Има специални изисквания за дизайна на изходящата поща. Това се дължи на факта, че е с информационна и справочна цел. При изготвянето на служебно писмо си струва да се вземат предвид изискванията на GOST R 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документооборот ”и прилагайте формите на организацията. За подробности трябва да се съсредоточите върху GOST R 6.30-2003 (от 01.07.2018 ще трябва да се фокусирате върху GOST R 7.0.97-2016). Това ще ви позволи да поддържате ясна структура на документа и да поддържате необходимия стил на бизнес комуникация, както и правилно да подреждате детайлите бизнес писмо.

Важно е да се отбележи, че GOST R 6.30-2003 (както и GOST R 7.0.97-2016) е консултативен и организациите могат да разработят свои собствени бланки за бизнес кореспонденция. Спазването на посочения GOST е задължително само за федералните органи на изпълнителната власт.

Заглавката на документа може да бъде разположена както надлъжно, така и да има ъглова подредба (тук обикновено се намират подробностите за формуляра за писма, телефоните и адресите на организациите). Примерно писмо с ъглова подредба requisites е най-често срещаният вариант в съвременната офис работа.

Примерна бланка с ъглови детайли

В горната част на документа са посочени:

• датата;
• номер;
• препратка към регистрационния номер и датата на документа (ако кореспонденцията е отговор);
• заглавие към текста, изложено с една фраза.

Заглавката на служебното писмо се намира под регистрационния номер. Той съдържа призив към адресата. ПЪЛНО ИМЕ. а пощата на адресата трябва да се намира в горния десен ъгъл на документа. Адресът до получателя е изписан в центъра.

От кого и на кого

Данните за фирмата на подателя най-често се посочват в бланката на компанията. Също така е необходимо правилно да се посочи получателят на кореспонденцията, с други думи, данните на адресата:

• име на фирмата;
• името на структурната единица, където се изпраща изходящата кореспонденция;
• позиция на получателя;
• фамилия и инициали на получателя;
• пощенския адрес на организацията.

Примерно писмо на фирмена бланка

Важно е да се отбележи, че ако писмо със същото съдържание трябва да бъде изпратено до няколко получатели, тогава на първо място е необходимо да се посочи адресът на основния получател и едва след това останалите.

Например:

ООД "Елки-Палки"

Правен отдел

Москва, ул. Зеленая, 5

КОПИЕ

до главен изпълнителен директор

LLC "Зелени клонове"

Симаков В.А.

Санкт Петербург,

Улица Фрунзе, 3

Дата и номер

След като изходящият документ е подписан, той е датиран. Датата може да бъде във формат 17.05.2018 г. или 17 май 2019 г. В случая, когато датата е посочена в документа няколко пъти, се препоръчва да се поддържа единен стил на писане.

Присвояването на регистрационен номер става в съответствие със системата за регистриране на изходяща документация, която се приема в организацията, и то само след подписване на документа. Регистрационният номер се състои от поредния номер на документа, който може да бъде допълнен от индекса на делото или буквите.

Важно е да се отбележи, че регистрирането на изходящ документ улеснява обработката на пощата както за вас, така и за получателя.

При отговор на получената официална кореспонденция е необходимо да се издаде необходимата „връзка към регистрационния номер и датата на заявката“. В този случай в писмото за отговор се посочват датата и номерът на получената вещ. Това ще осигури по-бърза обработка на кореспонденцията в приемащата компания.

Кой подписва

Официалната кореспонденция се подписва главно от ръководители, а ако той отсъства на работното място, от негови заместници или други длъжностни лица, които действат като управител по време на неговото отсъствие.

Важно е да се отбележи, че съвременната бизнес кореспонденция се изпраща не само по пощата, но и чрез телеграф, факс и електронна поща.

Трябва ли да посоча художника

Въпреки факта, че всяко бизнес съобщение се подписва от ръководителя на компанията или от негови упълномощени длъжностни лица, самата кореспонденция се извършва от обикновен обикновен служител, тоест изпълнителят. Името му и данните за контакт посочваме в тази част.

Информацията за художника винаги се намира в самото дъно, в последните редове. Изписва се пълното име, бащиното име и фамилията на служителя, на нов ред телефонният му номер за връзка и дори по-долу - имейл адресът. Оставете шрифта същия.

Е печатът

Печати обикновено не се поставят на писма, но ако изходящата кореспонденция е от официален характер, издава се на бланката на организацията и има за цел да влезе в правни (правни) отношения с някой или друга организация и да отговаря за всички длъжности посочено в писмото, ръководството може да пожелае да добави допълнителни подпори под формата на печат.

Служебните писма се съставят при комуникация с партньори по почти всяка причина. Готови примери и правила за изготвяне на такива документи можете да намерите в статията.

Бизнес писмо може да се определи като документ, който се изпраща от името на цялата компания до друга компания, индивидуален предприемач или физическо лице (например инвеститор). Всъщност всяка фирмена кореспонденция е делови писма. Целта им е много различна:

1. относно сътрудничеството.
2. сътрудничество, преговори.
3. Напомняне за необходимостта от изпълнение на задълженията по договора.
4. Обяснение на тяхната позиция, отговор на предварително изпратено писмо и много други.

Документът обикновено се съставя на фирмената бланка на компанията, разрешено е да се изпраща по редовен или електронна поща... Ако обаче партньорът е от особено значение, за предпочитане е да го отпечатате на висококачествена, дебела хартия и да го предадете лично или чрез куриер. По структура писмото прилича на типичен бизнес документ - можете схематично да го представите по този начин.

Какво да търсите при съставянето

Няма конкретни правила и образци на такива писма, така че тяхната структура, обем и дизайн до голяма степен зависят от конкретния случай. Например писмото за уведомяване ще бъде доста кратко (3-4 абзаца), а препоръката или служебното предложение на служителя може да отнеме повече от една страница.

Има обаче няколко общи правила, на които трябва да обърнете внимание при съставяне на хартия:

1. Самият документ няма такива правна силаобаче той е съставен съгласно всички правила за регистрация. Неговата структура и стил на представяне трябва да съответстват на общоприетите принципи на съвременния документооборот.
2. Предложенията са изградени логично и в ясна последователност. Отсъстват украсени, сложни, емоционални и още по-разговорни изрази. Тоналността е неутрална.
3. Презентацията винаги се провежда само от един човек - или в единствено число, ако текстът е написан директно от главата, или в множествено число, ако е написан от името на цялата компания.
4. Обсъждат се конкретната цел на компилацията и очакваните действия на адресата (изпратете отговор, обмислете кандидатурата на служител, съгласете се на преговори, изпратете документ и т.н.).
5. Документът не отразява индивидуалните интереси на мениджъра или други служители, а целите на компанията като екип. Ако трябва да установите личен контакт, препоръчително е да го направите по различен начин и да не се позиционирате като представител на компанията.

ТОП 5 правописни грешки

Грешките могат да бъдат разделени на 2 големи групи - някои са свързани с писането като текст (нарушение на логиката, лексиката, други езикови норми), други - в нарушение на правилния бизнес етикет:

1. Не се допускат правописни и пунктуационни грешки - текстът на писмото винаги трябва да се проверява поне 1-2 пъти преди изпращането.
2. Нарушаване на бизнес стила на представяне, наличие на емоционални фрази, прекомерна учтивост или, напротив, строгост.
3. Отрицателен тон - дори заплахите трябва да се изписват без излишни думи - например: "Запазваме си правото да се обърнем към съда в рамките на 30 дни от датата, на която получите това писмо."
4. Твърде голям или, обратно, твърде малък обем. Обикновено целият текст може да побере 1-2 страници. Това обаче не означава, че партньорът не трябва да предава всичко важна информация... Обемни данни, диаграми, форми на документи могат да бъдат извадени в приложения.
5. Лишаване на събеседника от правото на избор. Например не трябва да пишете: „Моля, помислете и одобрете окончателната версия на договора.“

Типични фрази на шаблона

Използването на стандартни фрази, характерни за деловата реч в текста, е напълно нормално и дори желателно. По-долу е даден списък с най-често използваните клишета в различни ситуации.

2019 проби

Ето няколко готови примери писма, върху които можете да се съсредоточите, когато правите своя собствена версия.

Искане на данни

Заявка

Търговско предложение

Гаранция

Иск

Благодаря

Извинения

Бизнес писмо е инструмент за бизнес кореспонденция, който играе важна роля за прекратяване или поддържане на взаимно изгодни и приятелски отношения с партньори, доставчици, клиенти, служители. Добре написаното бизнес писмо ви позволява да създадете положителен имидж на организацията. Нашият сайт съдържа мостри за писане и дизайн различни видове служебни писма.

Примерни бизнес писма

Благодарствено писмо

Благодарствено писмо - това е делово писмо, което съдържа думи на благодарност по някаква причина: за професионална работа, висококачествени услуги и др. Благодарствено писмо може да бъде адресирано до организацията като цяло или до конкретно лице. Това може да бъде писмо за отговор на писмо за инициатива: поздравително писмо, писмо за покана или писмо за инициатива, написано по собствена инициатива на съставителя. Как да напиша благодарствено писмо Благодарствено писмо ...

Благодарствено писмо до учителя

Благодарствено писмо до учителя е делово писмо, в което се изразява благодарност на учителя в детската градина за усилената му работа по отглеждането на деца от името на директора на предучилищното заведение или родителите на децата. Как да напиша благодарствено писмо на учител Благодарственото писмо на учител в детска градина има същата форма като обикновеното бизнес писмо и се състои от следните структурни елементи: Заглавна част на документа. Съдържа длъжността, фамилията и инициалите на възпитателя в ...

Благодарствено писмо до лекаря

Благодарствено писмо до лекар е делово писмо, което изразява благодарност към лекаря за съдействието му при възстановяване. Изгражда се благодарствено писмо от името на пациента или неговите роднини. Как да напиша благодарствено писмо до лекар Благодарственото писмо до лекар има същата форма като бизнес писмо: Главата на писмото е пълното име на лекаря или главния лекар на здравно заведение в дативния падеж (написано според нуждите). Обжалване - пълно име на лекаря, на когото се изразява ...

Благодарствено писмо за сътрудничество

Благодарствено писмо за сътрудничество е бизнес писмо, в което се изразява благодарност от името на ръководителя на организацията до неговия партньор за висококачествена и навременна доставка на стоки, извършена работа, предоставени услуги. Как да напишем благодарствено писмо за сътрудничество Благодарственото писмо за сътрудничество има същите данни като бизнес писмо: Глава на писмото. Изписват се длъжността, фамилията и инициалите на служителя на организацията, към когото са отправени думи на благодарност за ...

Благодарствено писмо на организацията

Благодарствено писмо от организация е бизнес писмо, изразяващо благодарност за успешните преговори, срещи и прекарано време, гостоприемство по време на командировка и т.н. Как да напишете благодарствено писмо до организация В благодарствено писмо от фирма има подробности за бизнес писмо: Заглавие на документа - пълно име на длъжностното лице на организацията, на което се изразява благодарност. Обжалване - пълно име на длъжностното лице на организацията, към което са отправени думи на благодарност ...

Благодарствено писмо до родителите

Благодарствено писмо до родителите е бизнес писмо, в което се изразява благодарност към родителите на възпитаници на училище или детска градина за доброто възпитание на децата им, активното участие в живота на групата, класа и образователна институция, помощ на училище, детска градина и т.н. Благодарственото писмо се съставя от името на директора, класния ръководител, възпитател или главен учител. Как да напишем благодарствено писмо до родителите Благодарственото писмо до родителите на завършилите се състои от следните структурни ...

Благодарствено писмо до служителя

Благодарствено писмо до служител е делово писмо, което изразява благодарност към служителя за неговата работа, принос за развитието на компанията, добросъвестно отношение към работата и т.н. Изгражда се благодарствено писмо от името на ръководителя на организацията в чест на някакво значимо събитие: юбилей, професионален празник и т.н. Как да напишем благодарствено писмо на служител Благодарственото писмо до служител има същата форма и структура като обикновеното бизнес писмо: Заглавна част на документа. В ...

Благодарствено писмо до студента

Благодарствено писмо на студент или студент е бизнес писмо, в което се изразява благодарност на студент за успех в обучението, за активен социални дейности, участие в спортен живот и др. Изгражда се благодарствено писмо от името на директора на училището, ректора на университета. Как да напиша благодарствено писмо на студент, студент Благодарение на студент, студентът се пише в безплатна форма. Текстът на благодарственото писмо съдържа благодарствени думи към ученика, ученика. По-долу, под текста на писмото, ...

Благодарствено писмо до учителя

Благодарствено писмо до учител е делово писмо, което изразява благодарност към учителя, класен за работа по възпитанието и образованието на децата от името на директора на образователна институция или родители на деца-ученици. Как да напиша благодарствено писмо до учител Благодарственото писмо до учител съдържа подробности за служебно писмо: Заглавна част на документа - посочва името на учителя, на чийто адрес се изпращат благодарствените думи. По желание структурен елемент благодаря ти писмо ...

Видове бизнес писма

Гаранция

Гаранционно писмо е нетърговско бизнес писмо, което съдържа потвърждение (гаранция) за извършване на някои действия или спазване на определени условия: време и факт на плащане за получените продукти, извършената работа или предоставените услуги, гаранции за качество, и т.н. С други думи, гаранционното писмо е начин да се гарантира изпълнението на задължение от страна по сделката. Гаранционно писмо може да бъде изготвено в отговор на исково писмо. Как да напиша гаранционно писмо Гаранционен формуляр ...

Гаранционно писмо за предоставяне на юридически адрес

Гаранционно писмо за предоставяне на юридически адрес е бизнес писмо, което съдържа потвърждение на факта на сключване на договор за наем със съществуваща компания или намерението на собственика нежилищни помещения отдайте го под наем след държавна регистрация ново юридическо лице. С други думи, това гарантира правото за сключване на договор за наем в бъдеще. Това писмо се предоставя на регистриращия орган и се изготвя по искане на наемателя. Как да напиша гаранционно писмо за ...

Писмо за гаранция за работа

Гаранционно писмо за работа е бизнес писмо, което съдържа гаранция за заключение трудов договор работодател със служител. Най-често е необходимо подаване във FMS, когато служителят се премести в друга държава. Как да напиша гаранционно писмо за работа Формата на гаранционно писмо за работа съдържа следните данни: номер и дата на документа; получателят на писмото - името на организацията и пълното име на длъжностното лице, до което е адресирано, или текста: ...

Писмо с гаранция за плащане

Гаранционно писмо за плащане е бизнес писмо, което е потвърждение на времето и факта на плащане за получените продукти, предоставените услуги или извършената работа. Гаранционно писмо за плащане може да бъде отговор на исково писмо. Как да напиша гаранционно писмо при плащане на дълг Формата на гаранционно писмо съдържа следните данни: номер и дата на документа; получателят на писмото - името на организацията и пълното име на длъжностното лице, до което е адресирано; Заглавие на документа -...

Съставяне на служебно писмо

Преди да напишете бизнес писмо, помислете за крайния резултат, който искате да постигнете: увеличете продажбите, ускорете процеса на плащане, предложите сътрудничество, предявете искове, поздравете, поканете и др. В съответствие с това и съставете бизнес писмо, опитвайки се да подчертаете целта си възможно най-много.

Дизайн на бизнес писмо

Регистрацията на бизнес писмо се извършва в бланката на компанията, която трябва да посочва името на организацията, адреса на местонахождението, телефоните за контакт, евентуално имейл, уебсайт, лого.

Бизнес писмото трябва да бъде отпечатано, като се използват полета: лявото поле трябва да бъде най-малко 3 см (за подаване на документи), дясното поле трябва да бъде най-малко 1,5 см.

Заглавката на бизнес писмото трябва да съдържа името на компанията получател с името и позицията на получателя (в горния десен ъгъл).

В горния ляв ъгъл под заглавието на служебното писмо са посочени датата на писане и регистрационният номер (изходящ). Ако бизнес писмото е писмо за отговор, тогава е необходимо да се посочи на кой документ отговаря това писмо.

При необходимост след датата и номера на документа се посочва заглавието му.

Служебното писмо трябва да съдържа апел до получателя на писмото.

В края на служебното писмо трябва да присъства подписът на подателя (име, длъжност, подпис).

За официална бизнес кореспонденция шрифтът обикновено се използва в Times New Roman с размер на шрифта от 12 точки и единично разстояние.

Съставянето на различни видове бизнес писма е необходима част от бизнеса на представителите на бизнеса. Благодарение на такива съобщения те придобиват способността да решават търговски въпроси по най-достъпния, бърз и оптимален начин.

Файлове Отворете тези файлове онлайн2 файла

Какви служебни писма има

Обикновено бизнес писмата могат да бъдат разделени на няколко основни категории:

• поздравително писмо;
• информационна поща;
• и т.н.

Отделен елемент може да маркира отговорите на всички тези писма, които също са част от официалната бизнес кореспонденция и също са написани според определени канони.

Кой трябва да бъде авторът на писмото

Служебните писма винаги трябва да съдържат подпис. В същото време всеки служител на компанията, чиято компетентност включва тази функция или е упълномощен да направи това по заповед на директора. Обикновено това е специалист или ръководител на структурното звено, отговарящо за темата на съобщението. Независимо от това кой точно е зает с писането, писмото във всеки случай трябва да бъде предадено на управителя за одобрение, като се помни, че се пише от името на компанията.

Общи правила за писане на делови писма

Всички бизнес комуникации трябва да се отнасят само до дейностите на компанията или обстоятелствата, свързани с нея. Освен това, независимо от съдържанието, те трябва да се подчиняват на определени изисквания.

На първо място, това е определена структура. Съобщението винаги трябва да посочва:

• дата на писане,
• данни за подателя и получателя,
• учтив адрес адрес (под формата на формулировката "Уважаеми Иван Петрович", "Уважаема Елена Григориевна"),

Трябва да се отбележи, че писма могат да бъдат адресирани както до отделни служители, така и до цели екипи (в този случай е достатъчно да се ограничим до поздрава „Добър ден!“).

Към писмото могат да бъдат приложени различни допълнителни документи, фото и видео доказателства - ако има такива, това трябва да бъде отразено в основния текст.

Писмото може да бъде съставено както обикновено стандартен лист Формат А4 и на фирмената бланка. Вторият вариант е за предпочитане, тъй като не изисква ръчно въвеждане на фирмените данни, освен това такова писмо изглежда по-солидно и още веднъж показва, че съобщението принадлежи на официалната кореспонденция. Тя може да бъде написана в ръкописна форма (буквите, написани с калиграфски почерк са особено успешни), или отпечатана на компютър (удобно, когато трябва да създадете няколко копия на писмо).

Писмото трябва да бъде заверено с подпис, но не е необходимо да се подпечатва, защото от 2016 г. юридическите лица са освободени от необходимостта да използват пломби в своята дейност.

Преди изпращане на съобщението, ако е необходимо, се регистрира в дневника на изходящата документация, в който му се присвоява номер и се поставя датата на заминаване.

Какво да търсите при съставянето на писмо

Когато съставяте писмо, трябва внимателно да следите правописа, да се придържате към правилата и нормите на руския език по отношение на лексиката, граматиката, пунктуацията и т.н. Получателите винаги обръщат внимание на това колко компетентно са изразени мислите в съобщението.

Не забравяйте, че изследването, проведено недвусмислено, показва, че хората не са готови да отделят повече от една минута за четене на този вид писмо.

Писмото трябва да бъде написано в правилната форма, а не „да разпространява мисли по дървото“, по-скоро кратко и кратко, до точката. Всяка нова тема трябва да бъде оформена в отделен абзац, който при необходимост да бъде разделен на параграфи. В допълнение, кратко и ясно писмо ще даде ясно на получателя, че авторът цени своето време. Тук е подходяща поговорката „краткостта е сестра на таланта“.

Какво не бива да се допуска в служебно писмо

В деловите писма нахален или несериозен тон е напълно неприемлив, точно като твърде сух текст и банални "клишета". Също така трябва да избягвате сложни формулировки, изобилие от причастителни и адвербиални изрази, специална терминология, разбираема за тесен кръг от специалисти.

Не можете да включите в писмото непроверена, ненадеждна и още повече съзнателно невярна информация.

Трябва да се има предвид, че този тип съобщения са не само част от рутинната бизнес кореспонденция, но в много случаи се позовават на официални документи, които по-късно могат да придобият статут на юридически значими.

Как да изпратите писмо

Всяко официално съобщение може да бъде изпратено по няколко основни начина.

1. Първият, най-модерният и най-бързият, е завършен електронни средства комуникация. Той е удобен и ефективен, а също така ви позволява да изпращате информация с почти неограничен обем.

   Тук има само един минус - при голямо количество поща при адресата писмото може лесно да се загуби или да попадне в папката „Спам“, поради което при изпращане на писма по този начин е препоръчително допълнително да се уверите, че писмото е получено (чрез обикновено телефонно обаждане).

2. Вторият начин: консервативен, който ви позволява да изпращате съобщение от руската поща. В този случай се препоръчва използването на функцията за изпращане с препоръчана поща с потвърждение за получаване - този формуляр гарантира, че писмото достига до адресата, за което получателят ще получи специално известие.

   Обикновено изпращането чрез стандартна поща се използва в случаите, когато се изпращат оригинали на документи, писма, заверени с живи подписи и печати.

3. Също така, писмо може да бъде изпратено по факс или различни незабавни съобщения, но само при условие, че отношенията между партньорите са достатъчно близки и напълно допускат такъв начин на кореспонденция.

Във всяка организация писмата съставляват по-голямата част от входящата и изходящата документация. Има много видове тези документи и за всеки от тях има редица правила за регистрация. Тъй като писмата са най-често срещаният тип документация за управление, изключително важно е да знаете как да ги пишете правилно.

В тази статия ще научите:

Правилен дизайн на букви - успех на цялата компания

Бизнес (или служебни) писма са тези, които служат за свързване на компанията с външни структури. Освен това, дори след постигнато устно споразумение между ръководителя на организацията и бизнес партньор или клиент, правилата на етикета предвиждат потвърждаване на това споразумение. Това от своя страна вече може да се счита за гаранция.

Видове бизнес писма

1. Информационен - \u200b\u200bсъздаден с цел предаване на някаква информация.

По изпълнени функции

1. Инициатива - разделят се на тези, които изискват отговор и тези, които не изискват отговор. Примери: искане, жалба, известие, напомняне ,.

2. Отговорете на писма.

По адресат

1. Обикновени - като правило, насочени само към един получател.

2. Циркуляр - тези, които един адресат изпраща на няколко получатели.

По формата на заминаване

Структура на служебното писмо

Текстът на добре написаното делово писмо се състои от обжалване, уводна и основни части и заключения.

Обжалване.

Това е най-важната част за целите на комуникацията. Така че, благодарение на правилно избраната форма на обжалване, можете не само да привлечете вниманието на адресата, но и да зададете общия тон за по-нататъшна комуникация. Ако писмото не е адресирано до конкретно лице, обжалването може да бъде пропуснато, в други случаи е обичайно да се използват формули на стандартен език - например „Уважаеми Сергей Иванович!“, „Господин министър-председател!“ Адресът е написан в средата на реда.

Уводна част.

В началото на писмото е необходимо да се посочат причините и основанията за изготвянето му, често се изисква да се потвърди информацията с връзки към документи и факти на трети страни. Ако се наложи да се посочат връзки, това трябва да се направи в следната последователност: заглавие на акта, автор, дата, регистрационен номер, заглавие.

Главна част.

В основната част посочете основната цел на писмото. В тази част подробно са описани необходимите събития, предоставят се доказателства или се анализира ситуацията.

Заключение.

В заключение е обичайно да се правят заключения под формата на искания, предложения, откази или становища. Смята се, че служебното писмо може да съдържа само една последна част. Като правило те завършват със стандартни изрази - например „Надявам се за по-нататъшно сътрудничество“, „В най-добри пожелания". Формулата на учтивост се поставя пред реквизита "подпис" и се отделя от позицията със запетая.

При регистрация към автора важно е да се вземат предвид аспекти като:

• степента на запознатост и естеството на връзката с адресата;
• социалната позиция на адресата и нейната връзка с позицията на автора;
• ситуацията, в която се осъществява комуникацията - нейната формалност или неформалност;
• етикет и норми, приети в определена компания.

Дизайн на писмо, проба:

Регистрация на писма съгласно GOST

Служебните писма трябва да се издават на специални формуляри A4 или A5, в зависимост от размера на текста. Разрешено е да не се използват формулярите само в случаите, когато няколко фирми са автори едновременно.

Изискванията за бланките, както и съставът на подробностите и правилата за регистрация се съдържат в GOST R 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документи ".

Като цяло компаниите имат право да разработват самостоятелно бланки, тъй като посоченият GOST има консултативен характер, но изпълнението на неговите разпоредби показва висока култура на работа с документи в организацията. За някои организации GOST R 6.30-2003 е задължителен: например, федералните изпълнителни власти винаги трябва да проверяват с този стандарт.

01 - Национална емблема Руска федерация;

02 - Герб на субекта на Руската федерация;

03 - Логото на организацията или търговската марка (сервизна марка);

04 - Код на организацията;

05 - основният държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице;

06 - Идентификационен номер на данъкоплатеца / код на причината за регистрация (TIN / KPP);

07 - Код на формуляра;

08 - Име на компания;

09 - справочни данни за организацията;

10 - Име на вида на документа;

11 - Датата;

12 - Регистрационен номер;

14 - Място на съставяне или публикуване;

15 - Адресат;

16 - Сертификационен печат;

17 - Резолюция;

18 - Заглавие на текста;

19 - Знак за контрол;

20 - Текстът на документа;

21 - Отбележете за присъствието на заявлението;

22 - Подпис;

23 - Врат на съгласие;

24 - Одобрение на виза;

25 - отпечатък за печат;

26 - Отбележка върху заверяването на копие;

27 - Марка за художника;

28 - Бележка за изпълнението на документа и неговото ръководство по делото;

29 - Отбележка за получаване на документа в организацията;

30 - Идентификаторът на електронното копие.

Регистрация на писмо в съответствие с GOST, образец:

Регистрация на писмо с прикачен файл, образец:

Правила за бизнес кореспонденция

Бизнес кореспонденцията включва използването на официален стил на бизнес комуникация. Нейната особеност се крие във факта, че участниците обикновено са юридически лицакоито трябва да се придържат към доста строгите правила за комуникация на организацията (или на множество организации).

Има няколко изисквания за този вид комуникация.

Стандартизация на презентацията. Днес има много термини, специални фрази и формули, които са специфични за деловата кореспонденция. Използването им може значително да намали времето за приготвяне и готови конструкции да ви помогне да не губите време в търсене на подходящо конкретна ситуация условия. Стандартизацията значително улеснява възприемането на всеки текст и оптимизира целия процес на документооборота.

Неутрален тон. Сдържаността и строгостта при проектирането на писмата е норма на официалната комуникация. Неутралният тон предполага почти пълно отсъствие на изразителни или емоционално оцветени думи. Информацията е от чисто официален характер, поради което е необходимо да се изключат от текста например думи с умалителни суфикси или междуметия. Може да присъстват емоционални нюанси, но те трябва да бъдат скрити зад неутрален тон на презентация.

Точност и недвусмисленост на формулировките... Получателят трябва недвусмислено да разбере и тълкува значението на материала, адресиран до него. Точността на текста, като правило, пряко зависи от правилно изградената композиционна структура, отсъствието на логически грешки. Служебното писмо трябва да бъде ясно обмислено.

Лаконичност... Благодарение на това изискване авторът ще може значително да намали обема на целия документ. Лаконичното представяне е преди всичко премахването на излишната реч, икономичното използване езикови средства, липсата на ненужни повторения и допълнителна информация.

Прилагане на езикови формули. Шаблоните, широко използвани в деловата кореспонденция, са неразделна част от нея. Така че, за да се предизвика действие, често се използват следните формули: „Ние ви молим да разгледате проблема ...“, „В потвърждение на нашето съгласие ...“. Често езиковите формули са юридически значими елементи на текста, без които той няма да има необходимата сила. Например: "Ние гарантираме възстановяване на сумата в размер на ...", "Контролът върху изпълнението на задачата е възложен на ...".

Използване на термини, лексикални и графични съкращения.Благодарение на използването на термини в кореспонденция, авторът може да постигне еднозначно разбиране на текста, което е изключително важна характеристика бизнес комуникация. Терминологията, която може и трябва да се използва в областта на документацията за управление, е регламентирана от GOST R 51141-98 „Работа в офиса и архивиране. Термини и определения "

Преобладаването на прости често срещани изречения... Официалната комуникация по правило се основава на използването на прости общи изречения от една част или от две части, което значително опростява процеса на възприемане на текста.

Бележка за дизайна на бизнес писмо

Днес във всяка компания се изготвят служебни писма по напълно различни въпроси, свързани с дейността както на отделни лица, така и на цели подразделения. Предмет на писмата може да бъде искане, уведомление, споразумение, иск, отмяна, промяна и др. Освен това правилата добър вкус приемете, че всеки документ ще бъде съставен в съответствие с всички горепосочени изисквания. Благодарение на това писмото (под каквато и форма да е изпратено) ще се превърне в ефективен инструмент в работата на всеки служител и управлението на компанията като цяло.

Проверете себе си

1. Коя буква се нарича кръгла?

• Писмо, изпратено от един адресат до няколко адресата
• Писмо, изпратено от един адресат до един адресат
• Писмо, което не е изпратено по ред причини

2. Как правилно се съставя приложението към служебно писмо?

• Приложение: 2 литра. в 2 екземпляра.
• Приложение в 2 екземпляра на 2 листа
• Два листа за кандидатстване в два екземпляра

3. Колко етапа има в подготовката и съставянето на бизнес писмо?

4. Какво означава изискването за неутрален тон в деловата кореспонденция?

• Използване на термини, лексикални и графични съкращения
• Почти пълна липса на изразителни или емоционално оцветени думи в писмен вид
• Широко използване на шаблони

5. От какви части се състои бизнес писмо?

• Обжалване, уводна и основни части, заключение
• Основна част, заключение
• Обжалване, заключение