Tanda sempang boleh diletakkan dalam keseluruhan dokumen atau bahagiannya, yang mesti dipilih terlebih dahulu.

Untuk mendayakan mod sempang dalam teks, gunakan arahan Sempang(tab Susun atur halaman/ kumpulan Tetapan halaman).

Perintah ini mempunyai item bersarang.

Pasukan Auto meletakkan tanda sempang dalam teks secara automatik.

Pasukan Manual membuka kotak dialog yang menawarkan pilihan sempang untuk perkataan yang boleh sempang, dan meminta pengesahan untuk memasukkan tanda sempang ke dalam teks.

Pasukan Pilihan Sempang membolehkan anda menyesuaikan pilihan anda untuk tanda sempang dalam perkataan menggunakan kotak dialog (Rajah 15).

Tetingkap Rajah 15 Sempang

Zon pemindahan ialah jarak maksimum yang dibenarkan antara perkataan dan jidar halaman kanan tanpa pemecahan perkataan. Dalam zon yang luas, terdapat lebih sedikit pemindahan, dengan yang lebih sempit, pinggir medan kanan lebih lancar.

Boleh dipadam automatik tanda sempang menggunakan arahan Sempang dengan memilih arahan tidak.

Senaman.

Buka fail Contoh dokumen.docx.

Untuk semua teks, tidak termasuk perkataan huruf besar, lakukan sempang automatik dengan lebar zon sempang 0.5 cm.

Simpan dokumen.

Bekerja dengan tingkap

Dalam Word 2010, anda boleh bekerja dengan berbilang tetingkap pada masa yang sama (dengan satu atau lebih dokumen) menggunakan tab Lihat, kumpulan Tingkap (Rajah 16).

Rajah 16 Kumpulan arahan Tingkap tab Lihat

Jika beberapa tetingkap dokumen dibuka pada masa yang sama, peralihan dari satu tetingkap ke tetingkap lain dijalankan menggunakan arahan Pergi ke tetingkap lain atau melalui bar tugas Windows.

Senaman.

Buka fail Contoh dokumen.docx.

Buat tetingkap tambahan untuk dokumen ini (tab Lihat/ kumpulan Tingkap/ pasukan Barutingkap).

Letakkan kedua-dua tingkap sebelah menyebelah (tab Lihat/ kumpulan Tingkap/ pasukan Dekat). Matikan penatalan segerak (tab Lihat/ kumpulan Tingkap/ pasukan Penatalan segerak).

Pisahkan tetingkap 1 (tab Lihat/ kumpulan Tingkap/ pasukan Bahagikan).

Susun tingkap secara menegak (tab Lihat/ kumpulan Tingkap/ pasukan memperkemaskansemua).

Menukar skala dokumen

Apabila bekerja dengan dokumen, anda boleh menukar skalanya (saiz fail dokumen tidak berubah), serta menyimpannya dengan dokumen atau templat. Zum dijalankan pada tab Lihat, kumpulan Skala(Rajah 17).

Gambar 17 Kumpulan Skala tab Lihat

Tetapan skala yang lebih tepat dibuat dalam kotak dialog. Skala(tab Lihat/ kumpulan Skala/ pasukan Skala) (Rajah 18).

Tetingkap Rajah 18 Skala

Peluncur zum , terletak di sudut kanan bawah bar status (Rajah 19), membolehkan anda menukar skala kepada nilai yang diingini dengan menggerakkan peluncur dan menggunakan butang "+" dan "-". Di sebelah kiri peluncur, skala dokumen dipaparkan sebagai peratusan (Rajah...).

Rajah 19 Zum gelangsar

Senaman.

Buka fail Contoh dokumen.docx.

Tukar skala dokumen dalam pelbagai cara.

Tutup dokumen tanpa menyimpan.

Pemformatan aksara dan perenggan Pemformatan aksara

Sifat utama aksara teks ialah fon, yang dicirikan oleh: muka taip, gaya dan saiz 6 .

Kumpulan digunakan untuk memformat aksara. fon tab rumah (Rajah 20).

Rajah 20 Panel kumpulan fon

Juga, untuk pemformatan aksara, anda boleh menggunakan Mini-Panel, yang dibuka secara automatik apabila teks dipilih (Rajah 21).

Rajah 21 Panel mini

Menggunakan butang kumpulan fon, anda boleh memanggil kotak dialog fon (Rajah 22).

Tetingkap Rajah 22 fon

Dalam kotak dialog fon tab Selain itu anda boleh menukar jarak antara aksara kepada jarang atau padat.

Dalam pelajaran ini, anda akan mempelajari asas bekerja dengan teks dalam Powerpoint 2010. Contohnya, cara menulis, memadam dan memindahkan teks, cara bekerja dengan kotak teks, cara memformat teks dan sebagainya.

Jika anda baru menggunakan PowerPoint, maka anda perlu mengetahui asas bekerja dengan teks untuk menambah teks pada slaid dan mengubah suainya. Anda perlu belajar cara memasukkan, memadam, mengalih dan memformat teks, serta cara menggunakan label.

Untuk menulis teks:

Sesetengah ruang letak akan menukar teks anda kepada senarai bertitik tumpu secara automatik. Ini disebabkan oleh fakta bahawa senarai sedemikian sering digunakan dalam PowerPoint. Untuk mengalih keluar senarai sedemikian, nyahpilih arahan Bullet dalam kumpulan Perenggan pada tab Laman Utama.

Untuk mengalih keluar teks:

1. Letakkan titik sisipan di sebelah teks yang ingin anda padamkan
2. Untuk memadam teks di sebelah kiri titik sisipan, tekan kekunci Backspace pada papan kekunci anda.
3. Untuk memadam teks di sebelah kanan titik sisipan, tekan kekunci Padam pada papan kekunci anda.

Untuk menyerlahkan teks:

1. Letakkan titik sisipan di sebelah teks yang ingin anda serlahkan.
2. Klik butang kiri tetikus dan, tanpa melepaskan butang tetikus, seret kursor ke atas teks yang ingin anda serlahkan.
3. Lepaskan butang tetikus. Kotak yang diserlahkan akan muncul di atas ujian. Ini bermakna anda telah memilih teks.

Selepas anda memilih imej atau teks dalam PowerPoint, a panel mini dengan pilihan pemformatan yang paling biasa digunakan. Panel ini dipanggil bar alat mini. Ini boleh menjimatkan masa anda. arahan pemformatan mudah diakses. Jika bar alat tidak muncul, cuba halakan kursor tetikus ke atas pilihan

Untuk menyalin dan menampal teks:

Untuk memotong dan menampal teks:

Untuk memindahkan teks:

Jika teks tidak muncul di tempat yang anda inginkan, tekan kekunci Enter untuk mengalihkan teks ke baris baharu.

Cari dan tukar

Cari dan Ganti ialah pilihan lain yang boleh digunakan untuk mengedit teks. Ia membolehkan anda mencari perkataan atau frasa tertentu (cth. "British") pada semua slaid dan menggantikannya dengan yang lain (cth. "Bahasa Inggeris"). Untuk mengetahui lebih lanjut, baca artikel tentang perkara yang mungkin dengan ciri ini dalam panduan Word 2010.

Bekerja dengan teks

Apabila anda membuat pembentangan, anda boleh menambah kapsyen untuk menyusun slaid anda. Anda juga perlu tahu cara memformat teks untuk mendapatkan rupa yang anda inginkan.

Untuk menambah inskripsi:

Teks boleh dimasukkan dalam ruang letak atau kotak teks. Pemegang tempat ialah jenis kapsyen khas kerana ia merupakan sebahagian daripada reka letak slaid dan selalunya mengandungi pemformatan khas (seperti fon yang lebih besar untuk tajuk slaid). Memasukkan teks dalam label tambahan membolehkan anda menambah jumlah teks yang betul pada slaid, tanpa mengira reka letaknya.

Untuk mengalihkan pemegang tempat atau kotak teks:

Untuk memutarkan label, klik dan seret bulatan hijau di atasnya.

Untuk menukar saiz pemegang tempat atau kotak teks:

Anda boleh menonjolkan teks anda pada slaid dengan menukar pemformatannya, iaitu saiz, warna, gaya dan banyak lagi.

fon

Klik menu lungsur turun untuk menukar fon teks yang dipilih.

Saiz huruf

Pilih saiz fon teks yang dipilih daripada menu lungsur.

Kurangkan atau besarkan saiz fon

Gunakan arahan ini untuk mengurangkan atau meningkatkan saiz fon dengan satu saiz standard.

Alih keluar semua pemformatan

Klik pada arahan Buang Semua Pemformatan untuk meninggalkan hanya teks dalam pemilihan.

Gaya fon

Gunakan arahan gaya fon untuk membuat teks berani, dalam huruf condong, digariskan, dibayangi atau dicoret.

Selang antara watak

Laraskan jarak aksara menggunakan menu lungsur.

Daftar

Tukar kes teks yang dipilih dengan cepat.

Warna fon

Buka menu lungsur turun untuk menukar warna fon.

Memaparkan Kotak Dialog Font

Klik anak panah di penjuru kanan sebelah bawah kumpulan fon untuk mengakses lebih banyak pilihan pemformatan.

Microsoft Word menarik sebilangan besar pengguna kerana ia boleh menawarkan pelbagai cara untuk mengautomasikan apabila bekerja dengan teks. Salah satunya ialah tanda sempang automatik.

Untuk menyediakan tanda sempang automatik, anda perlu pergi ke " Susun atur"Dalam bab" Tetapan halaman" pilih barang " Sempang” dan dalam senarai yang terbuka, klik pada “ Auto».

Dalam kes ini, pemindahan akan ditempatkan di semua tempat yang perlu dan mungkin. Untuk melakukan ini, kamus bahasa yang mana sempang juga akan didayakan mesti dipasang. Walau bagaimanapun, semua pengedaran rasmi Microsoft Word mengandunginya untuk sebarang bahasa yang disokong.

Ciri penting tanda sempang automatik ialah jika anda secara tiba-tiba meningkatkan saiz, menukar fon atau menambah sebarang elemen hiasan untuk teks, tanda sempang akan menyesuaikan dirinya sendiri.

Jika anda memilih tarik keluar "Mengikut Lebar", halaman tersebut biasanya akan kelihatan seperti buku yang direka bentuk dengan baik.

Ia juga tidak disyorkan untuk menetapkan tanda sempang secara bebas dalam dokumen menggunakan "-" dan pemisah baris. Untuk melakukan ini, Word menggunakan ciri Pemindahan Lembut. Pilih perkataan yang dikehendaki, tetapkan kursor dan tekan "CTRL" + "-". Sekarang, jika perlu, perkataan itu akan dibalut mengikut peraturan yang anda tentukan. Tanda sempang lembut tidak kelihatan dalam dokumen, jadi untuk memaparkannya pergi ke " rumah"Dalam bab" Perenggan" Tekan " Tunjukkan semua watak».

Berbalik kepada perkara itu" Sempang» dan klik pada « Manual”, program ini akan mencari semua perkataan yang boleh ditanda sempang dan menunjukkan kepada anda pilihan tentang cara melakukannya. Letakkan kursor di tempat yang anda mahukan dan tekan " ya».

Item terakhir ialah tetapan minimum. " Sempang dalam perkataan..." bertanggungjawab untuk memasukkan tanda sempang secara berasingan dalam perkataan yang ditulis dalam huruf besar. Tanpa bendera, pengecualian akan dibuat untuk mereka.

V" Balut lebar zon» menetapkan jarak dari tepi storan perkataan yang dibalut ke bingkai halaman.

« Maks. nombor…» akan mengehadkan bilangan kes pembalut perkataan yang berulang untuk serpihan yang dipilih atau keseluruhan dokumen.

Untuk mengalih keluar tanda sempang, ia perlu dalam perenggan " Sempang»pilih pilihan « tidak».

Atau dengan mod yang diaktifkan untuk memaparkan semua simbol, keluarkan yang dimasukkan secara manual. Jika terdapat terlalu banyak daripada mereka, maka anda boleh menggunakan fungsi "Ganti", yang dipanggil oleh butang F5.

Dalam tab ganti, klik " Lagi>>» -> « Istimewa”, pilih “ Pemindahan lembut' dan gantikannya dengan rentetan kosong, tiada ruang.

Word 2003 juga mempunyai ciri sempang automatik. Ia dipasang di Perkhidmatan» -> « Bahasa» -> « Sempang».

• Kesilapan 1. Latar belakang slaid tidak sepadan dengan tema pembentangan. Dan kita lihat, sebagai contoh, persembahan tentang revolusi di Rusia dengan latar belakang birch dan cendawan.
• Ralat 2. Latar belakang yang digunakan ialah yang disertakan dalam suite PowerPoint. Selama bertahun-tahun kewujudan program PowerPoint, beribu-ribu orang telah menggunakan templat standard, menerbitkan pembentangan mereka di web dan menunjukkannya pada ucapan. Templat ini sudah bosan dengan pendengar.

Penyelesaian: Adalah lebih baik untuk meninggalkan templat standard. Anda boleh menemui sejumlah besar templat dan latar belakang menarik baharu di Internet (contohnya, terdapat hampir seribu latar belakang di laman web kami -).

Imej latar belakang tidak boleh mengandungi unsur-unsur yang tidak konsisten dengan kandungan pembentangan. Untuk latar belakang, lebih baik menggunakan warna pastel atau sejuk (ungu, biru, cyan, biru-hijau, hijau), warna merah dan putih harus dielakkan.

• Kesilapan 3. Latar belakang pembentangan yang terlalu terang dan aktif. Latar belakang sedemikian, pertama, mengganggu persepsi maklumat dari slaid, dan kedua, ia memenatkan pendengar.

Penyelesaian: Jika latar belakang mestilah gambar yang terang, maka adalah lebih baik untuk mengurangkan kecerahannya. Untuk melakukan ini, pilih bentuk segi empat tepat ( Sisipkan — angka — segi empat tepat), tutup keseluruhan slaid dengannya dan pilih isian putih untuknya dengan ketelusan 50% (anda boleh menggunakan peratusan yang berbeza) dan keluarkan sempadan ( Format — isi angka — Lain-lain warna mencurah-curah- putih dan ketelusan 50% — okey, litar angka- tiada garis besar).

Imej latar belakang akan menjadi kurang aktif.

Atau, apabila anda memasukkan gambar pada slaid, tetapkan ketelusan dengan segera.

• Kesilapan 4. Penggunaan warna yang tidak konsisten, kekurangan gaya tunggal untuk reka bentuk slaid.

Dalam contoh ini, satu slaid menggunakan fon besar dan penjajaran kiri pada satu slaid, dan fon kecil dan penjajaran wajar pada yang lain.

Penyelesaian: Apabila mereka bentuk bahagian atau keseluruhan pembentangan, anda perlu mematuhi satu gaya. Skema warna harus mengandungi tidak lebih daripada tiga warna utama (tentu saja, pengecualian mungkin): latar belakang — kepala — asas teks. Warna tema boleh ditukar seperti ini: Reka bentuk — Warna- adalah mungkin untuk memilih skema dari set yang dicadangkan, atau anda boleh menetapkan warna anda sendiri: Buat baru warna skim.

• http://colorscheme.ru/ — pemilihan warna menggunakan roda warna dan penjanaan skema warna.

• http://color.romanuke.com/ - satu set palet warna berdasarkan gambar (terdapat pilihan warna: hangat, sejuk, pastel dan kontras).

Ralat yang berkaitan dengan kandungan teks

• Kesilapan 5. Teks berlebihan pada slaid, meletakkan teks tidak berstruktur pada slaid, teks yang diambil daripada sumber sebagaimana adanya, tanpa pemprosesan pengarang.

Penyelesaian: Teks pada slaid hendaklah pendek dan padat, ia tidak seharusnya menduplikasi pembentangan pembesar suara. Abstrak hendaklah diletakkan pada slaid.

Jika pembentangan bertujuan untuk digunakan oleh orang lain, maka anda boleh menentukan maklumat yang diperlukan dalam nota pada slaid - nota ini akan membantu pengguna pembentangan untuk bekerja dengannya.

• Kesilapan 6. Cuba untuk memuatkan sejumlah besar maklumat pada slaid, menggunakan lebih daripada 90% ruang slaid.

Penyelesaian: biarkan inden dari tepi slaid ke kandungan (teks dan gambar). Cuba berpegang pada peraturan bahawa 20% daripada slaid harus kosong.

Untuk menjadikan slaid kelihatan seperti selesai, anda boleh menggunakannya sebagai latar belakang - bingkai latar belakang.

Di sini teks juga melangkaui sempadan bingkai - adalah perlu untuk mengurangkan kawasan input teks dengan menggerakkan pemegang ubah saiz ke kanan.

Teksnya sangat besar, hampir masuk ke dalam bingkai. Ia perlu dikurangkan.

• Kesilapan 7. Semua teks ditulis dalam huruf BESAR. Teks ini sukar dibaca.

Penyelesaian: gunakan ejaan tradisional teks, seperti dalam bahasa ibunda anda: huruf pertama ayat itu ditulis dengan huruf besar, selebihnya adalah huruf kecil. Satu noktah diletakkan di hujung ayat.

• Kesilapan 8. Penggunaan fon tidak boleh dibaca, terutamanya sebagai fon teks badan. Dalam susun atur, terdapat perkara seperti kebolehbacaan fon. Fon harus sedemikian rupa sehingga pembaca dapat membaca teks dengan cepat, tanpa kesulitan dan ketidakselesaan. Fon inilah yang digunakan dalam buku, surat khabar, majalah - kita sudah biasa dengannya dan membacanya dengan mudah. Walau bagaimanapun, terdapat beribu-ribu fon dengan kebolehbacaan rendah - ia menarik, cantik, tetapi bertujuan untuk tajuk dan, kemungkinan besar, untuk digunakan dalam pengiklanan, dalam reka bentuk.

Penyelesaian: Jika tujuan pembentangan dibuat bukan untuk menghasilkan "kesan wow", tetapi untuk memberi maklumat, maka gunakan hanya fon tradisional yang biasa kita semua. Untuk teks, lebih baik menggunakan fon "sans serif" (Arial, Tahoma, Verdana, dll.), sila ambil perhatian bahawa fon serif (Keluarga Times dan lain-lain) sukar dibaca dari jauh.

Fon sans serif dan fon serif. Fon Serif sukar dibaca dalam pembentangan, tetapi berfungsi dengan baik untuk dokumen

Italik sebaiknya digunakan untuk sekeping kecil teks yang perlu diserlahkan, tetapi lebih baik untuk menyerlahkan perkataan dan frasa individu dalam huruf tebal. Adalah lebih baik untuk tidak menggunakan garis bawah, kerana teks yang bergaris bawah dalam pembentangan dianggap oleh pengguna sebagai , iaitu, ia menyukarkan untuk mengawal pembentangan.

Untuk tajuk, anda boleh menggunakan fon hiasan, asalkan teks boleh dibaca.

Fon teks kandungan hendaklah lebih kecil daripada saiz fon tajuk.

• Kesilapan 9. Tambahan dan tiada tempoh, ruang, kurungan, dsb. kesalahan ejaan.

• Tiada titik di hujung tajuk.
• Pada akhir ayat, satu titik diletakkan, kemudian satu ruang, kemudian ayat seterusnya.
• Tanda petikan dalam teks pembentangan mestilah sama - jika anda telah memilih tanda petikan-tulang herring, maka gunakannya sahaja dalam pembentangan (Jenis tanda petikan: "", "", "", „ “).
• Selepas kurungan pembukaan atau tanda petikan, tiada ruang, teks serta-merta mengikuti. Tiada ruang sebelum tanda petikan atau kurungan penutup; selepas teks, tanda petikan atau kurungan diletakkan serta-merta. Selepas petikan atau kurungan penutup, atau letakkan noktah (jika di akhir ayat), koma atau ruang, dan kemudian teks.

• Mesti ada satu ruang antara semua perkataan.
• Selepas semua tanda baca, mesti ada ruang sebelum permulaan teks berikut.

• Sepanjang pembentangan, perkataan dengan ё sepatutnya yo atau e.
• Penanda senarai yang berbeza pada halaman yang berbeza.

Dalam kes pertama, penanda adalah tanda semak, dalam kes kedua, petak.

• Sepanjang pembentangan, senarai hendaklah mempunyai tanda baca yang sama selepas setiap item dalam senarai, atau tiada langsung. Sebagai contoh, letakkan koma bernoktah selepas setiap item senarai, dan titik di hujung senarai.

Dalam kes pertama, terdapat titik selepas setiap item senarai, dalam kes kedua, tiada

• Terdapat garis merah pada beberapa slaid, tetapi tidak pada yang lain. Adalah lebih baik untuk tidak menggunakan garis merah dalam pembentangan sama sekali.

Persembahan yang sama: saiz fon yang berbeza.
Satu slaid ada , satu lagi tiada.

Ralat yang berkaitan dengan menggunakan imej dalam pembentangan

• Ralat 10. Tiada penjajaran bentuk, teks relatif kepada tepi slaid atau antara satu sama lain. Kecuaian reka bentuk.

Objek pada slaid mesti diselaraskan. Terdapat kesilapan pada slaid seterusnya: segi empat tepat yang sama mempunyai jarak yang berbeza dari tepi slaid dan antara satu sama lain.

Penyelesaian: Untuk membetulkan ralat ini, anda perlu menggunakan ciri penjajaran. Pilih segi empat tepat yang dikehendaki (kekunci ditekan CTRL ) Format — selaraskan — Jajar ke Slaid(dalam kes ini, bentuk akan sejajar dengan sempadan dan tengah slaid) atau Jajarkan objek yang dipilih(dalam kes ini, objek akan sejajar antara satu sama lain). Selepas memilih jenis penjajaran, anda perlu menetapkan parameternya (kiri, kanan, atas atau bawah, tengah, edarkan secara mendatar atau menegak).

• Ralat 11. Dari slaid ke slaid, elemen yang sama pada slaid dialihkan.

Contoh berikut menunjukkan dua slaid yang mempunyai elemen yang sama: butang tamat pembentangan, kapsyen Jawapan dan tajuk slaid. Anda boleh perhatikan bahawa elemen yang sama diimbangi dan berada pada jarak yang berbeza dari tepi slaid. Ia tidak sepatutnya.

Penyelesaian: Untuk mengelakkan ralat ini, anda perlu membuat slaid pertama, letakkan elemen yang diperlukan padanya. Selepas itu anda boleh:

• salin slaid (jika kedua-dua slaid membawa beban yang sama, seperti dalam contoh yang dipertimbangkan), dan kemudian tukar setiap slaid baharu, meninggalkan elemen yang sama di tempatnya;
• atau buat slaid kedua, kemudian pilih objek yang diingini pada slaid pertama, salinnya, dan kemudian tampalkannya pada slaid kedua. Objek akan dimasukkan pada jarak yang sama dari tepi slaid, i.e. ia tidak akan bergerak. Perkara yang sama harus dilakukan dengan objek lain.
• Ralat 12. Herotan nisbah aspek imej. Menggunakan imej gaya berbeza pada slaid yang sama (foto dan lukisan, imej dengan dan tanpa sempadan, dengan dan tanpa latar belakang).

Gambar itu "diratakan".

Imej ketinggian yang berbeza. Bingkai putih bagi imej yang betul belum dialih keluar (ada kemungkinan untuk memilih putih sebagai latar belakang pembentangan, maka bingkai putih gambar tidak akan kelihatan).

Penyelesaian: Anda perlu mengubah saiz imej dengan menyeret pemegang yang terletak di sudut gambar; anda tidak boleh mengubah saiz menggunakan pemegang yang terletak pada sisi imej.

• Ralat 13. Bingkai imej tidak sepadan dengan tema pembentangan atau gayanya.

Penyelesaian: Bingkai kecil di sekeliling imej mencipta kesan yang kemas, imej dengan bingkai mempunyai rupa yang lengkap. Tetapi jangan gunakan bingkai "berkabung", seperti dalam imej pertama pada contoh slaid seterusnya. Anda juga tidak boleh menggunakan kesan pantulan imej yang mengganggu persepsi maklumat pada slaid.

• Ralat 14. Imej itu "menjuru".

Penyelesaian: Jangan letakkan imej di tepi slaid atau di sudut. Inden dari tepi slaid ke imej (sama seperti semasa meletakkan teks). Jika imej perlu dimasukkan di sudut slaid, maka lebih baik untuk mengundur jarak yang sama dari tepi menegak dan mendatar. Cuba juga untuk tidak meletakkan imej di tengah-tengah slaid jika terdapat teks pada slaid.

Jika imej adalah potret seseorang, maka lebih baik meletakkannya supaya mata diarahkan ke teks, tetapi tidak ke tepi slaid. Ini akan memberikan slaid rupa selesai.

• ralat 15. Meletakkan berbilang imej pada slaid dengan cara yang sukar untuk dilihat. Meletakkan dua atau bahkan 10 imej pada slaid boleh diterima jika ia tidak bercanggah dengan logik pembentangan: contohnya, jika imej dibesarkan apabila diklik, atau ini adalah imej butang. Walau bagaimanapun, jika imej adalah kandungan utama slaid, dengan itu kerja sedang dilakukan dan ia yang membawa beban maklumat, ia harus besar.

Penyelesaian: Jika imej adalah kandungan utama slaid, masukkan satu imej setiap slaid. Jika anda perlu menggunakan berbilang gambar, buat berbilang slaid. Atau masukkan beberapa imej pada satu slaid, tetapi dengan cara yang apabila anda mengklik pada gambar, imej itu terbuka dalam skrin penuh.

Kesilapan lain dalam pembentangan

• Ralat 16. Butang dan hiperpautan tidak berfungsi. Kadangkala situasi mungkin timbul apabila dalam mod paparan pembentangan tidak mungkin untuk menggunakan butang hiperpautan - ia tidak aktif. Ini boleh berlaku hanya disebabkan oleh pengarang pembentangan yang kurang perhatian - mereka terlupa untuk menyediakan pautan. Tetapi mungkin juga butang pautan (lapisan bawah) diliputi oleh lapisan atas - imej atau teks lain, dan oleh itu tidak berfungsi. Ini dapat dilihat apabila kursor tetikus tidak menjadi tangan dengan jari (seperti hiperpautan) di tengah butang, tetapi berubah di sekeliling tepi butang.

Penyelesaian: Dalam kes pertama, hanya semak semua pautan dan semua butang pembentangan. Dalam kes yang kritikal, uji persembahan pada komputer lain.

Untuk menyelesaikan masalah pertindihan butang dengan objek lain, cukup untuk mengalihkan objek yang mengganggu ke latar belakang. Untuk melakukan ini, klik kanan pada imej dan pilih daripada menu konteks Bergerak belakang. Sekarang butang akan berfungsi.

• Ralat 17. Sumber sumber imej dan teks tidak dinyatakan. Menggunakan karya orang lain dan tidak menyatakan pengarang adalah bentuk yang tidak baik.

Penyelesaian: kami telah menyediakan mengenai topik tersebut. Lebih daripada 80% pengarang bahan di tapak menunjukkan sumber maklumat secara salah dan tidak mengetahui mengenainya.

• Ralat 18. Animasi berlebihan, apabila animasi mengganggu persembahan. Apabila menambah animasi pada persembahan, anda perlu mematuhi prinsip minimalism. Animasi tidak boleh mengganggu membaca teks, berwarna-warni.

Penyelesaian: Anda tidak seharusnya memilih animasi yang berkelip, serta putaran pantas. Semua ini memenatkan, menjengkelkan dan memberi banyak tekanan pada penglihatan dan sistem saraf. Animasi tambahan tidak berguna. Adalah lebih baik untuk tidak mengiringi perubahan slaid dengan kesan bunyi dan animasi aktif. Anda perlu memikirkan kesan mana yang akan muncul secara automatik, dan yang mana pada klik. Jika semua animasi diklik, ia akan mengambil banyak masa, persembahan sedemikian akan menjengkelkan.

• Ralat 19. Peralihan slaid tidak dikonfigurasikan dengan betul, peralihan pada klik tetikus atau pada papan kekunci tidak dilumpuhkan. Contohnya, dalam permainan pembentangan, pengguna terlepas butang yang menunjukkan jawapan yang betul dan sampai ke soalan seterusnya, memintas menu permainan. Ke mana hendak pergi seterusnya tidak jelas kepada pengguna, dan kadang-kadang dia tidak faham apa yang berlaku.

Penyelesaian: Apabila membuat persembahan interaktif yang mengandungi , anda perlu melumpuhkan klik tetikus dan navigasi papan kekunci antara slaid. Ramai yang hanya memilih Peralihan - Tukar slaid dan keluarkan kotak semak Pada Klik. Kaedah ini mengelakkan menukar slaid pada klik, tetapi keupayaan untuk menatal melalui slaid menggunakan anak panah, bar ruang pada papan kekunci dan roda tetikus kekal.

Terdapat cara yang lebih dipercayai - Persembahan pembentangan automatik. . Tetapi apabila menggunakannya, anda perlu ingat bahawa pada setiap slaid mesti ada butang hiperpautan untuk pergi ke slaid lain. Jika tidak, pratonton slaid hanya boleh dimatikan dengan menamatkan pembentangan.

Kami telah cuba menerangkan kesilapan utama dalam membuat pembentangan dan kami berharap ini akan membantu kita semua untuk mengelakkannya pada masa hadapan.

Apakah kesilapan yang anda tahu? Anda boleh mengulas artikel tersebut.

Kebanyakan tugas pejabat diselesaikan pada komputer dalam persekitaran MS Office, terutamanya dalam Word, Excel, Outlook dan PowerPoint. Pengetahuan minimum sudah cukup untuk bekerja dengan aplikasi ini, tetapi dalam banyak situasi, helah tambahan boleh menjimatkan banyak masa dan usaha. Kami akan mempertimbangkan beberapa cara untuk meningkatkan kecekapan kerja dalam program di atas dalam artikel ini.

MS Word

Alihkan teks dengan cepat ke atas dan ke bawah

Ini adalah cara terpantas untuk mengalihkan teks tanpa menggunakan tetikus. Teks digerakkan dengan anak panah atas dan bawah sambil menahan kekunci Shift dan Alt. Anda tidak perlu memilih teks sebelum mengalihkannya - ini akan berlaku secara automatik, dan setiap tekan anak panah atas atau bawah akan menggerakkan teks satu perenggan ke atas atau satu perenggan ke bawah. Kaedah ini berkesan bukan sahaja apabila memindahkan perenggan, tetapi juga apabila memindahkan baris dalam jadual.

Mengalih keluar pautan dalam dokumen

Jika pautan muncul dalam dokumen yang anda buat dan anda perlu menjadikannya tidak aktif, anda boleh memilih setiap pautan, pilih arahan Insert => Hiperpautan dan klik pada butang Alih keluar pautan. Ini adalah proses yang sangat panjang dan susah payah. Terdapat cara yang lebih cepat untuk menyelesaikan masalah: pilih keseluruhan dokumen dengan arahan Edit => Pilih Semua dan klik pada pintasan papan kekunci Ctrl+Shift+F9- pautan akan dialih keluar, dan semua pilihan pemformatan dokumen lain akan disimpan.

Perihal teks, kotak teks dan bentuk auto

Apabila anda perlu membuat inskripsi, ramai yang mula-mula membuat blok inskripsi, dan kemudian menaip teks di dalamnya. Anda boleh mencapai hasil yang sama dengan memilih teks yang telah ditaip dan kemudian mengklik pada bar alat Melukis butang untuk mencipta inskripsi - teks akan bergerak di dalam inskripsi.

Anda juga boleh memasukkan teks ke dalam autoshapes (kecuali untuk baris, polylines, dll.) - sebagai peraturan, ini dilakukan dalam beberapa peringkat: buat autoshape, pilihnya, klik pada butang untuk membuat inskripsi dan masukkan teks. Terdapat juga pilihan alternatif: lukis bentuk auto yang dikehendaki, klik kanan padanya, pilih Tambah teks dan masukkan teks.

Mungkin, semasa bekerja, anda akan mengubah fikiran anda dan memutuskan bahawa teks itu perlu dikeluarkan dari inskripsi atau dari autoshape. Untuk melakukan ini, tidak perlu memotongnya ke papan keratan dan kemudian menampalnya. Anda boleh memilih inskripsi (atau autoshape) dan klik kanan padanya sambil menahan kekunci Ctrl - teks akan muncul dalam medan teks terdekat.

Pencahayaan Autoshape

Secara lalai dalam panel Melukis butang hilang Pencahayaan; tiada arahan yang sepadan dalam menu konteks dipanggil apabila anda klik kanan pada autoshape.

Walau bagaimanapun, adalah mungkin untuk menukar pencahayaan bentuk auto. Untuk melakukan ini, tambahkan pada panel Melukis butang Pencahayaan dengan memanggil arahan Alat => Tetapan => Arahan dengan memilih daripada senarai Kategori perenggan Melukis dan menyeret butang yang sepadan dari tetingkap Pasukan(Rajah 1). Menggunakan butang adalah mudah - pilih bentuk auto, klik pada butang Pencahayaan dan laraskan pencahayaan mengikut keperluan (Gamb. 2).

nasi. 1. Menambah Butang Pencahayaan pada Bar Alat Lukisan

nasi. 2. Persediaan lampu autoshape

Sempang

Untuk mengelakkan garis terlalu jarang dalam dokumen, adalah disyorkan untuk mendayakan sempang perkataan automatik. Untuk melakukan ini, menu Perkhidmatan pilih pasukan Bahasa => Sempang dan tandakan kotak di sebelah pilihan yang sepadan (Gamb. 3). Perlu diingat bahawa Word sentiasa cenderung untuk membungkus perkataan sempang menggantikan sempang. Dalam sesetengah kes, adalah wajar untuk mengelakkan jurang sedemikian (contohnya, 10 peratus, nombor 1, 234-345, dll.). Untuk melakukan ini, bukannya sempang biasa, gunakan sempang tidak putus dengan menekan kombinasi kekunci Ctrl+Shift+Sempang.

nasi. 3. Menetapkan tanda sempang automatik

Pada masa yang sama, ada kemungkinan bahawa dalam sebahagian daripada dokumen, khususnya dalam tajuk, tanda sempang tidak diperlukan. Untuk melumpuhkan tanda sempang dalam beberapa perenggan, pilihnya, gunakan arahan Format=>Perenggan=>Kedudukan Halaman dan tandakan kotak di sebelah pilihan yang sepadan (Gamb. 4).

Perlu diakui bahawa Word tidak dapat memindahkan beberapa perkataan dengan betul. Dalam perkataan ini, dalam kedudukan yang anda boleh tanda sempang, anda harus memasukkan aksara sempang lembut dengan menekan kekunci Ctrl+Sempang. Sempang ini akan diutamakan daripada sempang yang dimasukkan secara automatik.

Teks dengan indeks

Jika dokumen anda mengandungi pembolehubah dengan indeks yang ditaip terus dalam teks dan dalam formula yang dibuat menggunakan editor formula MS Equation, maka secara lalai ia akan kelihatan tidak sama rata (saiz pembolehubah dan indeks yang berbeza dan tahap susunannya yang berbeza pada satu baris), yang dengan ketara merosakkan rupa dokumen (Gamb. 5).

nasi. 5. Teks dengan indeks (pilihan pertama ditaip dalam Word, yang kedua - dalam MS Equation)

Anda boleh mencapai identiti hampir lengkap penampilan pembolehubah dengan indeks dengan menukar beberapa ciri pembolehubah yang ditaip secara manual. Untuk melakukan ini, cetak semua teks dalam fon Times New Roman saiz 12, dan pembolehubah dalam huruf condong tambahan. Juga, turunkan pembolehubah ke bawah 1.5 piksel dan indeks ke bawah 3 piksel dengan arahan Format=>Font=>Jarak dengan memilih di lapangan berat sebelah pilihan Bawah dan menyatakan saiz offset (Gamb. 6).

nasi. 6. Tetapan mengimbangi

Juga, pastikan saiz dipilih dalam editor formula Biasa ( pasukan Saiz => Biasa) dan menjadikannya muat 12 piksel (command Saiz => Tentukan- ara. 7).

nasi. 7. Melaraskan Saiz Fon Biasa

Pecah dalam jadual

Apabila bekerja dengan jadual berbilang halaman, kadang-kadang berlaku bahawa jadual pecah bukan pada penghujung helaian, tetapi lebih awal, meninggalkan hanya dua pertiga atau bahkan satu pertiga daripada halaman yang diisi (ini bergantung pada lebar baris tertentu daripada jadual di mana pecah berlaku). Pada masa yang sama, baris seterusnya jadual dipindahkan ke halaman seterusnya, walaupun ia boleh dimuatkan pada yang sebelumnya (Rajah 8). Ini sering berlaku apabila mengisi sel jadual dengan menyalin biasa, apabila bersama-sama dengan data, format mereka juga disalin.

nasi. 8. Contoh jadual di mana pemisah baris tidak sampai ke hujung helaian

Sebab fenomena ini ialah teks dalam sel jadual mempunyai tetapan perenggan yang rosak. Untuk menukar keadaan, pilih jadual, buka dalam menu Format perintah Perenggan => Kedudukan Halaman dan keluarkan kotak pilihan Jangan patahkan perenggan, Jangan menjauhkan diri anda dari yang seterusnya dan Dari halaman baru(Gamb. 9) - jadual akan kembali ke bentuk biasa.

nasi. 9. Tukar Pilihan Perenggan

tarikh dalam dokumen

Kebanyakan dokumen harus mempunyai tarikh ia dicipta; Ia adalah perkara biasa untuk mencipta atau mengemas kini jenis dokumen yang sama setiap hari. Oleh itu, adalah sangat mudah untuk menggunakan sisipan tarikh automatik: anda menekan kombinasi kekunci Alt+Shift+D, dan tarikh semasa, dikemas kini setiap kali dokumen dibuka, dimasukkan pada kedudukan kursor. Tetapi kaedah ini tidak selalu sesuai, kerana tarikh dimasukkan dalam format tradisional dd.mm.gggg. Jika format ini tidak sesuai dengan anda, gunakan arahan tersebut Sisipkan => Medan, dalam senarai medan, pilih medan Tarikh dan nyatakan format tarikh yang diingini (Gamb. 10).

nasi. 10. Pilih format tarikh

Jika tiada format tarikh yang sesuai dengan anda, sebagai contoh, anda memerlukan tarikh dalam baris pertama dokumen, dan hari dalam minggu dalam kedua (seperti dalam Rajah 11), maka anda perlu mencari lebih atau format tarikh yang kurang serupa dan editnya. Dalam contoh ini, tiada masalah dengan tarikh dicetak di baris atas jadual, kerana format sedemikian ada dalam senarai format, dan masalahnya adalah untuk memasukkan hari dalam minggu - format medan sedemikian Tarikh tidak wujud. Untuk mengedit format buka dalam menu Sisipkan perintah Padang, dalam senarai medan tentukan medan Tarikh dan pilih format tarikh asal, yang termasuk hari yang dikehendaki dalam seminggu (Gamb. 12). Klik butang Kod medan dan edit format tarikh dalam medan Kod medan, mengalih keluar bahagian format yang tidak perlu (Gamb. 13). Selesaikan operasi dengan mengklik pada butang okey, - selepas itu, setiap kali dokumen dibuka, hari semasa dalam minggu akan dicetak.

nasi. 11. Dokumen dengan medan tarikh yang diubah suai

nasi. 12. Memilih format tarikh asal untuk diedit

nasi. 13. Format tarikh selepas diedit

Carian dokumen

Dokumen yang diperlukan boleh dicari bukan sahaja dengan cara biasa, iaitu, menggunakan arahan Mula => Cari => Fail dan Folder, tetapi juga secara langsung dalam Word semasa membuka dokumen, dan semasa mencari dalam Word, anda boleh bergantung pada sifat khusus dokumen (tajuk dokumen, pengarang, subjek, kata kunci, saiz fail, tarikh kemas kini terakhir, dll.) atau pada perkataan yang ditemui dalam teks.

Untuk mencari dokumen dengan perkataan dalam teks, pilih arahan Fail => Buka dan klik pada butang Alat => Cari => Normal. Masukkan perkataan carian, tentukan kawasan carian (Rajah 14), jenis fail yang anda minati (Rajah 15) dan klik pada butang Cari(Gamb. 16).

nasi. 14. Menentukan kawasan untuk dicari

nasi. 15. Menentukan jenis fail

nasi. 16. Hasil carian untuk dokumen dalam teks atau dalam tajuk yang perkataan "Internet" berlaku

Untuk mencari dokumen mengikut sifatnya, pilih arahan Fail => Buka dan klik pada butang Alat => Cari => Lanjutan. Mari kita anggap bahawa komputer mengandungi bukan sahaja dokumen peribadi anda, tetapi juga fail pengarang lain yang anda bekerjasama dalam projek biasa. Dalam kes ini, di lapangan Harta benda nyatakan pilihan pengarang, di padang keadaan- pilihan Mengandungi(ia lebih dipercayai, kerana dalam satu kes pengarang boleh memasukkan hanya nama keluarga, dalam satu lagi nama pertama dan nama keluarga, dll.), dalam medan Maknanya masukkan nama akhir pengarang dan klik pada butang Cari(Gamb. 17).

nasi. 17. Cari semua dokumen pengarang tertentu

Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa mencari dokumen mengikut sifat khususnya hanya masuk akal jika sifat ini ditentukan oleh semua pengarang dokumen - pilihan lalai untuk mengisinya, malangnya, tidak akan memberikan hasil yang diinginkan. Anda boleh menentukan sifat secara berasingan untuk setiap dokumen dengan menggunakan arahan Fail => Properties => Dokumen(Gamb. 18). Walau bagaimanapun, tidak mungkin mana-mana pengarang akan terlupa untuk melakukan ini dalam mana-mana dokumen, jadi adalah lebih baik untuk memasukkan pengisian mandatori medan sifat utama dokumen apabila ia mula-mula disimpan. Untuk melakukan ini, gunakan arahan Alat => Pilihan => Simpan dan tandakan kotak Cadangkan pengisian sifat dokumen(Gamb. 19).

nasi. 18. Mengisi Sifat Dokumen

nasi. 19. Menetapkan penjimatan mandatori sifat utama dokumen

Anda boleh mencari dokumen mengikut tarikh penciptaannya, dan menetapkan bukan sahaja tarikh tertentu, tetapi juga selang atau senarainya, yang dilakukan menggunakan token DAN atau ATAU. Untuk mencari semua dokumen, contohnya untuk tahun 2003, di lapangan Harta benda nyatakan pilihan Tarikh penciptaan, di padang keadaan- pilihan Bukan lebih awal, di padang Maknanya masukkan tarikh 1 Januari 2003 dan klik pada butang Tambah. Kemudian sekali lagi masuk ke dalam medan Harta benda pilihan tarikh penciptaan, di padang keadaan- pilihan Tidak nanti, di padang Maknanya masukkan tarikh 1 Januari 2004, klik butang Tambah dan kemudian pada butang Cari— semua dokumen untuk tahun 2003 akan ditemui (Gamb. 20).

nasi. 20. Menyediakan carian untuk dokumen yang dibuat dalam tempoh tertentu

MS Excel

Menetapkan warna pada tab helaian

Label helaian boleh menjadi pelbagai warna, yang sesuai dalam buku dengan sejumlah besar helaian - maka warna, bersama-sama dengan nama, akan bertanggungjawab untuk jenis maklumat pada helaian. Untuk menetapkan warna tertentu pada helaian individu, pilihnya, klik kanan, pilih arahan Warna label dan pilih warna yang dikehendaki.

Sisipkan lajur dan baris dengan pantas

Untuk menambah baris atau lajur pada jadual, anda tidak perlu memilih lajur atau baris di hadapan yang anda ingin masukkan, akses menu konteks dan pilih arahan Tambah Sel. Anda boleh menekan kombinasi kekunci ctrl+shift serentak dengan tanda "+" pada papan kekunci berangka - hasilnya akan sama.

Lajur mutan

Secara lalai, lajur dalam Excel dilambangkan dengan huruf Latin dan baris dengan nombor. Jika, setelah membuka jadual sekali lagi, anda mendapati bahawa lajur dinomborkan dengan cara yang sama seperti baris (Gamb. 21), jangan risau - ini bukan tindakan virus. Gunakan pasukan Alat => Pilihan => Umum dan nyahtanda kotak Gaya pautan R1C1(Gamb. 22) - semuanya akan jatuh ke tempatnya.

nasi. 21. Jadual dengan lajur bernombor

nasi. 22. Kembali ke tatatanda lajur piawai

Percepatkan pencetakan

Jika anda perlu mencetak sebilangan besar jadual, dan anda terhad dalam masa, maka apabila mencetak pada pencetak hitam dan putih, anda boleh mempercepatkan proses dengan melepaskan warna (mencetak dalam hitam dan putih). Pada pencetak hitam-putih, warna dipaparkan sebagai warna kelabu dan ia mengambil masa tertentu untuk memadankan rona kepada warna tertentu. Apabila mencetak dalam hitam dan putih, teks berwarna dan jidar kelihatan dalam warna hitam dan bukannya skala kelabu, menjimatkan masa. Untuk menetapkan pencetakan hitam putih, buka menu Fail perintah Persediaan Halaman => Helaian dan dalam kumpulan Meterai semak kotak hitam dan putih(Gamb. 23).

nasi. 23. Tetapan pencetakan dalam mod hitam dan putih

Di samping itu, anda boleh mencetak tanpa garis grid - dalam kes ini, helaian besar dicetak lebih cepat. Untuk melakukan ini, gunakan arahan Fail => Persediaan Halaman => Helaian dan nyahtanda bersih ( nasi. 24).

nasi. 24. Keengganan untuk mencetak grid

Memasukkan nombor pecahan

Secara lalai, nombor pecahan dimasukkan dalam Excel mengikut cara ia ditetapkan dalam tetapan Windows: Panel Kawalan=>Bahasa dan Piawaian=>Nombor. Dalam erti kata lain, jika koma bertujuan untuk memasukkan nombor pecahan dalam Windows, maka dalam Excel ia akan dimasukkan dipisahkan dengan koma. Walau bagaimanapun, dalam amalan ia mungkin berbeza. Sebagai contoh, pada komputer di mana sejumlah besar pengguna bekerja, terutamanya di institusi pendidikan, di mana tetapan program berubah dengan cara yang paling tidak dapat diramalkan. Jika, apabila memasukkan nombor pecahan yang dipisahkan dengan koma, anda melihat nombor yang dipisahkan dengan titik pada skrin dan telah menyemak bahawa tetapan Windows memerlukan input yang dipisahkan dengan koma, gunakan arahan Service\Options\International dan serlahkan kotak pilihan Gunakan pemisah sistem(Gamb. 25).

nasi. 25. Kembali ke pemisah sistem

Perwakilan

Apabila memuktamadkan penampilan jadual dan menyediakannya untuk dicetak, selalunya perlu mengubah ciri pemformatan dan pencetakan berulang kali. Biasanya dalam kes sedemikian, helaian disalin dan ciri paparannya pada skrin dan apabila dicetak ditukar. Walau bagaimanapun, adalah lebih mudah untuk mencipta paparan helaian berbeza yang membolehkan anda melihat data dalam mod berbeza dan tidak memerlukan penciptaan helaian berasingan.

Sebelum anda boleh membuat paparan, buku mesti dikonfigurasikan sepenuhnya: ia mesti diberikan rupa yang diingini dan menetapkan semua pilihan pencetakan yang diperlukan untuknya. Apabila pilihan cetakan dimasukkan ke dalam paparan, ia akan secara automatik memasukkan kawasan cetakan khusus setiap helaian, atau keseluruhan helaian jika tiada kawasan cetakan ditentukan untuknya.

Untuk membuat paparan menu Lihat pilih pasukan Perwakilan, tekan butang Tambah dan di padang nama masukkan nama untuk paparan (Rajah 26). Dalam kes ini, adalah lebih baik untuk memasukkan nama helaian aktif dalam nama paparan untuk memudahkan mencari paparan yang diingini pada masa hadapan.

nasi. 26. Buat Pandangan

Untuk kembali ke salah satu pandangan yang dibuat sebelum ini, jika, sebagai contoh, anda perlu mencetak helaian, gunakan arahan Lihat=>Pandangan dan di padang Jenis pilih paparan untuk mencetak (Gamb. 27), kemudian tekan butang Mohon dan klik pada butang Meterai- Helaian akan dicetak dalam warna hitam dan putih.

nasi. 27. Memilih pandangan yang betul

Subjumlah

Selalunya, anda perlu berurusan dengan senarai besar yang termasuk berbilang nilai sel berulang yang anda perlu tahu subjumlahnya. Excel boleh mengira kedua-dua subjumlah dan jumlah besar secara automatik dalam mana-mana senarai. Biasanya, ini dilakukan terlebih dahulu dengan mengisih dengan arahan Data=>Isih(untuk mengumpulkan baris yang anda ingin rumuskan), kemudian hitung jumlah besar, dan kemudian masukkan baris untuk subjumlah dan hitungnya (Gamb. 28).

nasi. 28. Mengira subjumlah

Jika jadualnya besar dan terdapat banyak kawasan yang mana subjumlah mesti dikira, proses ini akan mengambil masa yang lama. Untuk mempercepatkan kerja, anda boleh mula-mula memilih senarai unik, untuk setiap nilai yang anda perlukan untuk menentukan jumlah perantaraan, dan hanya kemudian mengira jumlah itu sendiri. Untuk membuat senarai unik, pilih lajur atau baris yang diperlukan dan gunakan arahan Data => Penapis => Penapis Lanjutan. Tetapkan suis kumpulan Rawatan untuk meletakkan , nyatakan julat sel yang anda ingin letakkan hasilnya dan dayakan pilihan Hanya rekod unik(Gamb. 29, 30). Hasil daripada penapisan sedemikian, semua objek unik senarai asal akan muncul di kawasan jadual yang ditentukan.

nasi. 29. Tetingkap arahan penapis lanjutan

nasi. 30. Hasil daripada mencipta senarai unik

Kemudian gunakan fungsi tersebut SUMIF(julat, kriteria, jumlah_julat) A yang meringkaskan sel yang memenuhi kriteria tertentu. Julat ialah julat sel yang disemak mengikut kriteria; kriteria - kriteria dalam bentuk nombor, ungkapan atau teks yang mentakrifkan sel yang dijumlahkan; julat penjumlahan - sel yang dijumlahkan (Rajah 31).

nasi. 31. Kira subjumlah untuk setiap nilai senarai unik

Mengalih keluar baris pendua

Bayangkan bahawa terdapat jadual direktori telefon (kamus, dsb.) yang terdiri daripada dua lajur dan sejumlah besar baris. Dalam lajur pertama, sebagai contoh, nama pelanggan dimasukkan, dan di lajur kedua - nombor telefon mereka, manakala talian boleh diulang (Rajah 32). Tugasnya adalah untuk mengalih keluar semua baris pendua. Penyelesaian pertama yang terlintas di fikiran ialah mengisih jadual mengikut lajur pertama dengan arahan Data=>Isih dan keluarkan baris pendua secara manual.

nasi. 32. Jadual permulaan

Jika jadualnya sangat besar, anda boleh mencapai hasil yang sama dengan cara yang lebih cepat, walaupun lebih kompleks. Mula-mula pilih senarai unik telefon dengan menggunakan arahan Data => Penapis => Penapis Lanjutan dengan menetapkan suis kumpulan Rawatan ke dalam kedudukan Salin hasilnya ke lokasi lain, menyatakan julat sel di mana anda ingin meletakkan hasilnya dan mendayakan pilihan Hanya rekod unik(Gamb. 33).

nasi. 33. Hasil daripada mencipta senarai unik telefon

Sekarang kita perlu menggunakan fungsi tersebut VLOOKUP(lookup_value, table, column_number, value True or False) di mana nilai carian ialah nilai yang boleh ditemui dalam lajur pertama jadual; jadual - jadual dengan maklumat di mana data dicari; nombor lajur - nombor lajur dalam jadual dengan maklumat di mana nilai yang sepadan harus ditemui. Memandangkan fungsi berfungsi sedemikian rupa sehingga carian untuk nilai yang dikehendaki hanya boleh dilakukan dalam lajur pertama, anda perlu menukar lajur "NAMA PENUH" dan "Telefon", dan kemudian dalam lajur D masukkan formula dengan fungsi VLOOKUP (Gamb. 34). Mengikut formula ini, atur cara akan mengambil nilai seterusnya dari lajur C, cari dalam lajur A, dan kemudian mengembalikan nilai dari lajur B, yang terletak dalam baris yang ditemui. Selepas itu, ia tetap membuat salinan lajur D menggunakan tampal khas, supaya sel tidak mengandungi formula, tetapi nilai (perintah Tampal => Tampal Khas => Nilai- ara. 35), dan padam lajur A, B dan D yang telah menjadi tidak perlu.

nasi. 34. Hasil pengiraan melalui fungsi VLOOKUP

nasi. 35. Penampilan meja selepas menggunakan Paste Special

MS PowerPoint

slaid daripada fail

Semasa menyediakan pembentangan, anda boleh menggunakan dokumen Word yang telah dibuat dan slaid daripada pembentangan lain.

Dalam kes pertama, jika kita bercakap tentang membuat persembahan baharu, buka dokumen Word dan gunakan arahan itu Fail=>Serah=>Microsoft PowerPoint- akibatnya, pembentangan baharu akan dibuat dengan teks daripada fail. Jika anda ingin menampal teks daripada dokumen Word ke dalam pembentangan sedia ada, buka pembentangan dalam PowerPoint dan klik pada tab Struktur(Gamb. 36). Tentukan ikon slaid yang anda mahu slaid teks baharu muncul di belakang. Pada menu Sisipkan pilih pasukan Slaid daripada struktur dan pilih dokumen yang diperlukan. Perlu diingat bahawa teks yang dimasukkan ke dalam pembentangan dijana berdasarkan gaya tajuk dokumen dan anda hanya boleh menggunakan teks daripada fail dalam format * .doc, * .rtf atau * .txt.

nasi. 36. Tab struktur

Jika anda ingin memasukkan slaid daripada pembentangan lain ke dalam pembentangan terbuka, kemudian daripada menu Sisipkan, pilih arahan slaid daripada fail, pilih pembentangan dan slaid yang dimasukkan (Gamb. 37) dan klik butang Sisipkan. Jika anda memasukkan semua slaid, klik butang Tampal Semua.

nasi. 37. Pilih masukkan slaid

Penomboran kompleks

Penomboran halaman dalam slaid dilakukan dengan memasukkan nombor halaman dalam pengaki dengan arahan Lihat => Pengepala dan Pengaki, yang membuka tetingkap Pengepala dan Pengaki, di mana anda perlu mendayakan kotak semak pengaki(Gamb. 38) dan klik pada butang Terpakai kepada semua. Perlu diingat bahawa slaid tersembunyi terus dikira dalam penomboran. Untuk mengelakkan ini, anda boleh meletakkan semua slaid tersembunyi di penghujung pembentangan - dan kemudian semua slaid yang ditunjukkan akan dinomborkan mengikut urutan.

nasi. 38. Memasukkan Pengaki

Sememangnya, halaman slaid dinomborkan mengikut urutan. Jika anda perlu memulakan semula penomboran di tempat yang berbeza bagi pembentangan yang sama (ini mungkin diperlukan jika pembentangan anda masih dalam pembangunan dan terdiri daripada beberapa siri slaid yang berasingan), maka, malangnya, anda tidak boleh melakukan ini dalam satu pembentangan . Untuk menyelesaikan masalah bagi setiap siri slaid, anda perlu membuat pembentangan yang berbeza dan memautkannya bersama-sama dengan hiperpautan.

Templat persembahan

Jika pembentangan diadakan dengan kerap, adalah dinasihatkan untuk meluangkan masa dengan teliti menyediakan templat pembentangan bukan standard - hari ini ini tidak kurang relevan daripada, sebagai contoh, kepala surat untuk surat perniagaan. Templat menyimpan logo organisasi, dsb. elemen yang akan dimainkan secara automatik pada semua slaid pembentangan yang dibuat. Selain itu, templat menentukan format, saiz dan kedudukan relatif objek, fon yang digunakan, latar belakang dan pilihan reka bentuk lain untuk elemen persembahan.

Pembangunan templat bermula dengan penciptaan persembahan baharu melalui arahan Fail => Baru. Kemudian pilih templat reka bentuk untuk slaid daripada senarai templat lalai. Sebelum menukar templat reka bentuk mengikut pelan yang dimaksudkan, dalam menu Lihat pilih pasukan Master => Master Slaid. Pada induk slaid, buat perubahan yang anda mahu tunjukkan dalam setiap pembentangan baharu yang anda buat. Pertama sekali, tukar reka bentuk dan laraskan fon (Gamb. 39), dalam langkah seterusnya, masukkan logo (Gamb. 40), dan selepas semua perubahan pada bar alat Sampel klik pada butang Tutup Pandangan Wizard.

nasi. 39. Hasil penetapan elemen utama templat persembahan

nasi. 40. Kemunculan slaid selepas memasukkan logo

Simpan pembentangan sebagai templat dengan arahan Fail => Simpan Sebagai, pilih varian sebagai jenis fail Templat persembahan dan masukkan nama templat (Gamb. 41).

nasi. 41. Simpan Templat Persembahan

Untuk menggunakan templat semasa membuat pembentangan, klik butang Pembina Slaid, klik pada pautan Gambaran keseluruhan di sudut kanan bawah slaid dan pilih templat pembentangan yang anda buat.

Sebaik sahaja anda telah mencipta templat, anda boleh menambahkannya pada senarai templat dalam AutoContent Wizard. Untuk melakukan ini, menu Fail pilih pasukan Buat. Di kawasan Buat klik pada pautan Daripada wizard kandungan auto, tekan butang Selanjutnya. Kemudian pilih kategori di mana anda ingin meletakkan templat, klik butang Tambah dan nyatakan templat pembentangan yang akan ditambah (Gamb. 42).

nasi. 42. Hasil penambahan templat pada senarai induk kandungan auto

Beberapa pilihan reka bentuk dalam satu pembentangan

Apabila mereka bentuk slaid individu dalam pembentangan, anda boleh menggunakan beberapa templat. Untuk melakukan ini, pilih slaid tertentu, klik kanan pada templat yang dikehendaki dan pilih pilihan Guna pada slaid yang dipilih. Jika arahan ini tidak tersedia, gunakan arahan tersebut Alat => Pilihan => Edit dan di kawasan tersebut Melumpuhkan ciri baharu nyahtanda Beberapa sampel(Gamb. 43).

Jika anda menggunakan templat yang anda buat untuk reka bentuk slaid pembentangan, dan bukan templat lalai, maka pemasangan templat baharu untuk slaid tertentu akan berlaku secara automatik apabila anda mengklik pada pautan Semak imbas dan pilih templat pembentangan yang dibuat sebelum ini, melainkan, sudah tentu, terdapat larangan penggunaan pilihan reka bentuk yang berbeza

nasi. 44. Sediakan semakan ejaan automatik

Menggunakan fail data untuk mengeksport kenalan

Semua mesej yang dibuat, janji temu, tugasan dan entri diari disimpan dalam fail data pada komputer tempatan. Fail data ini dipanggil fail folder peribadi dan mempunyai sambungan .pst. Apabila memasang semula sistem, fail ini boleh disimpan dengan mudah dalam folder berasingan pada cakera keras atau pada CD, dan kemudian disambungkan semula.

Selain itu, fail PST membolehkan anda mengakses maklumat seperti kenalan dari komputer lain atau berkongsinya dengan pengguna lain. Untuk melakukan ini, anda hanya perlu mengeksport data ke fail PST menggunakan Wizard Import dan Eksport. Buka dalam menu Fail perintah Import dan eksport, pilih sebagai pilihan tindakan Eksport ke fail, dan dalam tetingkap seterusnya nyatakan bahawa anda perlu mencipta fail PST (Gamb. 45). Seterusnya, pilih folder Kenalan dan tentukan ciri-ciri menyimpan fail (Gamb. 46). Klik butang sedia, dan kemudian kenalan anda akan disimpan dalam folder yang anda tentukan pada cakera, yang akan mudah disambungkan pada komputer lain menggunakan wizard import dan eksport yang sama. Menyambung fail PST dengan kenalan tidak berbeza dengan menyambungkan fail PST biasa. Untuk tidak melupakan lokasi fail, sebaiknya tambahkannya pada senarai fail data Outlook dengan segera. Untuk melakukan ini, gunakan arahan Fail => Pemprosesan Fail Data, klik butang Tambah dan tuding pada fail PST yang dihasilkan. Akibatnya, dalam senarai fail data, sebagai tambahan kepada folder peribadi, fail dengan kenalan yang anda buat juga akan muncul (Gamb. 47).

nasi. 45. Menentukan jenis fail yang hendak dibuat

nasi. 46. ​​Menentukan syarat untuk fail yang disimpan

nasi. 47. Fail Data Outlook

Perancangan masa bekerja

Hasil akhir bergantung pada seberapa baik kerja dirancang. Untuk menyusun senarai tugas, Outlook membantu sedikit sebanyak, tetapi ia hanya mengingatkan anda bahawa masanya telah tiba untuk memulakan tugas tertentu, bahawa ia sudah tertunggak; selain itu, Outlook boleh menyerahkan semula tugas kepada pekerja lain dan membenarkan anda mengawal pelaksanaannya. Dan dengan ini, pada umumnya, keupayaan Outlook dari segi pemprosesan tugas telah habis.

Walau bagaimanapun, adalah sangat penting bukan sahaja untuk menggariskan beberapa tugas, tetapi juga untuk merancangnya dengan cara yang semuanya dilakukan tepat pada masanya dan perancangan adalah automatik yang mungkin. Anda perlu tahu bila anda akan menyelesaikan tugas tertentu, sama ada mungkin untuk menyelesaikannya pada tarikh akhir, dan bila yang terbaik untuk memulakan tugas untuk menyelesaikannya tepat pada masanya.

Adalah baik untuk dapat menilai lebih awal sejauh mana rancangan anda realistik (tertakluk pada sifat minggu kerja anda, ketersediaan waktu rehat makan tengah hari, mesyuarat yang dijadualkan, dll.). Di samping itu, tugasan hendaklah muncul secara automatik dalam kalendar dan status kalendar hendaklah dikemas kini secara automatik apabila tugasan dijadualkan semula. Semua ini boleh dilakukan dengan pemalam untuk Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1.2 MB) daripada ResultsWare Limited, ialah pengurus tugas yang berguna dan mudah digunakan yang akan membolehkan anda mengoptimumkan jadual anda.

Sebelum anda mula menggunakan pemalam, anda perlu mengkonfigurasinya mengikut keanehan hari bekerja. Untuk melakukan ini, klik pada butang garis tugas, pergi ke tab minggu bekerja dan nyatakan hari bekerja dalam seminggu, permulaan dan akhir hari bekerja dan semua rehat yang ada (untuk makan tengah hari, rehat teknikal, dll.) - rajah. 48.

nasi. 48. Penjadualan

Kemudian gariskan tugasan yang akan datang untuk hari-hari yang akan datang. Pada masa yang sama, sila ambil perhatian bahawa selepas memasang pemalam, tab tambahan akan muncul dalam tetingkap penciptaan tugas garis tugas, di mana anda perlu menunjukkan anggaran tempoh kerja, dan jika kerja telah dimulakan, maka jumlah masa yang dihabiskan untuknya dan peratusan penyiapan (Rajah 49, 50).

nasi. 49. Buat tugasan

nasi. 50. Senarai tugasan yang dirancang untuk minggu hadapan

Selepas itu, anda boleh mula menguji pemalam. Untuk melakukan ini, klik pada butang garis tugas, pergi ke tab Tugasan, nyatakan masa mula (Gamb. 51) dan tekan butang okey. Hasil kerja pemalam akan menjadi laporan ringkas tentang bilangan tugas yang dijadualkan, jumlah masa untuk pelaksanaannya dan tarikh akhir untuk menyiapkan kerja (Gamb. 52). Pada masa yang sama, program ini akan meletakkan tugas dalam kalendar dengan cara yang terbaik - sambil mengambil kira kedua-dua semua rehat dalam kerja, serta mesyuarat, temu janji, dan lain-lain dalam jadual (Gamb. 53).

nasi. 51. Penentuan masa mula analisis dan pengagihan tugas

nasi. 52. Kesimpulan garis tugas berkenaan senarai tugas yang dijadualkan (dalam kes ini, semua yang dirancang boleh dilakukan tepat pada masanya)

nasi. 53. Hasil pembahagian tugas dalam kalendar