Tidak terfikir untuk membayangkan kerja mana-mana organisasi tanpa komunikasi perniagaan. Komunikasi yang dibina dengan betul antara pekerja membolehkan anda menyelesaikan tugas yang diberikan dengan lancar dan cepat.

Terdapat banyak jenis mesyuarat dalam organisasi, dan setiap daripadanya mempunyai ciri dan objektif tersendiri. Mengetahui nuansa ini akan membantu memudahkan perbincangan isu perniagaan. Artikel ini akan memberitahu anda tentang jenis mesyuarat, membantu anda memahami sebab mesyuarat itu diadakan dan cara ia direkodkan dalam kerja pejabat.

Objektif Mesyuarat Perniagaan

Sebarang jenis mesyuarat perkhidmatan membolehkan anda melihat gambaran menyeluruh tentang situasi dalam organisasi, untuk menentukan kekuatan dan kelemahannya. Perlu diingat bahawa apabila mengambil bahagian dalam format komunikasi perniagaan ini, syarikat atau perusahaan yang pantas berlaku.

Tugasan

Tugas berikut boleh dibezakan untuk semua jenis mesyuarat:

• menyelesaikan masalah dan isu semasa;
• penyepaduan aktiviti bahagian mengikut matlamat strategik syarikat;
• penilaian aktiviti syarikat dan bahagian struktur individunya;
• mengekalkan dan membangunkan dasar syarikat.

Untuk memahami dalam format apa acara perniagaan sedemikian harus diadakan, adalah perlu untuk memutuskan tugas mana yang akan sesuai dengannya, dan selepas itu adalah mungkin untuk memahami klasifikasi mana yang akan dirujuk.

Jenis dan klasifikasi

Mesyuarat, sebagai sejenis komunikasi perniagaan, boleh mempunyai bentuk pegangan yang berbeza, yang menentukan perkara perkara dan senarai pegawai yang hadir.

Klasifikasi utama mesyuarat harus diserlahkan:

1. Kawasan kepunyaan. Di sini kita boleh membezakan jenis mesyuarat seperti pentadbiran (yang memperuntukkan perbincangan isu-isu bermasalah), saintifik (seminar dan persidangan, yang tujuannya adalah untuk membincangkan isu-isu saintifik topikal), politik (menyediakan mesyuarat ahli mana-mana politik. parti dan pergerakan) dan jenis campuran.
2. Skala. Di sini, yang antarabangsa dibezakan, di mana pakar dari negara lain atau rakan kongsi asing, negara, serantau, dan juga bandar tertarik.
3. Keteraturan. Dalam sebarang format, mesyuarat boleh dijalankan secara berterusan atau berkala.
4. Di tempat penempatan - tempatan atau melawat.

Dan juga semua jenis mesyuarat boleh dibahagikan seperti berikut:

1. Instruktif, menyediakan format arahan, di mana pemimpin atasan menyampaikan maklumat terus kepada bawahannya, yang kemudiannya menyimpang dan dihantar sepanjang menegak kuasa. Selalunya, semasa komunikasi perniagaan sedemikian, pesanan CEO disampaikan, yang boleh menjejaskan perjalanan perusahaan dengan ketara, serta ia boleh menjadi norma tingkah laku atau inovasi penting.
2. Beroperasi (penghantaran). Tujuan mesyuarat jenis ini adalah untuk mendapatkan maklumat tentang keadaan dalam organisasi atau di perusahaan. Aliran maklumat dalam kes ini diarahkan daripada orang bawahan kepada ketua-ketua jabatan atau ketua pengarah. Terutamanya pada mesyuarat operasi, isu-isu dipertimbangkan mengenai pelaksanaan peta jalan, aktiviti yang dirancang, pelan strategik dan operasi. Perbezaan penting antara mesyuarat operasi (penghantaran) daripada semua yang lain ialah ia diadakan secara tetap dan mempunyai senarai peserta yang tidak berubah-ubah. Perlu diingatkan juga bahawa semasa pegangannya, mungkin tiada agenda.
3. Bermasalah. Mesyuarat sedemikian diadakan sekiranya terdapat keperluan mendesak untuk membuat keputusan untuk menyelesaikan tugas dalam masa yang singkat atau untuk menyelesaikan masalah global bagi perusahaan.

Sebagai tambahan kepada semua perkara di atas, salah satu jenis mesyuarat pengeluaran yang paling popular boleh dipilih secara berasingan - mesyuarat perancangan. Sebagai peraturan, acara sedemikian diadakan setiap hari atau seminggu sekali, di mana ketua jabatan dan pelaksana langsung hadir, yang menerima tugas untuk hari itu dan membincangkan kemajuan pelaksanaannya.

Topik mesyuarat kakitangan perusahaan untuk mesyuarat itu boleh menjadi apa-apa jenis isu yang timbul semasa aktiviti perusahaan, dan perjalanan perbincangan boleh ditumpukan kepada perubahan dalam persekitaran luaran di mana organisasi tertentu beroperasi.

Penganjuran mesyuarat

Sebarang jenis mesyuarat, tanpa mengira formatnya, memerlukan persediaan yang teliti untuknya, kerana keberkesanannya bergantung pada masa ini. Pada mulanya, anda perlu menentukan perkara berikut:

• tujuan;
• isu yang dibincangkan;
• menetapkan tugas untuk kakitangan (berdasarkan fungsi dan subordinasi);
• peringkat tugasan.

Hari ini, kebanyakan mesyuarat diadakan dengan cara yang biasa-biasa sahaja, yang kehilangan maknanya, dan tugas yang diberikan boleh dilaksanakan dengan lemah. Oleh itu, adalah amat penting untuk memikirkan sepanjang perjalanan mesyuarat perniagaan tersebut dan membina perbincangan kerja dengan cara yang bukan sahaja memerlukan masa, tetapi mendapat tindak balas daripada pasukan.

Mesyuarat

Perlu diingatkan bahawa firma dan organisasi besar yang ingin menakluk bahagian pasaran tertentu dan membangunkan syarikat mereka untuk menjana keuntungan besar memberi penekanan yang besar untuk membincangkan isu-isu penting dengan tepat melalui mesyuarat. Daripada amalan pengurus yang berjaya, anda boleh membentuk set peraturan berikut tentang cara membuat persediaan untuk mesyuarat:

Sebagai permulaan, senarai peserta ditentukan. Harus jelas siapa yang hendak dijemput ke mesyuarat itu dan peranan yang akan dimainkannya di sana. Selalunya berlaku bahawa orang yang dijemput mungkin tidak memahami isu ini, dan dijemput "untuk berjaga-jaga," tetapi pada masa itu mereka boleh menjalankan tugas rasmi mereka dan tidak membuang masa.

Adalah penting untuk menyediakan agenda. Sekiranya mesyuarat itu bersifat berjadual, maka agenda dibangunkan lebih awal, yang menunjukkan isu-isu yang akan dibincangkan, dan juga menentukan penceramah utama. Perlu diingat bahawa dokumen ini mesti dihantar kepada mereka yang bertanggungjawab menyediakan maklumat dan mereka yang akan hadir supaya semua peserta dapat menyediakan laporan, cadangan dan soalan tambahan. Jika perlu, agenda boleh diselaraskan.

Isu utama dan strategik harus dibawa ke hadapan mesyuarat. Penceramah soalan sedemikian mestilah disaksikan oleh orang (ketua jabatan, bahagian, bengkel) yang bertanggungjawab secara peribadi untuk pelaksanaan sebarang aktiviti strategik syarikat.

Perkara penting

Adalah penting untuk diingat bahawa mana-mana mesyuarat mempunyai dua peringkat utama - persediaan untuknya dan pelaksanaannya. Peringkat pertama termasuk menentukan kaitan mesyuarat perniagaan, mengenal pasti tugas, matlamat utama dan kedua, membentuk senarai peserta dan penceramah, menyediakan laporan, pembentangan dan laporan mengikut topik atau agenda yang telah ditetapkan sebelumnya. Peringkat kedua melibatkan pelaksanaan kursus mesyuarat yang telah dirancang sebelum ini, mendengar laporan dan membincangkan isu-isu semasa dan strategik.

Jika semasa komunikasi perniagaan sedemikian adalah perlu untuk memutuskan apa dan kepada siapa untuk membuat pekerja, maka peringkat ketiga boleh dibezakan - membuat keputusan. Sebagai peraturan, keputusan ditentukan oleh pengerusi, yang mempengerusikan mesyuarat, berdasarkan budi bicaranya sendiri atau melalui perbincangan atau pengundian kolektif.

Contoh rancangan mesyuarat

Dengan rancangan yang jelas di hadapannya, mana-mana pengurus boleh menjalankan mesyuarat dengan cekap dan berkesan, yang akan membolehkannya mendapatkan maklum balas daripada kakitangan dan menetapkan tugas yang sesuai untuk mereka. Pelan ini mungkin termasuk aspek berikut:

• mendengar laporan dan merumuskan keputusan untuk tempoh masa tertentu (suku, minggu, setengah tahun, bulan);
• liputan masalah semasa yang berkaitan dengan syarikat;
• mendengar cadangan tentang cara menyelesaikan masalah (percambahan fikiran);
• penilaian pilihan yang dicadangkan dan perbincangan pelaksanaannya;
• pengumpulan pilihan;
• mengundi untuk menerima pakai satu atau pilihan lain;
• menentukan sempadan semasa menyelesaikan masalah (menentukan orang yang bertanggungjawab, tarikh akhir, kaedah dan cara).

Pembalakan

Kebanyakan jenis mesyuarat perlu direkodkan di atas kertas (dokumen), yang dipanggil protokol. Menyimpan dokumentasi jenis ini membolehkan anda menghalalkan keputusan yang dibuat. Dan juga, terima kasih kepada protokol, anda sentiasa boleh menjejaki kemajuan aktiviti, dan sekiranya tidak memenuhi tugas yang ditetapkan, tentukan siapa yang bertanggungjawab untuk ini.

Tusukan, sebagai peraturan, diketuai oleh setiausaha pemimpin yang merupakan pengerusi mesyuarat. Walau bagaimanapun, fungsi ini selalunya boleh dilakukan oleh pekerja lain juga.

Fungsi dan tugas setiausaha

Sebelum memulakan mesyuarat perniagaan, setiausaha harus mengetahui senarai jemputan dan senarai isu yang akan dibincangkan. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa jika mesyuarat itu diadakan secara berkala, maka pegawai inilah yang mengumpul semua dokumentasi (senarai, rancangan, agenda, dll.) dan membantu pemimpin membuat persediaan untuk mesyuarat.

Pada mulanya dan jika perlu, setiausaha boleh meminta orang yang telah hadir untuk mengisi helaian pendaftaran, yang akan menunjukkan nama penuh orang itu. dan kedudukan. Ini diperlukan semasa merangka protokol. Kemudian setiausaha mengumumkan agenda, yang menandakan permulaan mesyuarat. Selanjutnya, apabila mereka yang hadir mula membincangkan isu, setiausaha merekodkan perkembangan acara tersebut. Pada akhir mesyuarat, pegawai ini menyediakan versi siap protokol, selepas itu dia menandatanganinya dengan pengerusi dan menghantarnya kepada semua yang terlibat.

Adalah amat penting bagi setiausaha, semasa merangka, memberi perhatian yang sewajarnya kepada penampilan minit mesyuarat. Ia mestilah termasuk tajuk, tempat, senarai mereka yang hadir, isu yang dibincangkan dan keputusan yang diambil.

Kesimpulan

Daripada maklumat di atas, menjadi jelas bahawa mengadakan mesyuarat di perusahaan adalah sangat penting. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa penyediaan berkualiti tinggi untuk acara sedemikian membawa lebih daripada 50% jaminan kejayaan apabila meliputi maklumat, menetapkan tugas dan melaksanakannya dengan cara yang berkualiti.

Perniagaan moden adalah mustahil tanpa pelbagai jenis rundingan. Mesyuarat perniagaan adalah peluang untuk pengurusan menyampaikan matlamat dan objektif utama kepada semua bahagian struktur sekaligus, mendapatkan maklum balas dan, berdasarkan data yang diterima, menyesuaikan pelan tindakan untuk syarikat.

Mesyuarat adalah sejenis alat pengurusan perniagaan yang sentiasa perlu menilai keberkesanan dan menganalisis keputusan yang dicapai.

Komunikasi perniagaan, perbualan perniagaan, mesyuarat, rundingan, perbincangan: sebagai satu bentuk komunikasi perniagaan

Komunikasi perniagaan harus dibezakan daripada biasa, kerana yang pertama mengejar matlamat tertentu dan mempunyai etika tingkah laku yang ketat, dan yang kedua mungkin tidak mempunyai sebarang alasan dan alasan.

Terdapat banyak bentuk komunikasi perniagaan, yang utama termasuk:

• perbualan perniagaan - ialah pertukaran (atau pemindahan sehala) maklumat mengenai isu-isu tertentu fungsi perniagaan. Ini boleh menjadi komunikasi langsung atau pengantara (menggunakan teknologi Internet, telefon). Komunikasi jenis ini menganggap kesinambungannya dalam bentuk rundingan atau mesyuarat;
• mesyuarat - bentuk komunikasi berskala lebih besar, di mana, sebagai peraturan, pekerja syarikat (biasanya ketua bahagian struktur) terlibat untuk menyelesaikan isu pembangunan perniagaan strategik;
• rundingan - mempunyai tujuan tertentu dan bertujuan untuk membincangkan isu penting, memuktamadkan perjanjian, kontrak, menandatangani dokumen penting untuk kedua-dua pihak;
• perbincangan - perbincangan terbuka mengenai isu-isu penting syarikat, alat utamanya ialah "percambahan fikiran" (penjanaan idea oleh semua pihak), akibatnya pendekatan yang tidak standard untuk menyelesaikan masalah mungkin timbul.

Sebagai tambahan kepada borang yang disenaraikan, terdapat beberapa daripadanya: temu bual perniagaan, pertikaian, mesyuarat, surat-menyurat, pembentangan, persidangan. Kesemua mereka mempunyai spesifikasi mereka sendiri, tetapi mereka memenuhi peraturan etika perniagaan yang sama.

Mesyuarat perniagaan: tugas, matlamat, topik

Mesyuarat perniagaan diadakan untuk mencari penyelesaian khusus untuk masalah atau tugas yang mendesak. Di samping itu, pada mesyuarat, kakitangan jabatan boleh berkongsi dengan pihak pengurusan idea mereka tentang kemungkinan penyelesaian kepada sebarang isu. Bentuk komunikasi ini membolehkan anda melihat secara menyeluruh keadaan dalam syarikat, kekuatan dan kelemahannya, menyumbang kepada kemasukan orang baru ke dalam pasukan, kenalan mereka dengan budaya korporat dan norma yang diterima pakai dalam organisasi.

Matlamat dan objektif utama mesyuarat adalah:

• mengekalkan dasar syarikat, serta pembangunan dan komunikasinya kepada semua pekerja;
• penyepaduan tindakan semua perkhidmatan dan jabatan selaras dengan matlamat strategik syarikat;
• mentakrifkan tugas baharu dan menilai keberkesanan kempen yang telah dilaksanakan;
• penyelesaian isu yang timbul.

Topik-topik yang hadir pada mesyuarat mungkin berbeza sama sekali.

Dalam amalan Rusia, adalah kebiasaan untuk mengadakan mesyuarat perancangan sekurang-kurangnya sekali seminggu. Oleh itu, ketua jabatan melaporkan kerja yang dilakukan pada minggu itu dan menetapkan rancangan untuk yang berikutnya (atau menerima tugas untuk pelaksanaan dalam rangka kerja minggu bekerja yang akan datang).

Sebab atau tema untuk mesyuarat ad hoc boleh menjadi pelbagai soalan yang timbul berkaitan dengan persekitaran luaran yang dinamik dan tidak menentu di mana syarikat perlu beroperasi.

Jenis, jenis dan klasifikasi mesyuarat perniagaan

Mesyuarat perniagaan boleh berbeza dari segi bentuk, topik dan orang yang hadir.

Klasifikasi utama mereka dibentangkan di bawah:

• dengan menyertai bidang tertentu: mesyuarat pentadbiran (untuk menyelesaikan isu bermasalah), saintifik (persidangan, simposium, seminar yang dianjurkan dan diadakan untuk menyelesaikan isu-isu mendesak dalam bidang saintifik), politik (kongres dan mesyuarat ahli gerakan politik tertentu) dan campuran jenis;
• mengikut skala dan bilangan peserta: antarabangsa (dengan penglibatan rakan kongsi asing, pakar, pakar dalam bidang tertentu), kebangsaan, serantau, bandar;
• di lokasi acara: mesyuarat luar tapak dan tempatan;
• dengan kekerapan mengadakan: mesyuarat berkala, tetap.

Sebagai tambahan kepada klasifikasi yang dibentangkan, mesyuarat boleh dibahagikan kepada bermasalah, operasi dan instruktif.

Pertemuan yang bermasalah bertujuan untuk mencari penyelesaian yang optimum kepada masalah dalam masa yang singkat.

Operasi (atau mereka juga dipanggil penghantaran) bertujuan untuk mendapatkan data mengenai kedudukan semasa syarikat. Semua maklumat daripada orang bawahan dikumpul oleh ketua-ketua jabatan, dan kemudian dipindahkan kepada ketua pengurus organisasi. Ini adalah data tentang bagaimana rancangan itu dipenuhi, matlamat dicapai, tugas diselesaikan. Perbezaan utama antara mesyuarat sedemikian daripada semua yang lain ialah ketetapannya, ketetapan senarai peserta dan kemungkinan ketiadaan agenda mesyuarat (iaitu, rancangan terperincinya).

Mesyuarat instruksional mempunyai susunan terbalik, berbeza dengan bilik kawalan - semua maklumat dalam format arahan turun dari ketua kepada mengarahkan orang bawahan, dan kemudian dihantar sepanjang menegak kuasa dalam organisasi kepada pelaksana tugas tertentu. Maklumat ini termasuk pesanan pengurusan yang boleh menjejaskan perjalanan kerja organisasi semasa, peraturan baharu, norma tingkah laku, tarikh akhir untuk menyelesaikan tugasan tertentu.

Penyediaan, penganjuran dan pengendalian mesyuarat perniagaan

Agar mesyuarat itu berkesan, adalah perlu untuk mempertimbangkan dengan teliti perkara utamanya: tujuan mesyuarat, tugas utama, peringkat acara. Hanya di bawah syarat-syarat sebegitu sahaja manfaat mesyuarat itu boleh diperolehi.

Malangnya, banyak daripada mereka diadakan hanya kerana ia adalah adat dalam persekitaran perniagaan. Mesyuarat dan mesyuarat tetap pada awal minggu dengan pengurusan telah menjadi perkara biasa dan tidak bermakna dalam banyak syarikat.

Walau bagaimanapun, syarikat besar yang berusaha untuk membangun dan memenangi bahagian pasaran yang besar mendekati isu ini dengan teliti:

• senarai peserta mesyuarat ditentukan;
• untuk tempoh yang lama, agendanya sedang dibangunkan, di mana pelarasan dibuat dari semasa ke semasa;
• keutamaan tetap tugas strategik, di mana ketua bahagian bertanggungjawab.

Peringkat dan teknologi menjalankan mesyuarat perniagaan

Setiap mesyuarat mempunyai dua peringkat utama: penyediaan dan pelaksanaan langsung.

Pada peringkat pertama, kaitan acara ditentukan, matlamat dan objektifnya ditetapkan, senarai peserta dibentuk, laporan dan pembentangan disediakan mengikut agenda.

Kedua - secara langsung mengikut agenda sedia ada, isu-isu dibincangkan di mana semua yang hadir boleh mengambil bahagian. Sebagai peraturan, pengurusan syarikat adalah pengerusi mesyuarat dan menetapkan nada untuknya, memberikan hak untuk bercakap, dan menamatkan perbincangan jika ia telah melampaui kerangka perbincangan yang membina.

Sebagai tambahan kepada peringkat utama, mesyuarat mungkin termasuk peringkat membuat keputusan jika ia melibatkan penyelesaian masalah. Ini boleh dilakukan dengan perbincangan atau pengundian.

Contoh rancangan mesyuarat perniagaan

Dengan rancangan mesyuarat yang terperinci di tangan, anda dengan yakin boleh mengetahui bahawa ia akan berkesan.

Pelan sedemikian mungkin termasuk:

• ucapan alu-aluan ketua - merumuskan keputusan untuk masa tertentu (suku, bulan, minggu);
• liputan masalah, justifikasi kaitannya untuk syarikat;
• menganjurkan sesi sumbangsaran untuk menyelesaikannya;
• penilaian semua pilihan yang ada;
• pengumpulan pilihan untuk menyelesaikan masalah;
• mengundi atau pilihan lain untuk membuat keputusan mengenai penggunaan alat khusus untuk menghapuskan masalah;
• penentuan sempadan penyelesaian masalah: istilah, orang yang bertanggungjawab, kaedah.

Semasa mesyuarat, adalah penting untuk merekodkan perkara utamanya agar dapat kembali kepada isu tertentu dan mempertimbangkannya dengan lebih terperinci.

Mesyuarat perniagaan di pameran dan kongres Expocentre

Salah satu cara yang berkesan untuk mempromosikan produk ialah mengadakan mesyuarat perniagaan dalam rangka kerja pameran dan kongres yang diadakan di Expocentre Fairgrounds. Mesyuarat perniagaan dalam format ini agak berbeza daripada yang lain. Jika pada mesyuarat tetap pasukan pengurusan satu perusahaan berkumpul, maka semasa pameran, mana-mana pengeluar mempunyai peluang unik untuk menyelesaikan masalah perusahaan secara komprehensif dan menjemput semua pembekal dan pengedar produk.

Bilik yang dilengkapi khas untuk rundingan perniagaan, dewan kongres Expocentre Fairgrounds direka untuk bilangan orang yang berbeza. Oleh itu, tiada masalah dengan penginapan semua peserta. Menggunakan sistem MatchMaking, anda boleh mengatur masa mesyuarat lebih awal. Teknik pembentangan akan menjadikan mesyuarat lebih sengit dan lengkap.

Jenis-jenis mesyuarat

Mesyuarat terperingkat bergantung kepada kepentingan dan kandungan masalah dan tugas yang akan dibincangkan, serta tempat, masa dan tempoh kerja.

Mesyuarat operasi mungkin bertujuan untuk memberikan pengurus maklumat yang dia perlukan tentang keadaan semasa dalam organisasi; pertukaran pandangan ringkas mengenai merit isu yang timbul dalam proses pengeluaran, serta pembangunan taktik umum untuk tindakan pelbagai pautan struktur organisasi berkaitan dengan tugas pengeluaran semasa.

Maklumat pada mesyuarat ini bergerak dari bawah ke atas, i.e. daripada bawahan kepada ketua. Maklumat yang diterima membolehkan ketua secara langsung semasa mesyuarat (segera) menilai keadaan, menentukan tunggakan, membuat keputusan dan menetapkan tugas untuk orang bawahan yang menunjukkan pelaku dan tarikh akhir. Sebagai peraturan, pada mesyuarat operasi, orang bawahan tidak membuat laporan terperinci dan terperinci. Mesyuarat operasi boleh berlangsung dalam pelbagai bentuk: lima minit, taklimat, dsb. Ciri utama mesyuarat tersebut ialah tempohnya yang singkat.

Mesyuarat taklimat direka untuk menghantar maklumat, pesanan dan keperluan dari atas ke bawah di sepanjang menegak pengurusan.

Ciri utama mesyuarat sedemikian ialah pengurus tidak hanya membawa maklumat yang diperlukan kepada perhatian bawahan dan mengeluarkan perintah, tetapi juga menentukan tugas sebanyak mungkin, melantik pelaksana dan tarikh akhir. Pada masa yang sama, pada mesyuarat taklimat, ia dibenarkan membincangkan maklumat dan cara untuk menyelesaikan tugas yang diberikan. Orang bawahan boleh menjelaskan beberapa perkara, membuat cadangan yang membina untuk pertimbangan pihak pengurusan.

Mesyuarat bermasalah adalah bertujuan untuk mencari penyelesaian yang optimum hasil perbincangan dan analisis masalah yang sedang dipertimbangkan.

Pertemuan bermasalah adalah jenis pertemuan yang paling sukar. Dalam proses mesyuarat masalah, penyelesaian kolektif dibangunkan mengenai isu-isu kompleks yang mempengaruhi perubahan dalam tugas fungsi pautan struktur atau penyesuaiannya kepada arah baharu aktiviti organisasi.

Pertemuan masalah selalunya berbentuk perbincangan. Cara anda membuat keputusan bergantung pada gaya kepimpinan anda. Yang paling biasa ialah skema berikut bagi pertemuan masalah:

1. Rumusan masalah, pernyataan masalah.

2. Persembahan peserta.

3. Soalan kepada penceramah.

4. Perbincangan, perbincangan, perbahasan.

5. Pembentukan keputusan.

6. Pembetulan penyelesaian.

7. Penggunaan versi akhir keputusan.

Perumusan masalah, penyataan masalah, analisisnya dan pencarian penyelesaian dilakukan, sebagai peraturan, sebelum permulaan mesyuarat itu sendiri. Langkah ini boleh dalam bentuk perbualan awal dengan peserta mesyuarat (beberapa hari sebelum mesyuarat itu sendiri), menghantar surat berita atau rancangan kerja untuk mesyuarat masalah berulang.

Pada mesyuarat masalah, tahap demokrasi dan aktiviti kreatif harus cukup tinggi. Dalam kes ini, ketua memainkan peranan pengerusi, menyelaras perjalanan mesyuarat.

Di samping itu, jenis mesyuarat berikut boleh digunakan dalam pelbagai organisasi:

§ memaklumkan pekerja (termasuk dijalankan dalam borang

pelajaran instruktif-kaedah);

§ perancangan kerja untuk tempoh tertentu;

§ merumuskan keputusan untuk tempoh masa yang berbeza (serta sub-

menjalankan hasil kerja pada projek tertentu), dsb.

Jika perbualan perniagaan menjelaskan pengantaraan interaksi interpersonal dalam organisasi dengan status, kedudukan berfungsi seseorang, maka mesyuarat perniagaan membolehkan anda menunjukkan satu lagi faktor penting dalam interaksi perniagaan, iaitu faktor kumpulan. Semasa menyediakan dan mengendalikan mesyuarat perniagaan, harus diingat bahawa ciri-ciri tingkah laku kumpulan (daripada pengagihan peranan dalam kumpulan kepada tekanan kumpulan) akan memberi kesan yang serius terhadap sifat interaksi pesertanya.

Peraturan penyediaan mesyuarat

Mesyuarat perniagaan atau perkhidmatan ialah acara teknologi yang kompleks dan memakan masa. Persediaan untuk mesyuarat bermula dengan menentukan tujuannya dengan jelas.

Tujuan mesyuarat- ini adalah perihalan hasil yang diinginkan, jenis keputusan yang diingini, hasil kerja yang diingini (pilihan yang mungkin untuk matlamat: pertukaran pandangan awal, penyediaan cadangan untuk membuat keputusan, membuat keputusan mengenai isu tertentu, dsb. .).

Pemimpin mesti memahami dengan jelas mengapa dia mengadakan mesyuarat, dan juga dapat menyampaikan tujuan mesyuarat dengan jelas kepada pesertanya. Bahasa yang kabur dan kabur harus dielakkan dalam menetapkan tujuan mesyuarat. Ini menyebabkan penurunan minat dalam masalah yang dicadangkan dan secara tidak sedar membawa kepada perasaan tidak perlunya penyelesaian objektifnya. Perumusan matlamat pertama sekali harus mencerminkan ciri-ciri hasil yang dimaksudkan daripada perbincangan isu. Bergantung kepada tujuan mesyuarat, agendanya digubal dan komposisi peserta dipilih.

Jika tujuan mesyuarat adalah pertukaran maklumat dan penetapan tugas segera dalam perjalanan kerja semasa, maka hanya ketua jabatan yang dijemput. Pada mesyuarat sebegini, mereka yang hadir dibiasakan dengan keadaan, memaklumkan kepada mereka tentang kemajuan pelaksanaan keputusan yang dibuat pada mesyuarat sebelumnya, dan dengan jelas merumuskan tugas untuk masa depan.

Jika tujuan mesyuarat adalah untuk menyelesaikan masalah tertentu, maka mereka yang secara profesional dapat menangani tugas itu, yang mampu menawarkan versi mereka sendiri untuk menyelesaikan masalah itu, tertarik untuk bekerja di dalamnya. Dalam kes ini, peserta mesyuarat dibekalkan dengan maklumat mengenai masalah, tugas dirumus dengan jelas dan jelas.

Tujuan mesyuarat menentukan tempat, tarikh dan masa mesyuarat.

Mesyuarat yang dijadualkan(contohnya, mesyuarat lembaga, penjadualan) adalah lebih mudah untuk dijadualkan pada hari tertentu dalam minggu atau hari tertentu dalam bulan itu.

Mesyuarat tidak berjadual, terutamanya dengan bilangan peserta yang ramai (contohnya, maklumat kecemasan), adalah dinasihatkan untuk berbelanja pada penghujung hari bekerja untuk menghapuskan kos masa bekerja untuk menyambung semula kerja yang tergendala.

Mesyuarat operasi pendek(lima minit atau taklimat) disyorkan pada awal hari bekerja.

Masa mesyuarat hendaklah ditentukan mengikut jadual yang ditetapkan dalam organisasi (jabatan). Mesyuarat tidak berjadual mengetuk irama, dengan itu mengurangkan budaya komunikasi perniagaan, menghalang pengurus peluang untuk merancang masa kerjanya dan menguruskannya, mengganggu mesyuarat dan urusan yang dijadualkan.

Adalah disyorkan untuk menjadualkan mesyuarat pada sebelah petang atau 1.5-2 jam sebelum tamat kerja. Sebagai peraturan, separuh pertama hari lebih produktif, dan lebih baik jika pada masa ini pekerja sibuk melaksanakan tugas mereka. Terdapat satu lagi perkara yang perlu dipertimbangkan jika mesyuarat dijadualkan pada penghujung hari bekerja. Pemimpin mendapat peluang untuk mengadakan mesyuarat dengan segera, tanpa mengheret perbincangan, kerana dia mempunyai alasan untuk menghentikannya sekiranya berlaku perkembangan yang tidak menguntungkan.

Topik mesyuarat- ini adalah subjek perbincangan. Topik hendaklah dirumuskan sedemikian rupa untuk menarik minat setiap peserta dalam mesyuarat. Hanya isu-isu yang tidak selalu dapat diselesaikan secara rutin harus dibawa ke mesyuarat.

Salah satu peraturan untuk mengatur pengurusan dan etika perhubungan perkhidmatan haruslah mewajibkan pengagihan awal agenda kepada peserta mesyuarat. Di samping itu, ia harus dianggap sebagai piawaian etika perniagaan untuk menghantar maklumat bertulis yang ringkas mengenai isi isu yang dibincangkan pada mesyuarat terlebih dahulu. Adalah tidak boleh diterima jika seseorang yang tidak cekap dalam masalah yang dibawa ke mesyuarat terlibat dalam mel sedemikian - ini jelas mengurangkan perasaan relevan.

Agenda mesyuarat Merupakan dokumen bertulis yang dihantar lebih awal kepada peserta mesyuarat dan termasuk maklumat berikut:

§ topik mesyuarat;

§ tujuan mesyuarat;

§ senarai isu yang akan dibincangkan;

§ masa mula dan tamat mesyuarat (sebaik-baiknya, masa mula dan tamat perbincangan setiap isu);

§ tempat mesyuarat yang tepat;

§ nama penceramah, penceramah bersama yang bertanggungjawab menyediakan soalan;

§ masa dan tempat di mana anda boleh membiasakan diri dengan bahan-bahan mengenai setiap isu (kehadiran arahan sedemikian tidak akan membenarkan pekerja yang cuai untuk mewajarkan ketidaksediaan mereka untuk membincangkan isu itu dengan kekurangan maklumat).

Sebagai lampiran kepada agenda, draf keputusan, abstrak laporan, rujukan boleh dihantar. Adalah sangat baik jika, sebelum permulaan mesyuarat, orang yang menyediakan soalan diberikan terlebih dahulu ulasan daripada peserta mesyuarat mengenai draf keputusan, tesis ucapan.

Tidak kira kepentingan dan kecekapan mesyuarat itu, bilangan soalan yang dibangkitkan untuknya hendaklah kekal dalam tempoh tiga hingga lima (kadang-kadang tujuh). Pada masa yang sama, adalah paling mudah untuk menyediakan agenda dengan cara yang merangkumi satu atau dua isu utama dan daripada dua hingga lima isu kecil yang tidak memerlukan perbincangan panjang. Sebilangan besar isu dalam agenda memenatkan peserta mesyuarat dan tidak membenarkan mereka memahami fokus utama mesyuarat secara keseluruhan. Mesyuarat juga akan menjadi tidak produktif, semua isu yang dibincangkan akan mempunyai kepentingan yang sama dan memerlukan perbincangan terperinci yang mendalam.

Pemilihan peserta mesyuarat adalah sangat penting, i.e. keberkesanan mesyuarat sebahagian besarnya bergantung kepada sejauh mana kecekapan dan kuasa rasmi pekerja yang dijemput sepadan dengan matlamat dan objektif mesyuarat. Bilangan peserta juga ditentukan oleh matlamat dan objektif mesyuarat, serta, dalam beberapa kes, status atau tahap kesungguhan mesyuarat.

Bilangan jemputan yang optimum untuk mesyuarat ialah 7-9, dengan maksimum 12 orang. Peraturan utama di sini ialah aktiviti tertinggi peserta semasa membincangkan isu. Menambahkan bilangan jemputan secara mendadak merendahkan purata kadar penyertaan (atau pulangan) hadirin sambil memanjangkan mesyuarat.

Penganjur mesyuarat, sebagai peraturan, memerlukan penyertaan pegawai tertinggi bahagian struktur organisasi. Walau bagaimanapun, seseorang daripada kakitangan bukan pengurusan mungkin lebih cekap dalam menyelesaikan masalah tertentu. Oleh itu, adalah dinasihatkan untuk memberi hak kepada pemimpin untuk menentukan siapa yang akan mewakili unitnya pada mesyuarat tersebut. Adalah wajar bahawa bilangan peserta dalam mesyuarat itu termasuk orang yang, dalam perjalanan aktiviti mental kolektif, dapat memenuhi peranan "pakar", "penjana idea", "pengkritik".

Untuk mengelakkan kehadiran tambahan, disyorkan untuk menggunakan kaedah "menukar" peserta (kaedah "perbincangan berpecah"). Agenda yang disediakan dengan teliti membolehkan anda mengatur mesyuarat supaya, setelah membincangkan isu mereka, beberapa pekerja boleh meninggalkannya, memberi laluan kepada mereka yang isunya sedang dibincangkan. Ternyata beberapa pekerja hadir di mesyuarat dari awal hingga akhir, manakala yang lain dijemput khas pada masa perbincangan isu tertentu. Oleh itu, setiap peserta akan menghadiri hanya sebahagian daripada mesyuarat, yang, sudah tentu, mengurangkan jumlah masa, dan oleh itu secara tidak langsung meningkatkan keberkesanan acara itu sendiri.

Pengoptimuman komposisi peserta mesyuarat adalah penggunaan prinsip "jarak telefon" kepada pekerja, yang penyertaannya ditentukan oleh perjalanan mesyuarat itu sendiri dan keperluan untuk mendapatkan maklumat tambahan daripada pekerja ini. Pakar (maklumat yang mungkin anda perlukan, bukannya jemputan ke mesyuarat, anda boleh meminta untuk berada di tempat kerja anda secara kekal pada selang masa tertentu, untuk menghubungi mereka jika perlu atau mendapatkan bantuan melalui telefon.

Tempoh mesyuarat. Tempoh mesyuarat sebahagian besarnya bergantung pada jenis mesyuarat:

Tempoh optimum bermasalah mesyuarat dianggap 1.5 - 2 jam (dalam kes luar biasa - 2 - 5 jam);

§ masa untuk pertimbangan satu isu tidak boleh melebihi 45 minit;

§ operasi dan bimbingan mesyuarat tidak boleh bertahan lebih daripada 20 - 30 minit;

§ mesyuarat taklimat (lima minit) dijalankan, sebagai peraturan, dalam masa 5 - 10 minit.

Mesyuarat harus bermula dan berakhir pada masa yang ditetapkan dengan ketat, supaya tidak menjejaskan kredibiliti pemimpin dan kakitangan yang menyediakannya.

Rehat. Semasa mesyuarat yang berlangsung dua jam atau lebih, disyorkan untuk berehat, jika tidak selepas dua jam peserta mungkin mengalami tempoh "aktiviti negatif". Waktu rehat optimum:

§ selepas 45 - 50 minit. kerja - 10 minit;

§ selepas 1.5 jam bekerja - 15 minit.

Rehat adalah perlu, pertama sekali, untuk berehat, dan, kedua, semasa rehat, dalam suasana yang berbeza dan santai, dalam perbualan peribadi, kerja pada topik mesyuarat diteruskan.

Peraturan mesyuarat. Pematuhan perkara prosedur (peraturan) adalah tanggungjawab pegawai pengerusi. Kepentingan mematuhi peraturan adalah seperti berikut:

§ peraturan membolehkan untuk mencapai penghuraian isu yang dirancang;

§ mendisiplinkan peserta mesyuarat, meningkatkan perniagaan mereka

sikap dan menghormati mesyuarat sebagai badan kolegial untuk membuat keputusan penting;

§ had masa tidak membenarkan mesyuarat ditangguhkan secara tidak wajar.

Pemimpin yang berpegang teguh pada peraturan adalah contoh yang baik untuk diikuti.

Lokasi mesyuarat. Perjalanan mesyuarat yang aktif dan cekap difasilitasi oleh pemenuhan keperluan tertentu untuk peralatan premis untuk mengadakannya.

Bilik di mana mesyuarat akan diadakan dan bilangan tempat duduk di dalamnya mestilah sepadan dengan bilangan peserta. Sememangnya, ia sepatutnya cukup luas dan mempunyai bekalan tempat duduk percuma sekiranya bilangan peserta bertambah atas satu sebab atau yang lain. Walau bagaimanapun, anda tidak sepatutnya memilih penonton yang terlalu besar untuk mesyuarat kecil - kehadiran sejumlah besar tempat duduk kosong secara psikologi memberi kesan negatif kepada peserta mesyuarat.

Di samping itu, apabila melengkapkan bilik khas dengan perabot, seseorang harus dipandu oleh prinsip bahawa susunan bersama peserta semasa mesyuarat tidak harus menekankan perbezaan dalam status hierarki perkhidmatan mereka. Dalam kes ini, konsep "meja bulat" mempunyai makna langsung dan kiasan sebagai cara untuk memastikan kemudahan hubungan bersama antara orang dan susunan ruang optimum mereka.

Dalam kes apabila mesyuarat yang cukup besar diadakan, adalah perlu untuk menjaga pemasangan mikrofon dan alat bantu visualisasi. Ia adalah perlu untuk mengawal suhu udara, pencahayaan dan kalis bunyi supaya peserta dalam mesyuarat tidak terganggu oleh rangsangan luar.

Salah satu perkara yang paling penting ialah menyediakan pemimpin untuk mesyuarat. Pemimpin mesti berusaha:

§ perumusan matlamat utama mesyuarat dan sub-matlamat mengikut peringkat

subordinasi logik;

§ laporan pengenalan atau mesej;

§ urutan persembahan oleh peserta;

§ draf keputusan.

Untuk memastikan mesyuarat itu berkesan, pengurus harus mempunyai "Memo untuk pengurus" (Jadual 11.1) dan "Borang Persediaan Mesyuarat" (lampiran).

Jadual 11.1

Memo untuk pemimpin

Pemimpin, sebagai peraturan, mesti menyemak semua peringkat penyediaan mesyuarat, dalam pelaksanaan yang dia sendiri tidak terlibat secara peribadi.

Menyediakan agenda ("Apa dan bagaimana untuk dibincangkan?")

Jika keperluan untuk mesyuarat dikenal pasti, maka anda harus menggambarkan dengan tepat:

• kandungan isu yang dibincangkan dan topik utama mesyuarat yang berkaitan, yang sepatutnya mencirikan intipatinya
• apakah syarat yang perlu dipenuhi oleh keputusan akhir mesyuarat. Ini mentakrifkan objektif mesyuarat. Sebagai contoh, anda perlu memahami bahawa tidak setiap mesyuarat boleh menyediakan penyelesaian sedia dibuat.
• siapa dan apakah kerja persediaan yang perlu dilakukan. Kadangkala adalah dinasihatkan untuk mewujudkan kumpulan kerja yang menyediakan agenda, mengadakan mesyuarat ringkas awal di jabatan, mesyuarat dua orang, dsb.

Kesilapan utama yang dibuat semasa membentuk agenda:

• tiada topik utama mesyuarat, dan jika terdapat beberapa topik, maka tidak mungkin untuk memastikan persempadanan yang tepat dan perbincangan analitikal yang sesuai
• peserta tidak diterangkan sebelum ini intipati masalah yang dibincangkan
• agenda termasuk isu-isu saiz dan kandungan yang berbeza, akibatnya pertemuan itu bertukar menjadi perbincangan, dan sering menjadi pertengkaran antara peserta atau kumpulan individunya. Akibatnya, bilangan peserta yang diletakkan pada kedudukan pendengar pasif bertambah.
• gagal mematuhi agenda, menyimpang daripadanya dan mempertimbangkan topik sekunder yang muncul secara spontan atau sebarang masalah kekal (isu bekalan, dll.)

Pengenalpastian peserta ("Siapa?")

Keperluan utama ialah mesyuarat mesti dihadiri oleh orang yang boleh menyumbang kepada objektif mesyuarat. Seiring dengan ini, perlu diingat bahawa jika isu yang dibincangkan dalam mesyuarat tidak homogen (iaitu, ia tidak menjejaskan semua yang hadir pada masa yang sama), adalah perlu untuk membangunkan program mesyuarat (senarai isu utama dengan petunjuk peserta). Program ini harus direka bentuk supaya mesyuarat itu dihadiri oleh orang yang mempunyai kaitan secara langsung dengan masalah yang dibincangkan. Selepas selesai perbincangan isu seterusnya, orang yang tidak terlibat dalam perbincangan isu berikut dibebaskan. Tetapi adalah tidak diingini untuk membiarkan orang itu pergi buat sementara waktu, dan kemudian menjemput lagi. Memenuhi keperluan ini mendisiplinkan pemimpin dan peserta mesyuarat dan memaksa mereka untuk mematuhi had masa.

Semua (atau kunci) peserta hendaklah dimaklumkan secara bertulis tentang mesyuarat, menunjukkan topik utama, tujuan, maklumat latar belakang, masa, tempat, tempoh mesyuarat dan nama ketua.

Kesilapan utama yang dibuat semasa menentukan bulatan peserta dalam mesyuarat:

• seseorang itu dijemput ke mesyuarat berdasarkan jawatan yang dipegangnya, dan bukan bergantung kepada hubungan tugas pekerjaannya dengan masalah ini
• sebahagian besar pendengar pasif kerana jemputan orang yang tidak berkaitan dengan isu yang dibincangkan

Menentukan tempoh mesyuarat ("Pukul berapa sekarang?")

Perlu diingatkan bahawa tempoh mesyuarat bergantung bukan sahaja pada bilangan isu dalam agenda, tetapi juga pada kandungannya. Pada permulaan, mesyuarat diteruskan dengan lebih terperinci. Kurang masa ditumpukan kepada isu-isu di akhir agenda. Oleh itu, adalah dinasihatkan untuk memasukkan 1-2 isu bermasalah atau 3-5 isu yang kurang penting dalam agenda.

Perlu diingat bahawa pengumuman pengurus mengenai masa tamat mesyuarat mengurangkan tempohnya kepada 10%. Sebab-sebab fenomena ini semata-mata psikologi - para peserta dalam mesyuarat itu mengumpulkan pemikiran mereka dengan lebih cepat, jangan berlengah dengan ucapan, i.e. maklumat tentang akhir mesyuarat memainkan peranan mengaktifkan dan mendisiplinkan tertentu.

Jika mesyuarat dijadualkan selama lebih daripada satu jam, maka setiap 40-50 minit anda perlu berehat dan, jika boleh, tukar bentuk kerja (kerja individu, kerja kumpulan, perbincangan, ucapan individu, dll.).

Mesyuarat sering tertangguh kerana tiada jalan penyelesaian kepada masalah yang timbul. Dalam kes ini, pemimpin mesti memastikan bahawa peserta menetapkan keputusan pertengahan untuk diri mereka sendiri (apa yang menjadi jelas, perkara yang mereka persetujui, dll.), mewujudkan tugas individu yang sesuai dan jangka masa apabila isu itu akan dibincangkan kali kedua. Pada masa yang sama, adalah perlu untuk menjelaskan perjalanan perbincangan seterusnya, dengan mengambil kira kerja yang dilakukan dalam selang antara mesyuarat.

Kesilapan utama yang dibuat semasa menentukan tempoh mesyuarat:

• tempoh mesyuarat tidak dikawal
• tempoh mesyuarat tidak dihormati
• mesyuarat terlalu lama
• tiada rehat diambil
• tiada had masa untuk laporan dan ucapan
• ketidakupayaan untuk menyatakan fikiran secara ringkas dan jelas

Sebagai kesimpulan, mari kita berikan contoh N. Parkinson tentang sebab-sebab penyalahgunaan masa di mesyuarat, yang asal-usulnya terletak pada definisi komposisinya. Suruhanjaya itu menghabiskan 5 minit untuk membincangkan projek pembinaan reaktor nuklear bernilai $ 5 juta. Daripada 11 anggota suruhanjaya itu, 4 tidak tahu apakah reaktor itu, 4 lagi tidak tahu di mana ia digunakan. Akibatnya, tiada perbincangan boleh timbul dan cadangan yang dikemukakan diterima. Jawatankuasa itu kemudiannya membincangkan projek penyimpanan basikal bernilai $2,350. Memandangkan semua orang tahu apa yang dipertaruhkan dan setiap orang mempunyai pendapat mereka sendiri, perbincangan berlangsung selama 45 minit. Ketiga, isu penganjuran makan malam telah dibincangkan, yang kosnya adalah beberapa dolar. Perbincangan isu ini berlarutan lebih lama.

Menentukan lokasi mesyuarat ("Di mana?")

Tempat bergantung pada jenis mesyuarat. Mesyuarat operasi disyorkan, sebagai peraturan, diadakan di mana tempat kerja utama pesertanya terletak. Bilik besar atau dewan perhimpunan sesuai untuk mengadakan mesyuarat produksi dan mesyuarat. Keperluan tertinggi dikenakan pada lokasi pertemuan masalah, manakala yang paling biasa ialah dua pilihan:

• mesyuarat masalah diadakan 1-2 kali sebulan dengan tempoh 2-3 jam pada penghujung hari bekerja di bilik yang ditetapkan khas
• mesyuarat masalah diadakan sekali seperempat atau setengah tahun sebagai luar tapak, berlangsung 2-2.5 hari, dan tempat pegangannya, sebagai peraturan, adalah pusat rekreasi perusahaan (di negara asing, sebagai peraturan, a hotel)

Kesilapan utama yang dibuat semasa menentukan lokasi mesyuarat:

• terlalu banyak mesyuarat diadakan di pejabat bos
• semasa mesyuarat, perbualan telefon dijalankan dan pelawat juga diterima
• bilik mesyuarat tidak dilengkapi dengan sempurna

Masa mesyuarat ("Bila?")

Masa mesyuarat haruslah tradisional. Penyimpangan daripada ini hanya dibenarkan dalam kes luar biasa.

Masa yang paling sesuai untuk memulakan mesyuarat operasi ialah jam pertama selepas permulaan hari bekerja, mesyuarat pengeluaran dan mesyuarat sebaiknya diadakan sebelum waktu makan tengah hari, dan mesyuarat masalah sebelum tamat hari bekerja.

Kesilapan utama yang dibuat semasa menetapkan dan menggunakan masa mesyuarat:

• mengadakan mesyuarat operasi sejurus selepas permulaan hari bekerja
• mesyuarat selepas tamat hari bekerja
• tidak mematuhi masa yang ditetapkan untuk memulakan mesyuarat

Mesyuarat perniagaan adalah salah satu cara paling berkesan untuk melibatkan pekerja dalam proses membuat keputusan, salah satu alat untuk menguruskan penglibatan pekerja dalam hal ehwal unit atau organisasi mereka secara keseluruhan.

Keberkesanan mesyuarat harus dilihat sebagai norma etika untuk kerja berpasukan, tindakan perhatian dan penghormatan yang signifikan terhadap pekerja dari luar penganjur mesyuarat, yang, seterusnya, harus:

mentakrifkan dengan jelas fokus dan subjek mesyuarat;

memilih jadual optimumnya (dalam kes ini, konsep "peraturan" boleh ditafsirkan secara meluas, termasuk topik, masa, komposisi peserta mesyuarat dan mereka yang bertanggungjawab untuk mengadakannya);

bukan untuk mengurangkan mesyuarat kepada penyelesaian isu-isu peribadi yang boleh diselesaikan "dalam perintah kerja." Harus diingat bahawa mesyuarat perkhidmatan adalah, sebagai peraturan, kerja minda kolektif. Oleh itu, ia harus ditangani isu-isu yang memerlukan usaha intelek bersama semua peserta dalam pertimbangan masalah tertentu.

Pertemuan dengan pendekatan ini harus diiktiraf sebagai suaimanfaat jika pendapat majoriti pihak yang berkepentingan dan kompeten tidak terhad kepada salah satu pilihan yang dicadangkan untuk menyelesaikan masalah.

Mesyuarat operasi dikhaskan untuk menjelaskan keadaan semasa dalam organisasi, pertukaran pandangan ringkas mengenai merit isu yang timbul semasa proses pengeluaran. Di samping itu, ia boleh bertujuan untuk membangunkan taktik umum untuk tindakan pelbagai pautan struktur organisasi berkaitan dengan tugas pengeluaran semasa.

Pertemuan masalah adalah jenis pertemuan yang paling sukar. Dalam perjalanan mesyuarat sedemikian, keputusan kolektif dibangunkan mengenai isu-isu kompleks yang mempengaruhi perubahan dalam tugas fungsional pautan struktur atau penyesuaiannya kepada arah baharu aktiviti organisasi. Mesyuarat masalah ditumpukan, sebagai peraturan, untuk pembentukan program umum yang mempunyai unsur-unsur strategi dan tempoh pelaksanaan yang panjang.

Situasi yang agak biasa ialah apabila majoriti peserta mesyuarat membincangkan beberapa soalan "mereka", dan item agenda yang lain adalah di luar kecekapan mereka. Waktu bekerja pekerja organisasi digunakan secara tidak berkesan sekiranya mereka terpaksa hadir apabila semua isu mesyuarat dipertimbangkan. Di samping itu, kehadiran orang "tambahan" pasti mengurangkan keberkesanan perbincangan masalah.

Dalam kes agenda heterogen, apabila isu-isu pelbagai bahagian struktur organisasi dibangkitkan, adalah disyorkan untuk menerima prinsip komposisi peserta yang berubah-ubah dalam mesyuarat. pada masa yang sama, kepentingan mewujudkan dan pematuhan ketat terhadap peraturan meningkat.

Selalunya, terdapat situasi di mana pekerja individu dijemput ke mesyuarat, tetapi realiti mereka bergantung pada kemajuan perbincangan isu tertentu. Pada masa sama, tidak diketahui terlebih dahulu sejauh mana pekerja jemputan akan terlibat dalam proses mesyuarat. Pendekatan ini menunjukkan rasa tidak hormat kepada pekerja, penghinaan terhadap pekerjaannya. Pengoptimuman komposisi peserta mesyuarat adalah penggunaan prinsip "jarak telefon" kepada pekerja, yang penyertaannya ditentukan oleh perjalanan mesyuarat itu sendiri dan keperluan untuk mendapatkan maklumat tambahan daripada pekerja ini.

Masa mesyuarat perkhidmatan harus dirancang lebih awal dan, jika boleh, tidak mengganggu irama umum organisasi. Apabila membangunkan peraturan mesyuarat, seseorang harus ingat tentang norma organisasi dan psikologi tempohnya. Telah ditetapkan bahawa seseorang biasanya dapat melihat maklumat instruktif dalam masa 20 - 30 minit, tempoh pertemuan masalah tidak boleh melebihi satu setengah jam. Selepas masa yang ditentukan telah berlalu, kebanyakan orang ketara mengurangkan aktiviti mental, keupayaan untuk melihat dan menganalisis maklumat yang masuk.

Perjalanan mesyuarat yang aktif dan cekap difasilitasi oleh pemenuhan keperluan tertentu untuk peralatan premis untuk mengadakannya. Sememangnya, ia mestilah lapang dengan pengudaraan yang baik. Di samping itu, apabila melengkapkan bilik khas dengan perabot, seseorang harus dipandu oleh prinsip bahawa susunan bersama peserta semasa mesyuarat tidak menekankan perbezaan dalam status hierarki perkhidmatan mereka. Dalam kes ini, konsep "meja bulat" mempunyai makna langsung dan kiasan sebagai cara untuk memastikan kemudahan hubungan bersama antara orang dan susunan ruang optimum mereka.

Adalah penting untuk anda memenuhi peranan anda dengan jelas sebagai moderator mesyuarat. Peranannya hendaklah termasuk mencegah penyelewengan daripada tujuan mesyuarat, membincangkan isu yang tidak disediakan. Penyampai mesti memastikan bahawa piawaian etika tingkah laku peserta dipatuhi, mempengaruhi ketepatan dan orientasi perniagaan pembentangan.