Comment créer un beau modèle de lettre HTML pour les newsletters par e-mail ? Créer un modèle de lettre dans MS Word

De plus, les styles suivants sont ajoutés à toutes nos images dans le modèle d'e-mail HTML :

/* Arrière-plans */ .email_background ( largeur : 640px ; arrière-plan : url("email_images/email_bg.jpg") répétition-y ; ) /* Images */ img ( affichage : bloc ; bordure : aucun ; )

De cette façon, les icônes sociales sont à leur place dans leurs propres cellules de tableau imbriquées et n'ont aucun rapport avec les autres sections de la lettre. Cela permet de les modifier selon les besoins.

Ajout de contenu

Nous allons d’abord commencer par ajouter la première image, qui dans cette conception mesure 560 px sur 210 px. Vous pouvez également voir la jolie ombre déformée sous l'image qui a été réalisée séparément, vous permettant de changer rapidement d'image sans perdre l'ombre. Passons au code :

Ici, nous avons créé une nouvelle ligne pour afficher de grandes images, en définissant la largeur sur 560 px et en ajoutant un remplissage de 20 px des deux côtés. Nous avons fait les mêmes actions avec l'ombre.

Ajouter un titre et du contenu

En bas, nous voyons le titre du matériel principal et le contenu lui-même. Ici, le code suivant est chargé d'afficher le contenu :

Bonjour, chers lecteurs ! Dans cet article, je veux vous expliquer comment créer un modèle de lettre dans la messagerie Yandex. Semblable au service de messagerie Gmail, Yandex Mail possède également cette fonctionnalité. Pourquoi avoir évoqué ce sujet ? Il était nécessaire d'envoyer des lettres essentiellement identiques aux clients. Eh bien, changez peut-être simplement le nom et certains numéros, sinon tout le texte est le même. Ce sera pratique, par exemple, pour les directeurs commerciaux. Après avoir créé une fois le modèle requis, il vous suffit d'appuyer sur un bouton et le texte du modèle sera automatiquement inséré dans le corps de la lettre. Il ne vous reste plus qu'à modifier les paramètres nécessaires, par exemple modifier les montants, le nom du client, la date, etc. Configuration d'un modèle de lettre dans la messagerie Yandex. L’ensemble de mon guide peut être résumé en trois étapes : Création d'une signature Ajouter un portrait Création d'un modèle de lettre Décomposons-le point par point. Ouvrez votre boîte aux lettres ou celle de votre entreprise. Tout d'abord, allez dans les paramètres et sélectionnez-y la section - "Données personnelles, signature, portrait" Création d'une signature Dans le champ du haut, saisissez votre nom et prénom, et juste en dessous cliquez sur le bouton « Créer une signature ». A l'aide d'un éditeur de texte, nous créons la signature elle-même, qui sera automatiquement insérée tout en bas du corps de la lettre. Vous pouvez magnifiquement formater le texte, créer des hyperliens, ajouter une image. Cochez la case « Lier à l’adresse » et sélectionnez une adresse si vous en avez plusieurs. Vous pouvez ainsi créer plusieurs signatures, pour ainsi dire, pour différentes occasions. Lors de la rédaction de la lettre suivante, un choix entre elles s'affichera. Pour ce faire, cochez la case « autoriser la sélection de signature sur la page de rédaction de la lettre ». Maintenant, cliquez d’abord sur le bouton « Créer une signature », puis sur « Enregistrer les modifications ». Ajouter un portrait Si vous n’avez pas encore de portrait, vous pouvez l’ajouter via la rubrique « passeport ». Sur la droite après avoir saisi le « passeport », vous verrez un lien texte « Modifier le portrait de l'utilisateur ». Cliquez et vous pourrez télécharger une photo ou le logo de votre entreprise. Création d'un modèle de lettre Nous arrivons ici à la chose la plus importante. Nous avons une belle signature informative, un portrait aussi, commençons à créer un modèle de lettre. Pour ce faire, cliquez simplement sur « écrire une lettre », et le texte « Modèle » apparaîtra dans la ligne « objet » sur le côté droit. Cliquez dessus, puis « créer un modèle ». Nous entrons dans le sujet de la lettre, dans mon cas « Calcul des échéances pour une voiture ». Ensuite, dans le corps de la lettre, où notre signature précédemment créée a déjà été insérée, nous ajoutons le texte principal. La dernière étape consiste à cliquer sur le bouton « enregistrer le modèle ». Le thème sera le nom du modèle. La prochaine fois que vous rédigerez une lettre, sélectionnez simplement le modèle souhaité dans la liste. Modifiez si nécessaire et envoyez par mail. Épilogue En tant que représentant, je dois travailler avec les clients. De plus, pour différents programmes, la présence de tels modèles simplifie grandement mon travail. L’un a besoin que les calculs de paiement soient envoyés, l’autre » Bonjour chers lecteurs - site ! Aujourd'hui, je vais vous montrer comment en faire un magnifique pour Bulletins d'information par courrier électronique. Ce n'est un secret pour personne depuis longtemps que l'ensemble du secteur Internet repose sur le marketing par courrier électronique. Chaque jour, à l'aide de newsletters, des info-entrepreneurs et des blogueurs contactent leurs abonnés et leur proposent divers biens et services. Mais pour qu'une telle proposition soit remarquée et ne soit pas immédiatement envoyée dans le dossier spam, vous devez y prêter attention. Pour ce faire, il conviendrait de créer un modèle de lettre HTML magnifiquement conçu. Spécialement pour vous, j'ai sélectionné un modèle de test qui sera une aide visuelle. Que ferons-nous et comment ? Nous allons créer le modèle d'e-mail HTML le plus simple (), qui sera composé d'une boîte de dialogue principale et de deux colonnes secondaires. Création d'une table filaire et conteneur Tout d’abord, nous devons créer un cadre HTML pour notre lettre. Cela ressemblera à ceci : Veuillez noter que j'ai réglé la largeur du tableau à 99%, en laissant un petit espace autour. Ce n'est pas mon désir personnel, mais une exigence de certains clients de messagerie Web tels que Gmail et Yahoo. Le reste de notre e-mail sera situé dans cette cellule du tableau, située au centre. L'étape suivante consiste à créer un wrapper de tableau du contenu réel de la lettre. Limitez la taille maximale du design à 600 pixels : Avec l'ombre claire sur le fond blanc, notre modèle d'e-mail était étiré à 640 px, mais il zone de travail reste toujours égal à 600px . Création d'un en-tête Maintenant que le tableau principal a été créé, il est temps de commencer à le remplir avec le contenu nécessaire. Je vais commencer par le haut du modèle de lettre et descendre lentement. Ligne supérieure À partir de maintenant, j'exclurai le code précédemment écrit (frames de table). Ainsi, la première ligne de la feuille de calcul a un fond bleu avec une police blanche et un lien vers la version Web de l'e-mail. Il est très important d'équiper votre lettre d'un tel lien, car tous les clients de messagerie n'affichent pas son contenu de la même manière. Vous rencontrez des difficultés pour visualiser cet e-mail ? Cliquez ici pour voir. Et pour elle apparence répond au style CSS : /* Polices et typographie */ .footer ( famille de polices : Arial, Helvetica, sans-serif ; taille de police : 11 px ; couleur : #fff ; padding-right : 20 px ; ) Logo et icônes des médias sociaux En descendant, on voit le logo et , qui sont situés au même niveau. Le code suivant est responsable de leur sortie :

Ceci est votre histoire vedette

Il existe une opinion selon laquelle Pattaya est devenue une station balnéaire populaire en raison du fait que les marins américains y passaient souvent leurs vacances ; cependant, il y en a encore un grand nombre ici et ils sont toujours entourés de plusieurs Thaïlandais. Naturellement, il est moins populaire parmi nos compatriotes que l’Égypte et la Turquie. Mais le discours natif peut être entendu partout ici)) à la fois dans les centres commerciaux lors des achats et dans de nombreux bars locaux)). Pattaya est principalement célèbre pour sa vie nocturne, sa mer et ses textiles. Bien sûr, vous pouvez trouver ici, entre autres, bien d’autres choses intéressantes. Ici, vous pouvez louer n'importe quel véhicule, y compris des jeeps et des scooters. Pour les amateurs de moto, c'est un paradis. Pour louer une moto, vous n'aurez peut-être même pas besoin de permis ; pour seulement 100 à 500 bahts (plus une caution de 2 000 bahts), vous pouvez louer un scooter décent et rouler pour votre propre plaisir !

Pour modifier l'apparence de l'en-tête et du texte d'un modèle de lettre, utilisez simplement les styles suivants :

H1 ( couleur : #e95f03 ; famille de polices : Futura, Verdana, Sans-Serif ; remplissage : 0 ; marge : 0 ; taille de police : 24px ; poids de police : normal ; ) .content ( remplissage : 0 ; marge : 0 ; ) p (famille de polices : Arial, Helvetica, sans-serif ; taille de police : 13 px ; hauteur de ligne : 20 px ; )

Contenu supplémentaire

Passons maintenant au contenu supplémentaire de notre modèle. Comme vous l'avez déjà remarqué, il est divisé en deux colonnes. Chaque colonne contient une photo, un titre et un petit aperçu. Tout cela est créé à l'aide du code suivant :

Ceci est un titre secondaire	Ceci est un titre secondaire
Malgré la réputation ruinée de Pattaya, vous découvrirez ici que le fameux massage thaïlandais n'est pas seulement une couverture pour les bordels. En Thaïlande, ils donnent vraiment de bons massages, et les meilleurs spécialistes Dans cet art, les maîtres aveugles sont considérés. Leur secret réside dans la sensibilité accrue des doigts.	La rue principale et le cœur de Pattaya, qui ne laisse personne indifférent. Arbat local, Times Square et Sodome et Gomorrhe dans un seul verre, Walking Street est une véritable source d'amour et de haine tant pour les locaux que pour les visiteurs. Quand nous disons Pattaya, nous parlons de Walking Street.

Ici, nous devons encore ajouter un style supplémentaire. C'est ici:

H2 ( couleur : #e95f03 ; famille de polices : Futura, Verdana, Sans-Serif ; remplissage : 0 ; marge : 0 ; taille de police : 18px ; poids de police : normal ; )

Fermer un modèle d'e-mail HTML

Nous approchons donc de la fin de notre modèle. Ici, nous devons fermer la fenêtre principale en utilisant l'image et le code suivant :

L'un des plus aspects importants, est l'ajout à la fin du modèle de lettre d'un lien pour se désabonner de la réception de telles lettres (). Oui, oui, je sais, vous ne voulez pas perdre des abonnés. Mais vous ne pouvez pas non plus les irriter. Vous devez offrir aux clients la possibilité de refuser de recevoir des mailings qui les ont peut-être ennuyés pendant longtemps. Eh bien, en même temps, rappelez-vous qui est l'auteur.

Ici, vous avez besoin du code suivant :

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Auteur du blog : Ivan.ru

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Conclusion

Chers amis, pour afficher à tous éléments graphiques dans le modèle de lettre, elles doivent être téléchargées sur n'importe quel serveur en ligne, et dans les lignes de code correspondantes, vous devez écrire un chemin unique vers ces images.

Le modèle de lettre HTML de test a été donné à titre indicatif que vous pouvez modifier à tout moment selon vos goûts et vos couleurs.

C'est tout pour aujourd'hui. J'espère que vous l'avez aimé.

En attendant de nouveaux articles...

Cordialement, Denis Chernikov!

Les mailings constituent une partie importante des campagnes marketing. Créer des e-mails pour eux ressemble beaucoup à la conception de simples pages Web. Parallèlement, certaines différences importantes doivent être prises en compte. En particulier, l’envoi d’emails HTML ne sera efficace que s’ils sont eux-mêmes techniquement corrects et que leur contenu et leur style correspondent à vos objectifs. Dans le même temps, il existe une opinion selon laquelle un non-spécialiste ne peut pas faire face à cette tâche. Cet article fournit des détails instructions étape par étape, comment rédiger et comment envoyer une lettre HTML.

Caractéristiques de la création

Une personne moderne reçoit en moyenne 5 à 6 e-mails, et parfois jusqu'à 10, chaque jour. Cela signifie que vous n'avez que moins d'une seconde pour attirer l'attention du destinataire avant qu'il ne passe à la lecture du message suivant. Sinon, votre marketing par e-mail HTML sera totalement inefficace et vous perdrez tout simplement votre temps.

Une des nuances qui augmente vos chances d’attirer l’attention clients potentiels ou autre public cible, c'est créer une correspondance adaptée à appareils mobiles. Après tout, la majorité de ceux à qui il est adressé de consulter le courrier les utilisent probablement beaucoup plus souvent que les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables.

Pour cela, vous pouvez utiliser par exemple un « responsive design » qui s’adapte facilement à la taille de l’écran.

Quel doit être le modèle de lettre ?

Lors de la rédaction d'un document destiné à être envoyé aux correspondants, les exigences suivantes doivent être respectées :

• Il doit être assez étroit, c'est-à-dire que sa taille ne doit pas dépasser la plage de 500 à 600 pixels, ce qui garantira l'affichage correct du texte et d'autres contenus sur les appareils de tout type.
• Vous devez utiliser une police assez grande pour toutes les informations textuelles, car sur les appareils iOS, un e-mail HTML sera difficile à lire si la taille de la police est inférieure à 13 pixels.
• Les éléments cliquables doivent être suffisamment grands et isolés des liens à proximité. Dans ce cas, le destinataire pourra les activer facilement du premier coup.

Préparation

Avant de développer une lettre HTML, vous devez créer un nouveau dossier sur l'un des lecteurs et le nommer, par exemple « Mailmails ». Vous devez également télécharger et installer Dreamweaver CS3. Ce produit d'Adobe est l'un des plus des outils simples conception de sites Web et convient bien au développement de newsletters par courrier électronique au format HTML.

Créer et enregistrer un document

Avant de rédiger la partie texte de la lettre, vous devez :

• ouvrez le programme de conception de courrier électronique HTML assez populaire Dreamweaver CS3 (DW) ;
• créez un document en sélectionnant « Transitional HTML 4.01 » comme type ;
• enregistrez le fichier avec l'extension « .html » ;
• recherchez la commande d'édition dans le menu supérieur ;
• décochez la case « Utiliser CSS au lieu des balises HTML ».

Instructions étape par étape

Voyons maintenant comment créer une lettre HTML. Pour ce faire :

• Ouvrez séquentiellement les onglets « Insérer » et « Tableau » dans le menu et définissez les paramètres de tableau souhaités. Par exemple, lignes - 2, colonnes - 1, largeur - 700, titre - en haut. Les bordures peuvent être définies, ou vous pouvez vous en passer en spécifiant 0.
• Formez l'en-tête de la lettre. Puisqu'une lettre HTML est destinée à un plus grand nombre de destinataires, l'opérateur est utilisé pour substituer le nom du destinataire souhaité.
• Dans la fenêtre inférieure « Propriétés », définissez les paramètres nécessaires pour la police, la taille et la couleur du texte du titre et
• "Quitter" de la zone de titre. En bas de l'écran, définissez les paramètres du curseur « Centre » et « Au milieu ».
• Nous insérons le texte fini de la lettre ou le « écrivons » directement dans le programme DW, en sélectionnant le type et l'emplacement souhaités du texte sur la page.

Création de liens hypertextes

Nous essaierons de rendre l’écriture HTML plus professionnelle et avancée. A cet effet, nous masquerons les liens hypertextes dans le contenu. Pour ce faire, vous devez mettre en évidence l'endroit dans le texte que vous avez choisi comme lien hypertexte. Dans le coin gauche en haut de l'écran, vous devez « ouvrir » l'icône correspondante et coller votre lien dans la fenêtre pop-up. Dans ce cas, n'oubliez pas de cocher la case « _blank » pour que le lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre et que le destinataire ne perde pas l'accès à la lettre principale après l'avoir consultée.

Comment insérer des images

Généralement, une lettre au format HTML se termine par des informations de contact, de préférence par une photo de l'auteur ou une image thématique appropriée. Il peut être téléchargé depuis Internet ou en le téléchargeant d’abord sur Internet, car vous aurez besoin de l’URL de cette image. La meilleure façon d’y parvenir est d’utiliser l’un des services gratuits.

Afin de créer une si belle fin :

• insérez-en une autre avec 3 colonnes et une bordure de 0 pixel en bas de la lettre, à l'intérieur du tableau principal ;
• placez le curseur à l'endroit du tableau où ils souhaitent voir l'image ;
• marquez dans la fenêtre inférieure « Au milieu » et « Sur le bord supérieur » pour chaque section ;
• sélectionnez l'onglet « Insérer » dans le menu supérieur ;
• cliquez sur l'inscription « Image » et collez l'adresse que nous avons copiée dans le menu déroulant ;
• Cliquez 2 fois sur « OK ».

Voir

Maintenant que vous savez comment créer un e-mail HTML, vous devez vous assurer que le destinataire le voit sous la bonne forme. Pour ce faire, vous devez visualiser votre travail dans le navigateur Dreamweaver CS3 avant de le soumettre. Pour ce faire, cliquez sur l'icône avec le monde dans le menu supérieur du milieu. Si abracadabra apparaît à l'écran au lieu de lettres, vous devez définir le codage automatique dans les paramètres de votre navigateur.

Codage

Dans la section « Projet » et accédez à la partie code - « Code ». Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez et copiez tout ce qui est contenu entre les balises Et

. Enregistrez le fichier. Ensuite, insérez le code HTML.

Envoi d'un email HTML

• sélectionnez ou créez une nouvelle lettre en remplissant les lignes « Nom » et « Adresse de l'expéditeur ».
• remplissez la ligne « Objet de la lettre » ;
• marquez le code HTML dans le menu supérieur gauche ;
• collez le code copié dans le programme DW-code dans le grand champ « Source » ;
• vérifier l'exactitude de l'affichage à l'aide de l'outil Aperçu ;
• supprimer la version texte de la lettre ;
• testez-le pour le spam en utilisant le bouton du même nom situé à côté du bouton « Envoyer ».

Plusieurs modèles populaires

L'utilisation d'un framework permet d'accélérer considérablement le processus de création d'une lettre et de la rendre plus accessible à un développeur qui apprend simplement les bases de la création de documents Web. Les modèles les plus populaires sont :

• Cerbère. Cet ensemble de modèles dits responsives permet de créer des emails qui s'affichent normalement dans les deux sens. application mobile Gmail et Outlook. Il vous permet d'utiliser des blocs de code HTML individuellement ou en les combinant.
• Encre est une préparation de lettres dont les envois sont quasiment universels et compatibles avec tous les appareils et clients.
• Modèle d'e-mail HTML très simple. Le modèle vous permet de créer des lettres de newsletter très simplement et rapidement. Certes, ils auront une conception extrêmement simple sous la forme d’une seule colonne, qui contient un appel à l’action.

Comment insérer du HTML dans un e-mail

Considérons maintenant un problème légèrement différent. Pour coller le code HTML dans e-mail, par exemple, en utilisant Gmail, comme dans l'exemple ci-dessous, le navigateur Google Chrome devrait :

• appuyez sur le bouton « F12 » ou sélectionnez la séquence de commandes appropriée dans le menu ;
• dans la fenêtre qui s'ouvre avec le code de la page actuelle du client Gmail, recherchez l'endroit où la lettre HTML doit être insérée, faites un clic droit et sélectionnez « Modifier en HTML ».
• collez le code HTML copié ;
• appuyez sur la combinaison de deux touches « Ctrl » et « Entrée ».

Dans le même but, vous pouvez télécharger le programme Mozilla Thunderbird facile à utiliser. Avec son aide, vous pouvez créer une lettre, puis sélectionner d'abord « Insérer », puis « HTML » et y coller votre code de newsletter.

Outils

Le plugin WordPress e-Newsletter vous permet de gérer professionnellement les mailings et les abonnés. De plus, les deux se font directement via le panneau d’administration WordPress. Cette circonstance offre un contrôle total et est totalement gratuite, ce qui est une bonne nouvelle.

Un autre outil simple est les images d'arrière-plan Bulletproof, qui est un outil simple qui vous permet d'obtenir le code d'une image d'arrière-plan. lettres créées. Avec son aide, vous pouvez rendre la correspondance beaucoup plus belle. Pour préciser simplement l'URL de l'image de fond qui vous plaît et sa couleur de repli, et si ces paramètres doivent s'appliquer à l'intégralité du corps de l'email HTML ou s'ils sont destinés uniquement à une des cellules du tableau. En conséquence, vous recevrez un code prêt à l'emploi que vous devrez copier et coller dans votre modèle.

Vous savez maintenant comment envoyer un e-mail HTML. Sa création n'est pas particulièrement difficile, surtout si vous utilisez modèles prêts à l'emploi, qui ne manque pas sur Internet. Par conséquent, même ceux qui n'ont pas de connaissances particulières peuvent facilement s'acquitter de cette tâche.

Gmail avait initialement une interface quelque peu unique, qui le distinguait positivement de ses « collègues ».

Par exemple, l'idéologie créer des chaînes d'e-mails basées sur le sujet, dont je suis littéralement tombé amoureux presque immédiatement, a été copié au fil du temps par de nombreux systèmes de messagerie - de Yandex à Mozilla Thunderbird et Lotus Notes.

Mais comme vous le savez, les utilisateurs ont du mal à accepter diverses sortes innovations et au fil du temps, Google a rencontré cela, je pense, pas le plus grand pourcentage d'utilisateurs, et a ajouté la possibilité de définir des paramètres désactiver les fils de discussion dans Gmail.

Cependant, malgré l'approche innovante de nombreuses tâches, un manque visible de certaines fonctionnalités est parfois découvert dans Gmail, qui a longtemps été considéré comme un standard de facto pour le courrier électronique. Autant que je sache, c'est pour corriger cette situation que Google a ajouté à Gmail Assistance Google Labs- soi-disant "Labos Google", dans lequel ces solutions fonctionnelles qui, pour une raison quelconque, sont testées et testées n'ont pas été ajoutés au public, mais sont disponibles pour les utilisateurs sur demande distincte.

L'article d'aujourd'hui est une petite astuce sur la façon d'utiliser Laboratoires Google dans Gmail ce qui vous permettra accélérez votre travail de messagerie Et minimiser le temps consacré aux opérations de routine.

Comment activer la prise en charge de Google Labs pour Gmail

Pour ce faire, cliquez sur l'icône du flacon dans le coin supérieur droit, ou cliquez sur "Paramètres" et sélectionnez l'élément dans le menu supérieur "Caractéristiques expérimentales".

L'une des fonctions non publiques comprend le système de construction modèles de courrier électronique pour Gmail. Il y a quelque temps, j'ai été confronté au besoin envoyer plusieurs lettres avec presque le même contenu(à l'exclusion de quelques lignes) - à différents destinataires. Au départ, il est clair qu'à chaque fois ouvrir une lettre parmi celles envoyées, copier l'intégralité du texte, en préservant la mise en forme, n'est pas une solution.

En conséquence, j'ai commencé à rechercher une fonction standard pour tout client de messagerie, à savoir - modèles de lettres. Il s'est avéré qu'une telle fonction manquait vraiment en public, mais elle était disponible dans Laboratoires Google pour Gmail. Ça s'appelle "Modèles de réponse".

Donc, pour permettre "Modèles de réponse" dans Gmail, nous allons sur Google Labs et activons l'option appropriée en sélectionnant "Allumer" puis enregistrez les modifications à l'aide du bouton en bas de la page.

Maintenant que nous avons activé la fonctionnalité, nous devons gérer les éléments suivants : comment créer un modèle d'e-mail dans Gmail. Cela se fait comme suit :

1. Créez une nouvelle lettre et enregistrez-la comme modèle

1. Nous écrivons une nouvelle lettre.
2. Sélectionnez l'élément « Réponses prêtes ».
3. Sélectionnez l'élément "Créer une réponse prête..."

1. Créez une nouvelle lettre dans Gmail.
2. Sélectionnez « Insérer » et le nom du modèle (à l'étape précédente, je l'ai appelé « Modèle de lettre prêt »).
3. Nous apprécions le résultat.

Ainsi, en utilisant les fonctions de Google Labs, nous avons reçu Gmail un système complet de modèles d'e-mails, contrôlé directement depuis la fenêtre de création et d'édition de lettres. Attention, en cliquant sur "Réponses prêtes", vous pouvez non seulement créer et insérer des modèles, mais également les supprimer si nécessaire.

Comment créer un répondeur automatique amélioré dans Gmail

Je suis convaincu que Google ne serait jamais devenue une société multimilliardaire si elle n'avait pas inclus utiliser certaines fonctions en commun- et souvent très hors normes.

Répondeur régulier dans n'importe quel programme de messagerie fournit absolument même réponse pour tous les utilisateurs. En principe, cela n'est pas si surprenant - le plus souvent, le répondeur est utilisé pour informer les destinataires que le propriétaire de la boîte aux lettres n'a pas un accès complet au courrier, aux vacances et à des choses similaires assez ordinaires. Une des raisons est la même lettre.

Mais que faire si nécessaire envoyer automatiquement différents e-mails à différents destinataires ? Ou envoyer des e-mails automatisés uniquement à des destinataires spécifiques? A titre d'exemple, je peux vous donner une demande assez courante émanant de nombreux expéditeurs : "veuillez confirmer la réception de l'e-mail".

Accepter, incroyablement gênantà chaque fois, créez une réponse à une lettre, ajoutez du texte comme "Merci, j'ai tout reçu" et envoyez-le. Oui, la fonctionnalité « Modèles de réponses » évoquée ci-dessus peut simplifier la tâche de moitié, mais pourquoi pas automatiser ce schéma à 100 %?

Cependant, comme vous l'avez déjà compris, Nous ne pouvons pas nous contenter d’un répondeur standard.- après tout, tous les expéditeurs n'insistent pas sur la confirmation de réception et jeter la boîte aux lettres de quelqu'un d'autre avec vos lettres dénuées de sens est de mauvaises manières.

Afin de ne pas gâcher notre karma, mais aussi pour nous épargner un travail inutile, nous utiliserons une combinaison de deux fonctions Gmail - "Modèles de réponse" Et "Filtres".

1. Nous ajoutons l'adresse de l'expéditeur à qui nos réponses doivent être remises.
2. Cliquez sur le bouton « Test de recherche » pour vérifier.

3. Configurer les conditions de filtrage

1. Cochez la case « Envoyer une réponse prête ».
2. Sélectionnez le modèle de réponse souhaité.
3. Enregistrez le filtre.

Désormais, toutes les lettres arrivant à l'adresse spécifiée dans les paramètres recevront une lettre de réponse avec le texte que vous spécifiez. Par exemple, salutation, texte "Merci, la lettre a été reçue" et signature.

Veuillez noter que dans le champ « De », vous pouvez saisir non seulement l'adresse spécifique du destinataire, mais également uniquement le nom de domaine.

Par exemple, au lieu de « [email protégé]» , vous ne pouvez entrer que "@votre-nom-d'entreprise.com" et puis à toutes les lettres des utilisateurs de ce domaine de messagerie, un message répondeur sera envoyé.

Comment utiliseriez-vous ces opportunités ?

En obéissant à la règle, je ne choisis pas.

Je suis aveuglément la règle.

Louis Wittgenstein

Comme vous le savez déjà, depuis le 1er juillet 2017, GOST R 7.0.97-2016 « Système de normes pour l'information, la bibliothèque et l'édition. Documentation organisationnelle et administrative. Exigences pour la préparation des documents" (ci-après - GOST R 7.0.97-2016). Les experts discutent des lacunes et des contradictions de la nouvelle norme. Cependant, dans tous les cas, nous devons y travailler... Nous vous expliquerons comment développer un modèle de lettre sortante d'une organisation conformément aux exigences de GOST R 7.0.97-2016 et comment protéger le document des modifications.

NOUS PRENONS EN CONSIDÉRATION LE NOUVEAU GOST

L'un des articles du numéro précédent du magazine était consacré aux innovations de GOST 7.0.97-2016.

Rappelons ceux qu'il est important de prendre en compte lors de l'élaboration d'un modèle de document.

Balisage du modèle de lettre. Commençons par la disposition des détails, qui a été donnée dans le dernier numéro du magazine (Fig. 1).

Il montre clairement les limites des zones dans lesquelles les détails du document doivent être situés au format A4 conformément aux exigences de la nouvelle norme. Nous utiliserons ce balisage comme base lors de l’élaboration d’un modèle de lettre.

Pour configurer les paramètres de marges, de retraits et d'intervalles de modèle, accédez à l'onglet Mise en page(Fig.2).

Innovations de la norme. Lors de l'élaboration d'un modèle de lettre, il est nécessaire de prendre en compte les changements dans la conception des documents introduits par le nouveau GOST R 7.0.97-2016 :

■ La norme a fixé les polices et tailles de police préférées : Times New Roman n° 13, 14 ; Arial n° 12, 13 ; Calibri n° 14. Il est permis d'utiliser des polices de style similaire, ainsi que des polices plus petites.

■ Le numéro de page est placé au milieu marge supérieure document à une distance d'au moins 10 mm du bord supérieur de la feuille.

■ Les codes d'organisation OKPO, OGRN et INN/KPP sont désormais inclus dans le détail « Données de référence sur l'organisation ».

■ GOST distingue les détails « Emblème » et « Marque déposée » (auparavant, il y avait un détail « Emblème de l'organisation ou marque (marque de service) »). Ils sont placés soit au milieu du champ supérieur du modèle au dessus de l'attribut « Nom de l'organisation - l'auteur du document » (à une distance de 10 mm du bord supérieur de la feuille), soit à gauche à le niveau de l'attribut « Nom de l'organisation - l'auteur du document ».

■ Le détail « Note sur l'artiste » peut être placé dans le pied de page du modèle et dans une taille de police plus petite.

CRÉER UN MODÈLE DE LETTRE

Essayons de créer un modèle pour une forme longitudinale d'une lettre sortante d'une organisation. Donnons un algorithme étape par étape.

■ Étape 1. Définissez la taille des champs :

Marge gauche - 20 mm ;

Marge droite - 10 mm ;

Marge supérieure - 20 mm ;

Marge inférieure - 20 mm.

■ Étape 2. Nous saisissons les informations dans les détails «Informations de référence sur l'organisation»(accessoires 08) et insérez l’image de l’emblème. Nous utilisons la police Arial, n° 12.

Dans les détails nous indiquons le nom complet et abrégé de l'organisation (conformément à la charte), l'adresse postale de l'organisation (vous pouvez en plus indiquer l'emplacement personne morale, si elle ne coïncide pas avec l'adresse postale), les numéros de téléphone et de fax, l'adresse e-mail, l'adresse du site Internet de l'organisation, OKPO, OGRN, INN/KPP.

Au-dessus de l'attribut « Informations de référence sur l'organisation », nous plaçons l'attribut « Emblème » (prop 02) (dans notre exemple, une image du soleil).

Nous avons donc rempli les détails « Informations générales sur l’organisation » et inséré une image du logo de l’organisation. Dans notre exemple, cela ressemble à la Fig. 3.

■ Étape 3. Protégez l'attribut « Informations de référence sur l'organisation » contre toute modification. Le moyen le plus simple d'empêcher les utilisateurs d'apporter des modifications est de l'insérer dans le modèle d'e-mail sous forme d'image.

Pour ce faire, à l'aide de l'outil standard MS Word « Ciseaux », nous découperons l'image dont nous avons besoin.

Trouver cet outil est simple : cliquez sur l'icône Fenêtres dans le coin inférieur gauche de l'écran ou appuyez sur la touche Fenêtres sur le clavier - une fenêtre s'ouvrira où nous écrirons « ciseaux » dans la barre de recherche (Fig. 4).

Ouvrez ce programme en cliquant sur la souris et dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le bouton Créer(Fig.5).

Nous insérons maintenant le dessin dans le futur modèle en fonction de l'emplacement des détails indiqués dans le schéma (Fig. 1).

■ Étape 4. Insérez les champs pour remplir les détails « Date du document » (10), « Numéro d'enregistrement du document » (11), « Lien vers le numéro d'enregistrement du document (12) - le tout selon notre schéma (Fig. 1).

Ces détails sont situés en bas à gauche sous le détail « Informations de référence sur l'organisation » et ressemblent à la Fig. 7.

Commençons par le champ de l'attribut « Date du document ». Vous devez d'abord activer l'onglet Promoteur. Dans MS Word 2013, pour cela, vous devez faire prochaines étapes: presse Déposer, plus loin - Possibilités. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'option Personnalisez votre flux. Configuration du flux Onglets principaux, ou plutôt, cochez l'onglet Promoteur et appuyez sur D'ACCORD(Fig. 8).

Déplacez maintenant le curseur sur la ligne où l'attribut « Date du document » doit être saisi. Suivant dans l'onglet Promoteur ouvrir le menu Contrôles et dans le bloc Outils des versions précédentes, appuyez sur le bouton Champ (contrôles de formulaire)(Fig. 9).

Le champ ajouté ressemblera à ceci :

De même, nous ajoutons des champs pour d'autres détails du modèle : « Numéro d'enregistrement du document », « Lien vers le numéro d'enregistrement du document », « Destinataire », « Titre du texte », « Texte », « Note sur l'exécuteur testamentaire », etc.

■ Étape 5. Définissez les paramètres des champs de texte. Si vous double-cliquez sur l'un des champs ajoutés, une boîte de dialogue s'ouvrira Options de champ de texte. Dans celui-ci, nous définissons les paramètres nécessaires pour les textes des détails (Fig. 10).

Pour la plupart des champs de notre modèle, nous indiquons en gras le type de données « Texte brut » (Fig. 10). Vous pouvez remplir la ligne « Texte par défaut » - le texte placé ici sera automatiquement inséré dans le champ lors de la préparation d'une lettre dans ce modèle. Également, si vous le souhaitez, définissez le format du texte ( lettres majuscules, lettres minuscules, etc.). On peut également limiter la longueur du texte placé dans le champ.

Paramètres du champ de texte pour l'attribut « Date du document ». Pour ce détail, vous devez spécifier le type de données « Date » (Fig. 11).

Nous définissons d'autres paramètres pour le champ d'attribut « Date » : si nécessaire, remplissez la ligne « Date par défaut » - la date spécifiée sera automatiquement insérée dans le champ. Nous sélectionnons également le format de date (traditionnel - jj.MM.уууу).

■ Étape 6. Signez les champs de texte du modèle. Dans le modèle, tous les champs de texte apparaîtront sous forme de rectangles gris. Cependant, il est important pour nous que l'utilisateur qui ouvre le modèle de lettre comprenne sans hésitation où et quelles informations doivent être reflétées. En d'autres termes, vous devez signer ces champs. C'est également facile à faire. Déplacez le curseur sur l'un des champs, saisissez un texte d'indice dans le champ et passez au champ suivant (sans appuyer sur la touche Entrer).

En fin de compte, le modèle de notre lettre se révélera comme le montre la Fig. 12.

■ Étape 7. Ajoutez des info-bulles. Pour faciliter le travail avec le modèle de lettre, vous pouvez ajouter des info-bulles aux champs. Pour créer une info-bulle, sélectionnez le champ auquel vous souhaitez la lier et ouvrez l'onglet Insérer. Plus loin dans la section Links choisir Marque-page(Fig. 13).

Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, dans le champ Nom du signet entrez le nom du signet (sans espaces) et appuyez sur Ajouter(Fig.14).

Signet ajouté. Nous devons maintenant le « lier » à l’indice. Pour ce faire, appuyez sur la combinaison de touches CTRL+K. Une nouvelle boîte de dialogue s'ouvrira Insérer un lien hypertexte, dans lequel dans la section Lien s : sélectionnez Placer dans le document et indiquez notre signet. Ensuite, dans la même fenêtre, cliquez sur le bouton Indice(Fig.15).

Une boîte de dialogue s'ouvrira Info-bulle du lien hypertexte. Saisissez le texte de l'indice. Dans notre cas, il s'agit de la phrase « Entrez la date du document ». Cliquez D'ACCORD(Fig.16).

Après cela, l’apparence du champ changera légèrement. Désormais, lorsque vous passez le curseur dessus, une info-bulle apparaîtra (Fig. 17).

De la même manière, nous ajoutons des indices aux champs restants.

NOUS LIMITONS LA MODIFICATION DU MODÈLE

Quant aux mesures de protection, elles sont ici aussi nécessaires, mais il y a, comme toujours, des nuances.

Nous souhaitons savoir comment introduire des restrictions sur la modification du modèle - permettant aux utilisateurs de saisir uniquement des données dans les champs du formulaire.

Pour limiter les modifications, dans l'onglet Revoir sélectionner une équipe Restreindre la modification. Un panneau du même nom s'ouvrira à droite (Fig. 18).

Ici, nous définissons des restrictions pour les utilisateurs qui travailleront avec le modèle.

Mettez une coche dans la case Restrictions de modification et autorisez uniquement la saisie de données dans les champs du formulaire (Fig. 19).

Ajoutons qu'une telle restriction d'édition permet également de fixer l'emplacement des détails dans la forme de la lettre.

 

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