La césure peut être placée dans tout le document ou dans sa partie, qui doit d'abord être sélectionnée.

Pour activer le mode de césure dans le texte, utilisez la commande Césure(languette Mise en page/ grouper Paramètres de la page).

Cette commande a des éléments imbriqués.

Équipe Auto place automatiquement des traits d'union dans le texte.

Équipe Manuel ouvre une boîte de dialogue proposant des options de césure pour les mots pouvant être coupés et demande confirmation pour insérer un trait d'union dans le texte.

Équipe Options de césure vous permet de personnaliser vos options de césure dans les mots à l'aide de la boîte de dialogue (Figure 15).

Figure 15 Fenêtre Césure

Zone de transfert est l'espacement maximal autorisé entre un mot et la marge droite de la page sans saut de mot. Dans une zone large, il y a moins de transferts, avec une zone plus étroite, le bord du champ droit est plus lisse.

Peut être supprimé automatique césure à l'aide de la commande Césure en choisissant la commande Pas.

Exercer.

Fichier ouvert Exemple de document.docx.

Pour tout le texte, à l'exception des mots en majuscules, effectuez une césure automatique avec une largeur de zone de césure de 0,5 cm.

Enregistrez le document.

Travailler avec des fenêtres

Dans Word 2010, vous pouvez travailler avec plusieurs fenêtres en même temps (avec un ou plusieurs documents) en utilisant l'onglet Voir, grouper Fenêtre (Figure 16).

Figure 16 Groupe de commandes Fenêtre languette Voir

Si plusieurs fenêtres de document sont ouvertes en même temps, le passage d'une fenêtre à l'autre s'effectue à l'aide de la commande Aller dans une autre fenêtre ou via la barre des tâches de Windows.

L'exercice.

Fichier ouvert Exemple de document.docx.

Créer une fenêtre supplémentaire pour ce document (onglet Voir/ grouper Fenêtre/ équipe Nouvellela fenêtre).

Positionnez les deux fenêtres côte à côte (onglet Voir/ grouper Fenêtre/ équipe Près). Désactiver le défilement synchrone (onglet Voir/ grouper Fenêtre/ équipe Défilement synchrone).

Fractionner la fenêtre 1 (onglet Voir/ grouper Fenêtre/ équipe Diviser).

Organiser les fenêtres verticalement (onglet Voir/ grouper Fenêtre/ équipe rationalisertout).

Changer l'échelle d'un document

Lorsque vous travaillez avec un document, vous pouvez modifier son échelle (la taille du fichier du document ne change pas), ainsi que l'enregistrer avec un document ou un modèle. Le zoom s'effectue sur l'onglet Voir, grouper Échelle(Figure 17).

Figure 17 Groupe Échelle languette Voir

Un réglage d'échelle plus précis est effectué dans la boîte de dialogue. Échelle(languette Voir/ grouper Échelle/ équipe Échelle) (Figure 18).

Figure 18 Fenêtre Échelle

Curseur de zoom , situé dans le coin inférieur droit de la barre d'état (Figure 19), vous permet de modifier l'échelle à la valeur souhaitée en déplaçant le curseur et en utilisant les boutons "+" et "-". A gauche du curseur, l'échelle du document est affichée en pourcentage (Fig...).

Figure 19 Curseur de zoom

Exercer.

Fichier ouvert Exemple de document.docx.

Modifiez l'échelle du document de différentes manières.

Fermez le document sans enregistrer.

Formatage des caractères et des paragraphes Formatage des caractères

La propriété principale des caractères de texte est la police, qui se caractérise par : la police, le style et la taille 6 .

Le groupe est utilisé pour formater les caractères. Police de caractère languette domicile (Figure 20).

Figure 20 Panneau Groupe Police de caractère

De plus, pour le formatage des caractères, vous pouvez utiliser le mini-panneau, qui s'ouvre automatiquement lorsque du texte est sélectionné (Figure 21).

Figure 21 Mini panneau

Utilisation du bouton de groupe Police de caractère, vous pouvez appeler une boîte de dialogue Police de caractère (Figure 22).

Figure 22 Fenêtre Police de caractère

Dans la boîte de dialogue Police de caractère languette en outre vous pouvez modifier l'espacement entre les caractères en épars ou compacté.

Dans cette leçon, vous apprendrez les bases de l'utilisation de texte dans Powerpoint 2010. Par exemple, comment écrire, supprimer et déplacer du texte, comment utiliser des zones de texte, comment formater du texte, etc.

Si vous débutez avec PowerPoint, vous devez connaître les bases du travail avec du texte afin d'ajouter du texte aux diapositives et de le modifier. Vous devez apprendre à insérer, supprimer, déplacer et formater du texte, ainsi qu'à utiliser des étiquettes.

Pour écrire du texte :

Certains espaces réservés convertiront automatiquement votre texte en une liste à puces. Cela est dû au fait que de telles listes sont très souvent utilisées dans PowerPoint. Pour supprimer une telle liste, désélectionnez la commande Puces dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil.

Pour supprimer du texte :

1. Placez un point d'insertion à côté du texte que vous souhaitez supprimer
2. Pour supprimer du texte à gauche du point d'insertion, appuyez sur la touche Retour arrière de votre clavier.
3. Pour supprimer le texte à droite du point d'insertion, appuyez sur la touche Suppr de votre clavier.

Pour mettre du texte en surbrillance :

1. Placez le point d'insertion à côté du texte que vous souhaitez mettre en surbrillance.
2. Cliquez sur le bouton gauche de la souris et, sans relâcher le bouton de la souris, faites glisser le curseur sur le texte que vous souhaitez mettre en surbrillance.
3. Relâchez le bouton de la souris. Une case en surbrillance apparaîtra au-dessus du test. Cela signifie que vous avez sélectionné du texte.

Après avoir sélectionné une image ou un texte dans PowerPoint, un mini-panneau avec les options de formatage les plus couramment utilisées. Ce panneau s'appelle la mini barre d'outils. Cela peut vous faire gagner du temps. les commandes de formatage sont faciles d'accès. Si la barre d'outils n'apparaît pas, essayez de pointer le curseur de la souris sur la sélection

Pour copier et coller du texte :

Pour couper et coller du texte :

Pour déplacer du texte :

Si le texte n'apparaît pas là où vous le souhaitez, appuyez sur la touche Entrée pour déplacer le texte vers une nouvelle ligne.

Trouver et remplacer

Rechercher et remplacer est une autre option qui peut être utilisée pour modifier du texte. Il vous permet de trouver un mot ou une phrase spécifique (par exemple "britannique") sur toutes les diapositives et de le remplacer par un autre (par exemple "anglais"). Pour en savoir plus, lisez l'article sur les possibilités de cette fonctionnalité dans le guide Word 2010.

Travailler avec du texte

Lorsque vous créez une présentation, vous pouvez ajouter des légendes pour organiser vos diapositives. Vous devez également savoir comment formater le texte pour obtenir l'apparence que vous souhaitez.

Pour ajouter une inscription :

Le texte peut être saisi dans des espaces réservés ou des zones de texte. Un espace réservé est un type spécial de légende, car il fait partie de la mise en page de la diapositive et contient souvent une mise en forme spéciale (telle qu'une police plus grande pour le titre de la diapositive). La saisie de texte dans des étiquettes supplémentaires vous permet d'ajouter la bonne quantité de texte à la diapositive, quelle que soit sa mise en page.

Pour déplacer un espace réservé ou une zone de texte :

Pour faire pivoter l'étiquette, cliquez et faites glisser le cercle vert au-dessus.

Pour modifier la taille d'un espace réservé ou d'une zone de texte :

Vous pouvez faire ressortir votre texte sur une diapositive en modifiant sa mise en forme, c'est-à-dire sa taille, sa couleur, son style, etc.

Police de caractère

Cliquez sur le menu déroulant pour modifier la police du texte sélectionné.

Taille de police

Sélectionnez la taille de la police du texte sélectionné dans le menu déroulant.

Diminuer ou augmenter la taille de la police

Utilisez ces commandes pour diminuer ou augmenter la taille de la police d'une taille standard.

Supprimer tout le formatage

Cliquez sur la commande Supprimer tout le formatage pour ne laisser que le texte dans la sélection.

Styles de police

Utiliser les commandes de style de police pour créer du texte audacieux, en italique, souligné , ombré ou barré.

Intervalle entre les caractères

Ajustez l'espacement des caractères à l'aide du menu déroulant.

S'inscrire

Modifie rapidement la casse du texte sélectionné.

Couleur de la police

Ouvrez le menu déroulant pour changer la couleur de la police.

Affichage de la boîte de dialogue Police

Cliquez sur la flèche dans le coin inférieur droit du groupe de polices pour accéder à plus d'options de formatage.

Microsoft Word attire un si grand nombre d'utilisateurs car il peut offrir une variété de façons d'automatiser le travail avec du texte. L'une d'entre elles est la césure automatique.

Pour configurer la césure automatique, vous devez vous rendre dans le " Disposition" Au chapitre " Paramètres de la page" sélectionnez l'élément " Césure» et dans la liste qui s'ouvre, cliquez sur « Auto».

Dans ce cas, les transferts seront placés dans tous les endroits nécessaires et possibles. Pour ce faire, le dictionnaire de la langue pour laquelle la césure sera également activée doit être installé. Cependant, toutes les distributions officielles de Microsoft Word les contiennent pour toutes les langues prises en charge.

Une caractéristique importante de la césure automatique est que si vous augmentez soudainement la taille, modifiez la police ou ajoutez des éléments décoratifs au texte, la césure s'ajustera d'elle-même.

Si vous sélectionnez le menu déroulant "Par largeur", la page prendra généralement l'apparence d'un livre bien conçu.

Il est également déconseillé de définir indépendamment des traits d'union dans le document à l'aide de "-" et de sauts de ligne. Pour ce faire, Word utilise la fonctionnalité Soft Transfer. Sélectionnez le mot souhaité, placez le curseur et appuyez sur "CTRL" + "-". Maintenant, si nécessaire, le mot s'enroulera selon les règles que vous avez spécifiées. Les traits d'union souples ne sont pas visibles dans le document, donc pour les afficher allez dans le " domicile" Au chapitre " Paragraphe" Presse " Afficher tous les personnages».

Revenons à l'essentiel " Césure» et en cliquant sur « Manuel”, le programme recherchera tous les mots qui peuvent être coupés et vous montrera des options sur la façon de le faire. Positionnez le curseur où vous le souhaitez et appuyez sur " Oui».

Le dernier élément est les paramètres minimaux. " Césure dans les mots..." est chargé d'inclure séparément la césure dans les mots écrits en majuscules. Sans drapeau, une exception leur sera faite.

V" Largeur de la zone d'enveloppement» définit la distance entre le bord du stockage de mots encapsulés et le cadre de la page.

« Max. numéro…» limitera le nombre de cas répétés d'habillage de mots pour un fragment sélectionné ou le document entier.

Afin de supprimer les traits d'union, il faut dans le paragraphe " Césure» sélectionner l'option « Pas».

Ou avec le mode activé d'affichage de tous les symboles, supprimez ceux saisis manuellement. S'il y en avait trop, vous pouvez utiliser la fonction "Remplacer", qui est appelée par le bouton F5.

Dans l'onglet Remplacer, cliquez sur " Plus>>» -> « Spécial», sélectionnez « Transfert doux' et remplacez-le par une chaîne vide, sans espace.

Word 2003 dispose également d'une fonction de césure automatique. Il est installé à Un service» -> « Langue» -> « Césure».

• Erreur 1. L'arrière-plan de la diapositive ne correspond pas au thème de la présentation. Et nous voyons, par exemple, une présentation sur les révolutions en Russie sur fond de bouleaux et de champignons.
• Erreur 2. L'arrière-plan utilisé est celui inclus dans la suite PowerPoint. Au cours des nombreuses années d'existence du programme PowerPoint, des milliers de personnes ont utilisé des modèles standard, publié leurs présentations sur le Web et les ont montrées lors de discours. Ces modèles sont déjà simplement fatigués des auditeurs.

Solution : Il vaut mieux abandonner les templates standards. Vous pouvez trouver un grand nombre de nouveaux modèles et arrière-plans intéressants sur Internet (par exemple, il y a près d'un millier d'arrière-plans sur notre site Web -).

L'image de fond ne doit pas contenir d'éléments incompatibles avec le contenu de la présentation. Pour le fond, il est préférable d'utiliser des couleurs pastel ou froides (violet, bleu, cyan, bleu-vert, vert), les couleurs rouge et blanc sont à éviter.

• Erreur 3. Arrière-plan de présentation trop lumineux et actif. Un tel arrière-plan, d'une part, interfère avec la perception des informations de la diapositive, et d'autre part, il fatigue les auditeurs.

Solution : Si l'arrière-plan doit être une image lumineuse, il est préférable de réduire sa luminosité. Pour ce faire, sélectionnez une forme de rectangle ( Insérer — Les figures — Rectangle), fermez toute la diapositive avec et sélectionnez un remplissage blanc avec une transparence de 50% (vous pouvez utiliser un pourcentage différent) et supprimez les bordures ( Format — remplir Les figures — Autre couleurs verser- blanc et transparence 50% — d'accord, Circuit Les figures- pas de contour).

L'image d'arrière-plan deviendra moins active.

Ou, lorsque vous insérez une image sur une diapositive, définissez immédiatement la transparence.

• Erreur 4. L'utilisation de couleurs incohérentes, l'absence d'un style unique pour la conception des diapositives.

Dans cet exemple, une diapositive utilise une grande police et un alignement à gauche sur une diapositive, et une petite police et un alignement justifié sur l'autre.

Solution : lors de la conception d'une section ou de l'ensemble de la présentation, vous devez respecter un style. La palette de couleurs ne doit pas contenir plus de trois couleurs primaires (bien sûr, des exceptions sont possibles) : Contexte — entête — de base texte. Les couleurs du thème peuvent être changées comme ceci : Conception — Couleurs- il est possible de choisir un schéma parmi l'ensemble proposé, ou vous pouvez définir vos propres couleurs : Créer Nouveau couleurs schème.

• http://colorscheme.ru/ — sélection de couleurs à l'aide de la roue chromatique et génération de schémas de couleurs.

• http://color.romanuke.com/ - un ensemble de palettes de couleurs basées sur des photographies (il y a un choix de nuances : chaud, froid, pastel et contraste).

Erreurs liées au contenu du texte

• Erreur 5. Texte en excès sur la diapositive, placement de texte non structuré sur la diapositive, texte extrait de la source tel quel, sans traitement de l'auteur.

Solution : Le texte sur la diapositive doit être court et concis, il ne doit pas faire double emploi avec la présentation de l'orateur. Les résumés doivent être placés sur la diapositive.

Si la présentation est destinée à être utilisée par d'autres personnes, vous pouvez spécifier les informations nécessaires dans les notes des diapositives - ces notes aideront les utilisateurs de la présentation à travailler avec.

• Erreur 6. Une tentative de faire tenir une grande quantité d'informations sur une diapositive utilise plus de 90 % de l'espace de la diapositive.

Solution : laissez des retraits depuis les bords de la diapositive jusqu'au contenu (texte et images). Essayez de vous en tenir à la règle selon laquelle 20 % de la diapositive doit être vide.

Pour donner à la diapositive un aspect fini, vous pouvez l'utiliser comme arrière-plan - un cadre d'arrière-plan.

Ici, le texte dépasse également les bordures du cadre - il a fallu réduire la zone de saisie de texte en déplaçant la poignée de redimensionnement vers la droite.

Le texte est très grand, court presque dans le cadre. Il doit être réduit.

• Erreur 7. Tout le texte est écrit en MAJUSCULES. Ce texte est difficile à lire.

Solution : utilisez les orthographes traditionnelles du texte, comme dans votre langue maternelle : la première lettre de la phrase est en majuscule, le reste en minuscule. Un point est placé à la fin d'une phrase.

• Erreur 8. Utilisation de polices illisibles, en particulier comme police du corps du texte. Dans la mise en page, il existe une chose telle que la lisibilité des polices. La police doit être telle que le lecteur puisse lire le texte rapidement, sans difficulté ni inconfort. Ce sont ces polices qui sont utilisées dans les livres, les journaux, les magazines - nous y sommes habitués et les lisons facilement. Cependant, il existe des milliers de polices à faible lisibilité - elles sont intéressantes, belles, mais destinées aux titres et, très probablement, à une utilisation dans la publicité, dans la conception.

Solution : si le but de la présentation en cours de création n'est pas de produire un "effet wow", mais de donner des informations, n'utilisez que des polices traditionnelles qui nous sont familières à tous. Pour le texte, il est préférable d'utiliser des polices "sans serif" (Arial, Tahoma, Verdana, etc.), attention les polices serif (familles Times et autres) sont difficilement lisibles à distance.

Police sans serif et police serif. La police Serif est difficile à lire dans les présentations, mais fonctionne bien pour les documents

L'italique doit de préférence être utilisé pour un petit morceau de texte qui doit être mis en évidence, mais il est préférable de mettre en évidence des mots et des phrases individuels en gras. Il est préférable de ne pas utiliser le soulignement, car le texte souligné dans les présentations est perçu par l'utilisateur comme , c'est-à-dire qu'il rend difficile le contrôle de la présentation.

Pour les titres, vous pouvez utiliser des polices décoratives, tant que le texte est lisible.

La police du corps du texte doit être plus petite que la taille de la police du titre.

• Erreur 9. Points, espaces, parenthèses supplémentaires et manquants, etc. fautes d'orthographe.

• Il n'y a pas de point à la fin du titre.
• A la fin de la phrase, un point est mis, puis un espace, puis la phrase suivante.
• Les guillemets dans le texte de la présentation doivent être les mêmes - si vous avez choisi les guillemets-chevrons, utilisez-les uniquement dans la présentation (Types de guillemets : "", "", "", „ ").
• Il n'y a pas d'espace après le crochet ouvrant ou le guillemet, le texte suit immédiatement. Il n'y a pas d'espace avant le guillemet fermant ou le crochet ; après le texte, un guillemet ou un crochet est immédiatement placé. Après la citation ou la parenthèse fermante, ou mettez un point (si la fin de la phrase), une virgule ou un espace, puis le texte.

• Il doit y avoir un espace entre tous les mots.
• Après tous les signes de ponctuation, il doit y avoir un espace avant le début du texte suivant.

• Tout au long de la présentation, les mots avec ё doivent être toi ou e.
• Différents marqueurs de liste sur différentes pages.

Dans le premier cas, les marqueurs sont des coches, dans le second cas, des carrés.

• Tout au long de la présentation, les listes doivent avoir les mêmes signes de ponctuation après chaque élément de la liste, ou aucun. Par exemple, placez un point-virgule après chaque élément de la liste et un point à la fin de la liste.

Dans le premier cas, il y a un point après chaque élément de la liste, dans le second cas, il n'y a pas

• Il y a une ligne rouge sur certaines diapositives, mais pas sur d'autres. Il est préférable de ne pas utiliser du tout la ligne rouge dans la présentation.

Même présentation : taille de police différente.
Une diapositive a , l'autre non.

Erreurs liées à l'utilisation d'images dans une présentation

• Erreur 10. Il n'y a pas d'alignement des formes, du texte par rapport aux bords de la diapositive ou les uns par rapport aux autres. Insouciance de la conception.

Les objets sur la diapositive doivent être alignés. Il y a une erreur sur la diapositive suivante : les mêmes rectangles ont des distances différentes des bords de la diapositive et les uns des autres.

Solution : Pour corriger cette erreur, vous devez utiliser la fonction d'alignement. Sélectionnez les rectangles souhaités (touche enfoncée CTRL ) Format — aligner — Aligner sur la diapositive(dans ce cas, les formes s'aligneront avec les bordures et le centre de la diapositive) ou Aligner les objets sélectionnés(dans ce cas, les objets s'aligneront les uns avec les autres). Après avoir choisi le type d'alignement, vous devez définir ses paramètres (gauche, droite, haut ou bas, centre, répartir horizontalement ou verticalement).

• Erreur 11. D'une diapositive à l'autre, les mêmes éléments de la diapositive sont décalés.

L'exemple suivant montre deux diapositives contenant les mêmes éléments : un bouton de fin de présentation, une légende de réponse et un titre de diapositive. Vous pouvez remarquer que les mêmes éléments sont décalés et à des distances différentes des bords de la diapositive. Cela ne devrait pas être le cas.

Solution : Pour éviter cette erreur, vous devez créer la première diapositive, y placer les éléments nécessaires. Après cela, vous pouvez :

• copier la diapositive (si les deux diapositives portent la même charge, comme dans l'exemple considéré), puis changer chaque nouvelle diapositive en laissant les mêmes éléments à leur place ;
• ou créez une deuxième diapositive, puis sélectionnez l'objet souhaité sur la première diapositive, copiez-le, puis collez-le sur la deuxième diapositive. L'objet sera inséré à la même distance des bords de la diapositive, c'est-à-dire ça ne bougera pas. La même chose devrait être faite avec d'autres objets.
• Erreur 12. Distorsion du rapport d'aspect de l'image. Utilisation d'images de styles différents sur une même diapositive (photos et dessins, images avec et sans bordure, avec et sans arrière-plan).

L'image est "aplatie".

Images de différentes hauteurs. Le cadre blanc de l'image de droite n'a pas été supprimé (il était possible de choisir le blanc comme fond de présentation, alors le cadre blanc de l'image ne serait pas visible).

Solution : Vous devez redimensionner l'image en faisant glisser les poignées situées dans les coins de l'image ; vous ne pouvez pas redimensionner à l'aide des poignées situées sur les côtés de l'image.

• Erreur 13. Les cadres d'image ne correspondent pas au thème de la présentation ou à son style.

Solution : Un petit cadre autour de l'image crée un effet soigné, une image avec un cadre a un aspect fini. Mais n'utilisez pas de cadres de "deuil", comme dans la première image de l'exemple de diapositive suivant. Vous ne devez pas non plus utiliser d'effets de réflexion d'image qui interfèrent avec la perception des informations sur la diapositive.

• Erreur 14. L'image est "coincée".

Solution : Ne placez pas l'image sur le bord de la diapositive ou dans le coin. Retrait des bords de la diapositive à l'image (comme lors du placement de texte). Si l'image doit être insérée dans le coin de la diapositive, il est préférable de reculer de la même distance par rapport aux bords verticaux et horizontaux. Essayez également de ne pas placer l'image au centre de la diapositive s'il y a du texte sur la diapositive.

Si l'image est un portrait d'une personne, il est préférable de la positionner de manière à ce que l'œil soit dirigé vers le texte, mais pas vers le bord de la diapositive. Cela donnera à la diapositive un aspect fini.

• Erreur 15. Placer plusieurs images sur une diapositive de manière à ce qu'elles soient difficiles à voir. Placer deux, voire 10 images sur une diapositive est acceptable si cela ne contredit pas la logique de la présentation : par exemple, si les images sont agrandies au clic, ou s'il s'agit d'images de boutons. Cependant, si l'image est le contenu principal de la diapositive, c'est avec elle que le travail est fait et c'est elle qui porte la charge d'information, elle doit être volumineuse.

Solution : Si une image est le contenu principal de la diapositive, insérez une image par diapositive. Si vous devez utiliser plusieurs images, créez plusieurs diapositives. Ou insérez plusieurs images sur une diapositive, mais de manière à ce que lorsque vous cliquez sur l'image, l'image s'ouvre en plein écran.

Autres erreurs dans les présentations

• Erreur 16. Les boutons et les hyperliens ne fonctionnent pas. Parfois, une situation peut survenir lorsqu'en mode d'affichage de présentation, il n'est pas possible d'utiliser le bouton de lien hypertexte - il est inactif. Cela peut se produire simplement en raison de l'inattention de l'auteur de la présentation - il a oublié de configurer le lien. Mais il est également possible que le bouton de lien (couche inférieure) soit recouvert par la couche supérieure - une autre image ou un autre texte, et ne fonctionne donc pas. Cela peut être vu lorsque le curseur de la souris ne devient pas une main avec un doigt (comme un lien hypertexte) au centre du bouton, mais change autour des bords du bouton.

Solution : Dans le premier cas, il suffit de vérifier tous les liens et tous les boutons de la présentation. Dans les cas particulièrement critiques, testez la présentation sur d'autres ordinateurs.

Pour résoudre le problème de chevauchement du bouton avec d'autres objets, il suffit de déplacer l'objet interférant vers l'arrière-plan. Pour ce faire, faites un clic droit sur l'image et sélectionnez dans le menu contextuel Se déplacer retour. Maintenant, le bouton fonctionnera.

• Erreur 17. Les sources des sources des images et des textes ne sont pas indiquées. Utiliser le travail de quelqu'un d'autre et ne pas spécifier l'auteur est une mauvaise forme.

Solution: nous avons préparé sur le sujet. Plus de 80% des auteurs de documents sur le site indiquent les sources d'information de manière incorrecte et ne le savent pas.

• Erreur 18. Animation excessive, lorsque l'animation interfère avec la présentation. Lorsque vous ajoutez une animation à une présentation, vous devez respecter le principe du minimalisme. L'animation ne doit pas gêner la lecture du texte, être colorée.

Solution : Il ne faut pas choisir une animation scintillante, ainsi qu'une rotation rapide. Tout cela est fatigant, irritant et sollicite beaucoup la vision et le système nerveux. L'animation supplémentaire est inutile. Il vaut mieux ne pas accompagner le changement de diapositives avec des effets sonores et une animation active. Vous devez penser aux effets qui apparaîtront automatiquement, et lesquels au clic. Si toute l'animation est au clic, cela prendra beaucoup de temps, une telle présentation sera agaçante.

• Erreur 19. La transition de diapositive n'est pas configurée correctement, la transition au clic de la souris ou au clavier n'est pas désactivée. Par exemple, dans un jeu de présentation, l'utilisateur a raté le bouton indiquant la bonne réponse et est passé à la question suivante, en contournant le menu du jeu. Où aller ensuite n'est pas clair pour l'utilisateur, et parfois il n'a tout simplement pas compris ce qui s'est passé.

Solution : lors de la création d'une présentation interactive contenant , vous devez désactiver le clic de souris et la navigation au clavier entre les diapositives. Beaucoup choisissent simplement Transitions - Changer de diapositives et décochez la case Sur clic. Cette méthode évite de changer les diapositives au clic, mais la possibilité de faire défiler les diapositives à l'aide des flèches, de la barre d'espace du clavier et de la molette de la souris demeure.

Il existe un moyen plus fiable - Présentation automatique de la présentation. . Mais lorsque vous l'utilisez, vous devez vous rappeler que chaque diapositive doit avoir un bouton de lien hypertexte pour accéder à une autre diapositive. Sinon, l'aperçu de la diapositive ne peut être désactivé qu'en mettant fin à la présentation.

Nous avons essayé de décrire les principales erreurs dans la création de présentations et nous espérons que cela nous aidera tous à les éviter à l'avenir.

Quelles erreurs connaissez-vous ? Vous pouvez commenter l'article.

La plupart des tâches de bureau sont résolues sur un ordinateur dans l'environnement MS Office, principalement dans Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Un minimum de connaissances suffit pour travailler avec ces applications, mais dans de nombreuses situations, des astuces supplémentaires peuvent économiser beaucoup de temps et d'efforts. Dans cet article, nous examinerons quelques moyens d'améliorer l'efficacité du travail dans les programmes ci-dessus.

MS Word

Déplacer le texte rapidement de haut en bas

C'est le moyen le plus rapide de déplacer du texte sans utiliser la souris. Le texte est déplacé avec les flèches haut et bas tout en maintenant les touches Maj et Alt enfoncées. Vous n'avez pas besoin de sélectionner le texte avant de le déplacer - cela se fera automatiquement, et chaque pression sur la flèche vers le haut ou vers le bas déplacera le texte d'un paragraphe vers le haut ou d'un paragraphe vers le bas. Cette méthode est efficace non seulement lors du déplacement de paragraphes, mais également lors du déplacement de lignes dans un tableau.

Suppression de liens dans un document

Si des liens apparaissent dans le document que vous avez créé et que vous devez les rendre inactifs, vous pouvez sélectionner chaque lien, sélectionner la commande Insérer=>Lien hypertexte et cliquez sur le bouton Supprimer le lien. C'est un processus très long et laborieux. Il existe un moyen plus rapide de résoudre le problème : sélectionnez le document entier avec la commande Edition => Tout sélectionner et cliquez sur le raccourci clavier Ctrl+Maj+F9- les liens seront supprimés et toutes les autres options de formatage du document seront enregistrées.

À propos du texte, des zones de texte et des formes automatiques

Lorsque vous devez faire une inscription, beaucoup créent d'abord un bloc d'inscription, puis y tapent le texte. Vous pouvez obtenir le même résultat en sélectionnant le texte déjà tapé puis en cliquant sur la barre d'outils Peinture bouton pour créer une inscription - le texte se déplacera à l'intérieur de l'inscription.

Vous pouvez également insérer du texte dans les formes automatiques (sauf pour les lignes, les polylignes, etc.) - en règle générale, cela se fait en plusieurs étapes : créez une forme automatique, sélectionnez-la, cliquez sur le bouton pour créer une inscription et saisissez du texte. Il existe également une option alternative : dessinez la forme automatique souhaitée, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, sélectionnez Ajouter du texte et saisir du texte.

Peut-être qu'en travaillant, vous changerez d'avis et déciderez que le texte doit être retiré de l'inscription ou de la forme automatique. Pour ce faire, il n'est pas nécessaire de le couper dans le presse-papiers puis de le coller. Vous pouvez sélectionner une inscription (ou une forme automatique) et cliquer dessus avec le bouton droit tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée - le texte apparaîtra dans le champ de texte le plus proche.

Éclairage de forme automatique

Par défaut dans le panneau Peinture bouton manquant Éclairage; il n'y a pas de commande correspondante dans le menu contextuel appelé lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur la forme automatique.

Cependant, il est possible de modifier l'éclairage de la forme automatique. Pour ce faire, ajoutez au panneau Peinture bouton Éclairage en appelant la commande Outils=>Paramètres=>Commandes en sélectionnant dans la liste Catégories paragraphe Peinture et en faisant glisser le bouton correspondant depuis la fenêtre Équipes(Fig. 1). L'utilisation du bouton est simple - sélectionnez la forme automatique, cliquez sur le bouton Éclairage et ajustez l'éclairage selon vos besoins (Fig. 2).

Riz. 1. Ajout du bouton d'éclairage à la barre d'outils de dessin

Riz. 2. Configuration de l'éclairage de la forme automatique

Césure

Pour éviter des lignes trop clairsemées dans un document, il est recommandé d'activer la césure automatique des mots. Pour ce faire, le menu Un service sélectionner une équipe Langue=>Césure et cochez la case à côté de l'option correspondante (Fig. 3). Gardez simplement à l'esprit que Word a toujours tendance à envelopper les mots avec un trait d'union à la place du trait d'union. Dans certains cas, il est souhaitable d'éviter un tel écart (par exemple, 10%, numéro 1, 234-345, etc.). Pour ce faire, au lieu d'un trait d'union ordinaire, utilisez un trait d'union insécable en appuyant sur la combinaison de touches Ctrl+Maj+Trait d'union.

Riz. 3. Réglage de la césure automatique

En même temps, il est tout à fait possible que dans une partie du document, notamment dans les titres, la césure ne soit pas nécessaire. Pour désactiver la césure dans un certain nombre de paragraphes, sélectionnez-les, utilisez la commande Format=>Paragraphe=>Position de la page et cochez la case à côté de l'option correspondante (Fig. 4).

Il faut admettre que Word ne peut pas transférer correctement certains mots. Dans ces mots, dans les positions où vous pouvez couper, vous devez insérer un trait d'union souple en appuyant sur les touches Ctrl+trait d'union. Ce tiret prévaudra sur les tirets insérés automatiquement.

Texte avec indices

Si votre document contient des variables avec des indices saisis directement dans le texte et dans des formules créées à l'aide de l'éditeur de formules MS Equation, elles apparaîtront par défaut inégales (différentes tailles de variables et d'indices et différents niveaux de leur disposition sur une ligne), ce qui considérablement gâche l'apparence du document (Fig. 5).

Riz. 5. Texte avec index (la première option est saisie dans Word, la seconde - dans MS Equation)

Vous pouvez obtenir une identité presque complète de l'apparence des variables avec des indices en modifiant un certain nombre de caractéristiques des variables saisies manuellement. Pour ce faire, imprimez tout le texte dans la taille de police Times New Roman 12 et les variables en italique supplémentaire. En outre, déplacez les variables vers le bas de 1,5 pixel et indexez-les de 3 pixels avec la commande Format=>Police=>Espacement en sélectionnant dans le champ Biais option Vers le bas et en spécifiant la taille du décalage (Fig. 6).

Riz. 6. Réglage du décalage

Assurez-vous également que la taille est sélectionnée dans l'éditeur de formule Habituel (équipe Taille => Régulier) et adaptez-le à 12 pixels (commande Taille=>Déterminer- figure. sept).

Riz. 7. Ajustement des tailles de police régulières

Ruptures dans les tableaux

Lorsque vous travaillez avec des tableaux de plusieurs pages, il arrive parfois que le tableau ne se casse pas à la fin de la feuille, mais bien plus tôt, ne laissant que les deux tiers ou même un tiers de la page remplie (cela dépend de la largeur de la ligne particulière de la table sur laquelle la rupture se produit). Dans le même temps, les lignes suivantes du tableau sont transférées à la page suivante, bien qu'elles puissent parfaitement tenir sur la précédente (Fig. 8). Cela se produit souvent lors du remplissage de cellules de tableau par copie régulière, lorsque, avec les données, leurs formats sont également copiés.

Riz. 8. Un exemple de tableau dans lequel le saut de ligne n'atteint pas la fin de la feuille

La raison de ce phénomène est que le texte dans les cellules du tableau a un paramètre de paragraphe interrompu. Pour changer la situation, sélectionnez le tableau, ouvrez dans le menu Format commander Paragraphe=> Position de la page et décochez les cases Ne pas casser le paragraphe, Ne t'arrache pas à la suite et D'une nouvelle page(Fig. 9) - le tableau reprendra sa forme habituelle.

Riz. 9. Modifier les options de paragraphe

date dans le document

La plupart des documents doivent indiquer la date à laquelle ils ont été créés ; il n'est pas rare de créer ou de mettre à jour quotidiennement le même type de documents. Il est donc très pratique d'utiliser l'insertion automatique de la date : vous appuyez sur la combinaison de touches Alt+Maj+D, et la date du jour, mise à jour à chaque ouverture du document, est insérée à la position du curseur. Mais cette méthode n'est pas toujours adaptée, puisque la date est insérée dans le format traditionnel jj.mm.gggg. Si ce format ne vous convient pas, utilisez alors la commande Insérer=>Champ, dans la liste des champs, sélectionnez le champ Date et spécifiez le format de date souhaité (Fig. 10).

Riz. 10. Sélectionnez le format de date

Si aucun des formats de date ne vous convient, par exemple, vous avez besoin de la date dans la première ligne du document et du jour de la semaine dans la seconde (comme dans la Fig. 11), alors vous devrez trouver un plus ou format de date moins similaire et modifiez-le. Dans cet exemple, il n'y a aucun problème avec l'impression de la date dans la ligne supérieure du tableau, car un tel format est dans la liste des formats, et le problème est d'insérer le jour de la semaine - un tel format de champ Date n'existe pas. Pour éditer le format ouvrir dans le menu Insérer commander Domaine, dans la liste des champs indiquez le champ Date et sélectionnez le format de date d'origine, qui inclut le jour de la semaine souhaité (Fig. 12). Cliquez sur le bouton Codes de champ et modifier le format de date dans le champ Codes de champ, supprimant la partie inutile du format (Fig. 13). Terminez l'opération en cliquant sur le bouton d'accord, - après cela, chaque fois que le document est ouvert, le jour de la semaine en cours sera imprimé.

Riz. 11. Document avec champ de date modifié

Riz. 12. Sélection du format de date d'origine pour l'édition

Riz. 13. Format de date après modification

Recherche de documents

Les documents nécessaires peuvent être recherchés non seulement de la manière habituelle, c'est-à-dire en utilisant la commande Démarrer=>Rechercher=>Fichiers et dossiers, mais aussi directement dans Word lors de l'ouverture de documents, et lors d'une recherche dans Word, vous pouvez vous appuyer sur les propriétés spécifiques des documents (titre du document, auteur, sujet, mots-clés, taille du fichier, date de dernière mise à jour, etc.) ou sur les mots trouvés dans le texte.

Pour rechercher des documents par un mot dans le texte, sélectionnez la commande Fichier=>Ouvrir et cliquez sur le bouton Outils=>Rechercher=>Normal. Saisissez un mot de recherche, définissez la zone de recherche (Fig. 14), les types de fichiers qui vous intéressent (Fig. 15) et cliquez sur le bouton Trouver(Fig. 16).

Riz. 14. Détermination de la zone à rechercher

Riz. 15. Déterminer le type de fichiers

Riz. 16. Le résultat de la recherche de documents dans le texte ou dans le titre desquels apparaît le mot « Internet »

Pour rechercher des documents par leurs propriétés, sélectionnez la commande Fichier=>Ouvrir et cliquez sur le bouton Outils=>Rechercher=>Avancé. Supposons que l'ordinateur contient non seulement vos documents personnels, mais également les fichiers d'autres auteurs avec lesquels vous travaillez sur un projet commun. Dans ce cas, dans le domaine Propriété spécifier une option auteur, dans le champ État- option Contient(c'est plus fiable, car dans un cas l'auteur ne peut saisir que le nom, dans l'autre le prénom et le nom, etc.), dans le champ Sens entrez le nom de famille de l'auteur et cliquez sur le bouton Trouver(Fig. 17).

Riz. 17. Rechercher tous les documents d'un auteur spécifique

Cependant, gardez à l'esprit que la recherche de documents par leurs propriétés spécifiques n'a de sens que si ces propriétés sont spécifiées par tous les auteurs de documents - l'option par défaut pour les remplir, hélas, ne fournira pas le résultat souhaité. Vous pouvez spécifier les propriétés séparément pour chaque document à l'aide de la commande Fichier=>Propriétés=>Document(Fig. 18). Cependant, il est peu probable que l'un des auteurs oublie de le faire dans un document, il est donc préférable d'inclure le remplissage obligatoire des champs de propriétés clés du document lors de son premier enregistrement. Pour cela, utilisez la commande Outils=>Options=>Enregistrer et cochez la case Suggérer de remplir les propriétés du document(Fig. 19).

Riz. 18. Remplir les propriétés du document

Riz. 19. Définition de l'enregistrement obligatoire des propriétés clés du document

Vous pouvez rechercher des documents par date de création et définir non seulement des dates spécifiques, mais également leurs intervalles ou une liste, ce qui est fait à l'aide de jetons. ET ou OU. Pour trouver tous les documents, par exemple pour 2003, dans le domaine Propriété spécifier une option Date de création, dans le champ État- option Pas avant, dans le champ Sens entrer la date 1er janvier 2003 et cliquez sur le bouton Ajouter. Puis entrez à nouveau dans le champ Propriété option date de création, dans le champ État- option Pas plus tard, dans le champ Sens entrer la date 1er janvier 2004, cliquez sur le bouton Ajouter puis sur le bouton Trouver— tous les documents de 2003 seront retrouvés (Fig. 20).

Riz. 20. Paramétrage de la recherche de documents créés pendant une certaine période

Microsoft Excel

Attribuer une couleur aux onglets de la feuille

Les étiquettes de feuille peuvent être multicolores, ce qui est pratique dans les livres contenant un grand nombre de feuilles - la couleur, ainsi que le nom, seront alors responsables du type d'informations sur les feuilles. Pour attribuer une couleur spécifique à des feuilles individuelles, sélectionnez-les, cliquez avec le bouton droit, sélectionnez la commande Couleur de l'étiquette et sélectionnez la couleur souhaitée.

Insertion rapide de colonnes et de lignes

Pour ajouter une ligne ou une colonne à un tableau, il n'est pas nécessaire de sélectionner la colonne ou la ligne devant laquelle vous souhaitez insérer, accédez au menu contextuel et sélectionnez la commande Ajouter des cellules. Vous pouvez appuyer sur la combinaison de touches ctrl+maj simultanément avec le signe "+" sur le pavé numérique - le résultat sera le même.

Colonnes mutantes

Par défaut, les colonnes dans Excel sont désignées par des lettres latines et les lignes par des chiffres. Si, après avoir rouvert le tableau, vous constatez que les colonnes sont numérotées de la même manière que les lignes (Fig. 21), ne vous inquiétez pas - ce n'est pas l'action d'un virus. Utiliser l'équipe Outils=>Options=>Général et décochez la case Style de lien R1C1(Fig. 22) - tout se mettra en place.

Riz. 21. Tableau à colonnes numérotées

Riz. 22. Retour à la notation de colonne standard

Accélérer l'impression

Si vous avez besoin d'imprimer un grand nombre de tableaux et que vous êtes limité dans le temps, alors lors de l'impression sur une imprimante noir et blanc, vous pouvez accélérer le processus en renonçant à la couleur (impression en noir et blanc). Sur les imprimantes noir et blanc, les couleurs sont affichées sous forme de nuances de gris et il faut un certain temps pour faire correspondre la teinte à une couleur spécifique. Lors de l'impression en noir et blanc, le texte et les bordures en couleur apparaissent en noir au lieu de niveaux de gris, ce qui permet de gagner du temps. Pour définir l'impression en noir et blanc, ouvrez le menu Déposer commander Configuration de la page=> Feuille et dans le groupe Sceller cochez la case noir et blanc(Fig. 23).

Riz. 23. Paramètres d'impression en mode noir et blanc

De plus, vous pouvez imprimer sans quadrillage - dans ce cas, les grandes feuilles sont imprimées plus rapidement. Pour cela, utilisez la commande Fichier=>Mise en page=>Feuille et décochez Rapporter ( riz. 24).

Riz. 24. Refus d'imprimer la grille

Saisie de nombres fractionnaires

Par défaut, les nombres fractionnaires sont saisis dans Excel conformément à la manière dont ils sont définis dans les paramètres Windows : Panneau de configuration=>Langue et normes=>Numéros. En d'autres termes, si une virgule est destinée à saisir des nombres fractionnaires dans Windows, alors dans Excel, ils seront saisis séparés par des virgules. Cependant, dans la pratique, cela peut s'avérer différent. Par exemple, sur les ordinateurs avec un grand nombre d'utilisateurs, en particulier dans les établissements d'enseignement, où les paramètres du programme changent de la manière la plus imprévisible. Si, lors de la saisie d'un nombre fractionnaire séparé par une virgule, vous voyez un nombre séparé par un point à l'écran et que vous avez déjà vérifié que les paramètres Windows nécessitent une saisie séparée par des virgules, utilisez la commande Services\Options\International et cochez la case Utiliser des séparateurs système(Fig. 25).

Riz. 25. Retour aux séparateurs de système

Représentation

Lors de la finalisation de l'apparence d'un tableau et de sa préparation pour l'impression, il est souvent nécessaire de modifier à plusieurs reprises les fonctions de formatage et d'impression. Habituellement, dans de tels cas, les feuilles sont copiées et les caractéristiques de leur affichage à l'écran et lors de l'impression sont modifiées. Cependant, il est plus pratique de créer différentes vues de feuille qui vous permettent de visualiser les données dans différents modes et ne nécessitent pas la création de feuilles distinctes.

Avant de créer une vue, le livre doit être entièrement paramétré : il faut lui donner l'apparence souhaitée et lui paramétrer toutes les options d'impression nécessaires. Lorsque les options d'impression sont saisies dans une vue, celle-ci inclura automatiquement les zones d'impression spécifiques de chaque feuille, ou la feuille entière si aucune zone d'impression n'est définie pour celle-ci.

Pour créer une vue de menu Voir sélectionner une équipe Représentation, appuie sur le bouton Ajouter et sur le terrain Nom entrez un nom pour la vue (Figure 26). Dans ce cas, il est préférable d'inclure le nom de la feuille active dans le nom de la vue afin de faciliter la recherche de la vue souhaitée dans le futur.

Riz. 26. Créer une vue

Pour revenir à l'une des vues créées précédemment, si par exemple vous avez besoin d'imprimer une feuille, utilisez la commande Affichage=>Vues et sur le terrain Sortes sélectionnez la vue à imprimer (Fig. 27), puis appuyez sur le bouton Appliquer et cliquez sur le bouton Sceller- La feuille sera imprimée en noir et blanc.

Riz. 27. Choisir la bonne vue

Sous-totaux

Très souvent, vous devez faire face à de grandes listes qui incluent plusieurs valeurs de cellule répétitives pour lesquelles vous devez connaître les sous-totaux. Excel peut calculer automatiquement les sous-totaux et les totaux généraux dans n'importe quelle liste. Habituellement, cela se fait d'abord en triant avec la commande Données=>Trier(pour regrouper les lignes pour lesquelles vous souhaitez additionner), puis calculez les totaux généraux, puis insérez des lignes pour les sous-totaux et calculez-les (Fig. 28).

Riz. 28. Calcul des sous-totaux

Si le tableau est volumineux et qu'il existe de nombreux domaines pour lesquels des sous-totaux doivent être calculés, ce processus prendra beaucoup de temps. Pour accélérer le travail, vous pouvez d'abord sélectionner une liste unique, pour chacune des valeurs dont vous avez besoin pour déterminer le total intermédiaire, et ensuite seulement calculer les totaux eux-mêmes. Pour créer une liste unique, sélectionnez la colonne ou la ligne requise et utilisez la commande Données=>Filtre=>Filtre avancé. Réglez le commutateur de groupe Traitement pour positionner , spécifiez la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez placer le résultat et activez l'option Seuls les enregistrements uniques(Fig. 29, 30). À la suite d'un tel filtrage, tous les objets uniques de la liste d'origine apparaîtront dans la zone spécifiée du tableau.

Riz. 29. Fenêtre de commande de filtre avancé

Riz. 30. Le résultat de la création d'une liste unique

Utilisez ensuite la fonction SUMIF(plage, critères, somme_plage) A qui résume les cellules qui répondent à certains critères. La plage est la plage de cellules vérifiées par rapport au critère ; critère - un critère sous la forme d'un nombre, d'une expression ou d'un texte qui définit les cellules additionnées ; plage de sommation - cellules additionnées (Fig. 31).

Riz. 31. Calculer des sous-totaux pour chacune des valeurs d'une liste unique

Suppression des lignes en double

Imaginez qu'il existe une table d'annuaire téléphonique (dictionnaire, etc.) composée de deux colonnes et d'un grand nombre de lignes. Dans la première colonne, par exemple, les noms des clients sont entrés, et dans la seconde - leurs numéros de téléphone, tandis que les lignes peuvent être répétées (Fig. 32). La tâche consiste à supprimer toutes les lignes en double. La première solution qui vient à l'esprit est de trier le tableau par la première colonne avec la commande Données=>Trier et supprimer manuellement les lignes en double.

Riz. 32. Tableau initial

Si le tableau est très volumineux, vous pouvez obtenir le même résultat de manière plus rapide, bien que plus complexe. Sélectionnez d'abord une liste unique de téléphones à l'aide de la commande Données=>Filtre=>Filtre avancé en réglant le commutateur de groupe Traitement en position Copiez le résultat à un autre emplacement, en spécifiant la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez placer le résultat et en activant l'option Seuls les enregistrements uniques(Fig. 33).

Riz. 33. Le résultat de la création d'une liste unique de téléphones

Il faut maintenant utiliser la fonction VLOOKUP(lookup_value, table, column_number, valeur True ou False) où la valeur de recherche est la valeur à trouver dans la première colonne de la table ; table - une table contenant des informations dans lesquelles les données sont recherchées ; numéro de colonne - le numéro de la colonne dans le tableau avec des informations dans lesquelles la valeur correspondante doit être trouvée. Étant donné que la fonction fonctionne de telle manière que la recherche de la valeur souhaitée n'est possible que dans la première colonne, vous devrez échanger les colonnes "NOM COMPLET" et "Téléphone", puis dans la colonne D, saisissez une formule avec la fonction VLOOKUP (Fig. 34). Selon cette formule, le programme prendra la valeur suivante de la colonne C, la recherchera dans la colonne A, puis renverra la valeur de la colonne B, située dans la ligne trouvée. Après cela, il reste à faire une copie de la colonne D à l'aide d'une pâte spéciale, afin que les cellules ne contiennent pas de formules, mais des valeurs (commande Coller => Collage spécial => Valeurs- figure. 35), et supprimer les colonnes A, B et D devenues inutiles.

Riz. 34. Le résultat des calculs via la fonction VLOOKUP

Riz. 35. Apparence du tableau après application de Collage spécial

MS PowerPoint

diapositives de fichiers

Lors de la préparation d'une présentation, vous pouvez utiliser des documents Word pré-créés et des diapositives d'autres présentations.

Dans le premier cas, si nous parlons de créer une nouvelle présentation, ouvrez un document Word et appliquez la commande Fichier=>Soumettre=>Microsoft PowerPoint- en conséquence, une nouvelle présentation sera créée avec le texte du fichier. Si vous souhaitez coller du texte d'un document Word dans une présentation existante, ouvrez la présentation dans PowerPoint et cliquez sur l'onglet Structure(Fig. 36). Spécifiez l'icône de diapositive derrière laquelle vous souhaitez que la nouvelle diapositive de texte apparaisse. au menu Insérer sélectionner une équipe Diapositives de la structure et sélectionnez le document requis. N'oubliez pas que le texte inséré dans la présentation est généré en fonction du style des titres du document et que vous ne pouvez utiliser que du texte provenant de fichiers aux formats * .doc, * .rtf ou * .txt.

Riz. 36. Onglet Structure

Si vous souhaitez insérer une diapositive d'une autre présentation dans une présentation ouverte, dans le menu Insertion, sélectionnez la commande diapositives de fichiers, sélectionnez la présentation et la diapositive insérée (Fig. 37) et cliquez sur le bouton Insérer. Si vous insérez toutes les diapositives, cliquez sur le bouton Tout coller.

Riz. 37. Sélectionnez insérer une diapositive

Numérotation complexe

La numérotation des pages dans les diapositives se fait en insérant le numéro de page dans le pied de page avec la commande Affichage=>En-têtes et pieds de page, qui ouvre la fenêtre En-tête et pied de page, où vous devez activer la case à cocher bas de page(Fig. 38) et cliquez sur le bouton S'applique à tous. Gardez à l'esprit que les diapositives masquées continuent de compter pour la numérotation. Pour éviter cela, vous pouvez placer toutes les diapositives masquées à la fin de la présentation - puis toutes les diapositives affichées seront numérotées dans l'ordre.

Riz. 38. Insertion d'un pied de page

Naturellement, les pages des diapositives sont numérotées dans l'ordre. Si vous devez recommencer la pagination à différents endroits de la même présentation (cela peut être nécessaire si votre présentation est encore en cours de développement et se compose de plusieurs séries de diapositives distinctes), alors, hélas, vous ne pouvez pas le faire à l'intérieur d'une présentation . Pour résoudre le problème pour chaque série de diapositives, vous devrez créer différentes présentations et les relier entre elles par des hyperliens.

Modèle de présentation

Si les présentations ont lieu fréquemment, il est conseillé de passer du temps à préparer soigneusement un modèle de présentation non standard - aujourd'hui, ce n'est pas moins pertinent que, par exemple, le papier à en-tête pour les lettres commerciales. Le modèle enregistre le logo de l'organisation, etc. éléments qui seront automatiquement lus sur toutes les diapositives de présentation créées. De plus, le modèle détermine le format, la taille et la position relative des objets, les polices utilisées, l'arrière-plan et d'autres options de conception pour les éléments de présentation.

Le développement du modèle commence par la création d'une nouvelle présentation via la commande Fichier=>Nouveau. Sélectionnez ensuite un modèle de conception pour la diapositive dans la liste des modèles par défaut. Avant de modifier le modèle de conception conformément au plan prévu, dans le menu Voir sélectionner une équipe Maître=>Maître des diapositives. Sur le masque des diapositives, apportez les modifications que vous souhaitez refléter dans chaque nouvelle présentation que vous créez. Tout d'abord, modifiez le design et ajustez les polices (Fig. 39), à l'étape suivante, insérez le logo (Fig. 40), et après tous les changements dans la barre d'outils Goûter cliquez sur le bouton Fermer la vue de l'assistant.

Riz. 39. Le résultat de la définition des principaux éléments du modèle de présentation

Riz. 40. L'apparence de la diapositive après l'insertion du logo

Enregistrez la présentation en tant que modèle avec la commande Fichier=>Enregistrer sous, sélectionnez la variante comme type de fichier Modèle de présentation et entrez le nom du modèle (Fig. 41).

Riz. 41. Enregistrer un modèle de présentation

Pour utiliser un modèle lors de la création d'une présentation, cliquez sur le bouton Générateur de diapositives, Clique sur le lien Aperçu dans le coin inférieur droit de la diapositive et sélectionnez le modèle de présentation que vous avez créé.

Une fois que vous avez créé un modèle, vous pouvez l'ajouter à la liste des modèles dans l'assistant Contenu automatique. Pour ce faire, le menu Déposer sélectionner une équipe Créer. Dans la région de Créer Clique sur le lien À partir de l'assistant de contenu automatique, appuie sur le bouton Davantage. Sélectionnez ensuite la catégorie dans laquelle vous souhaitez placer le modèle, cliquez sur le bouton Ajouter et spécifiez le modèle de présentation à ajouter (Fig. 42).

Riz. 42. Résultat de l'ajout d'un modèle à la liste principale de contenu automatique

Plusieurs options de conception dans une présentation

Lors de la conception de diapositives individuelles dans une présentation, vous pouvez utiliser plusieurs modèles. Pour ce faire, sélectionnez certaines diapositives, faites un clic droit sur le modèle souhaité et sélectionnez l'option Appliquer aux diapositives sélectionnées. Si cette commande n'est pas disponible, utilisez la commande Outils=>Options=>Modifier et dans la région Désactiver les nouvelles fonctionnalités décochez Plusieurs échantillons(Fig. 43).

Si vous utilisez les modèles que vous avez créés pour la conception des diapositives de présentation, et non les modèles par défaut, l'installation d'un nouveau modèle pour une diapositive particulière se produira automatiquement lorsque vous cliquez sur le lien Parcourir et sélectionnez le modèle de présentation créé précédemment, à moins, bien sûr, qu'il n'y ait une interdiction d'utiliser différentes options de conception

Riz. 44. Configurer la vérification orthographique automatique

Utiliser un fichier de données pour exporter des contacts

Tous les messages, rendez-vous, tâches et entrées de journal créés sont stockés dans un fichier de données sur l'ordinateur local. Ce fichier de données est appelé fichier de dossiers personnels et possède une extension .pst. Lors de la réinstallation du système, ce fichier peut être facilement enregistré dans un dossier séparé sur le disque dur ou sur un CD, puis reconnecté.

De plus, un fichier PST vous permet d'accéder à des informations telles que des contacts à partir d'un autre ordinateur ou de les partager avec d'autres. Pour ce faire, il vous suffit d'exporter les données vers un fichier PST à l'aide de l'assistant d'importation et d'exportation. Ouvrir dans le menu Déposer commander Importer et exporter, sélectionnez comme option d'action Exporter vers un fichier, et dans la fenêtre suivante, indiquez que vous devez créer un fichier PST (Fig. 45). Ensuite, sélectionnez un dossier Contacts et déterminer les caractéristiques d'enregistrement du fichier (Fig. 46). Cliquez sur le bouton Prêt, puis vos contacts seront enregistrés dans le dossier que vous avez spécifié sur le disque, qui sera facile à connecter sur un autre ordinateur en utilisant le même assistant d'importation et d'exportation. La connexion d'un fichier PST avec des contacts n'est pas différente de la connexion d'un fichier PST normal. Afin de ne pas oublier l'emplacement du fichier, il est préférable de l'ajouter immédiatement à la liste des fichiers de données Outlook. Pour cela, utilisez la commande Fichier=>Traitement des fichiers de données, cliquez sur le bouton Ajouter et pointez sur le fichier PST généré. Par conséquent, dans la liste des fichiers de données, en plus des dossiers personnels, le fichier avec les contacts que vous avez créé apparaîtra également (Fig. 47).

Riz. 45. Déterminer le type de fichier à créer

Riz. 46. ​​​​Détermination des conditions pour un fichier enregistré

Riz. 47. Fichiers de données Outlook

Planification du temps de travail

Le résultat final dépend de la qualité de la planification des travaux. Outlook aide à organiser la liste des tâches dans une certaine mesure, mais il vous rappelle seulement que le moment est venu de commencer une tâche particulière, qu'elle est déjà en retard ; de plus, Outlook peut réaffecter la tâche à un autre employé et vous permettre de contrôler son exécution. Et avec cela, dans l'ensemble, les capacités d'Outlook en termes de traitement des tâches sont épuisées.

Cependant, il est très important non seulement de définir un certain nombre de tâches, mais aussi de les planifier de manière à ce que tout soit fait à temps et que la planification soit la plus automatisée possible. Vous devez savoir quand vous terminerez une tâche particulière, s'il est même possible de la terminer avant la date limite et quand il est préférable de commencer la tâche pour la terminer.

Il est bon de pouvoir évaluer à l'avance le réalisme du plan que vous avez esquissé (sous réserve de la nature de votre semaine de travail, de la présence d'une pause déjeuner, des réunions prévues, etc.). De plus, les tâches doivent apparaître automatiquement dans le calendrier et le statut du calendrier doit être automatiquement mis à jour lorsque les tâches sont replanifiées. Tout cela peut être fait par un plug-in pour Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 Mo) de ResultsWare Limited est un gestionnaire de tâches pratique et facile à utiliser qui vous permettra d'optimiser votre emploi du temps.

Avant de commencer à utiliser le plugin, vous devez le configurer en fonction des particularités de la journée de travail. Pour cela, cliquez sur le bouton ligne de tâche, allez dans l'onglet Semaine de travail et indiquer les jours ouvrables de la semaine, le début et la fin de la journée de travail et toutes les pauses disponibles (pour le déjeuner, la pause technique, etc.) - fig. 48.

Riz. 48. Planification

Décrivez ensuite les tâches à venir pour les jours à venir. Dans le même temps, veuillez noter qu'après l'installation du plugin, un onglet supplémentaire apparaîtra dans la fenêtre de création de tâche ligne de tâche, sur lequel vous devez indiquer la durée estimée des travaux, et si les travaux ont déjà commencé, le temps passé dessus et le pourcentage d'achèvement (Fig. 49, 50).

Riz. 49. Créer une tâche

Riz. 50. Liste des tâches prévues pour la semaine prochaine

Après cela, vous pouvez commencer à tester le plugin. Pour cela, cliquez sur le bouton ligne de tâche, allez dans l'onglet Tâches, spécifiez l'heure de début (Fig. 51) et appuyez sur le bouton d'accord. Le résultat du travail du plug-in sera un bref rapport sur le nombre de tâches planifiées, le temps total pour leur exécution et les délais pour terminer le travail (Fig. 52). Dans le même temps, le programme placera les tâches dans le calendrier de la meilleure façon possible - tout en tenant compte à la fois de toutes les pauses de travail, ainsi que des réunions, rendez-vous, etc. dans le calendrier (Fig. 53).

Riz. 51. Détermination de l'heure de début de l'analyse et répartition des tâches

Riz. 52. Conclusion de la ligne de tâches concernant la liste des tâches planifiées (dans ce cas, tout ce qui est prévu peut être fait à temps)

Riz. 53. Le résultat de la répartition des tâches dans le calendrier