Izrada raznih vrsta poslovnih pisama neophodan je dio posla poslovnih predstavnika. Zahvaljujući takvim porukama dobivaju mogućnost rješavanja komercijalnih pitanja na najpristupačniji, najbrži i optimalni način.

DATOTEKE Otvorite ove datoteke na mreži 2 datoteke

Koje vrste poslovnih pisama postoje?

Konvencionalno, poslovna pisma mogu se podijeliti u nekoliko glavnih kategorija:

• čestitka;
• informativni mail;
• i tako dalje.

Odgovore na sva ova pisma, koja su također dio službene poslovne korespondencije i također su napisana prema određenim kanonima, možete označiti kao zasebnu stavku.

Tko bi trebao biti autor pisma?

Poslovna pisma uvijek moraju sadržavati potpis. Istovremeno, svaki zaposlenik tvrtke čija nadležnost uključuje ovu funkciju ili za to ovlašten nalogom ravnatelja. Obično je to stručnjak ili voditelj strukturne jedinice čija je nadležnost predmet poruke. Međutim, bez obzira na to tko je uključen u pisanje, pismo se u svakom slučaju mora dostaviti upravitelju na odobrenje, imajući u vidu da se piše u ime tvrtke.

Opća pravila za pisanje poslovnih pisama

Sve poslovne poruke trebaju se odnositi samo na djelatnost tvrtke ili okolnosti vezane uz nju. U isto vrijeme, bez obzira na sadržaj, moraju se pridržavati određenih zahtjeva.

Prije svega, to je određena struktura. Poruka uvijek treba sadržavati:

• datum pisanja,
• podatke o pošiljatelju i primatelju,
• ljubazno obraćanje (u obliku izraza "Dragi Ivane Petroviču", "Draga Elena Grigorievna"),

Treba napomenuti da se pisma mogu uputiti i pojedinačnim zaposlenicima i cijelim timovima (u ovom slučaju dovoljno je ograničiti se na pozdrav "Dobar dan!").

Pismu se mogu priložiti razni dodatni dokumenti, fotografije i video dokazi - ako ih ima, to se mora odraziti u glavnom tekstu.

Pismo se može oblikovati kao i obično standardni list A4 format i na memorandumu organizacije. Druga opcija je poželjnija, jer ne zahtijeva ručno unošenje podataka o tvrtki, osim toga, takvo pismo izgleda respektabilnije i još jednom ukazuje na to da poruka pripada službenoj korespondenciji. Može se pisati rukopisom (posebno su uspješna slova napisana kaligrafskim rukopisom) ili ispisati na računalu (praktično kada trebate izraditi nekoliko kopija pisma).

Pismo mora biti ovjereno potpisom, ali nije potrebno pečatom, jer od 2016 pravne osobe oslobođeni potrebe korištenja pečata u svojim djelatnostima.

Prije slanja, poruka se, ako je potrebno, evidentira u dnevniku izlazne dokumentacije, u kojem joj se dodjeljuje broj i određuje datum odlaska.

Na što obratiti pozornost prilikom pisanja pisma

Kada sastavljate pismo, morate pažljivo pratiti pravopis, pridržavati se pravila i normi ruskog jezika u pogledu vokabulara, gramatike, interpunkcije itd. Primatelji uvijek paze na to koliko su misli u poruci dobro prezentirane i oblikovane.

Ne treba zaboraviti da provedena istraživanja jasno pokazuju da ljudi nisu voljni potrošiti više od jedne minute čitajući ovakva pisma.

Pismo mora biti napisano u ispravnom obliku, bez "širenja misli niz stablo", prilično kratko i jezgrovito, do suštine. Svaku novu temu treba prikazati u obliku zasebnog odlomka, koji se po potrebi dijeli na odlomke. Osim toga, sažeto i jasno pismo će dati do znanja primatelju da autor cijeni svoje vrijeme. Ovdje je prikladna izreka "sažetost je sestra talenta".

Što se ne smije dopustiti u poslovnom pismu

U poslovnim pismima drzak ili neozbiljan ton potpuno je neprihvatljiv, kao i pretjerano suh tekst i banalni "klišeji". Također biste trebali izbjegavati složene formulacije, obilje participskih i priložnih izraza te posebnu terminologiju koja je razumljiva uskom krugu stručnjaka.

Pismo ne smije sadržavati neprovjerene, nepouzdane, a osobito namjerno lažne podatke.

Valja imati na umu da ova vrsta poruke nije samo dio rutinske poslovne korespondencije, već se u mnogim slučajevima odnosi i na službene dokumente koji naknadno mogu dobiti status pravno značajnih.

Kako poslati pismo

Svaka službena poruka može se poslati na nekoliko glavnih načina.

1. Prvi, najmoderniji i najbrži, je kroz elektroničkim sredstvima komunikacije. Prikladan je i brz, a također vam omogućuje slanje informacija gotovo neograničenog opsega.

   Ovdje postoji samo jedan minus - ako primatelj ima veliku količinu pošte, pismo se lako može izgubiti ili završiti u mapi Spam, pa je pri slanju pisama na ovaj način poželjno dodatno provjeriti ima li pismo primljena (putem jednostavnog telefonskog poziva).

2. Drugi način: konzervativni, koji vam omogućuje slanje poruke Ruskom poštom. Preporuča se korištenje funkcije slanja preporučenom poštom s povratnicom - ovaj obrazac jamči da će pismo stići do primatelja, o čemu će primatelj dobiti posebnu obavijest.

   Obično se slanje standardnom poštom koristi u slučajevima kada se šalju originalni dokumenti, pisma ovjerena živim potpisima i pečatima.

3. Pismo možete poslati i putem faksa ili raznih instant messengera, ali samo pod uvjetom da je odnos između partnera dovoljno blizak da dopušta ovu vrstu dopisivanja.

Postoje posebni zahtjevi za obradu odlazne korespondencije. To je zbog činjenice da je informativne i referentne prirode. Prilikom sastavljanja servisnog pisma vrijedi uzeti u obzir zahtjeve GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju” i koristiti obrasce organizacije. Pojedinosti potražite u GOST R 6.30-2003 (od 01.07.2018. morat ćete pogledati GOST R 7.0.97-2016). To će vam omogućiti održavanje jasne strukture dokumenta i održavanje potrebnog stila. poslovna komunikacija, a također ispravno postavite detalje poslovno pismo.

Važno je napomenuti da je GOST R 6.30-2003 (kao i GOST R 7.0.97-2016) savjetodavan i organizacije mogu same izraditi zaglavlja za poslovnu korespondenciju. Sukladnost s ovim GOST-om obavezna je samo za federalne izvršne vlasti.

Zaglavlje dokumenta može biti postavljeno ili uzdužno ili pod kutom (ovdje se obično nalaze detalji obrasca pisma, telefonski brojevi i adrese organizacija). Uzorak pisma od kutni položaj detalji su najčešća opcija u modernom uredskom radu.

Uzorak obrasca pisma s kutnim detaljima

Na vrhu dokumenta naznačeno je:

• Datum od;
• broj;
• poziv na registarski broj i datum dokumenta (ako je korespondencija odgovor);
• naslov teksta, naveden u jednom izrazu.

Zaglavlje službenog pisma nalazi se ispod registracijskog broja. Sadrži apel primatelju. PUNO IME. a mjesto primatelja treba se nalaziti u gornjem desnom kutu dokumenta. U sredini je ispisana poruka primatelju.

Od koga i kome

Podaci o tvrtki pošiljatelja najčešće su navedeni na memorandumu tvrtke. Također je potrebno ispravno naznačiti primatelja korespondencije, drugim riječima, podatke o primatelju:

• naziv tvrtke;
• naziv strukturne jedinice kojoj se šalje odlazna korespondencija;
• položaj primatelja;
• prezime i inicijali primatelja;
• poštansku adresu organizacije.

Uzorak pisma na memorandumu tvrtke

Važno je napomenuti da ako pismo istog sadržaja treba poslati na više primatelja, tada je prije svega potrebno navesti adresu glavnog primatelja, a tek onda ostale.

Na primjer:

DOO "Elki-Palki"

Pravni odjel

Moskva, ulica Zelenaya, 5

KOPIRATI

generalnom direktoru

LLC "Zelene grane"

Simakov V.A.

Sankt Peterburg,

Ulica Frunze, 3

Datum i broj

Nakon što je odlazni dokument potpisan, na njemu se utiskuje datum. Datum može biti u formatu 05/17/2018 ili 17. svibnja 2019. U slučajevima kada je datum naveden nekoliko puta u dokumentu, preporuča se zadržati isti stil pisanja.

Registarski broj se dodjeljuje u skladu sa sustavom evidentiranja izlazne dokumentacije koji je usvojila organizacija, a tek nakon potpisivanja dokumenta. Urudžbeni broj sastoji se od rednog broja isprave koji se može dopuniti indeksom predmeta ili slovima.

Važno je napomenuti da registracija odlaznog dokumenta olakšava obradu pošte i vama i vašem primatelju.

Prilikom odgovaranja na zaprimljenu službenu korespondenciju potrebno je ispuniti podatke „link na matični broj i datum zahtjeva“. U tom slučaju pismo odgovora označava datum i broj primljene poruke. To će osigurati bržu obradu korespondencije u tvrtki primatelju.

Tko potpisuje

Službenu korespondenciju uglavnom potpisuju rukovoditelji, au slučaju njegove odsutnosti s radnog mjesta - njegovi zamjenici ili drugi službenici koji obavljaju poslove rukovoditelja za vrijeme njegove odsutnosti.

Važno je napomenuti da se moderna poslovna korespondencija ne šalje samo poštom, već i telegrafom, faksom i E-mail.

Trebam li navesti izvođača?

Unatoč činjenici da svaku poslovnu poruku potpisuje čelnik tvrtke ili njegove ovlaštene službene osobe, samu korespondenciju vodi obični obični zaposlenik, odnosno rukovoditelj. Njegovo ime i kontakt podatke navodimo u ovom dijelu.

Podaci o umjetniku uvijek se nalaze na samom dnu, u zadnjim redovima. Ispisuje se puno ime, patronim i prezime zaposlenika, u novom retku njegov kontakt telefon, a još niže - njegova adresa e-pošte. Font ostavljamo isti.

Ima li markica?

Pisma se obično ne ovjeravaju, ali ako je odlazna korespondencija službene prirode, izdana na memorandumu organizacije i namijenjena je za stupanje u pravne odnose s nekim ili drugom organizacijom i odgovornost za sve stavove izražene u pismu, uprava bi mogla dodati dodatni detalji u obliku pečata.

Vjerojatno se svatko barem jednom suočio s potrebom da napiše poslovno pismo. Kada ga sastavljate, nehotice dolazite do zaključka da to nije nimalo lako. Postoje mnoga pravila i propisi za pisanje poslovnih pisama koje morate znati. U članku se detaljno opisuje postupak sastavljanja dokumenta, daju se uzorci poslovnih pisama i raspravlja o njihovim vrstama i dizajnu.

Oblik

Gotovi obrasci će dodati čvrstoću i ukazati na pouzdanost tvrtke. Oni sadrže potrebne informacije o organizaciji, kao što su:

• Ime.
• Adresa.
• Kontakt brojevi telefona.
• Web stranica.
• E-mail.
• Logo.
• Ostali podaci za kontakt.

Ne postoje stroga pravila u pogledu obrazaca. Stoga svaka organizacija samostalno odlučuje koje će informacije uključiti u njih.

Kako pravilno pisati poslovna pisma? Priprema

Poslovna pisma pišu se i oblikuju na određeni način, podložna svojim inherentnim pravilima i zahtjevima. Ovisno o cilju, autor detaljno promišlja sadržaj kako bi dobio rezultat koji računa. Mora jasno razumjeti koje informacije primatelj već zna o predmetu pisma, na čemu se temelji i što će u njemu biti novo. Argumenti ovise o tome kojem cilju autor teži. Proces pripreme poslovnog pisma može se podijeliti u sljedeće faze:

• Proučavanje pitanja.
• Pisanje nacrta pisma.
• Njegovo odobrenje.
• Potpisivanje.
• Registracija.
• Slanje primatelju.

Struktura poslovnih pisama

Prilikom sastavljanja pisma potrebno ga je zasititi informacijama, odnosno tamo staviti sve potrebne podatke. Može biti jednostavan ili složen. U jednostavnom pismu sadržaj jasno i sažeto prenosi informaciju koja općenito ne zahtijeva odgovor od primatelja. Složeni se može sastojati od nekoliko odjeljaka, točaka i paragrafa. Svaki odlomak predstavlja jedan aspekt informacije. Ove vrste uzoraka poslovnih pisama obično se sastoje od uvodnog, glavnog i završnog dijela.

Ispod je primjer pisanja poslovnog pisma - njegov uvodni dio.

Glavni dio opisuje situacije i događaje, daje njihovu analizu i dokaze. Upravo u tom dijelu uvjeravaju da treba djelovati na ovaj ili onaj način, dokazuju kako je bilo i informiraju o potrebi sudjelovanja u bilo kojem događaju, dajući razne argumente.

Zaključak sadrži zaključke koji se donose u obliku prijedloga, zahtjeva, opomena, odbijanja i sl.

U nastavku je prikazan primjer pisanja poslovnog pisma - njegov završni dio. Ovo sažima zahtjev naveden u glavnom.

Sve pružene informacije trebaju biti optimalno dosljedne i razumljive.

Svako slovo počinje centriranom adresom. Ovaj mali dio je izuzetno važan. Prilikom odabira, autor mora uzeti u obzir:

• Položaj adresata.
• Priroda odnosa.
• Formalnost.
• Etiketa.

Na kraju pisma treba biti uljudan oblik. Na primjer: “...izražavam nadu u daljnju suradnju (zahvalnost na pozivu)...” Nakon ovih rečenica slijedi potpis autora.

Stil

Sva pisma moraju biti napisana službenim poslovnim stilom, što znači korištenje jezika za službene poslovne odnose. Značajke takvog jezika formiraju se pod sljedećim okolnostima:

• Glavni sudionici u poslovnim odnosima su pravne osobe u čije ime se pišu rukovoditelji i službenici.
• Odnosi u organizacijama su strogo regulirani.
• Predmet komunikacije je djelatnost poduzeća.
• Upravljački dokumenti općenito imaju točno određenog primatelja.
• Često se tijekom aktivnosti organizacije događaju identične situacije.

U tom smislu, podaci sadržani u poslovnom pismu trebaju biti:

• Službeni, bezličan, s naglaskom na distanci između sudionika u komunikaciji.
• Adresirano, namijenjeno određenom primatelju.
• Aktualno u vrijeme pisanja.
• Pouzdan i nepristran.
• S razlogom da potakne primatelja na bilo kakvu radnju.
• Kompletan za donošenje odluka.

Zahtjevi

Poslovno pismo mora ispunjavati sljedeće uvjete:

• Govor je normiran na svim razinama – leksičkoj, morfološkoj i sintaktičkoj. Sadrži mnogo izraza, pojmova i formula.
• Ton pisanja je neutralan, suzdržan i strog, bez upotrebe emotivnog i ekspresivnog jezika.
• Točnost i jasnoća teksta, bez logičkih grešaka, jasnoća i promišljenost teksta.
• Sažetost i sažetost – bez upotrebe izraza koji nose dodatno značenje.
• Upotreba jezičnih formula nastalih kao rezultat ponovljenih situacija.
• Korištenje pojmova, odnosno riječi ili izraza koji imaju posebne pojmove.
• Upotreba kratica, koje mogu biti leksičke (to jest, složenice nastale uklanjanjem slova iz dijelova riječi: LLC, GOST i tako dalje) i grafičke (to jest, oznake riječi u skraćenom obliku: grn, zh-d, itd.).
• Upotreba konstrukcija u genitivu i instrumentalu.
• Fraze s glagolskim imenicama ("pružiti podršku" umjesto "podrška").
• Korištenje jednostavnih uobičajenih rečenica.

Gornji uzorci poslovnih pisama u nastavku prikazani su u Puna verzija(s glavnim dijelom). Informacije zadovoljavaju sve zahtjeve službenog poslovnog stila.

Vrste poslovnih pisama

Najbolje je napisati poslovno pismo na temelju jednog specifično pitanje. Ako je potrebno riješiti nekoliko problema odjednom, preporuča se izraditi nekoliko različitih opcija.

Poslovna pisma mogu imati sljedeći sadržaj:

• Prateći. Takva su pisma obično potrebna da vas obavijeste gdje poslati dokumente.
  (Kako napisati poslovno pismo? Uzorak propratnog pisma pomoći će onima koji trebaju napisati ovu vrstu dokumenta.)

• Garantirano. Napisane su kako bi potvrdile sva obećanja ili uvjete. Na primjer, plaćanje za rad, najamninu, vrijeme isporuke itd. može biti zajamčeno.
• Hvala. Počeli su se posebno često koristiti u U zadnje vrijeme. Takva pisma pokazuju dobar ton partnerstva. Mogu se izdati na običnom memorandumu ili na papiru u boji s prekrasnim tiskom.
  (Kako napisati poslovno pismo? Uzorak pisma zahvale sastavlja se u slobodnom obliku, ovisno o zadacima koje rješava. U u ovom slučaju pismo u najkraćem obliku izražava svoju bit. Takav uzorak, izrađen na papiru u boji s ornamentom, može visjeti na zidu u prostorijama tvrtke na počasnom mjestu.)

• Informativni.
• Poučno.
• Čestitamo.
• Oglašavanje.

Tu su i slova:

• Prijedlozi za suradnju. Prilično česti u novije vrijeme, poslani organizacijama, često su reklamne prirode, na primjer, kao ovaj uzorak. Prilično je teško pisati komercijalna pisma; morate uzeti u obzir mnoge nijanse kako biste privukli pozornost, štoviše, zainteresirali se. Ali ako ga sastavite prema donjem uzorku, ima sve šanse za uspjeh.

• Pozivnice. Šalju ih, pozivajući ih da sudjeluju u raznim događajima. Obično su upućeni menadžeru ili dužnosniku, ali mogu biti upućeni i cijelom timu.
• Zahtjevi.
• Obavijesti.
• Zahtjevi i mnogi drugi.

Kako napisati odgovor na pismo. Primjer

Odgovor mora započeti ponavljanjem zahtjeva iz prvog pisma. Zatim se daje rezultat njegovog razmatranja i izražava suglasnost ili razlog odbijanja. Poslovni odgovor može sadržavati alternativno rješenje za očekivane informacije. Obično ispunjava sljedeća načela:

• Dostupnost poveznice na prvo slovo i njegov sadržaj.
• Identična jezična sredstva.
• Usporedivi aspekti opsega i sadržaja.
• Usklađenost s određenim slijedom.

Dekor

Osim korištenja korporativnih memoranduma za poslovna pisma, potrebno je uzeti u obzir i druge suptilnosti prilikom njihovog dizajniranja. To su detalji, pravila za kratice, pisanje adresa, naslova, duljina teksta, širina polja i drugo.

Uzorci poslovnog pisma pomažu vam da ga sastavite, uzimajući u obzir sve suptilnosti i nijanse. Koriste ih i uredski radnici početnici i iskusni radnici. Zahvaljujući uzorcima, uče kako pravilno pisati slova i štede puno vremena.

Pomoću poslovno dopisivanje ne događa se samo koordinacija poslovnih aktivnosti, već i prikupljanje potrebnih informacija za određenu organizaciju, koje će biti tražene tijekom različitih revizija izvješćivanja. Stoga, prije svega, poslovi administrativnih djelatnika uključuju ispravno vođenje poslovne dokumentacije, za što su razni interne upute i oblicima. Prednost standardnog obrasca je u tome što ga osoba automatski popunjava i time štedi vrijeme sebi i tvrtki.

Poslovna korespondencija treba sadržavati:

Pouzdane i potpune informacije;
- Sažetak zbog nedostatka pripovijedanja;
- neutralan ton obraćanja, ali na prijateljski način;
- logički lanac, a ne emocionalna ocjena navedenih činjenica.

Kako napisati poslovno pismo?

Najvažnije je odlučiti koja je vrsta poslovnog pisma prikladna za određenu situaciju. Postoji nekoliko njegovih vrsta:

Podsjetnik;
- potvrda;
- odbijanje;
- popratno pismo;
- pozivnica;
- jamstvo;
- informativni;
- pismo obavijesti i naloga.

Poslovna pisma koja sadrže molbu, prijedlog, žalbu, upit ili zahtjev u pravilu zahtijevaju odgovor.

Pravila za pisanje poslovnog pisma.

Ton poslovnog pisma nosi vrlo važno emocionalno opterećenje, budući da će se prikriveno nepoštivanje ipak pojaviti unatoč besprijekornim komunikacijskim tehnikama. Trebate biti posebno oprezni kada pišete poslovno pismo s odbijanjem. U tom slučaju ne biste trebali navoditi odbijanje na samom početku pisma. U prvom dijelu poruke trebate navesti uvjerljive argumente u korist svog gledišta; za to možete koristiti formule kao što su

- “Nažalost, ne možemo udovoljiti vašem zahtjevu”;
- “Duboko nam je žao, ali nije moguće udovoljiti vašem zahtjevu” itd.

Prilikom odbijanja važno je zapamtiti da je naš zadatak odbiti, ali ne izgubiti kupca, partnera i sl.

Dakle, osnovna pravila za pisanje poslovnog pisma:

Da biste ispravno razumjeli suštinu pisma, potrebno je nekoliko puta u tekstu ponoviti zahtjev upućen primatelju;
- u pismu odbijanja važno je navesti razloge zbog kojih se ovom zahtjevu ne može udovoljiti;
- odbijanje ponude je formula odbijanja.

Jezik poslovne korespondencije.

Važno je da čitatelj poslovne korespondencije shvati samo njezinu bit, a ne jezik kojim je napisana. Upravo u tom stanju leži svladavanje pravila pisanja poslovnog pisma, koje se razvija kroz dugogodišnje iskustvo.

Treba imati na umu da u poslovnom pismu:

Mora se konzumirati jednostavne riječi istovremeno, bez osiromašenja sadržaja;
- češće koristite glagole nego pridjeve - to će tekst pisma učiniti dinamičnim;
- držati se značenja obraćanja, ne ulazeći u detalje i obrazloženja;
- nemojte koristiti duge rečenice, jer odvlače pažnju čitatelja;
- prijelaz između fraza treba biti logičan i nevidljiv;
- koristiti što manje zamjenica.

Poslovno pismo odlikuje se pismenošću i stilom.

Priprema poslovne korespondencije.

Imajte na umu to kada pišete poslovno pismo gornji dio(1/4 lista A4) treba ostaviti slobodno za zaglavlje. Također, u gornjem kutu pisma navedeni su odlazni broj i datum, koji se bilježe u posebnom dnevniku odlazne pošte.

U donjem lijevom kutu naznačeno je radno mjesto, prezime i potpis rukovoditelja, a na samom kraju lista navedeno je prezime izvršitelja poslovnog pisma s njegovim brojem telefona za dodatne informacije.

Dakle, poslovno pismo se sastoji od tri dijela: bit zahtjeva, njegovo obrazloženje i popratne informacije.

Kada odgovarate na pismo, trebali biste se pozvati na posljednje slovo navedenog primatelja u prvom dijelu sadržaja. Ako postoji strana korespondencija, tada je za bolju jasnoću potrebno priložiti knjižicu pismu, čija će veza biti navedena u ovom pismu. Vrlo je važno takvo pismo završiti zahvalnošću na suradnji i izrazom "S poštovanjem (ime) ..."

Ljudi su pisali pisma jedni drugima od pamtivijeka. Iz pisama se može procijeniti karakter osobe, njeno obrazovanje, hobiji, i što je najvažnije, koliko dobro govori jezik na kojem piše. Oni koji uče jezik prije ili kasnije suočiće se s potrebom da nauče kako pravilno pisati slova na engleskom. Engleski jezik.

Pismo može biti potrebno pri upisu na inozemnu visokoškolsku ustanovu, pri polaganju ispita iz jezika ili prilikom prijave za posao. Ali nije samo u svijetu poslovne komunikacije važno znati napisati pismo na engleskom. Neformalno dopisivanje također može utjecati na vaš život, komunikaciju s prijateljima i poznanicima. Vaša će pisma koristiti za suđenje onima koji ih čitaju. Želite li ostaviti dobar dojam? Upoznat ćemo vas s osnovnim pravilima dopisivanja na engleskom jeziku. Također vrijedi ponoviti. Prije nego što počnete pisati pismo, morate odrediti u koju svrhu to radite, a time i vrstu pisma.

Vrste slova u engleskom jeziku

Sva pisma možemo podijeliti na osobna (Personal letter) i poslovna (Business letter). Ranije smo razgovarali o korespondenciji s poslovnim partnerima i glavnim tabuima poslovne korespondencije, danas ćemo detaljnije razgovarati o pravilima osobne korespondencije. Postoje li opća stroga pravila za pisanje pisama na engleskom? Ako govorimo o osobnoj korespondenciji, odgovor je očit - ne. U poslovnoj dokumentaciji i komunikaciji s poslovnim partnerima često se koriste predlošci pisama na engleskom jeziku. Osobna korespondencija je vaša stvar, oprostite na tautologiji. Pa ipak, postoji nekoliko savjeta koji će dopisivanje učiniti ugodnijim za vas i osobu s kojom vodite epistolarni razgovor. Osim toga, ako ste novi u svijetu engleskog, ipak je bolje pokušati napisati svoja prva slova pomoću predložaka.

Naravno, tok svijesti je dobra stvar, ali samo u Joyceovim djelima. Ako želite da vaše pismo bude pročitano do kraja, poštujte primatelja. Pokušajte učiniti tekst lakim za čitanje. Struktura pisanja na engleskom je ista važan element, kao i značenje koje stavljate u napisane riječi.

Pismo u pravilu sadrži sljedeće strukturne elemente:

• zahtjev – posebna linija
• kratki uvod (u kojem se možete pozvati na prethodne kontakte, prethodno napisana pisma, itd.) - zaseban paragraf
• glavni dio – nekoliko odlomaka
• zaključak – poseban red
• završna fraza je zaseban redak
• potpis (samo ime) – poseban red
• u gornjem desnom uglu treba navesti adresu autora i datum ispod adrese

Nudimo primjer pisma na engleskom jeziku, sa sljedećom strukturom:

Oblik obraćanja uvijek ovisi o stupnju poznavanja osobe kojoj se u pismu obraćate. Navedimo nekoliko primjera.

• Dragi John! – obratiti se prijatelju, rođaku
• dragi gospodine- apel ako vam je ovaj John šef. Službena žalba.
• moj dragi gospodine – adresa koja se može ironično koristiti u osobnom dopisivanju
• Poštovani gospodine. Smith- službeno obraćanje strancu (ne znate tko je John)

Savjet 3. Nekoliko važnih točaka na koje treba obratiti pozornost

1. Ako ne znate spol primatelja, napišite njegovo puno prezime: Poštovani T.K. Spinazola

2. Ako ne znate koju je kraticu bolje koristiti: Gospođica ili gospođa, budući da ne znate je li žena udana, koristite neutralno gđa.

3. Ako pišete pismo dvjema osobama, uključite oba imena u adresu.

4. Ove se poruke ne mogu skratiti: Profesor, dekan, guverner, kapetan, admiral, sutkinja, sestra, senator

5. Ove se adrese nikada ne smiju koristiti u cijelosti Mr., Ms., Mrs. i dr.

Kako biste prvi put ispravno napisali pismo, dobro je imati pri ruci primjer pisma na engleskom jeziku.

Predlošci izraza za pisanje pisama

5 predložaka uvodnih fraza:

• Bilo je sjajno dobiti tvoje pismo....
• Hvala na pismu. Bilo je sjajno/lijepo čuti te.
• Hvala na vašem dugom pismu. Bilo je stvarno sjajno čuti sve vaše vijesti, nakon što se nismo čuli godinama….
• Žao mi je što nisam dugo pisao, ali…
• Bilo mi je stvarno drago čuti to…

Ove su fraze neutralne; s njima možete započeti pismo bilo kojem primatelju. Ponekad može biti teško pronaći riječi, pogotovo ako ne pišete na svom materinjem jeziku. Predlošci izraza pomoći će vam da strukturirate tekst svog pisma i ispravno formulirate svoje misli.

5 predložaka završnih fraza:

• Zaista bih volio da me posjetiš ovog ljeta. Pišite mi i recite mi svoje planove.
• Molim vas, prenesite/pošaljite moje pozdrave (ljubav) vašem….
• I napiši mi i reci mi svoje planove za...
• Pišite uskoro!
• Ako želiš znati još nešto, samo mi javi.

Predložak za pismo u kojem se traži savjet (5 opcija):

• Pišem vam za savjet
• Možete li mi dati svoj savjet?
• Imam problem i trebam vaš savjet.
• Što misliš da bih trebao učiniti?
• Misliš li da bih trebao...?

Fraze za različita slova: