رئیس بخش فردی بسیار پرمشغله است. شاخص ها، مقررات، تصمیمات کارهای دشوار، سازمان همه و همه چیز برای حرکت به سوی هدف - همه چیز بر دوش اوست. هرچه مجموعه ای از ابزارهای مدیریتی به درستی انتخاب شوند - بیشتر رهبر کارآمدتر... آیا ارزش صرف وقت برای ابزاری مانند جلسه برنامه ریزی در یک واحد خطی را دارد؟

حتی در شرکت‌هایی که جلسات برنامه‌ریزی اجباری و تنظیم شده است، مدیران اغلب به طور رسمی به آن‌ها نزدیک می‌شوند - برای یک تیک شلیک کنید و روی آن کار کنید. برنامه ریزی جلسات اتلاف وقت تلقی می شود که نظریه پردازان آن را ابداع کرده اند. شعار آنها این است: «تمرین‌کنندگان نیاز به کار دارند، نه مشورت». در عین حال، در شرکت هایی که جلسه برنامه ریزی اختیاری است و یک ابتکار شخصی است، مدیرانی هستند که بدون یادآوری اضافی، کارمندان را در ساعت مشخصی جمع کرده و با آنها صحبت می کنند.

چرا این رهبران "عجیب" وقت گرانبهای خود را اینقدر "بی اثر" تلف می کنند، اگر کسی آنها را مجبور به انجام این کار نمی کند؟ من باید عمیقاً این موضوع را درک می کردم اخیرا... این بحران مستلزم غوطه ور شدن عمیق تر در تجارت از سوی مدیران ارشد بود. قوانین بازی در بازار تغییر کرده است و برای اینکه شرکت نه تنها سرپا بماند، بلکه از بحران برای تقویت موقعیت خود در بازار نیز استفاده کند، لازم است به مشتریان - به خارجی و داخلی نزدیکتر شود. آنهایی که

برای واکنش سریع به تغییرات و افزایش سطح کنترل بر وضعیت، من، از جمله موارد دیگر، شروع به پیوستن منظم به جلسات برنامه ریزی در بخش ها کردم. سبک های متفاوترفتار آنها ارقام نشان دهنده بودند: مشخص شد که از 12 بخش تک پروفایل که در آنها هم فروش و هم اجرای قرارداد انجام می شود، بالاترین و پایدارترین نرخ ها مربوط به مواردی است که جلسات برنامه ریزی در آنها به صورت هفتگی برگزار می شود. و این تصادفی نیست.

هدف از جلسه برنامه ریزی

اگر از رهبر در مورد هدف جلسه برنامه ریزی پرسیده شود: «چون لازم است»، بهتر است اصلاً برگزار نشود. هر گونه اقدام رسمی "برای نمایش" فقط منفی کار می کند، آنها آموزش می دهند که نه برای نتیجه، بلکه برای "مشاهده حرکت به سمت هدف" کار کنند. نام «جلسه برنامه ریزی» به این معناست که هدف آن به فعلیت رساندن حرکت بر اساس برنامه ریزی شده به سمت اهداف تعیین شده است.

اگر این رویداد را از دیدگاه چرخه دمینگ (Plan - Do - Check - Akt) در نظر بگیریم، جلسه برنامه ریزی یک کنترل منظم (بررسی) فعالیت ها به منظور نتیجه گیری و در صورت لزوم تنظیم حرکت است. (اکت). اما آماری برای این وجود دارد! آیا ارزش جمع آوری افراد اضافی را دارد؟ ارزشش را دارد و کارکردهای اساسی جلسه برنامه ریزی به ما کمک می کند تا از این موضوع مطمئن شویم.

کارکردهای اصلی جلسه برنامه ریزی

1) اطلاعاتی کارمندان راه های کمی برای کسب اطلاعات در مورد وضعیت شرکت و بازار دارند:

• اطلاعات رسمی منتشر شده که گاهی از قلم افتاده یا به طور کامل درک نمی شود.
• شایعات، اغلب بسیار دور از حقیقت، اما با لذت فراوان در سفره خانه ها و اتاق های سیگار بحث می شود.
• اطلاعات دست اول با توضیحات و تاکید بر نکات مهمکه رهبر در جلسه برنامه ریزی با توجه به رفع ایرادات و کاهش اثربخشی تبلیغات شفاهی به آن می پردازد.

و اطلاع اجباری کارکنان از حرکت اداره در مسیر مورد نظر.

2) کنترل علاوه بر ارقام خشک و طبقه بندی شده، فرصتی برای کنترل جو در تیم، برای روشن شدن دلایل موفقیت یا افت عملکرد. بر اساس نتایج جلسه برنامه ریزی، شکست در زنجیره تعامل در داخل بخش و شرکت اغلب روشن می شود و مدیر بلافاصله اقداماتی را برای رفع آنها آغاز می کند.

3) انگیزشی کارکنان نیاز به توجه دارند. بیایید اثر معروف هاثورن در مدیریت را به یاد بیاوریم - بهره وری نیروی کار از این واقعیت که به فعالیت های کارکنان توجه می شود افزایش می یابد. برنامه ریز یکی از راه های بهتربه طور مرتب به کارمندان یادآوری کنید که آنها مهم هستند و به کار آنها توجه کافی می شود.

یکی از کارمندان این بخش پیشرفت کرده است، برخاستن دلیل خوبی برای شناخت دستاوردها و در صورت لزوم حفظ روحیه رقابتی در بخش است. و علاوه بر اعداد، شما باید چشمان کارمندان خود را ببینید. مدیر باید با دقت به کارمندان خود نگاه کند و بشنود. رفتار کارمند تغییر کرده است، فیوز ناپدید شده است - دلیلی برای مدیر برای گنجاندن یک مکالمه فردی در برنامه هفته.

4) آموزشی در این عملکرد، جلسه برنامه ریزی ابزاری ضروری برای ساده کردن کار مدیریتی دشوار یک رهبر است. یک مورد کاری که برای همه نشان دهنده بود در طول هفته اتفاق افتاد - مدیر آن را یادداشت می کند و در جلسه برنامه ریزی آن را به ملک مشترک تبدیل می کند. بنابراین نیاز آزاردهنده به تکرار همان چیزی است به افراد مختلفبارها در گذشته باقی مانده است و ما به طور منظم و آگاهانه ابزار کار خود را "تیز" می کنیم.

5) سازمانی دعوت از نمایندگان بخش های مرتبط به جلسات برنامه ریزی، به ویژه در زمان های نوآوری، تمرین خوبی است. فرصت برقراری یا تصحیح تعامل، رفع تعارضات، تبادل تجربیات.

6) نظم و انضباط دارند انگیزهبه عنوان یک ابزار مدیریت، یک اشکال بسیار مهم وجود دارد: عملکرد آن کوتاه مدت است. تعداد کمی قادر به خودانگیختگی هستند و این افراد با این توانایی هستند که اغلب رهبر می شوند.

نظم، تشریفات و قوانین منظم، از جمله جلسه برنامه ریزی، برای کمک به ایجاد انگیزه در کارکنان طراحی شده است. جلسه برنامه ریزی یک رویداد است. کارمندان نه تنها به گزارش اعداد و ارقام عادت می کنند، بلکه تمایل به اثبات عملکرد خود را نیز دارند. سوالات برای جلسه برنامه ریزی آماده می شود، کارمندان موارد را جمع آوری و به رئیس منتقل می کنند که باید به نظر آنها به کل بخش نشان داده شود. مانند یک شام خانوادگی در روزهای جمعه، جلسه برنامه ریزی طبق قوانین به یک اقدام انضباطی همیشگی تبدیل می شود، زمانی که همه باید امور خود را به تعویق بیندازند، حتما در محل کار حضور داشته باشند و در نهایت رو به رو شوند. این امر به ویژه مهم است.

هر چند وقت یکبار جلسات برنامه ریزی برگزار شود

من معتقدم که جلسات برنامه ریزی روزانه واحد فقط برای تازه واردانی مناسب است که به سبک رهبری راهنمایی شده نیاز دارند و در هر مرحله از راه حمایت می کنند. برای یک تیم مستقر، جلسات برنامه ریزی باید هفتگی باشد. نکته اصلی این است که آنها در یک روز و در همان زمان انجام می شوند و تقریباً از نظر مدت و ترتیب اقدامات مطابقت دارند که عملکرد انضباط را حفظ می کند.

نمونه ای از سناریوی جلسه برنامه ریزی احتمالی:

• مدیر یک پیام اطلاعاتی می دهد، پس از نتایج، کارکنان می توانند سوالات روشن کننده بپرسند.
• مدیر اهداف را اعلام می کند و از کارمندان در مورد آنها می پرسد. در صورت لزوم قرار ملاقات های فردی را برنامه ریزی می کند.
• رهبر در مورد ویترین هفته صحبت می کند یا یک کارمند دعوت شده را معرفی می کند.
• مدیر توضیح می دهد که آیا مسائل کاری فوری وجود دارد که برای کل بخش مهم است و نیاز به بحث در جلسه برنامه ریزی دارد. مسائل را ارزیابی می کند، تصمیم می گیرد - چه چیزی فوراً مورد بحث قرار گیرد، چه چیزی نیاز به تصمیم گیری تاخیری دارد.
• رهبر در مورد برنامه های هفته جاری صحبت می کند - رویدادهای مهم، جلسات و پایان جلسه برنامه ریزی.

زمان صرف شده

اتلاف وقت طولانی - این دلیل اصلی امتناع مدیران از برگزاری جلسات برنامه ریزی است. منجر به طرد کامل این ابزار می شود یا همه به یک مونولوگ کوتاه رهبر بدون بازخورد از زیردستان منتهی می شود. فقط عملکردهای اطلاعاتی و کمی انضباطی حفظ می شود.

این در واقع یک مشکل است: مدیریت "انسانی" آسان تر از کار با یک گروه است. مدیریت پویایی گروه هنر یک رهبر خوب بودن است. هدف آن برگزاری یک جلسه توجیهی به طور مختصر و واضح و در عین حال دریافت بازخورد از کارکنان است که در صورت لزوم به اصلاح حرکت کمک می کند. مدت زمان بهینه تا 20-45 دقیقه است. این زمان از کودکی است که به عنوان دوره تمرکز توجه در ما گذاشته می شود.

قدرت یک رهبر در تعیین قوانین نهفته است. برای اینکه جلسه برنامه ریزی طولانی نشود، لازم است یک "قرارداد ملاقات" با کارمندان منعقد شود. مثلا:

• ما فقط بحث می کنیم مسائل کلی، ما موارد خصوصی را برای یک راه حل فردی ارائه می دهیم.
• ما کوتاه و دقیق هستیم.
• ما حواسمان به مسائل کاری نیست، گوشی ها را در حالت لرزش قرار می دهیم.
• با بیان یک مشکل، راه حل ارائه می دهیم.
• در ساعات غیر کاری در مورد سوالات غیر کاری بحث می کنیم.

مجموعه قوانین بسته به شرایط می تواند متفاوت باشد. نکته اصلی این است که مدیر قوانین را مدیریت کند و خودش به مشکلات نپردازد. هدف از جلسه برنامه ریزی شناسایی است و بعد از سنجیدن و مطالعه دقیق تمام جزئیات در حین کار بخش، می توان تصمیم گرفت. نکته اصلی این است که به کارکنان نشان دهیم که مشکلات ذکر شده در حال حل شدن هستند. گاهی اوقات شرایطی پیش می آید که در آن جلسه برنامه ریزی از زمان تعیین شده فراتر می رود، شدت در تیم به وضوح ردیابی می شود. سپس باید یک جلسه اضافی ترتیب دهید، اغلب خارج از ساعات اداری. این مهارت یک مدیر است - برای جلوگیری از تنش وضعیت، شناسایی نشانگرهایی که لحظات منفی را در تیم نشان می دهد.

البته اجرای ابزار "جلسه برنامه ریزی" در بخش زمان می برد. گاهی اوقات باید بیش از یک رویداد را برگزار کنید تا ابزار واقعاً مؤثر واقع شود. وقتی مدیری بازخورد می‌پذیرد، از شنیدن ناگفته‌های زیادی که کارمندان مدت‌هاست می‌خواستند بگویند، شگفت‌زده می‌شود، اما فرصتی برایش فراهم نشد. و بعد خودش خواست! باید در مورد نقش زیردستان و استفاده از آنها در پویایی گروه فکر کرد، با مخالفت کار کرد، استدلال کرد. بالاترین سطح... بسیاری از مدیران دقیقاً این راه را نمی روند - تبدیل شدن، و به سمت مدیریت فردی می روند، که بسیار کار برتر و کمتر موثر است، زمانی که تنها دو مرحله تا موفقیت باقی مانده است.

مدیرانی که به دقت صاحب این ابزار هستند از آن در بخش های خود با موفقیت زیادی استفاده می کنند، زیرا توانستند از اثربخشی آن قدردانی کنند. جلسه برنامه ریزی یادگاری از گذشته یا رسمی نیست، بلکه یکی از مدرن ترین و مؤثرترین ابزارهایی است که به حل دشوارترین کار در مدیریت - تحقق اهداف واحد کمک می کند. اما از همین اهداف است که موفقیت کل شرکت شکل می گیرد.

امروز، همکار ما از SalesUPConsult، دیمیتری چردنیک، به شما می گوید که چگونه جلسات برنامه ریزی را به آنجا بیاورید. سطح جدید... همه نکات بر اساس تجربه شخصیمدیریت شرکت. هدف این مقاله ایجاد یک سیستم از جلسات است مدیریت موثربه جای جذب زمان

در پروژه های خود برای مدیریت ساختمان و توسعه بخش های فروش، ما 3 نوع اصلی از جلسات را معرفی می کنیم

• روزانه (جلسات برنامه ریزی)
• هفتگی (دوشنبه ها)
• ماهانه (چهارشنبه اول ماه)

بنابراین، همکاران، مدیران و صاحبان شرکت ها هستند.

جلسات برنامه ریزی از وظایف اصلی روزانه هستند:

1. جمع بندی نتایج روز قبل.

2. توسعه توسط PDCA اقدام ملموسبرای "تراز کردن" واقعیت / طرح؛

3. برنامه ریزی وظایف اصلی برای امروز.

4. افزایش انگیزه و انرژی برای روز.

1. پس از جلسه - بلافاصله "به جنگ"! بنابراین، تمام چای، قهوه، دود - قبل از جلسه.

2. همه شرکت کنندگان در جلسه 10-15-20 دقیقه قبل از شروع جلسه برای آمادگی و تمرینات شرح داده شده در بند 1 سر کار می آیند.

جلسه روزانه نباید بیشتر از 30 دقیقه باشد. باید آموزنده باشد و با سرعت خوبی انجام شود. در طول جلسه، کارکنان باید:
بحث در مورد نتایج روز قبل (شاخص ها - متوسط ​​+ نهایی)، کار با گزارش، فعالیت، قیف فروش (بخش کارمندان، کانال های فروش).

• برای روز جاری برنامه ریزی کنید.
• در مورد مسائل عملیاتی تصمیم بگیرید.
• آخرین اخبار شرکت.

4 قانون جلسات روزانه

1. فرکانس. هر روز.

فقط از این طریق و نه غیر از این. با برگزاری جلسات با این فرکانس، شروع به تشکیل یک سیستم کاملاً واضح در دپارتمان می کنید. برنامه ریزی و گزارش.

کارمندان شما باید آماده باشند تا یک روز کاری پربار را با وضوح آغاز کنند. یک برنامه ریز که به درستی انجام شود ابزار عالی برای این است.

2. مقررات.

مقررات یکی از عناصری است که به افزایش کارایی در هر کاری کمک می کند.

جلسه برنامه ریزی چیزی است که مقررات برای آن کاملا ضروری است.

V در این موردمقررات 2 تزریق اصلی را توصیف و ارائه می کند:

• محتوا - موضوعاتی که مورد بحث قرار می گیرد در آیین نامه به تفکیک موضوعات و ترتیب مشخص شده است (تا شما به عنوان یک رهبر با بحث ها و استدلال های غیر ضروری به بیراهه نروید)
• زمان بندی - هر سوال در زمان خاصی با هر یک از آنها بحث می شود. اگر به زمان بیشتری برای کسی نیاز دارید، شخصاً پس از جلسه برنامه ریزی، زمانی که دیگران در حال «فروش» هستند.

طبق مقررات، کارکنان همیشه برای جلسه برنامه ریزی آماده خواهند بود.

آنها به وضوح می دانند که چه موضوعاتی مورد بحث قرار خواهد گرفت. با گذشت زمان، آنها حتی سوالاتی را که مدیر از آنها می پرسد می دانند و به طور پیشگیرانه پاسخ آنها را خواهند داشت).

بازده جلسه بسیار بالا می رود.

عملکرد تجاری عظیم است.

3. تمپو که به ریتم نیز معروف است.

همه با یک ریتم می دوند.

گاهی اوقات روی پروژه ها آزمایش می کنیم و موسیقی پویا را روشن می کنیم. نتایج جالب است. مردم سریعتر صحبت می کنند و افکار خود را ساختار می دهند. تنها منفی .... گاهی اوقات شروع به خواندن در کنار .... ما اکنون به دنبال موسیقی ریتمیک بدون کلام هستیم. ما 10-15 جلسه با یا بدون موسیقی برگزار می کنیم، نتایج را اندازه گیری می کنیم و با شما به اشتراک می گذاریم.

سرعت جلسه مهم است. دینامیک و ساختار مهم هستند. به خصوص در ابتدا و انتهای جلسه. در ابتدا با سرعت خود جلسه و در پایان با سرعت کار تنظیم می شود.

این سرعت توسط شما به عنوان یک رهبر تعیین می شود. و از او حمایت کنید. به محض اینکه فهمیدید پویایی از بین رفته است، با سؤالات، سخنرانی روشن می شوید، سرعت را تنظیم می کنید.

در برخی موارد، کارمندان شما به این واقعیت عادت می کنند که در جلسات جریان دارد.

4. ارقام، طرح ها و گزارش ها.

همه شاخص ها در رابطه با اعداد تلفظ می شوند. این امر در مورد طرح ها و گزارش ها نیز صدق می کند. "ما جلسات کمی کمتر از برنامه ریزی شده برگزار کردیم" ، "حساب های دریافتنی کمی بیشتر از آنچه انتظار داشتیم" ، "تمام مذاکرات برنامه ریزی شده انجام نشد" ...

آیا هنوز هم با قهوه صبحگاهی چنین مزخرفاتی می نوشید؟ پایان

در جلسه از نوشیدن قهوه خودداری کنید. شما 30 دقیقه برای کار موثری که نتیجه را مشخص می کند فرصت دارید، نه برای هم زدن شکر، قهوه "سربان" و تلاش برای بیدار شدن در یک جلسه.

اجازه دادن به کسی که در کارش بی کفایت باشد.

الکساندر فریدمن یک بار یک تعریف عالی از نتیجه را به زبان روسی ارائه کرد - این عدم وجود نتیجه و یک داستان زیبا در مورد اینکه چرا نتیجه نداد.

برای کارهای اصلی برنامه ریزی شده برای روز قبل - گزارش - تکمیل شده / تکمیل نشده است. ناموفق - خطای سیستم یا نه. در این مورد، آن را به همان شیوه تنظیم کار - SMART تکمیل شده در نظر می گیریم.

5. انگیزه

در پایان جلسه برنامه ریزی، باید همه را "شعله ور" کنید.

توانایی "برنده شدن" باید بنشیند برای محل کاریا به جلسه ای با مشتری بروید.

شما آنها را کنترل می کنید. آنها را با این حالت دم کنید.

بوریس متلنکو
منبع: ABC یک مدیر "فاسد".

امروز با تعجب متوجه شدید که رئیس تصمیم دارد به مردم نزدیک‌تر شود و از دوشنبه باید در یک جلسه توجیهی پنج دقیقه‌ای در مورد کارهای انجام شده گزارش دهید و به طور عمومی برنامه‌ریزی کنید. اگر سرنخی دارید

امروز با تعجب متوجه شدید که رئیس تصمیم دارد به مردم نزدیک‌تر شود و از دوشنبه باید در یک جلسه توجیهی پنج دقیقه‌ای در مورد کارهای انجام شده گزارش دهید و به طور عمومی برنامه‌ریزی کنید. اگر نمی‌دانید که از کدام انتهای باید به همه اینها نزدیک شوید و انتظار چه چیزی را داشته باشید - در ادامه بخوانید، مفید باشید.

ظاهراً رئیس شما بالاخره به کتابی مانند "رهبری تیم برای آدمک ها" رسیده است یا برخی از رفقای قدیمی به او توصیه کرده اند. در واقع، این یکی از قوانین اساسیکار سر:

1. یک کار تعیین کنید

2. مجریان را تعیین کنید

3. مهلت ها را تعیین کنید

4. کنترل مجریان در روند اجرای دستور.

گزارشی در یک جلسه برنامه ریزی پنج دقیقه ای نشان می دهد که کارمندان روی خودشان کار می کنند و به کنترل خود کمک می کنند. و سرآشپز می نشیند، تکالیف جدید را تحویل می دهد و در دفتر خاطرات خود یادداشت می کند. این رویه با هدف ایجاد جو در تیم است "ما چیزی برای پنهان کردن نداریم - ما یک تیم هستیم. مسئولان انگشت خود را روی نبض حوادث نگه می دارند. کارکنان رها نشده اند. برادر بزرگتر شما را تماشا می کند."

این به این دلیل است که بدانید چه انگیزه هایی رهبری شما را هدایت می کند.

دو تا خبر دارم براتون: یکی خوبه و دیگری... خودت تصمیم بگیر.

خبر خوب این است که تعداد کمی از رهبران قادر به پیروی به موقع از قوانین خود هستند. (این همه آشفتگی با جلسات برنامه ریزی ممکن است به زودی پایان یابد)

یک خبر دیگر:

اگر قبلاً این مورد در سازمان شما پذیرفته نشده بود، تغییراتی در راه است و شما این فرصت را دارید که مطمئن شوید که مورد توجه و قدردانی قرار گرفته اید. من در مورد حرفه صحبت می کنم.

1. برنامه های شما باید واقع بینانه باشد.

طرح واقعی نقشه ای است که در پس آن یک علت زنده وجود دارد. کسب و کاری که شما آن را به خوبی می شناسید و تصور کنید که چگونه آن را از مرحله اول تا آخرین مرحله تکمیل کنید. هر سوالی که قبلا مطرح شده باشد یا در حینکار، شما باید یک پاسخ واضح و مفصل بدهید. (رهبرانی که در مقوله های مشخص و نه مبهم فکر می کنند، از آن قدردانی می کنند).

من مثال هایی از نحوه تشخیص یک رئیس انتزاعی از یک رئیس عینی خواهم آورد.

آشپزی که به وضوح فکر می کند، در گفتار از عباراتی استفاده می کند که هر کلمه آن را می توان دید و لمس کرد. "من نتیجه ای نمی بینم." به من نشان بده دقیقا چه کار کردی "شما قابل مشاهده نیستید، در محل کار احساس نمی شوید." "بر خودت بگیر" و غیره. او روی نتیجه متمرکز است، عنصر او اعداد دقیق و تاریخ های دقیق است.

آشپزی که به صورت انتزاعی و فقط انتزاعی فکر می کند اینگونه خواهد بود: "بیایید دیدگاه ها را ترسیم کنیم." "ما در مورد احتمالات تعامل بحث خواهیم کرد"، "سفارش شما باید در سریع ترین زمان ممکن انجام شود." چنین فردی معمولاً فرآیند گرا است. او می تواند کارهای زیادی انجام دهد، مدام مشغول کاری است، اما خروجی آن نزدیک به صفر است.

(برای کسانی که می دانند NLP چیست: رئیس خاص - حرکتی-بصری یا دیداری- حرکتی. رئیس انتزاعی - شنیداری. بررسی، مشاهده)

2. تکالیف غیرقابل تایید را در برنامه خود بگنجانید. (شبیه ساز فعالیت جوشیدن)

طرح‌های غیرقابل تأیید، حوزه‌ای از فعالیت شما هستند که اگر تمام روز به طور جدانشدنی بر روح خود ننشینید، قابل تأیید نیست. چرا این مورد نیاز است؟ در اینجا دلیل آن است. هر برنامه‌ای که توسعه می‌دهید، هر پروژه‌ای که در نظر بگیرید، مطمئناً شرایط شما را تحت تأثیر قرار می‌دهد. اینها همکاران و اقوام با سوالات و مشکلات خود خواهند بود، هوای بدبا بارش های خود و رئیس ها با گزارش خود شما. برنامه های غیرقابل تاییدی برای شروع کار غیرمنتظره وجود دارد. (من به شما توصیه نمی کنم از آن سوء استفاده کنید، 1-2 تکه کار تایید نشده در هفته کافی است)

"2 ساعت وقت کاری چه کردی؟" - از رئیس می پرسد.

شما با خوشحالی پاسخ می دهید: «من منتظر یک قرار ملاقات در کمیته مسکن و خدمات عمومی بودم، همانطور که در جلسه برنامه ریزی روز دوشنبه به شما گزارش دادم.

همین، بدون سوال.

یکی از دوستان برنامه نویس من برنامه ای نوشت که هنگام راه اندازی، نوارهای عددی در حال اجرا، نوارهای آبی نشانگر پیشرفت با درصد تغییر و غیره را نمایش می داد. زمانی که او نیاز داشت برای کسب و کار خود را ترک کند، این برنامه را راه اندازی کرد، به همه رو کرد، "رایانه را لمس نکنید، پایگاه داده من دوباره در آنجا فهرست می شود" و آن را رها کرد. با این حال همه وظایف و تحولات خود را به موقع واگذار کرد.(!)

3. هنگام بحث در مورد زمان مورد نیاز برای تکمیل تکالیف کاری، یک و نیم تا دو برابر بیشتر از آنچه واقعاً نیاز دارید درخواست کنید. زودتر این کار را انجام دهید - زودتر گزارش دهید و به عنوان یک مدیر اجرایی شهرت پیدا کنید، یا وقت خود را صرف کارهای دیگر کنید. مشکلات پیش بینی نشده ای در کار شما وجود خواهد داشت - شما هنوز با زمان وعده داده شده کنار می آیید و با شهرت یک کارمند قابل اعتماد باقی خواهید ماند: "این یکی، اگر قول داده باشد، این کار را انجام خواهد داد."

یک قانون وجود دارد: پروژه دو برابر طولانی تر و سه برابر بیشتر از آنچه در ابتدا تصور می شد طول می کشد. صداش خوب نیست، درسته؟ با این حال، این یک قانون از یک کتاب هوشمند است که توسط زندگی تأیید شده است. برای اولین بار وقتی با دوستانم کافه ای باز کردیم که بعدها مدیر آن بودم با او برخورد کردم. این قانون با دقت دو روز و صد روبل کار می کرد. سپس تأییدهای بسیار بیشتری وجود داشت. به اطراف خود نگاه کنید، از دوستان خود بپرسید. اگر آنها این شاخص ها را بهتر دارند، پس من چیزی برای یادگیری از آنها دارم.

4. برای روال فعلی، که نتایج ملموسی به ارمغان نمی آورد، اما زمان زیادی را صرف می کند، در حال حاضر در جلسه برنامه ریزی 3-4 از خود یک دستیار بپرسیدیا توانایی انتقال این کار به یک کارمند کمتر فعال یا بدون بار. (اگر او را به شما بسپارند - این آغاز تشکیل تیم شما است).

این در واقع همه چیز در مورد برنامه ریزی است. بریم سراغ گزارش ها.

5. از گزارش نتایج میانی خودداری کنیدمگر اینکه، البته، برای یک پروژه بلند مدت باشد یا مدیریت نیازی به گزارش فوری نداشته باشد.

مردم باید بدانند که شما چه کاری انجام می دهید، نه اینکه چگونه آن را انجام می دهید.

تسلط دیر یا زود به سراغ شما خواهد آمد - این توانایی کنار آمدن سریع و آسان با کار است. متأسفانه در این کشور سبکی را دوست ندارند، اینجا به سختی کار یک غیرحرفه ای احترام زیادی قائل می شود. (غیرحرفه ای ها ارزان ترند)

اگر هنوز از شما سوال می شود: "اجرای SOMETHING THE GLOBAL در چه مرحله ای است؟" - پاسخ روشنی مانند: "در مرحله بررسی اسناد توسط مشتریان" در انبار داشته باشید. توافق اصولی برای دیدار در این هفته (آینده) حاصل شده است.» و غیره.

6. ایجاز، دقت، وضوح.اینها معیارهای سخنرانی شما در جلسه برنامه ریزی است. برای پاسخ به سوالات اضافی آماده باشید.

7. هنگام گزارش کار انجام شده، متواضع نباشید.شما نیازی به جایزه های دیگران ندارید، اما آنچه مال شماست فقط مال شماست. اگر کمکی دریافت کردید، حتما آن را بررسی کنید (مردم از شما سپاسگزار خواهند بود). اگر دخالت کردند، تهدید کنید: «در جلسه برنامه ریزی به مسئولان گزارش می دهم».

و یک انحراف کوچک دیگر. لطفا این متن را به عنوان راهنمایی برای آزار دادن رئیس خود نگیرید. آنچه در اینجا نوشته شده است به شما کمک می کند تا یک محیط کاری راحت برای خود ایجاد کنید. توجه داشته باشید که سر کار نمانید، بلکه کار کنید. متأسفانه، یک قانون دیگر در زندگی اداری وجود دارد: "کسی که شخم می زند، بر آن سوار می شود." این دستورالعمل ها به شما این امکان را می دهد که خودتان را در دفتر بسازید. منطقه کار، از ادعاهای غیر ضروری مدیریت محافظت می شود ("می بینید - من مشغول هستم!"

از دریافت نظرات، انتقادات و پیشنهادات بسیار خوشحال خواهم شد.

خواندن این مطلب را به همه کسانی که باید جلسات برنامه ریزی، جلسات پنج دقیقه ای و سایر جلسات را سازماندهی کنند، توصیه می کنیم. آنها توسط بسیاری انجام می شوند، اما تعداد کمی آن را به خوبی انجام می دهند. این مقاله مراحل آماده سازی یک جلسه، ساختار آن، ارزیابی اثربخشی و ثبت نتایج را شرح می دهد - همه چیزهایی که برای برگزاری یک جلسه واقعا مفید باید بدانید.

درمورد من

اوگنیا کوریاکوفتسوا.مشاور، مربی کسب و کار مستقل. برای بیش از ده سال او با فرمت خرده فروشی، تجربه به عنوان مشاور خارجی در یک آژانس مشاوره و یک مربی داخلی در زنجیره های خرده فروشی، بخش فروش B2B را رهبری کرد.

تجربه در برگزاری سمینارها، آموزش ها، سخنرانی ها (بیش از 400 پروژه). دانش روش های مدرنمدیریت، آموزش و ارزیابی پرسنل خرده فروشی؛ تشکیل پروژه های پیچیده در این مناطق. تجربه در توصیف فرآیندهای کسب و کار، ساخت سیستم های آموزشی، توسعه انگیزه پرسنل و سیستم های مدیریت پروژه.

همه ما در جلسات شرکت می کنیم. و حتی کسی باید آنها را بپزد و انجام دهد. یا برنامه ریزی جلسات. یا بحث های گروهی اعتراف کنید، بسیاری از ما واقعاً چنین "گفتگوها" را دوست نداریم.

چرا؟ چون نصب به خون هر یک از مردم ما خیس شده است: جلسه زمانی است که طولانی، رسمی و خسته کننده صحبت کنند، نه در مورد پرونده، و بعد از آن به هر حال کاری انجام نمی شود. اتلاف وقت نیست؟

این قالب فوق العاده از کار

جلسات شرکت اغلب به طور غیرمنتظره و هر از گاهی برنامه ریزی می شود. علاوه بر این، آنها به درستی آماده نیستند و رهبران نمی دانند چگونه بحث را سازماندهی کنند. بنابراین، بسیاری از شرکت کنندگان اطلاعات را نادرست درک می کنند (نشنیدند، متوجه نشدند، فراموش کردند) - تصمیمات لازم گرفته نمی شود (به تعویق افتاد و آویزان شد)، و در صورت تایید، اغلب اجرا نمی شوند. آیا اینطور است؟

برای من برای این قالب فوق العاده کار شرم آور است. به همین دلیل است که در مقاله امروز بحث خواهیم کرد که برای چه چیزی خوب است، چه چیزی بحث گروهی را ضروری می کند، و یاد خواهیم گرفت که چگونه آن را به طور موثر انجام دهیم.

برای شروع - چرا ما به این همه نیاز داریم؟ چرا افراد پرمشغله زیادی را دور هم جمع کنید، آنها را از کار دور کنید؟

یک جلسه با کیفیت بالا به شما امکان می دهد از مکانیسم های کلیدی استفاده کنید که بهره وری نیروی کار را افزایش می دهد، که در مورد آنها بیشتر ...

اصل هم افزایی.اثر هم افزایی مدتهاست که برای روانشناسان شناخته شده است. یاد آوردن؟ - کارآیی کل از بازده کل تک تک اجزای آن بیشتر است. یا حتی ساده تر: یک سر خوب است، اما دو سر بهتر است. و حقیقت دارد. با هم است که می‌توانیم ایده‌های بیشتری تولید کنیم، راه‌حل‌های زیادی برای مشکل پیدا کنیم و از بین این تنوع، بهینه را انتخاب کنیم. در حالت بحث گروهی، افراد به طور کلی شروع به کار می کنند و یکدیگر را تکمیل می کنند. کارایی نیز چند برابر می شود - آن را بررسی کنید. به همین دلیل است که اگر نیاز به حل تعدادی از مسائل کاری دارید، نباید از بحث با کیفیت، این منبع عظیم غافل شد.

اصل انسجام.یک تیم، یعنی افرادی که دید یکسانی از هدف دارند، به یکدیگر اعتماد دارند و می دانند چگونه با هم کار کنند، از یک نفر مؤثرتر است. موافقید؟ چگونه کارمندان شما به یک تیم تبدیل خواهند شد؟ ناگهان؟ توسط خودت؟ شاید بلافاصله بسیار موثر است؟ و با چه وسیله ای؟ کلید تیم سازی این است که با هم، فعال و سازمان یافته به سمت یک هدف حرکت کنیم. و با تمام این شرایط حالت کنفرانس ادامه دارد. جلسات و جلسات برنامه ریزی یک ابزار قدرتمند برای تجمع، ایجاد احترام برای همکاران و یک رهبر و یک ابزار آموزشی عالی است. بنابراین، اگر برای شما مهم است که کارمندان هماهنگ کار کنند و فقط در یک بخش یا شرکت ظاهر نشوند، جلسات برنامه ریزی هفتگی را با کیفیت بالا برگزار کنید.

اصل قابل درک بودن.بسیاری از مردم از ناشناخته ها می ترسند. آدم معمولی- خواسته یا ناخواسته، آگاهانه یا ناآگاهانه - در برابر نامفهوم و ناآشنا مقاومت می کند و این کاملاً طبیعی است. و اگر اهداف شرکت، شاخص های اثربخشی آن، وظایف ماه آینده و غیره ناگهان در دسته نامفهوم قرار گیرند، چه؟ وقتی از او می‌خواهند چاله‌ای را حفر کند، اما نمی‌گویند چرا، چه عمقی و کجا؟ البته مقاومت و بی انگیزگی.

جلسات بستری برای توضیح «دوره مهمانی»، افزایش وضوح آن، پذیرش آن توسط کارکنان و در نتیجه ابزاری برای کاهش مقاومت آنها در برابر ناشناخته ها است. بنابراین، اگر تغییراتی را اعمال می کنید - آنها را از طریق یک سری برنامه ها و جلسات انجام دهید.

یک رهبر با تجربه می داند که جلسات یک سازمان را ایجاد می کند. از آنها می توان برای حفظ ارتباطات درون شرکت و اجرای تصمیمات اتخاذ شده، بررسی نحوه دید کارکنان به اهداف و شکستن موانع بین بخش ها استفاده کرد. اگر جلساتی برگزار نکنید، شایعات و گمانه زنی ها در سازمان شما متولد می شود. این مشکلی است که منجر به از هم گسیختگی و بلاتکلیفی کارکنان در آینده می شود و در اینجا با از دست دادن قابلیت مدیریت فاصله زیادی ندارد.

جلساتی که به خوبی اداره می شوند می توانند معجزه کنند. کلمه کلیدی اینجا خوب است. هنگام برگزاری جلسات چه مواردی باید در نظر گرفته شود؟

اصول جلسات موثر

انطباق با اهداف

چندین فرمت جلسه وجود دارد: جلسه، طوفان فکری. جلسه برنامه ریزی، پنج دقیقه. هر قالب دارای یک نشانه برای استفاده و یک روش است. وقتی تصمیم به جمع آوری افراد می گیرید، با هوشیاری اهداف و مقاصد خود را ارزیابی کنید. از این قالب چه چیزی می خواهید بدست آورید؟ آیا مردم باید راه حلی پیدا کنند؟ سپس این یک جلسه طوفان فکری است - همه شما در یک موقعیت برابر هستید و هر ایده ای را در نظر می گیرید. آیا می خواهید وظایفی را تعیین کنید؟ سپس این یک جلسه برنامه ریزی با یک پروتکل و یک دستور کار است ... قالب با نکات کلیدی تعیین می شود: نقش رهبر جلسه، سبک ارتباط در جلسه، نتیجه جلسه.

نمونه هایی از فرمت ها:

ملاقات. هدف ارائه ایده، ارزیابی گزینه ها، یافتن راه حل است.یعنی تیم در حالت خلاقانه کار می کند. آپوتئوز این قالب طوفان فکری است. یک پیش نیاز توانایی بیان یک ایده / نظر است، یعنی فرهنگ ارتباط آزاد در یک جلسه. مردم باید آزادانه افکار خود را بیان کنند، این باید تشویق شود. بنابراین نباید انتقادات تند و غیر سازنده صورت گیرد.

جلسه برنامه ریزی هدف تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی فرآیند و ترسیم وظایف جدید است.این قالب به گزارش شفاهی شاخص های داده شده نزدیکتر است، بنابراین وجود همین شاخص ها برای او الزامی است. جلسه برنامه ریزی همیشه در مورد پرونده، طبق دستور جلسه برنامه ریزی شده برگزار می شود.

پنج دقیقه. هدف تعیین اولویت ها، شکل گیری یک نگرش کاری است.پنج دقیقه برای حل مشکلات جهانی و پاسخ به سوالات "مقصر کیست؟" برگزار نمی شود. و "چه باید کرد؟" این یک قالب یادآوری است. الزامات کلیدی مثبت و کوتاه مدت هستند. به یاد داشته باشید، جلسات صبحگاهی یک محرک-فعال-انگیزه است. مدت زمان آنها از 5 تا 15 دقیقه است - دیگر!

بتن

آیا خود وظایف مشخص شده اند؟ قبل از جلسه، دستور کار را به وضوح بنویسید و مواد مورد نیاز خود را آماده کنید. دستور کار را از قبل (حداکثر سه ساعت قبل از شروع و ترجیحاً یک روز قبل) برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید تا آنها نیز آماده شوند. این به همه شما این امکان را می دهد که در مسیر خود بمانید، در مسیر خود بمانید و زمان تعیین شده را رعایت کنید.

مدت زمان کوتاه

هر جلسه ای باید در کوتاه ترین زمان ممکن برگزار شود. ایده آل - 30 دقیقه، حداکثر - یک ساعت. خیلی بد است اگر مجبور شوید نقطه پنجم را برای چندین ساعت از دست بدهید. چرا؟ توجه خودسرانهفرد تمایل دارد با گذشت زمان و به طور خاص - در عرض 30-40 دقیقه از بین برود. با یک روند یکنواخت، آنچه اتفاق می افتد پس از 20-30 دقیقه دیگر درک نمی شود. و با کاهش توجه، حافظه فرد بسیار بدتر کار می کند ... این به ما می گوید: پس از 3 ساعت از یک جلسه، افراد بسیار بی اثر خواهند بود.

زمان سنجی

پیش نیاز یک جلسه موثر، زمان بندی یا قوانین سختگیرانه است. زمان شروع و پایان جلسه را برنامه ریزی کنید. در زمان تعیین شده شروع کنید، صرف نظر از اینکه آیا همه بالا کشیده اند یا خیر - این به مردم یاد می دهد که دیر نشوند. یک ضرب الاجل صادقانه در زمان تعیین کنید (مثلاً یک ساعت و نیم) و 10 دقیقه قبل از ضرب الاجل - بدون توجه به نتیجه، پایان دهید. برای هر گوینده یک تایمر پنج دقیقه ای تنظیم کنید تا به مردم یاد دهید که به نقطه مورد نظر صحبت کنند. گفتگوهای خارج از موضوع را در یک جلسه متوقف کنید، مردم را به موضوع برگردانید. یک برنامه مشخص برای جلسه داشته باشید. باید جلوی چشم همه باشد.

کفایت شرکت کنندگان

فقط آن دسته از کارکنانی که تحت تأثیر دستور جلسه هستند باید در جلسه حضور داشته باشند. هرگز مردم را با تریلر به جلسه نیاورید، فقط بنشینید. از اصل بهینه بودن پیروی کنید: شرکت کنندگان باید کمتر باشند، اما میزان تأثیر آنها بر سؤال بیشتر است.

حق حرف زدن

آیا با جلساتی آشنا هستید که در آن کارمندان تنها زمانی صحبت می کنند که با آنها تماس گرفته شود و به مدیر پاسخ های اجتماعی مطلوبی مانند "بله، البته ما انجام خواهیم داد" می دهند؟ چرا این اتفاق می افتد؟ زیرا مردم عادت دارند برای نظر ابراز شده، به خصوص برای شک و تردید، «در سر» قرار بگیرند. اگر مدیر بخواهد ارزیابی کند که آیا مشکل قابل حل است یا خیر، کارمند شک می کند و مدیر در پاسخ دهان خود را می بندد - در آن صورت دیگران چه چیزی یاد می گیرند؟ سکوت و «عصبانی نکن». و چه چیزی از آنها نیاز داریم؟ هوش و تحلیل چیزهای ناسازگار، درست است؟ بنابراین، در طول یک جلسه است، مانند هیچ جلسه دیگری، که باید به کارمندان حق صحبت، نظرات، ایده ها، تردیدها، سوالات داده شود. علاوه بر این، لازم است یاد بگیرید که چگونه به سؤالات کارمندان پاسخ دهید: به طور خلاصه، تا نقطه ای، در حالی که ناله های غیر ضروری و طولانی در مورد زندگی سخت اداری را سرکوب کنید.

ادغام نتایج

هر جلسه، به خصوص جلسه ای که در آن وظایفی را تعیین می کنید، باید یک خلاصه کتبی داشته باشد. توصیه می کنم یک صورتجلسه الکترونیکی داشته باشید. به عنوان مثال، در این فرم:

پس از پایان جلسه، صورتجلسه برای کلیه شرکت کنندگان ارسال می شود. این پروتکل جلسه است که به یک ابزار کنترل تبدیل می شود، به شما امکان می دهد چیزی را از دست ندهید، یک کار را فراموش نکنید. و ترجمه پروتکل به سیستم الکترونیکی(به عنوان مثال، 1C یا "Lotus") امکان ادغام آن را در سیستم تنظیم وظایف فراهم می کند. و مهم ترین چیز: حتما باید در مورد وظایف تعیین شده در جلسه گذشته سوال کنید. این حالت چرخه ای جلسات "تجزیه و تحلیل → وظایف → کنترل → تجزیه و تحلیل" است که به شما امکان می دهد جلسه را از حالت گفتگوی بیکار به قالب کار منتقل کنید.

برنامه جلسه

هر چیزی که می تواند به حالت برنامه ریزی شده منتقل شود باید منتقل شود. تنها راه عادت کردن به رویه‌های کنترل این است که یک دوره برنامه‌ریزی شده برای آن‌ها تعیین کنیم. در حالت ایده‌آل، همه کارمندان باید بدانند چه زمانی برای یک مورد خاص از آنها خواسته می‌شود، یعنی چه زمانی باید گزارش دهند - تا زمانی برای جمع‌آوری داده‌ها و تهیه گزارش معنادار داشته باشند. جلسات بدون برنامه فقط برای موارد ضروری و مهم مناسب است و نسبت چنین جلسات ناگهانی باید کم باشد. در غیر این صورت، کارمند به سادگی زمان آماده شدن را ندارد (به این معنی که "نمی دانم" را خواهید شنید)، گاهی اوقات او حتی نمی تواند حضور داشته باشد (به جای هشت، دو نفر بیایند، بقیه "در مزارع»)، از کار منحرف می شود (و بهره وری بالا نیاز به تمرکز دارد) و غیره .d.

برای سنجش اثربخشی جلسات خود، آزمون زیر را انجام دهید:

آیا بیش از 3 "بله" دارید؟ بیایید بهینه سازی کنیم!

مراحل آماده سازی و برگزاری یک جلسه موثر

اهداف و مقاصد جلسه را مشخص کنید.چه مسائلی باید مورد توجه قرار گیرد؟ چه اطلاعاتی را باید پیگیری کنید؟ چه نتیجه ای بگیریم؟ بهترین راه برای ساختاربندی وظایف چیست؟

فرمت جلسه را بر اساس اهداف تعیین کنید.شرکت کنندگان و زمان جلسه را انتخاب کنید. جلسه باید دارای یک رئیس / ناظم باشد که جدول زمانی را دنبال کند. این شخص باید مسئولیت کمتری برای حل مشکلی که جلسه در مورد آن برگزار می شود داشته باشد. سپس او کمتر بر احساسات متمرکز می شود (مثلاً شروع کننده جلسه) و خواسته یا ناخواسته تصمیماتی را که برای دومی مفید است لابی نمی کند. و حق صحبت صادقانه به همه حاضران داده می شود.

ساختار جلسه را مشخص کنید.جلسه باید ساختار مشخصی داشته باشد و هر بار به ترتیبی که برای آن در نظر گرفته شده برگزار شود.

ساختار معمول جلسه برنامه ریزی:

• سخنان مقدماتی / گرم کردن.

  اهداف آئین نامه. فرمت.

  مسائل کلی

  نتایج کلی کار. تکمیل وظایف محوله.

  نتایج خصوصی / گزارش های شرکت کنندگان.

  تجزیه و تحلیل نتایج. تعیین اهداف. خلاصه کردن

ساختار جلسه معمولی:

شناسایی مشکل، هدف. اهمیت موضوع. طرح ها.

اهداف آئین نامه. فرمت.

بحث. تحلیل و بررسی.

تجزیه و تحلیل نتایج. تعیین اهداف.

خلاصه کردن

ساختار معمولی برای طوفان فکری یا بحث:

پیشگفتار / اهداف جلسه / محدودیت زمانی.

مشکل و چرایی اهمیت آن

تولید ALL گزینه های راه حل.

بحث در مورد مزایا و معایب هر گزینه.

انتخاب راه حل. بر اساس آن - تعیین وظایف برای شرکت کنندگان.

تنظیم صورتجلسه.

برنامه زمانبندی را تعیین کنید.هنگام تدوین یک مقررات، به یاد داشته باشید که هم برای مدیر و هم برای شرکت کنندگان باید راحت باشد. استاندارد: 3-7 دقیقه برای ارائه در مورد تعیین اهداف. 5-7 دقیقه برای بحث. برای هر 45 تا 60 دقیقه کار فعال، استراحت 10 تا 15 دقیقه مفید است. به طور کلی، جلسات طولانی تر از یک ساعت در خطر از دست دادن توجه شرکت کنندگان است. چنین جلساتی می تواند بی نتیجه باشد.

اولویت بندی مسائلی که باید به آنها پرداخته شود.مسائل نظارتی توسط آنها تعیین می شود امتیاز کلیدی، که نتیجه کلی و کیفیت کار شرکت به آن بستگی دارد (به عنوان مثال، بازخورد مشتری، واکنش به تبلیغات، اطلاعات در مورد محصولات جدید و غیره).

تمام سوالات را به سه گروه تقسیم کنید.

1. سوالات معمولی - طبق مقررات. در اسرع وقت به سوالات تکراری رسیدگی کنید. در ابتدا، بحث آنها می تواند همیشه طول بکشد. سپس سوالات فعلی به آنها اضافه می شود - افراد خودشان فعال خواهند بود. اما اولویت شما که تعیین کننده سرعت حرکت رو به جلو است، مسائل توسعه است. حداکثر 50 درصد از زمان ملاقات خود را به آنها اختصاص دهید.

   مسائل جاری - با توجه به برنامه جلسه: ایده های به وجود آمده، مشکلات، چه چیزی با کار تداخل دارد و چگونه می توان آن را بهینه کرد. در کل، شما نمی توانید بیش از 5 سوال را تجزیه کنید. همیشه از مهمترین چیزها شروع کنید. بهتر است با یک سوال مهم به پایان برسانیم تا اینکه یک دوجین را ناقص حل کنیم.

   مسائل توسعه - طبق برنامه توسعه.

آماده کردن مدارک مورد نیازو اشکالبه منظور کار موثر بر روی مسائل، ضروری است که مطالب را به درستی برای جلسات آماده کنید و از قبل برای همه ارسال کنید. در خود جلسه لازم است صورتجلسه ای حفظ شود که تمامی تصمیمات در آن ثبت شود.

جلسه را برنامه ریزی کنید.اگر کارمندان در نظم و انضباط تفاوتی ندارند، اغلب دیر می کنند، توصیه می کنم جلسات هفتگی را در صبح، درست در ابتدای روز کاری برگزار کنید - آنها به موقع سر کار خواهند آمد. شرورترین "دیرآمدگان" چند روز دیگر دوباره آموزش خواهند دید. همیشه زمان پایان جلسه را ذکر کنید. سعی کنید کمی زودتر به پایان برسانید - این یک شگفتی دلپذیر برای شرکت کنندگان می شود. در هر صورت پس از بحث در مورد مسائل برنامه ریزی هنوز باید مدتی باقی بماند. در این صورت کارمندان فرصت، دلیل و انگیزه ای خواهند داشت تا سؤالات خود را بپرسند - یعنی فعال باشند و فکر کنند. و چه چیزی برای یک مدیر بهتر از یک کارمند فعال و باهوش!

اطمینان حاصل کنید که جلسه ضروری است.

به سوالات زیر به خودتان پاسخ دهید:

1. آیا سوالات مربوط به جلسه است؟ آیا امروز باید در مورد آن صحبت کنید؟

   آیا فرم ارائه با هدف، مخاطب، محتوا مطابقت دارد؟

   بعد از جلسه چه اتفاقی باید بیفتد / در ذهن کارمندان باقی بماند؟

   آیا می توان جلسه ای برگزار نکرد و به همان نتیجه رسید؟

اگر به سؤالات 1، 2 «بله» و به سؤال 4 «نه» پاسخ دادید - با خیال راحت جلسه را برگزار کنید!

دستورالعمل ها و توصیه های زیادی قبلاً در مورد نحوه برگزاری جلسات برنامه ریزی نوشته شده است. ما اطلاعات منتشر شده را برای شما تجزیه و تحلیل کردیم و در یک روش جمع آوری کردیم. بنابراین، چگونه سازماندهی و برگزاری یک جلسه برنامه ریزی صحیح، یا بهتر بگوییم موثر است.

هدف:

تا جایی که امکان دارد جلسه را سازماندهی و اداره کنید. راه حلی برای مشکلی که برای بحث بیان شده است بیابید یا جهت توسعه وضعیت را در جهت سازنده تعیین کنید.

برگزاری جلسه برنامه ریزی به گونه ای جالب است که شرکت کنندگان فرصتی برای خمیازه کشیدن نداشته باشند و احساس اتلاف وقت نداشته باشند.

برنامه عملیاتی

1. با روش پیشنهادی تشکیل جلسه برنامه ریزی آشنا شوید. 2. خودتان را آماده کنید، آماده کنید مواد لازمو از شرکت کنندگان دعوت کنید. 3. یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنید. 4. نتایج جلسه برنامه ریزی را خلاصه کنید و همه شرکت کنندگان را با آنها آشنا کنید.

آنچه برای یک جلسه برنامه ریزی مورد نیاز است: اولین چیزی که برای یک جلسه برنامه ریزی لازم است یک سوال یا موضوع جلسه است. دوم افرادی هستند که در جلسه برنامه ریزی شرکت خواهند کرد. سوم محل برگزاری جلسه برنامه ریزی است. چهارمین زمان برای جلسه برنامه ریزی است. پنجم - برنامه زمانبندی جلسه برنامه ریزی. ششم - مواد در دست. هفتم - رهبر جلسه برنامه ریزی یا دبیر.

فرمت های برنامه ریزی

1. جمع بندی، جلسه آموزنده. این جلسات می تواند به صورت هفتگی در ابتدای هفته برای مدیران تمام بخش های سازمان شما برگزار شود.

این جلسات برنامه ریزی برای چیست؟

2. جلسه برنامه ریزی - توزیع وظایف جاری.

معمولا در ابتدای هر روز کاری برگزار می شود. قالب واضح است - مدیر تکالیف روزانه را به زیردستان خود صادر می کند. زمان نیز ارزش کشش را ندارد - همه وظایفی را دریافت کردند و برای انجام آن رفتند.

3. برنامه ریزی جلسه برای بحث در مورد سوال مطرح شده.

شما از قبل سوال خود را که خود زندگی و وضعیت فعلی بازار برای شما فرموله کرده است، فرموله کنید. هدف جلسه را اعلام کنید، این اطلاعات را برای شرکت کنندگان ارسال کنید. از آنها بخواهید (در صورت لزوم) در این مورد آماده شوند. برنامه و منشی جلسه برنامه ریزی را از قبل مشخص کنید. نتایج جلسه برنامه ریزی را برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید. زمان چنین جلسه برنامه ریزی بیش از دو ساعت نیست. اما شرایطی وجود دارد که زمان بیشتری لازم است. در این مورد، او استراحت های سازماندهی شده 15-20 دقیقه ای را برای چای و فقط استراحت برنامه ریزی می کند. (چای و شیرینی را هم از قبل آماده کنید!)

4. جلسه برنامه ریزی خلاق. وقتی ایده های کافی از خود ندارید (یا به سادگی وجود ندارند، این نیز اتفاق می افتد). چنین جلسه برنامه ریزی بهتر است در قالب یک جلسه طوفان فکری یا روش خلاقانه دیگری برای یافتن ایده های مناسب برای شما انجام شود.

5. جلسه برنامه ریزی - به عنوان یک راه حل موقعیت های درگیریدر یک جمع

ما همه انسانیم، همه انسانیم... و در محل کار درگیری های آشکار و پنهانی وجود دارد. و هنگامی که شما به عنوان یک رهبر می بینید که وضعیت به بحرانی نزدیک شده است، فقط به مردم فرصت دهید تا صحبت کنند.

انرژی تضاد = تخریب آنها را به سمت خلقت هدایت کنند. یک جلسه برای کارمندان در قالب بحث آزاد برگزار کنید، به آنها فرصت دهید تا آشکارا بحث کنند، اما بدون "تجاوز" و توهین.

چگونه انجامش بدهیم؟ «حل و فصل» تضاد، وظیفه مستقیم شماست. از همکاران متخصص منابع انسانی یا مدیریت ارشد کمک بگیرید. موضوعی را انتخاب کنید که مرتبط باشد، اما بیایید بگوییم برای همه شرکت کنندگان بی طرف است. و نقش یک ناظر را به عهده بگیرید و به همه با دقت گوش دهید، فقط شرکت کنندگان را در جهت سازنده هدایت کنید و نگذارید گیر کنند.

حتماً بحث در مورد موضوع ذکر شده را خلاصه کنید، نتیجه گیری کنید و همه شرکت کنندگان را با آنها آشنا کنید. لازم نیست به شرکت کنندگان اطلاع داده شود که جلسه برنامه ریزی برای حل و فصل شرایط درگیری برگزار می شود. به جز مواردی که موضوع حل تعارض است که هدف از برگزاری جلسه برنامه ریزی قرار می گیرد.