Planeerimiskoosolek on tuletis ingliskeelsest plaanist, lühike töökoosolek, mis on pühendatud kavandatava planeeringu edenemisele. Vastavalt nende tüpoloogiale saab kõik planeerimiskoosolekud jagada kategooriatesse kolme kriteeriumi järgi – spetsiifilised, ajutised ja kvantitatiivsed.

Vastavalt konkreetsele kriteeriumile jagunevad kõik planeerimiskoosolekud aruandluseks (lühikohtumised, kus juhid annavad aru asjakohaste ülesannete edenemisest), aruteluks (teemalised infotunnid võimalike muudatuste teemal valitud teel konkreetse eesmärgi saavutamiseks) ja motiveerivateks. (koosolekud, kus jagatakse ülesandeid ja määratletakse rollid küsimuse või ülesande kallal töötamise protsessis).

Ajalise kriteeriumi järgi võib planeerimiskoosolek olla igapäevane, iganädalane, igakuine protsess.

Kvantitatiivse kriteeriumi järgi võib planeerimiskoosolek olla kas massiline (kõigile töötajatele) või kinnine (eraldi algatusrühmale, juhtidele, ettevõtte juhatusele).

Miks korraldada planeerimiskoosolekut?

Kui korraldate selle protsessi hea traditsioonina enne tööpäeva algust, aitab see meeskonda distsiplineerida (vähendab hommikuste hilinemiste arvu), toob töötajatele selgemalt välja eesmärgid ja eesmärgid (lõppkokkuvõttes, nagu teate, ratsionaalne päevaplaan on palju tõhusam kui kuue kuu plaan) , võimaldab selgemalt näha töö tegelikke tulemusi (juhul, kui meeskonna aruandlus juhile ja juht meeskonnale muutub kohustuslikud elemendid koosolekute planeerimine). Lisaks eelpool mainitud eelistele võib hästi läbi viidud hommikune koosolek töötajaid kosutada, tõsta tootlikkust ning innustada päeva jooksul tõhusalt töötama. See psühholoogiline aspekt Loomulikult mängib see olulist rolli positiivsete suhete loomisel töötaja ja tööandja vahel ning aitab kaasa ka meeskonna ühtsusele.

Miks peavad paljud inimesed koosolekute planeerimist mineviku jäänukiks?

Esiteks seostab enamik inimesi selle protsessi tekkimise aegadega, mil nad polnud telefonist kuulnudki ega teadnud, mis on Internet ja multimeediatehnoloogiad. Selgub, et ainuke võimalus isiklikult kohtuda ja olulisi tööküsimusi arutada oli just need planeerimiskoosolekud. Operatiivsete sidevahendite puudumise tõttu kogunes palju küsimusi ja selline tegevus võttis palju aega (keskmiselt kolm kuni neli tundi). Sel puhul märkis üks kuulus Ameerika majandusteadlane kord: „Kui teie ettevõttes on planeerimiskoosolekud, siis olete õigel teel. Jääb üle vaid vallandada kõik, kes sinna lähevad, ja jätta kõik need, kes praegu töötavad.

Teiseks suhtub enamik kontoritöötajaid koosolekute planeerimisse negatiivselt just seetõttu, et sellele pühendatakse ligikaudu 20% ajast ja, nagu paljud neist märgivad, kestab ülemuse kõne keskmiselt pool aega, mis sellele protsessile on ette nähtud.

Kolmandaks, kui planeerimiskoosolekud ettevõttes toimuvad iga päev, siis peagi muutub see kindlasti omamoodi formaalsuseks. Suurem osa ülesandeid ju püstitati edukas ärimees, on pikaajalised ja päevaaruanne kahe lausega kõlab järgmiselt: "Kõik on hästi, me töötame selle kallal." Igapäevase planeerimiskoosoleku vajadus tekib tavaliselt hetkel, kui ettevõte hakkab kriitiliselt lühikese aja jooksul ellu viima uut strateegilist ülesannet või kriisi ajal. Sellistel hetkedel on tõesti vaja olukorda pidevalt jälgida ja jälgida väiksemaid muutusi.

määrused

Igal koosolekul, isegi kõige lühemal, peaksid olema oma reeglid. See aitab kuidagi palju produktiivsemalt lahendada pakilisemaid probleeme, muutes protsessi dünaamilisemaks ja tõhusamaks. Reeglites head kombed jagada töötajatele määrusi õhtune aeg et nad saaksid kõik tõstatatud küsimused läbi mõelda ja teha konstruktiivse, sisuka ettepaneku. Muuhulgas tasub arvestada sellega, et hommikuse koosoleku ajaks peab igal töötajal eeskirja koopia käes olema. Oluline on panna vastutus konkreetsele inimesele, kes jälgiks aega (juhul, kui esineja ületab reglemendis kirjeldatud tähtaega, lükkab see koosoleku protsessi edasi ja selle tulemusena mõjutab negatiivselt meeskonna meeleolu) .

Dirigeerida või mitte dirigeerida? See on küsimus

Planeerimiskoosolek on loomulikult oluline protsess, vähemalt õigeaegse eesmärkide seadmise ja töötajate motiveerimise kontekstis, kuid aeg on jõudnud selle termini tavapärasest arusaamisest kaugemale. Võib-olla polegi nii oluline kogu meeskond iga päev umbsesse kontorisse koondada, vaid Skype’is konverentsitehnoloogia valdamine. Samuti on oluline arvestada asjaoluga, et konstruktiivne planeerimiskoosolek ei tohiks kesta kauem kui 15-20 minutit. Iga osakonna tegevuse aruandeid saab vastu võtta ja arutada juhtidega päeva jooksul ning hommikune aeg pühenduda eranditult jõudude joondamisele, ülesannete ja prioriteetide kindlaksmääramisele.

Igal juhul valib iga ettevõtja oma juhtimiskontseptsiooni ise, kuid selleks, et natukenegi hoolikamalt aru saada, kas lühikoosolekud on teie töötajatele vajalikud, tasub kaaluda plusse ja miinuseid:

Distsiplineerib meeskonda;

Töötajate hommikuse motiveerimise võimalus;

Selge eesmärkide ja eesmärkide seadmine;

Võimalust olla loominguline ja viia läbi planeerimiskoosolekuid ebatavalises stiilis;

Pikaajalised planeerimiskoosolekud väsitavad ja vähendavad töötajate tootlikkust;

Reguleerimata planeerimiskoosolekud on tavaliselt ebaefektiivsed.

Planeerijad, infotunnid ja koosolekud on peaaegu iga töötaja tööpäeva lahutamatu osa. Varem või hiljem seisab juht silmitsi vajadusega iseseisvalt läbi viia igapäevane planeerimiskoosolek. Kuid nagu sageli juhtub, ei õpeta seda tegelikult keegi. Seetõttu tekib sageli küsimus: kuidas planeerimiskoosolekut läbi viia?

Planeerimiskoosoleku eesmärgid

Esimene asi, mida peate tegema, on planeerimiskoosoleku pidamisega kindlaks määrata eesmärgid, mida soovite saavutada. Reeglina on selliste koosolekute peaeesmärk luua kõigi töötajate seas ühtne inforuum, mille tulemuseks on kõrgema ja sidusama töö saavutamine. Koosolekute planeerimine aitab lahendada järgmisi probleeme:

1. Eesmärkide ja eesmärkide seadmine meeskonnale;
2. Viimistlemine üldine teave kogu meeskonnale;
3. Üldküsimuste lahendamine;
4. Personali motiveerimine ja kaasamine;
5. Töötajate koolitamine parimate praktikate edastamise kaudu;

Nõus, selliste eesmärkide saavutamine pakub igale juhile suurt huvi. Seetõttu on koosolekute planeerimise praktika äris nii levinud. Kuid koosolekute tulemuslikkuse saavutamine pole nii lihtne, oluline on pidada kinni selgelt määratletud tegevuskavast ja valmistuda igaks planeerimiskoosolekuks.

Koosoleku planeerimine

Seega oleme otsustanud, et koosolek on oluline ja kasulik asi, kuid selleks, et see tööriist ei muutuks järjekordseks kasutuks alluvate piinamiseks, peaks juht suhtuma planeerimiskoosoleku ettevalmistamisse täie tõsidusega. Eelnevalt arutasime koosoleku eesmärke, olenevalt eesmärgist on koostada koosoleku läbiviimise plaan. Loomulikult on müüjate ja TOP-juhtide kohtumine üksteisest kardinaalselt erinev. Kuigi struktuur ise on ligikaudu sama.

Väga oluline punkt iga koosoleku läbiviimisel on anda alluvatele võimalus võimalikult kiiresti rääkida. Soovitav on juba esimestest minutitest kaasata võimalikult palju planeerimiskoosolekul osalejaid. See aitab luua meeskonna.

Kohtumise edu planeerimise saladused

Kõige tähtsam! Et kohtumine oleks huvitav, peate selleks valmistuma. Kohtumise edu sõltub mitmest olulisest tegurist:

1. Teabe komponent. Koosolekul esitatav teave peaks olema kasulik ja huvitav. Kui teave on igav ja üksluine, siis tehke seda huvitav viis teabe pakkumine. Eemaldage igav ja kasutu teave;
2. Emotsionaalne komponent. Isegi kõige huvitavama teema võib vale esitus rikkuda. Pidage meeles, et mõnel loengul magab kogu kuulajaskond, mõnel on see täiesti välja müüdud.
3. Juht, kes koosolekut viib läbi. Mida autoriteetsem saatejuht, seda paremini publik teda tajub. Kui teie autoriteet pole kõrge, töötage hoolikalt punktide 1 ja 2 kallal.

Planeerimiskoosoleku läbiviimise reeglid

Hilinenud töötajad

Keegi püüab alati koosolekule hiljaks jääda. Sellised töötajad on väga hävitavad ja nende vastu tuleb meeleheitlikult võidelda. Palume eelnevalt kõigi meeskonnaliikmetega kokku leppida, mida teeme hilinejatega. Näiteid on mitu: hilineja toob kõigile kohvi või puuvilja, hilineja räägib nalja, hilineja laulab laulu jne. Kõige tähtsam on see, et kõik teavad reegleid ja kõik järgivad neid. Kui reegel on läbimõeldud ja meeskonna poolt aktsepteeritud, vähendate hilinemist miinimumini.

Kohtumise aeg sama

Väga oluline on säilitada selge koosolekute ajakava. Pole midagi hullemat kui plaanivälised kohtumised, see rikub alluvate plaane ega lase neil korralikult valmistuda. Suhtumine sellistesse kohtumistesse on esialgu negatiivne, mis ei soosi töötamist.

Igast koosolekust tuleb ette teatada, kui see pole vajalik, on parem koosolekute kuupäevi ja kellaaegu mitte muuta.

Ärge viivitage koosolekuid

Väga oluline on aja järgimine, kui olete otsustanud, et kohtumine ei tohiks kesta üle 30 minuti, siis pidage oma sõna. Mida pikem on koosolek, seda vähem tõhus see on. Kui teil on vaja lahendada keerulisi probleeme ja nõuda kaua aega detailide väljatöötamiseks, seejärel kompetentsete töötajate töörühmade loomiseks. Sageli kulub suurem osa koosolekust töötamisele korralduslikud küsimused ja enamik kuulajaid langeb dialoogist üldse välja.

Räägib ainult saatejuht

Tihti jälgin olukorda, kus töötajad kardavad oma ülemust ja selle tulemusena muutub koosolek diktaatori monoloogiks. Reeglina toimub see kõik surmvaikuses ning õhus on tunda pinget. Direktiivne juhtimisstiil ei ole koosolekutel kohane, see on vastuolus selle sündmuse olemusega. Ideaalis peaksid kõik osalejad planeerimiskoosolekul rääkima.

Arutelu eraelu teemadel

Mõnikord võib mõni planeerimiskoosolekul osaleja proovida seda sündmust kasutada oma eraprobleemi lahendamiseks. Töötaja jaoks on küsimuse avalik püstitamine tavaliselt kasulik. Selline lähenemine võib muuta koosoleku farsiks. Seetõttu on vaja sellised manipulatsioonid viivitamatult lõpetada ja määrata aeg eraeluküsimuste lahendamiseks.

Kohtumise mõju tööle

Kõik, milles te koosolekul kokku leppisite, tuleb teie poolt ellu viia. Kui kontroll puudub, kohanevad töötajad kiiresti ja lõpetavad teie korralduste täitmise.

Kuidas kontrollida koosoleku tõhusust

Koosoleku tõhusust on üsna lihtne testida. Küsige oma alluvatelt, mis koosolekul juhtus? 5 minutit pärast koosolekut, 3 tundi hiljem ja järgmisel päeval. Vastused neile küsimustele annavad tagasisidet planeerimiskoosoleku korraldajale. Kui teavet on palju, sundige töötajaid märkmeid tegema. Kuid kõik peaksid igal juhul teavet salvestama.

Saavutada ühtne, kiire ja tõhus töö meeskond - pole kerge ülesanne iga juhi jaoks. Ülemuse ülesanne on välja töötada igale alluvale ühtne tegevusstrateegia, jälgida nende tööd ja seda parandada. Viljaka töö saavutamiseks peate mõistma, kuidas koosolekuid läbi viia, kuidas alluvaid teatud aja jooksul õigesti juhendada.

Planeerimiskoosolek - teatud ajaks planeeritud tööülesannete arutamine ja jagamine. Sellised koosolekud võib jagada mitmeks liigiks olenevalt nende tüübist, ajast ja kogusest.

Esimene tüüp hõlmab aruandluskoosolekuid (neid peab juhtkond läbi viima, et anda aru, kuidas tööülesandeid hetkel täidetakse), arutelukoosolekuid (millel vaadatakse läbi ettepanekud ja arutatakse tegevuskava muudatusi) ja motivatsioonikoosolekuid (kus kõik saab põhiprobleemi lahendamise käigus oma ülesande ).

Ajast lähtuvalt võite pidada igapäevaseid, iganädalasi või igakuiseid koosolekuid.

Kui võtta aluseks kvantitatiivne tegur, võib planeerimiskoosolekud jagada üldisteks või massilisteks (millel on kohal kõik töötajad) ja kinnisteks (kui kohtub eraldi rühm või osakond).

Planeerimiskoosolekute pidamisel on teatud eelised:

• Säilitab distsipliini ja vähendab hilinemist.
• Aitab selgelt ja selgelt meeskonnale ülesandeid püstitada. Lühiajaline päevaplaan on palju kasulikum ja produktiivsem kui kuue kuu plaan.
• Näitab tegelikku jõudlusnäitajat. See kvaliteet laieneb, kui töötajad esitavad planeerimiskoosolekul oma ülemustele aruandeid tehtu kohta.

Ärge unustage koosolekute suurt motiveerivat rolli. Nõupidamise asjatundlik läbiviimine tähendab töötajate meeleolu positiivset mõjutamist, tulemusliku töö eest tasu andmist ja nende ergutamist töötulemusi parandama. Lisaks aitab see omadus luua positiivseid suhteid meeskonna ja juhtkonna vahel.

Teisel pool, planeerimiskoosolekute pidamisel on ka oma varjuküljed:

• Pikad koosolekud võtavad töötajatelt jõudu ja energiat.
• Äkilised, planeerimata kohtumised on tavaliselt ebaefektiivsed.

Selliste negatiivsete tegurite vältimiseks tuleks koosolekuid läbi viia läbimõeldult.

Ekspertarvamus

Planeerimiskoosolekul pakuvad töötajad välja uusi ideid äri arendamiseks ja müügi suurendamiseks

Hasmik Gevorgyan,

Moskva kaupluseketi Provocation peadirektor ja üks omanikest

Premeerime ja toetame igal võimalikul viisil oma töötajaid, kes on huvitatud brändi tuntuse suurendamisest. Meie frantsiisivõtjad otsustasid korraldada kaks korda kuus erikoosolekuid, kus töötajad avaldavad oma mõtteid ja ettepanekuid ettevõtte arendamiseks ja müügi suurendamiseks. Autorid kõige huvitavaid projekte ja ideed saavad preemiat kuni 15% palgast.

Mõned meie parimad T-särkide kujundused on algselt välja töötatud ja välja pakutud töötajate poolt. Tänu oma töötajatele suurendame ettevõtte nähtavust kultuuriliste noorteürituste sponsoreerimisega.

Markantne näide: üks meie töötaja Tulas pakkus võimalust osaleda omavalitsuste spordivõistlustel ja õhtutel klubides. Selle töötaja loovus ja sihikindlus oli võti, et meie reklaam ilmus populaarsetes linnakohvikutes. Lõppkokkuvõttes kahekordistus müük Tula linnas. Samamoodi kasvas ka töötaja sissetulek – paar kuud hiljem sai temast kaupluse direktor.

Edukate planeerimiskoosolekute 3 komponenti

1. Teabe komponent. Muutke materjal kuulajatele huvitavaks ja kasulikuks. Kui igavat teavet ei saa vältida, proovige seda esitada ebatavalisel viisil. Planeerimiskoosolekul esitatav teave peaks olema kasulik ja põnev. Kui soovite korraldada edukaid koosolekuid, on parem mitte jagada õrna ja nüri teavet.
2. Emotsionaalne komponent. Halva tarnega põnev materjal on halb materjal. Pidage meeles ülikooli – mõnes tunnis oli ajaveetmine igav, õpilased sõna otseses mõttes magasid tunnis, samas kui teistes tahtsid kõik asjadega põhjani jõuda ja arutada.
3. Juht, kes koosolekut viib läbi. Kõneleja autoriteet mõjutab otseselt teabe neeldumist. Kui te pole veel saavutanud kõrgeid retoorilisi oskusi, töötage enne koosoleku korraldamist punktide 1 ja 2 kallal.

Kuidas korraldada planeerimiskoosolekuid ilma töötajate vastupanuta

Pole saladus, et töötajad suhtuvad koosolekute planeerimisse sageli negatiivselt. Tasub mõista selle arusaama põhjuseid.

Esiteks, seostavad taoliste planeerimiskoosolekute algset päritolu inimesed ajaga, mil sidevahendid ei võimaldanud inimeste tööd koordineerida ning oli vaja kogu meeskonnal isiklikult kokku saada ja arutada tundide kaupa olulisi tööküsimusi. Kuna pole muid võimalusi teada saada ega arutada olulised punktid koosolekule lihtsalt ei kogunenud palju küsimusi, kommentaare ja soove seoses tööga. Seetõttu pidi kohtumine kestma mitu tundi.

Teiseks, ärritab paljusid kontoritöötajaid asjaolu, et koosolekute planeerimine võtab 1/5 nende kogu tööajast. Samal ajal pole nii palju arutada - ülemuse kõne võtab tavaliselt poole kogu koosolekust.

Kolmandaks, kui korraldate koosoleku iga päev, suhtuvad töötajad seda peagi kui üritust "näitamiseks". Töötajad ei anna üksikasjalikult ja huvitavalt aru töö edenemisest ega muudatustest, sest need lihtsalt ei pruugi nii lühikese aja jooksul toimuda. Iga ettevõtte peamised eesmärgid on pikaajalised plaanid, seega ei tohiks te töötajatelt ära võtta väärtuslikku aega, et kuulata "asjad on normaalsed, me töötame". Ainult kriitilistel juhtudel, hädaolukordades ja kiireloomulistel tööülesannetel on vaja pidada igapäevaseid koosolekuid.

Kuidas planeerimiskoosolekut õigesti läbi viia, valides sobiva vormingu

1. Infokoosolek

Sellise planeerimiskoosoleku saate pidada esmaspäeviti, teha sellest iganädalane üritus oma ettevõtte igale osakonnale, igale osakonnajuhatajale. Selle kohtumise eesmärk on välja selgitada, mis on viimase nädala jooksul saavutatud, mis saavutatud ja mis on selleks nädalaks plaanis. Juhid saavad alluvatele edastada olulist teavet ja motiveerida neid produktiivselt töötama. Ärge viivitage koosolekuga – kõige parem on koosolek pidada 30 minuti jooksul.

2. Ülesannete jaotus

See lühike planeerimiskoosolek on kõige parem pidada päeva alguses. Juhid annavad päevaks juhiseid ja selgitavad neid töötajatele. Kui teil on küsimusi või oluline teave ei, selline planeerimiskoosolek ei võta töötajatelt palju tööaega.

3. Planeerimiskoosolek

Selline planeerimiskoosolek tuleks läbi viia pärast seda, kui kõiki töötajaid on eelnevalt kirjalikult teavitatud või elektrooniline vorm. Laske neil teemal valmistuda, määrake koosoleku aeg ja koosoleku sekretär. Samuti saada koosoleku järeldused ja tulemused kõigile, kes planeerimiskoosolekul viibisid või sinna oodatud. Oluline on märkida, et sellist planeerimiskoosolekut ei saa pidada liiga kaua. Kui seda ei saa vältida, korraldage kindlasti aeg puhkamiseks või suupisteteks.

4. Loomingulise planeerimise koosolek

Kui teil pole seekord meeskonnale midagi pakkuda, hea variant korraldab planeerimiskoosoleku mittestandardses formaadis. See võib olla võistlus parim idee või ajurünnakuid.

5. Planeerimiskoosolek konflikti lahendamiseks

Ärge unustage inimfaktorit ja võimalikke arusaamatusi meeskonnas.

Ülemuse õige positsioon on selline probleem tuvastada ja lahendada. Õigem kui kunagi varem oleks selleks koosolekut korraldada. Peate andma igale inimesele võimaluse oma seisukohta selgitada ja öelda, mis talle täpselt ei sobi. Sellise kohtumise formaat ei tohiks olla range, et inimesed räägiksid või vaidleksid, põhjendades oma arvamust. Kui olete väljakutsed üheskoos välja selgitanud, peate need ületama. Te ei pea seda enda peale võtma; personalispetsialistid ja tippjuhid aitavad teid.

Peate koosoleku pidama, valides huvitav teema kõigile - et kõik tahaksid sõna võtta ja teil on võimalus vestlust reguleerida ja selle suunda korrigeerida.

Tehke koosolekust kokkuvõte, koguge osalejate öeldu ja jagage nendega tulemusi.

Pole vaja kolleege kohe alguses hoiatada, et planeerimiskoosolek toimub tekkinud konflikti tõttu. Erandiks on erakorralised koosolekud, mis korraldatakse üksnes selliste olukordade lahendamiseks.

Kuidas suurendada koosolekute planeerimise eeliseid

Halvasti korraldatud planeerimise istungid, koosolekud ja koosolekud on täiesti kasutud ja isegi kahjulikud. Sest iseenesest need lisaväärtust ei loo, kuid nende peale saab kulutada tohutult aega.

Uuri ajakirjast Commercial Director reeglid tõhusate planeerimiskoosolekute korraldamiseks, mis viib tööprotsessi edasi minimaalse ajakuluga.

Kuidas iga päev planeerimiskoosolekuid läbi viia: samm-sammult algoritm

1. samm. Määrake sündmuse eesmärgid hommikune planeerimiskoosolek

Iga organisatsioon peab esitlema ja planeerima oma töö tulemusi. Oma eesmärkidest lähtuvalt peate koostama nende elluviimiseks samm-sammult plaani.

Valige loendist teie ettevõtte jaoks sobivad eesmärgid:

• Eesmärkide seadmine

Meeskonna koosolekute pidamise peamine põhjus on ülesannete planeerimine. Töötaja päevaplaan ei tohiks sisaldada rohkem kui 3 ülesannet ja 1 fookus. Ideaalis määrab iga töötaja ise päeva ülesanded ja fookused ning annab sellest juhile aru.

Realistlike ja saavutatavate eesmärkide seadmiseks kasutage. Kõige parem on oma tööd planeerida kindlate numbrite abil. Visualiseerige info: parem on üritus läbi viia ruumis, kus on projektor või tahvel, millele kirjutate üles peamised ülesanded. Märkige oma päeva fookus markeriga ja rõhutage seda vestluse ajal.

Parim on lasta igal töötajal oma plaan kirja panna.

• Tagasiside töötajatelt

Väga sageli ei anna töötajad probleemi või arusaamatu olukorra ees sellest oma ülemusele teada. Tavaliselt arutatakse seda kolleegide vahel ja sellest ei peeta juhtkonnale teatamist väärt. Vajalik on luua pidev kontakt alluvatega. Töötajad peaksid harjuma tööülesannete täitmise käigus oma juhile rääkima, mis neile muret valmistab.

Sel juhul peab juht pidama eraldi koosolekuid, et kuulata ära iga probleem ja vastata sellele asjakohaselt, isegi kui ta usub, et olukord pole seda väärt. erilist tähelepanu. Samuti otsige probleemi juurt, mitte süüdlast. Määrake probleemi lahendamise eest vastutav isik ja määrake selleks selge tähtaeg.

• Kogemuste ja koolituste ülekandmine

Olge esimene, kes sõna võtab – rääkige oma kolleegidele, kuidas te ise antud ülesannet täidaksite. Alustage arutelu, küsige töötajatelt, kuidas seda või teist paremini ja viljakamalt teha. Saate läbi viia planeerimiskoosoleku mängu vormingus või võtta ärijuhtumi, et kõik saaksid arutelus osaleda.

Saate läbi viia koolitusi: rääkida või korrata kolleegidega skripte, tüüpilisi vastuseid, toote eeliseid, ettevõtte tutvustusi ja muud sarnast. Kaasake kogu meeskond sellesse protsessi.

Ära korda ennast, õpeta oma töötajatele iga päev midagi uut, arenda neid!

• Suurenenud meeskonnavaim

Rääkige ettevõttest kui ühtehoidvast meeskonnast – kasutage oma kõnes sõnu “meie”, “meie meeskond”.

Teatage viimase päeva jooksul millestki uuest ja huvitavast: eile juhtunust, ettevõtte uudised, selle õnnestumised (ka väikesed). See, et teil on sisemine meiliuudiskiri, ei tähenda, et kõik seda loevad. Seetõttu saab kõige huvitavamad ja olulisemad asjad uuesti ära rääkida planeerimiskoosolekul. Kui teave ei ole täiesti positiivne, on töötajatel võimalus arutada tegevuskava.

Pidage meeles töötajate jaoks olulisi kuupäevi, rääkige neist (töötajate endi, nende pereliikmete, laste sünnipäevad, ettevõtte jaoks oluline sündmus jne).

• Meeskonna motivatsioon

Võite pidada koosoleku, et laadida meeskonda positiivsust tulevaks päevaks. Selleks vajate:

• Kiida üht töötajat (müügil parim, hea kvaliteediga, tänulikkus kliendi poolt, lahendus raske olukord jne).
• Tööülesannete määramisel selgitage, kuidas töö mõjutab positiivselt ettevõtte üldisi eesmärke. Andke igale töötajale teada, et nad on olulised.
• Kasutage motiveerivaid sõnu ja väljendeid: "Teeme ära!", "Näita, mida saate teha!" jne.
• Näidake, et usute igasse töötajasse, öelge sageli fraase nagu "Me saame", "Meil õnnestub", "Ma olen enesekindel" jne.

Tõhusate koosolekute läbiviimise oluline reegel on rääkida ainult positiivsetest asjadest, planeerimiskoosolekul mitte kedagi noomida ja meeskonda ei norita. Hommikul tasuks rääkida ainult positiivsetest asjadest!

Kasutage kindlasti kõiki ülalnimetatud eesmärke, kuid mitte kõik ei pea kohtuma korraga.

2. samm. Koostage eeskirjad

Kui olete hommikuse koosoleku eesmärgid valinud, peate otsustama, kuidas neid läbi viia. Määrused saab välja printida ja riputada kontorisse, kus planeerimiskoosolek toimub.

Otsustage, kui kaua kavatsete koosolekut pidada ja kirjutage see reeglitesse. Tõhusaks koosolekuks piisab 15 minutist. Lisaks koosta konkreetne plaan: millest koosolekul räägid. Selleks vajate:

Planeerimiskoosolek peaks toimuma positiivselt. Tervitage meeskonda, tunnustage üht töötajat möödunud päeva tehtud töö ja kordaminekute eest. Kohtumise lõpus saate meeskonda õnnitleda, meeldivat päeva soovida või motiveerida tulemuslikult töötama.

Planeerimiskoosoleku alguses andke teada, mis on viimase päeva jooksul saavutatud. Seadke tehtu põhjal uusi ülesandeid. Pärast seda saate läbi viia koolituse või alustada kordamist.

Hankige meeskonnalt reaktsioon, suhtlege nendega kohtumise lõpus, et sündmust mitte pikendada. Kui aruteluteema on liiga raske ja nõuab rohkem kui kaks minutit, viige see eraldi koosolekule või määrake see konkreetsele töötajale.

3. etapp. Planeerimiskoosolekuks valmistumine

Planeerimiskoosoleku korrektseks ja asjatundlikuks läbiviimiseks tuleks selleks eelnevalt valmistuda. Parem on valmistuda õhtuseks hommikuseks koosolekuks ja kindlasti kõik kirja panna.

Igapäevased eesmärgid peaksid olema kooskõlas pikemaajaliste eesmärkidega ja võtma arvesse eelmise päeva väljakutseid. Pane iga üksuse juurde eraldi kirja, millest räägid: positiivsed uudised, probleemid, hiljutised sündmused, koolitus.

4. samm Viige läbi planeerimiskoosolek

Alustage koosolekut oma plaani järgi. Tervitage meeskonda. Jälgige kellaaega, et koosolek ei kestaks kauem kui 15 minutit.

Koosoleku ajal jälgige töötajate reaktsiooni igale planeerimiskoosoleku etapile. Nii saate kindlaks teha, mis oli meeskonna jaoks huvitav ja mis mitte. Kui töötajaid mõni teave ei huvita, kaaluge, kas saate selle plaanist eemaldada või selle esitusviisi muuta.

Saate aru, kui tõhusalt te oma planeerimiskoosolekut läbi viisite, vaadates töötajate töö kvaliteeti ja müügi taset. Kui tootlikkus on tõusnud, siis planeerimiskoosolek korraldati õigesti.

Ekspertarvamus

Kuidas läbi viia mittestandardset hommikust planeerimiskoosolekut

Dmitri Grišin,

Moskvas asuva Mail.Ru Groupi direktorite nõukogu esimees ja üks asutajatest

Meie jaoks on ebatavalise formaadiga koosolekute pidamine tavaline asi. Igaüks neist võtab aega vähem kui pool tundi. Planeerimiskoosolekutel võivad osaleda kõik töötajad, mitte ainult planeerimiskoosoleku teemaga seotud töötajad. Räägime seistes, et eemalduda mõnevõrra tavapärasest tööformaadist töökohal.

Otsige üles nii palju kui võimalik loomingulisi ideid lahendada tekkinud probleeme, isegi neid, mis tunduvad täiesti ebareaalsed, on põhieesmärk, millega me selliseid planeerimiskoosolekuid pidama hakkasime. Ettepanekuid kritiseeritakse rangelt punktini, emotsioonideta, rääkides vaid teema tehnilisest küljest.

Kõik, mida meeskond pakub, sisestatakse spetsiaalsesse andmebaasi. Sellise formaadi ürituste läbiviimine tähendab töötajatele võimaluse andmist üksteist kuulda ja mitte jääda ebaolulise probleemi külge. Kõik tunnevad end seotuna ühise, ettevõtte jaoks olulise asjaga ning see, nagu miski muu, annab tõuke tööle.

Kuidas osakonnas planeerimiskoosolekut õigesti läbi viia

Igaüks meist mõistab, kui palju osakonnajuhatajad peavad ära tegema. Lisaks tavatööle võtavad nad ette probleemide lahendamise ja üldine korraldus kogu osakond. Ülemuse efektiivsus sõltub sellest, milliseid juhtimismeetodeid ja tööriistu ta kasutab. Kas sel juhul tasub aega kulutada ja koosolekuid pidada?

Kõik sõltub juhi lähenemisest koosolekute planeerimise küsimusele. Ühel juhul lähenevad ülemused planeerimiskoosolekutele väga formaalselt, isegi kui ettevõtte reeglid näevad ette, et sellised koosolekud tuleb läbi viia. Selline juht usub, et peamine on rohkem pingutust, vähem kohtumisi. Teised osakonnajuhatajad otsustavad koosolekuid korraldada omal algatusel, sest nad teavad, kui tõhus on selline tööriist meeskonna töö kvaliteedi tõstmisel.

Kui terve osakonna mentor usub, et koosolekuid tuleb pidada lihtsalt sellepärast, et "peavad", siis ei tohiks ta raisata aega koosolekute planeerimisele. Kõik üritused, mida korraldatakse ainult näitlemiseks, mõjutavad tööd ainult negatiivselt. Nimest endast lähtuvalt on planeerimiskoosolek kompetentne tegevuste planeerimine ettevõtte suurte eesmärkide saavutamiseks.

Demingi tsükli põhjal planeerimiskoosolek on perioodiline ülevaatus(Kontrolli) meeskonna tööd, et vajadusel liikumist muuta või ümber suunata (Akt).

Kui sageli osakonnas planeerimiskoosolekuid pidada? Igapäevased koosolekud osakonnas on vajalikud vaid uutele või kogenematutele töötajatele, kes ilma ei tule toime pidev jälgimine ja ülemuste nõuandeid. Ühtsema ja kogenuma meeskonna jaoks on vaja koosolekuid pidada kord nädalas, samal päeval, planeerimiskoosoleku ajal ja struktuurilt ligikaudu sama. See on vajalik distsipliini saavutamiseks.

Kõige sagedamini keeldub juht planeerimiskoosolekut pidamast, kuna peab seda ajaraiskamiseks. Suhtlemine meeskonnaga muutub lühikeseks monoloogiks ilma töötajate tagasisideta. Selle lähenemisviisiga kaob enamik funktsioone, välja arvatud ehk informatiivsed ja osaliselt distsiplinaarsed.

Iga juhi jaoks on grupiga suhtlemine palju keerulisem kui iga töötajaga eraldi suhtlemine. Terve meeskonna korraga juhtimine on kogenud ja hea ülemuse oskus. Selline juht teab, kuidas planeerimiskoosolekut korrektselt läbi viia: kiiresti ja asjalikult, saades samal ajal grupilt “tagasi”, arutades nendega mõnda teemat ja sellest lähtuvalt reguleerides osakonna tööd. Parim on hoida seda pooletunnise koosolekuni (+- 15 minutit). Inimene on füsioloogiliselt programmeeritud just sellisele ajale suurimaks tähelepanu koondamiseks.

Uue ürituse – planeerimiskoosoleku – tutvustamine võtab veidi aega. Sageli peate sellise tööriista tööle saamiseks pidama rohkem kui ühe koosoleku. Kui osakonnajuhataja hakkab meeskonna tagasisidet kuulama, saab ta palju vastu uut teavet, mida keegi varem polnud väljendanud. Nüüd aga tekkis võimalus – küsis juht ise! Tuleb kindlaks määrata töötajate individuaalsed rollid ja eesmärk kogu grupi töös, ületada vastuväited ja argumenteerida oma seisukoht parimal võimalikul viisil. Sageli ei vii juhid uue tööriista juurutamist lõpule ja olles ideaalsest tulemusest paari sammu kaugusel, pöörduvad tagasi vähema poole. tõhus juhtimine st pidada vestlusi iga töötajaga eraldi.

10 reeglit hommikuse koosoleku läbiviimiseks müügiosakonnas

Tihtipeale on müügijuhid head oma põhikohustuses inimestega vestelda ja tooteid müüa, kuid samas ei oska nad üldse plaanipäraselt tegutseda, tehtud tööd analüüsida ja järjepidevalt töötada. Kui juht on selleks kuuks saanud juba palju tellimusi, lõpetab ta sama aktiivse töö, teeb vähem külmkõnesid ega tegele passiivsete klientidega.

Olles sellist tendentsi märganud, saab juht juhti sellest planeerimiskoosolekul teavitada, öeldes, et tema töölt kõrvale hiilimist on märgatud ja seda jälgitakse. Muidugi otsivad juhid vabandust koosolekul mitte osalemiseks, väites, et nad on hõivatud. Koosolekut saab pidada haldusjuhtimise eesmärgil, mil juht saab tööd mõjutada ja seda parandada, kui märkab langust või hädaolukorda.

Planeerimiskoosoleku võimalikult tõhusaks läbiviimiseks peate nendest kinni pidama reeglid:

Reegel 1. Sagedus

Hommikused koosolekud tuleks pidada iga päev samal kellaajal, sõltumata teie tujust. Aja jooksul muutub planeerimiskoosolek harjumuseks ja annab juhtidele märguande tööle asumiseks. On olnud juhtumeid, kus koosoleku puudumine või selle kehv korraldus rikkus tavapärast juhtide päevarutiini ja võttis ära hea tuju ja soov töötada.

Hommikusel planeerimiskoosolekul peavad juhid täielikult mõistusele tulema, ärkama ja mõistma – on aeg tööle asuda!

Reegel 2. Distsipliin

Tõhusa planeerimiskoosoleku 3 võtit on täpse ülesehituse, konkreetsete eesmärkide ja sama aja koosolekute läbiviimine. Reegleid järgides mõjub planeerimiskoosolek juhtide tööle positiivselt, vastupidi, kahjustab tööd.

Koosolek peab toimuma samal ajal. Töötajad peavad jõudma kontorisse varakult ja mitte hiljaks jääma. Peate valmistuma tööks enne koosolekut ja selle ajal, et saaksite kohe pärast koosoleku lõppu tööd alustada. Iga juht peaks planeerimiskoosolekuks eelnevalt valmistuma, seadma päeva eesmärgid ja arvutama kõik näitajad, et mitte võtta koosoleku ajal kogu meeskonnalt aega ja mitte lasta end segada.

Kui otsustate pidada mängupõhise koosoleku, varuge selleks umbes 45 minutit. Seda on rohkem kui tavalise koosoleku jaoks, kuid see on väga tõhus meeskonna töö ja ettevõtte finantstulemuste seisukohalt.

Reegel 3. Energia

Hommikune koosolek loob töötajate meeleolu terveks päevaks.

Kui korraldate igava ja ebahuvitava planeerimiskoosoleku, siis sellel päeval tööl pole positiivset mõju. Esitage teavet selgelt ja huvitavalt, ärge lubage meeskonnal teemast kõrvale kalduda ega küsida asju, mis pole asjakohased üldine töö meeskonnad.

Planeerimiskoosolekul tuleks rääkida ainult sellest, mis kehtib kõigi töötajate kohta. Selline üritus on kollektiivne töö ja mitte ainult aega väljas istuda.

Reegel 4. Koolitage oma juhte pidevalt

Iga kord tööpäeva lõpus uuri juhtidelt, kuidas töö sujus – millised raskused tekkisid, millistest klientide vastuväidetest ei saanud üle. Tehke teabest kokkuvõte, et saaksite kulutada osa hommikusest planeerimiskoosolekust meeskonnaga olukorra lahendamiseks.

Esmalt las juht ise kirjeldab tekkinud probleemi. Pärast seda vaadake lühidalt läbi selle teema teooria, näiteks argumentatsiooniosa. Pärast seda ajurünnak mängu ajal: kliendi rolli võtab keerukusega silmitsi seisev juht ja ülejäänud tema alluvad pakuvad võimalusi probleemi lahendamiseks.

Arutelu tuleb läbi viia nii, et iga töötaja osaleks lahenduse leidmisel. Te ei pea endale iga kord selgitama, kuidas raskustega toime tulla; lase meeskonnal endal leida väljapääs üksteisega suhtlemise kaudu.

Selline lähenemine igapäevase koolitusega võimaldab juhtidel end pidevalt täiustada ja mitte karta probleemiga silmitsi seista.

Reegel 5. Jälgi pidevalt plaanitut

Reegel on nimest väga selge. Kui lõpetate juhtide töö jälgimise, ei näe te tõhusat tööd.

Reegel 6. Meeskonna motivatsioon

Planeerimiskoosoleku läbiviimisel teatage mitte ainult eelmise päeva üldtulemustest, vaid tõstke esile ka parimate ja halvemate tulemustega juhte. See ei mõjuta negatiivselt töötajate tööd, vaid annab ainult tõuke sama hästi tööd teha või parandada, kui eile midagi valesti läks.

Oluline on märkida mitte ainult kvantitatiivseid näitajaid, vaid ka töö kvaliteeti. Kiida juhte, kes suhtlesid kliendiga teistest paremini. Saate ise kuulata töötajate vestlusi või pöörduda aruande saamiseks kvaliteedikontrolli osakonna poole.

Reegel 7. Konkreetsus plaanides

Oma päeva planeerides hommikusel koosolekul peab juht otsustama, milliseid müüke ta teeb, kellega kohtub ja millise tasu saab. Tuleb harjuda üritust läbi viima nii, et juhid esitaksid need andmed alati konkreetsete numbrite ja organisatsioonide nimede kaupa. Nimetage juhil selgelt ettevõtted, kuhu ta helistab ja kuhu ta pöördub, isegi kui tal pole tänaseks plaanis konkreetseid klientide vastuseid.

Lisaks peaks päevaplaan kuuluma igakuise eesmärgi hulka. Teisisõnu, kui kuu müügiplaan on 500 000 rubla, siis müüja ei saa plaanida saada 15 000 päevas, kuna selline tempo ei too kaasa pikaajalise ülesande täitmist.

Kindlasti tuleb võidelda oma töötajate vastuväidetega, kes ei taha ebausule või lihtsale rahulolematusele viidates endale kõrget latti seada. Koolitage töötajaid seadma ambitsioonikaid eesmärke.

Ärge unustage, et plaan peab olema reaalne ja teostatav, mitte lihtsalt öeldud. Juht peab mõistma, et päevaks seatud ülesanne on tõeline, ja püüdma seda ellu viia.

Reegel 8. Kontrollige kogu meeskonna valmisolekut

Enne alluvate kohalesaatmist kontrollige nende valmisolekut. See on umbes nii väliste ressursside (esitlusmaterjalid, visiitkaardid, telefoniandmebaasid jne) kui ka sisemiste, “inimlike” kohta - kas kõigil on õige tuju või on vaja kellegi kallal eraldi tööd teha, et motiveerida neid produktiivseid tegevusi tegema. .

9. reegel. Võimas kutse tegevusse planeerimiskoosoleku lõpus

Planeerimiskoosoleku lõpetuseks pakkuge välja särav motiveeriv fraas, mis on töö alustamise signaaliks - näiteks "Astu tööle!", "Edasi!" ja muud taolist.

See fraas toimib ankruna, mis annab meeskonnale veelgi energiat.

Reegel 10. Visualiseerimine

Planeerija tõhusamaks läbiviimiseks on hädavajalik luua tahvel, millele kinnitatakse koosoleku tulemused ja hinnang, et töötajad näeksid üldised saavutused, nende näitaja ja kui lähedal nad kuuplaani täitmisele on.

Kuidas korraldada planeerimiskoosolekut igal nädalal

Kui soovite oma planeerimiskoosolekut tõhusalt läbi viia, peate kaaluma kaks tingimust. Esiteks pole kohtumiseks määratud aeg pikk, umbes pool tundi. Teine on märkmed planeerimiskoosoleku ajal. Eesmärgid, mida juhid välja ütlevad, tuleb kirja panna.

Iganädalane planeerimiskoosolek koosneb neljast etapist:

1. etapp. Ettevõtte eesmärkide väljakuulutamine

Parim viis iganädalase koosoleku läbiviimiseks on alustada ettevõtte peamise või pikaajalise eesmärgi kordamisega. Näiteks "Suure turuga edukas ettevõte." Pärast seda nimetage ülesanne lühemaks perioodiks – näiteks "Suurendage organisatsiooni selle aasta sissetulekut 3 korda".

2. etapp. Osakonnajuhatajad räägivad ükshaaval, mida nad tegid eelmisel nädalal eesmärgi saavutamiseks

Juhtidelt konkreetse info saamiseks tehtud tööde kohta on vaja läbi viia planeerimiskoosolek. Te ei tohiks lubada üldisi fraase ega väheinformatiivset kõnet, näiteks "Me suutsime osakonna efektiivsust 10% suurendada." Sellisel juhul tasub õigesti küsida, milliseid meetmeid võeti.

Kui osakonnajuhataja jätkab üldteabe jagamist, peaks koosoleku juhataja teda katkestama ja otse küsima, kas koosolekul on arutamist väärivat infot. Kui ei, peate koosolekut edasi pidama, andes sõna teisele osakonnale.

Kui korraldate selle formaadi koosolekuid, näete selgelt ettevõtte iga osakonna töö tulemusi. Lisaks saab nii selgeks, kes juhtidest pingutab organisatsiooni hüvanguks, kes vaid teeskleb.

3. etapp. Järgmiseks nädalaks seatakse eesmärk kogu ettevõttele ja juhendajalesaavutabosalejate nõusolekut selleks

Andke igale juhile võimalus rääkida, mida tema osakond sel nädalal tegema hakkab, kuidas plaani ellu viia. Kirjutage oma planeeritud ülesanded päevikusse.

Lisaks saavad osakonnajuhatajad võimaluse omavahel suhelda: paluda mõnel teisel osakonnal midagi ette võtta, kui on vaja ühiseid jõupingutusi. Pärast arutelu tuleks sellised eesmärgid ka päevikusse kirja panna.

4. samm: koosoleku juht küsib, kas nad on valmis sel nädalal oma eesmärki tõeliselt saavutama, ja teatab algusest.

Selline planeerimiskoosoleku vorm aitab saavutada kõige positiivsemaid tulemusi. Osakonnajuhatajad hakkavad pingutama ja saavutavad oma osakonnas kõrgeid tulemusi või vabastavad ametikohad väärtuslikuma personali jaoks. Just selliste kohtumiste abil saate aru, kes teie kolleegidest pingutab ja kes ainult välimusega.

Ekspertarvamus

Parim võimalus iganädalaste planeerimiskoosolekute läbiviimiseks on mitmetasandiline

Vladimir Kiselev,

Peadirektor, JSC "SHERP Company" partner Moskvas

Iganädalased planeerimiskoosolekud on iga ettevõtte jaoks kohustuslikud üritused, kus vaadatakse üle ja arutatakse läbi töötulemused ning seatakse eesmärgid järgmisel nädalal. Parim on korraldada koosolekuid igal tasandil. Esiteks osakonnajuhatajad ja Peadirektor ja pärast seda peetakse igas osakonnas planeerimiskoosolekuid oma vahetu ülemusega. Sekundaarsetel koosolekutel saavad juhid välja kuulutada ka kogu ettevõtte ja iga töötaja kohta käivat infot.

Tähtis on planeerimiskoosoleku läbiviimine mitte ainult püstitatud teema ranges raamides, vaid ka töötajatele võimalus huvipakkuvat infot teada saada ja tööküsimusi arutada. Selliste kohtumiste roll on väga suur: nii saab meeskond teada uutest eesmärkidest, plaani muudatustest või muudest uudistest. Tegevjuht peaks kord kuus või kvartalis pidama kohtumisi töötajatega, kes ei osale iganädalastel planeerimiskoosolekutel.

Kuidas korraldada planeerimiskoosolekuid, kasutades loomingulist lähenemist

1. Valige ebatavaline koht

Koosolekuid saab pidada mitte ainult kontoris. Otsi ilus koht oma linnas, muldkehas, jalakäijate tänaval või kohvikus. Peaasi, et saaksite kiiresti tööle ja tööle.

Koht, mis kolleegidele meeldib: kohvik, muldkeha, pargiala. Ainus hoiatus on see, et koht peaks asuma kontori lähedal, et kõik saaksid kiiresti kohale jõuda.

2. Leppige kokku ebastandardne aeg

Proovige koosolekuid pidada mitte hommikul, vaid näiteks lõuna ajal (ära jäta meeskonda toiduta) või 30 minutit enne tööpäeva lõppu (see kiirendab töötempot!).

3. Kasutatud materjalid

Andke kõigile osalejatele mitte kirjatarbed, vaid paberikomplekt ja pastakas 2-3 inimesele. Nii otsustavad nad ise, kes mida kirjutab.

4. Võtke enne koosoleku algust kõigilt telefonid ära.

Hea lahendus on viia koosolek läbi ilma segajateta. Alguses tekitab see mõningast piinlikkust ja segadust, kuid seejärel suurendab oluliselt osalejate keskendumist ja kaasatust probleemide lahendamisele.

5. Muutke sündmuse vormingut

Tavarütmi mitmekesistamiseks, kui kõik on harjunud koosolekuruumis istuma, saad läbi viia planeerimiskoosoleku telefoni või Skype’i teel.

Ekspertarvamus

Kas planeerimiskoosolek sigarite, vesipiibu ja viskiga võib olla tõhus?

Nikolai Novoselov,

Moskva firma ArtNauka direktor

Põhineb isiklik kogemus, võin öelda, et planeerimiskoosolekute arvu suurenemine mõjutab negatiivselt ettevõtte tootlikkust. Proovisime pidada "kontorivaikset päeva" ja olime veendunud, et selline lähenemine annab paremaid tulemusi kui planeerimiskoosolek ise. Kahjuks see meetod meile täielikult ei sobi, me ei saa iga nädal päevagi ilma koosolekuteta, kuna töötame ürituse piirkonnas.

Töötajatel meeldiks koosolekute planeerimisel osaleda rohkem, kui nad korraldaksid koosolekuid sigari ja viskit juues. Sellises peaaegu mitteametlikus õhkkonnas saavad kolleegid palju rohkem rääkida ja oma arvamust ausalt väljendada. Ma ei kartnud, et meeskonnas tekib tuttavlikkus, kui selliseid planeerimiskoosolekuid pidada. Töötajatevahelised suhted ei ole muutunud, inimesed lihtsalt hakkasid end vabamalt tundma, olukorra kohta arvamust avaldama ja praktilisi nõuandeid andma.

Kuidas edukate ettevõtete kogemusi kasutades läbi viia planeerimiskoosolekuid

Kohtumiste asjatundlik läbiviimine meeskonnaga ei tähenda alati tavapärase formaadi planeerimiskoosolekute korraldamist, kui kõik kogunevad ja istuvad toolidele. IN kaasaegsed ettevõtted, milles nad kiiresti juurduvad mittestandardsed meetodid, püüavad nad järjest enam koosolekuid pidada seistes. Koosolekud “jalgadel” aitavad vabaneda tühjadest, venivatest vestlustest ja kuulda vaid kõige olulisemat infot.

Tarkvaraarendusettevõte Atomic Object on juba pikka aega otsustanud koosolekuid jalule seada. Tänu sellele loomingulisele formaadile saavutab juhtkond maksimaalsed tulemused: tarbetute arutluste puudumine, selgelt püstitatud küsimused ja õiged vastused. Praktika näitab, et püstiseisvad koosolekud ei võta rohkem kui 7 minutit – meeskond planeerib päeva, kuulab juhiseid ja asub kohe tööle. Kui korraldate seda tüüpi planeerimiskoosolekuid, ei ole töötajatel võimalust lõõgastuda ning nad peavad aktiivsemalt tegutsema ja rääkima.

Wall Street Journal teatab, et isegi I maailmasõja ajal oli tavaks pidada lühikesi planeerimiskoosolekuid, kuna aeglus oli lubamatu. Hiljem liikus ärisse sarnane formaat, mille puhul tekkis vajadus kiirendada suhtlemist ja infovahetust.

Uue koosolekuformaadi eelised on teaduslikult tõestatud. Teadlane Alain Bluedorn Missouri ülikoolist leidis, et koosoleku pidamine seistes tähendab töötajatelt vähem aega, kuid tavaliste koosolekutega võrreldes saavutatakse kui mitte paremad, siis absoluutselt sarnased tulemused.

Uuringu tulemuste järgi VersionOne 2011. aastal läbi viidud 6000-st küsitletud töötajast umbes 80% kinnitasid, et nende ettevõtetel on tavaks pidada iga päev lühikesi planeerimiskoosolekuid.

Lisaks koosolekute "jalgadele" planeerimisele on lääne ettevõtted tõhusamaks tööks välja pakkunud ka muid uuendusi.

Näiteks ettevõttes Facebook otsustas korraldada lühikesed planeerimiskoosolekud 15 minutit enne vaheaega, määrates sellega esialgu koosoleku kestuse. Töötajad väidavad, et see meetod annab häid tulemusi: inimesed räägivad lühidalt ja ainult sellel teemal.

Kui ettevõttes on vaja võidelda distsipliiniga, vähendada hilinemiste arvu, on vaja korraldada lühikesi koosolekuid. Hilinejaid on parem arutelule mitte kutsuda, kuna osa teabe teadmata segavad nad koosolekut ja viivitavad aega, esitades tarbetuid küsimusi.

Seltskonnas AdobeSüsteemid Otsustasime korraldada planeerimiskoosolekud ja samal ajal tegeleda viivitustega. Nad nägid ette isegi trahvid neile, kes saabuvad valel ajal. Hilinejate süül kaotatud aeg võrdsustati ajaga, mis oleks võinud kulutada programmide väljatöötamisele. Seega on trahv iga viivituse eest 1 dollar.

Ettevõte Teraskorpus leiutatud oma eripära– koosoleku alguse signaaliks on Elvis Presley kompositsioon “A Little Less Conversation” või “Less Chat”.

Kui organisatsiooni töötajatel pole aega pidada mitte ainult tavalist, vaid ka lühikest koosolekut, saate koosoleku pidada suhtlusvahendite abil. Sellistel juhtudel saate valida, kas suhelda vestluse või teel meili ettevõtet, et edastada kolleegidele põhiline vajalik teave. Samas on koosolekute “jalgadel” pidamine siiski tõhusam kui ükski teine ​​planeerimiskoosolek.

Teave ekspertide kohta

Hasmik Gevorgyan, Moskva kaupluseketi Provokatsiya peadirektor ja kaasomanik. Provocation-Production OÜ. Tegevusala: provokatiivse trükiga rõivaste ja aksessuaaride tootmine ja müük. Territoorium: peakontor – Moskvas; tootmine - Tveris; jaemüügipunktid ja kauplused - enam kui 100 linnas Venemaal, Valgevenes, Ukrainas ja Kasahstanis. Töötajate arv: 55 (emaettevõttes).

Dmitri Grišin, Moskva Mail.Ru Groupi direktorite nõukogu esimees ja kaasasutaja. Dmitri Grišin on juhatanud direktorite nõukogu alates 2012. aasta märtsist. 2005. aastal sai temast üks Mail.Ru Groupi kaasasutajatest, kus 2010. aasta novembrist kuni 2016. aasta oktoobrini töötas ta ettevõtte (Venemaa) tegevjuhina. Dmitri töötab Mail.Ru-s alates 2000. aastast; aastal 2001 nimetati ta ametisse tehniline direktor 2003–2010 töötas ta tegevjuhina. Lõpetanud Moskva Riikliku Tehnikaülikooli robootika ja integreeritud automatiseerimise teaduskonna. N. E. Bauman. 2012. aastal asutas ta riskikapitalifirma GrishinRobotics, et investeerida tarbijarobootikasse üle kogu maailma.

Vladimir Kiselev, peadirektor, JSC "SHERP Company" partner, Moskva. Vladimir Kiselev – konsultatsioonifirma SHERP Company peadirektor ja vanempartner alates 2000. aastast. Personalijuhtimise valdkonnas on ta töötanud 1996. aastast ning alates 1998. aastast on ta juhtinud suure mitmekesise majandi personalijuhtimise talitust. CJSC "SHERP Company" on eksisteerinud aastast 2000, tegeledes ülitõhusate juhtimismeeskondade moodustamise ja klientide ettevõtete arendamisega, kasutades uuenduslikku patenteeritud tehnoloogiat.

Nikolai Novoselov, Moskva ettevõtte ArtNauka direktor. IP Novoselova T.A. (ArtNauka). Tegevusala: etenduste pidamine, meeskonna loomine ja esitlused teaduslike katsete põhjal. Territoorium: peakontor Moskvas, kaheksa esindust Venemaal. Töötajate arv: 10. Näituste arv aastas: 340.

Korraldage ja viige planeerimiskoosolek võimalikult tõhusalt läbi.

Leidke arutluseks püstitatud probleemile lahendus või määrake suund olukorra arenguks konstruktiivses suunas.

Huvitav on korraldada planeerimiskoosolek, et osalejatel ei jääks aega haigutamiseks ega tunneks, et nad on aega raisanud.

Tegevuskava

1. Tutvu kavandatava planeerimiskoosoleku korraldamise meetodiga.

2. Valmista end ette, valmista ette vajalikke materjale ja kutsuda osalejaid.

3. Korraldage planeerimiskoosolek.

4. Tehke kokkuvõte planeerimiskoosoleku tulemustest ja tutvustage nendega kõiki osalejaid.

Kuidas korraldada planeerimiskoosolekut

Esiteks, planeerimiskoosoleku läbiviimiseks on vaja planeerimiskoosoleku küsimust või teemat. Millist tööprobleemi soovite lahendada? Milline positiivne mõju organisatsiooni tööle on planeerimiskoosolekul. Viige oma planeerimiskoosolekul osalejad selle probleemiga eelnevalt kurssi. Nii hoiad planeerimiskoosolekul aega kokku ja arutelus osalejad võivad tulla juba varakult huvitavaid ideid seoses teie küsimusega.

Teiseks– need on inimesed, kes osalevad planeerimiskoosolekul. Millise profiiliga spetsialiste ja millise tasemega juhte või millise liini töötajaid on vaja, et püstitatud küsimusele vastus leida?

Kolmandaks– planeerimiskoosoleku toimumise koht. On oluline, et see nii oleks eraldi tuba või isegi spetsiaalsed koosolekuruumid. Seal, kus kõigile jätkub ruumi, ei saa kõrvalised isikud (planeerimiskoosolekul mitteosalevad töötajad) teid häirida ja telefonid ei helise.

Neljandaks– planeerimiskoosoleku toimumise aeg. Soovitav on, et see oleks mugav kõigile osalejatele või püsiv. Näiteks igapäevased planeerimiskoosolekud toimuvad iga päev täpselt kell 8:30. Igal juhul peate planeerimiskoosoleku aja valimisel keskenduma selle kõige olulisematele osalejatele. Ja määrake see ette mitmeks tunniks või õigemini päevaks.

Viiendaks– planeerimiskoosoleku reglement. Oluline on mitte ainult planeerimiskoosoleku õigeaegne alustamine, vaid ka õigeaegne lõpetamine. Määrake eelnevalt küsimuste arutamise järjekord ja igale osalejale eraldatav aeg. Piirake seda, see muudab aruanded kokkuvõtlikuks ja võimalikult informatiivseks. Näiteks üks kõne ei ületa 10 minutit.

Kuues- improviseeritud materjalid. Minimaalne nõutav Need on pastakad ja paber kõigile osalejatele. Hoolitse selle eest ise, et ei peaks raiskama aruteluaega otsides, millega ja mis formaadis kirjutada. Samuti võib vaja minna: pabertahvel, projektor, ekraan, sülearvuti, printer. Kõik seadmed tuleb eelnevalt ette valmistada ja testida.

Seitsmes– planeerimiskoosoleku juht või sekretär, kes fikseerib teie küsimuse arutelu protsessi ja tulemused.

Planeerimiskoosolekute vormid

1. Kokkuvõtete tegemine, info planeerimise koosolek.

Selliseid planeerimiskoosolekuid saab korraldada iga nädal nädala alguses teie organisatsiooni kõikide osakondade juhtidele.

Miks on selliseid planeerimiskoosolekuid vaja?

2. Planeerimiskoosolek - jooksvate ülesannete jaotamine.

Tavaliselt toimub iga tööpäeva alguses. Formaat on ilmne – juht annab oma alluvatele päevaülesanded. Samuti pole vaja aega venitada - kõik said ülesande kätte ja läksid seda täitma.

3. Planeeritav koosolek tõstatatud probleemi arutamiseks.

Sõnastad eelnevalt oma küsimuse, mis on sinu jaoks sõnastatud elu ise ja hetkeolukord teie turul.Öelge planeerimiskoosoleku eesmärk ja saatke see teave osalejatele. Paluge neil (vajadusel) selles küsimuses valmistuda. Tehke eelnevalt kindlaks planeerimiskoosoleku reeglid ja sekretär. Planeerimiskoosoleku tulemused saadetakse kõigile osalejatele. Sellise planeerimiskoosoleku aeg ei ületa kahte tundi. Kuid on olukordi, kus on vaja rohkem aega. Sel juhul planeerige organiseeritud 15-20-minutilised pausid tee ja lihtsalt lõõgastumise jaoks. (Valmista ka tee ja maiustused ette!)

4. Loomingulise planeerimise koosolek.

Soovid treeneritööks
1) Loovusressursi arendamine kasvuks (eneseareng, professionaalne kasv, ettevõtluse arendamine)
2) Sisekonfliktide lahendamine, kriiside ületamine loovuse ressurssi kasutades

2016. aasta on ettevõtete tugevuse proovile panemise aeg ja sellega seoses on praegu rohkem kui kunagi varem vaja oma müügimeeskonnal iga päev kätt pulsil hoida. Toon teie tähelepanu mõned põhitõed, mida järgides muutub teie müügiosakond keskendunumaks ja tõhusamaks.

Heas mõttes peaks ettevõttes toimuma 2 kohtumist juhi ja juhtide vahel: esimene on üldkoosolek, hommikune planeerimiskoosolek, teine ​​on individuaalne õhtune koosolek, mille käigus juht süveneb hoolikalt töö tulemustesse. oma rahva tegevust, analüüse rasked olukorrad, annab individuaalse motivatsiooni. Aga täna räägime konkreetselt üldhommikusest planeerimiskoosolekust, mis on müügiosakonna juhtimisel ja oma töötajate heas vormis hoidmisel asendamatu abivahend.

Hommikuse koosoleku eesmärgid:

1. Eilse päeva kokkuvõtteid

2. Tööpäeva planeerimine

3. Kuuplaanide täitmise reaalsuse jälgimine ja plaani “B” väljatöötamine

4. Juhtide koolitus edasi konkreetsed näited kasutades ärimängu

5. Juhtide energiataseme ja nende lisalaengu kontrollimine, motivatsioon

See tähendab, et müügiosakonna juhi jaoks on planeerimiskoosolek tema töö kvaliteedi lakmuspaber, mis aitab tal õigeaegselt reageerida olukordadele, mis tavaliselt põhjustavad plaanide täitmata jätmist, vigu klientidega suhtlemisel. või juhtide vallandamine.

Niisiis, 10 reeglit tõhusa hommikuse ROP-i planeerimise koosoleku jaoks:

1. Perioodilisus.

Hommikused planeerimiskoosolekud tuleks läbi viia mitte ainult aeg-ajalt, mitte siis, kui teil on hea või halb tuju, vaid iga päev, samal ajal. Hea planeerimiskoosolek on rituaal tööle asumisel, juhtide tegevuse alustamiseks. Olen oma praktikas kohanud palju näiteid, kus halvasti läbi viidud või üldse mitte läbi viidud planeerimiskoosolek rikkus kogu juhi päeva ülesehituse, rikkus tuju ja tappis tööiha.

Hommikusel planeerimiskoosolekul peavad juhid lõpuks ärkama ja tabama peamist mõtet: alustame!

2. Distsipliin

Tõhusal koosolekul on selge struktuur, eesmärgid ja ajastus (ehk koosolekuks ette nähtud aeg). Igasugune kõrvalekaldumine struktuurist demotiveerib juhte, kuid järgimine üldreeglid– distsiplineerib ja struktureerib mõtteid.

Planeerimiskoosolek peaks alati algama ja lõppema õigel ajal. 15 minutit enne planeerimiskoosoleku algust peavad kõik kontoris kohal olema. Kõik teeõhtud on enne planeerimiskoosolekut. Pärast seda on see lihtsalt töö.

Juhid peavad olema planeerimiskoosolekuks valmis, teadma kõiki oma hetkenäitajaid ja päevaplaane ning mitte lugema numbreid kalkulaatoril, võttes kogu meeskonnalt aega ära või lasta end arvutustest segamini selle asemel, et kuulata infot, mida ROP soovib kõigile edasi anda.

Kvaliteetseks planeerimiskohtumiseks ärimänguga piisab tavaliselt 45 minutist. Kuid uskuge mind, need 45 minutit võivad tulevikus palju aega säästa ja tuua palju suuremaid finantstulemusi.

3. Energia

Hommikune planeerimiskoosolek on töötajate silmadele kergem.

Kui planeerimiskoosolek on igav, jäävad juhid veelgi rohkem magama ja te ei saa soovitud efekti. Ärge levitage teavet, pidage silmas eesmärki ja ülesehitust, ärge laske töötajatel teemalt teemale rännata ega esitage küsimusi, mis puudutavad ainult ühte asja.

Oluline on meeles pidada, et koosolekute planeerimine on meeskonnatöö, mitte hommikused koosviibimised. Hoia kõigi tähelepanu. Öelge ainult seda, mis puudutab kõiki.

4. Koolitage oma juhte pidevalt!

Iga päev saate õhtustel koosolekutel juhtidelt teada, kuidas nende päev möödus, millised õnnestumised neil olid, millised raskused tekkisid, milliste klientide vastuväidetega nad hakkama ei saanud. Hommikune planeerimiskoosolek võimaldab tuua üldisesse arutelusse kõige pakilisemad probleemid.

Selleks peate juhil lühidalt kirjeldama probleemi, millega ta eile hakkama ei saanud, seejärel korrake kiiresti üle teoreetiline osa (näiteks plokk "Argumenteerimine arvutusmeetodi järgi") ja pärast seda korraldate ärimängu. , kus kliendi rolli täidab juht, kes ei tule olukorraga toime. Järgmiseks mõtleb kogu meeskond lühikese ajurünnaku abil välja variandid olukorra lahendamiseks.

Eriti oluline on, et kõik meeskonnas osaleksid aktiivselt lahenduste leidmisel. Ärge andke valmis vastuseid; kõige tõhusam koolitus pole juhi teooria, vaid ideede leidmine suhtlemise kaudu.

Igapäevane koolitus, lisakoolitus ja juhtide oskuste toetamine võimaldavad teie juhtidel pidevalt areneda, parandada oma müügioskusi ja mitte karta raskusi "valdkonnas".

5. Jälgige pidevalt, mida plaanitakse

Ilma kontrollita planeerimine on raha äravooluks (c) Vana-Hiina tarkus

Arvan, et siin pole vaja eraldi seletada. Kui te ei kontrolli seda üks kord, siis kaks korda, kolmandaks korraks juhid kas lõpetavad millegi tegemise või hakkavad valetama.

6. Meeskonna motivatsioon

Oluline on mitte ainult eilsete tulemuste väljaselgitamine kogu meeskonna ja iga üksikisiku jaoks, vaid ka eelmise päeva parimate ja halvimate tulemuste väljaselgitamine ning ärge kartke kedagi sellega demotiveerida - liiga lühike aeg. perioode kasutatakse ja juhtidel on võimalus end iga päev parandada.

Kasutage indikaatoritena mitte ainult rahalisi (kui palju müüki tehti, kui palju raha sisse toodi) või aktiivsusnäitajaid (kõnede, kohtumiste ja koosolekute arv), vaid ka kvalitatiivseid näitajaid (juhi ja klientide vahelise suhtluse kvaliteet). Saate kas ise kuulata juhtide kõnesid või kasutada kvaliteedikontrolli osakonna aruandeid.

7. Konkreetsus plaanides

Juht ei peaks rääkima ainult sellest, kui palju müüke ta täna sulgeb, kui palju makseid kogub ja mitu koosolekut teeb. Ta peab oma plaane varustama konkreetsete ettevõtete nimedega. Isegi kui tal pole täna plaanis klientidelt vastuseid, peab juht ütlema, kust ta tänase päeva plaani saab, kellele helistab, kelle juurde läheb, kuid ettevõtted tuleb nimetada, selgete numbritega rahas ja koguses .

Samuti on väga oluline meeles pidada, et juhi päevaplaan peab vastama igakuiste eesmärkide saavutamisele. Kui teie juhil on igakuine makseplaan 1 000 000 rubla, siis ei saa ta planeerida iga päev 20 000 rubla kogumist, kuna ta lihtsalt ei täida plaani selle kursiga.

Sea oma juhtidele ambitsioonikad plaanid. Kui juhil on piinlik ambitsioonikat plaani välja öelda või ta viitab oma ebausule (“Ma ei ütle seda, et mitte segada”, “Ma ütlen nüüd rohkem ja sa sööd mu ajud õhtul ära ”) - seda tuleb ravida ja mida varem, seda parem. Koolitage juhte kõrged plaanid, kasvatada oma sisemisi "piire".

Samuti peab juht uskuma oma numbritesse, mitte rääkima “silmast”, sest peab, vaid selgelt aru saama, et tema öeldu on tõesti teostatav ja ta oskab seda mõjutada.

8. Kontrollige kogu meeskonna valmisolekut

Enne müügiinimeste uuel päeval vabastamist kontrollige, kas neil on olemas kõik ressursid - nii välised (esitlusmaterjalide, visiitkaartide, andmebaaside kättesaadavus jne) kui ka sisemised -, kas kõigil silmad säravad või on vaja võtke kellegagi ühendust, siis jääge ja arutage raskusi edasi, andke täiendavat individuaalset motivatsiooni.

9. VõimasCTA koosoleku lõpus

Mõelge välja mõni motiveeriv fraas, mis on töö alustamisel ankruks ja annab teie juhtidele täiendavat energiat. Fraas võib olla ükskõik milline: "Meeskond, minge!", "Teeme ära!" või "See on kõik, lähme!"

See on nn ankur, mis annab märku, et kõik, hommik on läbi, aeg on joosta ja võita!

10. Visualiseerimine

Kindlasti pane tabloole planeerimiskoosoleku tulemused, et juhid näeksid pidevalt nii oma tulemusi kui ka meeskonna üldtulemust ning plaani täitmise protsenti. Selline tahvel võib välja näha selline:

Ja boonusena näide kontrollnimekirjast hommikuse planeerimiskoosoleku kvaliteedi hindamiseks: