Planerka, İngiliz planının bir türevi, planlanan planın ilerlemesine adanmış kısa bir çalışma toplantısıdır. Tipolojilerine göre, tüm planlama toplantıları belirli, zamansal ve nicel olmak üzere üç kritere göre kategorilere ayrılabilir.

Belirli bir kritere göre, tüm planlama toplantıları raporlama (yöneticilerin ilgili görevlerin ilerleyişi hakkında rapor verdiği kısa toplantılar), tartışma (belirli bir hedefe ulaşmak için seçilen yolda olası değişiklik hakkında brifingler) ve motivasyonel (toplantılar) olarak ayrılır. bir soru, görev üzerinde çalışma sürecinde görevlerin dağıtıldığı ve rollerin belirlendiği).

Zaman kriterine göre planlama toplantısı günlük, haftalık, aylık bir süreç olabilir.

Nicel kritere göre, planlama toplantısı hem toplu (tüm çalışanlar için) hem de kapalı (ayrı bir inisiyatif grubu, yöneticiler, şirket yönetim kurulu için) olabilir.

Neden bir planlayıcı tutun?

Bu süreci iş gününün başlangıcından önce iyi bir gelenek olarak düzenlerseniz, ekibi disipline etmeye (sabah geç kalma sayısını azaltma) yardımcı olur, çalışanlar için amaç ve hedefleri daha net bir şekilde özetler (sonuçta, bildiğiniz gibi, rasyonel bir günün planı, altı aylık bir plandan çok daha etkilidir), çalışmanın gerçek sonuçlarını daha net görmeyi mümkün kılacaktır (takımın lidere ve liderin ekibe raporlanması durumunda zorunlu unsurlar planlama toplantıları). Daha önce bahsedilen faydalara ek olarak, iyi yürütülen bir sabah toplantısı çalışanlara enerji verebilir, üretkenliği artırabilir ve gün boyunca verimli çalışmayı teşvik edebilir. Bu psikolojik yön tabi ki çalışan ve işveren arasında olumlu ilişkiler kurulmasında önemli bir rol oynar ve aynı zamanda ekip oluşumuna da katkı sağlar.

Neden birçok insan toplantı planlamayı geçmişin bir kalıntısı olarak görüyor?

İlk olarak, bu sürecin ortaya çıkması, çoğu insanın telefonu duymadığı, ancak internet ve multimedya teknolojilerinin ne olduğunu bile bilmediği o zamanlara atıfta bulunur. Yüz yüze görüşmenin ve önemli çalışma anlarını tartışmanın tek yolunun sadece bu planlama toplantıları olduğu ortaya çıktı. Operasyonel iletişim araçlarının olmaması nedeniyle, birçok soru birikmişti ve böyle bir işlem çok zaman aldı (ortalama üç ila dört saat). Bu vesileyle, tanınmış bir Amerikalı ekonomist bir keresinde şöyle demişti: “Şirketinizde planlama toplantıları varsa, o zaman doğru yol. Geriye sadece oraya gidenleri kovmak ve şu anda çalışan herkesi bırakmak kalıyor.

İkinci olarak, çoğu ofis çalışanı, zamanın yaklaşık %20'sini buna ayırdığı için toplantı planlamaya karşı olumsuz bir tutum içindedir ve birçoğuna göre, patronun konuşması ortalama olarak bu süreç için ayrılan sürenin yarısı kadar sürer.

Üçüncüsü, şirkette planlama toplantıları günlük olarak yapılırsa, yakında bu kesinlikle bir tür formaliteye dönüşecektir. Sonuçta, görevlerin çoğu başarılı işadamı, uzun vadeli ve iki cümlelik bir günlük rapor kulağa şöyle gelebilir: "Sorun değil, üzerinde çalışıyoruz." Günlük bir planlama toplantısına duyulan ihtiyaç, genellikle, şirketin kritik derecede kısa bir sürede veya bir kriz sırasında yeni bir stratejik görevi uygulamaya başladığı anda ortaya çıkar. Böyle anlarda, durumu sürekli izlemek, en ufak değişiklikleri izlemek gerçekten gereklidir.

Yönetmelikler

Herhangi bir, en kısa planlama toplantısının bile kendi kuralları olmalıdır. Öyle ya da böyle, süreci daha dinamik ve verimli hale getirmek için acil sorunların çok daha verimli bir şekilde çözülmesine yardımcı olur. kurallarda görgü yönetmelikleri çalışanlara dağıtmak akşam vakti Böylece ortaya çıkan tüm konular hakkında düşünebilir ve yapıcı, anlamlı bir teklif bulabilirler. Diğer şeylerin yanı sıra, sabah toplantısı düzenlendiğinde her çalışanın elinde düzenlemelerin bir kopyasının olması gerektiği dikkate alınmaya değer. Zamanı takip edecek belirli bir kişiye sorumluluk vermek de önemlidir (eğer konuşmacı yönetmelikte belirtilen sürenin dışına çıkarsa, bu toplantının yapılma sürecini geciktirir ve sonuç olarak ruh halini olumsuz etkiler. Takımdan).

Yürütmek ya da yürütmemek? soru bu

Planlama toplantısı, en azından zamanında hedef belirleme ve çalışanların motivasyonu bağlamında kesinlikle önemli bir süreçtir, ancak bu terimin olağan anlayışının ötesine geçmenin zamanı geldi. Belki de tüm ekibi her gün havasız bir ofiste toplamak değil, Skype'taki konferans teknolojilerinde ustalaşmak o kadar önemli. Yapıcı bir planlama toplantısının 15-20 dakikadan fazla sürmemesi gerektiğini de dikkate almak önemlidir. Her bölümün faaliyetlerine ilişkin raporlamalar gün içinde kabul edilebilir ve yöneticilerle tartışılabilir ve sabah zamanı münhasıran güçlerin hizalanmasına, görevlerin ve önceliklerin tanımlanmasına adamak.

Her durumda, her girişimci kendi yönetim konseptini seçer, ancak işgücünüz için kısa toplantıların gerekli olup olmadığını biraz daha dikkatli anlamak için artıları ve eksileri tartmaya değer:

Takımı disipline etmek

Çalışanların sabah motivasyonu imkanı;

Amaç ve hedeflerin net bir şekilde belirlenmesi;

Yaratıcı olma ve alışılmadık bir tarzda bir planlama toplantısı düzenleme fırsatı;

Uzun süreli planlama toplantıları, çalışanların verimliliğini yorar ve azaltır;

Planlanmamış planlama toplantıları genellikle etkisizdir.

Planlama toplantıları, operasyonel toplantılar ve toplantılar hemen hemen her çalışanın iş gününün ayrılmaz bir parçasıdır. Er ya da geç lider, günlük bir planlama toplantısını bağımsız olarak yürütme ihtiyacıyla karşı karşıya kalır. Ancak çoğu zaman olduğu gibi, kimse bunu gerçekten öğretmez. Bu nedenle, soru genellikle ortaya çıkar - bir planlama toplantısı nasıl yapılır?

Planlama toplantısının hedefleri

Yapılacak ilk şey, toplantı ile ulaşmak istediğiniz hedefleri belirlemektir. Kural olarak, bu tür toplantıların temel amacı, tüm çalışanlar arasında tek bir bilgi alanı oluşturmak ve bunun sonucunda daha yüksek ve daha tutarlı çalışmanın başarılmasıdır. Planlayıcılar aşağıdaki görevleri çözmeye yardımcı olur:

1. Takım için amaç ve hedefler belirlemek;
2. Tüm ekibe genel bilgi getirmek;
3. Genel sorunları çözmek;
4. Personelin motivasyonu ve katılımı;
5. En iyi uygulamaların aktarılması yoluyla çalışanların eğitimi;

Katılıyorum, bu tür hedeflere ulaşmak herhangi bir yönetici için büyük ilgi görüyor. Bu nedenle, toplantı planlama uygulaması iş dünyasında çok yaygındır. Ancak toplantılardan verim elde etmek o kadar kolay değil, açıkça tanımlanmış bir eylem planına bağlı kalmak ve her planlama toplantısına hazırlanmak önemlidir.

Planlama toplantısı

Bu yüzden toplantının önemli ve faydalı bir şey olduğunu belirledik, ancak bu aracı astların başka bir işe yaramaz işkencesine dönüştürmemek için liderin planlama toplantısının hazırlanmasına tüm ciddiyetle yaklaşması gerekiyor. Daha önce, toplantının hedeflerini tartıştık, liderin görevi, hedefe bağlı olarak, planlama toplantısı için bir plan hazırlamaktır. Doğal olarak, satıcılar ve TOP yöneticileri için toplantı birbirinden kökten farklı olacaktır. Yapının kendisi yaklaşık olarak aynı olmasına rağmen.

Herhangi bir toplantı düzenlemenin çok önemli bir noktası, astlara mümkün olan en kısa sürede konuşma fırsatı vermektir. İlk dakikalardan itibaren planlama toplantısına mümkün olduğunca çok katılımcının dahil edilmesi arzu edilir. Bu, ekibin kurulmasına yardımcı olacaktır.

Planlama toplantısının başarısının sırları

En önemli! Bir toplantının ilginç olması için buna hazırlanmanız gerekir. Bir toplantının başarısı birkaç önemli faktöre bağlıdır:

1. bilgi bileşeni. Toplantıda verilen bilgiler faydalı ve ilgi çekici olmalıdır. Bilgi sıkıcı ve monotonsa, o zaman yapın. ilginç yol bilgilerin sunulması. Sıkıcı ve yararlı olmayan bilgileri kaldırın;
2. duygusal bileşen En ilginç konu bile yanlış sunumla mahvedilebilir. Üniversiteden öğretmenlerinizi hatırlayın, bazı derslerde tüm dinleyiciler uyuyor, diğerlerinde ise tam bir salon.
3. Toplantıyı yöneten lider. Ev sahibi ne kadar yetkili olursa, izleyici onu o kadar iyi algılar. Yetkiniz yüksek değilse, 1. ve 2. noktalar üzerinde dikkatlice çalışın.

Bir planlama toplantısı düzenleme kuralları

Geç çalışanlar

Birisi bir toplantıya her zaman geç kalır. Bu tür çalışanlar büyük yıkım getirir ve umutsuzca savaşmanız gerekir. Geç kalanlarla ne yaptığımızı tüm ekip üyeleriyle önceden kabul ettiğiniz için sizi affedeceğim. Birkaç örnek var: geç kalan herkese kahve veya meyve getirir, geç gelen fıkra anlatır, geç gelen şarkı söyler vb. En önemli şey, herkesin kuralları bilmesi ve herkesin onlara uymasıdır. Kural ekip tarafından düşünülür ve kabul edilirse, gecikmeyi en aza indirirsiniz.

Aynı toplantı saatleri

Sıkı bir toplantı programına uymak çok önemlidir. Planlanmamış toplantılardan daha kötü bir şey yoktur, astların planlarını bozar, uygun şekilde hazırlanmalarına izin vermez. Bu tür toplantılara yönelik tutum, başlangıçta olumsuzdur ve çalışma havası yoktur.

Herhangi bir toplantı önceden bildirilmelidir, toplantıların tarih ve saatlerinde kesinlikle gerekli olmadıkça değiştirilmemelidir.

Toplantıları ertelemeyin

Zamana uymak çok önemlidir, eğer toplantının 30 dakikadan fazla sürmemesi gerektiğine karar verdiyseniz, sözünüzü tutun. Toplantı ne kadar uzun olursa, o kadar az etkili olur. Karmaşık sorunları çözmeniz gerekiyorsa ve uzun zaman ayrıntıları çözmek, ardından yetkin çalışanlardan oluşan çalışma grupları oluşturmak. Genellikle toplantının büyük bir kısmı egzersiz yapmak için harcanır. organizasyon anları ve dinleyicilerin çoğu genellikle diyalogdan kaçar.

Sadece sunucu konuşur

Çalışanlar patronlarından korktuklarında sık sık bir resim görüyorum ve sonuç olarak toplantı bir diktatörün monologuna dönüşüyor. Kural olarak, tüm bunlar ölüm sessizliğinde gerçekleşir ve havada gerginlik hissedilir. Toplantılarda yönlendirici yönetim tarzı uygun değil, bu olayın özüyle çelişiyor. İdeal olarak, tüm katılımcılar planlama toplantısında konuşmalıdır.

Özel konuların tartışılması

Bazen planlama toplantısındaki katılımcılardan biri bu olayı özel bir sorunu çözmek için kullanmayı deneyebilir. Kural olarak, bir çalışanın halka açık bir şekilde soru sorması faydalıdır. Bu yaklaşım, toplantıyı bir komediye dönüştürebilir. Bu nedenle, bu tür manipülasyonları derhal durdurmak ve özel sorunları çözmek için zaman ayarlamak gerekir.

Toplantının işe etkisi

Toplantıda üzerinde anlaşmaya vardığınız her şey sizin tarafınızdan yapılmalıdır. Kontrol yoksa, çalışanlar hızlı bir şekilde adapte olacak ve emirlerinizi takip etmeyi bırakacaktır.

Bir toplantının etkinliği nasıl kontrol edilir

Montajın etkinliğini kontrol etmek yeterince kolaydır. Astlarınıza toplantıda ne olduğunu sorun. Toplantıdan 5 dakika sonra, 3 saat sonra ve ertesi gün. Bu soruların yanıtları, planlama toplantısı düzenleyicisi için geri bildirimdir. Çok fazla bilgi varsa, çalışanların kayıt tutmasını sağlayın. Ancak her durumda, herkes bilgileri kaydetmelidir.

Ekibin iyi koordine edilmiş, hızlı ve verimli çalışmasını sağlamak hiçbir lider için kolay bir iş değildir. Patronun görevi, her bir ast için tek bir eylem stratejisi geliştirmek, çalışmalarını izlemek ve düzeltmektir. Verimli bir çalışma elde etmek için, toplantıların nasıl yapılacağını, astlara belirli bir süre için nasıl düzgün bir şekilde talimat verileceğini anlamanız gerekir.

Planlama toplantısı - belirli bir süre için planlanan iş görevlerinin tartışılması ve dağıtılması. Bu tür toplantılar, türlerine, zamanlarına ve sayılarına bağlı olarak şartlı olarak birkaç türe ayrılabilir.

İlk tür, raporlama toplantılarını (bu tür toplantılar, yönetimin şu anda iş görevlerinin nasıl yapıldığını raporlaması için gereklidir), tartışma toplantılarını (teklifler dikkate alındığında ve eylem planındaki değişiklikler tartışıldığında) ve motivasyon toplantılarını (herkesin görevlerini aldığı) içerir. ana sorunu çözme sürecinde görev).

Saate bağlı olarak günlük, haftalık veya aylık toplantılar yapabilirsiniz.

Kantitatif faktörü esas alırsak, planlama toplantıları genel veya toplu (tüm çalışanların bulunduğu) ve kapalı (ayrı bir grup veya departman görüşüyorsa) olarak ayrılabilir.

Toplantıları planlamanın belirli avantajları vardır:

• Disiplini korur, gecikme sayısını azaltır.
• Ekip için görevleri açık ve net bir şekilde belirlemeye yardımcı olur. Gün için kısa vadeli bir plan, altı aylık bir plandan çok daha faydalı ve üretkendir.
• Gerçek performansı gösterir. Bu kalite, çalışanların planlama toplantısında üstlerine ilerleme raporları sunmaları durumunda genişletilir.

Toplantıların yüksek motivasyonel rolünü unutmayınız. Bir toplantıyı yetkin bir şekilde yürütmek, çalışanların ruh halini olumlu yönde etkilemek, verimli çalışma için bir ücret vermek ve performans gelişimini teşvik etmek anlamına gelir. Ayrıca bu özellik ekip ve üstler arasında olumlu ilişkiler kurulmasına katkı sağlar.

Diğer taraftan, planlama toplantılarının dezavantajları da vardır.:

• Uzun toplantılar çalışanlardan güç ve enerji alır.
• Ani, planlanmamış toplantılar genellikle etkisizdir.

Bu tür olumsuz etkenlerden kaçınmak için toplantıları düşünceli bir şekilde yürütmelisiniz.

Uzman görüşü

Planlama toplantısında çalışanlar, iş geliştirme ve satış artışı için yeni fikirler sunar.

Hasmik Gevorgyan,

CEO ve Moskova'daki Provocatsia mağaza zincirinin sahiplerinden biri

Marka bilinirliğini artırmakla ilgilenen çalışanlarımızı ödüllendirir ve tam olarak destekleriz. Franchise alanlarımız, ayda 2 kez, çalışanların şirketin nasıl geliştirileceği ve satışların nasıl artırılacağı konusunda düşünce ve önerilerini dile getirdikleri özel toplantılar düzenlemeye karar verdiler. en çok yazanlar ilginç projeler ve fikirlere maaşın %15'ine kadar ikramiye verilir.

En iyi tişört baskılarımızdan bazıları orijinal olarak çalışanlar tarafından tasarlanmış ve önerilmiştir. Çalışanlarımız sayesinde kültürel gençlik etkinliklerine sponsor olarak şirketin görünürlüğünü artırıyoruz.

Çarpıcı bir örnek: Tula'daki çalışanlarımızdan biri, belediye spor yarışmalarının ve kulüplerde akşamların organizasyonuna katılmayı teklif etti. Bu işçinin yaratıcılığı ve amaçlılığı, reklamımızın popüler şehir kafelerinde görünmesinin anahtarı oldu. Sonuçta Tula şehrinde satışlar 2 kat arttı. Benzer şekilde, çalışanın geliri de arttı - birkaç ay sonra mağazanın müdürü oldu.

Başarılı planlama toplantılarının 3 bileşeni

1. bilgi bileşeni. Malzemeyi dinleyiciler için ilginç ve kullanışlı hale getirin. Sıkıcı bilgilerden kaçınılamazsa, göndermeyi deneyin alışılmadık bir şekilde. Planlama toplantısında verilen bilgiler faydalı ve heyecan verici olmalıdır. Başarılı bir toplantı yapacaksanız, yavan ve sıkıcı bilgiler vermemek en iyisidir.
2. duygusal bileşen Kötü sunumlu büyüleyici malzeme kötü malzemedir. Üniversiteyi hatırlayın - bazı derslerde zaman geçirmek sıkıcıydı, öğrenciler sınıfta kelimenin tam anlamıyla uyudular ve diğerlerinde herkes konunun özüne inip tartışmak istedi.
3. Toplantıyı yöneten lider. Konuşmacının otoritesi bilginin asimilasyonunu doğrudan etkiler. Henüz yüksek retorik becerilere ulaşmadıysanız, toplantıyı düzenlemeden önce birinci ve ikinci noktalar üzerinde daha çok çalışın.

Çalışanların direnişinden kaçınarak planlama toplantıları nasıl yapılır?

Çalışanların toplantı planlamaya karşı genellikle olumsuz bir tutuma sahip oldukları bir sır değil. Bu algının nedenlerini anlamaya değer.

İlk önce, bu tür planlama toplantılarının orijinal kökeni, iletişim olanaklarının insanların çalışmalarını koordine etmesine izin vermediği ve tüm ekiple kişisel olarak bir araya gelmenin ve önemli iş konularını saatlerce tartışmanın gerekli olduğu bir zamana ait insanlarla ilişkilidir. Çünkü öğrenmenin veya tartışmanın başka yolları önemli noktalar toplantının biriktirdiği çalışmalarla ilgili tonlarca soru, yorum ve dilek yoktu. Bu nedenle toplantının birkaç saat sürmesi gerekiyordu.

ikinci olarak, birçok ofis çalışanı, planlama toplantısının tüm çalışma süresinin 1/5'ini almasından rahatsız oluyor. Aynı zamanda tartışılacak çok şey yok - patronun konuşması genellikle tüm toplantının yarısını kaplıyor.

Üçüncüsü, her gün bir toplantı yaparsanız, çalışanlar yakında bunu “gösteri amaçlı” bir etkinlik olarak değerlendirecektir. Çalışanlar, işin ilerleyişi veya herhangi bir değişiklik hakkında ayrıntılı ve ilginç rapor vermeyeceklerdir, çünkü bunlar bu kadar kısa sürede gerçekleşemeyebilir. Herhangi bir şirketin ana hedefleri uzun vadeli planlardır, bu nedenle çalışanların değerli zamanını “işler normal, çalışıyoruz” sözlerini dinlemek için almamalısınız. Sadece kritik durumlarda, acil durumlarda ve acil işlerde günlük toplantıların yapılması gerekli hale gelir.

Doğru formatı seçerek bir planlama toplantısı nasıl yapılır

1. Bilgilendirme toplantısı

Böyle bir planlama toplantısını Pazartesi günleri yapabilir, şirketinizin her departmanı için, her departman başkanı için haftalık bir etkinlik haline getirebilirsiniz. Bu toplantının amacı, geçen hafta neler başarıldığını, neler başarıldığını ve bu hafta için neler planlandığını öğrenmektir. Yöneticiler, önemli bilgileri astlarına iletebilir ve onları verimli çalışmaya motive edebilir. Zamanı geciktirmeyin - 30 dakika içinde bir toplantı yapmak en iyisidir.

2. Görev dağılımı

Bu kısa toplantı en iyi şekilde günün erken saatlerinde yapılır. Yöneticiler günlük görevleri dağıtır ve çalışanlara açıklar. eğer sorular veya önemli bilgi hayır, böyle bir planlama toplantısı çalışanlardan çok fazla çalışma zamanı almayacak.

3. Planlama toplantısı

Bu tür bir planlama toplantısının tüm çalışanlara önceden yazılı veya elektronik olarak bildirilmesinden sonra yapılması gerekmektedir. Konuya hazırlık yapsınlar, bir toplantı saati ve toplantı sekreteri ayarlasınlar. Ayrıca toplantının sonuçlarını ve sonuçlarını planlama toplantısında hazır bulunan veya olması gereken herkese gönderin. Böyle bir planlama toplantısının çok uzun süre yapılmaması gerektiğini belirtmek önemlidir. Bu yine de önlenemiyorsa, dinlenme veya atıştırma için zaman aşımları ayarladığınızdan emin olun.

4. Yaratıcı planlama

Bu sefer takıma sunacak hiçbir şeyin yoksa, iyi seçenek standart olmayan bir formatta bir planlama toplantısı yapacak. Bir yarışma olabilir en iyi fikir ya da beyin fırtınası.

5. Çatışma çözümü için toplantı planlama

Ekipteki insan faktörünü ve olası yanlış anlaşılmaları unutmayın.

Patronun doğru konumu, böyle bir sorunu belirlemek ve çözmektir. Bu amaçla bir toplantı düzenlemek her zamankinden daha fazla memnuniyetle karşılanacaktır. Her kişiye kendi pozisyonunu açıklama ve onlara tam olarak neyin uymadığını söyleme fırsatı vermelisiniz. Böyle bir toplantının formatı katı olmamalı, insanların fikirlerini tartışarak konuşmasına veya tartışmasına izin vermemelidir. Zorlukları birlikte belirledikten sonra, üstesinden gelmeniz gerekir. Kendiniz almanıza gerek yok, İK uzmanları ve üst düzey yöneticiler size yardımcı olacaktır.

Seçerek bir toplantı yapmanız gerekir. ilginç konu herkes için - böylece herkes konuşmak ister ve konuşmayı düzenleme ve yönünü ayarlama fırsatınız olur.

Toplantıyı özetleyin, katılımcılar tarafından söylenen her şeyi toplayın ve sonuçları onlara sunun.

Ortaya çıkan bir çatışma nedeniyle planlama toplantısının yapıldığı konusunda meslektaşlarınızı en başından uyarmaya gerek yoktur. İstisna, bu tür durumları çözmek için özel olarak düzenlenen özel toplantılardır.

Planlamanın faydaları nasıl artırılır

Kötü organize edilmiş planlama toplantıları, toplantıları ve toplantıları kesinlikle işe yaramaz ve hatta zararlıdır. Çünkü kendi başlarına katma değer yaratmazlar, ancak onlara çok fazla zaman harcanabilir.

İş akışını minimum zaman harcayarak hareket ettirecek olan "Ticari Direktör" dergisinden etkili toplantılar düzenlemenin kurallarını öğrenin.

Günlük planlama toplantıları nasıl yapılır: adım adım bir algoritma

Adım 1. Etkinliğin hedeflerini belirleyin sabah toplantısı

Her kuruluş, çalışmalarının sonuçlarını sunmalı ve planlamalıdır. Belirlenen hedeflere dayanarak, bunların uygulanması için aşamalı bir plan hazırlamanız gerekir.

Listeden işletmenize uygun hedefleri seçin:

• Hedeflerin belirlenmesi

Toplu toplantılar yapmaya değer olduğu ana şey görev planlamasıdır. Bir çalışanın günlük planı 3'ten fazla görev ve 1 odak içermemelidir. İdeal olarak, her çalışanın kendisi, görevlerin ana hatlarını çizer ve güne odaklanır ve bunu yöneticiye bildirir.

Gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler belirlemek için kullanın. Çalışmayı belirli sayılarda planlamak en iyisidir. Bilgileri görselleştirin: Projektörlü bir odada veya ana görevleri yazdığınız bir tahtada bir etkinlik düzenlemek daha iyidir. Güne odaklanın, özellikle bir işaretleyici ile işaretleyin ve konuşma sırasında vurgulayın.

Her çalışanın planını yazmasını sağlamak en iyisidir.

• Çalışanlardan geri bildirim

Çoğu zaman, bir sorunla veya anlaşılmaz bir durumla karşı karşıya kalan çalışanlar, bunu patronlarına bildirmezler. Kural olarak, bu iş arkadaşları arasında tartışılır ve yönetime rapor edilmeye değer görülmez. Astlarla sürekli iletişim kurmak gerekir. Çalışanlar, görevlerini yerine getirirken kendilerini endişelendiren ve heyecanlandıran şeyleri yöneticiye söylemeyi alışkanlık haline getirmelidir.

Bu durumda yönetici, durumun buna değmeyeceğine inansa bile, her bir sorunu dinlemek ve uygun şekilde yanıtlamak için ayrı toplantılar düzenlemesi gerekir. özel dikkat. Ayrıca, suçluyu değil, sorunun kökenini arayın. Sorunu çözmekten sorumlu belirli bir kişiyi atayın ve bunun için net bir son tarih belirleyin.

• Deneyim transferi ve eğitim

İlk konuşan siz olun - iş arkadaşlarınıza size verilen görevi nasıl yapacağınızı söyleyin. Bir tartışma başlatın, çalışanlara bunu veya bunun nasıl daha iyi ve daha verimli çalışacağını sorun. Bir oyun formatında bir planlama toplantısı yapabilir veya herkesin tartışmaya katılabilmesi için bir iş vakası alabilirsiniz.

Eğitim verebilirsiniz: iş arkadaşlarınızla senaryoları, tipik yanıtları, ürün avantajlarını, şirket promosyonlarını ve benzerlerini anlatın veya tekrarlayın. Tüm ekibi bu sürece dahil edin.

Kendinizi tekrar etmeyin, çalışanlara her gün yeni bir şeyler öğretin, geliştirin!

• Takım ruhunu artırmak

Şirket hakkında sıkı sıkıya bağlı bir ekip olarak konuşun - konuşmanızda “biz”, “ekibimiz” kelimelerini kullanın.

Son gün için yeni ve ilginç şeyler bildirin: dün olanlar, şirket haberleri, başarıları (küçük olanlar bile). Dahili bir posta listeniz varsa, bu herkesin okuduğu anlamına gelmez. Bu nedenle, planlama toplantısında en ilginç ve önemli şeyler tekrar söylenebilir. Bilgi tamamen olumlu değilse, çalışanlar bir eylem planını tartışma fırsatına sahip olacaklardır.

Çalışanlar için önemli tarihleri ​​hatırlayın, onlar hakkında konuşun (çalışanların doğum günleri, aileleri, çocukları, şirket için önemli bir olay vb.).

• Takım motivasyonu

Önümüzdeki gün için ekibe olumlu şeyler yüklemek için bir toplantı yapabilirsiniz. Bunun için ihtiyacınız olan:

• Çalışanlardan birini övün (satışta en iyisi, iyi kalite, müşteriden şükran, çözüm zor durum vb.).
• Görevleri atarken, işin şirketin genel hedeflerini nasıl olumlu etkileyeceğini açıklayın. Her çalışanın önemli olduğunu bilmesini sağlayın.
• Motive edici kelimeler ve ifadeler kullanın: "Haydi yapalım!", "Neler yapabileceğini göster!" vb.
• Her çalışana inandığınızı gösterin, sıklıkla “Yapabiliriz”, “Başaracağız”, “Eminim” gibi ifadeler söyleyin.

Verimli toplantılar düzenlemenin önemli bir kuralı, sadece olumlu şeylerden bahsetmek, planlama toplantısında kimseyi azarlamamak, ekibi azarlamamaktır. Sabahları sadece olumlu hakkında konuşmaya değer!

Yukarıda belirtilen tüm hedefleri kullandığınızdan emin olun, ancak herkesin aynı anda toplantıya ihtiyacı yoktur.

Adım 2. Yönetmelikleri hazırlıyoruz

Sabah toplantılarınızın hedeflerini seçtikten sonra, onları nasıl yürüteceğinize karar vermeniz gerekir. Yönetmelik çıktısı alınabilir ve planlama toplantısının yapıldığı ofise asılabilir.

Toplantıyı ne kadar süreyle yapmayı planladığınıza karar verin ve bunu kurallara yazın. Etkili bir toplantı için on beş dakika yeterlidir. Ayrıca, belirli bir plan yapın: toplantıda ne hakkında konuşacaksınız. Bunun için ihtiyacınız olan:

Toplantı olumlu bir notla yapılmalıdır. Ekibi selamlayın, çalışanlardan birini geçen gün yapılan iş ve başarı için işaretleyin. Toplantı sonunda ekibi tebrik edebilir, iyi günler dileyebilir veya verimli çalışmaları için motive edebilirsiniz.

Planlama toplantısının başında, geçen gün neler yapıldığını rapor edin. Daha önce yapılmış olanlara dayalı olarak yeni görevler belirleyin. Bundan sonra, eğitim yapabilir veya tekrarlamaya başlayabilirsiniz.

Takımın tepkisini alın, toplantının sonunda olayı uzatmamak için onunla konuşun. Tartışma konusu çok zorsa ve iki dakikadan fazla gerektiriyorsa, konuyu ayrı bir planlama toplantısına götürün veya çözmek için belirli bir çalışan atayın.

Adım 3. Toplantıya hazırlanmak

Bir planlama toplantısını düzgün ve yetkin bir şekilde yürütmek için önceden buna hazırlanmalısınız. Sabah toplantısına hazırlanmak en iyi şekilde akşam yapılır ve her şeyi not ettiğinizden emin olun.

Günün görevleri, uzun vadeli hedeflerle tutarlı olmalı ve önceki günden kaynaklanan sorunları hesaba katmalıdır. Her madde için ayrı ayrı, ne hakkında konuşacağınızı yazın: olumlu haberler, sorunlar, son olaylar, öğrenme.

Adım 4. Bir planlama toplantısı yapıyoruz

Toplantıya bir planla başlayın. Takıma merhaba deyin. Toplantının 15 dakikadan uzun sürmemesi için süreyi takip edin.

Toplantı sırasında, çalışanların toplantının her aşamasına tepkisini gözlemleyin. Böylece takım için neyin ilginç olduğunu ve neyin olmadığını belirleyebilirsiniz. Çalışanların ilgilenmediği bazı bilgiler varsa, plandan çıkarılıp çıkarılamayacağını veya sunulma şeklinin değiştirilip değiştirilemeyeceğini düşünün.

Bir planlama toplantısını ne kadar etkili yaptığınızı, çalışanların iş kalitesi, satış seviyesi göstergesinden anlayabilirsiniz. Verimlilik arttıysa, planlama toplantısı doğru organize edildi.

Uzman görüşü

Standart olmayan bir sabah planlama toplantısı nasıl yapılır

Dmitry Grishin,

Yönetim Kurulu Başkanı ve Moskova'daki Mail.Ru Group'un kurucularından biri

Bizim için olağandışı bir formatta toplantılar düzenlemek yaygın bir şeydir. Her biri yarım saatten az sürüyor. Planlama toplantıları herkese açıktır, sadece planlama toplantısının konusuyla doğrudan ilgili olanlar değil, herhangi bir çalışan katılabilir. İşyerinde olağan çalışma biçiminden uzaklaşmak için ayakta konuşuyoruz.

Mümkün olduğunca çok bulun Yaratıcı fikirler ortaya çıkan sorunları, hatta tamamen gerçekçi görünmeyenleri bile çözmek için - bu tür planlama toplantıları yapmaya başladığımız ana hedef budur. Öneriler, konunun sadece teknik yönü hakkında konuşarak, duygular olmadan kesinlikle eleştirilir.

Ekip tarafından önerilen her şey özel bir veri tabanına girilir. Bu formatta etkinlikler düzenlemek, çalışanlara birbirlerini duyma ve önemsiz bir soruna takılmama fırsatı vermek anlamına gelir. Herkes, şirket için önemli olan ortak bir amaca dahil olduğunu hisseder ve bu, başka hiçbir şeyde olmadığı gibi, çalışmaya teşvik eder.

Bölümde bir planlama toplantısı nasıl yapılır

Her birimiz bölüm başkanlarının ne kadar yapması gerektiğini anlıyoruz. Olağan işlere ek olarak, problem çözme ve genel organizasyon tüm departman. Şefin çalışmasının etkinliği, kullandığı yöntem ve yönetim araçlarına bağlıdır. Bu durumda zaman harcamaya ve toplantı yapmaya değer mi?

Her şey liderin toplantıları planlama konusuna yaklaşımına bağlıdır. Bir durumda, şirket kuralları bu tür toplantıların yapılması gerektiğini şart koşsa bile, patronlar planlama toplantılarını çok resmi bir şekilde yapmaya yaklaşıyorlar. Böyle bir lider, asıl şeyin daha fazla çaba, daha az toplantı olduğuna inanır. Diğer bölüm başkanları, ekip çalışmasının kalitesini artırmak için böyle bir aracın ne kadar etkili olduğunu bildiklerinden, kendi inisiyatifleriyle toplantılar düzenlemeye karar verirler.

Tüm bir departmanın danışmanı, toplantıların sadece “gerekli” olduğu için yapılması gerektiğine inanıyorsa, toplantıları planlamak için zaman kaybetmemelidir. Sadece görünüm uğruna düzenlenen herhangi bir etkinlik, çalışmayı sadece olumsuz yönde etkiler. Adından yola çıkarak, bir planlama toplantısı, şirketin büyük hedeflerine ulaşmak için yetkin bir eylem planlamasıdır.

Deming döngüsüne dayalı olarak, planlama toplantısı periyodik kontrol(Kontrol edin) gerekirse trafiği (Akt) değiştirmek veya yönlendirmek için ekip çalışması.

Departmanda planlama toplantılarının ne sıklıkla yapılacağı? Departmandaki günlük toplantılar, yalnızca üstlerinden sürekli izleme ve tavsiye almadan başa çıkamayan yeni veya deneyimsiz çalışanlar için gereklidir. Daha uyumlu ve deneyimli bir ekip için haftada bir, aynı gün, planlama toplantısının yapısı ve zamanı yaklaşık olarak aynı olmalıdır. Bu disiplin amacı için gereklidir.

Çoğu zaman, lider bir planlama toplantısı yapmayı reddeder çünkü bunun zaman kaybı olduğunu düşünür. Ekiple etkileşim, çalışanlardan geri bildirim almadan kısa bir monoloğa dönüşür. Bu yaklaşımla, belki bilgi verme ve kısmen disipline etme dışında, işlevlerin çoğu kaybolur.

Herhangi bir lider için bir grupla etkileşim kurmak, her bir çalışanla bireysel olarak etkileşim kurmaktan çok daha zordur. Tüm ekibi bir kerede yönetmek, deneyimli ve iyi bir patronun becerisidir. Böyle bir lider, bir planlama toplantısının nasıl doğru bir şekilde yapılacağını bilir: gruptan bir “geri dönüş” alırken, onlarla bazı konuları tartışırken ve buna dayanarak departmanın çalışmalarını düzenlerken hızlı ve noktaya. Yarım saatlik bir toplantı (+- 15 dakika) içinde tutmak en iyisidir. Bir insanda fizyolojik olarak, en büyük dikkat konsantrasyonu için böyle bir zamanda ortaya çıkar.

Yeni bir etkinliğin tanıtımı - planlama toplantıları - biraz zaman alacaktır. Böyle bir aracın çalışması için genellikle birden fazla toplantı gerekir. Bölüm başkanı ekipten gelen geri bildirimleri dinlemeye başlarsa, çok şey alacaktır. yeni bilgi daha önce kimsenin bahsetmediği. Ama şimdi durum ortaya çıktı - liderin kendisi sordu! Çalışanlar için ayrı ayrı rollerin tanımlanması ve tüm grubun çalışmasında görevlendirilmesi, itirazların üstesinden gelinmesi ve konumlarının en iyi şekilde savunulması gerekecektir. Yöneticiler genellikle yeni bir aracın uygulamasını tamamlamazlar ve ideal sonuçtan birkaç adım uzakta olduklarından daha azına geri dönerler. iyi yönetişim, yani, her çalışanla ayrı ayrı konuşmalar yapın.

Satış departmanında sabah toplantısının nasıl yapılacağına dair 10 kural

Satış yöneticileri genellikle insanlarla konuşma ve bir ürünü satma temel sorumluluğunda iyidirler, ancak aynı zamanda plana göre hareket edemezler, yapılan işi analiz edemezler ve istikrarlı bir şekilde çalışamazlar. Yönetici bu ay için zaten çok fazla sipariş aldıysa, aktif olarak çalışmayı bırakır, daha az soğuk arama yapar ve pasif müşterilerle ilgilenmez.

Bu eğilimi fark eden yönetici, planlama toplantısında yöneticiyi bu konuda bilgilendirebilir, işten kaçışının fark edildiğini ve kontrol edildiğini söyleyebilir. Elbette yöneticiler meşgul olduklarını ileri sürerek toplantıya katılmamak için bahane arayacaklardır. Yöneticinin çalışmayı etkileyebileceği ve bir düşüş veya acil bir durum fark etmesi durumunda işi iyileştirebileceği zaman, idari yönetim amacıyla bir toplantı düzenleyebilirsiniz.

Bir planlama toplantısını olabildiğince verimli bir şekilde yürütmek için bunlara uymanız gerekir. tüzük:

Kural 1. Periyodiklik

Ruh haliniz ne olursa olsun, her gün aynı saatte sabah toplantıları yapmalısınız. Zamanla, planlama toplantısı bir alışkanlık haline gelecek ve yöneticilerin çalışmaya başlaması için bir sinyal görevi görecektir. Bir toplantının yokluğunun veya kötü organizasyonunun, yöneticilerin gününün olağan yolunu bozduğu, götürdüğü durumlar vardı. iyi ruh hali ve çalışma arzusu.

Sabah planlama toplantısında, yöneticiler tamamen iyileşmeli, uyanmalı ve anlamalıdır - çalışmaya başlama zamanı!

Kural 2. Disiplin

Başarılı bir planlama toplantısının 3 anahtarı, kesin bir yapıya, tanımlanmış hedeflere ve aynı zamanda toplantılara sahip olmaktır. Kurallara uyulursa, planlama toplantısı yöneticilerin çalışmaları üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir, onlardan sapma tam tersine işe zarar verir.

Toplantı aynı anda yapılmalıdır. Çalışanlar ofise önceden gelmeli ve geç kalmamalıdır. Planlama toplantısı bittikten hemen sonra çalışmaya başlayabilmeniz için toplantı öncesinde ve sırasında çalışmaya hazır olmanız gerekir. Her yönetici, toplantı sırasında tüm ekibin zamanını almamak ve kendi dikkatini dağıtmamak için önceden planlama toplantısına hazırlanmalı, gün için hedefler belirlemeli ve tüm göstergeleri hesaplamalıdır.

Oyun tabanlı bir toplantı yapmayı seçerseniz, bunun için yaklaşık 45 dakika bekleyin. Bu, düzenli bir planlama toplantısından daha fazlasıdır, ancak ekibin çalışması ve şirketin finansal performansı için çok etkilidir.

Kural 3. Güç

Sabah toplantısı, tüm gün boyunca çalışanların ruh halini belirler.

Sıkıcı ve ilgi çekici olmayan bir planlama toplantısı yaparsanız, o gün işten olumlu bir etki olmaz. Bilgileri açık ve ilginç bir şekilde verin, ekibin konuyu saptırmasına veya ekibin genel çalışmasıyla ilgili olmayan şeyler hakkında soru sormasına izin vermeyin.

Planlama toplantısında, yalnızca tüm çalışanlar için geçerli olanlardan bahsetmeye değer. Böyle bir olay kollektif bir çalışmadır ve sadece oturma zamanı değildir.

Kural 4: Yöneticilerinizi Sürekli Eğitin

İş gününün sonunda her zaman yöneticilere işin nasıl gittiğini sorun - hangi zorluklar ortaya çıktı, müşterilerden hangi itirazların üstesinden gelinemedi. Durumu ekiple birlikte çözerek sabah toplantısının bir bölümünü geçirmek için bilgileri özetleyin.

İlk olarak, yöneticinin ortaya çıkan sorunu kendisinin tanımlamasına izin verin. Bundan sonra, argümantasyon bölümü gibi konuyla ilgili teoriyi kısaca gözden geçirin. Bundan sonra, oyun sırasında bir beyin fırtınası oyunu düzenleyin: zorlukla karşılaşan yönetici müşteri rolünü üstlenir ve diğer astlar sorunu çözmek için seçenekler sunar.

Tartışma, her çalışanın bir çözüm arayışında yer alacağı şekilde yapılmalıdır. Kendi başınıza açıklama yapmanıza gerek yok ve her seferinde zorlukla nasıl başa çıkacağınızı, ekibin birbirleriyle etkileşime girerek bir çıkış yolu bulmasına izin verin.

Günlük öğrenme ile böyle bir yaklaşım, yöneticilerin sürekli gelişmelerini ve bir sorunla yüzleşmekten korkmamalarını sağlayacaktır.

Kural 5

Kural adından çok açık. Yöneticilerin çalışmalarını kontrol etmeyi bırakırsanız, etkili çalışma göremezsiniz.

Kural 6. Takım motivasyonu

Bir planlama toplantısı yaparken, yalnızca bir önceki günün genel sonuçlarını rapor etmekle kalmayıp, aynı zamanda en iyi ve en kötü performansa sahip yöneticileri de vurgulayın. Bu, çalışanların çalışmalarını olumsuz etkilemeyecek, ancak dün bir şeyler başarısız olursa, yalnızca aynı şekilde çalışmaya veya gelişmeye teşvik edecektir.

Sadece nicel göstergeleri değil, aynı zamanda işin kalitesini de not etmek önemlidir. Müşteriyle diğerlerinden daha iyi iletişim kuran yöneticileri övün. Çalışanların konuşmalarını kendiniz dinleyebilir veya kalite kontrol departmanına rapor için başvurabilirsiniz.

Kural 7. Planlarda özgünlük

Yönetici sabah toplantısında gününü planlarken hangi satışları yapacağına, kimlerle görüşeceğine, ne kadar alacağına karar vermelidir. Etkinliğin, yöneticilerin bu verileri her zaman belirli sayılarda ve kuruluş adlarında verecek şekilde düzenlenmesine alışmak gerekir. Yöneticinin, bugün için planlanmış müşterilerden belirli yanıtlar almamış olsa bile, arayacağı ve gideceği şirketleri açıkça belirtmesine izin verin.

Ayrıca, günlük plan aylık hedefin bir parçası olmalıdır. Başka bir deyişle, aylık satış planı 500.000 ruble ise, satış görevlisi günde 15.000 ruble almayı planlayamaz, çünkü böyle bir hız uzun vadeli bir görevin tamamlanmasına yol açmayacaktır.

Kendilerine çıtayı yüksek tutmak istemeyen kendi çalışanlarınızın hurafelere veya basit hoşnutsuzluklara atıfta bulunarak itirazlarıyla ilgilenmeniz zorunludur. Çalışanlara iddialı hedefler belirlemeyi öğretin.

Planın gerçek ve uygulanabilir olması gerektiğini ve sadece söylenmediğini unutmayın. Yönetici, gün için belirlenen görevin gerçek olduğunu anlamalı ve başarmak için çaba göstermelidir.

Kural 8. Tüm ekibin hazır olup olmadığını kontrol edin

Astlarınızı yerlerine göndermeden önce hazır olup olmadıklarını kontrol edin. Hakkında hem dış kaynaklar (sunu malzemeleri, kartvizitler, telefon veritabanları, vb. için malzemeler) hem de dahili “insan” kaynakları hakkında – ister herkesin doğru ruh halinde olup olmadığı veya üretken faaliyetler için onları motive etmek için biriyle ayrı ayrı çalışmanız gerekip gerekmediği .

Kural 9 güçlü çağrı toplantı sonunda harekete geçmek

Planlama toplantısını tamamlamak için, işe başlamak için bir sinyal görevi görecek parlak bir motive edici cümle bulun - örneğin, “İş için!”, “İleri!” vb.

Böyle bir ifade, ekibe ayrıca enerji verecek bir çapa görevi görecektir.

Kural 10. Görselleştirme

Daha etkili bir planlayıcı çalıştırmak için, çalışanların genel başarıları, performanslarını ve planın uygulanmasına ne kadar yakın olduklarını görebilmeleri için toplantı sonuçlarının ve derecelendirmenin ekleneceği bir pano tasarlamak zorunludur. aylık plan.

Her hafta bir planlama toplantısı nasıl yapılır

Etkili bir planlama toplantısı yapmak istiyorsanız, şunları göz önünde bulundurmalısınız: iki koşul. Her şeyden önce, toplantı için ayrılan süre çok uzun değil, yaklaşık yarım saat. İkincisi, planlama toplantısı sırasında kayıt yapmaktır. Liderler tarafından dile getirilen hedefler yazılı hale getirilmelidir.

Haftalık planlayıcı dört aşamadan oluşur:

Aşama 1. Şirketin hedeflerinin duyurulması

Firmanın birincil veya uzun vadeli hedefinin bir özetiyle başlayarak haftalık toplantılar yapmak en iyisidir. Örneğin, "Geniş bir pazara sahip müreffeh şirket." Bundan sonra, görevi daha kısa bir süre için adlandırın - "Kuruluşun bu yılki gelirini 3 kat artırın" gibi.

Aşama 2. Bölüm başkanları sırayla neler yaptıklarını anlatır. geçen hafta hedefe ulaşmak için

Liderlerden yapılan çalışmalar hakkında spesifik bilgiler öğrenmek için bir planlama toplantısı yapmak gerekir. "Bölümün verimini %10 artırmayı başardık" gibi genel ifadelere, bilgilendirici olmayan konuşmalara izin verilmemelidir. Böyle bir durumda hangi tedbirlerin alındığını doğru bir şekilde sormakta fayda var.

Bölüm başkanı genel nitelikte bilgi vermeye devam ederse, toplantı lideri onun sözünü kesmeli ve doğrudan toplantıda incelemeye değer bilgi olup olmadığını sormalıdır. Değilse, zemini başka bir birime geçirerek toplantıyı ileriye taşımanız gerekir.

Bu formatta toplantılar yaparsanız, şirketin her departmanının çalışmalarının sonuçlarını açıkça görebilirsiniz. Ek olarak, bu şekilde hangi liderlerin organizasyonun iyiliği için çok çalıştığı ve kimin sadece rol yaptığı ortaya çıkıyor.

Aşama 3. Tüm şirket ve kolaylaştırıcı için gelecek hafta için bir hedef belirlenir.ararBu amaçla katılımcıların rızası

Her lidere, departmanının bu hafta ne yapacağını, planı nasıl uygulayacağını söyleme fırsatı verin. Planlanan görevleri bir günlüğe kaydedin.

Ek olarak, bölüm başkanları birbirleriyle etkileşim kurma fırsatına sahip olacaklar: ortak çabalara ihtiyaç duyulursa başka bir departmandan bir şeyler yapmasını isteyin. Tartışmadan sonra, bu tür hedefler bir günlüğe de kaydedilmelidir.

Aşama 4. Toplantı lideri, bu haftanın hedefine gerçekten ulaşmaya hazır olup olmadıklarını sorar ve başlangıcı duyurur.

Bu planlama şekli, en olumlu sonuçların elde edilmesine yardımcı olur. Bölüm başkanları ya çok çalışmaya başlar ve bölümlerinde yüksek performans elde eder ya da pozisyonu daha değerli personele bırakır. Hangi meslektaşımızın azami çabayı gösterdiğini ve hangisinin sadece görünüş yarattığını bu tür toplantılar sayesinde anlayabiliriz.

Uzman görüşü

Haftalık planlama toplantıları için en iyi seçenek çok seviyeli

Vladimir Kiselev,

Genel Müdür, Moskova'daki CJSC "Şirket SHERP" in ortağı

Haftalık planlama toplantıları, her şirket için zorunlu olan, çalışma sonuçlarının gözden geçirildiği, tartışıldığı ve hedeflerin belirlendiği etkinliklerdir. gelecek hafta. Her düzeyde toplantılar düzenlemek en iyisidir. Önce daire başkanları ve Genel Müdür bir araya gelir, ardından her birimde bir amiriyle birlikte planlama toplantıları yapılır. Yöneticiler, ikincil brifinglerde tüm şirket ve her bir çalışan için geçerli olan bilgileri de duyurabilirler.

Sadece belirtilen konunun katı çerçevesi içinde bir planlama toplantısı yapmak değil, aynı zamanda çalışanların ilgilendikleri bilgileri bulmasını ve iş konularını tartışmasını sağlamak da önemlidir. Bu tür toplantıların rolü çok büyüktür: ekip yeni hedefler, plandaki değişiklikler veya diğer haberler hakkında bu şekilde öğrenir. CEO, haftalık planlama toplantılarına katılmayan çalışanlarla ayda veya üç ayda bir toplantı yapmalıdır.

Yaratıcılıkla planlama toplantıları nasıl yapılır?

1. Alışılmadık bir yer seçin

Toplantılar ofisle sınırlı değildir. Aramak güzel mekanşehrinizde, gezinti yerinde, yaya caddesinde veya kafede. Ana şey, işten ve işten oraya hızlı bir şekilde ulaşabilmenizdir.

Meslektaşların seveceği bir yer: bir kahve dükkanı, bir set, bir park alanı. Tek uyarı, yerin ofise yakın olması gerektiğidir, böylece herkes oraya hızlı bir şekilde ulaşabilir.

2. Standart olmayan bir zaman planlayın

Toplantıları sabahları değil, örneğin öğle yemeğinde (sadece ekibi yemeksiz bırakmadan) veya iş gününün bitiminden 30 dakika önce (bu, işin hızını hızlandırır!)

3. Kullanılan malzemeler

Ofisi tüm katılımcılara değil, 2-3 kişilik bir kağıt ve kalem seti verin. Böylece, kimin ve ne yazacağına kendileri karar verecekler.

4. Toplantıdan önce herkesin telefonlarını elinize alın

Toplantıyı dikkat dağıtıcı olmadan yapmak iyi bir çözümdür. İlk başta, bu biraz utanç ve kafa karışıklığına neden olacak, ancak daha sonra katılımcıların problem çözme konusundaki konsantrasyonunu ve katılımını önemli ölçüde artıracaktır.

5. Etkinliğin biçimini değiştirin

Herkes bir toplantı odasında oturmaya alışmışken olağan ritmi çeşitlendirmek için telefon veya Skype ile bir planlama toplantısı düzenleyebilirsiniz.

Uzman görüşü

Puro, nargile ve viski ile bir planlama toplantısı etkili olabilir mi?

Nikolay Novoselov,

ArtNauka, Moskova Direktörü

Kişisel deneyimime dayanarak, toplantı sayısındaki artışın şirketin verimliliğini olumsuz etkilediğini söyleyebilirim. Bir “ofis sessizliği günü” yapmaya çalıştık ve bu yaklaşımın planlama toplantısından daha iyi bir sonuç vermesini sağladık. Ne yazık ki bu yöntem bize tam olarak uymuyor, etkinlik alanında olduğumuz için her hafta toplantısız bir gün geçiremiyoruz.

Çalışanlar bir puro ve viski ile toplantı yaparlarsa bir planlama toplantısına daha fazla katılmak isterler. Böylesine resmi olmayan bir ortamda, meslektaşlar çok daha fazlasını söyleyebilir ve fikirlerini dürüstçe ifade edebilir. Bu tür planlama toplantıları yapılırsa ekipte bir aşinalık ortaya çıkacağından korkmadım. Çalışanlar arasındaki ilişkiler değişmedi, insanlar sadece kendilerini daha rahat hissediyorlar, durum hakkında fikirlerini belirtiyorlar ve iyi tavsiyeler veriyorlar.

Başarılı şirketlerin deneyimlerini kullanarak planlama toplantıları nasıl yapılır?

Ekiple uygun şekilde toplantı yapmak, her zaman herkesin toplanıp sandalyelere oturduğu olağan formatta toplantılar düzenlemek anlamına gelmez. Hızla kök salan modern şirketlerde standart olmayan yöntemler giderek daha fazla ayakta toplantı yapmaya çalışıyorlar. "Bacaklarda" toplantılar, boş, uzun süren konuşmalardan kurtulmaya, yalnızca en önemli bilgileri duymaya yardımcı olur.

Bir yazılım geliştirme şirketi olan Atomic Object, uzun zaman önce ayakları üzerinde toplantılar düzenlemeye karar verdi. Bu yaratıcı format sayesinde yönetim, maksimum sonuç: gereksiz muhakeme yok, açıkça sorulan sorular ve doğru cevaplar. Uygulama, ayakta toplantıların 7 dakikadan fazla sürmediğini gösteriyor - ekip günü planlıyor, talimatları dinliyor ve hemen çalışmaya başlıyor. Bu formda toplantılar yaparsanız, çalışanların rahatlama fırsatı olmayacak ve daha aktif hareket etmeleri ve konuşmaları gerekecek.

Wall Street Journal Birinci Dünya Savaşı sırasında bile, yavaşlık kabul edilemez olduğu için kısa planlama toplantıları yapmanın adetten olduğunu bildiriyor. Daha sonra, etkileşimi ve bilgi alışverişini hızlandırmak için ihtiyaç duyulan iş dünyasına benzer bir format aktarıldı.

Yeni toplantı formatının faydaları bilimsel olarak kanıtlanmıştır. Missouri Üniversitesi'nden akademik araştırmacı Alain Bluedorn, bir planlama toplantısına katılmanın çalışanlar için daha az zaman anlamına geldiğini, ancak daha iyi olmasa da normal toplantılara kıyasla tam olarak aynı sonuçları elde ettiğini buldu.

Anket sonuçları Sürüm Bir 2011 yılında yapılan bir araştırmada, 6.000 katılımcıdan yaklaşık %80'i, şirketlerinin her gün kısa toplantılar yapmasının geleneksel olduğunu onayladı.

"Ayakları üzerinde" planörlere ek olarak, Batılı şirketler daha verimli çalışma için başka yenilikler de buldu.

Örneğin, bir şirkette Facebook aradan 15 dakika önce kısa toplantılar yapmaya karar vererek toplantının süresini baştan belirledi. Çalışanlar bu yöntemin iyi sonuçlar getirdiğini söylüyor: insanlar kısaca ve sadece konu hakkında konuşuyor.

Şirkette disiplinle mücadele gerekiyorsa, gecikmelerin sayısını azaltmak için kısa toplantılar yapmak gerekir. Geç kalanları tartışmaya davet etmemek daha iyidir, çünkü bazı bilgileri bilmedikleri için toplantıya müdahale edecek ve gereksiz sorular sorarak zamanı uzatacaktır.

Şirkette AdobeSistemler planlama toplantıları düzenlemeye ve aynı zamanda gecikmelerle ilgilenmeye karar verdi. Hatta yanlış zamanda gelenlere ceza bile verdiler. Geç kalanların hatası nedeniyle kaybedilen zaman, program geliştirmeye harcanabilecek zamanla eşitlendi. Yani her gecikme için ceza 1 dolardır.

Şirket Çelik kasa icat edildi kendi özelliği- toplantının başlangıcı için işaret, Elvis Presley'in kompozisyonudur - "Biraz Daha Az Konuşma" veya "Daha Az Konuşma".

Kuruluş çalışanlarının sadece düzenli değil, aynı zamanda kısa bir planlama toplantısı yapmak için zamanları yoksa, iletişim araçlarını kullanarak bir toplantı yapabilirsiniz. Bu gibi durumlarda, sohbet yoluyla iletişim kurmayı veya e-postaŞirketler için gerekli temel bilgileri meslektaşlarına iletmek için. Aynı zamanda, toplantıları “ayakta” ​​yapmak, diğer tüm planlama toplantılarından hala daha etkilidir.

Uzmanlar hakkında bilgi

Hasmik Gevorgyan, CEO ve Provocatsia mağaza zinciri Moskova'nın ortak sahibi. LLC "Provokasyon-üretim". Faaliyet alanı: Kışkırtıcı baskılı giysi ve aksesuarların üretimi ve satışı. Bölge: merkez ofis - Moskova'da; üretim - Tver'de; çıkışlar ve mağazalar - Rusya, Beyaz Rusya, Ukrayna ve Kazakistan'ın 100'den fazla şehrinde. Çalışan sayısı: 55 (ana şirkette).

Dmitry Grishin, Yönetim Kurulu Başkanı ve Mail.Ru Group'un kurucu ortağı, Moskova. Dmitry Grishin, Mart 2012'den beri yönetim kurulu başkanıdır. 2005 yılında, Kasım 2010'dan Ekim 2016'ya kadar şirketin (Rusya) CEO'su olarak görev yaptığı Mail.Ru Group'un kurucu ortaklarından biri oldu. Dmitry 2000'den beri Mail.Ru'da; 2001 yılında atandı Teknik direktörşirketi, 2003-2010 yılları arasında CEO olarak görev yaptı. Moskova Devlet Teknik Üniversitesi Robotik ve Entegre Otomasyon Fakültesi'nden mezun oldu. N.E. Bauman. 2012 yılında, dünya çapında tüketici robotiğine yatırım yapmak için bir risk sermayesi şirketi olan GrishinRobotics'i kurdu.

Vladimir Kiselev, Genel Müdür, SHERP Company CJSC, Moskova'nın ortağı. Vladimir Kiselev - 2000'den beri "Şirket SHERP" danışmanlığının Genel Müdürü ve kıdemli ortağı. 1996'dan beri personel yönetimi alanında çalışıyor, 1998'den beri çok çeşitli bir holdingin personel yönetimi servisine başkanlık etti. CJSC "Şirket SHERP" 2000 yılından beri mevcuttur, yenilikçi tescilli teknolojiyi kullanarak yüksek verimli yönetim ekiplerinin oluşturulması ve müşterilerin işlerinin geliştirilmesi ile uğraşmaktadır.

Nikolay Novoselov, ArtNauka, Moskova Direktörü. IP Novoselova T.A. (Sanat Bilimi). Faaliyet alanı: Bilimsel deneylere dayalı gösteriler, ekip oluşturma ve sunumlar yapmak. Bölge: Moskova'da merkez, Rusya'da sekiz temsilcilik. Personel sayısı: 10. Yıldaki gösteri sayısı: 340.

Planlama toplantılarını mümkün olduğunca verimli bir şekilde organize edin ve yürütün.

Tartışma için belirtilen soruna bir çözüm bulun veya durumun gelişimi için yapıcı bir yön belirleyin.

Katılımcıların esneyecek zamanları olmaması ve zaman kaybı hissi yaşamamaları için bir planlama toplantısı yapmak ilginçtir.

Hareket planı

1. Bir planlama toplantısı düzenlemek için önerilen yöntem hakkında bilgi edinin.

2. Kendinizi hazırlayın, hazırlayın gerekli malzemeler ve katılımcıları davet edin.

3. Bir planlama toplantısı yapın.

4. Planlama toplantısının sonuçlarını özetleyin ve tüm katılımcıları bunlarla tanıştırın.

Bir toplantı nasıl organize edilir

Öncelikle Planlama toplantısı için gerekli olan toplantının sorusu veya konusudur. Hangi iş problemini çözmek istiyorsunuz? Planlama toplantısının sonucu organizasyonun çalışması için hangi olumlu etki olacaktır. Toplantı katılımcılarını bu konu hakkında önceden bilgilendirin. Böylece, planlama toplantısı sırasında zamandan tasarruf edeceksiniz ve tartışmaya katılanlar zaten hazır gelebilirler. ilginç fikirler senin sorunun üzerine.

ikinci- Planlama toplantısına katılacak kişiler bunlardır. Ne tür uzman ve yöneticilere, hangi seviyede ya da ne tür hat çalışanlarına ihtiyaç duyulduğu sorulan sorunun cevabını bulmaktır.

Üçüncü- toplantının yeri. olması önemli ayrı oda hatta özel bir toplantı odası. Herkes için yeterli alanın olduğu yerde, dışarıdan (planlama toplantısına katılmayan personel) sizi rahatsız edemeyecek ve telefonlar çalmayacaktır.

Dördüncü- toplantının zamanlaması. Tüm katılımcılar için uygun veya kalıcı olması arzu edilir. Örneğin, günlük planlama toplantıları her gün saat 8:30'da yapılır. Her durumda, planlama toplantısının zamanını seçerken, en önemli katılımcılara odaklanmanız gerekecektir. Ve birkaç saat veya daha doğrusu günlerce önceden atayın.

Beşinci- Bir planlama toplantısı düzenleme kuralları. Planlama toplantısına sadece zamanında başlamak değil, zamanında bitirmek de önemlidir. Soruların tartışılacağı sırayı ve her katılımcıya ayrılan süreyi önceden belirleyin. Sınırlayın, bu, raporları kısa ve mümkün olduğunca bilgilendirici hale getirecektir. Örneğin, bir performans 10 dakikadan fazla değildir.

altıncı- doğaçlama malzemeler. Tüm katılımcılar için minimum kalem ve kağıt gereklidir. Bunu önceden kendiniz halledin, böylece ne ve ne yazacağınızı arayarak tartışma zamanını boşa harcamak zorunda kalmazsınız. Ayrıca şunlara da ihtiyacınız olabilir: flip chart, projektör, ekran, dizüstü bilgisayar, yazıcı. Tüm ekipman önceden hazırlanmalı ve test edilmelidir.

yedinci- planlama toplantısının ev sahibi veya sekreteri, süreci ve sorununuzun tartışılmasının sonuçlarını kaydedecektir.

Planlama biçimleri

1. Özetle, bilgilendirme toplantısı.

Bu tür planlama toplantıları, kuruluşunuzdaki tüm departmanların liderleri için haftanın başında haftalık olarak yapılabilir.

Bu planlayıcılar ne için?

2. Planlama toplantısı - mevcut görevlerin dağıtımı.

Genellikle her iş gününün başında yapılır. Biçim açıktır - yönetici astlarına günlük görevler verir. Etkinliğin süresi de uzatılmamalıdır - herkes görevi aldı ve tamamlamaya gitti.

3. Ortaya çıkan konuyu tartışmak için toplantı planlama.

Sizin için formüle edilmiş olan sorunuzu önceden formüle edersiniz. hayatın kendisi ve pazarınızdaki mevcut durum. Planlama toplantısının amacını dile getiriyorsunuz, bu bilgiyi katılımcılara gönderiyorsunuz. Konuyla ilgili (gerekirse) hazırlanmalarını isteyin. Planlama toplantısının kurallarını ve sekreterini önceden belirleyin. Planlama toplantısının sonuçlarını tüm katılımcılara gönderin. Böyle bir planlama toplantısının süresi iki saatten fazla değildir. Ancak daha fazla zamana ihtiyaç duyulan zamanlar vardır. Bu durumda, çay için 15-20 dakikalık organize molalar planlayacak ve sadece dinlenecek. (Çayı ve tatlıları da önceden hazırlayın!)

4. Yaratıcı planlama toplantısı.

Koçlukta çalışma talepleri
1) Büyüme için bir yaratıcılık kaynağının geliştirilmesi (kendini geliştirme, profesyonel büyüme, iş geliştirme)
2) İç çatışmaları çözmek, bir yaratıcılık kaynağının yardımıyla krizlerin üstesinden gelmek

2016, şirketlerin gücünü test etme zamanıdır ve bu bağlamda, şimdi her zamankinden daha fazla satış ekibinizi her gün takip etmeniz gerekiyor. Satış ekibinizin daha odaklı ve etkili hale gelmesini sağlayacak birkaç temel bilgiyi dikkatinize sunuyorum.

İyi bir şekilde, şirketin müdürlerle 2 toplantı yapması gerekir: ilki genel bir toplantıdır, sabah planlama toplantısında, ikincisi bireysel, akşam toplantısıdır ve bu sırada başın sonucunu dikkatlice inceler. halkının faaliyetleri, analizler zor durumlar, bireysel motivasyonu yürütür. Ancak bugün satış departmanını yönetmek ve çalışanlarınızı iyi durumda tutmak için vazgeçilmez bir araç olan genel sabah planlama toplantısından bahsedeceğiz.

Sabah toplantısının hedefleri:

1. Dünü özetlemek

2. Çalışma gününü planlamak

3. Ayın planlarına ulaşmanın gerçekliğinin kontrolü ve bir "B" planının geliştirilmesi

4. Yöneticilerin eğitimi somut örnekler bir iş oyunu ile

5. Yöneticilerin enerji seviyelerini ve ek ücretlerini, motivasyonlarını kontrol etmek

Yani, satış departmanı başkanı için bir planlama toplantısı, genellikle planların yerine getirilmemesine, müşterilerle iletişim kurarken hatalara veya işten çıkarılmaya yol açan durumlara zamanında yanıt vermesine yardımcı olacak, işinin kalitesinin turnusol testidir. yöneticilerin.

Etkili bir sabah ROP planlama toplantısı için 10 Kural:

1. Periyodiklik.

Sabah planlaması ara sıra, iyi ya da kötü bir ruh halindeyken değil, her gün aynı saatte yapılmalıdır. İyi bir planlama toplantısı, işe başlamak için bir ritüel, yöneticilerin faaliyetinin başlangıcı olacaktır. Benim pratiğimde, kötü yürütülen veya hiç gerçekleştirilmeyen bir planlama toplantısının yöneticiler için tüm günü mahvettiği, ruh halini bozduğu ve çalışma arzusunu öldürdüğü pek çok örnek var.

Sabah planlama toplantısında yöneticiler nihayet uyanmalı ve ana fikri yakalamalı: Haydi başlayalım!

2. Disiplin

Etkili bir planlama toplantısının net bir yapısı, hedefleri ve zamanlaması (yani toplantı için ayrılan süre) vardır. Yapıdan herhangi bir sapma, yöneticilerin motivasyonunu düşürürken, genel kurallara uygunluk, düşünceleri disipline eder ve yapılandırır.

Planlama toplantısı her zaman zamanında başlamalı ve bitmelidir. Planlama toplantısının başlamasından 15 dakika önce herkes ofiste bulunmalıdır. Tüm çay partileri - planlama toplantısından önce. Bundan sonrası sadece iş.

Yöneticiler toplantıya hazırlıklı olmalı, tüm mevcut göstergelerini ve gün için planlarını bilmeli, ROP'un vereceği bilgileri dinlemek yerine hesap makinesindeki sayıları saymamalı, tüm ekipten zaman ayırmamalı veya hesaplamalarla dikkati dağıtmamalıdır. herkese iletmek istiyor.

Bir iş oyunu ile yüksek kaliteli bir planlama toplantısı için genellikle 45 dakika yeterlidir. Ama inanın bu 45 dakika ileride çok zaman kazandırabilir ve çok daha büyük bir finansal sonuç getirebilir.

3. Enerji

Sabah planlaması çalışanların gözünde daha hafiftir.

Planlama toplantısı sıkıcıysa, yöneticiler daha da fazla uykuya dalar ve istediğiniz etkiyi elde edemezsiniz. Bilgileri bulanıklaştırmayın, amacı ve yapıyı aklınızda tutun, çalışanların konudan konuya dolaşmasına veya yalnızca tek bir şeyi ilgilendiren sorular sormasına izin vermeyin.

Bir planlama toplantısının bir ekip çalışması olduğunu, bir sabah toplantısı olmadığını hatırlamak önemlidir. Herkesin dikkatini çek. Sadece herkesi ilgilendiren şeyleri konuşun.

4. Yöneticilerinizi sürekli eğitin!

Her gün akşam toplantılarında yöneticilerden günün nasıl geçtiğini, ne başarıları olduğunu, ne zorluklarla karşılaştıklarını, hangi müşteri itirazlarına dayanamadıklarını öğreniyorsunuz. Sabah planlama toplantısı, genel tartışma için en acil sorunları getirmenize izin verir.

Bunu yapmak için, yöneticinin dün başa çıkamadığı sorunu kısaca tanımlaması gerekir, ardından teorik kısmı hızlı bir şekilde tekrarlarsınız (örneğin, “hesaplama yöntemiyle tartışma” bloğu) ve ardından bir iş oyunu düzenlersiniz. müşterinin rolü, durumla ilgilenmeyen yönetici tarafından oynanır. Ardından, kısa bir beyin fırtınası oturumunun yardımıyla, tüm ekip durumu çözmek için seçenekler sunar.

Ekibin her üyesinin çözüm bulmada aktif rol alması özellikle önemlidir. Hazır cevaplar vermeyin, en etkili eğitim liderin teorisi değil, interaktif etkinliklerle fikir bulmaktır.

Yöneticilerin becerilerine yönelik günlük eğitim, ek eğitim ve destek, yöneticilerinizin sürekli gelişmesini, satış becerilerini geliştirmesini ve “sahalardaki” zorluklardan korkmamasını sağlayacaktır.

5. Planlananları takip edin

Kontrolsüz planlama, boşa giden paradır (c) eski Çin bilgeliği

Ayrı ayrı açıklamaya gerek yok bence. Bir kez, iki kez kontrol etmezseniz, üçüncüsünde yöneticiler ya bir şeyler yapmayı bırakır ya da yalan söylemeye başlar.

6. Takım motivasyonu

Sadece dünün sonuçlarını bir bütün olarak ve her biri için bir bütün olarak ve her biri için ayrı ayrı işaretlemek değil, aynı zamanda önceki günün en iyi ve en kötülerini işaretlemek ve bununla kimseyi motive etmekten korkmamak önemlidir - çok kısa zaman aralıklarla kullanılır ve yöneticilerin her gün gelişme şansı vardır.

Gösterge olarak yalnızca finansal göstergeler (kaç satış yaptınız, ne kadar para getirdiniz) veya faaliyet göstergeleri (çağrı sayısı, planlanmış ve düzenlenen toplantı sayısı) değil, aynı zamanda niteliksel göstergeler (yönetici ve müşteriler arasındaki iletişimin kalitesi) olarak kullanın. ). Yöneticilerin çağrılarını kendi başınıza dinleyebileceğiniz gibi kalite kontrol departmanının raporlarını da kullanabilirsiniz.

7. Planlarda özgüllük

Yönetici sadece bugün kaç satış kapatacağını, kaç ödeme alacağını ve kaç görüşme yapacağını konuşmamalı. Planlarını mutlaka belirli şirket isimleriyle desteklemelidir. Bugün müşterilerden planlı bir yanıt almasa bile, yönetici bugünün planını nereden alacağını, kimi arayacağını, kime gideceğini söylemeli, ancak şirketlerin isimleri para ve miktar olarak net rakamlarla belirtilmelidir.

Yöneticinin günlük planının ayın hedeflerine ulaşmasını karşılaması gerektiğini hatırlamak da çok önemlidir. Yöneticinizin bir ay için bir planı varsa - ödemelerde 1.000.000 ruble, o zaman böyle bir hızda bir plan yapmayacağından her gün 20.000 ruble toplamayı planlayamaz.

Yöneticileriniz için iddialı planlar belirleyin. Yönetici iddialı bir planı dile getirmekten utanıyorsa veya batıl inancına atıfta bulunuyorsa (“Şimşek olmasın diye söylemeyeceğim”, “Şimdi daha fazlasını söyleyeceğim ve akşam beynimi yiyeceksin”) - bunun tedavi edilmesi gerekiyor ve ne kadar erken olursa o kadar iyi. Yöneticileri eğitmek yüce planlar, kendi iç "sınırlarını" besleyin.

Ayrıca, yönetici kendi rakamlarına inanmalı, "saçmalıktan" konuşmamalıdır, çünkü bu gereklidir, ancak söylediklerinin gerçekten yapılabilir olduğunu ve onu nasıl etkileyeceğini bildiğini açıkça anlamalıdır.

8. Tüm ekibin hazır olup olmadığını kontrol edin

Satış görevlilerinizi yeni bir günde serbest bırakmadan önce, hem harici (sunu malzemelerinin, kartvizitlerin, arama için temellerin vb.) varlığı, hem de dahili tüm kaynaklara sahip olup olmadıklarını kontrol edin. sonra kalın ve ayrıca bazı zorlukları tartışın, ek bireysel motivasyon verin.

9. GüçlüToplantı sonunda CTA

Başlamak için bir çapa olacak ve yöneticilerinize ekstra bir enerji artışı sağlayacak bir motivasyon cümlesi ile gelin. İfade herhangi bir şey olabilir: “Takım, hadi!” Veya “Hadi yapalım!” veya “Herkes, hadi gidelim!”

Bu, her şeyin, sabahın bittiğinin, koşma ve kazanma zamanının geldiğine dair bir sinyal veren sözde çapa!

10. görselleştirme

Yöneticilerin hem sonuçları hem de ekibin genel sonucunu ve tamamlanan plan yüzdesini sürekli olarak görmeleri için planlama toplantısının sonuçlarını puan tablosuna kaydettiğinizden emin olun. Böyle bir tahta şöyle görünebilir:

Ve bir bonus olarak, bir örnek için sabah planlama toplantısının kalitesini değerlendirmek için bir kontrol listesi: