Elektronički dokumenti postupno postaju element ekonomska aktivnost ruske tvrtke. Oni su praktični, omogućuju vam da izbjegnete pretrpavanje ureda hrpom papira, a tvrtke mogu razmijeniti takve dokumente u nekoliko sekundi. Ali što je potrebno da elektronički dokument ima pravnu snagu? A kako na sudu dokazati pravnu valjanost elektroničke isprave?

Na ova pitanja odgovara Dmitry Kazantsev, odvjetnik elektroničkog sustava trgovanja B2B-Center.

Pravna snaga elektroničkih

dokument

Trenutačno rusko zakonodavstvo priznaje mogućnost izvršenja transakcije korištenjem elektroničkog dokumenta, pod uvjetom da su takvi dokumenti potpisani elektroničkim potpisom. Odgovarajuće norme ugrađene su u čl. 434 Građanskog zakonika Ruske Federacije i dio 4 čl. 11 Saveznog zakona od 27. srpnja 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacijska tehnologija i o zaštiti informacija" (u daljnjem tekstu: Zakon br. 149-FZ).

Ne samo ugovori, već i primarni i konsolidirani računovodstveni dokumenti mogu se sastaviti u elektroničkom obliku, pod uvjetom da su ovjereni elektroničkim potpisom (članak 9. Saveznog zakona od 21. studenog 1996. br. 129-FZ „O računovodstvu“) . Članak 169. Poreznog zakona Ruske Federacije izravno dopušta pripremu i izdavanje računa u u elektroničkom obliku međusobnim dogovorom stranaka u poslu i ako imaju kompatibilne tehnička sredstva za prihvaćanje i pod uvjetom da je elektronički račun potpisan kvalificiranim elektroničkim potpisom čelnika tvrtke ili osobe koju on ovlasti (postupak za izdavanje i primanje računa u elektroničkom obliku odobren je naredbom Ministarstva financija Rusije od 25. travnja 2011. br. 50n, a formati za njih su prema nalogu Federalne porezne službe Rusije br. MMV-7-6/138@. Bilješka autora).

Dakle, ključni element svakog elektroničkog dokumenta, koji ukazuje na njegovu pravnu snagu i potvrđuje činjenicu slanja od strane odgovarajuće strane, je elektronički potpis. Njegova prisutnost nije posljednja činjenica i tijekom sudsko suđenje, a samim tim i o pravnoj regulativi Elektronički potpis potrebno je detaljnije reći.

Elektronička

U stavku 1. čl. 6 Saveznog zakona od 06.04.2011. br. 63-FZ „O elektroničkim potpisima” (u daljnjem tekstu: Zakon br. 63-FZ) utvrđeno je da prema opće pravilo informacija u elektroničkom obliku potpisana kvalificiranim elektroničkim potpisom priznaje se kao elektronička isprava istovjetna ispravi na papiru potpisanoj vlastoručnim potpisom. Slična norma utvrđena je u stavku 3. čl. 11. Zakona br. 149-FZ. Ovaj zahtjev je formuliran kao obvezna norma, ali sudovi imaju pravo priznati običan potpis kao ispravnu ovjeru podataka, što često i čine u praksi.

Ovdje dolazimo do pitanja o vrstama elektroničkih potpisa legaliziranih u modernom ruskom zakonodavstvu. Članak 5. Zakona br. 63-FZ navodi sljedeće vrste elektroničkog potpisa:

1. Jednostavan elektronički potpis.

Prilikom korištenja, činjenica formiranja elektroničkog potpisa od strane određene osobe potvrđuje se korištenjem kodova, lozinki ili drugih sredstava.

2. Poboljšani elektronički potpis.

Ona mora:

1) formiran kao rezultat kriptografske transformacije informacija pomoću ključa elektroničkog potpisa;

2) omogućiti identifikaciju osobe koja je potpisala elektronički dokument;

3) omogućiti otkrivanje činjenice promjene elektroničkog dokumenta nakon njegovog potpisivanja;

4) izrađene korištenjem alata za elektronički potpis.

3. Poboljšani kvalificirani elektronički potpis.

Poboljšani elektronički potpisi dijele se na kvalificirane i nekvalificirane. Verifikacijski ključ za poboljšani kvalificirani elektronički potpis mora biti naveden u kvalificiranom certifikatu.

Informacija u elektroničkom obliku potpisana jednostavnim elektroničkim potpisom ili nekvalificiranim elektroničkim potpisom priznaje se kao elektronička isprava istovjetna papirnatoj ispravi potpisanoj vlastoručnim potpisom. Ako isprava prema zakonu ili poslovnim običajima mora biti ovjerena pečatom, tada se elektronička isprava potpisana pojačanim elektroničkim potpisom priznaje kao istovrijedna papirnatoj ispravi potpisanoj vlastoručnim potpisom i ovjerenom pečatom. Ovo je pravilo utvrđeno dijelovima 2. i 3. čl. 6. Zakona br. 63-FZ. Drugim riječima, jednostavan i nekvalificirani elektronički potpis odgovara autografu, a poboljšani potpis odgovara ovjeravanju dokumenta potpisom i pečatom. Dakle, poboljšani nekvalificirani potpis može se prepoznati i kao analog potpisa i kao analog potpisa s pečatom.

Elektronička

dokument na sudu

Dokumenti poslani putem elektroničke pošte, sukladno gornjoj klasifikaciji, mogu se nazvati potpisanim jednostavnim elektroničkim potpisom. Međutim, sud može priznati razmjenu takvih dokumenata kao pravilno sklapanje ugovora ako okolnosti slučaja upućuju na stvarnost transakcije: na primjer, isporuka robe je obavljena, što je potvrđeno računima, otpremnicama i platni nalozi. Konkretno, ovo je pravno stajalište potvrđeno presudom Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 17. listopada 2008. br. 13675/08.

Elektronička isprava podnosi se sudu u tiskanom obliku uz identifikaciju čelnika ili ovlaštenog radnika organizacije koja tu ispravu podnosi sudu. Ova potvrda mora naznačiti da ispisana papirnata kopija odgovara elektroničkom izvorniku. Ako je dokument potpisan jednostavnim elektroničkim potpisom, tada iz dostavljenog ispisa mora biti razvidan barem datum i vrijeme generiranja takvog elektroničkog dokumenta te pošiljatelj tog dokumenta. Ako je elektronički dokument potpisan pojačanim potpisom, tada ispis mora sadržavati posebnu oznaku koja označava stavljanje elektroničkog potpisa.

Sud može priznati sporazum sklopljen putem elektroničke pošte ako je svaka strana dostavila identične ispise takvog ugovora. Štoviše, same takve čak i istovjetne papirnate kopije, nepotvrđene drugim dokazima, ne mogu poslužiti kao činjenica potvrde sklapanja ugovora. Ali što učiniti ako dokazi nisu prikupljeni, a preslike ugovora koje su stranke dostavile sadrže različitim uvjetima? Upravo zbog sprječavanja ovakvih situacija tijekom sudskih postupaka potrebno ga je ovjeriti poboljšanim kvalificiranim elektroničkim potpisom i pri sklapanju ugovora.

Takav potpis omogućit će vam da potvrdite dvije temeljne točke: prvo, da je ugovor potpisala prava strana (budući da je potvrda osobna i izdaje se s naznakom položaja potpisnika), i drugo, da je dokument potpisan s pojačanim kvalificirani elektronički potpis ostaje nepromijenjen nakon potpisivanja.

U dijelu 1. čl. 4 Saveznog zakona od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ „O elektroničkom digitalnom potpisu“, koji je još uvijek na snazi, uspostavljen slijedeći znakovi, ako se istodobno promatra, elektronički digitalni potpis smatra se istovjetnim rukom pisanom:

1. Certifikat ključa potpisa važeći je u trenutku provjere odnosno u trenutku potpisivanja elektroničkog dokumenta.

2. Potvrđuje se vjerodostojnost elektroničkog potpisa u elektroničkom dokumentu.

3. Elektronički potpis koristi se u skladu s podacima navedenim u certifikatu ključa potpisa.

Autentičnost elektroničkog potpisa i nepromjenjivost elektroničkog dokumenta potpisanog tim potpisom može potvrditi certifikacijski centar koji je takav potpis izdao. Ukoliko dođe do spora na sudu oko sadržaja elektroničke isprave, potrebno je naručiti provjeru u certifikacijskom centru. Također će moći potvrditi valjanost potpisnog certifikata u trenutku potpisivanja elektroničkog dokumenta.

Potrebno je uzeti u obzir činjenicu da certifikacijski centar ne može potvrditi niti opovrgnuti vjerodostojnost elektroničkog potpisa izdanog od strane drugog certifikacijskog centra. Dakle, ako je elektronički dokument ovjeren s više elektroničkih potpisa izdanih od strane različitih certifikacijskih centara, tada će u slučaju spora oko sadržaja dokumenta biti potrebno naručiti provjeru u svakom od tih certifikacijskih centara.

Korištenje elektronički dokumenti izaziva niz određenih poteškoća. Jedan od glavnih problema korištenja takvih dokumenata je osiguranje pravne valjanosti elektroničkog dokumenta. Za rješavanje ovog problema predviđen je poseban rekvizit za elektronički dokument - elektronički digitalni potpis.

Elektronički digitalni potpis je rekvizit elektroničkog dokumenta, namijenjen zaštiti tog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja, dobiven kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektroničkog digitalnog potpisa i koji omogućuje identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i utvrditi odsutnost iskrivljenja informacija u elektroničkom dokumentu. Elektronički digitalni potpis pruža pravnu jednakost vlastoručnom potpisu. Međutim, korištenje elektroničkog digitalnog potpisa ne jamči apsolutnu zaštitu elektroničkog dokumenta od iskrivljavanja značajnih pravnih informacija (pravednosti radi, vrijedi napomenuti da se apsolutna zaštita uopće ne može jamčiti). Kako bi se to postiglo, zakonodavstvo predviđa niz drugih organizacijskih, pravnih i tehničkih mjera za osiguranje vjerodostojnosti elektroničkih dokumenata.

U suvremenom ruskom pravu elektronički digitalni potpisi već se koriste u nekoliko područja:

• 1. Financijski i kreditni odnosi
• 2. Porezni odnosi
• 3. Građanski promet

Postoji nekoliko ograničenja za implementaciju elektroničkog upravljanja dokumentima u određenim područjima. Niz regulatornih pravnih akata predviđa zabranu uporabe elektroničkih dokumenata u određenim pravnim odnosima ili propisuje prednost pisanim dokumentima na papiru. Dakle, zakonodavstvo o javnim bilježnicima ne predviđa mogućnost sastavljanja dokumenata u elektroničkom obliku; ovdje pojam "dokumenta" podrazumijeva samo pisane informacije.

Primjerice, u čl. 45 „Osnova zakonodavstva Ruske Federacije o javnim bilježnicima” navodi da listovi dokumenta koji se podnose za obavljanje javnobilježničkih radnji moraju biti prošiveni, numerirani i zapečaćeni, što je fizički nemoguće za dokumente u elektroničkom obliku. Sličan primjer je važno jer je za neke dokumente, uključujući i one potrebne za poslovanje putem interneta, potrebna ovjera kod javnog bilježnika. Postoje i regulatorni pravni akti u kojima nema zabrane kao takve, ali se papirnati dokumenti smatraju poželjnijima.” . Primjerice, kod upisa prava na nekretninama (postupak koji bi se eventualno mogao provesti putem interneta), u slučaju nesuglasja u evidenciji na papirnom i magnetskom mediju, prednost ima evidencija na papiru (čl. 8. čl. 12. Federalnog zakona). Zakon Ruske Federacije „O državna registracija prava na nekretninama i promet s njima” od 21. srpnja 1997. broj 127). Slična odredba zabilježena je u Zakonu od 8. kolovoza 2002. br. 129-FZ „O registraciji pravne osobe“ (Stavka 1., članak 4.).

Trenutno su osnove notarskog zakonodavstva usmjerene na tradicionalne papirnate dokumente potpisane vlastoručnim potpisom i ne pokrivaju specifičnosti elektroničke razmjene podataka.

Za rješavanje problema u ovom području moguća je šira uporaba alata za automatizaciju dokumenata, uključujući korištenje pojednostavljenih tehnologija digitalnog potpisa.

U nekim slučajevima moguće je koristiti pojednostavljeni postupak za ovjeru transakcija, budući da je u interesu stranaka koje sklapaju transakciju primiti elektronički dokument u univerzalnom formatu (koji ne zahtijeva posebno skupo softver za čitanje sadržaja dokumenta), po pravnoj snazi ​​jednaka papirnatom mediju.

Međutim, treba napomenuti da pojednostavljenje treba shvatiti kao tehničku provedbu postupka certificiranja, a nikako odbacivanje pravno značajnih radnji koje su stranke dužne izvršiti u cijelosti (vidi: Savezni zakon „Osnove zakonodavstva Ruska Federacija o notarima”, Poglavlje IX). Možete koristiti tehnologiju digitalnog potpisa u PDF datoteke pomoću softvera Adobe Acrobat Professional. Postupak sklapanja transakcije može biti sljedeći: stranke transakcije, nakon što su se dogovorile o svim bitnim uvjetima pravnog odnosa, prelaze na posebnu službu za certifikaciju elektroničkih dokumenata (organizacijska pripadnost takvih usluga razmatra se gore). ) elektronički dokument koji se u njihovoj prisutnosti pretvara u PDF format, te se u novonastalu datoteku unose podaci o osobama koje provode transakciju, a dokument se ovjerava elektroničkim potpisom stručnjaka. Dokument se pohranjuje na nekoliko materijalnih medija (važno je da nisu prepisivi!): dva medija u identifikacijskoj službi (jedan se pohranjuje kao glavni, drugi se koristi kada je potrebno provjeriti vjerodostojnost dokumenta) , na primjer, za demonstraciju dokumenta tijekom pravnog postupka), ostalo - po broju zainteresiranih strana. Obveza servisa da medije s elektroničkim dokumentima pohranjuje kod kuće ili da sklopi odgovarajući ugovor s posebno ovlaštenom organizacijom (izradi odgovarajuću infrastrukturu organizacija i zakonski regulira postupak licenciranja i djelovanje gore navedenih organizacija). Rok trajanja medija je 5 godina. Ubuduće će se o sudbini prijevoznika odlučivati ​​bez uzimanja u obzir mišljenja stranaka koje sklapaju posao.

Prilikom uvođenja elektroničkog potpisa u ovo područje potrebno je privremeno ograničiti količinu transakcija koje se mogu ovjeravati na ovaj način, budući da početno stanje Nemoguće je uzeti u obzir sve nijanse pravne i tehničke prirode. Štoviše, potrebno je zadržati izbor osobe koja sklapa transakciju u kojem će obliku - klasičnom papirnatom ili elektroničkom - ovjeriti postignuti dogovor.

Dakle, možemo zaključiti da se sve više koriste elektronički dokumenti, čija uporaba pruža brojne prednosti za korisnike:

• 1. Ubrzanje procesa protoka dokumenata;
• 2. Mogućnost prijenosa dokumenta putem digitalnih komunikacijskih kanala;
• 3. Lako promjenjiv sadržaj (uređivanje);
• 4. Teorijska mogućnost vječne pohrane;
• 5. Neograničene kopije koje imaju pravnu snagu, itd.

Također smo saznali da je glavna poteškoća elektroničkog dokumenta osiguranje pravne snage elektroničkog dokumenta. Za rješavanje ovog problema predviđen je poseban rekvizit za elektronički dokument - elektronički digitalni potpis.

Ima li elektronički potpis pravnu snagu??

Ovo pitanje zanima mnoge korisnike koji primaju ili žele primati EDS.

Sada pokušajmo detaljno razmotriti ovaj problem i saznati što daje pravni sila dokument potpisan elektronička kriptografski potpis.

Digitalni potpis je postao alat, bez kojeg je trenutno nemoguće izvršiti određene radnje koje imaju pravni značaj, na primjer:

• Provedite tijek dokumenata s državnim tijelima i organizacijama ugovornih strana.
• Potpišite ugovore i velike ugovore na daljinu.
• Potvrdite svoje autorstvo.
• Predajte porezne prijave, računovodstvena izvješća.
• Primati informacije s web stranice državnih službi itd.

Budući da je pravna snaga posebno svojstvo koji nečemu daje snagu zakon, zatim zbog svog posebnog značaja elektronički potpis ima pravnu snagu. Osim toga, legalno sila Digitalni dokument je dat: njegovi obvezni podaci, potvrda ovlasti tijela koje ga je izdalo, vjerodostojnost, vjerodostojnost.

Službeno digitalni dokumenti, poslano na daljinu:

• Potvrđuje identitet osobe.
• Nepromjenjivi su.
• Imati posebna zaštita od krivotvorenja informacija.
• Potpisuje se elektroničkim potpisom, koji izdaju specijalizirana tijela i organizacije.

Odaberite potpis

Na temelju ovih značajki može se tvrditi da dokument potpisan digitalnim potpisom ima pravnu snagu potpuno.

U skladu s Savezni zakon br. 63 dokumenti koji su potpisani elektronička potpis, imati isto zakonski važno, kao i papir, vlastoručno potpisana osoba. To je, EDS je analogno rukom pisana potpisi udaljeni potpisnik dokument, Zato pravna snaga digitalnog potpisa neporeciv.

Elektronička dokument potvrđen EDS, imat će sila apsolutno u bilo kojem pravnom odnosu, bilo trgovačkom, bankarskom, računovodstvenom, financijskom, poreznom i drugim područjima. Elektronički potpis i pravna snaga- veza koja je neraskidiva, jer je utvrđena važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Je li elektronički potpis valjan? Naravno, ako je dobiven u skladu sa svim zakonom utvrđenim pravilima i ima sve potrebne znakove priznati ga pravno značajnim.

Elektronička digitalni ključ koji se koristi za e-nog O tijek dokumenata i primljeni u skladu sa zahtjevima zakon, radi dokument V elektronička obrazac ekvivalentan potpisanom papiru rukom pisana potpis osoba.

Ovo je glavna stvar pravno značenje elektroničkog potpisa.

Dakle, pravni smisao elektronička potpisi i priznanje dokument ekvivalent papirnatoj verziji sa rukom pisana potpis je uspostavljen (kao što je gore navedeno) na temelju zakon ili sporazumom stranaka. Stoga treba razmotriti što bi trebalo uključiti u takav zakon ili sporazum.

Dakle, oni bi trebali sadržavati:

1. Postupak provjere elektroničkog kriptografskog potpisa.
2. Pravila po kojima se određuje potpisnik elektroničkog digitalnog dokumenta.
3. Obveze osobe koja izrađuje digitalni potpis da poštuje uvjete povjerljivosti.

Pravno vrijednost elektroničkog potpisa– karakteristika da svaki e- potpis. Ovo nije izravna indikacija zakon, no takvi se zaključci mogu izvući analizom zakonodavstva u cjelini. Na primjer, odredbe zakon"O računovodstvu" ne kažu koje vrste EDS treba koristiti za računovodstvo dokumenata tako da su pravno značajni. Istodobno, nema ograničenja po ovom pitanju. Stoga možemo pretpostaviti da bilo koji potpis smatrat će se ekvivalentnim rukom pisana kriptografski potpisi osoba na ovom području.

Porezni zakon, s jedne strane, priznaje samo dokument, potpisan od strane ojačanog kvalificiranog CPU-a, s druge strane, prilikom podnošenja deklaracije od strane pojedinaca, oni se prepoznaju kao značajni dokumenti, koji su potpisani nekvalificiranim EDS.

Općenito, ako govorimo o regulatorna regulativa odnosi koji su se razvili tijekom dirigiranja elektronička tijek dokumenata, možete vidjeti veliki problem. I to je praktički nerješivo. U Rusiji nema zakon, koji bi sadržavao sve potrebne podatke o elektronička dokument i njegov značaj. To je zbog činjenice da trenutno puno dokumenti, nema papirnati obrazac. Papir tijek dokumenata je više ili manje reguliran zbog činjenice da dugo vremena praksi se pojavio velik broj zakonskih akata koji reguliraju svaku vrstu dokument. Istodobno, ne postoji praksa, zakoni ili podzakonski akti koji bi precizirali pravila i način rada elektronička digitalni tijek dokumenata, objasnio bi značaj ovoga ili onoga dokument, potpisano elektronička kriptografski potpis.

Međutim, ovaj zakon ima usko usmjerenje: fokusiran je na pravnu snagu elektroničkog potpisa u dokumentima i izjednačava ga s vlastoručnim. Istovremeno, ne postoji opći zakonski akt koji bi regulirao ED u našoj zemlji. Postoji toliko mnogo vrsta dokumenata koji se koriste u upravljanju dokumentima da je vrlo problematično svaku od njih navesti u zakonu. Stoga je danas digitalni dokumentotok reguliran neizravno, kroz nekoliko različitih zakonskih akata. Jedan od njih je Građanski zakonik Ruske Federacije, posebno članak 160. On predviđa mogućnost potpisivanja dokumenata ne samo vlastoručnim potpisom, već i bilo kojim drugim potpisom predviđenim ruskim zakonodavstvom, uključujući elektroničke digitalne. Pravna snaga papirnatih i elektroničkih dokumenata danas se priznaje jednakom samo u slučajevima kada su ispunjeni svi potrebni detalji.

Pravna snaga elektroničkog dokumenta i njegovi obvezni atributi

Ovo može biti sasvim dovoljno za rješavanje važnih pitanja ili razjašnjenje informacija. Međutim, u nekim slučajevima morate ne samo poslati e-poštu, već je i učiniti službenom.

Pitanje se postavlja u u ovom slučaju radi to elektronička pošta službeni dokument. Pročitajte također Većina velikih ruskih poduzeća i organizacija sigurno će protumačiti pismo kao službeno.

Elektronički dokument ne nastaje samo na računalu

Pažnja

Koji se dokumenti moraju odmah sastaviti na papiru? Bez obzira na to ima li poduzeće instaliran sustav elektroničkog upravljanja dokumentima, svi kadrovski dokumenti za koje radno zakonodavstvo, ugovor o radu, za kolektivni ugovor potrebna je suglasnost radnika, mora biti pohranjen na papiru, uz potpise ovlaštenih osoba i radnika. Budući da ako pohranjujete kadrovske naloge u elektroničkom obliku, a zasebno potvrdu o primitku zaposlenika za upoznavanje u papirnata verzija, onda ako dođe do sukoba, zaposlenik može reći da nije bio upoznat s dokumentom koji je bio pravilno pohranjen u organizaciji.

I bit će nemoguće dokazati suprotno. Možemo nedvosmisleno zaključiti da je u ovoj fazi potpuni prijelaz na elektroničko upravljanje dokumentima osoblja nemoguć.

Drugi problem je potreba osiguranja pravne valjanosti elektroničkih dokumenata. Ali što dalje idemo, to se problem češće može riješiti kao običan organizacijski i tehnički problem.

Zahvaljujući činjenici da je konačno donesen zakon koji regulira korištenje elektroničkog digitalnog potpisa (EDS), omogućeno je davanje pravnog statusa elektroničkim dokumentima. Prema Saveznom zakonu “O elektroničkom digitalnom potpisu” Savezni zakon “O elektroničkom digitalnom potpisu” od 10. siječnja 2002., članak 4-12 // Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije.

2002. broj 2. čl.127., elektronički digitalni potpis u elektroničkom dokumentu istovjetan je vlastoručnom potpisu u papirnatom dokumentu, uz određene uvjete.

Pravna snaga elektroničkog dokumenta

Ako isprava prema zakonu ili poslovnim običajima mora biti ovjerena pečatom, tada se elektronička isprava potpisana pojačanim elektroničkim potpisom priznaje kao istovrijedna papirnatoj ispravi potpisanoj vlastoručnim potpisom i ovjerenom pečatom. Ovo je pravilo utvrđeno dijelovima 2. i 3. čl. 6. Zakona br. 63-FZ.
Drugim riječima, jednostavan i nekvalificirani elektronički potpis odgovara autografu, a poboljšani potpis odgovara ovjeravanju dokumenta potpisom i pečatom. Dakle, poboljšani nekvalificirani potpis može se prepoznati i kao analog potpisa i kao analog potpisa s pečatom.
Elektronički dokument na sudu Dokumenti poslani putem elektroničke pošte, sukladno gornjoj klasifikaciji, mogu se nazvati potpisanim jednostavnim elektroničkim potpisom.

Pojam elektroničkog dokumenta, njegova pravna snaga

Postoje strukturirane informacije u elektroničkom obliku koje nije moguće mijenjati nakon što su ovjerene elektroničkim potpisom. Ako su informacije o istoj transakciji ispisane na papiru i potpisane od strane obje ugovorne strane, dobit ćete drugi dokument o istoj stvari.

Ova dva dokumenta bit će istovjetna. Ali gdje je jamstvo da su identični? Na temelju čega treba evidentirati samo jedan od ta dva dokumenta? I koji točno? Općenito, ne možete bez sudara. Jedino područje gdje postoji jasno razumijevanje po ovom pitanju je promet faktura.

Račun se izdaje na papiru ako kupac iz bilo kojeg razloga nije primio elektronički račun. Ovdje funkcionira veznik "i" u tekstu norme: račun se može izdati i elektronički i u papirnatom obliku.

Pravna snaga dokumenta

Obvezni detalji elektroničkog dokumenta Sastav obveznih detalja utvrđen je sljedećim propisima: - Savezni zakoni: od 27. srpnja 2006. N 149-FZ “O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija”; od 10. siječnja 2002. N 1-FZ “O elektroničkom digitalnom potpisu” (s izmjenama i dopunama 8. studenog 2007.); od 21. studenog 1996. N 129-FZ “O računovodstvu” (s izmjenama i dopunama 23. studenog 2009.); — Rezolucije saveznih izvršnih vlasti i GOST-ovi: Goskomstat Rusije od 1. svibnja 2004. N 1 „O odobrenju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovo plaćanje”; GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije.
Zahtjevi za dokumentaciju." Za elektroničke dokumente primjenjuje se GOST 6.10.4-84 „Jedinstveni dokumentacijski sustavi”.

Davanje pravne snage elektroničkom dokumentu

Info

Nijedan javni bilježnik neće jednostavno ovjeriti doneseni ispis. Ovo je pismo s molbom za pomoć objavljeno na nekoliko foruma na internetu.

Otpušten sam. Podnosim tužbu (do 3 mjeseca) poštom protiv poslodavca za neplaćene plaće (2007. i 2008.) - nema novca za put do mjesta rada. Šaljem ga sudu poštom zajedno sa tužbeni zahtjev kopije obrazaca 2-NDFL poslane poštom s mjesta rada i kopije naloga za prihvaćanje/otpuštanje.
Tijekom rada više puta sam putem e-pošte dobivao narudžbe i skenirane kopije dokumenata. Kako se ove informacije iz e-pošte mogu prezentirati kao dokaz na sudu? Javni bilježnik odbija ovjeriti moju tiskanu korespondenciju.
Što možete savjetovati u takvoj situaciji? Naravno, javni bilježnik će odbiti ovjeriti ispravu uzetu od nepoznate osobe.

Elektronički dokument kao dokaz na sudu

Ako se pretpostavi da će se takav posao stalno obavljati, bolje je osigurati i prepoznavanje temeljeno na poslužitelju za potrebe pretraživanja cijelog teksta i kopije programa za prepoznavanje instalirane na radnim stanicama korisnika i integrirane s klijentskim dijelom EDMS. U ovom slučaju, korisnik će moći samostalno pretvoriti slike dokumenta u tekst s potrebnim opcijama i spremiti tekst u formatu koji mu je potreban.

Faza premještanja postojećih dokumenata iz papirnatog u elektronički oblik možda je jedna od najopasnijih. Ako se ne planira pažljivo, možete naići na probleme koji mogu poništiti sav prethodni rad i propasti cijeli projekt.

Ako organizacija ima papirnatu arhivu dokumenata, onda je pokušaj pronalaženja njihovih elektroničkih kopija u mreži kako bi se stvorila elektronička verzija arhive beznadan zadatak.

Papirnati dokument ima pravnu snagu ako sadrži tražene podatke, vlastoručni potpis osobe i, u nekim slučajevima, pečat. Što daje pravnu snagu elektroničkom dokumentu?

Što je elektroničko upravljanje dokumentima?

Upravljanje elektroničkim dokumentima (ili EDI) je razmjena dokumenata u elektroničkom obliku putem interneta, interne mreže poduzeća ili na drugi način. EDI značajno ubrzava razmjenu dokumenata i poravnanja transakcija među ugovornim stranama te omogućuje uštedu na uredskim i poštanskim troškovima.

U 2011. rusko Ministarstvo financija legaliziralo je razmjenu računa u elektroničkom obliku pomoću digitalnog potpisa; prije - digitalni potpis. To je bio poticaj za širenje pravno značajnog elektroničkog upravljanja dokumentima. Upravljanje elektroničkim dokumentima u Rusiji regulirano je:

• savezni zakon br. 402-FZ "O računovodstvu" od 6. prosinca 2011.
• Savezni zakon br. 63-FZ „O elektroničkim potpisima” od 06.04.2011.
• Naredba Ministarstva financija Rusije N 174n „O odobrenju Postupka za izdavanje i primanje računa u elektroničkom obliku putem telekomunikacijskih kanala korištenjem poboljšanog kvalificiranog elektroničkog potpisa” od 10. studenog 2015.

Što elektroničkom dokumentu daje pravnu snagu?

Dokument izrađen na računalu ili sken papirnatog dokumenta još nije pravno obvezujući. Za različiti tipovi isprave imaju različita jamstva pravne snage.

Formalizirani dokumenti

Takvi dokumenti uključuju račune, izvješća, ugovor o radu s udaljenim zaposlenikom i popis potrebnih dokumenata. Pravnu snagu im daje:

• usklađenost s formatom koji je odobrila država,
• prijenos dokumenata u skladu s propisima,
• kvalificirani elektronički potpis (u daljnjem tekstu HZP).

Elektronički dokumenti potpisani od strane CEP-a prema zadanim su postavkama jednaki onima koji su osobno potpisani i imaju pravnu snagu.

Neformalizirani dokumenti

U ovu kategoriju spadaju svi ostali dokumenti: ugovori, punomoći, pisma itd. Država ne regulira format tih dokumenata. Postoje dva načina da im date pravnu snagu:

1. znak . Kao i u slučaju formaliziranih dokumenata, EPC prema zadanim postavkama daje dokumentu pravnu snagu.
2. Znak jednostavan ili .

Osim toga, sudionici EDF-a moraju sklopiti sporazum o međusobnom priznavanju pravne snage ovih vrsta elektroničkih potpisa (članak 4. br. 63-FZ „O elektroničkim potpisima”). Ovim ugovorom moraju biti navedeni zahtjevi za pojedinosti, oblik i oblik dokumenata te vrstu potpisa. Ako postoji takav sporazum, elektronički dokumenti smatrat će se pravno značajnim i svako tijelo, uključujući sudove i Federalnu poreznu službu, prihvatit će ih kao osobno potpisane.

Kako potpisati dokument elektroničkim potpisom?

Mogućnost stvaranja potpisa za elektronički dokument implementirana je u mnogim programima:

1. U specijaliziranim sustavima za elektroničko upravljanje dokumentima i izvješćivanje (npr. Kontur.Diadoc, Kontur.Extern).
2. U različitim informacijskim sustavima (na primjer, na portalu državnih službi, na elektroničkim platformama za trgovanje).
3. U računovodstvenim sustavima (primjerice SAP, Oracle, MS Dynamics i drugi).
4. U računalni programi za rad s elektroničkim dokumentima (npr. Microsoft Word, PDF).
5. U posebnim programima za izradu i