenimi;

26 - Kopyanın tasdikinde bir işaret;

27 - Sanatçı hakkında işaretleyin;

28 - Belgenin yürütülmesi ve davadaki yönü hakkında bir not;

29 - Kuruluşta belgenin alındığına dair bir not;

30 - Elektronik kopyanın tanımlayıcısı.

GOST'a göre bir mektubun kaydı, örnek:

Ekli bir mektubu biçimlendirme, örnek:

İş yazışma kuralları

İş yazışmaları, resmi bir iş iletişim tarzının kullanılmasını içerir. Özelliği, katılımcıların genellikle tüzel kişiler kuruluşta (veya birkaç kuruluşta) kabul edilen oldukça katı iletişim kurallarına uyması gereken .

için birkaç gereksinim vardır bu tür iletişim.

Sunumun standardizasyonu. Günümüzde iş yazışmalarına özgü birçok terim, özel deyim ve formül bulunmaktadır. Kullanımları, hazırlık süresini önemli ölçüde azaltabilir ve prefabrik yapılar uygun olanı aramak için zaman kaybetmemeye yardımcı olun özel durum terimler. Standardizasyon, herhangi bir metnin algılanmasını büyük ölçüde kolaylaştırır ve tüm iş akışı sürecini optimize eder.

Nötr ton. Harflerin tasarımındaki kısıtlama ve titizlik, resmi iletişimin normudur. Nötr bir ton, anlamlı veya duygusal olarak yüklü kelimelerin neredeyse tamamen yokluğu anlamına gelir. Bilgiler tamamen resmi niteliktedir, bu nedenle örneğin küçültülmüş son ekleri veya ünlemleri olan kelimeleri metinden çıkarmak gerekir. Duygusal tonlar mevcut olabilir, ancak bunu nötr bir sunum tonunun arkasına saklamaya değer.

Formülasyonların doğruluğu ve açıklığı. Alıcı, kendisine gönderilen materyalin anlamını açıkça anlamalı ve yorumlamalıdır. Metnin doğruluğu, kural olarak, doğrudan doğruya oluşturulmuş kompozisyon yapısına, mantıksal hataların olmamasına bağlıdır. Bir iş mektubu iyi düşünülmüş olmalıdır.

Özlülük. Bu gereksinim sayesinde yazar, tüm belgenin hacmini önemli ölçüde azaltabilecektir. Sunumun özlü olması, her şeyden önce, konuşma fazlalığının hariç tutulması, konuşmanın ekonomik kullanımıdır. dil araçları, gereksiz tekrarların ve ek bilgilerin olmaması.

Dil formüllerinin uygulanması.İş yazışmalarında yaygın olarak kullanılan şablonlar, bunun ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle, harekete geçmek için formüller sıklıkla kullanılır: “Sizden konuyu düşünmenizi istiyoruz ...”, “Anlaşmamızın onaylanmasında ...”. Çoğu zaman, dil formülleri metnin yasal olarak önemli unsurlarıdır ve onsuz gerekli güce sahip olmayacaktır. Örneğin: "Biz ..." miktarında bir geri ödeme garantisi veriyoruz, "Görevin uygulanması üzerinde kontrol ..." a atanır.

Terimlerin kullanımı, sözlüksel ve grafik kısaltmalar. Terimlerin yazışmalarda kullanılmasıyla yazar, metnin son derece net bir şekilde anlaşılmasını sağlayabilir. önemli özellik iş iletişimi. Yönetim dokümantasyon desteği alanında kullanılabilecek ve kullanılması gereken terminoloji GOST R 51141-98 “Ofis işleri ve arşivleme” ile düzenlenmiştir. Terimler ve tanımlar"

Basit ortak cümlelerin baskınlığı. Resmi iletişim, kural olarak, metin algılama sürecini büyük ölçüde basitleştiren basit ortak tek parçalı veya iki parçalı cümlelerin kullanımına dayanır.

İş mektubu hatırlatıcısı

Bugün, herhangi bir şirkette, hem bireylerin hem de tüm bölümlerin faaliyetleri ile ilgili tamamen farklı konularda iş mektupları derlenmektedir. Mektupların konusu; talep, tebligat, sözleşme, talep, iptal, değişiklik vb. olabilir. Aynı zamanda kurallar görgü herhangi bir belgenin yukarıdaki gereksinimlerin tümüne uygun olarak yürütüleceğini varsayın. Bu sayede mektup (ne şekilde gönderilirse gönderilsin) her çalışanın işinde ve bir bütün olarak şirketin yönetiminde etkili bir araç haline gelecektir.

Kendini test et

1. Hangi harfe sirküler denir?

• Bir muhatabın birkaç muhataba gönderdiği mektup
• Bir muhatabın bir muhataba gönderdiği mektup
• Çeşitli nedenlerle gönderilmeyen bir mektup

2. Bir iş mektubunun eki nasıl düzgün biçimde biçimlendirilir?

• Uygulama: 2 litre için. 2 kopya halinde.
• 2 kağıda 2 kopya halinde Ek
• Yinelenen iki uygulama sayfası

3. Bir iş mektubunun hazırlanması ve derlenmesi kaç aşamadan oluşur?

4. İş yazışmalarında nötr bir ton gerekliliği ne anlama geliyor?

• Terimlerin, sözlüksel ve grafik kısaltmaların kullanımı
• Mektupta anlamlı veya duygusal olarak renkli kelimelerin neredeyse tamamen yokluğu
• Şablonların kapsamlı kullanımı

5. Bir iş mektubu hangi bölümlerden oluşur?

• Adres, giriş ve ana bölümler, sonuç
• ana gövde, sonuç
• İtiraz, sonuç