Hifenacija se može postaviti u cijeli dokument ili u njegov dio, koji se prvo mora odabrati.

Da biste omogućili način hifenacije u tekstu, koristite naredbu Hifenisanje(tab Izgled stranica/ skupina Postavke stranice).

Ova naredba ima ugniježđene stavke.

Tim Auto automatski postavlja crtice u tekstu.

Tim Priručnik otvara dijaloški okvir koji nudi mogućnosti spajanja crtica za riječi koje se mogu prepisati i traži potvrdu za umetanje crtice u tekst.

Tim Mogućnosti spajanja crtica omogućuje vam da prilagodite svoje opcije za crticu u riječima pomoću dijaloškog okvira (slika 15).

Slika 15 Prozor Hifenisanje

Transfer zona je najveći dopušteni razmak između riječi i desne margine stranice bez prijeloma riječi. U širokoj zoni ima manje transfera, u užoj je rub desnog polja glatkiji.

Može se izbrisati automatski hifenacija pomoću naredbe Hifenisanje odabirom naredbe Ne.

Vježbajte.

Otvorena datoteka Primjer dokumenta.docx.

Za sav tekst, isključujući riječi velikih slova, izvršite automatsko precrtavanje sa širinom zone crtice od 0,5 cm.

Spremite dokument.

Rad s prozorima

U programu Word 2010 možete raditi s više prozora u isto vrijeme (s jednim ili više dokumenata) pomoću kartice Pogled, grupa Prozor (Slika 16).

Slika 16 Grupa naredbi Prozor tab Pogled

Ako je istovremeno otvoreno više prozora dokumenta, prijelaz iz jednog prozora u drugi vrši se pomoću naredbe Idi na drugi prozor ili putem programske trake sustava Windows.

Vježba.

Otvorena datoteka Primjer dokumenta.docx.

Napravite dodatni prozor za ovaj dokument (tab Pogled/ grupa Prozor/ tim Noviprozor).

Postavite oba prozora jedan pored drugog (tab Pogled/ grupa Prozor/ tim Blizu). Isključite sinkrono pomicanje (tab Pogled/ grupa Prozor/ tim Sinkrono pomicanje).

Podijeljeni prozor 1 (tab Pogled/ grupa Prozor/ tim Podijeliti).

Rasporedite prozore okomito (tab Pogled/ grupa Prozor/ tim streamlinesvi).

Promjena mjerila dokumenta

Tijekom rada s dokumentom možete promijeniti njegovu skalu (veličina datoteke dokumenta se ne mijenja), kao i spremiti ga s dokumentom ili predloškom. Zumiranje se vrši na kartici Pogled, grupa Mjerilo(Slika 17).

Slika 17 Grupa Mjerilo tab Pogled

Preciznije podešavanje mjerila vrši se u dijaloškom okviru. Mjerilo(tab Pogled/ grupa Mjerilo/ tim Mjerilo) (Slika 18).

Slika 18 Prozor Mjerilo

Klizač za zumiranje , koji se nalazi u donjem desnom kutu statusne trake (slika 19), omogućuje promjenu skale na željenu vrijednost pomicanjem klizača i korištenjem tipki "+" i "-". Lijevo od klizača, mjerilo dokumenta je prikazano u postocima (slika...).

Slika 19 Klizač zumiranja

Vježbajte.

Otvorena datoteka Primjer dokumenta.docx.

Promijenite skalu dokumenta na razne načine.

Zatvorite dokument bez spremanja.

Oblikovanje znakova i pasusa Oblikovanje znakova

Glavno svojstvo tekstualnih znakova je font koji karakteriziraju: font, stil i veličina 6 .

Grupa se koristi za formatiranje znakova. Font tab Dom (Slika 20).

Slika 20 Grupna ploča Font

Također, za formatiranje znakova možete koristiti Mini-panel, koji se automatski otvara kada se odabere tekst (slika 21).

Slika 21 Mini panel

Korištenje gumba grupe Font, možete pozvati dijaloški okvir Font (Slika 22).

Slika 22 Prozor Font

U dijaloškom okviru Font tab Dodatno možete promijeniti razmak između znakova u rijetki ili zbijeni.

U ovoj lekciji naučit ćete osnove rada s tekstom u Powerpointu 2010. Na primjer, kako pisati, brisati i premještati tekst, kako raditi s tekstnim okvirima, kako oblikovati tekst i tako dalje.

Ako ste novi u PowerPointu, morate znati osnove rada s tekstom kako biste dodavali tekst slajdovima i mijenjali ga. Morate naučiti kako umetati, brisati, premještati i formatirati tekst, kao i kako koristiti oznake.

Za pisanje teksta:

Neka rezervirana mjesta automatski će pretvoriti vaš tekst u popis s grafičkim oznakama. To je zbog činjenice da se takvi popisi vrlo često koriste u PowerPointu. Da biste uklonili takav popis, poništite odabir naredbe Bullets u grupi Odlomak na kartici Početna.

Za uklanjanje teksta:

1. Postavite točku umetanja pored teksta koji želite izbrisati
2. Za brisanje teksta lijevo od točke umetanja pritisnite tipku Backspace na tipkovnici.
3. Za brisanje teksta desno od točke umetanja pritisnite tipku Delete na tipkovnici.

Za isticanje teksta:

1. Postavite točku umetanja pored teksta koji želite istaknuti.
2. Kliknite lijevu tipku miša i, bez puštanja tipke miša, povucite pokazivač preko teksta koji želite istaknuti.
3. Otpustite tipku miša. Iznad testa pojavit će se istaknuti okvir. To znači da ste odabrali tekst.

Nakon što odaberete sliku ili tekst u PowerPointu, a mini panel s najčešće korištenim opcijama oblikovanja. Ova ploča se zove mini alatna traka. Ovo vam može uštedjeti vrijeme. naredbe za formatiranje lako su dostupne. Ako se alatna traka ne pojavi, pokušajte pokazati pokazivač miša preko odabira

Za kopiranje i lijepljenje teksta:

Za izrezivanje i lijepljenje teksta:

Za premještanje teksta:

Ako se tekst ne pojavi tamo gdje želite, pritisnite tipku Enter da biste tekst premjestili u novi redak.

Pronađite i zamijenite

Find and Replace je još jedna opcija koja se može koristiti za uređivanje teksta. Omogućuje vam da pronađete određenu riječ ili izraz (npr. "britanski") na svim slajdovima i zamijenite je drugom (npr. "engleski"). Da biste saznali više, pročitajte članak o tome što je moguće s ovom značajkom u vodiču za Word 2010.

Rad s tekstom

Kada kreirate prezentaciju, možete dodati natpise kako biste organizirali svoje slajdove. Također morate znati oblikovati tekst da biste dobili izgled kakav želite.

Za dodavanje natpisa:

Tekst se može unijeti u rezervirana mjesta ili tekstualne okvire. Rezervoar mjesta je posebna vrsta naslova jer je dio izgleda slajda i često sadrži posebno oblikovanje (kao što je veći font za naslov slajda). Unos teksta u dodatne oznake omogućuje vam dodavanje prave količine teksta na slajd, bez obzira na njegov izgled.

Za premještanje rezerviranog mjesta ili okvira za tekst:

Da biste zakrenuli oznaku, kliknite i povucite zeleni krug iznad nje.

Za promjenu veličine rezerviranog mjesta ili tekstualnog okvira:

Tekst na slajdu možete istaknuti tako da promijenite njegovo oblikovanje, tj. veličinu, boju, stil i još mnogo toga.

Font

Kliknite padajući izbornik za promjenu fonta odabranog teksta.

Veličina fonta

Odaberite veličinu fonta odabranog teksta s padajućeg izbornika.

Smanjite ili povećajte veličinu fonta

Koristite ove naredbe za smanjenje ili povećanje veličine fonta za jednu standardnu ​​veličinu.

Uklonite sve formatiranje

Kliknite naredbu Ukloni sve oblikovanje kako biste u odabiru ostavili samo tekst.

Stilovi fontova

Koristite naredbe stila fonta za izradu teksta podebljano, kurzivom, podcrtano, zasjenjeno ili precrtano.

Interval između znakova

Podesite razmak između znakova pomoću padajućeg izbornika.

Registar

Brzo mijenja velika i mala slova odabranog teksta.

Boja fonta

Otvorite padajući izbornik za promjenu boje fonta.

Prikaz dijaloškog okvira Font

Kliknite strelicu u donjem desnom kutu grupe fontova za pristup više opcija oblikovanja.

Microsoft Word privlači tako velik broj korisnika jer može ponuditi razne načine automatizacije pri radu s tekstom. Jedan od njih je automatsko prepisivanje crtica.

Da biste postavili automatsko spajanje crtica, morate otići na " Izgled"U poglavlju" Postavke stranice» odaberi stavku « Hifenisanje” i na popisu koji se otvori kliknite na “ Auto».

U tom slučaju transferi će biti postavljeni na svim potrebnim i mogućim mjestima. Da biste to učinili, mora biti instaliran rječnik jezika za koji će također biti omogućena hifena. Međutim, sve službene distribucije Microsoft Worda sadrže ih za sve podržane jezike.

Važna značajka automatskog spajanja crtica je da ako iznenada povećate veličinu, promijenite font ili dodate bilo kakve ukrasne elemente za tekst, crtica će se sama prilagoditi.

Ako odaberete izvlačenje "Po širini", stranica će općenito poprimiti izgled dobro dizajnirane knjige.

Također se ne preporuča samostalno postavljati crtice u dokumentu koristeći "-" i prijelome redaka. Da biste to učinili, Word koristi značajku Soft Transfer. Odaberite željenu riječ, postavite kursor i pritisnite "CTRL" + "-". Sada, ako je potrebno, riječ će se premotati prema pravilima koja ste naveli. Meke crtice nisu vidljive u dokumentu, pa da biste ih prikazali idite na karticu " Dom"U poglavlju" Stavak"Pritisnite" Prikaži sve likove».

Vraćajući se na stvar" Hifenisanje»i klikom na « Priručnik”, program će tražiti sve riječi koje se mogu staviti u crticu i pokazati vam opcije kako to učiniti. Postavite kursor gdje želite i pritisnite " Da».

Posljednja stavka su minimalne postavke. " Hifenacija u riječima..." odgovoran je za odvojeno uključivanje crtice u one riječi koje su napisane velikim slovima. Bez zastave za njih će se napraviti iznimka.

V " Omotajte širinu zone» postavlja udaljenost od ruba pohrane omotanih riječi do okvira stranice.

« Maks. broj…» ograničit će broj ponovljenih slučajeva prelamanja riječi za odabrani fragment ili cijeli dokument.

Da biste uklonili crtice, potrebno je u paragrafu " Hifenisanje» odaberi opciju « Ne».

Ili s aktiviranim načinom prikaza svih simbola, uklonite one ručno unesene. Ako ih je bilo previše, onda možete koristiti funkciju "Zamijeni", koju poziva tipka F5.

Na kartici za zamjenu kliknite " Više >>» -> « Posebna", Izaberi " Meki prijenos' i zamijenite ga praznim nizom, bez razmaka.

Word 2003 također ima značajku automatske hifene. Instalira se na Servis» -> « Jezik» -> « Hifenisanje».

• Greška 1. Pozadina slajda ne odgovara temi prezentacije. I vidimo, na primjer, prezentaciju o revolucijama u Rusiji na pozadini breza i gljiva.
• Pogreška 2. Korištena je pozadina koja je uključena u paket PowerPoint. Tijekom dugogodišnjeg postojanja programa PowerPoint tisuće ljudi koristilo je standardne predloške, objavljivalo svoje prezentacije na webu i pokazivalo ih na govorima. Ovi predlošci su već jednostavno umorni od slušatelja.

Rješenje: Bolje je napustiti standardne predloške. Na internetu možete pronaći velik broj novih zanimljivih predložaka i pozadina (na primjer, na našoj web stranici postoji gotovo tisuću pozadina -).

Pozadinska slika ne smije sadržavati elemente koji nisu u skladu sa sadržajem prezentacije. Za pozadinu je bolje koristiti pastelne ili hladne boje (ljubičasta, plava, cijan, plavo-zelena, zelena), crvenu i bijelu boju treba izbjegavati.

• Greška 3. Previše svijetla i aktivna pozadina prezentacije. Takva pozadina, prvo, ometa percepciju informacija sa slajda, a drugo, umara slušatelje.

Rješenje: Ako bi pozadina trebala biti svijetla slika, onda je bolje smanjiti njezinu svjetlinu. Da biste to učinili, odaberite oblik pravokutnika ( Umetnuti — figure — Pravokutnik), zatvorite njime cijeli slajd i odaberite bijelu ispunu za njega s prozirnošću od 50% (možete koristiti drugačiji postotak) i uklonite obrube ( Format — ispuniti figure — Ostalo boje lijevajući- bijela i transparentnost 50% — u redu, Krug figure- nema obrisa).

Pozadinska slika će postati manje aktivna.

Ili, kada umetnete sliku na slajd, odmah postavite prozirnost.

• Greška 4. Korištenje nedosljednih boja, nedostatak jedinstvenog stila za dizajn slajdova.

U ovom primjeru, jedan slajd koristi veliki font i lijevo poravnanje na jednom slajdu, a mali font i poravnato poravnanje na drugom.

Rješenje: Prilikom dizajniranja dijela ili cijele prezentacije morate se pridržavati jednog stila. Shema boja ne smije sadržavati više od tri osnovne boje (naravno, moguće su iznimke): pozadini — Zaglavlje — Osnovni, temeljni tekst. Boje teme mogu se mijenjati na sljedeći način: Oblikovati — Boje- moguće je odabrati shemu iz predloženog skupa ili možete postaviti svoje boje: Stvoriti novi boje shema.

• http://colorscheme.ru/ — odabir boja pomoću kotača boja i generiranje shema boja.

• http://color.romanuke.com/ - skup paleta boja na temelju fotografija (postoji izbor nijansi: topla, hladna, pastelna i kontrastna).

Pogreške povezane sa sadržajem teksta

• Greška 5. Višak teksta na slajdu, postavljanje nestrukturiranog teksta na slajd, tekst preuzet s izvora kakav jest, bez autorske obrade.

Rješenje: Tekst na slajdu treba biti kratak i sažet, ne smije duplirati prezentaciju govornika. Sažetke treba staviti na slajd.

Ako je prezentacija namijenjena drugim osobama, tada možete navesti potrebne informacije u bilješkama uz slajdove - te će bilješke pomoći korisnicima prezentacije da rade s njom.

• Greška 6. Pokušaj ugradnje velike količine informacija na slajd koristi više od 90% prostora na slajdu.

Rješenje: ostavite uvlake od rubova slajda do sadržaja (teksta i slika). Pokušajte se držati pravila da 20% slajda treba biti prazno.

Kako bi slajd poprimio gotov izgled, možete ga koristiti kao pozadinu - okvir za pozadinu.

Ovdje tekst također izlazi izvan granica okvira - bilo je potrebno smanjiti područje za unos teksta pomicanjem ručke za promjenu veličine udesno.

Tekst je jako velik, gotovo ulazi u okvir. Treba ga smanjiti.

• Greška 7. Sav tekst je napisan VELIKIM slovima. Ovaj tekst je teško čitati.

Rješenje: upotrijebite tradicionalan način pisanja teksta, kao na vašem materinjem jeziku: prvo slovo rečenice je veliko, ostalo je malo. Točka se stavlja na kraj rečenice.

• Greška 8. Upotreba nečitljivih fontova, posebno kao font za tijelo teksta. U izgledu postoji nešto što je čitljivost fontova. Font treba biti takav da čitatelj može pročitati tekst brzo, bez poteškoća i nelagode. Upravo se ti fontovi koriste u knjigama, novinama, časopisima – navikli smo na njih i lako ih čitamo. Međutim, postoje tisuće fontova s ​​slabom čitljivošću - zanimljivi su, lijepi, ali namijenjeni za naslove i, najvjerojatnije, za korištenje u oglašavanju, u dizajnu.

Rješenje: Ako svrha prezentacije nije stvaranje “wow efekta”, već pružanje informacija, tada koristite samo tradicionalne fontove koji su nam svima poznati. Za tekst je bolje koristiti "sans serif" fontove (Arial, Tahoma, Verdana itd.), imajte na umu da je serifne fontove (familije Times i drugi) teško čitati iz daljine.

Font bez serifa i font bez serifa. Serif font teško je čitati u prezentacijama, ali dobro funkcionira za dokumente

Kurziv je poželjno koristiti za mali dio teksta koji treba istaknuti, ali je bolje istaknuti pojedine riječi i izraze podebljanim slovima. Bolje je ne koristiti podcrtavanje, jer podvučeni tekst u prezentacijama korisnik percipira kao , odnosno otežava kontrolu prezentacije.

Za naslove možete koristiti ukrasne fontove, sve dok je tekst čitljiv.

Font glavnog teksta trebao bi biti manji od veličine fonta naslova.

• Greška 9. Dodatne točke i točke koje nedostaju, razmaci, zagrade itd. pravopisne pogreške.

• Na kraju naslova nema točke.
• Na kraju rečenice stavlja se točka, zatim jedan razmak, pa sljedeća rečenica.
• Navodnici u tekstu prezentacije moraju biti isti - ako ste odabrali navodnike-ribje kosti, onda u prezentaciji koristite samo njih (Vrste navodnika: "", "", "", " ").
• Nakon početne zagrade ili navodnika nema razmaka, odmah slijedi tekst. Nema razmaka ispred završnog navodnika ili zagrade; nakon teksta odmah se stavlja navodnik ili zagrada. Nakon završnog navodnika ili zagrade ili stavite točku (ako je kraj rečenice), zarez ili razmak, a zatim tekst.

• Između svih riječi mora biti jedan razmak.
• Nakon svih interpunkcijskih znakova, mora postojati razmak prije početka sljedećeg teksta.

• Kroz prezentaciju bi trebale biti riječi s ë yo ili e.
• Različiti oznake popisa na različitim stranicama.

U prvom slučaju, oznake su kvačice, u drugom slučaju kvadrati.

• Tijekom prezentacije, popisi bi trebali imati iste interpunkcijske znakove nakon svake stavke na popisu ili ih uopće ne bi bilo. Na primjer, stavite točku-zarez nakon svake stavke popisa i točku na kraju popisa.

U prvom slučaju nakon svake stavke popisa nalazi se točka, u drugom slučaju nema

• Na nekim slajdovima postoji crvena linija, na drugima ne. Bolje je uopće ne koristiti crvenu liniju u prezentaciji.

Ista prezentacija: različita veličina fonta.
Jedan slajd ima, drugi ne.

Pogreške povezane s korištenjem slika u prezentaciji

• Greška 10. Nema poravnanja oblika, teksta u odnosu na rubove slajda ili jedan na drugi. Nepažnja dizajna.

Objekti na slajdu moraju biti poravnati. Na sljedećem slajdu postoji pogreška: isti pravokutnici imaju različite udaljenosti od rubova slajda i jedan od drugog.

Rješenje: da biste ispravili ovu pogrešku, trebate koristiti funkciju poravnanja. Odaberite željene pravokutnike (pritisnuta tipka CTRL ) Format — uskladiti — Poravnaj sa slajdom(u ovom slučaju, oblici će se poravnati s granicama i središtem slajda) ili Poravnajte odabrane objekte(u ovom slučaju, objekti će se međusobno poravnati). Nakon što odaberete vrstu poravnanja, morate postaviti njegove parametre (lijevo, desno, gore ili dolje, središte, rasporediti vodoravno ili okomito).

• Greška 11. S slajda na slajd, isti elementi na slajdu se pomiču.

Sljedeći primjer prikazuje dva slajda koja imaju iste elemente: gumb za kraj prezentacije, naslov Odgovora i naslov slajda. Možete primijetiti da su isti elementi pomaknuti i da su na različitim udaljenostima od rubova slajda. Ne bi trebalo biti.

Rješenje: Da biste izbjegli ovu pogrešku, morate stvoriti prvi slajd, na njega postaviti potrebne elemente. Nakon toga možete:

• kopirajte slajd (ako oba slajda nose isto opterećenje, kao u razmatranom primjeru), a zatim promijenite svaki novi slajd, ostavljajući iste elemente na njihovim mjestima;
• ili stvorite drugi slajd, zatim odaberite željeni objekt na prvom slajdu, kopirajte ga, a zatim zalijepite na drugi slajd. Predmet će biti umetnut na istoj udaljenosti od rubova slajda, t.j. neće se pomaknuti. Isto treba učiniti i s drugim objektima.
• Greška 12. Izobličenje omjera slike. Korištenje slika različitih stilova na istom slajdu (fotografije i crteži, slike sa i bez obruba, sa i bez pozadine).

Slika je "spljoštena".

Slike različitih visina. Bijeli okvir desne slike nije uklonjen (bilo je moguće odabrati bijeli kao pozadinu prezentacije, tada bijeli okvir slike ne bi bio vidljiv).

Rješenje: trebate promijeniti veličinu slike povlačenjem ručki koje se nalaze u kutovima slike; ne možete promijeniti veličinu pomoću ručki smještenih na bočnim stranama slike.

• Greška 13. Okviri za slike ne odgovaraju temi prezentacije ili njezinom stilu.

Rješenje: Mali okvir oko slike stvara uredan efekt, slika s okvirom ima gotov izgled. Ali nemojte koristiti okvire "žalosti", kao na prvoj slici na sljedećem primjeru slajda. Također ne biste trebali koristiti efekte refleksije slike koji ometaju percepciju informacija na slajdu.

• Greška 14. Slika je "u kutu".

Rješenje: Ne stavljajte sliku na rub slajda ili u kut. Uvlačenje od rubova slajda do slike (isto kao kod postavljanja teksta). Ako sliku treba umetnuti u kut slajda, onda je bolje odmaknuti se na istoj udaljenosti od okomitih i vodoravnih rubova. Također pokušajte ne stavljati sliku u središte slajda ako se na slajdu nalazi tekst.

Ako je slika portret osobe, onda ju je bolje postaviti tako da je oko usmjereno na tekst, ali ne na rub slajda. To će toboganu dati gotov izgled.

• Greška 15. Postavljanje više slika na slajd na način da ih je teško vidjeti. Postavljanje dvije ili čak 10 slika na slajd je prihvatljivo ako nije u suprotnosti s logikom prezentacije: na primjer, ako se slike povećavaju kada se klikne ili su to slike gumba. Međutim, ako je slika glavni sadržaj slajda, s njom se radi i to je ono što nosi informacijsko opterećenje, trebalo bi biti veliko.

Rješenje: ako je slika glavni sadržaj slajda, umetnite jednu sliku po slajdu. Ako trebate koristiti više slika, izradite više slajdova. Ili umetnite nekoliko slika na jedan slajd, ali na način da kada kliknete na sliku, slika se otvori na cijelom zaslonu.

Ostale greške u prezentacijama

• Greška 16. Gumbi i hiperveze ne rade. Ponekad se može pojaviti situacija kada u načinu prikaza prezentacije nije moguće koristiti gumb hiperveze - on je neaktivan. To se može dogoditi jednostavno zbog nepažnje autora prezentacije - zaboravili su postaviti poveznicu. No također je moguće da je gumb veze (donji sloj) prekriven gornjim slojem - drugom slikom ili tekstom, pa stoga ne radi. To se može vidjeti kada pokazivač miša ne postane ruka s prstom (poput hiperveze) u središtu gumba, već se mijenja oko rubova gumba.

Rješenje: U prvom slučaju samo provjerite sve poveznice i sve gumbe prezentacije. U posebno kritičnim slučajevima testirajte prezentaciju na drugim računalima.

Da biste riješili problem preklapanja gumba s drugim objektima, dovoljno je premjestiti ometajući objekt u pozadinu. Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite sliku i odaberite iz kontekstnog izbornika Potez leđa. Sada će gumb raditi.

• Greška 17. Izvori izvora slika i tekstova nisu navedeni. Korištenje tuđeg djela i nenavođenje autora je loš oblik.

Rješenje: pripremili smo se na temu. Više od 80% autora materijala na stranici netočno navodi izvore informacija i ne zna za njih.

• Greška 18. Višak animacije, kada animacija ometa prezentaciju. Prilikom dodavanja animacije u prezentaciju, morate se pridržavati principa minimalizma. Animacija ne smije ometati čitanje teksta, biti šarena.

Rješenje: Ne biste trebali odabrati treperavu animaciju, kao ni brzu rotaciju. Sve to zamara, iritira i jako opterećuje vid i živčani sustav. Dodatna animacija je beskorisna. Bolje je ne popratiti promjenu slajdova zvučnim efektima i aktivnom animacijom. Morate razmisliti o tome koji će se efekti pojaviti automatski, a koji na klik. Ako je sva animacija na klik, to će potrajati dosta vremena, takva će prezentacija biti neugodna.

• Greška 19. Prijelaz slajdova nije ispravno konfiguriran, prijelaz klikom miša ili na tipkovnici nije onemogućen. Na primjer, u prezentacijskoj igri, korisnik je propustio gumb koji pokazuje točan odgovor i došao je do sljedećeg pitanja, zaobilazeći izbornik igre. Kamo dalje, korisniku nije jasno, a ponekad jednostavno nije razumio što se dogodilo.

Rješenje: Prilikom izrade interaktivne prezentacije koja sadrži , morate onemogućiti klik mišem i navigaciju tipkovnicom između slajdova. Mnogi jednostavno biraju Prijelazi - Promjena slajdova i uklonite potvrdni okvir Na klik. Ova metoda izbjegava promjenu slajdova na klik, ali ostaje mogućnost pomicanja kroz slajdove pomoću strelica, razmaknice na tipkovnici i kotačića miša.

Postoji pouzdaniji način - Automatsko predstavljanje prezentacije. . Ali kada ga koristite, morate imati na umu da svaki slajd mora imati gumb hiperveze za prelazak na drugi slajd. Inače, pregled slajda se može isključiti samo završetkom prezentacije.

Pokušali smo opisati glavne greške u kreiranju prezentacija i nadamo se da će nam to svima pomoći da ih u budućnosti izbjegnemo.

Koje greške znate? Možete komentirati članak.

Većina uredskih zadataka rješava se na računalu u MS Office okruženju, prvenstveno u Wordu, Excelu, Outlooku i PowerPointu. Za rad s ovim aplikacijama dovoljno je minimalno znanje, ali u mnogim situacijama dodatni trikovi mogu uštedjeti puno vremena i truda. U ovom članku razmotrit ćemo neke načine poboljšanja učinkovitosti rada u gore navedenim programima.

MS Word

Brzo pomičite tekst gore-dolje

Ovo je najbrži način za premještanje teksta bez korištenja miša. Tekst se pomiče strelicama gore i dolje dok držite pritisnute tipke Shift i Alt. Ne morate odabrati tekst prije nego što ga premjestite - to će se dogoditi automatski, a svaki pritisak strelice gore ili dolje pomaknut će tekst za jedan odlomak gore ili jedan odlomak dolje. Ova metoda je učinkovita ne samo pri pomicanju odlomaka, već i pri pomicanju redaka u tablici.

Uklanjanje veza u dokumentu

Ako se veze pojavljuju u dokumentu koji ste izradili i morate ih učiniti neaktivnim, možete odabrati svaku vezu, odabrati naredbu Insert=>Hiperveza i kliknite na gumb Ukloni vezu. Ovo je vrlo dug i naporan proces. Postoji brži način za rješavanje problema: odaberite cijeli dokument naredbom Uredi => Odaberi sve i kliknite na tipkovnički prečac Ctrl+Shift+F9- veze će biti uklonjene, a sve ostale opcije oblikovanja dokumenta će biti spremljene.

O tekstu, tekstualnim okvirima i automatskim oblicima

Kada trebate napraviti natpis, mnogi prvo kreiraju blok natpisa, a zatim u njega upisuju tekst. Isti rezultat možete postići odabirom već upisanog teksta, a zatim klikom na alatnu traku Slika gumb za kreiranje natpisa - tekst će se pomicati unutar natpisa.

Također možete umetnuti tekst u autooblike (osim linija, polilinija itd.) - u pravilu se to radi u nekoliko faza: kreirajte autooblik, odaberite ga, kliknite na gumb za izradu natpisa i unesite tekst. Postoji i alternativna opcija: nacrtajte željeni autooblik, kliknite desnom tipkom miša na njega, odaberite Dodaj tekst i unesite tekst.

Možda ćete se tijekom rada predomisliti i odlučiti da tekst treba izvaditi iz natpisa ili iz autooblika. Da biste to učinili, nije ga potrebno izrezati u međuspremnik, a zatim zalijepiti. Možete odabrati natpis (ili autooblik) i desnom tipkom miša ga kliknuti držeći pritisnutu tipku Ctrl - tekst će se pojaviti u najbližem tekstualnom polju.

Autoshape rasvjeta

Prema zadanim postavkama na ploči Slika nedostaje gumb Rasvjeta; ne postoji odgovarajuća naredba u kontekstnom izborniku koji se poziva kada desnom tipkom miša kliknete autooblik.

Međutim, moguće je promijeniti osvjetljenje autoshape. Da biste to učinili, dodajte na ploču Slika dugme Rasvjeta pozivanjem naredbe Alati=>Postavke=>Naredbe odabirom s popisa Kategorije stavak Slika i povlačenjem odgovarajućeg gumba iz prozora Timovi(Sl. 1). Korištenje gumba je jednostavno - odaberite automatski oblik, kliknite na gumb Rasvjeta i po potrebi prilagodite osvjetljenje (slika 2).

Riža. 1. Dodavanje gumba za osvjetljenje na alatnu traku za crtanje

Riža. 2. Autoshape postavka rasvjete

Hifenisanje

Kako biste izbjegli previše rijetke linije u dokumentu, preporuča se omogućiti automatsko prevođenje riječi. Da biste to učinili, izbornik Servis odaberite tim Jezik=>Slanja crtica i potvrdite okvir pored odgovarajuće opcije (slika 3). Samo imajte na umu da Word uvijek nastoji premotati riječi s crticom umjesto crtice. U nekim slučajevima poželjno je izbjeći takav jaz (na primjer, 10 posto, broj 1, 234-345, itd.). Da biste to učinili, umjesto obične crtice upotrijebite crticu koja se ne prekida pritiskom na kombinaciju tipki Ctrl+Shift+crtica.

Riža. 3. Podešavanje automatske crtice

Istodobno, sasvim je moguće da u dijelu dokumenta, posebno u naslovima, nije potrebno prevođenje. Da biste onemogućili hifenu u određenom broju odlomaka, odaberite ih, upotrijebite naredbu Format=>Odlomak=>Položaj stranice i označite okvir pored odgovarajuće opcije (slika 4).

Mora se priznati da Word neke riječi ne može ispravno prenijeti. U ovim riječima, na mjestima gdje možete staviti crticu, trebate umetnuti znak meke crtice pritiskom na tipke Ctrl+crtica. Ova crtica će imati prednost nad automatski umetnutim crticama.

Tekst s indeksima

Ako vaš dokument sadrži varijable s indeksima upisanim izravno u tekst i u formulama kreiranim pomoću uređivača formula MS Equation, tada će prema zadanim postavkama izgledati nejednako (različite veličine varijabli i indeksa te različite razine njihovog rasporeda na liniji), što značajno kvari izgled dokumenta (slika 5).

Riža. 5. Tekst s indeksom (prva opcija se upisuje u Word, druga - u MS Equation)

Promjenom niza karakteristika ručno upisanih varijabli možete postići gotovo potpunu istovjetnost izgleda varijabli s indeksima. Da biste to učinili, ispišite sav tekst fontom Times New Roman veličine 12, a varijable dodatnim kurzivom. Također, naredbom pomaknite varijable za 1,5 piksela prema dolje, a indekse za 3 piksela Format=>Font=>Razmak odabirom u polju Pristranost opcija dolje i specificiranje veličine pomaka (slika 6).

Riža. 6. Postavka pomaka

Također, provjerite je li odabrana veličina u uređivaču formula Uobičajeno ( tim Veličina=>Obična) i neka stane 12 piksela (naredba Veličina=>Odredi- sl. 7).

Riža. 7. Podešavanje uobičajenih veličina fonta

Prelomi u tablicama

Kada radite s tablicama s više stranica, ponekad se dogodi da se tablica prekine ne na kraju lista, već mnogo ranije, ostavljajući samo dvije trećine ili čak trećinu stranice ispunjene (to ovisi o širini određenog retka stola na kojem dolazi do prekida). Istodobno, sljedeći redovi tablice prenose se na sljedeću stranicu, iako bi mogli dobro stati na prethodnu (slika 8). To se često događa pri popunjavanju ćelija tablice redovitim kopiranjem, kada se uz podatke kopiraju i njihovi formati.

Riža. 8. Primjer tablice u kojoj prijelom retka ne dopire do kraja lista

Razlog za ovu pojavu je taj što tekst u ćelijama tablice ima pokvarenu postavku odlomka. Da biste promijenili situaciju, odaberite tablicu, otvorite je u izborniku Format naredba Odlomak=>Položaj stranice i uklonite potvrdne okvire Nemojte kršiti paragraf, Nemojte se otrgnuti od sljedećeg i S nove stranice(slika 9) - tablica će se vratiti u svoj uobičajeni oblik.

Riža. 9. Promijenite opcije odlomka

datum u dokumentu

Većina dokumenata trebala bi imati datum stvaranja; nije neuobičajeno svakodnevno stvarati ili ažurirati istu vrstu dokumenata. Stoga je vrlo zgodno koristiti automatsko umetanje datuma: pritisnete kombinaciju tipki Alt+Shift+D, a trenutni datum, ažuriran svaki put kada se dokument otvori, umeće se na poziciju kursora. Ali ova metoda nije uvijek prikladna, budući da je datum umetnut u tradicionalnom formatu dd.mm.gggg. Ako vam ovaj format ne odgovara, upotrijebite naredbu Umetanje=>Polje, na popisu polja odaberite polje Datum i odredite željeni format datuma (slika 10).

Riža. 10. Odaberite format datuma

Ako vam nijedan od formata datuma ne odgovara, na primjer, trebate datum u prvom retku dokumenta, a dan u tjednu u drugom (kao na slici 11), tada ćete morati pronaći više ili manje sličan format datuma i uredite ga. U ovom primjeru nema problema s ispisom datuma u gornjem redu tablice, budući da se takav format nalazi na popisu formata, a problem je umetnuti dan u tjednu - takav format polja Datum ne postoji. Za uređivanje formata otvorite u izborniku Umetnuti naredba Polje, na popisu polja navedite polje Datum i odaberite izvorni format datuma, koji uključuje željeni dan u tjednu (slika 12). Kliknite gumb Kodovi polja i uredite format datuma u polju Kodovi polja, uklanjajući nepotreban dio formata (slika 13). Dovršite operaciju klikom na gumb u redu, - nakon toga, svaki put kada se dokument otvori, ispisuje se tekući dan u tjednu.

Riža. 11. Dokument s izmijenjenim datumskim poljem

Riža. 12. Odabir izvornog formata datuma za uređivanje

Riža. 13. Format datuma nakon uređivanja

Pretraga dokumenata

Potrebni dokumenti mogu se pretraživati ​​ne samo na uobičajeni način, odnosno pomoću naredbe Start=>Pronađi=>Datoteke i mape, ali i izravno u Wordu prilikom otvaranja dokumenata, a prilikom pretraživanja u Wordu, možete se osloniti na specifična svojstva dokumenata (naslov dokumenta, autor, predmet, ključne riječi, veličina datoteke, datum posljednjeg ažuriranja itd.) ili na pronađene riječi u tekstu.

Za traženje dokumenata po riječi u tekstu, odaberite naredbu Datoteka=>Otvori i kliknite na gumb Alati=>Pronađi=>Normalno. Unesite riječ za pretraživanje, definirajte područje pretraživanja (slika 14), vrste datoteka koje vas zanimaju (slika 15) i kliknite na gumb Pronaći(slika 16).

Riža. 14. Određivanje područja za pretraživanje

Riža. 15. Određivanje vrste datoteka

Riža. 16. Rezultat pretraživanja dokumenata u tekstu ili u naslovu kojih se pojavljuje riječ "Internet"

Za traženje dokumenata po njihovim svojstvima, odaberite naredbu Datoteka=>Otvori i kliknite na gumb Alati=>Pronađi=>Napredno. Pretpostavimo da računalo ne sadrži samo vaše osobne dokumente, već i datoteke drugih autora s kojima radite na zajedničkom projektu. U ovom slučaju, na terenu Vlasništvo odredite opciju Autor, u polju Stanje- opcija Sadrži(pouzdanije je jer u jednom slučaju autor može unijeti samo prezime, u drugom ime i prezime itd.), u polje Značenje upišite prezime autora i kliknite na gumb Pronaći(slika 17).

Riža. 17. Pretražite sve dokumente određenog autora

Međutim, imajte na umu da traženje dokumenata prema njihovim specifičnim svojstvima ima smisla samo ako su ta svojstva specificirali svi autori dokumenata - zadana opcija za njihovo popunjavanje, nažalost, neće dati željeni rezultat. Svojstva možete specificirati zasebno za svaki dokument pomoću naredbe Datoteka=>Svojstva=>Dokument(slika 18). Međutim, malo je vjerojatno da će netko od autora to zaboraviti učiniti u bilo kojem dokumentu, pa je bolje uključiti obavezno popunjavanje polja ključnih svojstava dokumenta kada se prvi put sprema. Da biste to učinili, koristite naredbu Alati=>Opcije=>Spremi i potvrdite okvir Predložite popunjavanje svojstava dokumenta(slika 19).

Riža. 18. Ispunjavanje svojstava dokumenta

Riža. 19. Postavljanje obveznog spremanja ključnih svojstava dokumenta

Dokumente možete tražiti po datumu njihovog stvaranja, te postaviti ne samo određene datume, već i njihove intervale ili popis, što se radi pomoću tokena I ili ILI. Kako bi se na terenu pronašli svi dokumenti, npr. za 2003. godinu Vlasništvo odredite opciju Datum stvaranja, u polju Stanje- opcija Ne ranije, u polju Značenje unesite datum 1. siječnja 2003 i kliknite na gumb Dodati. Zatim ponovno unesite u polje Vlasništvo opcija datum stvaranja, u polju Stanje- opcija Ne kasnije, u polju Značenje unesite datum 1. siječnja 2004, kliknite gumb Dodati a zatim na gumb Pronaći— naći će se svi dokumenti za 2003. (slika 20).

Riža. 20. Postavljanje traženja dokumenata nastalih tijekom određenog razdoblja

MS Excel

Dodjela boje karticama lista

Oznake listova mogu biti višebojne, što je prikladno u knjigama s velikim brojem listova - tada će boja, zajedno s imenom, biti odgovorna za vrstu informacija na listovima. Da biste dodijelili određenu boju pojedinačnim listovima, odaberite ih, kliknite desnom tipkom miša, odaberite naredbu Boja etikete i odaberite željenu boju.

Brzo umetanje stupaca i redaka

Da biste dodali redak ili stupac u tablicu, nije potrebno odabrati stupac ili red ispred kojeg želite umetnuti, pristupiti kontekstnom izborniku i odabrati naredbu Dodajte ćelije. Možete pritisnuti kombinaciju tipki ctrl+shift istovremeno sa znakom "+" na numeričkoj tipkovnici - rezultat će biti isti.

Mutantni stupci

Prema zadanim postavkama, stupci u Excelu su označeni latiničnim slovima, a redovi brojevima. Ako nakon ponovnog otvaranja tablice ustanovite da su stupci numerirani na isti način kao i retki (slika 21), nemojte se uznemiriti - to nije djelovanje virusa. Iskoristite tim Alati=>Opcije=>Općenito i poništite okvir Stil veze R1C1(Sl. 22) - sve će doći na svoje mjesto.

Riža. 21. Tablica s numeriranim stupcima

Riža. 22. Vratite se na standardnu ​​notaciju stupca

Ubrzajte ispis

Ako trebate ispisati veliki broj tablica, a vremenski ste ograničeni, tada kod ispisa na crno-bijelom pisaču možete ubrzati proces odustajanjem od boje (crno-bijeli ispis). Na crno-bijelim pisačima boje se prikazuju kao nijanse sive i potrebno je određeno vrijeme da se nijansa uskladi s određenom bojom. Prilikom crno-bijelog ispisa, tekst i obrubi u boji pojavljuju se u crnoj boji umjesto u sivim tonovima, čime se štedi vrijeme. Da biste postavili crno-bijeli ispis, otvorite izbornik Datoteka naredba Postavljanje stranice=>List i u grupi Pečat potvrdite okvir crno i bijelo(slika 23).

Riža. 23. Postavka ispisa u crno-bijelom načinu rada

Osim toga, možete ispisivati ​​bez linija mreže - u ovom slučaju, veliki listovi se ispisuju brže. Da biste to učinili, koristite naredbu Datoteka=>Postavljanje stranice=>List i poništite kvačicu Neto ( riža. 24).

Riža. 24. Odbijanje ispisa mreže

Unos razlomaka

Prema zadanim postavkama, razlomci se unose u Excel u skladu s načinom na koji je postavljen u postavkama sustava Windows: Upravljačka ploča=>Jezik i standardi=>Brojevi. Drugim riječima, ako je zarez namijenjen unosu razlomaka u sustavu Windows, tada će se u Excelu unositi odvojeni zarezima. Međutim, u praksi može ispasti drugačije. Na primjer, na računalima s velikim brojem korisnika, posebno u obrazovnim ustanovama, gdje se postavke programa mijenjaju na najnepredvidiviji način. Ako pri unosu razlomka odvojenog zarezom na ekranu vidite broj odvojen točkom i već ste provjerili zahtijevaju li postavke sustava Windows unos odvojen zarezom, upotrijebite naredbu Usluga\Opcije\International i označite potvrdni okvir Koristite separatore sustava(slika 25).

Riža. 25. Vratite se na separatore sustava

Zastupanje

Prilikom finaliziranja izgleda tablice i pripreme za ispis, često je potrebno više puta mijenjati značajke oblikovanja i ispisa. Obično se u takvim slučajevima listovi kopiraju i mijenjaju značajke njihovog prikaza na ekranu i prilikom ispisa. Međutim, prikladnije je stvoriti različite prikaze listova koji vam omogućuju pregled podataka u različitim načinima i ne zahtijevaju izradu zasebnih listova.

Prije kreiranja pogleda, knjiga mora biti potpuno konfigurirana: mora joj se dati željeni izgled i postaviti sve potrebne mogućnosti ispisa za nju. Kada se opcije ispisa unesu u prikaz, on će automatski uključiti određena područja ispisa svakog lista ili cijeli list ako za njega nije definirano područje ispisa.

Za stvaranje prikaza izbornika Pogled odaberite tim Zastupanje, pritisni gumb Dodati i na terenu Ime unesite naziv za prikaz (slika 26). U tom je slučaju bolje u naziv pogleda uključiti naziv aktivnog lista kako biste u budućnosti lakše pronašli željeni prikaz.

Riža. 26. Napravite pogled

Za povratak na jedan od prethodno kreiranih pogleda, ako, na primjer, trebate ispisati list, upotrijebite naredbu Pogled=>Pregledi i na terenu Vrste odaberite prikaz za ispis (slika 27), zatim pritisnite gumb Prijavite se i kliknite na gumb Pečat- List će biti ispisan crno-bijelo.

Riža. 27. Odabir pravog pogleda

Međuzbroji

Vrlo često morate imati posla s velikim popisima koji uključuju višestruke ponavljajuće vrijednosti ćelija za koje morate znati međuzbrojeve. Excel može automatski izračunati i međuzbrojeve i ukupne zbrojeve na bilo kojem popisu. Obično se to prvo radi sortiranjem pomoću naredbe Podaci => Razvrstaj(za grupiranje redaka za koje želite zbrojiti), zatim izračunajte ukupne zbrojeve, a zatim umetnite retke za međuzbrojeve i izračunajte ih (slika 28).

Riža. 28. Izračunavanje međuzbroja

Ako je tablica velika i postoji mnogo područja za koja se moraju izračunati međuzbroji, ovaj će proces dugo trajati. Da biste ubrzali rad, prvo možete odabrati jedinstveni popis, za svaku od vrijednosti koje trebate odrediti srednji zbroj, a tek onda izračunati same zbrojeve. Da biste stvorili jedinstveni popis, odaberite potrebni stupac ili redak i upotrijebite naredbu Podaci=>Filtar=>Napredni filtar. Postavite prekidač grupe Liječenje na poziciju , navedite raspon ćelija u koji želite smjestiti rezultat i omogućite opciju Samo jedinstveni zapisi(sl. 29, 30). Kao rezultat takvog filtriranja, svi jedinstveni objekti izvornog popisa pojavit će se u navedenom području tablice.

Riža. 29. Naredbeni prozor naprednog filtra

Riža. 30. Rezultat stvaranja jedinstvenog popisa

Zatim upotrijebite funkciju SUMIF(raspon, kriterij, raspon_zbira) A koji sažima ćelije koje zadovoljavaju određene kriterije. Raspon je raspon ćelija koje se provjeravaju prema kriteriju; kriterij - kriterij u obliku broja, izraza ili teksta koji definira zbrojene ćelije; raspon zbrajanja - zbrojene ćelije (slika 31).

Riža. 31. Izračunajte međuzbrojeve za svaku od vrijednosti jedinstvenog popisa

Uklanjanje duplih linija

Zamislite da postoji tablica telefonskog imenika (rječnik, itd.) koja se sastoji od dva stupca i ogromnog broja redaka. U prvi stupac, primjerice, upisuju se imena kupaca, a u drugi - njihovi brojevi telefona, dok se redovi mogu ponavljati (slika 32). Zadatak je ukloniti sve duple linije. Prvo rješenje koje vam pada na pamet je sortiranje tablice po prvom stupcu pomoću naredbe Podaci => Razvrstaj i ručno uklonite duple linije.

Riža. 32. Početna tablica

Ako je stol vrlo velik, isti rezultat možete postići na brži, ali složeniji način. Prvo odaberite jedinstveni popis telefona pomoću naredbe Podaci=>Filtar=>Napredni filtar postavljanjem prekidača grupe Liječenje u poziciju Kopirajte rezultat na drugo mjesto, navodeći raspon ćelija u koje želite smjestiti rezultat i omogućavanje opcije Samo jedinstveni zapisi(slika 33).

Riža. 33. Rezultat stvaranja jedinstvenog popisa telefona

Sada trebamo koristiti funkciju VLOOKUP(vrijednost_pretraživanja, tablica, broj_stupca, vrijednost Točno ili Netočno) gdje je vrijednost pretraživanja vrijednost koja se nalazi u prvom stupcu tablice; tablica - tablica s informacijama u kojoj se traže podaci; broj stupca - broj stupca u tablici s podacima u kojima treba pronaći odgovarajuću vrijednost. S obzirom da funkcija radi na način da je traženje željene vrijednosti moguće samo u prvom stupcu, trebat ćete zamijeniti stupce "PUNO IME" i "Telefon", a zatim u stupac D unesite formulu s funkcijom VLOOKUP (slika 34). Prema ovoj formuli, program će uzeti sljedeću vrijednost iz stupca C, potražiti je u stupcu A, a zatim vratiti vrijednost iz stupca B, koji se nalazi u pronađenom retku. Nakon toga, ostaje napraviti kopiju stupca D pomoću posebne paste, tako da ćelije ne sadrže formule, već vrijednosti (naredba Zalijepi => Posebno zalijepi => Vrijednosti- sl. 35) i izbrisati stupce A, B i D koji su postali nepotrebni.

Riža. 34. Rezultat izračuna putem funkcije VLOOKUP

Riža. 35. Izgled tablice nakon nanošenja Paste Special

MS PowerPoint

slajdovi iz datoteka

Prilikom pripreme prezentacije možete koristiti unaprijed izrađene Word dokumente i slajdove iz drugih prezentacija.

U prvom slučaju, ako govorimo o izradi nove prezentacije, otvorite Word dokument i primijenite naredbu Datoteka=>Pošalji=>Microsoft PowerPoint- kao rezultat, kreirat će se nova prezentacija s tekstom iz datoteke. Ako želite zalijepiti tekst iz Word dokumenta u postojeću prezentaciju, otvorite prezentaciju u PowerPointu i kliknite na karticu Struktura(slika 36). Odredite ikonu slajda iza koje želite da se pojavi novi tekstualni slajd. Na jelovniku Umetnuti odaberite tim Slajdovi iz strukture i odaberite traženi dokument. Imajte na umu da se tekst koji se umeće u prezentaciju generira na temelju stila naslova dokumenta i možete koristiti samo tekst iz datoteka u * .doc, * .rtf ili * .txt formatima.

Riža. 36. Kartica Struktura

Ako želite umetnuti slajd iz druge prezentacije u otvorenu prezentaciju, tada s izbornika Umetanje odaberite naredbu slajdovi iz datoteka, odaberite prezentaciju i umetnuti slajd (slika 37) i kliknite gumb Umetnuti. Ako umećete sve slajdove, kliknite gumb Zalijepi sve.

Riža. 37. Odaberite umetni slajd

Složeno numeriranje

Numeriranje stranica u slajdovima vrši se umetanjem broja stranice u podnožje uz naredbu Pogled=>Zaglavlja i podnožja, što otvara prozor Zaglavlje i podnožje u kojem trebate omogućiti potvrdni okvir podnožje(Sl. 38) i kliknite na gumb Primijeniti na sve. Imajte na umu da se skriveni slajdovi i dalje broje pri numeriranju. Kako biste to izbjegli, možete staviti sve skrivene slajdove na kraj prezentacije - i tada će svi prikazani slajdovi biti numerirani redom.

Riža. 38. Umetanje podnožja

Naravno, stranice slajdova su numerirane redom. Ako trebate ponovno pokrenuti paginaciju na različitim mjestima iste prezentacije (to može biti potrebno ako je vaša prezentacija još u razvoju i sastoji se od nekoliko zasebnih serija slajdova), tada, nažalost, to ne možete učiniti unutar jedne prezentacije. Da biste riješili problem za svaku seriju slajdova, morat ćete izraditi različite prezentacije i povezati ih hipervezama.

Predložak za prezentaciju

Ako se prezentacije održavaju često, preporučljivo je utrošiti vrijeme na pažljivo pripremanje nestandardnog predloška prezentacije - danas to nije ništa manje relevantno od, na primjer, memoranduma za poslovna pisma. Predložak sprema logotip organizacije itd. elemente koji će se automatski reproducirati na svim kreiranim slajdovima prezentacije. Osim toga, predložak određuje format, veličinu i relativni položaj objekata, korištene fontove, pozadinu i druge mogućnosti dizajna za elemente prezentacije.

Razvoj predloška počinje stvaranjem nove prezentacije putem naredbe Datoteka=>Nova. Zatim odaberite predložak dizajna za slajd s popisa zadanih predložaka. Prije promjene predloška dizajna u skladu s predviđenim planom, u izborniku Pogled odaberite tim Master=>Master slajda. Na masteru slajda izvršite promjene koje želite odraziti u svakoj novoj prezentaciji koju izradite. Prije svega promijenite dizajn i prilagodite fontove (Sl. 39), u sljedećem koraku umetnite logo (Sl. 40), a nakon svih promjena na alatnoj traci Uzorak kliknite na gumb Zatvorite prikaz čarobnjaka.

Riža. 39. Rezultat postavljanja glavnih elemenata predloška prezentacije

Riža. 40. Izgled slajda nakon umetanja logotipa

Spremite prezentaciju kao predložak s naredbom Datoteka=>Spremi kao, odaberite varijantu kao vrstu datoteke Predložak za prezentaciju i unesite naziv predloška (slika 41).

Riža. 41. Spremite predložak prezentacije

Za korištenje predloška pri izradi prezentacije kliknite gumb Graditelj slajdova, kliknite na poveznicu Pregled u donjem desnom kutu slajda i odaberite predložak prezentacije koji ste izradili.

Nakon što izradite predložak, možete ga dodati na popis predložaka u čarobnjaku za automatski sadržaj. Da biste to učinili, izbornik Datoteka odaberite tim Stvoriti. Na području od Stvoriti kliknite na poveznicu Iz čarobnjaka za autosadržaj, pritisni gumb Unaprijediti. Zatim odaberite kategoriju u koju želite postaviti predložak, kliknite gumb Dodati i navedite predložak prezentacije koji treba dodati (slika 42).

Riža. 42. Rezultat dodavanja predloška na glavni popis autosadržaja

Nekoliko opcija dizajna u jednoj prezentaciji

Kada dizajnirate pojedinačne slajdove u prezentaciji, možete koristiti nekoliko predložaka. Da biste to učinili, odaberite određene slajdove, kliknite desnom tipkom miša na željeni predložak i odaberite opciju Primijeni na odabrane slajdove. Ako ova naredba nije dostupna, upotrijebite je Alati=>Opcije=>Uredi i na području Onemogućavanje novih značajki poništiti Nekoliko uzoraka(slika 43).

Ako koristite predloške koje ste kreirali za dizajn slajdova prezentacije, a ne zadane predloške, tada će se instalacija novog predloška za određeni slajd dogoditi automatski kada kliknete na vezu Pregledaj i odaberete prethodno izrađeni predložak prezentacije, osim ako, naravno, ne postoji zabrana korištenja različitih opcija dizajna

Riža. 44. Postavite automatsku provjeru pravopisa

Korištenje podatkovne datoteke za izvoz kontakata

Sve kreirane poruke, obveze, zadaci i upisi u dnevnik pohranjuju se u podatkovnu datoteku na lokalnom računalu. Ova datoteka s podacima naziva se datoteka osobne mape i ima ekstenziju .pst. Prilikom ponovnog instaliranja sustava, ova se datoteka može jednostavno spremiti u zasebnu mapu na tvrdom disku ili na CD-u, a zatim ponovno spojiti.

Osim toga, PST datoteka omogućuje vam pristup informacijama kao što su kontakti s drugog računala ili ih dijelite s drugima. Da biste to učinili, samo trebate izvesti podatke u PST datoteku pomoću čarobnjaka za uvoz i izvoz. Otvorite u izborniku Datoteka naredba Uvoz i izvoz, odaberite kao opciju radnje Izvezi u datoteku, a u sljedećem prozoru navedite da trebate kreirati PST datoteku (slika 45). Zatim odaberite mapu Kontakti te odrediti značajke spremanja datoteke (slika 46). Kliknite gumb Spreman, a zatim će vaši kontakti biti spremljeni u mapu koju ste naveli na disku, koju će se lako povezati na drugom računalu pomoću istog čarobnjaka za uvoz i izvoz. Povezivanje PST datoteke s kontaktima ne razlikuje se od povezivanja obične PST datoteke. Kako ne biste zaboravili lokaciju datoteke, bolje je odmah je dodati na popis Outlookovih podatkovnih datoteka. Da biste to učinili, koristite naredbu Datoteka=>Obrada datoteke s podacima, kliknite gumb Dodati i pokažite na generiranu PST datoteku. Kao rezultat toga, na popisu datoteka s podacima, osim osobnih mapa, pojavit će se i datoteka s kontaktima koje ste stvorili (Sl. 47).

Riža. 45. Određivanje vrste datoteke koja se stvara

Riža. 46. ​​Određivanje uvjeta za spremljenu datoteku

Riža. 47. Outlookove podatkovne datoteke

Planiranje radnog vremena

Konačni rezultat ovisi o tome koliko je dobro planiran rad. Outlook donekle pomaže organizirati popis zadataka, ali vas samo podsjeća da je došlo vrijeme za početak određenog zadatka, da je već prošao; osim toga, Outlook može ponovno dodijeliti zadatak drugom zaposleniku i omogućiti vam kontrolu nad njegovim izvršavanjem. I time su, uglavnom, mogućnosti Outlooka u smislu obrade zadataka iscrpljene.

No, vrlo je važno ne samo zacrtati niz zadataka, već ih i planirati na način da se sve obavi na vrijeme i da planiranje bude što automatizirano. Morate znati kada ćete završiti određeni zadatak, je li ga uopće moguće dovršiti do roka i kada je najbolje započeti zadatak kako biste ga dovršili.

Dobro je unaprijed moći procijeniti koliko je plan koji ste zacrtali realističan (ovisno o prirodi vašeg radnog tjedna, prisutnosti pauze za ručak, zakazanih sastanaka itd.). Osim toga, zadaci bi se trebali automatski pojaviti u kalendaru, a status kalendara trebao bi se automatski ažurirati kako se zadaci reprogramiraju. Sve se to može učiniti pomoću dodatka za Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) ResultsWare Limited je praktičan i jednostavan za korištenje upravitelj zadataka koji će vam omogućiti da optimizirate svoj raspored.

Prije nego što počnete koristiti dodatak, morate ga konfigurirati u skladu s osobitostima radnog dana. Da biste to učinili, kliknite na gumb niz zadataka, idite na karticu radni tjedan i naznačiti radne dane u tjednu, početak i kraj radnog dana i sve raspoložive stanke (za ručak, tehnički odmor i sl.) - sl. 48.

Riža. 48. Raspored

Zatim ocrtajte nadolazeće zadatke za nadolazeće dane. Istodobno, imajte na umu da će se nakon instaliranja dodatka u prozoru za kreiranje zadatka pojaviti dodatna kartica niz zadataka, na kojem trebate navesti procijenjeno trajanje posla, a ako je posao već započeo, zatim količinu vremena utrošenog na njega i postotak završetka (sl. 49, 50).

Riža. 49. Napravite zadatak

Riža. 50. Popis zadataka planiranih za sljedeći tjedan

Nakon toga možete početi testirati dodatak. Da biste to učinili, kliknite na gumb niz zadataka, idite na karticu Zadaci, odredite vrijeme početka (Sl. 51) i pritisnite tipku u redu. Rezultat rada dodatka bit će kratko izvješće o broju zakazanih zadataka, ukupnom vremenu za njihovo izvršenje i rokovima dovršetka posla (Sl. 52). Istovremeno, program će na najbolji mogući način smjestiti zadatke u kalendar – uzimajući u obzir sve stanke u radu, kao i sastanke, termine itd. u rasporedu (Sl. 53).

Riža. 51. Određivanje vremena početka analize i raspodjela zadataka

Riža. 52. Zaključak zadatka u vezi s popisom zakazanih zadataka (u ovom slučaju sve planirano može se obaviti na vrijeme)

Riža. 53. Rezultat raspodjele zadataka u kalendaru