یک جلسه برنامه ریزی مشتق شده از برنامه انگلیسی است، یک جلسه کاری کوتاه که به پیشرفت برنامه برنامه ریزی شده اختصاص داده شده است. با توجه به نوع شناسی آنها، تمام جلسات برنامه ریزی را می توان بر اساس سه معیار - خاص، زمانی و کمی تقسیم کرد.

با توجه به معیار مشخص، کلیه جلسات برنامه ریزی به گزارش (جلسات کوتاهی که در آن مدیران از پیشرفت وظایف مربوطه گزارش می دهند)، بحث و گفتگو (توضیحات در مورد موضوع تغییرات احتمالی در مسیر انتخاب شده برای دستیابی به یک هدف خاص) و انگیزشی تقسیم می شوند. (جلساتی که در آن وظایف توزیع می شود و نقش ها مشخص می شود. در فرآیند کار روی یک سوال، وظیفه).

با توجه به معیار زمانی، یک جلسه برنامه ریزی می تواند یک فرآیند روزانه، هفتگی، ماهانه باشد.

با توجه به معیار کمی، جلسه برنامه ریزی می تواند هم جمعی (برای همه کارکنان) و هم بسته باشد (برای یک گروه ابتکاری جداگانه، مدیران، هیئت مدیره شرکت).

چرا یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنیم؟

اگر این فرآیند را به عنوان یک سنت خوب قبل از شروع روز کاری سازماندهی کنید، به نظم و انضباط تیم کمک می کند (تعداد دیر رسیدن صبح را کاهش می دهد)، اهداف و مقاصد را برای کارمندان به وضوح ترسیم می کند (در نهایت، همانطور که می دانید، یک برنامه منطقی برای روز بسیار مؤثرتر از یک برنامه نیم ساله است) ، دیدن نتایج واقعی کار را با وضوح بیشتری ممکن می کند (در صورتی که گزارش تیم به رهبر و رهبر به تیم گزارش شود. تبدیل می شود عناصر اجباریبرنامه ریزی جلسات). علاوه بر مزایای ذکر شده، یک جلسه صبحگاهی که به خوبی برگزار می شود می تواند کارکنان را توانمند کند، بهره وری را افزایش دهد و آنها را به کار موثر در طول روز تحریک کند. این جنبه روانیبدون شک نقش مهمی در ایجاد رابطه مثبت بین کارمند و کارفرما دارد و به تیم سازی نیز کمک می کند.

چرا بسیاری از مردم جلسه برنامه ریزی را یادگاری از گذشته می دانند؟

اولاً، پیدایش این فرآیند، بیشتر مردم به زمان هایی نسبت می دهند که حتی در مورد تلفن چیزی نمی شنیدند و حتی نمی دانستند اینترنت و فناوری های چند رسانه ای چیست. به نظر می رسد که تنها راه برای ملاقات زنده و بحث در مورد لحظات مهم کاری فقط همین جلسات برنامه ریزی بود. در غیاب وسایل ارتباطی عملیاتی، سؤالات زیادی انباشته شد و چنین اقدامی زمان زیادی را صرف کرد (به طور متوسط ​​​​سه تا چهار ساعت). در این زمینه، یک اقتصاددان مشهور آمریکایی زمانی اظهار داشت: «اگر جلسات برنامه ریزی در شرکت شما وجود دارد، پس شما در حال حاضر هستید. راه درست... فقط باقی می ماند که همه کسانی که به آنجا می روند اخراج شوند و همه کسانی که در این زمان کار می کنند را ترک کنند."

ثانیاً، اکثر کارمندان اداری دقیقاً به این دلیل که حدود 20٪ از زمان به آن اختصاص داده می شود، نگرش منفی نسبت به برنامه ریزی جلسات دارند و به گفته بسیاری از آنها، سخنرانی رئیس به طور متوسط ​​نیمی از زمان اختصاص داده شده برای این فرآیند طول می کشد.

ثالثاً اگر جلسات برنامه ریزی در یک شرکت هر روز برگزار شود، قطعاً به زودی به نوعی رسمیت تبدیل خواهد شد. پس از همه، بیشتر وظایفی که آن را تعیین می کند تاجر موفق، بلندمدت و گزارش روزانه در دو جمله به این صورت خواهد بود: "اشکال ندارد، داریم روی آن کار می کنیم." نیاز به یک جلسه برنامه ریزی روزانه معمولاً در لحظه ای بروز می کند که شرکت شروع به انجام یک وظیفه استراتژیک جدید در یک بازه زمانی بسیار کوتاه یا در طول یک بحران می کند. در چنین لحظاتی، واقعاً لازم است که به طور مداوم وضعیت را زیر نظر داشته باشید، کوچکترین تغییرات را زیر نظر داشته باشید.

آئین نامه

هر جلسه برنامه ریزی، حتی کوتاه ترین، باید قوانین خاص خود را داشته باشد. به هر طریقی، به کارکردن با مسائل مهم کمک می‌کند تا فرآیند را پویاتر و کارآمدتر کند. در قوانین خوشمزهمقررات را برای کارکنان در وقت عصرتا بتوانند در مورد تمام موضوعات مطرح شده فکر کنند و یک پیشنهاد سازنده و معنادار ارائه دهند. از جمله این نکته قابل توجه است که تا زمان برگزاری جلسه صبح، هر کارمند باید یک نسخه از آیین نامه را در دست داشته باشد. مهم است که مسئولیت را به شخص خاصی واگذار کنیم که زمان را پیگیری کند (اگر سخنران از مهلت مقرر در آیین نامه خارج شود، این امر روند برگزاری جلسه را به تاخیر می اندازد و در نتیجه تأثیر منفی بر روی جلسه می گذارد. روحیه تیم).

انجام دادن یا عدم انجام؟ مساله این است

بدون شک جلسه برنامه ریزی حداقل در زمینه هدف گذاری و انگیزش به موقع کارکنان فرآیند مهمی است، اما زمان آن فرا رسیده است که از درک معمولی این اصطلاح فراتر برویم. شاید این مهم نباشد که هر روز کل تیم را در یک دفتر شلوغ جمع کنید، بلکه تسلط بر فناوری های کنفرانس در اسکایپ مهم باشد. همچنین مهم است که این جنبه را در نظر بگیرید که یک جلسه برنامه ریزی سازنده نباید بیش از 15-20 دقیقه طول بکشد. گزارش فعالیت های هر بخش قابل قبول و گفتگو با مدیران در طول روز است و صبحگاهمنحصراً به همسویی نیروها، تعریف وظایف و اولویت ها اختصاص دارد.

در هر صورت، هر کارآفرین مفهوم مدیریت خود را انتخاب می کند، با این حال، برای درک دقیق تر اینکه آیا برگزاری جلسات کوتاه برای نیروی کار شما ضروری است یا خیر، ارزش دارد جوانب مثبت و منفی را بسنجید:

تیم را منضبط می کند؛

امکان ایجاد انگیزه صبحگاهی کارکنان;

بیان روشن اهداف و مقاصد؛

توانایی نشان دادن خلاقیت و برگزاری جلسه برنامه ریزی به سبک غیر متعارف؛

جلسات برنامه ریزی طولانی مدت باعث خستگی و کاهش کارایی کارکنان می شود.

جلسات برنامه ریزی منظم معمولاً بی اثر هستند.

جلسات برنامه ریزی، سوابق عملیاتی و جلسات بخشی جدایی ناپذیر از روز کاری تقریباً هر کارمندی است. دیر یا زود، مدیر با نیاز به برگزاری مستقل یک جلسه برنامه ریزی روزانه مواجه می شود. اما همانطور که اغلب اتفاق می افتد، هیچ کس واقعاً این را آموزش نمی دهد. بنابراین، اغلب این سوال مطرح می شود - چگونه یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنیم؟

اهداف جلسه برنامه ریزی

اولین کاری که باید انجام دهید این است که اهدافی را که می خواهید با جلسه برنامه ریزی به آنها برسید مشخص کنید. قاعدتا هدف اصلی چنین جلساتی ایجاد فضای اطلاعاتی واحد در بین تمامی کارکنان و در نتیجه دستیابی به کاری بالاتر و منسجم تر است. جلسات برنامه ریزی به حل وظایف زیر کمک می کند:

1. تعیین اهداف و اهداف برای تیم؛
2. آوردن اطلاعات کلی به کل تیم؛
3. حل مسائل کلی؛
4. انگیزه و مشارکت کارکنان؛
5. آموزش کارکنان با انتقال بهترین شیوه ها.

موافقم، دستیابی به چنین اهدافی برای هر مدیری جالب است. بنابراین، تمرین با هواپیمای سرنشین در تجارت بسیار رایج است. اما موثر بودن از جلسات کار آسانی نیست، مهم است که به یک برنامه عملی کاملاً نوشته شده پایبند باشید و برای هر جلسه آماده شوید.

جلسه برنامه ریزی

بنابراین ما به این نتیجه رسیدیم که جلسه امری مهم و مفید است، اما برای اینکه این ابزار به شکنجه بیهوده دیگری برای زیردستان تبدیل نشود، رهبر باید با جدیت تمام به تدارک جلسه برنامه ریزی بپردازد. قبلاً در مورد اهداف جلسه بحث کردیم، تکلیف رهبر، بسته به هدف، برنامه ریزی برای جلسه برنامه ریزی. به طور طبیعی، جلسه برای فروشندگان و برای مدیران برتر به طور اساسی با یکدیگر متفاوت خواهد بود. اگرچه خود ساختار تقریباً یکسان خواهد بود.

نکته بسیار مهم در هر جلسه این است که به زیردستان فرصت دهید تا در اسرع وقت صحبت کنند. توصیه می شود از همان دقایق اولیه تا حد امکان اعضای جلسه برنامه ریزی را درگیر کنید. این به راه اندازی تیم کمک می کند.

رازهای موفقیت برنامه ریزی

مهم ترین! برای جذاب نگه داشتن جلسه، باید برای آن آماده شوید. موفقیت یک جلسه به چند عامل مهم بستگی دارد:

1. جزء اطلاعاتی اطلاعات ارائه شده در جلسه باید مفید و جالب باشد. اگر اطلاعات خسته کننده و یکنواخت است، انجام دهید راه جالبارسال اطلاعات اطلاعات خسته کننده و غیر مفید را حذف کنید.
2. جزء عاطفی حتی جالب ترین موضوع نیز می تواند با ارائه اشتباه خراب شود. معلمان خود را از دانشگاه به خاطر بسپارید، در برخی از سخنرانی ها تمام حضار در خواب هستند، در حالی که برخی دیگر فروخته شده اند.
3. رهبری که جلسه را برگزار می کند. هر چه مجری معتبرتر باشد، مخاطب او را بهتر درک می کند. اگر اقتدار شما زیاد نیست، روی نکات 1 و 2 با دقت کار کنید.

قوانین جلسه برنامه ریزی

دیر آمدگان

یک نفر همیشه سعی می کند برای یک جلسه دیر بیاید. چنین کارمندانی بسیار مخرب هستند و شما باید به شدت مبارزه کنید. من همه چیز را می بخشم تا پیشاپیش با همه اعضای تیم توافق کنم که با دیربازها چه می کنیم. چند مثال وجود دارد: دیرآمده برای همه قهوه یا میوه می آورد، دیرآمد جوک می گوید، دیرآمد آهنگ می خواند و غیره. مهمترین چیز این است که همه قوانین را بدانند و همه آنها را رعایت کنند. اگر این قانون به خوبی اندیشیده شده باشد و توسط تیم پذیرفته شود، تاخیرها را به حداقل می رسانید.

همان زمان های ملاقات

بسیار مهم است که یک برنامه مشخص برای جلسات داشته باشید. هیچ چیز بدتر از یک جلسه برنامه ریزی نشده نیست، برنامه های زیردستان را مختل می کند، اجازه نمی دهد آنها به درستی آماده شوند. نگرش نسبت به چنین جلساتی در ابتدا منفی است، که به طور کارآمدی از بین نمی رود.

هر جلسه ای باید از قبل اطلاع رسانی شود، بهتر است تاریخ و زمان جلسات را بی جهت تغییر ندهید.

زمان جلسه را طولانی نکنید

زمان بسیار مهم است، اگر تشخیص داده اید که جلسه نباید بیش از 30 دقیقه طول بکشد، پس به قول خود عمل کنید. هر چه جلسه طولانی تر باشد، اثربخشی آن کمتر است. اگر نیاز به حل مسائل پیچیده و نیاز دارید مدت زمان طولانیبرای بررسی جزئیات، سپس گروه های کاری از کارکنان شایسته ایجاد کنید. اغلب، بیشتر جلسه صرف کار روی آن می شود مسائل سازمانی، و اکثر شنوندگان عموماً از دیالوگ خارج می شوند.

فقط مجری صحبت می کند

من اغلب تصویری را می بینم که کارمندان از رئیس خود می ترسند و در نتیجه جلسه به مونولوگ دیکتاتور تبدیل می شود. به عنوان یک قاعده، همه اینها در سکوت مرگبار اتفاق می افتد و تنش در هوا احساس می شود. شیوه مدیریت دستوری برای جلسات مناسب نیست، با اصل این رویداد در تضاد است. در حالت ایده آل، همه شرکت کنندگان باید در جلسه برنامه ریزی صحبت کنند.

بحث در مورد مسائل خصوصی

گاهی اوقات یکی از شرکت کنندگان در جلسه ممکن است سعی کند از این رویداد برای حل مشکل خصوصی خود استفاده کند. به عنوان یک قاعده، برای یک کارمند سودمند است که یک سوال در ملاء عام مطرح کند. این رویکرد می تواند یک جلسه را به یک غرفه تبدیل کند. بنابراین، لازم است فوراً چنین دستکاری هایی متوقف شود و برای حل مسائل خاص زمان تعیین شود.

تاثیر جلسه بر کار

هر چیزی که در جلسه بر سر آن توافق کردید باید از طرف شما انجام شود. اگر کنترلی وجود نداشته باشد، کارمندان به سرعت خود را تطبیق داده و از پیروی از دستورات شما دست می کشند.

نحوه بررسی اثربخشی یک جلسه

بررسی اثربخشی یک جلسه نسبتاً آسان است. از زیردستان خود بپرسید که در جلسه چه بود؟ 5 دقیقه بعد از جلسه، 3 ساعت بعد و روز بعد. پاسخ به این سوالات بازخوردی برای برگزار کننده جلسه برنامه ریزی است. اگر اطلاعات زیادی وجود دارد، از کارمندان بخواهید سوابق خود را حفظ کنند. اما در هر صورت همه باید اطلاعات را ثبت کنند.

دستیابی به کار تیمی هماهنگ، سریع و کارآمد برای هیچ مدیری کار آسانی نیست. وظیفه رئیس این است که برای هر زیردستان یک استراتژی اقدام واحد ایجاد کند، بر کار آنها نظارت کند و آن را اصلاح کند. برای دستیابی به کار مثمر ثمر، باید بدانید که چگونه جلسات را برگزار کنید، چگونه زیردستان را برای یک دوره خاص به درستی تنظیم کنید.

جلسه برنامه ریزی - بحث و گفتگو و توزیع وظایف کاری که برای یک زمان مشخص برنامه ریزی شده است. چنین جلساتی بسته به نوع، زمان و تعداد آنها تقریباً به چند نوع تقسیم می شوند.

نوع اول شامل جلسات برنامه ریزی گزارش دهی (این جلسات برای مدیریت لازم است تا در مورد نحوه انجام وظایف کاری در حال حاضر گزارش دهد)، جلسات بحث و گفتگو (زمانی که پیشنهادات در نظر گرفته می شود و تغییرات در برنامه اقدام مورد بحث قرار می گیرد) و جلسات انگیزشی (که در آن همه افراد در آن شرکت می کنند). وظیفه خود را در روند حل مسئله اصلی می گیرد).

بر اساس زمان، می توانید جلسات روزانه، هفتگی یا ماهانه داشته باشید.

اگر عامل کمی را به عنوان مبنا در نظر بگیریم، جلسات برنامه ریزی را می توان به جلسات عمومی یا انبوه (که همه کارکنان در آن حضور دارند) و بسته (زمانی که یک گروه یا بخش جداگانه برگزار می شود) تقسیم کرد.

برنامه ریزی جلسات مزایای خاصی دارد:

• نظم را حفظ می کند، تاخیر را کاهش می دهد.
• به تعیین واضح و قابل فهم وظایف برای تیم کمک می کند. یک برنامه کوتاه مدت برای یک روز بسیار مفیدتر و مفیدتر از یک برنامه شش ماهه است.
• عملکرد واقعی را نشان می دهد. این کیفیت در صورتی گسترش می یابد که در جلسه برنامه ریزی، کارمندان گزارش هایی را در مورد آنچه انجام داده اند به مافوق خود ارائه دهند.

نقش بسیار انگیزشی جلسات را فراموش نکنید. برگزاری یک جلسه با شایستگی به معنای تأثیر مثبت بر روحیه کارکنان، انرژی بخشیدن به آنها برای کار پربار و تحریک آنها برای بهبود عملکرد است. علاوه بر این، این ویژگی به ایجاد روابط مثبت بین تیم و رئیس کمک می کند.

از طرف دیگر، برگزاری جلسات برنامه ریزی نیز جنبه های منفی دارد:

• جلسات طولانی انرژی و انرژی را از کارگران می گیرد.
• جلسات ناگهانی و برنامه ریزی نشده معمولاً بی اثر هستند.

برای جلوگیری از این عوامل منفی، باید جلسات خود را با تفکر انجام دهید.

نظر متخصص

در جلسه برنامه ریزی، کارمندان ایده های جدیدی را برای توسعه کسب و کار و فروش پیشنهاد می کنند

هاسمیک گورگیان,

مدیر عامل و یکی از صاحبان فروشگاه های زنجیره ای Provokatsiya در مسکو

ما به کارکنان خود که علاقه مند به افزایش آگاهی از برند هستند، به هر طریق ممکن پاداش می دهیم و از آنها حمایت می کنیم. فرنچایزهای ما تصمیم گرفتند 2 بار در ماه جلسات ویژه ای برگزار کنند که در آن کارمندان نظرات و پیشنهادات خود را برای توسعه شرکت و افزایش فروش بیان می کنند. نویسندگان از ترین پروژه های جالبو ایده ها تا 15 درصد از حقوق خود پاداش دریافت می کنند.

برخی از بهترین چاپ های تی شرت ما در اصل توسط کارمندان ما طراحی و پیشنهاد شده است. با تشکر از کارکنان خود، با حمایت مالی از رویدادهای فرهنگی جوانان، آگاهی شرکت را افزایش می دهیم.

یک مثال قابل توجه: یکی از کارمندان ما در تولا پیشنهاد شرکت در مسابقات ورزشی شهرداری و عصرها در باشگاه ها را داد. خلاقیت و فداکاری این کارمند باعث شد که تبلیغات ما در کافه های شهر پرطرفدار ظاهر شود. در نهایت، فروش در شهر تولا دو برابر شد. درآمد کارمند نیز به همین ترتیب افزایش یافت - پس از چند ماه او مدیر فروشگاه شد.

3 عنصر برای یک جلسه برنامه ریزی موفق

1. جزء اطلاعاتیمطالب را برای شنوندگان جالب و مفید کنید. اگر نمی توان از اطلاعات خسته کننده اجتناب کرد، سعی کنید آن را ارائه دهید به روشی غیر معمول... اطلاعات ارائه شده در جلسه برنامه ریزی باید مفید و هیجان انگیز باشد. اگر قصد دارید یک جلسه موفق داشته باشید، بهتر است اطلاعات بیهوده و کسل کننده را به اشتراک نگذارید.
2. جزء عاطفیمطالب جذاب با ارائه ضعیف، مطالب بدی هستند. دانشگاه را به یاد بیاورید - گذراندن وقت در برخی از جفت ها خسته کننده بود، دانش آموزان به معنای واقعی کلمه در کلاس می خوابیدند، در حالی که در برخی دیگر همه می خواستند ماهیت را بفهمند و بحث کنند.
3. رهبری که جلسه را برگزار می کند.اقتدار گوینده مستقیماً بر جذب اطلاعات تأثیر می گذارد. اگر هنوز به مهارت های بلاغی بالایی نرسیده اید، قبل از برگزاری جلسه، نکات اول و دوم را بیشتر مطالعه کنید.

نحوه برگزاری جلسات برنامه ریزی برای جلوگیری از مقاومت کارکنان

بر کسی پوشیده نیست که اغلب کارکنان نگرش منفی نسبت به برنامه ریزی جلسات دارند. ارزش درک دلایل این تصور را دارد.

در ابتدا، منشأ اصلی چنین جلسات برنامه ریزی مربوط به زمانی است که وسایل ارتباطی اجازه هماهنگی کار افراد را نمی داد و لازم بود شخصاً توسط کل تیم دور هم جمع شوند و ساعت ها صرف بحث در مورد موضوعات مهم کاری شوند. زیرا راه های دیگری برای کشف یا بحث نکات مهمبه سادگی هیچ، هزاران سوال، نظرات و پیشنهادات در مورد کار انباشته شده توسط جلسه وجود دارد. بنابراین جلسه باید چند ساعتی برگزار می شد.

دومابسیاری از کارمندان اداری از این واقعیت که یک جلسه برنامه ریزی 1/5 کل زمان کاری را به خود اختصاص می دهد، آزرده خاطر می شوند. در عین حال، بحث زیادی وجود ندارد - سخنرانی رئیس معمولاً نیمی از کل جلسه را به خود اختصاص می دهد.

ثالثااگر جلسه ای هر روز برگزار شود، کارمندان به زودی با آن به عنوان یک رویداد "برای نمایش" برخورد می کنند. کارمندان جزئیات گزارش نمی دهند و علاقه مند به پیشرفت کار یا هر تغییری هستند، زیرا ممکن است در مدت زمان کوتاهی اتفاق نیفتند. اهداف اصلی هر شرکتی برنامه‌های بلندمدت هستند، بنابراین ارزش آن را ندارد که وقت ارزشمندی را از کارمندان برای گوش دادن به "همه چیز خوب است، ما داریم کار می‌کنیم" اختصاص دهیم. تنها در موارد بحرانی، شرایط اضطراری و کارهای فوری، برگزاری جلسات روزانه ضروری می شود.

چگونه با انتخاب فرمت مناسب جلسه برنامه ریزی را به درستی برگزار کنیم

1. جلسه اطلاع رسانی

شما می توانید چنین جلسه برنامه ریزی را در روزهای دوشنبه برگزار کنید، آن را به یک رویداد هفتگی برای هر بخش از شرکت خود، برای هر رئیس بخش تبدیل کنید. هدف از این نشست بررسی دستاوردهای هفته گذشته، دستاوردها و برنامه ریزی های انجام شده در این هفته است. رهبران می توانند اطلاعات مهم را به زیردستان منتقل کنند و آنها را برای کار مولد تشویق کنند. زمان را طولانی نکنید - بهتر است جلسه را ظرف 30 دقیقه برگزار کنید.

2. توزیع وظایف

این جلسه کوتاه بهتر است در اوایل روز انجام شود. مدیران تکالیف روزانه را ارائه می کنند و آنها را برای کارمندان توضیح می دهند. اگر سوال یا اطلاعات مهمنه، چنین جلسه برنامه ریزی زمان زیادی از کارگران را نمی گیرد.

3. جلسه برنامه ریزی

برگزاری چنین جلسه برنامه ریزی پس از اطلاع قبلی کتبی یا الکترونیکی به کلیه کارکنان ضروری است. بگذارید آنها در مورد موضوع آماده شوند، یک جلسه و یک منشی جلسه را برنامه ریزی کنند. همچنین نتیجه گیری و نتیجه گیری از جلسه را برای همه کسانی که در جلسه برنامه ریزی حضور داشتند یا باید باشند ارسال کنید. توجه به این نکته ضروری است که چنین جلسه برنامه ریزی نمی تواند برای مدت طولانی برگزار شود. اگر باز هم نمی توان از این کار اجتناب کرد، حتماً برای استراحت یا میان وعده استراحت کنید.

4. جلسه خلاق

اگر این بار چیزی برای ارائه به تیم ندارید، گزینه خوبیک جلسه برنامه ریزی در قالب غیر استاندارد برگزار خواهد کرد. این می تواند یک رقابت برای بهترین ایدهیا طوفان فکری

5. برنامه ریزی جلسه برای حل تعارضات

عامل انسانی و سوءتفاهم های احتمالی در تیم را فراموش نکنید.

موقعیت صحیح رئیس شناسایی و حل یک مشکل مشابه است. برگزاری جلسه ای برای این منظور راحت تر از همیشه خواهد بود. شما باید به هر فرد این فرصت را بدهید تا موقعیت خود را توضیح دهد و بگوید دقیقا چه چیزی برای او مناسب نیست. فرمت چنین جلسه ای نباید سختگیرانه باشد، اجازه دهید مردم صحبت کنند یا بحث کنند و نظر خود را استدلال کنند. هنگامی که مشکلات را با هم شناسایی کردید، باید بر آنها غلبه کنید. لازم نیست فقط آن را به عهده بگیرید، متخصصان منابع انسانی و مدیران ارشد به شما کمک خواهند کرد.

با انتخاب باید جلسه ای برگزار کنید موضوع جالببرای همه - به طوری که همه بخواهند صحبت کنند، و شما این فرصت را دارید که مکالمه را تنظیم کنید و جهت آن را اصلاح کنید.

جلسه را خلاصه کنید، صحبت های شرکت کنندگان را جمع آوری کنید و نتایج را با آنها در میان بگذارید.

نیازی نیست از همان ابتدا به همکاران تذکر داده شود که جلسه برنامه ریزی به دلیل درگیری پیش آمده برگزار می شود. یک استثنا، جلسات ویژه ای است که صرفاً برای رسیدگی به چنین موقعیت هایی برگزار می شود.

چگونه می توان از مزایای جلسه برنامه ریزی به حداکثر رساند

جلسات، جلسات و جلسات برنامه ریزی ضعیف کاملاً بی فایده و حتی مضر هستند. زیرا به خودی خود ارزش افزوده ایجاد نمی کنند، اما زمان زیادی را می توان برای آنها صرف کرد.

قوانین سازماندهی جلسات برنامه ریزی موثر را از مجله Commercial Director بیاموزید، که گردش کار را با حداقل زمان صرف می کند.

نحوه برگزاری جلسات روزانه: یک الگوریتم گام به گام

مرحله 1. تعیین اهداف جلسه برنامه ریزی صبح

هر سازمانی باید نتایج کار خود را ارائه و برنامه ریزی کند. بر اساس اهداف مورد نظر، شما باید یک برنامه مرحله به مرحله برای اجرای آنها ترسیم کنید.

اهدافی را از لیست انتخاب کنید که برای کسب و کار شما مناسب است:

• تعیین اهداف

دلیل اصلی برگزاری جلسات جمعی، زمان بندی وظایف است. برنامه روزانه یک کارمند نباید بیش از 3 کار و 1 تمرکز داشته باشد. در حالت ایده آل، هر کارمند خودش وظایف و تمرکز روزانه را مشخص می کند و مدیر را در این مورد مطلع می کند.

برای تعیین اهداف واقع بینانه و قابل دستیابی، استفاده کنید. بهتر است کار را با اعداد مشخص برنامه ریزی کنید. اطلاعات را تجسم کنید: بهتر است رویداد را در اتاقی با پروژکتور یا تخته سیاه برگزار کنید که وظایف اصلی را روی آن بنویسید. تمرکز روز را با یک نشانگر مشخص کنید و در طول مکالمه روی آن تاکید کنید.

بهتر است هر یک از کارکنان برنامه خود را بنویسند.

• بازخورد از کارکنان

خیلی وقت ها کارمندان وقتی با مشکل یا موقعیتی نامفهوم مواجه می شوند، رئیس خود را در مورد آن آگاه نمی کنند. قاعدتاً این موضوع در بین همکاران مطرح می شود و شایسته گزارش به مدیریت تلقی نمی شود. برقراری تماس دائمی با زیردستان ضروری است. کارمندان باید عادت داشته باشند که در روند انجام وظایف خود، نگرانی ها و نگرانی های خود را به مدیر خود بگویند.

در این مورد، رهبر نیاز به تشکیل جلسات جداگانه دارد تا به هر مشکلی گوش دهد و به آن پاسخ مناسب بدهد، حتی اگر فکر می کند که شرایط ارزشش را ندارد. توجه ویژه... همچنین به دنبال ریشه مشکل باشید نه مقصر. یک فرد مشخص مسئول رفع مشکل تعیین کنید و یک چارچوب زمانی مشخص برای این کار در نظر بگیرید.

• انتقال تجربه و آموزش

اولین نفری باشید که صحبت می کند - به همکاران خود بگویید چگونه کار محول شده را خودتان انجام می دهید. بحثی را شروع کنید، از کارمندان بپرسید که چگونه این یا آن کار را بهتر و پربارتر انجام دهند. می‌توانید یک جلسه برنامه‌ریزی در قالب بازی برگزار کنید یا یک پرونده تجاری بگیرید تا همه بتوانند در بحث شرکت کنند.

می توانید آموزش انجام دهید: اسکریپت ها را با همکاران بگویید یا تکرار کنید، پاسخ های معمولی، مزایای محصول، تبلیغات شرکت و موارد مشابه. کل تیم را در این فرآیند مشارکت دهید.

خودتان را تکرار نکنید، هر روز به کارمندان خود چیزهای جدید بیاموزید، آنها را توسعه دهید!

• بهبود روحیه تیمی

در مورد شرکت به عنوان یک تیم نزدیک صحبت کنید - در سخنرانی خود از کلمات "ما"، "تیم ما" استفاده کنید.

چیزی جدید و جالب برای روز آخر به اشتراک بگذارید: اتفاقی که دیروز افتاد، اخبار شرکت، موفقیت های آن (حتی موارد کوچک). فقط به این دلیل که شما یک لیست پستی داخلی دارید به این معنی نیست که همه آن را می خوانند. بنابراین، جالب ترین و مهم ترین چیز را می توان دوباره در جلسه برنامه ریزی بیان کرد. اگر اطلاعات کاملاً مثبت نباشد، کارمندان این فرصت را خواهند داشت تا در مورد یک برنامه اقدام بحث کنند.

تاریخ های مهم برای کارمندان را به خاطر بسپارید، در مورد آنها صحبت کنید (تولد خود کارمندان، اعضای خانواده آنها، فرزندان، یک رویداد مهم برای شرکت و غیره).

• انگیزه تیم

می توانید جلسه ای برگزار کنید تا تیم را با چیزهای مثبت برای روز پیش رو شارژ کنید. برای این شما نیاز دارید:

• یکی از کارمندان را تحسین کنید (بهترین در فروش، کیفیت خوب، با تشکر از مشتری، راه حل موقعیت سختو غیره.).
• هنگام تعیین وظایف، توضیح دهید که چگونه کار بر اهداف کلی شرکت تأثیر مثبت خواهد گذاشت. برای هر یک از کارکنان مشخص کنید که آنها مهم هستند.
• از کلمات و عبارات انگیزشی استفاده کنید: "بیایید انجامش دهیم!"، "نشان دهید که چه توانایی هایی دارید!" و غیره.
• نشان دهید که به هر یک از کارمندان اعتقاد دارید، اغلب عباراتی مانند "ما می توانیم"، "ما موفق خواهیم شد"، "مطمئن هستم" و غیره را بگویید.

یک قانون مهم برای داشتن جلسات موثر این است که فقط در مورد چیزهای مثبت صحبت کنید، در جلسه برنامه ریزی کسی را سرزنش نکنید، تیم را سرزنش نکنید. صبح فقط در مورد چیزهای مثبت صحبت می کند!

مطمئن شوید که از تمام اهداف ذکر شده در بالا استفاده کنید، اما لازم نیست همه آنها به طور همزمان جلساتی داشته باشند.

مرحله 2. ما مقررات را تنظیم می کنیم

پس از اینکه اهداف خود را برای جلسات صبحگاهی انتخاب کردید، باید تصمیم بگیرید که چگونه آنها را انجام دهید. جدول زمانی را می توان چاپ و در دفتری که جلسه در آن برگزار می شود ارسال کرد.

تصمیم بگیرید که چه مدت می خواهید جلسه را برگزار کنید و آن را در قوانین یادداشت کنید. پانزده دقیقه برای یک جلسه موثر کافی است. علاوه بر این، یک برنامه مشخص داشته باشید: در مورد آنچه در جلسه صحبت خواهید کرد. این مستلزم:

جلسه برنامه ریزی باید با یک نکته مثبت برگزار شود. به تیم سلام کنید، یکی از کارکنان را برای کارهای انجام شده و موفقیت های روز گذشته علامت بزنید. در پایان جلسه، می توانید به تیم تبریک بگویید، روزی خوش را برای آنها آرزو کنید، یا آنها را برای کار سازنده انگیزه دهید.

در ابتدای جلسه برنامه ریزی، کارهای انجام شده در روز گذشته را با ما در میان بگذارید. وظایف جدید را با در نظر گرفتن کارهای انجام شده تنظیم کنید. پس از آن، می توانید تمرین را انجام دهید یا شروع به تکرار کنید.

از تیم واکنشی دریافت کنید، در پایان جلسه با آنها صحبت کنید تا رویداد را طولانی نکنید. اگر موضوع مورد بحث خیلی سخت است و بیش از دو دقیقه طول می کشد، آن را به یک جلسه جداگانه ببرید یا آن را به یک کارمند خاص بسپارید.

مرحله 3. آماده شدن برای جلسه برنامه ریزی

برای انجام صحیح و شایسته یک جلسه برنامه ریزی، باید از قبل برای آن آماده شوید. بهتر است از عصر آماده شدن برای جلسه صبحگاهی خود را شروع کنید و حتماً همه چیز را یادداشت کنید.

وظایف روز باید با اهداف بلندمدت سازگار باشد و به مسائلی که از روز قبل برخاسته است بپردازد. برای هر مورد به طور جداگانه، آنچه را که در مورد آن صحبت خواهید کرد بنویسید: اخبار مثبت، مشکلات، رویدادهای اخیر، آموزش.

مرحله 4. یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنید

جلسه خود را با استفاده از طرح کلی خود شروع کنید. به تیم سلام کنید زمان را پیگیری کنید تا جلسه بیش از 15 دقیقه طول نکشد.

در طول جلسه، واکنش کارکنان را در هر مرحله از جلسه برنامه ریزی مشاهده کنید. بنابراین می توانید تعیین کنید چه چیزی برای تیم جالب بود و چه چیزی جالب نبود. اگر بخشی از اطلاعات برای کارمندان جالب نیست، در نظر بگیرید که آیا می توانید آن را از برنامه حذف کنید یا نحوه ارائه آن را تغییر دهید.

با شاخص کیفیت کار کارمندان، سطح فروش، می توانید درک کنید که چقدر جلسه برنامه ریزی را به طور مؤثر برگزار کرده اید. اگر بهره وری بهبود یافته است، پس جلسه به درستی سازماندهی شده است.

نظر متخصص

نحوه برگزاری یک جلسه صبحگاهی سفارشی

دیمیتری گریشین,

رئیس هیئت مدیره و یکی از بنیانگذاران Mail.Ru Group در مسکو

برگزاری جلساتی با فرمت غیرعادی برای ما امری عادی است. هر کدام از آنها کمتر از نیم ساعت طول می کشد. جلسات برنامه ریزی برای همه شرکت کنندگان آزاد است، همه کارمندان می توانند شرکت کنند، نه فقط کسانی که مستقیماً با موضوع جلسه برنامه ریزی مرتبط هستند. ما ایستاده صحبت می کنیم تا تا حدودی از قالب معمول کار در محل کار دور شویم.

تا حد امکان پیدا کنید ایده های خلاقانهبرای حل مشکلات به وجود آمده، حتی آنهایی که کاملا غیر واقعی به نظر می رسند - این هدف اصلی است که ما شروع به برگزاری چنین جلسات برنامه ریزی کردیم. پیشنهادها به شدت مورد انتقاد قرار می گیرند، بدون هیچ احساسی و فقط در مورد جنبه فنی موضوع صحبت می کنند.

هر چیزی که توسط تیم پیشنهاد می شود در یک پایگاه داده ویژه وارد می شود. برگزاری رویدادهایی با این فرمت به این معنی است که به کارمندان این فرصت را می‌دهیم تا حرف همدیگر را بشنوند و به یک مشکل بی‌اهمیت معطل نشوند. همه احساس می کنند درگیر یک هدف مشترک هستند که برای شرکت مهم است و این مانند هیچ چیز دیگری انگیزه ای برای کار می کند.

نحوه صحیح برگزاری جلسه برنامه ریزی در بخش

هر یک از ما می‌دانیم که مدیران بخش چقدر باید انجام دهند. جدا از کارهای معمول، حل مسئله را بر عهده می گیرند و سازمان عمومیکل بخش کارایی کار یک رئیس بستگی به این دارد که از چه روش ها و ابزارهای مدیریتی استفاده کند. آیا در این مورد ارزش اتلاف وقت و برگزاری جلسات را دارد؟

همه چیز بستگی به رویکرد مدیر به موضوع برنامه ریزی جلسات دارد. در یک مورد، روسا به طور رسمی به جلسات برنامه ریزی برخورد می کنند، حتی اگر قوانین شرکت تصریح کند که چنین جلساتی باید برگزار شود. چنین رهبر معتقد است که نکته اصلی تلاش بیشتر، جلسات کمتر است. سایر روسای بخش تصمیم به برگزاری جلسات به ابتکار خود می گیرند، زیرا می دانند چنین ابزاری چقدر برای بهبود کیفیت کار تیم موثر است.

اگر مربی کل یک بخش فکر می کند که جلسات باید صرفاً به این دلیل که «ضروری است» برگزار شود، نباید وقت خود را برای برگزاری جلسات برنامه ریزی تلف کند. هر فعالیتی که به خاطر ظاهر سازماندهی شود، تنها تأثیر منفی بر کار دارد. همانطور که از نام آن پیداست، جلسه برنامه ریزی برنامه ریزی شایسته ای از اقدامات برای دستیابی به اهداف بزرگ یک شرکت است.

بر اساس چرخه دمینگ، یک جلسه برنامه ریزی است بازرسی دوره ای(بررسی) کار تیم به منظور تغییر یا تغییر مسیر ترافیک (Akt)، در صورت نیاز.

هر چند وقت یک بار جلسات برنامه ریزی در بخش برگزار شود? جلسات روزمره در بخش فقط برای کارمندان جدید یا بی تجربه لازم است که بدون نظارت و مشاوره مداوم از مافوق خود نمی توانند با آن کنار بیایند. برای یک تیم منسجم تر و با تجربه تر، جلسات باید هفته ای یک بار، در همان روز، تقریباً از نظر زمان و ساختار جلسه برنامه ریزی یکسان برگزار شود. این برای هدف نظم و انضباط لازم است.

در اغلب موارد، رهبر از برگزاری جلسه برنامه ریزی امتناع می ورزد، زیرا آن را اتلاف وقت می داند. تعامل با تیم به یک مونولوگ کوتاه بدون بازخورد از کارمندان تبدیل می شود. با این رویکرد، بیشتر کارکردها از بین می روند، به جز شاید اطلاعاتی و تا حدی انضباطی.

تعامل با گروه برای هر رهبر بسیار دشوارتر از هر کارمند جداگانه است. مدیریت کل یک تیم در یک زمان، مهارت یک رئیس با تجربه و خوب است. چنین رهبری می داند که چگونه یک جلسه برنامه ریزی را به درستی انجام دهد: سریع و دقیق، در حالی که "بازگشت" از گروه دریافت می کند، در مورد موضوعی با آنها بحث می کند و بر این اساس، کار بخش را تنظیم می کند. بهتر است در یک جلسه نیم ساعته (+ - 15 دقیقه) برگزار شود. در یک فرد، از نظر فیزیولوژیکی، دقیقاً چنین زمانی برای بیشترین تمرکز توجه است.

معرفی یک رویداد جدید - جلسات برنامه ریزی - زمان معینی را می طلبد. اغلب جلسات متعددی طول می کشد تا ابزار کار کند. اگر رئیس بخش شروع به شنیدن بازخوردهای تیم کند، چیزهای زیادی دریافت خواهد کرد اطلاعات جدیدکه قبلا هیچکس بیان نکرده بود اما اکنون فرصتی پیش آمده است - خود رهبر پرسید! تعیین نقش های جداگانه برای کارکنان و هدف آنها در کار کل گروه، غلبه بر مخالفت ها و استدلال در مورد موقعیت آنها به بهترین شکل ضروری خواهد بود. غالباً مدیران پیاده سازی یک ابزار جدید را کامل نمی کنند و با فاصله گرفتن از نتیجه ایده آل، به کمتر باز می گردند. حکومتداری خوبیعنی با هر کارمند به طور جداگانه مصاحبه انجام شود.

10 قانون برای جلسه فروش صبحگاهی

اغلب، مدیران فروش با مسئولیت اصلی صحبت با مردم و فروش کالا، کار خوبی انجام می دهند، اما در عین حال نمی دانند چگونه طبق برنامه عمل کنند، کار انجام شده را تجزیه و تحلیل کنند و به طور مداوم کار کنند. اگر مدیر قبلاً سفارشات زیادی را برای این ماه دریافت کرده باشد، به طور فعال کار را متوقف می کند، تماس های سرد کمتری برقرار می کند، با مشتریان منفعل برخورد نمی کند.

با مشاهده چنین تمایلی، مدیر می تواند در جلسه برنامه ریزی این موضوع را به مدیر اطلاع دهد، بگوید فرار او از کار مورد توجه و کنترل قرار می گیرد. البته مدیران با این استدلال که مشغول هستند به دنبال بهانه ای برای عدم شرکت در جلسه خواهند بود. شما می توانید جلسه ای را با هدف مدیریت اداری برگزار کنید، زمانی که مدیر بتواند در صورت مشاهده رکود یا عجله روی کار تأثیر بگذارد و آن را بهبود بخشد.

برای برگزاری یک جلسه برنامه ریزی تا حد امکان کارآمد، باید به این موارد پایبند باشید قوانین:

قانون 1. فرکانس

شما باید بدون توجه به خلق و خویتان، قرارهای صبح خود را هر روز سر ساعت معینی داشته باشید. با گذشت زمان، جلسه برنامه ریزی به یک عادت تبدیل می شود و به عنوان سیگنالی برای مدیران برای شروع کار عمل می کند. مواردی بود که نبود جلسه یا تشکیلات ضعیف آن، روش معمول روز مدیران را شکست، سلب کرد. حال خوبو میل به کار

در جلسه صبح، مدیران باید تا آخر به خود بیایند، بیدار شوند و بفهمند - وقت شروع کار است!

قانون 2. انضباط

3 تعهد کلیدی یک جلسه برنامه ریزی موثر - برگزاری جلسات با ساختار دقیق، اهداف تعریف شده و همزمان. در صورت رعایت ضوابط، جلسه برنامه ریزی بر کار مدیران تأثیر مثبت می گذارد، انحراف از آنها برعکس به کار آسیب می زند.

جلسه باید در همان زمان برگزار شود. کارمندان باید زودتر در محل کار حاضر شوند و دیر نشوند. شما باید قبل و در حین جلسه خود را برای کار تنظیم کنید تا بتوانید بلافاصله پس از پایان جلسه کار را شروع کنید. هر مدیر باید از قبل برای جلسه برنامه ریزی آماده شود، اهداف روز را تعیین کند و همه شاخص ها را محاسبه کند تا در طول جلسه زمان را از کل تیم تلف نکند و حواس خود را پرت نکند.

اگر تصمیم دارید یک جلسه مبتنی بر بازی داشته باشید، تقریباً 45 دقیقه را برای این کار در نظر بگیرید. این بیشتر از یک جلسه برنامه ریزی منظم است، اما برای کار تیم و عملکرد مالی شرکت بسیار موثر است.

قانون 3. قدرت

جلسه صبح حال و هوای کل روز را تنظیم می کند.

اگر یک جلسه کسل کننده و غیر جالب برگزار کنید، آن روز هیچ تاثیر مثبتی از کار نخواهد داشت. اطلاعات را به طور واضح و جالب ارائه دهید، اجازه ندهید تیم از موضوع دور شود یا در مورد چیزهایی که به کار کلی تیم مربوط نمی شود سؤال کنید.

در جلسه برنامه ریزی، ارزش آن را دارد که فقط در مورد آنچه برای همه کارمندان صدق می کند صحبت شود. چنین رویدادی یک کار جمعی است و صرفاً زمانی برای نشستن نیست.

قانون 4. مديران خود را مدام آموزش دهيد

هر بار در پایان روز کاری، از مدیران بپرسید که کار چگونه پیش رفت - چه مشکلاتی پیش آمد، چه اعتراضاتی از سوی مشتریان قابل غلبه نبود. اطلاعات را برای انجام بخشی از جلسه برنامه ریزی صبحگاهی خلاصه کنید و وضعیت را با تیم مرتب کنید.

ابتدا از مدیر بخواهید مشکل پیش آمده را شرح دهد. پس از آن، به طور خلاصه به بررسی نظریه در مورد این موضوع، به عنوان مثال، بخش استدلال. پس از آن، در طول بازی یک جلسه طوفان فکری ترتیب دهید: مدیری که با مشکل مواجه می شود نقش مشتری را بر عهده می گیرد و بقیه زیردستان گزینه هایی را برای حل مشکل ارائه می دهند.

بحث باید به گونه ای انجام شود که هر یک از کارکنان در جستجوی راه حل شرکت کنند. نیازی نیست که به طور مستقل و هر بار توضیح دهید که چگونه با مشکل کنار بیایید، اجازه دهید تیم خود راهی از طریق تعامل با یکدیگر پیدا کند.

این رویکرد با آموزش روزانه مدیران را قادر می سازد که دائماً پیشرفت کنند و از رویارویی با مشکل نترسند.

قانون 5. به طور مداوم بر برنامه ریزی نظارت کنید

این قاعده از نامش کاملاً مشخص است. اگر نظارت بر کار مدیران را متوقف کنید، کار موثری نخواهید دید.

قانون 6. انگیزه تیم

هنگام برگزاری یک جلسه برنامه ریزی، نه تنها نتایج کلی روز قبل را گزارش کنید، بلکه مدیرانی را که بهترین و بدترین عملکرد را دارند برجسته کنید. این بر کار کارمندان تأثیر منفی نمی گذارد، بلکه فقط انگیزه ای برای کار کردن یا بهبود در صورتی که دیروز چیزی درست نشد، می دهد.

مهم است که نه تنها شاخص های کمی، بلکه کیفیت کار را نیز مورد توجه قرار دهیم. از مدیرانی که به بهترین نحو با مشتری صحبت کردند تحسین کنید. می توانید خودتان به صحبت های کارمندان گوش دهید یا برای گزارش با بخش کنترل کیفیت تماس بگیرید.

قانون 7. مشخص بودن در طرح ها

هنگام برنامه ریزی روز خود در جلسه صبح، مدیر باید تصمیم بگیرد که چه فروش هایی داشته باشد، چه کسی را ملاقات کند، چه مبلغی را دریافت کند. باید به برگزاری یک رویداد به گونه‌ای عادت کرد که مدیران همیشه این داده‌ها را به تعداد و نام سازمان‌ها ارائه کنند. اجازه دهید مدیر شرکت‌هایی را که با آنها تماس می‌گیرد و به آن‌ها می‌رود، به وضوح نام‌گذاری کند، حتی اگر پاسخ‌های مشخصی از مشتریان برای امروز نداشته باشد.

همچنین برنامه روزانه شما باید بخشی از هدف ماهانه شما باشد. به عبارت دیگر، اگر برنامه فروش ماهانه 500000 روبل باشد، فروشنده نمی تواند برای دریافت 15000 روبل در روز برنامه ریزی کند، زیرا چنین نرخی منجر به انجام یک کار طولانی مدت نخواهد شد.

ضروری است که با اعتراض کارمندان خود که نمی خواهند استانداردهای بالایی را برای خود تعیین کنند، با استناد به خرافات یا نارضایتی ساده مقابله کنید. کارکنان را برای تعیین اهداف بلندپروازانه آموزش دهید.

به خاطر داشته باشید که برنامه باید واقعی و قابل انجام باشد، نه اینکه فقط گفته شود. مدیر باید درک کند که وظیفه تعیین شده برای روز واقعی است و برای اجرای آن تلاش کند.

قانون 8. آمادگی کل تیم را بررسی کنید

قبل از اعزام زیردستان به مکان ها، آمادگی آنها را بررسی کنید. این استهم منابع خارجی (مواد ارائه، کارت ویزیت، پایگاه های تلفن، و غیره)، و هم داخلی، "انسانی" - چه همه در خلق و خوی مناسب هستند یا نیاز به همکاری جداگانه با شخصی به منظور ایجاد انگیزه در آنها برای فعالیت مولد.

قانون 9. جذابیت قدرتمندبرای اقدام در پایان جلسه برنامه ریزی

برای تکمیل جلسه برنامه ریزی، یک عبارت انگیزشی واضح ارائه دهید که به عنوان سیگنالی برای شروع کار خواهد بود - به عنوان مثال، "برای تجارت!"، "به جلو!" و غیره.

چنین عبارتی به عنوان یک لنگر عمل می کند که علاوه بر این به تیم انرژی می دهد.

قانون 10. تجسم

برای هدایت گلایدر با کارایی بیشتر، تهیه تابلویی ضروری است که نتایج و رتبه بندی جلسه به آن ضمیمه شود، به طوری که کارکنان بتوانند دستاوردهای کلی، شاخص آنها و میزان نزدیکی آنها به اجرای برنامه ماهانه را ببینند.

چگونه هر هفته یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنیم

اگر می خواهید یک جلسه برنامه ریزی را به طور موثر برگزار کنید، باید در نظر بگیرید دو شرطاول از همه، زمان در نظر گرفته شده برای جلسه نباید طولانی باشد، حدود نیم ساعت. دوم یادداشت های جلسه برنامه ریزی است. اهداف بیان شده توسط رهبران باید نوشته شود.

جلسه هفتگی شامل چهار مرحله است:

مرحله 1. اعلام اهداف شرکت

بهترین راه برای برگزاری جلسات هفتگی این است که با تکرار هدف اولیه یا بلند مدت شرکت شروع کنید. به عنوان مثال، "یک شرکت مرفه با بازار فروش گسترده". پس از آن، کار را برای یک دوره کوتاهتر نامگذاری کنید - چیزی مانند "درامد سازمان را در سال جاری 3 برابر افزایش دهید."

مرحله 2. رؤسای ادارات به نوبه خود می گویند که چه کار کرده اند هفته گذشتهبرای رسیدن به هدف

برگزاری جلسه برنامه ریزی به منظور کسب اطلاعات مشخص از مدیران در مورد کارهای انجام شده ضروری است. عبارات کلی، گفتار غیر اطلاعاتی مانند "ما موفق شدیم کارایی بخش را 10٪ افزایش دهیم" نباید مجاز باشد. در چنین موردی، شایسته است به درستی بپرسیم که چه اقداماتی انجام شده است.

اگر رئیس بخش به ارائه اطلاعات کلی ادامه دهد، رهبر جلسه باید صحبت او را قطع کند و مستقیماً از او بپرسد که آیا اطلاعاتی وجود دارد که ارزش بررسی در جلسه را داشته باشد یا خیر. در غیر این صورت، باید جلسه را بیشتر برگزار کنید و بحث را به بخش دیگری واگذار کنید.

اگر جلساتی با این فرمت برگزار کنید، می توانید نتایج کار هر بخش از شرکت را به وضوح ببینید. همچنین نشان می دهد که کدام یک از رهبران برای خیر سازمان سخت کار می کنند و چه کسی فقط تظاهر می کند.

مرحله 3. یک هدف برای هفته آینده برای کل شرکت و رهبر تعیین شده استبه دست می آوردرضایت شرکت کنندگان برای این منظور

به هر یک از رهبران این فرصت را بدهید تا آنچه را که بخششان در این هفته انجام خواهند داد، نحوه اجرای طرح را به اشتراک بگذارند. وظایف برنامه ریزی شده را در مجله یادداشت کنید.

علاوه بر این، روسای ادارات این فرصت را خواهند داشت که با یکدیگر تعامل داشته باشند: در صورت نیاز به تلاش مشترک، از بخش دیگری بخواهند کاری انجام دهد. پس از بحث، چنین اهدافی نیز باید در مجله ثبت شوند.

مرحله 4: رهبر جلسه برنامه ریزی می پرسد که آیا آنها واقعاً برای رسیدن به هدف خود در این هفته آماده هستند و شروع را اعلام می کند.

این شکل از جلسات برنامه ریزی به دستیابی به مثبت ترین نتایج کمک می کند. روسای بخش ها شروع به کار سخت می کنند و به عملکرد بالایی در بخش خود دست می یابند یا برای پرسنل با ارزش تر موقعیت های خود را خالی می کنند. با کمک چنین جلساتی است که می توانید بفهمید کدام یک از همکاران بیشترین تلاش خود را می کنند و چه کسی فقط ظاهرسازی می کند.

نظر متخصص

بهترین گزینه برای برگزاری جلسات برنامه ریزی هفتگی چند سطحی است

ولادیمیر کیسلف,

مدیر عامل، شریک CJSC "Company SHERP" در مسکو

جلسات برنامه ریزی هفتگی یک رویداد اجباری برای هر شرکت است که در آن نتایج کار بررسی و بحث می شود و اهداف برای هفته بعد... بهتر است جلساتی در هر سطح برگزار شود. ابتدا روسای ادارات و مدیر کل معارفه می شوند و پس از آن جلسات برنامه ریزی در هر بخش با رئیس بلافصل وی برگزار می شود. در جلسات برنامه ریزی جزئی، مدیران اجرایی همچنین ممکن است اطلاعاتی را اعلام کنند که برای کل شرکت و هر یک از کارکنان اعمال می شود.

مهم است که یک جلسه برنامه ریزی نه تنها در چارچوب دقیق موضوع ذکر شده برگزار شود، بلکه برای اینکه کارمندان بتوانند اطلاعات مورد علاقه خود را پیدا کنند و در مورد مسائل کاری بحث کنند، مهم است. نقش چنین جلساتی بسیار مهم است: اینگونه است که تیم در مورد اهداف جدید، تغییرات در برنامه یا سایر اخبار مطلع می شود. مدیر عامل باید با کارمندانی که در جلسات برنامه ریزی هفتگی شرکت نمی کنند هر ماه یا سه ماه یکبار ملاقات کند.

چگونه با برنامه ریزی جلسات خلاق باشیم

1. یک مکان غیر معمول را انتخاب کنید

جلسات به دفتر محدود نمی شود. جستجو کردن یک مکان خوبدر شهر، تفرجگاه، خیابان عابر پیاده یا کافه شما. نکته اصلی این است که می توانید به سرعت از محل کار و سر کار به آنجا برسید.

مکانی که همکاران دوست دارند: کافی شاپ، خاکریز، محوطه پارک. تنها اخطار این است که مکان باید نزدیک به دفتر واقع شود تا همه بتوانند به سرعت به آنجا برسند.

2. یک زمان غیر استاندارد تنظیم کنید

سعی کنید جلسات را نه صبح، بلکه مثلاً در وقت ناهار (فقط تیم را بدون غذا رها نکنید) یا 30 دقیقه قبل از پایان روز کاری برگزار کنید (این کار سرعت کار را افزایش می دهد!).

3. مواد مورد استفاده

لوازم التحریر را نه به همه شرکت کنندگان، بلکه یک ست کاغذ و یک خودکار برای 2-3 نفر بدهید. بنابراین، آنها خودشان تصمیم خواهند گرفت که چه کسی چه چیزی بنویسد.

4. قبل از جلسه از همه تلفن ها را بردارید

یک راه حل خوب این است که جلسه را بدون حواس پرتی برگزار کنید. این امر در ابتدا باعث ایجاد خجالت و سردرگمی می شود، اما سپس به طور قابل توجهی تمرکز و مشارکت شرکت کنندگان را در حل مشکلات افزایش می دهد.

5. قالب رویداد را تغییر دهید

می‌توانید یک جلسه برنامه‌ریزی را از طریق تلفن یا اسکایپ برگزار کنید تا زمانی که همه به نشستن در اتاق جلسه عادت دارند، ریتم معمول را متنوع کنید.

نظر متخصص

آیا یک جلسه سیگار، قلیان و ویسکی می تواند موثر باشد؟

نیکولای نووسلوف,

مدیر شرکت ArtNauka، مسکو

بر اساس تجربه شخصی می توانم بگویم که افزایش تعداد جلسات برنامه ریزی بر بهره وری شرکت تأثیر منفی می گذارد. ما یک "روز سکوت اداری" را امتحان کردیم و متوجه شدیم که این رویکرد نتیجه بهتری نسبت به خود جلسه برنامه ریزی دارد. متأسفانه، این روش کاملاً مناسب ما نیست، ما نمی توانیم هر هفته یک روز را بدون جلسات بگذرانیم، زیرا در منطقه رویداد مشغول هستیم.

اگر کارکنان با سیگار و نوشیدنی ویسکی جلساتی داشتند، جلسه را بیشتر دوست داشتند. در چنین محیطی تقریبا غیررسمی، همکاران چیزهای بیشتری برای گفتن و صادق بودن در مورد نظرات خود دارند. من نمی ترسیدم که اگر چنین جلسات برنامه ریزی برگزار شود، آشنایی در تیم ظاهر شود. رابطه بین کارمندان تغییر نکرده است، مردم فقط شروع به احساس آرامش بیشتری می کنند، در مورد شرایط نظر خود را بیان می کنند و توصیه های عملی می کنند.

نحوه برگزاری جلسات برنامه ریزی با استفاده از تجربه شرکت های موفق

برگزاری جلسات با شایستگی با تیم همیشه به معنای سازماندهی جلسات با فرمت معمول نیست، زمانی که همه جمع می شوند و روی صندلی های راحتی می نشینند. در شرکت های مدرن که به سرعت در آنها ریشه می گیرند روش های غیر استانداردبه طور فزاینده ای سعی در برگزاری جلسات در حالت ایستاده دارند. جلسات "روی پای شما" به خلاص شدن از شر مکالمات طولانی مدت و فقط شنیدن مهمترین اطلاعات کمک می کند.

Atomic Object، یک شرکت نرم افزاری، مدت ها پیش تصمیم گرفت تا جلساتی را روی پای خود برگزار کند. با تشکر از این قالب خلاق، مدیریت به دست می آورد حداکثر نتایج: فقدان استدلال غیرضروری، سوالات واضح طرح شده و پاسخ های صحیح. تمرین نشان می دهد که جلسات ایستاده بیش از 7 دقیقه طول نمی کشد - تیم روز را برنامه ریزی می کند، به تکالیف گوش می دهد و بلافاصله شروع به کار می کند. اگر جلسات برنامه ریزی به این شکل برگزار کنید، کارمندان فرصت استراحت نخواهند داشت و باید فعالانه تر عمل کنند و صحبت کنند.

روزنامه وال استریتگزارش می دهد که حتی در طول جنگ جهانی اول، مرسوم بود که جلسات برنامه ریزی کوتاه مدت برگزار شود، زیرا کندی آن غیرقابل قبول بود. بعدها، قالب مشابهی وارد تجارت شد که در آن نیاز به تسریع تعامل و تبادل اطلاعات وجود داشت.

مزایای فرمت جدید جلسه از نظر علمی ثابت شده است. محقق دانشمند آلن بلودورن در دانشگاه میسوری دریافت که برگزاری یک جلسه برنامه ریزی در حالت ایستاده زمان کمتری را از کارمندان می گیرد، اما در مقایسه با جلسات معمولی، اگر نگوییم بهتر، نتایج کاملاً مشابهی به دست می آورد.

برطبق بررسی ها نسخه یککه در سال 2011 انجام شد، حدود 80 درصد از 6000 کارمند مورد بررسی تأیید کردند که معمولاً شرکت های آنها هر روز جلسات کوتاهی برگزار می کنند.

شرکت‌های غربی علاوه بر برنامه‌ریزی جلسات «روی پای خود»، نوآوری‌های دیگری نیز برای کار مؤثرتر ارائه کرده‌اند.

مثلا در یک شرکت فیس بوکتصمیم گرفت 15 دقیقه قبل از استراحت جلسات کوتاهی برگزار کند و در ابتدا مدت زمان جلسه را تعیین کرد. کارمندان استدلال می کنند که این روش به خوبی کار می کند: مردم به طور خلاصه و فقط در مورد موضوع صحبت می کنند.

در صورت لزوم مبارزه با نظم و انضباط در شرکت، برای کاهش تعداد تاخیرها، برگزاری جلسات کوتاه ضروری است. بهتر است افراد دیرآمد را به بحث دعوت نکنید، زیرا با ندانستن برخی از اطلاعات، در جلسه دخالت می کنند و با پرسیدن سوالات غیر ضروری زمان را طولانی می کنند.

در شرکت Adobeسیستم هایتصمیم به برگزاری جلسات برنامه ریزی و در عین حال رسیدگی به تاخیرها گرفت. حتی برای کسانی که در زمان نامناسب می آیند جریمه در نظر گرفتند. زمان از دست رفته به دلیل تقصیر دیربازها برابر با زمانی بود که می توان صرف توسعه برنامه ها کرد. بنابراین جریمه هر تاخیر 1 دلار است.

شرکت جعبه فولادیاختراع کرد ویژگی خاص خود- سیگنال شروع جلسه ترکیب الویس پریسلی است - "کمی مکالمه کمتر" یا "گفتگوی کمتر".

اگر کارمندان سازمان وقت ندارند نه تنها جلسه معمول، بلکه یک جلسه برنامه ریزی کوتاه را برگزار کنند، می توانید با استفاده از وسایل ارتباطی جلسه را برگزار کنید. در چنین مواردی، می‌توانید چت یا توسط را انتخاب کنید پست الکترونیکشرکت به منظور انتقال اطلاعات اولیه لازم به همکاران. در عین حال، برگزاری جلسات «روی پای آنها» همچنان مؤثرتر از هر جلسه برنامه ریزی دیگری است.

اطلاعات در مورد کارشناسان

هاسمیک گورگیان، مدیر کل و مالک مشترک فروشگاه های زنجیره ای Provokatsiya، مسکو. LLC "تحریک-تولید". مشخصات تجاری: تولید و فروش پوشاک و لوازم جانبی با چاپ های تحریک کننده. قلمرو: دفتر مرکزی - در مسکو؛ تولید - در Tver؛ خروجی هاو مغازه ها - در بیش از 100 شهر در روسیه، بلاروس، اوکراین و قزاقستان. تعداد پرسنل: 55 نفر (در شرکت مادر).

دیمیتری گریشین، رئیس هیئت مدیره و یکی از بنیانگذاران گروه Mail.Ru، مسکو. دیمیتری گریشین از مارس 2012 رئیس هیئت مدیره بوده است. در سال 2005، او یکی از بنیانگذاران گروه Mail.Ru شد، جایی که از نوامبر 2010 تا اکتبر 2016 به عنوان مدیر عامل شرکت (روسیه) خدمت کرد. دیمیتری از سال 2000 در Mail.Ru کار می کند. در سال 2001 منصوب شد مدیر فنیاین شرکت از سال 2003 تا 2010 به عنوان مدیرعامل فعالیت می کرد. فارغ التحصیل از دانشکده رباتیک و اتوماسیون یکپارچه دانشگاه فنی دولتی مسکو. N.E.Bauman. در سال 2012 او GrishinRobotics را تأسیس کرد، یک شرکت سرمایه گذاری خطرپذیر برای سرمایه گذاری در رباتیک مصرف کننده در سراسر جهان.

ولادیمیر کیسلف، مدیر کل، شریک CJSC "Company SHERP"، مسکو. ولادیمیر کیسلف - مدیر کل و شریک ارشد مشاوره "شرکت SHERP" از سال 2000. وی از سال 1996 در زمینه مدیریت پرسنل فعالیت می کند ، از سال 1998 مدیریت خدمات مدیریت پرسنل یک هلدینگ بزرگ متنوع را بر عهده داشت. CJSC "Company SHERP" از سال 2000 وجود داشته است، در تشکیل تیم های مدیریتی بسیار موثر و توسعه تجارت مشتریان با استفاده از فناوری اختصاصی نوآورانه مشغول است.

نیکولای نووسلوف، مدیر شرکت ArtNauka، مسکو. IE Novoselova T.A. (ArtNauka). زمینه فعالیت: اجرای نمایش، تیم سازی و ارائه بر اساس آزمایش های علمی. قلمرو: دفتر مرکزی در مسکو، هشت دفتر نمایندگی در روسیه. تعداد پرسنل: 10. تعداد نمایش در سال: 340.

تا جایی که امکان دارد جلسه را سازماندهی و اداره کنید.

راه حلی برای مشکلی که برای بحث بیان شده است بیابید یا جهت توسعه وضعیت را در جهت سازنده تعیین کنید.

برگزاری جلسه برنامه ریزی به گونه ای جالب است که شرکت کنندگان فرصتی برای خمیازه کشیدن نداشته باشند و احساس اتلاف وقت نداشته باشند.

برنامه عملیاتی

1. با روش پیشنهادی تشکیل جلسه برنامه ریزی آشنا شوید.

2. خودتان را آماده کنید، آماده کنید مواد لازمو از شرکت کنندگان دعوت کنید.

3. یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنید.

4. نتایج جلسه برنامه ریزی را خلاصه کنید و همه شرکت کنندگان را با آنها آشنا کنید.

نحوه سازماندهی یک جلسه برنامه ریزی

اولینآنچه برای یک جلسه برنامه ریزی لازم است یک سوال یا موضوعی برای یک جلسه برنامه ریزی است. چه مشکل کاری را می خواهید حل کنید؟ نتیجه جلسه برنامه ریزی برای کار سازمان چه تاثیر مثبتی خواهد داشت؟ شرکت کنندگان در جلسه را از قبل با این سوال آشنا کنید. بنابراین، در طول جلسه برنامه ریزی در زمان صرفه جویی خواهید کرد و شرکت کنندگان در بحث ممکن است از قبل حاضر شوند ایده های جالبدر مورد سوال شما

دومین- اینها افرادی هستند که در جلسه برنامه ریزی شرکت خواهند کرد. متخصصان چه مشخصات و مدیرانی در چه سطحی یا چه کارکنان خطی برای یافتن پاسخ سؤال مطرح شده نیاز دارید.

سوم- محل برگزاری جلسه برنامه ریزی مهم این است که باشد اتاق مجزایا حتی یک اتاق جلسه اختصاصی. جایی که فضای کافی برای همه وجود دارد، افراد خارجی (غیر شرکت کننده در جلسه برنامه ریزی) نمی توانند مزاحم شما شوند و تلفن ها زنگ نمی خورند.

چهارم- زمان جلسه برنامه ریزی مطلوب است که برای همه شرکت کنندگان راحت یا دائمی باشد. به عنوان مثال، جلسات برنامه ریزی روزانه هر روز در ساعت 8.30 برگزار می شود.در هر صورت، هنگام انتخاب زمان برای جلسه برنامه ریزی، باید روی مهم ترین شرکت کنندگان تمرکز کنید. و آن را از قبل، برای چند ساعت، یا به طور صحیح تر - روز تعیین کنید.

پنجم- مقررات جلسه برنامه ریزی. مهم است که نه تنها جلسه برنامه ریزی را به موقع شروع کنید، بلکه باید آن را به موقع به پایان برسانید. از قبل ترتیب بحث سوالات و زمان اختصاص داده شده به هر شرکت کننده را مشخص کنید. آن را محدود کنید، این کار گزارش ها را تا حد امکان مختصر و آموزنده می کند. مثلا یک اجرا 10 دقیقه بیشتر نیست.

ششم- مواد در دست حداقل مورد نیاز قلم برای همه شرکت کنندگان و کاغذ است. خودتان از قبل مراقب این موضوع باشید تا مجبور نشوید وقت بحث را برای یافتن اینکه چه چیزی بنویسید و روی چه چیزی بنویسید تلف کنید. همچنین ممکن است نیاز داشته باشید: یک فلیپ چارت، یک پروژکتور، یک صفحه نمایش، یک لپ تاپ، یک چاپگر. تمام تجهیزات باید از قبل آماده و آزمایش شوند.

هفتم- رهبر جلسه برنامه ریزی یا دبیری که روند و نتایج بحث در مورد موضوع شما را ثبت می کند.

فرمت های برنامه ریزی

1. جمع بندی، جلسه اطلاع رسانی.

این جلسات می تواند به صورت هفتگی در ابتدای هفته برای مدیران تمام بخش های سازمان شما برگزار شود.

این جلسات برنامه ریزی برای چیست؟

2. جلسه برنامه ریزی - توزیع وظایف جاری.

معمولا در ابتدای هر روز کاری برگزار می شود. قالب واضح است - مدیر تکالیف روزانه را به زیردستان خود صادر می کند. زمان نیز ارزش کشش را ندارد - همه وظایفی را دریافت کردند و برای انجام آن رفتند.

3. برنامه ریزی جلسه برای بحث در مورد سوال مطرح شده.

شما از قبل سوال خود را که فرموله کرده اید، فرموله کنید خود زندگی و وضعیت فعلی بازار شما.هدف جلسه را اعلام کنید، این اطلاعات را برای شرکت کنندگان ارسال کنید. از آنها بخواهید (در صورت لزوم) در این مورد آماده شوند. برنامه و منشی جلسه برنامه ریزی را از قبل مشخص کنید. نتایج جلسه برنامه ریزی را برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید. زمان چنین جلسه برنامه ریزی بیش از دو ساعت نیست. اما شرایطی وجود دارد که زمان بیشتری لازم است. در این مورد، او استراحت های سازماندهی شده 15-20 دقیقه ای را برای چای و فقط استراحت برنامه ریزی می کند. (چای و شیرینی را هم از قبل آماده کنید!)

4. جلسه برنامه ریزی خلاق.

درخواست های مربیگری
1) توسعه یک منبع خلاقیت برای رشد (خود توسعه، رشد حرفه ای، توسعه کسب و کار)
2) حل تعارضات درونی، غلبه بر بحران ها با استفاده از منبع خلاقیت

سال 2016 زمان تست قدرت شرکت ها است و در این راستا، اکنون بیش از هر زمان دیگری باید هر روز انگشت خود را روی نبض بخش فروش خود نگه دارید. در اینجا چند نکته اساسی وجود دارد که به تیم فروش شما کمک می کند متمرکزتر و کارآمدتر شود.

به طور دوستانه، شرکت باید 2 جلسه بین رئیس و مدیران داشته باشد: اولی عمومی است، در جلسه برنامه ریزی صبح، دومی یک جلسه انفرادی و عصرانه است که در طی آن رئیس به دقت به نتیجه فعالیت ها می پردازد. از قوم خود، بررسی می کند شرایط سخت، انگیزه فردی را هدایت می کند. اما امروز ما بر جلسه برنامه ریزی صبحگاهی عمومی تمرکز خواهیم کرد، که ابزاری ضروری برای مدیریت بخش فروش و حفظ وضعیت کارکنان شماست.

اهداف جلسه برنامه ریزی صبحگاهی:

1. جمع بندی نتایج دیروز

2. برنامه ریزی یک روز کاری

3. رصد واقعیت رسیدن به برنامه های ماه و تدوین طرح «ب»

4. آموزش مدیران در نمونه های خاصاستفاده از یک بازی تجاری

5. بررسی سطح انرژی مدیران و شارژ اضافی آنها، انگیزه

یعنی برای رئیس بخش فروش، جلسه برنامه ریزی همان تست تورنسل کیفیت کار او است که به او کمک می کند تا در موقعیت هایی که معمولاً منجر به عدم تحقق برنامه ها، اشتباهات در برقراری ارتباط با مشتریان می شود، به موقع واکنش نشان دهد. یا عزل مدیران

بنابراین، 10 قانون یک جلسه برنامه ریزی صبحگاهی موثر ROP:

1. دوره ای.

برنامه ریزی صبحگاهی نباید هر از گاهی، نه زمانی که حال شما خوب یا بد است، بلکه هر روز، در یک زمان خاص برگزار شود. یک جلسه برنامه ریزی خوب، آیینی برای شروع، شروع فعالیت مدیران خواهد بود. در عمل من، بارها به نمونه هایی برخورد کرده ام که در یک جلسه برنامه ریزی ضعیف انجام شده یا در جلسات برنامه ریزی انجام نشده، کل روال روزانه مدیران را خراب کرده، روحیه را خراب کرده و میل به کار را از بین برده است.

در جلسه برنامه ریزی صبح، مدیران باید بالاخره از خواب بیدار شوند و فکر اصلی را بگیرند: شروع کنیم!

2. انضباط

یک جلسه برنامه ریزی موثر دارای ساختار، اهداف و زمان بندی مشخصی است (یعنی زمان اختصاص داده شده برای جلسه برنامه ریزی). هرگونه انحراف از ساختار باعث بی انگیزگی مدیران می شود، در حالی که پایبندی به قواعد کلی، نظم و ساختار افکار را به همراه دارد.

جلسه برنامه ریزی باید همیشه به موقع شروع و به پایان برسد. همه باید 15 دقیقه قبل از جلسه در دفتر حضور داشته باشند. تمام چای نوشیدن - قبل از جلسه برنامه ریزی. بعد از - فقط کار.

مدیران باید برای یک جلسه برنامه ریزی آماده باشند، همه شاخص های فعلی و برنامه های روزانه خود را بدانند و به جای گوش دادن به اطلاعات ROP، اعداد را روی ماشین حساب حساب نکنند، از کل تیم وقت نگیرند یا حواسشان به محاسبات پرت شود. می خواهد به همه منتقل کند.

برای یک جلسه برنامه ریزی با کیفیت بالا با یک بازی تجاری، معمولاً 45 دقیقه کافی است. اما، باور کنید، این 45 دقیقه می تواند زمان زیادی را در آینده صرفه جویی کند و نتایج مالی بسیار بیشتری را به همراه داشته باشد.

3. انرژی

جلسه صبحگاهی فندکی برای چشم کارمندان است.

اگر جلسه برنامه ریزی خسته کننده باشد، مدیران بیش از پیش به خواب می روند و شما به نتیجه مطلوب نخواهید رسید. اطلاعات را به هم نزنید، هدف و ساختار را در ذهن داشته باشید، اجازه ندهید کارمندان از موضوعی پشت سر موضوع خارج شوند، یا سوالاتی را که فقط مربوط به یک چیز است بپرسند.

مهم است که به یاد داشته باشید که یک جلسه برنامه ریزی یک کار تیمی است، نه یک جلسه صبحگاهی. توجه همه را حفظ کن فقط چیزی که به همه مربوط می شود را بگویید.

4. مديران خود را مدام آموزش دهيد!

هر روز، در جلسات عصر، از مدیران می‌پرسید که روزشان چگونه گذشت، چه موفقیت‌هایی به دست آوردند، با چه مشکلاتی روبرو شدند، چه اعتراض‌هایی از سوی مشتریان را نتوانستند تحمل کنند. جلسه صبح به شما این امکان را می دهد که فوری ترین مسائل را برای بحث عمومی بیاورید.

برای انجام این کار، باید مدیر به طور خلاصه به مشکلی که دیروز نتوانست با آن کنار بیاید، بگوید، سپس به سرعت بخش نظری را تکرار کنید (به عنوان مثال، بلوک "استدلال با روش محاسبه)، و سپس یک بازی تجاری ترتیب دهید که در آن نقش از مشتری توسط مدیری بازی می شود که با این موقعیت رسیدگی نمی شود. سپس، با کمک یک جلسه طوفان فکری کوتاه، کل تیم گزینه هایی را برای حل این موقعیت مطرح می کند.

به ویژه مهم است که همه اعضای تیم در یافتن راه حل ها مشارکت فعال داشته باشند. پاسخ های آماده ندهید، موثرترین آموزش، تئوری یک رهبر نیست، بلکه یافتن ایده از طریق تعامل است.

آموزش روزانه، آموزش های اضافی و پشتیبانی از مهارت های مدیران به مدیران شما این امکان را می دهد که دائماً پیشرفت کنند، مهارت های فروش خود را بهبود بخشند و از مشکلات در این زمینه نترسند.

5. به طور مداوم برنامه ریزی شده را زیر نظر داشته باشید

برنامه ریزی بدون کنترل، هدر دادن پول است (ج) خرد چینی باستان

فکر می کنم اینجا نیازی به توضیح جداگانه نیست. اگر یک بار آن را کنترل نکنید، سپس دو بار - در مورد سوم، مدیران یا از انجام کاری دست می کشند یا شروع به دروغگویی می کنند.

6. انگیزه تیم

این مهم است که نه تنها نتایج دیروز را برای کل تیم و برای هر یک به صورت جداگانه نشان دهید، بلکه مهم است که بهترین و بدترین آنها را برای روز قبل شناسایی کنید، و از بی انگیزه کردن کسی با این - زمان بسیار کم - نترسید. از فواصل زمانی استفاده می شود و مدیران هر روز فرصتی برای بهبود دارند.

نه تنها از شاخص‌های مالی (چقدر فروش داشته‌اید، چقدر پول آورده‌اید)، یا شاخص‌های فعالیت (تعداد تماس‌ها، قرار ملاقات‌ها و جلسات برگزار شده)، بلکه از شاخص‌های کیفی (کیفیت ارتباط بین مدیر و مدیران) به عنوان شاخص استفاده کنید. مشتریان). هم می توانید به طور مستقل به تماس های مدیران گوش دهید و هم می توانید از گزارش های بخش کنترل کیفیت استفاده کنید.

7. ویژگی در طرح ها

یک مدیر نباید فقط در مورد اینکه امروز چه تعداد فروش را تعطیل می کند، چقدر پرداخت خواهد کرد و چند جلسه خواهد داشت صحبت کند. او قطعا باید از برنامه های خود با نام های شرکتی خاص حمایت کند. حتی اگر امروز هیچ پاسخی از مشتریان برنامه‌ریزی نشده باشد، مدیر باید بگوید برنامه امروز را از کجا می‌گیرد، با چه کسی تماس می‌گیرد، با چه کسی می‌رود، اما شرکت‌ها باید با ارقام و ارقام مشخص از نظر پول و کمیت نام ببرند. .

همچنین بسیار مهم است که به یاد داشته باشید که برنامه روزانه مدیر باید اهداف ماه را برآورده کند. اگر مدیر شما برنامه ای برای یک ماه دارد - پرداخت 1،000،000 روبل، پس نمی تواند هر روز 20،000 روبل جمع آوری کند، زیرا او به سادگی برنامه را با چنین نرخی تکمیل نمی کند.

برای مدیران خود برنامه های بلندپروازانه تنظیم کنید. اگر مدیری از بیان یک برنامه بلندپروازانه خجالت می‌کشد یا به خرافات خود اشاره می‌کند ("من نمی‌گویم که آن را به هم نزنم"، "الان بیشتر می‌گویم، و شما عصر مغزم را می‌خورید" ) این باید درمان شود و هر چه زودتر بهتر باشد. آموزش مدیران به برنامه های بالا، "محدودیت های" درونی آنها را پرورش دهند.

همچنین، یک مدیر باید به ارقام خود ایمان داشته باشد، نه اینکه "غیرقابل قبول" صحبت کند، زیرا لازم است، اما به وضوح درک کند که آنچه او گفته واقعاً شدنی است و می داند چگونه روی آن تأثیر بگذارد.

8. آمادگی کل تیم را بررسی کنید

قبل از اینکه فروشندگان خود را در یک روز جدید آزاد کنید، بررسی کنید که آنها همه منابع را در اختیار دارند - چه خارجی (در دسترس بودن مواد ارائه، کارت ویزیت، پایگاه تماس و غیره) و چه داخلی - خواه چشم همه در آتش باشد یا ضروری است. با کسی بمانید و در مورد مشکلات بیشتر بحث کنید، انگیزه فردی بیشتری بدهید.

9. قدرتمندCTA در پایان جلسه برنامه ریزی

یک عبارت انگیزشی بیاورید که به شما کمک کند تا شروع کنید و به مدیرانتان انرژی بیشتری بدهید. این عبارت می تواند هر چیزی باشد: "تیم، برو جلو!"، یا "بیایید انجامش دهیم!"، یا "همین است، بیایید برویم!"

این به اصطلاح لنگر است که یک سیگنال می دهد که همه چیز تمام شده است، صبح تمام شده است، وقت دویدن و برنده شدن است!

10. تجسم

حتماً نتایج جلسه برنامه ریزی را روی تابلوی امتیازات وارد کنید تا مدیران به طور مداوم هم نتایج خود و هم نتیجه کلی تیم و هم درصد تکمیل برنامه را ببینند. چنین تابلویی ممکن است به شکل زیر باشد:

و به عنوان یک امتیاز، یک چک لیست برای ارزیابی کیفیت جلسه برنامه ریزی صبح، به عنوان مثال: